Jaarverslag 2015 van de Commissie AedesCode

Transcriptie

1 arverslag 2015 van de Commissie AedesCode 1. Inleiding De Commissie AedesCode toetst op verzoek van belanghebbenden het gedrag van leden van Aedes aan de AedesCode. De van toetsingsverzoeken en en door de Commissie AedesCode vindt plaats op basis van het Reglement AedesCode. De AedesCode, de Governancecode (onderdeel van de AedesCode) en het Reglement AedesCode zijn te raadplegen op: Alle leden van Aedes vereniging van woningcorporaties zijn gebonden aan de AedesCode. Door het aanvaarden van de AedesCode geven corporaties aan dat zij aanspreekbaar zijn op hun maatschappelijke functie en prestatie. Kernpunten van de AedesCode zijn: eisen en regels op het gebied van het interne toezicht, helderheid van de interne organisatie van corporaties en regels voor een zorgvuldige omgang met bewoners en andere belanghebbenden. Uitgangspunt van de AedesCode is dat corporaties ervoor dienen te zorgen dat zij de nodige integriteit in acht nemen bij hun bedrijfsvoering. 2. Vernieuwde Governancecode Met ingang van 1 mei 2015 is er een vernieuwde Governancecode woningcorporaties 2015 van kracht. Deze vervangt de code uit 2011 in zijn geheel. Corporaties hadden tot 1 januari 2016 de tijd om de wijzigingen van de vernieuwde Governancecode in te voeren. De oorspronkelijke Governancecode woningcorporaties was sinds 1 januari 2007 van toepassing voor leden van Aedes en de Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). In 2007 is afgesproken de code regelmatig te evalueren en zo nodig aan te passen, zoals daadwerkelijk is gebeurd in De in het verslagjaar vernieuwde Governancecode is opgesteld vanuit het besef dat de kwaliteit en transparantie van bestuur en toezicht aan hogere normen dienden te voldoen. In de code is daarom meer aandacht besteed aan cultuur en gedrag, passend bij transparante en integere organisaties. Het belang van (toekomstige) bewoners en andere direct belanghebbenden blijft daarbij voorop staan. De gemeente krijgt een uitdrukkelijker positie in de nieuwe code. 3. Taken Commissie AedesCode De taken van de Commissie AedesCode zijn de volgende: het doen van een uitspraak naar aanleiding van een individueel toetsingsverzoek; ieder lid van Aedes kan de commissie verzoeken advies uit te brengen over de vraag hoe een bepaalde (voorgenomen) activiteit van de eigen instelling zich verhoudt tot de AedesCode; het doen van een uitspraak naar aanleiding van een toetsingsverzoek van algemene aard; dit betreft toetsingsverzoeken van het bestuur van Aedes over de vraag hoe een (voorgenomen) activiteit in algemene zin zich verhoudt tot de AedesCode; 1

2 het doen van een uitspraak naar aanleiding van en van belanghebbenden gericht tegen leden van Aedes; het adviseren van het bestuur van Aedes over wijzigingen van de AedesCode en het Reglement AedesCode. 4. Werkzaamheden Commissie AedesCode in 2015 In 2015 heeft de Commissie AedesCode (hierna: commissie) zich bezig gehouden met de volgende werkzaamheden. 4.1 Vergaderingen De commissie vergadert in beginsel vijf keer per jaar. De frequentie wordt mede bepaald door het aantal zaken dat aan de commissie wordt voorgelegd. De commissie is gedurende het verslagjaar vijf keer bijeengekomen op: 13 februari, 21 april, 23 juni, 16 september en 9 december. 4.2 Toetsingsverzoeken In het verslagjaar heeft de commissie één individueel toetsingsverzoek van een aangesloten lid ontvangen. Het verzoek had betrekking op de verlenging van de aanstelling van een bestuurder. Het bestuur van Aedes heeft twee toetsingsverzoeken bij de commissie ingediend. Het eerste toetsingsverzoek had betrekking op een door een lid gevraagd uitstel van visitatie tot medio De commissie achtte een uitstel van visitatie tot medio 2018 onwenselijk en heeft het bestuur van Aedes geadviseerd wel een uitstel van visitatie te verlenen, maar slechts tot eind De visitatie moet dan vóór 31 december 2016 zijn afgerond. De commissie stelt zich op het standpunt dat visitatie principieel dient plaats te vinden binnen de daarvoor beschikbare termijn. Slechts in uitzonderingsgevallen kan uitstel worden toegestaan. Het tweede toetsingsverzoek had betrekking op een (gedoog)verzoek van een lid om af te mogen wijken van principe 3.28 Governancecode en een lid van de raad van commissarissen toe te staan voor maximaal zes maanden de rol van bestuurder op zich te nemen. Als reden voor het verzoek om af te mogen afwijken van de Governancecode werd aangevoerd dat de bedrijfsactiviteiten van de onderneming werden gestaakt en verwacht werd dat voor de ontbinding en vereffening van de organisatie drie tot zes maanden nodig was. De commissie heeft het bestuur van Aedes geadviseerd dit verzoek te honoreren. 4.3 Klachten De commissie werd dit jaar 39 keer door belanghebbenden benaderd met en over corporaties. Ter vergelijking: in 2014 werden 33 en aan de commissie voorgelegd. Aan het begin van het verslagjaar dienden er nog 6 en uit het voorgaande jaar te worden afgehandeld. Evenals voorgaande jaren werden de en ingediend door (ex)huurders. Door klagers werden in veel gevallen meerdere en tegelijk bij de commissie ingediend. De en waren niet altijd even helder geformuleerd. Daar waar geconstateerd werd dat een niet ontvankelijk was, werd dit betrokkene met redenen omkleed medegedeeld en werd deze verwezen naar een bevoegde instantie. In veel 2

