Reglement Inschrijven en verlengen Woningnet Holland Rijnland. 1. Algemene bepalingen

Transcriptie

1 Reglement Inschrijven en verlengen Woningnet Holland Rijnland 1. Algemene bepalingen 1. De algemene inschrijfvoorwaarden zijn van toepassing op alle inschrijvingen van woningzoekenden in het woningzoekendenregister van Woningnet Holland Rijnland. 2. Deze voorwaarden zijn geldig vanaf 1 januari 2016; Het woningzoekendenregister is ingesteld met als doel woningzoekenden in aanmerking te kunnen laten komen voor sociale huurwoningen die via het woonruimteverdelingssysteem voor de regio Holland Rijnland worden aangeboden; 3. Met het voeren van dit woningzoekendenregister voert de vereniging Holland Rijnland Wonen namens haar leden de taak uit zoals omschreven in de Regionale Huisvestingsverordening 2015 en Huisvestingverordening Noordwijkerhout 2015 en de Uitvoeringsovereenkomst 2015, gesloten tussen Holland Rijnland en Holland Rijnland Wonen. 2. Begrippenlijst Holland Rijnland Wonen (HRW): rechtspersoon, die in de regio Holland Rijnland namens de woningcorporaties verantwoordelijk is voor de uitvoering van de woonruimteverdeling; Klachtencommissie Woningnet Holland Rijnland: Klachtencommissie die klachten behandeld over het woningzoekendenregister Holland Rijnland; Woningzoekende: het huishouden dat aangeeft (nieuwe) woonruimte te zoeken van de bij HRW aangesloten woningcorporaties binnen de regio Holland Rijnland. Woningzoekendenregister: het bestand van woningzoekenden conform artikel 5 Huisvestingsverordening Holland Rijnland 2015 en Huisvestingsverordening Noordwijkerhout 2015, die door middel van hun inschrijving kenbaar maken een woning te willen huren; dit register wordt beheerd door HRW; Inschrijving: de registratie van een woningzoekende in het woningzoekendenregister van Woningnet Holland Rijnland voor de periode van 1 jaar waarna de inschrijving telkens voor 1 jaar verlengd kan worden tegen betaling van het inschrijfgeld. Coulanceperiode: periode van een maand na de uitschrijvingsmail waarin de woningzoekende de inschrijving nog kan heractiveren, na het voldoen van de verschuldigde inschrijfkosten; Duurzaam gemeenschappelijk huishouden: huishouden wat middels huwelijksakte, samenlevingscontract en/of gezamenlijke bankrekening als duurzaam omschreven wordt; Regio Holland Rijnland: het gebied bestaande uit het grondgebied van de gemeenten Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude. 3. Register van woningzoekenden 1. Holland Rijnland Wonen draagt zorg voor het doen aanleggen en bijhouden van een register van woningzoekenden conform artikel 5 Huisvestingsverordening Holland Rijnland 2015 en Huisvestingsverordening Noordwijkerhout 2015 ten behoeve van het bepalen van de rangorde of de opvolgers van genoemde documenten. Pagina 1 van 7

2 2. Woningzoekenden worden in de gelegenheid gesteld zich als zodanig in te schrijven na betaling van inschrijfgeld. a. Het bewijs van inschrijving blijft e e n jaar geldig mits het inschrijfgeld tijdig is voldaan. b. HRW kan, met in achtneming van het bepaalde in artikelfout! Verwijzingsbron niet gevonden. 4 van de Huisvestingsverordening 2015, voorstellen doen een langere periode voor e geldigheid van het bewijs van inschrijving vast te stellen. 3. Voor inschrijving als woningzoekende komen in aanmerking personen van 18 jaar of ouder die de Nederlandse nationaliteit bezitten of rechtmatig in Nederland verblijven in de zin van artikel 8 onder a t/m e of l van de Vreemdelingenwet Een ingeschreven woningzoekende mag slechts één inschrijving hebben op de eigen naam. 5. Het tarief van een inschrijving wordt vastgesteld door het bestuur van Holland Rijnland Wonen. 