WEG EN WAGEN. De lading gevolgd

Transcriptie

1 WEG EN WAGEN Maart 2014 Jaargang 28 Nummer 72 WEG EN WAGEN De lading gevolgd Colofon 1

2 Teken nu vast in voor het handboek Toelichting op de AVC 2002 Binnenkort verschijnt de nieuwe toelichting op de Algemene VervoersCondities. Prof. Mr. M.H. Claringbould heeft voor dit boek geput uit zijn kennis en ervaring op het terrein van het wegvervoerrecht, die hij gedurende zijn lange carrière als advocaat en hoogleraar heeft opgedaan. Het boek bevat per artikel van het AVC een toelichting, maar ook informatie over jurisprudentie en verwijzingen naar literatuur. Kortom, een verdieping van uw kennis op het gebied van het Nederlandse wegvervoerrecht. Toelichting op de AVC 2002 Prof. mr. M.H. Claringbould Teken nu alvast in via Postbus 24023, 2490 AA Den Haag E sva@beurtvaartadres.nl I T F Colofon Uitgave Stichting vervoeradres Redactie Ing. R. G. Bruijne Eindredactie Mw. Mr. J.S. Stibbe 2014 Stichting vervoeradres Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, Hofweg XD NOOTDORP Postbus Mw. Mr. J.S. Stibbe Vormgeving Formzet bv, Rijswijk opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, 2490 AA DEN HAAG T F Fotografie Ferdy Collewijn, Rotterdam opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. E sva@beurtvaartadres.nl I 2

3 Elektronische vrachtbrief De elektronische vrachtbrief: de stand van zaken in binnen- en buitenland verplicht. De Wet wegvervoer goederen en de Regeling wegvervoer goederen zijn daar glashelder over. De Wet wegvervoer goederen bepaalt: 1 Bij vervoer van goederen over de weg is het gebruik van een vrachtbrief verplicht. Al sinds 1994 is het gebruik van een elektronische versie van de vrachtbrief in Nederland toegestaan. Hoe staat het er twintig jaar later voor met de elektronische vrachtbrief in het wegvervoer? Mr. Jos K.M. van der Meché, advocaat bij AKD Advocaten en Notarissen 1. Inleiding De Stichting vervoeradres heeft de afgelopen tien jaar met regelmaat aandacht besteed aan de elektronische vrachtbrief. Voorbeelden daarvan vindt u in diverse publicaties van de SVA, zoals de brochure De vrachtbrief, in artikelen in Weg en Wagen en in de syllabi van het SVA-congres. De transportwereld is meer en meer gedigitaliseerd en de ontwikkelingen op ICT-gebied zijn vaak innovatief. Bekende voorbeelden van geslaagde innovaties zijn het tracking and tracing systeem en EDI. Anno 2014 is het uiteraard meer dan gebruikelijk dat de afspraken tussen de afzender en de vervoerder elektronisch tot stand komen. Wat is er makkelijker dan het snel versturen en beantwoorden van een tje? Daar komt de smartphone nog bij. Wij hadden tien jaar geleden toch amper kunnen vermoeden dat de smartphone anno 2014 zo n wezenlijke verandering teweeg zou brengen in de wijze van communiceren en het uitwisselen van gegevens. Met de elektronische vrachtbrief erbij komt de papierstroom vrijwel tot stilstand. Efficiënter, sneller en goedkoper. Over de wegtransportsector wordt vaak gezegd dat deze traditioneel is. Nu valt dat naar mijn inschatting nogal mee, maar in bijvoorbeeld de luchtvrachtsector is het gebruik van elektronische vrachtbrieven al veel meer ingevoerd. Ik wijs op het gebruik van elektronische airwaybills (e-tickets) bij luchtvervoer van goederen. In deze bijdrage wordt de stand van zaken belicht met betrekking tot het gebruik van de elektronische vrachtbrief in Nederland en bij CMR-vervoer. 2. Binnenlands wegvervoer Eerst iets over de juridische basis. Het gebruik van de vrachtbrief bij beroepsgoederenvervoer in Nederland is dus wettelijk Het is verboden om beroepsvervoer te verrichten indien met betrekking tot dat vervoer geen vrachtbrief is opgemaakt. De Regeling wegvervoer goederen vult dit verder in en bepaalt dat de vergunninghouder (dat is de vervoerder) er zorg voor moet dragen dat de vrachtbrief in de vrachtauto, waarmee de goederen vervoerd worden, aanwezig is. 2 Maar: in Nederland is een vervoerder niet verplicht een papieren vrachtbrief aan boord te hebben. Als de op het vervoer betrekking hebbende vrachtbriefgegevens gestructureerd en genormeerd via een elektronisch systeem worden uitgewisseld, is de papieren versie van de vrachtbrief aan boord van het voertuig niet vereist. 3 Met andere woorden: het uitwisselen van vrachtbriefgegevens via de computer is uitdrukkelijk toegestaan, mits die uitwisseling van gegevens dan wel van de nodige waarborgen is voorzien. De wet zegt overigens niet, wanneer nu sprake is van het gestructureerd en genormeerd via een elektronisch systeem uitwisselen van de vrachtbriefgegevens. De elektronische vrachtbrief heeft daarmee haar wettelijke grondslag. De elektronische vrachtbrief is dan ook een rechtsgeldig vrachtdocument. 3. Vorm elektronische vrachtbrief We hebben het al snel over de vrachtbrief, terwijl er in de praktijk natuurlijk verschillende vrachtbrieven bestaan voor het vervoer van diverse goederen. Denk bijvoorbeeld aan de vrachtbrief voor het vervoer van gevaarlijke stoffen. Ik doel in deze bijdrage alleen op de bekende AVC- en CMR/AVCvrachtbrief. De wet schrijft geen vorm voor de vrachtbrief voor. De vrachtbrief is vormvrij. De vrachtbrief is ook geen vereiste voor het geldig tot stand komen van een vervoerovereenkomst. Als de afzender een transportopdracht geeft aan de vervoerder, die deze opdracht aanvaardt, is de vervoerovereenkomst 1 Artikel 2.13 lid 1 Wet wegvervoer goederen 2 artikel 15 lid 2 onder a Regeling wegvervoer goederen 3 artikel 15 lid 3 Regeling wegvervoer goederen 3

