Jaarverslag. Vervangingsfonds

Transcriptie

1 Jaarverslag Vervangingsfonds

2 Jaarverslag Vervangingsfonds

3 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Verslag van het Bestuur 4 1 Doelstellingen 10 2 Toekomstige ontwikkelingen 11 3 (Premie)opbrengsten en vervangingskosten 14 Ontwikkelingen in het boekjaar 14 Vervangingsbijdrage differentiatiesysteem (VDS) 18 Aard van de vervanging 20 4 Het flankerend beleid van het Vervangingsfonds 22 Beleidsagenda Beleidsvernieuwing 23 Advies op maat 24 Projecten 25 Belangrijke producten van het Vervangingsfonds 27 5 Bezwaar en beroep 30 De mogelijkheden 30 Commissie bezwaarschriften 31 De bezwaarschriften 31 De beroepschriften 33 Intern klachtrecht 33 6 Bedrijfsvoering 34 Inleiding 35 Doelmatigheid 35 Risicobeheer 38 Kwalitatief inzicht in kosten bedrijfsvoering en omvang personeelsbestand 41 Rechtmatigheid 42 Kaderwet voor Zelfstandige Bestuursorganen 44 Kwaliteit bedrijfsvoering en informatievoorziening 45 Treasury 45 Personele ontwikkeling 46 Uitvoeringsorganisatie t.b.v. het primaire proces 46 2

4 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Inhoudsopgave 7 Organisatie 47 Het Bestuur 47 De Auditcommissie 48 Bestuursbureau 49 Uitvoeringsorganisatie 49 8 Jaarrekening 50 Balans per 31 december 2014 na resultaatverdeling 50 Rekening van Baten en Lasten over Kasstroomoverzicht over Toelichting behorende tot de jaarrekening Toelichting op de Balans Toelichting op de rekening van Baten en Lasten over Wet Normering Topinkomens (WNT) 68 Realisatie versus Begroting 71 Overige gegevens 73 Statutaire regeling resultaat en resultaatbestemming 73 Gebeurtenissen na balansdatum 73 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 75 3

5 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Verslag van het Bestuur Verslag van het Bestuur Het jaar 2014 was een bewogen jaar voor het Vervangingsfonds. In 2014 heeft het Bestuur een aantal cruciale stappen gezet om vorm en inhoud te geven aan de modernisering van het fonds èn om de te hoge onrechtmatigheid bij de uitvoering van het reglement substantieel te verminderen. Het Bestuur heeft voor de hieruit voortvloeiende structurele wijzigingen van het vervangingsstelsel de daarvoor noodzakelijke investeringsmiddelen toegekend. Het Bestuur beoogt hiermee voor de sector duidelijkheid te creëren over hoe het Vervangingsfonds de komende jaren zijn hoofddoelstelling - het leveren van een bijdrage aan de continuïteit, en daarmee de kwaliteit, van het Primair Onderwijs - op adequate wijze zal kunnen realiseren. Dat laat onverlet dat ook in 2015 nog veel werk verzet zal moeten worden om de in gang gezette veranderingen over de volle breedte succesvol te implementeren. In dit verslag van het Bestuur zullen de belangrijkste ontwikkelingen in 2014 de revue passeren. Vertrekpunt voor de in 2014 in gang gezette stelselwijziging is de moderniseringsopdracht uit het Regeerakkoord Rutte II. Daarin is afgesproken dat het Vervangingsfonds zal worden gemoderniseerd zodanig dat goed werkgeverschap wordt beloond. Ook het in opdracht van het kabinet door de commissie De Leeuw vervaardigde rapport Onderzoek naar de herpositionering van ZBO s heeft hierbij een belangrijke rol vervuld. Inzake het Vervangingsfonds adviseert dit rapport enerzijds om de taken en de privaatrechtelijke stichtingsvorm te handhaven, maar anderzijds de ZBO-status in 2015 te laten vervallen en deze zo nodig via wetgeving flankerend te ondersteunen. Naar aanleiding van dit rapport heeft het kabinet op 5 december 2013 inzake het Vervangingsfonds besloten: OCW onderzoekt samen met het Vervangingsfonds of en wanneer eventuele privatisering mogelijk is. Besluitvorming vóór Het in het rapport Onderzoek naar de herpositionering van ZBO s gegeven advies om de ZBO-status te laten vervallen, is dus niet zonder meer overgenomen maar afhankelijk gesteld van de uitkomsten van een gezamenlijk onderzoek door OCW en het Vervangingsfonds. Het rapport zelf heeft minister Blok bij brief van 22 januari 2014 toegezonden aan de Eerste en Tweede Kamer. 4

6 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Verslag van het Bestuur Op 23 april 2014 heeft de Staatssecretaris van OCW in een notaoverleg met de Tweede Kamer over het onderwerp Governance in het onderwijs zijn visie toegelicht op de modernisering en de verplichte aansluiting van schoolbesturen bij het Vervangingsfonds. Hij benadrukte daarbij de volgende drie aandachtspunten: 1. De wenselijkheid van effectieve prikkels om het ziekteverzuim echt terug te dringen. Scholen die daar goed in zijn en die een goed personeelsbeleid voeren, moeten worden beloond; 2. De vervangingsvraag in het PO is anders dan die in het VO. Kinderen in het PO moeten gewoon naar school kunnen gaan als er een les dreigt uit te vallen omdat de leerkracht ziek is; 3. De beperkte schaal van basisscholen met veel kleine besturen met een kwetsbare financiële positie, waarmee op enigerlei wijze rekening moet worden gehouden. De Staatssecretaris benadrukte: Het einddoel is wel de afschaffing van de verplichte aansluiting bij het Vervangingsfonds. Dat kan wat hem betreft als aan alle eisen is voldaan. Met deze in de Kamer uitgesproken doelstelling van de Staatssecretaris inzake de verplichte aansluiting was voor het Bestuur van het Vervangingsfonds het kader geschapen waarbinnen de modernisering van het fonds zou moeten plaatsvinden. Inmiddels hadden de sociale partners in het PO het Bestuur van het Vervangingsfonds geadviseerd over de wijze waarop de toekomst van het Vervangingsfonds zou moeten worden ingericht. Op 3 juli 2014 heeft het Bestuur het advies van de sociale partners op één onderdeel na volledig overgenomen. De sociale partners hadden geadviseerd de vergoeding door het Vervangingsfonds van de vervangingskosten voor het schoolbestuur als het aan een personeelslid rechtspositioneel verlof toekent te beëindigen, maar aan die schrapping hadden zij de voorwaarde gesteld dat OCW voor het fonds de mogelijkheid zou creëren een financiële sanctie op te leggen aan schoolbesturen die veelvuldig zonder noodzaak of op oneigenlijke grond vervangingskosten zouden declareren. Hoewel OCW uiteindelijk niet bereid was aan deze voorwaarde te voldoen, heeft het Bestuur van het Vervangingsfonds na rijp beraad toch besloten de vergoeding van vervangingskosten bij rechtspositioneel verlof uit het reglement te schrappen per 1 januari Door deze maatregel zal de premie van het Vervangingsfonds dalen en zal de rechtmatigheid verbeteren. 5

7 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Verslag van het Bestuur Samengevat bevat het advies van de sociale partners en de daarop gebaseerde besluitvorming van het Bestuur van het Vervangingsfonds de volgende kernelementen: De eindsituatie: opheffen verplichte aansluiting van schoolbesturen bij het Vervangingsfonds tussen 1 januari 2018 en 1 januari 2020; de definitieve datum wordt bepaald op basis van een evaluatie (vóór 1 januari 2017) van het ziekteverzuim- en vervangingsbeleid; een nieuw op te richten organisatie biedt een adequaat en aantrekkelijk alternatief voor het huidige stelsel gebaseerd op het vrijwillig en collectief afdekken van risico s en biedt hoogwaardige ondersteuning bij verzuim- en vervangingsbeleid. De weg er naartoe: Vooruitlopend op de hierboven vermelde nieuw op te richten organisatie en de definitieve invoering van het nieuwe stelsel is een onder het Vervangingsfonds ressorterende Werkmaatschappij opgericht die alle uitvoeringsstappen die de komende jaren nodig zijn ter hand zal nemen. Deze organisatie draagt de naam Predu. Naast de nu al bestaande mogelijkheden wordt de mogelijkheid voor het eigenrisicodragerschap (ERD) bij het Vervangingsfonds verder verruimd. Schoolbesturen kunnen voor ERD kiezen als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: 1. huidige voorwaarden (jaarlijkse lump sum hoger dan 20 mln. en samenwerkingsverbanden met lump sum hoger dan 20 mln.) of 2. vier inhoudelijke criteria op gebied van verzuim- en vervanging; De ERD-schoolbesturen kunnen naar wens gebruikmaken van de financiële risico-afdekking (per 1 augustus 2015) en de HR-dienstverlening (per 1 januari 2015) aangeboden door Predu. Het overnemen door het Bestuur van het advies van de sociale partners betekent een aanzienlijke vereenvoudiging van het huidige stelsel, waardoor er tevens veel meer keuzevrijheid ontstaat voor schoolbesturen. Zowel de premiehoogte als de onrechtmatigheid zullen daardoor aanzienlijk dalen. Na de implementatie van de hiermee gemoeide maatregelen zal er een nieuw stelsel zijn ontstaan dat zich kenmerkt door werkgevers die zelf verantwoordelijk zijn voor de wijze waarop zij omgaan met het ziekteverzuim op hun scholen, voor het maximaal voorkomen en het beperken van de duur ervan en voor kwalitatief goede vervanging, zodanig dat de continuïteit van het onderwijs is gewaarborgd èn de werkdruk van leraren niet toeneemt. Om op een verstandige manier de overgang te maken naar dit nieuwe stelsel, is het nodig dat schoolbesturen werk maken van hun verzuim- en vervangingsbeleid en dat zij een daling van het ziekteverzuim realiseren. 6

8 Jaarverslag Vervangingsfonds Hoofdstuk Verslag van 1 het Bestuur Schoolbesturen zullen in het nieuwe stelsel zelf verantwoordelijk zijn voor het maken van keuzes over het afdekken van de financiële risico s van verzuim en vervanging. Om schoolbesturen te ondersteunen, zorgt Predu voor producten en diensten om op vrijwillige basis onderling risico s op te vangen. Daarnaast kan Predu schoolbesturen naar wens en op vrijwillige basis ondersteunen bij de ontwikkeling van verzuim- en vervangingsbeleid. Predu kan zo een belangrijke rol spelen bij de verdere kwaliteitsverbetering van het onderwijs. Hoewel in 2014 veel nadruk heeft gelegen op de ontwikkeling van een nieuw stelsel, zijn er tegelijkertijd ook grote stappen gezet voor de verbetering van het huidige stelsel. Daarbij heeft het terugdringen van de veel te hoge onrechtmatigheid hoge prioriteit gehad. In 2013 bedroeg de onrechtmatigheid op de reguliere vervangingsdeclaraties nog 7,2% en de onzekerheid 4,7%. Op de pooldeclaraties was in 2013 sprake van een onrechtmatigheid van 0,54 % en een onzekerheid van 0,0 %. Het Bestuur van het Vervangingsfonds heeft een plan ter verbetering van de rechtmatigheid opgesteld dat op 20 januari 2014 aan het ministerie van OCW is toegezonden. Als gevolg van de strikte doorvoering van dit plan is in de loop van 2014 de onrechtmatigheid bij de uitvoering van declaraties van schoolbesturen sterk gedaald. Op basis van de eerste drie kwartaalrapportages 2014 zijn er sterke aanwijzingen dat de onrechtmatigheid op de reguliere vervangingsdeclaraties in 2014 significant zal zijn gedaald in 2014 in ten opzichte van 2013 terwijl die voor de pooldeclaraties juist een tegenovergesteld beeld geeft (door het na-ijleffect van de declaraties zijn de definitieve jaarcijfers pas bekend na vaststelling van dit jaarverslag door het bestuur). Hoewel goede verbeteringen in de rechtmatigheid van de declaraties worden gevonden, is het doel om de onrechtmatigheid onder de één procent te brengen nog niet bereikt. Op basis van het verbeterplan voor de rechtmatigheid heeft de staatssecretaris van OCW per brief van 12 mei jl. de begroting 2014 van het Vervangingsfonds goedgekeurd. De staatssecretaris gaf aan zijn goedkeuring aan de volgende begrotingen (2015 e.v.) te koppelen aan een adequate uitvoering van het genoemde plan van aanpak. Het Vervangingsfonds zal hem hiervan op de hoogte houden door middel van kwartaalrapportages. Op 3 juli 2014 heeft het Bestuur Vervangingsfonds tevens besloten over de aanbevelingen van de heer Geelkerken. De belangrijkste maatregelen zijn: De invoering van een normvergoeding op basis van de afwezige leerkracht. Per 1 augustus 2015 worden de kosten van vervanging bij ziekteverzuim vergoed op basis van verschillende klassen van normvergoedingen; Per 1 augustus 2015 wordt een eenduidige en eenvoudige grondslag voor de heffing van de premie geïntroduceerd die gebaseerd is op hetgeen de sociale partners zijn overeengekomen in de CAO PO; De vervangingskosten bij uitgestelde vervanging worden per 1 augustus 2015 vergoed; 7

9 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Verslag van het Bestuur Het voornemen is om per 1 januari 2016 de prikkelwerking van het bonusmalus-systeem van het Vervangingsfonds aanzienlijk te versterken, zodat schoolbesturen een grotere incentive hebben om hun verzuim(beleid) te verbeteren; De introductie van een informatieprotocol dat regelt welke informatie (definitie), wanneer, bij wie en op welke wijze wordt aangeleverd door schoolbesturen. Daarmee kan een goede database worden gevuld zodat de toetsing van de reglementaire voorschriften kan worden geoptimaliseerd en vereenvoudigd (verbetering rechtmatigheid en eenvoudigere uitvoering). In 2014 is het eigen vermogen van het Vervangingsfonds toegenomen van + 5,7 mln. ultimo 2013 naar + 40,4 mln. ultimo Hier lag een fors positief exploitatieresultaat aan ten grondslag ( 34,8 mln.). De verklaring hiervoor is tweeledig: 1. de lagere uitgaven door minder declaraties. De totale vervangingskosten zijn uiteindelijk op 259,7 mln. uitgekomen, hetgeen 21,4 mln. minder is dan was begroot en 30,7 mln. minder dan in De premieopbrengsten zijn 12,1 mln. hoger dan begroot ( 11,1 mln. lager dan in 2013). In de begroting was op grond van een combinatie van de eigen (AVR)cijfers met de cijfers van OCW uitgegaan van een populatiedaling van ruim 3 %, in de praktijk is de premie afdragende populatie juist met 1,2 % gestegen. Hierdoor is de reserve vervangingsfondsactiviteiten ruimschoots uitgekomen boven de bandbreedte van de solvabiliteitsbuffer zoals opgenomen in de beheersovereenkomst 2008, die nog van toepassing was op dit jaarverslag. Wanneer de nog te formaliseren beheersovereenkomst met OCW voor 2015 gaat gelden, dan zal de solvabiliteitsbuffer betrekking hebben op alle reserves. De opgebouwde solvabiliteitsbuffer zal dan echter nog steeds ver boven de bandbreedte liggen. In reactie op deze ontwikkeling heeft het Bestuur daarom per 1 januari 2015 de premie met 0,5 procentpunt verlaagd. Predu gaat uit van autonomie en eigen verantwoordelijkheid van schoolbesturen. In de toekomst hebben schoolbesturen veel meer keuzevrijheid dan nu. Zij kunnen dan niet alleen vrijwillig kiezen voor de dienstverlening en de producten van Predu. Zij kunnen ook kiezen uit een gedifferentieerd aanbod van Predu. De dienstverlening en producten zullen aansluiten bij de behoefte die schoolbesturen hebben en bij de specifieke situatie waarin zij zich bevinden. Daarmee ontstaat veel meer ruimte voor maatwerk. Het is de inzet van Predu om het ook gemakkelijker voor schoolbesturen te maken. Daarbij moet de dienstverlening ook eenvoudiger en klantgerichter zijn en de kwaliteit van het serviceniveau omhoog gaan. Dit is een belangrijk speerpunt van Predu. 8

