De Regeling beheerst beloningsbeleid Wft 2014 en de Governance Principes van het Verbond van Verzekeraars hebben directe werking voor Monuta.

Transcriptie

1 Regeling Beheerst Beloningsbeleid Monuta: Het beloningsbeleid van Monuta is gericht op het aantrekken, behouden en bevorderen van goede gekwalificeerde medewerkers. Dit alles is nauw verbonden met een integere en beheerste bedrijfsvoering en gericht op de langere termijn. Dit betekent onder andere dat waar mogelijk moet worden voorkomen dat medewerkers door de beloning geprikkeld worden tot onzorgvuldig handelen naar diverse stakeholders toe (klanten, directie, aandeelhouders en andere medewerkers). De Regeling beheerst beloningsbeleid Wft 2014 en de Governance Principes van het Verbond van Verzekeraars hebben directe werking voor Monuta. Taken en verantwoordelijkheden De raad van commissarissen van Monuta heeft een selectie- en remuneratiecommissie ingesteld, die besluitvorming over het beloningsbeleid voor de gehele raad van commissarissen voorbereidt. De selectie- en remuneratiecommissie bestaat uit: Mr. F.C.W. Briët (voorzitter) Mr. E. Pouw De selectie- en remuneratiecommissie bereidt de volgende zaken voor ter besluitvorming voor de voltallige raad van commissarissen: - Vaststellen, uitvoeren en monitoren van het beloningsbeleid van de (titulaire en statutaire) Directie en de onderneming als geheel; - Goedkeuren wijzigingen Monuta-breed beloningsbeleid. - Evalueren van de opzet en naleving de werking van het beloningsbeleid middels een jaarlijkse toets, uitgevoerd door Internal Audit Department; - Goedkeuren welke functies tot de Identified Staff behoren; - Vaststellen performance criteria (IPM/KPI afspraken) (titulaire en statutaire) Directie en hoofden van Control functies; - Beoordelen van de performance van statutaire Directie en vaststellen salariswijzigingen. Het beoordelen van de performance en vaststellen van de salariswijzigingen van de titulaire Directie gebeurt in nauw overleg met de Directievoorzitter. - Goedkeuren (achteraf) performance (beoordeling) Identified Staff, inclusief hoofden van Control functies; en - Goedkeuren totale beschikbare variabele beloning inclusief winstdelingsregeling (past dit binnen de financiële positie en het risicoprofiel van Monuta). 1

2 Naast de selectie- en remuneratiecommissie zijn ook de directie, de Control commissie (bestaande uit de managers HRM, FRM, Compliance en Concerncontrolling) betrokken bij de inrichting, vaststelling en het toezicht op de werking van het beloningsbeleid. Bij het opstellen van het beheerst beloningsbeleid Monuta wordt gebruik gemaakt van de diensten van PwC en Finnius. Discretionaire bevoegdheid directie: In het gehele beloningsbeleid houdt directie het recht om uit te keren variabele beloningen geheel of gedeeltelijk tegen te houden. De discretionaire bevoegdheid heeft het karakter van een redelijkheidstoets en wordt met de nodige zorgvuldigheid uitgeoefend. In de volgende gevallen (niet limitatief) zal van de discretionaire bevoegdheid gebruik kunnen worden gemaakt: 1. Er is bewijs van ongepast gedrag of ernstige fouten door de verantwoordelijke medewerker; 2. Monuta en/of de divisie of dochter waarbinnen de verantwoordelijke medewerker werkt, lijdt een substantieel verlies in haar financieel resultaat; 3. Monuta en/of de divisie of dochter waarbinnen de verantwoordelijke medewerker werkt, lijdt onder een falend riskmanagement beleid; 4. Er zijn substantiële wijzigingen in de economische of wettelijk vereiste kapitaalsbasis van Monuta; en 5. Er is sprake van uitzonderlijke omstandigheden die leiden tot een onbedoeld of oneerlijk resultaat. Claw back: Monuta is bevoegd een uitbetaalde variabele beloning geheel of gedeeltelijk terug te vorderen van zowel medewerkers als ex-medewerkers voor zover de uitkering heeft plaatsgevonden op basis van onjuiste informatie over het bereiken van de aan de variabele beloning ten grondslag liggende prestatiedoelstellingen, of over de omstandigheden waarvan de variabele beloning afhankelijk was gesteld en in geval van frauduleus handelen van de betrokken medewerker. De directie besluit tot het toepassen van een claw back, welk besluit ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de raad van commissarissen. Voor zover het leden van de directie betreft, ligt de volledige bevoegdheid tot het toepassen van een claw back bij de raad van commissarissen. Identified Staff: 2

