CVDR. Nr. CVDR271599_1. Verordening financieel beheer

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Waterschap Hollandse Delta. Nr. CVDR271599_1 19 juni 2018 Verordening financieel beheer Verordening financieel beheer Begripsbepaling Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: a. de administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheer van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; b. het beheer van vermogenswaarden: alle beheerdaden die voortvloeien uit het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid en die gevolgen hebben voor de financiële middelen van het waterschap; c. het financieel beheer: de administratie en het beheer van vermogenswaarden. Organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden Artikel 2 1 Het dagelijks bestuur stelt, met inachtneming van het gestelde in deze verordening, een regeling vast met betrekking tot de organisatie van het financieel beheer en biedt deze ter kennisneming aan het algemeen bestuur aan. 2 De regeling bedoeld in het eerste lid omvat in elk geval: a ) een beschrijving van de functies van het financieel beheer, waarbij wordt aangegeven welke functies uit het oogpunt van de interne controle gescheiden dienen te worden; b ) procedurebeschrijvingen betreffende de onderdelen van het financieel beheer; c ) een regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden; d ) een regeling van de beveiliging van programma- en gegevensbestanden; e ) voorschriften inzake de periodieke verslaglegging. 3 De in het eerste en tweede lid bedoelde regeling dient zodanig te worden opgesteld dat aan de eisen van controle, rechtmatigheid en doelmatigheid wordt voldaan. 4 De registeraccountant van het waterschap wordt gehoord over het ontwerp van de voorschriften bedoeld in het eerste en tweede lid van dit artikel. Artikel 3 Binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van het algemeen bestuur handelt het dagelijks bestuur zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel, c.q. de beslissing(en) van het algemeen bestuur. Bij het handelen wordt onder andere het rationeel toepassen van bedrijfseconomische principes betrokken. Het gaat hierbij om: a) het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten, gegeven een gewenst kwaliteitsniveau; b) de keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering van de activiteiten; c) het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van activiteiten. Artikel 4 Het dagelijks bestuur wijst een ambtenaar aan - hierna te noemen het hoofd van de afdeling Financiën, Planning en Control, (FP&C) - die zelfstandig, met inachtneming van de door het college van D&.H vastgestelde regels zoals aangegeven in artikel 2 en het treasurystatuut verantwoordelijk is voor de uitvoering van de administratie en van het beheer van de vermogenswaarden van het waterschap. Artikel 5 Met betrekking tot de administratie en het financieel beheer behoren de volgende hoofdbestanddelen tot de functie van de controller: a) initiërende en coördinerende rol ten aanzien van het ontwikkelen van sturings- en beheersinstrumenten; b) draagt bedrijfseconomische principes uit en toetst de bedrijfsvoering op doelmatig en doeltreffend handelen. Verzamelt, analyseert, interpreteert hiertoe informatie over de uitvoering van het vastgestelde beleid in directie en afdelingen. Dit betreft zowel de geleverde prestaties naar kwaliteit en kwantiteit als wel de gebruikte middelen (personeel, informatie, communicatie en financiën) daarvoor; c) verstrekt adviezen over de stand van zaken van de bedrijfsvoering en eventuele bijsturingsmaatregelen. 1

2 Artikel 6 1 Het hoofd van de afdeling FP&C is verantwoordelijk voor het voeren van de administratie van het waterschap. 2 Als onderdeel van de in het eerste lid genoemde taak richt het hoofd van de afdeling FP&C de financiële administratie van het waterschap in met inachtneming van de voor het waterschap van toepassing zijnde comptabiliteitsvoorschriften en voert deze zodanig dat de financiële rechten en verplichtingen, de ontvangsten en de betalingen, de vermogensrechten en -verplichtingen alsmede de bezittingen en schulden van het waterschap juist en volledig blijken. 