10 Jaarverslag Vervangingsfonds Hoofdstuk Verslag van 1 het Bestuur In tegenstelling tot de huidige situatie, waarin de verevening van vervangingskosten voorop staat, zal straks gezond werken centraal staan. Met het oog op preventie en het voorkomen van verzuim wordt nadrukkelijk gekeken naar de factoren die aan verzuim ten grondslag liggen. De ondersteuning van schoolbesturen zal nadrukkelijk juist op deze factoren aangrijpen. Hierbij kan gedacht worden aan werkdruk, professioneel leiderschap, mobiliteit, cultuur en andere relevante aspecten. Daar waar verzuim en de daaruit voortvloeiende vervangingskosten de financiële draagkracht van een schoolbestuur bovenmatig dreigt te treffen, kan een beroep worden gedaan op het financiële vangnet dat Predu biedt. Geheel op vrijwillige basis, maar uiteraard wel onder bepaalde voorwaarden. Het accent van de producten en dienstverlening van Predu ligt met name op HRdienstverlening. Wanneer schoolbesturen goed verzuim- en vervangingsbeleid hebben, de HR-functie op orde is en er ook professioneel wordt bestuurd neemt de kans op ziekteverzuim en daarmee op vervanging(skosten) aanzienlijk af. Een belangrijk doel van Predu is het ondersteunen van schoolbesturen bij hun HR-beleid door hoogwaardige advisering ook op strategisch niveau, en ook door concrete hulp te bieden bij de uitvoering van dit HR-beleid. Daarbij zal waar mogelijk gebruik worden gemaakt van gevalideerde methodieken. Predu zal veel aanwezig zijn op regionaal en op instellingsniveau. Als HR-dienstverlener met kennis en expertise op het gebied van verzuim, vervanging en HR-beleid èn jarenlange ervaring in het Primair Onderwijs in combinatie met het bieden van een vangnet om financiële risico s af te dekken, zal Predu een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan de verhoging van de kwaliteit en het lerend vermogen van het Primair Onderwijs. Met dit complexe en ambitieuze samenstel van maatregelen heeft het Bestuur een heldere koers gekozen, waardoor het fonds nu grote stappen kan maken op het moderniseringspad, zowel op de korte(re) als lange(re) termijn. Daarmee ontstaat voor de sector de noodzakelijke duidelijkheid op de korte en lange termijn. Het Bestuur is van mening dat deze duidelijkheid een goede zaak is voor het Primair Onderwijs. Mr. P.H. Holthuis Voorzitter 9

11 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Doelstellingen 1 Doelstellingen De continuïteit van het onderwijs is er bij gebaat om afwezig personeel zo snel en zo volledig mogelijk te vervangen. Het Vervangingsfonds betaalt de salariskosten van vervangers in het Primair Onderwijs. Hiermee voorkomt het Vervangingsfonds dat financiële overwegingen voor schoolbesturen een drempel vormen om in de noodzakelijke vervanging te voorzien. De belangrijkste oorzaak van afwezigheid (en reden voor vervanging) is ziekteverzuim van het onderwijspersoneel. Verlaging van het ziekteverzuim draagt daardoor bij aan vermindering van de vervangingskosten. De beleidsdoelstellingen van het Bestuur van het Vervangingsfonds zijn daarom: Schoolbesturen financieel in staat stellen om in de noodzakelijke vervanging te voorzien. Terugdringen van het ziekteverzuim van de medewerkers in het primair onderwijs via de bevordering van verzuim- en arbeidsomstandighedenbeleid op de scholen. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de eerste doelstelling. Vervolgens zal in hoofdstuk 4 nader worden ingegaan op de tweede doelstelling. 10

12 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Toekomstige ontwikkelingen 2 Toekomstige ontwikkelingen Binnen het Vervangingsfonds zijn de afgelopen jaren diverse moderniseringsslagen gemaakt, onder andere gericht op een introductie en uitbreiding van het eigen risicodragerschap, de vereenvoudiging van de reglementering rond de vervangingsbekostiging en de noodzaak tot verlaging van het onrechtmatigheidspercentage. In het verslagjaar is deze modernisering verder doorgevoerd door besluitvorming over een verdere verruiming van het eigen risico dragerschap voor schoolbesturen (eenmalig per 1 januari 2015 en vervolgens structureel per 1 augustus van elk jaar), gebaseerd op meer inhoudelijke criteria, zoals instemming van de personeelsgeleding van de (G)MR met het verzuim- en vervangingsbeleid en een maximum ziekteverzuimpercentage. Naast het bovenstaande heeft besluitvorming plaatsgevonden over een modernisering van de huidige vereveningssystematiek door onder andere de introductie van een bonus-malus regeling per 1 augustus 2015, waarbij goed werkgeverschap door duidelijke financiële prikkels wordt beloond. Daarnaast is de tekst van het reglement van het Vervangingsfonds voor het schooljaar 2014/2015 in 2014 grondig vernieuwd, waarmee deze eenvoudiger en begrijpelijker is geworden. In het verslagjaar zijn diverse maatregelen genomen om het onrechtmatigheidspercentage terug te dringen (zie hoofdstuk 6). Deze zijn ook gericht op de toekomst. Zo is per 1 januari 2015 de bekostiging van vervanging bij rechtspositioneel verlof geschrapt. Mede als gevolg hiervan kon ook het premiepercentage van het Vervangingsfonds per 1 januari 2015 met 1,2 dalen. Per 1 augustus 2015 zal een volgende tranche aan vernieuwingen binnen het Vervangingsfonds worden geëffectueerd. Deze zal onder andere bijdragen aan een vermindering van administratieve lasten voor schoolbesturen en het terugdringen van de onrechtmatigheid. 11

13 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 2 Het indienen van declaraties kan vanaf die datum via de portal (website) van het Vervangingsfonds. Daar kunnen besturen voortaan ook hun gegevens zelf beheren. Ook komt er een informatieprotocol dat niet alleen helder beschrijft welke gegevens besturen moeten aanleveren, maar ook wanneer en hoe. Dit protocol zal de huidige bestuursvoorschriften vervangen. Verder wordt de premiegrondslag eenvoudiger en duidelijker en zullen niet langer de feitelijke vervangingskosten worden bekostigd, maar zal er sprake zijn van een normvergoeding. In het verlengde van het bovenstaande hebben de betrokken sociale partners op verzoek van het Bestuur van het Vervangingsfonds in het voorjaar van 2014 een advies opgesteld over de toekomst van het Vervangingsfonds en de gewenste richting die het Vervangingsfonds moet inslaan. Dit advies is door het Bestuur van het Vervangingsfonds grotendeels overgenomen en schetst de weg naar een nieuw stelsel binnen de PO sector. Dat kenmerkt zich door schoolbesturen die volledig zelf verantwoordelijk zijn voor het ziekteverzuim, het voorkomen ervan en de zorg voor het beperken van de duur van het verzuim. Om schoolbesturen te ondersteunen heeft het Bestuur van het Vervangingsfonds geheel in lijn met het advies van de sociale partners besloten tot de oprichting van een organisatorische entiteit die zorg draagt voor een manier om op vrijwillige basis onderling financiële risico s op te vangen en hoogwaardige ondersteuning te bieden bij de ontwikkeling van goed verzuim- en vervangingsbeleid binnen het PO. Vooralsnog heeft dit vorm gekregen door het inrichten van een nieuwe afdeling binnen het Vervangingsfonds. In 2014 is invulling gegeven aan genoemde werkmaatschappij in de vorm van een ontwerp voor een onder het Vervangingsfonds ressorterende organisatie, die tenminste tot aan het vervallen van de verplichte aansluiting van schoolbesturen bij het Vervangingsfonds, naast het Vervangingsfonds zal bestaan. Dit ontwerp is gestoeld op de uitkomsten van een sectorbreed marktonderzoek, dat het Vervangingsfonds en Participatiefonds in mei 2014 hebben laten uitvoeren. Hiertoe hebben alle schoolbesturen binnen het Primair Onderwijs een digitale enquête ontvangen. Daarnaast zijn diverse diepte-interviews met zowel schoolbesturen als andere stakeholders gehouden. De nieuw op te zetten organisatie, die de naam Predu heeft gekregen, biedt vanaf 1 januari 2015 haar diensten aan de schoolbesturen die eigen risicodrager zijn. Deze diensten bestaan uit HR dienstverlening, informatieproducten (vanaf 2016), een financieel product gebaseerd op dekking vanaf een te kiezen afwezigheidsduur (beoogd per augustus 2015) en een financieel product gebaseerd op dekking met een te kiezen stop-loss (beoogd per augustus 2015). Elk product kent keuzeruimte voor besturen waarmee zij de omvang van het eigen risico kunnen beïnvloeden. Hoe hoger het eigen risico, hoe lager de premie. 12

14 Jaarverslag Vervangingsfonds Hoofdstuk Toekomstige 1 ontwikkelingen Het Vervangingsfonds is van mening met genoemde moderniseringsslagen niet alleen bij te dragen aan de continuïteit van het Primair Onderwijs in Nederland, maar ook aan de kwaliteit daarvan. Het is de stellige overtuiging van het Vervangingsfonds dat de beoogde inzet van de Predu-consulenten en adviseurs die meerwaarde zullen hebben. De veranderingen, die van invloed zijn op onder andere de investeringen, het personeel en de financiering, zijn meegenomen in de meerjarenbegroting, waarin een financieel kader is vastgelegd waarbinnen de ontwikkelingen moeten worden gefinancierd. Omdat Predu vooralsnog onder het Vervangingsfonds valt, is voor de noodzakelijke opbouw van Predu in de begroting van 2015 budget opgenomen. 13

15 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 3 3 (Premie)opbrengsten en vervangingskosten Schoolbesturen kunnen onder voorwaarden de kosten van vervanging van personeel ten laste van het Vervangingsfonds brengen. Die voorwaarden zijn vastgelegd in een door het Bestuur vastgesteld reglement. De kosten van vervanging worden betaald vanuit de door besturen te betalen premies. Het fonds wordt daarnaast rechtstreeks door het ministerie van OCW gesubsidieerd voor de kosten van de activiteiten in het kader van de bestrijding van het ziekteverzuim, het zogenaamde flankerend beleid. Ontwikkelingen in het boekjaar Het onderstaande is in de jaarrekening (hoofdstuk 8) terug te vinden onder de premieopbrengsten [9] en de vervangingskosten [17]. Algemeen Het jaar 2013 werd afgesloten met een positief resultaat van 13,0 mln. De totale reserve bedroeg ultimo ,7 mln. De realisatie van de premie in 2014 valt 12,1 mln. hoger uit dan begroot ( 11,1 mln. lager dan vorig jaar). Voor de ERD-besturen geldt het volgende: begrote premieopbrengsten waren 1,7 mln., gerealiseerde premieopbrengsten waren 3,0 mln. Hoewel de verhoging van de cao-lonen mede debet is aan de hogere premieopbrengsten, is de belangrijkste reden de ontwikkeling van de populatie waarover premie wordt berekend. Bij de begroting voor 2014 is uitgegaan van een daling van de populatie met 3,11%, maar in de praktijk blijkt van een daling geen sprake te zijn. De belangrijkste verklaring hiervoor is dat dit het gevolg is van het feit dat iedere nieuwe aanstelling onder de verplichte aansluiting moet worden gebracht. Dit effect is becijferd op circa 12,5 mln. Ook de vervangingskosten wijken substantieel af van de begroting en de realisatie vorig jaar. Begroot waren vervangingskosten tot een bedrag van 281,2 mln., terwijl de realisatie uitkomt op een bedrag van 259,7 mln. Een verschil van 21,5 mln. (= 7,6 %). Vergeleken met vorig jaar is er een afname van 30,7 mln. De oorzaak van dit verschil ligt met name in het lager uitvallen van de kosten 14

16 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 (Premie)opbrengsten en vervangingskosten wegens ziektevervanging. Dit is een gevolg van het feit dat opnieuw sprake is van een significante daling van het ziekteverzuimpercentage. In een paar jaar tijd is het ziekteverzuimpercentage gedaald van 6,6% (2012) naar 6,3% (2013) en dit jaar naar 6,0%. Hiermee is een daling van ongeveer 10 mln. verklaard. Voor een deel zijn de lagere vervangingskosten ook een gevolg van invoering van het volledig eigenrisicodragerschap. Per 1 januari respectievelijk 1 augustus 2014 is aan per saldo 30 besturen de status van eigenrisicodrager verleend. Met deze uitbreiding van het aantal eigenrisicodragers was in de begroting voor 2014 geen rekening gehouden. Hiermee is een daling van ongeveer 6 mln. verklaard. Reguliere vervanging, gedecentraliseerd verlof en vrijwillige verevening Bij de vervangingsbekostiging onderscheiden we drie uitgavencategorieën waarvoor ook drie afzonderlijke premies worden geheven: 1. een premie voor de vervangingskosten van ziekteverzuim en enkele vormen van rechtspositioneel verlof (verder aangeduid als reguliere vervanging) 2. een premie voor het zogenaamde gedecentraliseerd verlof 3. een premie ten behoeve van de vrijwillige verevening. Onderstaand wordt nader ingegaan op de ontwikkelingen bij de verschillende categorieën. Verder wordt in het vervolg van dit verslag aandacht besteed aan de uitgaven voor het beleid gericht op vermindering van het ziekteverzuim en verbetering van de arbeidsomstandigheden (het zogenaamde flankerend beleid). Reguliere vervanging Het grootste deel van het onderwijspersoneel, te weten 82 %, valt onder de reguliere vervanging of verplichte verevening. Vervangingskosten als gevolg van ziekteverzuim en schorsing kunnen onder voorwaarden bij het fonds worden gedeclareerd. Deze verplichte verevening geldt voor alle personeelsleden die voor invoering lumpsum (augustus 2006) voor rekening van OCW werden gebracht en voor alle personeelsleden die in dienst zijn getreden na 1 januari Het jaar 2014 laat wat betreft de reguliere vervanging een duidelijk positief resultaat van 33,2 mln. zien. Dit resultaat valt 31,2 mln. hoger uit dan begroot. Gedecentraliseerd verlof Voor personeel dat onder de verevening valt via de bovenstaande reguliere vervanging geldt er ook een verzekering voor de vervangingskosten rondom gedecentraliseerd verlof, zijnde verlof als bedoeld in de artikelen 8.7 en 8.8 cao PO. Bij het gedecentraliseerd verlof is sprake van een positief resultaat van 2,7 mln. Begroot was een positief resultaat van 3,9 mln. 15

17 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 3 Vrijwillige verevening Personeel dat niet onder de verevening valt via de bovenstaande reguliere vervanging, kan door de schoolbesturen op vrijwillige basis bij het fonds onder de vrijwillige verevening worden gebracht De polisvoorwaarden van de vrijwillige verevening zijn gelijk aan die van de verplichte verevening en het gedecentraliseerd verlof. Bij de vrijwillige verevening is in 2014 sprake van een positief resultaat van 9,4 mln. Begroot was een resultaat van 3,8 mln. Flankerend beleid Het flankerende beleid heeft betrekking op alle activiteiten die bijdragen aan en bevorderen van goed personeelsbeleid in het kader van het voorkomen en terugdringen van het ziekteverzuim en het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. In het hiernavolgende hoofdstuk wordt ingegaan op de activiteiten van het fonds gericht op het verder terugdringen van het ziekteverzuim en de verbetering van de arbeidsomstandigheden. Overgebleven subsidies uit 2013 en 2014 worden in 2015 aangewend en zijn op de balans aangemerkt als vooruit ontvangen subsidies. Ontvangen subsidies uit de jaren voorafgaand aan 2013 zijn in dit verslagjaar toegevoegd aan het resultaat op flankerend beleid. Het eigen vermogen in 2014 De resultante van de ontwikkelingen in 2014 is een eigen vermogen ultimo 2014 van 40,4 mln. (ultimo 2013: 5,7 mln.). Liquiditeitspositie De liquiditeitspositie van het fonds is in 2014 duidelijk verbeterd. In 2013 heeft het fonds nog een aantal keren een beroep moeten doen op de kredietfaciliteit bij het ministerie van Financiën. In 2014 is dat niet nodig gebleken. Ultimo 2014 is sprake van een liquiditeitspositie van 58,9 mln. Verwachtingen voor 2015 De financiële positie van het fonds is in 2014 sterk verbeterd. De totale reserve Vervangingsfonds per jaareinde bedraagt zoals gezegd 40,4 mln. en ligt daarmee ruim boven de bandbreedte die in 2014 loopt van 16,6 mln. tot 27,2 mln. Gezien deze positieve ontwikkeling heeft het bestuur, mede in het kader van de begroting voor 2015, besloten een deel van de reserve terug te laten vloeien naar het onderwijsveld door de premies per 1 januari 2015 als volgt te verlagen: de premie reguliere vervanging wijzigt van 7% in 6,5% de premie vrijwillig wijzigt van 7,7% in 6,5%. 16

18 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 (Premie)opbrengsten en vervangingskosten De premie gedecentraliseerd verlof (0,7%) komt per 1 januari te vervallen omdat het Bestuur heeft besloten gedecentraliseerd verlof als declarabele verlofgrond te laten vervallen. Deze premie was geïncorporeerd in de premie vrijwillig. Premie Alle schoolbesturen in het PO zijn maandelijks premie aan het fonds verschuldigd. Die premie dient ter dekking van de kosten van vervanging. Het gaat daarbij voornamelijk om vervanging wegens ziekte. Schoolbesturen betaalden (tot 31 december 2014) daarnaast een afzonderlijke kostendekkende premie voor de vervangingskosten van een aantal gedecentraliseerde rechtspositionele verlofgronden. Het merendeel van de premie-inkomsten die het fonds ontvangt is ten behoeve van de vervangingskosten van personeelsleden die onder de verplichte verevening vallen. Niet alle personeelsleden in dienst bij schoolbesturen vallen echter onder de verplichte verevening. Het schoolbestuur kan deze personeelsleden desgewenst onder de vrijwillige verevening van het fonds brengen. In dat geval is het schoolbestuur ook premie verschuldigd voor de vrijwillige verevening. Hieronder een overzicht van de geldende premiepercentages in de laatste 3 kalenderjaren: *) Premie% reguliere vervanging 7,00 7,3 7,07 7,07 6,84 8,13 Premie% rechtspositioneel verlof 0,70 0,90 0,70 0,70 0,68 0,68 Premie% verplicht totaal 7,70 8,2 7,77 7,77 7,52 8,81 Premie% vrijwillig 7,70 8,2 7,70 7,70 7,48 9,48 *) Op 1 augustus 2012 is de IMBU-regeling ingetrokken. Daardoor was een gedeelte van de vervangingsgronden niet meer declarabel. De premie is daarop aangepast. Vanaf 1 augustus 2013 bestaat de mogelijkheid voor besturen om onder voorwaarden volledig eigenrisicodrager te worden voor de kosten van vervanging. Daarvan hebben toen 123 besturen gebruik gemaakt. Per 1 januari 2014 respectievelijk 1 augustus 2014 zijn hieraan nog 30 besturen toegevoegd. Het totaal aantal ERD-besturen komt daarmee per ultimo 2014 op 152. Deze besturen zijn een afwijkende premie verschuldigd Premie% ERD-besturen 0,22 0,29 17

