Open offerteaanvraag met als voorwerp de vernieuwing van het scanningplatform van de FOD Financiën

Transcriptie

1 S&L/DA/2016/117 1 Bestek: Open offerteaanvraag met als voorwerp de vernieuwing van het scanningplatform van de FOD Financiën Bekendmaking op Europees niveau Bestek S&L/DA/2016/117 Opening van de offertes: op 26/01/2017 om uur Errata 2 : pagina s

2 S&L/DA/2016/117 2 INHOUDSOPGAVE A. ALGEMENE AFWIJKINGEN... 4 B. ALGEMENE BEPALINGEN VOORWERP VAN DE OPDRACHT DUUR VAN DE OVEREENKOMST AANBESTEDENDE OVERHEID DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Wetgeving Opdrachtdocumenten ONVERENIGBAARHEDEN - BELANGENVERMENGING Onverenigbaarheden Belangenvermenging VRAGEN - ANTWOORDEN EN PLAATSBEZOEK Vragen - Antwoorden Bezoek aan het gebouw...8 C. GUNNING RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES Recht en wijze van indiening van de offerte Offertes ingediend via elektronische middelen Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Opening van de offertes OFFERTES In de offerte te vermelden gegevens Geldigheidsduur van de offerte PRIJZEN TOEGANGSRECHT KWALITATIEVE SELECTIE REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES GUNNINGSCRITERIA Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Recht van toegang Kwalitatieve selectie Conformiteit van de offertes met de regelgeving Gunningscriteria Lijst van de gunningscriteria Methode om de beste offerte te bepalen Eindscore D. UITVOERING LEIDENDE AMBTENAAR BORGTOCHT BORGTOCHTSTELLING VRIJGAVE VAN DE BORGTOCHT PRIJSHERZIENING AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER GARANTIE TECHNISCHE EN VOORLOPIGE OPLEVERING Scanners en briefopeners Software DEFINITIEVE OPLEVERING OPLEVERINGSKOSTEN UITVOERINGSMODALITEITEN Uitvoeringsclausule CLAUSULE BETREFFENDE DE TECHNOLOGISCHE EVOLUTIE UITVOERINGSTERMIJN PLAATS VAN UITVOERING EN SPECIFIEKE BEPALINGEN TE RESPECTEREN NORMEN EN STANDAARDEN KWALITEIT VAN DE DIENSTEN ONDERAANNEMERS MIDDELEN DIE TER BESCHIKKING WORDEN GESTELD DOOR DE FOD FINANCIËN VERTROUWELIJKHEID EN BIJZONDERE VERBINTENISSEN BETREFFENDE VERKREGEN INFORMATIE FACTURATIE EN BETALING VAN DE PRESTATIES... 38

3 S&L/DA/2016/ GESCHILLEN BOETES EN STRAFFEN STRAFFEN BOETES E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN BESCHRIJVING VAN DE CONTEXT CONTEXT DOELSTELLINGEN VAN DE OPDRACHT ARCHITECTUUR VAN HET FINSCAN-PLATFORM VOORSTELLING IMPLEMENTERING EN INTEGRATIE IN DE BUSINESSAPPLICATIES BESCHRIJVING VAN DE BESTAANDE TOESTAND (CSS EN DIM MYSCAN) CONTRACTUELE CONTEXTEN OVERZICHT VAN DE BESTAANDE LICENTIES VOLLEDIGE LIJST VAN APPLICATIES FUNCTIONELE EISEN EN TECHNISCHE CRITERIA VAN HET FINSCAN PLATFORM CONTEXT ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN DE BEHOEFTEN TE VERWERKEN VOLUMES INFRASTRUCTUUR BESCHRIJVING VAN DE GEVRAAGDE FUNCTIONALITEIT DIGITALISERING HERKENNING (CLASSIFICATIE EN INHOUDEXTRACTIE) TRANSVERSALE FUNCTIES TE LEVEREN PRESTATIES SCANNERS VOOR GROTE VOLUMES EN DOCUMENTAIRE SCANNERS, OPENERS: INHOUDSHERKENNINGSSOFTWARE COMPATIBILITEIT EN SCHAALBAARHEID VERANDERBEHEER IMPLEMENTATIE VAN DE OPLOSSING TESTMETHODE TECHNISCHE ONDERSTEUNING ONDERHOUD SLA REPORTING DOCUMENTATIE OPLEIDING F. BIJLAGEN BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS BIJLAGE 3: VRAAG- EN ANTWOORDFORMULIER BIJLAGE 4: INVULFICHE

4 S&L/DA/2016/117 4 FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy Toren B4 bus 961 Koning Albert II-laan BRUSSEL BESTEK: S&L/DA/2016/117 Open offerteaanvraag met als voorwerp de vernieuwing van het scanningplatform van de FOD Financiën A. ALGEMENE AFWIJKINGEN BELANGRIJK Overeenkomstig artikel 9, paragraaf 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel: - 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht; van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen. 1. Voorwerp van de opdracht B. ALGEMENE BEPALINGEN Deze opdracht heeft als voorwerp de vernieuwing van het scanningplatform van de FOD Financiën, "Finscan" genaamd, met name: Basis: - De terbeschikkingstelling, levering, installatie, ingebruikname, opleiding, onderhoud, toepassing en naleving van een SLA voor: documentscanners voor grote volumes; documentaire scanners; briefopeners; Deze opdracht omvat een verplichte variante. Verplichte variante: - de verwerving, levering, installatie, ingebruikname, opleiding, toepassing en naleving van een SLA voor: documentscanners voor grote volumes; documentaire scanners; briefopeners voor grote volumes;

5 S&L/DA/2016/ het onderhoud van documentscanners voor grote volumes en van documentaire scanners en van de openers. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de opdracht niet te gunnen en te beslissen dat deze het voorwerp zal uitmaken van een of meerdere nieuwe opdrachten, indien nodig volgens een andere gunningswijze. Geïntegreerde oplossing, zowel in de basisoptie als in de geïntegreerde variante: - de terbeschikkingstelling van een geïntegreerde oplossing, het onderhoud ervan en de uitvoering van een SLA met het oog op: het ondersteunen van de processen met als doel de invoering van aangiftes en andere documenten ingediend door belastingplichtigen op papier te vervangen door een geautomatiseerde input, gebaseerd op scannings- en gegevensherkenningstechnieken; alle documenten die bij de PB-aangiftes gevoegd worden, andere btw-documenten en in de toekomst elk ander binnenkomend document te digitaliseren, sorteren, klasseren en beschikbaar te maken; het digitaal dossier van de belastingplichtige aan te vullen door de digitalisering van essentiële documenten in de papieren dossiers, met name, maar niet uitsluitend, in het kader van de overname van oude documenten; de registers te digitaliseren ter aanvulling of ondersteuning van de reeds bestaande processen, om de applicaties voor specifieke beroepen te voeden; alle inkomende briefwisseling te digitaliseren, ter aanvulling of ondersteuning van de reeds bestaande processen, om het digitaal dossier van de belastingplichtige aan te vullen; ten uitvoer brengen van de wet van 21 jullie 2016 voor het ten uitvoer brengen van de Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG houdende invoeging van titel 2 in boek XII "Recht van de elektronische economie" van het Wetboek van economisch recht, en houdende invoeging van de definities eigen aan titel 2 van boek XII en van de rechtshandhavingsbepalingen eigen aan titel 2 van boek XII, in de boeken I, XV en XVII van het Wetboek van economisch recht. De weerhouden inschrijver richt opleidingen in voor het gebruik van de software voor de digitalisering en de automatische gegevensherkenning, evenals opleidingen om de aanbestedende overheid toe te laten wijzigingen aan te brengen in de extractieparameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten. Er kunnen eveneens specifieke ontwikkelingen gevraagd worden om de scanprocedure aan te passen aan elk ander document waar de FOD Financiën of een andere federale administratie om vraagt. De opdracht bestaat uit een perceel. De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag. Dit is een opdracht tegen prijslijst (K.B. 15 juli 2011, art. 2, 1, 5 ). Het betreft een opdracht van diensten.

6 S&L/DA/2016/117 6 BELANGRIJK De aanbestedende overheid verbindt er zich toe een volume van te behandelen pagina s per jaar via de software te bestellen, zonder de mogelijkheid om het niet gebruikte saldo over te dragen naar het volgende jaar. Voor latere bestellingen tijdens een jaar, zal de aanbestedende overheid het niet gebruikte saldo kunnen overdragen naar het volgende jaar. Per pagina, wordt verstaan een kant (recto of verso) van een document. 2. Duur van de overeenkomst De aanbestedende overheid deelt de begindatum van de uitvoering van het contract mee in de brief ter kennisgeving van de gunning van de opdracht. Het contract wordt gesloten voor de duur van zeven (7) jaar vanaf de datum van de kennisgeving van de opdracht. Elke partij kan een einde stellen aan het contract op het einde van het vijfde en het zevende jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt: - ofwel minstens (3) drie maanden voor het einde van het vijfde en het zevende jaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt, - ofwel minstens (12) twaalf maanden voor het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt. De partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan kan geen schadevergoeding eisen. 3. Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën. 4. Documenten van toepassing op de opdracht 4.1. Wetgeving - Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - Koninklijk besluit van 15 juli Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; - Koninklijk besluit van 14 januari Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; - Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - Alle wijzigingen aan de voornoemde wetten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes Opdrachtdocumenten Onderhavig bestek S&L/DA/2016/117.

7 S&L/DA/2016/117 7 De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en eventuele rechtzettingen die op deze opdracht betrekking hebben, maken integraal deel uit van deze opdracht. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden; De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer. 5. Onverenigbaarheden - belangenvermenging 5.1. Onverenigbaarheden De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ( revolving doors ) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gesloten te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën of diens klanten, binnen de twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën of uit diens klanten, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de plaatsingsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (of, ingeval het gaat om een opdracht op defensie- en veiligheidsgebied: artikel 10 van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied). Concreet bestaat deze sanctie uit, al naargelang het geval, de wering van de offerte of de verbreking van de opdracht. 6. Vragen - Antwoorden en plaatsbezoek 6.1. Vragen - Antwoorden De aanbestedende overheid organiseert voor deze opdracht een vraag-en antwoordforum voor de inschrijvers. Dit forum wordt als volgt georganiseerd: - potentiële inschrijvers kunnen hun vragen per overmaken aan de aanbestedende overheid op het volgende adres: finprocurement@minfin.fed.be met vermelding van de referentie en het voorwerp van de opdracht, en dit ten laatste op 28/11/2016 om 16 uur.

8 S&L/DA/2016/117 8 Enkel de vragen die voor deze datum bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen in dit forum worden beantwoord. In bijlage 3 van dit bestek heeft de aanbestedende overheid het model voorzien dat ze de inschrijvers aanraadt te gebruiken om hun vragen te stellen. - de aanbestedende overheid plaatst alle vragen en antwoorden op de website van de FOD Financiën (website: tab "Overheidsopdrachten"). Dit document zal deel uitmaken van de opdrachtdocumenten. 6.2 Bezoek aan het gebouw Het enig en verplicht bezoek aan de gebouwen zal als volgt gebeuren: Gebouwen Data Bezoeken Uur Scanningcentrum Gent, Gaston Crommenlaan 6 bus 1 tot 3, 9050 Ledeberg Scanningcentrum Jambes, Avenue Prince de Liège 133 Gebouw A te 5100 Jambes 10/11/ H00 09/11/ H00 BELANGRIJK Om deel te nemen moeten de bezoekers aan de hand van een document ondertekend door een verantwoordelijke van hun bedrijf aantonen dat ze deel uitmaken van dit bedrijf. Het bezoek zal beperkt blijven tot bepaalde verdiepingen van het gebouw. Tijdens dit bezoek wordt geen enkele vraag met betrekking tot de opdracht beantwoord. Behoudens uitdrukkelijk verbod door de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid is het gebruik van camera's en fototoestellen toegelaten. Het plaatsbezoek is verplicht, op straffe van absolute nietigheid om een offerte in te dienen. Aan het einde van het bezoek wordt aan elke inschrijver een bezoekattest overhandigd. Dit attest dient bijgevoegd te worden. Om deel te nemen aan de plaatsbezoeken wordt de kandidaat-inschrijver gevraagd ten laatste om 14 uur de dag voor het plaatsbezoek zijn intentie om deel te nemen te kennen te geven per verstuurd naar het volgende adres: finprocurement@minfin.fed.be De kandidaat-inschrijver vermeldt in zijn inschrijvingsmail de naam en de functie van de personen (maximum 2) die zullen deelnemen aan het plaatsbezoek. Als onderwerp van de vermeldt hij "vernieuwing van het scanningplatform".

9 S&L/DA/2016/117 9 C. GUNNING 1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes 1.1. Recht en wijze van indiening van de offerte In toepassing van artikel 52, 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van de offertes Offertes ingediend via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, 1, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e- tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli Aangezien het versturen van een offerte per niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in pdf-formaat gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden voor de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie is beschikbaar op de website: of bij de helpdesk van de dienst e-procurement op het nummer: +32 (0) ) BELANGRIJK 1. Er wordt aanbevolen aan de inschrijver om zich uiterlijk de dag voor de opening van de offertes te registreren teneinde contact te kunnen opnemen met de e-procurement helpdesk om eventuele toegangsproblemen tot de website op te lossen. 2. Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend Offertes die op papier worden ingediend of offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten omslag gestoken. De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend:

10 S&L/DA/2016/ ofwel persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; - ofwel persoonlijk aan een hierna genoemde ambtenaar van de Afdeling Aankopen; - ofwel per post Elke andere verzendingsmethode (zoals TAKSpost, exprespost, enz.) valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart. Enkel offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Een laattijdige offerte wordt echter wel aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdrachtnemer nog niet in kennis heeft gesteld van haar beslissing en de offerte per aangetekende zending werd verstuurd ten laatste op de vierde dag voor de dag vastgelegd voor de ontvangst van de offertes. De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel, en een exemplaar op elektronische drager (CD-ROM of USB-stick) in pdf-formaat. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet zou worden. Hij vermeldt in zijn offerte: het voor de virusscan gebruikte programma (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gescand en geen virus bevat. De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een gesloten omslag worden gestoken waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht - de referentie van het bestek: S&L/DA/2016/117 - de datum en het uur van de opening van de offertes: op 26/01/2017 om uur Deze verzegelde omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen : - in de linkerbovenhoek: - het woord: OFFERTE - de referentie van het bestek: S&L/DA/2016/117 - indien de inschrijving per drager wordt ingediend, de gegevens betreffende de contactpersonen belast met de inontvangstneming van de offertes: o OPDECAM Christine 0257/63482 o BOSMAN Heidi 0257/62865 o VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347 o WOUTERS Bart 0257/77524 o AUBRY Céline 0257/89634 o DEBANDE Michaël 0257/ op de plaats waar het adres van de bestemmeling moet worden vermeld. De inschrijver die zijn offerte per drager bezorgt, moet er rekening mee houden dat het gebouw North Galaxy enkel toegankelijk is via de "bezoekersingang" aan de Koning Albert II-laan BRUSSEL en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9 tot uur en van 14 tot 16 uur. Als de offerte per drager wordt ingediend, kunnen enkel bovenstaande personen een ontvangstbewijs verstrekken. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen.

