Rapportage meldingen 2015

Transcriptie

1

2 Rapportage meldingen 2015 Meldingencoördinator Openbare Ruimte maart 2016

3 Inleiding Voor u ligt de meldingenrapportage over de periode van 1 januari 2015 t/m 31 december Deze rapportage dient als terugblik op de meldingen van het afgelopen jaar en wordt, na vaststelling, gepubliceerd op de gemeentelijke website. Zodoende kunnen onze inwoners inzicht krijgen in de meldingen en de afhandeling ervan. Het is voor de gemeentelijke organisatie van groot belang dat er meldingen gedaan worden. Onze inwoners zijn immers de oren en ogen van de leefomgeving. Wij geven inzicht in trends die voorkomen in de meldingen en hoe wij als gemeentelijke organisatie hiermee om zijn gegaan. Wij doen tevens voorstellen ter verbetering. Deze voorstellen zijn tot stand gekomen in overleg met de verantwoordelijke medewerker. Hiermee borgen we integraliteit en kunnen zodoende verbeteringen meenemen in de werkprocessen. Het doel is het verlagen van het aantal meldingen door onszelf constant de vragen te stellen doen we wat we moeten doen?, doen we dit goed?, hoe weten we dat?, weten anderen dat? en wat doen we met de feedback? Het werkproces rondom de meldingen is sinds 2013 ingeregeld in de standaard werkprocessen. Hierdoor is het mogelijke om een uitgebreide rapportage te maken en te sturen op de afhandeling. 1. Totaal aantal meldingen 2015 De meldingen komen via verschillende kanalen binnen. Dit kan zijn telefonisch, per mail of via de website. Alle meldingen worden geregistreerd in Corsa. De meldingen worden per categorie geschikt en in de werkvoorraad van de betreffende medewerker geplaatst. Deze zorgt voor de afwikkeling en gereedmelding. De afhandeltermijn voor meldingen is 14 dagen. Onder hoofdstuk 2.2 wordt specifiek ingegaan op de afhandeltermijn. In 2015 zijn er totaal meldingen binnengekomen. In 2014 waren dit er nog meldingen. Dit is een afname van 277 meldingen (-7.4%) Meldingen Meldingen op het gebied van afval en afvaloverlast worden afgehandeld door Cyclus. Dit is de contractpartij die het ophalen en verwerken van het afval voor ons uitvoert. Meldingen op het gebied van de openbare verlichting worden afgehandeld door onze contractpartij Ziut. Meldingen op het gebied van (zwerf) dieren worden afgehandeld door Dierenasiel Stevenshage.

