Jeu de Boulesvereniging de Stetters Privacy Beleid 9 april 2018

Transcriptie

1 Privacy beleid. Jeu de Boulesvereniging De Stetters verwerkt persoonsgegevens. Het Bestuur wil u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy beleid staan antwoorden op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Jeu de Boulesvereniging De Stetters. Dit beleid is opgesteld om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Wat zijn persoonsgegevens? Dit zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of adres. Maar ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto s en video s worden gezien als persoonsgegevens. Van wie verwerkt Jeu de Boulesvereniging De Stetters welke persoonsgegevens? Jeu de Boulesvereniging De Stetters verwerkt systematisch persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn gegevens van: Leden van de Jeu de Boulesvereniging De Stetters. Oud-leden en donateurs van de Jeu de Boulesvereniging De Stetters. Voor een overzicht zie het laatste blad. Wie is verantwoordelijk voor de juistheid van mijn persoonsgegeven? Dat bent u in de eerste plaats. Door middel van het inschrijfformulier geeft u alle persoonsgegevens op die een functie hebben in de relatie tussen u en de vereniging. U bent ook verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven als deze gegevens wijzigen. In de tweede plaats is de secretaris verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de ledenadministratie, waarin deze gegevens worden geregistreerd. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens? Het Bestuur is eindverantwoordelijk voor de juiste verwerking van persoonsgegevens. In de praktijk verwerkt (d.w.z. voert in en/of wijzigt en verwijdert) alleen de secretaris uw persoonsgegevens. De gegevens worden primair verwerkt in het online programma Conscribo Advanced. Daarvan afgeleid komt een gedeelte van uw persoonsgegevens ook voor in MS-Office-programma s en in toernooiprogramma s. Deze staan in laptops, die eigendom van de Stetters zijn. Met de firma Conscibo BV heeft de Stetters een verwerkingsovereenkomst gesloten. Waarvoor verwerkt Jeu de Boulesvereniging De Stetters mijn persoonsgegevens? Als u lid of donateur wilt worden van Jeu de Boulesvereniging De Stetters hebben we uw persoonsgegevens nodig. Hiermee kunnen we de factuur voor de contributie, licentie en donatiebijdrage samenstellen, aan u toesturen en verwerken. 1

2 Als u eenmaal lid of relatie van Jeu de Boulesvereniging De Stetters bent, dan willen we u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en u te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken. Wij doen dit bij voorkeur per . Tweemaal per jaar krijgt u het clubblad t Buutje; voor de verspreiding hiervan zijn NAWgegevens nodig. Verwerkt Jeu de Boulesvereniging De Stetters ook bijzondere persoonsgegevens? Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Deze zullen door ons nooit gevraagd worden. Hoe gaat Jeu de Boulesvereniging De Stetters met mijn persoonsgegevens om? Uw persoonsgegevens worden uitsluitend geregistreerd voor een juiste bedrijfsvoering, gericht op de in de Statuten genoemde doelen. Daarnaast worden ze zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. De wet stelt echter dat de vereniging de meeste persoonsgegevens maximaal 2 jaar bewaard tot na afmelding als lid. Wie kan er bij mijn persoonsgegevens? Zoals gezegd gaan de secretaris en de penningmeester in principe dagelijks met alle persoonsgegevens om. Het administratieve systeem (Conscribo Advanced) dat hiervoor wordt gebruikt is met wachtwoorden en andere beveiligingsmaatregelen beveiligd. Om dit de borgen is met de firma Conscribo is een zogenoemde verwerkersovereenkomst gesloten. Omdat (bijna) alle leden in de kantine ingezet worden als barbediende wordt hiervoor een planning gemaakt door de kantineplanner. Dit resulteert in een lijst waarop te zien is wie wanneer bardienst heeft. Deze lijst ligt in de kantine. De lijst omvat de naam, het adres, een telefoonnummer en of de barbediende een IVA-certificaat heeft. Ook wordt een lijst met alleen de naam in het clubblad en op de website gepubliceerd. Daarnaast krijgt het organisatieonderdeel waarvan u mogelijk lid bent, uw NAW-gegevens, telefoonnummer en adres. Zo n onderdeel kan zijn een groep vrijwilligers met een specifieke taak (schoonmaak, onderhoud, bestuur) of een petanque-team. Binnen een dergelijk onderdeel, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij u aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken Binnen de Jeu de Boulesvereniging De Stetters kunnen een deel van uw persoonsgegevens daarom alleen worden geraadpleegd door medeleden of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Deze worden dan als specifieke lijst verstrekt. Het eerder genoemde administratieve systeem wordt functioneel beheerd door de penningmeester. De persoonsgegevens worden door de secretaris beheerd. 2

