Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Transcriptie

1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid VERSIE ACTIE TIJDPAD 1.0 Concept stafmedewerker financiën CvB Vaststelling door CvB Goedkeuring door RvT Inwerkingtreding documentnaam Inkoop- en aanbestedingsbeleid datum RvT domein Financiën datum GMR Status concept pagina 1 van 32

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 3 DEFINITIES... 4 HOOFDSTUK 1 DOELSTELLINGEN... 5 HOOFDSTUK 2 BELEIDSUITGANGSPUNTEN RECHTMATIG INKOPEN DOELMATIG INKOPEN EFFICIËNT EN EFFECTIEF INKOPEN REDUCEREN VAN RISICO S OVERIGE BELEIDSUITGANGSPUNTEN REALISATIE DOELSTELLINGEN... 6 HOOFDSTUK 3 JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN WET- EN REGELGEVING TRANSPARANTIE, OBJECTIVITEIT, NON-DISCRIMINATIE EN PROPORTIONALITEIT ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN... 7 HOOFDSTUK 4 MAATSCHAPPELIJKE UITGANGSPUNTEN INTEGRITEITSEISEN AAN DE MEDEWERKERS FUNCTIESCHEIDING INTEGRITEITSEISEN AAN ONDERNEMERS... 8 HOOFDSTUK 5 ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN TE HANTEREN AANBESTEDINGSPROCEDURES VORMEN MARKTBENADERING UITGELICHT TE HANTEREN SELECTIE- EN GUNNINGSCRITERIA HOOFDSTUK 6 ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN INKOOPPROCES INKOOP IN DE ORGANISATIE INKOOPVOORWAARDEN EN VERKOOPVOORWAARDEN UNIFORME EIGEN VERKLARING INKOOPPROCEDURES ONDER DE AANBESTEDINGSDREMPEL INWERKINGTREDING EVALUATIE BIJLAGE 1 STROOMSCHEMA INKOOP BIJLAGE 2 INKOOPVOORWAARDEN DEEL I: GENERIEKE BEPALINGEN DEEL II: AANVULLENDE BEPALINGEN LEVERINGEN DEEL III: AANVULLENDE BEPALINGEN DIENSTEN BIJLAGE 3 UNIFORME EIGEN VERKLARING status definitief pagina 2 van 32

3 Inleiding Stichting Primair Onderwijs De Liemers is een organisatie voor primair onderwijs met 15 scholen voor katholiek, protestants-christelijk, interconfessioneel en algemeen-bijzonder basisonderwijs. Voor de scholen geldt dat kwaliteit en autonomie hoog in het vaandel staan. Iedere school kenmerkt zich door haar eigen sfeer en karakter. De beste zorg voor het kind en de open communicatie naar ouders/verzorgers worden door alle scholen nagestreefd. ICT-ontwikkelingen worden op onze scholen op de voet gevolgd, wat o.a. betekent, dat er flink geïnvesteerd wordt in scholing en invoering van nieuwe mogelijkheden. Er is volop aandacht voor huisvesting van de scholen; de gebouwen moeten goed toegerust zijn voor modern onderwijs en de mogelijkheden bieden voor andere functies, zoals bv. kinderopvang. De afgelopen periode is inkoop en aanbesteden binnen het onderwijs in beweging. De aanbestedingswet, toegenomen druk rond de verantwoording van bestedingen en ontwikkelingen met teruglopende bekostiging zijn externe zaken die invloed hebben op hoe SPO De Liemers omgaat met inkoop. SPO De Liemers wil voor haar leveranciers, dienstverleners en aannemers een goede opdrachtgever zijn. Vanuit integer en betrouwbaar handelen, willen wij een gelijke en eerlijke kans bieden voor iedereen. Het in dit document beschreven inkoop- en aanbestedingsbeleid is leidend voor het inkopen en aanbesteden van Leveringen, Diensten en Werken van SPO De Liemers. Doel hiervan is om voor alle partijen (opdrachtgever en opdrachtnemer) een uniforme vastlegging van uitgangspunten die SPO De Liemers hanteert om haar Inkoop te bewerkstelligen. In het inkoop-/aanbestedingsbeleid staat wat de doelstellingen en uitgangspunten van de inkoopfunctie van SPO De Liemers zijn. De inkoopdoelstellingen zijn een afgeleide van de organisatiedoelstellingen van SPO De Liemers. status definitief pagina 3 van 32

4 Definities Het inkoopbeleid is van toepassing op elke activiteit uitgevoerd door SPO De Liemers waar een externe factuur tegenover staat. Dit kunnen zowel Diensten, Levering als Werken zijn. In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder 1 : Contractant Diensten Inkoop Levering Offerte Offerteaanvraag Ondernemer Opdracht SPO De Liemers Werken De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de SPO De Liemers. Een schriftelijke overeenkomst voor het verrichten van Diensten. Onder Diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder Leveringen of Werken vallen (en niet tastbaar zijn). (Rechts)handelingen van de SPO De Liemers gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Een schriftelijke overeenkomst voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product (altijd tastbaar). Bijkomende werkzaamheden voor het leveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd. Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van het schoolbestuur voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. De algemene term opdracht wordt zowel gebruikt voor de opdracht voor Werken als voor de opdracht voor Leveringen en Diensten. De term opdracht heeft als kernelement het vereiste van een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel. Onder bezwarende titel betekent dat de aanbestedende dienst een prijs betaalt of een andersoortige economische tegenprestatie verstrekt. Het schoolbestuur Stichting Primair Onderwijs De Liemers, zetelend aan de Voltastraat 21 te Zevenaar. Een schriftelijke overeenkomst voor het realiseren van infrastructurele dan wel bouwkundige Werken die bestemd zijn voor het vervullen van een economische of technische functie. Onder Werken wordt derhalve verstaan de aanleg, het groot onderhoud en het wijzigen van civiele, groen- en cultuurtechnische en bouwkundige voorzieningen. 1 (Voor een uitgebreide definitielijst zie: status definitief pagina 4 van 32

