5) Aanstellen juryvoorzitter Eventueel in samenspraak met voorzitter jury: aanstellen jurykorps, TD, PO, rekenkamer.

Transcriptie

1 Organiseren van een menwedstrijd outdoor (CAN-CAI-CAV) Deze bundel is een hulpmiddel/richtlijn voor een vlot en correct verloop van uw wedstrijd. Het is samenvatting en biedt een adviserende leidraad. Bij specifieke vagen voorafgaand aan de wedstrijd kan u terecht bij de disciplineverantwoordelijke van VLP. Bij vragen tijdens de wedstrijd richt u zich steeds tot de voorzitter van de jury en/of de TD. To Do voor de wedstrijd 1) Datum Aanvragen via kalenderaanvraag binnen vooropgestelde termijn (meer info i.v.m. deadline op VLP-website of info vragen aan de disciplineverantwoordelijke of iemand van de mencommissie). 2) Aanvragen materiaal Zes weken voor wedstrijd, indien zelf geen wedstrijdmateriaal zoals kegels, balletjes, bordjes: steeds mogelijkheid tot gebruik van materiaal van VLP mits afspraak. Aanvragen bij de disciplineverantwoordelijke van VLP. 3) Chronomateriaal Materiaal zoals chrono voor vaardigheid, materiaal marathon steeds aan te vragen. De lijst met materiaal en de contactgegevens zijn opgesomd in het lastenboek. 4) Lastenboek Ondertekenen en terugsturen naar VLP voor de afgesproken datum. Document bij verantwoordelijke persoon bij de liga op te vragen. 5) Aanstellen juryvoorzitter Eventueel in samenspraak met voorzitter jury: aanstellen jurykorps, TD, PO, rekenkamer. 6) Voorprogramma opmaken en terugsturen naar VLP tien weken voor wedstrijd: CAN: 20uitbreiding% pdf CAV: utdoor.pdf Wat moet er in het voorprogramma staan? Algemene gegevens o Datum van de wedstrijd o Adres van de wedstrijd o Gegevens van de organisatie + officials + veerarts + rekenkamer Wedstrijdgegevens o Format van de wedstrijd + type wedstrijd o Of er een afzonderlijke presentatie plaats vindt o Uur en data van verkenning. o Gegevens betreffende inschrijving: hoe deze kan gebeuren + datum van uiterste inschrijving. Praktisch o Gegevens of er stallingen zijn, adres + betalingsinstructies. o Elektriciteit, restaurant, douche/sanitair + eventuele noodzakelijke opmerkingen. 7) Bijstand voor het paard Contacteer een dierenarts en een hoefsmid zodat deze aanwezig kunnen zijn tijdens je wedstrijd. 8) Medewerkers Goed tijdig op zoek gaan naar voldoende medewerkers om alle posten inherent aan wedstrijd zelf/catering ed. op te vangen.

2 9) Hulpdiensten Contacteren en datum wedstrijd meedelen. Bereikbaarheid tijdens wedstrijd of aanwezigheid laten bevestigen. 10) Gemeenbestuur en politie Tijdig aanvragen bij gemeentebestuur en/of politie: gebruik van gemeentelijke domeinen, afzetten straten, verkeersluw/verkeersarm maken van straten, parkeerverbod, bewegwijzering. 11) Draaiboek maken i.v.m. verloop van de wedstrijd. Medewerkers/vrijwilligers contacteren en taakomschrijving duidelijk maken, timing opmaken en communiceren eens gekend. 12) Wedstrijdstallen Tijdig huren van stallen + implementeren in de wedstrijdsite, met oog op vluchtwegen en bereikbaarheid. 13) Wasplaats Terrein voorzien voor wasplaats, op geschikte plaats, ver genoeg van wedstrijdterreinen. 14) Extra voorzieningen Terrein voorzien van elektriciteit, sanitair en eventueel douches. Sanitair voorzien voor juryleden van de dressuurring, die ver verwijderd zijn van hoofdsite van de wedstrijd. 15) Veiligheid Contact met gemeentebestuur (nodige vergunningen verkeersvrije zones, verkeersborden), politie, brandweer- regelen verkeer en parking. Aanstellen crisisteam in geval van ongevallen of crisissituatie: 1 aanspreekpunt van de organisatie die centraliseert en ook communiceert met media en met andere leden van het crisisteam. Brandweer: hebben zij toegang tot site, stallen, in geval van brand, ongeval, noodplan. Horse Ambulance: Kan gereserveerd worden via VLP. 16) Verzekeringen Afdrukken aangifteformulieren verzekering ingeval van ongeval of incident Lichamelijk ongeval: Burgerlijke aansprakelijkheid: 17) Sabam regelen (informeer m.b.t. de meest recente regelgeving). 18) Aanrijroute aanduiden Wedstrijdterrein, parkings aanduiden met bewegwijzering. 19) Reclame Indien gewenst: flyer, reclame, mailings, sociale mediaberichten.

