Cloud Computing voor het MKB: eigen server of Cloud server?

Transcriptie

1 Whitepaper Cloud Computing voor het MKB: eigen server of Cloud server? Wanneer een kantoorserver moet worden vervangen, staat het management daarbij voor de keuze om op de traditionele manier te blijven automatiseren, met een eigen server in-house, of over te stappen op Cloud Computing. Dat Cloud Computing voordelen brengt voor veel grote bedrijven als Microsoft, Interpolis en Rabobank is volgens mij bij eenieder die dit onderwerp volgt inmiddels duidelijk. Onlangs heeft bijvoorbeeld TNT Post aangekondigd dat zij hun werkplekken gaan onderbrengen in de Cloud en daarmee een enorme besparing zullen realiseren. Maar wat zijn de voordelen van Cloud Computing voor het MKB? Waar moeten we rekening mee houden als we de overstap willen wagen? Hoe pakken we dit technisch aan? Waar liggen de aandachtspunten? En kunnen we leren van anderen die reeds deze stap hebben gemaakt? Het ontbreekt het MKB aan een duidelijk en overzicht van de kosten, de voordelen en uitdagingen van een overstap naar Cloud Computing en een praktische handleiding hoe dit allemaal technisch en op managementniveau te realiseren is. Laten we beginnen met een kostenvergelijking: Wat kost een in-house server? De kosten per gebruiker per maand van een in-house server zijn met name afhankelijk van hoe lang de organisatie deze server in de lucht weet te houden. Bij 10 gebruikers Als we de belangrijkste kosten in acht nemen kost een file- en applicatieserver voor 10 personen wanneer deze 3 jaar wordt gebruikt 102,- per gebruiker per maand. Wanneer het de organisatie lukt om dezelfde server in de lucht te houden voor 5 jaar, dan zijn de kosten gemiddeld 86,- per gebruiker per maand. Hierbij is rekening gehouden met de belangrijkste kosten van de investering, gederfde rente over de investering in het eerste jaar, beheer en support, licenties en de kosten van extra hardwaregarantie voor jaar 4 en 5. 1

2 Wilt u gratis de volledige berekening ontvangen? Stuur dan een mailtje naar sales@software-company.nl In dit bedrag zijn de volgende extra kosten nog niet opgenomen: 1. Een eventuele Terminal Server om van afstand op de centrale server te kunnen werken en applicaties te kunnen starten 2. Noodzakelijke upgrades in deze vijf jaar in verband met capaciteitsproblemen 3. Kosten serverruimte en airco Wanneer deze kosten er bij opgeteld worden komt dat neer op respectievelijk 160,- en 136,- per gebruiker per maand. En dan zijn de kosten van mogelijke downtime, dataverlies en gevolgschade daarvan nog niet meegenomen in de berekening. Een downtime van acht uur waarbij moet worden teruggevallen op een backup van vijf dagen geleden kost een organisatie met 15 mensen ,-. Los van eventuele gevolgschade door verminderde klanttevredenheid. Voor een organisatie met gebruikers Voor een organisatie met 20 gebruikers komen deze cijfers respectievelijk op 97,- en 81,- en voor een organisatie vanaf 40 gebruikers nemen de kosten weer iets toe i.v.m. dat er met meerdere servers wordt gewerkt. Wat kost Cloud Computing? Bedrijven die een eigen server aanschaffen gebruiken nooit de volledige capaciteit van het geheugen, de processor en de schijven. Daarnaast ontstaat er extra capaciteit omdat voor de zekerheid deze zaken op de groei aangeschaft worden. Doordat vaste kosten, zoals hardware, backup, opslag en rekenkracht kunnen worden verdeeld over meerdere gebruikers ontstaan kostenvoordelen en die vloeien voor een groot deel weer terug naar de klant. Voor een groot deel omdat een datacenter de hoogst mogelijke beveiliging, de beste backupoplossing en snelle internetverbindingen heeft. Dit zijn extra kosten die weer drukken op het prijsverschil tussen een on-site server en Cloud Computing. Cloud Computing is beschikbaar vanaf 49,- per gebruiker per maand, eventueel vermeerderd met 19,95 voor Outlook en MS Office. Hiervoor is een complete remote werkplek gerealiseerd inclusief backup tot 10 Gb aan data. Zijn er beperkingen aan Cloud Computing? In principe zijn de mogelijkheden van Cloud Computing gelijk aan die van een server in-house. Met als voordeel dat data en applicaties vanaf iedere locatie met internet beschikbaar zijn en capaciteit eenvoudig tijdelijk kan worden bijgeschakeld. Cloud computing is minder geschikt voor video editing en het bewerken van grote grafische bestanden op de remote server. Maar vaak wordt dit type werk bij een in-house server ook op een locale PC of Mac gedaan en dat kan dan juist weer goed in combinatie met Cloud Computing. 2

