TAKEN IN EEN SPORTVERENIGING

Transcriptie

1 TAKEN IN EEN SPORTVERENIGING In verenigingen doen soms één of enkele vrijwilligers bijna alles. Soms kan dat, want de betreffende man of vrouw heeft tijd genoeg, maar het is een gevaarlijke situatie. Als de hij/zij uitvalt, heeft de vereniging een groot probleem. Dat bijna niemand iets voor de verenging wil doen komt omdat vrijwilligers die weinig tijd hebben gevraagd worden om bestuurslid te worden. Het takenpakket van bestuursleden is voor hen te omvangrijk, of zij weten niet wat van hen verwacht wordt en beginnen er niet aan. Het is evenwel de vraag of het zo moet. Weliswaar zijn bestuursleden verantwoordelijk voor de goede uitvoering van een groot aantal zaken, maar dat wil nog niet zeggen dat zij het allemaal zelf moeten doen. Als zij dat willen kan, door deeltaken naar anderen te delegeren, de werkdruk aanzienlijk worden verminderd. Dit boekje is bedoeld om besturen te helpen om de verantwoording die men op zich neemt in kaart te brengen en om handvatten aan te reiken voor het uitbesteden van (deel)taken aan vrijwilligers die geen bestuurslid (willen) zijn. Uitgegaan wordt van een taakverdeling in een bestuur van 9 personen. Een grote vereniging, waarin veel moet worden gedaan. De bijgevoegde floppy maakt het mogelijk om op eenvoudige wijze de gegeven inventarisatie voor uw eigen vereniging aan te passen en up to date te houden. In deze vereniging heeft men de verantwoording van de bestuursleden op de onderstaande wijze verdeeld: - bestuurstaken Voorzitter - administratieve taken Secretaris - financiële taken Penningmeester - externe en interne communicatie Commissaris PR-zaken - kaderbeleidstaken Commissaris Algemene Zaken - organisatorische taken Commissaris Algemene Zaken - beheerstaken Commissaris Clubhuis en Materialen - sporttechnische taken Commissaris Technische Zaken - sportmedische taken Commissaris Medische Zaken Beschreven is wat de deeltaken inhouden die tot het pakket behoren waarvoor de bestuursleden verantwoordelijk zijn, wat zij eventueel aan een vrijwilliger uit kunnen besteden en waar mogelijk wanneer de werkzaamheden gedaan moeten worden/zijn. Met deze voorbeelden kunt u taakbeschrijvingen voor bestuursleden en andere vrijwilligers maken die op uw vereniging zijn toegesneden. Ze kunnen aan bestuursleden en vrijwilligers worden uitgereikt, waarna hij/zij zelfstandig de beschreven taak uit moet kunnen voeren. Uiteraard wel onder de verantwoording van het daartoe aangewezen bestuurslid. * Deze inventarisatie is gebaseerd op het werkblad: taken in de Sportvereniging, van Adviesbureau Assist en het organisatieschema met taakbeschrijvingen van de tafeltennisvereniging Hellevoets Effect uit Hellevoetsluis. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN BESTUURSLEDEN A ZAKEN WAAR DE VOORZITTER VOOR VERANTWOORDELIJK KAN ZIJN De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle taken die het bestuur op zich heeft genomen. Hij zorgt voor een goede organisatie en communicatie binnen de vereniging en representeert de vereniging naar buiten. Hij is verantwoordelijk voor: 1 Het geven van leiding aan het bereiken van de doelstellingen die de vereniging nastreeft 2 Het nakomen van de bepalingen genoemd in de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen die in de vereniging zijn vastgesteld. Zo nodig neemt hij actie om nieuwe reglementen te maken of bestaande reglementen te actualiseren

2 3 Het nakomen van de bepalingen in reglementen van organisaties waar de verenging deel van uitmaakt. 4 Het naleven van de ongeschreven regels die in onze samenleving gelden. 5 Het organiseren en leiden van bestuursvergaderingen, algemene ledenvergaderingen en alle andere vergadering waar leiding door de voorzitter gewenst is. Hij zorgt er voor dat de betrokkenen tijdig de convocatie, de agenda en eventuele andere vergaderstukken ontvangen. 6 Het verdelen van alle activiteiten in de vereniging onder de bestuursleden. 7 Het (laten) houden van evaluatiebijeenkomsten. 8 Het in woord en geschrift motiveren van de leden om aan het verenigingsleven deel te nemen. 9 Het werven en begeleiden van betaalde krachten en/of vrijwilligers. 10 Het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten. B ZAKEN WAAR DE SECRETARIS VOOR VERANTWOORDELIJK KAN ZIJN De secretaris zorgt voor de goede verwerking van de ledenadministratie en de inkomende en uitgaande post. Om dit te kunnen bereiken is hij/zij verantwoordelijk voor alle administratieve werkzaamheden, uitgezonderd geldelijke zaken. Hij/zij is verantwoordelijk voor: 1 De ledenadministratie 2 De verwerking van de in- en uitgaande post 3 De archivering van alle post, notulen en andere stukken die op de vereniging betrekking hebben 4 Het maken van een verslag van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen. Binnen een week na de vergadering volgt verspreiding van het verslag onder allen die op de verzendlijst staan 5 Het bemannen van de telefoon 6 Het maken van een jaarverslag over al datgene dat in de vereniging in het verslagjaar is voorgevallen 7 Het maken van een verslag van de Algemene Ledenvergadering. Dit verslag ter goedkeuring voorleggen aan de eerstvolgende vergadering van het Algemeen Bestuur 8 Verspreiding van het verslag van de Algemene Ledenvergadering onder de leden 9 De zorg voor informatiemateriaal, inschrijf- en mutatieformulieren in het clublokaal en bij de (bestuurs)leden 10 De zorg voor de voorraad Statuten, Huishoudelijk Reglement en andere Reglementen 11 het overhandigen van informatiemateriaal, Statuten, Huishoudelijk Reglement, andere Reglementen aan nieuwe leden 12 Het versturen van kaarten en/of bloemen indien daartoe aanleiding is 13 Het verzorgen van informatie die onder de leden verspreid moet worden. C ZAKEN WAAR DE PENNINGMEESTER VOOR VERANTWOORDELIJK KAN ZIJN De penningmeester draagt zorg voor alle financiële zaken waarmee de vereniging te maken krijgt. Hij/zij is verantwoordelijk voor: 1 Het registreren van alle financiële transacties van de vereniging 2 De uitvoering van het financiële beleid zoals vastgesteld door de ALV en nader uitgewerkt door het bestuur 3 De tijdige inning van contributies, baropbrengst en andere financiële bijdragen 4 De afspraken en naleving over de wijze waarop met kasgelden wordt omgegaan 5 Het nakomen van alle financiële verplichtingen 6 Het opstellen van begrotingen 7 Het maken van overzichten van de wijze waarop de gelden zijn besteed 8 Het overleggen van alle bescheiden en het verstrekken van alle inlichtingen aan de door de ALV benoemde kascommissie 9 Het afleggen van verantwoording van zijn/haar beheer aan de leden tijdens de ALV 10 Aanvragen en verdere afhandeling van subsidies 11 Het aanmanen, eventueel gevolgd door incasso bij wanbetalers. 2

3 TAAKOMSCHRIJVINGEN In de onderstaande taakomschrijvingen van de bestuursleden is aangegeven wat voor het uitbesteden aan vrijwilligers in aanmerking zou kunnen komen. Uitbesteden betekent niet het afschuiven van verantwoording. Bestuursleden zullen altijd moeten controleren of de werkzaamheden tijdig en goed worden uitgevoerd. A TAAKOMSCHRIJVING VAN DE VOORZITTER 1 Het geven van leiding aan het bereiken van de doelstellingen die de vereniging nastreeft. De doelstellingen van een vereniging zijn in de statuten vastgelegd en worden verder periodiek in een beleidsplan uitgewerkt. In het beleidsplan staat wat de vereniging in een bepaalde periode wil bereiken. Dit wordt in jaarplannen verder uitgewerkt tot acties die personen of groepen op zich nemen om uit te voeren. De voorzitter geeft leiding aan het opstellen van het beleidsplan, de jaarplannen en ziet toe op de tijdige uitvoering van de afgesproken acties. 1.1 Opstellen van een verenigingsbeleidsplan Het opstellen van een beleidsplan voor een vereniging is een tijdrovende zaak. In een beleidsplan worden de doelstellingen beschreven die de vereniging in een bepaalde periode wil realiseren. Het moet daarom een afspiegeling zijn van de wensen van de leden en de mogelijkheden die de vereniging heeft. Voor het maken van een beleidsplan is veel communicatie tussen voorzitter, bestuur, commissies en leden nodig. De begeleiding van het proces kan heel goed door iemand buiten het bestuur worden gedaan. Daarbij kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat degene die die taak op zich neemt: - het ledenbestand op papier zodanig indeelt dat iedereen bij een belangengroep in de vereniging is ingedeeld - van iedere belangengroep een vertegenwoordiger zoekt die mee wil werken aan het opzetten van een deelplan voor zijn/haar belangengroep (recreanten wedstrijdspelers, barbediening, technische dienst, PR, ontspanningsactiviteiten, etc.) - aan de vertegenwoordigers van de belangengroepen vraagt om binnen twee maanden een schriftelijk overzicht te geven van de situatie, zoals dat door de leden van de belangengroep wordt ervaren en de situatie, zoals men dat graag in de toekomst zou willen zien - Het overzicht van huidige situatie en gewenste situatie bundelt en aan het bestuur voorlegt - In overleg met het bestuur binnen twee maanden het overzicht completeert (organisatie/structuur vereniging, financiën) en van commentaar voorziet (beschikbaarheid accommodatie, ontwikkeling ledenbestand, financiële mogelijkheden etc.) - De nu ontstane versie voorlegt aan de vertegenwoordigers van de belangengroepen en hun vraag om binnen twee maanden met hun achterban prioriteiten te stellen en aan te geven wie zich voor het realiseren van de doelstellingen in zou willen zetten - het overzicht bundelt en aan het bestuur voorlegt - In overleg met het bestuur een voorstel voor een beleidsplan maakt waarin is aangeven, wat de vereniging wil en hoe men dat denkt te realiseren (planning, personele bezetting, financieel) - Het plan naar alle leden stuurt om tijdens een Algemene Ledenvergadering te behandelen - Het commentaar van de Algemene Ledenvergadering verwerkt. Het definitieve plan samenstelt en aan de voorzitter van de vereniging overhandigt. De voorzitter zorgt voor de communicatie van het definitieve plan naar de leden. 1.2 Maken van een jaarplan voor de vereniging Om de doelstellingen die in het beleidsplan staan te realiseren moet een planning worden gemaakt wanneer en door wie de afgesproken activiteiten worden uitgevoerd. Het plan moet worden afgestemd met de normale activiteiten die in de vereniging plaats vinden zoals: gebruik van de accommodatie voor sporten, ontspanning, vergaderingen, promotie van de vereniging en onderhoud. 3