4 al een feit. Mondelinge afspraken binden ook! Daar is geen vrachtbrief voor nodig. De Regeling wegvervoer goederen geeft wel aan wat er in de vrachtbrief moet worden opgenomen. 4 Dat is: a. de naam en het adres van de afzender; b. de naam en het adres van de vervoerder; c. de naam en het adres van de geadresseerde; d. de gebruikelijke aanduiding van de aard van de goederen; e. het brutogewicht of de op andere wijze aangegeven hoeveelheid van de goederen. Het wegvervoerrecht bepaalt slechts dat zowel de afzender als de vervoerder een vrachtbrief kunnen opmaken. Zij kunnen ook verlangen dat die vrachtbrief wordt getekend. 5 Artikel 5 AVC 2002 bepaalt overigens dat de afzender de vrachtbrief moet opmaken. De wettekst lijkt bedoeld voor een papieren vrachtbrief, maar de wet zegt ook dat de ondertekening mag worden vervangen door een ander kenmerk van oorsprong. Daarmee is een stap in de richting van de elektronische vrachtbrief genomen. 4. Bewijs door de elektronische vrachtbrief De vrachtbrief heeft meerdere functies. Zo bevat de vrachtbrief de relevante informatie over de goederen aan boord van de vrachtwagen en biedt de handhavende instanties een controlemiddel. Maar de belangrijkste functie is m.i. toch wel de bewijskracht die de vrachtbrief heeft. Het kan dan gaan om bewijs van de inhoud van de vervoerovereenkomst, bewijs van ontvangst van de in de vrachtbrief vermelde goederen, bewijs van de staat van de goederen bij inontvangstname door de vervoerder of bij aflevering op het losadres. Als de elektronische vrachtbrief die bewijsfunctie moet hebben, kan de vrachtbrief worden beschouwd als een elektronische akte. Een akte, zegt de wet, is een ondertekend geschrift, bestemd om tot bewijs te dienen. 6 Bij een elektronische akte is er nu juist geen geschrift, maar daar valt wel een mouw aan te passen. Elektronische aktes zijn namelijk sinds 1 juli 2010 wettelijk toegestaan. 7 Daaraan worden door de wet wél bepaalde eisen gesteld. Zo moet degene die de elektronische vrachtbrief als bewijs wil gebruiken, de inhoud van die vrachtbrief kunnen opslaan, om die inhoud later weer te kunnen gebruiken en te reproduceren. Met alleen de mogelijkheid van een elektronische vrachtbrief zijn wij er nog niet. De vrachtbrief zal ook moeten worden ondertekend. Wat zegt de wet daarover? Als het gaat om ondertekening van een elektronische vrachtbrief (een akte dus), vereist de wet een elektronische handtekening. 8 Een elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authentificatie. 9 Deze handtekening is niet minder dan een handgeschreven handtekening, mits de methode die wordt gebruikt voor authentificatie 10 voldoende betrouwbaar is. De wet geeft een opsomming van eisen en als daaraan is voldaan, wordt de betrouwbaarheid aangenomen. Een voorbeeld van zo n eis is dat de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden. 5. e-cmr Sinds de inwerkingtreding van het e-protocol bij het CMR- Verdrag bestaat bij internationaal vervoer over de weg ook de mogelijkheid een elektronische vrachtbrief te gebruiken. 11 Dit protocol dateert al weer van 2008, maar het duurde tot juni 2011 voordat het in werking trad. Een elektronische vrachtbrief wordt in het protocol gedefinieerd als een vrachtbrief met behulp van digitale communicatie afgegeven door de vervoerder, de afzender of een andere partij die betrokken is bij de CMR-vervoerovereenkomst. 12 Ook gegevens die logisch verband houden met digitale communicatie (zoals bijlagen) kunnen aan de elektronische CMR-vrachtbrief worden gekoppeld. Het protocol geeft ook een definitie van de elektronische handtekening. Dat zijn gegevens in elektronische vorm die gekoppeld worden aan of logisch verband houden met andere elektronische gegevens en fungeren als een methode om authenticiteit vast te stellen. Die handtekeningen zijn uiteraard essentieel. Het e-protocol schrijft voor dat de elektronische vrachtbrief door de partijen bij de overeenkomst gewaarmerkt wordt door middel van een betrouwbare elektronische handtekening, die de koppeling aan de elektronische vrachtbrief waarborgt. Het e-protocol geeft vervolgens aan wanneer een methode van een elektronische ondertekening geacht wordt betrouwbaar te zijn. Dat 4 Artikel 15 lid 1 Regeling wegvervoer goederen 5 Artikel 8:1119 BW 6 Artikel 156 Wetboek Burgerlijke Rechtsvordering 7 Artikel 156a Wetboek Burgerlijke Rechtsvordering 8 Artikel 3:15a BW 9 Artikel 3:15a lid 4 BW 10 De wettekst zegt authentificatie, een vertaling die lijkt te zijn ontleend aan het Franse woord authentification. De juiste vertaling lijkt mij authenticatie. Zie ook de Dikke van Dale. 11 Aanvullend Protocol bij het CMR-verdrag inzake de elektronische vrachtbrief d.d. 20 februari Artikel 1 Aanvullend protocol bij het CMR-Verdrag inzake de elektronische vrachtbrief 4

5 is bijvoorbeeld het geval als de elektronische handtekening op unieke wijze is gekoppeld aan de ondertekenaar en de ondertekening de mogelijkheid biedt om de ondertekenaar te identificeren. Waar het uiteraard uiteindelijk om draait, is dat de elektronische vrachtbrief dezelfde status heeft als de papieren versie van de vrachtbrief. Ook dat bepaalt het e-protocol. Een digitale vrachtbrief die voldoet aan de bepalingen van het e-protocol, wordt als gelijkwaardig beschouwd aan de papieren versie en heeft dezelfde bewijskracht en dezelfde gevolgen. De elektronische CMR-vrachtbrief moet dezelfde gegevens als de papieren vrachtbrief bevatten. Artikel 6 CMR-Verdrag geeft een lijst van gegevens die de vrachtbrief moet bevatten. De gegevens in de elektronische vrachtbrief moeten kunnen worden aangevuld met bijvoorbeeld de voorbehouden van de vervoerder. Al met al biedt het e-protocol de partijen bij de vervoerovereenkomst de mogelijkheid af te spreken dat er een elektronische vrachtbrief wordt gebruikt. Het e-protocol is in werking getreden en inmiddels hebben acht landen het e-protocol geratificeerd of zijn toegetreden tot het protocol. Dat zijn: Nederland, Bulgarije, Spanje, Letland, Litouwen, Zwitserland, Tsjechië en Denemarken. 6. Een korte blik op de praktijk Het lijstje van landen dat hierboven is genoemd, geeft direct aan dat het in de praktijk nog lastig is om enkel en alleen een elektronische vrachtbrief te gebruiken. Immers, als de nationale wetgeving van een land dat de chauffeur doorkruist, voorschrijft dat er een papieren versie van de vrachtbrief aan boord van het voertuig aanwezig moet zijn, schieten de partijen bij de vervoerovereenkomst er nog weinig mee op. Zo bepaalt de Belgische wet bijvoorbeeld dat de chauffeur een papieren vrachtbrief moet kunnen tonen aan de handhavende instanties in geval van een controle in België. België ondertekende het e-protocol al op 27 mei 2008, maar ratificeerde het protocol tot op heden niet. Zo zijn er vele routes te bedenken, waar de chauffeur tegen dezelfde wettelijke bepalingen aan zal lopen. Er is een gunstige uitzondering: transport van goederen van Letland naar Litouwen (buurlanden) en terug mag geheel op de elektronische vrachtbrief. Maar naar ik begreep zijn de samenwerkende ondernemersorganisaties in de Stichting Vervoeradres (EVO, NBB en TLN) in Brussel aan het lobbyen om het e-protocol in heel Europa van toepassing te laten zijn. 7. Conclusie Het is de hoogste tijd de mogelijkheden die de Nederlandse wetgeving en het e-protocol bieden als het gaat om de elektronische vrachtbrief, ten volle te benutten. Efficiëntie en kostenbesparing zijn sleutelbegrippen binnen het transport. Belemmeringen zijn er in de vorm regels in vele Europese landen, die nog papier verplicht stellen. Beurtvaartadres zet grote stappen met TransFollow, waarmee afzenders, logistieke dienstverleners en geadresseerden met één uniforme en gestandaardiseerde interface een vrachtbrief kunnen inbrengen, uitwisselen en ondertekenen. Deze beveiligde, gestandaardiseerde digitale oplossing biedt de sector een kans om de huidige vrachtbriefprocessen te optimaliseren en de communicatie in de keten te verbeteren. Bij succesvolle implementatie van die nieuwe standaard in Nederland zal het lobbyen in Europa makkelijk zijn en zal die standaard zich over Europa kunnen verspreiden. 5

