De afdeling. 550 lokale afdelingen actief. Autonomie? GIDS VOOR VROUWEN VAN NU Wegwijzer 1: Inleiding Datum nieuwsbrief

Transcriptie

1 Bij u in de organisatie GIDS VOOR VROUWEN VAN NU Wegwijzer 1: Inleiding Datum nieuwsbrief GIDS VOOR VROUWEN VAN NU Wegwijzer 5: De afdeling De afdeling 550 lokale afdelingen actief Binnen Vrouwen van Nu zijn meer dan 550 lokale afdelingen actief en enkele netwerken. In deze gids staan we stil bij de afdelingen. De doelstelling van een afdeling is gelijk aan die van de landelijke vereniging: met de kracht van vrouwen de leefomgeving versterken. De activiteiten die door afdelingen worden georganiseerd variëren van activiteiten waarin ontmoeting en ontwikkeling centraal staat tot activiteiten die aandacht vragen voor een maatschappelijk thema of de leefbaarheid van de omgeving bevorderen. Het aantal en soort activiteiten varieert per afdeling. Elke afdeling houdt in ieder geval jaarlijks een afdelingsbijeenkomst voor de leden waarin ze de leden in staat stelt geïnformeerd te worden over de uitvoering van de plannen. Ook gebruiken de afdelingen het huisstijl en logo van Vrouwen van Nu. Autonomie? Vrouwen van Nu is een vereniging. De afdelingen zijn geen rechtspersoon, maar hebben binnen de kaders en afspraken van de vereniging vrijheid van handelen. De regels zijn dat gebruik wordt gemaakt van de huisstijl van Vrouwen van Nu, de hoogte van de contributie wordt gehandhaafd, er afdracht van een deel van de contributie plaatsvindt, en er geen gebruik mag worden gemaakt van privérekeningen. Afdelingen dragen de naam Vrouwen van Nu, aangevuld met de naam van de plaats, streek of een andere aanduiding. IN DEZE WEGWIJZER Autonomie?... 1 Verantwoordelijkheid... 2 Waar haal ik ze vandaan?... 2 Hulptroepen... 3 Geldmiddelen... 4 Wie samen reist gaat ver... 5 Afdelingen oprichten, samenvoegen of opheffen... 6 Contact... 6 HET WETEN WAARD Besturen hoeft niet zwaar te zijn. Wél leuk. Op het voor-ledendeel van de website staat extra informatie en materiaal voor afdelingen. Samenwerken loont! Landelijk en provinciaal is er hulp voor afdelingen.

2 Verantwoordelijkheid Het is natuurlijk niet niks. Samen met anderen een afdeling runnen. Het is een verantwoordelijkheid naar de afdelingsleden toe maar ook gewoon leuk om te doen. De verantwoordelijkheid betreft eigenlijk vier zaken: het zorgdragen voor de continuïteit van de afdeling. Het beheren van het geld dat door de leden aan de afdeling is gegund. Ervoor zorgen dat er activiteiten aan de leden worden aangeboden. Signalen of informatie vanuit de afdeling of regio doorgeven aan het provinciale bestuur of een beroepskracht van de vereniging. Hiervoor kan het bestuur de hulp inroepen van commissies, werkgroepen en interessegroepen. Het bestuur hoeft dus niet alles zelf uit te voeren. Het bestuur kan ervoor kiezen om leden te vragen mee te helpen met de werkzaamheden. Het bijhouden van de website, het schrijven van stukjes of het maken van een afdelingsboekje, het bijhouden van de boekhouding, organisatie van een excursie of activiteit, de verslaglegging of de ledenadministratie. Het bestuur (als verantwoordelijke voor het reilen en zeilen van de afdeling) laat zich informeren over de voortgang van zaken en neemt besluiten of maatregelen waar nodig. Volgens de statuten van de vereniging moet er in ieder geval eens per jaar een jaarvergadering plaatsvinden voor de leden. Hierin legt het bestuur verantwoording af aan de leden over het beleid en de activiteiten die in het voorgaande jaar zijn uitgevoerd. Het is binnen Vrouwen van Nu mogelijk om een afdeling te leiden zonder dat er zware eisen aan de bestuursleden worden gesteld. Waar haal ik ze vandaan? De vraag waar vinden we een nieuw bestuurslid wordt regelmatig gesteld. Een veelgemaakte fout is dat er alleen in het eigen netwerk of in de eigen afdeling wordt gezocht naar kartrekkers. Dat is op den duur uitgeput. Wees niet bang om onbekende vrouwen voor het provinciale bestuur te interesseren. Bijvoorbeeld via de vrijwilligerscentrale, een stukje in een huis-aan-huis blad of de plaatselijke krant. Nieuwe vrouwen brengen nieuwe inzichten en netwerken met zich mee en staan er weer fris in. TIP: Binnen vrijwel elke provincie is een team van leden actief (vaak serviceteam genoemd) die de afdeling kunnen adviseren over het vinden van bestuurs of coördinatieleden. 