4 Het is daarom verstandig om een (jaar)plan te maken en dit duidelijk zichtbaar in het verenigingslokaal op te hangen. Iedereen kan dan zien wat er op welke dagen is vastgelegd en er rekening mee houden. Dit plan moet flexibel kunnen zijn. Wedstrijdschema's kunnen veranderen, een lek dak moet gerepareerd worden etc. In het plan wordt vastgelegd wie wat wanneer zal doen. De voorzitter(ster) kan het maken en bijhouden van het (jaar)plan aan een ander delegeren. Daarbij kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat hij/zij: - in overleg met alle betrokkenen een (jaar)plan maakt waarin alle activiteiten zijn opgenomen waarbij gebruik wordt gemaakt van de accommodatie van de vereniging - het plan aan de voorzitter ter goedkeuring voorlegt - het plan aan de leden bekend maakt door dit duidelijk zichtbaar in de accommodatie van de vereniging op te hangen - het plan actualiseert, als daar aanleiding toe bestaat Hij/zij kan daartoe zelf informatie verzamelen en wordt op de verzendlijst geplaatst van verslagen van bestuurs- en commissievergaderingen. 1.3 Organisatie van en toezicht op de uitvoering van de jaarplannen De activiteiten die in de jaarplannen zijn beschreven moeten door leden binnen een afgesproken tijdsschema en binnen een afgesproken budget worden uitgevoerd. De voorzitter kan iemand vragen daar namens hem toezicht op te houden. Daarbij kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat hij of zij: - tijdig de betreffende bestuursleden vraagt om afgesproken acties te initiëren - vraagt wie de uitvoering coördineert en wie zorg draagt voor de budgetbewaking - periodiek bij de uitvoerders vraagt of het goed gaat, of er knelpunten zijn en zo ja, wat voor voorstellen er zijn om die op te lossen - zo nodig, als dat nodig is in overleg met de voorzitter, initiatieven nemen om knelpunten op te (laten) lossen - periodiek nagaat hoe het met de (deel)budgetten is gesteld - zo nodig initiatieven neemt om, in overleg met de voorzitter en de penningmeester, werk en financiën met elkaar in overeenstemming te krijgen (houden) - twee maal per jaar een voortgangsrapportage maakt en die naar bestuur en leden te communiceren - als het bestuur daar aanleiding toe ziet, het plan aan te passen en de aanpassingen naar de uitvoerders en naar de leden communiceren. 2 Het nakomen van de bepalingen genoemd in de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen die in de vereniging zijn vastgesteld. Zo nodig neemt hij actie om nieuwe reglementen te maken of bestaande reglementen te actualiseren. 2.1 Nakomen van reglementen die in de vereniging gelden De zorg voor het nakomen van de bepalingen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is over het algemeen weinig werk. Bij flagrante schendingen wordt dit wel gemeld en moeten maatregelen worden genomen om de zaak weer in het reine te brengen. Wel wordt vaak de hand gelicht met de voorgeschreven periode voor het uitschrijven van ledenen andere vergaderingen en de daarbij behorende acties zoals de termijn om tegenkandidaten te stellen of het tijdig sturen van de vergaderstukken aan de leden. Het voorbereiden van vergaderingen, met alles wat daarbij hoort, kan de voorzitter echter heel goed aan anderen delegeren. Die kunnen dan zorgen dat alles tijdig gebeurt. In paragraaf vijf is dit nader uitgewerkt. 2.2 Opstellen of actualiseren van regels of reglementen Naast de officieel vastgestelde statuten, hebben verenigingen een aantal regelingen die door bestuur en/of Algemene Ledenvergadering kunnen worden vastgesteld. Te denken valt aan 4

5 regels voor het gebruikt van zaal en voorzieningen, barreglement, wie is waarvoor verantwoordelijk, wanneer vinden vergaderingen plaats etc. Dergelijke huishoudelijke regelingen kunnen worden bijgesteld als daar aanleiding toe bestaat. Als daarvoor iemand is die goed kan formuleren kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat hij/zij: - een (gewijzigd) reglement opstelt volgens de richtlijnen die het bestuur geeft - het reglement aanbiedt aan het bestuur voor commentaar - het commentaar verwerkt - het reglement aanbieden aan de leden voor behandeling tijdens de Algemene Ledenvergadering - tijdens de behandeling in de Algemene ledenvergadering het reglement verdedigt/uitlegt - eventuele modificaties aanbrengt - de definitieve versie van het reglement aan de voorzitter aanbiedt De voorzitter zorgt voor de communicatie van het definitieve reglement naar de leden. 3 Up to date houden en nakomen van de bepalingen in reglementen van organisaties waar de verenging deel van uitmaakt. Hierbij gaat het niet alleen om spel- en andere regels van de sportbond waar de vereniging bij is aangesloten. De vereniging dient zich ook te houden aan regels die, bijvoorbeeld door of namens de overheid, zijn gesteld aan het gebruik van de accommodatie, regels van de dranken horecawet, regels voor het ten gehore brengen van muziek etc. Verder zijn er bijvoorbeeld gemeentelijke regels voor het aanvragen van subsidies en de daarbij behorende rapportages. Het kan nuttig zijn als iemand alle regels waar de vereniging mee te maken heeft eens inventariseert, deze aan de betrokkenen bekend maat, op zich neemt om de inventarisatie up to date te houden en wijzigingen door te geven. 4 Het naleven van de ongeschreven regels die in onze samenleving gelden. Hierbij gaat het om (ongeschreven) regels waarop de omgang met elkaar is gebaseerd zoals, niet gebruiken van onwelvoeglijke taal, in hun waarde laten van een anderen, voorkomen van lichamelijke of geestelijke vormen van seksuele intimidatie etc. Bij overtreding van dergelijke ongeschreven regels zou de sociale controle in de vereniging voor correctie moeten zorgen. Als dit niet gebeurt, is het de taak van de voorzitter om corrigerend op te treden. Bij alle leden moet bekend zijn dat zij zich in dergelijke gevallen altijd bij de voorzitter kunnen melden, die dan actie moet nemen en het resultaat aan de klager terug moet melden. 5 Het organiseren en leiden van bestuursvergaderingen, algemene ledenvergaderingen en alle andere vergaderingen waar leiding door de voorzitter gewenst is. Hij zorgt er voor dat de betrokkenen tijdig de convocatie, de agenda en eventuele andere vergaderstukken ontvangen. De voorzitter geeft leiding aan bestuurs- algemene leden- en andere vergaderingen, maar kan de organisatie daarvan aan anderen delegeren. Dat hoeft niet, zoals vaak gebruikelijk, de secretaris te zijn. Ieder (bestuurs)lid die goed kan organiseren, bijvoorbeeld de commissaris organisatorische taken, kan deze taken op zich nemen. Wel dient de voorzitter er op toe te zien dat de verschillende werkzaamheden tijdig worden uitgevoerd en dat hij inhoudelijk op de hoogte is van alle onderwerpen die tijdens de vergadering aan de orde komen. Daartoe maakt hij afspraken met degene waaraan hij de uitvoering delegeert. 5.1 Bestuursvergaderingen Als de voorzitter de organisatie van de bestuursvergaderingen delegeert kan worden afgesproken dat hij/zij: Twee maal per jaar: - data vaststelt waarop vergaderd zal worden 5