11 S&L/DA/2016/ De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen. De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres: Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen van artikel 91 van het KB van 15 juli De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende offerte is mogelijk via elektronische middelen die voldoen aan de vereisten van artikel 52, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die naar behoren ondertekend is door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per fax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld, voor zover: 1 deze intrekking bij de voorzitter van de openingszitting van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2 en zij bevestigd wordt bij een ter post aangetekende brief, uiterlijk de dag voor de openingszitting. Opmerking: om technische en organisatorische redenen geeft de aanbestedende overheid er de voorkeur aan dat de offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte Opening van de offertes De openingszititng van de offertes vindt plaats op 26/01/2017 om uur in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de "bezoekersingang", Koning Albert IIlaan 33 te 1030 BRUSSEL. 2. Offertes Federale Overheidsdienst FINANCIEN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen Ter attentie van de heer Frédéric DUPONT, Adviseur North Galaxy - Toren B4 Koning Albert II-laan 33 - bus BRUSSEL 2.1. In de offerte te vermelden gegevens De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. Daarom wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dat het volgende bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier".

12 S&L/DA/2016/ De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. De documenten van technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten. Door het neerleggen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op een of meerdere bijlagen van zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier wordt bij het bestek gevoegd. Doorhalingen, schrappingen, toevoegingen en verbeteringen in de offerte of in de bijlagen moeten ondertekend worden (en niet geparafeerd) door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Zo niet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De inschrijvers zijn gehouden uitdrukkelijk alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bestek na te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake een van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. De volgende inlichtingen worden vermeld in de offerte: A. Het offerteformulier - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die bevoegd is/zijn om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; - de datum waarop voormelde persoon of personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor Belgische inschrijvers). - het registratienummer bij de RSZ; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft; - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - alle elementen en documenten nodig voor de evaluatie van de offertes; B. De prijsinventaris Basis: Documentscanners voor grote volumes: - Prijs in Euro voor het ter beschikking stellen, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 20 operatoren en het onderhoud van de documentscanners voor grote volumes voor een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina s op jaarlijkse basis (2 te Jambes en 2 te Gent) in letters en cijfers (excl.btw).

13 S&L/DA/2016/ Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 20 operatoren en het onderhoud van de documentscanners voor grote volumes voor een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina s op jaarlijkse basis (2 te Jambes en 2 te Gent) in letters en cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 5 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 5 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 10 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 10 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 15 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 15 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); Documentaire scanners: - Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 8 operatoren en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 8 operatoren en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van gescande pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);

14 S&L/DA/2016/ Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); Briefopeners: - Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 6 operatoren en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 6 operatoren en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van enveloppen, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van enveloppen, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen, in letters en in cijfers (incl. btw); Opleiding: - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding, in letters en in cijfers (excl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding, in letters en in cijfers (incl. btw); Verplichte variante Documentscanners voor grote volumes: - Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 20 operatoren voor 4 documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent), in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 20 operatoren voor 4 documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent), in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina's op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw);

15 S&L/DA/2016/ Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 5 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 5 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 10 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 10 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 15 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 15 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); Documentaire scanners: - Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 8 operatoren voor het gebruik van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 8 operatoren voor het gebruik van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent voor gemiddelde volumes met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent voor gemiddelde volumes met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); Briefopeners:

16 S&L/DA/2016/ Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 6 operatoren voor 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 6 operatoren voor het gebruik van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van enveloppen, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van enveloppen, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen, in letters en in cijfers (incl. btw); Opleiding: - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding, in letters en in cijfers (excl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding, in letters en in cijfers (incl. btw); Basis en verplichte variante: Software: - Prijs in EUR voor het ter beschikking stellen, de configuratie, het onderhoud van de software, en de naleving van een SLA, het ter beschikking stellen van de hardware en de verbindingen met een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software, en de naleving van een SLA het ter beschikking stellen van de hardware en de verbindingen met een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 5 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 5 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw);

17 S&L/DA/2016/ Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 10 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 10 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 15 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 15 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw); Opleidingen: - Eenheidsprijs voor de opleiding van 50 operatoren in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning, in letters en in cijfers (excl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van 50 operatoren in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning, in letters en in cijfers (incl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van 1 operator in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning, in letters en in cijfers (excl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van 1 operator in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs voor de opleiding van 6 administrateurs belast met de controle en de opvolging van het gebruik van het platform in letters en in cijfers (excl. btw) - Prijs voor de opleiding van 6 administrateurs belast met de controle en de opvolging van het gebruik van het platform in letters en in cijfers (incl. btw) - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het aanbrengen van wijzigingen in de extractieparameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten, in letters en in cijfers (excl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het aanbrengen van wijzigingen in de extractieparameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten, in letters en in cijfers (incl. btw); Aanvullende bijstand: - Prijs in EUR voor een mandag aanvullende bijstand, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor een mandag aanvullende bijstand, in letters en in cijfers (incl. btw); Moet integraal en volledig ingevuld worden op straffe van nietigheid van de offerte. C. Technisch voorstel Het voorstel volgt de structuur van deel E "Technische voorschriften" BELANGRIJK 1.Het offerteformulier moet ingevuld, gedateerd en ondertekend worden; 2.Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd vermelden. Ondertekening van de offerte

18 S&L/DA/2016/ De inschrijver ondertekent de offerte en de andere bij de offerte gevoegde bijlagen (art KB 15/07/2011). Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de volmachten gepubliceerd zijn (artikel 82 KB 15/07/2011). Betreffende de onderaannemers: Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. Betreffende documenten van technische inslag Het technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Er wordt geen rekening gehouden met administratieve aanduidingen in een ander deel dan deel A of C, of met prijzen vermeld in een ander deel dan deel B. De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk de verschillen met het bestek en met de functionele behoeften. Zonder deze uitdrukkelijke vermelding krijgt het bestek in geval van geschil voorrang. 2.2 Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes. 3. Prijzen Het gaat om een opdracht volgens prijslijst. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier moeten in euro uitgedrukt worden. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke beoogde kosten te hebben begrepen, met uitzondering van de btw. Het gebruik van het inventarismodel in bijlage 2 is verplicht. Er zal geen rekening worden gehouden met de prijzen die elders worden vermeld.

19 S&L/DA/2016/ Toegangsrecht Kwalitatieve selectie Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria 4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het hierna vermelde toegangsrecht en de hierna vermelde selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn Recht van toegang Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal hij de betrokken inschrijver vragen om, zo spoedig mogelijk en binnen de door hem vastgestelde termijn, inlichtingen of documenten te bezorgen die hem toestaan de persoonlijke situatie van de inschrijver na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium 1 De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft gestuurd, tot en met inbegrip van die voor het afgelopen voorlaatste kalenderkwartaal in verhouding tot de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en 2 op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. BELANGRIJK De inschrijver of kandidaat met een professionele fiscale schuld hoger dan euro die zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling word eraan herinnerd dat hij opgeroepen wordt aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is.

20 S&L/DA/2016/ Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van een of meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle verbintenissen tegenover derden. 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1 in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de socialezekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waar hij gevestigd is 2 in orde zijn met de bepalingen van 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de socialezekerheidsbijdragen van om het even welke inschrijver Tweede uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1 deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek 2 omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van deze kandidaten of inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang tot de opdracht, de inschrijver die 1 in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen

21 S&L/DA/2016/ aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich door de ondertekening van zijn offerte tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1 het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957) 2 het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3 het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4 het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5 de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). te respecteren. Het niet-naleven van de hierboven vermelde conventies zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, 2, 4 van het koninklijk besluit van 15 juli De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1 van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2 van de wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker,

22 S&L/DA/2016/ opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Voor de Belgische inschrijver of kandidaat zal de aanbestedende overheid, die gratis toegang heeft tot de attesten van de FOD Financiën, binnen 48 uur na de opening van de offertes overgaan tot het nakijken van de situatie van alle inschrijvers. BELANGRIJK De inschrijver of kandidaat met een professionele fiscale schuld hoger dan euro die zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling word eraan herinnerd dat hij opgeroepen wordt aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is. Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van een of meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle verbintenissen tegenover derden. Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode voor de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval. Zevende uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt Kwalitatieve selectie Selectiecriterium betreffende de economische en financiële middelen van de inschrijver Om op de opdracht te kunnen inschrijven, moet de inschrijver voor elk van de laatste drie afgesloten boekjaren een gemiddeld jaarlijks omzetcijfer van minstens euro hebben gerealiseerd met betrekking tot de implementatie van een oplossing voor digitalisering, herkenning en classificatie van documenten. (art 67,3 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). De financiële gezondheid zal worden beoordeeld op basis van de bij de Nationale Bank van België ingediende goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren. Inschrijvers die hun goedgekeurde jaarrekeningen hebben ingediend bij de Nationale Bank van België, moeten deze niet toevoegen aan hun offerte. De aanbestedende overheid kan de documenten immers zelf raadplegen via het e-loket van de federale overheid. Inschrijvers die hun goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben ingediend, moeten deze toevoegen aan hun offerte. Die verplichting geldt ook voor recentelijk goedgekeurde jaarrekeningen die nog niet werden ingediend bij de Nationale Bank van België omdat de toegestane wettelijke termijn voor het indienen nog niet is verstreken. Voor eenmansbedrijven volstaat een door een IAB-consulent of bedrijfsrevisor opgesteld document met opgave van de activa en passiva. Dat document moet desgevallend door een erkende IAB-consulent

23 S&L/DA/2016/ of door de bedrijfsrevisor conform worden verklaard. Het document moet de recente financiële situatie weergeven (van maximaal 6 maanden geleden, te tellen vanaf de datum van de opening van de inschrijvingen). Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een voorlopige, door de IAB-consulent of bedrijfsrevisor conform verklaarde balans. Buitenlandse ondernemingen moeten eveneens de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren toevoegen aan hun offerte, of een document met opgave van de bedrijfsactiva en -passiva. Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een voorlopige balans die conform werd verklaard door de IAB-consulent of bedrijfsrevisor, of door de persoon of instelling die deze taak op zich neemt in het betreffende land. De inschrijver dient bijlage 4 "in te vullen fiche" in te vullen Selectiecriterium betreffende de technische middelen van de inschrijver De inschrijver duidt het deel van de opdracht aan dat de dienstverlener eventueel in onderaanneming zal geven. Hij zal de diensten die hij in onderaanneming zal geven alsook de naam en gegevens van deze onderaannemer(s) vermelden. De inschrijver dient bijlage 4 "in te vullen fiche" in te vullen Conformiteit van de offertes met de regelgeving De offertes van de geselecteerde kandidaten zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, overeenkomstig artikel 95 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en de bepalingen van dit bijzonder dit bestek. Onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de onderstaande criteria van gunning Gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen Lijst van de gunningscriteria De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de meest interessante offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende criteria: Gunningscriteria Punten 1. Prijs 70

24 S&L/DA/2016/ Implementatie van het nieuwe platform 30 Totaal Methode om de beste offerte te bepalen Een evaluatiecommissie bestaande uit ambtenaren en/of personeelsleden van de FOD Financiën evalueert de offertes op basis van voormelde gunningscriteria. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor beroep te doen op externe of interne deskundigen om de leden van de evaluatie bij te staan bij de evaluatie van de offertes. 1. Prijs (/70) Het criterium 'Prijs' wordt als volgt gewogen: Voor de basis: terbeschikkingstelling van de scanners P = [P laagste / Pofferte ] x Pmax P = het aantal door de onderzochte offerte behaalde punten Plaagste = het bedrag van de goedkoopste regelmatige offerte Pofferte = het bedrag van de onderzochte offerte Pmax = het aantal punten dat wordt toegekend voor het criterium Prijs. De prijsformule is de volgende: P offerte = 6 x Basis documentscanners voor grote volumes + de som van de latere bestellingen basis scanners voor grote volumes + 6 x Basis documentaire scanners + de som van de latere bestellingen basis documentaire scanners +6 x Basis briefopeners + de som van de latere bestellingen basis briefopeners + Basis opleiding +6 x Software + de som van de latere bestellingen Software + Opleiding van 50 operatoren + 15 x Opleiding van een nieuwe operator + Opleiding van 6 administrateurs + Opleiding van een operator belast met wijzigingen + 6 x (200 x Aanvullende bijstand) Basis documentscanners voor grote volumes = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de opleiding van 20 operatoren en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes met een capaciteit van 20 miljoen gescande pagina's (2 in Jambes en 2 in Gent); Latere bestellingen basis scanners voor grote volumes = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van en 15 miljoen gescande pagina's (latere bestellingen); Basis documentaire scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de opleiding van 8 operatoren en het onderhoud van een documentaire scanner met een capaciteit van gescande pagina's in Jambes en een documentaire scanner in Gent; Latere bestellingen basis documentaire scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van gescande pagina's (latere bestellingen); Basis briefopeners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de opleiding van 6 operatoren en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen;