5 Hoofdstuk 1 Doelstellingen SPO De Liemers beoogt met onderhavig beleid op een transparante, eerlijke en integere manier de Inkoop en aanbestedingen uit te voeren. Daarnaast zijn een aantal andere doelen vast gesteld die hieraan ondergeschikt zijn: Besparen op de bestaande en toekomstige contracten Effectiever en efficiënter inkopen d.m.v. een eenduidige wijze voor inkoop- en aanbestedingstrajecten en slimmer inkopen Het reduceren van risico s bij (Europese) aanbestedingen Hoofdstuk 2 Beleidsuitgangspunten Het in dit document beschreven beleid is leidend voor de wijze waarop binnen SPO De Liemers met Inkoop en aanbesteding dient te worden omgegaan. 2.1 Rechtmatig inkopen SPO De Liemers is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen van leveringen, Diensten en Werken. Omdat SPO De Liemers met publieke gelden werkt, heeft het schoolbestuur en onderdelen hiervan de verplichting deze op een rechtmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Daarom is er in dit beleid een eenduidige inkoopproces beschreven voor het Inkoop van Levering, Diensten en Werken. Omdat SPO De Liemers met publieke gelden werkt, kan het zijn dat het inkopen van Diensten, Levering of Werken aanbesteed moet worden. Wanneer dit moet staat beschreven in de Aanbestedingswet De aanbestedingswet zorgt voor transparantie, objectiviteit, nondiscriminatie en proportionaliteit op het gebied van inkoop met publieke gelden. 2.2 Doelmatig inkopen Goed inkopen begint met het weten wat je nodig hebt. Het bepalen van de inkoopbehoefte en specificeren van product of dienst is daarom de eerste stap bij een inkoopproces. Hierbij is belangrijk om te weten wat er beschikbaar is en wat de wensen en eisen zijn vanuit de afnemer. Daarnaast kan er altijd gedacht worden aan inkoopsamenwerkingen met andere schoolbesturen als dit voordelen oplevert. Door doelmatig in te kopen kan er bespaart worden op de bestaande en toekomstige contracten. Deze besparingen kunnen behaald worden op kort termijn door een lagere prijs, maar ook op langer termijn door een economisch voordeliger contract (betere verhouding van prijs en kwaliteit). Daarnaast kan er bespaart worden op de kosten van het inkoopproces. Belangrijk blijft dat kosten besparen een ondergeschikt doel is van eerlijk inkopen. 2.3 Efficiënt en effectief inkopen Efficiënt en effectief inkopen slaat terug op het daadwerkelijke inkoopproces. Met een gestructureerde uitvoering bespaart men kosten en worden fouten voorkomen. Om efficiënt en effectief in te kopen is het belangrijk dat het inkoopproces in detail beschreven is. Het inkoopproces is op te delen in zes stappen, van het specificeren van de behoefte tot nazorg en 2 status definitief pagina 5 van 32

6 evaluatie. In hoofdstuk 6 staat per stap beschreven hoe het inkoopproces verloopt. Hierdoor is het inkoopproces organisatiebreed (vrijwel) altijd hetzelfde. 2.4 Reduceren van risico s Omdat SPO De Liemers werkt met publieke gelden, heeft het schoolbestuur verplichtingen betreft de Inkoop. Bijvoorbeeld het Europees aanbesteden bij Inkoop van Levering, Diensten en Werken boven een vastgesteld drempelbedrag. Dit brengt enige risico s met zich mee. Daarom is het belangrijk dat de uitvoering van een inkoopproces op de juiste wijze wordt uitgevoerd. De risico s bij het inkoopproces zijn globaal onder te verdelen in twee categorieën. Procedurele risico s, deze hebben te maken met o.a. de wet- en regelgeving. En inhoudelijke / intrinsieke risico s, deze zijn verbonden met het specifieke inkoopproces. Om een het aantal risico s te beperken zijn er naast de inkoopprocedure ook algemene inkoopvoorwaarde vastgelegd. Deze zijn te vinden in bijlage 1 Inkoopvoorwaarden. 2.5 Overige beleidsuitgangspunten Andere beleidsuitgangspunten waarmee SPO De Liemers rekening houdt tijdens het inkoopproces zijn: Het stimuleren van de lokale c.q. regionale economie Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van de Ondernemers Duurzaamheid De in 2.5 Overige beleidsuitgangspunten beschreven punten zijn niet verder uitgewerkt in dit beleidsplan. 2.6 Realisatie doelstellingen Om deze doelstellingen te realiseren en te toetsen zijn juridische, maatschappelijke, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze punten zijn in hoofdstuk 3 t/m 6 uitgewerkt. status definitief pagina 6 van 32

7 Hoofdstuk 3 Juridische uitgangspunten SPO De Liemers streeft naar een rechtmatig en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico s op schadeclaim door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen. Het juridisch kader draagt hieraan bij. 3.1 Wet- en regelgeving SPO De Liemers leeft de relevante wet- en regelgeving na. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet 2012: Deze wet implementeert de Europese richtlijnen, aanbestedingsrichtlijnen en rechtsbeschermingsrichtlijnen. De aanbestedingswet 2012 biedt één kader voor (overheids)opdrachten boven en (beperkt) onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van de Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten Jurisprudentie: Jurisprudentie van het Europese hof van justitie, Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven en de Raad van Arbitrage voor de Bouw. 3.2 Transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit De beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit, nondiscriminatie en proportionaliteit. Deze beginselen hanteert SPO De Liemers voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor (Europees) aanbesteden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te voldoen, past bij de grootte van de inkopen. In hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten wordt dit nader ingevuld. 3.3 Algemene inkoopvoorwaarden Binnen SPO De Liemers hanteren we eigen Algemene Inkoopvoorwaarden ( Bijlage 2 Inkoopvoorwaarden). SPO de Liemers zal proberen deze eigen Algemene Inkoopvoorwaarden op alle transacties en overeenkomsten van toepassing te laten zijn. Wanneer de Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn en wanneer deze prioriteit hebben boven de door de verkopende partij gehanteerde voorwaarden is te vinden onder 6.3 Inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden. Verwijs dus bij elke offerteaanvraag naar de toepasselijkheid van de door SPO Liemers gehanteerde Algemene Voorwaarden. status definitief pagina 7 van 32