4 Alle drie de contractpartijen leveren rapportages aan op het gebied van meldingen en afhandeling. Deze cijfers zijn meegenomen in deze rapportage. Ook dienen zij verbetermaatregelen te treffen om de meldingen terug te dringen. 1.1 Meldingen per categorie en trends De meldingen worden verdeeld in tien hoofdcategorieën. Elke hoofdcategorie kent weer een onderverdeling in subcategorieën. Deze subcategorieën en de meldingen kunt u terugvinden in bijlage 1. In deze rapportage beperken wij de uitsplitsing tot de hoofdcategorieën. Wel wordt er toelichting gegeven over de grootste stijger of daler in de hoofdcategorie. Afval, vervuiling en milieu Dit betreffen meldingen op het gebied van milieuverontreiniging, dumpingen, veeg- en zwerfvuil. Het totaal aantal meldingen in deze categorie is 291. In 2014 waren dit er nog 344. De daling wordt veroorzaakt doordat de buitendienst adequaat de vuilnisbakrondes inzet om de vuilnisbakken te legen. Hierdoor zie je vooral in het zomerseizoen minder overlast van volle prullenbakken. De enige stijger is veegvuil op straat. Na analyse is gebleken dat er vooral in november meer meldingen zijn gedaan. Dit betrof blad op straat. Maatregel: De planning van de veegrondes en het plaatsen van bladkorven zullen worden bijgesteld. Hierdoor wordt meer maatwerk geleverd. Natuur, groen en dieren De meldingen in deze categorie betreffen vooral overlast van onkruid, overhangend groen of meldingen van botulisme, dierenkadavers en zwerfdieren. Het aantal meldingen in deze categorie is totaal 600. In 2014 was dit 607. De grootste stijger in deze categorie betreft bomen/planten. Dit zijn meldingen die zijn voortgekomen uit de zomer- en najaarsstormen. Een toename van 94 meldingen in vergelijking met De buitendienst en de groenbeheerder hebben inmiddels afspraken gemaakt om in soortgelijke situaties adequater te reageren. Maatregel: risicobomen worden jaarlijks gemonitord. Hierdoor krijgen we inzicht in de bomen die tijdens een storm voor overlast kunnen zorgen. Daar waar nodig zullen door middel van snoeien de risico s worden beperkt. De grootste daler in deze categorie betreft bermen maaien / slootwerk. Dit komt omdat in 2014 een nieuw maaibestek is aanbesteed. De contractpartij heeft na een inwerkperiode de maairondes in 2015 goed ingeregeld. Vooral het aantal meldingen over maaien van de gazons laat een grote daling zien ten opzichte van De aannemer is op aanwijzen van de gemeente beter gaan plannen. Overlast in de openbare ruimte De meldingen in deze categorie hebben vooral betrekking op overlast van hangjongeren, hondenpoep, geluid, bedrijven en bouwwerkzaamheden. Het aantal meldingen in deze categorie is in totaal licht gedaald. Van 223 in 2014 naar 204 in De grootste stijger in deze categorie betreft hangjongeren. Deze is met 13 meldingen gestegen naar 48. Dit betrof vooral een toename in de maanden juli en oktober. Pagina 3 van 7

5 Maatregel: Vanuit het preventienetwerk van gemeente, politie en jongerenwerkers is er aandacht voor deze meldingen. De hotspots worden in de controlerondes meegenomen. Door de diverse instanties in gesprek te laten komen met de jongeren verwachten we een daling in Periodiek zullen de instanties met elkaar bespreken of er een verbetering optreedt. Zo niet, dan zal er worden bijgestuurd. De subcategorie overlast bedrijven is afgenomen van 34 meldingen naar 17 meldingen. Dat komt omdat er beter wordt samengewerkt met de Milieudienst. Hierdoor vinden er vaker controles plaats. Dit heeft in 2015 preventief gewerkt waardoor de meldingen zijn gedaald. Parkeren en verkeer Dit betreffen vooral meldingen op het gebied van (fout) parkeren, verkeersborden, afzettingen en straatnaamborden. Het totaal van deze categorie is gestegen van 362 meldingen in 2014 naar 382 meldingen in De grootste stijger in deze categorie is verkeers- en straatnaamborden. De stijging vond vooral plaats in de maanden januari t/m april. Dit kwam omdat in deze periode een sanering van verkeersborden plaatsvond vanuit de gemeente. De meldingen gingen vooral over verzoeken tot terugplaatsen. Dit is dus eenmalig geweest. Naar aanleiding van de meldingen in 2014 is er een verbetering doorgevoerd in de werkprocessen. De inwoners worden nog meer betrokken bij het onderhoud aan en de herinrichting van hun leefomgeving. Hierdoor kunnen zij via het participatietraject hun meldingen kenbaar maken. Het aantal meldingen over gevaarlijke verkeerssituaties is onder andere hierdoor afgenomen van 118 naar 62 meldingen. Riolering en water De meldingen in deze categorie hebben enerzijds betrekking op putten, straatkolken en de riolering en anderzijds op het beheer en onderhoud van de sloten. Het totaal van deze meldingen is 449 ten opzichte van 556 in Er zijn geen stijgers in deze categorie. Dit komt omdat het beheer en onderhoud van de riolering en sloten efficiënter en planmatiger wordt uitgevoerd. De grootste daler in deze categorie is de storingen aan de rioolpompen. Zoals in de meldingenrapportage van 2014 is aangegeven is er meer preventief onderhoud uitgevoerd. Door het beter gebruik maken van het telemetriesysteem (alle pompinstallaties zijn aangesloten op een computersysteem) is het mogelijk om pompstoringen direct te zien en op afstand te verhelpen. Hierdoor is het probleem al opgelost voordat er een melding wordt gedaan. Straatmeubilair, speeltoestellen en lantaarnpalen In deze categorie vallen de meldingen op het gebied van speeltoestellen en straatmeubilair, zoals banken, prullenbakken en fietsenrekken. De lantaarnpalen betreffen de palen, niet de verlichting. De verlichting is benoemd in de categorie openbare verlichting. Het totaal aantal meldingen in deze categorie is gedaald ten opzichte van 2014, naar 183. Dit zijn 14 meldingen minder. De grootste stijger in deze categorie is banken, palen en fietsenrekken. Dit betreft vooral kapotte onderdelen. De meeste meldingen hierover worden gemaakt in de maanden juni, juli, augustus en september. In deze periode wordt dan ook veel gebruik gemaakt van het straatmeubilair. Pagina 4 van 7