25 S&L/DA/2016/ Latere bestellingen basis briefopeners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van miljoen enveloppen (latere bestellingen); Basis opleiding = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding; Software= Prijs excl. btw (in EUR) voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software, en het ter beschikking stellen van de hardware en zijn verbindingen, voor een capaciteit van 20 miljoen gescande pagina's; Latere bestellingen van te digitaliseren documenten = Prijs excl. btw (in EUR) voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software met een capaciteit van miljoen gescande pagina's (latere bestellingen); Opleiding van 50 operatoren = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van 50 operatoren in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning; Opleiding van een nieuwe operator = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van 1 nieuwe operator in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning; Opleiding van 6 administrateurs = Prijs excl. btw voor de vorming van 6 administrateurs belast met de controle en de opvolging van het platform in letters en in cijfers Opleiding van een operator belast met wijzigingen = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van een operator in het aanbrengen van wijzigingen in de parameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten; Aanvullende bijstand = Prijs excl. btw (in EUR) voor een mandag aanvullende bijstand. Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen. Voor de variante: aankoop van de scanners P = [P laagste / Pofferte ] x Pmax P = het aantal door de onderzochte offerte behaalde punten Plaagste = het bedrag van de goedkoopste regelmatige offerte Pofferte = het bedrag van de onderzochte offerte Pmax = het aantal punten dat wordt toegekend voor het criterium Prijs. De prijsformule is de volgende: P offerte = Variante scanners voor grote volumes + 6 x Variante onderhoud scanners voor grote volumes + de som van de latere bestellingen "variante onderhoud scanners voor grote volumes" + Variante documentaire scanners + 6 x Variante onderhoud documentaire scanners + de som van de latere bestellingen "variante onderhoud documentaire scanners" + Variante briefopeners + 6 x Variante onderhoud briefopeners + de som van de latere bestellingen "variante onderhoud briefopeners" + Variante opleiding + Software + de som van de latere bestellingen "Software" + Opleiding van 50 operatoren + 15 x Opleiding van een nieuwe operator + Opleiding van 6 administrateurs + Opleiding van een operator belast met de wijzigingen + 6 x (200 x Aanvullende bijstand) Variante scanners voor grote volumes = Prijs excl. btw (in EUR) voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 20 operatoren voor 4 documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent); Variante onderhoud scanners voor grote volumes = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van de documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 20 miljoen gescande pagina s; Latere bestellingen "variante onderhoud" scanners voor grote volumes = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van de documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van miljoen gescande pagina's (latere bestellingen);

26 S&L/DA/2016/ Variante documentaire scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 8 operatoren voor het gebruik van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent; Variante onderhoud documentaire scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van gescande pagina s; Latere bestellingen "variante onderhoud" documentaire scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van gescande pagina's (latere bestellingen); Variante briefopeners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 6 operatoren voor het gebruik van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent; Variante onderhoud briefopeners = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen; Latere bestellingen "variante onderhoud" briefopeners = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van miljoen enveloppen (latere bestellingen); Variante opleiding = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote volumes en de documentscanners buiten de basisopleiding; Software= Prijs excl. btw (in EUR) voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software voor een capaciteit van 20 miljoen gescande pagina s; Latere bestellingen van te digitaliseren documenten = Prijs excl. btw (in EUR) voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software met een capaciteit van miljoen gescande pagina's (latere bestellingen); Opleiding van 50 operatoren = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van 50 operatoren in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning; Opleiding van een nieuwe operator = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van 1 nieuwe operator in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning; Opleiding van 6 administrateurs = Prijs excl. btw (in EUR) voor de vorming van 6 administrateurs belast met de controle en de opvolging van het platform in letters en in cijfers; Opleiding van een operator belast met wijzigingen = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van één operator in het aanbrengen van wijzigingen in de parameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten; Aanvullende bijstand = Prijs excl. btw (in EUR) voor een mandag aanvullende bijstand. BELANGRIJK 2. Implementatie van het nieuwe platform (/30) De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat offertes die minder dan 15 op 30 behalen uitgesloten worden van de opdracht. De inschrijver stelt een plan voor de implementatie van het nieuwe platform voor door de methode en de uitvoeringsprocedure van de oplossing voor te leggen in een document van maximum 20 bladzijden recto, A4-formaat, in lettertype "Arial 11". Dit implementeringsplan moet het volgende behandelen: de uitrol en inproductiestelling van de verschillende scanningketens (2 ketens voor grote volumes en één keten voor documentaire scanning per centrum); de uitrol en inproductiestelling van de software voor herkenning, classificatie en extractie van gegevens met name met het oog op de implementatietermijn van elke fase;

27 S&L/DA/2016/ het niveau van deelname zowel van personeel van de inschrijver als van personeel van de FOD Financiën in elk stadium van het project; het aantal operatoren die nodig zijn om correcties en valideringen uit te voeren op de documenten waaruit gegevens worden geëxtraheerd (PB- en btw-aangiften), rekening houdend met de herkenningsgraad die de software bereikt en met het aantal operatoren die momenteel actief zijn in de centra van Gent en Jambes; de gebruiksvriendelijkheid van de software wat betreft de mogelijkheden die de aanbestedende overheid wordt geboden om de extractieparameters te wijzigen of de te verwerken documenten te wijzigen/uit te breiden; de basisopleiding die het personeel van de FOD Financiën moet krijgen om het goede verloop van het project te waarborgen; de kwaliteit van de optische herkenningssoftware van de karakters en hun capaciteit om de opeenvolging van karakters in de tekst te begrijpen. de kwaliteit van de software voor de sortering van de documenten dat toelaat om ze te begeleiden naar de goede object-store van filenet. De kwaliteit van de middelen voor de workflow, de tracking, de reporting en de voorgestelde monitoring. De score wordt bekomen aan de hand van de volgende ordinale schaal: Uitgesloten Zeer slecht Uitgesloten Slecht 15 Bevredigend 20 Goed 25 Zeer goed 30 Uitstekend Eindscore De eindscore wordt aan elke offerte toegekend door de behaalde punten voor de twee bovenvermelde criteria op te tellen. BELANGRIJK De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer deskundigen die geen deel uitmaken van de FOD Financiën. De meest interessante offerte is de offerte die de hoogste eindquotatie krijgt

28 S&L/DA/2016/ Leidende ambtenaar D. UITVOERING De leidende ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de sluiting van de opdracht. Hierin zullen de grenzen van zijn bevoegdheden worden vermeld. De leidende ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen. 2. Borgtocht In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer in het bijzonder voor wat de aanpassing van het bedrag van de borgtocht betreft op basis van een forfaitair bedrag, omwille van het meerjarig karakter van de opdracht, van de mogelijkheid om deze vanaf het vijfde jaar te beëindigen en van de abnormale meerkost die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het bedrag dat in overweging genomen moet worden het globaal bedrag van de opdracht berekend voor de looptijd van 7 jaar zou zijn. De borgtocht van de opdracht wordt vastgelegd op euro Borgtochtstelling Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de rekening van BPostbank van de Deposito- en Consignatiekas [bpostbank rekeningnummer BE (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van haar beheerder van de titels of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

29 S&L/DA/2016/ wanneer de borgtocht een bankgarantie betreft, wordt de akte van verbintenis van de krediet- of verzekeringsinstelling overgelegd. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornaam en het volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang van het geval. De hogervermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Afdeling Vastleggingen ter attentie van mevrouw MALJEAN Françoise NOGA B22 Koning Albert II-laan 33 bus 781 Blok B BRUSSEL 2.2. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt vrijgegeven volgens de bepalingen van artikel 33 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. 3. Prijsherziening Een prijsherziening is mogelijk onder de volgende voorwaarden: De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. Elk jaar vraagt de dienstverlener de prijsherziening aan door middel van een aangetekende brief gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Vastleggingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel. De prijsherziening gaat in op:

30 S&L/DA/2016/ o o de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de prestaties die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn; de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de prestaties die effectief na de voormelde datum gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de prestaties die na de eerstvolgende verjaardag gepresteerd zullen worden). De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: S P = P * 0,8* S0 waarbij P = herziene prijs P 0 = initiële prijs S 0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S 0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid. 4. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende prestaties voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen schadevergoedingen die deze aan derden verschuldigd is op grond van vertraging in de uitvoering van de prestaties of het in gebreke blijven van de opdrachtnemer. De prestaties die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden uitgevoerd overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door de aanbestedende overheid op kosten en risico's van de dienstverlener, via een van de middelen van optreden vermeld in artikel 155 van het KB van 14 januari De opdrachtnemer stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd door voldoende onderlegd en kundig personeel, met inachtneming van de voorziene termijnen en begroting. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverbintenis.

31 S&L/DA/2016/ Garantie In het kader van de verplichte variant, wordt er een garantieperiode voorzien voor een duur van 2 jaar die van start gaat na de technische oplevering. Gedurende de garantieperiode, zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. De garantie dekt met name de herstelling of de correctie van de werkingsgebreken of de nonconformiteiten van het materiaal in zijn geheel. 6. Oplevering van de prestaties 6.1. Technische en voorlopige oplevering Geen enkele levering kan plaatsvinden zonder schriftelijke verwittiging minstens vier werkdagen voor de datum voorzien voor de levering. Leveringen kunnen slechts plaatsvinden op werkdagen tijdens kantooruren Scanners en briefopeners Als de basisopdracht de opdracht binnenhaalt, gebeurt de technische oplevering bij afloop van de terbeschikkingstelling, levering, installatie, indienststelling, opleiding, toepassing en naleving van de SLA, inclusief de technische ondersteuning zoals voorzien in punt "Technische ondersteuning" van luik E. "Technische voorschriften" voor: documentscanners voor grote volumes; documentaire scanners; briefopeners. Als de verplichte variante de opdracht binnenhaalt, gebeurt de technische oplevering bij afloop van de levering, installatie, indienststelling, opleiding, toepassing en naleving van de SLA voor: documentscanners voor grote volumes; documentaire scanners ; briefopeners. Onderhoud van de scanners: Er wordt een gedeeltelijke voorlopige oplevering voorzien voor het deel onderhoud van de documentaire scanners en briefopeners. Deze gedeeltelijke voorlopige oplevering vindt dagelijks plaats Software Er wordt een technische oplevering voorzien bij afloop van elke fase. Er zal gecontroleerd worden of de software, de hardware en het verbindingsmateriaal conform de technische vereisten voorzien in luik E. van dit bestek zijn.

32 S&L/DA/2016/ De controle van de goede werking, van de prestaties en andere gunningscriteria en -subcriteria; alle functies vereist in het bestek en aangekondigd in de offerte zullen worden getest. Er zal gecontroleerd worden of de documentatie geleverd werd en of alle opleidingen werden verstrekt. De controlewerkzaamheden worden als succesvol uitgevoerd beschouwd als de leveringen en ontwikkelingen beantwoorden aan de hoeveelheden en een regelmatige dienst kunnen waarborgen onder normale productieomstandigheden na hiertoe voorziene testen. Deze testen en het tijdschema ervan worden in onderling overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan de functiemogelijkheden die in het bijzondere bestek worden gevraagd en/of die in de offerte worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om gratis de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de voorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het procesverbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de technische oplevering af te kondigen. Na deze termijn behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In dit geval moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Als de controlewerkzaamheden niet succesvol uitgevoerd konden worden binnen de opgelegde termijn kan de aanbestedende overheid ofwel de ambtshalve maatregelen van artikels 47 en 155 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken toepassen, ofwel met de opdrachtnemer bijzondere afspraken overeenkomen. Na afloop van controlewerkzaamheden die met succes werden uitgevoerd, stelt de aanbestedende overheid een proces-verbaal van technische oplevering op, dat door beide partijen ondertekend wordt Definitieve oplevering De definitieve oplevering wordt uitgesproken op verzoek van de leverancier op het einde van de looptijd van de opdracht. De definitieve oplevering zal worden opgetekend in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de oplevering toelaat Opleveringskosten Alle kosten die zijn verbonden met de aanvaardingstesten en met de voorlopige en de definitieve oplevering vallen ten laste van de aannemer. 7. Uitvoeringsmodaliteiten Uitvoeringsclausule De inschrijver verbindt zich ertoe om gedurende de volledige uitvoering van de opdracht de 8 basisconventies van de IAO na te leven, in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957)

33 S&L/DA/2016/ het recht op syndicale vrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948) 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949) 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, 1, 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht Clausule betreffende de technologische evolutie Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden Uitvoeringstermijn De installatie en de operationaliteit van de software moeten worden gerealiseerd binnen een termijn van minimum 6 maand en maximum 12 maand voor fase 1, van 18 maand voor fase 2, van 18 maand voor fase 3 en van 24 maand voor fase 4. De inschrijver dient in het offerteformulier het aantal maanden (per volledige maand) vermelden die hij voorziet voor de installatie, de implementatie en de operationaliteit van het nieuwe platform voor fases 1, 2, 3 en 4. De uitvoeringstermijn voor de implementatie van het nieuwe platform gebeurt volgens de volgende fasering: Fase 1: Ten laatste binnen de 12 maand na sluiting van het contract, moet de voorgestelde oplossing toelaten alle functies en onderdelen van het scanningsysteem voor de verwerking en de inhoudsherkenning van gestructureerde en ongestructureerde documenten die momenteel met CSS verwerkt worden te vernieuwen en aan te vullen, met eenzelfde kwaliteitsniveau als de huidige oplossing, zowel op het vlak van herkenning als van extractie en classificatie van de gegevens. Fase 2.