3 Het is bovendien mogelijk om bepaalde directories op de PC of Mac automatisch te laten synchroniseren met de Cloud server. Hierdoor komen alle locale bestanden ook centraal beschikbaar en gaan ze mee in de centrale backup. Wat maakt Cloud Computing zo aantrekkelijk? Er zitten een aantal voordelen aan Cloud Computing. Waaronder: Het is schaalbaar Het stelt organisaties capaciteit beschikbaar op het moment dat het nodig is. Zonder grote investeringen vooraf. Hogere betrouwbaarheid Mits u hebt gekozen voor een serieuze aanbieder biedt Cloud Computing een hogere betrouwbaarheid doordat meerdere servers samen De Cloud vormen. Dit brengt redundancy met zich mee doordat het functioneren van het systeem niet meer afhankelijk is van individuele servers of componenten. Lagere kosten Doordat alleen wordt betaald per gebruik en onbenutte capaciteit wordt gedeeld over de gebruikers is het goedkoper dan zelf een server hosten en onderhouden. Altijd up to date Op een Cloudserver draait de laatste softwareversie. Verschil in documentformaten binnen een bedrijf zal daardoor niet meer aanwezig zijn. Universele toegang Vanaf welke locatie u uw document of programma s wilt openen, u en uw collega s werken altijd in dezelfde omgeving. Vanaf kantoor, thuis of onderweg. Gemakkelijker samenwerken Doordat alle gegevens centraal op hetzelfde systeem staan is het gemakkelijker samenwerken binnen een bedrijf. Onafhankelijk van een systeem Misschien wel het belangrijkste voordeel is dat Cloud Computing de afhankelijkheid van een systeem wegneemt. De omgeving is te benaderen vanaf een Windows PC, laptop, Mac, een computer in een hotel of via een ipad of mobiele telefoon. Welke bedrijven profiteren het meest van Cloud Computing? De volgende typen (MKB) bedrijven profiteren het meest van de voordelen van Cloud Computing: Projectorganisaties Wanneer samenwerken binnen een groep een belangrijk onderdeel is van uw processen kan er maximaal geprofiteerd worden van de voordelen van Cloud Computing. Vooral de mogelijkheid om in real time documenten te bewerken en te delen met meerdere mensen zal tot kostenvoordelen leiden. Decentrale organisaties Zijn uw collega s veel onderweg of werkt u met verschillende vestigingen verspreid over het land? Dan zorgt de centrale opslag van data en programma s ervoor dat informatie wel altijd voor de hele organisatie beschikbaar blijft. 3

4 Kostenbewuste organisaties Cloud Computing neemt de noodzaak weg om vooraf in een ICT-project te investeren. OK, het moet natuurlijk nog wel allemaal ingeregeld worden, maar de hoge kosten van hardware en software vallen in ieder geval weg. Dat verlaagt de kosten en maakt u flexibeler naar de toekomst. Groeiende organisaties Hebt u meer opslagruimte nodig? Met backup? Moet het geheugen worden uitgebreid om een nieuw programma goed te laten draaien? Krijgt u er volgende week vijf nieuwe gebruikers bij? Cloud Computing biedt de mogelijkheden om direct capaciteit bij te schakelen. Zonder dat u extra hoeft te investeren. Cloud server versus een in-house server Cloudserver 24x7x365, wereldwijde toegang tot data en applicaties Geen extra kosten voor software licenties + -- Geen investering in infrastructuur Lage kosten per gebruiker per maand Volledige controle over de server Altijd de meest recente software Gemakkelijk uit te breiden en in te krimpen Alle applicaties kunnen worden geïnstalleerd Onafhankelijk van beschikbaarheid internet Lage downtime, uptime garantie Minder behoefte aan interne IT-medewerkers Maakt Het Nieuwe Werken mogelijk Simpel te starten, snelle in gebruik name Geen lange termijn commitment Ongelimiteerde opslagcapaciteit Ongelimiteerde backupcapaciteit Onafhankelijk van de PC/Mac of ander device Laag risico op dataverlies In-house server 4