6 6 - de plaats vaststelt waar vergaderd zal worden - de vergaderruimte voor de genoemde data vastlegt - afspreekt wie voor koffie/thee etc. zorgt - Afspreekt naar wie de rekening kan worden gestuurd Een maand voor de vergadering: - samen met de voorzitter de agenda maakt - de agenda onder de bestuursleden verspreidt - de bestuursleden vraagt binnen 10 dagen de te behandelen stukken voor kopiëren en verspreiden te leveren Twee weken voor de vergadering: - de stukken kopieert en aan de bestuursleden stuurt. 5.2 Ledenvergaderingen In de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging is vastgelegd dat jaarlijks in de maand... een ledenvergadering wordt gehouden. Als de voorzitter de organisatie van de ledenvergadering delegeert kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat hij/zij: Een half jaar voor de vergadering: - de datum vaststelt waarop vergaderd zal worden - de plaats vaststelt waar vergaderd zal worden - de vergaderruimte vastlegt - afspreekt wie voor koffie/thee etc. zorgt - afspreekt naar wie de rekening kan worden gestuurd - nagaat welke bestuursleden en/of leden van commissies aftredend zijn - nagaat wie herkiesbaar is en wie niet - nagaat wie zich herkiesbaar stelt - afspreekt wie zorgt dat er mensen zijn die zich voor de vacatures beschikbaar stellen (bijvoorbeeld de commissaris kaderbeleidstaken). Drie maanden voor de vergadering: - met de voorzitter de agenda vaststelt - de notulist van de vorige ledenvergadering vraagt om voor... de notulen te geven - de secretaris vraagt om voor... het jaarverslag te geven - de voorzitters van de commissies vraagt om voor... de verslagen van het commissies te geven - de penningmeester vraagt om voor... het financieel verslag en de begroting te geven - de penningmeester vraagt om er voor te zorgen dat voor... het verslag van de kascommissie beschikbaar is - de leden tijdig bericht wanneer en waar de ledenvergadering gehouden wordt, bijvoorbeeld via het clubblad. Daarbij mededeelt welke bestuursleden en leden van commissies aftredend zijn, wie herkiesbaar zijn, wie wordt voorgesteld om de vacature(s) te vervullen en op welke wijze en voor welke datum tegenkandidaten kunnen worden gesteld. Gewoonlijk geven Statuten en/of Huishoudelijk Reglement hiervoor dwingende richtlijnen Voor de in Statuten het Huishoudelijk Reglement aangegeven datum: - de stukken voor de vergadering gereed maakt en aan de leden stuurt Tijdig: - afspreekt hoe de vergaderzaal ingericht moet worden (opstelling tafels en stoelen, microfoon(s) etc.) - afspreekt wie zorgt dat de benodigde voorzieningen er zijn, wie voor de vergadering zorgen

7 voor de inrichting van de zaal en wie zorgen voor opruimen na de vergadering - indien er tegenkandidaten zijn gesteld, dit aan de leden bekend maakt - de voorzitter van de kascontrolecommissie vraagt om ter vergadering een schriftelijke verklaring beschikbaar te hebben, over de wijze waarop de penningmeester de financiën heeft beheerd. Deze verklaring dient door alle leden die bij de kascontrole aanwezig zijn geweest te zijn ondertekend - de voorzitter van de vereniging alle aanvullende informatie overhandigt die hij tijdens de vergadering nodig kan hebben Op de dag van de vergadering: - met de afgesproken mensen op het daarvoor vastgestelde tijdstip de zaal inricht - idem deze na de vergadering opruimt en zorgt dat de gebruikte voorzieningen weer terug komen waar zij horen. 6 Het verdelen van alle activiteiten in de vereniging onder de bestuursleden. In een vereniging mag het niet voorkomen dat er activiteiten plaatsvinden die niet door of namens het bestuur zijn gesanctioneerd. Daarom wordt in de eerste bestuursvergadering na elke algemene ledenvergadering de taakverdeling van de bestuursleden vastgelegd. Deze taakverdeling wordt aan de leden bekend gemaakt, zodat zij weten bij wie zij moeten zijn met plannen, suggesties etc. Voor alle voorstellen die niet tot de portefeuille van een bestuurslid behoren, kunnen de leden de voorzitter aanspreken. Hij bespreekt in het bestuur of het voorstel uitgevoerd wordt, legt vast wie het in zijn/haar takenpakket opneemt en communiceert dit naar de voorsteller. 7 Het (laten) houden van evaluatiebijeenkomsten. In het kader van een goed personeels- en vrijwilligersbeleid is het verstandig om regelmatig met personen of groepen om de tafel te gaan zitten om na te gaan wat goed gaat, wat beter zou kunnen en wat daarvoor zou moeten worden gedaan, of mensen zich happy voelen, wat er zou kunnen worden gedaan ter verbetering etc. Als een activiteit is afgerond moet altijd met de betrokkenen eerst worden geëvalueerd hoe datgene dat is uitgevoerd is verlopen. Die ervaringen kan men dan later weer gebruiken. Bij een evaluatie moeten uitvoerenden en leiding antwoord geven op van tevoren vastgestelde en naar de betrokkenen tijdig gecommuniceerde vragen, zodat men er zich op kan voorbereiden. De coördinatie van evaluaties kan de voorzitter aan een ander uitbesteden. Daarbij kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat hij/zij: - een plan maakt wanneer activiteiten worden geëvalueerd - een plan maakt wie de evaluatie leidt en wie daarbij aanwezig zijn - zorgt dat er een evaluatieformulier komt - de ruimte waar de evaluatie wordt gehouden vastlegt - afspreekt wie er voor koffie/thee zorgt - afspreekt naar wie de rekening moet worden gestuurd - zorgt dat een samenvatting van de evaluatie, met de daaruit getrokken conclusies wordt gemaakt en dat deze aan de voorzitter van de vereniging en alle deelnemers aan de evaluatie wordt overhandigd. 8 Het in woord en geschrift motiveren van de leden om aan het verenigingsleven deel te nemen. 'Van de voorzitter' is een van de meest gelezen rubrieken in clubbladen. Ook aan uitspraken van de voorzitter tijdens toespraken wordt meer waarde gehecht dan aan uitspraken van anderen. Wie zou er daarom beter geschikt zijn om de leden in de vereniging te motiveren dan de voorzitter? Het is nuttig dat peptalk goed wordt gedoseerd en het moet op de juiste wijze gebeuren. Het kan daarom verstandig zijn om de commissaris PR-zaken te vragen om een tijdschema te maken 7

8 van de onderwerpen die successievelijk aan de orde moeten komen en bij de betrokkenen te informeren welke aspecten zij graag benadrukt zouden willen zien. Als de voorzitter dat wil kan hij/zij ook conceptteksten maken. 9 Het werven en begeleiden van betaalde krachten en/of vrijwilligers. Voor een goede organisatie van de vereniging is het nodig dat de werkzaamheden/activiteiten om aan de doelstellingen van de vereniging te voldoen, op een logische wijze onder de medewerkers zijn verdeeld. De voorzitter(ster) heeft het totaaloverzicht en coördineert daarom de personele invulling op basis van het organisatieschema van de vereniging. Daarmee is de voorzitter(ster) verantwoordelijk voor het aantrekken en goed laten functioneren van betaalde krachten en vrijwilligers(sters). Een groot deel van deze taak kan hij/zij aan anderen delegeren. 9.1 Werven van vrijwilligers Alle taken in de vereniging die niet door betaalde krachten of mensen die een vergoeding krijgen worden uitgevoerd, zullen door vrijwilligers moeten worden gedaan. Meestal worden vrijwilligers door iemand die hen goed kent gevraagd of zij dit of dat zouden willen gaan doen. Werven blijft daarmee beperkt tot het 'kennissencircuit', meestal de actieve leden in de vereniging. Problemen bij deze procedure zijn dat de vraag gesteld wordt aan leden die toch al actief zijn en dat er vaak geen goed overzicht is van de inhoud van de werkzaamheden die moeten worden gedaan. Om gegadigden te kunnen selecteren is het handig als van tevoren bekend is wie door opleiding, ervaring en belangstelling eventueel voor een functie of taak geschikt zou zijn. Dat kan alleen als die gegevens zijn vastgelegd, wat betekent dat van iemand die zich aanmeldt als lid meer wordt genoteerd dan alleen naam, adres en geboortedatum. Bij de werkzaamheden van de secretaris wordt hier nader op ingegaan. Als opleiding, ervaring en belangstelling bekend zijn is het makkelijker om ook de minder actieve leden met kans op succes te benaderen. Voor iemand een functie accepteert heeft hij/zij er recht op om precies te weten wat van hem of haar wordt verwacht. Een taakomschrijving waarin staat wat iemand moet doen en hoeveel tijd daar ongeveer mee gemoeid is, is daartoe een goed hulpmiddel. Bij de werkzaamheden van de secretaris wordt hier nader op ingegaan. Daarnaast kan een gesprek met de 'aftredende' functionaris' de kandidaat helpen om zich een goed beeld te vormen van datgene wat men van hem of haar verwacht. Als men binnen de vereniging geen kandidaten kan vinden, kan worden overwogen om te trachten iemand van buiten aan te trekken, bijvoorbeeld een ouder van een jeugdlid of een gepensioneerde (Vutter) uit de buurt. Ouders kan men aanspreken op een contraprestatie voor alles wat de vereniging voor hun kinderen doet. Voor gepensioneerden of Vutters kan een functie in de vereniging een tijdpassering zijn. Mensen werven kan een voorzitter(ster) uitbesteden, bijvoorbeeld aan de commissaris kaderbeleidstaken. De voorzitter zal er wel voor moeten zorgen de leiding van het proces in handen te houden om zonodig nieuwe initiatieven te initiëren. Ook kan het nodig zijn om, als mensen een deel van de gevraagde taak uit willen voeren, de taakomschrijving bij te stellen, zodat nieuwe kandidaten voor het overblijvende deel kunnen worden geselecteerd en benaderd. Men kan eerst proberen via de direct betrokkenen (bestuurslid, commissielid) een vrijwilliger(ster) voor een functie te werven. Lukt dat niet dan kan via de ledenadmistratie worden nagegaan of er bij de minder actieve leden mogelijk geschikte kandidaten te vinden zijn. Deze mensen zullen meestal wat meer op niveau, dus door een bestuurslid, benaderd moeten worden. Besluit men om buiten de leden te gaan zoeken, dan zal dat in overleg met de PRfunctionaris moeten worden gedaan. Hij/zij kan het beste beoordelen hoe en door wie mensen buiten de vereniging met kans op succes kunnen worden benaderd. Als iemand een functie of taak accepteert is het verstandig om schriftelijk vast te leggen wat men heeft afgesproken. Daarbij wordt vastgelegd wie de taak uit zal voeren, wat de taak inhoudt en op welke wijze eventuele onkosten kunnen worden gedeclareerd. Ook is het verstandig om af te spreken voor welke periode de afspraken worden gemaakt. Als iemand niet het gevoel heeft zich 'voor eeuwig' te binden, kan dat de bereidheid vergroten om iets voor de vereniging te 8

