DEBAT MET DE NATIONALE PARLEMENTEN ZITTING II E-JUSTICE: EEN INSTRUMENT VOOR BURGERS, BEROEPSBEOEFENAREN EN HET BEDRIJFSLEVEN ACHTERGRONDNOTA S

Transcriptie

1 NOTA S Beleidsondersteunende afdeling C Rechten van de burger en constitutionele zaken FORUM VOOR JUSTITIËLE SAMENWERKING IN BURGERLIJKE ZAKEN: DEBAT MET DE NATIONALE PARLEMENTEN 2 DECEMBER 2008 ZITTING II E-JUSTICE: EEN INSTRUMENT VOOR BURGERS, BEROEPSBEOEFENAREN EN HET BEDRIJFSLEVEN ACHTERGRONDNOTA S PE LEGAL AFFAIRS

2 DV\ doc PE v01-00

3 Directoraat-Generaal Intern Beleid Beleidsondersteunende afdeling C Rechten van de burger en constitutionele zaken FORUM VOOR JUSTITIËLE SAMENWERKING IN BURGERLIJKE ZAKEN: DEBAT MET DE NATIONALE PARLEMENTEN 2 DECEMBER 2008 ZITTING II E-JUSTITIE: EEN INSTRUMENT VOOR BURGERS, RECHTSBEOEFENAARS EN HET BEDRIJFSLEVEN ACHTERGRONDNOTA S PE v /64 DV\ doc

4 Deze nota s werden opgesteld in opdracht van de Commissie juridische zaken van het Europees Parlement. Beschikbare talen: BG, CS, DA, DE, EL, EN, ES, ET, FI, FR, HU, IT, LT, LV,, PL, PT, RO, SK, SL, SV. Auteurs: Carlos Manuel Gonçalves de Melo Marinho, rechter, contactpunt van het Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken en van IberRede, Lissabon; Philippe Delarbre, directeur van het Nationaal Strafregister, Nantes; Marc van Opijnen, senioradviseur juridische informatica, Bureau InternetSystemen en -Toepassingen Rechterlijke Organisatie van de Raad voor de rechtspraak, Utrecht Manuscripten voltooid in november Verkrijgbaar via: Mevr. Roberta Panizza Tel: Fax: roberta.panizza@europarl.europa.eu Voor informatie over publicaties van DG Intern beleid zie: Brussel, Europees Parlement De inhoud van dit document geeft de mening van de auteurs en niet noodzakelijkerwijs het standpunt van het Europees Parlement weer. DV\ doc 5/64 PE v01-00

5 ZITTING II -E-JUSTITIE: EEN INSTRUMENT VOOR BURGERS, RECHTSBEOEFENAARS EN HET BEDRIJFSLEVEN INHOUD 1. Gebruik van IT in de rechterlijke organisatie: elektronische betekening en kennisgeving van stukken en elektronische bewijsverkrijging, elektronische documentatie en communicatie, het gebruik van videoconferentie, online-instrumenten voor Europese procedures en het Europees e-justitieportaal - Carlos Manuel Gonçalves de Melo Marinho, rechter, contactpunt van het Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken en van IberRede, Lissabon 2. Elektronisch netwerk van strafregisters en de noodzaak van beveiliging van persoonsgegevens - Philippe Delarbre, directeur van het Nationaal Strafregister, Nantes 3. Noodzaak tot een elektronisch netwerk voor insolventie-, ondernemings-, kadastrale en andere registers? - Marc van Opijnen, senioradviseur juridische informatica, Bureau InternetSystemen en - Toepassingen Rechterlijke Organisatie van de Raad voor de rechtspraak, Utrecht PE v /64 DV\ doc

6 GEBRUIK VAN IT IN DE RECHTERLIJKE ORGANISATIE: ELEKTRONISCHE BETEKENING EN KENNISGEVING VAN STUKKEN EN ELEKTRONISCHE BEWIJSVERKRIJGING, ELEKTRONISCHE DOCUMENTATIE EN COMMUNICATIE, HET GEBRUIK VAN VIDEOCONFERENTIE, OINE- INSTRUMENTEN VOOR EUROPESE PROCEDURES EN HET EUROPEES E-JUSTITIEPORTAAL CARLOS MANUEL GONÇALVES DE MELO MARINHO, RECHTER, CONTACTPUNT VAN HET EUROPEES JUSTITIEEL NETWERK IN BURGERLIJKE EN HANDELSZAKEN EN VAN IBERREDE, LISSABON DV\ doc 7/64 PE v01-00

7 II. GEBRUIK VAN IT IN DE RECHTERLIJKE ORGANISATIE De wegen van de IT 1. De huidige staat van de e-justitie in Europa 1 wordt gekenmerkt door een groot aantal naast elkaar bestaande en los van elkaar opererende Europese en nationale projecten, die zich in totaal verschillende stadia van hun ontwikkeling bevinden en heel verschillende resultaten opleveren. In de Europese Unie (EU) kwam e-justitie er tot nu toe vooral neer op het verschaffen van Europese informatie via websites van de Europese instellingen (bijv. EUR-lex, SCADPlus, Eurovoc of Pre-Lex), informaticastructuren voor de ondersteuning en tenuitvoerlegging van nieuwe criteria en regels (bijv. het Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken, het Europees justitieel netwerk in strafzaken, justitiële atlassen voor burgerlijke zaken en voor strafzaken, de koppeling van Europese strafregisters en SOLON, een meertalige woordenlijst met termen uit het strafrecht) en specifieke projecten van de beroepsorganisaties (bijv. het Europees testamentenregister of EULIS, de European Land Information Service, een samenwerkingsverband van Europese landen dat kadastrale informatie uitwisselt). Daarnaast zijn er nog een aantal opmerkelijke, maar nog broze instrumenten als N-Lex, een interessant gemeenschappelijk portaal dat toegang geeft tot de bronnen van nationale wetgeving van 23 lidstaten in 22 officiële talen, en IATE (Interactive Terminology for Europa), de terminologiedatabank van de EU, die een algemene woordenlijst met juridische termen bevat. 2. Deze specifieke context vraagt om verdere ontwikkeling door middel van samenwerking, het uitbouwen van zaken die goed gaan en waar oplossingen voor zijn gevonden en centrale beslissingen die erop gericht zijn een bepaalde mate van standaardisatie en integratie tot stand te brengen, zodat Europa door de afmetingen en middelen waar het over beschikt, een positieve bijdrage kan leveren aan de nationale competenties, inspanningen en ervaringen. Een dergelijke methode kan dubbele omvatting en een versterkte betrokkenheid genereren en het is de beste manier om de voortgang en ontwikkeling van concrete projecten zeker te stellen zonder de risico's en moeilijkheden die zich bij wetgevingsprocedures voordoen. Tegelijkertijd kan deze oplossing leiden tot een vruchtbare uitwisseling van optimale werkwijzen, convergentie van technische oplossingen, stimulering van nationale initiatieven, het ontstaan van schaalvoordelen en de toename van belangrijke kostenbesparingen. Een instrument dat uitstekend geschikt is om deze noden en de daarmee verband houdende mogelijkheden te illustreren, is de videoconferentie bij de grensoverschrijdende bewijsverkrijging. Op dit gebied lijkt het evident dat er, naast de bestaande nationale regels, gemeenschappelijke criteria inzake de fysieke overdracht van middelen, en doeltreffende, overeenstemmende samenwerkingsregels en betrokkenheidsniveaus worden vastgesteld. 1 Of Europese e-justitie of, eventueel, Europese online justitie, overeenkomstig de terminologie die wordt voorgesteld door het Europees actieplan inzake e-justitie van 3 september 2008, 11330/08, LIMITE JURINFO 52 JAI 357 JUSTCIV 133 COPEN 133. PE v /64 DV\ doc

8 3. Volgens de nieuwe logica lijkt het van fundamenteel belang dat de instrumenten voor e-justitie in het hart van de gerechtelijke procedures met een grensoverschrijdend aspect worden opgenomen. Dit betekent dat gerechten met behulp van IT moeten samenwerken en dat rechtsbeoefenaars en burgers via deze weg contact met elkaar op kunnen nemen en hun rechten kunnen uitoefenen met behulp van de modernste middelen die de informatiemaatschappij rijk is. De betekening en kennisgeving van stukken, bewijsverkrijging, elektronische documentatie en communicatie en het gebruik van videoconferentie vormen de kern van deze paradigmaverschuiving. 4. Het Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken, het Europees justitieel netwerk in strafzaken, de koppeling van Europese strafregisters of het Europees testamentenregister zijn de voortbrengselen van een tijd waarin e-justitie nog werd samengesteld door advocaten en nog niet op geïntegreerde initiatieven was gebaseerd. Het EJN-civiel als precedent 1. Het Europees netwerk in burgerlijke en handelszaken (EJN-civiel) is een goede illustratie van de huidige fase van geïsoleerde, maar soms doeltreffende inspanningen. We kunnen de ervaring die we hiermee hebben opgedaan en de criteria die we hebben toegepast, gebruiken om een nuttig universeel e-justitiesysteem op te zetten. 2. Het EJN-civiel werd opgezet naar aanleiding van het Verdrag van Amsterdam en de conclusies van het voorzitterschap van de Europese Raad van Tampere van 15 en 16 oktober Sommige van de oprichtingsideeën van dit netwerk zijn origineel, uitermate doeltreffend en relevant in het kader van e-justitie. 3. De activiteiten van het EJN-civiel zijn gericht op drie doelstellingen: a) De justitiële samenwerking tussen de lidstaten van de Europese Unie verbeteren en vereenvoudigen; b) Een informatiesysteem ontwerpen, aanbieden en bijhouden over justitiële samenwerking in burgerlijke en handelszaken binnen de Europese Unie, de toepasselijke communautaire besluiten en internationale instrumenten en het interne recht van de lidstaten 1, dat er hoofdzakelijk op is gericht om de burgers te helpen de specifieke moeilijkheden te overwinnen die zich voordoen bij geschillen met grensoverschrijdende aspecten; c) De praktische toepassing van communautaire besluiten of overeenkomsten die tussen twee of meer lidstaten van kracht zijn, verbeteren. 1 Beschikking van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de oprichting van een Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken, PB L 174 van , blz. 25. DV\ doc 9/64 PE v01-00

9 4. Om deze doelstellingen te bereiken, wordt er gekozen voor een gemeenschappelijke oplossing: het intensieve en, waar mogelijk, exclusieve gebruik van informatie- en communicatietechnologieën (ICT). 5. Het netwerk voorzag uitstekend in een aantal nieuwe Europese noden die voortkwamen uit de verplichting dat de echte deelnemers aan het samenwerkingsproces - de gerechten rechtstreeks contact met elkaar moesten onderhouden op het gebied van rechtshulp, waardoor de traditionele centrale autoriteiten naar een tweede positie werden geschoven. Het was opgericht om ervoor te zorgen dat dit systeem doeltreffend zou kunnen functioneren en zou kunnen bijdragen aan de totstandbrenging van een echte Europese rechtsruimte. 6. Deze structuur steunt op het principe van het nationale contactpunt, een persoon (bij voorkeur een rechter) die de spin vormt in het web van informatie-uitwisseling en de officiële diensten vervangt of ondersteunt bij hun taak de gerechten te helpen rechtstreeks met elkaar samen te werken. 7. Het netwerk heeft in de zes jaar van zijn bestaan reeds de volgende doelen bereikt: a. Het verschaffen van eenvoudige, duidelijke informatie over de rechtsstelsels van de Europese landen (m.u.v. Denemarken); b. Het bereiken van hits/maand op de homepage van het project, waardoor het de best bezochte webpagina van de Unie is en waarmee wordt aangetoond hoe belangrijk de verschafte informatie voor de burgers is; c. De oprichting van de Europese justitiële atlas voor burgerlijke zaken; d. Het verschaffen van informatie over Europees recht; e. Oplossing of ondersteuning van de oplossing van samenwerkingsproblemen van de gerechten of andere autoriteiten; f. Ondersteuning van de opleiding van rechters en openbare aanklagers op het gebied van de justitiële samenwerking, zelfs met behulp van virtuele informaticatechnologieën; g. Het verkorten van de vertragingen die worden veroorzaakt door de problemen die zich bij de justitiële samenwerking voordoen; h. Het opzetten en online publiceren van een aantal goed opgebouwde, nuttige praktische gidsen over belangrijke EU-verordeningen; i. Het opzetten van webpagina s die informatie bevatten over justitiële samenwerking op het gebied van burgerlijke en handelszaken. 8. Om dit te doen, maakt het netwerk intensief gebruik van nieuwe technologieën en, in het bijzonder, van de voordelen die het internet biedt. PE v /64 DV\ doc

10 De homepage van het project, die wordt gemaakt en onderhouden onder verantwoordelijkheid van de Europese Commissie, is te vinden op justice_home /ejn/. Deze pagina bevat, naast heel veel informatie, factsheets over rechtsorde, de organisatie van de rechtspraak, juridische beroepen, rechtsbijstand, bevoegdheid van de rechtbanken, aanhangigmaking van zaken bij de rechter, procestermijnen, toepasselijk recht, betekening en kennisgeving van stukken, verkrijging van bewijs en bewijsvoering, voorlopige en bewarende maatregelen, tenuitvoerlegging van rechterlijke beslissingen, vereenvoudigde procedures en spoedprocedures, echtscheiding, ouderlijke verantwoordelijkheid, alimentatievorderingen, faillissement, alternatieve wijzen van geschillenbeslechting, schadeloosstelling van slachtoffers van misdrijven en, binnenkort, over automatische procedures. Hier kan ook informatie worden gevonden over het gemeenschapsrecht met betrekking tot deze onderwerpen. Deze factsheets geven burgers en rechtsbeoefenaars eenvoudige en rechtstreekse informatie over de rechtsstelsels van 26 landen van de Europese Unie. De juridische informatie wordt aangeboden aan de hand van eenvoudige, directe vragen, waarop duidelijke, verhelderende antwoorden volgen. 9. Met dit technologische instrument hebben we een onbetwistbaar hulpmiddel in handen om een Europese rechtsruimte te creëren. Het is ook een zeer doeltreffende manier om informatica te gebruiken om burgers in staat te stellen hun rechten op een kwalitatief hoger niveau uit te oefenen en ze meer vertrouwd te maken met de buitenlandse stelsels, zodat ze zich zekerder voelen als ze juridische betrekkingen opbouwen met mensen en bedrijven uit andere EU-landen. 10. Het netwerk heeft ook een essentieel instrument opgezet dat het internet gebruikt om alle informatie aan te leveren die nodig is om een fatsoenlijke samenwerking tussen gerechten te garanderen en het juiste gebruik van de juridische mechanismen en procedures in de Europese verordeningen te waarborgen. Dit instrument heet de Europese justitiële atlas voor burgerlijke zaken en is te vinden op index_en.htm. Met behulp van dit instrument kan iedere rechtsbeoefenaar of burger in één van de EU-talen toegang krijgen tot de benamingen, adressen en territoriale bevoegdheden van alle gerechten in de EU. De gebruikers kunnen er ook de benodigde informatie vinden over rechtsbijstand, betekening en kennisgeving van stukken, bewijsopname, erkenning en tenuitvoerlegging van beslissingen en schadeloosstelling van slachtoffers van misdrijven. Daarnaast kunnen de gerechten deze toepassing gebruiken om online formulieren in te vullen die zijn aangenomen onder de verordeningen inzake burgerlijke en handelszaken. DV\ doc 11/64 PE v01-00

