Kamer van Koophandel Business Rules

Transcriptie

1 Kamer van Koophandel Business Rules Eisen aan en toelichting op het gebruik van XBRL instance documenten gebaseerd op versie 11 van de Nederlandse Taxonomie ten behoeve van het deponeren van jaarverantwoordingen bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel

2 Colofon Documentnaam: KVK-Business Rules Versie: 11.0 Datum: 1 december 2016 Versiebeheer Releasedatum Wijziging Versie Initiële versie Regel toegevoegd als aparte regel in plaats van als een toelichting bij regel Regel en toegevoegd Regel aangescherpt Regel en toegevoegd Regel is uitgebreid Eisen voor middelgrote en grote rechtspersonen toegevoegd Regel 2.8.1, en aangepast Regel vervangen en conceptwijzigingen doorgevoerd voor de volgende regels: , , , , 2.8.6, 2.8.7, 2.8.8, en Wijziging doorgevoerd n.a.v. NT quickfix Regel toegevoegd Regel aangepast Pagina 1 van 15

3 Inhoud 1 Inleiding Doel van dit document Reikwijdte Doelgroep Gehanteerde afkortingen Gerefereerde documenten Document conventies Gebruik Foutmeldingen en waarschuwingen KvK Business Rules Instance regels Contexten Units Facts Aanvullende ondersteuning Weergave van meldingen Pagina 2 van 15

4 Voorwoord Het SBR programma in Nederland is nagenoeg de enige partij die nog actief gebruik maakt van het FRIS stelsel. Veel vergelijkbare XBRL initiatieven elders in de wereld hebben eigen regels, zogenaamde Filing Rules opgesteld. Eisen die door de betreffende uitvragende partijen worden gesteld aan de XBRL instance documenten. Binnen SBR verband is derhalve besloten om het stelsel van FRIS documenten te vervangen door de SBR Filing Rules. Daarbij is onderscheid aangebracht tussen syntax en business rules. Syntax Rules - dit zijn regels en richtlijnen die toezien op de gewenste structuur en vormgeving van een XBRL instance document. Het zijn regels die voortvloeien uit de keuzes in de wijze waarop de XBRL specificatie wordt toegepast in Nederland. Deze regels worden opgesteld binnen SBR en gelden voor alle SBR uitvragende partijen. Samenstellen en publiceren van de syntax rules gebeurt onder verantwoordelijkheid van de Werkgroep Nederlandse Taxonomie (WNT). De syntax rules worden gepubliceerd als "SBR Filing Rules". Waar mogelijk zullen de syntax rules ook beschikbaar worden gesteld in de vorm van XBRL Formulas. Deze XBRL Formulas worden gepubliceerd op de SBR website: Business Rules - dit zijn regels en richtlijnen die toezien op de inhoudelijke samenhang (consistentie) van een XBRL instance document. Het zijn regels die voortvloeien uit de rapportagebehoefte van individuele SBR partners en gelden dan ook alleen voor die individuele uitvragende partijen. Samenstellen van business rules valt onder verantwoordelijkheid van de individuele SBR partners. De Kamer van Koophandel publiceert hun business rules onder de titel "KvK Business Rules", het document dat u nu leest. Ook de Kamer van Koophandel zal waar mogelijk en doelmatig zijn business rules in de vorm van XBRL Formula beschikbaar stellen. In het stelsel van FRIS documenten waren de identificatienummers van de regels gebaseerd op het paragraafnummer van de betreffende regels in het document. In het nieuwe stelsel hebben zowel syntax als business rules vaste en unieke identificatienummers die in de toekomst niet meer veranderen. Dit geeft een grotere toekomstvastheid omdat wijzigingen aan de documenten geen invloed meer hebben op de identificatie van de regels daarin. Pagina 3 van 15