8 Hoofdstuk 4 Maatschappelijke uitgangspunten 4.1 Integriteitseisen aan de medewerkers Alle inkopen van SPO De Liemers worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Medewerkers van SPO De Liemers dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de ondernemer en moeten te alle tijden integer zijn. 4.2 Functiescheiding In sommige inkoopprocessen is er een tweede verantwoordelijke noodzakelijk alvorens de daadwerkelijke aanschaf plaatsvindt. Wanneer er een tweede verantwoordelijke moet zijn en wie dit dan is, staat uitgelegd in hoofdstuk Integriteitseisen aan ondernemers SPO De Liemers contracteert enkel met integere ondernemers. SPO De Liemers en onderdelen daarvan willen alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele praktijken. SPO De Liemers hanteert de Uniforme Eigen Verklaring. status definitief pagina 8 van 32

9 Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten 5.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures Inkopen gebeurt conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van SPO De Liemers en de vigerende drempelbedragen. SPO De Liemers onderscheidt vier vormen van marktbenadering: Enkelvoudig onderhands Meervoudig onderhands Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie Europees aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie De te kiezen marktbenadering hangt af van twee factoren: 1. Het totaalbedrag van de opdrachtwaarde (exclusief BTW). Hoe de totaalwaarde van de opdracht vastgesteld moet worden staat beschreven in de Aanbestedingswet 2012, paragraaf En of het een Dienst, Werk of Levering betreft. Bij een combinatie hiervan is deel met de grootste waarde leidend. Op Pianoo 3 is gedetailleerde informatie te vinden over hoe de opdrachtwaarde bepaalt moet worden. 2. Als deze informatie duidelijk is, kan in de volgende tabel afgelezen worden welke marktbenadering gekozen moet worden en wie bevoegd is om de Inkoop te doen: Werken Diensten Leveringen Procedure Bevoegd Tot Tot Tot Gunning uit de hand (Enkelvoudig onderhands) tot tot tot tot tot tot tot tot tot Gunning uit de hand (Meervoudig onderhands) Meervoudig onderhandse aanbesteding Onderhandse aanbesteding of onderhandse aanbesteding na selectie Openbare aanbesteding volgens Europese richtlijnen RvT te mandateren aan CvB RvT te mandateren aan CvB RvT te mandateren aan CvB RvT Meer dan Meer dan Meer dan RvT Deze bedragen worden met eens in de twee jaar bijgesteld. De meest actuele bedragen zijn te vinden op de site van de Rijksoverheid Vormen marktbenadering uitgelicht Enkelvoudig onderhands: Procedure waarbij aan de hand van een shortlist 5 slechts één 0ndernemer wordt uitgenodigd voor het indienen van een 0fferte, met als doel in onderling overleg een akkoord te bereiken over prijs en levering van de opdracht. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke ondernemers. Deze manier van Inkoop wordt toegepast bij (zeer) Aan de hand van de kennis van de markt stelt de inkoper bij een onderhandse aanbesteding een shortlist van potentiële leveranciers op. Uit deze shortlist worden gegadigden gekozen die worden uitgenodigd een offerte in te dienen. status definitief pagina 9 van 32

10 kleine opdrachten, waarbij het officiële aanbestedingsprocedure te duur is in verhouding tot de opdrachtsom. Meervoudig onderhands: Procedure waarbij aan de hand van een shortlist minimaal drie ondernemers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op basis van een door SPO De Liemers vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie. Er gelden geen voorschriften tot openbare bekendmaking of voorschriften voor de duur van termijnen. SPO De Liemers gunt op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving. Er is sprake van beperkte concurrentie. Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: a. Openbaar aanbesteden zonder voorafgaande selectie (openbare procedure): SPO De Liemers plaatst op nationaal niveau een aankondiging voor een opdracht. Daarop kan iedere geïnteresseerde ondernemer zicht inschrijven middels het indienen van een offerte op basis van een door SPO De Liemers vervaardigd document of bestek met daarin alle relevante informatie. Na beoordeling van de inschrijven beslist SPO De Liemers aan wie hij wil gunnen. Dat deelt hij vervolgens aan alle ondernemers mee. SPO De Liemers gunt op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving; b. Openbaar aanbesteden met voorafgaande selectie (niet-openbare procedure): In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, is de niet-openbare procedure even openbaar als de openbare procedure. Het verschil is echter dat de procedure in twee delen is geknipt; een selectie- en een gunningsronde. Na aankondiging kan iedere ondernemer verzoeken deel te nemen. SPO De Liemers selecteert hieruit een aantal geschikte gegadigden aan de hand van de uitsluitingsgronden en selectiecriteria. Vervolgens wordt hen gevraagd om in te schrijven en verloopt de procedure verder zoals de openbare procedure. Bij openbaar aanbesteden is er vrije concurrentie tussen alle mogelijke nationale ondernemers. Europese aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: a. Europees aanbesteden zonder voorafgaande selectie (openbare procedure): SPO De Liemers plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Daarop kan iedere geïnteresseerde ondernemer zicht inschrijven middels het indienen van een offerte op basis van een door SPO De Liemers vervaardigd document of bestek met daarin alle relevante informatie. Na beoordeling van de inschrijven beslist SPO De Liemers aan wie hij wil gunnen. Dat deelt hij vervolgens aan alle ondernemers mee. SPO De Liemers gunt op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving; b. Europees aanbesteden met voorafgaande selectie (niet-openbare procedure): In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, is de niet-openbare procedure even openbaar als de openbare procedure. Het verschil is echter dat de procedure in twee delen is geknipt; een selectie- en een gunningsronde. Na aankondiging kan iedere ondernemer verzoeken deel te nemen. SPO De Liemers selecteert hieruit een aantal geschikte gegadigden aan de hand van de uitsluitingsgronden en selectiecriteria. Vervolgens wordt hen gevraagd om in te schrijven en verloopt de procedure verder zoals de openbare procedure. Bij Europees aanbesteden is er vrije concurrentie tussen alle ondernemers. 5.3 Te hanteren selectie- en gunningscriteria Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en de gunningscriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief en proportioneel opgesteld. status definitief pagina 10 van 32