6 Elektronische vrachtbrief Elektronische cognossementen en zeevrachtbrieven Al tientallen jaren is men bezig de enorme hoeveelheid papieren transportdocumenten te vervangen door elektronische berichten. Die vervanging van papieren transportdocumenten door elektronische berichten (Electronic Data Interchange; EDI) lijkt te lukken als het gaat om zeevrachtbrieven maar als het gaat om cognossementen die gebruikt worden bij documentair krediet, houdt men nog angstvallig vast aan het papieren cognossement 1. Prof. Mr. Maarten H. Claringbould, hoogleraar Zeerecht aan de Universiteit van Leiden en advocaat bij Van Traa Advocaten 1. Verschil tussen cognossement en zeevrachtbrief Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen een cognossement (in het Engels bill of lading; afgekort B/L, meervoud B s/l) en een zeevrachtbrief (in het Engels Sea Waybill; afgekort SWB). Een cognossement is een papier van waarde. Een cognossement geeft grip op de lading. 2 Het cognossement speelt bij een internationale handelskoop op basis van documentair krediet een cruciale rol. Banken die geld voorschieten (krediet geven) kunnen een pandrecht op het cognossement uitoefenen. Die waarde ontleent het cognossement aan het feit dat uitsluitend de recht- en regelmatige cognossementhouder aflevering van de goederen op de plaats van bestemming van de vervoerder mag vorderen (art. 8:441 BW). Geeft de vervoerder de goederen af aan een ontvanger zonder dat hij de B/L aan de vervoerder overhandigt, dan loopt deze vervoerder het risico dat de cognossementhouder alsnog komt opdagen; de vervoerder moet in dat geval een totaal verlies van de lading aan die cognossementhouder vergoeden. In de praktijk zal de vervoerder van degeen die de lading komt ophalen zonder het cognossement te presenteren (art. 8:481 BW), een garantie of Letter of Indemnity (L/I) vragen alvorens de lading af te geven. Komt later alsnog de echte cognossementhouder opdagen, dan spreekt de vervoerder de garantie aan en betaalt hij het uit hoofde van die garantie of L/I ontvangen bedrag door aan die cognossementhouder. Kortom, het cognossement vertegenwoordigt de waarde van de in dat cognossement genoemde goederen. Hoe anders is dat bij de zeevrachtbrief. De SWB is een gewoon vervoerdocument. Hierin worden de afzender, de geadresseerde, de goederen, de haven van inlading en de haven van lossing vermeld. Het verschil met een cognossement is dat bij een SWB de vervoerder de goederen mag afleveren aan degeen die zich als geadresseerde kenbaar maakt zonder dat aan die vervoerder een origineel van de SWB overgelegd hoeft te worden. Bij een SWB past geen documentair krediet. Een SWB geeft geen grip op de lading. 2. De B/L en SWB in de praktijk Op de North Atlantic trade, zeker bij containervervoer, geschiedt 90% van het vervoer op basis van SWB s en van die SWB s zijn ook weer zo n 90% elektronische SWB s. Nog maar zelden worden SWB s op die routes geprint met dien verstande dat als er een ladingschade is of ander gedoe, de ladingbelanghebbende altijd om een papieren SWB kan vragen. Op de routes van het Verre Oosten naar Europa en de VS worden daarentegen veel minder elektronische SWB s gebruikt; ik vernam dat dat slechts 10% zou zijn van al dat vervoer. Die SWB s worden met name gebruikt bij intercompany vervoer, dat wil zeggen de fabrikant laat het product maken in het Verre Oosten of in Europa en hij verscheept deze producten naar zijn eigen distributiecentra in Europa respectievelijk de VS. Dan wordt het ook allemaal veel gemakkelijker om dat elektronisch te doen omdat de afzender en de geadresseerde in feite hetzelfde bedrijf zijn. Dat wordt allemaal anders als er een handelskoop plaats vindt op basis van documentair krediet. Bijna altijd wordt in de Letter of Credit (L/C) voorgeschreven dat er een cognossement moet worden gebruikt. De regels die gelden voor zo n L/C zijn vastgelegd in de Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (UCP 600). Met name in de commodity trade, de handel in granen, koffie, cacao en suiker (soft commodities) en de handel in olie, kolen en ertsen (hard commodities) worden nog heel vaak B s/l gebruikt, zeker wanneer de lading verschillende malen wordt doorverkocht terwijl de lading nog stomend is, dat wil zeggen aan boord van het schip is. In die ketens (strings) van verkopers, banken en kopers wordt het heel lastig, om niet te zeggen in de praktijk onmogelijk, om met echte elektronische cognossementen te werken. Immers al die personen en meer in het bijzonder de krediet gevende banken moeten op hetzelfde eb/l-systeem met een neutrale third trusted party (TTP) zijn aangesloten. Een TTP is nodig om de elektronische sleutels te bewaren. Op het moment dat de eerste bank aan de eerste verkoper heeft betaald, wil hij zeker weten dat hij als enige grip krijgt 1 In de haven spreekt men meestal over konnossementen maar de wetgever (Boek 8 BW) schrijft cognossementen, afgeleid van het Latijnse cognoscere, kennen of weten. 2 M.H. Claringbould, Het cognossement geeft grip op de lading, in: P.J.M. von Schmidt auf Altenstadt e.a. (red.), Middelen voor Meijer, Den Haag: Boom Juridische Uitgevers 2013, p