3 20) Administratie: Voorzien secretariaat (bepalen openingstijden). Documenten: o Protocols dressuur: Protocols dressuur in het Nederlands te vinden op: o Groene kaart o Tekeningen hindernissen o Wedstrijdterrein overzicht o Parcours C o Invulbladen marathon hindernissen + start A/ finish A/ start B/ finish B en vaardigheid Documenten kan je opvragen via TD/ voorzitter jury of rekenkamer o Evaluatieformulieren: afdrukken voor diverse doelgroepen via link. Te verdelen en te verzamelen door voorzitter jury of TD o o Invulbladen paarden printen en laten invullen bij inschrijving/ aanmelding op secretariaat (lijst op te vragen bij rekenkamer) Officiële documenten: te voorzien door juryvoorzitter o Verslag: %20rapport%20technique%20concours%20d_attelage.pdf o Officiële mededeling (Nederlands en Frans) o Uitbetalingsdocument officials: 21) Contactgegevens medewerkers Lijst medewerkers en nuttige telefoonnummers opstellen en verdelen naar de nodige personen. 22) Meeting officials Inplannen meeting voorzitter jury, TD, OC (1 keer of meerdere keren: draaiboek voorzien hierbij) Bespreken logistiek, programma, opstellen plan site, accommodatie, catering, sanitair, douches, water, elektriciteit, publieke plaatsen, parking en flow verkeer.

4 Draaiboek Technical Delegate (TD) Voor aanvang - bij aanvang - tijdens een samengestelde menwedstrijd Afhankelijk van het format van de wedstrijd/aantal wedstrijddagen zijn een aantal zaken zeker na te zien door de Technical Delegate. Dit altijd in samenspraak met de organisatie en/of de voorzitter van de jury. In principe moet na consultatie met de TD een voorprogramma worden opgesteld 16 weken voor de wedstrijd. De gegevens die in een voorprogramma moeten staan kan je terugvinden punt 20 van Richtlijnen voor een organisator. Van zodra de TD is aangesteld, moet deze contact opnemen met de organisatie voor een bezichtiging ter plaatse op het wedstrijdterrein om te bekijken wat reeds uitgevoerd is en wat er nog dient te gebeuren. In theorie vinden meerdere meetings plaats om de voortgang stelselmatig op te volgen. Het kan ook dat een eerste bespreking ter plaatse gebeurt om de nog uit te voeren punten te bespreken. Deze wordt gevolgd door een volgende/laatste visite enkele dagen voor het evenement om de laatste details af te werken. Er moet tijdig een afspraak gemaakt worden zodat de organisatie nog voldoende tijd heeft om de eventuele aanpassingen door te voeren. Hieronder volgt een beschrijving wat er in het algemeen of per onderdeel moet worden bekeken, voor zover de wedstrijd dit onderdeel bevat in zijn format. Algemeen (1 e visite) 1) Plan van de site Er moet met een plan van de site/inplantingsplan van de site in het landschap worden gemaakt. Wat moet hierop staan? Plaats van hoofdterrein Publiekszone Parking Plaats van de stallingen Secretariaat Medische en plaats dierenarts Situatie van de verschillende wedstrijdterreinen, oefenterreinen en traject marathon. Catering en sanitair! Controleer of deze voldoende veilig, voldoende ruim en logisch is. 2) Wedstrijdterrein Is alles privéterrein of is er ook openbare weg (junioren en children moeten verwittigd worden in dat geval omdat zij niet op de openbare weg mogen) 3) Veiligheid Brandweer: hebben zij toegang tot site, stallen, in geval van brand, ongeval, is er een noodplan, enz. 4) Materiaal Welk wedstrijd materiaal heeft de organisator ter beschikking? Welk materiaal moet nog gevraagd worden aan de liga/materiaalmeester? 5) Personeel Hoeveel personeel moet er voorzien worden?