19 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 3 Dit premiepercentage dient met name ter dekking van vervanging wegens vakbondsverlof en de kosten van flankerend beleid. Hierin is een solidariteitsheffing van 0,1 % begrepen. Per 1 januari 2015 komt de mogelijkheid om de vervanging van vakbondsverlof te declareren te vervallen. De premie wijzigt dan in 0,21%. Het percentage besturen dat gebruik maakt van de mogelijkheid personeel onder de vrijwillige verevening te brengen bij het Vervangingsfonds blijft vrij constant. In absolute zin is het aantal besturen met een vrijwillige verevening weliswaar iets gedaald, maar die daling is het gevolg dat de meeste ERD-besturen de vrijwillige verevening hebben opgezegd. Zie onderstaand overzicht. Aantal besturen met vrijwillige verevening Eind Eind Eind Eind Eind Blijft het aantal besturen met een vrijwillige verevening min of meer gelijk, het aandeel in de premieopbrengsten neemt wel af. Dit komt door het besluit van het Bestuur dat alle nieuwe aanstellingen vanaf 1 januari 2009 niet meer onder de vrijwillige verevening vallen, maar onder de verplichte verevening. Vervangingsbijdrage differentiatiesysteem (VDS) Het vervangingsbijdrage differentiatiesysteem (VDS) is één van de instrumenten die beoogt het ziekteverzuim in het Primair Onderwijs terug te dringen. Dit systeem heeft tot doel besturen financieel te prikkelen een adequaat ziekteverzuimbeleid te voeren door middel van malussen en bonussen: besturen die (beduidend) meer ziektevervanging declareren dan aan premie wordt afgedragen moeten een toeslag (malus) betalen, besturen die relatief weinig declareren komen in aanmerking voor premierestitutie (bonus). Op grond van artikel 4 van het reglement Vervangingsfonds worden schoolbesturen jaarlijks ingedeeld in een bepaalde trede. Die indeling gebeurt op basis van de verhouding tussen de afgedragen premie enerzijds (verplicht èn vrijwillig) en de ingediende declaraties ter vervanging van ziekteverzuim anderzijds. De indeling in een trede bepaalt of het schoolbestuur een toeslag dient te betalen dan wel in aanmerking komt voor premierestitutie. 18

20 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 (Premie)opbrengsten en vervangingskosten Resultaten trede-indeling 2013/2014 Op basis van de premie- en declaratiegegevens over het schooljaar 2013/2014 zijn alle besturen (niet zijnde ERD) ingedeeld in een trede. Onderstaand een overzicht van de resultaten. Trede-indeling (in Euro) Trede Aantal 2014 Bedrag 2014 Aantal 2013 Bedrag In totaal komen 871 (2013: 982) besturen in aanmerking voor premierestitutie tot een totaalbedrag van 8,7 mln. (2013: 7,3 mln.) Daar staat tegenover dat 60 (2013: 89) besturen een toeslag zijn verschuldigd tot een totaalbedrag van 1,0 mln. (2013: 1,8 mln.) Voor 38 (2013: 43) besturen geldt dat men noch een toeslag is verschuldigd, noch in aanmerking komt voor premierestitutie. 19

21 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 3 Ontwikkeling vervangingskosten De vervangingskosten zijn in 2014 met ongeveer 30,7 mln. gedaald ten opzichte van Zie onderstaande tabel voor de ontwikkeling van de vervangingskosten in de afgelopen 5 jaren (bedragen in mln.) Vervanging regulier Gedecentraliseerd verlof *) Vervanging vrijwillig Totale kosten *) Per 1 januari 2015 is het gedecentraliseerd verlof als bekostigingsgrond vervallen Zoals aangegeven gaat in het Vervangingsfonds een bedrag van 259,7 mln. om aan vervangingskosten. Wanneer wordt uitgegaan van een Gemiddelde Personele Last (GPL) van voor 1 fte vervanger op jaarbasis, dan betekent dit dat het Vervangingsfonds de inzet van ongeveer volledige fte vervanging heeft gefinancierd. Daarmee is dus lesuitval voorkomen. Aard van de vervanging Reguliere vervanging, vervanging wegens rechtspositioneel verlof en vrijwillige verevening Ziekte is de meest voorkomende reden voor vervanging. Een stijging (of daling) van het ziekteverzuim werkt dan ook het sterkst door in de totale kosten van vervanging. In 2013 hield 85% van de gedeclareerde vervangingskosten verband met vervanging wegens ziekte. In 2014 is het aandeel ziektevervanging uitgekomen op 82%. Ongeveer 12% van de vervangingskosten houdt verband met de vervanging wegens rechtspositioneel verlof en de resterende 6% heeft betrekking op vervanging wegens schorsing. Vervangingspools Als het Vervangingsfonds toestemming heeft gegeven, mogen schoolbesturen een vervangingspool hebben. Het Vervangingsfonds betaalt dan het salaris voor de werktijdfactor die personeelsleden in die pool hebben. Personeel dat een aanstelling heeft in de vervangingspool dient tenminste voor 98 % van de voor vervanging beschikbare tijd ook daadwerkelijk met vervanging te worden belast. Een lagere inzet leidt tot terugvorderingen. Dit is geregeld in artikel 18 van het reglement Vervangingsfonds. 20

22 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 (Premie)opbrengsten en vervangingskosten De vervangingspool zoals bovenstaand bedoeld voorziet duidelijk in een behoefte. Ruim een derde van de besturen maakt hiervan gebruik. Ultimo 2014 is sprake van 360 (2013: 401) besturen met een vervangingspool. Deze afname van 41 besturen is met name een gevolg van het feit dat de ERD-besturen de vervangingspool hebben moeten beëindigen. Met de inzet van poolers was in het kalenderjaar 2013 een bedrag gemoeid van 51,0 mln. Over het kalenderjaar 2014 is een bedrag van ruim 48,6 mln. aan pooldeclaraties ingediend. Gemiddeld genomen waren er in het kalenderjaar 2014 ongeveer 886 poolers in dienst van alle besturen tezamen (2013: 1.021). Het Vervangingsfonds stelt voorwaarden aan de bekostiging van poolers. Eén van die voorwaarden houdt in dat personeel benoemd in de pool, voor tenminste 98% van de beschikbare tijd moet worden ingezet voor door het Vervangingsfonds bekostigde vervanging. Bij het niet halen van dit inzetpercentage, dient het schoolbestuur het verschil tussen 98% van de loonkosten van de pool en de loonkosten gemoeid met de feitelijke inzet, aan het Vervangingsfonds terug te betalen. Vanwege het niet halen van het minimale inzetpercentage zijn initieel vorderingen ingesteld tot een totaalbedrag van 9,7 mln. (2013: 11,4 mln.). Aanvullend daarop is een bedrag van 1,8 mln. teruggevorderd bij besturen die wel pooldeclaraties hebben ingediend maar daarvoor geen verantwoording hebben ingezonden. 21

23 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 4 4 Flankerend beleid van het Vervangingsfonds Behalve de in het vorige hoofdstuk beschreven taak tot financiering van de vervangingskosten, verricht het Vervangingsfonds ook ondersteunende activiteiten om een bijdrage te leveren aan de continuïteit binnen het Primair Onderwijs (PO). De doelstelling van dit flankerend beleid is tweeledig, namelijk: Invulling geven aan centrale afspraken van sociale partners om werknemers in het PO te faciliteren in het vormgeven van hun eigen verantwoordelijkheid rond arbo, verzuim en re-integratie; In aanvulling op bovenstaand punt bijdragen aan de schadelastbeperking in vervangingskosten, c.q. terugdringen van het ziekteverzuim in het PO via gerichte (decentrale) ondersteuning van schoolbesturen en medewerkers. De ondersteunende activiteiten van het Vervangingsfonds zijn continu in ontwikkeling. De maatschappelijke opdracht van scholen is ook steeds complexer en dynamischer door onder andere stelselwijzigingen in het PO, teruglopende leerlingaantallen, groeiende werkdrukbeleving etc. Het Vervangingsfonds stimuleert en faciliteert activiteiten die een bijdrage leveren aan de continuïteit binnen de voortdurend veranderende omgeving van het PO. De ondersteunende activiteiten van het Vervangingsfonds mogen met recht succesvol worden genoemd. Er is in de afgelopen jaren een infrastructuur opgebouwd waarin veel kennis is samengebracht, instrumenten zijn ontwikkeld en een netwerk van adviseurs is ingericht die scholen en medewerkers op maat kunnen begeleiden. De in dit hoofdstuk opgenomen baten zijn in de jaarrekening (hoofdstuk 8) opgenomen onder subsidies BGZ [13] en subsidie BGZ-uitvoering [14]. De in dit hoofdstuk opgenomen kosten zijn in de jaarrekening (hoofdstuk 8) opgenomen onder kosten BGZ [17]. Het Vervangingsfonds heeft in de jaren 2006, 2007 en 2008 van het ministerie van OCW middelen, met een totale omvang van 2,6 miljoen euro, ontvangen om flankerend beleid rond ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden op te zetten (beschikkingen BGS/UBT-06/ U, BGS/UBT-07/150148M en OND/OBD-2008/141018U). De niet bestede middelen over deze jaren ad zijn toegevoegd aan de algemene reserve en worden gebruikt voor toekomstige activiteiten in het kader van het flankerend beleid. 22

24 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Flankerend beleid van het Vervangingsfonds Beleidsagenda 2014 Activiteiten en werkwijze De inzet van het Vervangingsfonds richtte zich in 2014 op: Een intensivering van de kernactiviteiten op de beleidsterreinen (met name verzuim) waar het Vervangingsfonds als natuurlijke partner gezien wil worden door schoolbesturen en sociale partners; Nog meer aansluiting zoeken bij de actuele problemen in het PO met respect voor de eigen rol en de rol van anderen. Evaluatie Om onze beleidsbeslissingen te funderen, evalueert het Vervangingsfonds regelmatig haar programma s en projecten. Zo is in 2014 door een extern bureau gestart met de evaluatie van het programma Schakel!; de resultaten daarvan verwachten we in de loop van Over dit programma wordt later in dit hoofdstuk verslag gedaan. Beleidsvernieuwing In dit verslagjaar heeft het Vervangingsfonds voor het flankerend beleid, evenals in 2013, voortgeborduurd op de in 2012 in gang gezette beleidsvernieuwing. Zo zijn instrumenten ontwikkeld en uitgevoerd om werkdruk in het PO aan te pakken. Ook op het communicatievlak is een verdere professionalisering doorgevoerd door meer in te zetten op gedragsbeïnvloeding en meer dan voorheen van buiten naar binnen te werken. Diverse instrumenten ondersteunen ons communicatiebeleid, zoals de website en de digitale nieuwsbrief. Werkgroepen Om de ambities van het Vervangingsfonds waar te maken zijn in werkgroepen geformeerd om uitvoering hieraan te geven. De werkgroepen zijn ingericht rondom actuele PO-thema s. In deze werkgroepen zijn adviseurs, beleidsmedewerkers en communicatiemedewerkers vertegenwoordigd. Vier van deze werkgroepen zijn vervolgens geïntegreerd in het hierboven genoemde programma Schakel! Dit zijn de werkgroepen Meerkracht, Tenderregeling Werkplezier, Vragenlijst Werkdruk en Duurzame Inzetbaarheid. (1) Professionalisering schoolleiders In 2014 heeft de werkgroep Professionalisering schoolleiders 28 toppers onder alle schoolleiders/bovenschoolse directeuren geïnterviewd om hun visie op leiderschap te achterhalen. Daarna is een bijeenkomst georganiseerd waar deze schoolleiders/bovenschoolse directeuren ervaringen met elkaar konden wisselen. Op basis van de verzamelde bevindingen in 2014 ontwikkelt de werkgroep in 2015 een aansprekend leertraject Vitalent (=Vitaliteit + Talent + Excellent) voor schoolleiders/bovenschoolse directeuren. 23

25 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 4 (2) Gezondheidsmanagement In deze werkgroep werkt het Vervangingsfonds samen met de Hogeschool Arnhem Nijmegen (HAN). Samen voeren zij een pilot uit onder 5 besturen (8 scholen) gericht op gezondheidsmanagement. De gekozen besturen hebben hun verzuimbeleid op orde en krijgen nu ondersteuning bij het zetten van een vervolgstap op het gebied van gezondheidsbeleid. In 2014 zijn alle scholen bezocht met een bus, waarin zich het mobiele Health en Performancelab bevond. Alle medewerkers konden in deze bus deelnemen aan een fysieke test. Verder hebben ze een vragenlijst ingevuld. Vervolgens ontvingen ze een persoonlijk rapport met gezondheidsadvies. De resultaten zijn ook op schoolniveau geaggregeerd. Dit rapport vormt voor de school de input om op organisatieniveau verder invulling te geven aan hun gezondheidsmanagement. Bij de stap naar uitvoering heeft de werkgroep gemerkt dat scholen de concrete vertaalslag maken lastig vinden. Daarom gaan HAN en de adviseurs samen op pad om besturen/scholen te bezoeken om te bespreken hoe ze de scholen kunnen helpen bij het zetten van de stap van plan naar uitvoering. Advies op maat Regioadviseurs Voor het Vervangingsfonds zijn in samenwerking met het Participatiefonds 15 regioadviseurs werkzaam die schoolbesturen adviseren op het terrein van arbo, verzuim en re-integratie. Afhankelijk van de aard en omvang van de problematiek verwijst een adviseur of door naar gespecialiseerde zorgverleners, ofwel verzorgt zelf een (in de regel kortdurend) begeleidingstraject. Soms kunnen de kosten hiervan (gedeeltelijk) worden vergoed vanuit een subsidieregeling. Re-integratiedeskundigen Behalve regioadviseurs werken bij het Vervangingsfonds 8 re-integratiedeskundigen. Als de re-integratie van een langdurig zieke om welke reden dan ook niet van de grond komt of stagneert, kunnen zowel werkgever als werknemer een onafhankelijk advies inwinnen bij de re-integratiedeskundige. Door de interventies van de re-integratiedeskundigen ontstaan vaak nieuwe perspectieven in complexe en moeizame verzuimsituaties. Een groot deel van de werknemers keert uiteindelijk terug bij de eigen werkgever. Voorop staat dat de schoolbesturen zelf verantwoordelijk zijn voor de genoemde beleidsterreinen. Bereik In 2014 was de focus van de regioadviseurs en de re-integratiedeskundigen in het eerste kwartaal nog gericht op het voeren van gesprekken in het kader van Schakel!. Daarnaast gingen de reguliere werkzaamheden, zoals hierboven omschreven, door. 24

26 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Flankerend beleid van het Vervangingsfonds Regioadviseurs In totaal (inclusief Schakel!) vonden in contactmomenten plaats (waarvan met schoolbesturen, de andere contacten waren voornamelijk met arbodiensten en zorgverleners). Re-integratiedeskundigen In totaal (inclusief Schakel!) hadden de re-integratiedeskundigen keer contact met voornamelijk werkgevers en werknemers (1.993 keer). De overige contactmomenten zijn vooral met arbodiensten en zorgverleners. Waardering Jaarlijks vindt een evaluatieonderzoek plaats naar de ondersteuning door de regioadviseurs en re-integratiedeskundigen. De waardering voor het werk van de regioadviseurs en re-integratiedeskundigen blijft groot. In 2014 bedroeg het gemiddelde rapportcijfer voor de dienstverlening van de regioadviseurs een 8,3. (2013: 8,4) Voor het werk van de re-integratiedeskundigen gaven werkgevers en werknemers gemiddeld een rapportcijfer 8,3 (2013: 8,1). Kortom, ook in 2014 was de waardering voor de dienstverlening van de adviseurs hoog. Projecten In deze paragraaf volgt meer informatie over het programma Schakel!. Schakel! kent drie pijlers, te weten: 1. Aanpak langdurig verzuim 2. Meerkracht 3. Tenderregeling Werkplezier Hierna volgt een toelichting op de ontwikkelingen binnen deze pijlers in In 2015 zal het Vervangingingsfonds de opzet en werking van de verschillende projecten herijken. Pijler 1: aanpak langdurig verzuim Op 1 maart 2014 is dit onderdeel van Schakel! afgerond. Alle schoolbesturen zijn door de adviseurs benaderd. Doel van pijler 1 was om de aanpak van (langdurig) verzuim hoger op de agenda te krijgen en samen met de werkgevers het langdurig verzuim terug te dringen. Langdurig verzuim leidt immers tot zeer hoge vervangingskosten, die uiteindelijk ten laste komen van de schoolbesturen omdat de premies dan hoger worden. Het bespreken van de langdurig verzuimers met besturen leverde naast de individuele casuïstiek tevens een goed inzicht in de kwaliteit van het verzuimbeleid en in de kwaliteit van de uitvoering daarvan. Op basis hiervan hebben de adviseurs adviezen verstrekt om het verzuimbeleid en de uitvoering daarvan te optimaliseren. 25