7 op die eb/l en daarmee grip op de lading. Als de verkoop van de betreffende lading plaats vindt in een string zijn er mogelijk vijf of meer banken bij betrokken die telkens van de TTP de unieke code (sleutel) moeten krijgen om die grip op de eb/l en de lading te behouden. Als het vervolgens met alle betalingen goed is gegaan, ontvangt de laatste koper de unieke sleutel in de vorm van een code voor die eb/l welke sleutel hij doorstuurt aan de vervoerder. Past die sleutel op het slot dat de vervoerder altijd heeft gedragen, dan mag en moet de vervoerder de lading aan die persoon afleveren. Mocht er onverhoopt een ladingschade zijn, mag alleen die persoon die immers recht- en regelmatig houder van de eb/l is geworden de ladingschade bij de vervoerder vorderen. Dit hele proces wordt beheerd en geverifieerd door de TTP, die ook het slot en de bijbehorende sleutels uitgeeft. 3. Bolero Bolero (Bills of Lading Registry Organisation) werd opgericht in Bolero wordt gefinancieerd door SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) en de TT Club (een verzekerear die met name de aansprakelijkheid verzekert van logistic operators die containers van door-to-door vervoeren). Als je de website leest krijg je de indruk dat Bolero met de onder andere door haar ontwikkelde eb/l een groot succes is. Bolero treedt met betrekking tot haar eb/l op als een TTP. Maar als je even doorleest kom je onder het kopje Bolero for Carriers deze tekst tegen: Unlike past initiatives, today s pragmatic approach is to simply use a carrier s existing systems to create the bill of lading in the normal way and then convert it into an electronic bill. This simple approach has removed many of the previous barriers. Wat Bolero in feite doet is de originele papieren B/L door middel van Optical Character Reading (OCR) om te zetten in een elektronisch document met daaraan gehecht de unieke sleutel. De laatste koper die deze sleutel verkrijgt (na betaling van de koopprijs) kan de sleutel in het ook door Bolero gecreëerde slot van de vervoerder steken om zo als slot en sleutel passen aflevering van de goederen te verkrijgen, zonder het papieren exemplaar van het cognossement aan de vervoerder te presenteren. Wat er met dat papieren exemplaar verder gebeurt, vertelt het verhaal niet. Ik denk dat dat papieren exemplaar nog gewoon moet worden gebruikt voor de douane (lang niet overal in de wereld kan elektronisch in- en uitgeklaard worden) en als er onverhoopt een ladingschade is daarover hebben ze het nooit in de e-world zal het papieren cognossement ongetwijfeld in een procedure worden gebruikt. Met deze papieren eb/l kun je wel bereiken dat deze eb/l bij een string van handelstransacties op tijd, bij aankomst van het schip in de bestemmingshaven, aan de vervoerder gepresenteerd kan worden om aflevering van de goederen te krijgen. Dan hoeft er door de ladingbelanghebbende geen Letter of Indemnity worden afgegeven om aflevering te verkrijgen omdat het papieren cognossement nog ergens in de keten van banken zit. Met name voor de oliehandel kan dit interessant zijn. 4. ESS CargoDocs Een recenter initiatief om te komen tot eb s/l is opgezet door ESS (Electronic Shipping Solutions). Ook hier spat het succes met betrekking tot die eb/l van de website af, products cargodocs electronic bills af lading. Net zoals Bolero genereert ESS nog veel meer elektronische documenten die voor (zee)vervoer en internationale handel kunnen worden gebruikt. In 2013 is ESS begonnen met een pilot voor de lijnvaart: CargoDocs for liner. Dit betreft het gebruik van eb s/l en andere elektronische handelsdocumenten door afzenders, vervoerders, banken en ontvangers. Veiligheidshalve blijft men in deze pilot naast de elektronische documenten nog gebruik maken van de papieren documenten. 5. Hoe gaat het nu in de praktijk met eb s/l? Ondanks deze goede en toe te juichen initiatieven om tot een echte eb/l te komen, begrijp ik uit inside information van banken en traders dat de echte eb/l niet of nauwelijks wordt gebruikt, zeker waar het de commodity trade betreft waar zoveel partijen bij zijn betrokken. Al die partijen moeten in dat geval op hetzelfde elektronische systeem met een TTP zijn aangesloten. In veel delen van de wereld is elektronische handel nog helemaal niet geregeld of niet mogelijk. Een ander probleem waarom het in de praktijk met eb s/l nog niet lukt, is dat de TTP, zoals Bolero die door banken is gefinancierd, exact op de hoogte raakt van de details van de e-handelskoop. Die TTP weet niet alleen hoeveel er betaald is voor de producten, hij weet ook precies hoeveel winst of verlies de tussenliggende verkopers maken omdat de TTP de gehele string van handelskopen beheert. De kredietverlenende banken vinden het niet allemaal even prettig als één organisatie in hun aller portemonnee kan kijken ook al zal die TTP bezweren dat hij dat niet zal doen. Allemaal redenen om zeker in de commodity trade vooralsnog te blijven werken met het zo vertrouwde papieren cognossement. Als het met een echte eb/l moet lukken, kan dat hoogstens bij de ouderwetse handelskoop met één verkoper en één 7

