Evaluatie van de instaptoets Nationale Actie Help slachtoffers aardbeving Nepal

Transcriptie

1 Gudrun Van Pottelbergh Independent Analyst on Humanitarian Affairs, International Security Policy & Crisis Management Evaluatie van de instaptoets Nationale Actie Help slachtoffers aardbeving Nepal In opdracht van Giro555 Draft 5 - ingestuurd op 6 juni 2018 Neustift am Walde 81/2/10, 1190-Vienna, Austria, gudrun@vanpottelbergh.eu,

2 Evaluatie van de instaptoets van de National Actie Help slachtoffers aardbeving Nepal Inhoudstabel 1. Samenvatting Introductie Achtergrond Doel en scope van de evaluatie Methodologie Analyse ingevulde instaptoets formulieren Analyse bewijsvoering en vergelijking met instaptoets Check 50% besteed na 6 maanden Resultaten Resultaten bewijsvoering en vergelijking met instaptoets Resultaten 50% besteed na 6 maanden Overige observaties Conclusies Klopt informatie verstrekt door deelnemers? Was deelname van elke deelnemer gerechtvaardigd? Heeft instaptoets meerwaarde t.o.v. verdeelsleutel? Aanbevelingen Doorgaan met instaptoets? Welke verbeteringen in proces doorvoeren?

3 1. Samenvatting Giro555 of de Samenwerkende Hulporganisaties (SHO) is een samenwerkingsverband van elf Nederlandse hulporganisaties dat bij uitzonderlijke rampen een gezamenlijke fondsenwervingscampagne opricht in de vorm van een nationale actie. De Nationale Actie `Nederland helpt Nepal` werd opgestart na de aardbeving in Nepal op 25 april Om te beslissen welke Giro555-leden tot de nationale actie zouden worden toegelaten, werd een instaptoets gebruikt. Dergelijke toets gaat na of de algemene competentie van de leden ook bij een specifieke ramp geldig is. Op basis van deze procedure werden tien leden tot de Nepal-Actie toegelaten, namelijk CARE Nederland, Cordaid, ICCO/Kerk in Actie, Nederlandse Rode Kruis, Oxfam Novib, Plan Nederland, Save the Children, Terre des Hommes, Unicef Nederland en World Vision. Het volgende document vormt de evaluatie van de instaptoets voor de Nationale Actie Nederland helpt Nepal van de SHO/Giro555 na de aardbeving van 25 april Een evaluatie van de instaptoets is een vereiste van het Giro555-actiereglement en heeft als doel de tijdigheid, juistheid, kwaliteit, compleetheid en resultaten van de ingevulde instaptoets van de actiedeelnemers te beoordelen op basis van een vergelijking van de informatie met oorspronkelijke documenten. De evaluatie werd uitgevoerd door een externe evaluator en vond plaats van februari tot mei Er werd nagegaan of de informatie verstrekt door de SHO-leden in de instaptoets klopte, en of de algemene bewijsvoering toeliet de deelname van de nationale actie-leden te rechtvaardigen. De evaluatie besluit dat het merendeel van de informatie verstrekt door de deelnemers klopte. Sommige informatie kon in de aangeleverde informatie niet worden teruggevonden of de toenmalige bron van de gegevens was onbekend. In beperkte gevallen kwam de informatie niet overeen, toch werden geen indicaties gevonden dat dit bewust gebeurde om de deelname of de hoogte van de gekende fondsen te beïnvloeden. De evaluatie liet niet toe te besluiten dat de deelname van een van de SHO-leden niet gerechtvaardigd was. De competentie van de leden voor deze specifieke ramp kon grotendeels aangetoond worden en de evaluatie onderschrijft de toelating van de SHO-leden tot deze actie. De evaluatie beoordeelde eveneens het proces van de instaptoets. Het was namelijk de eerste keer dat de instaptoetsmethode voor een Giro555-nationale actie werd gebruikt. De evaluatie besluit dat de instaptoetsmethode toelaat een eerste indruk van de capaciteiten van de SHO-deelnemers te krijgen om te bepalen of zij aan de nationale actie in een bepaald rampgebied kunnen deelnemen. De instaptoets moet wel gebruikt worden voor wat het is: een snelle reflectie van de competentie en een overzicht van het trackrecord, aanwezigheid en absorptiecapaciteit van het SHO-lid. De instaptoets kan enkel werkbaar blijven als het uiteindelijke doel van de toets voor ogen wordt gehouden, namelijk om snel een beslissing te kunnen nemen welke SHO-leden kwalitatieve goede hulp kunnen bieden aan de slachtoffers. De instaptoets heeft in principe een meerwaarde t.o.v. de verdeelsleutel, namelijk dat het toelaat de specifieke capaciteit van een deelnemer in een bepaald rampgebied te onderzoeken. Concluderend, laat de evaluatie van de instaptoets voor de Nationale Actie Help slachtoffers aardbeving Nepal toe de methode te behouden om deelname aan een nationale actie voor SHOleden aan te bevelen, onder voorbehoud dat de methode wordt geoptimaliseerd. Uit de evaluatie komen de volgende aanbevelingen ter verbetering van de instaptoetsmethode: Het consistenter maken van de instaptoetsen om een betere vergelijking mogelijk te maken Het verduidelijken van een aantal definities, punten en vereisten om eenzelfde interpretatie van de vragen te ondersteunen Het optimaliseren van deel twee van de instaptoets om de toegevoegde waarde te verhogen Een beter document-managementsysteem om de efficiëntie en effectiviteit van de evaluatie te verhogen 2