11 Naast een hele reeks nuttige internetlinks vinden we daar ook informatie over alle Europese gerechten die de beschikking hebben over een videoconferentiesysteem en in de omstandigheden verkeren te voorzien in de grensoverschrijdende bewijsverkrijging. 11. De interne communicatie vindt plaats op een intranetsysteem en door middel van het intensieve gebruik van . Geschreven brieven zijn een uitzondering en worden alleen nog in bepaalde omstandigheden gebruikt. 12. Het netwerk is, op een bepaalde manier, een icoon van de manier waarop het domein van e- justitie moet worden betreden. Het toont aan dat men zich in zijn inspanningen om goed werkende instrumenten te maken, moet laten leiden door het constante besef dat men de burgers moet dienen en dat het belangrijk is technologische instrumenten te gebruiken die een brede interactie met het systeem mogelijk kunnen maken. Uiteindelijk moet ons werk constant gericht zijn op de toename van de voorzieningen en de voordelen die de Europese burgers en bedrijven ter beschikking staan. Er kan geen enkel e-justitiesysteem succesvol worden opgezet zonder dit specifieke concept in het achterhoofd. 13. Uit de verspreiding van de netwerkfilosofie naar andere plaatsen zoals de Ibero-Amerikaanse landen, de Afrikaanse landen of het grensgebied rond de Middellandse Zee, leren we dat een goede consolidatie en integratie van de bestaande IT-structuren en het ontwerp van eindproducten die een toekomstige interface met andere externe systemen toestaan, zijn aan te bevelen. Structuurlijnen van e-justitie 1. Bij het voorbereiden van de bouw van een e-justitiestructuur is het van fundamenteel belang in gedachten te houden dat deze inspanning gericht moet zijn op effectiviteit en snelheid en het toegankelijker maken van het Europese rechtsstelsel. Het is van essentieel belang voor de opbouw van het Europese e-justitiesysteem dat er een juiste analyse wordt gemaakt van de behoeften en dat er professionele en onbetwistbare kennis van het rechtsstelsel en, in het bijzonder, van het functioneren van de gerechten in huis is, wat nog maar eens benadrukt dat het noodzakelijk is de veranderingen met steun van de rechterlijke macht door te voeren. Het is verder uiterst belangrijk over een grondige, geactualiseerde kennis van de beschikbare en geschikte informaticaoplossingen te beschikken. Dit betekent dat er nauwgezette theorieën en doeltreffende antwoorden op de op te lossen vragen moeten worden verkregen op basis van een analyse die op ervaring en grondige kennis van de juridische wereld en de beschikbare technologieën stoelt. 2. De verandering moet stoelen op: a. De kwaliteit van de behoefteanalyse; PE v /64 DV\ doc

12 b. Een juist begrip van de werking van de juridische administratie; c. De zorgvuldige koppeling tussen de oplossingen en de feiten. 3. Het lijkt ook van groot belang dat de nieuwe Europese wetgeving op dit gebied altijd de voordelen en mogelijkheden van e-justitie beschouwt en maatregelen verwerpt die niet verenigbaar zijn met de logica van e-justitie. Het controleren van de juridische compatibiliteit met e-justitie lijkt in dit proces, met andere woorden, een must te zijn. 4. Op dezelfde wijze is het van essentieel belang het veilige gebruik te garanderen van digitale handtekeningen (e-handtekening), de authenticatie van gebruikers (e-identiteit), tijdstempel en waarborg van de onveranderlijkheid van de vervaardigde akten of overgelegde stukken en de codering van mededelingen. 5. Misschien moeten we staan op oplossingen waarbij alles volledig via het internet wordt geregeld, waarmee wordt vermeden dat de administratie van justitie zich louter op intranetsystemen of binnen eigen virtuele netwerken afspeelt. 6. Een andere beslissende maatregel om er zeker van te zijn dat de veranderingen die nodig zijn op dit gebied een kans maken, ligt op het gebied van de opleidingen. Er moeten systematische en constante inspanningen worden geleverd om de rechters en andere rechtsbeoefenaars een grondige voorbereiding te geven op het gebruik van informatie- en e- justitietechnologieën, eventueel zelfs met behulp van virtuele onderwijstechnieken. De digitalisering van de rechtspraak vraagt om uiterst vaardige professionals en campagnes die de voordelen van de nieuwe systemen en het digitale besluit laten zien. 7. Als de informatie eenmaal is gedigitaliseerd, moet deze worden geclassificeerd en op verschillende toegankelijkheidsniveaus beschikbaar worden gesteld en alleen voor een aantal speciaal geadresseerden worden afgeschermd als dat door nationale of gemeenschappelijke regelgeving wordt opgelegd. Als gegevens alleen aan bepaalde personen of partijen mogen worden verschaft, moeten ze toegankelijk zijn via directe en geheime authenticatie. De instrumenten voor directe toegang tot de juridische procedures moeten ook beschikbaar worden gesteld aan de wettelijke vertegenwoordigers van de partijen. Dit moet uiteraard vergezeld gaan met een veilige infrastructuur en veilige authenticatie van stukken. Voor geen van deze overwegingen is het opzetten van verschillende instrumenten dwingend noodzakelijk. Integendeel, het is aan te bevelen het aantal IT-structuren zo klein mogelijk te DV\ doc 13/64 PE v01-00

13 houden, en er lijkt geen enkele reden te zijn de centralisatie van de toegangen in bijvoorbeeld één groot portaal te vermijden. 8. E-justitie in Europa moet zich altijd zowel op het strafrecht als het civiel recht richten en niet aan de ongerechtvaardigde verleiding toegeven meer aandacht aan de criminele wereld te besteden. De projecten voor beide rechtsgebieden moeten gezamenlijk groeien, in een bepaalde symmetrie en met een gemeenschappelijke filosofie en gelijkaardige terminologie en instrumenten. Hieruit blijkt ook de noodzaak om de snelheid, middelen en oprichtingscriteria van de twee gebieden gelijk te trekken en de asymmetrieën te overwinnen die voortkomen uit de verschillende momenten waarop ze zijn ontstaan en uit het feit dat het ene project zich in de derde pijler bevindt en het andere in de eerste. 9. Het verlies van juridische digitale stukken zou een ramp zijn en kan het vertrouwen in e- justitie volledig tenietdoen. Het is daarom absoluut noodzakelijk om de veiligheid en de kwaliteit van de oplossingen te garanderen vanaf het front-end tot de backup- en archiefniveaus. Doelen a. Rechtsgeschillen sneller oplossen; b. Procedurele deadlines verkorten; c. Het vertrouwen in de doeltreffendheid en transparantie van de juridische werkwijze vergroten en de burgers en bedrijven dichter bij de rechterlijke organisatie brengen; d. Gerechtelijke procedures doelmatiger en eenvoudiger maken; e. Bedrijfskosten verlagen; f. De toegang tot justitie vergemakkelijken; g. De taak van de rechtsbeoefenaars verlichten; h. Bijdragen aan de justitiële samenwerking en het vrij verkeer van vonnissen door het wederzijds vertrouwen tussen rechterlijke autoriteiten te verbeteren, vertrouwen te creëren door het delen van kennis en intensiever gebruik van digitale communicatie, de hindernissen weg te nemen die voortkomen uit meertaligheid en het verschil in juridische terminologie en door betrouwbare instrumenten te verschaffen om de veiligheid en authenticatie van gegevens te waarborgen; i. De onderlinge koppeling tussen nationale en Europese databanken mogelijk maken; j. Direct toegang verlenen tot de formulieren die voor justitiële samenwerking nodig zijn en de mogelijkheid verschaffen ze online in te vullen en te verzenden; k. De structuren in de ogen van de burgers duidelijker maken door eenvoudige, toegankelijke en actuele informatie te verschaffen over de nationale rechtsstelsels, de Europese wetgeving en de regels van de Europese en internationale justitiële samenwerking. l. De informatie centraliseren in een breed internetportaal dat toegang kan geven tot alle digitale producten, interactie mogelijk maakt onder de logica van Web 2.0, de toegang op de verschillende diensten, netwerken en atlassen concentreert en het indienen van alle formulieren en verzoeken mogelijk maakt, evenals de uitgifte van documenten met rechtskracht. Een stevige bijdrage leveren aan het bouwen van een Europese rechtsruimte. PE v /64 DV\ doc

14 Trends 1. De Europese burgers die zich voor de dimensieverandering van tijd en plaats geplaatst zagen en gewend zijn geraakt om snel toegang te hebben tot grote hoeveelheden informatie, worden steeds veeleisender. Justitie is één van de terreinen waarvan de burgers duidelijk hoge verwachtingen hebben, en het is tevens een terrein waar technologie buitengewone voordelen met zich mee kan brengen voor iedereen. 2. Als we de volgende patronen in ons achterhoofd houden: de huidige psychologische en sociologische situatie, de toenemende druk van de vraag en de nieuwe behoeften die voortkomen uit de uitbreiding van het aanbod van publieke digitale producten, de koortsachtige technologische innovatie, de verbreding van de verwachtingen, de verdichting of reorganisatie van de tijd die we voor onszelf hebben, de globalisering en de toename van het aantal en de frequentie van de grensoverschrijdende juridische betrekkingen, dan kunnen we op het gebied van e-justitie de volgende trends onderscheiden: De wetgeving en de tastbare systemen zullen langzaam veranderen om de papieren procedures uiteindelijk te kunnen vervangen door elektronische; a. Het grootste deel van de contacten tussen burgers en de staat zal, met name op het gebied van justitie, op IT zijn gebaseerd. b. De bureaucratie zal minder worden dankzij het snellere karakter van de communicatiemiddelen; c. Betrekkingen tussen gerechten en autoriteiten van de verschillende landen zullen, vooral in het kader van de juridische instrumenten die in de Europese rechtsruimte worden aangenomen, in essentie gebaseerd zijn op snelle, rechtstreekse technologische middelen en videoconferenties met meerdere camera s en online beeldopnames; d. Het vrij verkeer van vonnissen zal baat hebben bij de algemene publieke toegankelijkheid van processen en beschikkingen via allerlei soorten digitale apparatuur zoals pc s, persoonlijke digitale assistenten, mobiele telefoons en ieder ander draagbaar apparaat met breedbandverbinding. e. We zullen op internationaal niveau steeds meer justitiële samenwerkingsnetwerken zien die op snelle communicatie en soepele regels voor wederzijdse hulp zijn gebaseerd. f. De samenwerkingsverzoeken in Europa zullen volledig gedigitaliseerd zijn, en de formulieren die aan de bestaande en nieuwe Europese verordeningen zijn gehecht, worden online ingevuld en direct verzonden. g. Deze netwerken zullen eenvoudigere, informele en permanente contactlijnen creëren waarmee een wereldwijd web wordt gesponnen. DV\ doc 15/64 PE v01-00

15 h. We zullen de fusie van de IT-instrumenten bijwonen en zien dat deze in sterke alomvattende thematische internetruimtes worden opgenomen; i. De lidstaten en de Europese Unie zullen betrouwbare en duidelijke informatie verschaffen over de nationale en de gemeenschappelijke wet- en regelgeving. Deze informatie zal beschikbaar zijn voor burgers, bedrijven, rechtsbeoefenaars en juridische autoriteiten. j. Op het niveau van de procesvoering mogen we op de volgende gebieden goede resultaten verwachten: het creëren van papierloze gerechten, processen indienen en beheren, indeling van rechtszaken, online betalingen en griffierechten, bijhouden van dossiers, archivering, management van de rechtbank en statistische stelsels; k. Voice en video over IP en snelle videolinks, e-mediation, automatische vertaling, stemherkenning of digitale stenografie, integrale online opnames van pleidooien, digitale dienst van stukken en gedigitaliseerde mededelingen voor en van de gerechten, papierloze rechtzaken en automatische procedures, in combinatie met minder, efficiëntere en completere databanken, zullen algemeen worden aanvaard. De Europese executoriale titel 1. In het kader van de Europese betalingsbevelverordening lanceerden Duitsland en Oostenrijk een project om een grensoverschrijdend systeem op te bouwen dat tot EU-niveau kan worden uitgebreid. Het is de bedoeling dat het project in de eenvoudige versie in werking treedt vanaf het moment waarop Verordening (EG) nr. 1896/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 12 december 2006 tot invoering van een Europese betalingsbevelprocedure in werking treedt, wat op 12 december 2008 gebeurt. Er wordt ook voorzien in de toevoeging van meer functionaliteiten op latere tijdstippen. Dit wordt ondersteund door een specifieke regel van dit juridische gemeenschapsdocument, zijnde artikel 8. Dit artikel voorziet dat de beoordeling van het aanvraagformulier, op basis waarvan wordt onderzocht of de in de artikelen 2, 3, 4, 6 en 7 gestelde eisen zijn vervuld en of de vordering gegrond lijkt, via een automatische procedure kan worden uitgevoerd. Dit is een echte uitdaging en een voorbeeld van de voorzichtigheid die we moeten betrachten als we de immense taak krijgen om een e-justitieruimte op te bouwen. Dit voorbeeld verdient het dan ook om hier, in deze initiële analyse, te worden genoemd. 2. De verordening wordt uitgevaardigd op een kruispunt, bij de samenvloeiing van twee verschillende systemen. PE v /64 DV\ doc

16 Voor een van deze systemen, het zuivere proceduresysteem van de executoriale titel (of gerichtliches Mahnfahren ), waar een functionaris met een beperkt aantal juridische bevoegdheden ( der Rechtspfleger ) en niet de rechter ( der Richter ) de aanvraag globaal onderzoekt en de executoriale titel verleent, is het makkelijker om een automatische procedure te ontwerpen. Hoe het ook zij, zelfs hier is het een zware culturele en juridische slag om de analyse of de vordering al dan niet gegrond is aan een computersysteem over te laten. Zelfs als we ervan uitgaan dat het gerecht, in deze systemen en in de verordening 1 die daaruit is voortgekomen, iets anders is dan een rechter, lijkt het erop dat het systeem de burgers, in ieder geval ogenschijnlijk, minder bescherming biedt. Bij de gemengde of onzuivere proceduresystemen van de executoriale titel (zoals het Spaanse, het Franse en het Italiaanse), die worden gekenmerkt door de garantie dat er een rechter aan te pas komt, zien we een ontkenning van het recht op een rechter, het begin van geautomatiseerde vonnissen en de verwerping van de daadwerkelijke toegang tot justitie. 3. Onze vaardigheden worden flink op de proef gesteld. Als burgers, vooral burgers die het minst zijn voorbereid om zichzelf te verdedigen en het minste inzicht hebben in de rechtsstelsels, in de positie van verwerende partij komen en tot de conclusie komen dat dit een onmenselijk systeem is vanwege het feit dat zij geen toegang hebben tot een professionele, technische en onpartijdige voorbereidende analyse van hun zaak, zijn de resultaten misschien niet genoeg om het beeld van e-justitie te redden, zeker niet in het licht van sommige Europese culturele benaderingen. We moeten deze ingreep dus met alle zorg omkleden. E-justitie moet altijd een systeem van, met en voor de mensen zijn. II. BETEKENING EN KENNISGEVING VAN STUKKEN EN ELEKTRONISCHE BEWIJSVERKRIJGING, ELEKTRONISCHE DOCUMENTATIE EN COMMUNICATIE, GEBRUIK VAN VIDEOCONFERENTIE De Europese gerechtelijke procedures met een grensoverschrijdend element kunnen enorm veel baat hebben bij e-justitie. E-justitie kan op korte en middellange termijn in het bijzonder zeer doeltreffend en nuttig zijn op het gebied van de betekening en kennisgeving van stukken, bewijsverkrijging, het Europese betalingsbevel, de Europese procedure voor geringe vorderingen en verzoeken om rechtsbijstand. Betekening en kennisgeving van stukken en elektronische communicatie en documentatie 1 gerecht betekent iedere instantie die in een lidstaat bevoegd is ten aanzien van een Europees betalingsbevel of aanverwante aangelegenheden artikel 5. 3). DV\ doc 17/64 PE v01-00