11 Selectiecriteria De selectiecriteria (uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen) zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijven moet voldoen om in aanmerking te komen voor de opdracht. In de Aanbestedingswet staan de criteria vermeld die SPO De Liemers moet en mag toepassen bij de Europese aanbestedingsprocedures. Gunningscriteria Gunning kan plaatsvinden op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel de kwaliteit als prijs een rol spelen. Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de inschrijving relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of ze voldoet aan de vooraf gestelde minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving worden naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals functionaliteit, garanties, levertijd en dergelijke. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het criterium economisch meest voordelige inschrijving is een eenduidige beoordelingssystematiek. De wijze waarop de inschrijvingen worden beoordeeld dient te worden beschreven in de aanbestedingsdocumenten conform de richtlijnen die de Aanbestedingswet 2012 hiervoor geeft. 6 status definitief pagina 11 van 32

12 Hoofdstuk 6 Organisatorische uitgangspunten 6.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Stap Fase Toelichting inkoopproces 1 Voortraject Bepalen van de inkoopbehoefte Realiseren met een subsidie Bepalen van het aanbod Bepalen hoe de procedure begeleidt gaat worden Raming en bepalen van het financiële budget Vaststellen inkoopprocedure 2 Specificeren Omschrijving van de opdracht Opstellen programma van eisen en wensen Opstellen offerteaanvraag - Bepalen selectiecriteria - Bepalen EMVI gunningcriteria (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) 1. Prijs 2. Relevante kwalitatieve gegevens inhoudelijk Vaststellen aanbestedingsdocument 3 Selecteren Eventuele selectie geïnteresseerde ondernemers Bekendmaking opdracht d.m.v. verzenden van de offerteaanvraag, de website of TenderNed Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) Bekendmaken voornemen tot gunning Alcateltermijn Definitieve gunning Kenbaar maken inkoopvoorwaarden 4 Contracteren Ondertekenen (raam)overeenkomst met de winnende contractant Archiveren getekende (raam)overeenkomst in contractenregister 5 Bestellen Uitvoeren van de opdracht Door afroepen (het doen van bestellingen) 6 Bewaken Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen Leveranciersmanagement 7 Nazorg Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of status definitief pagina 12 van 32

13 looptijd Evalueren overeenkomst met de contractant 6.2 Inkoop in de organisatie Binnen SPO De Liemers is het standpunt ten aanzien van het inkopen van producten en diensten centraal tenzij. Dit tenzij slaat op: tenzij er sprake is van inefficiëntie of ineffectiviteit door het volume te bundelen. SPO De Liemers vormt in organisatorische opzicht één aanbestedende dienst. Daar waar de Europese aanbestedingsgrens bereikt wordt, zal een te vergeven opdracht conform geldende weten regelgeving worden aanbesteed. Indien het voordelen biedt, wordt aangesloten bij initiatieven van andere organisaties. Daarnaast hanteert SPO de Liemers zijn eigen inkoopvoorwaarden waarop de verkopende partij zijn of haar akkoord moet geven. En maakt SPO de Liemers gebruik van de Uniforme Eigen Verklaring volgens de wettelijke richtlijnen. 6.3 Inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden SPO de Liemers heeft zijn eigen inkoopvoorwaarden. Om deze van toepassing te laten zijn bij de inkoop van diensten, werken of leveringen moet de kopende partij wel extra handelingen verrichten. Bij de uitvraag van een offerte moet je de inkoopvoorwaarde meesturen. Hiermee stel je de verkopende partij op de hoogte van de voorwaarden die SPO de Liemers hanteert en is SPO de Liemers de eerste partij die de voorwaarden bekend maakt. Hierdoor zijn deze voorwaarde van toepassing, ook als de verkopende partij zijn eigen verkoopvoorwaarden heeft. Mocht de wederpartij zijn eigen voorwaarde van toepassing willen laten zijn, dan zal hij de andere voorwaarde expliciet moeten afwijzen. Hierdoor ontstaat een nieuw aanbod. Vermeld op de opdrachtbevestiging nogmaals dat er inkoopvoorwaarden van toepassing zijn. Noem daarbij de titel van het document, de versie en datum van totstandkoming van het document. Dat alle andere algemene voorwaarden van de andere partij niet van toepassing zijn. En dat de andere partij verklaart de inkoopvoorwaarden te hebben ontvangen. Vraag deze opdrachtbevestiging ondertekend retour. 6.4 Uniforme Eigen Verklaring SPO de Liemers hanteert bij aanbestedingen de Uniforme Eigen Verklaring bij (nationale) openbare aanbestedingen en Europese aanbestedingen. In de Uniforme Eigen Verklaring verklaart de ondernemer dat hij voldoet aan het daar gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en selectiecriteria. Uiteindelijk kan de opdrachtgever de winnaar van de aanbesteding vragen hiervoor de bewijsstukken aan te leveren. De Uniforme Eigen Verklaring is te vinden in bijlage 3. De meest actuele versie is altijd te vinden op de website van de rijksoverheid. Het (laten) invullen van de Eigen Verklaring is verplicht boven de drempel. Onder de drempel is het verplicht als er nadrukkelijk uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties of uitvoeringsvoorwaarden stelt of selectiecriteria gebruikt. Alle informatie over het toepassen en afhandelen van het Uniforme Eigen Verklaring proces is te vinden in de Metrokaart van Pianoo Inkoopprocedures onder de aanbestedingsdrempel 7 status definitief pagina 13 van 32