6 Maatregel: Om het beheer en onderhoud van het straatmeubilair te verbeteren is in december 2015 een inventarisatie uitgevoerd. De bevindingen uit de inventarisatie worden gebruikt voor het opzetten van een planmatige onderhoudscyclus voor 2016 en verder. Verwacht wordt dat het aantal meldingen hierdoor zal afnemen. De grootste daler in deze categorie betreft het aantal schades aan lantaarnpalen en borden. Dit komt omdat er sneller wordt gereageerd bij schades, hierdoor komen er niet meer meldingen over dezelfde schade binnen. Uitzondering hierop is de maand januari. Dit betreft de vuurwerkschades. Vastgoed Deze categorie betreft meldingen over het beheer en onderhoud van het gemeentelijk vastgoed, onder andere de gebouwen, gronden en volkstuinen. Het totaal aantal van 8 meldingen is gelijk aan Het beheer en onderhoud van het gemeentelijk vastgoed is vastgelegd in afspraken en meerjarenonderhoudsplannen. Dit loopt goed. De meldingen betreffen meestal calamiteiten die adequaat worden opgelost. Wegen, bruggen en tunnels In deze categorie komen de meldingen op het gebied van belijning, bruggen, tunnels, kleine en grote gaten in de wegverharding. Het totaal van deze meldingen is gedaald naar 462. In 2014 was dit nog 482. De grootste stijger in deze categorie is gladheid. Deze is met 8 meldingen gestegen in de maand januari naar 9 meldingen. In 2014 was er nauwelijks gladheid. Op basis van de het gladheidsprotocol gaat de gemeente preventief strooien. Dit protocol werkt goed. De grootste daler is de subcategorie kleine gaten. Deze is van 431 meldingen in 2014 gedaald naar 393 meldingen in Dit komt vooral omdat er duidelijke werkprocessen zijn voor het preventief onderhoud van het gemeentelijk wegenareaal. Zo heeft er in het begin van 2014 een weginspectie plaatsgevonden. Op basis van de uitkomsten is er in 2014 en 2015 meer klein onderhoud uitgevoerd. Huisvuilinzameling Deze categorie bevat meldingen over de containeropstelplaatsen, het ophalen van het groente-, fruit- en tuinafval en plastic. Zoals eerder vermeld handelt onze contractpartij Cyclus deze meldingen af. Zij doen op basis van de meldingen verbetervoorstellen. Het totaal aantal meldingen is toegenomen tot 494 meldingen in 2015 ten opzichte van 432 meldingen in De grootste stijger zijn de meldingen op het gebied van kunststof. Dit betreft veelal zakken die zijn weggewaaid, opengemaakt door dieren of zakken die niet zijn opgehaald. Maatregel: In overleg met Cyclus wordt bekeken of het nieuwe afvalbeleid, dat de eerste helft van 2016 wordt ingezet, tot verbetering en dus minder meldingen in 2017 leidt. De grootste daler is het restafval. Geconcludeerd kan worden dat het legen van de restafvalcontainers beter wordt uitgevoerd. De contractafspraken worden periodiek met Cyclus doorgenomen. Over de voortgang en verbeteringenpunten worden afspraken gemaakt. Dit loopt goed. Openbare verlichting Dit betreffen alle meldingen die door onze contractpartij Ziut worden afgehandeld op het Pagina 5 van 7