34 S&L/DA/2016/ Ten laatste binnen de 18 maand na sluiting van het contract moet de te leveren oplossing toelaten alle documenten die met Dim MyScan verwerkt worden centraal te verwerken in de scanningcentra van Gent en Jambes. Fase 3: Ten laatste binnen de 18 maand na sluiting van het contract moet de te leveren oplossing de centrale digitalisering van de documentaire registers in de scanningcentra van Gent en Jambes mogelijk maken. Fase 4: De voorgestelde oplossing moet zorgen voor de implementatie van een systeem dat geleidelijk de inkomende post en alle documenten van de andere FOD's op een gecentraliseerde wijze verwerkt in de scanningcentra van Gent en Jambes, en dit uiterlijk binnen een termijn van 24 maanden volgend op de ondertekening van de overeenkomst. De inschrijver zal in zijn offerte de oplossing die hij van plan is te implementeren gedetailleerd beschrijven. Na afloop van de periode van 24 maand moet de oplossing in staat zijn automatisch 150 verschillende types briefformaat te verwerken, te herkennen en door te sturen zonder manuele tussenkomst van operatoren om het binnenkomende document te valideren en door te sturen. De inschrijver zal in zijn offerte ook de termijn aangeven die hij nodig acht om fasen 1 tot en met 4 uit te voeren zonder dat bovengenoemde termijnen overschreden worden Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen De diensten zullen worden uitgevoerd op de volgende adressen: Scanningcentrum Gent, Gaston Crommenlaan 6 bus 1 tot 3, 9050 Ledeberg Scanningcentrum Jambes, Avenue Prince de Liège 133 Gebouw A te 5100 Jambes De vergaderingen van de stuurgroep zullen voornamelijk plaatsvinden in het gebouw North Galaxy Koning Albert II-laan, 33 te 1030 Brussel. Aangezien de gepresteerde werkuren en de verplaatsingskosten voortvloeiend uit de onderhoudsoperaties integraal deel uitmaken van de te leveren diensten, mag de inschrijver deze niet factureren. De diensten zullen tijdens hun uitvoering van dichtbij worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende dienst. De identiteit van deze afgevaardigde wordt aan de dienstverlener medegedeeld bij de aanvang van de uitvoering van de diensten Te respecteren normen en standaarden De uitvoeringsteams die door de opdrachtnemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, passen de methodes en de standaarden toe die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden betreffen ten minste: technische standaarden voor software;

35 S&L/DA/2016/ de methode van projectbeheer (PMFin, unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2); levering van de documentatie de regels voor de programmering (opmaak, codestructuur, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-basissen, inclusief Open Standaarden, enz.); de beheersregels, opgesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie. Alle door de FOD Financiën gebruikte standaarden staan vermeld in een verklarend document beschikbaar op het adres: enhttp://financien.belgium.be/nl/over_over_de_fod_geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/ Elke verwijzing naar om het even welke standaard of methodologie die in dit bestek wordt gemaakt, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing Kwaliteit van de diensten Beschikbaarheid van de dienst: Uitgezonderd de wettelijke feestdagen, moeten de applicaties doorlopend toegankelijk zijn van maandag tot vrijdag, tijdens een binnen de normale kantooruren vallende tijdsspanne, die door de inschrijver in zijn offerte wordt bepaald. De inschrijver installeert een systeem voor het beheer van incidenten via een webapplicatie. Dit systeem moet toelaten incidenten in te voeren, de behandeling ervan op te volgen en de interventieen oplossingstermijn te beheren in het kader van de SLA. Dringend onderhoud De applicaties kunnen echter occasioneel1 stopgezet worden omwille van dringende onderhoudsinterventies die nodig zijn voor de goede werking ervan. Bijgevolg verbindt de dienstverlener zich er toe, in het vooruitzicht van een onderbreking van de diensten naar aanleiding van een dringend onderhoud en om de aanbestedende overheid de mogelijkheid te geven de nodige maatregelen te nemen om elke verstoring van haar activiteiten te vermijden, om volgende procedure na te leven: Versturen van een ter attentie van. Minstens 2 uur voor het afsluiten van het systeem. De aanbestedende overheid aanvaardt dat de diensten max. 3 uur per maand onbeschikbaar zijn omwille van uitzonderlijk en dringend onderhoud. 1 De inschrijver dient de periodes voor het onderhoud van zijn applicatie te plannen buiten het tijdschema omschreven in het punt "Beschikbaarheid van de dienst".

36 S&L/DA/2016/ Elke onderbreking van de diensten naar aanleiding van een onderhoud buiten de hierboven beschreven procedure wordt bestraft met eenzelfde straf als degene voorzien voor het niet-naleven van de SLA Onderaannemers De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden. De aanbestedende overheid eist echter wel dat de onderaannemers van de opdrachtnemers, in verhouding tot hun deelname aan de opdracht, voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en professionele bekwaamheid die de opdrachtdocumenten opleggen. In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. In volgende gevallen doet de opdrachtnemer verplicht een beroep op bepaalde onderaannemers en is het inzetten van andere onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid: 1 wanneer de opdrachtnemer voor zijn kwalitatieve selectie gebruik heeft gemaakt van de draagkracht van bepaalde onderaannemers overeenkomstig artikel 74 van het KB klassieke sectoren; 2 wanneer de opdrachtnemer bepaalde onderaannemers in zijn offerte heeft voorgedragen overeenkomstig artikel 12 van het KB klassieke sectoren; Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan. Het is de opdrachtnemer verboden zijn verbintenissen volledig of gedeeltelijk toe te vertrouwen aan een aannemer, een leverancier of een opdrachtnemer die zich in een van de situaties bevindt voorzien in artikel 61 van het koninklijk besluit van 16 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in klassieke sectoren Middelen die ter beschikking worden gesteld door de FOD Financiën De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). De FOD Financiën zal netwerkaanpassingen verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer om hen beter te laten functioneren binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. In het geval dat er andere softwareprogramma s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dit gebruik, na aanvaarding door de leidende ambtenaar, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de prestaties.

37 S&L/DA/2016/ Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. 7.9 Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie Alle resultaten en verslagen die door de opdrachtnemer worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de prestaties en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie: kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz. De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; of die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.

38 S&L/DA/2016/ De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is. Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de opdrachtnemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën. Ook indien de opdrachtnemer deze informatie, of een deel ervan, heeft gekopieerd of vastgelegd, blijft deze informatie de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de opdrachtnemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel. 8. Facturatie en betaling van de prestaties Om een snelle betaling te garanderen, wordt er aan de opdrachtnemer gevraagd de PV's van de opleveringen bij de eerste opgestelde facturen te voegen (per fase). Geen enkele factuur mag worden opgemaakt vooraleer fase 1 werd gegund. De aanbestedende overheid gaat over tot betaling van een factuur mits deze regelmatig is opgesteld (met vermelding van het btw-bedrag en van het nummer van de bestelbon), volgens de volgende modaliteiten: Als de basis de opdracht binnenhaalt: het bedrag betreffende de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de indienststelling, de opleiding, het onderhoud van de scanners en de briefopeners en de toepassing en naleving

39 S&L/DA/2016/ van een SLA wordt met maandelijkse vervaldatum gefactureerd op basis van het aantal daadwerkelijk ingescande pagina's/ geopende enveloppen vermenigvuldigt met de prijs van een gescande pagina/enveloppeopener, voor zover dat de technische oplevering werd toegekend. Als de verplichte variante de opdracht binnenhaalt: voor de aankoop van de scanners, inclusief de installatie, de indienststelling, de opleiding van zodra de scanners en briefopeners in gebruik worden genomen, wordt heel de verschuldigde som gefactureerd bij de technische oplevering; het bedrag betreffende het onderhoud van de scanners en de briefopeners en de toepassing en naleving van een SLA wordt met maandelijkse vervaldatum gefactureerd op basis van het aantal daadwerkelijk ingescande pagina's/ geopende enveloppen, voor zover dat de technische oplevering werd toegekend. In beide gevallen (de basis haalt de opdracht binnen of de verplichte variante haalt de opdracht binnen): de bedragen betreffende de terbeschikkingstelling van de software en het gebruik van de licenties, de terbeschikkingstelling van de hardware en de verbindingen, het onderhoud en de toepassing en naleving van een SLA worden met maandelijkse vervaldatum gefactureerd op basis van het aantal daadwerkelijk ingescande en behandelde pagina's, (voor zover de classificatie en de verwijdering met succes zijn uitgevoerd) en dat de technische oplevering werd toegekend. kosten van prestaties betreffende bijstand ter plaatse, opleiding (uitgezonderd de opstartopleiding) of specifieke ontwikkelingen, die gepresteerd worden na de technische oplevering van elke fase in het kader van de aanvullende bijstand, mogen gefactureerd worden van zodra de prestaties afgerond zijn. De opdrachtnemer voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij de factuur. De opdrachtnemer stuurt zijn facturen (in een exemplaar) naar het volgende adres: Op alle facturen waarvan hierboven sprake moet btw aangerekend worden en ze dienen opgesteld te worden op naam van: Deze dienst zal de facturen inscannen en opsturen naar de vereffenaars. De factuur mag ook in pdf-formaat worden g d naar: Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet gestort worden op rekeningnummer... op naam van... te...".het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) en eventueel het nummer van de overeenkomst (5XXXXXXX) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld. BELANGRIJK Federale Overheidsdienst FINANCIËN Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 bus 788 Blok B BRUSSEL De opdrachtnemer vermeldt duidelijk de uitgevoerde prestaties op de factuur.

40 S&L/DA/2016/ De vereffeningsprocedure vindt plaats conform het Reglement van de Rijkscomptabiliteit. BELANGRIJK De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in. Bijgevolg is, overeenkomstig BTW-beslissing nr. E.T dd van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit het stelsel van de medecontractant, geregeld in artikel 20 van het koninklijk besluit nr.1 van 29 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde, niet van toepassing op de werken, leveringen en diensten uitgevoerd in het kader van deze opdracht. Alleen correct uitgevoerde prestaties kunnen worden aangerekend. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de prestaties, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten. De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen een betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in euro. 9. Geschillen Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zou zijn van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit. 10. Boetes en straffen In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 123 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen, omwille van het belang dat de FOD Financiën toekent aan de doorlopende verwerking van de verschillende soorten te digitaliseren documenten, met als doel hun verwerking binnen de vereiste termijn te garanderen, in het bijzonder in het kader van de fiscale wetgeving Straffen Als het aantal operatoren dat werkelijk nodig is voor de correctie en de validatie van documenten waarvoor extractie van de gegevens vereist is (PB-aangiftes) meer dan 5% hoger ligt dan het in de offerte vermelde aantal, wordt een forfaitaire straf toegepast van 300 euro per operator en per werkdag tijdens de periode gebruikt voor de digitalisering, de classificatie en de extractie van gegevens van gestructureerde documenten (PB-, btw-, BNI-aangiftes) na de technische oplevering van fase 1.

41 S&L/DA/2016/ Boetes Indien de installatie en de operationaliteit van de software niet gebeurt binnen de maximumtermijn: - van 12 maand voor fase 1; - van 18 maand voor fase 2; - van 18 maand voor fase 3; - en van 24 maand voor fase 4 wordt een forfaitaire boete van per werkdag toegepast voor fase 1, van voor fase 2, van voor fase 3 en van voor fase 4. Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete van 500 euro bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. In geval van een blokkerend incident, waarbij de normale toestand niet hersteld is binnen de in de SLA vastgelegde termijn, is een boete van 100 van rechtswege verschuldigd voor elk uur dat verstrijkt tussen de aangifte van het incident en het herstel van de normale situatie. In geval van een niet-blokkerend incident, waarbij de normale toestand niet hersteld is binnen de in de SLA vastgelegde termijn, is een boete van 500 van rechtswege verschuldigd per werkdag te tellen vanaf het verstrijken van de in de SLA vastgelegde termijn. De boetes zijn van rechtswege van toepassing, zonder enige formaliteit of melding. Onverminderd de toepassing van de vertragingsboetes, vrijwaart de opdrachtnemer de aanbestedende overheid in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.

42 S&L/DA/2016/ E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 1. Beschrijving van de context 1.1. Context In zijn bestuurscontract heeft de FOD Financiën zich ertoe verbonden een digitaliseringsprogramma met de naam "DIGIFIN" te lanceren. Dit programma heeft de ambitie dat er geen document op papier meer op het bureau van een medewerker belandt, wat inhoudt dat de stroom van papieren documenten moet verminderen en de uitgaande post gestandaardiseerd moet worden, wat een respons van de burger inhoudt, om deze te kunnen dematerialiseren en klasseren. In dit kader spelen de scanningcentra een belangrijke rol in de E-archivering en in de certificatie van gedematerialiseerde documenten om hun bewijskracht te garanderen. Sinds meer dan tien jaar worden er scanning- en documentherkenningsoplossing geïmplementeerd bij de FOD Financiën. Deze hebben tot doel: vermijden dat de informatie uit de documenten opnieuw ingevoerd moet worden; gelijktijdig (meerdere gebruikers) toegang te hebben tot de inhoud van de documenten (afbeeldingen) zonder de documenten te dupliceren; vermijden dat papieren exemplaren van de documenten bewaard moeten worden; beschikken over veiligheidskopieën. De FOD Financiën wil de papierloze oplossingen in 'pre-scanning' modus veralgemenen, zodat ze kunnen worden gebruikt in een zeer brede context en door een maximum aantal toepassingen. Onder pre-scanning dient het volgende verstaan te worden: - de ontvangen documenten op papier of op elektronische dragers (bijvoorbeeld als bijlage bij een ) worden gedematerialiseerd bij aankomst in de organisatie; - de overeenkomstige afbeeldingen worden verzonden naar een oplossing voor elektronisch documentbeheer; - de geëxtraheerde gegevens worden naar een verwerkingstoepassing verzonden, "businesstoepassing" genaamd. Anderzijds wenst de FOD Financiën te evolueren in de gebruikswijze van de dematerialiseringsoplossingen. De eerste oplossingen werden ingevoerd in het kader van projecten gestuurd door de algemene administraties, wat geleid heeft tot een architectuur met talrijke interacties tussen dematerialiserings-/herkenningsfuncties en de applicaties voor de informatieverwerking. In de toekomst wenst de FOD te evolueren in de richting van een architectuur waarin de interacties beperkter zijn; de dematerialiseringsoplossingen zullen inderdaad als een dienst aangeboden worden door de Stafdienst Logistiek ten voordele van de algemene administraties en stafdiensten van de FOD Financiën en op termijn van andere FOD's.