3 Vanuit de administratie stelt het hoofd van de afdeling FP&C alle informatie beschikbaar die de andere functionarissen van het waterschap ten behoeve van hun functioneren nodig hebben. Artikel 7 De controller adviseert het management van de afdelingen, de directies en de algemeen directeur over de sturing en beheersing van de processen en heeft in deze zin een voorwaardenscheppende en signalerende taak. Artikel 8 1 De secretaris van het waterschap draagt er zorg voor dat het hoofd afdeling FP&C alle door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn ontvangt. 2 Aan het hoofd van de afdeling FP&C worden tijdig alle overige gegevens en stukken verstrekt die hij ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaglegging en het beheer van de vermogenswaarden nodig heeft. Artikel 9 Het hoofd van de afd. FP&C draagt er zorg voor dat: 1 tijdig voorstellen tot wijziging van de regeling bedoeld in artikel 2 van dit besluit, aan het dagelijks bestuur worden gedaan, indien daartoe naar zijn mening aanleiding bestaat; 2 aan het dagelijks bestuur tijdig voorstellen worden gedaan voor het verzekeren van de financiële risico's die verband houden met de taakuitoefening van het waterschap; 3 de uit rechten en verplichtingen van het waterschap voortspruitende invorderingen en betalingen tijdig in behandeling worden genomen; 4 tijdig voorstellen aan het dagelijks bestuur worden gedaan met betrekking tot de financiering van de activiteiten van het waterschap; 5 het beheer van de geldmiddelen van het waterschap doelmatig wordt gevoerd. Artikel 10 1 De bepaling van de posten van de begroting, waarop de inkomsten en uitgaven worden geboekt, geschiedt in overeenstemming met de desbetreffende bestuursbesluiten. 2 Indien de door de daartoe bevoegde ambtenaren gegeven aanwijzingen op de desbetreffende stukken niet in overeenstemming zijn met de post of posten waarop verantwoording naar het oordeel van het hoofd FP&C dient te geschieden, doet deze daarvan door tussenkomst van de algemeen directeur mededeling aan het dagelijks bestuur. Artikel 11 1 De betalingen geschieden op grond van gefiatteerde betalingsbescheiden. 2 De hieruit voortvloeiende betalingsopdrachten worden voorzien van de handtekeningen van tenminste twee daartoe aangewezen personen. De ontwerp-jaarrekening van het waterschap Artikel 12 1 De ontwerp-jaarrekening van het waterschap en het daarbij behorende verslag ter verantwoording van het financieel beheer worden opgemaakt en ondertekend door het hoofd afdeling FP&C. 2 De ontwerp-jaarrekening en het verslag ter verantwoording van het financieel beheer worden tezamen met het verslag van de registeraccountant zoals bedoeld in artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet, aan het dagelijks bestuur aangeboden. 3 Indien het hoofd van de afd. FP&C, op grond van zijn verantwoordelijkheid voor de financiële administratie, meent de ontwerp-jaarrekening en het verslag ter verantwoording van het financieel beheer niet te kunnen ondertekenen, vindt de in het tweede lid van dit artikel bedoelde aanbieding plaats onder overlegging van een verslag van de bevindingen van het hoofd afdeling FP&C. 2

3 Artikel 13 Indien het dagelijks bestuur de ontwerp-jaarrekening, het verslag ter verantwoording van het financieel beheer en het verslag van de registeraccountant bedoeld in artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet aanvaardt, strekt dit mede tot décharge van het hoofd afdeling FP&C, behoudens later in rechte gebleken valsheid in bewijsstukken of andere onregelmatigheden. Slotbepalingen Artikel 14 1 Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari Met ingang van de dag van inwerkingtreding van deze verordening vervallen de vigerende verordeningen financieel beheer van: a ) Zuiveringschap Hollandse Eilanden en Waarden, b ) Waterschap De Brielse Dijkring, c ) Waterschap De Groote Waard, d ) Waterschap Goeree-Overflakkee, e ) Waterschap IJsselmonde. 