27 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 4 Maatwerkbudget voor versnelde re-integratie Om de re-integratie van deze langdurig verzuimers te bespoedigen kon een adviseur, daar waar mogelijk, Maatwerkbudget inzetten. Dit was een tegemoetkoming in en/of vergoeding van kosten voor bepaalde zorgverlening. Voor Maatwerkbudget was in 2014 een budget van beschikbaar. In 2014 zijn 36 aanvragen binnengekomen, waarvan 35 toegewezen (97%). Met de toewijzingen was een totaal bedrag gemoeid van Het beschikbare budget is dus niet volledig benut; dit zal in 2015 een definitieve bestemming krijgen. Pijler 2: Meerkracht De tweede pijler is de tijdelijke subsidieregeling Meerkracht. Deze regeling eindigde per 31 december De regeling richtte zich op de begeleiding van frequent verzuimers met als doel langdurig verzuim te voorkomen. Om een beroep te kunnen doen op de subsidieregeling werd als voorwaarde gesteld dat het beleid en de uitvoering van het beleid voor frequent verzuimers op orde zijn. Voor Meerkracht was in 2014 een budget beschikbaar van In 2014 zijn 38 aanvragen voor Meerkracht ingediend. Hiervan zijn 34 aanvragen toegewezen voor een totaal bedrag van Ook hier is dus sprake van onderuitputting; dit zal in 2015 een definitieve bestemming krijgen. Pijler 3: Tenderregeling Werkplezier De derde pijler binnen Schakel! was de Tenderregeling Werkplezier. Deze regeling een subsidieregeling op organisatieniveau is in 2013 gestart. Binnen deze regeling konden schoolbesturen in drie aanvraagrondes projecten indienen, waar ze via mailing, een folder en via de website op zijn geattendeerd. De beste ideeën ideeën waarbij men met een andere bril naar werkdruk kijkt zijn beloond met een subsidiebedrag van maximaal Een selectiecommissie beoordeelde de projecten en hanteerde de volgende beoordelingscriteria: Vernieuwend karakter: max. 20 punten Pragmatisch karakter: max. 20 punten Verwacht rendement: max. 20 punten Duurzame aanpak: max. 20 punten Generiek toepasbaar voor een brede groep medewerkers: max. 20 punten De projecten moesten in totaal tenminste 75 punten krijgen om voor subsidie in aanmerking te komen. Het totaal beschikbare subsidiebudget is verdeeld over de hoogst scorende aanvragen per aanvraagronde. In 2013 zijn twee tranches opengesteld (in totaal 109 aanvragen, waarvan 41 toegewezen (38%) voor een bedrag van ). In Q is de laatste tranche opengesteld. Het budget voor deze tranche bedroeg In deze tranche zijn 89 aanvragen ingediend, waarvan 26 (29%) toegewezen voor een totaal bedrag van De te hoge inschatting van de geraamde lasten per ultimo 2013 is ten gunste van het resultaat 2014 gebracht. Het niet bestede geld zal in 2015 een definitieve bestemming krijgen. 26

28 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Flankerend beleid van het Vervangingsfonds De derde tranche liet dus een stijging zien van het aantal aanvragen ten opzichte van de eerste twee tranches. Echter, procentueel gezien daalde het aantal toegewezen aanvragen. Dit kwam vooral doordat de kwaliteit van de aanvragen minder goed was dan in de vorige tranches. Aanpak Werkdruk In het vervolg op de studiedagen Werkplezier zoals deze in 2013 zijn georganiseerd, zijn in 2014 diverse bijeenkomsten georganiseerd om met scholen dieper in te gaan op de relatie verzuim/werkdruk. Het Vervangingsfonds heeft geïnventariseerd aan welke voorwaarden een project op het gebied van werkdruk moet voldoen, wil het interessant zijn voor scholen. De scholen gaven aan dat een project op het gebied van werkdruk meerwaarde voor hen heeft, als de onderdelen netwerken, deskundigheid en cultuurverandering erin voorkomen. Vervolgens heeft de werkgroep een conceptprojectplan opgesteld en voorgelegd aan de scholen. De planning is dat het projectplan in 2015 wordt uitgevoerd. Het voorstel bevat interventies op verschillende niveaus: op schoolniveau, op regionaal niveau en op landelijk niveau. 36 scholen zullen deelnemen. De werkgroep zet de werkdrukscan in om het effect van de interventies op scholen te meten. Belangrijke producten van het Vervangingsfonds In het afgelopen jaren heeft het Vervangingsfonds diverse producten en diensten voor het PO ontwikkeld om besturen en scholen te faciliteren bij het uitvoeren van wettelijke taken op dit gebied. Onderstaand volgt een korte toelichting op deze producten en een update over de inspanningen in 2014 om deze producten continu te verbeteren en te promoten. Arbomeester2 De Arbomeester2 is een door het steunpunt Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) erkend branche instrument voor het PO om een RI&E uit te voeren (1x per 4 jaar). Het instrument helpt arbo-risico s te signaleren en legt de basis voor een gezonde werkomgeving in het PO. In 2014 is een managementinformatiesysteem opgeleverd ten behoeve van de Arbomeester2. Dit systeem levert relevante informatie voor het Vervangingsfonds, waardoor bepaalde trends zichtbaar worden. Om Arbomeester2 goed over het voetlicht te brengen, zijn diverse communicatieacties uitgevoerd. Zo is een introductiefilmpje voor de Arbomeester2 ontwikkeld om besturen nadrukkelijker attent te maken op de Arbomeester2. Verder zijn naar aanleiding van de gebruikerservaringen enkele wijzigingen doorgevoerd die het werken met de Arbomeester2 gemakkelijker maken. Zo zijn van de meest gestelde vragen bij het Arbo Adviescentrum instructievideo s gemaakt en is de Arbomeester2 nu tablet proof. Om ervoor te zorgen dat scholen het maximale uit de Arbomeester2 halen, organiseert het Vervangingsfonds trainingen. In 2014 hebben 10 trainingen plaats- 27

29 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 4 gevonden. Hier hebben in totaal 119 mensen aan deelgenomen. De gemiddelde beoordeling van de trainingen door de deelnemers was een 8,2. De contactgegevens van de deelnemers zijn na afloop doorgegeven aan de adviseurs. De adviseurs nemen contact op met de deelnemers om te vragen of meer begeleiding/nazorg wenselijk is en om te informeren hoe ze in de praktijk met de Arbomeester2 om (willen) gaan. Arbocatalogus De Arbocatalogus PO is ontwikkeld om aan de algemene eisen uit de wet inzake Arbeidsomstandigheden te voldoen. De catalogus vertaalt in praktische oplossingen hoe een schoolbestuur aan zijn verplichting kan voldoen om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving van de medewerkers op de scholen. De Arbocatalogus sluit aan op de Arbomeester2. Hierdoor zijn oplossingen uit de Arbocatalogus direct gekoppeld aan risico s uit de Arbomeester2. Positief in 2014 is dat een stijging in het gebruik van de Arbocatalogus is te zien ten opzichte van In 2013 bezochten mensen samen pagina s van de arbocatologus. In 2014 bezochten mensen ( t.o.v. 2013) tezamen pagina s ( t.o.v. 2013) van de arbocatalogus. De meest geraadpleegde oplossingen op de site in 2014 waren: brandpreventie BHV veiligheidsbeleid, binnenklimaat/co2 en agressie en geweld. Werkdrukscan Eind 2013 is de Werkdrukscan in gebruik genomen door de adviseurs. Deze scan kunnen adviseurs gebruiken om de werkdruk op scholen te meten. Op basis hiervan kunnen school(bestuur) en werknemer gerichte maatregelen nemen om de werkdruk aan te pakken. In 2014 zijn 171 werkdrukscans uitgevoerd op scholen. Welzijnscheck Onderwijspersoneel Met de (gratis) Welzijnscheck krijgt een medewerker in het PO zicht in zijn/haar eigen welzijnssituatie. Daarnaast tonen gegevens van alle personeelsleden bij elkaar de welzijnssituatie op een school. In 2014 zijn in totaal 296 vragenlijsten ingevuld. In 2013 waren dit er 1.123, een afname dus in 2014 van bijna 75% ten opzichte van Hier is nog geen duidelijke verklaring voor. Helpdesk en Arbo adviescentrum PO Klanten van het Vervangingsfonds kunnen met vragen bij de helpdesk en het Arbo Adviescentrum PO van het Vervangingsfonds terecht (telefonisch, of via website en ). De helpdesk beantwoordt vragen over het reglement, premies, declaraties, vervangingskosten en/of subsidies. In 2014 heeft de helpdesk bijna 664 s via de centrale mailbox ontvangen. Daarnaast beantwoordde de helpdesk bijna 738 telefoongesprekken. De meeste vragen hadden betrekking op vervangingspools en digitaal declareren. Ook het reglement van het Vervangingsfonds is vaak onderwerp in s en telefoongesprekken. Bij het Arbo Adviescentrum PO kunnen klanten terecht met vragen over arbeids- 28

30 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Flankerend beleid van het Vervangingsfonds omstandigheden en over de (hierboven genoemde) producten en diensten van het Vervangingsfonds. De meeste vragen kwamen binnen over de Arbomeester2, de Arbocatalogus en de Onderwijsvacaturebank. Ook de adviseurs worden regelmatig benaderd met vragen over deze onderwerpen. Themagerichte trainingen en workshops Het Vervangingsfonds verzorgt regelmatig trainingen of voorlichtingsbijeenkomsten over een bepaald (nog te agenderen) thema dat schoolleiders of andere betrokkenen in het PO aangaat. Uit de evaluatieformulieren van de deelnemers blijkt dat onze klanten onze trainingen en cursussen bovengemiddeld goed waarderen. Aantal trainingsplaatsen ingevuld in 2014: 159 Aantal trainingen gegeven in 2014: 13 Gemiddelde waardering cursussen en trainingen 2014: 8,2 Adviesraad In 2010 is de adviesraad opgericht. De doelstelling van deze raad is om door het geven van adviezen een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsverhoging van de producten en de diensten van het Vervangingsfonds en het Participatiefonds. Hierbij is een tweetal functies te onderscheiden: Klankbord: algemene feedback m.b.t. producten en diensten voor het onderwijsveld Denktank: het leveren van input voor mogelijke verdere kwaliteitsverhoging. De adviesraad verricht zijn werkzaamheden in het belang van het schoolbestuur, de directie, het onderwijzend personeel, de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad en het onderwijs ondersteunend personeel in de sector PO. De adviesraad houdt zich niet bezig met individuele klachtenbehandeling. De adviesraad heeft tot taak de directie te adviseren over de ontwikkeling en implementatie van producten en diensten van het Vervangingsfonds en het Participatiefonds, namelijk: de algemene werkwijze ten aanzien van scholen en schoolpersoneel; de wijze van communicatie ten aanzien van de doelgroepen; de inhoud en vormgeving van producten en diensten; de resultaten van activiteiten in het onderwijsveld; de wijziging van de reglementen van het Vervangingsfonds en het Participatiefonds; de modernisering van het Vervangingsfonds; de rapportages van de uitvoeringsorganisaties; de activiteiten-plannen van de regio-adviseurs en re-integratiedeskundigen. Het reglement van de adviesraad is op 1 maart 2010 in werking getreden. In 2014 is de adviesraad vijf keer bijeen geweest. 29

31 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 5 5 Bezwaar en beroep Het Vervangingsfonds valt als bestuursorgaan onder de werking van de Algemene wet Bestuursrecht (Awb). Tegen besluiten van het Vervangingsfonds staat bezwaar en beroep open conform de Hoofdstukken 6, 7 en 8 Awb. De mogelijkheden Als een schoolbestuur het niet eens is met een beslissing van het Vervangingsfonds, dan is het mogelijk om binnen zes weken na dagtekening van deze beslissing bezwaar aan te tekenen bij het bestuur. Het kan gaan om een beslissing over de uitvoering van het Reglement Vervangingsfonds, of een beslissing in het kader van een aanvraag voor een subsidie. Het schoolbestuur kan vervolgens, indien het dat wenst, het bezwaarschrift tijdens een hoorzitting mondeling toelichten. De beslissing op het bezwaarschrift kan een volledige of gedeeltelijke gegrondverklaring, dan wel een ongegrondverklaring van het bezwaar inhouden. Is het schoolbestuur het met deze uitspraak niet eens, dan kan het binnen een termijn van zes weken beroep instellen bij de Sector Bestuursrecht van de Arrondissementsrechtbank binnen het rechtsgebied waar het schoolbestuur is gevestigd. Tenslotte is hoger beroep mogelijk bij de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. De Informele Aanpak In 2014 heeft het bestuursbureau zich gericht op de Informele Aanpak vanwege aantoonbare positieve uitkomsten daarvan. Deze betreffen o.a. meer intrekkingen van bezwaarschriften na een mondelinge toelichting op het bestreden besluit, grotere klanttevredenheid bij schoolbesturen en een toegenomen werkplezier bij de behandelende juristen. Inmiddels zijn de behandelende juristen ondersteund bij het vergroten van mediationvaardigheden en -technieken, waarmee de Informele Aanpak nog prominenter is gepositioneerd bij die behandeling van bezwaarschriften. Verdergaande toepassing van de Informele Aanpak bij de algehele dienstverlening blijft onverminderd een onderdeel op de agenda van het fonds, enerzijds vanuit de gedachte dat de Informele Aanpak onontbeerlijk is voor het voeren van behoorlijk bestuur en anderzijds omdat deze aanpak leidt tot een efficiënter en effectiever functionerend bestuursbureau. 30

32 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Bezwaar en beroep Commissie bezwaarschriften Het Bestuur van het Vervangingsfonds heeft een commissie ingesteld die namens het Bestuur de ingediende bezwaarschriften behandelt. De commissie bestaat uit een viertal leden. Op 31 december 2014 is de bezwaarschriftencommissie als volgt samengesteld: voorzitter: mr. P.H. Holthuis leden: drs. E.F. van Bokhoven mr. H.K. Evers mr. drs. L. van Noort A.A. Rolvink Gedurende de verslagperiode is de samenstelling van de bezwaarschriftencommissie niet gewijzigd. De bezwaarschriftencommissie is elf keer in vergadering bijeengekomen. De bezwaarschriften Aantallen Gedurende de verslagperiode zijn 87 bezwaarschriften bij het Bestuur ingediend (2013: 100 bezwaarschriften). Dit is een daling ten opzichte van de voorgaande jaren. In 2014 hebben 39 schoolbesturen van de mogelijkheid gebruik gemaakt hun bezwaarschrift tijdens een hoorzitting mondeling toe te lichten (2013: 16 hoorzittingen). 81 procent van de bezwaarschriften wordt binnen de daarvoor gestelde termijn afgehandeld. Jaar Ingediende bezwaarschriften Overzicht van het aantal ingediende bezwaarschriften vanaf 2010 tot en met

33 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 5 Onderwerpen Bij de bezwaarschriften gericht tegen beslissingen van het Vervangingsfonds is de volgende verdeling naar onderwerp te maken: Onderwerpen bezwaarschriften Reglement Vervangingsfonds Subsidie Aanvullend Pakket Bedrijfsgezondheidszorg 9 10 Subsidie Stimulans - - Subsidie PO-Actief - 2 Subsidie Maatwerk 2 3 Subsidie Tenderregeling Werkplezier 23 7 Totaal Overzicht van de onderwerpen van de bezwaarschriften in 2014 en 2013 Resultaten ingediende bezwaarschriften De resultaten van de ingediende bezwaarschriften zijn weergegeven in onderstaande tabel. De ingetrokken bezwaarschriften hebben vooral betrekking op de resultaten van ingestelde controles naar de rechtmatigheid van ingediende vervangingsdeclaraties. Indien bezwaarde aantoont dat vervangingsdeclaraties wel rechtmatig zijn ingediend, herziet het Vervangingsfonds de primaire beslissing onder voorwaarde dat het schoolbestuur gelijktijdig het bezwaarschrift intrekt. Dat verklaart het hoge aantal ingetrokken bezwaarschriften. Resultaten bezwaarschriften Ingetrokken (al dan niet na herziening) Nog in behandeling per 31 december Ongegrond Gegrond 13 3 Niet ontvankelijk 2 4 Totaal Overzicht van de onderwerpen van de bezwaarschriften 32

34 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Bezwaar en beroep De beroepschriften Gedurende de verslagperiode is een tweetal uitspraken gedaan betreffende ingesteld (hoger)beroep. De rechtbank Gelderland heeft een door een schoolbestuur ingediend beroepschrift ongegrond verklaard. De Raad van State heeft een door een schoolbestuur ingediend hoger beroep ongegrond verklaard, waarbij een uitspraak van de rechtbank Rotterdam is bevestigd. Intern klachtrecht Iedereen heeft het recht om bij het Vervangingsfonds een klacht in te dienen als hij of zij ontevreden is over de manier waarop hij of zij door het fonds wordt behandeld. Het klachtenreglement schrijft onder meer registratie en jaarlijkse publicatie voor van schriftelijk ingediende klachten. Gedurende het verslagjaar hebben zich dergelijke klachten niet voorgedaan. 33