4. Werkwijze verlengingstraject 1. HRW draagt er zorg voor dat de ingeschreven woningzoekenden tegen het einde van de geldigheidsduur van de inschrijving in de gelegenheid gesteld worden om binnen een door haar te bepalen periode de inschrijving te verlengen; 2. Voor een jaarlijkse verlenging wordt een door het bestuur van Holland Rijnland Wonen te bepalen tarief in rekening gebracht; 3. Een maand voor het vervallen van de inschrijving wordt de woningzoekende via een verlengingsmail opgeroepen de verlengingskosten te voldoen; 4. Twee weken voor het vervallen van de registratie volgt een herinneringsmail; 5. Vier weken na het vervallen van de registratiedatum wordt de woningzoekende daadwerkelijk uitgeschreven. Woningzoekenden worden hiervan op de hoogte gesteld middels een uitschrijvingmail. 6. Indien een woningzoekende een uitschrijvingmail heeft ontvangen kan hij gedurende een maand de gevraagde verlengingskosten alsnog voldoen. Na deze maand kan hij een klacht indienen tegen de uitschrijving bij de Klachtencommissie Woningnet Holland Rijnland. Wordt de klacht niet gegrond verklaard dan kan de woningzoekende het geschil daaruit voortvloeiend voorleggen aan de Kantonrechter. 5. Uitschrijven uit register woningzoekenden 1. De woningzoekende wordt uit het register van woningzoekende uitgeschreven, indien: a. de inschrijving als woningzoekende heeft geresulteerd in het aanvaarden van een woonruimte, die valt onder de Huisvestingsverordening Holland Rijnland 2015 en Huisvestingsverordening Noordwijkerhout 2015 en die is aangeboden via het aanbodmedium of via bemiddeling; b. is gebleken dat de woningzoekende niet of niet meer voldoet aan de vereisten voor de inschrijving zoals gesteld in Huisvestingsverordening Holland Rijnland 2015 dan wel Huisvestingsverordening Noordwijkerhout 2015; c. de woningzoekende bewust onjuiste gegevens heeft verstrekt die van belang zijn voor de inschrijving. Het is aan de woningzoekende om aan te tonen dat de verstrekte gegevens wel juist zijn; d. de woningzoekende niet of niet tijdig zijn inschrijving heeft verlengd, met inbegrip van de vereiste betaling; Pagina 2 van 7

3 e. de woningzoekende schriftelijk heeft verzocht om uitschrijving of zichzelf heeft uitgeschreven; f. de woningzoekende is overleden. 2. In afwijking van artikel 5 lid 1 sub a wordt een stadsvernieuwingsurgent niet uitgeschreven uit het register van woningzoekenden na het aanvaarden van een woonruimte op basis van zijn urgentieverklaring, die valt onder de Huisvestingsverordening Holland Rijnland 2015 of Huisvestingsverordening Noordwijkerhout 2015, en die is aangeboden via het aanbodmedium of via bemiddeling. 6. Opbouw inschrijftijd 1. Een woningzoekende bouwt inschrijftijd op vanaf de datum dat de woningzoekende als zodanig in het register is opgenomen. 2. Een woningzoekende die is afgevoerd uit het register van woningzoekenden, verliest daarmee de tot dan toe opgebouwde inschrijftijd. 7. Wijzigingen van inschrijving 1. Ingeval van bijschrijving in verband met een bestaand(e) dan wel voorgenomen duurzame gemeenschappelijke huishouding, kan de inschrijving op naam van de beide partners worden gesteld. Ouder-kind relaties zijn uitgesloten van het voeren van een duurzame gemeenschappelijke huishouden. Indien op het moment van inschrijving partners gehuwd waren, een samenlevingscontract hadden of een gezamenlijk bankrekening, dan geldt dat de bijgeschreven partner dezelfde inschrijftijd krijgt als de primair ingeschrevene. Is men tijdens de inschrijving gehuwd, heeft men een samenlevingscontract opgesteld of een gezamenlijke bankrekening dan geldt het moment van waarop men dat heeft geregeld als moment waarop de mede inschrijver inschrijftijd opbouwt. 