5 1 Inleiding 1.1 Doel van dit document Dit document bevat business rules waaraan de inhoud van jaarrekeningen bestemd voor de Kamer van Koophandel en opgesteld volgens het XBRL formaat dienen te voldoen. De business rules en business guidelines richten zich op de inhoudelijke samenhang (consistentie) van de verstrekte gegevens in een bericht. De regels in dit document helpen de opsteller berichten inhoudelijk zodanig samen te stellen dat deze door de systemen van de Kamer van Koophandel kunnen worden ontvangen en verwerkt. Onderscheid wordt gemaakt tussen business rules en business guidelines: Business rules (regels) - berichten die niet aan de regels voldoen worden afgewezen voor verwerking. De afzender wordt hiervan op de hoogte gesteld m.b.v. een foutmelding Business guidelines (richtlijnen) - berichten die niet aan de richtlijnen voldoen worden wel verwerkt. Deze berichten zijn echter niet consistent. De afzender wordt hiervan op de hoogte gesteld m.b.v. een waarschuwing. 1.2 Reikwijdte Deze versie van de Kamer van Koophandel regels en richtlijnen is alleen van toepassing op Jaarrekeningen Jaarrekeningen met accountantsverklaring Jaarrekeningen met Preparer Extension Jaarrekeningen met accountantsverklaring en Preparer Extension Met versie 11.0 van de Nederlandse Taxonomie is het mogelijk om jaarverantwoordingen op te stellen voor het jaar In onderstaand overzicht kunt u zien welke versie van de Nederlandse Taxonomie beschikbaar is voor welk verantwoordingsjaar. NT versie Rapportageperiode Geaccepteerd door het Handelsregister eindigt in vanaf t/m januari februari januari februari januari februari januari februari Doelgroep Dit document is bedoeld voor al diegene die zich bezighouden met het ontwerpen en samenstellen van berichten met te deponeren jaarrekeningen bestemd voor de Kamer van Koophandel. Verondersteld wordt dat de lezer toepassingskennis heeft van de XBRL standaard, met name van de XBRL 2.1 specificatie en de XBRL Dimensions 1.0 specificatie. Voorts wordt bekendheid met de toepassing van taxonomieën verondersteld. Pagina 4 van 15

6 1.4 Gehanteerde afkortingen NT NTA SBR XBRL XML Nederlandse Taxonomie Nederlandse Taxonomie Architectuur Standard Business Reporting extensible Business Reporting Language extensible Markup Language 1.5 Gerefereerde documenten De volgende documenten zijn van belang voor de toepassing van de regels en richtlijnen in dit document. Bij gedateerde verwijzingen is alleen de aangehaalde versie van toepassing. Bij ongedateerde verwijzingen is de laatste editie van het document (met inbegrip van eventuele wijzigingen) van toepassing. Normatieve documenten: XBRL 2.1 XBRL Dimensions 1.0 XBRL Formula specification 1.0 Units Registry 1.0 Niet-normatieve documenten: Document conventies Terminologie Bij het opstellen van regels en richtlijnen is getracht zoveel mogelijk de zinstructuur te volgen zoals deze door RuleSpeak 1 wordt beschreven. In regels worden de termen MOET, MAG NIET, (MAG) ALLEEN of een vervoeging daarvan gebruikt om een verplichting of verbod van een element, waarde of relatie aan te geven. Het niet naleven van deze regels zal leiden tot een afwijzing van het bericht. In richtlijnen worden de termen 'MAG' en 'HOEFT NIET' of een vervoeging daarvan gebruikt. Het niet naleven van richtlijnen zal niet leiden tot een afwijzing van het bericht. Instance Tenzij anders aangegeven hebben alle regels en richtlijnen betrekking op de elementen en onderlinge relaties daartussen binnen één voorkomen van een XBRL instance document. 1 Pagina 5 van 15