8 koper met ieder hun eigen vaste bank. Het zal niet moeten gaan om een enkele handelsactie want dan loont het organiseren van zo n elektronische koop met eb/l èn een e-letter of Credit niet echt; elektronisch handelen wordt pas de moeite als de koper en de verkoper zeer regelmatig met elkaar handelen. 6. Bank Payment Obligations Maar juist voor die situaties verschijnt er een nieuw elektronisch handelsinstrument aan het firmament, de Bank Payment Obligation (BPO). In feite is deze BPO een alternatief voor documentair krediet. Het gaat er om dat de banken die bij dit systeem zijn aangesloten, zich verplichten tot betaling over te gaan zodra de bank de juiste set elektronische data heeft ontvangen. In die dataset worden de goederen beschreven, de prijs, het transport, kortom alle gegevens die te maken hebben met de verkoop en het transport van de goederen van A naar B, en aan die dataset worden weer de unieke codes gehangen om ervoor te zorgen dat alleen die koper die daadwerkelijk betaald heeft als enige de goederen kan ontvangen. Maar de zwakte van dit systeem is dat alleen de banken elkaar beloven te betalen als er voldaan is aan de BPO-voorwaarden. Met deze BPO krijgt de bank geen grip op de lading zoals hij dat wel krijgt met een papieren cognossement. Of de handelstransactie doorgaat blijft een kwestie van vertrouwen tussen de verkoper en de koper die werken met wat men noemt open accounts. Dat wil zeggen, de verkoper geeft aan zijn koper een zekere termijn om te betalen, de koper ontvangt een factuur met nauwkeurige betalingsinstructies maar intussen zijn de goederen al verscheept en zijn de goederen mogelijk al onder de hoede van de koper gekomen. Maar als de koper betaalt met behulp van een BPO is de verkoper er zeker van als de dataset klopt dat zijn bank de koopprijs aan hem zal doorgeleiden. Nogmaals, dit heeft niets met documentair krediet, L s/c en eb s/l te maken en derhalve niets met grip op de lading krijgen. Ik weet niet eens of men bij een BPO nog met papieren cognossementen of slechts met zeevrachtbrieven werkt. 7. Zeevrachtbrieven Zoals in het begin al opgemerkt werkt men op de North Atlantic trade en ook bij intercompany vervoer heel veel met SWB s en dat zijn dan heel vaak eswb s. Maar ook daar geldt dat als er gedoe ontstaat (ladingschade, een nieuwe geadresseerde of nieuwe bestemming aanwijzen) er altijd een papieren, originele versie van die eswb kan worden geprint. Maar let op, deze eswb berust op afspraken tussen de vervoerder en de afzender (in het Engels shipper). Die vervoerder en niet een TTP beheert die eswb. Ik ben wel van mening dat in de zeevaart nog veel te veel gebruik wordt gemaakt van cognossementen. Bijvoorbeeld containervervoerders geven zogenaamde master B s/l af aan Non Vessel Operating Common Carriers (NVOCC s) terwijl juist die B s/l niet gebruikt worden voor een documentair krediet. Trouwens ook die NVOCC s geven al te vaak onnodig house B s/l (hun eigen NVOCC cognossement) af terwijl hun klanten die helemaal niet nodig hebben voor een documentair krediet. Alleen als de ladingbelanghebbende per se grip wil houden op de lading, moet hij een papieren cognossement van de zeevervoerder vragen. In andere gevallen volstaat een SWB en zo n SWB kan heel goed (en goedkoper!) een eswb zijn. 8. Tot slot Over de juridische implicaties van het gebruik van eb s/l en eswb s zijn boeken/proefschriften vol geschreven. Gelooft u mij, hier lopen de juristen op de praktijk vooruit. In ieder geval naar Nederlands recht kan er met elektronische documenten en handtekeningen gewerkt worden. De Rotterdam Rules noemen met zoveel woorden het electronic transport document, art. 1 onder 17 tot en met 22 RR. Maar zolang de handelaren niet voldoende vertrouwen hebben in die elektronische bestanden en de TTP die als een spin in het web zit, blijven de papieren cognossementen gewoon bestaan, zeker in geval van documentair krediet. Wat dat betreft spreekt het laatste initiatief van Bolero boekdelen, namelijk om die papieren B/L door middel van OCR om te toveren tot een zogenaamde eb/l. Dan bespaar je nog geen papier... Ik zou er wel voor willen pleiten dat er nog meer met SWB s wordt gewerkt en dat men niet B s/l uitgeeft omdat men dat altijd zo doet. Die SWB s kunnen gemakkelijk eswb s zijn (tenzij de douane roet in het eten gooit...). Dat zal letterlijk bossen aan papier sparen! 8

9 Elektronische vrachtbrief Fiscale bewijskracht van de digitale vrachtbrief Voor toepassing van het BTW-nultarief bij export, of bij intracommunautaire leveringen is onder andere vereist dat degene die levert, kan aantonen dat de goederen daadwerkelijk Nederland hebben verlaten. Een veel gehoorde vraag is, hoe dat vervoer dan aan de Belastingdienst moet worden aangetoond. Volstaat daarvoor de elektronische vrachtbrief? Mr. Roelof Andringa, partner bij Andringa Caljé & De Jager advocaten 1. Inleiding De praktijk heeft - als altijd - behoefte aan duidelijke richtlijnen over welke documenten in de administratie aanwezig moeten zijn om het vervoer naar een buitenlandse geadresseerde aan te kunnen tonen, bijvoorbeeld in de vorm van een lijst met minimum-vereisten. Maar een echte vaste lijst met minimumvereisten bestaat niet. In de wet staat alleen dat het nultarief met boeken en bescheiden moet worden aangetoond. Het vervoer kan dus met alle mogelijke middelen worden aangetoond, mits die middelen schriftelijk zijn. De mogelijkheid om alle bewijsmiddelen te mogen gebruiken wordt aangeduid als vrije bewijsleer. Tegenover de vrije bewijsleer staat de situatie dat de wet expliciet voorschrijft welke bewijsmiddelen zijn vereist c.q. toegelaten voor het bewijs. 2. Wat is de vrije bewijsleer De vrije bewijsleer betekent zoals gezegd dat alle vormen van bewijsmiddelen zijn toegelaten. Die vrije bewijsleer betekent ook dat de rechter vrij is om de bewijsmiddelen die een belastingplichtige aandraagt te waarderen. De rechter zal bij dat waarderen van de bewijsmiddelen, rekening houden met de betrouwbaarheid van de gegevens in die bewijsmiddelen, en daarmee komt de vraag op, of, en wanneer elektronische gegevens betrouwbaar zijn. Daar zijn geen algemene regels voor gegeven, en dus zal de rechter de betrouwbaarheid van elektronische gegevens beoordelen aan de hand van de context waarin de gegevens zijn aangetroffen, alsmede of de gegevens tegenstrijdig zijn, of anderszins gebreken vertonen, en in hoeverre integriteit (inhoud) en authenticiteit (afzender) zijn gewaarborgd. Het staat de rechter, die over de feiten oordeelt, vrij om van al het beschikbare bewijsmateriaal, alleen dát bewijs te gebruiken wat hem uit een oogpunt van betrouwbaarheid dienstig voorkomt, en datgene terzijde te stellen wat hij voor het bewijs van onvoldoende waarde acht. Die beslissing hoeft de rechter bovendien in beginsel niet te motiveren. Een bewijsmiddel kan in ieder geval niet worden afgewezen, alleen omdat het om elektronische gegevens gaat. Integendeel; heden ten dage vormen elektronische gegevens een steeds belangrijker onderdeel van onze samenleving en de overheid past zich daar op aan, bijvoorbeeld door expliciet goed te keuren dat gegevens in elektronische vorm mogen worden verstrekt of bewaard. Die algemene acceptatie van elektronische gegevens blijkt bijvoorbeeld uit het Besluit van de Belastingdienst over Administratieve- en factureringsvereisten, waarin expliciet wordt gesteld dat de factuur één van de belangrijkste documenten is om de aftrek- en verschuldigdheid van BTW te kunnen bepalen, en dat de facturen niet alleen schriftelijk maar ook elektronisch mogen worden uitgereikt omdat het uitgangspunt is dat papieren facturen en elektronische facturen gelijk moeten worden behandeld. De enige voorwaarde is dat de afnemer de elektronische verzending in- of expliciet aanvaardt, en dat de verzender van de factuur de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur heeft gewaarborgd. Ik wil er maar mee aantonen dat de Belastingdienst al toestaat, dat belangrijke documenten, zoals de factuur alleen nog elektronisch voor handen zijn. 3. Elektronische vrachtbrief De elektronische vrachtbrief zal dus zonder meer kunnen worden gebruikt voor het bewijs in fiscale zaken, en naar ik verwacht, door de rechters ook als een belangrijk bewijsmiddel worden gewaardeerd omdat veel aandacht is besteed aan het beveiligen van de integriteit van de inhoud, en de authenticiteit van de herkomst van de elektronische vrachtbrief, en niet in de laatste plaats omdat de leverancier altijd zal beschikken over een voor ontvangst afgetekende elektronische vrachtbrief, terwijl de leveranciers die gebruik maken van papieren vrachtbrieven, vaak alleen over het verzendexemplaar beschikken. Ik weet dat in de discussies over mogelijkheden om BTWfraude te voorkomen, is nagedacht over een systeem waarbij een leverancier pas aanspraak zou kunnen maken op toepassing van het BTW-nultarief op het moment dat de leverancier een ontvangstbevestiging terug krijgt. In feite is dat wat de Duitse Gelängenbestätigung doet. Op het moment dat de elek- 9