35 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 6 6 Bedrijfsvoering Kerncijfers Primair Onderwijs (PO) ULTIMO 2014 ULTIMO 2013 ULTIMO 2012 Schoolbesturen Onderwijsinstellingen Schoolbesturen onder vrijwillige verevening Schoolbesturen (eigen risicodrager) nvt Premiepercentage verplicht 7,70 7,77 7,52 Premiepercentage vrijwillig 7,70 7,70 7,48 Volledig ERD (verplicht en vrijwillig) 0,22 0,29 nvt Vervangingsfonds (alle bedragen x 1.000) ULTIMO 2014 ULTIMO 2013 ULTIMO 2012 Premieopbrengsten Overige baten Vervangingskosten Overige lasten Resultaat Stand reserves

36 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Bedrijfsvoering Inleiding Een goede bedrijfsvoering is een voorwaarde om (beleids)doelen en prestaties te realiseren. De in dit hoofdstuk opgenomen informatie over de bedrijfsvoering geeft inzicht in de verschillende aspecten van de bedrijfsvoering van het Vervangingsfonds. Daartoe zullen in dit hoofdstuk zowel in wet- en regelgeving voorgeschreven onderwerpen als andere onderwerpen de aandacht krijgen. Doelmatigheid / financiële en niet-financiële prestatie-indicatoren; Risicobeheer; Kwalitatief inzicht in kosten bedrijfsvoering en omvang personeelsbestand; Uitvoeringsorganisaties t.b.v. het primaire proces (hiermee wordt dit hoofdstuk afgesloten). Kaderwet voor Zelfstandige Bestuursorganen Kwaliteit bedrijfsvoering en informatievoorziening Controles t.b.v. het Vervangingsfonds Rechtmatigheid Treasury Adviesraad Personele ontwikkelingen Doelmatigheid Een algemeen aanvaarde definitie van doelmatigheid is: de beoogde prestaties realiseren met de inzet van zo min mogelijke financiële, personele en materiële middelen. Het beheer en de organisatie van het Vervangingsfonds moeten ook hieraan voldoen. Deze definitie van doelmatigheid levert echter het probleem op van de kwantificeerbaarheid van de beoogde prestaties van het Vervangingsfonds. In het verslagjaar is het Vervangingsfonds tot overeenstemming gekomen met het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW) over de beste manier waarop over deze prestaties kan worden gerapporteerd. Met het oog op de aanstaande modernisering van het Vervangingsfonds is ervoor gekozen om in de beheersovereenkomst 2015 prestatie-indicatoren op te nemen die een beeld geven van verschillende doelmatigheidsaspecten. Deze kunnen tevens inzicht bieden in de doelmatigheid van de nieuwe vormgeving. Bij de jaarlijkse actualisatie kan dan bezien worden of en hoe de indicatoren eventueel dienen te worden aangepast of aangevuld. Hiermee wordt geborgd dat de jaarlijkse afspraken in de beheersovereenkomst tussen OCW en de fondsen aansluiten bij de actuele situatie als gevolg van de modernisering van de fondsen. Het streven naar doelmatigheid wordt als vanzelfsprekend uitgangspunt opgenomen in de beheersovereenkomst. De initiële prestatie-indicatoren zijn gebaseerd op de cijfers van

37 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 6 De volgende prestatie-indicatoren zullen worden opgenomen: Indicatoren Vervangingsfonds: 1. De uitvoeringskosten als percentage van de vervangingsdeclaraties wegens ziekte voor het Vervangingsfonds. 2. De uitvoeringskosten per declaratie vervangingen. 3. De gemiddelde kosten van een regio-adviseur t.b.v. BGZ per contact moment. 4. De gemiddelde kosten van een re-integratie deskundige t.b.v. BGZ per contact moment. 5. Alle uitvoeringskosten minus het BGZ-deel als percentage van de tegemoetkoming uitvoeringskosten OCW. 6. De BGZ-kosten als percentage van de OCW bijdrage BGZ-uitvoering. Hierbij gelden de volgende definities: Uitvoeringskosten: alle kosten die gemaakt worden ten behoeve van de activiteiten van de fondsen; te weten kosten bestuursbureau, uitvoeringsorganisaties en accountant. Vervangingsdeclaraties wegens ziekte: alle in rekening gebrachte kosten in het kader van de bekostigingsgrond ziekte. Declaratie vervanging: een unieke vervanging (A vervangt B) binnen het totaal aantal vervangingsdeclaraties dat in een kalenderjaar is ingediend. Contact moment: elk geregistreerd moment van contact tussen adviseur en cliënt/schoolbestuur (bezoek, mail, telefoon etc.). Tegemoetkoming uitvoeringskosten OCW: de bijdrage die OCW jaarlijks verstrekt als tegemoetkoming van de uitvoeringskosten. OCW bijdrage BGZ-uitvoering: de bijdrage die OCW jaarlijks verstrekt ter uitvoering van de BGZ-activiteiten. Voor 2014 bedragen de waarden bij deze prestatie-indicatoren: Indicator *) Waarde Uitvoeringskosten / alle vervangingsdeclaraties wegens ziekte 4,2 % Uitvoeringskosten per declaratie vervangingen 10,41 Gemiddelde kosten van een regio-adviseur t.b.v. BGZ per contact moment. Gemiddelde kosten van een re-integratie deskundige per contact moment. Uitvoeringskosten (BB, UVF, UPF) -/- kosten BGZ / tegemoetkoming uitvoeringskosten OCW ,4 % BGZ-kosten / OCW bijdrage BGZ-uitvoering 242,8 % *) Deze initiële prestatie-indicatoren met waarden over 2014 zijn de vergelijkingsbasis / vertrekpunt 36

38 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Bedrijfsvoering voor dezelfde indicatoren in Vooruitlopend op een inbedding van bovengenoemde doelmatigheidsindicatoren in de beheersovereenkomst met OCW, heeft het Vervangingsfonds op de volgende manieren invulling gegeven aan een herkenbare en bewuste uitvoering. Aantrekken inkoopmanager In het verslagjaar heeft het Vervangingsfonds een inkoopmanager aangetrokken. Belangrijke taken van hem zijn enerzijds om te bewaken dat de fondsen aan formele aanbestedingseisen voldoen en anderzijds om bij het inkopen van producten en diensten de beste prijs/kwaliteitsverhouding te bedingen. Inzichtelijk maken van kosten en baten van verschillende bedrijfsactiviteiten Door de samenhang tussen enerzijds de ingezette middelen en anderzijds de daarvoor geleverde prestaties inzichtelijk te maken, is het mogelijk om de doelmatigheid van de bedrijfsvoering te beoordelen. Het Vervangingsfonds kent de begrotingsentiteiten Business, Bedrijfsgezondheidszorg en Uitvoeringskosten, waarbij de entiteit Business nog nader is onderverdeeld in de subcategorieën Verplicht, Gedecentraliseerd Verlof en Vrijwillig. Gegeven de aparte financiering is beoordeling van de doelmatigheid per stroom nodig. Bedrijfsgezondheidszorg bestaat uit een groot aantal projecten die voor het uit-voeren van de taken zijn c.q. worden gepland als besteding van de beschikbare middelen, i.c. van Ministeries ontvangen subsidies. Een projectenadministratie maakt het mogelijk de doelmatigheid en de voortgang van deze projecten te volgen. In het verslagjaar is een start gemaakt met de verbetering van managementinformatie rondom de verschillende bedrijfsactiviteiten. Dit zal in de loop van 2015 worden afgerond. Begrotingsbewaking Uit een begroting en meerjarenraming blijkt in welke mate de beschikbare middelen toereikend zijn voor het verrichten van de taken van het fonds. Het meerjarig inzicht dient hoofdzakelijk ter visualisatie van eventuele grote verschuivingen in de nabije toekomst. Om inzicht te krijgen in de samenhang tussen de ingezette middelen en de geleverde prestaties, voert het Vervangingsfonds meerdere keren per jaar een nacalculatie uit op realisatie van de begroting. Daarbij is het doel een zodanige premie te heffen dat tegelijkertijd (1) de financiële last voor de scholen beperkt blijft en (2) de solvabiliteit van het Vervangingsfonds in stand blijft. In het verslagjaar heeft het Vervangingsfonds voor het eerst gewerkt met een (meerjarig) begrotingskader voor de begroting op flankerend beleid en uitvoering. Door dit meerjarig begrotingskader krijgt het Bestuur op transparante wijze inzicht in welke zaken leiden tot een (relatieve) premiestijging (of niet). De begroting voor flankerend beleid en uitvoering moet binnen het begrotingskader passen. 37

39 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 6 Dat wat onverhoopt niet in het kader past, maar wat in de ogen van de directie wel doorgang zou moeten vinden, wordt afzonderlijk aan het bestuur voorgelegd. Flexibel personeelsbestand Voor de uitvoering van de structureel te verrichten taken van (het bestuursbureau van het Vervangingsfonds) dient de personeelsomvang adequaat te zijn. Voor piekwerkzaamheden, eenmalig te verrichten werkzaamheden of werkzaamheden waarvoor een bijzondere expertise vereist is, kan extern personeel worden ingehuurd. Verantwoording In het verslagjaar is de verantwoording op de volgende wijze ingericht: Kwartaalrapportages. Het bestuursbureau informeert het bestuur over de ontwikkelingen in de afgelopen maanden en de verwachtingen met betrekking tot de rest van het jaar. Op basis daarvan kan het bestuur eventueel besluiten tot beleidswijzigingen. Vanaf 2012 is aan deze rapportage een liquiditeitsoverzicht toegevoegd. In 2014 wordt het bestuur ook per kwartaal geïnformeerd over de ontwikkeling van de rechtmatigheid. Jaarverslag. Het Vervangingsfonds stelt over ieder kalenderjaar een jaarverslag op. Dit jaarverslag bevat een inhoudelijk verslag over de in verslagperiode verrichte activiteiten op de diverse beleidsterreinen. Jaarrekening. Het Vervangingsfonds stelt over ieder kalenderjaar ook een jaarrekening op. De jaarrekening bevat de jaarcijfers en toelichting daarop en wordt afgesloten met de accountantsverklaring. Verantwoording aan OCW. De toezichthouder, het Ministerie van OCW, krijgt bovengenoemde kwartaalrapportages en het jaarverslag toegestuurd. Op deze manier legt het Vervangingsfonds verantwoording af over het gevoerde beleid en de ontwikkeling van vervangingskosten en kosten voor de bedrijfsgezondheidszorg. Risicobeheer Het risicobeheersingsbeleid van het Vervangingsfonds richt zich op duurzame bewaking van de solvabiliteit en liquiditeit van het fonds en het waar mogelijk beperken van de risico s voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van het fonds. Het Vervangingsfonds is het jaar begonnen met het relatief geringe eigen vermogen van 5,7 mln., waardoor de solvabiliteitspositie niet sterk was. De liquiditeitspositie was bij het begin van ,3 mln. Onderstaand wordt op beide financiële indicatoren nader ingegaan. Een verhandeling over het risicobeheersingsbeleid sluit deze paragraaf af. Solvabiliteitspositie Het Vervangingsfonds is 2014 begonnen met een relatief laag eigen vermogen. Om het eigen vermogen weer op een gezond niveau te krijgen heeft het bestuur nog in 2013 besloten tot een premieverhoging per 1 januari Om de nood- 38

40 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Bedrijfsvoering zakelijke premieverhoging niet te hoog te laten uitvallen, heeft het bestuur besloten dat het op gezond niveau brengen van het vermogen in een periode van maximaal 3 jaar zou moeten gebeuren. In de zomermaanden van het verslagjaar waren er signalen dat het fonds op een veel hoger dan begroot positief resultaat uit zou komen. Op basis daarvan heeft het bestuur besloten de eerder aan het scholenveld aangekondigde premieverhoging van 0,21%-punt per 1 augustus 2014 niet door te zetten, maar juist een premieverlaging van 0,5 %-punt voor reguliere besturen door te voeren (ERD-besturen: 0,07 %-punt). Met dit premiepercentage zou, zo was de verwachting in de zomer, de reserve van het Vervangingsfonds uitkomen op een stand van 59,5 mln. Een dergelijke stand was een zodanige verbetering van de solvabiliteitspositie dat het bestuur voor de begroting 2015 tot een nog verdere premiedaling per heeft besloten (van 7,7 % naar 6,5 % voor reguliere besturen, van 0,22 % naar 0,21 % voor ERD-besturen). Deze premiedalingen moeten (mede) leiden een verlaging van de reserve in de richting van de met OCW overeengekomen solvabiliteitsbuffer die voor het jaar 2014 ligt tussen 14,6 mln. en 23,1 mln. In de meerjarenbegroting is een zodanige ontwikkeling van premieopbrengsten en vervangingskosten opgenomen dat de reserve per ultimo 2015 zou uitkomen op 40,0 mln., en per ultimo 2016 op 23,9 mln., waarmee per die datum de bovenkant van de reserve zou zijn bereikt. Voor de jaren 2017 en 2018 zijn premieopbrengsten en vervangingskosten zodanig begroot dat de reserve respectievelijk zou uitkomen op 19,4 mln. en 19,1 mln. Per bedroeg de reserve 40,4 mln. Dit is 19,1 minder dan voorzien bij het opstellen van de begroting Of deze lagere beginpositie tot een wijziging gaat leiden op het eerder door het bestuur vastgestelde beleid om per ultimo 2016 uit te komen op of binnen de met OCW bandbreedte zal blijken als het bestuur in de zomer van 2015 de begroting voor 2016 en verder zal vaststellen. Op basis van de eerste resultaten in 2015 zal het bestuur, gegeven het definitieve resultaat 2014 en de verlaagde premiepercentages, in het tweede kwartaal van 2015 een besluit nemen over een eventuele aanpassing van de premie per 1 augustus Liquiditeitspositie De liquiditeitspositie van het Vervangingsfonds is gedurende het gehele jaar op posities geweest van meer dan 23 mln. Het jaar is afgesloten met een liquiditeitspositie van 58,9 mln. In het verslagjaar is derhalve op geen enkel moment een beroep gedaan op de kredietfaciliteit bij het Ministerie van Financiën. De verwachting is dat door de premieverlagingen van 1 januari 2015 de liquiditeitspositie weer zal gaan dalen, e.e.a. in lijn met de wens om de positie van de reserve op een niveau te brengen zoals overeengekomen met OCW. 39

41 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 6 Beleid ter beperking van de risico s Zoals aangegeven stuurt het Vervangingsfonds actief op de solvabiliteit en liquiditeit van het fonds. Periodiek worden (meerjaren-)begrotingen opgesteld voor de te verwachten ontvangsten en uitgaven. Aan de hand van tussentijdse rapportages volgt het bestuur (daarin geadviseerd door het bestuursbureau) of de premie en de vervangingsuitgaven zich conform plan ontwikkelen. Complicerende factoren voor de beheersing van risico s zijn de ontwikkelingen in het veld: afwezigheidskosten en de mate waarin zij worden gedeclareerd kunnen in behoorlijke mate fluctueren. De premie-opbrengsten zijn sterk afhankelijk van de verwachtingen ten aanzien van de personele ontwikkelingen in het primair onderwijs. Ook kunnen wijzigingen in de regelgeving (reglementen) zoals het doen vervallen van verlofgronden voor bekostiging en het muteren naar ERD-schap de uitgaven in belangrijke mate beïnvloeden. Voor korte termijn fluctuaties wordt de vergoeding aan de scholen veilig gesteld door de liquiditeitspositie en een kredietfaciliteit bij het ministerie. Beleidsmatig kan het bestuur desgewenst op elk moment een premiewijziging doorvoeren. Ten aanzien van de uitgaven voor Flankerend beleid wordt gewerkt met een periodieke begroting van de verwachte uitgaven. Een eventuele onderuitputting van de subsidieregelingen wordt doorgaans opgevolgd door versterking van de communicatie of aanpassing van de regeling. De uitvoeringskosten worden taakstellend gebudgetteerd en verantwoord. Voor 2015 streeft het Vervangingsfonds (zoals elders beschreven) naar het invoeren van een verzekerdenadministratie, waardoor ontwikkelingen eenvoudiger kunnen worden gevolgd. Het bestuur krijgt daardoor meer mogelijkheden tot het beheersen van de risico s. Risico s financiële instrumenten Het Vervangingsfonds maakt niet of nauwelijks gebruik van financiële instrumenten die leiden tot financiële risico s als bedoeld in de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving: Markt- of prijsrisico: de waarde van activa en passiva zijn nominaal en niet onderhevig aan valuta of prijsrisico s. Kredietrisico: Het Vervangingsfonds maakt geen gebruik van kredieten behoudens een (in 2014 niet gebruikte) kredietfaciliteit bij het Ministerie van Financiën van 23 mln. Uitstaande vorderingen worden in principe gefinancierd met eigen vermogen en nog te innen bedragen. 40