9 doen. Na afloop van de afgesproken periode kunnen de afspraken, als beide partijen dat willen, worden verlengd. Wil de vrijwilliger(ster) dan stoppen dan hoeft men zich ook niet schuldig te voelen dat men de vereniging in de steek laat. 9.2 Werven en selecteren van betaalde krachten Het aannemen van betaalde krachten is voorbehouden aan het bestuur, daartoe gemachtigd door de leden. Uiteindelijk zal de voorzitter, al dan niet samen met één of meer andere bestuursleden, zijn handtekening onder het arbeidscontract zetten. De voorzitter is dus bij verschil van mening altijd aanspreekbaar. Betaalde krachten kunnen trainers, mensen met een Melkertbaan e.d. zijn. Bij betaalde krachten is sprake van een arbeidsverhouding waarvoor belasting en sociale voorzieningen moet worden afgedragen. In een contract staat voor welke periode het wordt aangegaan, welke prestatie wordt verwacht en welke vergoeding daarvoor wordt gegeven. Ook is aangegeven hoe en door wie belastingen en/of bijdragen voor sociale voorzieningen worden afgedragen. Het werven en selecteren van betaalde krachten kan worden gedelegeerd aan de bestuursleden die voor het betreffende takenpakket verantwoordelijk zijn. Zij dienen voor zij beginnen een contract op hoofdlijnen te hebben, waarin is vastgelegd wat de vereniging voor ogen staat. Daarbij kan worden afgesproken dat het betreffende bestuurslid: - Met de betrokkenen overlegt wat voor persoonlijkheid de betaalde kracht zou moeten zijn - Als iemand van buiten moet worden aangetrokken, met de PR-functionaris overlegt hoe de werving plaats zal vinden. Wat staat er in een advertentie, waar wordt deze geplaatst? - Als er veel kandidaten zijn, de eerste selectie doet op grond van de criteria vastgelegd in het concept contract en de beschrijving van de persoonlijkheid. - Dat hij/zij daarna het oordeel van de leden vraagt die met hem of haar samen moeten werken. Nadat betrokkenen en bestuurslid samen een keuze hebben gemaakt, volgen gesprekken tussen één of meer kandidaten en het bestuurslid, de betrokkenen en de voorzitter. Dat kan makkelijk op één avond. Als allen met de benoeming instemmen, doet het bestuurslid de kandidaat een voorstel voor een arbeidscontract. Het verdient, als geen goed model beschikbaar is, aanbeveling om bij het opstellen van het arbeidscontract een deskundige te raadplegen. Als, wellicht na enige aanpassingen, beide partijen het over het arbeidscontract eens zijn, wordt de overeenkomst voorgelegd aan het bestuur. Na instemming van het bestuur volgt de ondertekening van het arbeidscontract door de voorzitter. 9.3 Het werven en selecteren van mensen die een vrijwilligerscontract krijgen Het aannemen van mensen die een vrijwilligerscontract krijgen is voorbehouden aan het bestuur, daartoe gemachtigd door de leden. Uiteindelijk zal de voorzitter, al dan niet samen met één of meer andere bestuursleden, zijn handtekening onder het vrijwilligerscontract zetten. De voorzitter is dus bij verschil van mening altijd aanspreekbaar. In een vrijwilligerscontract staat voor welke periode het wordt aangegaan, welke prestatie wordt verwacht en welke vergoeding daarvoor wordt gegeven. De vergoeding mag nooit meer zijn dan het daarvoor door de wetgever gestelde maximum. Het overleg met leden of buitenstaanders die een vrijwilligersvergoeding krijgen, kan worden gedelegeerd aan het bestuurslid dat voor het betreffende takenpakket verantwoordelijk is. Hij/zij dient voor begonnen wordt, een contract op hoofdlijnen te hebben, waarin is vastgelegd wat de vereniging voor ogen staat. Voor met het zoeken naar een geschikte vrijwilliger wordt begonnen moet met alle betrokkenen worden overlegd of zij het reëel vinden dat er voor de betreffende functie een vrijwilligersvergoeding wordt gegeven. Is een kandidaat gevonden dan moet hen worden gevraagd of zij met hem of haar in kunnen stemmen. Indien dat het geval is wordt een vrijwilligerscontract gemaakt 9

10 De inhoud van een vrijwilligerscontract is in principe gelijk aan een arbeidscontract. Alleen de gebruikte terminologie is anders. Duidelijk moet blijken dat het om een vergoeding voor een vrijwilliger gaat. Als allen met de benoeming instemmen, doet het bestuurslid de kandidaat een voorstel voor een vrijwilligerscontract. Het verdient, als geen goed model beschikbaar is, aanbeveling om bij het opstellen van het arbeidscontract een deskundige te raadplegen. Als, wellicht na enige aanpassingen, beide partijen het over het vrijwilligerscontract eens zijn, wordt de overeenkomst voorgelegd aan het bestuur. Na instemming van het bestuur volgt de ondertekening van het vrijwilligerscontract door de voorzitter. 9.4 Begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers Vaak wordt ten onrechte aangenomen dat mensen een eenmaal aangenomen taak ook goed zullen uitvoeren. Dat hoeft natuurlijk niet zo te zijn. Ondanks een goede taakomschrijving kan blijken dat mensen toch achteraf de expertise missen om het werk goed uit te voeren. Bijscholing of hulp kan dan nuttig of nodig zijn. Ook kunnen er zich in de persoonlijke omstandigheden van mensen wijzigingen voordoen die het (tijdelijk) niet mogelijk maken om de aangenomen functie goed te vervullen. De meeste mensen voelen een zekere gene om dat toe te geven en proberen krampachtig aan hun verplichtingen te blijven voldoen. Het resultaat is dat het werk slecht of niet op tijd gebeurt, of dat het de betreffende persoon te veel wordt en hij of zij plotseling het bijltje er bij neer gooit. Om dit te voorkomen is het nuttig als periodiek iemand eens bij de vrijwilligers(sters) informeert hoe het gaat. De leider van een groep kan worden gevraagd om bij zijn (haar) medewerkers te informeren. Of het goed gaat, of dat er iets moet veranderen kan een onderwerp zijn van het overleg dat een groep medewerkers toch periodiek heeft. Maar, zeker als de indruk bestaat dat iemand iets op z'n lever heeft dat hij/zij niet publiekelijk wil uiten, is het nuttig om individueel met één of meer leden van de groep te praten. Voorkomen moet worden dat het gaat lijken op een functioneringsgesprek. Bij een individueel gesprek kunnen een paar vragen aan de bar soms genoeg zijn. Bestaat de indruk dat er zaken zijn die niet aan de bar besproken kunnen worden, dan kan er altijd een afspraak worden gemaakt om eens rustig ergens verder te praten. Iedereen wil waardering krijgen voor wat hij of zij doet. Belangstelling is een vorm van waardering. Wel moet worden afgesproken dat klachten en ideeën aan de voorzitter worden doorgegeven. Hij/zij kan dan nagaan of er iets met de opmerkingen kan worden gedaan en moet terugmelden of en zo ja wat er met de opmerking is/wordt gedaan en waarom (niet). Het is verstandig dat iemand in de gaten houdt dat er periodiek eens met iedereen over de gang van zaken wordt gesproken, anders versloft het. Daarbij kan worden afgesproken dat hij/zij: - een schema zal maken voor gesprekken met vrijwilligers - de gespreksleider tijdig vraagt om binnenkort eens met de betreffende vrijwilliger(ster) te praten en aan de voorzitter te melden dat het gesprek heeft plaatsgevonden en of er knelpunten zijn - regelmatig aan de voorzitter een overzicht geeft van de te houden gesprekken - regelmatig met de voorzitter nagaat of de afgesproken gesprekken zijn gehouden en zo nodig de betreffende gespreksleider helpt herinneren. 10 Het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten. Bij officiële gelegenheden zal de voorzitter, eventueel samen met anderen, de vereniging vertegenwoordigen. In andere gevallen zoals bij PR-zaken of vakoverleg (penningmeesters) kan hij dit aan anderen delegeren. Het is aan de voorzitter om te bepalen wanneer hij wel of niet aanwezig wil zijn. Vaste data die de voorzitter in de gaten moet houden - Van september tot juni elke eerste maandag van de maand een vergadering houden met het 10