5 6) Marathon Is er reeds een wegtraject klaar? Moeten landeigenaars worden aangesproken om toelating te vragen tot betreden van het terrein? Hoe ver staat de bouw van hindernissen en wanneer worden deze gefinaliseerd. 7) Dressuur en vaardigheid Is er voldoende oppervlakte terrein beschikbaar is voor wedstrijdring/oefenring? Is terrein voldoende vlak en veilig? Waar nodig kunnen er bij finale visite markeringen worden aangebracht ter verduidelijking zodat het veilig is voor menner en publiek. Bovenstaande wordt bij een eerste samenkomst besproken en er wordt overlegd wat er dient te gebeuren. Er wordt een tijdplanning gemaakt zodat elk van de partijen daarnaartoe kan werken. 2 e visite + 3 e visite (finaal): eventueel gecombineerd Dit dient te gebeuren zeker enkele dagen voor aanvang van de wedstrijd om de organisator de kans te geven nog aanpassingen te doen, conform het reglement en de opmerkingen van de TD. Bij een tweede en/of finale visite moet worden bekeken: Wat is de stand van zaken: 1) Markeringen op het terrein Zijn er markeringen aangebracht op het terrein? (Traject, aanduiding parking.) 2) Secretariaat Zijn alle nodige wedstrijddocumenten afgedrukt/klaar? 3) Materiaal Is alle materiaal aanwezig voor marathon, dressuur, kegelring? 4) Dressuurring: Inplanting + inplanting oefenpiste Is de flow van de koetsen logisch en veilig zonder elkaar te hinderen? Ingang bij letter A Voldoet de piste aan correcte afmetingen? o 100*40 voor 4 H + 4 P of minstens o 80 * 40 voor 1 H, 2 H, 1 P, 2 P Staan letters op juiste plaats (juiste volgorde m van de afsluiting + 30 cm boven de afsluiting) Plaats jury leden op minstens 5 meter Letters X en G moeten worden gemarkeerd met zand of verf (extra zand voorzien voor verder verloop van de wedstrijd) Is er een bel aanwezig? 5) Kegelparcours Min 130 m * 60 m Indien tekening voorhanden door parcoursbouwer, moet worden bekeken indien dit niet langer is dan 800 meter Max 3 samengestelde kegelparen

6 6) Marathon Traject wordt vastgelegd, bewegwijzerd en gemeten. Traject wordt afgestapt en gevaren/obstakels worden aangeduid met linten of dergelijke. Gevaren/obstakels kunnen ook nog eens gemeld worden aan menners tijdens de briefing. Start A, traject A, finish A. Indien voorhanden start T, traject T, finish T (T kan ook bij traject A gevoegd worden). Plaats van de rustzone wordt vastgelegd o Is er voldoende schaduw? Is het voldoende ruim? o Voorzien: tafel, water, smid en dierenarts B-traject met hindernissen o Hoe zijn de hindernissen ingepland? o Volgorde o Zijn ze duidelijk genummerd o Zijn er PO s? Betreffende de afzonderlijke hindernissen, dienen volgende zaken gecontroleerd te worden: o Maximum van 5 hindernissen in CAN*, CAN**: max 7 hindernissen voor BK: min. 7 hindernissen o Minimum 700 meter tussen 2 hindernissen. o Tussen laatste hindernis en finish B max 300m. o Indien natuurlijke hindernis: max 30 cm diepte van water o Een poort is min 1m30 o Een poort is min 2m50 o Max 6 poorten per hindernis (rood rechts, wit links) o Max 250m lengte per hindernis o Indien terrein toelaat: min 20m afstand tussen hindernis en publiek o o o Indien afwerpbare elementen: max 24 en te plaatsen op steunen van min 3,5 cm Is de bodem veilig? Dient er gemaaid te worden? Is er kans op putten? Op te vullen indien nodig ook tijdens wedstrijd. Bij hindernissen met kans op wegglijden Is er materiaal (zand) voorradig om dit te verhelpen? Kan dit eenvoudig aangevoerd worden? o Zal er elektronische tijdopname gebeuren/ manueel? Radionetwerk (walkie talkie nodig) om bijstand op te roepen van TD, voorzitter jury, OC, vet of bouwploeg. Finale 3 e visite indien niet samenvallend met 2 e visite Volgende punten moeten zeker op punt staan vooraleer wedstrijd van start kan gaan en moeten worden bekeken door TD, samen met voorzitter jury. 1) Marathon Alle afstanden van trajecten worden gemeten conform reglementen. Zijn alle kilometeraanduidingen aangebracht en voldoende duidelijk voor menners? Indien verschillen voor verschillende categorieën in de wedstrijd, moeten ze afzonderlijk worden aangeduid. Controleer als de hindernissen/poorten in werkelijkheid kloppen met hoe ze getekend zijn vooraleer ze te publiceren of in de infomap voor menners te steken. Indien alles in orde is, wordt marathon parcours goedgekeurd, vanaf dan is verkenning mogelijk 2) Personeel Kijken met OC of voldoende personeel werd voorzien (ringmeesters, pistepersoneel, ingangen, parking, catering, hinderniswaarnemers, ) Is er slaapgelegenheid/eten voorzien voor officials?