43 S&L/DA/2016/ Doelstellingen van de opdracht Deze opdracht heeft als doelstelling: het ondersteunen van de processen met als doel de invoering van aangiftes en andere documenten ingediend door belastingplichtigen op papier te vervangen door een geautomatiseerde input, gebaseerd op scannings- en gegevensherkenningstechnieken; alle documenten die bij de PB-aangiftes gevoegd worden, andere btw-documenten en in de toekomst elk ander binnenkomend document te digitaliseren, sorteren, klasseren en beschikbaar te maken; het digitaal dossier van de belastingplichtige aan te vullen door de digitalisering van essentiële documenten in de papieren dossiers, met name, maar niet uitsluitend, in het kader van de overname van oude documenten; de registers te digitaliseren ter aanvulling of ondersteuning van de reeds bestaande processen, om de applicaties voor specifieke beroepen te voeden; alle inkomende briefwisseling te digitaliseren, ter aanvulling of ondersteuning van de reeds bestaande processen, om het digitaal dossier van de belastingplichtige aan te vullen de E-archivering en de certificatie van gedematerialiseerde documenten verzekeren om hun bewijskracht te garanderen conform de wet 21 jullie 2016 ten uitvoer en als aanvulling de verordening (EU) nr.910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt; en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG houdende invoeging van titel 2 in boek XII "Recht van de elektronische economie" van het Wetboek van economisch recht, en houdende invoeging van de definities eigen aan titel 2 van boek XII en van de rechtshandhavingsbepalingen eigen aan titel 2 van boek XII, in de boeken I, XV en XVII van het Wetboek van economisch recht. de dematerialiseringsverrichtingen centraliseren in de scanningcentra van Gent en Jambes. Het gaat er dus om de verlichting van de administratieve last van de diensten voort te zetten, de productiviteit op te drijven, de taken van de diensten te heroriënteren naar acties met een hogere toegevoegde waarde, deel te nemen aan de vereenvoudiging van de administratieve procedures, de informatie beter te delen, ze sneller toegankelijk te maken en het uniek digitaal dossier van elke belastingplichtige aan te vullen. Deze doelstellingen zijn evolutief en kunnen geheroriënteerd worden in functie van de verwerkingscapaciteiten die beschikbaar zullen worden en van het toenemend gebruik van de elektronische weg.

44 S&L/DA/2016/ Architectuur van het FinScan-platform 2.1 Voorstelling De hieronder voorgestelde globale architectuur zal als leidraad dienen in de bestudeerde aanpak. Globale Architectuur Vereenvoudigd overzicht gegevens Business VERWERKING Dematerialisering Herkennning : CLASSIFICATIE - EXTRACTIE Beelden BEHEER VAN DE DOCUMENTEN o Er zouden vier grote functionele blokken in aanmerking genomen moeten worden met de volgende functies: Dematerialisering: Dit blok behandelt de documenten, ongeacht hun formaat en de wijze waarop ze aankomen: o een papieren document dat door een operator ingescand zal worden; o een bestaande uit het bericht en uit meerdere eventuele bijlagen; o een fax die binnenkomt op een server of via mailbox. Herkenning: Het doel van dit blok is verschillende inlichtingen betreffende het document te extraheren door analyse- en inhoudsherkenningstechnieken op basis van de afbeelding ervan: o het soort document (als dit nog niet gekend is), dit om het naar de volgende stap in de verwerkingsketen door te verwijzen (bijvoorbeeld voor een gespecialiseerde extractie in eerste instantie en de gepaste businessverwerking nadien). We spreken van klassering van documenten. o een maximum aan informatie die nodig is voor de businessverwerking van het document en die we automatisch willen herkennen om manuele invoer te vermijden, aangezien deze veel middelen vraagt en een eventuele bron van fouten is. We

45 S&L/DA/2016/ spreken van extractie van informatie. De extractieverrichting kan businessgegevens gebruiken om de extractie te vergemakkelijken en/of het resultaat ervan te valideren. Een oplossing voor de inhoudsherkenning van facturen zal bijvoorbeeld als input de lijst met in de firma gekende leveranciers gebruiken, om te garanderen dat de herkende informatie aangaande de leverancier wel degelijk overeenkomt met een geïdentificeerde leverancier. Businessverwerking: voornaamste applicatie die toelaat de handelingen van het departement in kwestie te verwerken; in het algemeen verwerkt deze applicatie gestructureerde gegevens opgeslagen in een databank (RDBMS). Beheer van de documenten: oplossing voor elektronisch beheer van documenten: opslag, archivering en gecontroleerde toegang tot documenten, eventueel gekoppeld aan een documentaire workflow. De opdracht die de FOD Financiën wil toevertrouwen aan een dienstverlener betreft de blokken "dematerialisering" en "herkenning", evenals de interfaces met de andere blokken. De afbeeldingen verwerkt door het blok "Herkenning" moeten naar de oplossing voor het elektronisch beheer van documenten worden gestuurd. De geëxtraheerde informatie moet naar de businessapplicaties verstuurd worden. 2.2 Implementering en integratie in de businessapplicaties De huidige architectuur bevat vele interacties tussen de functies dematerialisering/herkenning en de applicaties die zorgen voor de informatieverwerking, met name in het geval van de applicaties voor AAFisc. De figuur op de volgende bladzijde illustreert deze interacties. Sterke interacties tussen blokken Directe verzending naar de gebruiker MELDING VAN ONTVANGST VAN DE DOCUMENTEN Melding van verwerking gegevens verwerking Business - BackOffice DEMATERIALISERING erkenning : CLASSIFICATIE - EXTRACTIE AFBEELDINGEN BEHEER VAN DE DOCUMENTEN

46 S&L/DA/2016/ Men stelt op deze figuur vast: dat de applicaties voor dematerialisering en inhoudsherkenning in verschillende stadia van de verwerking informatie doorsturen naar de businessapplicaties: o bij ontvangst van de documenten: in de mate dat de ontvangst van een document door het scanningcentrum gelijkstaat met ontvangst binnen de organisatie "FOD Financiën" en dat de ontvangstdatum van een document termijnen doet beginnen lopen voor de latere verwerking, is het belangrijk de informatie mee te delen aan de businessapplicatie, ongeacht de verwerking in de dematerialiseringsprocedure. o o in het midden van de verwerkingsprocedure op het einde van de verwerkingsprocedure worden de herkende afbeeldingen en gegevens naar de businessapplicatie doorgestuurd. dat de dematerialiseringsapplicatie informatie kan doorsturen naar een verwerkingsapplicatie van het type backoffice of rechtstreeks naar een gebruiker (bijvoorbeeld van een belastingcentrum). Een PB-aangifte voor een ander jaar dan het jaar dat verwerkt wordt, zal immers door de backoffice geweigerd worden. Deze aangifte wordt dus rechtstreeks naar een belastingambtenaar verstuurd (zonder langs de backoffice te passeren). dat de businessapplicatie feedback geeft aan de dematerialiserings-/herkenningsapplicatie: deze feedback is ofwel positief (eventueel met warning) ofwel negatief. In dit laatste geval worden de documenten opnieuw verwerkt (en al dan niet opnieuw ingescand). In de toekomst wil de Stafdienst Logistiek een oplossing invoeren met een lager integratieniveau (zwakke integratie), om een dienst te bieden die toegankelijk is voor alle algemene administraties en stafdiensten (en mogelijk ook voor andere FOD dan de FOD Financiën). Gecentraliseerde centralisés Scanners scanners ANDERE FOD Gedecentralis Scanners décentralisés eerde scanners MFP Software OCR et en indexation indexering automatique automatische ou of manuele manuelle Api voor sortering en gegevenscontrole FILENET Mailboxen Boites Workflow, audit en controle Mailbox van de ambtenaar Applicaties -Specifiek beroep In de toekomst zal de dienst die door de Stafdienst Logistiek ter beschikking wordt gesteld er dus uit bestaan om, op basis van papieren documenten, een afbeelding van goede kwaliteit en documenten

47 S&L/DA/2016/ te verstrekken die de informatie op het document zo getrouw mogelijk weergeeft, binnen een termijn en volgens kwaliteitsnormen bepaald via een SLA, afhankelijk van het soort document. 3. Beschrijving van de bestaande toestand (CSS en Dim MyScan) BELANGRIJK De inschrijver wordt eraan herinnerd dat de beschrijving van de bestaande toestand tot doel heeft hem alle nodige informatie te verstrekken zodat hij een offerte kan indienen waarin alle momenteel beschikbare functies geïntegreerd zijn en die tegelijkertijd de verwerking van documenten garandeert om er de gegevens uit te extraheren en afbeeldingen te produceren waarvan het detail en de kwaliteit gelijk zijn aan die van momenteel toegepaste oplossingen. Vele applicaties van de FOD Financiën gebruiken dematerialiserings- en documentherkenningsoplossingen. Deze oplossingen werden ingevoerd in het kader van twee verschillende (contractuele) contexten, die overeenkomen met implementeringen van gelijkaardige functionele onderdelen in geografisch verschillende inplantingswijzen: Gecentraliseerde inplanting: Corporate Scanning System Gedecentraliseerde inplanting: DIM Samengevat kunnen deze twee oplossingen als volgt omschreven worden: Corporate Scanning System (CSS): Platform voor massascanning, geïmplementeerd op gespecialiseerde sites (2), met ophaling van de gegevens en overmaking aan Coperfinapplicaties, en opslag van de documenten in corporate ECM DIM/MyScan (Document Input Management): Algemeen platform voor ophalen van gegevens door departementale scanning (scanrooms), instelbaar per CoperFin-project. Inzake werkorganisatie zijn er verschillende werkwijzen ingevoerd: Pre-scanning: documenten op papier worden gedematerialiseerd van zodra ze aankomen op de FOD Financiën. Heel de verwerking gebeurt op basis van de elektronische afbeelding van het document. Er circuleren geen papieren documenten meer binnen de organisatie (documentaire workflow). "Voorbereide" pre-scanning of pre-scanning met pre-indexering: bij binnenkomst op de FOD Financiën krijgen documenten voor hun dematerialisering een identificatiecode in de oplossing voor elektronisch documentenbeheer toegekend. Na dematerialisering van de gegevens worden de afbeeldingen ingevoerd in de EDB-oplossing en wordt de verwerking voortgezet op basis van de elektronische afbeelding. Post-scanning "day-2-day": de volledige verwerking van een document gebeurt op basis van het papieren exemplaar. Het document wordt pas ingescand op het einde van de verwerking, voornamelijk voor archiveringsdoeleinden en om de latere raadpleging door verschillende tussenkomende partijen te vergemakkelijken. Post-scanning "overname": idem als hierboven maar hier bevinden we ons in de context "overname uit het verleden". De documenten werden in het verleden reeds verwerkt (meerdere maanden of zelfs jaren geleden) en werden op papier opgeslagen. Op een bepaald moment wenste de FOD de archivering op papier te vervangen door een elektronische archivering (om de bewaring veilig te stellen, de nodige opslagruimte te beperken en gelijktijdige raadpleging door meerdere gebruikers toe te laten). De twee vormen van post-scanning gebeuren in het algemeen na een pre-indexering (in de EDB-oplossing of in de businessoplossing).

48 S&L/DA/2016/ Contractuele contexten Corporate Scanning System Dit geïntegreerd platform biedt de volgende functies: Sturing van de scanners (met gebruikersinterface voor de scanningoperatoren en verbetering van de geproduceerde afbeeldingen (in zwart-wit of in kleur). Verwerking van de gedigitaliseerde documenten, dit houdt in de identificatie van de documenten, de klassering van niet-gestructureerde documenten, het lezen van gestructureerde documenten (formulieren). Aanmaak van document- of dossierscheiders en van labels voor dozen met streepjescodes en registratie voor tracking. Aanmaak van de scheiders en de labels voor dozen voor alle applicaties (CSS of buiten CSS, zoals SP17, Stiron, Stirint, WF Ctx, Stipad). Aanmaak van PDF-bestanden op basis van de gedigitaliseerde bestanden, inclusief: o het comprimeren van de afbeeldingen, o de handtekening met het certificaat van de FOD Financiën, o de toevoeging van een header en een footer, o o het aanmaken van bookmarks, de terbeschikkingstelling van de tekst (na OCR) om een opzoeking type full-text toe te laten. Beheer van de gegevens-en documentenstroom tussen de verschillende onderdelen van het CSS-platform en met de businessapplicaties van de FOD (TAKS, STIR, STIPAD,..). De volgende soorten stromen moeten ondersteund worden: o identificatie van de ontvangen documenten (van bij ontvangst, zelfs voor hun scanning); o gegevens in de documenten; o terugsturen van niet-bruikbare gegevens. Administratie van het platform: o toezicht op de stromen die op het platform passeren en het ondernemen van acties bij technische of functionele anomalieën. o beheer van de problemen bij het scannen van de documenten, inclusief het aanmaken van brieven voor het terugsturen van de documenten naar de externe diensten of naar de burger. beheer van de traceerbaarheid van de documenten die langs het platform passeren: de documenten in de dozen specificeren, deze dozen in de verschillende fasen tussen de diensten en de scanningcentra in ontvangst nemen. Centralisatie van de sporen (events) met interpretatie, voor bijwerking van de statussen van documenten of de aanmaak van "Scanning Issues" Opstellen van operationele rapporten betreffende de verwerking van de gegevens. Directe raadpleging van documenten die langs de productieketen CSS gepasseerd zijn in GED FileNet. Het platform Corporate Scanning System wordt gebruikt in het kader van verschillende oplossingen, die hieronder worden opgesomd. Een meer volledige lijst staat ter beschikking in punt "3.3 Volledige lijst van applicaties". "KLANT" AA Fisc OPLOSSING verwerking van PB-, VVA-, DNC-aangiften en hun bijlagen

49 S&L/DA/2016/ AA Fisc verwerking van btw-documenten 625, 723, 725, bijlage AA Fisc verwerking van de dossiers van grenswerknemers (DFG) AA Fisc verwerking van permanente dossiers Fiscaliteit (BTW-VENB-PB) AA Fisc verwerking van de BNI-aangiften AG Fisc verwerking van de BNI-dossiers AAPD verwerking van huurovereenkomsten (2 scheiders + backlog) P&O verwerking van HR-dossiers AGPR verwerking van de dossiers Inning & Invordering Kenmerken van de oplossing Pre/Post-scanning CSS werkt momenteel reeds volgens de twee scanningmethodes: pre-scanning en post-scanning (in modus overname) In tegenstelling tot de post-scanning is er voor de pre-scanning geen voorafgaandelijke actie in de businessapplicaties nodig betreffende de te digitaliseren documenten. Het is pas wanneer een document daadwerkelijk gedigitaliseerd en gearchiveerd wordt in de opslagruimte FileNet P8 ad hoc (hiertoe voorzien) dat de businessapplicatie ervan verwittigd wordt (via een stroom die daarnaast toelaat aan de applicatie de indexen & data mee te delen die uit het document gehaald werden) dat deze de verwerking van het document op zich neemt. Identificatie Om de binnenkomende PB-aangiftes te kunnen identificeren en na te gaan of ze wel degelijk binnen de wettelijke termijn werden ingediend, wordt de streepjescode op de belastingaangifte geflasht om deze informatie mee te kunnen delen aan de businessapplicatie. Voorbereiding De batch is de verwerkingseenheid van de productieketen. De voorbereiding van de batches is de fase voorafgaand aan de dematerialisering van de documenten. Dit bestaat uit: (1) het groeperen van de documenten op basis van regels en procedures eigen aan de scanningorganisatie door de scanningoperatoren; (2) de toevoeging van identificatiedocumenten (schutbladen of scheiders), met streepjescode; (3) groepering van de documenten in batches naargelang de behoeften, rekening houdend met het maximum aantal bladzijden dat in de invoerbakken van de scanners ingevoerd kan worden. Specifieke servers Het aanwezige CSS-model is vollediger dan dat van DIM Myscan (verderop in dit document uitgelegd;): het voegt twee extra diensten toe en biedt de mogelijkheid tot PDF-conversie op de centrale servers. Kortom, naast de door DIM Myscan aangeboden diensten, omvat het CSS-model ook de volgende stromen/verwerkingen: 1e bijkomende dienst: identificatie en lezing van de inhoud van de documenten (gestructureerd in de vorm van formulieren of scheiders) na de scanningfase. 2e bijkomende dienst: overdracht van beroepsspecifieke gegevens naar de applicaties voor specifieke beroepen van de FOD Financiën ( backoffice).

