HUISHOUDELIJK REGLEMENT ZWEMVERENIGING AZURO

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT ZWEMVERENIGING AZURO

2 Inhoud Definities Inleiding Bekrachtiging Wijzigingen t.o.v. vorige versie Algemeen Nieuwe leden en aanmelden als lid van zwemvereniging Azuro Ledenadministratie Contributie Opzeggen lidmaatschap Algemene vergaderingen Wijzigen en vaststellen huishoudelijk reglement Cursus en opleiding Ondersteunende leden Taakomschrijvingen Statuten en huishoudelijk reglement Commissies Algemene regels m.b.t. trainingen Regels m.b.t. wedstrijden Schade Afdeling/discipline specifiek Wedstrijdzwemmen Recreanten, recreanten senioren en formatiezwemmen Diploma zwemmen (zwemvaardigheid) Wedstrijdfunctionarissen en vrijwilligers PAGINA 2

3 PAGINA 3

4 Definities Vereniging: Afdeling: Dagelijks Bestuur (MT) Bestuur: Afdelingsbestuur: Bestuursvergadering: Afdelingsbestuursvergadering: Algemene Leden Vergadering: Bijzondere Leden Vergadering: Algemene vergadering: Oefeningen: Zwemvereniging en poloclub. met zelfstandige rechtspositie en doelstellingen Een specifieke sector van de zwemvereniging WVZ, zonder zelfstandige rechtspositie, die het belang van een bepaalde tak van de sport behartigt binnen het kader van het Verenigingsbeleid De dagelijkse vertegenwoordiging van het Bestuur bestaande uit de voorzitter, secretaris, penningmeester en algemene bestuursleden. Het Dagelijks Bestuur (soms ook MT genoemd) is volgens Artikel 13 van de Statuten belast met de lopende en spoedeisende zaken van de vereniging. Het bestuur bestaat uit het Dagelijks Bestuur en de voorzitters van de Afdelingsbesturen. Het Bestuur is volgens artikel 1 van de Statuten belast met het besturen van de vereniging. Het orgaan van de Afdeling onder meer belast met het voorbereiden en uitvoeren van besluiten, ook via Commissies. Vergadering van het Bestuur van de zwemvereniging met afgevaardigden van de afdeling Vergadering van het Bestuur van een afdeling Jaarlijkse vergadering van de Vereniging waarin bindende besluiten worden genomen die verenigingsbreed van kracht zijn. Een Leden Vergadering zijnde geen Algemene Leden Vergadering met als doelstelling de goedkeuring te vragen aan de leden van de vereniging voor een bijzondere situatie. Jaarlijkse vergadering van de Afdeling waarin bindende besluiten genomen kunnen worden die toestemming behoeven van het Bestuur Trainingen, instructie, zwemlessen of andere primaire afdelingsactiviteiten PAGINA 4

5 1. Inleiding Het huishoudelijk reglement is opgezet met als doel de leden en ouders van junior leden extra informatie te geven over de gang van zaken bij zwemvereniging Azuro, naast de statuten. Het huishoudelijk reglement is opgedeeld in een aantal hoofdstukken. Hoofdstuk 1 is de inleiding, hoofdstuk 2 beschrijft zaken die voor alle leden van toepassing zijn en hoofdstuk 3 is specifiek voor de verschillende afdelingen. De eerste versie van het huishoudelijk reglement is tot stand gekomen tijdens de oprichting van zwemvereniging Azuro op 01 mei Jaarlijks zal het huishoudelijk reglement tijdens de Algemene Ledenvergadering worden vastgesteld. In geval van strijdigheid tussen de bepalingen van de statuten en de bepalingen van het huishoudelijk reglement gaan de bepalingen in de statuten voor. 1. Bekrachtiging Versie is tijdens de algemene vergadering van , met meerderheid van stemmen goedgekeurd. Namens aanwezige bestuursleden; Functie Naam Handtekening 2. Wijzigingen t.o.v. vorige versie. Hieronder worden de wijzigingen weergegeven ten opzichte van de vorige versie met versiedatum - -20XX. Artikel Oud Nieuw PAGINA 5