17 1. De digitalisering van grensoverschrijdende gerechtelijke en buitengerechtelijke procedures betreft ook de elektronische communicatie tussen het gerecht en de partijen die onderdeel zijn van de procedures. Dit is van essentieel belang om snelheid te genereren met inachtneming van de afstanden en de specifieke moeilijkheden die zich bij internationale processen voordoen. Op dit gebied stelt Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken (de betekening en de kennisgeving van stukken), en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1348/2000, die vanaf 13 november 2008 in werking treedt, dat de verzending van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken rechtstreeks en op snelle wijze geschiedt (nr. 8 van de preambule). Dit is het ideale juridische voorwendsel om de IT-technologie op dit gebied te introduceren. De instrumenten voor e-justitie worden ook genoemd als hulpmiddel om de doelstellingen van de verordening te halen door middel van het vervaardigen van een elektronisch handboek dat de informatie bevat waarnaar wordt verwezen in de artikelen 2, 3, 4, 10, 11, 13, 15 en De betekening en de kennisgeving van stukken en mededelingen in het algemeen veroorzaken enorme procedurele vertragingen. De traditionele manieren om de nodige contacten te onderhouden, zorgen ook altijd voor een enorme kostenpost en veel inzet van personeel. 3. Hier biedt de IT enorme mogelijkheden. We kunnen hierbij o.a. wijzen op de snelheid van e- mail, de kostenbesparing in verband met Voice over IP en de doeltreffendheid en snelheid die kunnen worden bereikt met videoconferentie over breedband of ultrabreedband. 4. Om zeker te stellen dat het gedigitaliseerde rechtsstelsel tot de best mogelijke resultaten leidt, is het heel belangrijk dat iedere burger over een elektronisch adres beschikt. Dit doel kan met verbeelding en een breed politiek gezichtsveld worden bereikt. Zelfs de postdiensten kunnen zichzelf intern reorganiseren om het contact met alle burgers, geadresseerden van elektronische documenten, te garanderen. Een andere oplossing kan zijn om voor iedere burger centraal een adres aan te maken. Burgers die geen computer hebben, kunnen hun lezen in openbare ruimtes die speciaal voor dit doel zijn opgezet. Aanvullend zouden in ieder contract verplicht de adressen van de partijen moeten worden genoemd, zodat die bij geschillen over de ondertekende overeenkomst kunnen worden gebruikt. 5. Wat betreft de elektronische documentatie verwijzen wij u naar het eerste hoofdstuk van deze tekst. PE v /64 DV\ doc

18 Het gebruik van videoconferentie bij de justitiële samenwerking in burgerlijke en handelszaken 1. De tekst die op dit moment de Europese regels bevat voor de grensoverschrijdende bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken is de Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei Deze verordening bevat een pakket regels die in alle landen van de Europese Unie, behalve in Denemarken, van kracht zijn en vervangt het Verdrag van Den Haag van 18 maart 1970 inzake de verkrijging van bewijs in het buitenland in burgerlijke en in handelszaken dat werd opgesteld op de Haagse Conferentie voor internationaal privaatrecht, inzake de betrekkingen tussen de landen die zich aan dit verdrag hadden verbonden. 2. De genoemde Europese verordening is van toepassing als: a. Het doel is om bewijs te verkrijgen in de gemeenschappelijke ruimte; b. Een dergelijke bewijsverkrijging valt onder burgerlijke of handelszaken; c. Het verzoek wordt gedaan bij een rechtbank of lidstaat; d. De bewijselementen waar om is verzocht zijn bedoeld voor gebruik in een reeds aanhangige of in een voorgenomen procedure. 3. De meest gebruikte soort grensoverschrijdende bewijsverkrijging die in de regels van de verordening wordt omschreven, is de bewijsverkrijging op basis van de rechtstreekse verzending van verzoeken tussen gerechten. Het is tevens het meest gestimuleerde samenwerkingssysteem in de nieuwe logica die door het Verdrag van Amsterdam en de Conclusies van Tampere werden geïntroduceerd. In dit kader moet het gerecht van een lidstaat dat een verzoek tot het verkrijgen van bewijs wil sturen naar het bevoegde gerecht van een andere lidstaat, in de eerste plaats nagaan om welk gerecht het gaat en waar dat gerecht zich bevindt. Hiervoor kan het de eerder genoemde Europese justitiële atlas voor burgerlijke en handelszaken gebruiken. Daar kan het gerecht de juiste formulieren vinden, staat aangegeven in welke talen de formulieren mogen worden ingevuld en of er een videoconferentiesysteem in het aangezochte gerecht beschikbaar is. Ook kunnen de middelen die voor de samenwerking beschikbaar zijn, worden opgezocht. Daarnaast heeft het verzoekende gerecht toegang tot de teksten van de genoemde verordening en van de Haagse Conventie van 1970, en tot de mededelingen van de lidstaten. Als het verzoekende gerecht het aangezochte gerecht heeft gevonden, moet het formulier A invullen dat een bijlage vormt van voornoemde Europese tekst. Dit formulier kan, net als alle andere formulieren, online worden ingevuld. Na deze procedure kan het: a. Worden uitgeprint en over de post worden verstuurd; b. Opgeslagen worden op een pc, of; DV\ doc 19/64 PE v01-00

19 c. Direct per mail worden verzonden. 4. Nr. 8 van de preambule van de verordening stelt dat een voorwaarde voor de doeltreffendheid van gerechtelijke procedures in burgerlijke en handelszaken is, dat de verzending en uitvoering van verzoeken om handelingen tot het verkrijgen van bewijs te verrichten rechtstreeks en langs de snelste kanalen tussen de gerechten van de lidstaten verlopen. Deze wettekst van de Europese Gemeenschap verplicht het gebruik van de meest geavanceerde technologische middelen en pleit in het voordeel van het gebruik van videoconferentie. In dit opzicht verklaart lid 4 van artikel 10 dat het verzoekende gerecht van het aangezochte gerecht kan verlangen dat bij de verrichting van de handeling tot het verkrijgen van bewijs gebruik wordt gemaakt van communicatietechnologie, in het bijzonder video- en teleconferenties. 5. Dit gebod is zo sterk dat dezelfde regel stelt dat het aangezochte gerecht aan die wens gehoor geeft, tenzij deze vorm niet verenigbaar is met de wet van de lidstaat van het aangezochte gerecht, dan wel wegens praktische moeilijkheden niet mogelijk is. Het lijkt erop dat alleen fysieke problemen een barrière kunnen vormen voor het gebruik van videoconferenties, aangezien we niet één rechtsstelsel van een lidstaat kennen dat het gebruik van een dergelijk technologisch middel kan verhinderen onder het mom van serieuze juridische obstakels. 6. De snelheid die het gebruik van geavanceerde technologieën oplevert, wordt zo belangrijk geacht dat de verordening voorziet in de mogelijkheid dat de gerechten onderlinge overeenstemming bereiken om middelen die in eerste instantie niet aanwezig zijn, alsnog te verkrijgen (artikel 10, lid 4). 7. Videoconferentie wordt in de Gemeenschap nog heel onregelmatig en ongelijk toegepast, ondanks het sterke enthousiasme dat aan deze basis van de verordening ligt. Op dit moment is het gebruik van videoconferentie in de meeste lidstaten mogelijk bij strafprocedures, maar videoconferentie wordt in civiele procedures veel minder toegepast. Volgens de gegevens die werden overgelegd om in de Europese justitiële atlas voor burgerlijke zaken te worden opgenomen, is er alleen in Portugal in alle gerechten een videoconferentiesysteem beschikbaar. Sommige lidstaten gebruiken het helemaal niet en in andere lidstaten moet er van tevoren contact worden opgenomen zodat het systeem tevoorschijn kan worden gehaald en opgezet kan worden (zoals het geval is in Nederland en in Sleeswijk-Holstein in Duitsland). 8. Als een bepaald technologisch instrument, zoals het videoconferentiesysteem, niet voorhanden is, moet het aangezochte gerecht het formulier E, in de bijlage van de verordening, invullen en daarin verklaren dat de vorm van het verzoek niet verenigbaar is met de wetgeving van de PE v /64 DV\ doc

20 lidstaat van het aangezochte gerecht, dan wel dat het vanwege grote praktische problemen niet mogelijk is aan het verzoek te voldoen. 9. Voor de verordening hoort het gebruik van videoconferentie om het verzoekende gerecht in staat te stellen een getuige te horen, onder de noemer van het rechtstreeks verkrijgen van bewijs onder artikel 17 dat de noodzaak van interventie door het centraal orgaan bedoeld in artikel 3, lid 3, bepaalt. 10. Hiermee wordt een speciale moeilijkheid en een innerlijke tegenstrijdigheid geïntroduceerd die het samenwerkingsproces op dit gebied mogelijk onnodig kan verstoren. Dat komt omdat er hier sprake is van twee verschillende constructies die elkaar opheffen of, op z n minst, met elkaar in botsing komen. Aan de ene kant zien we innovatieve, structurele vindingen die tot stand kwamen met het doel snelheid, eenvoud en betrouwbaarheid tot stand te brengen. Deze nieuwe regels rusten op de verkondiging voorrang te geven aan het rechtstreekse contact tussen gerechten en de rol van de centrale autoriteiten te beperken, en op het intensieve gebruik van de modernste technologische middelen. Aan de andere kant hebben we te maken met speciale voorzorgsmaatregelen bij het rechtstreeks verkrijgen van bewijs, die de systematische interventie van een autoriteit van de lidstaat van het aangezochte gerecht voorschrijven, geen automatismen en directe initiatieven kunnen toestaan en onnodige beperkingen opleggen aan de regels van de bewijsproductie. Volgens de omschreven voorstelling is het bijvoorbeeld zo dat als een gerecht van één land het gerecht van een ander land vraagt een getuige te verhoren, deze getuige verplicht is te verschijnen en onder de geldende regels zijn bijdrage te leveren aan welke intern verhoor dan ook, zoals vermeld in artikel 13 van de verordening. Gek genoeg is het zo dat als het verzoekende gerecht vraagt om het rechtstreeks verkrijgen van bewijs met behulp van de snelste, rechtstreekse en doeltreffendste middelen, d.w.z. de videoconferentie, dan beginnen de problemen en kan het bewijs alleen op vrijwillige basis, zonder dwangmaatregelen worden vergaard, blijkens artikel 17, lid 2. Dit leidt in een groot aantal gevallen tot volledige dwarsboming van het initiatief. 11. Als we denken aan de grensoverschrijdende handeling tot het verkrijgen van bewijs met behulp van videoconferentie, moeten we concluderen dat we hier geen beroep kunnen doen op de soevereiniteitsbescherming, die wel in werking treedt in het kader van de daadwerkelijke verplaatsing van de leden van een gerecht naar een ander land. De bijzonderheden van artikel 17 zijn juist in dit geval gerechtvaardigd. De tussenkomst van een centrale autoriteit is alleen nodig om een soevereiniteitsreserve te bekrachtigen en de oplossing van praktische problemen mogelijk te maken, die ongevoelig blijken te zijn voor een oplossing door middel van de hoofdzakelijke tussenkomst van de betrokken gerechten. DV\ doc 21/64 PE v01-00

21 Het niet-verplichtende karakter van de medewerking van de getuigen met het gerecht van een andere staat die buiten zijn eigen territorium handelt, herinnert ons eraan dat in bepaalde gebieden alleen lokale autoriteiten wetten ten uitvoer kunnen leggen met behulp van dwangmaatregelen. 12. Misschien kunnen we hieruit opmaken dat de Europese wetgever de tegenstrijdigheid niet heeft opgemerkt die hij in het systeem heeft ingebracht op grond van het feit dat de videoconferentie binnen de regelgeving van artikel 17 is gehouden. Het lijkt erop dat we, ten minste in het perspectief van een herziening van de verordening, dit voorschrift moeten voorbehouden aan situaties waarin er sprake is van de daadwerkelijke verplaatsing van de leden van een gerecht naar een andere staat. Alleen op deze manier kunnen we een zekere samenhang aanbrengen in de verklaarde bereidheid om snellere technologische middelen te gebruiken en rechtstreekse contacten tussen gerechten stimuleren. 13. De iure condendo, en in overeenstemming met de nagestreefde doelen en de principes die in de geanalyseerde verordening zijn vormgegeven, bevestigen we dat de grensoverschrijdende bewijsverkrijging via videoconferentie moet worden georganiseerd door een eenvoudig rechtstreeks contact tussen twee Europese gerechten. 14. We zijn ook van mening dat het verkrijgen van de onmisbare medewerking van de burgers met het rechtsstelsel, gepaard moet gaan met de dwangmaatregelen die door de nationale wetgeving van het aangezochte land zijn toegestaan. 15. In de huidige context kunnen we slechts aanraden dat het verzoekende gerecht vraagt om het gebruik van videoconferentie onder het regime van artikel 10, zodat het aangezochte gerecht in de gelegenheid wordt gesteld de nodige vragen aan de getuigen te stellen en tegelijkertijd de mogelijkheid voor zijn rechters gebruikt aan de handeling deel te nemen krachtens de regel van artikel 12 lid 3. Dit lijkt de enige manier om de constructie van de verordening in stand te houden en te garanderen dat het gebruik van de nieuwe oplossingen in de verordening geen restverschijnsel wordt. 16. De culturele verschillen tussen de gerechten die een lange traditie van geschreven procedures kennen, brengen ook een bepaalde weerstand met zich mee. 17. Om de bestaande problemen waardoor het gebruik van videoconferentie in burgerlijke zaken nog steeds beperkt is, op te lossen, lijkt het nuttig een Europees handboek op te stellen over het gebruik van videoconferentie, zodat er altijd eenvoudige, duidelijke uitleg over de bediening bij de hand is, zodat er meer vertrouwen ontstaat en deze technologie wat van haar mystiek kan afleggen. Dit is veel belangrijker dat het vastleggen van technische protocols en technologische normen. Een dergelijk handboek op het gebied van burgerlijke zaken moet er o.a. rekening mee houden dat: PE v /64 DV\ doc