50 S&L/DA/2016/ Alternatief: omzetting van de documenten in PDF op daarvoor bestemde centrale servers. Deze bijkomende stromen gebruiken niet-genormeerde specifieke protocollen. De omvang van het CSS-project impliceert dat de omzetting van de afbeeldingen naar PDF nadien gebeurt, op krachtige en 24h/24 7d/7 beschikbare servers. Deze dienst steunt op een reeks conversieservers (momenteel 20), met de plaatsing van een broker in staat om de activering van de servers te beheren. Principeschema (stroom): Het volgend schema geeft het nominaal geval van een gegevensstroom weer. Figuur 1 - nominale stroom voor een lot van het CSS-domein De batches worden gescand door scanningposten, via de software IPS (IRISPowerscan). Deze batches worden vervolgens overgemaakt aan ICP (IRISCapturePro) (fase 1) voor verwerking (herkenning, correctie, validatie)... via de interface FastLink++. Deze applicatie wordt

51 S&L/DA/2016/ geïmplementeerd in de centrale op virtuele servers van het data center in NoGa. De toegang tot de applicatie gebeurt via lichte terminals geïnstalleerd in de CSS scanningcentra (Jambes en Gent). Bepaalde taken van de ICP-verwerking worden geautomatiseerd (import-, validatie- en exportdiensten), andere zijn manueel (controle-, correctie- en nazichtdiensten). De manuele fases worden uitgevoerd door gekwalificeerde operatoren. In deze fases worden de beroepsspecifieke gegevens geregistreerd (automatische lezing OCR/ICR 2 van de afbeeldingen) en vervolgens gevalideerd en gecorrigeerd door de operatoren. Na ICP-verwerking worden de batches verder verwerkt door de module Bridge (fase 2). Deze zorgt voor de omzetting van het formaat en maakt de batches over aan CSS Middleware (fase 3) op basis van een DB-protocol met geformatteerde gegevens (XML) en overdracht van beeldbestanden. ScanFlow (een module die deel uitmaakt van CSS Middleware) is een beheerder van gegevensstromen waarvan de verwerkingseenheid eveneens de batch is. Deze onderzoekt regelmatig de nieuwe batches in de DB (fase 4) en activeert een traject voor elk van deze nieuwe loten. Dit traject omschrijft op statische wijze de diensten die gebruikt moeten worden om de verwerking van de overgemaakte gegevens te garanderen. Voor de CSS toepassingsdomeinen zijn de fasen van een traject: De dienst omzetting van afbeeldingen naar PDF ihqc-formaat via Caupenne (fase 5); De dienst voor het opladen in de OS FileNet P8 via interface JCR (fase 6) om de raadpleging door derde applicaties mogelijk te maken. De dienst overdracht van beroepsspecifieke gegevens naar de applicaties voor specifieke beroepen van de FOD Financiën (backoffice) via uitwisseling van berichten ad hoc (fase 7). De dienst voor gegevenscontrole, met als doel het formaat en de samenhang van de gegevens te valideren voor verwerking in de volgende fase van het statisch traject. Deze dienst is gebaseerd op een intern onderdeel van ScanFlow. De dienst voor technische archivering (fase 8), die toelaat de gegevens en een technische historiek van alle gegevens/bestanden die in de loop van de procedure verwerkt werden te bewaren. Bijzondere diensten voor uitzonderlijke stromen: (1) de maildienst (direct mail), (2) de automatische verzending van mails betreffende blokkerende fouten, (3) raadpleging van Filenet documenten (ScanConsult). De dienst voor digitalisering van de batches, die zorgt voor het genereren van de printcode afgedrukt op elk ingescand document. Deze dienst wordt momenteel gerealiseerd via een tabel in elk DB ICP-schema. Het verloop van de procedure (fases 5 8) gebeurt onder controle van een geavanceerde monitoring (ScanMon) die beschikt over een operator interface en die zich baseert op de databank ScanFlow. Deze monitoring laat een precieze opvolging van de status van de verschillende stromen van batches toe (fase 9). Gedetailleerde beschrijving van de aangeboden functies Herkenning van gestructureerde documenten: PB-aangiftes. Het gebruikte PB-document is de belastingplichtigen welbekend. De eigenschappen ervan staan hieronder beschreven: Het document is een flexibel formulier met vele velden die de belastingplichtige moet invullen. In tegenstelling tot een "klassiek" formulier worden de semantiek en de syntakss van een veld niet bepaald door de positie van het veld in het formulier, maar door een code van 6 cijfers vermeld in het veld voor het veld met de mee te delen informatie. Zie hieronder voor een voorbeeld van beide velden. 2 OCR = Optical Character Recognition; ICR = Intelligent Character Recognition

52 S&L/DA/2016/ De velden bestemd voor invoer van informatie (10 vakjes per informatieveld) kunnen een van de volgende types gegevens bevatten; Een bedrag Een percentage Een datum Een volledige naam Een aan te kruisen vakje Aanvullende informatie in tekstvorm. Naast de controles die op elk gegevensveld uitgevoerd dienen te worden, moeten er ook controles tussen de velden worden voorzien: bijvoorbeeld een veld is de som van meerdere andere. Velden die met elkaar in verbinding staan, mogen op gelijk welke plaats op het formulier ingevoerd worden, zolang ze maar samen met de correcte codes vermeld worden. De gegevens die doorgestuurd moeten worden, zijn beschreven in het document dat zal geleverd worden op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. De inschrijver moet aandacht besteden aan het feit dat de te herkennen en over te maken gegevens elk jaar (in meer of mindere mate) variëren, in functie van de behoeften van de klant, via de invoering van nieuwe codes of via de invoering van nieuwe aan de belastingplichtigen gevraagde informatie. De volgende tabel verstrekt de informatie die overgemaakt moet worden samen met elk document, evenals de mapping van deze informatie naar eigenschappen van het document in FileNet. <property localname="documentdate" jcrname="fin:documentdate" scope="document" type="calendar"/> <property localname="archivingpolicy" jcrname="fin:archivingpolicy" scope="batch" type="long"/> <property localname="mimetype" jcrname="jcr:mimetype" scope="document" type="string"/> <property localname="ownerdomain" jcrname="fin:ownerdomain" scope="document" type="string"/> <property localname="documenttype" jcrname="fin:documenttype" scope="document" type="string"/> <property localname="author" jcrname="fin:author" scope="document" type="string"/> <property localname="period" jcrname="css:fiscalyear" scope="document" type="string"/> <property localname="nopages" jcrname="css:nopages" scope="document" type="string"/> <property localname="pagetypes" jcrname="css:pagetypes" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localname="formid" jcrname="css:idicp" scope="document" type="string"/> <property localname="office" jcrname="css:taxationofficenr" scope="document" type="string"/> <property localname="status" jcrname="css:status" scope="document" type="string"/> <property localname="subject" jcrname="css:mainnn" scope="document" type="string"/> <property localname="natnumpartner" jcrname="css:partnernn" scope="document" type="string"/> <property localname="scansystem" jcrname="fin:scansystem" scope="batch" type="string"/> <property localname="scanappid" jcrname="fin:scanappid" scope="batch" type="string"/> <property localname="scansite" jcrname="fin:scansite" scope="batch" type="string"/> <property localname="scanstation" jcrname="fin:scanstation" scope="batch" type="string"/>

53 S&L/DA/2016/ <property localname="scanbatchname" jcrname="fin:scanbatchname" scope="batch" type="string"/> <property localname="scanmode" jcrname="fin:scanmode" scope="batch" type="string"/> <property localname="scanoperator" jcrname="fin:scanoperator" scope="batch" type="string"/> <property localname="scannrpages" jcrname="fin:scannrpages" scope="document" type="long"/> <property localname="scanprintcode" jcrname="fin:scanprintcode" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localname="scandate" jcrname="fin:scandate" scope="document" type="calendar"/> <property localname="refprintcode" jcrname="css:refprintcode" scope="document" type="string"/> <property localname="exspec" jcrname="css:specialexercice" scope="document" type="string"/> De businessapplicatie waarvoor de metadata bestemd zijn heet TAKS. Classificatie van niet-gestructureerde documenten (bijlagen PB). Naast het aangifteformulier zelf wordt de belastingplichtige verzocht verschillende bijlagen te leveren: verzekeringsbewijzen, hypothecaire lening, bewijzen van kinderopvang,.... Deze bijlagen worden ingescand, hun type wordt automatisch herkend en het resultaat wordt gegroepeerd onder de vorm van een uniek PDF-bestand. Dit document wordt voorzien van een bookmark en elk type document wordt geïdentificeerd volgens onderstaande nomenclatuur. Herkenning van gestructureerde documenten: PB-aangiftes.

54 S&L/DA/2016/ Documenten nr. 625, 723 en 725 (respectievelijk de periodieke btw-aangifte, het btw-overzicht van intracommunautaire verrichten en de jaarlijkse listing van btw-plichtigen) moeten in principe elektronisch ingediend worden via de applicatie INTERVAT. Btw-document 625 Btw-document 723 Btw-document 725 Scheider voor btw-bijlagen Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Momenteel bedraagt het verwerkte volume ongeveer formulieren (in A4-formaat); 5% voor document % voor document % voor document 725. De huidige oplossing biedt dezelfde functie als degene die de oplossing voor de verwerking van PBaangiftes biedt. De businessapplicatie waar de gegevens naartoe worden gezonden is de applicatie STIR. Het formaat van de gegevens die naar de businessapplicatie gestuurd dienen te worden wordt vastgelegd in de volgende documenten (geleverd in bijlage): Periodieke aangifte (625): ) Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Intracommunautaire aangifte (723): ): Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Klantenlisting (725): ): Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. De volgende tabel verstrekt de informatie die overgemaakt moet worden samen met elk document, evenals de mapping van deze informatie naar eigenschappen van het document in FileNet. <property localname="documentdate" jcrname="fin:documentdate" scope="document" type="calendar"/> <property localname="archivingpolicy" jcrname="fin:archivingpolicy" scope="batch" type="long"/> <property localname="mimetype" jcrname="jcr:mimetype" scope="document" type="string"/> <property localname="ownerdomain" jcrname="fin:ownerdomain" scope="document" type="string"/> <property localname="documenttype" jcrname="fin:documenttype" scope="document" type="string"/> <property localname="author" jcrname="fin:author" scope="document" type="string"/> <property localname="subject" jcrname="css:declarantvatnbr" scope="document" type="string"/> <property localname="fiscalyear" jcrname="css:fiscalyear" scope="document" type="string"/> <property localname="period" jcrname="css:period" scope="document" type="string"/>

55 S&L/DA/2016/ <property localname="periodyear" jcrname="css:periodyear" scope="document" type="string"/> <property localname="periodmonth" jcrname="css:periodmonth" scope="document" type="string"/> <property localname="periodq1" jcrname="css:periodquarter1" scope="document" type="boolean"/> <property localname="periodq2" jcrname="css:periodquarter2" scope="document" type="boolean"/> <property localname="periodq3" jcrname="css:periodquarter3" scope="document" type="boolean"/> <property localname="periodq4" jcrname="css:periodquarter4" scope="document" type="boolean"/> <property localname="pagetypes" jcrname="css:pagetypes" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localname="formid" jcrname="css:idicp" scope="document" type="string"/> <property localname="status" jcrname="css:status" scope="document" type="string"/> <property localname="scansystem" jcrname="fin:scansystem" scope="batch" type="string"/> <property localname="scanappid" jcrname="fin:scanappid" scope="batch" type="string"/> <property localname="scansite" jcrname="fin:scansite" scope="batch" type="string"/> <property localname="scanstation" jcrname="fin:scanstation" scope="batch" type="string"/> <property localname="scanbatchname" jcrname="fin:scanbatchname" scope="batch" type="string"/> <property localname="scanmode" jcrname="fin:scanmode" scope="batch" type="string"/> <property localname="scanoperator" jcrname="fin:scanoperator" scope="batch" type="string"/> <property localname="scannrpages" jcrname="fin:scannrpages" scope="document" type="long"/> <property localname="scanprintcode" jcrname="fin:scanprintcode" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localname="scandate" jcrname="fin:scandate" scope="document" type="calendar"/> <property localname="refprintcode" jcrname="css:refprintcode" scope="document" type="string"/> Verwerking van niet-gestructureerde documenten (in overnamemodus) De in het kader van het CSS-project ingevoerde oplossing wordt niet enkel gebruikt om gestructureerde formulieren (PB en BTW) te verwerken maar eveneens voor de dematerialisering van verschillende soorten dossiers: Dossiers van grenswerknemers Huurovereenkomsten en plaatsbeschrijvingen Permanente dossiers BTW/PB/VENB/RP. Personeelsdossiers Dossiers Inning & Invordering Deze verschillende soorten dossiers werden gedematerialiseerd in de modus "overname van oude documenten". De werkingswijze is de volgende: Het aanvragende departement bereidt het geheel aan in te scannen dossiers voor. Hiervoor gebruikt het een applicatie (door de inschrijver te leveren aangezien ze deel uitmaakt van de huidige oplossing) waarin het de informatie invoert die toelaten een dossier en de verschillende documenten in dit dossier te typeren.