10 tronische vrachtbrief dé standaard wordt in logistiek Europa, zou het mij niet verbazen als de Belastingdienst de zuivering van de elektronische vrachtbrief, in de middellange toekomst, als een voorwaarde gaat beschouwen, voor toepassing van het BTW-nultarief. 4. Let op, alleen de elektronische vrachtbrief is niet voldoende Tot slot wil ik nog benadrukken dat uit de huidige jurisprudentie blijkt dat alleen een (kopie van een) vrachtbrief niet voldoende bewijs is, voor de toepassing van het BTW-nultarief. In het arrest van de Hoge Raad van 18 april 2003, nr overwoog de Hoge Raad dat de toepasselijkheid van het tarief van nihil moet blijken uit boeken en bescheiden, en dat het overleggen van kopieën van de facturen, CMR-vrachtbrieven, pakbonnen, betalingsbewijzen, ontvangstbewijzen, en verklaringen van de transportonderneming, samengenomen voldoende bewijs vormt, mits aan die bewijsmiddelen geen gebreken kleven. De (elektronische) vrachtbrief is dus wel een heel belangrijk bewijsmiddel, maar naar de huidige stand van de jurisprudentie zijn nog steeds meer bewijsmiddelen nodig dan alleen de (elektronische) vrachtbrief. 10

11 Elektronische vrachtbrief Vraag uit de praktijk: Is het verstandig om voor ontvangst te tekenen op een schermpje? Vraag: Vervoerders, gespecialiseerd in koeriersdiensten, pakketdiensten en distributie laten vaak de geadresseerde voor ontvangst tekenen op hun device. De device is verbonden met de boordcomputer van de chauffeur. De voordelen van dit systeem voor de vervoerder zijn makkelijk op te sommen: geen papieren vrachtbrief meer en het digitale ontvangstbewijs kan snel worden doorgestuurd naar het hoofdkantoor van de vervoerder. De vervoerder biedt in veel gevallen een website waarop deze afleverinformatie wordt aangeboden. De opdrachtgever (de afzender) krijgt dan toegang tot deze website en kan dan zien dat de goederen bij de ontvanger zijn aangekomen. Maar wat is de juridische waarde van een dergelijke aftekening voor ontvangst? En is het voor alle partijen een veilige methode? Mw. Mr. J. Shula Stibbe, secretaris van de Stichting vervoeradres Antwoord: Vrachtbrief Eén van de functies van de vrachtbrief is het vastleggen van de vervoerovereenkomst. Alle bij de vervoerovereenkomst betrokken partijen krijgen een gelijkluidend exemplaar van de vrachtbrief. Bij een digitale vrachtbrief op de device is de vrachtbrief alleen beschikbaar in de boordcomputer van de vervoerder. Noch de afzender noch de geadresseerde heeft de beschikking over een gelijk exemplaar. Ook als de vervoerder een digitale kopie stuurt aan zijn wederpartij (afzender/ geadresseerde), dan is er geen onafhankelijke partij die ervoor instaat, dat de digitale kopieën ongewijzigd zijn. De vrachtbrief dient als bewijs van de afspraken die in de vervoerovereenkomst zijn gemaakt. Als deze afspraken in deze digitale vorm worden vastgelegd, is de bewijskracht van een dergelijke elektronische of digitale vrachtbrief twijfelachtig. Handtekening De Nederlandse wet maakt een elektronische handtekening mogelijk, en partijen mogen onderling afspreken in hoeverre de door hun gebruikte elektronische handtekening uniek en beveiligd moet zijn. Mocht één van de partijen de rechtsgeldigheid van de handtekening betwisten, dan zal de rechter oordelen of de gebruikte (technische) methode, die voor de elektronische handtekening is gebruikt de handtekening voldoende betrouwbaar maakt gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval. Naar mate de technische kwaliteit van de elektronische handtekening dichter bij de wettelijke eisen ligt, neemt de betrouwbaarheid en dus de bewijskracht toe. Alleen de elektronische handtekening die is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, uitgegeven door een certificatiedienstverlener, en die ook voorts aan alle wettelijke eisen voldoet, levert een handtekening op die onweerlegbaar is. Helaas is zo n gekwalificeerde handtekening duur en inflexibel. De handtekening op een device-schermpje ( sign on glass ) heeft een lage betrouwbaarheid en daarom een beperkte bewijskracht. De gebruikte techniek is in handen van de vervoerder, en daarmee oncontroleerbaar voor de afzender/ geadresseerde. De ondertekenaar krijgt geen afschrift of geen 100% betrouwbare afschrift van het ondertekende ontvangstbewijs, zoals dat bij een papieren ontvangstbewijs over het algemeen wel het geval is. Ook is onduidelijk of de handtekening, die op het schermpje is gezet, verbonden is met het elektronisch bestand van de vrachtbrief. Omdat de techniek in handen is van de vervoerder, zou deze de handtekening kunnen loskoppelen, gegevens achteraf wijzigen en zelfs de handtekening voor andere doeleinden gebruiken. Ontvangstbewijs, kopie bij ontvanger Het ontvangstbewijs levert bewijs, dat de vervoerder zijn vervoersopdracht heeft afgerond. De vervoerder is gedechargeerd voor zijn aansprakelijkheid jegens de aan hem overgedragen goederen. Na het afgeven van het schone ontvangstbewijs kan de geadresseerde alleen bij uitzondering nog schade claimen bij de vervoerder. Ook een schadeclaim bij de verkoper onder de koopovereenkomst zal moeilijker te onderbouwen zijn. Na het tekenen voor ontvangst op een device-scherm gekoppeld aan een systeem van de vervoerder ontvangt de geadresseerde geen of geen 100% betrouwbare kopie hiervan. Ook zijn op het scherm vaak niet alle gegevens over de goederen en over het vervoer zichtbaar en is het vaak onduidelijk hoe op en/of bemerkingen geplaatst kunnen worden. De geadresseerde tekent min of meer blindelings en krijgt geen (betrouwbaar) afschrift. Vanuit praktisch en commercieel opzicht is de werkwijze begrijpelijk: tekenen op een device is goedkoop, snel en efficiënt. Juridisch echter moet deze constructie ontraden worden. 11