14 Voor de inkoop onder de aanbestedingsdrempel hanteert SPO De Liemers een eigen inkoopprocedure Interne drempelbedragen en verantwoordelijkheid Centraal wat moet, decentraal wat kan geldt voor het bestellen van materialen en middelen voor het onderwijs. Bestellingen worden door de schooldirectie geaccordeerd, de ontvangst wordt op de school gecheckt, de factuur en eventuele pakbon blijven op school. De schooldirectie kan zonder het bestuur bestellingen doen tot ,-. Zij zijn hier dan zelf verantwoordelijk voor. Bij schoolgebonden bestellingen boven de ,- moet de schooldirectie toestemming vragen aan de stafmedewerker Huisvesting en Financiën. De verantwoordelijkheid ligt echter bij de bestuurder. De stafmedewerker fungeert dus als contactpersoon. De bestuurder van SPO De Liemers kan zelfstandig bestellingen doen als de waarde hiervan onder de ,- is. Bij een bestelling van meer dan zal hij de Raad van Toezicht of andere bestuurders als 2 e verantwoordelijke moeten inschakelen. Voor bestellingen op locatieniveau gelden dus de volgende autorisaties: Bestelling 1 e verantwoordelijke 2 e verantwoordelijke Schoolgebonden bestellingen Schooldirectie - < 5.000,- Schoolgebonden bestellingen Schooldirectie Bestuurder > 5.000,- Bestellingen < ,00 Bestuurder - Bestellingen > ,00 Bestuurder RvT Uitvoerende partij inkoop Een aantal zaken kan op schoolniveau ingekocht worden. mits de waarde van de opdracht onder de ,- is en het niet een uitzondering betreft kan dit zelfstandig door de schooldirectie. Bij elke opdrachtwaarde boven de ,- moet er toestemming komen van de stafmedewerker Huisvesting en Financiën en de bestuurder. Bij twijfel dient er contact opgenomen te worden met de stafmedewerker Financiën en Huisvesting. In het volgende schema is te zien welke uitzonderingen er zijn. Zaken Centraal Bestuursbureau Decentraal - Schoolniveau ARBO ICT Gas / Water / Licht Schoonmaak Afval / container contracten Installaties en onderhoud KABO en administratiekosten Accountant Contributie besturenbond Drukwerk ICT Hardware en kantoorlicenties Telefoonkosten Scholing team en individueel Kantine gerelateerde producten status definitief pagina 14 van 32

15 Meubilair Overige inventaris Leermiddelen Kantoorbenodigdheden Gebruiksmaterialen kinderen Overige Bewaken en nazorg De stafmedewerker Huisvesting en Financiën is verantwoordelijk voor het bewaken en de nazorg tijdens het inkoopproces. Hierop zijn een aantal uitzondering, deze uitzondering zijn te vinden in de tabel van De stafmedewerker Huisvesting en Financiën controleert bij het inkoopproces of er geleverd is volgens de afspraak. Bij mantelcontracten gebruikt hij hiervoor steekproeven. Met behulp van de boekhoud software controleert hij de betalingen en de termijnen hiervan. 6.6 Inwerkingtreding Dit inkoopbeleid treedt in werking op 1 april Evaluatie Het inkoopbeleid wordt uiterlijk na 1 jaar geëvalueerd. status definitief pagina 15 van 32

16 Bijlage 1 Stroomschema inkoop Inkoopbehoefte bepalen Uitzonderingen nagaan Opdrachtwaarde bepalen Schooldirectie < ,- Schooldirectie ,- tot ,- Bestuurder < ,- Bestuurder > ,- Offerte(s) opvragen Offertes opvragen Offertes opvragen Offertes opvragen Onderhandelen en keuze maken Akkoord vragen stafmedewerker Financiën en huisvesting Onderhandelen Onderhandelen Accepteren offerte Onderhandelen en keuze maken Accepteren offerte Toestemming RvT Nazorg Accepteren offerte Nazorg Accepteren offerte Nazorg Nazorg documentnaam Inkoop- en aanbestedingsbeleid datum RvT domein Financiën datum GMR Status concept pagina 16 van 32

17 Uitleg stroomschema Inkoopbehoefte bepalen Op een enig moment ontstaat er een behoefte aan een bepaalde dienst, werk of product. Dit vormt de aanleiding van het inkoopproces. Deze inkoopbehoefte breng u, mogelijk in samenwerking met de eindgebruiker, zo goed mogelijk in kaart. Vragen die u uzelf kunt stellen zijn: Wat zijn de benodigde eigenschappen? Wat is ons budget? Wanneer hebben we het nodig? Hoe sluit ik zo goed mogelijk aan op het inkoopbeleid? Daarnaast kunt u nagaan of de inkoopbehoefte misschien bij meer scholen speel, waarmee u gezamenlijk zou kunnen inkopen. Uitzonderingen nagaan Vanuit praktisch oogpunt zijn er een aantal uitzonderingen gemaakt waarbij u als schooldirecteur niet zelf kan inkopen. Bijvoorbeeld diensten, werken en producten waarbij extra aandacht nodig is. Of waar door groter in te kopen veel voordeel op behaald kan worden. De uitzonderingen kunt u vinden in het schema van Opdrachtwaarde bepalen De opdrachtwaarde is een schatting van het totaal te betalen bedrag exclusief btw. Bij dit bedrag wordt er rekening gehouden met eventuele opties en eventuele verleningen van het contract. Bij diensten met een looptijd van meerdere maanden wordt uit gegaan van 48 maanden. Of er moet een eerder duidelijk einde zijn van de te leveren dienst. Offertes opvragen Het is vaak verstandig om meerdere offertes op te vragen bij verschillende leveranciers. Hierdoor krijgt u als inkoper inzicht in een schappelijke prijs voor uw vraag. En kunt u de meest voordelige (de laagste prijs of de beste prijs/kwaliteit verhouding) kiezen. Onderhandelen en keuze maken De verschillende offertes kunnen aanleiding geven om te onderhandelen met de leveranciers. Deze onderhandelingen kunnen gaan over de prijs, maar ook bijvoorbeeld over extra services. Nazorg Nazorg is niet alleen het verwerken van de factuur. Maar ook de beoordeling van de geleverde dienst, werk of product. Is het geleverd volgens de afspraak? Moet het contract digitaal vastgelegd worden, zodat er zicht is op de eind datum van het contract? status definitief pagina 17 van 32