2. Wordt de relatie als bedoeld in het vorige lid beëindigd, anders dan bij overlijden, dan kunnen de beide ex-partners zich afzonderlijk laten inschrijven. De inschrijver behoudt de inschrijftijd. Voor de medeaanvrager, geldt het moment van bijschrijven of als de medeaanvrager al voorafgaand aan de bijschrijving inschrijftijd had opgebouwd, het moment van de oorspronkelijke inschrijving van de, mede-aanvrager, als inschrijftijd. Het tarief van een nieuwe inschrijving op basis van beëindigen van een relatie is gelijk aan die van een nieuwe eerste inschrijving. De splitsing van de inschrijving zoals hierboven omschreven moet plaatsvinden binnen twee jaar na beëindiging van de relatie; 3. Wordt de relatie beëindigd door overlijden van een van de partners dan kan de nog levende partner aanspraak maken op de opgebouwde inschrijftijd van de overleden partner, als er op het moment van inschrijving sprake was van een duurzaam gemeenschappelijk huishouding, of vanaf het moment waarop dat is geregeld. 4. Bij acceptatie van een woning geldt voor de aspirant-huurder de verplichting om, voordat er overgegaan wordt tot het tekenen van het huurcontract, aan te geven of er nog een inschrijving is van een van de partners (anders dan de inschrijving waarop men verhuist) en als dat zo is deze samen te voegen met de inschrijving waarmee de woning is verkregen en deze samengevoegde inschrijving vervolgens inactief te maken. Dit geldt voor partners die samen op het huurcontract worden opgenomen. In alle andere gevallen blijft de inschrijving bestaan. 5. De ingeschrevenen als bedoeld in dit artikel worden van de wijziging van inschrijving in kennis gesteld. Pagina 3 van 7

4 8. Klachtenregeling 1. Indienen van een klacht Als de woningzoekende het oneens is met de inschrijving, een wijziging in de inschrijving of een uitschrijving, dan kan de woningzoekende een klacht indienen bij de Klachtencommissie Woningnet Holland Rijnland. De klachtencommissie is gezeteld in Noordwijkerhout. 2. Het doel van de klachtencommissie Het doel van de klachtencommissie is het behandelen van klachten van woningzoekenden betreffende uitschrijvingen uit het woningzoekendenregister Holland Rijnland of tegen wijzigingen in de inschrijving. 3. Taken van de klachtencommissie De klachtencommissie heeft de volgende taken: - zwaarwegend advies uitbrengen aan het bestuur Holland Rijnland Wonen met betrekking tot de afhandeling van aan haar voorgelegde klachten: het bestuur kan hier slechts gemotiveerd van afwijken - naar aanleiding van de door haar behandelde klachten gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen over het te voeren beleid. 4. Bevoegdheden van de klachtencommissie De klachtencommissie kan een klacht behandelen als: - als de klacht van de woningzoekende binnen 6 weken, 1 maand na de dagtekening op de uitschrijvingsmail inschrijving, schriftelijk ingediend wordt; - als de klacht tegen wijzigingen van de inschrijving binnen 6 weken na de wijziging ingediend is; De klacht wordt, indien ingediend na de datum, niet ontvankelijk verklaard, tenzij de klachtencommissie de termijnoverschrijding verschoonbaar acht. 5. Instelling, samenstelling en benoeming van de klachtencommissie De klachtencommissie Woningnet Holland Rijnland is ondergebracht bij de klachtencommissie Wonen, de klachtencommissie die klachten behandelt over de Noordwijkse Woningstichting, Sint Antonius van Padua, Stek, Vooruitgang en Warmunda. De bestaande afspraken over instelling, samenstelling en benoeming van de klachtencommissie (Artikel 5, zie bijlage) worden integraal overgenomen. Voor deze afspraken zie bijlage. 