22 a. Het van essentieel belang is om de twijfels die er nog steeds zullen zijn weg te nemen, te benadrukken dat het op afstand verkrijgen van bewijs door middel van videoconferentie krachtens de artikelen 17 of 10 van de verordening, zoveel mogelijk moet voldoen aan de procedures die worden gevolgd bij het verhoren van getuigen in de rechtzaal van de verzoekende landen, hetgeen betekent dat voor de keuze van de plaats van de videoconferentie, gekozen kan worden tussen de bestaande fysieke locaties van het aangezochte gerecht en er wordt voldaan aan de noodzaak de waardigheid en het respect te garanderen die men aan de wet verschuldigd is. b. Aangezien de apparatuur door het gerecht wordt geleverd, zouden er geen kosten moeten zijn. Als de apparatuur niet door het gerecht wordt geleverd, komen alle kosten van de transmissie, de huur van apparatuur en technisch personeel voor rekening van de partij die om de videoconferentie heeft verzocht. 18. Parallel daaraan lijkt het belangrijk de Europese justitiële atlas voor burgerlijke zaken te actualiseren op het gebied van videoconferentie, aangezien het erop lijkt dat er veel meer systemen zijn aangebracht en in gebruik kunnen worden genomen krachtens Verordening nr.1206/2001 dan er staan aangegeven. 19. Het is van uitermate groot belang dat er op Europees niveau een akkoord wordt bereikt over gestandaardiseerde en uniforme communicatievormen en protocollen. Het lijkt aanbevelenswaardig, niet alleen vanwege de kosten, maar ook gezien de algemene beschikbaarheid en het gebruiksgemak, dat IP videoconferentie algemeen gebruikt gaat worden, in de plaats van speciaal toegewezen lijnen met een eigen pakket regels (uiteraard indien nodig met sterke encryptie). Zware technologische eisen om een technologie in te voeren die, vandaag de dag, goedkoop en makkelijk is, kan alleen maar tot onnodige vertragingen en weerstand leiden. 20. Videoconferentie kan ook van groot nut zijn bij de communicatie met gevangenissen, met name om de risico's en kosten te vermijden die gepaard gaan met de fysieke aanwezigheid van gearresteerde burgers. III. OINE-INSTRUMENTEN VOOR EUROPESE PROCEDURES EN HET EUROPEES E-JUSTITIEPORTAAL was het jaar waarin het idee van e-justitie in Europa een grote vlucht maakte. Gedurende dat jaar werd er een prototype opgezet voor het Europees portaal voor e-justitie, waarnaar mr. Maud de Boer-Buquicchio, plaatsvervangend secretaris-generaal van de Raad van Europa, in haar speech verwees tijdens de Conferentie Werk aan e-justitie 2007 die van mei 2007 in Bremen werd gehouden, als een grensoverschrijdende, interoperabele communicatie-infrastructuur voor e-justitie, een constructie die verschillende rechtsstelsels met elkaar lijkt te gaan verbinden. Tijdens de conferentie werd de conclusie getrokken dat het Europese e-justitiesysteem niet gecentraliseerd kon worden, maar dat het op nationale oplossingen zou rusten die goed DV\ doc 23/64 PE v01-00

23 gecoördineerd zouden worden om ervoor te zorgen dat het gemeenschappelijk en doeltreffend functioneert en om het systeem coherent te beheren Tijdens de bijeenkomst van 19 en 20 juni 2008 verwelkomde de Europese Raad het initiatief om geleidelijk een uniform Europees portaal voor e-justitie op te zetten voor het einde van Dit portaal moet de verschillende onlineprojecten (webpagina s, sectorgerichte portalen, informatie-instrumenten, databanken, netwerken en atlassen) die relevant zijn op het gebied van de Europese e-justitie, onder één dak samenbrengen en alle bestaande digitale instrumenten op het gebied van grensoverschrijdende justitiële samenwerking in Europa gaan bevatten. Het moet een informatie- en dienstencentrum en een interactieruimte gaan vormen dat als een unieke poort fungeert die burgers en bedrijven toegang verschaft tot de Europese justitie. Het moet ook een nuttig instrument worden voor rechters, functionarissen van rechtbanken, centrale autoriteiten, ambtenaren van de nationale Ministeries van justitie en rechtsbeoefenaars. Het kan verschillende toegangsniveaus en diverse toegangsrechten omvatten. 4. Het portaal voor e-justitie kan als eenvoudige toegang tot nationale en Europese wetgeving dienen, in navolging van het EJN-civiel met betrekking tot dit onderwerp, de communicatie tussen gerechten, overheidsinstanties en betrokken partijen faciliteren en algemeen juridisch advies en rechtsbijstand verlenen bij grensoverschrijdende juridische problemen. Het moet hoofdzakelijk eerlijke, onafhankelijke, volledige en uitvoerige informatie aan het publiek verschaffen. Het portaal moet nauwkeurige en nuttige informatie geven via systemen die zijn ontworpen om de burger te helpen ontdekken hoe hij het best om kan gaan met juridische problemen, en begeleidt de burger in alle stadia van zijn procedure. 5. Dit portaal moet ook fungeren als een instrument dat bezoekers doorverwijst naar registers die op Europees niveau met het portaal zijn gelinkt en dat rechtstreeks toegang verschaft tot de nieuwe Europese procedures (bijv. geringe vorderingen ) en in het bijzonder tot de geautomatiseerde procedures (bijv. de geautomatiseerde Europese betalingsbevelprocedure ) en tot de volledig elektronische Europese procedures die nog kunnen worden opgezet. 6. Het portaal moet meertalig zijn en informatie verschaffen in de 23 talen van de EU, indien nodig met behulp van speciaal ontworpen vertaalsoftware. Als er links worden opgezet naar nationale webpagina s, moeten er ook vertalingen worden verstrekt door middel van het gebruik van geautomatiseerde vertaalsystemen (zoals EUROVOC en de geautomatiseerde vertaaltechnologie van SYSTRAN), waarbij speciale aandacht wordt besteed aan de behoefte aan juridische vertaaltools (zoals SOLON en N-Lex). 1 Verslag van de werkgroep van de Raad voor juridische dataverwerking (e-justitie) 15892/07 LIMITE, JURINFO 73, JAI 646, JUSTCIV 325, COPEN 170, Brussel, 29 november PE v /64 DV\ doc

24 Het kan een databank met juridische vertalers en tolken bevatten die beschikbaar zijn voor de gerechten, de rechtsbeoefenaars en het publiek. 7. Het Europese portaal moet de toegang garanderen tot de formulieren die als bijlage aan de verordeningen zijn gehecht, en het moet ervoor zorgen dat deze formulieren online kunnen worden ingevuld en verzonden. Ook moet de mogelijkheid worden geboden rechtstreeks om rechtsbijstand te vragen en moeten er online aanvragen kunnen worden ingediend (bijv. voor de schadeloosstelling van slachtoffers van misdrijven) en verzoeken kunnen worden ingediend voor inzage in strafregisters, eigendomsregisters en andere registers in het portaal. Het portaal moet ook het gebruik van online alternatieve geschillenbeslechting (ADR) mogelijk maken en een link aanbieden tot de website van de nationale ombudsman, indien die beschikbaar is. Het kan online betalingen aannemen, zoals griffierechten. 8. We kunnen ons voorstellen dat dit portaal op een dag alle burgers van de lidstaten een Europese burgerschaps box kan aanbieden die kan worden gebruikt in de contacten met de gerechten en andere autoriteiten en zelfs voor de betekening en kennisgeving van stukken. 9. Het portaal moet veilige communicatie mogelijk maken, alle voorwaarden scheppen voor videoconferentie en het hart vormen van de uitwisseling van stukken tussen gerechten onderling en tussen gerechten en partijen, met behulp van, waar nodig, e-identiteit, e-veiligheid en tijdstempels waarbij de fundamenten worden gevormd door gestandaardiseerde formats en communicatieprotocollen. 10. Instrumenten als CIRCA (het portaal dat een gemeenschappelijke virtuele ruimte biedt voor partners van de Europese instellingen, bijvoorbeeld voor gesloten communicatie binnen het EJNciviel) kunnen door dit rechtstreekse contactcentrum worden vervangen. In het portaal zou iedereen in de omstandigheid moeten verkeren contact op te kunnen nemen met zijn of haar collega's van projecten of interventies met behulp van veilige authenticatie. Daarnaast kan het portaal via een veilig netwerk de toegangspoort vormen tot de papierloze communicatielijnen tussen rechterlijke autoriteiten. 11. Het opzetten van een portaal voor e-justitie kan de zichtbaarheid van het Europese e-justitie vergroten en bijdragen aan een groter vertrouwen in en een verbeterde toegang tot justitie in Europa. Het kan de EU zelfs een gezicht geven op het gebied van justitie als de burgers op deze manier in contact komen met de Gemeenschap en de doelstellingen van de Gemeenschap. DV\ doc 25/64 PE v01-00

25 ELEKTRONISCH NETWERK VAN STRAFREGISTERS EN DE NOODZAAK VAN BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS PHILIPPE DELARBRE DIRECTEUR VAN HET NATIONAAL STRAFREGISTER IN NANTES (FRANKRIJK) PE v /64 DV\ doc

26 ONDERLINGE KOPPELING VAN STRAFREGISTERS IN DE EUROPESE UNIE Op 22 januari 2003 hebben de Franse president en de Duitse Bondskanselier ter gelegenheid van het 40-jarig bestaan van het Elysée-verdrag een gemeenschappelijke verklaring afgelegd voor de oprichting van een Europees strafregister. Voortbordurend op deze gezamenlijke wil van Frankrijk en Duitsland is een begin gemaakt met de koppeling van strafregisters in de Europese Unie in het kader van een versterkte samenwerking in strafzaken. De doelstelling van de partners van het strafregisternetwerk is ervoor te zorgen dat alle lidstaten snel en betrouwbaar toegang hebben tot de veroordelingen van rechtbanken in andere lidstaten van hun onderdanen, ter verbetering van de kwaliteit van de rechtspraak van de lidstaten (1). Deze snelle en betrouwbare toegang dient plaats te vinden via een beveiligd elektronisch netwerk waaraan de EU-lidstaten deelnemen. Ter bescherming van persoonsgegevens hebben de lidstaten die betrokken zijn bij het strafregisternetwerk zich ertoe verbonden de bepalingen van het Verdrag tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (dataprotectieverdrag) van de Raad van Europa van 28 januari 1981 (2) in acht te nemen. Ook de bepalingen van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens zijn van toepassing. Dit versterkt partnerschap dient als modelproject voor de Europese Unie om de registers van alle lidstaten aan elkaar te koppelen in het kader van het kaderbesluit waarover in 2007 politieke overeenstemming is bereikt en waarvan de technische procedures zijn vastgelegd in het besluit inzake het Europees Strafregisterinformatiesysteem (ECRIS). Dit besluit bevindt zich momenteel in de goedkeuringsprocedure. DV\ doc 27/64 PE v01-00

27 1) PRESENTATIE VAN HET STRAFREGISTERNETWERK In de loop der tijd zijn ook andere landen gaan deelnemen aan de versterkte samenwerkingsprocedure in strafzaken die was opgezet door Frankrijk en Duitsland. Hierna wordt ingegaan op de landen die deelnemen aan het strafregisternetwerk, het juridische kader van de gegevensuitwisselingen en de werkwijze van de groep die deel uitmaakt van het netwerk. De deelnemende lidstaten In 2004 hebben Spanje en België zich aangesloten bij de werkzaamheden van Frankrijk en Duitsland voor geautomatiseerde koppeling van hun strafregisters. Sinds 31 maart 2006 is het strafregisternetwerk tussen deze vier landen operationeel. Vervolgens hebben de Tsjechië en Luxemburg zich bij het project aangesloten. In januari 2008 zijn de registers in deze twee landen gekoppeld aan een deel van de vier koplanden. De volledige koppeling wordt momenteel afgerond. In Tsjechië doet zich een aantal technische problemen voor waardoor volledige koppeling nog niet mogelijk was. In 2007 en 2008 heeft een groep nieuwe landen zich bij het strafregisternetwerk gevoegd. In 2007 waren dat Slovenië, het Verenigd Koninkrijk, Polen, Italië, Slowakije en Portugal. Sinds juni 2008 nemen ook Bulgarije en Nederland deel aan het netwerk. Drie andere landen (Roemenië, Zweden en Oostenrijk) werken mee als waarnemers, wat inhoudt dat zij in afwachting van een officieel besluit mogen deelnemen aan de werkzaamheden van de voltallige vergaderingen over het project. PE v /64 DV\ doc

28 Er zij op gewezen dat strafregisters niet onmiddellijk aan elkaar worden gekoppeld als een land besluit deel te nemen aan het netwerk. Eerst moeten namelijk juridische en technische aanpassingen worden doorgevoerd, wat 18 maanden tot 2 jaar in beslag kan nemen. Pas daarna kunnen de elektronische strafregisters daadwerkelijk worden uitgewisseld. Interconnexion des casiers judiciaires européens L interconnexion opérationnelle Le 2 décembre d mars 2006 France Allemagne Espagne Belgique Janvier 2008 Luxembourg Rep. Tchèque Interconnexion des casiers judiciaires européens Les pays membres de l ICJ en voie de connexion Bulgarie Italie Pays Bas Pologne Portugal Royaume Uni Slovaquie Slovénie DV\ docL Italie, la Pologne et la Slovaquie 29/64 sous l assistance technique de la France PE v

29 Het juridisch kader voor uitwisselingen. A. De uitwisseling van strafregisters laten de bestaande rechtssituatie onverlet in het kader van de bepalingen van de Overeenkomst betreffende de wederzijdse rechtshulp in strafzaken tussen de lidstaten van de Europese Unie van 20 april In het bijzonder: In artikel 13 van het verdrag is bepaald dat de aangezochte partij de uittreksels van het strafregister en alle inlichtingen waarom wordt verzocht door de gerechtelijke autoriteiten van een overeenkomstsluitende partij voor een strafzaak zal mededelen. In artikel 22 is bepaald dat alle partijen de belanghebbende partij de uitspraken in strafzaken en daarna getroffen maatregelen verstrekken met betrekking tot onderdanen van deze partij die zijn ingeschreven in het strafregister. Zo hebben uitwisselingen in het kader van het strafregisternetwerk betrekking op strafzaken en justitiële autoriteiten. B. Het besluit van de Raad van de Europese Unie van 21 november 2005 vormt een aanvulling op het instrument, met de aanwijzing van een centrale autoriteit door iedere lidstaat en de vastlegging van termijnen voor de registeruitwisseling tussen de landen. Zo moeten aanvragen van uittreksels door de justitiële autoriteiten binnen 10 dagen worden beantwoord. Voor aanvragen van particulieren geldt een termijn van 20 dagen. PE v /64 DV\ doc