11 Dagelijks Bestuur. - Elke derde donderdag om de twee maanden, van september tot juni, een vergadering van het Algemeen Bestuur. - Algemene Ledenvergadering op de tweede dinsdag in januari. - Evaluatie met commissies en andere geledingen in mei. B TAAKOMSCHRIJVING VAN DE SECRETARIS 1 De ledenadministratie De ledenadministratie omvat meer dan alleen het bijhouden van de gegevens van de leden. Ook de gegevens van donateurs, sponsors etc dienen te worden vastgelegd en te worden geactualiseerd. Van iedereen worden naam, adres, woonplaats, geslacht, telefoonnummer en datum van inschrijving genoteerd. Ook de gegevens van andere communicatiemogelijkheden zoals fax en moeten, als die aanwezig zijn, worden vastgelegd. Als men voor een taak of functie iemand zoekt is het ook nuttig als voor leden is vastgelegd: hoe lang men de sport al beoefent, van welke verenigingen men eerder lid is geweest, wat voor opleiding men heeft, wat voor beroep wordt uitgeoefend, wat hobby's men naast tafeltennis heeft, of en zo ja wat men voor ervaring heeft met vrijwilligerswerk en/of bestuurlijke functies. Ook is het dan makkelijk om te weten of ze nu of in de toekomst iets voor de vereniging willen doen, op wat voor gebied zij iets zouden willen doen en hoeveel tijd zij daarvoor beschikbaar hebben. De taakomschrijvingen die in dit boekje zijn genoemd kunnen daarbij een aanknopingspunt bieden. Het geeft mensen een inzicht wat er allemaal moet worden gedaan en wat het werk inhoudt. Voor het bijhouden van de ledenadministratie is iemand nodig die accuraat is en bij voorkeur met een computer om kan gaan. Het is een ideale klus voor iemand die wel iets voor de vereniging wil doen, maar die niet op vaste tijden beschikbaar is. Aan haar/hem kan worden gevraagd om: - periodiek de mutaties te verwerken - voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur de lijst met mutaties aan de secretaris te geven - voor de sluitingsdata van de kopij aan de redactie van het clubblad of de nieuwsbrief door te geven wat voor mutaties er zijn geweest en wie er in de komende periode jarig is - voor het verschijnen van het clubblad of de nieuwsbrief aan de redactie de adresstickers voor verzending te geven - voor elke Algemene Ledenvergadering een volledig overzicht te maken van het ledenbestand, het donateursbestand, het sponsorsbestand etc. 2 De verwerking van de in- en uitgaande post Alle post komt op een centrale plaats binnen, meestal bij de secretaris. Omdat hij/zij door vakantie etc. niet altijd aanwezig is, kan het aanbeveling verdienen om een postbus te nemen. Dan kan, door het eenvoudig overdragen van de sleutel, altijd over de post worden beschikt. Ook hoeven dan bij functiewisselingen geen adreswijzigingen te worden verstuurd. Na binnenkomst moet op de post worden aangegeven voor wie het bestemd is. Zijn er meerder belanghebbenden dan moeten kopieën worden gemaakt. Daarna kan de post onder de belanghebbenden worden verdeeld. Het kan handig zijn om van brieven en andere belangrijke stukken eerst een kopie te maken en het origineel direct in het archief op te bergen. Als er dan iets zoek raakt, is altijd het originele stuk nog beschikbaar. Van uitgaande brieven en andere uitgaande stukken moet altijd een kopie worden gemaakt voor het archief. Ook kan het zijn dat anderen ter informatie een kopie moeten krijgen. Om onnodige vertraging te voorkomen verstuurt in de meeste verenigingen iedere functionaris zijn/haar eigen post. Voor grotere zendingen (clubbladen) kan het handig zijn als de verzending door een 'postfunctionaris' wordt verzorgd. Het is niet nodig dat de secretaris zelf de post ontvangt en distribueert. Hij/zij kan dat overlaten 11

12 aan een 'postfunctionaris' die: - thuis alle post ontvangt of dagelijks bij het postkantoor nagaat wat er in de postbus zit - op alle brieven en andere stukken noteert aan wie een kopie wordt gegeven - het origineel in het verenigingsarchief opbergt - de post dagelijks aan de belanghebbenden overhandigt of doorstuurt. Van alle uitgaande post moet een kopie worden gemaakt en in het verenigingsarchief worden opgeborgen. Als functionarissen niet zelf voor de verzending zorgen kan de 'postfunctionaris' zorgen voor: - het maken van kopieën voor belanghebbenden en het verenigingsarchief - het adresseren en frankeren van brieven, clubbladen etc. - het versturen van de uitgaande post. 3 De archivering van alle post, notulen en andere stukken die op de vereniging betrekking hebben In veel verenigingen is het zo dat iedere functionaris een eigen archief bijhoudt. Dat kan goed werken maar kan ook aanleiding geven tot misverstanden. Verenigingen zijn wettelijk verplicht om hun archief... jaar te bewaren. Met het wisselen van bestuursleden bestaat de kans dat dit versloft. Ook het uitbesteden van werk aan vrijwilligers kan er toe leiden dat het archief niet op orde is. Misverstanden als 'Ik dacht dat jij al een kopie had' zijn niet uitgesloten. Als iedere functionaris zijn eigen archief houdt, leidt dit ook tot versnippering van gegevens. De correspondentie is bij het betreffende bestuurslid of de vrijwilliger die de taak uitvoert, de bijbehorende bestellingen en betalingsbewijzen zijn bij de penningmeester. Dit pleit er voor om alle ingekomen stukken eerst te kopiëren en de originelen in een centraal archief op te bergen. Dat moet dan ook gebeuren met alle stukken die in de vereniging circuleren of naar buiten worden gestuurd. Het vraagt om discipline van allen die iets voor de vereniging doen. Een hulpmiddel kan daarbij zijn als één persoon zorgt voor het ontvangen, kopiëren en versturen van post of andere stukken. Archiveren hoort tot het takenpakket van de secretaris, maar hij kan het uitbesteden aan iemand die tijd heeft om zijn/haar zaken snel af te handelen en in staat is om stukken geordend op te bergen. 4 Het maken van een verslag van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen. Binnen een week na de vergadering volgt verspreiding van het verslag onder allen die op de verzendlijst staan In een vereniging zal het zelden of nooit nodig zijn om een letterlijk verslag te maken. Moet dat wel dan is het makkelijk dat de notulist(e) ondersteund wordt door de gesprekken op een cassette op te nemen. Gebruikelijk is om weer te geven wat de discussies inhielden, gevolgd door conclusies of besluiten. Bij ieder verslag hoort een actiepunten lijst te zijn gevoegd. Het is een doorlopende lijst waarop staat wie op zich heeft genomen om een taak uit te voeren, voor wanneer dat klaar moet zijn en wanneer het klaar was. Bij het bespreken van de notulen in een vergadering hoort ook het doornemen van de actiepuntenlijst. Het is niet nodig dat de secretaris alle notulen zelf maakt. In het bestuur is het misschien niet handig om het aan een ander te delegeren, maar bij algemene ledenvergaderingen en commissievergaderingen kan het ook door anderen worden gedaan. Het is dan wel handig als de secretaris een schema heeft hoe het verslag er uit moet zien. Bij voorbeeld koppen vet, conclusies onderstreep etc. Als in de vereniging uniform wordt genotuleerd is het makkelijk als er iets teruggezocht moet worden. Ook actielijsten moeten een uniforme indeling hebben. Er zijn notulisten die, doordat zij heel ver gaan met voorbereiding en uniformering, de tekst van een verslag klaar hebben als de vergadering is afgelopen. Verslagen moeten binnen een week worden verspreid naar allen die op de verzendlijst staan. Iedereen weet dan tijdig wat er is afgesproken en kan zorgen dat aan de afspraken tijdig wordt 12

