NOTITIE RECHTMATIGHEID

Transcriptie

1 NOTITIE RECHTMATIGHEID blad 1 van 7

2 1. Inleiding Het Dagelijks Bestuur van de GR RDWI is verplicht (conform de artikelen 212, 213 en 213A van de gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop de GR RDWI in het kader van planning & control op moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Interne Controles op de primaire en secundaire processen worden gedurende het hele jaar uitgevoerd door de medewerker Interne Controle. Die medewerker valt functioneel binnen team Financiën & Control van de Unit FC & B. Het doel van de interne controles is gericht op de borging van de rechtmatigheid en getrouwheid zoals die door de controlerend accountant bij de jaarrekening wordt getoetst. Jaarlijks wordt met de accountant afgestemd hoeveel dossiers er in het primaire en secundaire proces moeten worden gecontroleerd 1 om aan die rechtmatigheid en getrouwheidseisen te voldoen. Eventuele fouten die bij de interne controles aan het licht komen worden zo veel mogelijk binnen het reguliere proces hersteld. In met name de structurele borging (via de Plan, Do, Check, Act cyclus) kunnen en moeten nog stappen worden gemaakt. Daarmee wordt een leereffect bereikt voor de betrokken medewerkers en in die (PDCA) cyclus borg je ook waar nodig is de eventuele bijsturende maatregelen. De borging van enerzijds rechtmatigheidscontroles in het primaire proces uitgevoerd door de Intern Controleur en de afstemming ervan met de kwaliteitsmedewerkers en de proces coördinatoren in het primaire proces moet en kan in de komende jaren verder ontwikkeld worden. Vastlegging van de getrouwheid en rechtmatigheidscontroles De uitgangspunten met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheidscontroles zijn vastgelegd in: - De gemeentewet; - Het besluit begroting en verantwoording gemeenten en provincies (BBV): - De nota van toelichting bij het besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO); - Het controleprotocol voor de accountantscontrole (wordt jaarlijks geactualiseerd); - Het normenkader (wordt jaarlijks geactualiseerd); Het kader van de verbijzonderde interne controle (VIC) Artikel 212 lid 1 van de gemeentewet verplicht gemeenschappelijke regelingen een financiële verordening op te stellen, waarin de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie zijn opgenomen. 2. Doel van de Interne Controle Interne controle heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Tevens biedt interne controle de kans om het tijdig treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit interne controles plus de inbedding van maatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. 1 In bijlage 1 zijn de dossier controles rond de gebundelde uitkering BUIG en controles v.d. salarisadministratie 2019 opgenomen. blad 2 van 7

3 De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheersmaatregelen. Dit betekent dat interne controle vooral gericht is op: - Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) van informatievoorziening en verantwoordingsrapportages om tijdig juiste managementbesluiten te kunnen nemen; - Het juiste gebruik van gedelegeerde bevoegdheden en mandaten; - Het opvolgen van de wet- en regelgeving, voorschriften, instructies en mandaten; - Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en daarbij behorende gegevensverwerking; - Actuele beschrijving van de relevante processen en de correctie uitvoering ervan. De toekomst van de verbijzonderde interne controle bij overheden De commissie BADO heeft in 2019 een notitie uitgebracht onder de titel; de verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden. 2 Hieronder zijn een aantal begrippen en definities van die notitie uitgewerkt en is toegelicht hoe de theorie in de praktijk bij de RSD wordt toegepast. Definitie verbijzonderde interne controle (VIC) Door gemeenten wordt op uiteenlopende wijze invulling gegeven aan het begrip verbijzonderde interne controle. De onderstaande definitie wordt gehanteerd door de commissie BADO 3 : De verbijzonderde interne controle van een decentrale overheid, is gericht op het verkrijgen van inzicht vanuit de eigen organisatie in tenminste de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, zoals deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen. Hierbij wordt onder meer aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersmaatregelen, alsmede de risico s die aanwezig zijn voor wat betreft de eerdergenoemde aspecten van getrouwheid (betrouwbaarheid) en rechtmatigheid. Hoe is interne controle georganiseerd en geborgd binnen de GR RDWI? Het bestuur, de directie en het MT van de RSD zijn verantwoordelijk voor de realisatie van de strategie en doelstellingen en een goede sturing en beheersing op hoofdlijnen. De Unitmanagers van het primaire proces zijn verantwoordelijk voor het aansturen en beheersen van de uitvoering van activiteiten in samenhang met de strategie en doelstellingen, het beheersen van risico s, het zorgdragen voor een adequate bedrijfsvoering en het verstrekken van betrouwbare verantwoordingsinformatie. Om voldoende zekerheid te hebben over de betrouwbaarheid van de informatievoorziening zijn er twee verdedigingslinies 4 georganiseerd binnen de RSD namelijk een 1 e lijn en een 2 e lijn. De 1 e lijn betreft de units in het primaire proces (namelijk Regie, Specialties, Schulddienstverlening, Specifieke Diensten en Backoffice) die primair verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de primaire dienstverlening voor de klant. In de 2 e lijn zijn de ondersteunende functies ondergebracht. De tweede lijn betreft bij de RSD de Units FC&B, Informatiemanagement, de Unit Support en de teams kwaliteit en JUZA. De medewerkers uit de 2 e lijn zorgen voor de (technische) inrichting van de processen in de 1 e lijn en de informatievoorziening en de beheersing van deze processen. De 2 e lijn ontwikkelt en beheert systemen voor procesbeheersing, planning & control, informatieverwerking, communicatie en rapportages. 2 Notitie commissie BADO 14 februari 2019, de verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden 3 Commissie BADO betekenis : Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale overheden. 4 1 e lijn en 2 e lijn linies zoals beschreven op pagina 7 in notitie commissie BADO blad 3 van 7