6. Werkwijze van de commissie De commissie heeft de volgende werkwijze: - De klachtencommissie vergadert minstens tweemaal per jaar; - De commissie houdt een register van ontvangen klachten bij waarin tenminste worden opgenomen het aantal klachten, de afhandeltermijn van de klachten, het aantal niet in behandeling genomen klachten en het aantal uitgebrachte adviezen. - De klachtencommissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden aan het bestuur HRW. Het verslag bevat het aantal klachten en de wijze van afhandeling. Gegevens uit het verslag worden, voor zover van belang, meegenomen in de jaarrapportage Holland Rijnland Wonen betreffende de resultaten Woningnet. Pagina 4 van 7

5 7. Procedure en behandeling van een klacht - een woningzoekende kan een klacht schriftelijk aan de commissie voorleggen, per voorkeur via de website WoningnetHollandrijnland.nl. - Het streven is de woningzoekende binnen twee weken, via de mail, een ontvangstbevestiging te sturen. In de bevestiging staan de termijnen vermeld waarbinnen over de voortgang van de klachtbehandeling zal worden bericht en zo mogelijk wanneer over de klacht(en) uitspraak wordt gedaan. Bij de ontvangstbevestiging wordt informatie over de wijze van behandeling meegezonden. De informatie en de behandeling van de klacht zijn kosteloos voor de woningzoekende; - De klachtencommissie neemt een beslissing met betrekking tot het wel of niet laten plaatsvinden van een hoorzitting. Als de klachtencommissie een hoorzitting houdt nodigt zij woningzoekende (en eventueel) vertegenwoordiger HRW uit binnen drie weken uit om de klacht(en) mondeling toe te lichten. Tussen uitnodiging en hoorzitting verstrijken minimaal vijf werkdagen. - De klachtencommissie past hoor en wederhoor toe; - De hoorzitting is niet openbaar. De klachtencommissie kan bij de hoorzitting die personen uitnodigen van wie zij meent dat zij een bijdrage kunnen leveren aan de behandeling van de klacht(en). De klachtencommissie is gehouden de woningzoekende en de vertegenwoordiger HRW bij de uitnodiging voor de hoorzitting mee te delen welke andere personen zij heeft uitgenodigd. - De woningzoekende wordt gedurende de hoorzitting in staat gesteld de klacht(en) toe te lichten. De woningzoekende mag zich (voor eigen rekening) laten vertegenwoordigen dan wel laten bijstaan door een derde, indien dit tenminste 24 uur voor aanvang van de hoorzitting aan de klachtencommissie is gemeld; 8. Waarborgen privacy van woningzoekende en derden - Woningzoekende heeft geen recht op kopieën of inzage van stukken, indien deze privacygevoelige gegevens van derden bevatten en voor het verstrekken van die gegevens geen toestemming van de betrokkene is verleend. - Elk lid van de klachtencommissie is verplicht tot geheimhouding van informatie waarvan hij in het kader van de behandeling van klachten kennis heeft genomen. - De klachtencommissie draagt er zorg voor dat de stukken en/of gegevens, welke in het kader van de behandeling van een klacht(en) zijn ingebracht, vertrouwelijk behandeld worden. Informatie over privacygevoelige gegevens over woningzoekende zal alleen na toestemming van woningzoekende aan derden worden verschaft. 9. De beraadslagingen en advies - De beraadslagingen van de klachtencommissie zijn besloten en niet openbaar. - De klachtencommissie baseert haar advies op basis van de ingebrachte stukken en tijdens de hoorzitting naar voren gebrachte informatie. 10. Stemmen - De klachtencommissie streeft naar consensus. - De klachtencommissie beslist bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter. - Ieder lid stemt zonder last of ruggespraak. - Besluiten kunnen worden genomen als tenminste vier leden (inclusief de voorzitter) aanwezig zijn. Pagina 5 van 7