12 Veiligheid De betrouwbaarheid van elektronische handtekeningen kan zeer uiteenlopen, afhankelijk van de mate: waarin een handtekening beveiligd is (beveiligd door versleutelingen of unieke codes) en op een beveiligde wijze gekoppeld is aan het document waarvoor getekend is en bewaard wordt op een manier, dat de gegevens direct na verkrijging niet eenzijdig veranderd kunnen worden Hoe de handtekening op een device-scherm ( sign on glass ) is beveiligd, hangt af van de keuzes die de vervoerder heeft gemaakt. Aan het device-scherm is dat over het algemeen niet te zien. Elektronische vrachtbrief van TransFollow is veilig en innovatief Vrachtbrieven in boordcomputers of website-portals hebben gemeen, dat de vervoerder eigenaar van het systeem is. Er is echter een alternatief onafhankelijk systeem in de maak: TransFollow. Dit systeem wordt beheerd door de vertegenwoordigers van de logistieke keten (EVO/TLN/NBB). Met onafhankelijk wordt in deze context bedoeld, dat partijen bij de vervoerovereenkomst geen zeggenschap hebben over de standaarden en de beveiliging van TransFollow. Heeft een partij eenmaal een vrachtbrief aangemaakt, dan zijn alle latere wijzigingen zichtbaar voor de andere partijen van de vervoerovereenkomst. TransFollow zal tevens onderdeel gaan uitmaken van het Neutraal Logistiek Informatie Platform (NLIP). Het NLIP is ontwikkeld om de logistieke sector in Nederland een voorsprong te geven in Europa 12

13 WEG EN WAGEN Maart 2014 Jaargang 28 Nummer 72 Elektronische vrachtbrief Transportbedrijven en privacy Transportbedrijven hebben als dienstverlener en als werkgever te maken met privacyregels. Hoe moet/mag een transportbedrijf omgaan met persoonsgegevens. En welke rol speelt het bedrijf dan volgens de terminologie van de privacywetgeving: verantwoordelijke of bewerker? 1. Inleiding Dr. Koen Versmissen partner bij Privacy Management Partners Mw. Mr. Daphne Smaling juridisch adviseur bij Transport en Logistiek Nederland (TLN) In deze bijdrage gaan we in op het belang van privacy voor transportbedrijven. Allereerst beantwoorden we de vraag Wat is privacy?. We leggen uit wat datagedreven bedrijfsvoering is, en dat de privacywetgeving eigenlijk daarover gaat. Daarna gaan we in op de uitgangspunten die ervoor moeten zorgen dat datagedreven bedrijfsvoering op een nette manier gebeurt. Vervolgens bekijken we in hoeverre transportbedrijven te maken hebben met privacyregels. Van groot belang daarbij is het onderscheid tussen twee belangrijke rollen van het transportbedrijf: dienstverlener en werkgever. Kort gezegd heeft de dienstverlener doorgaans niet zo veel met privacy te maken, maar de werkgever des te meer. Tot slot gaan we in op twee grote veranderingen die er op privacygebied aan zitten te komen: er komen over een paar jaar nieuwe Europese privacyregels die onze nationale regels gaan vervangen en waarin het systematisch borgen van naleving veel belangrijker wordt, en op korte termijn gaat het handhavingsrisico flink toenemen doordat de toezichthouder fikse boetes mag gaan uitdelen. 2. Wat is privacy? 2.1. Persoonsdatagedreven bedrijfsvoering Strikt genomen gaat privacy over de afscherming van onze persoonlijke levenssfeer: sommige zaken houden we liever voor onszelf. Maar als we het over wettelijke privacyregels hebben, dan bedoelen we eigenlijk: regels voor het behoorlijk en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn álle gegevens over mensen: niet alleen hun naam, adres en telefoonnummer, maar ook informatie over hun gezondheid, wat ze in hun vrije tijd doen, hoe ze op hun werk functioneren, wanneer ze waar geweest zijn, noem maar op. Bij steeds meer bedrijven en overheidsorganisaties zijn persoonsgegevens de kurk waarop de belangrijkste processen drijven. Privacyregels zijn dan dus spelregels voor persoonsdatagedreven bedrijfsvoering. Omdat transportbedrijven datagedreven bedrijfsvoering hebben, zullen we in paragraaf 3 bekijken in hoeverre dat persoonsdatagedreven bedrijfsvoering is Kernverplichtingen De algemene wettelijke privacyregels zijn te vinden in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Daarnaast hebben bepaalde branches nog hun eigen wetgeving, waarin vaak ook privacyregels staan. Want, zoals gezegd, privacyregels zijn alle regels over hoe je met persoonsgegevens moet en mag omgaan. Voor de transportsector gaat het dan bijvoorbeeld over regels over de vrachtbrief en de digitale tachograaf. Al die privacyregels zijn behoorlijk ingewikkeld. Uiteindelijk komen ze neer op de volgende vijf kernverplichtingen voor bedrijven die persoonsgegevens verwerken (opslaan, gebruiken enz.): 1. Privacy management Wie persoonsgegevens verwerkt, moet daarvoor allereerst beleid vaststellen; dat beleid moet worden vertaald in passende maatregelen die ervoor zorgen dat met persoonsgegevens volgens de regels wordt omgegaan, denk aan instrumenten zoals voorlichting, training, procedures, contracten en audits; die maatregelen moeten worden gedocumenteerd en gemonitord, zodat kan worden aangetoond dat ze effectief zijn. 2. Gebalanceerde oplossingen Welke maatregelen moeten er getroffen worden? Met een zogenaamd Privacy Impact Assessment (PIA) kunnen de privacyrisico s in kaart gebracht worden. Het gaat dan om de risico s van onzorgvuldige of onbehoorlijke verwerking voor zowel de personen in kwestie als voor de organisatie die de gegevens verwerkt. De uitkomsten van een PIA vormen het vertrekpunt voor het nemen van beheersmaatregelen. Een verwerker kan niet redeneren dat zulke maatregelen onnodig zijn omdat de kans te klein is dat een probleem zich voordoet. Wel is het mogelijk om prioriteringen aan te brengen want niet alle privacyproblemen zijn even zwaarwegend. Ook is er ruimte voor efficiency: Rolls Royce-oplossingen zijn niet nodig waar Volkswagen-oplossingen volstaan. 3. Integere gegevensverwerking Privacywetgeving is vooral legitimerende wetgeving: wie binnen de wettelijke kaders blijft, mag persoonsgegevens verwerken. De kern van die wettelijke kaders is: integere gegevensverwerking. Zo moet er een duidelijk doel zijn voor de gegevensverwerking en moeten de gegevens voor dat doel ook noodzakelijk zijn. Ook mogen er niet meer gegevens verwerkt worden dan nodig en moeten de gegevens voldoende juist en actueel zijn. Voor bepaalde zeer gevoelige gegevens ligt het anders, het verwerken daarvan is verboden, tenzij.... Het gaat dan bijvoorbeeld over gegevens over iemands gezondheid, seksuele geaardheid of strafrechtelijk verleden. 13