13 13 voldaan. 5 Het bemannen van de telefoon In de tegenwoordige tijd is het niet moeilijk om als vereniging altijd bereikbaar te zijn. Telefoons kunnen worden doorgeschakeld en er zijn antwoordapparaten, voice mail etc. Het is niet nodig dat leden zich niet tijdig kunnen afmelden als ze bijvoorbeeld ziek zijn, omdat de telefoon in het clubhuis niet bezet is, of dat de secretaris op zijn verjaardag wordt gestoord door een telefoontje voor de vereniging. Het is verstandig om als vereniging een eigen telefoon te hebben en een dienstrooster af te spreken wie de telefoontjes aanneemt. Telefoons kunnen worden doorgeschakeld en via een toegangscode kunnen antwoordapparaten en voice mail overal vandaan worden beluisterd. Men hoeft dus niet bij de telefoon zelf te zijn. Afgesproken kan bijvoorbeeld worden dat de commissaris organisatorische taken een rooster maakt wie telefoondienst heeft. Van alle telefoontjes dient op een lijst datum/tijd, naam beller, inhoud boodschap en de genomen actie te worden genoteerd. De lijsten worden door de secretaris of een door hem aangesteld persoon verzameld. Nagegaan wordt of er nog acties open staan. De lijsten worden in een archief bewaard. 6 Het maken van een jaarverslag over al datgene dat in de vereniging in het verslagjaar is voorgevallen Het maken van een jaarverslag is veel werk en hoeft niet noodzakelijk door de secretaris te gebeuren. Bij het samenstellen kan het voorgaande jaarverslag als voorbeeld worden gebruikt. Iemand kan worden gevraagd om de benodigde informatie te verzamelen en dit tot een verslag samen te voegen. In een jaarverslag horen de volgende elementen te worden opgenomen: - voorwoord met enkele highlights van het verenigingsjaar - organisatiestructuur, samenstelling bestuur en commissies - verloop van het ledental, totaal en per doelgroep - jubilea - in memoriam - verslag van het bestuur, aantal vergaderingen, belangrijke zaken die aan de orde zijn geweest - financiën, begroting, resultaten, commentaar op de resultaten van het bestuur - verslagen van commissies - externe contacten met gemeente, andere verenigingen etc. - acties voor nieuwe leden of extra financiën - Uitslagendienst naar pers, kabelkrant etc. - Andere PR-activiteiten - competitieresultaten - clubkampioenen en andere interne toernooien - resultaten bij toernooien etc. buiten de vereniging Het verslag dient tijdig gereed te zijn, zodat het eerst door het bestuur kan worden besproken voor het aan de leden wordt toegestuurd. Daartoe moet een schema worden gemaakt, waarin staat wanneer de bijdragen van iedereen worden verwacht, wanneer het concept aan het bestuur wordt voorgelegd, wanneer het bestuur het bespreekt en wanneer de definitieve versie aan de leden wordt gestuurd. 7 Het maken van een verslag van de Algemene Ledenvergadering. Dit verslag ter goedkeuring voorleggen aan de eerstvolgende vergadering van het Algemeen Bestuur Ook het verslag van de Algemene Ledenvergadering hoeft niet noodzakelijkerwijs door de secretaris te worden gemaakt. Ieder willekeurig lid dat goed kan samenvatten wat er gezegd wordt kan het verslag maken. Het vorige verslag, de agenda van de vergadering en de toegezonden stukken kunnen bij het samenstellen van het verslag van dienst zijn.

14 Een verslag van een Algemene Ledenvergadering dient zo spoedig mogelijk in het bestuur te worden besproken, waarna de beloofde acties kunnen worden opgestart. 8 Verspreiding van het verslag van de Algemene Ledenvergadering onder de leden De leden hebben er recht op om kort na de vergadering het verslag te krijgen, zodat zij naar het bestuur kunnen reageren als het naar hun mening niet correct is. Zo nodig kan het verslag dan worden bijgesteld en is het tijdens de volgende ledenvergadering een hamerstuk. Bij de redactie van het clubblad/nieuwsbrief moet bekend zijn wanneer het verslag in het bestuur wordt besproken, zodat zij er met de planning van hun informatie aan de leden rekening mee kunnen houden. Ook eventuele correcties kunnen via clubblad/nieuwsbrief naar de leden worden gecommuniceerd. 9 De zorg voor informatiemateriaal, inschrijf- en mutatieformulieren in het clublokaal en bij (bestuurs)leden Het is belangrijk dat er altijd goed informatiemateriaal over de vereniging voorhanden is. In een informatiefolder zou het volgende kunnen staan: - wat zijn we voor een vereniging, algemeen, op religieuze grondslag, met veel dames, jeugd, ouderen, allochtonen - waar spelen we, hoeveel tafels staan er, kunnen ze blijven staan of ruimen we ze samen steeds op - hoeveel tijd is ingeruimd voor competitie/ rekreanten/training - is er sport overdag voor ouderen/huisvrouwen etc - kun je gezellig iets drinken tijdens en na het spelen - zijn er andere vormen van ontspanning (kaarten, darten etc.) - wie kunt u bellen voor informatie, het telefoonnummer van de vereniging is altijd bereikbaar - wanneer is er een bestuurslid in de zaal aanwezig om u te ontvangen. U bent altijd welkom maar dan is er zeker iemand die u verder kan helpen. Als u sportkleding meebrengt kunt u meteen een balletje slaan als u dat wilt - wat heeft u voor verplichtingen als u lid wordt van de vereniging, bijvoorbeeld periodiek bardienst. De hoogte van contributies kunnen het beste op een inlegvel worden vermeld, omdat die regelmatig worden aangepast Een informatiefolder kan er natuurlijk prachtig uitzien, maar het kan handig zijn om voor een niet te dure oplossing te kiezen. Als de speeltijden veranderen moet ook de folder worden aangepast. Noem nooit namen van bestuursleden etc. Die veranderen te vaak. Voeg bij het informatiemateriaal een formuliertje waarop mensen aan kunnen geven dat ze belangstelling hebben. Het is handig om hun naam, adres en telefoonnummer te hebben. Zet er duidelijk in dat invullen niet betekent dat men lid wordt. Vraag ook niet om een handtekening. Laat mensen eerst eens een tijdje kijken of het hun bevalt, later kan dan wel een inschrijfformulier worden ingevuld. Een zelfde formulier kan ook als mutatieformulier worden gebruikt, maar dan moet er kunnen worden aangegeven wat het oude en nieuwe adres is etc. Het inschrijven van een lid kan natuurlijk gebeuren door hem of haar een formulier in te laten vullen. Het is echter persoonlijker als dat tijdens een gesprek gebeurt. Dan kun je vragen wat de ervaringen zijn en of het hem of haar bevalt. Ook kun je dan een aantal zaken aan de orde stellen waar je later plezier van kunt hebben, zoals: - doe je ook nog aan andere sporten? - heb je vroeger andere sporten gedaan? - wat heb je voor school en/of andere opleidingen? - wat heb je voor andere hobby s - zou je nu of misschien later tijd hebben om iets voor de vereniging te doen? 14

15 15 - wanneer zou je tijd hebben? Ochtend, middag, avond, schoolvakantie etc. - waar gaat dan je belangstelling naar uit? Benader ook de mensen die wel belangstelling hadden, maar toch geen lid willen worden. Uit een gesprekje kun je leren wat mensen niet aan de vereniging bevalt. Op alle formulieren moet duidelijk staan naar wie afschriften gaan. Ledenadministratie, financiële administratie, verzending clubblad etc. Iemand moet er voor zorgen dat er steeds voldoende voorraad is en dat informatiefolders en formulieren overal waar dat nuttig is voor het grijpen liggen. Denk daarbij naast het clubhuis en bij (bestuurs)leden ook eens aan mogelijkheden bij gemeente, bibliotheken, sportzaken etc. 10 De zorg voor de voorraad Statuten, Huishoudelijk Reglement en andere Reglementen Ieder lid heeft er recht op om op elk gewenst moment inzage te hebben in alle reglementen waar hij/zij als lid van de vereniging mee te maken heeft. In sommige verenigingen krijgt iedereen bij aanmelding en set reglementen. Bij andere verenigingen liggen ze bijvoorbeeld in het clublokaal ter inzage. Een probleem is dat reglementen zo nu en dan aan de praktijk worden aangepast. Iemand moet dat bijhouden en zorgen dat er geen verschil van mening kan zijn over de inhoud. Hij/zij moet niet alleen zorgen dat de bestaande exemplaren worden bijgewerkt, maar moet ook een lijst bijhouden van alle wijzigingen met datum, besloten door (bestuur, ALV,...) en de wijze waarop de wijziging ter kennis van de leden is gebracht (aanvullingsblad, publicatie in clubblad etc.). Om makkelijk mutaties aan te kunnen brengen is het verstandig om reglementen losbladig uit te voeren. Na het aanbrengen van mutaties dient de oude voorraad te worden vernietigd en door de nieuwe versie te worden vervangen. Er dient altijd voldoende voorraad te zijn om bijvoorbeeld nieuwe leden een set reglementen te geven. 11 het overhandigen van informatiemateriaal, Statuten, Huishoudelijk Reglement, andere Reglementen aan nieuwe leden Zoals gezegd heeft ieder nieuw lid er recht op om kennis te nemen van de reglementen die voor hem/haar van toepassing zijn. Afgesproken moet worden wie daarvoor zorgt. Vaak is dit de taak van de ledenadministratie. Als zij elk nieuw lid een (standaard) welkombrief sturen, kunnen zij daar meteen alle verdere noodzakelijke informatie bijvoegen. 12 Het versturen van kaarten en/of bloemen indien daartoe aanleiding is Huwelijk, verjaardagen, ziekte, er zijn diverse gelegenheden waar de vereniging een attentie kan sturen. Door de leden wordt het op prijs gesteld als er zo nu en dan een vorm van persoonlijke aandacht is. Om er voor te zorgen dat dit consequent wordt uitgevoerd, zal iemand die taak op zich moeten nemen. Hij/zij moet een bijgewerkte lijst hebben met de geboortedata van de leden, donateurs, sponsors etc. Meldingen van huwelijk, ziekte etc. dienen aan hem/haar te worden doorgegeven. 13 Het verzorgen van informatie die onder de leden verspreid moet worden. Uitnodigingen voor vergaderingen, teamsamenstellingen, samenstelling van trainingsgroepen, speeltijden, reglementswijzigingen, nevenactiviteiten, er zijn veel zaken die bij leden bekend gemaakt moeten worden. Men kan er voor kiezen om alle informatie naar iedereen, bijvoorbeeld via het clubblad te verspreiden. Maar het is ook denkbaar dat bijvoorbeeld de samenstelling van trainingsgroepen mondeling door de trainer wordt gedaan. Iemand moet er voor zorgen dat dat gebeurt en afgesproken moet worden wanneer, hoe en door wie welke informatie wordt verspreid. Omdat veel informatie periodiek terugkomt is het verstandig om een jaarkalender te maken waarop staat aangegeven door wie informatie aan wie moet worden doorgegeven. Even controleren of het ook echt is gedaan kan natuurlijk geen kwaad.

