Gemeenschappelijke Regeling Brandweer-GHOR Zuid-Limburg

Transcriptie

1 Bijlage 5 bij brief U d.d. 2 juli 2008: gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Regeling Brandweer-GHOR Zuid-Limburg Organisatieverordening Brandweer Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 1 van 15

2 Het Algemeen Bestuur van de Brandweer GHOR Zuid-Limburg gelet op: artikel 10.6 van de Gemeenschappelijke Regeling Brandweer- GHOR Zuid-Limburg besluit: vast te stellen het besluit op de organisatie van de Brandweer Zuid-Limburg Artikel 1 Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder: a. District: iedere organisatie-eenheid binnen de organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan de commandant/directeur en/of de programmadirecteur/directielid. b. Team: iedere organisatie-eenheid binnen een district of de centrale organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan de commandant/directeur en/of de programmadirecteur/directielid en/of het districtshoofd. c. Post: iedere organisatie-eenheid binnen en district die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan het districtshoofd. Een post is lokaal herkenbaar en zichtbaar. d. taakveld: iedere organisatie-eenheid binnen een team die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid heeft aan de teamleider van het desbetreffende team. e. Middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering en het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer t.a.v.: - het personeelsbeleid; - het organisatiebeleid - het financiële beleid; - het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen; - het informatiebeleid; - het automatiseringsbeleid; - het huisvestingsbeleid. f. budgethouder: ambtenaar van het openbaar lichaam aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten. g. juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan nationale - en Europese wet- en regelgeving. h. financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 2 van 15

3 1 DE AMBTELIJKE ORGANISATIE Artikel 2 Organisatie-eenheden Het ambtelijk apparaat van de organisatie ingedeeld in de volgende organisatie-eenheden: a. Centrale organisatie 1. directie 2. directiesecretariaat 3. controller 4. middelenfuncties 1. team Personeel & Organisatie 2. team Financiën 3. team Faciliteiten 4. team ICT 5. bestuurlijke aangelegenheden 1. team bestuurlijke zaken & communicatie 2. team kwaliteit, innovatie en operationele control 6. crisisbeheersing 1. team rampenbestrijding; 2. team regionale alarmcentrale b. Districten 1. districtsleiding 2. dimo 3. team risicobeheersing 4. posten 5. opleiden en oefenen Artikel 3 Hoofdtaken van de organisatie-eenheid bestuurlijke aangelegenheden De algemene taak van de organisatie-eenheid bestuurlijke aangelegenheden is de zorg voor de beleidsontwikkeling, -operationalisering en de -evaluatie gericht op het gebied van: a. interne en externe communicatie; b. juridische zaken; c. boven lokale relaties; d. communicatie, voorlichting & public relations e. veiligheidsregio; f. directiesecretaris g. bestuurlijke aangelegenheden en centrale (multidisciplinaire) beleidscoördinatie en planning; h. kwaliteit i. internationale betrekkingen; j. vertegenwoordiging in landelijke contactorganisaties; en het daarover verantwoording afleggen. Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 3 van 15

4 Artikel 3a Hoofdtaken van de organisatie-eenheid middelen De algemene taak van de organisatie-eenheid middelen is de zorg voor de beleidsontwikkeling, - operationalisering en de -evaluatie gericht op het gebied van: a. personeelsbeleid; b. organisatiebeleid c. financiële beleid; d. investeringsbeleid; e. informatiebeleid; f. automatiseringsbeleid; g. huisvestingsbeleid; h. facilitair beleid; en het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3b Hoofdtaken van de organisatie-eenheid crisisbeheersing De algemene taak van de organisatie-eenheid crisisbeheersing is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van: a. regionaal beheersplan; b. rampenbestrijding; c. multi-disciplinaire taken; d. alarmcentrale, gemeenschappelijke meldkamer; e. regionaal coördinatiecentrum: en het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3c Hoofdtaken van de organisatie-eenheid district De algemene taak van de organisatie-eenheid district is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van: a. directe leiding aan de posten en de teams in het werkgebied; b. in stand houden van operationele samenwerkingsverbanden; c. taken op grond van de regionale taakverdeling (pro-actie, preventie, preparatie en nazorg) d. het uitvoeren van regionale projecten; e. de distributie van een aantal interne diensten op het gebied van de bedrijfsvoering; f. opleiding & oefening; g. pro-actie/preventie; h. repressie; i. materieel; en het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3d Hoofdtaken van de organisatie-eenheid post De algemene taak van de organisatie-eenheid post is de zorg voor de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van de repressieve taak en de directe voorbereiding: a. repressieve inzet; b. wekelijks periodiek oefenen en de fysieke en mentale conditionering (sporten), c. terreinkennis, bereikbaarheidskaarten, d. (tenminste 1e echelons) onderhoud materieel en huisvesting, e. nabespreking van incidenten, f. materieel inzetgereed maken, g. het vastleggen van uitrukgegevens, ook voor de personele administraties. Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 4 van 15