4 Verder ondersteunt de 2 e lijn de 1 e lijn bij het identificeren, bewaken en beheersen van risico s. Dit laatste onderdeel wordt expliciet ondersteund vanuit de Unit FC&B 5. De 3 e lijns-controle betreft een interne Audit Functie. De 3 e lijn is niet verantwoordelijk voor het nemen van de beslissingen in de 1 e lijn en evenmin voor het ontwerpen en implementeren van de systemen voor de beheersing van bedrijfsprocessen (2 e lijn). De 3 e lijnsrol bij de RSD is momenteel belegd bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze functionaris is expliciet door het bestuur aangewezen. Als gevolg van de aanstaande wijzigingen in de governance-structuur zullen meerdere functionarissen aan de 3 e lijn worden toegevoegd. Gebruik van de verbijzonderde interne controle (VIC) door de externe accountant De externe accountant kan via 4 mogelijkheden gebruik maken van de VIC: 1 Instrument om de aanlevering van stukken aan de accountant te verbeteren; 2 Onderdeel van het interne beheersingskader om toezicht te houden op de uitvoering van interne beheersingsmaatregelen; 3 Interne beheersingsmaatregelen waarop de accountant kan steunen bij zijn organisatiegerichte werkzaamheden; 4 De borging van een interne Auditfunctie binnen een organisatie. De huidige praktijk is dat de externe accountant steunt op de interne beheersingsmaatregelen (2) van de RSD. Hierbij gebruikt de accountant de VIC als een informatiebron om kennis te verkrijgen van de RSD om op deze wijze inzicht te krijgen en richting te geven aan zijn controle. Op deze wijze worden risico s geïdentificeerd en ingeschat om een basis voor het opzetten en uitvoeren van verder controlewerkzaamheden te verkrijgen. 3. Keuzes inrichting VIC Ambities RSD De vraag voor wie de VIC wordt ingericht staat hier centraal. Binnen de RSD is de huidige focus vooral gericht op het jaarlijks uitvoeren van rechtmatigheidscontroles, deelwaarnemingen en verbijzonderde interne controles voor de accountant. De uitvoering van die rol is belegd binnen team financiën & control bij de intern controleur. De ambitie van de RSD zou erop gericht moeten zijn dat toegewerkt wordt naar het onderkennen en toetsen van de risico s en beheersingsmaatregelen in de processen. De jaarlijkse toetsing van de werking van deze beheersmaatregelen geeft een organisatie vervolgens inzicht in de (proces) risico s. De toetsing van de procesrisico s in het primaire proces is belegd bij team kwaliteit (unit backoffice). Naast bovengenoemde (door)ontwikkeling zijn er twee ontwikkelingen die van invloed zijn op de VIC, namelijk de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording en het streven naar een ín control statement. Wettelijk kader: Rechtmatigheidsverantwoording Het idee van de rechtmatigheidsverantwoording door het college (in casu bestuur RSD) is uitgewerkt in een rapport van de werkgroep Depla; vernieuwing accountantscontrole gemeenten. Deze werkgroep heeft gesteld dat: Het college (in casus het dagelijks bestuur) verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid. Bij de jaarrekening dient daarom een verklaring van het dagelijks bestuur te worden gegeven, waarin het dagelijks bestuur aangeeft rechtmatig te hebben gehandeld met betrekking tot de financiële Rijks en Europese wetgeving Ook zal in de verklaring 5 Het proces en de inhoud van risicomanagement wordt toegelicht in de voorjaarsnota Risicomanagement is geen expliciet onderdeel van de notitie rechtmatigheid blad 4 van 7