4 2. Introductie 2.1. Achtergrond Giro555 of de Samenwerkende Hulporganisaties (SHO) is een samenwerkingsverband van elf Nederlandse hulporganisaties dat bij uitzonderlijke rampen een gezamenlijke fondsenwervingscampagne opricht in de vorm van een nationale actie. Het samenwerkingsverband bestaat sinds 1984 en de meeste recente aanpassingen in de institutionele structuur van SHO komen voort uit adviezen van de Commissie Meurs uit 2013 en Eén van de voorgestelde verbeteringen was het invoeren van een instaptoets om de algemene competentie van de leden bij een specifieke ramp te toetsen. Op basis van dit proces wordt beslist welke SHO-leden tot de nationale actie toegelaten worden en welke fondsen worden toegekend. De instaptoets bestaat uit twee delen. 1. In deel een, in te dienen bij het bestuur binnen 30 uur na aankondiging van de actie, dient het SHO-lid informatie te verstrekken over hun trackrecord, aanwezigheid in het rampgebied en de absorptiecapaciteit. Deze drie elementen vormen de deelnamecriteria. 2. In deel twee van de instaptoets, in te sturen binnen 2 weken na aankondiging van een actie, wordt het SHO-lid verzocht bestaande beperkingen in de absorptiecapaciteit aan te duiden, een risico-inschatting te maken en hun capaciteit per SHO-sector aan te geven. De Nationale Actie `Nederland helpt Nepal` werd opgestart na de aardbeving in Nepal op 25 april Het was de eerste keer dat de instaptoets-procedure werd gebruikt. Op basis van de instaptoets werden tien leden toegelaten tot de Actie, namelijk CARE Nederland, Cordaid, ICCO/Kerk in Actie, Nederlandse Rode Kruis, Oxfam Novib, Plan Nederland, Save the Children, Terre des Hommes Nederland, Unicef Nederland en World Vision. Het Liliane Fonds werd toegelaten als gastdeelnemer. 1 Het elfde Giro555-lid Stichting Vluchteling nam aan deze actie niet deel. De oorspronkelijke bestedingstermijn van twee jaar werd uiteindelijk met acht maanden verlengd tot eind Dit was vooral nodig voor de succesvolle afronding van projecten waar langzame toekenningen van bouwvergunningen (huizenbouw, bouw van ziekenhuizen) voor vertragingen hadden gezorgd Doel en scope van de evaluatie Deze evaluatie is een vereiste op basis van het actiereglement punt 6.11: Achteraf wordt door een externe consultant geëvalueerd of de deelnemer aan het begin van de actie een juiste schatting heeft gemaakt in de instaptoets. Doel: Het evalueren van de verstrekte informatie in de instaptoets en toelating van deelnemende organisaties tot de Nationale Actie Help slachtoffers aardbeving Nepal. Doelstellingen: 1) Om verantwoording af te leggen aan het publiek en aan de leden onderling 2) Als advies aan het SHO-bestuur die mogelijk een sanctie bij een volgende actie kan opleggen aan deelnemers die zich niet aan de afspraken hebben gehouden 3) Om aanbevelingen voor verbetering van het proces van de instaptoets te verstrekken Opzet: Het beoordelen van de tijdigheid, juistheid, kwaliteit, compleetheid en resultaten van de ingevulde instaptoets en vaststelling bestedingscriteria achteraf, en het formuleren van aanbevelingen voor verbetering. 1 Gastdeelnemers hebben hun eigen deelnamevereisten en hoeven geen instaptoets in te vullen. 3