6 2. Algemeen 3. Nieuwe leden en aanmelden als lid van zwemvereniging Azuro 1. Niet-leden mogen 1 maand meedoen met een training alvorens hen gevraagd wordt lid te worden van de vereniging. 2. Lid worden geschied middels een aanmeldingsformulier. Dit formulier is te downloaden via de website van zwemvereniging Azuro of op te vragen bij de trainer. 4. Ledenadministratie 1. Bij de ledenadministratie zijn tenminste de volgende gegevens bekend: naam, adres, adres, IBAN, telefoonnummer en telefoonnummer van de persoon die in geval van een calamiteit benaderd kan worden. 2. Leden zijn te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die bij de vereniging bekend zijn en dienen wijzigingen tijdig (te denken valt aan verhuizing, wijziging bankrekening, etc.), per mail door te geven aan de ledenadministratie. 3. Extra kosten voortvloeiende uit het vorenstaande wordt bij het in verzuim zijnde lid in rekening gebracht. 4. Het adres van de ledenadministratie is ledenadministratie@.nl 5. Na verwerken van mutaties in opdracht van een lid, zal de ledenadministratie dit per mail bevestigen. 5. Contributie 1. Contributie inning geschiedt per maand (jo. Art. 10 lid 2 statuten). 2. Bij de eerste contributie inning van het jaar wordt ook de bondscontributie in rekening gebracht. 3. Ter bepaling van de hoogte van de contributie wordt gebruik gemaakt van de contributie tabel 4. In het geval dat een lid deel neemt aan twee of meer afdelingen binnen de vereniging, dan wordt het contributietarief van de duurste afdeling in rekening gebracht. 5. Uitzonderingsverzoeken met betrekking tot (betaling van) contributie, dienen te allen tijden door het bestuur te worden geaccordeerd en dienen van een einddatum te worden voorzien. 6. Overschrijvingskosten worden niet in rekening gebracht bij een nieuw lid. 7. Bij het lid worden in een lopende termijn wordt deze lopend termijn naar rato in rekening gebracht. 6. Opzeggen lidmaatschap 1. Het lid is zelf verantwoordelijk voor het schriftelijk opzeggen van het lidmaatschap. 2. Indien vanuit bestuurlijke sanctie het lidmaatschap zal worden beëindigd, zal het bestuur de ledenadministratie verzoeken het lid uit te schrijven. 3. Bij het opzeggen van het lidmaatschap moet een opzegtermijn van tenminste één maand in acht worden genomen (jo. Art. 11 lid 3 statuten). 4. De ledenadministratie zal na ontvangst en verwerking van de afmelding het lid hiervan schriftelijk dan wel per mail op de hoogte brengen. 7. Algemene vergaderingen 1. De voorzitter van de algemene vergadering verleent de leden het woord in de volgorde waarin zij dit hebben gevraagd. De secretaris van de algemene vergadering houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht een lid dat zich volgens zijn mening niet behoorlijk gedraagt het woord te ontnemen of het verblijf ter vergadering te ontzeggen behoudens een geslaagd beroep van de betrokkene op de vergadering. 2. De secretaris van de algemene vergadering legt ter vergadering een presentielijst neer waarop de aanwezige leden hun naam plaatsen en aantekenen of zij al dan niet stemgerechtigd zijn. Tevens wordt op de presentielijst aangetekend of een lid, en zo ja door welk ander lid, gemachtigd is tot het uitbrengen van nog een stem, onder overlegging van een, naar het oordeel van de voorzitter, afdoende schriftelijke of elektronische volmacht, als bedoeld in artikel 18 lid 2 van de statuten. 1. Slechts die stemgerechtigde leden wier namen op de presentielijst voorkomen nemen, al dan niet middels een gevolmachtigde, aan de stemmingen deel. PAGINA 6