7 XML XML attribuut namen worden voorafgegaan door teken in dit document. Elementen De namen van elementen in een XBRL instance document worden, indien van toepassing, voorafgegaan door de prefix zoals deze in de taxonomie zijn gedeclareerd. venj-bw2-i:documentadoptionstatus Namespaces In dit document worden de volgende namespace prefixen gebruikt: Namespace prefix kvk-i kvk-t nl-cd rj-i venj-bw2-i xbrli Namespace Identificatie regels en richtlijnen De identificatie van regels is opgebouwd volgens het volgende formaten: BR-KVK-x.yy voor regels BG-KVK-zz voor richtlijnen Waarin: de eerste twee letter aangeven of het een regel ('BR') of richtlijn ('BG') betreft; de letters KVK aangeven dat het om specifieke regels van de Kamer van Koophandel gaat; het getal 'x' de groep aangeeft waartoe de regel behoort; het getal 'yy' het unieke nummer is van de regel binnen de groep; het getal 'zz' het unieke nummer is van de richtlijn. Groep Waarde x Instance 1 Context 2 Units 3 Facts 4 Een identificatie wordt eenmalig uitgegeven en niet hergebruik na het eventueel vervallen daarvan. 1.7 Gebruik In de jaarverslaggeving taxonomie worden diverse preferred labels gehanteerd, waaronder het periodstartlabel, het periodendlabel en het totallabel. Voor de juiste verwerking van wordt verwezen naar de NTA pagina inzake het gebruik van Zie ook de volgende link: Pagina 6 van 15

8 1.8 Foutmeldingen en waarschuwingen Digipoort controleert de XBRL-instantie op basis van de Formulas in eerste instantie nog niet. KvK zal vervolgens haar eigen controles uitvoeren die kunnen leiden tot foutmeldingen. Dit leidt tot een van de volgende situaties: Situatie Digipoort Kamer van Koophandel Resultaat 1 Geen meldingen Geen meldingen Jaarrekening gedeponeerd 2 Geen meldingen Foutmelding Jaarrekening niet gedeponeerd Op een later moment in 2017 dat nog zal worden afgestemd met de markt, zal Digipoort ook controles gaan doen van de formulas, en kunnen validaties van Formulas dan ook leiden tot waarschuwingen. Dit zal mogelijk gepaard gaan met een wijziging in het aanleverproces. U wordt daarover t.z.t. geïnformeerd. Pagina 7 van 15

9 2 KvK Business Rules 2.1 Instance regels Geen regels 2.2 Contexten BR-KVK-2.01: De xbrli:identifier van alle contexten MOET hebben. De xbrli:identifier van alle contexten dient te hebben. Het instance document mag uitsluitend een jaarverantwoording bevatten ter deponering bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voorbeeld (..) <xbrli:context id="fy16d"> <xbrli:entity> <xbrli:identifier scheme=" xbrli:identifier> </xbrli:entity> </xbrli:context> (..) Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-2.02: De xbrli:identifier inhoud MOET bestaan uit 8 aaneengesloten cijfers waarvan de eerste twee cijfers niet 00 mogen zijn. De xbrli:identifier inhoud dient te bestaan uit 8 aaneengesloten cijfers waarvan de eerste twee cijfers niet 00 mogen zijn. De xbrli:identifier bevat het KvK-nummer van de rechtspersoon die de jaarverantwoording deponeert. Dit moet een bestaand KvKnummer zijn. Voorbeeld (..) <xbrli:context id="fy16d"> <xbrli:entity> <xbrli:identifier scheme=" xbrli:identifier> </xbrli:entity> </xbrli:context> (..) Voorheen : KvK-FRIS, Pagina 8 van 15

10 BR-KVK-2.03: De xbrli:identifier van alle contexten MOET dezelfde waarde hebben. Het instance document mag uitsluitend de jaarverantwoording van één rechtspersoon bevatten. Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-2.04: De periode in de context MOET overeenkomen met de huidige financiële rapportageperiode of de voorgaande financiële rapportageperiode. Het boekjaar met vergelijkende cijfers hoeft niet aanwezig te zijn. Voorbeeld In het algemeen hebben de concepten voor balansposten en nadere uitsplitsingen hiervan xbrli:periodtype instant en voor winst- en verliesposten of toelichtingen de xbrli:periodtype duration. Een zeer eenvoudige jaarrekening met vergelijkende cijfers zal dus minimaal vier contexten hebben. Bijvoorbeeld: Begindatum rapportageperiode: Einddatum rapportageperiode: Context Instant startdate enddate Opmerking Context voor de cijfers van de balans van de huidige rapportageperiode Context voor de toelichting en/of de winst- en verliesrekening van de huidige rapportageperiode Context voor de vergelijkende cijfers van de balans van de voorgaande rapportageperiode Context voor de vergelijkende cijfers van de winst- en verliesrekening van de voorgaande rapportageperiode. Voorheen : KvK-FRIS, Units BR-KVK-3.01: Een measure element met een namespace prefix die verwijst naar de " namespace MOET precies één keer voorkomen in het instance document. Alle bedragen en van bedragen afgeleide meeteenheden in de jaarverantwoording moeten dezelfde valuta hebben. Voorheen : KvK-FRIS, Pagina 9 van 15