3 De Nederlandse Jeu de Boules Bond. Omdat de Stetters lid zijn van de Nederlandse Jeu de Boules Bond (NJBB) bent u bij inschrijving ook lid van de NJBB. Na registratie als lid worden een deel van uw gegevens aan de NJBB doorgegeven (Zie de lijst). De NJBB bepaalt aan de hand hiervan de licentievergoeding. Zie hun website voor de privacyverklaring van de NJBB. Uitwisseling van uw persoonsgegevens binnen Jeu de Boulesvereniging De Stetters Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Als u een adres hebt opgegeven, gebruiken wij dat om u regelmatig te informeren over zaken van algemeen belang of om met u of met de groep waar u toebehoort in contact te treden. De norm daarbij is dat alleen het adres van u en van de afzender zichtbaar is. Worden er ook foto s van mij gemaakt en bewaard? Niet vanwege uw lidmaatschap. Wel zijn we een sportvereniging en dan zijn foto s van spelmomenten, publiek en kantinegebeurtenissen onvermijdelijk. Zij maken de sport zichtbaar. De foto s worden in ons registratie niet bewaard en dus ook niet gekoppeld aan uw persoonsgegevens. Sommige foto s staan in het clubblad en maximaal een jaar op de site. Worden mijn persoonsgegevens ook gepubliceerd? Wij hebben drie manieren om persoonsgegevens te publiceren: In het clubblad t Buutje wordt de kantinelijst opgenomen. Dit is een lijst met namen met de datum waarop de desbetreffende leden bardienst hebben. Dit blad wordt verspreid onder de leden, donateurs en adverteerders. Via onze website Hier op zijn contactgegevens te zien van het Bestuur en van commissiepersonen. Ook staan er uitslagen van toernooien op de site. En foto s van spelmomenten, publiek en kantinegebeurtenissen. Foto s zijn zonder naamvermelding. Naamlijsten met leden, die bardienst hebben met hun telefoonnummers. Hoelang worden mijn gegevens bewaard? Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens? Bij de verwerking van persoonsgegevens is Jeu de Boulesvereniging De Stetters gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving: de bovengenoemde AVG en de Drank- en Horecawet. 3

4 Kan ik zien welke gegevens Jeu de Boulesvereniging De Stetters van mij verwerkt? Door aan de secretaris een print-out van uw geregistreerd persoonsgegevens te vragen. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Jeu de Boulesvereniging De Stetters kunt u ook altijd contact opnemen met Jeu de Boulesvereniging De Stetters via het contactformulier op de website of rechtstreeks aan de secretaris per telefoon of . Wijzigingen privacy beleid Jeu de Boulesvereniging De Stetters behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Dit privacy beleid wordt verstrekt bij inschrijving en is te raadplegen via de eerdergenoemde website. Het Bestuur. Versie 3, Juni

5 Algemene Verordening Gegevensverwerking. De AVG heeft een tweeledig doel: bewustwording van de risico s die onzorgvuldig omgaan met persoonsgegevens met zich meebrengt en maatregelen vragen van alle instanties die persoonsgegevens opslaan of verwerken. De wet zal worden gehandhaafd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Enerzijds zullen zij controles uitvoeren, maar anderzijds ook maatregelen nemen als er een data-lek heeft plaatsgevonden terwijl de betrokken organisatie buiten de vastgelegde procedures heeft gehandeld. Er is bestuurdersaansprakelijkheid en de boetes zijn fors. De AVG gaat in op 25 mei De volgende gegevens worden in Conscribo-Advanced (ons financiëel systeem en ledenadministratie) vastgelegd: Wettelijk verplicht Verplicht Definitie Relatie Samenstelling van het Relatienummer en de naam van de relatie. Relatienummer (verplicht veld ) Uniek nummer voor de relatie Voornaam Voornaam van de relatie Weergavenaam Volledige naam van de relatie Adres Samenstelling van de straat, huisnummer, postcode en plaats Vrijwilliger Dit lid is niet alleen barvrijwilliger maar is actief voor een speciale taak. Bijvoorbeeld: schoonmaak, scheids etc. 1 1 Land Adres: Land adres van de relatie Telefoonnummer vast Telefoonnummer van de relatie Telefoonnummer mobiel Het nummer van de mobiele telefoon Bankrekening Het bankrekeningnummer van deze relatie 1 1 Startdatum lidmaatschap Startdatum lidmaatschap Einddatum lidmaatschap Einddatum lidmaatschap 1 1 Lidsoort Normaal lid, Jeugdlid, Geen lid, Donateur Geslacht man/vrouw Licentie Wedstrijd, Clublicentie of Jeugdlicentie Bondsnummer Bondsnummer bij de NJBB NPC Neemt als vast of reserve lid deel aan de NPC IVA Deze persoon heeft een certificaat nav de instructie Verantwoord Alcohol Schenken, tekst: ja/nee Geboortedatum Geboortedatum Geboorteplaats, -land De geboorteplaats is op dit moment (september 2017) alleen van belang bij het overschrijven van leden van/naar een vereniging Licentiebedrag Hier staan de kosten van de licentie in vermeld 1 1 Contibutiebedrag Hier staat het contributiebedrag per jaar vermeld Het Bondsnummer wordt door de NJBB verstrekt. Het staat op uw ledenpas vermeld. De Drank- en Horecawet vereist dat er altijd een barvrijwilliger aanwezig is die een Instructie Verantwoord Alcohol schenken (IVA) heeft gevolgd op tijden dat er alcohol wordt geschonken in een sportkantine. Een registratielijst van barvrijwilligers die de Instructie Verantwoord Alcohol (IVA) schenken hebben gevolgd dient in de kantine aanwezig te zijn. 2 personen binnen een vereniging hebben een Verklaring Sociale Hygiëne. Een gekwalificeerde barvrijwilliger mag eindverantwoordelijke zijn bij de verstrekking van alcohol. Ledenadministratie Financieel Gebruik van gegeven. Kantinelijst Kantineplanning Bestuurlijk NJBB 5