7 2. Voor de aanvang van de stemmingen over personen wijst de voorzitter van de algemene vergadering drie neutrale personen aan die de stemmen tellen en van de uitkomst verslag zullen uitbrengen aan de voorzitter; daarna deelt de voorzitter van de algemene vergadering de uitslag van de stemming aan de vergadering mede. 3. Bij hoofdelijk stemming geschieden de stemmingen in volgorde van de presentielijst met dien verstande dat eerst de stemgerechtigde leden, al dan niet bij volmacht, daarna de stemgerechtigde bestuursleden en tenslotte de stemgerechtigde voorzitter van de algemene vergadering hun stemmen uitbrengen. 4. Als ongeldige stemmen worden aangemerkt stembiljetten die: a. ongetekend zijn; b. onleesbaar zijn; c. een persoon niet duidelijk aanwijzen; d. de naam bevatten van een persoon die niet verkiesbaar is; e. voor iedere verkiesbare plaats meer dan een naam bevatten; f. meer bevatten dan een duidelijke aanwijzing van de persoon. 5. Van het verhandelde in een algemene vergadering worden door de secretaris of de door het bestuur daartoe aangewezen persoon notulen gemaakt. De notulen worden in het officieel orgaan gepubliceerd of op een andere wijze, ter keuze van het bestuur, ter kennis van de leden gebracht. 8. Wijzigen en vaststellen huishoudelijk reglement 1. Dit huishoudelijk reglement is tijdens de oprichting van zwemvereniging Azuro opgesteld en heeft tot doel de afspraken binnen de vereniging vast te leggen. 2. Jaarlijks, tijdens de algemene ledenvergadering zal dit document bekrachtigd worden. 3. Verzoeken tot wijzigingen dienen voor 1 februari voorafgaand aan de algemene leden vergadering schriftelijk aangevraagd te worden bij het bestuur. 4. Het bestuur zal bij de uitnodiging van de algemene ledenvergadering de voorstellen tot wijziging meesturen, zodat elke lid zich hiervan op de hoogte kan stellen voorafgaand aan de algemene ledenvergadering. 5. Na bekrachtiging van de wijzigingen zal er een nieuwe versie van het huishoudelijk reglement beschikbaar komen voor de leden. 9. Cursus en opleiding 1. Indien een (ouder van een) lid voor de vereniging een cursus volgt die ook door de vereniging bekostigd wordt, worden de wederzijdse verplichtingen vastgelegd (in de vorm van een contract) 10. Ondersteunende leden 1. Ondersteunende leden zijn natuurlijke personen of rechtspersonen, die zich jegens de vereniging verplichten tot voldoening van een jaarlijkse bijdrage die door het bestuur als zodanig wordt aangenomen. 2. De rechten en verplichtingen van ondersteunende leden kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, met dien verstande, dat bij opzegging door een ondersteunend lid de volgende regels in acht worden genomen: a. de jaarlijkse sponsor bijdrage geheel verschuldigd blijft; b. de bijdrage die in natura wordt verleend nog voor tenminste een maand wordt uitgevoerd door het betreffende lid. 11. Taakomschrijvingen Alle functies binnen de vereniging worden door het bestuur in een functieomschrijving beschreven. Hierin worden o.a. de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de functionaris beschreven. PAGINA 7