7 3) Controleren parking mennerskwartier, stallen 4) Vet, smid en medische assistentie gecontacteerd? 5) Tekeningen en plannen worden goedgekeurd alvorens publicatie. 6) Alle materiaal voor secretariaat/rekenkamer in orde? Elektriciteit werkt? 7) Materiaal voor kegels, klokken, tijdopname, badges, fluohesjes in orde? Aanvang en tijdens de competitie (geldig voor dressuur, marathon en kegels) 1) Documenten Na inschrijvingen worden startvolgordes opgesteld door rekenkamer en goedgekeurd door TD en gepubliceerd. Alle officiële documenten/mededelingen komen op officieel bord aan secretariaat. o Starttijden o Trajecten + afstanden + toegestane tijden o Tekeningen van de hindernissen o Parcours kegels + toegestane tijd per categorie + spoorbreedtes (min 90 min voor verkenning) 2) Dressuur Is dressuur + oefenring duidelijk afgebakend voor publiek? Zijn er juryhokjes geplaatst en/of bescherming tegen wind/regen + voldoende tafels /stoelen? Letters juist geplaatst + gemarkeerd, afstanden cabine jury... zie punt 4 bij 2 de visite. Hebben alle jury leden de juiste mappen met dressuur proef per categorie + lege invulbladen punten? Is er iemand aangesteld om protcols op geregelde tijdstippen op te halen en te bezorgen aan rekenkamer? (Zorg voor bescherming tegen weersomstandigheden) Is rekenkamer aanwezig + operationeel voor aanvang dressuur? Drank en eenvoudige maaltijden moeten worden voorzien voor juryleden, schrijvers en stewards. Voorzien van voldoende ruimte voor rekenkamer (liefst afgesloten van rest van secretariaat) met tafel, stoelen, stroom en eventueel internet? 3) Marathon Briefing aan menners (vooravond van marathon) Is de startvolgorde op het bord aanwezig? Documenten voor officials, hindernis en veld waarnemers: o Startlijsten o Doorgangstijden o Snelheden trajecten o Plannen en tekeningen o Controleblad met fouten voor officials Briefing aan traject waarnemers + hinderniswaarnemers: o Overhandigen documenten + instructie hoe in te vullen. Dag van marathon, afrijden A-traject, controle hindernissen + plaatsen van balletjes. Materiaal, hindernisbladen en materiaal hindernis waarnemers aanwezig bij de hindernis? Controle km borden, pijlen en 30m bordjes na finish elke hindernis. Is de beschutting voor hinderniswaarnemers in orde bij hindernissen? Radionetwerk klaar en getest + register van wie welke walkie talkie heeft. Voorzien van lunchpakketten en drank voor de medewerkers. Medewerkers blijven ter plaatste tot ze ontslaan worden van taak door jury + moeten onmiddellijk onregelmatigheden melden. (Red dot klevers beschikbaar + gebruik ervan moet worden uitgelegd) Atoomklokken op start en finish trajecten aanwezig en gecheckt op analogie? Stewards aanwezig aan start, rust, oversteken en plaatsen waar publiek/paarden elkaar kunnen kruisen? Tijdens marathon moet een TD-supervisie houden over het verloop van de wedstrijd. Hij houdt regelmatig contact met de rekenkamer. De TD waakt over de veiligheid en staat in contact met het bouwteam. Na afloop marathon: voorzien van afgesloten ruimte voor officials in de nabijheid van de rekenkamer voor debriefing.