5 Artikel 4 Structuur afdelingen 1. Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen en taakvelden of de toewijzing van taken aan afdelingen en taakvelden betrekt het bestuur vooraf de commandant/directeur en de programmadirecteur/directielid. 2. De commandant/directeur kan in overleg met de programmadirecteur/directielid de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en taakvelden nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven. Artikel 5 Leiding dagelijks beheer 1. Onder de verantwoordelijkheid van het Algemeen Bestuur berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de commandant/directeur. Hij treedt op als directeur/commandant. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de programmadirecteuren/directieleden en districtshoofden. 2. De commandant/directeur kan rechtsreeks aanwijzingen geven aan de centrale teams, om de kwaliteit van het beleid en de samenhang van het beleid te verzekeren. 3. Onder de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur berust de zorg voor het integraal middelen beheer van de Brandweer Zuid-Limburg bij de programmadirecteur/directielid middelen en de controller. 4. Onder de verantwoordelijkheid van de commandant/directeur berust het dagelijks beheer van een district bij het districthoofd van het district. 5. Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende districthoofd van het district berust het dagelijks beheer van een team bij de teamleider van het team. 6. Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende districthoofd van het district berust het dagelijks beheer van een post bij de postcommandant van de post. 7. Onder de verantwoordelijkheid van de betreffende directeur/directielid van het programma ontwikkelen van mensen en middelen berust het dagelijks beheer van de teams personeel & organisatie, financiën, faciliteiten en ICT bij de teamleider van het team. 8. Onder de verantwoordelijkheid van de betreffende programmadirecteur/directielid van het programma kwaliteit, vernieuwing en vakmanschap berust het dagelijks beheer van de teams rampenbestrijding, regionale alarmcentrale en kwaliteit en innovatie bij de teamleider en/of coördinator van het team. 9. Onder de verantwoordelijkheid van de commandant/directeur berust het dagelijks beheer van het team bestuurlijke aangelegenheden & communicatie bij de teamleider van het team. 10. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het Algemeen Bestuur mandaten en volmachten aan de commandant/directeur. Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen afdoenings-, vertegenwoordigings- en ondertekeningsmandaten. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten. Artikel 6 Benoemingen 1. De commandant/directeur en de programmadirecteuren worden op voordracht van het Dagelijks Bestuur benoemd, geschorst en ontslagen door het Algemeen Bestuur. 2. De programmadirecteur/directielid en controller worden, gehoord hebbende de commandant/directeur benoemd, geschorst en ontslagen door het Dagelijks Bestuur. 3. De districtshoofden, teamleiders en kazernechefs worden benoemd, geschorst en ontslagen door de commandant. 4. Aan de commandant/directeur is, voor zover niet anders bepaald in dit besluit en andere besluiten, het mandaat verleent om medewerkers voor het openbaar lichaam te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 5 van 15