5 Vijf tips voor het MKB om Cloud Computing tot een succes te maken 1. Zorg voor uw oude applicaties Enthousiaste bedrijven richten zich soms te snel op het nieuwe idee Cloud. Daarbij vergeten ze welke oudere applicaties er nog binnen de organisatie staan die cruciaal zijn. Niet alles kan van de ene op de andere dag worden overgezet. Maak bovendien goede afspraken met uw leverancier in een SLA. 2. Internet wordt een belangrijke factor Alle applicaties draaien bij Cloud Computing via het internet. Het is niet meer nodig om lokaal op een laptop nog bestanden op te slaan. Dit vergroot de afhankelijkheid van uw internetverbindingen. Zorg voor de overstap voor een stabiele verbinding en weet wat de responstijd is van uw internetleverancier bij een eventuele storing. 3. Niet alles kan naar de Cloud Bestandsopslag en applicaties kunnen gemakkelijk worden overgezet naar de Cloud. Ook over bedrijfskritische programma s kunnen goede afspraken worden gemaakt. Toch ligt er ergens een grens aan de data die u op een Cloud wilt hosten. Heeft uw organisatie veel gevoelige privé data of systemen die altijd beschikbaar moeten zijn? Maak dan de juiste afweging of dit voor Cloud Computing geschikt is. 4. Kies de juiste leverancier Het succes van veel aankopen hangt af van het advies en service van uw leverancier. Dat is met Cloud Computing niet anders. Veel leveranciers maken het u gemakkelijk de stap in de Cloud te zetten. Maar zijn ze er ook als iets niet helemaal naar wens gaat? Een aantal bedrijven heeft al wat slechtere ervaringen met Cloudleveranciers als Amazon of Google of een willekeurig via het internet gekozen partij. Bij storingen staan zij vaak achteraan. Kies daarom voor een partij waarmee de juiste SLA af te spreken is. 5. Pas uw organisatie aan aan de nieuwe werkwijze Binnen een dag vijf nieuwe gebruikers aanschakelen heeft geen zin als zij vervolgens nog een week op hun PC/laptop moeten wachten. Zorg voor de juiste processen en maak het gebruikers zo gemakkelijk mogelijk om alle vragen die ze hebben bij iemand te kunnen stellen. Kies een resultaatverantwoordelijke binnen uw bedrijf en zorg voor een leverancier met een goede supportdesk voor alle overige gebruikersvragen. De tien belangrijkste misvattingen over Cloud Computing 1. Cloud Computing is gewoon een ander woord voor het oude Server Based Computing Vroeger werden domme terminals verbonden met een centrale mainframe. Alle rekencapaciteit bevond zich op een grote computer. Met Cloud Computing kan gebruik worden gemaakt van rekencapaciteit van honderden verschillende computers en geïntegreerde applicaties van softwareleveranciers over de hele wereld. 5

6 De weerstand tegen Cloud Computing is afgenomen nadat bleek dat veel argumenten berusten op misvattingen. 2. Cloud Computing is onveilig Gemiddeld genomen zijn zogenaamde on-premise systemen (computers en servers binnen een bedrijfsnetwerk) onveiliger dan systemen in een Cloud. Dit wordt veroorzaakt doordat er minder controle is over wat er in de loop van de tijd wordt geïnstalleerd en wat er open wordt gezet naar de buitenwereld. Cloud-leveranciers bouwen veelal het netwerk op met een goede beveiligingspolicy vanaf de eerste server. 3. Cloud Computing is ongeschikt voor grotere organisaties Software voor grotere organisaties hoeft per gebruiker niet meer te kosten dan voor kleinere organisaties. Uit onderzoek blijkt dat 60% van alle IT projecten uitloopt of het zelfs helemaal niet haalt, wat (vooral grotere) organisaties op kosten jaagt. CIO s van deze organisaties vragen steeds vaker om betaalbare standaard alternatieven. Flexibiliteit, schaalbaarheid en beschikbaarheid staan bij toepassingen hoog op iedere CIO zijn wensenlijst. Sommige Cloud-leveranciers bieden diensten aan miljoenen gebruikers en voorzien al lang in deze drie belangrijke eisen. Onlangs heeft TNT Post aangekondigd haar werkplekken naar de Cloud te brengen. 4. Met Cloud Computing verlies je de controle over je automatisering Een associatie die wordt opgeroepen met het begrip Cloud Computing is vaak Outsourcing van ICT naar een onbekende leverancier, waardoor je controle over je automatisering verliest. Dit is echter een onjuist beeld. Door te kiezen voor een betrouwbare leverancier met bewezen ervaring kunnen organisaties ervoor zorgen dat altijd duidelijk is waar welke informatie van de organisatie zich bevindt, wanneer er een backup wordt gemaakt en waar deze wordt opgeslagen en op welke wijze informatie al dan niet kan worden gedeeld. Lees ook: Vijf tips om vendor lock-in te voorkomen bij Cloud Computing en Saas. 5. Het is alleen geschikt voor low-end consumenten applicaties Cloud Computing is inderdaad breed geaccepteerd voor consumenten applicaties, maar wordt inmiddels ook door veel bedrijven ingezet. Vooral nog voor losse applicaties en tools zoals tools voor online samenwerken en communicatie en online backup en opslag. Wanneer dit wordt gecombineerd met een remote werkplek en een remote server kan 80% van alle typen bedrijven overstappen op 100% Cloud Computing met de hoogste beschikbaarheid. En profiteren van vele efficiencyvoordelen die daarmee gepaard gaan. Cloud-leveranciers zijn er klaar voor. 6. Cloud Computing-applicaties kunnen niet worden geïntegreerd Voor Cloud Computing gelden minimaal dezelfde integratiemogelijkheden als voor inhouse applicaties. Bovendien wordt veel software opnieuw uitgebracht in een ASP of Software as a Service licentiemodel. Veel van deze software kent standaard integratiemogelijkheden met de meestgebruikte applicaties. 6