3 Jaarlijks doet de control commissie een voorstel aan de directie met betrekking tot de functies die vallen onder Identified Staff. Het besluit van de directie wordt goedgekeurd door de raad van commissarissen. Algemene uitgangspunten beloningsbeleid Monuta: Het beloningssysteem van Monuta dient aan de volgende uitgangspunten te voldoen: 1. Het beloningsbeleid in zijn geheel is marktconform in verband met het aantrekken en behouden van goed gekwalificeerd personeel; 2. Het bevordert de integriteit en soliditeit van de financiële onderneming met een focus op zowel de korte als de lange termijn belangen van de onderneming; 3. Bevat geen prikkels die ertoe zouden kunnen bijdragen dat de onderneming meer risico s neemt dan voor haar aanvaardbaar is, die afbreuk doen aan de verplichting van de financiële onderneming om zich in te zetten voor de belangen van de klanten en andere stakeholders, of andere op de financiële onderneming rustende zorgvuldigheidverplichtingen; 4. Is maatschappelijk verantwoord; 5. Voldoet aan wet- en regelgeving; 6. Is transparant en zo eenvoudig en eenduidig mogelijk; 7. Het beloningsbeleid en de hieronder vallende beloningsregelingen en beloningspraktijken zijn op schrift gesteld en kenbaar gemaakt aan de betrokken belanghebbenden; en 8. In het jaarverslag wordt jaarlijks de toepassing van het beloningsbeleid opgenomen zoals vermeld in artikel 25 van de Regeling Beheerst beloningsbeleid Wft Dit jaarverslag is te vinden op Vaste beloning en benefits: Binnen Monuta worden de volgende CAO s gehanteerd: - CAO Verzekeringsbedrijf binnendienst; - CAO Verzekeringsbedrijf buitendienst; - CAO Uitvaartbranche; De CAO bepalingen worden gevolgd, tenzij er specifieke Monuta bepalingen of uitzonderingen zijn afgesproken die de CAO s overstijgen (beter zijn dan de CAO aangeeft). De functies bij Monuta zijn beschreven middels functiebeschrijvingen en zijn ingedeeld in functiegroepen. Bij elke functiegroep hoort een salarisschaal. Deze is onderverdeeld in periodieken. Benefits: Alle medewerkers nemen deel aan de pensioenregeling van Monuta. Het is een middelloonregeling met het karakter van een uitkeringsovereenkomst. Het pensioen wordt opgebouwd op basis van een 3

4 12 keer het vaste maandsalaris plus het vakantiegeld verminderd met de franchise. Er is geen sprake van discretionaire pensioenen. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden bestaan voor sommige functies uit een leaseauto en een kostenvergoeding. Algemene verboden: Naast de uitgangspunten die van toepassing op het beloningsbeleid zijn tevens de algemene verboden van toepassing: 1. Het is niet toegestaan om gegarandeerde variabele beloning toe te kennen aan medewerkers. Enkel bij het aannemen van nieuwe medewerkers is het uitsluitend voor het eerste jaar van het dienstverband toegestaan een zogenaamde welkomstvergoeding toe te kennen. In deze uitzonderlijke gevallen is de toekenning bedoeld ter compensatie van het vervallen van (uitgestelde) variabele beloning bij de voormalige werkgever. Aan Identified Staff is het niet toegestaan om een welkomstvergoeding toe te kennen. 2. Persoonlijke hedging strategieën en het sluiten van verzekeringen die gekoppeld zijn aan de beloning of aansprakelijkheid van de medewerker hieromtrent zijn onder geen enkele voorwaarde toegestaan; 3. Er vinden geen discretionaire pensioentoezeggingen plaats aan medewerkers, waarbij met discretionaire pensioentoezegging wordt bedoeld een eenmalige pensioentoezegging aan een individuele medewerker als onderdeel van zijn variabele beloning die geen onderdeel vormt van een collectieve regeling; 4. Een ontslagvergoeding bevat nimmer een beloning voor het falen van een medewerker en reflecteert de door de medewerker verrichte prestaties. De vergoeding bij ontslag van een lid van de Directie bedraagt maximaal eenmaal het jaarsalaris. Indien het maximum van eenmaal het jaarsalaris voor een lid van de Directie die in zijn eerste benoemingstermijn wordt ontslagen kennelijk onredelijk is, komt dit lid van de Directie in dat geval in aanmerking voor een ontslagvergoeding van maximaal tweemaal het jaarsalaris. Uitgangspunten variabel beloningsbeleid Monuta: De volgende uitgangspunten gelden voor alle medewerkers van Monuta: 1. In elke variabele beloningsstructuur is een bij de functie passende balans van maatregelen ingebouwd teneinde de juiste prikkelwerking te waarborgen; 2. De variabele beloning staat in een passende verhouding tot het vaste salaris. Monuta stelt per functie een maximale verhouding vast tussen de variabele en de vaste beloning; 4