8 12. Statuten en huishoudelijk reglement 1. Alle leden van zwemvereniging Azuro geven middels hun lidmaatschap aan akkoord te gaan met het huishoudelijk reglement. 2. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de statuten, waar dit wel het geval is, zijn de statuten leidend. 3. Mochten er zich situaties voordoen waarin nog de statuten casu quo het huishoudelijk reglement voorziet, zal het bestuur een besluit nemen. 13. Commissies 1. De vereniging kent een aantal verschillende commissies. Deze commissies worden ingesteld door de algemene vergadering en kunnen te allen tijde ook door die algemene vergadering worden ontbonden. 2. De algemene vergadering kan een benoemingsprocedure vaststellen, welke procedure aan de betreffende commissie schriftelijk of langs elektronische weg bekend wordt gemaakt. 3. Een bestuurslid maakt in principe geen deel uit van een commissie, tenzij het bestuur en de commissie gezamenlijk unaniem anders beslissen. Elk bestuurslid heeft het recht de vergaderingen van een commissie bij te wonen; zij kunnen daarin het woord voeren maar hebben geen stemrecht. 4. Van commissies kunnen ook niet-leden van de vereniging deel uitmaken. 5. De algemene vergadering zal voor elke commissie een reglement vaststellen, waarin de taken en verantwoordelijkheden van de commissie zijn vastgelegd. 6. Commissies brengen over hun vergaderingen schriftelijk of langs elektronische weg verslag uit aan het bestuur. Commissies brengen bovendien aan het einde van het boekjaar een schriftelijk verslag uit over dat boekjaar aan de algemene vergadering. 7. Iedere commissie dient voor aanvang van een boekjaar een begroting voor het komende boekjaar in te dienen. Omtrent de financiën van een commissie kan het bestuur een tussentijdse rapportage verlangen. 14. Algemene regels m.b.t. trainingen 1. Indien een zwemmer een lichamelijke en/of geestelijke beperking heeft dient (de ouder van) de zwemmer dit voor aanvang van de eerste training aan te geven. Tevens dient een ouder een telefoonnummer door te geven waarop hij/zij bereikbaar is indien de ouder niet in het zwembad blijft. 2. Indien een zwemmer als gevolg van een blessure niet kan deelnemen aan bepaalde onderdelen van een training, dient dit vooraf, bij voorkeur door de ouders, kenbaar gemaakt te worden. 3. Bij de eerste (proef) training van de zwemmer mag de ouder in de zwemzaal aanwezig zijn. Daarna dient hij/zij in de kantine plaats te nemen. 4. De baanindeling bij de training vindt plaats aan de hand van leeftijd en niveau van de zwemmer. Dit ter beoordeling van de trainer. 5. Na afloop van de trainingen moeten de gebruikte kleedruimtes worden schoongemaakt. Dit schoonmaken betreft het schoonmaken van de vloer (gieter water erdoor en met vloertrekker drogen). Het schoonmaken zal middels zelfregulering moeten plaatsvinden of op aanwijzing van de trainer. 6. Trainingen die buiten de regulier geplande trainingen in Dubbelslag dienen door de deelnemende zwemmers zelf bekostigd te worden. Indien betaling door de vereniging geschiedt dient hierover vooraf overleg plaats te vinden met het bestuur. 7. Tenminste een maal per jaar vindt er een informatiebijeenkomst plaats voor (ouders van) de zwemmers. 15. Regels m.b.t. wedstrijden 1. Algemene regels a. Voor zover mogelijk wordt tijdens wedstrijden clubkleding gedragen. b. Bij de door zwemvereniging Azuro georganiseerde wedstrijden helpen alle zwemmers met het opbouwen en opruimen/schoonmaken van het zwembad en de kleedruimtes. i. Tijdens waterpolo wedstrijden bouwt het eerst spelende thuisteam het bad op inclusief wedstrijdlijnen, netten achter de doelen en jurytafel. PAGINA 8

