KALENDERVERGADERING 2020/2021 Balegem -19 september 2019

Transcriptie

1 1 KALENDERVERGADERING 2020/2021 Balegem -19 september 2019 Verwelkoming Welkom op de kalendervergadering voor het zomerseizoen 2020 en het winterseizoen Stefaan Lauwaert en Didier Scheire zijn verontschuldigd. Toekomst : Wij beloofden het vorig jaar al eens, maar nu is het gemeend. Er zal voor de clubs een nieuwe tool ontwikkeld worden waardoor jullie makkelijker zelf jullie aanvragen elektronisch zullen kunnen doen. Cycling Vlaanderen is al een tijdje bezig met een nieuw back office programma. Wij kunnen van deze opportuniteit gebruik maken om het proces van de aanvraag van een recreatieve toertocht vereenvoudigen. Het duurt allemaal wel een beetje langer dan wij hadden gehoopt. De PCR zal enkel zoals nu het geval is - een lijntjeskalender opstellen met de vooropgestelde datum en organisaties. We zullen vandaag een ganse jaarkalender samenstellen, dus zomer en winter 2020 met aansluitend al een stuk van Waarom zo vroeg een kalender samenstellen? Wij willen de gedrukte kalender klaar hebben tegen begin december. Jullie mogen dan de kalender rond nieuwjaar in jullie brievenbus verwachten. Dit biedt ons de mogelijk om een breder publiek aan te spreken. De gedrukte kalender zal niet enkel onder onze leden verspreidt worden, maar ook in Fietszaken. Dit om een nieuw publiek te bereiken. Ook de nieuwe Go-Bike en Go-Cycling die in het voorjaar 2020 verschijnt publiceert de tochten tot eind februari Vandaar dat wij er zo vroeg moeten bijzijn. Nieuw scanprogramma: Iedereen zal ondertussen het nieuw scanprogramma al eens gebruikt hebben. Over het algemeen gaat het gebruik van dit scanprogramma vlot. Hier en daar is er spijtig genoeg wel eens een probleem geweest. Strookjes voor dagvergunningen: Clubs zullen de strookjes na een organisatie een paar weken moeten bijhouden. Het is dus de verantwoordelijkheid van de clubs dat dit allemaal serieus verloopt. Belangrijk!: Het juiste aantal dagrijders moet nog steeds in het scanprogramma worden toegevoegd aan de hand van de geboortedatum. De clubs krijgen 75 centjes teruggestort van de twee euro die een dagverzekering kost. Laureaatschappen: De voorwaarden voor de verschillende laureaatschappen staan op onze website = Vanaf 2020 lopen de laureaaatschappen over een volledig kalenderjaar. Nog even ter verduidelijking: Wie rijdt voor het Trekcup-laureaat, moet minstens 25 mountainbiketochten rijden tot 31 december. Dus u zeker laten scannen voor een VTT afstand. Als u enkel op de weg rijdt kunt u uiteraard niet meer in aanmerking komen voor de vtt herinneringen op de happening. De deelnemers op de weg komen wel in aanmerking voor het provinciaal laureaatschap en de daaraan gekoppelde herinnering. De clubs zullen komende winterperiode enkel 30 centjes afdragen voor deelnemers aan de mountainbiketocht ( prijzenpot) en niet meer voor de cyclo-deelnemers. Wij zullen dit systeem dan na 1 jaar evalueren.