2 Besturen, sturen of coördineren? Het is vandaag de dag niet meer zo gemakkelijk om (actieve) bestuursleden te vinden. Het is binnen Vrouwen van Nu mogelijk om een afdeling te leiden (besturen) zonder dat er erg zware eisen aan de bestuursleden of het bestuur worden gesteld. Het staat de afdeling vrij om een bestuur of bijvoorbeeld coördinatieteam te vormen. Het bestuur van een afdeling stelt zelf vast uit hoeveel leden het bestaat. Volgens de reglementen moeten dit er minimaal drie zijn, onder wie een voorzitter (verantwoordelijk voor de coördinatie van het geheel), een secretaris (verantwoordelijk voor de informatievoorziening) en een penningmeester (verantwoordelijk voor de financiën). Een afdeling kan er ook voor kiezen om leden de rol van coördinatie, communicatie of financiën te geven. Bij afdelingen met een wat flexibeler programma kan gekozen worden voor een flexibele vorm van (be)sturen waarbij de trekkers en actieve leden samen de schouders onder het programma en de uitvoering zetten. Op deze manier worden de lasten en verantwoordelijkheden verdeeld. Het bestuur of coördinatieteam wordt door de leden benoemd op de afdelingsvergadering. De functies worden door de leden van het bestuur in onderling overleg verdeeld. Hoe groter en actiever de afdeling, des te groter het bestuur of coördinatieteam zal zijn. De zittingsperiode van een bestuurslid is maximaal 2 x 3 jaar. Elk lid van het bestuur treedt drie jaar na benoeming af en is direct eenmaal herkiesbaar. Indien het aantal bestuursleden minder dan drie bedraagt, blijft het bestuur bevoegd. Het bestuur wordt geadviseerd zo snel mogelijk een afdelingsvergadering te organiseren, waarin de open plaats aan de orde komt. Het bestuur van een plaatselijke afdeling vergadert zo vaak als het zelf wenselijk acht. Besluiten kunnen worden genomen als ten minste de helft van de bestuursleden aanwezig is. Elk bestuurslid heeft één stem.

3 Hulptroepen Welke ondersteuning is er mogelijk bij het leiden van uw afdeling? Hieronder een beknopt overzicht: Rollen binnen het bestuur of team Een afdelingsbestuur of coördinatieteam is allereerst verantwoordelijk voor de continuïteit van de afdeling en het afdelingsprogramma. Ook fungeert het bestuur als schakel tussen de leden en het provinciaal en landelijk bestuur. Het is immers het bestuur dat het beste weet wat er leeft en speelt onder haar leden en wat de behoeften zijn waaraan de vereniging tegemoet moet komen. Deze signaalfunctie is erg belangrijk voor een goede aansluiting binnen de vereniging. Het beleid of de plannen van de afdeling maken de leden en het bestuur samen. Steeds meer afdelingen vragen jaarlijks aan hun leden waar ze behoefte aan hebben en stemmen daar hun activiteiten op af. Een afdelingsbestuur informeert de leden over de ontwikkelingen in de afdeling, de provincie en landelijk én ziet toe op de uitvoering van het beleid. Het bestuur kan leden vragen daarbij te ondersteunen en werkgroepen opzetten. De voorzitter of coördinator zorgt dat de vergaderingen worden georganiseerd en geleid. Het is geen regel dat ze dat zelf moet doen. Bij een afdelingsbijeenkomst bijvoorbeeld zorgt het bestuur ervoor dat iemand de bijeenkomst opent en de sprekers welkom heet en bedankt. Ook doet het bestuur mededelingen die van belang zijn voor de leden. De voorzitter is ook het eerste aanspreekpunt voor anderen binnen de vereniging voor uiteenlopende zaken. De secretaris zorgt er voor dat de