14 4. Privacyservices De privacywetgeving geeft iedereen het recht om bij verwerkers klachten of verzoeken in te dienen. Een verwerker moet in de eerste plaats transparant zijn over de vormen van verwerking en over waar iemand terecht kan met vragen en klachten. Ieder verzoek van een persoon tot inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar gegevens moet binnen vier weken zijn afgehandeld. Dat wil niet zeggen dat een verzoeker in alle gevallen ook zijn zin moet krijgen, maar bij afwijzing zal dat juridisch goed moeten worden gecheckt en onderbouwd. Als er gehoor moet worden gegeven aan een verzoek, dan moet dat vervolgens natuurlijk ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. 5. Ketenregie Tegenwoordig werken verschillende partijen vaak met elkaar samen, zowel intern als extern, of worden informatieservices gedeeld. Het komt bijvoorbeeld veelvuldig voor dat een werkgever zijn salarisadministratie heeft uitbesteed aan een gespecialiseerde dienstverlener. In plaats van één zijn er dan twee partijen betrokken: de opdrachtgever en zijn uitvoeringsorganisatie. Dankzij internet en de opkomst van cloud services neemt die complexiteit alleen maar toe, waarbij dienstverleners overal ter wereld gevestigd kunnen zijn. Van belang is daarbij vooral dat de opdrachtgever eindverantwoordelijk blijft voor het naleven van de privacyregels. Hij kan dus worden aangesproken op fouten die zijn dienstverlener maakt. 3. Transportbedrijven en privacy In deze paragraaf bekijken we in hoeverre transportbedrijven een persoonsdatagedreven bedrijfsvoering hebben, en dus in hoeverre transportbedrijven met de privacyregels te maken hebben Het transportbedrijf als dienstverlener Wat heeft het transportbedrijf in zijn hoedanigheid als dienstverlener met de privacyregels te maken? Die vraag kunnen we in een aantal stappen beantwoorden. De eerste vraag is of er persoonsgegevens verwerkt worden. Dat is inderdaad het geval. Een transportbedrijf ontvangt namelijk in veel gevallen de naam en het adres van een persoon waaraan goederen geleverd moeten worden. Daarmee is meteen sprake van het verwerken van persoonsgegevens, want dat is een heel breed begrip: gegevens bewaren, gebruiken, aan anderen geven, vernietigen, het valt er allemaal onder. Het is deze verwerking waarop we hieronder focussen. De tweede vraag is of die verwerking onder de WBP valt. Dat zal vrijwel altijd het geval zijn. De WBP geldt namelijk in ieder geval voor elke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens door een bedrijf. Bijvoorbeeld wanneer er gebruik wordt gemaakt van elektronische vrachtbrieven of van software voor het plannen van routes. Maar ook een papieren gegevensverzameling valt onder de WBP zodra die structureel geordend is. De derde vraag is wat de rol van het transportbedrijf is. In paragraaf 2.2 gaven we een aantal kernverplichtingen aan voor degene die op eigen initiatief persoonsgegevens verwerkt of een ander daartoe opdracht verstrekt. Zo iemand heet de verantwoordelijke. Degene die in opdracht van een verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, wordt de bewerker genoemd. Dat is een belangrijk verschil, omdat de verantwoordelijke meer verplichtingen heeft en primair op de verwerking kan worden aangesproken. Wanneer een opdrachtgever een transportbedrijf inschakelt voor het vervoeren van goederen, dan zal in het algemeen de opdrachtgever de verantwoordelijke zijn (tenzij deze zelf ook weer bewerker is voor een andere partij) en het transportbedrijf de bewerker. Het transportbedrijf moet namelijk weten bij wie het goed moet worden opgehaald en bij wie het goed moet worden afgeleverd. Die gegevensverwerking dient primair de afzender en de ontvanger, niet het transportbedrijf. Het wordt anders wanneer het transportbedrijf de gegevens ook voor zichzelf zou gaan verwerken, bijvoorbeeld door ze te gebruiken voor direct marketing voor zijn eigen diensten. Voor die verwerking zou hij dan verantwoordelijke zijn. Maar in de meeste gevallen zal een transportbedrijf dat helemaal niet mogen doen. Als bewerker mag hij namelijk alleen met de gegevens doen wat de opdrachtgever van hem vraagt, en dat is meestal beperkt tot het verzorgen van het vervoer en het vastleggen daarvan. De laatste vraag is wat deze rolverdeling (opdrachtgever = verantwoordelijke, transportbedrijf = bewerker) nu voor beide partijen betekent. De belangrijkste plicht voor de bewerker (het transportbedrijf) is dat die de gegevens afdoende moet beveiligen. De verantwoordelijke (de opdrachtgever) moet de afspraken met de bewerker over de gegevensverwerking schriftelijk vastleggen, en ook controleren dat de bewerker die naleeft. In het bijzonder geldt dat voor de beveiligingsverplichting van de bewerker. Zoals we in de vorige alinea al aangaven, mag het transportbedrijf alleen persoonsgegevens verwerken in opdracht van de verantwoordelijke. Hij mag dus niet zelfstandig besluiten om over te gaan tot een bepaalde verwerking van aan hem toevertrouwde gegevens, tenzij dat is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld de belastingwetgeving die verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren. 14