18 Bijlage 2 Inkoopvoorwaarden Bezoekadres SPO De Liemers Voltastraat PT ZEVENAAR Telefoon info@spodeliemers.nl ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN van Stichting Primair Onderwijs De Liemers, gevestigd te Zevenaar, gedeponeerd [Datum] bij de Kamer van Koophandel te [Plaats], Nederland onder nummer [Deponeer nr] status definitief pagina 18 van 32

19 Deel I: Generieke bepalingen Artikel 1 Definities/begrippen In deze algemene inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder: 1.1 Diensten: de door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden. 1.2 Leveringen: de door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever inkoop, huurkoop, leasing, bruikleen of huur verstrekte zaken en de eventuele installatie/montage van deze zaken. 1.3 Opdrachtgever: Stichting Primair Onderwijs De Liemers, gebruiker van deze inkoopvoorwaarden. 1.4 Opdrachtnemer: de contractpartij van Opdrachtgever. 1.5 Opdracht: een order betreffende Leveringen en/of Diensten. 1.6 Overeenkomst: de schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Partijen betreffende Leveringen en/of Diensten. 1.7 Partijen: Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Artikel 2 Reikwijdte en toepasselijkheid 2.1 Deze inkoopvoorwaarden zijn steeds van toepassing op alle aanbiedingen en Overeenkomsten tussen Opdrachtgever aan Opdrachtnemer. Opdrachtgever wijst de toepasselijkheid van koop- en leveringsvoorwaarden, betalings- en andere voorwaarden van de Opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand. 2.2 Afwijkingen van deze inkoopvoorwaarden komen uitsluitend tot stand voor zover zij uitdrukkelijk schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen. 2.3 Ingeval van strijdigheid tussen hetgeen afzonderlijk tussen Partijen is overeengekomen en deze inkoopvoorwaarden, prevaleert het afzonderlijke overeengekomen. 2.4 De toepasselijkheid van de 'United Nations Convention on contracts for the International sale of goods' (het 'Weens Koopverdrag') is uitgesloten. Artikel 3 Totstandkoming van de Overeenkomst 3.1 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is een aanbod van Opdrachtnemer onherroepelijk gedurende een termijn van 90 dagen nadat het aanbod Opdrachtgever heeft bereikt. In geval van een inschrijving vangt de termijn aan op de dag waarop de inschrijving sluit. 3.2 Een Overeenkomst komt tot stand indien: A. Het College van Bestuur tot het aangaan van een Overeenkomst heeft besloten, dan wel B. Een krachtens een schriftelijk mandaat van het College van Bestuur aangewezen medewerker daartoe heeft besloten. status definitief pagina 19 van 32

20 3.3 Opdrachtgever wordt bij de ondertekening dan wel de schriftelijke bevestiging vertegenwoordigd door het College van Bestuur dan wel door een door het College van Bestuur daartoe bevoegde medewerker krachtens een schriftelijke volmacht. 3.4 De Overeenkomst komt tot stand doordat Opdrachtgever een aanbod van de wederpartij schriftelijk heeft bevestigd, dan wel door ondertekening van een daartoe opgestelde Overeenkomst. 3.5 Bij afroepovereenkomsten komt de Overeenkomst tot stand, telkens op het moment dat de schriftelijke Opdracht voor de (deel)opdracht, binnen het kader van de afroepovereenkomst, door Opdrachtgever wordt verzonden. 3.6 De kosten voortvloeiend uit het opstellen en uitbrengen van een Offerte komen voor rekening van Opdrachtnemer. 3.7 Offertes alsmede de bijbehorende aanvragen zijn steeds geheel vrijblijvend voor Opdrachtgever. Artikel 4 Wijzigingen 4.1 Opdrachtgever is te allen tijde bevoegd in overleg met Opdrachtnemer de omvang en/of hoedanigheid van de Opdracht te wijzigen. Wijzigingen kunnen alleen schriftelijk worden overeengekomen. 4.2 Indien een wijziging naar het oordeel van Opdrachtnemer gevolgen heeft voor de overeengekomen prijs en/of het tijdstip van dienstverlening en/of oplevering, is hij verplicht, alvorens aan een wijziging gevolg te geven, Opdrachtgever hieromtrent zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 8 werkdagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of oplevertijd naar het oordeel van Opdrachtgever onredelijk zijn, zullen Partijen hierover in overleg treden. Prijswijzigingen kunnen alleen schriftelijk worden overeengekomen. Artikel 5 Onderaanneming en samenwerking met derden 5.1 Opdrachtnemer mag (een onderdeel van) de Opdracht niet zonder schriftelijke goedkeuring van Opdrachtgever aan een derde opdragen en/of uitbesteden. Opdrachtgever zal deze goedkeuring niet op onredelijke gronden onthouden. Opdrachtgever is gerechtigd aan de goedkeuring voorwaarden te verbinden. Goedkeuring van Opdrachtgever houdt niet in dat Opdrachtgever medeverantwoordelijk is voor de opgeleverde werkzaamheden in het kader van de Overeenkomst. 5.2 Opdrachtnemer coördineert en is verantwoordelijk voor de werkzaamheden en gegevensuitwisseling tussen derden en houdt Opdrachtgever op de hoogte van de voortgang van de Leveringen en/of Diensten te verrichten door derden. 5.3 Opdrachtnemer blijft in geval van overgedragen (onderdelen van) Leveringen en/of Diensten aan derden volledig verantwoordelijk en aansprakelijk jegens Opdrachtgever voor de correcte nakoming van de krachtens de Overeenkomst op hem rustende verplichtingen. Indien de door Opdrachtnemer gecontracteerde derde niet, niet tijdig, niet volledig of niet deugdelijk presteert is Opdrachtnemer verantwoordelijk voor de extra kosten die daaruit voortvloeien, ook indien Opdrachtnemer redelijkerwijs het nodige heeft gedaan om de derde zijn verplichtingen te laten nakomen. 5.4 Indien de Overeenkomst met zich brengt dat Opdrachtnemer voor de uitvoering ervan zijn prestaties dient af te stemmen met door Opdrachtgever ingeschakelde derden, kan één van deze derden door Opdrachtgever, na overleg met de betrokken derden, met de leiding en coördinatie van de afstemming van de werkzaamheden worden belast. status definitief pagina 20 van 32