5 Beperkingen: Het feit dat het de eerste keer was dat de instapprocedure in een SHO-Nationale Actie werd gebruikt leidde tot een aantal uitdagingen en beperkingen voor de instaptoets, maar ook voor de evaluatie. Deel twee van de instaptoets werd niet na twee weken ingevuld, zoals oorspronkelijk voorgezien in het actiereglement, maar pas na twee maanden. De Adviesgroep Instaptoets Stap 2 besloot dat de deelnemers voldoende algemene uitvoeringscapaciteit hadden om de fondsen die op basis van Instaptoets Stap 1 zijn toegekend, te besteden binnen de gestelde termijnen. Hoewel volgens het Actie-reglement art een financiële sanctie voor de volgende actie kan worden opgelegd als een deelnemer 50% van de gelden niet besteed binnen zes maanden, besloot het bestuur dit niet toe te passen voor de drie deelnemers die hier niet in slaagden. De ramp in Nepal kende namelijk een aantal algemene uitdagingen voor hulpverlening die verder zullen worden besproken worden in dit document. Er waren geen afspraken gemaakt over de tijdslijn van de evaluatie. Door de verlengde bestedingsperiode van de Nationale Actie, die pas eind december 2017 afliep, kon de evaluatie pas plaatsvinden in het eerste kwartaal Hierdoor was het moeilijk de oorspronkelijke informatiebronnen die gebruikt werden voor het invullen de instaptoets terug te vinden. Voor de evaluatie van de instaptoets bestond geen vergelijkend materiaal. Ook waren er geen richtlijnen voor SHO-leden over het materiaal dat aangeleverd moest worden. Er bestonden grote verschillen tussen de tien leden in de bruikbaarheid van aangeleverde documenten voor de evaluatie van de instaptoets. Verder werden in het startgesprek volgende afspraken gemaakt tussen de inhoudelijke coördinator van het Giro555-bureau en de externe evaluator: Gastdeelnemer Liliane fonds vormde geen onderwerp voor evaluatie omdat zij geen instaptoets hoefde in te vullen. Aanbevelingen met betrekking tot de verdeelsleutel werden niet verwacht gezien deze vast ligt in het reglement en de instaptoets hierover geen uitspraak doet. Deze evaluatie heeft niet als doel de hulpverlening van de deelnemers aan de nationale actie te evalueren en doet dus geen uitspraken over de kwaliteit van de programma s en activiteiten. Dit valt buiten het bereik van deze beperkte evaluatie van de instaptoets. 3. Methodologie 3.1. Analyse ingevulde instaptoets formulieren De methodologie van de evaluatie is gebaseerd op deskresearch met aanvullende communicatie met de Giro555-coordinator en de noodhulpcoördinatoren van de SHO-leden. Het beoordelen van de compleetheid van de ingevulde instaptoetsformulieren gebeurde in de volgende fasen: 1. Noodhulpcoördinatoren werden door de Giro555-coordinator om informatie gevraagd om de instaptoets te kunnen evalueren. 2. Eerste snelle beoordeling van de compleetheid van de geleverde informatie door de evaluator. 3. Noodhulpcoördinatoren kregen een week tijd om de ontbrekende informatie te leveren. 4. Tweede diepgaande beoordeling van de geleverde informatie door de evaluator. 5. Noodhulpcoördinatoren werden rechtstreeks door de evaluator benaderd met specifieke vragen om aanvullende informatie. In april werden interviews gehouden met de noodhulpcoördinatoren met gerichte vragen voor bijkomende informatie of documenten. 4