56 S&L/DA/2016/ Deze informatie wordt in de vorm van scheiders (tussen de dossiers en tussen de documenten van eenzelfde dossier) afgedrukt. Deze scheiders worden ingevoegd tussen de dossiers/documenten. Als een voldoende aantal dossiers klaar is, worden ze naar het scanningcentrum (Jambes of Gent) verzonden voor dematerialisering. Onderstaande figuur illustreert deze werkwijze. Onderstaande tabel illustreert de scheiders gebruikt voor de permanente dossiers: geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. "Full-text" herkenning. Er wordt een full-text herkenning uitgevoerd op alle niet-gestructureerde documenten (PB- en btwformulieren maken hier natuurlijk geen deel van uit). Compressie van de PDF-documenten De digitale archivering van de ingescande documenten gebruikt een formaat dat toelaat de archivering, de overdracht van de gegevens, de raadpleging en de duurzaamheid van de digitale afbeeldingen en hun integriteit te optimaliseren. De gebruikte software voor full-text herkenning produceert op basis van ingescande afbeeldingen een PDF-formaat "afbeelding + tekst" en integreert eveneens een compressietool. De bereikte compressieniveaus laten toe documenten in kleur te gebruiken met maar evenveel opslagruimte als voor zwart-wit documenten. De PDF-bestanden kunnen eveneens ondertekend worden. Genereren van correspondentie

57 S&L/DA/2016/ In antwoord op de vastgestelde fouten en afwijkingen is het systeem in staat brieven te genereren voor de belastingplichtigen en/of de gebruikende diensten op basis van een export van deze fouten en afwijkingen en een direct mail (module MailMerge). De procedure verschilt naargelang het gaat om gestructureerde of niet-gestructureerde documenten. Gestructureerde documenten: documenten die omwille van hun slechte kwaliteit niet kunnen worden ingescand of die grote tekortkomingen vertonen (blokkerende fouten) waardoor de eindvalidering van de ingevoerde data wordt verhinderd, worden teruggestuurd met een verklarende brief. Hierin worden de richtlijnen beschreven aan het adres van de gebruikende diensten of de aangevers zelf. De brief wordt via direct mail opgesteld volgens een sjabloon (template) en overeengekomen foutmeldingen. De elektronische versie van deze brief wordt gelinkt aan het betreffende document en kan worden geraadpleegd door de gebruikende diensten. Het genereren van de correspondentie gebeurt via direct mail. Merk op dat het hier gaat om een technische procedure die geen betrekking heeft op nietidentificeerbare aangiftes (aangifte zonder btw-nummer of zonder rijksregisternummer). Niet-gestructureerde documenten: documenten die niet kunnen ingescand worden, worden teruggestuurd naar de gebruikende diensten met een verklarende brief en richtlijnen die genomen zouden moeten worden om in aanmerking genomen te worden en, indien nodig, manueel verwerkt. Documenten die grote tekortkomingen vertonen waardoor ze niet ingescand kunnen worden, worden door de scanningoperator geïdentificeerd. Deze identificatie omvat de identificatie van het bureau dat dit schrijven heeft overgemaakt (eventueel btw- of RR-nummer, naam, adres,...) en dat op het niet-gestructureerde document vermeld staat. De voorgestelde oplossing integreert: Er wordt een direct mail oplossing aangeboden om automatisch brieven te kunnen opstellen voor het terugsturen van documenten die niet ingescand kunnen worden naar de aangevers of naar de bevoegde belastingdiensten. Automatische genereren van de brief betreffende blokkerende fouten die als dusdanig geïdentificeerd werden tijdens de verwerking van de documenten (aangiftes,...). Deze module is gebaseerd op vooraf bepaalde modelbrieven (templates). Ze zorgt ervoor dat de brieven opgesteld worden in de taal van de aangever met overname van het adres van het bureau in kwestie. Het doel is correspondentie bestemd voor de aangever te genereren in het kader van anomalieën in verband met de PB- en btw-aangifte. Deze brieven worden gegenereerd als er blokkerende fouten vastgesteld worden (die verdere verwerking van de aangifte op niveau van het CSS onmogelijk maken) en maken het mogelijk de aangifte terug te sturen naar de aangever of naar de betrokken dienst. Genereren van afscheidingen tussen documenten De oplossing maakt het mogelijk om scheidingsbladen (ook "scheiders" genaamd) te genereren om eenmalige documenten als eenheid te identificeren en ze te scheiden van andere documenten van eenzelfde batch. Deze module laat toe deze scheidingsbladen te genereren voor documenten van PB-bijlagen, documenten van btw-bijlagen, voor Permanente Dossiers (PD) en subdossiers binnen deze permanente dossiers (SPB), voor Dossiers Human Resources (DHR) en hun subdossiers en voor Dossier Grenswerknemers (DFG). De aldus gegenereerde scheiders worden geparametreerd en geijkt om gemakkelijk identificeerbaar en herkenbaar te zijn door de andere onderdelen van de CSS productieketen, en dit in functie van de printer waarop ze worden afgedrukt. Er is eveneens een functie voor het afdrukken van labels voor dozen zodat archiefdozen op unieke wijze kunnen gelabeld worden tijdens het transport van een bureau naar een scanningcentrum.

58 S&L/DA/2016/ De module bestaat in de vorm van een webapplicatie die alle functies toont voor gebruik door ver verwijderde gebruikers (bijvoorbeeld in de bureaus) of door afstandapplicaties (bijvoorbeeld SP17); deze webclient is gebaseerd op een algemene webservice. Hij heeft toegang tot informatie in de externe referentiedatabanken NPP (bijlagen PB, PD PB), BTW_SIGNA (bijlage BTW, PD BTW) en RPR (PD VENB). Raadpleging van de door CSS in "object stores" Filenet opgeslagen documenten toegangscontrole van de gebruikers tot de toepassing en de verschillende object storages; zoekopdrachten op basis van metadata; raadpleging van de lijsten van zoekopdrachten in de vorm van tabellen en/of boomstructuren op basis van de structuur van de dossiers/subdossiers; raadpleging van de documenten in pdf of ander formaat (Word voor de antwoordbrieven); raadpleging van de metadata van de documenten; traceerbaarheid van de toegangen. Workflow - Stroomcontrole - monitoring Workflow verantwoordelijk voor het beheer van de verschillende stromen en voor het goede verloop, de inrichting en de synchronisatie van de opeenvolgende uit te voeren handelingen. Deze zorgt voor een maximale beschikbaarheid en kan grote volumes aan. Daarnaast slaat hij alle bevestigingen -positief of negatief- op die geëxploiteerd kunnen worden voor de monitoring van het systeem. Hij is belast met de ontvangst, de organisatie en de goede uitvoering op de centrale site van de verwerkingsketen van de batches documenten die andere subsystemen genereren. Onder te verwerken "documentbatches" worden de gedigitaliseerde documenten van het gestructureerde (PB-, btw-aangiftes, etc.) en niet-gestructureerde (PB-bijlagen, etc.) type verstaan. Opvolging en controle van de verwerkingsfases en van de stromen tussen de verschillende onderdelen van het systeem, om zich ervan te vergewissen dat alle ingescande documenten volledig verwerkt worden. Een "audit-trail" moet toelaten alle verrichtingen te traceren en de acties en de personen die ze ondernomen hebben te identificeren. Monitoring om de goede uitvoering van alle verwerkingen en transfers van batches en bestanden tussen de verschillende modules van het systeem en naar de applicaties van de FOD Financiën na te gaan. Deze module maakt het mogelijk de acties te ondernemen die nodig zijn om abnormale situaties recht te zetten en/of de door de applicatie uitgebrachte alarmen op te heffen. Administratie in de ruime zin (opvolging, inrichting en toezicht) van de CSS-applicatie. Deze module is van het type web (toegankelijk via een standaardbrowser vanaf de post van de gebruiker). Ze geeft onder meer toegang tot een reeks boordtabellen betreffende de door de workflow verwerkte batches en tot schermen om de opsporing en de oplossing van vastgestelde anomalieën te vergemakkelijken. Traceerbaarheid van de documenten: o Het hierboven beschreven genereren van document- of dossier/subdossierscheiders is de eerste fase van de traceerbaarheid van deze documenten/dossier. Als het aanmaken van scheiders, tabbladen en labels voor dozen als doel heeft de gebruiker (het verantwoordelijk bureau en het scanningcentrum) toe te laten nieuwe scheiders te genereren en/of reeds bestaande scheiders te vervangen of tabbladen (of scheiders van subdossiers) en labels voor dozen af te drukken, heeft de traceerbaarheid voor elke gegenereerde dossierscheider tot doel de opvolging en de traceerbaarheid ervan te garanderen, gedurende heel de procedure, die begint in het bureau verantwoordelijk voor de voorbereiding van dit dossier en voortgezet wordt door de verzending ervan

59 S&L/DA/2016/ naar de scanningcentra met het oog op digitalisering, elektronische archivering en beschikbaarheid voor raadpleging. o De functie traceerbaarheid voldoet aan deze doelstelling. Ze maakt het via een procedure voor de flashing van dossierscheiders en van dozen mogelijk om: Zich ervan te vergewissen dat een dossier in een bepaalde doos zit; Te weten welke doos welke dossiers bevat en welke dossiers in welke doos gestopt worden; Het traject van de dozen met dossiers te volgen, van de bureaus waar deze dozen samengesteld en gevuld worden met dossiers tot aan de scanningcentra van Jambes en Gent waar deze dossiers gedigitaliseerd worden (via de beheerders van de gebouwen en Fleet Management). Centralisatie van de events: o De CSS-modules in de mogelijkheid stellen een traceerbaarheid van binnenkomende documenten, met name PB, te leveren; o De CSS-modules in de mogelijkheid stellen een traceerbaarheid van de door de operatoren uitgevoerde acties, met name de scanningoperatoren, te leveren; o Bepaalde operatoracties integreren in het CSS-systeem (bijvoorbeeld een "delete" van een document); o Een "light" consolidatie van de documenten (PB, TVA, huurovereenkomsten, PBbijlage, btw-bijlagen...) in real time vergemakkelijken. Rapportering: Gestandaardiseerde rapporten leveren over de toestand van de verwerkingen en de productie. Deze rapportering laat toe de op de verschillende niveaus gewenste informatie te bekomen, via een "drill down" en de informatie te verfijnen tot op het niveau van de sites, het jaar, de maand, de werkdag. Bijvoorbeeld: Toepassing op het project overname van I&I-dossiers In het kader van het project overname van I&I-dossiers (CSS-context), worden de volgende events getraceerd: Events betreffende de dozen met in te scannen documenten Type Event Beschrijving Noodzakelijk (Ja/Nee) Doos Beschikbaar De referentie van de doos werd Ja gecreëerd in het systeem Doos Open De doos is open en kan dossiers ontvangen. Ja Doos Afgesloten door het bureau De doos is afgesloten door het bureau Ja (gesloten, met dossiers erin) Doos Geflasht door de beheerder De beheerder bevestigt de goede ontvangst van de door het bureau verstuurde doos Ja Doos Geflasht door Fleet Management Fleet Management bevestigt de goede Ja ontvangst van de door het bureau Doos Geflasht door het scanningcentrum verstuurde doos Het scanningcentrum bevestigt de goede ontvangst van de door het bureau verstuurde doos Ja

60 S&L/DA/2016/ Events betreffende de dossiers Interfaces Soort scheider Event Beschrijving Noodzakelijk (Ja / Nee) Document Gegenereerd De scheider wordt gegenereerd (ofwel door Ja het industriële GDS ofwel door het "manuele" GDS). Document In dozen steken De scheider (met de bijhorende Ja documenten) wordt in een doos geplaatst om vervolgens naar het scanningcentrum getransporteerd te worden. Document Uit de doos halen De scheider (met de bijhorende Ja documenten) wordt uit de doos gehaald Document Opnieuw De scheider wordt opnieuw nee gegenereerd gegenereerd/gedupliceerd. Document Vervangen De scheider wordt vervangen (nuttig indien de papieren scheider bij het transport beschadigd raakte en niet ingescand kan worden). Ja Document Ingescand De scheider (met de bijhorende Ja documenten) wordt ingescand door het scanningcentrum. Document Geschrapt uit IPS De scheider (met de bijhorende Ja documenten) wordt geschrapt uit de batch in de scanningapplicatie IRISPowerscan. Document Geïmporteerd in De scheider (met de bijhorende Ja ICP documenten) heeft de scanningfase achter zich en is nu aanbeland bij de fase gegevensherkenning. Document Geschrapt uit ICP De scheider (met de bijhorende Ja documenten) wordt geschrapt uit ICP (gegevensherkenning). Document Schrapping uit De schrapping van een scheider (met de Ja ICP ongedaan bijhorende documenten) uit ICP wordt gemaakt geannuleerd en de scheider zit terug in ICP (met de bijhorende documenten). Document Geëxporteerd uit ICP Document Opgeslagen CM in De scheider (met de bijhorende documenten) wordt uit de module gegevensherkenning geëxporteerd naar ScanFlow. De scheider (met de bijhorende documenten) is aangekomen in het Content Management (FileNet), dit betekent het einde van de procedure. Ja Ja

61 S&L/DA/2016/ Er zijn verschillende interfaces, tussen onderdelen van de oplossing of met de buitenwereld beschikbaar: Interface TAKS: deze interface laat toe gegevens van de PB- en VVA (voorstellen van vereenvoudigde aangifte)-aangiftes en NC-aangiftes (niet-conform) te versturen naar de applicatie TAKS. De databank TAKS is eveneens rechtstreeks toegankelijk voor toegang tot de gegevens van aangevers, om scheiders voor de PB-bijlagen te genereren en om bepaalde consolidatierapporten te produceren. Interface STIR: deze interface laat toe gegevens van de btw-documenten 625, 723 en 725 te versturen naar de applicatie STIR. Interface SP17: de databank SP17 is toegankelijk via ICP om de uit huurovereenkomsten geëxtraheerde gegevens te controleren. Interface NPP-AJ: de databank NPP-AJ is toegankelijk om scheiders voor de permanente dossiers PB te genereren. Interface BTW-SIGNA: de databank BTW-SIGNA is toegankelijk om scheiders voor de permanente dossiers BTW en scheiders voor de btw-bijlagen te genereren. Ze wordt eveneens gebruikt door de modules ICP en IssueLog om toegang te krijgen tot de gegevens van btw-plichtigen. Interface RPM-SIG: de databank RPM-SIG is toegankelijk om scheiders voor de permanente dossiers VENB en RPR te genereren Interface P&O: de databank P&O is toegankelijk om documenten opgeslagen in FileNet mee te delen en om scheiders voor de HR-dossiers te genereren. Interface FileNet 4.5: via JCR 2.0, verstrekt door de FOD Financiën, opslag of raadpleging van de ingescande documenten in de verschillende "object stores", afhankelijk van het soort documenten dat CSS ondersteunt. Interface Centera: het systeem voor opslag van bestanden Centera wordt gebruikt door de applicaties ScanFlow en ScanMon om de technische archieven van de documentbatches te beheren door middel van de oorspronkelijke API van Centera en in pools die door ICT/Storage ter beschikking worden gesteld. Dit systeem wordt eveneens gebruikt voor de archivering van bepaalde "file servers" als de back-ups die standaard door ICT/OPS worden uitgevoerd niet geactiveerd zijn door het te hoge aantal bestanden. DIM - Gedecentraliseerde modus Context Het project "Dominique" Het project DIM volgde het project "Dominique" op. Het project Dominique werd bij aanvang als volgt omschreven: "De Federale Overheidsdienst Financiën wenst een specifieke omgeving te creëren die toelaat digitale informatie ter beschikking te stellen via een "elektronisch dossier" inzake fiscale materies, dat bestemd zal zijn voor alle diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën. Dit gecentraliseerd systeem voor het elektronisch beheer van documenten zal de basis leggen voor een meer collaboratieve werkomgeving dan de huidige, door het gebruik van webtechnologieën. Het doel van het systeem is de efficiëntie van de ambtenaren die zich bezig houden met fiscale materies aanzienlijk te verhogen door hen een performantere en praktischer werkomgeving te bieden en de burger een betere dienstverlening te bieden door zijn dossiers beter en sneller te verwerken, met op termijn de mogelijkheid voor deze laatste om het internet als medium te gebruiken.