6 Artikel 7 Vervanging 1. Het Dagelijks Bestuur wijst één programmadirecteur/directielid aan als adjunctcommandant/directeur. Bij afwezigheid van de commandant/directeur wordt de functie van commandant/directeur uitgeoefend door de adjunct-commandant/directeur. 2. De commandant/directeur wijst voor elk district een districthoofd aan als plaatsvervangend districtshoofd (horizontale vervanging). Bij afwezigheid van een districtshoofd wordt zijn functie uitgeoefend door het plaatsvervangend districtshoofd. 3. Het Dagelijks Bestuur wijst de teamleider financiën aan als adjunct-controller. Bij afwezigheid van de controller wordt zijn functie uitgeoefend door de teamleider financiën. 4. De commandant/directeur wijst één teamleider van de middelenfuncties aan als plaatsvervangend teamleider financiën. Bij afwezigheid van de teamleider financiën of op het moment dat de teamleider financiën optreedt als adjunct-controller, wordt de functie uitgeoefend door de aangewezen teamleider middelen. Artikel 8 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen 1. Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het Dagelijks Bestuur, welke teams ten behoeve van de vertegenwoordigers van het bestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten. 2. Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het bestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het Algemeen Bestuur te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het Dagelijks Bestuur omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon. 3. De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het bestuur in door het Algemeen Bestuur opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen teams bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor organisatieeenheden van de Brandweer Zuid-Limburg. 2 FUNCTIES Artikel 9 Commandant/directeur Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het Algemeen Bestuur berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de commandant/directeur. De commandant/directeur draagt bij het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie in het bijzonder de zorg voor: het voorzitten van de directie; de aansturing van de ambtelijke organisatie; uitvoering van de Wet op de Ondernemingsraden; de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering; implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en bewaking van de juridische rechtmatigheid en integriteit; de behandeling van burgerreacties, de behandeling van beroepschriften en beslissingen op verzoeken bezwaarschriften, de behandeling van juridische procedures; de ondersteuning van de bestuursorganen en de informatie-uitwisseling tussen bestuursorganen en de ambtelijke organisatie; en is eindverantwoordelijkheid voor: de kwaliteit van het functioneren en de inrichting van de ambtelijke organisatie en bedrijfsvoering; de kwaliteit van het functioneren van de directie in zijn algemeenheid en het functioneren van de organisatie; Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 6 van 15

7 een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige informatie ambtelijke adviezen en ondersteuning; de strategische planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid; de coördinatie, samenhang en continuïteit van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie; de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het beleid en beheer van de organisatie; de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid; de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving. Ten aanzien van de ambtelijke organisatie heeft de commandant/directeur de bevoegdheid tot: het geven van aanwijzingen aan programmadirecteuren, districthoofden en teamleiders; het binnen de kaders van de vastgestelde begroting aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven. A3. PROGRAMMADIRECTEUR/DIRECTIELID De programmadirecteur/directielid draagt onder eindverantwoordelijkheid van de commandant/directeur medeverantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en operationalisering van het strategisch beleid van de organisatie in de vorm van (beleids)programma s en projecten. Daarnaast is hij integraal manager van de aan hem toegekende teams. De aan de programmadirecteur toegekende (beleids)programma s zijn themagerichte (beleids)opdrachten op onderling samenhangende en districtsoverstijgende beleidsterreinen die rechtstreeks zijn afgeleid van de strategische beleidsdoelstellingen zoals die in de begroting zijn geformuleerd. De te onderscheiden onderdelen van de (beleids)programma s worden door het verantwoordelijk lijnmanagement voorbereid in overleg en afstemming met de programmadirecteur. Verantwoordelijk voor: hiërarchische leiding geven aan (project)medewerkers betrokken bij projecten en (beleids)programma s; het aansturen van de teamleiders van de aan de portefeuille toegekende teams; het opstellen en geven van adviezen over (beleids)programma s; de programmatische sturing van meer complexe en bestuurlijk zwaarwegende opdrachten welke districtsoverstijgend zijn en die zich uitstrekken over meerdere beleidsterreinen van de organisatie met vergaande bestuurlijke en/of maatschappelijke en/of organisatorische, financiële of personele consequenties hebben; adviseren van de commandant/directeur; de zorg voor afstemming met partijen, belangengroeperingen, bestuur en ambtelijke organisatie vanuit het programma functioneel aansturen van medewerkers die onderdelen van het programma mee voorbereiden; implementatie van vastgestelde programma's in de organisatie. VERANTWOORDELIJKHEDEN verantwoordelijk voor de formulering van integrale (beleids)programma s; verantwoordelijk voor de integraliteit van de lijnen binnen het programma en de afstemming binnen de directie; verantwoordelijk voor de kwaliteit van de realisatie van programma s; de strategische planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan; vanuit de organisatiebrede verantwoordelijkheid voor het (mede) formuleren van beleid de toegekende budgetten en middelen. BEVOEGDHEDEN bevoegd tot het geven van functionele of hiërarchische leiding aan medewerkers betrokken bij projecten en (beleids)programma s; Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 7 van 15