correspondentie van de plaatselijke afdeling wordt gedaan, de ledenadministratie actueel is, eventueel archief wordt bijgehouden, verslagen van de bestuursvergaderingen en jaarlijkse afdelingsvergadering worden gemaakt. Ze zorgt er ook voor dat er een jaarverslag wordt gemaakt. De penningmeester draagt zorg voor de financiële administratie van de afdeling, legt in de jaarlijkse afdelingsvergadering verantwoording af namens het bestuur over het afgelopen boekjaar, maakt de balans en verlies- en winstrekening en de begroting voor het komende verenigingsjaar. Overige leden van een bestuur of team zijn vaak vrouwen die zorgdragen voor de zichtbaarheid en PR, website, een commissie, of algemeen bevoegd zijn. Vrijwel elke provincie heeft een serviceteam. Dit denkt mee wanneer een afdeling in zwaar weer dreigt te raken of wanneer belangstellenden een nieuwe afdeling of netwerk willen oprichten. Er is een praktische handleiding Kascontrole beschikbaar via het voorledendeel van de website. Deze kunt u gebruiken bij de jaarafsluiting. Er is een opzet voor een beknopte jaarrekening beschikbaar via het Excel boekhoudprogramma (voor-ledendeel van de website) waarin u alleen nog de gegevens van uw afdeling hoeft in te voeren. Er worden doorlopend trainingen aangeboden door bijvoorbeeld het Vrouwen van Nu College en de provinciale afdelingen van Vrouwen van Nu. Het aanbod van het College is gratis voor alle leden en te vinden op Weet u het even niet meer? U kunt altijd contact opnemen met een beroepskracht om zaken mee te bespreken. Een eenvoudig en gratis boekhoudprogramma voor afdelingsfinanciën. Huisstijlmateriaal op het voor-ledendeel op de website. Uw eigen afdelingswebsite. Een eenvoudig systeem voor het beheren van uw ledenadministratie. 3

4 Geldmiddelen Contributie De meest constante bron van inkomsten voor onze vereniging wordt gevormd door de contributie van onze leden. De contributie garandeert de continuïteit van onze vereniging als geheel. Het levert een bijdrage aan de activiteiten en ondersteuning van de landelijke vereniging, de provinciale afdelingen en lokale afdelingen. De ledenraad van Vrouwen van Nu stelt jaarlijks de hoogte en de verdeling van de contributie vast. Afdelingen worden een jaar van te voren geïnformeerd over het contributiebedrag van het komende jaar. Het actuele bedrag en de verdeling kunt u vinden op de website. Entree of deelnamevergoeding Er zijn natuurlijk ook andere bronnen van inkomsten mogelijk. Voor een activiteit kan een financiële bijdrage gevraagd worden bijvoorbeeld. De jaarvergadering Volgens de statuten van onze vereniging wordt een afdelingslid elk jaar uitgenodigd voor een bijeenkomst waarin het afdelingsbestuur verantwoording aflegt over het reilen en zeilen van de afdeling. Deze bijeenkomst vindt aan het begin van het jaar plaats. Op de jaarvergadering komen de volgende punten aan bod: Jaarverslag Financieel verslag Begroting Kascommissie Benoeming bestuursleden Afvaardiging provinciale vergadering Toelichting op voorstellen uit de vereniging Wanneer de leden vooraf inzage krijgen in de stukken kan het tijdens de vergadering gemakkelijk worden behandeld. Gastvrijheid De meeste leden vinden vergaderen en formaliteiten niet echt leuk. Dat is begrijpelijk. U kunt er voor kiezen dit onderdeel informatief en kort te houden. TIP Noem het geen jaarvergadering maar een jaarbijeenkomst en combineer de formaliteiten met een interessant of gezellig programma. TIP Maak de jaarvergadering niet zwaar. De punten kunnen kort aangestipt en behandeld worden zodat er ruim de tijd is voor een thema, project, spreker of ontmoeting. Beperk de formaliteiten Sponsoring Ook kunt u kijken of u sponsoring kunt vinden voor activiteiten. Een drukker die het programmaboekje tegen een schappelijke prijs drukt bijvoorbeeld. De plaatselijk bakker die in het programmaboekje adverteert levert ook inkomsten op. Prijs TIP: Regelmatig