30 C. Een kaderbesluit van 12 en 13 juni 2007 van de Raad van de Europese Unie, dat zich momenteel in de goedkeuringsprocedure bevindt, dient ter versterking van de juridische aspecten van de uitwisseling met als doel: de inhoud van de gegevens nader te formuleren (art. 7), de uitwisselingen sneller te laten verlopen (art. 8) de voorwaarden voor bijwerkingen en het gebruik daarvan nader te formuleren (art. 7), het kader voor elektronische uitwisselingen tussen de lidstaten te definiëren (art. 11). Dit kaderbesluit moet worden aangevuld met een nieuw besluit, het zogeheten ECRIS-besluit (European Criminal Record Information System) dat momenteel in behandeling is en waarin het concrete functioneren en de indeling van de uitwisselingen worden gedefinieerd. Functioneren van het strafregisternetwerk Voor een snelle en volledige gegevensuitwisseling hebben de lidstaten die aan het netwerk deelnemen er van begin af aan voor gekozen gemeenschappelijke tabellen op te zetten met overtredingen en opgelegde straffen, met specifieke codes en automatische vertaling. Hiertoe neemt iedere lidstaat deel aan een juridische werkgroep die de tabellen met overtredingen en straffen voorbereidt, waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke kenmerken van nationale wetgeving: deze worden opgenomen in een coherente en gecodificeerde tabel. Deze groep wordt op dit moment voorgezeten door Frankrijk. De lidstaten nemen eveneens deel aan een technische werkgroep die als taak heeft de nodige aanpassingen in het computersysteem aan te brengen voor het aanmaken van tabellen met de bijbehorende codes bij de elektronische uitwisselingen. Deze groep wordt voorgezeten door Duitsland. DV\ doc 31/64 PE v01-00

31 De tabel met overtredingen is in 2007 afgerond. Deze bevat 45 categorieën en 178 subcategorieën. De tabellen zijn in een geautomatiseerd systeem opgenomen en worden sinds januari 2008 daadwerkelijk gebruikt door de 6 deelnemende lidstaten. Gegevens die betrekking hebben op de subcategorieën van overtredingen worden gecodificeerd en automatisch vertaald. Halverwege 2008 is de tabel met straffen en maatregelen ook goedgekeurd door de landen die deelnemen aan het strafregisternetwerk. Op dit moment wordt dit systeem geïmplementeerd. Er zij op gewezen dat het gebruik van deze gecodificeerde tabellen in het ECRISbesluit dat momenteel in behandeling is, verplicht wordt gesteld voor uitwisselingen tussen de lidstaten. Zo zullen alle gegevensuitwisselingen tussen strafregisters op middellange termijn plaatsvinden op basis van gemeenschappelijke tabellen met overtredingen en straffen, waardoor informatie snel, veilig en met automatische vertaling wordt overgedragen. De Europese Commissie heeft veel middelen vrijgemaakt waarmee de lidstaten de nodige technologische aanpassingen kunnen doorvoeren voor onderlinge koppeling, met name de automatisering van hun strafregisters, wat noodzakelijk is voor de invoering van elektronische gegevensuitwisseling. PE v /64 DV\ doc

32 STATISTIEKEN OVER 2007 Statistieken vanuit Frankrijk ontvangen door Frankrijk van 1 januari tot 31 december 2007 naar Duitsland, Spanje en België vanuit Duitsland, Spanje en België Uittreksels aanvragen voor Franse gerechtelijke instanties: teruggestuurde antwoorden voor buitenlandse gerechtelijke instanties: Veroordelingen verstuurde veroordelingen: geregistreerde veroordelingen in het Franse strafregister: STATISTIEKEN OVER 2008 Statistieken van 1 januari tot vanuit Frankrijk naar Duitsland, Spanje, België en Luxemburg ontvangen door Frankrijk vanuit Duitsland, Spanje, België en Luxemburg Uittreksels Veroordelingen aanvragen voor Franse gerechtelijke instanties: verstuurde veroordelingen: teruggestuurde antwoorden voor buitenlandse gerechtelijke instanties: geregistreerde veroordelingen in het Franse strafregister: DV\ doc 33/64 PE v01-00

33 Commentaar: met het strafregisternetwerk kunnen aanvragen van uittreksels door een lidstaat aan een andere lidstaat over zijn onderdanen binnen enkele dagen worden beantwoord. Uit de analyse van het volume van uitwisseling van veroordelingen en uittreksels vóór en na de invoering van het strafregisternetwerk blijkt dat de landen die aan het netwerk deelnemen met dit systeem aanzienlijk meer informatie uitwisselen. Deze ontwikkeling is met name significant voor landen die een elektronisch systeem hebben ingevoerd waarmee besluiten automatisch kunnen worden verzonden op basis van de aanvankelijke registratie en die hun justitiële autoriteiten systematisch de mogelijkheid bieden een uittreksel aan te vragen op grond van de nationaliteit van de persoon die bij een bepaalde strafzaak betrokken is. 2) BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET KADER VAN ELEKTRONISCHE UITWISSELINGEN BINNEN HET STRAFREGISTERNETWERK De lidstaten dienen precieze juridische normen toe te passen om de persoonsgegevens in het kader van het strafregisternetwerk te beschermen. Ook in technisch opzicht moeten de uitwisselingen de vertrouwelijkheid van gegevens en de veiligheid van elektronische communicatie waarborgen. Garanties in verband met de juridische voorwaarden van uitwisselingen A. In het kader van het modelproject Het strafregisternetwerk in het kader van het modelproject is gebaseerd op uitwisselingen die de bestaande rechtssituatie onverlet laten, met toepassing van de bepalingen van de Overeenkomst betreffende de wederzijdse rechtshulp in strafzaken tussen de lidstaten van de Europese Unie van 20 april 1959 en het PE v /64 DV\ doc

34 kaderbesluit van de Raad van de Europese Unie van 21 november 2005 betreffende de uitwisseling van gegevens uit het strafregister. In het referentiedocument dat door de deelnemende lidstaten is goedgekeurd, is een dwingend kader vastgelegd om de bescherming van gegevens te waarborgen. Naast de expliciete verwijzing naar de beginselen die zijn verankerd in het dataprotectieverdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 hebben de deelnemende lidstaten de volgende regels vastgelegd: iedere lidstaat blijft verantwoordelijk voor de regels met betrekking tot het functioneren van zijn strafregister en er is geen rechtstreekse online toegang tot de inhoud van de andere strafregisters voorzien; de uitwisselingen hebben alleen betrekking op definitieve strafrechtelijke veroordelingen zoals geregistreerd in het strafregister van de lidstaat van veroordeling; in de uitwisselingen moeten bijwerkingen en aanvullingen van veroordelingen worden opgenomen; persoonsgegevens die in het kader van het project worden verstrekt, mogen enkel en alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor deze zijn doorgegeven. Gegevens in een uittreksel mogen bijvoorbeeld niet worden gebruikt voor een registratie; de lidstaten moeten zich verbinden tot een bepaalde nationale regelgeving en de wijze van bescherming van persoonsgegevens; voor deelname van een nieuwe lidstaat is voorafgaande unanieme goedkeuring vereist van de andere lidstaten, die nagaan of is voldaan aan de technische en juridische voorwaarden en de voorwaarden voor bescherming van persoonsgegevens. DV\ doc 35/64 PE v01-00

35 Zo willen de lidstaten die aan het modelproject deelnemen de bescherming van persoonsgegevens in het kader van uitwisselingen waarborgen. B. In het kader van het project van de Europese Unie In het voorstel voor een kaderbesluit van juni 2007 betreffende de organisatie en de inhoud van uitwisselingen van gegevens uit het strafregister en het ECRISproject waarover politieke overeenstemming is bereikt tijdens de Raad Justitie en Binnenlandse Zaken van 24 oktober 2008 zijn de voorwaarden voor bescherming van persoonsgegevens nader uitgewerkt en versterkt. In het nieuwe uitwisselingsmodel is onder meer het volgende vastgelegd: de rol van de lidstaat van veroordeling en die van de lidstaat van nationaliteit zijn nauwkeurig gedefinieerd, wijzigingen van veroordelingen moeten onverwijld worden doorgevoerd (art. 4 van het kaderbesluit van 2007) wanneer gegevens aan een andere lidstaat worden verstrekt, dienen hierin de wijzigingen te zijn opgenomen die zijn ontvangen door de staat van veroordeling (art. 5 van het kaderbesluit van 2007) persoonsgegevens mogen slechts worden gebruikt voor de procedure waarvoor om deze gegevens is verzocht (art. 9 van het kaderbesluit van 2007) PE v /64 DV\ doc

36 de staat van veroordeling kan het gebruik van gegevens die worden gericht aan de lidstaat van nationaliteit beperken door ervoor te zorgen dat bepaalde gegevens niet kunnen worden verstrekt voor andere doeleinden dan een strafrechtelijke procedure (art. 7 van het kaderbesluit van 2007) De regels in het voorstel voor een kaderbesluit van 2007 en het ECRISproject versterken de doeltreffendheid en de veiligheid van de uitwisselingen tussen strafregisters. Garanties in verband met technische aspecten Met de voorzieningen van het strafregisternetwerk in de Europese Unie kunnen de lidstaten hun gekoppelde strafregisters volledig naar eigen wens organiseren en toch deelnemen aan een systeem voor snelle en beveiligde uitwisseling van gegevens met de andere registers dankzij het zogeheten TESTA-netwerk (Trans European Services for Telematics between Administrations). Van begin af aan hebben de koplanden in het netwerk uitwisselingstechnieken en - protocollen ontwikkeld waarmee de elektronische communicatie wordt beveiligd. De technische uitvoering Versleutelde gegevensuitwisseling Iedere lidstaat beschikt over een versleutelingscertificaat. Met de tenuitvoerlegging van dit certificaat in het kader van het uitwisselingsprotocol http (HyperText Transfer Protocol) worden de vertrouwelijkheid en de integriteit van gegevens gewaarborgd die door de servers van de deelnemende landen worden verzonden en ontvangen. De uitwisselingen tussen de gekoppelde landen zijn in technisch opzicht gebaseerd op het TESTA-netwerk (Trans European Services for Telematics between Administrations). Dit DV\ doc 37/64 PE v01-00

37 is een beveiligd communicatienetwerk tussen de Europese instellingen en een deel van de overheden van de lidstaten. Filtering Ieder land beschikt over de lijst met IP-adressen (Internet Protocol) van de servers van zijn partners. Er kunnen geen gegevens worden uitgewisseld als de zender geen deel uitmaakt van deze lijst. De functionele uitvoering Een asynchrone ontvangstbevestiging De gekoppelde landen hebben voor de uitwisseling van meldingen een zogeheten asynchrone ontvangstbevestiging ingevoerd. De zendende lidstaat die de ontvangstbevestiging ontvangt, controleert of hij de melding daadwerkelijk heeft verzonden. In het ontwerpbesluit inzake ECRIS is het beveiligde systeem dat door de partnerlanden in het modelproject wordt toegepast, grotendeels overgenomen. In navolging van dit systeem is gekozen voor een decentrale architectuur voor gegevensuitwisseling en zelfstandige organisatie van strafregisters door de lidstaten. Er is een specifieke rol weggelegd voor de Europese Commissie: zij verleent algemene ondersteuning en houdt toezicht op een goed functioneren van ECRIS. In het ECRIS-project is het kader voor uitwisselingen nauwkeurig gedefinieerd en wordt het gebruik van gecodeerde tabellen met overtredingen en straffen verplicht gesteld, zodat gegevens gemakkelijk kunnen worden uitgewisseld. CONCLUSIE: Op dit moment maken zes landen deel uit van het strafregisternetwerk. Acht andere landen leggen zich momenteel toe op aansluiting op dit netwerk. PE v /64 DV\ doc

38 Met de goedkeuring van het kaderbesluit van 12 en 13 juni 2007 en het ECRIS-besluit wordt het netwerk binnenkort uitgebreid en zullen alle lidstaten van de Unie hieraan deelnemen. Het netwerk, dat momenteel is beperkt tot uitwisselingen tussen justitiële autoriteiten, kan dan worden uitgebreid met alle aanvragen van uittreksels voor administratieve doeleinden of voor particulieren. DV\ doc 39/64 PE v01-00

39 NOODZAAK TOT EEN ELEKTRONISCH NETWERK VOOR INSOLVENTIE-, ONDERNEMINGS-, KADASTRALE EN ANDERE REGISTERS? MARC VAN OPIJNEN MARC VAN OPIJNEN, SENIORADVISEUR JURIDISCHE INFORMATICA, BUREAU INTERNETSYSTEMEN EN - TOEPASSINGEN RECHTERLIJKE ORGANISATIE VAN DE RAAD VOOR DE RECHTSPRAAK, UTRECHT PE v /64 DV\ doc

40 NOODZAAK TOT EEN ELEKTRONISCH NETWERK VOOR INSOLVENTIE-, ONDERNEMINGS-, KADASTRALE EN ANDERE REGISTERS? IEIDING Het gesmeerd functioneren van het economische en juridische systeem staat of valt met informatie over de juridische en financiële positie van schuldenaars en contractpartijen. De opkomst van het internet heeft de mogelijkheden om dit soort informatie snel en tegen weinig kosten te verkrijgen, enorm verbeterd. Nationaal wordt deze informatie geleverd door een groeiend aantal registers met kadastrale, ondernemings- en insolventiegegevens. Vanwege de zich verder ontwikkelende interne markt en een toenemend aantal grensoverschrijdende transacties is er steeds meer behoefte aan grensoverschrijdende toegang tot deze registers. Vanwege linguïstische, technische, juridische en culturele oorzaken is het echter vaak erg lastig deze nationale registers vanuit het buitenland te raadplegen. In dit stuk wordt de noodzaak besproken van grensoverschrijdende toegang tot insolventie-, ondernemings-, kadastrale en sommige andere registers, alsmede reeds bestaande initiatieven om de nationale registers met elkaar in een netwerk op te nemen. In paragraaf 2 wordt gekeken naar enige ontwikkelingen op Gemeenschapsniveau op het gebied van grensoverschrijdende toegang tot registers. In paragraaf 3 komen de zakelijke registers aan de orde, met speciale aandacht voor het Europees ondernemingsregister (EBR). De kadastrale registers staan centraal in paragraaf 4, waarbij vooral nader wordt ingegaan op de European Land Information Service (EULIS). In paragraaf 5 kijken we naar het vormen van een netwerk van insolventieregisters. In tegenstelling tot de situatie bij kadastrale en ondernemingsregisters bestaat er op dit vlak momenteel geen netwerk, al hebben enkele lidstaten onlangs wel een valideringsmodel ("proof of concept") ontwikkeld. In deze paragraaf wordt niet alleen ingegaan op aspecten van juridische, organisatorische en technische aard die naar boven komen bij het verbeteren van grensoverschrijdende toegankelijkheid van insolventiegegevens, maar wordt ook beschreven wat er op nationaal niveau moet worden gedaan. In paragraaf 6 komen enige andere registers aan de orde die mogelijk in netwerken moeten worden opgenomen, zoals testamentenregisters, bevolkingsregisters en registers van tolken en vertalers. In paragraaf 7 worden de diverse opties besproken voor het netwerken van registers en in paragraaf 8 wordt gekeken naar toekomstig werk. DE NOODZAAK NETWERKEN VAN REGISTERS TE VORMEN In maart 2008 heeft de Europese Commissie het groenboek Efficiënte tenuitvoerlegging van rechterlijke beslissingen in de Europese Unie: transparantie van het vermogen van schuldenaars 1 gepubliceerd. In dit document wordt al meteen duidelijk gemaakt waarom er een behoefte aan transparantie is: De problemen bij de grensoverschrijdende invordering van schuldvorderingen kunnen het vrije verkeer van betalingsopdrachten in de Europese Unie en de goede werking van de interne markt 1 COM(2008) 128 definitief DV\ doc 41/64 PE v01-00