16 Vaste data die de secretaris in de gaten moet houden: - Binnen een week maken van het verslag van vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur en verspreiden naar allen die op de verzendlijst staan - Voor de eerstvolgende vergadering van het Algemeen Bestuur, maken van het verslag van de Algemene Ledenvergadering en dit, eventueel na aanpassing, door de voorzitter laten autoriseren - Binnen 14 dagen na autorisatie door de voorzitter, het verslag onder de leden van de vereniging verspreiden - Voor de in de 'Handleiding voor Verenigingen' genoemde data en op de daarin voorgeschreven wijze, de mutaties in het ledenbestand doorgeven aan de Afdeling waartoe de vereniging behoort - Voor de voorgeschreven inleverdata alle informatie leveren die via het clubblad of andere organen aan de leden bekend gemaakt moet worden 16 C TAAKOMSCHRIJVING VAN DE PENNINGMEESTER 1 Het registreren van alle financiële transacties van de vereniging Het is duidelijk dat alle financiële transacties nauwkeurig moeten worden geregistreerd. In de meeste verenigingen wordt dit door de penningmeester gedaan. In grotere verenigingen kan het zinvol zijn om de budgetten die door de ALV voor de verschillende commissies zijn vastgesteld voor hen op rekeningen te storten, waarvoor zij zelf handelingsbevoegdheid hebben. Te denken valt aan de bar, onderhoud gebouw, eventueel inclusief vergoedingen aan Melketiers, etc. Het verdient dan wel aanbeveling om af te spreken dat de penningmeester periodiek een overzicht krijgt van inkomsten, uitgaven en het saldo op de lopende rekening. 2 De uitvoering van het financiële beleid zoals vastgesteld door de ALV en nader uitgewerkt door het bestuur In het leerjarenbeleidsplan is door de ALV vastgesteld aan welke activiteiten prioriteit zal worden gegeven. Daarbij is tevens afgesproken welke financiële speelruimte het bestuur heeft om aan dat beleid invulling te geven. Jaarlijks wordt door de ALV, via de begroting, vastgesteld welke budgetten voor de uitvoering van het beleid beschikbaar zijn. Het behoort tot de taak van de penningmeester om er op toe te zien dat het vastgestelde financiële beleid binnen redelijke grenzen wordt uitgevoerd. Begrotingen zijn openbaar, maar niet alle gegevens hoeven er in te staan. Vergoedingen aan trainers en/of vrijwilligers kunnen worden gesommeerd. Voor onderhoud van het clubgebouw en de vergoeding aan Melketiers hoeft, behoudens als er buitengewone kosten zijn, geen gedetailleerde opgave te worden gedaan, etc. De begroting die aan de ALV is voorgelegd, is opgesteld aan de hand van meer gedetailleerde begrotingen die door de commissies bij het bestuur zijn ingediend. Nadat de ALV de uiteindelijke begroting heeft vastgesteld, zal het bestuur de commissies moeten informeren over welke budgetten zij kunnen beschikken en hoe de verdeling over de door hen opgevoerde budgetposten is. Om een goed overzicht te houden zal de penningmeester periodiek met de commissievoorzitters moeten overleggen of er begrotingsposten zijn waarvoor meer geld moet worden uitgegeven, c.q. waarvoor het beschikbare budget niet kan worden besteed. Dit overleg gebeurt bilateraal. Na een ronde overleg met de commissievoorzitters maakt de penningmeester een overzicht van te verwachten meer en minder uitgaven en de reden waarom. Hij legt dit aan het bestuur voor, wat daarna kan besluiten welke maatregelen worden genomen. Deze overzichten vormen de basis voor de financiële verantwoording die de penningmeester aan het einde van het boekjaar aan de ALV aflegt. 3 De tijdige inning van contributies, baropbrengst en andere financiële bijdragen

17 17 Contributie-inning Het is niet nodig dat de penningmeester zelf zorgt voor de inning van contributies en andere inkomsten. Wel zullen de nota s namens hem/haar moeten worden uitgeschreven. Nota s kunnen tegenwoordig eenvoudig met een PC worden gemaakt en geadresseerd. Afgesproken kan worden dat een commissaris financiële zaken voor de contributieafhandeling zorgt. Hij/zij tekent namens de penningmeester. Indien er een aparte rekening voor contributieinning wordt geopend, kan deze rechtstreeks door bank/giro naar hem/haar worden gestuurd. Als de vereniging een postbus heeft zorgt degene die de post verzorgt dat de afschriften bij de juiste persoon komen. Het lijkt omslachtig, maar het voorkomt dat bij wisseling van bestuursleden en hun assistenten steeds adreswijzigingen door moeten worden gegeven. De commissaris financiële zaken hoeft niet gemachtigd te zijn om betalingen te doen. Hij/zij houdt zich alleen maar bezig met de inning van de contributie. Op een contributienota moet altijd worden vermeld: - voor welke periode de nota geldt - voor welke leden van het gezin de nota is - welke contributie voor hem of haar in rekening wordt gebracht - op welke wijze de nota voldaan kan worden - voor wanneer deze voldaan moet zijn - welke kosten aan een aanmaning verbonden zijn. Als de inningperiode verstreken is, geeft de commissaris financiële zaken een overzicht van de contributieontvangsten en een overzicht van degenen die nog niet hebben betaald aan de penningmeester. Baropbrengst Baropbrengsten zijn meestal cash. Het geld moet zo spoedig mogelijk naar een giro- of bankrekening worden overgemaakt. Een probleem is dat bardiensten vaak fluctueren, zodat steeds anderen het geld innen. Het is onverstandig dat er na sluiten van de bar, geld in de kassa achter blijft. Omdat er bij openen van de bar altijd wisselgeld aanwezig moet zijn en het onplezierig is om steeds geld naar je opvolger te moeten brengen, kan er voor worden gekozen om elke barmedewerker een standaard hoeveelheid wisselgeld te geven die hij/zij permanent in bezit houdt. Uiteraard moet hier wel voor getekend worden. Bij sommige verenigingen worden barbriefjes bijgehouden en/of wordt bij contante betaling het bedrag op de kassa aangeslagen. Andere verenigingen hebben alleen een geldlade en dan is het veel moeilijker om een overzicht over de dagontvangsten te houden. Om toch een overzicht te houden van de dagopbrengst kan in de bar een kasboek worden gelegd. Na sluiting van de bar wordt daarin opgetekend wie het geld heeft meegenomen, wat het totaal bedrag was, hoeveel geld als wisselgeld wordt achtergehouden en welk bedrag op de rekening wordt overgemaakt. Andere financiële bijdragen Andere financiële bijdragen, zoals subsidies, sponsorgelden etc. kunnen het beste door de penningmeester zelf worden geïnd. Het gaat om weinig handelingen en alleen de penningmeester is handelingsbevoegd. Hij/zij is het gezicht van de vereniging naar buiten. Vergeet niet om na ontvangst een bedankbriefje te sturen. Daarbij valt het te overwegen om dat door de voorzitter, namens de vereniging te laten tekenen. 4 De afspraken en naleving over de wijze waarop met kasgelden wordt omgegaan Bij verenigingen met een eigen clubhuis zullen altijd meerder personen met geld omgaan. Het is gebruikelijk om bij toebeurt bardiensten te doen. Als er meerdere personen tegelijk achter de bar staan moet bijvoorbeeld in een barboek met naam en paraaf worden aangetekend wie