7 gebied van kapotte openbare verlichting en storingen aan de openbare verlichting. Deze meldingen zijn afgenomen tot 401 meldingen ten opzichte van 530 meldingen in Er zijn geen stijgers in deze categorie. De daling is veroorzaakt door meer preventieve schouwrondes en betere afspraken met de kabeleigenaar. Ziut heeft twee keer een avondschouw gedaan buiten de bebouwde kom en één keer binnen de bebouwde kom. Door de kapotte openbare verlichting te vervangen zijn er minder meldingen binnengekomen. Een deel van de lampen wordt preventief vervangen. 1.2 Meldingen per dorpskern De meldingen worden onder andere geregistreerd per dorpskern. Dit geeft inzicht in de hoeveelheid en de aard van de meldingen. Kernen Totaal 2015 Totaal 2014 Roelofarendsveen Oude Wetering Leimuiden * Woubrugge Rijpwetering Hoogmade Oud Ade Nieuwe Wetering Rijnsaterwoude Kaag Buitenstaanders 0 8 Totaal * Inclusief Bilderdam Het is niet ter herleiden waarom er per dorpskern meer/minder meldingen zijn gedaan. Ook over de aard van de meldingen per jaar kan geen duidelijk beeld worden gegeven. Dit is namelijk heel divers en niet te wijten aan één type oorzaak, trend of activiteit. 2. Afhandelingstermijn Het werkproces van de meldingen kent een afhandelingstermijn van maximaal 14 dagen. Hier wordt door de meldingencoördinator op toegezien. Bij een mogelijke Pagina 6 van 7

8 overschrijding wordt dit gesignaleerd aan de verantwoordelijke medewerker. Van de in totaal 3474 meldingen zijn er 1993 meldingen binnen de termijn afgehandeld, dit is 78%. De afhandelingstermijn van onze contractpartners is beter. 560 meldingen zijn te laat afgehandeld, 22%. Er staan op 1 januari 2016 nog 46 meldingen open. Dat is vergelijkbaar met De gemiddelde termijn van afhandeling is achteruit gegaan van 9 dagen naar 11 dagen. Als we de cijfers verder analyseren kunnen we het volgende onderscheid maken. 0 t/m 2 dagen : 1034 meldingen 40,8% 3 t/m 14 dagen : 941 meldingen 36,8% 15 t/m 31 dagen : 345 meldingen 13,5% 31 dagen t/m 6 maanden: 186 meldingen 7,3 % Er is zijn ook meldingen die nog niet zijn afgerond of die in de laatste week van 2015 zijn binnengekomen en in januari zijn afgerond. Dit is de resterende 1,6% De reden dat meldingen niet binnen de termijn van 14 dagen zijn afgehandeld komt omdat het complexe meldingen zijn die vaak meer tijd nodig hebben. De verantwoordelijke medewerker dient dan een tussenbericht te sturen naar de melder. Hierna kan de melding op afgehandeld worden gezet. Omdat medewerkers dit niet consequent doen, maar het meldingensysteem gebruiken als werkvoorraad vervuilt hiermee het systeem en wordt de termijn overschreden. In 2016 zal er door de meldingencoördinator, in samenspraak met de manager, meer op de afhandelingstermijn gestuurd worden. Het betreft vooral meldingen die gaan over hangjongeren, geluidsoverlast particulieren en overhangend groen. Bij de eerste twee categorieën blijven de meldingen langer open staan omdat in overleg met de BOA s en/of de politie een periode van controles wordt afgesproken. Bij overhangend groen blijven de meldingen langer open staan omdat acties pas in het snoeiseizoen kunnen worden uitgevoerd. Bijlage 1 Overzicht meldingen per categorie 2015 Pagina 7 van 7