5 3. De variabele beloning wordt gekoppeld aan vooraf bepaalde, beoordeelbare en beïnvloedbare prestatiecriteria (KPI s). Deze KPI s weerspiegelen zo veel mogelijk de belangen van alle stakeholders in de onderneming; 4. De variabele beloning wordt voor ten minste 50 procent gebaseerd op kwalitatieve (niet financiële) criteria zoals strategische doelen, klanttevredenheid, naleven beleid t.a.v. risicobeheersing, compliance met interne en externe regels, leiderschap, managementvaardigheden, samenwerken met andere personen en bedrijfsonderdelen, creativiteit, motivatie, duurzaamheid en maatschappelijk bewust handelen (Wbfo); 5. Toekenning van de variabele beloning is afhankelijk van een passende verhouding van de prestaties van de medewerker, de afdeling en/of de onderneming als geheel. Voor Identified Staff geldt dat op alle drie de niveaus criteria worden vastgesteld. Voor hen zijn deze KPI s echter niet meer gekoppeld aan een variabele beloning omdat variabele beloning voor hen niet van toepassing is; 6. Bij de beoordeling van de persoonlijke prestaties worden zowel financiële als niet financiële criteria gehanteerd; Financiële resultaten die gebruikt worden bij het beoordelen van prestaties worden gecorrigeerd voor genomen risico s en kosten. Bij Monuta gebeurt dit door op basis van de geaccordeerde resultatenrekening de prestaties te beoordelen (bij de financiële targets); 7. Toekenning van de variabele beloning is niet afhankelijk van een alles of niets commerciële doelstelling, maar kent een lineaire of trapsgewijze vorm; 8. De variabele beloningsstructuur voorziet in de mogelijkheid om enige mate van discretionaire beoordeling toe te passen bij de vaststelling van een variabele beloning, om ongewenste effecten, zoals beloningen die niet in lijn liggen met geleverde prestaties, tegen te gaan. Dit geldt evenzeer in bijzondere situaties zoals een overname of ontslag; 9. Er wordt een passende tijdshorizon in acht genomen bij het beoordelen van commerciële prestaties als basis voor de variabele beloning, zodat rekening wordt gehouden met het effect van de prestaties op de lange termijn resultaten De Identified Staff kent vanaf 1 januari 2013 geen variabele beloning meer. De Control functies bij Monuta die onderdeel uitmaken van de Identified Staff, kennen derhalve geen variabele beloning. In de reguliere performance management cyclus geldt voor de Control functies dat de financiële criteria niet gebaseerd zijn op de financiële resultaten van het onderdeel dat door de medewerker in de Control functie zelf gecontroleerd wordt, maar altijd minimaal op een niveau hoger. Verband tussen definitieve beloning en prestaties: De uit te keren totale variabele beloning wordt vastgesteld door de directie, met input van de Control Commissie, op basis van toetsing vooraf door Controlling en een analyse van HRM. De totale beschikbare variabele beloning wordt goedgekeurd door de raad van commissarissen; 5

6 Risicoanalyse: Jaarlijks wordt een risicoanalyse uitgevoerd. Overzicht vaste en variabele beloning 2014: Personeelsleden waarvan de werkzaamheden het risicoprofiel van de onderneming materieel beïnvloeden (Identified Staff) Aantal begunstigden 21 Beloning vast in ,56 Beloning variabel over 2014* 1.041,66 Aantal begunstigden 0 welkomstvergoeding Aantal begunstigden 1 Vertrekvergoeding Hoogste bedrag ,00 Gegarandeerde bonussen 0 * Variabele Beloning over 2014 wordt, indien van toepassing, in 2015 uitgekeerd. 6