42 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Bedrijfsvoering Liquiditeitsrisico: Het Ministerie van OCW heeft voor het fonds afspraken gemaakt om te kunnen schatkistbankieren. Hierdoor kent het Vervangingsfonds geen financiële risico s anders dan vermeld in de paragraaf Liquiditeit. Kasstroomrisico: Het Vervangingsfonds kent geen kasstroomrisico anders dan de (normale) risico s die zijn verbonden aan het innen van premies en het vergoeden van kosten. Indien, en voor zover noodzakelijk, kan bij significante afwijkingen van de verwachtingen de premie worden aangepast. Kwalitatief inzicht in kosten bedrijfsvoering en omvang personeelsbestand De uitvoering van de activiteiten van het Vervangingsfonds is uitbesteed (premieinning, betaling facturen) aan de uitvoeringsorganisatie UVF in Heerlen (in het verslagjaar nog onderdeel van Loyalis Maatwerkadministraties). Het werk van de uitvoeringsorganisatie wordt gecoördineerd door het in Rotterdam gevestigde bestuursbureau. Opvallende elementen in de kosten bedrijfsvoering waren in het verslagjaar: Er is zwaar ingezet op het ontwikkelen van de onder het Vervangingsfonds ressorterende organisatie Predu die een alternatief gaat bieden als de verplichte aansluiting ergens tussen en ophoudt te bestaan. Hiervoor is en zal extra personeel worden aangesteld. Daarnaast zijn er ook voor dit doel externe krachten ingehuurd. In de begroting was hiermee al rekening gehouden; Voor de bovenstaand genoemde onder het Vervangingsfonds ressorterende organisatie was het noodzakelijk om extra kantoorruimte te huren. Dat was mogelijk op dezelfde verdieping in het kantoorgebouw waar het bestuursbureau al jaren zit. Ook hiermee was in de begroting al rekening gehouden; Er is aandacht gegaan naar het versterken van de financiële functie leidend tot de aanstelling van een projectcontroller voor (primair) het project Sectorplan en een verbetering van de managementinformatie. Daarnaast is de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbeterd op het terrein van het reglementsbeheer; Mede vanwege bovenstaand punt is het budget voor opleidingen volledig benut. Dit is in lijn met de ambitie om de medewerkers van het bestuursbureau het best mogelijke opleidingsniveau te bieden om de uit te voeren taken te kunnen verrichten; 41

43 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 6 Rechtmatigheid Op basis van de eerste drie kwartaalrapportages 2014 zijn er sterke aanwijzingen dat de onrechtmatigheid op de reguliere vervangingsdeclaraties in 2014 significant zal zijn gedaald in 2014 ten opzichte van 2013 terwijl die voor de pooldeclaraties juist een tegenovergesteld beeld geeft (door het na-ijleffect van de declaraties zijn de definitieve jaarcijfers pas bekend na vaststelling van dit jaarverslag door het Bestuur). Deze vermeende ontwikkeling op de reguliere vervangingsdeclaraties was het gevolg van een bestuursbesluit in het najaar van 2013 om nieuwe aanvullende maatregelen te treffen, die op de korte termijn een bijdrage zouden kunnen leveren aan de verbetering van de rechtmatigheid. Onderstaand wordt kort hierop ingegaan. Het rechtspositioneel verlof laten vervallen als bekostigingsgrond In 2014 hebben de sociale partners overlegd over de (nabije) toekomst van het Vervangingsfonds. Dit overleg heeft er mede toe geleid om in het reglement rechtspositioneel verlof niet meer als bekostigingsgrond voor het Vervangingsfonds te behouden met ingang van Voorlichting Om het bewustzijn omtrent de onrechtmatigheid te vergroten en de schoolbesturen vroegtijdig informatie te geven over mogelijke onrechtmatige declaraties, is besloten om alle correspondentie via de schoolbesturen te laten lopen en in afschrift aan de AK s. Het vergroten van het bewustzijn voor rechtmatigheid gebeurt mede via het sturen van gerichte brieven aan het scholenveld op veel voorkomende fouten en het belang van een goede naleving van de regelgeving. Deze brieven verschijnen ook op de website van het fonds. Een gerichte voorlichtingsactie in 2014 betrof, net als in 2013, de werking van het reglement rondom artikel 19 van het reglement (bekostigde vervanging tijdens de vakantieperiode). De dienaangaande controle over de zomervakantie 2013, die tot in het verslagjaar heeft plaatsgevonden, heeft tot veel terugvorderingen geleid. In 2015 en latere jaren zal worden doorgegaan met periodieke voorlichtingsbijeenkomsten en gerichte communicatie over alle maatregelen in het kader van het verbeterplan rechtmatigheid. Tot slot is zowel een statische (= een schema vervangen en declareren) als dynamische (digitale) beslisboom (= quick view vervangingsmogelijkheden) ontwikkeld om de vragende partij op een heldere en praktische manier uitleg te geven over de regelgeving die er bestaat rondom het rechtmatig declareren van een vervanging bij het Vervangingsfonds. Vooral de dynamische beslisboom wordt veel gebruikt. 42

44 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Bedrijfsvoering Intensivering controles Het Vervangingsfonds zal de bestaande controlemogelijkheden intensiveren, dan wel uitbreiden: Systeemcontroles De uitvoeringsorganisatie heeft meer dan 70 controles in de geautomatiseerde systemen opgenomen Daarnaast hebben de diverse salarisverwerkers / softwareleveranciers eveneens systeemcontroles ingericht om fouten preventief te detecteren. In 2014 is een werkgroep gestart om gezamenlijk na te gaan waar nog extra controles mogelijk waren. Het doel van de werkgroep was enerzijds om gezamenlijk de gehele keten van declareren te doorlopen, te beoordelen welke geautomatiseerde maatregelen nog mogelijk zijn ter verbetering van de rechtmatigheid van de declaraties. Anderzijds was het doel om gezamenlijk te komen tot aanpassingen in de (al dan niet) geautomatiseerde processen, zodat foutief ingediende declaraties worden ondervangen in de systeemcontroles van salarisverwerkers (en het Vervangingsfonds die dus niet meer kan ontvangen). Naar mening van het bestuursbureau hebben de bijeenkomsten van deze werkgroep bijgedragen aan de positieve richting waarin de onrechtmatigheid zich in 2014 heeft ontwikkeld. Themacontroles De uitvoeringsorganisatie heeft zich in dit verslagjaar, net als in 2013, ook gericht op bijzondere declaratiegroepen naast de al gebruikelijke controles. Dit zijn zogenaamde themacontroles. Dit verslagjaar zijn opnieuw schoolbesturen onderzocht die kort buitengewoon verlof en vervanging in de zomermaanden hadden gedeclareerd. De uitvoeringsorganisatie voert het hele jaar door themacontroles uit. Daarnaast heeft de uitvoeringsorganisatie regelmatig op basis van de beschikbare gegevens / data plausibiliteitsonderzoeken uitgevoerd naar mogelijke onrechtmatige declaraties (bijvoorbeeld controle op de vervangingspool wanneer er wel een financiële declaratie was, maar geen onderbouwing was verkregen voor de vervanging) Intensivering voorcontroles Voorafgaand aan doorgifte aan de accountant controleert UVF steekproefsgewijs een aantal declaraties. Deze worden voorcontroles genoemd. In het kader van deze voorcontroles zijn steekproefsgewijs bij specifieke declaratiegroepen aanvullende bewijsstukken opgevraagd. Hierbij ging het met name om het opvragen van bewijsstukken bij de handmatige declaraties. Aanvullende controles Het Vervangingsfonds is in 2014 aanvullende controles gaan uitvoeren bij schoolbesturen waarvan was geconstateerd dat zij een onrechtmatige declaratie hebben ingediend of waarover geen zekerheid was te krijgen. 43

45 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 6 In geval van een onrechtmatige declaratie werden bij hetzelfde schoolbestuur door de accountant 10 extra declaraties gecontroleerd. In het geval van een resterende onzekerheid controleerde de accountant 5 extra declaraties. Nadrukkelijk zij hierbij vermeld dat al deze aanvullende controles niet meetellen bij het bepalen van het onrechtmatigheidspercentage. Aanvullende maatregelen Sanctioneren Het kunnen opleggen van een sanctie voor een zelfstandig Bestuursorgaan met een omvangrijke regeluitvoerende taak is een onmisbaar instrument om de rechtmatigheid van de uitvoering weer op peil te brengen. Het Vervangingsfonds heeft thans niet de bevoegdheid om punitieve sancties op te leggen bij (frequente) onrechtmatige vervangingsdeclaraties. Het ministerie van OCW is verzocht om de moglijkheid van het opleggen van punitieve sancties door het Vervangingsfonds in het leven te roepen, maar het antwoord op dat verzoek was negatief. In 2015 gaat het Vervangingsfonds nader onderzoeken welke alternatieve mogelijkheden er zijn. Reglement 2014/2015 Het bestuur heeft in verslagjaar het reglement vereenvoudigd en verbeterd. In het schooljaar is per de mogelijkheid om rechtspositioneel verlof te declareren vervallen. Daarnaast is ook het declareren tijdens de zomervakantie duidelijker neergezet. Verder zijn er geen vereenvoudigingen. Nieuwe vereenvoudigingen komen met het nieuwe dienstverleningsconcept in augustus Herinrichting declaratieprocessen en verbetering automatisering In het kader van de veranderende wensen en eisen van schoolbesturen heeft het Vervangingsfonds nieuwe contractafspraken gemaakt met de uitvoeringsorganisatie. Om te komen tot een sterk verbeterde dienstverlening overeenkomstig de nieuwe contractafspraken zal de uitvoeringsorganisatie het gehele proces van innen van premies en vergoeden van declaraties zodanig inrichten dat de onrechtmatigheid tot onder het niveau van maximaal 1% zal dalen in Kaderwet voor Zelfstandige Bestuursorganen Met ingang van 2012 valt het Vervangingsfonds onder de Kaderwet voor Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO). Als gevolg hiervan is de rol van toezichthouder van het Ministerie van OCW veranderd in die van goedkeurende instantie. Dit heeft consequenties voor zowel de begroting als de jaarrekening. Formeel kan de staatssecretaris van OCW de begroting en de jaarrekening tegenhouden als deze naar zijn mening in strijd zijn met de Wet of met het algemeen belang. Met ingang van 2012 moet voor 15 maart van het volgende jaar het jaarverslag binnen zijn bij de Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal (Kaderwet art. 18, lid 2). 44

46 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Bedrijfsvoering Separaat daaraan dient de jaarrekening eveneens voor 15 maart aan de minister van OCW ter goedkeuring worden voorgelegd (Kaderwet art. 34, lid 1 en 2). Bij deze jaarrekening dient de accountant: a. Een getrouwheidsverklaring te verstrekken. b. Een rechtmatigheidsverklaring af te geven. In de beheersovereenkomst met OCW is overeengekomen dat de rechtmatigheidsverklaring onderdeel is van een voor 1 juli separaat door de accountant afgegeven verklaring. Hoewel de Kaderwet geen uiterste datum bevat voor het aanleveren van de begroting, heeft het Vervangingsfonds hierover wel een afspraak met de staatssecretaris van OCW gemaakt: hij verwacht op 15 oktober van jaar t de begroting voor het jaar t+1 en de meerjarenbegroting voor de jaren t+2 t/m t+4. Kwaliteit bedrijfsvoering en informatievoorziening De uitvoeringsorganisatie van het Vervangingsfonds (UVF) beschikt over het ISOcertificaat. Dit certificaat heeft een geldigheidsduur van 3 jaar; de laatste keer dat het is verlengd was in Dit ISO-certificaat is een kwaliteitskeurmerk over de bedrijfsvoering. Het zegt feitelijk dat de uitvoeringsorganisatie werkt volgens bepaalde gestandaardiseerde procedures. De certificerende instantie voert elk jaar een toets uit om de voortgang van de bijsturing te blijven monitoren. Daarnaast beoordeelt deze instantie op welke wijze UVF actuele ontwikkelingen in haar bedrijfsvoering verwerkt en hierop haar processen bijstuurt. In het verslagjaar heeft het bestuursbureau een vervolg gegeven aan het in 2013 gestarte Project financiële functie / managementinformatie. De aanleiding voor dit project was de constatering dat meer en hogere eisen moeten worden gesteld aan de kwaliteit van het financiële beheer van de fondsen, aan de transparantie, aan de rapportages en aan de (externe) verantwoording. Het project zal in 2015 worden afgerond. Treasury Op grond van de Comptabiliteitswet is het Vervangingsfonds als ZBO verplicht zijn overtollige middelen in deposito s bij het Ministerie van Financiën onder te brengen. Het Vervangingsfonds kiest daarbij voor deposito s met een variabele looptijd. Dit maakt dat ze op het door het Vervangingsfonds gewenste moment opvraagbaar zijn. Dit geeft het Vervangingsfonds de gewenste flexibiliteit en een verschil in renteopbrengst tussen deposito s met vaste en variabele looptijd is er vrijwel niet. 45

47 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 6 Personele ontwikkeling Het bestuursbureau is gevestigd in Rotterdam. Bij het bestuursbureau zijn 35 medewerkers werkzaam (33,4 fte). Voor al deze medewerkers geldt dat ze zowel voor het Vf als voor het Pf werkzaam zijn. Uitvoeringsorganisatie t.b.v. het primaire proces De kosten van de uitvoeringsorganisatie bedroegen in het verslagjaar: UVF 3,5 mln. Zie voor een nadere toelichting op deze kosten hoofdstuk 8 over de jaarrekening. 46

48 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Organisatie 7 Organisatie Het Vervangingsfonds is een stichting die wordt bestuurd door een bestuur dat bestaat uit leden die zijn voorgedragen door werknemers- en werkgeversorganisaties. Het Bestuur Op 31 december 2014 was het Bestuur als volgt samengesteld: voorzitter mr. P.H. Holthuis leden A.J.F. Duif E.M. Verheggen J.C. Krijt mr. H.K. Evers drs. W.P.A.J.A. de Jong H.F.J. Hoedemakers drs. E.F. van Bokhoven E.P.M. van Dorp In 2014 hebben zich geen wijzigingen in de samenstelling van het Bestuur voorgedaan. Op grond van het voorschrift van artikel Boek 2 BW vermeldt het fonds dat het Bestuur, de mannelijke voorzitter meegerekend, bestaat uit 7 mannen en 2 vrouwen. 47

49 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 7 De Auditcommissie In 2007 is een Auditcommissie ingesteld. De taak van deze commissie is het informeren en adviseren van het Bestuur en de directie over de volgende onderwerpen: 1. de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving. 2. de financiële informatieverschaffing door Vervangingsfonds/Participatiefonds: toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de behandeling van schattingsposten in de jaarrekening, prognoses, werk van de externe accountant terzake; 3. voorstellen aan het Bestuur tot het vaststellen van de jaarrekening; 4. voorstellen aan het Bestuur tot het vaststellen van de begroting; 5. adviseren van het Bestuur en directie aangaande de door de accountant uitgebrachte: managementletter naar aanleiding van de interim controle, accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekening, rapport van bevindingen inzake de rechtmatigheid, andere tussentijdse financiële rapportages, 6. aanspreekpunt van de directie op financieel gebied; 7. eerste bestuurlijke aanspreekpunt voor de accountant en de directie bij: financiële ontwikkelingen welke direct gevolg hebben voor (het functioneren van) de organisatie, onderwerpen waarvan de directie, de accountant of de commissie van mening is dat deze van dusdanige aard zijn dat deze (voorbereid door de commissie) ingebracht dienen te worden in het Bestuur. Op 31 december 2014 was de Auditcommissie als volgt samengesteld: voorzitter: mr. P.H. Holthuis lid vanuit het bestuur: W.P.A.J.A. de Jong leden van buiten het bestuur: P.A. Taapke RA mr. N. Ph. Geelkerken A.A. Rolvink Gedurende de verslagperiode is de samenstelling van de Auditcommissie gewijzigd. De heer mr. N. Ph. Geelkerken heeft zich teruggetrokken. Per ultimo 2014 was nog niet voorzien in deze vacature. 48

50 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Organisatie De Auditcommissie is in het verslagjaar zeven keer in vergadering bijeengekomen. Tijdens deze bijeenkomsten heeft de auditcommissie adviezen opgesteld aan het Bestuur van het Vervangingsfonds over de volgende onderwerpen: Jaarverslag 2013 Managementletter 2013 Concept beheersovereenkomst 2015 met OCW Ontwikkeling rechtmatigheid en Verbeterplan Plannen inzake de ontwikkeling van Predu Begroting inclusief premieverlaging per Bestuursbureau Het bestuursbureau van het fonds heeft tot taak: de beleidsvoorbereiding voor het Bestuur en het coördineren en uitvoeren van het beleid dat het Bestuur heeft vastgesteld. Daarnaast verzorgt het bestuursbureau de aansturing van de uitvoeringsorganisatie. Uitvoeringsorganisatie Bij de uitvoeringsorganisatie in Heerlen werken per ultimo 2014 voor het Vervangingsfonds in totaal 49,5 fte. De organisatiestructuur van UVF is als volgt: Organogram Uitvoeringsorganisatie Heerlen Manager Business ondersteuning / automatisering Secretariaat Helpdesk / Uitvoering / Financiële administratie Beleid en communicatie Regioadviseurs en Reïntegratiedeskundigen 49