3 gevallen betrof dit de onafhankelijke geschillen- /encommissie (hierna: encommissie) van de betrokken Bij ontvankelijkheid van een stelt de commissie de wederpartij in de gelegenheid schriftelijk te reageren. Na twee schriftelijke rondes bepaalt de commissie vervolgens of een hoorzitting noodzakelijk is of dat op basis van de schriftelijke stukken uitspraak kan worden gedaan. Deze procedure werd niet gevolgd als de uitsluitend betrekking had op het niet conform het reglement handelen van de encommissie. De commissie buigt zich in beginsel niet over de inhoud van een, maar beoordeelt of een corporatie en/of haar organen, waaronder begrepen de raad van commissarissen en de encommissie, procedureel correct en conform de AedesCode hebben gehandeld. In de bijlage wordt inzicht gegeven in de aard van de en en de wijze van over de periode 1 januari december Uit het overzicht blijkt dat ook dit jaar weer een groot aantal zaken werd voorgelegd aan de commissie welke primair thuishoren bij de encommissie van de betrokken Een aantal en betrof het functioneren van de encommissie van de Deze en waren in bijna alle gevallen niet terecht. In één zaak werden en ingediend over het niet naleven van de Governancecode. In deze kwestie hadden de en betrekking op de handelwijze van de raad van commissarissen. In het verslagjaar werd in één zaak een hoorzitting gehouden. In twee gevallen heeft de commissie klagers een toelichting gegeven op een uitspraak. In 10 zaken en over 36 en heeft de commissie een oordeel gegeven, waarbij 4 en gegrond werden verklaard, 17 en ongegrond en 15 en alsnog niet ontvankelijk. Ultimo 2015 waren alle zaken afgehandeld Advisering bestuur van Aedes In het verslagjaar heeft de commissie op het verzoek van het bestuur van Aedes advies uitgebracht over de omvorming van de Commissie AedesCode. Aedes en de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties) hebben de wens geuit om de Commissie AedesCode om te vormen tot een Commissie Governancecode, die bindende uitspraken kan doen voor leden van zowel Aedes als VTW. 5. Aanbevelingen Commissie AedesCode Op basis van de haar werkzaamheden en de daarbij opgedane ervaringen komt de commissie tot de volgende bevindingen en aanbeveling. Het is de commissie opgevallen dat zij met toenemende regelmaat wordt geconfronteerd met klagers (huurders) die een verwarde indruk maken. De toonzetting van de 3

4 binnenkomende s en brieven is vaak onaangenaam en agressief. Deze verwarde huurders zullen ook in hun woonomgeving voor overlast zorgen. De commissie adviseert Aedes bij de corporaties erop aan te dringen in samenwerking met GGZ, gemeente en politie meer aandacht aan dit maatschappelijk probleem te schenken. 6. Samenstelling van de Commissie AedesCode De commissie is als volgt samengesteld: de heer drs. W.J. Deetman, voorzitter; de heer dr. J.K. Helderman tot 1 juni 2015; mevrouw prof. mr. dr. D.W.J.M. Pessers; mevrouw A. van Vliet-Kuiper tot 1 maart 2015; mevrouw drs. G.T. Willemsma; de heer dr. J.W.A. van Dijk vanaf 16 september 2015; de heer mr. drs. J.P. Broekhuizen vanaf 1 december Aan de commissie zijn toegevoegd: als adviseur: de heer drs. M.P.P. van Rosmalen werkzaam bij Aedes; als ambtelijk secretaris: mevrouw mr. R. Kokke, werkzaam bij Aedes, tot 27 maart 2015, vanaf 27 maart 2015 mevrouw mr. D.H.R.M. Rethmeier-Marres. 4

