Privacy policy Muziekvereniging De Harmonie

Transcriptie

1 Privacy Policy Muziekvereniging De Harmonie hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Muziekvereniging De Harmonie houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy; Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als Muziekvereniging De Harmonie zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 1 van 12

2 Inhoudsopgave Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden... 3 Verwerking van persoonsgegevens van oud-verenigingsleden... 4 Verwerking van persoonsgegevens van docenten en dirigenten... 5 Verwerking van persoonsgegevens van donateurs... 6 Verwerking van persoonsgegevens van concertbezoekers... 7 Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees... 8 Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers Edes TOP... 9 Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers Verstrekking aan derden Binnen de EU Minderjarigen Bewaartermijn Beveiliging Rechten omtrent uw gegevens Klachten Vragen Contactgegevens Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 2 van 12

3 Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Muziekvereniging De Harmonie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Administratieve doeleinde; Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst, waaronder; o Het informeren over concerten en repetities o Het verzenden van betalingsverzoeken Verantwoording doeleinde, waaronder; o Aanvraag gemeentelijke subsidie o Jaarlijkse opgave aantal deelnemende leden voor de Buma-rechten Als vereniging zijn wij lid van de Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie (KNMO). Daarom kunnen uw persoonsgegevens met deze bond worden gedeeld ten behoeve van: Administratieve doeleinden; Inschrijving voor het concours; Aanmelden voor HaFaBra-examens. Met de KNMO hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. Hierin zijn afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. De lidmaatschapsovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstellingen kan Muziekvereniging De Harmonie de volgende Naam; Adres; Woonplaats; Telefoonnummer; adres; Geslacht; Geboortedatum; Bankrekeningnummer; Bespeeld instrument; Data van lidmaatschap; Student/niet student. bovengenoemde verwerkingen voor de periode: Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Foto s en beeldmateriaal (zonder naamsvermelding) wordt voor onbepaalde tijd bewaard en gepubliceerd op internet zoals de website en social media kanalen van de vereniging. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 3 van 12

4 Verwerking van persoonsgegevens van oud-verenigingsleden Persoonsgegevens van oud-verenigingsleden worden door Muziekvereniging De Harmonie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Administratieve doeleinde. De lidmaatschapsovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Muziekvereniging De Harmonie de volgende Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; adres; Data van lidmaatschap. bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: Gedurende maximaal 40 jaar; Foto s en beeldmateriaal (zonder naamsvermelding) wordt voor onbepaalde tijd bewaard en gepubliceerd op internet zoals de website en social media kanalen van de vereniging. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 4 van 12

5 Verwerking van persoonsgegevens van docenten en dirigenten Persoonsgegevens van docenten en dirigenten worden door Muziekvereniging De Harmonie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Administratieve doeleinde; Het uitvoering geven aan het arbeidscontract. Het arbeidscontract Voor de bovenstaande doelstellingen kan Muziekvereniging De Harmonie de volgende Naam; Adres; Woonplaats; Telefoonnummer; adres; Geslacht; Geboortedatum; Bankrekeningnummer bovengenoemde verwerkingen voor de periode: Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 5 van 12

6 Verwerking van persoonsgegevens van donateurs Persoonsgegevens van donateurs worden door Muziekvereniging De Harmonie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: Administratieve doeleinde; Het uitvoering geven aan het donateursbeleid; Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. Het aanmeldingsformulier donateurs. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Muziekvereniging De Harmonie de volgende Naam; Adres; Woonplaats; Telefoonnummer; adres; bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 6 van 12

7 Verwerking van persoonsgegevens van concertbezoekers Persoonsgegevens van concertbezoekers worden door Muziekvereniging de Harmonie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Het toesturen van informatie over het concert; Het toesturen van toegangskaarten voor het concert; Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. De reservering via de website of een externe website. Voor de bovenstaande doelstelling kan Muziekvereniging De Harmonie de volgende Naam; Adres; Woonplaats; Telefoonnummer; adres. bovengenoemde verwerking voor de periode: Gedurende de periode tot het concert en maximaal 3 maanden na afloop van het concert. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 7 van 12

8 Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Muziekvereniging de Harmonie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. De inschrijving via de website Voor de bovenstaande doelstelling kan Muziekvereniging De Harmonie de volgende Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; adres. bovengenoemde verwerking voor de periode: Gedurende de periode dat men aangemeld is en maximaal 3 maanden na afmelding. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 8 van 12

9 Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers Edes TOP Persoonsgegevens van deelnemers van Edes TOP worden door Muziekvereniging De Harmonie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: Administratieve doeleinden; Het gebruiken van naam en beeldmateriaal voor de promotie van Edes TOP; Financiële verantwoording van sponsoren en subsidieverstrekkers (alleen naamsvermelding en beeldmateriaal); Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. De inschrijving via de website Voor de bovenstaande doelstellingen kan Muziekvereniging De Harmonie de volgende Naam; Adres; Woonplaats; Telefoonnummer; adres; Geslacht; Geboortedatum; Beeldmateriaal. bovengenoemde verwerkingen voor de periode: Gedurende 2 jaar, ingaande vanaf het moment dat de uitvoering van het evenement gepland staat. Foto s en beeldmateriaal (zonder naamsvermelding) wordt voor onbepaalde tijd bewaard en gepubliceerd op internet zoals de website van de vereniging en social media. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 9 van 12

10 Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Muziekverenging De Harmonie verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Administratieve doeleinde; Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen; Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht. De overeengekomen opdracht; De ontvangen factuur dan wel betalingsopdracht; De verzonden factuur dan wel betalingsopdracht. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Muziekvereniging De Harmonie de volgende Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Bedrijfsnaam; (Zakelijk) Telefoonnummer; (Zakelijk) adres; Rekeningnummer; bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 10 van 12

11 Verstrekking aan derden De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Wanneer dit het geval is, staat dit hierboven beschreven. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Binnen de EU Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Minderjarigen Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Bewaartermijn Muziekvereniging De Harmonie bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; Alle personen die namens Muziekvereniging De Harmonie van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; Rechten omtrent uw gegevens U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 11 van 12

12 Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Vragen Als u naar aanleiding van onze Privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op. Contactgegevens Muziekvereniging De Harmonie Peppelensteeg CV Ede info@deharmonie.org KvK-nummer: Versie 3.0, augustus 2018 Pagina 12 van 12