51 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 8 Jaarrekening Balans per 31 december 2014 na resultaatverdeling (alle bedragen x 1.000) Activa Vlottende activa Te vorderen premie en premiedifferentiatie [1] Overige vorderingen en overlopende activa [2] Liquide middelen [3] Totaal activa Passiva Eigen vermogen [4] Kortlopende schulden Te betalen vervangingsuitkeringen [5] Nog te betalen premiedifferentiatie [6] Overige schulden en overlopende passiva [7] Totaal passiva Niet uit de balans blijkende verplichtingen [8]

52 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Rekening van Baten en Lasten over 2014 (alle bedragen x 1.000) Baten Premie opbrengsten [9] Overige opbrengsten [10] Subsidie Flankerend beleid [11] Subsidie Flankerend beleid diverse opbrengsten [12] Subsidie Flankerend beleid uitvoering [13] Niet bestede middelen Flankerend beleid [14] Vergoeding uitvoeringskosten [15] Saldo financiële baten en lasten [16] 21-4 Overige Baten Totaal Baten Lasten Vervangingskosten [17] Kosten Flankerend beleid [18] Kosten Flankerend beleid uitvoering [19] Kosten uitvoering [20] Overige lasten Totaal Lasten Resultaat [21]

53 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Kasstroomoverzicht *) over 2014 (alle bedragen x 1.000) 2v Resultaat [21] Veranderingen in werkkapitaal: Toename vorderingen [1 t/m 2] Toename kortlopende schulden [5 t/m 7] Kasstroom uit operationele activiteiten Kasstroom uit investeringsactiviteiten - - Kasstroom uit financieringsactiviteiten - - Netto kasstroom Beginstand liquide middelen Netto kasstroom Eindstand liquide middelen [3] *) Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. 52

54 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Toelichting behorende tot de jaarrekening 2014 Algemeen De statutaire vestigingsplaats van de Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs is Rotterdam. Het huidige vestigingsadres is Blaak 22 te Rotterdam. De hoofdactiviteiten van deze stichting volgens haar statuut zijn: het bieden van waarborgen aan aangeslotenen voor de kosten van vervanging bij afwezigheid van personeel en kosten voortvloeiend uit verplichtingen uit hoofde van de rechtspositie van personeel in het primair onderwijs, voor zover dat gebruik maakt van de regeling voor onvrijwillige taakvermindering krachtens de op het betreffende personeelslid toepasselijke onderwijswetgeving. het invoeren en in stand houden van bedrijfsgezondheidszorg in het onderwijs, alsmede het bevorderen en bewaken van de kwaliteit van die zorg. De onderliggende jaarrekening bevat financiële informatie van de individuele rechtspersoon en heeft betrekking op het boekjaar Het bestuur heeft op 12 maart 2015 de jaarrekening opgemaakt. Toegepaste standaarden De jaarrekening is opgesteld volgens de bepalingen van de Beheersovereenkomst Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs versie 2008 waarbij conform bijlage 2 (Richtlijnen voor het jaarverslag van de Stichting Vervangingsfonds), artikel 5, de jaarrekening wordt opgesteld conform het model zoals opgenomen in de bijlage van die richtlijn en waarbij aan de gehanteerde begrippen een zelfde betekenis en inhoud toekomt als aan deze begrippen wordt verleend in titel 9 Boek 2 van het in Nederland geldende Burgerlijk Wetboek (BW). Dit betekent dat onder de beheersovereenkomst de toegepaste verslaggevingsgrondslagen gelijk zijn aan titel 9 Boek 2 BW met uitzondering van het Besluit Modellen Jaarrekening. De grondslagen die worden toegepast voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten tenzij anders vermeld. Continuïteit De jaarrekening is opgesteld uitgaande van de continuïteitsveronderstelling. Vergelijkende cijfers Ter bevordering van het inzicht zijn enkele vergelijkende cijfers aangepast zonder dat deze een effect hebben op het resultaat. 53

55 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling Voor zover niet anders is vermeld, worden activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Een actief wordt in de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de toekomstige economische voordelen naar de organisatie zullen toevloeien en de waarde daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Een verplichting wordt in de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de afwikkeling daarvan gepaard zal gaan met een uitstroom van middelen en de omvang van het bedrag daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Baten worden in de rekening van baten en lasten opgenomen wanneer een vermeerdering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermeerdering van een actief of een vermindering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. Lasten worden verwerkt wanneer een vermindering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermindering van een actief of een vermeerdering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. Indien een transactie ertoe leidt dat nagenoeg alle of alle toekomstige economische voordelen en alle of nagenoeg alle risico s met betrekking tot een actief of verplichting aan een derde zijn overgedragen, wordt het actief of de verplichting niet langer in de balans opgenomen. Verder worden activa en verplichtingen niet meer in de balans opgenomen vanaf het tijdstip waarop niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden van waarschijnlijkheid van de toekomstige economische voordelen en betrouwbaarheid van de bepaling van de waarde. De opbrengsten en kosten worden toegerekend aan de periode waarop zij betrekking hebben. De jaarrekening wordt gepresenteerd in euro s, de functionele valuta van de onderneming. Alle financiële informatie in euro s is afgerond op het dichtstbijzijnde duizendtal, tenzij anders vermeld. Gebruik van schattingen De opstelling van de jaarrekening vereist dat het bestuur oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen, en van baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen worden voortdurend beoordeeld. Herzieningen van schattingen worden opgenomen in de periode waarin de schatting wordt herzien en in toekomstige perioden waarvoor de herziening gevolgen heeft. 54

56 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Financiële instrumenten Financiële instrumenten bevatten vlottende activa (te vorderen premies en premiedifferentiatie en overige vorderingen en overlopende activa), liquide middelen en kortlopende schulden (te betalen vervangingsuitkeringen, te betalen premiedifferentiatie en overige schulden en overlopende passiva). Financiële instrumenten worden bij eerste opname verwerkt tegen reële waarde. De inzet van financiële instrumenten gebeurt in geen geval voor speculatieve doeleinden. Vlottende activa Te vorderen premies, premiedifferentiatie, overige vorderingen en overlopende activa worden na eerste opname gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs op basis van de effectieve rentemethode, verminderd met eventuele bijzondere waardeverminderingsverliezen. Kortlopende schulden en overige financiële verplichtingen Te betalen vervangingsuitkeringen en te betalen premiedifferentiatie, overige schulden en overlopende passiva en overige financiële verplichtingen worden na eerste opname gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs op basis van de effectieve rentemethode. De inzet van financiële instrumenten gebeurt in geen geval voor speculatieve doeleinden. Bijzondere waardeverminderingen Indien er objectieve aanwijzingen zijn dat na eerste opname zich een gebeurtenis heeft voorgedaan die een negatief effect heeft gehad op de verwachte toekomstige kasstromen van dat actief en waarvan een betrouwbare schatting kan worden gemaakt, is het actief onderhevig aan een bijzondere waardevermindering. Vlottende activa De grondslagen voor de waardering van de vlottende activa zijn toegelicht onder de paragraaf Financiële instrumenten. Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde en staan ter vrije beschikking van het fonds. Onder de liquide middelen is ook de borgstelling voor de huur van het pand te Rotterdam opgenomen. Eigen Vermogen Financiële instrumenten die op grond van de economische realiteit worden aangemerkt als eigenvermogensinstrumenten, worden gepresenteerd onder het eigen vermogen. 55

57 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Kortlopende schulden en overige financiële verplichtingen De grondslagen voor de waardering van de kortlopende schulden en overige financiële verplichtingen zijn toegelicht onder de paragraaf Financiële instrumenten. Premie-inkomsten en vervangingskosten De premie-inkomsten worden berekend op een door het Vervangingsfonds vastgesteld premiepercentage. De schoolbesturen dragen het vastgestelde premiepercentage af over het bijdrage-inkomen zoals dit voor het aangesloten schoolbestuur van toepassing is. De vervangingskosten zijn de gedeclareerde loonkosten van de vervanger die door het bevoegd gezag van de betreffende afwezige worden gedeclareerd bij het Vervangingsfonds. WNT Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi)publieke sector (WNT) heeft de instelling zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing WNT en deze als normenkader bij het opmaken van deze jaarrekening gehanteerd. Overheidssubsidies Overheidssubsidies worden aanvankelijk in de balans opgenomen als vooruit ontvangen baten zodra er redelijke zekerheid bestaat dat zij zullen worden ontvangen en dat de organisatie zal voldoen aan de daaraan verbonden voorwaarden. Subsidies ter compensatie van door de organisatie gemaakte kosten worden systematisch als opbrengsten in de rekening van baten en lasten opgenomen in dezelfde periode als die waarin de kosten worden gemaakt. Resultaat Het resultaat bestaat uit de baten en lasten die samenhangen met de bedrijfsuitoefening. Pensioenen Uitgangspunt is dat de in de verslaggevingsperiode te verwerken pensioenlast gelijk is aan de over die periode aan het ABP verschuldigde pensioenpremies. Voor zover de verschuldigde pensioenpremies op balansdatum nog niet zijn voldaan, wordt hiervoor een verplichting opgenomen. Als de op balansdatum reeds betaalde premies de verschuldigde premies overtreffen, wordt een overlopende actiefpost opgenomen voor zover sprake zal zijn van terugbetaling door het fonds of van verrekening met de in de toekomst verschuldigde premies. Verder wordt op balansdatum een voorziening opgenomen voor bestaande additionele verplichtingen ten opzichte van het fonds en de werknemers, indien het waarschijnlijk is dat voor de afwikkeling van de verplichtingen een uitstroom van middelen zal plaatsvinden en de omvang van de verplichtingen betrouwbaar kan worden geschat. Het al dan niet bestaan van additionele verplichtingen 56

58 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening wordt beoordeeld aan de hand van de uitvoeringsovereenkomst met het fonds, de pensioenovereenkomst met de medewerkers en andere (expliciete of impliciete) toezeggingen aan werknemers. De voorziening wordt gewaardeerd tegen de beste schatting van de contante waarde van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen op balansdatum af te wikkelen. Voor een op balansdatum bestaand overschot bij het bedrijfstakpensioenfonds wordt een vordering opgenomen als de onderneming de beschikkingsmacht heeft over dit overschot, het waarschijnlijk is dat het overschot naar de onderneming zal toevloeien en de vordering betrouwbaar kan worden vastgesteld. Bepaling reële waarde Een aantal grondslagen en toelichtingen in de jaarrekening van de stichting vereisen de bepaling van de reële waarde van zowel financiële activa en passiva. Voor waarderings- en informatieverschaffingsdoeleinden is de reële waarde voor de kortlopende vorderingen en kortlopende schulden geschat tegen de contante waarde van de toekomstige kasstromen. 57

59 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Toelichting op de Balans 2014 Activa (alle bedragen x 1.000) Te vorderen premie en premiedifferentiatie [1] Te vorderen premie Te vorderen premiedifferentiatie Totaal te vorderen premie en premiedifferentatie De te vorderen premie bestaat uit nog door schoolbesturen verschuldigde premies over De te vorderen premiedifferentiatie bestaat uit nog te verrekenen malus over het schooljaar 2013/2014 en de geschatte malus voor de maanden september tot met december voor het schooljaar 2014/2015. Bij de geschatte malus voor schooljaar 2014/2015 zijn de aannames en veronderstellingen aangepast aan de meest recente inzichten ten aanzien van premie- en declaratieontwikkeling voor de schoolbesturen die onder deze regeling vallen. Voor de volledig ERD-schoolbesturen is vanaf het schooljaar 2013/2014 deze regeling niet meer van toepassing. De te vorderen premie en premiedifferentiatie hebben een looptijd kleiner dan 1 jaar. Overige vorderingen en overlopende activa [2] Te ontvangen rente en overige debiteuren Te vorderen Participatiefonds Totaal overige vorderingen en overlopende activa Het Vervangingsfonds is verbonden met het Participatiefonds in die zin dat ze de uitvoeringskosten delen. Bovengenoemde vordering op het Participatiefonds is daarvan het gevolg. De overige vorderingen en overlopende activa hebben een looptijd van korter dan één jaar. 58

60 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Liquide middelen [3] Rekening courant Ministerie van Financiën Dit betreft het positieve saldo aan liquide middelen op de rekening courant bij het Ministerie van Financiën. Het rentepercentage hierop bedroeg gemiddeld 0,09 % (2013: 0,11%). Het fonds kan hierbij gebruikmaken van een kredietfaciliteit van 23 mln. bij het Ministerie van Financiën. 59

61 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Passiva (alle bedragen x 1.000) Eigen vermogen [4] Saldo begin boekjaar Resultaat boekjaar Saldo einde boekjaar Het eigen vermogen wordt jaarlijks gemuteerd met het saldo van de opbrengsten en kosten in het kader van de vervanging (regulier, gedecentraliseerd en vrijwillig), het Flankerend beleid, het resultaat over de uitvoering en de rentelasten. Het eigen vermogen kan onderverdeeld worden naar een viertal reserves: de reserve Vervangingsfondsactiviteiten, de reserve Gedecentraliseerd verlof, de reserve Vrijwillige Verevening en de reserve Flankerend beleid. De reserve Vervangingsfondsactiviteiten is bedoeld om de continuïteit en de solvabiliteit van het Vervangingsfonds veilig te stellen. In de Beheersovereenkomst tussen het ministerie van OCW en het Vervangingsfonds is overeengekomen dat het Vervangingsfonds een solvabiliteitsreserve dient aan te houden, die zich bevindt tussen 3% en 6% van de gemiddelde vervangingsuitgaven over de afgelopen drie boekjaren voor het Primair Onderwijs. De reserve wordt vermeerderd met een reservebuffer van 6 mln. Dit betekent dat de reserve zich per ultimo 2014 zou moeten bevinden tussen 14,6 mln. en 23,1 mln. Kortlopende schulden Te betalen vervangingsuitkeringen [5] Te betalen vervangingsuitkeringen Onder de te betalen vervangingsuitkeringen zijn de nog te betalen vervangingsuitkeringen per einde van het boekjaar opgenomen. De te betalen vervangingsuitkeringen hebben een looptijd van korter dan 1 jaar. In de post vervangingsuitkeringen is geen rekening gehouden met mogelijk terug te vorderen bedragen vanuit de onderhanden zijnde veldcontroles (Q4 2014) van onze accountant en met de uitgevoerde en uit te voeren acties vanuit onze uitvoeringsorganisatie in het kader van het Verbeterplan Rechtmatigheid De reden hiervoor is dat deze werkzaamheden momenteel nog niet zijn afgerond en de bedragen daardoor niet betrouwbaar zijn in te schatten. 60

62 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Nog te betalen premiedifferentiatie [6] Nog te betalen premiedifferentiatie De nog te betalen premiedifferentiatie betreft de nog te betalen bonus over de schooljaren 2013/2014 en 2014/2015. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de post Te vorderen premiedifferentiatie. De nog te betalen premiedifferentiatie heeft een looptijd van korter dan één jaar. Overige schulden en overlopende passiva [7] Aangegane verplichtingen subsidies en Flankerend beleid Vooruitontvangen subsidies Nog te betalen door VF voor sectorplan Overlopende passiva Totaal overige schulden De aangegane verplichtingen voor subsidies en Flankerend beleid zijn aan schoolbesturen toegezegde bedragen waarvoor nog geen (definitieve) afrekeningen zijn ontvangen. De vooruitontvangen subsidies hebben betrekking op door ministeries toegekende bedragen die nog niet zijn besteed of uitgekeerd. Daarnaast is apart onder de post nog te betalen door VF voor sectorplan de verplichting die het VF heeft aan het PF voor het Sectorplan Primair Onderwijs in beeld gebracht. De post overlopende passiva bevat nog niet gefactureerde kosten over De overige schulden en overlopende passiva hebben een looptijd van korter dan één jaar. 61

63 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Hieronder is een specificatie opgenomen van de vooruit ontvangen subsidies in het kader van de Wet Overige OCW subsidies. Toegekende subsidies in het kader van de Wet Overige OCW-Subsidies Datum toekenning Kenmerk subsidiebrief Omschrijving aard subsidie Toekenning subsidie Bestedingen in 2014 Bestedingen t/m Te besteden / terug te betalen per OND/OBD-13/28233 U Landelijke taken AVR en aanvullend pakket OND/OBD-2014/3815 Landelijke taken AVR en aanvullend pakket Totaal Door het fonds is in ,964 mln. aan subsidiemiddelen ontvangen. De verantwoording in de jaarrekening is als volgt: 6,494 mln. is verantwoord als Flankerend beleid voor o.a. de uitgevoerde trajecten en de bijbehorende begeleiding vanuit de adviesgeleding; 1,470 mln. is verantwoord als Flankerend beleid-uitvoering en bedoeld ter dekking van de urencapaciteit die de medewerkers van het bestuursbureau en de Uitvoeringsorganisatie (UVF) aan Flankerend beleid besteden; Per saldo resulteert het voorgaande in een onderbesteding voor 2014 van 3,140 mln. doordat op grond van een bestuurlijke keuze minder geld is besteed aan zowel de Flankerend beleid trajecten ( 2,79 mln.) als de Flankerend beleid-uitvoering ( 0,35 mln.). Het Vervangingsfonds is in gesprek met de subsidieverstrekker over mogelijke alternatieve aanwending van de nog niet bestede middelen 62