3 Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening financieel beheer' van waterschap Hollandse Delta. Toelichting ARTIKELSGEWIJS Artikel 2 Tot de taak van het dagelijks bestuur behoort het beheren van de inkomsten en uitgaven van het waterschap alsmede de controle op het geldelijk beheer. Het is dan ook het dagelijks bestuur dat de regeling betreffende de organisatie van het financieel beheer vaststelt. Een goede organisatie van het financieel beheer is slechts mogelijk indien de organisatie van het waterschap duidelijk is omschreven, niet alleen ten aanzien van de technische grondslagen maar ook wat betreft de leiding en verantwoordelijkheden op alle niveaus. In het kader van de regeling van de organisatie van het financieel beheer voert het echter te ver om een beschrijving van die organisatie te geven. In het kader van het financieel beheer heeft de administratie tot taak een zodanige registratie te vervullen dat op basis daarvan controle en analyse van het gehele bedrijfsgebeuren kan plaatsvinden. In het tweede en derde lid van dit artikel is aangegeven aan welke eisen de regeling betreffende de organisatie van het financieel beheer in elk geval dient te voldoen. De beschrijving van de functies van het financieel beheer en de financiële administratie, zoals genoemd in letter a, heeft betrekking op de zeven functies die bij het financieel beheer worden onderscheiden, te weten: 1 de beherende functie; 2 de administratieve functie; 3 de bewarende functie; 4 de controlerende functie; 5 de financiële beleids- en beheerfunctie; 6 de bedrijfseconomische functie; 7 de prognose functie. Het derde lid van dit artikel is afgeleid uit bepalingen uit de artikelen 108 en 109 van de Waterschapswet. In deze artikelen wordt namelijk bepaald dat de verordening op het financieel beheer dient te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid en controle wordt voldaan. Uiteraard geldt dit ook voor de regeling van de organisatie van het financieel beheer, die als uitvloeisel van de verordening moet worden vastgesteld. In het algemene deel van deze toelichting zijn de genoemde eisen nader uitgewerkt. Tussen de organisatie van het financieel beheer en de externe controle bestaat een nauwe relatie. Het vierde lid geeft aan dat de registeraccountant van het waterschap tijdig om advies moet worden gevraagd over de vast te stellen regeling van het financieel beheer. Tijdig wil hier zeggen voorafgaand aan de vaststelling door het dagelijks bestuur. Artikel 4 Dit artikel vindt zijn basis in artikel 108, derde lid, van de Waterschapswet, waarin wordt bepaald dat er in de verordening aparte functionarissen, niet zijnde de secretaris, moeten worden aangewezen voor het verrichten van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden. In dit artikel wordt de zelfstandige verantwoordelijkheid voor de uitvoering van deze taken gelegd bij het hoofd afdeling FP&C. In de loop der jaren is de registrerende functie van boekhouder of ontvanger geëvalueerd tot financiële ambtenaar en omvat deze een groter scala van taken dan voorheen. Zo geschiedt het beheer van het waterschap thans mede door middel van gegevens uit de administratie (zie hiervoor ook de toelichting op het volgende artikel). Artikel 6 De informatiestroom naar het dagelijks bestuur is te onderscheiden in twee componenten, te weten: 3

4 informatie die betrekking heeft op te nemen beslissingen; informatie omtrent de uitvoering van genomen beslissingen. De eis die aan deze informatie wordt gesteld is dat deze juist, volledig en tijdig het dagelijks bestuur moet bereiken. Dit impliceert dat de daarmee verband houdende werkzaamheden zodanig worden georganiseerd dat aan deze eis kan worden voldaan. De huidige bestuurlijke informatievoorziening heeft zich ontwikkeld uit de conventionele financiële administratie. Dit betekent niet automatisch dat het hoofd afdeling FP&C, als verantwoordelijke voor de financiële administratie, alleen verantwoordelijk is voor het beleid ten aanzien van de inrichting en het functioneren van het informatiesysteem. De administratie in de huidig ontwikkelde vorm raakt vitale belangen van alle onderdelen van het waterschap en speelt een belangrijke rol in de taakvervulling van de beleidsen beheerorganen en controlerende en toezichthoudende functionarissen. Bij de uitoefening van de comptabele taak gaat het er in de eerste plaats om de waarheid te dienen. Het in strijd met de waarheid bepaalde boekingen verrichten of doen verrichten is niet aanvaardbaar. De objectiviteit staat voorop en daarom dient het hoofd afdeling FP&C in het algemeen geen beheer- of bewaringsbevoegdheden te bezitten. In tegenstelling tot het beheer van de geldmiddelen is de beleidsadviserende taak wel