21 5.5 Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever van iedere vergoeding van schade, claim of vordering of anderszins van door haar inzake deze Opdracht gecontracteerde derden. 5.6 In gevallen van overdracht aan een derde van (een gedeelte van) de verplichtingen uit een Overeenkomst van Opdrachtnemer is deze verplicht aan Opdrachtgever te melden welke zekerheden zijn gesteld voor de afdracht van BTW, loonbelasting en sociale premies, die wettelijk zijn voorgeschreven voor werkgevers. Artikel 6 Tijdstip van oplevering 6.1 Bij niet tijdige oplevering is Opdrachtnemer zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. 6.2 Deellevering, alsmede oplevering op een eerder tijdstip dan overeengekomen, is slechts mogelijk met voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever. 6.3 Opdrachtgever heeft het recht de oplevering uit te stellen. Opdrachtnemer zal in het geval van Leveringen de zaken deugdelijk verpakt, afgescheiden en herkenbaar opslaan, conserveren, beveiligen en verzekeren. Kosten hiervan zijn voor rekening van Opdrachtgever mits Opdrachtnemer deze kosten vooraf aan Opdrachtgever meedeelt. Artikel 7 Prijzen 7.1 Prijzen worden vastgesteld in euro s en omvatten alle kosten die in verband met de Overeenkomst tot en met de oplevering worden gemaakt, tenzij anders overeengekomen. Prijzen worden zowel exclusief als inclusief het vigerende omzetbelastingpercentage vermeld. 7.2 De overeengekomen prijs is vast en geldt voor levering franco huis aan Opdrachtgever. In deze prijs zijn begrepen de verpakkings-, vracht- en verzekeringskosten. Alle valutarisico s, douanekosten en in- en uitvoerrechten zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. 7.3 De prijzen zijn vast gedurende de looptijd van de Overeenkomst en zijn derhalve niet aan tariefwijzigingen, indexeringen of CAO-verhogingen onderhevig, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders tussen Partijen is overeengekomen. In dat geval wordt de wijze waarop aanpassing plaatsvindt in de Overeenkomst bepaald. Artikel 8 Facturering en betaling 8.1 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen vindt betaling van het factuurbedrag, inclusief BTW, na acceptatie van de levering of dienstverlening door Opdrachtgever plaats binnen dertig dagen na de datum van ontvangst van de factuur. 8.2 Opdrachtnemer factureert aan Opdrachtgever binnen uiterlijk 90 dagen na de opleverdatum van de Leveringen en/ of Diensten. 8.3 Opdrachtgever is gerechtigd de betaling van de factuur op te schorten indien zij een tekortkoming constateert met betrekking tot de Leveringen en/of Diensten. 8.4 Het recht tot opschorting is eveneens van kracht ingeval van betwisting van de juistheid van de declaratie en/of de hoogte van de factuur. In het laatste geval maakt Opdrachtgever vóór het verstrijken van de betalingstermijn schriftelijk bezwaar tegen de factuur bij Opdrachtnemer. status definitief pagina 21 van 32

22 8.5 Opdrachtgever heeft het recht het bedrag van de factuur te verminderen met bedragen, die Opdrachtnemer uit welke hoofde dan ook verschuldigd is aan Opdrachtgever met uitzondering van belastingbedragen. 8.6 Overschrijding van een betalingstermijn en/of niet-betaling wegens een beroep op non- conformiteit en/of betwisting van de juistheid van de declaratie c.q. hoogte van de factuur door Opdrachtgever, geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen, dan wel de Overeenkomst te beëindigen. 8.7 Betaling door Opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van recht of van vorderingen in en ontslaat Opdrachtnemer op geen enkele wijze van enige garantie en/of aansprakelijkheid. Artikel 9 Ontbinding en opzegging 9.1 Opzegging c.q. ontbinding van de Overeenkomst door Opdrachtgever geschiedt door middel van een aangetekend schrijven of deurwaardersexploot. 9.2 Opdrachtgever is gerechtigd om, zonder dat aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, in en buiten rechte deze Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang te ontbinden indien: - Opdrachtnemer surséance (c.q. voorlopige surséance) van betaling wordt verleend; - Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; - Opdrachtnemer een verzoek tot toepassing van schuldsanering ingevolge de Wet schuldsanering natuurlijke personen heeft gedaan; - de onderneming van Opdrachtnemer wordt geliquideerd; - Opdrachtnemer zijn huidige onderneming staakt; - op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer beslag wordt gelegd; - de aandelen in of de activa van de onderneming van Opdrachtnemer aan een derde worden/wordt overgedragen (overname); - Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te komen; - door Opdrachtnemer, door een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon, die deel uitmaakt van de organisatie van Opdrachtgever; - zich feiten of omstandigheden voordoen of hebben voorgedaan die er op wijzen of redelijkerwijs doen vermoeden dat Opdrachtnemer, of een door hem ingeschakelde derde, de Overeenkomst (mede) is aangegaan op strafbare gronden dan wel (mede) gebruikt om strafbare feiten te plegen of uit strafbare feiten verkregen of te verkrijgen op geld waardeerbare voordelen te benutten. 9.3 Indien de Overeenkomst door Opdrachtgever wordt ontbonden, is Opdrachtnemer gehouden de eventueel verrichte betalingen ten aanzien van niet verrichte Leveringen, werkzaamheden te retourneren. Behoudens overmacht is Opdrachtnemer tevens gehouden de door Opdrachtgever geleden schade te vergoeden. Onder schade wordt zowel directe als gevolgschade verstaan. Tevens is Opdrachtgever dan geen vergoeding, uit welke hoofde dan ook, aan Opdrachtnemer verschuldigd. Alle vorderingen, die Opdrachtgever in deze gevallen op Opdrachtnemer mocht hebben of verkrijgen, zijn terstond en ten volle opeisbaar. 9.4 De opzegging of ontbinding van de Overeenkomst ontslaat Partijen niet van hun lopende verplichtingen uit hoofde van de betreffende Overeenkomst, die naar hun aard bestemd zijn om ook na de opzegging of ontbinding voort te duren. status definitief pagina 22 van 32