18 tijdens de bardienst de verantwoording heeft. Die verantwoording geldt overigens niet alleen de financiën, maar ook bijvoorbeeld de geluidssterkte van de cassetterecorder of de TV. Altijd dient er achter de bar minimaal één persoon aanwezig te zijn die in het bezit is van de verklaring Sociale Hygiëne of die daar een instructie voor heeft gehad. Tijdens die instructie kunnen ook de regels die in de vereniging gelden over het beheer van de bar en het omgaan met geld worden behandeld. Het is verstandig om na de instructie de deelnemers te laten tekenen dat zij met de regels bekend zijn. Dat voorkomt later gezeur als er bijvoorbeeld problemen zijn met de dagafrekening. 5 Het nakomen van alle financiële verplichtingen Ook al besteedt de penningmeester een deel van zijn/haar werk uit, hij/zij is en blijft altijd verantwoordelijk voor alle financiële verplichtingen van de vereniging. Om er voor te zorgen dat alle betalingen op tijd worden gedaan, is een vaste kalender een handig hulpmiddel. Zaal huur, rente en aflossing, bondscontributie etc. moeten op vaste data worden voldaan. Een kalender helpt niet alleen als geheugensteuntje voor het tijdig uitschrijven van de betaalopdrachten, maar ook om er voor te zorgen dat er op de betreffende data voldoende geld op de betaalrekening staat. Zeker als er voor wordt gekozen om met meerdere rekeningen te werken voor bijvoorbeeld de bar of de contributie, moet er voor worden gezorgd dat tijdig geld naar de betaalrekening van de penningmeester wordt overgemaakt. Met iedereen die financieel mag handelen, bijvoorbeeld om contributies te innen of om bestellingen voor de bar te doen, moet een schriftelijke overeenkomst worden afgesloten. Vastgelegd moet worden wat wel en wat niet mag en hoe en wanneer rapportages aan de penningmeester plaatsvinden. Op basis van deze rapportages geeft de penningmeester aan het bestuur periodiek een overzicht van de financiële situatie. Om dit allemaal goed te laten verlopen is het gewenst om jaarlijks een schema te maken waarop tussenrapportages plaats moeten vinden. 6 Het opstellen van begrotingen Ieder jaar wordt een begroting aan de ALV ter goedkeuring voorgelegd. Het is gebruikelijk daarbij de volgende procedure te volgen: - de penningmeester vraagt de commissievoorzitters om voor een bepaalde datum de begrotingen van hun commissies in te dienen - de penningmeester voegt de deelbegrotingen samen en legt die met een begroting van de te verwachten inkomsten voor aan het bestuur - het bestuur stelt de begroting vast die aan de ALV zal worden voorgelegd - de penningmeester deelt de commissies mee welke deelbegroting voor hen aan de ALV zal worden voorgelegd - de penningmeester maakt de stukken gereed om aan de ALV te presenteren. Het is niet beslist nodig dat de penningmeester deze handelingen allemaal zelf uitvoert. Het maken van de overzichten kan best door een ander worden gedaan. Wel dient de versie die aan de ALV wordt voorgelegd door de penningmeester te worden verdedigd. 7 Het maken van overzichten van de wijze waarop de gelden zijn besteed Voor het maken van de overzichten voor de financiële verantwoording aan de leden wordt dezelfde procedure gevolgd als hiervoor beschreven voor het opstellen van begrotingen. Ook hier kan de penningmeester veel uitbesteden als hij/zij dat wil. Daarbij moet er rekening mee worden gehouden dat de stukken tijdig gereed zijn om door de kascommissie, die door de ALV is ingesteld, te worden gecontroleerd. 8 Het overleggen van alle bescheiden en verstrekken van alle inlichtingen aan de door de ALV benoemde kascommissie Dit is een taak van de penningmeester. De kascommissie kan inzage vragen in alle bescheiden. Als er meerdere mensen over geld gaan is het daarom handig als allen met hun boeken 18

19 aanwezig zijn. Dan kunnen onderliggende handelingen van boekingen direct worden gecontroleerd. Bijvoorbeeld: De baropbrengst van een bepaalde bedrag staat als inkomsten op de giro van de penningmeester. Het kasboek van de bar laat zien wat er die dag is gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk was. Of contributies komen als totaalbedrag bijvoorbeeld maandelijks binnen, Alleen degene die de contributies int kan laten zien van wie die afkomstig waren. 9 Het afleggen van verantwoording van zijn/haar beheer aan de leden tijdens de ALV. Verenigingen kiezen er soms voor om de begroting, de balans van bezittingen en schulden en het exploitatieoverzicht over de afgelopen periode niet met de uitnodiging voor de jaarvergadering naar de leden te sturen. Men wil niet dat de cijfers al op straat liggen voor ze zijn vastgesteld. Dit heeft echter als nadeel dat de leden niet zijn geïnformeerd en tijdens de vergadering tijd moeten hebben om de stukken in te zien. Tijdens de ALV verdedigt de penningmeester het door hem/haar gevoerde beleid. Hoewel ter verduidelijking ook anderen het woord kunnen voeren, is en blijft de penningmeester verantwoordelijk voor de financiële cijfers die de stukken staan. Na de discussie is het gebruikelijk dat de kascommissie een verklaring aflegt over de wijze waarop de penningmeester het geld heeft beheerd. Ook al is er op zich niets op het handelen van de penningmeester aan te merken, kunnen door de kascommissie ook aanbevelingen worden gegeven voor veranderingen, bijvoorbeeld in de wijze van administratie. Gehoord de uitleg van de penningmeester en die van de kascommissie verleent uiteindelijk de ALV de penningmeester decharge voor het door hem/haar gevoerde beleid. 10 Aanvragen en verdere afhandeling van subsidies Net als voor sponsors zal de penningmeester zelf voor het aanvragen van subsidies moeten zorgen. Ook alle verdere contacten hierover met de subsidieverlenende instanties zal door hem/haar moeten worden gedaan. Dat wil niet zeggen dat de penningmeester zelf al het werk moet doen. Subsidies kunnen worden aangevraagd voor bijvoorbeeld jeugdzaken of onderhoud van accommodaties. De verzoeken voor de subsidie kunnen het beste door de betreffende portefeuillehouders worden opgesteld. Zij zijn de deskundigen. De penningmeester dient het verzoek in en antwoord op vragen in overleg met de betreffende portefeuillehouder Overigens kan het zinvol zijn dat iemand zich eens verdiept in de mogelijkheden voor subsidie die er zijn. Iedere gemeente heeft daar een overzicht van en dat is aan te vragen. Wellicht staat het ook op internet. Verder wordt er door de overheid veel geld aan de gemeenten ter beschikking gesteld voor stimulering/ondersteuning van de breedtesport. Gemeenten kunnen geld aan de overheid vragen voor projecten. Het kan geen kwaad om gemeentebesturen aan ideeën te helpen. Een briefje en/of een gesprek met de sportambtenaar kan veel geld opleveren. Dit is nu typisch een klus die een lid kan doen die zo nu en dan wel wat tijd heeft, maar zich niet aan een bepaalde routine kan binden. 12 Het aanmanen, eventueel gevolgd door incasso bij wanbetalers. Achterstand in betalingen meldt hij/zij uiterlijk 1 maand na een eerste aanmaning aan het Dagelijks Bestuur Aanmaningen gebeuren altijd door de penningmeester zelf, omdat alleen hij/zij daartoe handelingsbevoegd is. Het is verstandig een standaard brief te maken, waarin kan worden ingevuld naam, adres etc., hoe groot de schuld is, over welke periode die schuld is opgebouwd, voor wanneer betaald moet zijn, op welk giro- of banknummer het geld moet worden gestort en hoe hoog de eventuele boete is. Als niet wordt betaald, kan een tweede aanmaning worden gestuurd, waarin staat dat bij niet tijdige betaling een incassobureau wordt ingeschakeld. Dat kan heel eenvoudig via B&G Consultancy, waarmee de NTTB een raamovereenkomst heeft waarin is vastgelegd dat B&G 19

20 Consultancy gratis incasso-opdrachten voor verenigingen van de NTTB uitvoert, omdat zij de incassokosten op de debiteur verhalen. Om B&G Consultancy in te schakelen moet u hen een kopie van de laatst verzonden brief sturen, waarin de personalia van de debiteur, de hoofdsom en de grond van de vordering staan vermeld. Dit kan zowel per post, fax of gebeuren. Adresgegevens B&G Consultancy Postbus AM Amsterdam Tel: Fax: bgconsul@globalxs.nl Penningmeesters informeren natuurlijk tijdig hun medebestuursleden over betalingsachterstanden en de wijze waarom zij daarmee omgaan. Het opstellen van begrotingen voor bestuur, commissies en Externe communicatie - Verzorgen van de verenigingscorrespondentie - Contact onderhouden van (afdeling van)bond - Contact onderhouden met de gemeente - Contact onderhouden met andere sportverenigingen - Contact onderhouden met de pers - Verzorgen van persberichten en aankondigingen - Contact onderhouden met scholen/ schoolsoortcommissies - Contact onderhouden met lokale of provinciale sportraad - Vertegenwoordiging in gemeentelijke- regionale en/of provinciale raden - Werven van adverteerders en sponsors - Werven van nieuwe leden Interne communicatie - Opvang van nieuwe leden - Maken van clubblad - Maken van nieuwsbrief - Verzorgen van mededelingen op het prikbord - Contact onderhouden met ouders - Contact onderhouden met commissies en werkgroepen Kaderbeleidstaken - Het geven van leiding aan de doelstellingen die de vereniging nastreeft Om aan de doelstellingen van de vereniging te voldoen moeten een aantal taken worden uitgevoerd. Het hoort tot de taak van de voorzitter(ster) om voor de goede uitvoering te zorgen. Om er voor te zorgen dat alle geledingen in de vereniging goed functioneren verdeelt de voorzittter(ster) de werkzaamheden door (deel)taken te bundelen en deze takenpakketten aan medebestuurders te delegeren. Zo ontstaat een organisatiestructuur die bij de vereniging past. Bestuurders kunnen de deeltaken uit hun takenpakket verder delegeren. De voorzitter(ster) is als eerste verantwoordelijk voor het takenpakket dat onder zijn/haar verantwoording valt. Dat betekent echter niet dat hij/zij alles zelf moet doen. Hierna zijn een aantal voorbeelden gegeven van taken die de voorzitter(ster) aan anderen zou kunnen delegeren - In kaart brengen/houden van de organisatiestructuur 20