62 S&L/DA/2016/ Om dit doel te bereiken voorziet het Departement de ontwikkeling en de uitvoering van een gecentraliseerd en geïntegreerd systeem voor het Elektronisch Beheer van Documenten (EDB) op al zijn Intranet- en LAN-sites". Het project DIM Via het project DIM heeft de FOD Financiën beroep gedaan op een dienstverlener die de volgende activiteiten op zich heeft genomen: de iso-functionele migratie van de applicatie Dominique (maar beperkt tot de digitaliseringsen indexeringsfuncties), zoals ontwikkeld in de pilootfase van het project Dominique om het aan te passen aan de volgende voorwaarden: o Gebruik van de tools FileNet vervolgens P8, verworven in het kader van het project o "Wettelijke archivering". Integratie in de Coperfin-procedures en meer bepaald in de geïntegreerde projecten STIR, STIPAD en Stimer (die zich in de implementeringsfase bevinden), en van de D&A projecten. De migratie van de gegevens die voortkomen uit het gebruik van de pilootfase van het project Dominique in de diensten van Gent en Charleroi en die opgeslagen waren op het systeem WFM Sonora naar het platform FileNet P8. Een geheel aan diensten om tegemoet te komen aan de behoeften van de FOD Financiën om een optimale integratie en een optimaal gebruik te garanderen van de software voor het beheer van documenten die gekozen werd in het kader van het project wettelijke archivering. Deze moeten gebruikt worden in het kader van verschillende geïntegreerde projecten van de FOD Financiën (STIR, STIPAD, STIMER en eventuele toekomstige projecten, inclusief D&A). Het onderhoud van de nieuwe ontwikkelde applicaties. Betrokken documenten De voornaamste documenten waarvan de scanning gedecentraliseerd wordt zijn:

63 S&L/DA/2016/ Client Business Domain Document Name Business Application AGDP (Documentation Patrimoniale) Documentation Patrimoniale Acte notarié, déclaration de succession, plan de géomètre, lettre, formulaire Service de conciliation fiscale Contentieux fiscal / dossiers de litige Les documents des dossiers de litige STIPAD Workflow Contentieux AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 1 / BizTax Front-Office 2012 Cfr. STIRON Lot 1 types STIRON AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 2 / BTW-NP Cfr. STIRON Lot 2 types STIRON AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 3 / Contrôle Cfr. STIRON Lot 3 types STIRON AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 3 / Fraude Cfr. STIRON Lot 3 types STIRON AG Fiscalité Dossiers permanents TVA/IPP/ISOC/PM en day-to-day Cfr. DP Types / Recouvrement international STIRint CLO (Central Liaison Office) Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (SCAC2004) (type 1), Formulieren (SCAC2004) (type 2), Ander type document (type 1), Ander type document (type 2) STIRINT Recouvrement international STIRint DLO (Direct taxation Liaison Office) Master document (type 1), Master document (type 2), Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (e-form DT) STIRINT (type 1), Formulieren (e-form DT) (type 2) AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER AP (amendes pénales) Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3) STIMER AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER SC (saisies et cessions) Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3) STIMER AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER RV (roerende voorheffing) Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3) STIMER AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER VA (versements anticipés) Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3) STIMER AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER CA (créances alimentaires) Briefwisseling R/V (profiel 1), Briefwisseling R (profiel 2), Briefwisseling (profiel 3) bekendheid/erfrechtverklaring, testamenten, gifte tussen echtgenoten, huwelijkscontracten, uittreksels STIMER AGDP / Sécurité Juridique esucc/tr (Teruggave Restitutie) overlijdensakte, aanvaarding/verwerping, aangiftes (oorspr & bijvoegl), boedelbeschrijving/kofferopening, lijsten 201, esucc zonder electr aang AGDP / Sécurité Juridique esucc/na (Actes de notoriété) Actes de notoriété esucc AGDP / Sécurité Juridique Baux et états des lieux en day-to-day Contrats de location, états des lieux MyRent P&O (Personnel et Organisation) Dossiers du personnel en day-to-day Voir DHR types MyP&O Budget et Contrôle Factures entrantes Factures entrantes SAP AGPR (Perception et Recouvrement) Perception Dossiers de perception contenant les documents des catégories suivantes : Attestations Remboursements Registre d attente Taxes diverses Précompte mobilier Précompte professionnel Versements anticipés Retenue SPF FINANCES AGPR (Perception et Recouvrement) Recouvrement Dossiers de recouvrement contenant les documents des catégories suivantes (cfr. REC types) : Solvabilité Poursuite judiciaire directe (huissier de justice) Saisie arrêt simplifiée chez un tiers Dossiers judiciaires Irrécouvrable - Concours Assistance au recouvrement international Gestion des débiteurs In deze documenten omvat enkel de applicatie Invoices de extractie van metadata. Alle andere applicaties zijn scanningapplicaties waarbij de invoer van metadata ofwel manueel gebeurt ofwel via het inscannen van een tabblad. De afdruk van dit tabblad zorgt ervoor dat een slot wordt voorbehouden in Filenet en het opladen van het ingescande document met zijn metadata sluit de procedure in de betreffende applicatie af. De metadata gebruikt voor de indexatie van de dossiers zijn:

64 S&L/DA/2016/ Client Document Name FileNet Object Store create / update FileNet matadata AGDP (Documentation Patrimoniale) Acte notarié, déclaration de succession, plan de géomètre, lettre, formulaire OSSTPD update CMCConfig.DIM.xml Service de conciliation fiscale Les documents des dossiers de litige OSCTX update CMCConfig.DIM.xml AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 1 types OSSTRN update CMCConfig.DIM.xml AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 2 types OSSTIR update CMCConfig.DIM.xml AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 3 types OSSTCO update CMCConfig.DIM.xml AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 3 types OSSTCO update CMCConfig.DIM.xml AG Fiscalité Cfr. DP Types OSDPD create CMCConfig.DIM.xml Recouvrement international Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (SCAC2004) (type 1), Formulieren (SCAC2004) (type 2), Ander type document (type 1), Ander type document (type 2) OSSTIN update CMCConfig.DIM.xml Recouvrement international Master document (type 1), Master document (type 2), Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (e-form DT) (type 1), Formulieren (e-form DT) (type 2) OSSTIN update CMCConfig.DIM.xml AGDP / Recouvrement non fiscal Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3) OSSTAPx update CMCConfig.DIM.xml AGDP / Recouvrement non fiscal Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3) OSSTSCx update CMCConfig.DIM.xml AGDP / Recouvrement non fiscal Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3) OSSTRVx update CMCConfig.DIM.xml AGDP / Recouvrement non fiscal Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3) OSSTVAx update CMCConfig.DIM.xml AGDP / Recouvrement non fiscal Briefwisseling R/V (profiel 1), Briefwisseling R (profiel 2), Briefwisseling (profiel 3) bekendheid/erfrechtverklaring, testamenten, gifte tussen echtgenoten, huwelijkscontracten, uittreksels OSSTCAx update CMCConfig.DIM.xml AGDP / Sécurité Juridique overlijdensakte, aanvaarding/verwerping, aangiftes (oorspr & bijvoegl), boedelbeschrijving/kofferopening, lijsten 201, zonder electr aang OS_BAUX create CMCConfig.DIM.xml AGDP / Sécurité Juridique Actes de notoriété OS_BAUX create CMCConfig.DIM.xml AGDP / Sécurité Juridique Contrats de location, états des lieux OS_BAUX update CMCConfig.DIM.xml P&O (Personnel et Organisation) Voir DHR types OSPEOR create CMCConfig.DIM.xml Budget et Contrôle Factures entrantes OSBCG create CMCConfig.DIM.xml AGPR (Perception et Recouvrement) AGPR (Perception et Recouvrement) CMCConfigDIM.xml Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Het model DIM Myscan Dossiers de perception contenant les documents des catégories suivantes : Attestations Remboursements Registre d attente Taxes diverses Précompte mobilier Précompte professionnel Versements anticipés Retenue SPF FINANCES Dossiers de recouvrement contenant les documents des catégories suivantes (cfr. REC types) : Solvabilité Poursuite judiciaire directe (huissier de justice) Saisie arrêt simplifiée chez un tiers Dossiers judiciaires Irrécouvrable - Concours Assistance au recouvrement international OSSTVAx OSSTCAx create+update CMCConfig.DIM.xml create+update CMCConfig.DIM.xmL30l Momenteel staan de systemen CSS en DIM Myscan los van elkaar en beschikken ze elk over hun eigen infrastructuur, zonder dat materiële elementen of software gedeeld worden. Sommige elementen zijn echter in beide systemen aanwezig (IrisPowerscan software voor dematerialisering, Middleware).

65 S&L/DA/2016/ Werkingswijze: Pre- of post-scanning MyScan kan volgens 3 scanningscenario's werken: Prescanning; Postscanning met pre-indexering in MyScan (door het genereren van scheiders); Postscanning met pre-indexering in de applicatie CoperFin. De oplossingen ingevoerd in het kader van het project DIM Myscan werken in het algemeen volgens het principe van Postscanning in Day-to-Day. Hieronder wordt gedetailleerde uitleg verstrekt voor het project I&I (Inning en Invordering). De werking is nagenoeg identiek voor de andere projecten. Digitalisering van dossiers / documenten op aanvraag, van het opportunistische type ("scanning on demand" via de digitaliseringsketen DIM / MyScan): als een ontvanger een I&I-dossier van een bepaalde natuurlijke of rechtspersoon nodig heeft, wordt dit dossier (dat zich op dat moment misschien in een ander bureau bevindt dat het gebruikt) gedigitaliseerd door de persoon die het op dat ogenblik in zijn bezit heeft en in elektronisch formaat ter beschikking gesteld van de ontvanger die het nodig heeft, via de applicatie DocTran. Het digitaliseringsproces bestaat uit meerdere fasen: Voorbereiding van het papieren dossier, dit wil zeggen: o Aanmaak van de nodige scheiders; o Invoeging van deze scheiders in het dossier, op de gewenste plaats; o Schoonmaak van het dossier, onder meer het verwijderen van verouderde, nutteloze stukken en documenten, die niet het voorwerp van een digitalisering moeten uitmaken; o Verwijdering van nietjes, paperclips en algemene voorbereiding van het dossier Digitalisering van het zo voorbereide pakket in een scanroom, door middel van de applicatie MyScan; kwaliteitscontrole van de gedigitaliseerde batch in MyScan; Verzending van de gedigitaliseerde batch in ScanFlow, verwerking van de batch in ScanFlow en invoering van de documenten in de FileNet Content Manager waar ze geraadpleegd kunnen worden via de DocTran applicatie. Na de scanning van een dossier worden de nieuwe binnenkomende documenten voor dit dossier ingescand volgens een day-to-day procedure, eveneens via MyScan. Deze procedure wordt hieronder geïllustreerd.

66 S&L/DA/2016/ Momenteel krijgt de modus Post-scanning de voorkeur in DIM Myscan. Deze bestaat (samengevat) uit het voorafgaandelijk registreren van de documenten in het content management (FileNet P8) via de applicatie business ad hoc, deze registratie bestaat erin: (1) de indexen (metadata) van het document in de businessbasis van de applicatie vast te leggen, (2) een knoop te creëren in OS FileNet P8, bestemd om het documenten te hosten na digitalisering (3) een schutblad (of scheider) te maken waarop het document geïdentificeerd wordt. Na deze verrichtingen wordt het document via DIM Myscan ingescand, met als resultaat de opslag ervan in de door de businessapplicatie voorbehouden knoop. Voorbereiding De batch is de verwerkingseenheid van de productieketen. De voorbereiding van de batches is de fase voorafgaand aan de dematerialisering van de documenten. Dit bestaat uit: (1) het groeperen van de documenten op basis van regels en procedures eigen aan de scanningorganisatie door de scanningoperatoren; (2) de toevoeging van identificatiedocumenten (schutbladen of scheiders), met streepjescode; (3) groepering van de documenten in batches naargelang de behoeften, rekening houdend met het maximum aantal bladzijden dat in de invoerbakken van de scanners ingevoerd kan worden.

67 S&L/DA/2016/ Architectuur Principeschema (stroom): Het volgend schema geeft het nominaal geval van een gegevensstroom weer. Figuur 2 - Nominale stroom voor een woord Dim Myscan