7 7. Er zijn geen IT ers meer nodig met Cloud Computing Cloud Computing zal de behoefte aan IT-beheerders binnen bedrijven zeker doen afnemen. Maar dat betekent nog niet dat men helemaal geen IT-adviseur meer nodig heeft. Organisaties moeten de juiste keuze kunnen maken voor een of meerdere Cloud- en SaaS-leveranciers. Integratie-tools moeten worden geconfigureerd. En bij nieuwe behoeften van gebruikers moet naar de meest passende oplossing worden gezocht. Beheer wordt minder belangrijk, maar support des te meer. Een goede gebruikerservaring staat of valt met de snelheid en kwaliteit waarmee support wordt geleverd, een van de belangrijke aspecten van Het Nieuwe Automatiseren. En ook daarvoor moeten goede IT ers aanwezig zijn of moet een IT-partner worden gekozen die dit voor de organisatie goed kan invullen. 8. Betrouwbaarheid is een probleem Cloud Computing is gebaseerd op virtualisatietechnieken die al tientallen jaren bestaan en reeds breed worden ingezet door veel bedrijven. Wat nieuw is is de toegenomen snelheid en betrouwbaarheid van internet, wat nieuwe kansen biedt deze technologie voor ieder bedrijf beschikbaar te maken. Cloud-technologie kent superieure beschikbaarheid en betrouwbaarheid die kan worden gegarandeerd in Service Level Agreements. Bovendien kan snel rekenkracht worden bijgeschakeld als de huidige beschikbare capaciteit bij extra drukte even te kort schiet. 9. Performance is een probleem Performance is zelden een probleem bij Cloud Computing doordat gemakkelijk capaciteit kan worden toegevoegd op het moment dat het nodig is. Systemen en performance worden continu gemonitord en een goede Cloud-leverancier zal proactief reageren indien er een tekort op een systeem dreigt voor te doen. Met de juiste Service Level Agreements krijgen bedrijven bovendien uptime garanties. 10. De Total Cost of Ownership is te hoog De meestvoorkomende misvatting over Cloud Computing en bovendien niet waar. Cloud Computing moet de financieel directeur van een bedrijf een besparing kunnen laten zien. Doordat er geen investeringen in hardware en software meer hoeven worden gedaan kost de migratie naar een nieuw systeem een stuk minder en heeft het een grote impact op de beschikbaarheid van cash binnen de organisatie. Daarnaast zijn er onmiddellijk harde en zachte voordelen zoals: lagere beheerkosten, hogere beschikbaarheid, betere beveiliging, meer flexibiliteit en uiteindelijk meer productiviteit. 7

8 Gratis onderzoek? bel Gratis Cloud-migratieonderzoek t.w.v. 895,- is expert in het Nieuwe Automatiseren en zorgt voor kostenreductie voor bedrijven die overstappen op Cloud Computing. We adviseren en implementeren een overstap en bieden organisaties een aanspreekpunt voor alle ICT-vragen. Als u naar aanleiding van deze Whitepaper wilt bekijken hoe Cloud Computing voor de specifieke situatie van uw organisatie kan worden ingezet neemt u contact met ons op voor een gratis cloud-migratieonderzoek en migratierapport ter waarde van 895,-. Neem voor deze aanbieding contact op met Tim Kieft via tim@software-company.nl Let op: Het gratis cloud-migratieonderzoek t.w.v 895,- heeft een beperkte looptijd en geldt alleen bij voldoende capaciteit. Neem daarom snel contact met ons op zodat wij uw cloud-migratieonderzoek kunnen inplannen. iphone ipad App Server Mobile het Nieuwe Automatiseren Database PC Singel 146 T info@software-company.nl 1016 AG Amsterdam F