8 bevoegd om binnen de kaders van de vastgestelde begroting en de daaruit afgeleid districtsbudgetten aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven. A4. DISTRICTSHOOFD TAKEN het leiden van een district; het districthoofd draagt (onder de eindverantwoordelijkheid van de commandant/directeur) met in achtneming van de organisatiebrede kaders en beleid de zorg voor: het opstellen en uitvoeren van het districtsplan, de bewaking van de juridische rechtmatigheid en integriteit bij de uitvoering van het districtsplan, de uitvoering van de aan het district toegewezen bestuurs- en directieopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de directeur/commandant; in afstemming met de programmadirecteur middelen en/of controller draagt een districtshoofd met in achtneming van de organisatiebrede kaders de zorg voor: het middelen beheer van het district, het in stand houden van de administratieve organisatie van het district, het bijhouden van de aan zijn district toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie, en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het districtsplan. Voor de uitvoering van deze taak kan het districthoofd zich laten bijstaan door functionarissen van de organisatie-eenheid middelen. onder functionele aansturing van een of meerdere programmadirecteuren realiseren van de organisatiebrede strategische en tactische beleidsformulering door invulling te geven aan de opgedragen onderscheidende onderdelen van de beleidsprogramma s; het realiseren van de beleidsformulering op districtsniveau; de implementatie en operationalisering van beleid op districtniveau; het districtshoofd is belast met het opstellen van een procedure, waarin wordt aangegeven op welke wijze het district omgaat met vragen en suggesties van burgers en hoe de directeur/commandant over deze burgerreacties wordt geïnformeerd; een districtshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de commandant/directeur voor het Algemeen Bestuur worden voorbereid, op: - de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie; - de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid, en de aanwijzing van ambtenaren van het district, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten. VERANTWOORDELIJKHEDEN Het districthoofd opereert op het tweede niveau van overleg en besluitvorming in de organisatie en is als zodanig de integrale manager van het district. Derhalve heeft het districtshoofd naast product- en procesverantwoordelijkheid, de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de middelenaanwending en de inzet van personeel binnen het district. verantwoordelijk voor de primaire processen binnen het district, het formuleren, operationaliseren en realiseren van de beleidsdoelstellingen; verantwoordelijk voor de vertaling van organisatiebreed beleid naar tactisch en operationeel beleid binnen het district en de integratie hiervan binnen het districtplan; verantwoordelijk voor een rechtmatige doelmatige en doeltreffende inzet van middelen binnen het district; is verantwoordelijk voor relatie(beheer) met gemeentebesturen op districtelijk niveau BEVOEGDHEDEN Het districtshoofd is vanuit de organisatiebrede verantwoordelijkheid voor het (mede) formuleren van beleid bevoegd tot: het geven van functionele sturing aan de medewerkers middelen die voor de uitvoering van het integrale managementverantwoordelijkheid aan het district worden toegewezen; het geven van aanwijzingen aan teamleiders en kazernechefs en coördinatoren behorende tot het district; het geven van functionele of hiërarchische leiding aan projecten en projectleden; het binnen de kaders van de vastgestelde begroting en de daaruit afgeleid districtsbudgetten aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven. Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 8 van 15