9 ii. Tijdens waterpolo wedstrijden ruimt het laatst spelende thuisteam het bad op inclusief schoonmaak van tribunes en kleedkamers. 2. Regels die betrekking hebben op de afdeling selectie: a. Tijdens alle wedstrijden zijn naast de zwemmers alleen de trainer(s) en ploegleider(s) bij de zwemmers in de zwemzaal aanwezig. Ouders en supporters dienen plaats te nemen op de daarvoor bedoelde plaatsten. b. Ouders van zwemmers worden door de vereniging verzocht om de functie van ploegleider tijdens de wedstrijden te vervullen. De minimale leeftijd om deze functie te vervullen is 16 jaar. c. De zwemmers die deelnemen aan wedstrijden krijgen een uitnodiging via de mail van de Technische Commissie (TC). Indien de zwemmer zich niet afmeld voor de in de uitnodiging vermelde datum komt het verschuldigde startgeld voor rekening van de zwemmer zelf. Het verschuldigde startgeld dient vooraf aan de ploegleider te worden overhandigd. d. Indien een lid wil/mag meezwemmen tijdens een wedstrijd en niet in het bezit is van een startnummer, kan hiervoor een dag-startnummer worden aangevraagd. De kosten voor een dagstartnummer zijn voor rekening van het zwemmend lid. e. De TC doet de aanvraag van startnummers. 3. Regels die betrekking hebben op de afdeling waterpolo: a. Bij thuiswedstrijden is het thuisteam 45 minuten voor aanvang van de wedstrijd aanwezig. b. Bij thuiswedstrijden zijn de juryleden 45 minuten voor aanvang van de wedstrijd aanwezig. c. Bij uitwedstrijden is het uitspelende team 30 minuten voor aanvang van de wedstrijd aanwezig in het zwembad waar de wedstrijd gespeeld wordt. d. Ieder lid dat competitie speelt en 16 jaar of ouder is, is verplicht een w-cursus te volgen en mee te draaien in het juryrooster. De vereniging zorgt dat de cursus periodiek georganiseerd wordt. 16. Schade 1. Ieder lid kan, naar oordeel van het bestuur, aansprakelijk worden gesteld voor schade aan materiaal van de vereniging en/of accommodatie bij de vereniging in gebruik. 2. Ieder lid is verplicht geconstateerde of aangerichte schade direct te melden bij het bestuur. 3. Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van welke aard ook van leden of derden in het gebouw of op het terrein van de vereniging aanwezig. 4. De vereniging heeft voor haar leden een ongevallenverzekering afgesloten. 3. Afdeling/discipline specifiek 17. Wedstrijdzwemmen 1. In overleg met ouders, trainers recreanten en wedstrijdzwemmen wordt bepaald of een zwemmer voldoende niveau heeft om deel te nemen aan wedstrijden onder startnummer. 2. Zwemmers die vanuit de recreatieve groepen doorstromen naar de selectie mogen 3 maanden gebruik maken van de voorselectie-regeling. Na deze 3 maanden moet een keuze worden gemaakt tussen de afdeling recreatief junioren of wedstrijdzwemmen. 3. Welke zwemmers in aanmerking komen voor deze voorselectie wordt geselecteerd in de maanden december en juni. 4. De voorselectie-trainingen starten in januari en september. De zwemmers kunnen volgens recreatief contributietarief meetrainen met de voorselectie. 5. Deelname aan wedstrijden is in deze periode eveneens mogelijk, hiervoor zal een dag-startvergunning moeten worden aangevraagd. De kosten voor deze dag-startvergunning zijn voor rekening van de zwemmer. 18. Recreanten, recreanten senioren en formatiezwemmen 1. Recreanten senioren hebben de op de woensdag de keus om al dan niet training/begeleiding te krijgen danwel zelfstandig hun baantjes te trekken. PAGINA 9

10 2. De senioren kunnen, indien het bad beschikbaar is en in overleg met Dubbelslag, gebruik maken van het instructiebad van Dubbelslag. Daar er geen toezicht in het instructiebad aanwezig is, is dit alleen toegestaan met minimaal 2 personen. 3. Voor de recreatieve leden wordt een vierkamp georganiseerd met drie andere verenigingen. Dit zijn vier zwemwedstrijden verdeeld over ongeveer zes maanden. 4. Ieder recreatief lid mag aan (een van) deze wedstrijden deelnemen. 5. De kosten voor deelname worden vastgesteld door de organisatie en komen voor rekening van de deelnemende zwemmer zelf. 19. Diploma zwemmen (zwemvaardigheid) 1. Bij de afdeling recreatief is het mogelijk om zwemvaardigheid diploma s te behalen. Deze trainingen zijn bedoeld om de zwemvaardigheid te vergroten. 2. De kosten voor deelname aan het zwemvaardigheidsexamen worden door de organisatie vastgesteld en komen voor rekening van de deelnemers. 3. Indien een zwemmer het zwemvaardigheidsexamen met voldoende resultaat doorloopt, zal hij/zij hiervoor een diploma ontvangen. 20. Wedstrijdfunctionarissen en vrijwilligers 1. Onder wedstrijdfunctionarissen vallen alle leden die tijdens een wedstrijd belast zijn met een taak om de wedstrijd in goede orde te laten verlopen. 2. De wedstrijdfunctionarissen handelen overeenkomstig hun bevoegdheden volgens de KNZB. 3. Onder vrijwilligers niet zijnde leden, zijn vrijwilligers die een beschreven taak binnen de vereniging vervullen maar niet als lid zijn ingeschreven (veelal ouders van junior leden). PAGINA 10