2 Kalender 2020: Aangezien er enkele nieuwe organisatoren zijn, wensen we nog even een paar gemaakte afspraken en reglementen in herinnering te brengen: 2 Er wordt maximum toegestaan: - 1 organisatie van 150 km of meer per dag in de provincie - 1 kidsorganisatie per dag in de provincie - cyclo of vtt - 1 weekdagfietstocht per dag in de provincie - 1 cluborganisatie per dag per gewest - 1 toprit per club en per weekend Bijkomende startplaatsen worden slechts toegestaan wanneer in het gewest van de tweede startplaats geen organisatie op de kalender staat. Een tweede startplaats dient minimaal ongeveer 25 km verwijderd te liggen van de hoofdstartplaats. Bijkomende startplaatsen buiten de eigen provincie moeten aangevraagd worden aan de PCR voorzitter van de betrokken provincie via de PCR van Oost-Vlaanderen. Weekdagfietstochten kunnen het ganse zomerseizoen door worden georganiseerd. De langste afstand wordt beperkt tot 60 km. De inschrijvingsuren voor de weekdagfietstochten worden volledig vrijgelaten, en iedere club kan deze naar wens invullen. Zo kan perfect een weekdagfietstocht doorgaan in de voormiddag en/of namiddag. De clubs mogen 2 organisaties inrichten tijdens het weekend, + één midweek en één Toprit. Enamecup (de vroegere labelorganisaties organisaties:) Deze lopen dus ook over een kalenderjaar. Om in aanmerking te komen voor een Ename organisatie moet men voldoen aan het lastenboek. Classics: Wat de Classics betreft moeten de clubs zich ook telkens opnieuw kandidaat stellen. Om het kwaliteitslabel classic te verkrijgen zullen deze organisaties aan bepaalde normen moeten voldoen. Het lastenboek is hierbij een leidraad. VTT organisaties: Hier moet men eveneens voldoen aan het lastenboek. Fiets- en MTB Happening: Wegens een gebrek aan organisatoren zal deze niet meer doorgaan. In 2020 zal de PCR- ter vervanging een graveltocht organiseren. Wij willen daar ook een promotie-dag voor het recreatief fietsen aan koppelen. Afgevaardigden CyV.: Op de sommige tochten zal er een PR afgevaardigde aanwezig zijn. Deze zal enkel promotioneel werk leveren maar kan in nood technische ondersteuning bieden. Komend winterseizoen : Het inschrijvingsrecht voor deelname aan deze recreatieve veldtoertochten of cyclotochten bedraagt momenteel 4,00 euro, met uitzondering van de Classics. Vorige winter verhoogden wij het tarief. De clubs moesten daarvoor een gratis fietsparking voorzien en toiletten bij de bevoorrading plaatsen. Het eerste jaar zagen wij hier en daar nog iets door de vingers, komende winterperiode zullen wij daar op toezien. Voorlezen kalender: (Bart DZ)

3 Samenstelling en goedkeuring kalender: 3 Hoe gebeurt de afhandeling en goedkeuring van de kalender? Kalender samenstellen door Cycling Vlaanderen tot 10 oktober Invoeren van de kalender op de website, en controle door de clubs tot 25 oktober Eindsamenstelling van kalender door Cycling Vlaanderen van alle provinciën tot 30 november Kalender drukken en overmaken aan Bpost 10 december De definitieve kalender zal dus uiterlijk tegen 10 oktober ingevoerd worden en kenbaar gemaakt worden via de website van Cycling Vlaanderen. Het is aan de clubs om dit na te zien!! Wij dringen er nogmaals op aan dat elke club de gegevens van zijn eigen organisaties controleert op eventuele fouten en deze direct meldt aan de PCR, zodat dit kan verbeterd worden. Allerlei: Tarief: De tarieven blijven dezelfde. - Label wordt Enamecup. Ondertussen kent iedereen het systeem met sterren? (zie: Kort samengevat: Gewone rit: 2 euro 1 ster : 3 euro 2 sterren : 4 euro Classic : vanaf 5 euro Enamecup: 5 euro VTT: 4 euro VTT tochten van 61 tot 80 km: 5,00 - tochten vanaf 81 km: 6,00 Jongeren tot 14 jaar (U15) nemen gratis deel. ( behalve bij het Peloton) Niet-vergunninghouders jonger dan 15 jaar, dienen evenwel een dagvergunning van 2 euro te betalen. Clubaansluiting: De clubaansluiting 2020 blijft voor de recreatieve clubs volledig gratis. Met recreatieve clubs wordt bedoeld: de wielertoeristenclubs en de wielerclubs die uitsluitend wedstrijden organiseren voor de recreatieve renners, zoals masters en cyclosportieven, en de funclasse in het mountainbiken. Als club kan men aansluiten vanaf het moment dat minimum twee leden een vergunning wielertoerismevtt nemen. Dit wordt nogal eens vergeten, ook bij organiserende clubs. Bondsbijdrage Per organisatie ingeschreven op de kalender, ook voor de permanenten en brevetten, wordt een bondsbijdrage van 20,00 betaald. Voor een tweede startplaats dient men niet meer te betalen. Voor Classics dient 70,00 organisatierecht betaald te worden aan WBV. Machtiging Voor wat de mountainbikeorganisaties betreft: Deze dienen een machtiging aan te vragen via de E-Tool van Sport. Vlaanderen. Timing via de E-Tool: Zomerkalender 2020 Voor 1 november Indienen van MTB Tocht door de clubs (datum & gemeenten) Voor 8 november - Goedkeuren door federatie Voor 15 november - Goedkeuren Sport. Vlaanderen. Aanvullen dossiers door organisatoren