9 A5. KAZERNECHEF TAKEN De kazernechef: - geeft directe hiërarchische, functionele en operationele leiding aan de medewerkers van de post, bevordert hun inzetbaarheid, zelfstandigheid, betrokkenheid en talentontwikkeling, met inachtneming van de overeen gekomen HRM-kaders; - heeft de zorg voor roosters en bezetting, oefenen, fysieke en mentale conditionering en eerstelijns onderhoud materieel en huisvesting; - draagt zorg voor het inzetgereed maken van materieel en de nabespreking van incidenten; - draagt zorg voor de vastleggen van uitrukgegevens en informatie t.b.v. personeels- en salarisadministratie; - vervult naast de leidinggevende taak ook een rol bij voorkomende (postoverstijgende) werkzaamheden en projecten van complexe aard; - fungeert als communicatieschakel in het werkoverleg en in de besluitvormingsprocessen; - heeft onder verantwoordelijkheid van het districtshoofd een actieve rol in de relatie met de gemeente en de gemeentelijke diensten. VERANTWOORDELIJKHEDEN De kazernechef is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van een post en legt verantwoording af en rapporteert aan het districtshoofd BEVOEGDHEDEN De kazernechef: - is binnen de door het mandaat begrensde bevoegdheden c.q. binnen de door de hiërarchisch leidinggevende gestelde kaders verantwoordelijk voor het functioneren van de medewerkers op de grotere posten. - is binnen de door het mandaat begrensde bevoegdheden c.q. binnen de door de hiërarchisch leidinggevende gestelde kaders verantwoordelijk voor een efficiënt en effectief beheer en inzet van de productiemiddelen personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting. A6 TEAMLEIDER De teamleider kan zowel in een centraal team als in een district worden gepositioneerd. Derhalve functioneert de teamleider op respectievelijk het tweede of derde niveau van overleg en besluitvorming in de organisatie. Aan de teamleider wordt naast product- en procesverantwoordelijkheid, de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid voor de middelenaanwending en de inzet van personeel toegekend. Dit binnen de daartoe gestelde kaders. Daarnaast heeft de teamleider een belangrijke rol in de complexe uitvoeringspraktijk van het district of de centrale organisatie. TAKEN De teamleider besteedt gemiddeld genomen 25% van de tijd aan het leiding geven aan het team; de teamleider draagt (onder verantwoordelijkheid van de programmadirecteur/directielid of het districtshoofd) met in achtneming van de organisatiebrede kaders en beleid de zorg voor: opstellen en uitvoering van het teamplan, de bewaking van de juridische rechtmatigheid en integriteit bij de uitvoering van het teamplan, de uitvoering van de aan het team toegewezen bestuurs- en directieopdrachten; In afstemming met de programmadirecteur middelen of een districtshoofd en de controller draagt een teamleider met in achtneming van de organisatiebrede kaders de zorg voor: het middelen beheer van het team het in stand houden van de administratieve organisatie van het team, het bijhouden van de aan zijn team toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie, en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het teamplan. Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 9 van 15

10 De teamleider besteedt gemiddeld genomen 75% van zijn tijd aan: het op het specifieke vakgebied leveren van een bijdrage aan de organisatiebrede strategische en tactische beleidsformulering, inclusief de ontwikkeling van het bijbehorende instrumentarium; het leveren van een bijdrage aan de vertaling van beleid naar operationele plannen en de implementatie hiervan; ondersteunen, informeren en adviseren van leidinggevende ten aanzien van de uitvoeren van het beleid gelegen op het gebied van het aandachtsveld; het optreden als projectleider voor projecten op het specifieke vakgebied en deelnemen aan multidisciplinaire projecten als lid; het interpreteren en analyseren van beleid en regelgeving en het toepassen hiervan in complexe uitvoeringsactiviteiten; het ontwikkelen van bij het aandachtsgebied behorende instrumentarium en het toepassen hiervan. VERANTWOORDELIJKHEDEN De teamleider is: verantwoordelijk voor het functioneren van het team; verantwoordelijk voor het, in afstemming met het districtshoofd of de programmadirecteur/directielid, formuleren van beleidsadviezen en voorstellen; verantwoordelijk voor de vertaling van organisatiebreed beleid naar tactisch en operationeel beleid binnen het aandachtsveld; verantwoordelijk voor een rechtmatige doelmatige en doeltreffende inzet van middelen binnen het team; verantwoordelijk voor relatie(beheer) met districten; verantwoordelijk voor de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie. BEVOEGDHEDEN De teamleider is: bevoegd tot het geven van functionele leiding aan projecten en hiërarchische leiding aan het team bevoegd om binnen de kaders van de vastgestelde begroting en de daaruit afgeleid teambudgetten aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven. A7. CONTROLLER Onder de verantwoordelijkheid van de directeur/commandant draagt de controller de zorg voor: 1. een organisatiebrede toets- en adviestaak ten aanzien van de kwaliteit van de bedrijfsvoeringprocessen, de planning en control cyclus en de beleidsrealisatie. 2. het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en de planning en control cyclus van de Brandweer Zuid-Limburg. Hij legt de administratieve organisatie en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en in procedures. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd; 3. de bewaking van de financiële planning van de begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de districtsplannen teamplannen en het door het Algemeen Bestuur vastgestelde beleid; 4. de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het Algemeen Bestuur gevoerde bestuur. Hij neemt hierbij de kaders uit de Verordening onderzoeken rechtmatigheid, doematigheid, doeltreffendheid en integriteit van de Brandweer Zuid-Limburg in acht; 5. de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening en het vrijgeven van de jaarrekening. Hij draagt eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij het gestelde in de Controleverordening Brandweer Zuid-Limburg in acht en ziet er op toe, dat ook de andere ambtenaren van de organisatie deze regels in acht nemen; 6. de bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij voorstellen aan de directeur/commandant over het (doen) uitvoeren van audits; 7. het toetsen van beleidsvoornemens en -voorstellen op bedrijfseconomische aspecten. Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 10 van 15