6 11. Advies - De klachtencommissie beslist over een advies buiten aanwezigheid van derden en brengt uiterlijk binnen vier weken na de vergadering waarin de behandeling voltooid is, haar advies schriftelijk uit aan het bestuur. De woningzoekende ontvangt een afschrift van dit advies. - Het bestuur neemt het advies van de klachtencommissie over tenzij hij van mening is dat er zwaarwegende redenen zijn om niet overeenkomstig het advies te besluiten. Het besluit van het bestuur wordt gemotiveerd. - De woningzoekende ontvangt vervolgens uiterlijk binnen vier weken nadat het advies van de klachtencommissie aan het bestuur is uitgebracht, de schriftelijke gemotiveerde beslissing van het bestuur op de klacht(en). Een afschrift van het advies van de klachtencommissie wordt bijgevoegd. De klachtencommissie ontvangt een afschrift van het besluit van het bestuur. - Tegen het advies en het vervolgens genomen besluit is geen beroep mogelijk, anders dan bij de Kantonrechter. Pagina 6 van 7

7 Bijlage 1 Artikel 5: Instelling, samenstelling en benoeming van de klachtencommissie lid 1 lid 2 lid 3 lid 4 lid 5 lid 6 lid 7 lid 8 lid 9 De besturen van de verhuurders dragen zorg voor het instellen en het in stand houden van de klachtencommissie. De klachtencommissie bestaat uit tenminste vijf leden en een onafhankelijk voorzitter. De klachtencommissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter. De onafhankelijke voorzitter en de leden worden benoemd door de bestuurders gezamenlijk, nadat de zienswijze van de klachtencommissie over de kandidaatvoorzitter en de kandidaat-leden is ingewonnen. Elk lid van de klachtencommissie vertegenwoordigt een van de aangesloten verhuurders. Bij toerbeurt zorgt een van de aangesloten verhuurders voor vertegenwoordiging door een lid voor te dragen uit de kring van de huurders of de verhuurders volgens een nader vast te stellen rooster. De totale samenstelling dient zodanig te zijn dat er twee uit de kring van de verhuurders en drie uit de kring van de huurders afkomstig zijn. Werknemers / bestuurders / leden van de Raad van Commissarissen van de verhuurders kunnen geen zitting hebben in de klachtencommissie, alsmede degene die lid is van het college van Burgemeester en Wethouders of van de gemeenteraad van de gemeente waar de corporatie werkzaam is. De leden van de klachtencommissie worden benoemd voor een periode van vier (4) jaar. Aftredende leden kunnen maximaal voor een (1) periode van vier (4) jaar herbenoemd worden. De onafhankelijk voorzitter kan maximaal voor twee (2) periodes van vier (4) jaar herbenoemd worden. De klachtencommissie stelt een rooster van aftreden op, zodanig dat onder normale omstandigheden per jaar ten hoogste een/derde (1/3) van de klachtencommissieleden aftredend is. Een tussentijds opengevallen plaats dient door de betreffende 'bloedgroep' (huurders/verhuurders) te worden ingevuld tot het tijdstip waarop het klachtencommissielid had moeten aftreden. Het lidmaatschap eindigt:. door het verstrijken van de termijn waarvoor hij/zij is benoemd;. door schriftelijke opzegging of overlijden van het klachtencommissielid; lid 10 Voor het bijwonen van vergaderingen door de klachtencommissieleden wordt een door de besturen vastgestelde vergoeding gegeven. lid 11 Aan de klachtencommissie wordt een ambtelijk secretariaat ter beschikking gesteld dat zorgdraagt voor de door de klachtencommissie noodzakelijk geachte werkzaamheden. Pagina 7 van 7