8 4) Kegels Is het juryhok voorzien van startlijsten, protocols en plannen van het parcours? Na marathon wordt kegelparcours nogmaals opgemeten en de spoorbreedte van de eerste categorie wordt gecontroleerd. Juiste markering rood wit? Markering finish Tekening wordt getekend en is parcours open voor verkenning. Is de tijdwaarneming goed geïnstalleerd? Supervisie van verloop kegels. Daarnaast moet TD ervoor zorgen dat paspoorten en vaccinaties beschikbaar zijn en deze zijn af te halen voor vertrek. Tijdens de wedstrijd 1) Onthaal menners en officials 2) Zorgen dat documenten voor wedstrijdsecretariaat tijdig aanwezig zijn. 3) Nadenken over systeem dat paspoorten op naam en/of koetsnummer geklasseerd worden samen met alle nodige info/aanvullingen/documenten 4) Aanleggen map met copy officiële documenten voor verslag voorzitter jury Startlijsten, tekeningen, ingevulde verslagen, dierenartsrapport, uitslagen, officiële mededelingen 5) Uithangen startlijst en parcourstekening, ondertekend door juryvoorzitter/td en/of PO Contactgegevens VLP-disciplineverantwoordelijke: Lies Dedier 09/

9 Checklists dressuur, marathon, vaardigheid Gedurende volledige wedstrijd 1 Officials, rekenkamer en vrijwilligers Voorzien van drank en eten OK? Checklist voorafgaand aan competitie dressuur 1 Toegang tot oefen- en wedstrijdpiste Publiekszone aangeduid en afgesloten + oversteekplaatsen ok Letters op hun plaats 1 meer van de rand OK? 2 Dressuurpiste Juryhokjes op 5 meter afstand Tafel en stoelen voor jury Walkie talkie en bel bij C X en G gemarkeerd Materiaal om te markeren aanwezig 3 Startvolgorde en startlijsten Laatste versie beschikbaar voor jury 4 Schrijvers Gebrieft Papieren klaar (lege puntenbladen) 5 Rekenkamer Voldoende plaats voorzien 6 Ophalers protocols Gebrieft 7 Scorebord voor publiek Indien van toepassing 8 Communicaties Medisch team Dierenarts Hoefsmid Jury bij C TD 9 Speaker + muziek Indien van toepassing 10 Voorzieningen eten/drinken Jury + stewards

10 Checklist voorafgaand aan competitie marathon 1 Controle van het parcours Bevestiging dat nodige aanpassingen gebeurd zijn. Bevestiging van de markeringen, afmetingen en afstanden. 2 Tijdstabellen/startlijsten Aanpassingen/wijzigingen worden aangegeven 3 Afbakeningen voor publiek Zijn opgemaakt en gecontroleerd 4 Tijdsklokken Gesynchroniseerd en ter plaatse 5 Tijdswaarnemers, terreinwaarnemers en hindernisrechters Gebrieft Voorzien van alle documenten Ter plaatse en klaar 6 Hulpdiensten Ter plaatse en klaar 7 Water en ijs beschikbaar Op rustplaats Op einde sectie B 8 Rustplaats Voertuigen beschikbaar Toegang tot parcours en off parcours Transport voor officials naar rustplaats 9 Ophalers score Gebrieft over mogelijke routes (met voertuigen) 10 Route aanpassingen (indien van Gepubliceerd op het officiële bord toepassing) Gepubliceerd bij de start van de marathon OK? Checklist voorafgaand aan competitie vaardigheid 1 Informatie Plan, afstand en toegestane tijd gecontroleerd Alle documenten verdeeld aan officials/stewards Alle documenten op officiële bord + ingang van de ring 2 Drive-off Parcours, snelheden en spoorbreedtes bevestigd 3 Laatste veterinaire inspectie/observatie Afspraken kenbaar gemaakt Lid van de jury aanwezig 4 Afbakeningen voor publiek Zijn opgemaakt en gecontroleerd 5 Posities van de kegels Gecontroleerd volgens plan Kegelposities gemarkeerd met verf 6 Vlaggen en markeringen/bordjes Op juiste positie 7 Meervoudige hindernissen Op juiste afstanden met juiste letters (Gecontroleerd met PO, TD en juryvoorzitter) 8 Meetmateriaal Aanwezig en gecontroleerd 9 Materiaal tijdsregistratie Aanwezig en gecontroleerd Extra back up handchrono s 10 Steward inrijpiste (indien van toepassing) Gebrieft Radiocommunicatie OK? Na de wedstrijd 1 Jury Resultaten ondertekenen met tijdstip 2 Prijsuitreiking Organisator voorziet zelf prijzen (bekers, erelinten, stalplaten, naturaprijzen, ) tenzij overeengekomen met VLP/KBRSF 3 Rekenkamer vergoeden Vooraf afgesproken Officiële tarieven terug te vinden op KBRSF OK?