11 de controller treedt bij de uitoefening van zijn taken in nauw overleg op met de directeur/commandant en de programmadirecteur/directielid middelen; de controller geeft functioneel leiding aan medewerkers van de organisatie voor zover, de administratieve organisatie, het planning en control cyclus, de informatievoorziening, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid, doeltreffendheid en integriteit, en de voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole betreft; de controller geeft functioneel leiding aan medewerkers van de organisatie die op zijn voordracht door de commandant/directeur directeur zijn aangewezen voor het ondersteunen van de controller bij het uitvoeren van een audit; de controller heeft geen verantwoordelijkheid ten aanzien van de inhoud van de organisatiebrede beleidcyclus. 3 FINANCIËLE ORGANISATIE Artikel 12 teamleider financiën Onder de verantwoordelijkheid van de programmadirecteur/directielid middelen en in afstemming met de controller draagt het hoofd financiën de zorg voor: opstellen van de begrotingen de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- districts, afdelings- en middelenplannen; het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrekening en het jaarverslag voor de organisatie als geheel; het in stand houden en het juiste gebruik van het rekeningschema en de productenlijst; de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie; de afdrachten sociale premies, de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS. het (laten) voeren van de financiële administratie van de Brander Zuid-Limburg. De teamleider financiën neemt hierbij de functionele richtlijnen en aanwijzingen van de controller in acht; het tijdig, het juist en het volledig (laten) verwerken van de gegevens in de administratie; het tijdig, het juist en het volledig (laten) verstrekken van de gegevens uit de administratie aan de commandant/directeur, de programmadirecteuren, controller, districtshoofden en teamleiders. Artikel 13 Vermogensbeheer 1. De teamleider financiën is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort. De beheerder financiën voert de aan hem toegewezen taken uit in nauwe samenwerking met de programmadirecteur/directielid middelen. 2. De beheerder financiën voert zijn taken uit onder toezicht van de programmadirecteur/directielid middelen en/of controller en binnen de kaders van de Wet Financiering decentrale overheden en het gestelde in de Financiële verordening Brandweer Zuid-Limburg en het besluit Financieringsstatuut Brandweer Zuid-Limburg. 3. Het hoofd financiën is verantwoordelijk voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren. 4. Onder de verantwoordelijkheid van de beheerder financiën berust de zorg voor het chartale kasbeheer inzake debiteurenbetalingen bij de kassiers van de afdelingen. De kassiers zijn belast met alleen de inning van debiteurenbetalingen in contant geld en dienen zorg te dragen voor minimaal wekelijkse afstorting van overtollige gelden aan de beheerder financiën en een deugdelijke afrekening van de verkregen ontvangsten aan de beheerder financiën en de administrateur. Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 11 van 15