41 belemmeren. Laattijdige betaling en niet-betaling schaden de belangen van zowel de ondernemingen als de consumenten. Dit is met name het geval wanneer de schuldeiser en de tenuitvoerleggingsautoriteiten geen gegevens hebben over de verblijfplaats of het vermogen van de schuldenaar. 1 In het groenboek worden vervolgens vier typen oplossingen voorgesteld 2, waarvan de tweede ( meer informatie beschikbaar stellen in registers en de toegang tot die registers verbeteren ) hier met name relevant is. Het is niet alleen cruciaal dat registers kunnen worden geraadpleegd bij de invordering van schuldvorderingen, maar ook bij het aangaan van zakelijke verplichtingen en het onderzoeken van offertes is het belangrijk goed geïnformeerd te zijn over de juridische positie van de aannemer en zijn vermogenssituatie. In juni 2007 besloot de JBZ-Raad 3 dat er moet worden gewerkt aan de ontwikkeling op Europees niveau van informatiegebruik en gebruik van communicatietechnologieën op justitieel gebied. Gesteld werd dat een te ontwikkelen systeem gedecentraliseerd moet zijn en dat de prioriteiten voor toekomstig werk als volgt zouden moeten zijn: 1) de creatie van een Europese interface (portaal voor e-justitie); 2) de voorwaarden creëren voor netwerken van de volgende registers: a) strafregisters b) insolventieregisters c) handels- en ondernemingsregisters en d) kadastrale registers; 3) de voorbereidingen beginnen voor een elektronische methode voor het Europees betalingsbevel, geheel overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1896/2006; 4) het gebruik van videotechnologie verbeteren voor de communicatie bij grensoverschrijdende procedures. Hoewel, op civielrechtelijk gebied, alleen prioriteiten werden gesteld voor insolventie-, ondernemings- en kadastrale registers, werden andere registers niet expliciet uitgesloten. In mei 2008 publiceerde de Europese Commissie de mededeling Naar een Europese strategie inzake e-justitie. 4 Hoewel de Commissie in dit document betwijfelt of het netwerk van de genoemde registers wel onder e-justitie valt ( Sommige projecten betreffen niet justitie, maar passen meer in het kader van e-overheid. Zo zijn sommige activiteiten waarbij gerechtelijke instellingen zijn betrokken veeleer van administratieve aard (bijvoorbeeld het kadaster of het Europese ondernemingsregister) 5 ) wordt de noodzaak om deze registers te netwerken niet bestreden. Ook in het Werkdocument inzake e-justitie 6 van de Commissie juridische zaken van het Europees Parlement worden elektronische registers genoemd als een terrein waarop e-justitie op Europees niveau een waardevolle bijdrage zou kunnen leveren. 1 L.c. blz L.c. blz /07 JURINFO 23 JAI 301 JUSTCIV 163 COPEN 89 4 COM(2008) 329 definitief 5 L.c. blz PE v /64 DV\ doc

42 Zoals uit de genoemde documenten kan worden afgeleid wordt de algemene noodzaak om verscheidende registers van de burgerlijke stand in een netwerk met elkaar te verbinden onderkend door de Raad, de Commissie en het Europees Parlement. In de volgende paragrafen worden de belangrijkste registers afzonderlijk besproken, zowel wat betreft de noodzaak van netwerken als de resultaten die reeds zijn behaald. ONDERNEMINGSREGISTERS Volgens de Eerste Richtlijn van de Raad inzake het vennootschapsrecht uit zijn de lidstaten verplicht een handelsregister te onderhouden. De Elfde Richtlijn van de Raad inzake het vennootschapsrecht van verplicht tot het openbaar maken van gegevens over bijkantoren van vennootschappen in een staat die onder het recht van een andere staat vallen. Met deze richtlijnen wordt weliswaar beoogd transparantie over bedrijfsgegevens te bereiken, maar ze harmoniseren de registers zelf niet. Om de grensoverschrijdende toegankelijkheid van handelsregisters te verbeteren is het Europees ondernemingsregister (EBR) 3 opgericht, een netwerk van momenteel 21 nationale organisaties. Het EBR is opgezet als een Europees Economisch Samenwerkingsverband (EESV). Het doel van het EBR is om grensoverschrijdend toegang te bieden tot informatie over vennootschappen en vennootschapsbestuurders. Via het EBR-netwerk kan met behulp van een meertalige interface in de vorm van gestandaardiseerde rapporten officiële bedrijfsinformatie worden verkregen vanuit de registers van de groepsleden. Het EBR biedt een internetdienst op basis van de nationale onlinediensten van de verschillende ondernemingsregisters, waarbij gebruik wordt gemaakt van een gemeenschappelijke interface in de door de gebruiker gekozen taal. De volgende gegevens zijn via het EBR op te vragen: een standaard Europees ondernemingsprofiel (EBR-standaardprofiel); nationale ondernemingsprofielen (uitgebreidere informatie dan in het standaardprofiel, bijvoorbeeld ook de bedrijfsstatuten, omschrijving van de activiteiten, bijkantoren); overzicht van de managers, balans, persoonlijke profielen. De EBR-lidstaten stellen in ieder geval hun gegevens beschikbaar, maar kunnen ook fungeren als tussenstation voor de verspreiding van de gegevens van de andere lidstaten. In figuur 1 staat een overzicht van de EBR-lidstaten. 1 Eerste Richtlijn 68/151/EEG van de Raad van 9 maart 1968 strekkende tot het coördineren van de waarborgen, welke in de Lid- Staten worden verlangd van de vennootschappen in de zin van de tweede alinea van artikel 58 van het Verdrag, om de belangen te beschermen zowel van de deelnemers in deze vennootschappen als van derden, zulks ten einde die waarborgen gelijkwaardig te maken, PB L 65 van , blz Elfde Richtlijn 89/666/EEG van de Raad van 21 december 1989 betreffende de openbaarmakingsplicht voor in een Lid-Staat opgerichte bijkantoren van vennootschappen die onder het recht van een andere staat vallen, PB L 395 van , blz DV\ doc 43/64 PE v01-00

43 EU-lidstaten die geen EBRlid zijn EU-lidstaten die wel EBR-lid zijn - Bulgarije - Oostenrijk* - Jersey Niet-EU-lidstaten die wel EBR-lid zijn - Cyprus - België* - Noorwegen* - Tsjechië - Denemarken* - Servië - Hongarije - Estland* - Oekraïne - Litouwen - Finland* - - Malta - Frankrijk* - - Polen - Duitsland* - - Roemenië - Griekenland (Athene) * - Slowakije - Ierland Italië* Letland* Nederland Republiek Macedonië* - - Slovenië Spanje* Zweden* Verenigd Koninkrijk Portugal** - Luxemburg** - - * Tevens distributeur ** Lidmaatschap aangevraagd Figuur 1. Lidstaten van de EU en het EBR Wat betreft de technische architectuur is het van belang op te merken dat het EBR een decentraal model heeft geïmplementeerd. Er is geen centrale database gebouwd, maar registergegevens worden verstuurd op het moment dat een distributeur (bijvoorbeeld een ander register) daar om verzoekt. Dankzij een meertalige thesaurus kan de zoekinterface zich aan (de taal van) de gebruiker aanpassen. Zo kan een Zweedse gebruiker het Italiaanse register bijvoorbeeld in het Zweeds raadplegen (figuur 2). PE v /64 DV\ doc

44 Figuur 2. EBR: het Italiaanse ondernemingsregister in het Zweeds raadplegen. De interne markt functioneert zo beter: Gegevens over o.a. werknemers, vertegenwoordigingsbevoegdheid en mogelijke insolventie zijn belangrijk voor het goed functioneren van het internationale zakenverkeer. Naast het belang van het EBR voor de EBR-lidstaten zelf, moet de rol van het EBR in de betrekkingen met niet-europese landen niet worden onderschat: doordat er een Franse interface is, is het bijvoorbeeld voor een zakenman uit Ivoorkust veel gemakkelijker informatie op te vragen over een Fins bedrijf. Afgezien van de onderlinge koppeling van ondernemingsregisters die tot nu toe is gerealiseerd, voert het EBR ook aanverwante projecten uit om de uitwisselbaarheid en de kwaliteit van bedrijfsgegevens te verbeteren. Voorbeelden daarvan zijn BRITE (Business Register Interoperability Throughout Europe, dat zorg moet dragen voor goede gegevensuitwisseling tussen de deelnemende registers) en brxml (gericht op de ontwikkeling van een standaard XML-gebaseerde structuur voor de uitwisseling van gegevens tussen de registers). KADASTRALE REGISTERS Aangezien steeds meer burgers naar een andere lidstaat verhuizen of een tweede huis in het buitenland kopen, is de internationale toegankelijkheid van kadastrale informatie essentieel voor het goed functioneren van de onroerendgoed- en hypotheekmarkten. DV\ doc 45/64 PE v01-00

45 In het Witboek over de integratie van de EU-markt voor hypothecair krediet 1 en vooral in bijlage III van het werkdocument van de diensten van de Commissie bij het Witboek 2 wordt de noodzaak van grensoverschrijdende toegankelijkheid benadrukt en een beknopt overzicht gegeven van de bestaande mogelijkheden hiervoor: Alvorens onroerend goed te accepteren als onderpand voor een lening, moet een hypothecaire kredietverstrekker toegang kunnen hebben tot het nationale kadastrale register om na te gaan of er reeds andere bezwaringen op rusten die andere, derde partijen rechten geven. Nationale kadastrale registers en hun toegankelijkheid verschillen op diverse manieren. Om te beginnen kennen niet alle lidstaten centrale kadastrale registers. Dit geldt bijvoorbeeld voor België, Denemarken, Duitsland, Griekenland, Spanje, Frankrijk, Italië en Portugal. Verder hebben niet alle lidstaten elektronische registers, zodat niet alle kadastrale registers online kunnen worden geraadpleegd. Frankrijk heeft bijvoorbeeld geen elektronisch register en de registers in Duitsland en Griekenland zijn slechts gedeeltelijk elektronisch, afhankelijk van de verantwoordelijke voor het register. De (gedeeltelijk) elektronische registers in Denemarken, Griekenland en Spanje kunnen niet online worden geraadpleegd. Wat betreft grensoverschrijdende toegang tot nationale kadastrale registers is het zo dat in de meeste lidstaten buitenlandse hypothecaire kredietverstrekkers dezelfde toegangsrechten hebben als nationale hypothecaire kredietverstrekkers. Om uiteenlopende redenen is in sommige lidstaten grensoverschrijdende toegang echter niet mogelijk of beperkt in vergelijking met die van nationale hypothecaire kredietverstrekkers. Het Hongaarse onlineregister is bijvoorbeeld niet van buiten de landsgrenzen te raadplegen. In Letland is het buitenlandse hypothecaire kredietverstrekkers wettelijk toegestaan het register online te raadplegen, maar in de praktijk is de toegang beperkt omdat buitenlandse hypothecaire kredietverstrekkers speciale toestemming van het staatskadaster nodig hebben om door de firewall te komen. In bepaalde lidstaten, zoals Oostenrijk, Portugal, Nederland en het Verenigd Koninkrijk is het voor buitenlandse hypothecaire kredietverstrekkers reeds mogelijk om grensoverschrijdend online toegang te krijgen tot het register. 3 De European Land Information Service (EULIS), officieel geïntroduceerd in 2006 en gesteund door de programma s e-inhoud en eten van de Commissie, is opgericht om te voorzien in de groeiende behoefte aan grensoverschrijdende toegang tot land registers. Aan EULIS wordt deelgenomen door de instellingen die op nationaal niveau verantwoordelijk zijn voor het onderhouden en leveren van kadastrale informatie, zoals gegevens over onroerend goed en bijbehorende rechten, titels, akten en bezwaringen. EULIS is bezig een Europees Economisch Samenwerkingsverband (EESV) op te zetten. Figuur 3 geeft aan welke landen lid zijn van EULIS en welke EU-landen niet. 1 COM(2007) 807 definitief 2 SEC(2007) 1683, bijlage III 3 SEC(2007) 1683, bijlage III, blz PE v /64 DV\ doc

46 - EU-lidstaten die geen lid van EULIS zijn - EU-lidstaten die wel lid van EULIS zijn - België - Oostenrijk - IJsland - Luxemburg - Engeland, Wales, Schotland - Frankrijk - Finland - - Spanje - Ierland - - Portugal - Litouwen - - Italië - Nederland - - Malta - Zweden - - Cyprus Roemenië Bulgarije Hongarije Slovenië Polen Slowakije Tsjechië Duitsland Denemarken Estland Letland Griekenland - - Figuur 3. EU- en EULIS-lidstaten - Niet-EU-lidstaten die lid van EULIS zijn - Noorwegen Figuur 4 illustreert de functionaliteit van de EULIS-dienst. User Local National Distributor EULIS 2 Portal 4 Crossborder National Supplier DV\ doc 47/64 PE v01-00

47 Figuur 4. Basale EULIS-functionaliteit. In stap 1 meldt de gebruiker (uit een EULIS-lidstaat) zich aan op het systeem van zijn nationale distributeur van kadastrale informatie. In dat systeem wordt een EULIS-optie getoond. De nationale distributeur maakt verbinding met het EULIS-portaal. Binnen het portaal kan de gebruiker aangeven vanuit welke EULIS-lidstaat hij informatie wil; het kan hierbij gaan om algemene referentie-informatie over dat land of om raadpleging van het kadastrale register van dat land. In het laatste geval (stap 4) laat de gebruiker het portaal verbinding leggen met het register van het betreffende land. De gebruiker kan nu aangeven in welke kadastrale informatie hij is geïnteresseerd. De resultaten worden op het scherm getoond. Figuur 5 toont een voorbeeld van informatie uit het Nederlandse kadaster ( Kadaster-on-line ) zoals dat via EULIS wordt getoond. Figuur 5. Uittreksel uit het Nederlandse kadaster via het EULIS-portaal. EULIS bevat ook een meertalige begrippenlijst met veelgebruikte begrippen. Hiermee worden veelgebruikte begrippen van de EULIS-leden vertaald en wordt uitgelegd wat voor verschillen er tussen de landen zijn in de precieze betekenissen en in de juridische implicaties. Dit vertaalhulpmiddel is gebaseerd op een lijst algemene concepten, die allemaal in het Engels zijn gedefinieerd. De EULIS-begrippen fungeren als link tussen equivalente begrippen in verschillende rechtsgebieden. PE v /64 DV\ doc