9 Bijlage 1 bij meldingenrapportage 2015 Overzicht meldingen per categorie 2015 HOOFDCATEGORIE SUBCATEGORIE jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal 1 AFVAL EN Asbest 2 2 VERVUILING Cyclus / Containeraanbiedplaatsen MILIEU Dumping (bijv. huisvuil, huisraad, zand, stenen, fietswrakken) Milieu / verontreingiing Prullenbakken legen Veegvuil op straat (grote partijen glas, blad) Zwerfvuil op straat, in het groen (eigenaar onbekend) Totaal hoofdcategorie NATUUR jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal GROEN Adoptiegroen / adoptierotondes 0 DIEREN Bermen maaien / slootwerk Bladkorven Bomen/planten (omgewaaid, snoeien, gras) Kadavers / botulisme Ongedierte (bijv. bijen, wespen, ratten) Onkruid op straat/ stoep/ verharding Overhangend groen/onkruid particulieren Veekering / hekken / veeroosters Zwemstranden (ook waterkwaliteit) Zwerfdieren(cijfers komen van Dierenasiel Stevenshage) Totaal hoofdcategorie OVERLAST IN jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal DE OPENBARE Evenementen RUIMTE Evenementen uitleen materialen 1 1 Geluidsoverlast particulieren Geuroverlast particulieren Graffiti/ bekladding Hangjongeren Hondenpoep/hondentoiletten Huisuitzetting Overlast bedrijven (geluid, stank e.d) Overlast bouwwerkzaamheden Overlast reclame (borden, uitstallingen) Vliegtuiglawaai 0 Totaal hoofdcategorie PARKEREN jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal VERKEER Auto's op de stoep

10 HOOFDCATEGORIE SUBCATEGORIE jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal Gevaarlijke verkeerssituaties Langdurig bezetten parkeerplaats Losse standplaatsen 0 0 Marktmeester 0 Parkeerplaatsen algemeen Verkeers- en straatnaamborden Verkeersafzettingen/omleidingen Verkeersdrempels Verkeerslichten algemeen 1 1 Verkeerslichten, defecte Weekmarkt, standplaatsvergunning 1 1 Zwaar verkeer / tonnages bruggen Totaal hoofdcategorie RIOLERING EN jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal WATER Baggeren Beschoeiing groot onderhoud Beschoeiing klein onderhoud Calamiteit wateroverlast / grondwater Drijfvuil (zwerfvuil in het water) Putdeksels en kolken los/verstopt/verwijderd Riolering verstopt Sloten en watergangen beheer Sloten en watergangen onderhoud Stankoverlast riool Storing pompinstallaties Totaal hoofdcategorie STRAATMEUBILAIR jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal SPEELTOESTELLEN Banken, palen, fietsrekken LANTAARNPALEN Calamiteit straatmeubilair Kunstwerken, monumenten en beelden 0 Schades Lantaarnpalen, lichtput defecte Openbare verlichting, beheer algemeen Prullenbakken defecte Speeltoestellen beheer Speeltoestellen beleid 0 Speeltoestellen uitvoering Totaal hoofdcategorie VASTGOED jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal Calamiteit Regulier beheer en onderhoud Verhuur gronden (incl. volkstuinen) Verkoop snippergroen/ grondgebruik

11 HOOFDCATEGORIE SUBCATEGORIE jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal Totaal hoofdcategorie WEGEN, jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal BRUGGEN Belijning, figuratie TUNNELS Bruggen, tunnels, civiele kunstwerken Gladheid (-bestrijding) Grote gaten / ongelijkheden straat Kleine gaten / ongelijkheden straat Totaal hoofdcategorie Huisvuil inzameling jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal Containers / aanbiedplaats/overige Gft Kunstof Restafval Totaal hoofcategorie Openbare verlichting jan. feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Totaal Meldingen openbare verlichting Ouderdom/Vandalisme/dubbel Kabelstoringen Schades LM Totaal hoofdcategorie TOTALEN MELDINGEN HOOFD- EN SUBCATEGORIE 3474