12 Artikel 14 Administratie 1. De administratie voor de bedrijfsvoering van de Brandweer Zuid-Limburg bestaat uit: a. de financiële administratie als geheel en de niet per afdeling verbijzonderde administraties; b. de per afdeling verbijzonderde administraties. 2. De afdeling financiën, personeel en faciliteiten voert de financiële administratie van de organisatie en de niet per afdeling verbijzonderde administraties. 3. Iedere afdeling voert de door de controller toegewezen per afdeling verbijzonderde administraties. 4. Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, de verordening opgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet en de inrichtingseisen, zoals vastgesteld door de programmadirecteur/directielid middelen in samenspraak met de controller. 4 DIRECTIE Artikel 15 Directie 1. De commandant/directeur en de programmadirecteuren/directieleden vormen gezamenlijk de directie. 2. De commandant/directeur is voorzitter van de directie. 3. De directie wordt procesmatig en inhoudelijk ondersteund door een bestuurlijk secretaris. 4. Bij afwezigheid van de commandant/directeur treedt de adjunct-commandant/directeur op als voorzitter van de directie. 5. De voorzitter van de directie stelt, ondersteunt door de bestuurlijk secretaris, de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van de directie vast. Ieder lid van de directie kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter/secretaris zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste drie dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van de directie. 6. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van de directie deel te nemen. 7. De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen de directie, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming. Artikel 16 Taken van de directie De directie heeft tot doel het aansturen van de organisatie en het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen. Binnen de collectieve directieverantwoordelijkheid zijn via een onderlinge afgesproken portefeuilleverdeling- specifiek organisatiebrede aandachtsgebieden en (beleids)programma s toegewezen aan de afzonderlijke directieleden. Deze verdeling is met name gericht op de bevordering van een gecoördineerde aanpak en integrale besluitvorming omtrent complexe, zwaarwegende districtsoverstijgende opdrachten. De individuele verantwoordelijkheid van de directieleden (programmadirecteuren) wordt begrensd door bevoegdheden, gemandateerd door de commandant/directeur, die op zijn beurt opereert onder de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. De directie is één laag van overleg en besluitvorming en vormt de eerste laag binnen de organisatie. T.a.v. de eigenstandige rol van een district en de functionaliteit van het district als trekken van regionale projecten en/of aandachtsgebieden kan enige spanning kan ontstaan tussen de functionele sturing van de programmadirecteur/directielid op de beleidsinhoud en de hiërarchische sturing door de commandant/directeur op de realisatie. In het midden van dit spanningsveld verkeert het districthoofd. De spanning dient telkens vooraf gereguleerd te worden in het jaarlijkse organisatie- en districtsbeleidsplan en de beoordeling van de beleidsrealisatie. De commandant/directeur stelt de plannen vast waarbij hij zich op de inhoudelijke thema s laat adviseren door de programmadirecteuren/directieleden. Daar wordt dus verankert welke opdrachten prioriteit hebben, etc.. Bij de beoordeling van de beleidsrealisatie laat de directeur/commandant zich eveneens adviseren door de programmadirecteuren/directieleden. Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 12 van 15

13 De directieverantwoordelijkheid wordt ingevuld door middel van: het vertalen van de missie en de visie en organisatiedoelstellingen naar een samenhangende strategische planning; het vaststellen van de inhoud van districtsoverstijgende adviezen, beleidsvoorstellen en programma s die zich uitstrekken over meerdere beleidsterreinen van de organisatie met vergaande bestuurlijke en/of maatschappelijke en/of organisatorische, financiële of personele consequenties hebben; de coördinatie van en de advisering over het integraal middelenbeleid van de organisatie; de coördinatie van activiteiten tussen districten onderling en in relatie tot het algemeen en Dagelijks Bestuur; de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording; de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken; het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen. Het hiërarchische of functioneel aansturen van de aan de directie gekoppelde teams en districthoofden. 5 BELEIDSVOORBEREIDING, BEGROTING, BELEIDSUITVOERING EN REKENING Artikel 17 Bestuursopdrachten 1. Voor de beleidsvoorbereiding geeft het Dagelijks Bestuur bestuuropdrachten aan commandant/ directeur. 2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid. 3. De commandant/directeur draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie. Artikel 18 Begrotingscyclus De begrotingscyclus omvat de volgende stukken: a. de begroting inclusief het beleidsplan en het investeringsplan; b. de productraming en de districtplannen; c. de manegementrapportage; d. de jaarrekening en het jaarverslag. Artikel 19 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering 1. Op basis van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting en het investeringsplan wordt de productraming en de investeringskredieten vastgesteld. Het Algemeen Bestuur wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de Brandweer Zuid-Limburg. 2. Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de productraming, maakt de controller in overleg met de directie en de districtcomandanten voor elk district een districtplan, waarvan de begroting van het district en het investeringsplan van het district deel uitmaken. 3. In een districtplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen voor het eerstvolgende jaar beschreven. 4. Districtplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door het bestuur. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de districthoofden, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap. Artikel 20 Budgetbevoegdheden en plichten Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 13 van 15