48 In het hierboven genoemde Witboek over de integratie van de EU-markt voor hypothecair krediet wordt een aanbeveling van de Commissie aangekondigd, die de lidstaten zou aanmoedigen zich aan te sluiten bij het EULIS-project. 1 INSOLVENTIEREGISTERS IEIDENDE OPMERKINGEN Voor het goed functioneren van de economie is het nodig dat informatie over de financiële situatie van contractpartijen inclusief insolventies beschikbaar is, bij voorkeur kosteloos en zo toegankelijk mogelijk. Hoewel deze informatie al lange tijd wordt verzameld en beschikbaar gemaakt door kredietbeoordelingsinstellingen en kredietinformatiebureaus, wint de opvatting veld dat deze informatie algemener toegankelijk moet zijn. En met de groei van de internationale handel ontstaat er ook meer behoefte aan toegankelijkheid van insolventie-informatie voor buitenlandse gebruikers. Ondanks het feit dat de insolventie van ondernemingen regelmatig wordt opgenomen in het ondernemingsregister, hebben insolventieregisters een toegevoegde waarde: Ze bevatten uitgebreidere informatie, bijvoorbeeld over de status van de procedure, een overzicht van schuldvorderingen, de bewindvoerder en het gerecht waar de procedure dient. Verder bevatten ze ook insolventie-informatie over juridische entiteiten die niet in ondernemingsregisters voorkomen, zoals natuurlijke personen. Er zijn geen Europese rechtsinstrumenten gericht op insolventieregisters. Zo kan het zijn dat insolventieregisters van land tot land verschillen: er is een grote variëteit aan insolventieprocedures 2, met de nodige gevolgen voor de registers; sommige insolventieregisters worden onderhouden door overheidsinstanties, andere door particuliere organisaties, terwijl er ook landen zijn die helemaal geen insolventieregister hebben; sommige registers zijn kosteloos te raadplegen, terwijl voor andere kosten in rekening worden gebracht; vanwege verschillen in de regelgeving inzake gegevensbescherming zijn er verschillen in de doorzoekbaarheid en de beschikbaarstelling van persoonsgegevens. Ter illustratie van de juridische, technische en organisatorische uitdagingen die het gevolg zijn van het netwerken van registers in het algemeen en van insolventieregisters in het bijzonder, zullen we in paragraaf 5.3 ingaan op de problemen die zich aandienden tijdens het valideringsmodel dat onlangs door enkele lidstaten is ontwikkeld. 1 L.c. blz Voor een overzicht, zie bijlagen A en B van Verordening (EG) nr. 1346/2000 van de Raad van 29 mei 2000 betreffende insolventieprocedures. DV\ doc 49/64 PE v01-00

49 INTERMEZZO: HET CENTRALE INSOLVENTIEREGISTER IN NEDERLAND Voordat nationale registers op Europese schaal in een netwerk kunnen worden samengebracht, moeten er wel eerst nationale registers zijn. Aangezien de organisatorische, juridische en technische situatie van land tot land verschilt, kan het interessant zijn om eens te kijken welke inspanningen nodig zijn om een nationaal register zo op te zetten dat het op Europees niveau kan worden genetwerkt. We kijken daartoe naar de ontwikkeling van het nationale insolventieregister in Nederland; niet alleen omdat het goed laat zien wat voor problemen kunnen ontstaan wanneer oplossingen op basis van webtechnologie worden gebouwd bovenop reeds bestaande applicaties, maar ook omdat de Nederlandse oplossing technisch vrij geavanceerd is, met bijvoorbeeld ingebouwde functionaliteit voor meertalige toegang. In Nederland was het tot voor kort een langdurige en moeilijke aangelegenheid om feiten omtrent insolventies naar boven te halen uit de registers. Men kon dagelijks de insolventiebekendmakingen in de Staatscourant doornemen, of naar het Ondernemingsregister van de Kamer van Koophandel gaan om de toestand van een onderneming op te vragen, of naar de website van de Raad voor Rechtsbijstand gaan voor informatie over de schuldsanering van een natuurlijke persoon. Maar om informatie van de rechtbank te krijgen (de officiële houder van het insolventieregister) was het nodig telefonisch of in persoon om de informatie te verzoeken, waarbij de wachttijden behoorlijk lang konden zijn. En wanneer het ging om een bedrijf waarvan de officiële vestigingsplaats onbekend was of om een persoon zonder permanent of tijdelijk adres, kon het zijn dat men zich moest wenden tot alle negentien rechtbanken, die allemaal hun eigen registers bijhielden. Daarbij komt dan nog dat de rechtbanken het registratieproces weliswaar allemaal correct uitvoerden, maar dat het doorzoeken van het register naar de gezochte gegevens niet bepaald eenvoudig was. De wijze waarop de insolventiebekendmakingen werden gepubliceerd en verspreid was ook nogal archaïsch (figuur 6). PE v /64 DV\ doc

50 Figuur 6. Het oude proces van insolventiebekendmakingen in Nederland: geen harmonisering tussen de rechtbanken en veel handwerk. Binnen de door de wet gestelde grenzen en de mogelijkheden geboden door het databasesysteem (waar elke rechtbank een eigen versie van had) had vrijwel elke rechtbank zijn eigen beleid aangaande publicatiewaardige feiten, de formulering van de bekendmakingen en de verspreidingsmethode. Nadat de nodige gegevens bij elkaar waren gebracht produceerde het computersysteem een Word-document met de insolventiebekendmakingen voor die dag. Sommige rechtbanken faxten of den de hele lijst naar de wettelijk voorgeschreven ontvangers, sommige gebruikten (letterlijk) schaar en lijm om specifieke overzichten te maken voor wettelijk voorgeschreven en andere ontvangers en sommige schakelden een reclamebureau in. Voor organisaties als de postdiensten, die zorg moesten dragen voor postblokkades, betekende dit een behoorlijke administratieve last. De Staatscourant, waarin insolventiebekendmakingen moeten worden gepubliceerd om constitutieve kracht te hebben, ontving van vrijwel alle rechtbanken verschillende formats; en uiteraard werden er behoorlijke rekeningen teruggestuurd voor het benodigde opmaakwerk om tot een uniforme lay-out te komen. Nadat er in 1999 een internetportaalsite voor de rechterlijke macht was gelanceerd, ging een groeiend aantal rechtbanken ertoe over hun dagelijkse meldingen ook op het web publiceren. Dit was weliswaar een belangrijke stap, maar de simpele publicatie van deze verschillende lijsten voorzag zeker nog niet in een transparant en goed doorzoekbaar register. Toen in 2002 het project insolventieregister werd opgestart, zag de lijst met wensen er daarom als volgt uit: 1. harmonisatie van soorten insolventiebekendmakingen en de formulering ervan; DV\ doc 51/64 PE v01-00

51 2. de negentien regionale insolventieregisters omzetten in één gezamenlijk register; 3. het gezamenlijke register beschikbaar stellen op internet; 4. elektronische verspreiding van de bekendmakingen naar de wettelijk voorgeschreven ontvangers; 5. professionele gebruikers in de gelegenheid stellen om zich te abonneren op meldingen in elektronische vorm. Voordat de IT-gerelateerde stappen gezet konden worden, was het absoluut noodzakelijk dat de insolventieprocedures en de soorten insolventiebekendmakingen en hun formuleringen werden geharmoniseerd. Insolventiedeskundigen uit de rechterlijke macht zetten zich aan deze taak, hetgeen resulteerde in een lijst met 103 verschillende soorten bekendmakingen met zeer beknopte formuleringen. Bij de invoering van deze op één lijn gebrachte processen en bekendmakingen in de systemen van de rechtbanken, werd gewerkt aan manieren om de bekendmakingen uit de bestaande systemen te extraheren. De resulterende bestanden worden naar een centrale afdeling gestuurd, waar ze worden opgeslagen in een database, op dusdanige wijze dat zowel bekendmakingen als rechtszaken (verschillende juridische concepten) kunnen worden geïdentificeerd. Dagelijks worden vanuit deze database twee soorten XML-bestanden 1 gegenereerd. Ten eerste een lijst met alle bekendmakingen van die dag, die naar de Staatscourant wordt gestuurd. Doordat nu een goed gestructureerd document aan de Staatscourant kan worden aangeboden is een aanzienlijke kostenbesparing gerealiseerd. Ten tweede worden voor elke insolventiezaak waar een bekendmaking over is gedaan XMLzaakbestanden gegenereerd, met de gegevens van de zaak. Deze bestanden worden, via een zogenaamde message broker, naar het openbare insolventieregister op internet gestuurd. De XML-zaakbestanden worden door de message broker op basis van vereisten van de wettelijk voorgeschreven ontvangers en intelligente bedrijfsregels gesorteerd en geconverteerd en vervolgens gedistribueerd volgens van te voren gedefinieerde distributieregels. Enige voorbeelden: 1. de hele geschiedenis van de zaak moet weliswaar op internet worden gepubliceerd, maar daartoe is het slechts nodig alleen de jongste bekendmakingen naar de ontvangers te sturen: eerdere bekendmakingen kunnen dus uit het XML-bericht worden verwijderd. 2. de postdiensten hoeven alleen die bekendmakingen te ontvangen die relevant zijn voor hun werk, dus zij ontvangen berichten aan het begin en bij de afronding van insolventiegevallen, maar ze ontvangen geen berichten die gaan over verificatievergaderingen of een lijst schuldvorderingen bevatten. 3. de Raad voor Rechtsbijstand, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen, ontvangt enkel bekendmakingen over schuldsaneringen, en niet over faillissementen of surseances van betaling. 4. de exacte inhoud van de bekendmaking kan verschillen per ontvanger: het adres van iemand die verblijft in een opvanghuis voor vrouwen moet natuurlijk niet op internet bekend worden gemaakt, maar moet wel naar de postdiensten worden gestuurd om postblokkades mogelijk te maken. Door deze ontvangers te voorzien van gegevens die technisch en semantisch uniform zijn, konden ze de kosten aanzienlijk terugbrengen. 1 XML = extensible Markup Language, een voor mensen begrijpelijk bestandsformaat dat veel wordt gebruikt voor informatieuitwisseling op internet. PE v /64 DV\ doc

52 Figuur 7. Het huidige proces van insolventiebekendmakingen in Nederland: geharmoniseerd en bijna geheel geautomatiseerd. Binnen het openbare insolventieregister kan worden gezocht op datum in combinatie met rechtbank of type insolventie, op insolventie- of publicatiekenmerk, op persoon of op handelsnaam. Aangezien de privacy van natuurlijke personen moet worden beschermd, is met het College bescherming persoonsgegevens afgesproken dat zoeken alleen mogelijk is op basis van dubbele zoeksleutels, zoals naam in combinatie met geboortedatum of naam in combinatie met postcode. Naar bedrijven en juridische entiteiten kan worden gezocht op basis van naam, adres of KvK-nummer. Op de detailpagina van het register vindt men alle informatie over de zaak: naam en adres, naam, adres en contactgegevens van de curator of bewindvoerder, naam van de rechter-commissaris, identificatiekenmerken en alle gegevens van de meest recente en eerdere bekendmakingen. Hoewel dit insolventieregister al een grote verbetering was, wilden vele professionele gebruikers (zoals banken, kredietbeoordelingsinstellingen en postorderbedrijven) graag ook nog online toegang tot de gegevens. Daarom werd in overeenstemming met de Richtlijn inzake het hergebruik van overheidsinformatie 1 besloten een webservice in te richten via welke deze zware gebruikers direct en kosteloos toegang kunnen krijgen tot de XML-repository van de website. Webservice-gebruikers kunnen, vanuit hun eigen applicaties, het register net zo bevragen als menselijke gebruikers bij de website doen. De antwoorden worden in XML gegeven zodat ze eenvoudig kunnen worden geïntegreerd. Bovendien kunnen klanten een complete, gesynchroniseerde kopie van het register op hun eigen netwerk draaien; zolang ze zich maar houden aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. 1 Richtlijn 2003/98/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie. DV\ doc 53/64 PE v01-00

53 Hoewel de gebruikersinterface van het register zelf alleen in het Nederlands beschikbaar is, is voor buitenlandse gebruikers wel een Engelse versie van de webservice beschikbaar. Vanwege het zeer strikte gegevensmodel kon het achterliggende XML-schema tweetalig worden gemaakt. Daardoor kan de gemiddelde softwareontwikkelaar een Engelse versie van het Nederlandse insolventieregister creëren. Juridische interpretatieproblemen worden zo echter niet opgelost. Aangezien insolventieprocedures van land tot land aanzienlijk verschillen, laten letterlijke vertalingen mogelijk ruimte voor een verkeerde juridische uitleg. Om het risico hierop te minimaliseren is gebruik gemaakt van de Engelse vertaling van de beschrijving van de Nederlandse insolventieprocedures op de website van het Europees Justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken 1. Door het gebruik van deze terminologie kunnen buitenlandse gebruikers van de webservice de meer dan honderd soorten bekendmakingen en andere in het register gebruikte begrippen in context plaatsen. EEN EUROPEES VALIDERINGSMODEL Naar aanleiding van het besluit van de Raad van juni nam het Portugese voorzitterschap het initiatief tot de bouw van een valideringsmodel ("proof of concept") voor de onderlinge koppeling van de insolventieregisters van zes lidstaten (Duitsland, Oostenrijk, Portugal, Slovenië, Italië en Nederland). Met dit prototype, waar later ook Estland, Letland en Tsjechië aan toe werden gevoegd, werd aangetoond dat toepassing van internationale normen en normale webtechnologie voldoende is voor het bevragen van de registers van verschillende lidstaten vanuit een enkele zoekinterface, zonder dat er een nieuwe centrale database hoeft te worden gebouwd Supra, voetnoot 5. PE v /64 DV\ doc

54 Figuur 8. Resultatenlijst na een zoekopdracht in het door een groep lidstaten gebouwde valideringsmodel. Resultaten uit Italië, Oostenrijk, Duitsland, Letland en Nederland zijn in één en dezelfde resultatenlijst ondergebracht. Hoewel een verdere uitwerking van het prototype momenteel afhangt van een beslissing over de financiering ervan, hebben nationale specialisten al gekeken naar de problemen die nog moeten DV\ doc 55/64 PE v01-00

55 worden opgelost alvorens een Europees portaal met onderling verbonden nationale insolventieregisters voor het publiek kan worden opengesteld. FUNDAMENTELE ASPECTEN VAN GENETWERKTE REGISTERS Ter illustratie van het functioneren van genetwerkte Europese registers in een gedecentraliseerde architectuur, wordt in deze paragraaf in wat meer detail getoond hoe een antwoord op een gebruikersvraag wordt verkregen. De technische hoofdroute is in de linkerhelft van onderstaand diagram aangegeven. Per stap worden rechts de bijbehorende juridische, technische en organisatorische kwesties aangegeven. PE v /64 DV\ doc