11 BR-KVK-3.02: Het measure element MOET de waarde xbrli:shares hebben voor het opgeven van de eenheid voor aandelen. De eenheid voor aandelen dient te worden opgegeven voor concepten met het datatype num:sharesitemtype. Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-3.03: Het measure element MOET de waarde xbrli:pure hebben voor het opgeven van de eenheid voor percentages. De eenheid voor percentages dient te worden opgegeven voor concepten met het datatype num:percentitemtype. Voorheen : KvK-FRIS, Facts BR-KVK-4.01: Een instance document MOET minimaal de volgende feiten in de huidige financiële rapportageperiode bevatten. Onderstaande elementen moeten in de huidige financiële rapportageperiode van elke jaarrekening voorkomen: Element Opmerking kvk-t:contactfordocumentpresentation kvk-i:contacttype nl-cd:firstname nl-cd:familyname kvk-i:organisationname nl-cd:telephonenumber nl-cd: addressfull kvk-i:legalsizecriteriaclassification venj-bw2-i:legalentityname venj-bw2-i:financialreportingperiodcurrentstartdate venj-bw2-i:financialreportingperiodcurrentenddate rj-i:documentrelatestoindividualentityorgroup Niet verplicht wanneer kvk-i:legalsizecriteriaclassification = Micro of Klein (in het geval van publicatiestukken). venj-bw2-i:documentadoptionstatus venj-bw2-i:balancesheetbeforeafterappropriationresults Voorheen : KvK-FRIS, Pagina 10 van 15

12 BR-KVK-4.02: Een instance document van een middelgrote rechtspersoon MOET minimaal ook de volgende feiten in de huidige financiële rapportageperiode bevatten Onderstaande elementen moeten, naast de elementen van BR-KVK-4.01, in de huidige financiële rapportageperiode van de jaarrekening van middelgrote en grote rechtspersonen voorkomen: Element / label venj-bw2-i:grossmargin (middelgrote rechtspersonen) of venj-bw2-i:netrevenue (grote rechtspersonen) venj-bw2-i:managementreportlocationreference venj-bw2-i:informationother venj-bw2-i:auditorsopinionstatementabsence of venj-bw2-i:auditorsopinionreference venj-bw2-i:provisionsarticlesassociationprofitappropriation ResultsAppropriation of ResultsAppropriationProposal venj-bw2-i:profitcertificatessimilarrights venj-bw2-i:subsequentevents Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-4.03: Een instance document van een grote rechtspersoon MOET minimaal ook de volgende feiten in de huidige financiële rapportageperiode bevatten Onderstaande elementen moeten, naast de elementen van BR-KVK-4.01 en BR-KVK-4.02, in de huidige financiële rapportageperiode van de jaarrekening van grote rechtspersonen voorkomen: Element / label ProvisionsArticlesAssociationSpecialGoverningControlStructure venj-bw2-i:branchoffices Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-4.04: De volgende feiten MOGEN NIET meer dan één keer voorkomen in de instantie. Element / label venj-bw2-1:financialreportingperiodcurrentstartdate venj-bw2-1:financialreportingperiodcurrentenddate venj-bw2-1:financialreportingperiodpreviousstartdate venj-bw2-1:financialreportingperiodpreviousenddate kvk-i:legalsizecriteriaclassification venj-bw2-1:legalentityname rj-i:documentrelatestoindividualentityorgroup venj-bw2-1:documentadoptionstatus venj-bw2-i:documentadoptiondate venj-bw2-i:balancesheetbeforeafterappropriationresults Pagina 11 van 15