5 Bijlage: Overzicht behandelde en 2015 Datum Onderwerp Ontvankelijk Uitspraak/Actie Datum Klachtencommissie weigert uitspraak te doen over verantwoordelijkheid. 2. Lid encie niet onafhankelijk. Klacht 1 gegrond; Klacht Klachten (7) over handelwijze corporatie / Klachten 1 t/m / en encie. niet ontvankelijk. Klager heeft geen direct belang Klachten (4): corporatie heeft geen rekening Klacht 1 t/m / gehouden met belangen klager bij verkoop van zijn woning. ongegrond Klachten over Cie Aedescode niet handelwijze naar geschillencie Diverse en over Cie AedesCode niet corporatie, advocaten etc. bevoegd. Doorverwezen naar verschillende instanties Klachten (8): Klachten Cie AedesCode over uitspraak van de encommissie. geen beroepsinstantie Klachten (3) inzake overlast, transparantie en communicatie. Klacht 1 en 3 Klacht 2 gegrond Klacht over onderhoud. Geschillencie heeft oordeel gegeven. Klacht ingetrokken Toewijzing woning. Cie. Aedescode niet naar geschillencie

6 Datum Onderwerp Ontvankelijk Uitspraak/Actie Datum Klachten (5): Werkwijze encie niet onafhankelijk; 2. Dienstverlening onvoldoende; 3. Er wordt drank geschonken in ontmoetingsruimte; 4. Samenstelling bewonerscie en rooster van aftreden niet conform de regels; 5.voorz. RvC is niet onafhankelijk. Klacht 1 Klachten 2 t/m 5 niet ontvankelijk Klacht: corporatie neemt Cie AedesCode niet te weinig maatregelen tegen overlast. bevoegd. Klager verwezen naar juiste instantie Klacht over overlast. Klacht in januari al beoordeeld door Cie AedesCode Klacht over weigering Cie AedesCode niet dubbelglas aan te brengen en brandtrap te renoveren. naar geschillencie Klachten (4): Geschillencie heeft Onvoldoende actie tegen overlast; 2. Onzorgvuldig handelen jegens klager; 3. Geschillencie. Heeft de niet behandeld. 4. Uitspraak geschillencie niet juist. al over de en geoordeeld. Cie. Aedescode geen beroepsinstantie Klacht over slecht onderhoud. Cie AedesCode niet

7 Datum Onderwerp Ontvankelijk Uitspraak/Actie Datum Klacht over slecht Cie AedesCode niet onderhoud cv-ketel Klacht over overlast Cie AedesCode niet naar geschillencie Klacht over corporatie Geen niet benoemd. enformulier ingevuld Klacht over overlast en Cie AedesCode niet onderhoud. bevoegd. Klager verwezen Klacht over overlast. Cie AedesCode niet bevoegd. Klager verwezen Klacht over afrekening Cie AedesCode niet stookkosten Klachten over onderhoud Cie AedesCode niet en overlast Klacht over verkoop van Cie AedesCode niet woning Klachten over Cie AedesCode niet handelwijze bevoegd. Zaak onder de rechter Klacht over het niet volgens de regels handelen van encie

8 Datum Onderwerp Ontvankelijk Uitspraak/Actie Datum Klachten (4): RvC/corporatie handelt i.s.m. Governancecode, WNT, statuten Klacht over medewerkers Klacht inzake woningtoewijzing Klachten (6): encie handelt niet conform regels en de AedesCode Klacht 1 en 2 ongegrond; 3 gegrond; 4 niet ontvankelijk Cie AedesCode niet naar geschillencie. Cie AedesCode niet bevoegd. Klager door- verwezen. Klachten deels ongegrond en deels niet ontvankelijk / Klacht: Klachtencie handelt niet conform uitspraak Cie. AedesCode Klacht over koopovk. Cie AedesCode niet woning Klacht inzake afrekening Cie AedesCode niet servicekosten Klachten over Cie AedesCode niet sloopwoning. bevoegd. Klager verwezen naar geschillen Klachten: Ontruiming door corporatie niet rechtmatig; 2. Niet in behandeling nemen van 1 door encie. Klacht 1 niet ontvankelijk. Klacht Advies/hulp gevraagd inzake toewijzing woning in regio Zwolle. Geen. Verwezen naar Juridisch Loket

9 Datum Onderwerp Ontvankelijk Uitspraak/Actie Datum Klacht over encie. Klachtencie. heeft in behandeling Klacht over overlast Cie AedesCode niet boom Geschil met corporatie Cie AedesCode niet over de gevoerde enprocedure Klacht over websitetekst Cie AedesCode niet Klacht inzake overlast. Cie AedesCode niet Klacht over Cie AedesCode niet enprocedure bij encie. bevoegd. Klachtenprocedure loopt nog Klacht over niet in Klachtencie. heeft behandeling nemen door encie. wel in behandeling genomen Klacht over slechte Cie AedesCode niet communicatie met Klacht over functioneren Klacht niet duidelijk. Klager weigert enformulier in te vullen Klacht over Klacht niet omschreven. Klager weigert te omschrijven. Klacht niet verder behandeld