56 1. Toegang tot de site De gebruiker kiest de taal waarin hij wil navigeren (vergelijkbaar met andere EUwebsites). 6. Kosten In sommige lidstaten is het register gratis, maar in andere moet worden betaald. Er moet een internationale betaalmogelijkheid zijn voor alle registers. 2. Zoekopdracht De gebruiker voert de naam in van het bedrijf waar hij naar op zoek is, en geeft aan binnen welke lidstaat/lidstaten hij wil zoeken. 3. Speciale karakters Het gebruik van diakritische tekens (zoals č, š, å ) kan problemen veroorzaken. Niet alle nationale databases kunnen met deze tekens omgaan en moeten deze omzetten in hun nominale vorm (wat ook niet altijd eenvoudig is: wordt de å een a of aa?) 4. Fonetisch zoeken Sommige landen bieden de mogelijkheid fonetisch te zoeken ( Meier is bijv. voldoende om Mayer te vinden). Een dergelijke functie moet aan de kant van het nationale register worden uitgevoerd, aangezien ieder land een eigen landspecifieke implementatie kan hebben. De gebruiker zou op het portaal moeten kunnen aangeven of hij fonetisch wil zoeken, maar hier wordt de functionaliteit niet geïmplementeerd. De gebruiker zou moeten weten (of hierover worden geïnformeerd) in welke registers fonetisch zoeken mogelijk is. 5. Definitie van onderneming en overige juridische kwesties Wordt er alleen gezocht onder ondernemingen of ook onder natuurlijke personen? In het laatste geval kunnen problemen optreden aangezien het niet in alle lidstaten mogelijk is om alleen op basis van de naam te zoeken, maar een dubbele zoeksleutel (bijv. naam + geboortedatum). De gebruiker moet dit dan kunnen ingeven. Worden bij een zoekopdracht naar ondernemingen ook eenmansbedrijfjes gevonden? Werken oude namen ook? (Vind je onderneming A als deze haar naam heeft gewijzigd in B, bijvoorbeeld kort voor of na een faillissement?) Zijn alle soorten insolvabiliteitsprocedures in de nationale registers opgenomen? Hoe wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gebracht? Tot hoe lang na de beëindiging van een geval van insolvabiliteit blijft een onderneming vindbaar? DV\ doc 57/64 PE v01-00

57 7. Doorsturen zoekopdracht De portalsoftware stuurt het verzoek door naar die registers waarin de gebruiker wil zoeken. 9. Nationale resultaten De nationale registers sturen de gevonden informatie terug: de naam van de onderneming, het identificatienummer in het register, insolvabiliteitsdatum. 8. Inhoud van veld onderneming De inhoud van het veld verschilt van land tot land. Instructies in de handleiding voor programmeurs en verbeteringen van de nationale registers moeten leiden tot een meer uniforme weergave. Gegevensbescherming De regelgeving inzake gegevensbescherming verschilt in de lidstaten, bijv. wat betreft de tijdsduur die een persoon/onderneming na de beëindiging van insolvabiliteit vindbaar blijft. Datumveld Het is de gebruiker mogelijk niet duidelijk wat er in het datumveld staat. Is het de begindatum van de insolvabiliteitsprocedure, of de laatste stap in de procedure? Onderzoek moet uitwijzen of dit veld gewenst is in de resultatenlijst (mogelijk is het voldoende het weer te geven op de detailpagina), als dit het geval is, wat het moet weergeven, en of dit doenlijk is voor de nationale registers. Maximum aantal resultaten Het maximum aantal resultaten moet duidelijk zijn, ook voor de gebruiker. Als er meer resultaten zijn, moet dit de gebruiker worden duidelijk gemaakt. 10. Integratie Het portaal combineert de zoekresultaten vanuit de diverse registers in één resultatenlijst, die kan worden gesorteerd op ondernemingsnaam, lidstaat en datum. De veldnamen zijn in de door de gebruiker gekozen taal. 11. Details De gebruiker kan op een resultaat klikken voor meer gedetailleerde PE v /64 DV\ doc

58 12. Detailpagina De detailgegevens van de zaak worden getoond. 13. Formaat Sommige lidstaten (bijv. Nederland en Italië) kunnen de detailgegevens aanleveren in XML-formaat, waardoor ook de veldnamen kunnen worden vertaald. Wanneer de veldinhoud (bijv. de naam van een procedurestap) afkomstig is uit een afgebakende lijst waarden, kan ook deze, via de meertalige begrippenlijst, worden vertaald in de taal van de gebruiker. In sommige landen (bijv. Portugal en Duitsland) worden de detailresultaten echter gegeven in de vorm van gerechtelijke documenten in PDF of lopende tekst. Deze kunnen niet of alleen tegen aanzienlijke kosten worden vertaald. Al met al ontvangt de gebruiker de resultaten dus in gemengde vorm, hetgeen het noodzakelijk maakt de nationale registers die nog niet in staat zijn Contextualisering Vanwege de verschillen in nationale insolvabiliteitsprocedures en daarmee in de inhoud van de registers, moeten de lidstaten zelf kunnen bepalen welke gegevens ze op de detailpagina weergeven. Daarbij is een goede vertaling essentieel. Een woordenlijst is mogelijk niet voldoende, omdat gebruikers de begrippen in (juridische) context moeten kunnen plaatsen om de zaak volledig te kunnen doorgronden. Hergebruik Sommige lidstaten (zoals Nederland) staan het hergebruik van gegevens expliciet toe, terwijl andere landen (zoals Duitsland) het juist verbieden. Dit moet duidelijk en eenduidig aan de gebruiker worden meegedeeld. 14. Geavanceerd zoeken Zoeken op basis van andere criteria dan ondernemingsnaam, zoals een bepaalde tijdsperiode, een bepaalde rechtbank of een bepaald soort procedure. Variaties Ieder land heeft zijn eigen specifieke gegevens en zoekopties. Er zijn flexibele technische oplossingen nodig om deze opties via het gezamenlijke portaal aan te bieden. DV\ doc 59/64 PE v01-00

59 ANDERE REGISTERS DATABASES VAN TOLKEN EN VERTALERS Voor een goede werking van de gemeenschappelijke markt voor vertaaldiensten, en als randvoorwaarde voor de ambitieuze andere doelen van het programma voor e-justitie (zoals verbetering van grensoverschrijdende videoconferencing, bemiddeling en toegang tot buitenlandse gerechtelijke procedures), is het nodig dat nationale databases van tolken en vertalers vanuit andere lidstaten kunnen worden geraadpleegd. Niet alle lidstaten beschikken over dergelijke databases, maar de onderlinge koppeling zou op dezelfde manier kunnen worden georganiseerd als bij de insolventieregisters; in het prototype voor de insolventieregisters waren de Duitse en Oostenrijkse vertalersdatabases al meegenomen. Het publiek toegankelijke gedeelte van de database kan blijven beperkt tot naam, moedertaal, woonplaats (en land), talencombinatie(s), kwalificaties, specialismen en contactgegevens; de overige gegevens zouden dan alleen toegankelijk zijn voor gerechtelijke autoriteiten. Zo lang er nog geen Europese kwaliteitsnormen zijn, zullen de databases nationale kwaliteitsnormen moeten weergeven. Hoewel in de mededeling van de Commissie een centrale Europese tolkendatabase wordt voorgesteld, zijn er geen dwingende argumenten tegen de lichtere optie van het netwerken van bestaande nationale databases. BEVOLKINGSREGISTERS Toegang tot bevolkingsregisters is o.a. nodig voor het achterhalen van het adres van een schuldenaar. Als opgemerkt in het groenboek van de Commissie Efficiënte tenuitvoerlegging van rechterlijke beslissingen in de Europese Unie: transparantie van het vermogen van schuldenaars 1 : Deze registers worden [ ] op zeer verschillende wijze georganiseerd. In sommige lidstaten 2 worden zij bijgehouden door lokale autoriteiten zodat een schuldeiser die het adres van zijn schuldenaar wenst te weten te komen alle lokale registers van het hele land zou moeten raadplegen wat onmogelijk is. Centrale registers zijn vaak niet toegankelijk voor schuldeisers. 3 RISER ID Services GmbH, sinds 2003 ondersteund in het eten-programma, is een (particuliere) aanbieder van diensten voor de verificatie van elektronische adressen, momenteel uit Duitsland, Oostenrijk, Hongarije, Ierland, Estland, Zweden en Zwitserland. EULIS en het EBR bieden hun interface via de nationale registers aan, maar RISER ID heeft een eigen portaal; toegang via de nationale registers is niet mogelijk. TESTAMENTENREGISTER In het groenboek Erfopvolging en testamenten 4 wordt opgemerkt: Het opsporen van testamenten vormt, in het bijzonder als ze in het buitenland zijn opgesteld, een soms onoverkomelijke hindernis. Voor dit probleem zijn verschillende oplossingen denkbaar deze worden momenteel tegen het licht gehouden in een effectbeoordelingsonderzoek van de Commissie. Er zou overwogen 1 Supra, voetnoot 2. 2 Bijvoorbeeld: Duitsland en Italië. 3 Uitzondering: in Oostenrijk is het centrale bevolkingsregister online toegankelijk: 4 COM(2005) 65 definitief PE v /64 DV\ doc

60 kunnen worden een centrale Europese database te bouwen, maar uitbouw van de reeds gestarte onderlinge koppeling van een aantal nationale registers door de European Network of Registers of Wills Association (ENRWA) is ook een serieuze optie. Het Europees testamentenregister (ENRW) is een netwerk dat bestaande nationale en lokale testamentenregisters aan elkaar koppelt. Dankzij het ENRW kan een notaris via zijn eigen nationale register zoeken in buitenlandse registers. Het bevraagde buitenlandse register levert het antwoord aan de notaris via zijn nationale register. Het project is opgezet in 2001 en ging praktisch van start in 2002, tussen België en Frankrijk. Om de uitbreiding van het ENRW met andere Europese landen te vereenvoudigen, hebben de Franse, Belgische en Sloveense notariële beroepsorganisaties in juli 2005 de ENRWA opgericht. Deze heeft nu acht leden (Frankrijk, België, Slovenië, Nederland, Portugal, Italië, Letland en de regio St. Petersburg) en vier landen hebben aangegeven ook lid te willen worden (Roemenië, Bulgarije, Polen en Estland). ONDERLINGE KOPPELING: HOE? In de bovenstaande paragrafen is de noodzaak van grensoverschrijdende toegankelijkheid van kadastrale, ondernemings-, en insolventieregisters tegen het licht gehouden. Afgezien van reeds ontplooide initiatieven zijn er in het algemeen verscheidene opties om deze grensoverschrijdende toegankelijkheid te realiseren. In deze paragraaf worden deze kort geschetst. 1) Een of meer centrale Europese databases bouwen. Figuur 9. Centrale Europese registers. Deze optie is over het algemeen ingewikkeld, inflexibel en duur. De betreffende records en hun inhoud moeten op gemeenschapsniveau worden gedefinieerd, mogelijk middels een rechtsinstrument. Het onderhoud van de database kost veel geld, o.a. vanwege de maatregelen die moeten worden getroffen op het gebied van gegevensbescherming en beveiliging. Het bouwen van een centrale database kan heel ingewikkeld zijn, omdat het in vergelijking met het enkel aanbrengen van onderlinge koppelingen lastiger is om rekening te houden met alle mogelijke nationale eigenaardigheden. 2) Registers aan elkaar koppelen via toegangspunten bij de nationale registers. DV\ doc 61/64 PE v01-00

61 Figuur 10. Onderlinge koppeling met toegang via nationale registers. Dit is de situatie als gerealiseerd door het EBR en EULIS. Het enkel onderling koppelen van registers betekent dat de kosten voor het bouwen en onderhouden van een centrale database achterwege kunnen blijven, en biedt de deelnemende landen flexibiliteit. De domeinspecifieke oplossing kan zowel als voordeel (onafhankelijk van andere domeinen) als als nadeel (het wiel opnieuw uitvinden, dubbele kosten) worden gezien. Door de nationale registers als ingang te kiezen hoeven er geen gemeenschappelijke portalen te worden ontwikkeld. Maar er is geen integratie mogelijk van de verschillende domeinen. 3) Registers aan elkaar koppelen via een portaal per soort register. Figuur 11. Onderlinge koppeling met toegang via domeinportalen. Deze oplossing wordt door RISER ID gebruikt voor de bevolkingsregisters. Toegang tot registers in het buitenland wordt niet verkregen via het nationale register, maar via een centraal portaal. Deze oplossing biedt voordelen wanneer de nationale interfaces zeer complex zijn, of PE v /64 DV\ doc

62 beperkt toegankelijk. 4) Registers aan elkaar koppelen via een gezamenlijk e-justitieportaal. Figuur 12. Onderlinge koppeling met toegang via een centraal Europees e-justitieportaal Deze oplossing wordt voorzien in de e-justitievoorstellen van Commissie en Raad. Dit is een gebruikersvriendelijke optie omdat veel gebruikers genoeg zouden hebben aan dit ene portaal, waarbij ze er zeker van zouden kunnen zijn dat de beschikbare gegevens van betrouwbare bronnen afkomstig zijn, en dat mogelijkheden biedt voor koppeling met de andere domeinen. Het dient echter opgemerkt dat niet alle registers altijd om puur juridische redenen worden gebruikt, en dat een mogelijk bezwaar van een zeer rigide implementatie van deze oplossing is dat domeinspecifieke kenmerken over het hoofd worden gezien of worden genegeerd. 5) Registers aan elkaar koppelen met behulp van webservices en goede interfaces. DV\ doc 63/64 PE v01-00

63 Figuur 13. Flexibele oplossing op basis van webservices. Deze oplossing houdt rekening met het feit dat verschillende domeinen mogelijk om verschillende oplossingen vragen, en met het feit dat het e-justitieportaal mogelijk een andere benadering vereist van nationale registers dan een domeinspecifieke oplossing, zowel wat betreft functionaliteit als geografisch bereik zo bestrijkt de EBR-oplossing landen die geen EUlidstaat zijn en die dus buiten het Europese e-justitieportaal kunnen blijven. Door specifieke services te ontwerpen (software met duidelijk gedefinieerde invoer- en uitvoerparameters) kunnen flexibele oplossingen worden gerealiseerd. Deze optie kent een gedecentraliseerde architectuur en voldoet aan het Europees interoperabiliteitskader (EIF). 1 Verantwoordelijkheden kunnen als volgt duidelijk worden onderscheiden: organisaties verantwoordelijk voor de nationale registers, inclusief voor de kwaliteit van de gegevens en toegankelijkheid via gezamenlijk overeengekomen interfaces; organisaties verantwoordelijk voor de diensten dit kunnen organisaties zijn als EULIS en het EBR, en in sommige gevallen EU-instellingen als de Commissie; organisaties verantwoordelijk voor de diverse gebruikersinterfaces dit kunnen nationale registers zijn, de beheerder van het Europese e-justitieportaal, of tussenliggende organisaties als RISER ID en EULIS. TOEKOMSTIG WERK In dit stuk is een overzicht gegeven van de belangrijkste aspecten van de onderlinge koppeling van ondernemings-, kadastrale, insolventie- en bepaalde andere registers. De volgende conclusies kunnen worden getrokken: de Commissie, de lidstaten, de Raad en het Europees Parlement zijn allemaal van mening dat burgers, bedrijven, juridisch professionals en gerechtelijke autoriteiten online toegang tot deze registers moeten hebben; er wordt niet uitsluitend om juridische redenen in deze registers gezocht en daarom is het niet in het belang van de gebruikers om de toegang tot deze registers te beperken tot het in 1 PE v /64 DV\ doc