13 Voorheen : - BR-KVK-4.05: De venj-bw2-i:financialreportingperiodcurrentenddate MOET na de venj-bw2-i:financialreportingperiodcurrentstartdate liggen. De huidige financiële rapportageperiode moet correct zijn opgegeven. Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-4.06: De venj-bw2-i:financialreportingperiodpreviousenddate MOET na de venj-bw2-i:financialreportingperiodpreviousstartdate liggen. De voorgaande financiële rapportageperiode moet correct zijn opgegeven. Voorheen : - BR-KVK-4.07: De venj-bw2-i:financialreportingperiodcurrentenddate MOET voor de datum van deponering liggen. De verslagperiode van de jaarverantwoording moet beëindigd zijn tijdens het deponeren van de jaarrekening. Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-4.08: De venj-bw2-i:documentadoptiondate MOET aanwezig zijn voor een vastgestelde jaarrekening. Voor een vastgestelde jaarrekening moet de datum van vaststelling zijn opgegeven. Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-4.09: De venj-bw2-i:documentadoptiondate MAG NIET aanwezig zijn voor een niet-vastgestelde jaarrekening. Voor een niet-vastgestelde jaarrekening mag geen datum van vaststelling zijn opgegeven. Pagina 12 van 15

14 Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-4.10: De venj-bw2-i:documentadoptiondate MAG NIET na de datum deponering liggen. De datum van vaststelling van de jaarrekening mag niet na de datum deponering liggen. Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-4.11: De venj-bw2-i:documentadoptiondate MOET na de venj-bw2-i:financialreportingperiodcurrentenddate liggen. De datum van vaststelling van de jaarrekening moet na de verslagperiode liggen. Voorheen : KvK-FRIS, BR-KVK-4.12: Van een gecorrigeerde jaarrekening MOET een te corrigeren jaarrekening gedeponeerd zijn bij het Handelsregister. Als kvk-i:documentresubmissionduetounsurmountableinaccuracies (Heraanlevering van het document in verband met onoverkomelijke onjuistheden (J/N)) Ja is, dan moet een vastgestelde jaarrekening (venj-bw2-i:documentadoptionstatus (Jaarrekening vastgesteld (J/N)) = Ja ) met de zelfde venj-bw2-i:financialreportingperiodcurrentenddate (Einddatum van de huidige financiële rapportageperiode) bij het Handelsregister zijn gedeponeerd. Voorheen : - Pagina 13 van 15

15 3 Aanvullende ondersteuning 3.1 Weergave van meldingen De regels in dit document kunnen geautomatiseerd gecontroleerd worden. In het kader van uniformiteit strekt het tot aanbeveling de geconstateerde fouten of waarschuwingen op een consistente wijze weer te rapporteren. Elke melding moet minimaal de volgende gegevenselementen bevatten: 1. Type van de melding Waarschuwing of Fout 2 ; 2. Origine van de controle: het document waarin de controle gedefinieerd is, eventueel het versienummer van dit document; 3. ID van de business rule; 4. Titel van de business rule of aard van de fout of waarschuwing. De gegevenselementen worden in de aangegeven volgorde gerapporteerd en met een dubbele punt gescheiden. Voorbeeld: Fout: KvK-Business Rules, v 1.0: BR-KVK-4.07: De FinancialReportingPeriodPreviousEndDate MOET na de FinancialReportingPeriodPreviousStartDate liggen. Het is toegestaan i.p.v. Titel de aard van de fout of waarschuwing te rapporteren en deze aan te vullen met comfortinformatie zoals het element waarop de melding betrekking heeft. KvK zal deze methode zoveel mogelijk hanteren. Voorbeeld: Fout: KvK-Business Rules, v 1.0: BR-KVK-2.02: Bij context Fy16d is waarde van identifier geen geldige waarde. 2 Waarschuwingen zijn pas op een later moment in de tijd van toepassing. Pagina 14 van 15