23 Artikel 10 Tekortkoming in de nakoming 10.1 Indien Opdrachtnemer tekortkomt in de nakoming van één of meer van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst, zal Opdrachtgever hem deswege in gebreke stellen, tenzij een voorafgaande ingebrekestelling niet is vereist dan wel nakoming van de betreffende verplichting(en) reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige partij onmiddellijk in gebreke is De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk per aangetekend schrijven of deurwaardersexploot, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn Iedere tekortkoming in de nakoming van één of meer verplichtingen uit de Overeenkomst van Opdrachtnemer verplicht Opdrachtnemer de schade die Opdrachtgever door de tekortkoming lijdt te vergoeden, behoudens overmacht, onder gehoudenheid van Opdrachtnemer de eventueel reeds verrichte betalingen ten aanzien van niet verrichte Leveringen, werkzaamheden te retourneren. Onder schade wordt verstaan zowel directe schade als gevolgschade Indien en zodra Opdrachtnemer niet of niet tijdig zijn verplichtingen nakomt, is Opdrachtnemer in gebreke en is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, onder gehoudenheid van Opdrachtnemer de eventueel reeds verrichte betalingen ten aanzien van niet verrichte werkzaamheden te retourneren en de door Opdrachtgever geleden schade te vergoeden. Onder schade wordt verstaan zowel directe schade als gevolgschade De wettelijke rente over bedragen die Opdrachtgever heeft vooruitbetaald zal worden verrekend met te betalen facturen over de periode van het verzuim Het nalaten van Opdrachtgever om nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij Partijen uitdrukkelijk schriftelijk met de niet-nakoming akkoord zijn gegaan. Artikel 11 Boete 11.1 Indien er sprake is van een tekortkoming in de nakoming van één of meer van de uit de Overeenkomst of deze inkoopvoorwaarden voor Opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen dan wel indien de overeengekomen termijn om te presteren door Opdrachtnemer is overschreden is Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever zonder aanmaning of andere voorafgaande verklaring een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt. Indien de aflevering blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. De hoogte van de boete bedraagt maximaal tien procent van de koopprijs van de gehele order. Deze boete treedt niet in de plaats van de vergoeding van schade aan de zijde van de Opdrachtgever De boete komt de Opdrachtgever toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: - zijn vordering tot nakoming van de verplichting tot aflevering van zaken die aan de Overeenkomst beantwoorden; - zijn recht op schadevergoeding voor zover de schade het bedrag van de boete te boven gaat De boete wordt voor zover mogelijk verrekend met de door de Opdrachtgever verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan. Artikel 12 Overmacht status definitief pagina 23 van 32

24 12.1Een tekortkoming kan een partij niet worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan haar schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt. 12.2Indien één der Partijen door overmacht definitief in de onmogelijkheid verkeert te presteren, of indien de overmachtperiode langer dan 30 dagen heeft geduurd, of redelijkerwijze te verwachten is of zodra vaststaat dat deze periode langer zal duren dan 30 dagen, heeft de wederpartij het recht de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven of deurwaardersexploot met onmiddellijke ingang, zonder rechterlijke tussenkomst, geheel of partieel te ontbinden, zonder dat daar, voor de in overmacht verkerende partij, enig recht op schadevergoeding ontstaat Onder overmacht wordt niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van zaken, wanprestatie van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden, uitval van hulpmaterialen en liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Opdrachtnemer. Artikel 13 Verzekering 13.1 Opdrachtnemer heeft zich afdoende en adequaat verzekerd voor en zal zich afdoende en adequaat verzekerd houden voor afdekking van risico s die kunnen voortvloeien uit de uitvoering en nakoming van de Overeenkomst. Hieronder vallen in ieder geval: beroepsaansprakelijkheid en bedrijfsaansprakelijkheid. Opdrachtnemer overlegt desgevraagd onverwijld (een gewaarmerkt afschrift van) de polissen en de bewijzen van premiebetaling van bedoelde verzekeringen aan Opdrachtgever Opdrachtnemer zal niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever verzekeringsovereenkomst(en) beëindigen, dan wel de condities waaronder deze is (zijn) aangegaan en het (de) verzekerde bedrag(en) ten nadele van de Opdrachtgever wijzigen respectievelijk verlagen. Artikel 14 Intellectuele (eigendoms)rechten 14.1 Opdrachtgever is rechthebbende van alle intellectuele (eigendoms-) en vergelijkbare rechten die ontstaan door c.q. het gevolg zijn van de uitvoering van de Overeenkomst door Opdrachtnemer, zijn personeel of door Opdrachtnemer ingeschakelde derden. Alle intellectuele (eigendoms)rechten en vergelijkbare rechten ten aanzien van de ten behoeve van Opdrachtgever te leveren prestaties worden door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever overgedragen Indien tussen Partijen een verschil van mening bestaat over de eigendom van de resultaten van de Leveringen en/of Diensten, respectievelijk de intellectuele (eigendoms)rechten of vergelijkbare rechten die daarop berusten, geldt als uitgangspunt dat die eigendom bij Opdrachtgever berust tot het moment dat het tegenbewijs door Opdrachtnemer is geleverd Opdrachtnemer staat in voor het vrije en ongestoorde gebruik door Opdrachtgever van de geleverde zaken. Hij vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken van derden terzake van (eventuele) inbreuk op intellectuele (eigendoms)rechten en vergelijkbare rechten van derden Opdrachtnemer is niet gerechtigd de resultaten van de Levering en/of Diensten enigerlei vorm aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enige inlichting te verschaffen, tenzij Opdrachtgever schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. Artikel 15 Hulpmiddelen 15.1 Alle hulpmiddelen, zoals (doch niet beperkt tot) tekeningen, modellen, specificaties, mallen, harden software, materiaal en gereedschappen die door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter status definitief pagina 24 van 32