worden er prijzen uitgeloofd voor maatschappelijke en burgerinitiatieven. Kijk bijvoorbeeld eens op of Subsidie Onderzoek de mogelijkheid om gemeentesubsidie te krijgen voor een project dat bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen van de gemeente of provincie. Daarop maak je het meeste kans wanneer de aanvraag samen met andere organisaties of afdelingen wordt ingediend. Door een toenemende zichtbaarheid en bekendheid weten steeds meer vrouwen de weg naar onze vereniging te vinden. Ze worden lid omdat ze met een bijzondere reis mee willen, zich in willen zetten voor hun leefomgeving, gezellig samen iets willen ondernemen, een cursus willen doen, ervaring opdoen met besturen, uitzending naar het buitenland, genieten van het ledenvoordeel of hun netwerk en kennissenkring willen uitbreiden. Hoewel een groot deel van onze leden zich richt op de afdeling zijn er steeds meer leden die zich breder oriënteren op wat de vereniging te bieden heeft. Een lid uit Brabant loopt mee met het Utrechtse Rondje om de Dom bijvoorbeeld. Of Riet uit Rhoon doet mee met een cursus goudborduren in Den Haag. Wij hopen op de gastvrijheid van afdelingen en netwerken om leden uit andere delen van het land toe te laten tot hun activiteiten. Daarvoor kan dan een bijdrage in de kosten worden gevraagd. Aangesloten bij kamer van koophandel Zoals gezegd: Vrouwen van Nu is een vereniging en de afdelingen zijn geen zelfstandig rechtspersoon. Omdat een afdeling door de vereniging is erkend en gemachtigd activiteiten uit te voeren en zaken te ondernemen kan gebruik gemaakt worden van de voorzieningen van de vereniging. Zoals de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Wanneer een afdeling een aanvraag wil indienen waarvoor een Kamer van Koophandelnummer vereist is, zoals een subsidie, dan kan hiervoor het KvKnummer van de landelijke vereniging worden gebruikt. Dit is

5 Wie samen reist gaat ver Er is een spreekwoord dat luidt: Wie alleen reist gaat snel en wie samen reist gaat ver. Vrouwen van Nu is een groot voorstander van samenwerking. Als vereniging weten we als geen ander dat je samen sterker staat, meer kunt, meer weet en meer impact hebt. Wanneer je iets wilt bereiken is het goed te bedenken wie daar allemaal een bijdrage aan kunnen leveren. Dat kan een bedrijf zijn, een maatschappelijke instelling, een prominente Nederlander, een deskundige, een school, andere vrouwenorganisatie en ga zo maar door. Het verdient aanbeveling om in een (eenvoudige) overeenkomst vast te leggen wat de afspraken over en weer zijn. Dat is in het bijzonder van belang wanneer er geld mee gemoeid is. Samenwerken kan natuurlijk ook binnen de vereniging. Bijvoorbeeld met een andere afdeling in de regio, een netwerk, provinciale werkgroep of interessegroep. Soms krijgt een afdeling alleen een programma niet vol of rond. Door samen te werken lukt dat vaak wel. Het is ook leuk voor de leden. Zij maken kennis met weer nieuwe vrouwen. Soms lukt het een afdeling niet om het nog zelfstandig te bolwerken. Er wordt dan al snel gedacht aan opheffen. Maar het samenvoegen van afdelingen is de overweging meer dan waard. Op pagina 6 meer hierover. Met Vrouwen van Nu ben je nooit alleen. Interessegroepen Een interessegroep van een afdeling van de Vrouwen van Nu wordt gevormd door een groep leden, die zich geregeld samen met een bepaalde activiteit bezig houden. Interessegroepen zijn van groot belang voor afdelingen: ze hebben vaak een positieve aantrekkingskracht op nieuwe leden en zijn het hart van de afdeling Om interessegroepen te stimuleren kan een afdeling tijd en geld investeren, door de activiteiten van een interessegroep in het afdelingsprogramma op te nemen, door goede faciliteiten te bieden, door te informeren over en verwijzen naar provinciale- en/of landelijke cursussen, studiedagen of activiteiten die met het onderwerp samenhangen en door een goede PR. Speciale