64 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Financiële instrumenten Algemeen Het fonds maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten die het fonds blootstelt aan kredietrisico s, marktrisico s, renterisico s, kasstroomrisico s en liquiditeitsrisico. Om deze risico s te beheersen heeft het fonds een beleid inclusief een stelsel van limieten en procedures opgesteld om de risico s van onvoorspelbare ongunstige ontwikkelingen in de markt en daarmee de financiële prestaties van het fonds te beperken. Het fonds zet geen afgeleide financiële instrumenten in om risico s te beheersen. Kredietrisico Het fonds loopt kredietrisico over de leningen en vorderingen opgenomen onder de kortlopende vorderingen en overige activa en liquide middelen. Het fonds hanteert interne procedures en gedragslijnen teneinde het kredietrisico inzake vorderingen te beperken. Renterisico en kasstroomrisico Het fonds loopt renterisico over de rentedragende vorderingen en schulden. Voor vorderingen en schulden met variabel rentende renteafspraken loopt het fonds risico ten aanzien van toekomstige kasstromen. Het fonds heeft geen afgeleide rente instrumenten afgesloten om de variabiliteit van de variabel rentende leningen te beperken aangezien dit risico als beperkt wordt geacht. Valutarisico Het fonds loopt geen valutarisico aangezien alle transacties in euro s plaatsvinden. Prijsrisico Het fonds bezit geen beleggingen in andere ondernemingen en loopt daardoor geen prijsrisico. Liquiditeitsrisico Het fonds bewaakt de liquiditeitspositie door middel van opeenvolgende liquiditeitsbegrotingen. Het bestuur ziet hiermee toe dat voor het fonds voldoende liquiditeiten beschikbaar zijn om aan de huidige verplichtingen te kunnen voldoen en om binnen de huidige kredietfaciliteit van het Ministerie van Financiën van 7 mln. te blijven. Het Ministerie van OCW heeft voor het fonds in het kader van het schatkistbankieren afspraken gemaakt met het Ministerie van Financiën teneinde het liquiditeitsrisico te beperken. 63

65 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Reële waarde De reële waarde is de contante waarde van toekomstige kasstromen gebaseerd op een rente die per balansdatum zou gelden voor gelijksoortige financiële instrumenten vermeerderd met een risicopremie. De reële waarde van in de balans opgenomen financiële instrumenten verantwoord onder liquide middelen, vlottende activa en lang- en kort lopende schulden benadert de boekwaarde daarvan. Niet uit de balans blijkende verplichtingen [8] Er is sprake van de volgende verplichtingen die niet uit de balans blijken: Er is een onderhandelaarsakkoord bereikt met de uitvoeringsorganisatie in Heerlen voor de jaren ter waarde van maximaal 41,1 mln; huurverplichtingen voor het gebouw en het dienstverleningscontract voor automatisering voor de periode met een resterende verplichting van 1,0 mln. Verbonden partijen Het Vervangingsfonds is nauw verbonden met de Stichting Participatiefonds voor het Onderwijs. Deze organisaties delen een gezamenlijk bestuursbureau waarvan de werknemers in dienst zijn van het Vervangingsfonds. De door het Vervangingsfonds gemaakte kosten voor het Participatiefonds, worden door het Vervangingsfonds doorbelast. De besturen van beide organisaties kennen een gelijke personele bezetting. 64

66 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Toelichting *) op de rekening van Baten en Lasten over 2014 (alle bedragen x 1.000) VERVANGINGFONDSACTIVITEITEN Baten Premie regulier Premie gedecentraliseerd Premie vrijwillig Premie-opbrengsten [9] [1 t/m 2] Resultaat premiedifferentiatie [5 t/m 7] WAO-ontvangsten Overige opbrengsten[10] Lasten Reguliere vervanging Gedecentraliseerd verlof Vervanging onder vrijwillige verevening Vervangingskosten [17] RESULTAAT VERVANGINGSFONDS- ACTIVITEITEN *) Detaillering van de in de rekening van Baten en Lasten opgenomen cijfers. 65

67 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 FLANKEREND BELEID Baten Subsidies Flankerend beleid [11] Subsidie Flankerend beleid diverse opbrengsten [12] Subsidie Flankerend beleid uitvoering [13] Niet bestede middelen Flankerend beleid [14] Totaal baten Flankerend beleid Lasten Aanvullend Pakket, Stimulans Maatwerk, Meerkracht en Tenderregeling Intensivering aanpak Voorlichting en communicatie Regio-advisering Re-integratiedeskundigen Project Schakel! Flankerend beleid-uitvoering bestuursbureau Flankerend beleid-uitvoering UVF Totale kosten Flankerend beleid [ ] RESULTAAT FLANKEREND BELEID

68 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Uitvoering Baten Vergoeding uitvoeringkosten [15] Saldo financiële baten en lasten [16] 21-4 Totale baten uitvoering Lasten Kosten bestuur Salarissen bestuursbureau Sociale lasten bestuursbureau Pensioenpremies bestuursbureau Kosten bestuur en personeelslasten BB doorbelast aan Participatiefonds Overige kosten bestuursbureau Project toekomstscenario s Overige projecten bestuursbureau Financieringskosten Sectorplan Accountants- en advieskosten Kosten uitvoeringsorganisatie Kosten uitvoering [20] Resultaat Uitvoering Samenvatting opbouw resultaat Resultaat Vervangingsfondsactiviteiten Resultaat Flankerend beleid Resultaat uitvoering Totaal resultaat [21]

69 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Wet Normering Topinkomens (WNT) [22] Voor het Vervangingsfonds vallen de volgende (top)functionarissen onder de werking van de WNT: Voorzitter Bestuursleden en hun gemachtigden Directie bestaande uit de directeur en de adjunct-directeur Zie voor een toelichting hierop de onderstaande tabel. WNT-tabel (alle bedragen x 1) Functie Naam Voorzittersclausule van toepassing Ingangsdatum Einddatum Omvang dienstverband Voorzitter Bestuur J P.H. Holthuis **) 01-jan 31-dec 0,20 Lid Bestuur N E.F. van Bokhoven *) 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N E.P.M. van Dorp *) 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N A.J.F. Duif ***) 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N H.K. Evers 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N H.F.J. Hoedemakers 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N W.P.A.J.A. de Jong 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N J.C. Krijt *) 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N E.M. Verheggen *) 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N P. van Lent *) 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N T.A.M.C. van de Pas *) 01-jan 30-nov n.v.t. Lid Bestuur N A. Bodegraven *) 01-dec 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N J.W. Prins *) 01-jan 31-dec n.v.t. Lid Bestuur N J. Veenstra *) 01-jan 31-dec n.v.t. Directeur N D.J.H.G. Vijgen 01-mrt 31-dec 1,00 Adjunct-directeur N M.R. Touw ****) 01-jan 08-dec 0,90 *) Deze bestuursleden krijgen de vergoeding niet persoonlijk; de vergoeding wordt overgemaakt naar de desbetreffende werkgevers. **) Deze beloning is inclusief de tegemoetkoming voor alle onkosten zoals reiskosten en lunches. ***) In verband met pensionering ontvangt dit bestuurslid vanaf 1 oktober de vergoeding rechtstreeks. ****)Met ingang van 8 december geen lid meer van de directie. 68

70 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Toelichting op de tabel Wet Normering Topinkomens De vergoeding van de bestuursleden per bezochte bestuursvergadering betreft een vacatievergoeding ( 125 / 250 per bestuurs- en/of commissievergadering) en een reiskostenvergoeding (woonplaats - locatie vergadering). Daarnaast krijgt de organisatie, indien en voor zover het desbetreffende bestuurslid daarvoor werkzaam is, een maandelijkse vergoeding ter dekking van gemaakte fondsen ( 200). Beloning Belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen Voorzieningen beloning betaalbaar op termijn Uitkeringen wegens beëindiging van het dienstverband Motivatie overschrijding van de norm ,

71 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Honoraria van de accountant De volgende honoraria van KPMG Accountants N.V. zijn exclusief BTW en zijn ten laste gebracht van het fonds, een en ander zoals bedoeld in artikel 2:382a lid 1 en 2 BW. Aard van de dienstverlening Onderzoek van de jaarrekening Andere controleopdrachten Andere niet-controlediensten Totaal honoraria Gemiddeld aantal werknemers Gedurende het boekjaar 2014 bedroeg het gemiddeld aantal werknemers omgerekend naar volledige mensjaren 33,4 (2013: 20,2). 70

72 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Jaarrekening Realisatie versus Begroting Het Vervangingsfonds stelt jaarlijks een begroting op voor het komende jaar. Hieronder wordt de realisatie vergeleken met de begroting over 2014: Realisatie versus begroting 2014 (alle bedragen x 1.000) Baten Werkelijk Begroot Verschil Premie-opbrengsten [9] Overige opbrengsten [10] Subsidies Flankerend beleid [11] Subsidie Flankerend beleid diverse opbrengsten [12] Subsidie Flankerend beleiduitvoering [13] Niet bestelde middelen Flankerend Beleid [14] Vergoeding uitvoeringskosten [15] Rentebaten [16] Totaal Baten Lasten Vervangingskosten [17] Kosten Flankerend Beleid [18] Kosten Flankerend Beleid uitvoering [19] Kosten uitvoering [20] Totaal Lasten Resultaat [21]

73 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Hoofdstuk 8 Bij het opstellen van de begroting 2014 is op basis van de trendcijfers van OCW verondersteld dat de totale populatie werkzaam in het onderwijs zou dalen. Dat is echter niet het geval. De meeropbrengst voor de premies bedraagt circa 12,1 mln. Daarnaast is in 2014 de CAO verbeterd, waardoor de lonen zijn verhoogd met circa 1,2%. De vervangingskosten waren in de begroting gebaseerd op een ziekteverzuim van 6,3%. In werkelijkheid blijkt het ziekteverzuim circa 6% te zijn, hetgeen resulteert in een daling van de vervangingskosten van circa 10 mln. Verder is de daling waarschijnlijk veroorzaakt door een lagere vervangingsgraad die mogelijk beïnvloed is door de grotere populatie in het primair onderwijs (waardoor een school zelf al meer vervangingscapaciteit heeft). Daarnaast speelt de aanscherping van de controle op de indiening van declaraties een rol in de hoogte van de vervangingskosten. Ten aanzien van het Flankerend beleid valt op dat een merkbaar kleiner beroep is gedaan op de beschikbare subsidies. Het Vervangingsfonds is met het Ministerie van OCW in gesprek over de aanwending van deze middelen. De uitvoeringskosten zijn iets lager dan begroot. Voor het ontwikkelen van de nieuwe dienstverlening was een aanzienlijk bedrag voorzien. Dit budget is niet geheel gebruikt. Rotterdam, 12 maart 2015 P.H. Holthuis Voorzitter van het Bestuur 72

74 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Overige gegevens Overige gegevens Statutaire regeling resultaat en resultaatbestemming De statuten bevatten geen bepalingen aangaande de resultaatbestemming. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 12 maart 2015 is besloten het resultaat als volgt te bestemmen: Het positieve resultaat van in totaal 34,8 mln. wordt volledig ten gunste van het eigen vermogen gebracht. Gebeurtenissen na balansdatum Onderstaand wordt verslag gedaan over enkele gebeurtenissen na balansdatum zonder financiële gevolgen. Doelmatigheid In het verslagjaar is het Vervangingsfonds tot overeenstemming gekomen met het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW) over de beste manier waarop over deze prestaties kunnen worden gerapporteerd. Met het oog op de aanstaande modernisering van het Vervangingsfonds is ervoor gekozen om in de beheersovereenkomst 2015 prestatie-indicatoren op te nemen die een beeld geven van verschillende doelmatigheidsaspecten. Deze kunnen tevens inzicht bieden in de doelmatigheid van de nieuwe vormgeving. Bij de jaarlijkse actualisatie kunnen partijen dan beoordelen of, en zo ja, hoe de indicatoren eventueel dienen te worden aangepast of aangevuld. Hiermee wordt geborgd dat de jaarlijkse afspraken in de beheersovereenkomst tussen OCW en de fondsen aansluiten bij de actuele situatie als gevolg van de modernisering van de fondsen. Het streven naar doelmatigheid wordt als vanzelfsprekend uitgangspunt opgenomen in de beheersovereenkomst. Reglement per De tekst van het reglement is grondig onder handen genomen. Met als resultaat een logischer opbouw en helder en eenduidig taalgebruik. Twee belangrijke wijzigingen daarin zijn de verruiming van de mogelijkheid om eigenrisicodrager te worden en het schrappen van rechtspositioneel verlof als bekostigingsgrond. Onderstaand wordt hierop nader ingegaan. 73

75 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Overige gegevens Vanaf 1 januari kunnen ook schoolbesturen met een lumpsum lager dan 20 mln. per jaar voortaan eigenrisicodrager worden als ze voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Instemming met de aanvraag door de PMR (= personeelsgeleding medezeggenschapsraad) 2. Instemming door de PMR met vastgesteld verzuim- en vervangingsbeleid; 3. Instemming door de PMR met een rapportage over succesvol uitgevoerd verzuim- en vervangingsbeleid gedurende minimaal een jaar voorafgaand aan het jaar waarin het verzoek is ingediend; 4. Een ziekteverzuimpercentage in 2013 dat lager was dan 4%. Rechtspositioneel verlof is verlof op grond van de CAO PO voor onder andere: Verhuizing Huwelijk Vakbondsverlof Uitoefening van het kiesrecht Ziekte van echtgenoot Het Bestuur heeft in 2014 besloten vervanging bij rechtspositioneel verlof vanaf niet langer te bekostigen. Hierdoor wordt de onrechtmatigheid terug gedrongen. Dit betekent dat vanaf 1 januari 2015 alleen vervanging van ziekteverlof en schorsing voor bekostiging in aanmerking komen. Schoolbesturen dragen hierdoor zelf het risico van afwezigheid op grond van bovenstaand genoemde redenen. Het voordeel is echter dat zij geen premie meer daarvoor betalen. Koepelstichting en Predu Het Bestuur van het Vervangingsfonds heeft op 9 oktober 2014 de intentie uitgesproken om in overleg met het Ministerie van OCW een Koepelstichting op te richten. Hiermee: a. creëren de fondsen mogelijkheden om eenvoudiger onderlinge dienstverlening tussen de fondsen te verrekenen; b. anticiperen de fondsen op een toekomst waarin zij, al dan niet als ZBO en al dan niet met (gedeeltelijke) wettelijke taken, kunnen blijven opereren als organisaties met een publieke, maatschappelijke taak: van en voor de sector en met op termijn ruimte voor activiteiten met een maatschappelijk, semicommercieel karakter. Voor het realiseren van deze intentie dienen de statuten van het Vervangingsfonds en het Participatiefonds te worden gewijzigd. Het Bestuur van het Vervangingsfonds heeft daarnaast op 9 oktober 2014 besloten om voor de juridisch-organisatorische inrichting van Predu te kiezen voor inrichting van Predu als organisatorische eenheid binnen het Vervangingsfonds. Voor Predu wordt daarmee vooralsnog niet gekozen voor het inrichten van een aparte juridische entiteit. 74

76 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Overige gegevens Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het Bestuur van Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening over 2014 van Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs te Rotterdam gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en de rekening van baten en lasten over 2014 met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het Bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven in overeenstemming met de Beheersovereenkomst Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs d.d. 1 september 2008 en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT). Op grond van de beheersovereenkomst zijn de toegepaste verslaggevingsgrondslagen gelijk aan Titel 9 Boek 2 van het in Nederland geldende Burgerlijk Wetboek (BW) met uitzondering van het Besluit Modellen Jaarrekening. Het Bestuur is tevens verantwoordelijk voor het opstellen van het bestuursverslag in overeenstemming met de Beheersovereenkomst Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs d.d. 1 september 2008 en Titel 9 Boek 2 BW. Het Bestuur is voorts verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Controleprotocol Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs behorende tot de Beheersovereenkomst Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs d.d. 1 september 2008 en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselec- 75

77 Jaarverslag Vervangingsfonds 2014 Overige gegevens teerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan gericht op het inrichten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de stichting. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het bestuur van de stichting gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen van Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs per 31 december 2014 en van het resultaat over 2014 in overeenstemming met de Beheersovereenkomst Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs d.d. 1 september 2008 en de bepalingen van en krachtens de WNT. Op grond van de beheersovereenkomst zijn de toegepaste verslaggevingsgrondslagen gelijk aan Titel 9 Boek 2 BW met uitzondering van het Besluit Modellen Jaarrekening. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 2.1 van het controleprotocol vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig de Beheersovereenkomst Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs d.d. 1 september 2008 en Titel 9 Boek 2 BW is opgesteld en of de in artikel 2:392 lid 1 onder b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd. Tevens vermelden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2.1 van het controleprotocol. Den Haag, 13 maart 2015 KPMG Accountants N.V. J.G.A. Bruinsma RA 76

78 Ontwerp Proforma visual identity, Rotterdam Contactgegevens Bestuursbureau Blaak TA Rotterdam T F E [email protected] Contactgegevens Uitvoeringsorganisatie Postbus JM Heerlen Bezoekadres: Burg. de Hesselleplein 31, Heerlen T F E [email protected]