5 opgenomen moeten worden dat de verschillen tussen de begroting en jaarrekening accuraat zijn. De accountantscontrole kan worden beperkt tot de getrouw beeld verklaring bij de jaarrekening en bij de verklaring van het bestuur. De raad (in casu het algemeen bestuur) kan aangeven of het college (in casu het dagelijks bestuur) ook een verklaring geeft over de rechtmatigheid van de uitvoering van (een bepaald deel van) de eigen verordeningen en regelgeving. De accountant neemt dit onderdeel dan mee in zijn controle. Bovenstaande betekent dat een begrotingswijziging aan het einde van het jaar niet meer noodzakelijk is. Indien noodzakelijk zal de wetgeving door de Rijksoverheid (BZK) worden aangepast. Naast het verantwoordingsaspect verwacht de werkgroep ook een kwaliteitsverhogend effect op de (financiële) bedrijfsvoering bij gemeenten (in casu gemeenschappelijke regelingen). De verwachting is dat de verplichting voor een rechtmatigheidsverantwoording vanaf het verslagjaar 2021 voor gemeenten gaat gelden. Voor Gemeenschappelijke Regelingen (dus ook voor de GR RDWI) gaat dan de verplichting één jaar later in, vanaf Op dit moment kunnen nog niet alle gevolgen voor de inrichting van de VIC worden voorzien. Op een later moment in 2019 zal zowel vanuit het ministerie van BZK, de commissie BADO en commissie BBV nader worden gecommuniceerd over vorm en inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording. Wat inhoudelijk gaat veranderen is het gebruik van het normenkader. Normenkader Het normenkader bevat alle relevante regelgeving, waaraan getoetst moet worden en waarover nu maar ook vanaf 2022 gerapporteerd wordt via de rechtmatigheidsverantwoording. Jaarlijks stelt het dagelijks bestuur het normenkader vast. Die verplichting geldt dus ook al. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing zal het normenkader nader geoperationaliseerd moeten worden. Het operationaliseren van het normenkader kan worden vastgelegd in een toetsingskader. Met dat laatste onderdeel zal in 2019 een start worden gemaakt. Rol van de externe accountant De externe accountant zal in zijn controleverklaring een oordeel geven over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording zoals die door het dagelijks bestuur zal worden opgenomen in de jaarrekening. Het algemeen bestuur moet immers erop kunnen vertrouwen dat hetgeen het dagelijks bestuur opneemt in de rechtmatigheidsverantwoording, juist en volledig is. In Control Statement De rechtmatigheidsverantwoording moet onderscheiden worden van een In control statement (ICS). Bij de rechtmatigheidsverantwoording staat de vraag voorop of de GR RDWI in overeenstemming heeft gehandeld met de relevante regelgeving en dus of de GR RDWI in dit opzicht daaraan heeft voldaan (compliant is). De rechtmatigheidsverantwoording heeft daarmee een beperktere strekking dan een ICS. De definitie van een in control statement is 6 : Een verklaring van het bestuur over de kwaliteit van de bedrijfsvoering, zoals de interne organisatie en automatisering, waarmee inzicht wordt verkregen in de mate waarin verschillende bedrijfsprocessen op orde zijn. Een ICS is breder dan een rechtmatigheidsverantwoording en kan verder elementen bevatten over, missie & visie, kernwaarden, systeem van risicomanagement en prestatiemeting. 6 Klop, P & van der Voort, B, Corporate Governance 2009 blad 5 van 7

6 Uitdrukkelijk is aangegeven door de werkgroep dat een in control statement geen verplichting is, maar het is natuurlijk wel positief als gemeenten (in casu de GR RDWI) stilstaan bij hun eigen ambitieniveau. Gezien de huidige veranderingen en de verschillende (bedrijfsvoerings)vraagstukken binnen de RSD is het verstandig te zorgen dat het wettelijk kader wordt verankerd. Op grond van het voorgaande kiezen we voor borging van het wettelijk kader. 4. Procesvoorstel vernieuwing accountantscontrole gemeenten Hieronder is een planning opgenomen om de verschillende aspecten rond de toekomstige (wets)wijzigingen van de rechtmatigheidsverantwoording te borgen. Onderwerp Doel Wie Wat Besluitvorming Normen kader 2019 en de ontwikkeling van het toetsingskader. Het normenkader 2019 bevat alle relevante regelgeving. Het inhoudelijke doel is om zoveel mogelijk aan te haken bij de aanstaande wijzigingen in wet Intern Controleur Voorstel normenka der (incl toetsingsk ader) DB december 2019 Borging rechtmatigheidsverantwoording regelgeving vanaf 2022 De beantwoording van twee vragen staat centraal: Hoe wordt invulling gegeven aan de PDCA cyclus binnen het primaire proces? Hoe wordt het wettelijk kader rond de rechtmatigheidsverantwoording geborgd? Controller, Unitmanager Backoffice Discussie notitie of memo met daarin de beantwoor ding van twee vragen en implement atie voorstellen memo en/of notitie in januari 2020 in het DB Normenkader en toetsings- kader 2020 Het doel van dit normenkader en het operationaliseren van het toetsingskader is om te voldoen aan de dan geldende wet en regelgeving. Intern Controleur Voorstel normenka der DB Besluitvorming december 2020 blad 6 van 7

7 Bijlage 1 Interne Controles participatiewet 2019 en controles salarisadministratie Planning IC Controles 2019 PW inkomen BBZ starters Bijz.Bijst. IOAW IOAZ BBZ 2004 Reintegratie IIT LKS Studiet. Totaal De Bilt Bunnik Wijk bij Duurstede Utrechtse Heuvelrug Zeist Totaal Interne controle salarissen 2019 Planning 2019 jan feb mrt apr mei juni juli aug sept okt nov dec totaal (nieuw) dienstverband Uit diensttreding Verhoging anciënniteit Declaratie reiskosten, vergoedingen ed Gratificaties ed Oderschapsverlof Overige Totaal te controleren mutaties blad 7 van 7