4 Vanaf 16 november - Doorsturen naar ANB 15 januari - Deadline machtigingen ANB 4 Winterkalender Voor 15 april Indienen van MTB Tocht door de clubs (datum & gemeenten) Voor 22 april - Goedkeuren door federatie Voor 1 mei - Goedkeuren Sport. Vlaanderen. Aanvullen dossiers door organisatoren 1 mei - Doorsturen naar ANB 30 juni - Deadline machtigingen ANB Opgelet: eenmaal uw dossier in behandeling is bij het ANB kan je niets meer wijzigen. Wees er dus op tijd bij en respecteer deze datums. Logistieke ondersteuning: We benadrukken nog eens dat het verboden is om te pijlen ( met verf) op de grond. Meer en meer gemeenten schrijven hiervoor GAS boetes uit die ferm kunnen oplopen. Men is gewaarschuwd. Vraag ook steeds de schriftelijke toelating aan bij de gemeente voor jouw doortocht doorheen de gemeenten, dan kom je niet tot de verrassing dat je pijlen niet zijn weggehaald door gemeentearbeiders. Om de clubs te ondersteunen die niet over pijlen beschikken, zijn er volgende opties. Door de provinciale sportdienst van uw gemeente wordt de mogelijkheid geboden om pijlen te ontlenen. Deze zullen beschikbaar zijn in elke gemeentelijke sportdienst. Ook de PCR beschikt over een aantal pakketten pijlen. Deze worden ter beschikking gesteld van de clubs. Ook bij CYV in Gent kun je pijlen en alle andere materiaal ontleden. U kan hiervoor contact opnemen bij Mathieu Bruyneel, Strandlaan 3 in Gent. Sportdrank kan in de vorm van poeder worden besteld, 1 emmer kost 45 euro en is goed voor 400 deelnemers. Materialenkist : Aan het begin van elk jaar wordt aan de betreffende organisatoren het beurtrolsysteem meegedeeld waarbij allerlei materieel zoals borden, spandoeken, flyers, wordt meegegeven. Controleer de materialen goed bij afhaling. Vul het lijstje zorgvuldig in en laat het ondertekenen door de vorige club. -Vrouwvriendelijk label Interesse? Dit kan aangevraagd worden bij CY. VL. in Gent Aanvraag en motivatie mailen naar mathieu.bruyneel@wielerbondvlaanderen.be - Toiletten van Toi Toi & Dixi.: Alle informatie vind je op de CYV Fruit: Clubs die een recreatieve wielertocht organiseren kunnen aan zeer voordelige prijzen fruit aankopen voor de bevoorrading van hun tocht. Alle informatie vind je op de website: De clubcontactpersoon logt in via via de clublogin: Plastieken bekertjes op bevoorradingen: Vanaf 1 januari 2020 is het op alle evenementen verboden om dranken te serveren in wegwerpbekertjes of eenmalige drankverpakkingen, zoals blikjes, drankkartons, petflesjes of niet herbruikbare glazen flessen. Ook papieren en kartonnen bekers worden verboden. Tenzij de eventorganisator een systeem

5 5 voorziet dat garandeert dat minstens 90% van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Dan mogen wel nog wegwerpbekers gebruikt worden. De bewijslast daarvoor ligt bij de organisator. Er kan allicht best gewerkt worden met herbruikbare bekers die kunnen aangekocht of gehuurd worden. Je kan voor de aankoop van bekers subsidies krijgen via de Openbare Afvalstoffenmaatschappij. BCH 2020: De BCH gaat volgend jaar door op 12 en 13 september. Dit in het kader van de Limburg Fietsvierdaagse in Lanaken. Slot: - Goed nieuws ivm de vtt tochten: Alle vtt organisatoren van komende winter hebben ondertussen een machtiging ontvangen. Bedankt ook aan de clubverantwoordelijken om dit allemaal op te volgen. - Als u nu iemand nieuw lid maakt in uw club krijgt die persoon een vergunning die geldig is tot eind Vroeger noemden wij dit een promotievergunning. - Om deze kalendervergadering van deze avond vlot te laten verlopen is er veel voorbereidend werk geleverd door Johan. Wij wensen hem hiervoor te bedanken. - Zaterdag 28 september Fiets en MTB weekend in Oostakker. Tenslotte wens ik Conny en Rudy te bedanken voor het kosteloos gebruik van deze zaal. Balegem 19/09/2019