14 1. Een budgethouder informeert de programmadirecteur/directielid middelen en controller tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten. 2. Het bestuur kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het bestuur. Verplichtingen genoemd in het de Financiële verordening Brandweer Zuid-Limburg en verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden altijd vooraf voorgelegd aan het bestuur. 3. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingsplan. 4. De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en het inkoopreglement van de Brandweer Zuid-Limburg. Artikel 21 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen 1. Door het bestuur vastgestelde budgetten in de productraming en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur met ten hoogste 5% met een maximum van ,- worden overschreden, indien daar een compensatie binnen het desbetreffende programma van de begroting tegenover staat. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende programma van de begroting te worden opgevangen. 2. Onderschrijdingen van door het bestuur toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het Dagelijks Bestuur niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen. 3. Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van Dagelijks Bestuur worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten. 4. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van de algemene middelen. 5. De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden twee maal per jaar bij het indienen van de viermaands rapportage en de achtmaands rapportage aan het bestuur voorgelegd. 6. Overschrijding van de lasten van een programma uit de begroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het bestuur. 7. Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden aan het bestuur voorgelegd. Artikel 22 Verantwoording en décharge 1. Iedere afdeling legt door middel van de viermaands rapportage, de achtmaands rapportage en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan het hoofd financiën. 2. Aanbieding door het Algemeen Bestuur van de jaarstukken van de Brandweer Zuid-Limburg over het gevoerde beheer aan het Algemeen Bestuur, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden. 3. Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het bestuur vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag. 6 JURIDISCHE RECHTMATIGHEID Artikel 23 Juridische rechtmatigheid 1. De teamleider van het taakveld juridische zaken treedt op als juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de commandant/directeur en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de zorg voor: Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 14 van 15

15 a. het toetsen van voorstellen aan dagelijks of algemeen en overeenkomsten van de brandwer Zuid- Limburg met derden op juridische rechtmatigheid; b. het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de commandant/directeur en de afdelingen; c. het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het bestuur en het toetsen van de door de Brandweer Zuid-Limburg te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid; d. het toezicht op een juiste toepassing door de ambtenaren van de afdelingen van nationale- en Europese wet- en regelgeving; e. de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften; f. het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voor zover deze taken niet door het Algemeen Bestuur aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen. 2. De juridisch controller deelt een afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van nationaleen Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het desbetreffende afdelingshoofd. 3. Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de juridische controller aan de programmadirecteur en of commandant directeur verslag van zijn bevindingen. Artikel 24 Juridische rechtmatigheid bij afdelingen Een afdelingshoofd draagt onder de verantwoordelijkheid van de commandant de zorg voor: a. de implementatie en een juiste toepassing van nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het bestuur goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller worden nageleefd; b. de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het bestuur en de toetsing van de door zijn afdeling voor de Brandweer Zuid-Limburg te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid. 7 VASTSTELLING EN INGANGSDATUM Artikel 25 Slotbepalingen 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari Dit besluit kan worden aangehaald als de organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van.. de secretaris, de voorzitter, Organisatieverordening Brandweer Zuid-Limburg versie 5.1 d.d. 22 april 2008 Pagina 15 van 15