verenigbaar met het voeren van de administratie. De taak van bedrijfseconomisch adviseur past logisch bij het hoofd afdeling FP&C gezien zijn positie als verantwoordelijke voor de uitvoering van het financieel beheer en als hoofd van de (financiële) administratie. Artikel 8 Het eerste lid van dit artikel regelt de informatieplicht aan het hoofd afdeling FP&C teneinde deze in staat te stellen om een volledige registratie te kunnen voeren. Tevens dient hij zich te kunnen beroepen op de bevoegdheid tot het stellen van vragen aan alle functionarissen met betrekking tot in beginsel alles wat in de waterschapshuishouding voorvalt. Het spreekt van zelf dat het hoofd afdeling FP&C tactvol en voorzichtig met zijn ondervragingsbevoegdheid moet omgaan. Omdat de bevoegdheid zich richt op alle functionarissen van het waterschap, dient deze bevoegdheid in het uiterste geval gedekt te worden door de hoogste leiding. Artikel 9 Dit artikel regelt de algemene verantwoordelijkheid van het hoofd afdeling FP&C met betrekking tot die maatregelen die nodig zijn voor een goede organisatie van het financieel beheer. Het bepaalde in het eerste lid beoogt te voorkomen dat er als gevolg van wijzigingen in de loop van de tijd gekunstelde constructies ontstaan die de uitgangspunten van de organisatie van het financieel beheer geweld aan doen. Het derde lid legt de bevoegdheid tot het nemen van invorderingsmaatregelen expliciet bij het hoofd afdeling FP&C. De in het vijfde lid bedoelde maatregelen zijn met name gericht op het voorkomen van renteverliezen. Artikel 10 Met het bepaalde in dit artikel wordt beoogd waarborgen te verschaffen voor de betrouwbaarheid van de registratie en van de te verstrekken informatie aan de beleids- en beheerorganen van het waterschap. Artikel 11 Ter verzekering van de rechtmatigheid van de betalingsopdrachten voor bank en giro zijn maatregelen van interne controle noodzakelijk zoals functiescheiding en voorafgaande goedkeuring. De juistheid van de betalingsbescheiden zoals facturen en dergelijke zal daarbij blijken uit de aanwezigheid van alle paragrafen c.q. handtekeningen die de interne controle eist. De feitelijk te verrichten handelingen zijn sterk afhankelijk van de systematiek van verwerking die door het waterschap wordt toegepast. Artikel 12 Het spreekt van zelf dat in het kader van de organisatie van het financieel beheer wordt geregeld door wie de werkzaamheden worden verricht die verbonden zijn aan het opstellen van de ontwerp-jaarrekening en het daarbij behorende verslag ter verantwoording van het financieel beheer. Gezien zijn comptabele taak behoren deze werkzaamheden te worden verricht onder de verantwoordelijkheid van het hoofd afdeling FP&C met in achtneming van de geldende wettelijke voorschriften. Het hoofd afdeling FP&C draagt de verantwoording dat de cijferopstelling in de ontwerp-jaarrekening in overeenstemming is met de comptabele administratie, hetgeen tot uitdrukking komt in zijn ondertekening van dit stuk bij de aanbieding aan het dagelijks bestuur. Het kan voorkomen dat het dagelijks bestuur ten aanzien van de inhoud of de inrichting van de ontwerp-jaarrekening een standpunt heeft dat afwijkt van de opvattingen van het hoofd afdeling FP&C. Indien in deze gevallen niet tot overeenstemming kan worden gekomen, maakt het hoofd afdeling FP&C de ontwerp-jaarrekening en het verslag op overeenkomstig de door het dagelijks bestuur gegeven aanwijzingen. Immers, de ontwerp-jaarrekening is uiteindelijk een verantwoording van het gevoerde beheer van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur. Het derde lid geeft het hoofd afdeling FP&C de mogelijkheid om zijn afwijkende standpunt mede te delen, waardoor gestalte wordt gegeven aan zijn verantwoordelijkheid voor een correcte verslaglegging. Artikel 13 4

5 Dit is een bepaling die voorafgaat aan artikel 106, vijfde lid, van de Waterschapswet, waar wordt bepaald dat de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur de leden van het dagelijks bestuur ontlast ten aanzien van het in de jaarrekening verantwoorde financieel beheer. Voorafgaand hieraan strekt het aanvaarden van de ontwerp-jaarrekening door het dagelijks bestuur, hetgeen tot uitdrukking komt in het aanbieden aan het algemeen bestuur, tot décharge van het hoofd afdeling FP&C. 5