aandacht van het bestuur is belangrijk voor leden, die een nieuwe interessegroep willen oprichten. Bepalingen en richtlijnen De activiteiten van de interessegroepen vallen, net als alle activiteiten van de afdeling, onder het afdelingsbestuur Het afdelingsbestuur en de interessegroepen houden elkaar op de hoogte van waar zij mee bezig zijn. Het afdelingsbestuur kan er voor kiezen de interessegroep jaarlijks een financiële ondersteuning te bieden of een deel van de vaste kosten van de groep voor haar rekening te nemen. De interessegroep geeft het bestuur jaarlijks inzicht in de financiën van de groep. Alle leden van een afdeling kunnen deelnemen aan de activiteiten van een interessegroep. Niet-leden kunnen maximaal drie bijeenkomsten van de interessegroep of een afdeling bijwonen; daarna wordt van hen verwacht dat zij lid worden van Vrouwen van Nu. Niet-leden kunnen niet deelnemen aan activiteiten van een interessegroep van Vrouwen van Nu. 5

6 Vrouwen van Nu Met meer dan leden en 550 afdelingen is Vrouwen van Nu de grootste vrouwenvereniging in Nederland. Vrouwen van Nu is actief in stad en land tot ver over de landsgrenzen heen. Het is de missie om met de kracht van vrouwen de leefomgeving te versterken. We werken samen met uiteenlopende partijen zoals maatschappelijke instellingen, overheid en bedrijven. We trainen, spreken ons uit, schrijven, voeren actie, werven fondsen en hebben bovendien veel plezier bij uiteenlopende ontmoetingsactiviteiten. Samenvoegen van afdelingen In een vergadering van de betreffende afdelingen kunnen de leden besluiten de afdelingen samen te voegen. Vervolgens heffen de afdelingen zich op en vormen gezamenlijk een nieuwe afdeling met een nieuw bestuur. Dit bestuur kan gevormd worden uit leden van de samenvoegende afdelingen. Omdat de afdeling een groter gebied gaat bestrijken wordt aanbevolen om de activiteiten van de afdeling over het gebied van de samenvoegende afdelingen te verdelen. Wanneer een afdeling overweegt om samen te gaan met een andere afdeling, dan kan met het serviceteam van de provincie contact op worden genomen. Leden van het serviceteam kunnen helpen bij de samenvoeging. Mocht een serviceteam niet voor handen zijn neem dan contact op met het team van Vrouwen van Nu. Zij kunnen u verder adviseren, verwijzen of helpen. Wegwijzer 6 gaat onder andere over het oprichten van een nieuwe afdeling of netwerk, want dat gebeurt ook. Opheffen van een afdeling CONTACTGEGEVENS Vrouwen van Nu Jan van Nassaustraat BP Den Haag Telefoonnr.: adres: bureau@vrouwenvannu.nl Website: Gids 2015 Wegwijzer Afdeling Versie 0.1 Soms komt het voor dat het bestuur van een afdeling aan de leden voorstelt om de afdeling op te heffen. Meestal is dat omdat er geen nieuwe bestuursleden te vinden zijn. Overweeg in dat geval de afdeling aan te sluiten bij een andere afdeling zoals hierboven is beschreven. Probeer in iedere geval de interessegroepen onder te brengen bij een ander afdeling. Zij kunnen dan toch op hun vertrouwde manier verder gaan. Neem altijd en zo snel mogelijk contact op met het provinciaal bestuur. Mocht opheffing van de afdeling onafwendbaar zijn dan moeten in ieder geval de volgende stappen worden gezet: Vergadering voor leden vóór 1 september waarvoor twee maanden eerder wordt opgeroepen. Opheffing is een punt op de agenda van de vergadering. De agenda wordt minstens 15 dagen tevoren opgestuurd. Tenminste 2/3 van de leden moet op de vergadering aanwezig zijn en 3/4 van de aanwezigen moet voor opheffingstemmen. Het bestuur rondt de zaak formeel af door een eindafrekening op te stellen, deze aan het landelijk bestuur te sturen en het batige saldo over te maken op de rekening van de landelijke vereniging. Dit moet binnen drie maanden na de opheffing die op 31 december van het jaar in gaat. Het serviceteam van de provincie of een beroepskracht van de vereniging kan u helpen of adviseren bij dit traject.