6 Als standaard werden aan elk SHO-lid door de evaluator de volgende documenten opgevraagd: Bewijs van registratie in Nepal Budgetten voor humanitaire hulp en ontwikkelingssamenwerking in Nepal Jaarverslag van de activiteiten in Nepal in 2014 Strategisch plan voor activiteiten in Nepal voor 2015 Jaarverslag van activiteiten in Nepal van 2015 Situatierapporten/Operationele plannen van de leden in reactie op de aardbeving 3.2. Analyse bewijsvoering en vergelijking met instaptoets De bewijsvoering diende ertoe voor elke deelnemer van de nationale actie de volgende twee evaluatievragen te beantwoorden: 1. Klopt achteraf gezien de informatie die door elke deelnemer ingevuld is in de instaptoets? 2. Was de deelname van de organisatie, gegeven de deelnamecriteria voor deze actie en de verstrekte gegevens in de instaptoets, gerechtvaardigd? De vergelijking met de aangeleverde documentatie diende ertoe de juistheid, kwaliteit en compleetheid van de gegevens in de instaptoets te beoordelen. Waar nodig werden de websites van de SHO-leden geraadpleegd. Mondelinge informatie verstrekt door de noodhulpcoördinatoren vervolledigde het bewijsmateriaal. verkeer werd in de bewijsvoering toegelaten. Kleurtabellen werden gebruikt ter ondersteuning en visualisering van de analyse met de volgende betekenis: groen = de informatie klopt, geel = de informatie klopt deels, oranje = de informatie klopt niet en grijs = er was geen informatie beschikbaar. De budgetten van organisaties werden niet steeds in Euro s aangeleverd. Voor zover mogelijk, werden de historische wisselkoersen toegepast, dus teruggerekend naar de eigenlijke datum van het budget Check 50% besteed na 6 maanden Hoewel deel twee van de instaptoets niet tijdig werd ingevuld en ook niet geleid heeft tot veranderingen in de bestedingen, werd gezocht naar een relatie tussen deel een en deel twee van de instaptoets en de resultaten, of de mate waarin voldaan werd aan de bestedingsnorm van 50% na zes maanden. De evaluatievraag was dus of een relatie kon worden geïdentificeerd tussen het niet behalen van de 50% regel en hetgeen ingevuld werd op deel 1 en 2. Verder werd ook het zogenaamde Risk Register (risico-inschatting of risico-plan) ingediend onder deel twee van de instaptoets vergeleken met de tussentijdse rapportage van april 2016 om eventuele oorzaken voor het niet voldoen aan de bestedingseisen te kunnen identificeren. Dit liet ook toe de toegevoegde waarde en de kwaliteit van het Risk Register en de relevantie van de vragen in deel twee te onderzoeken. De bewijsvoering wordt per SHO-lid op de volgende pagina s uitgelegd. De SHO-leden volgen in alfabetische orde. 5

7 4. Resultaten 4.1. Resultaten bewijsvoering en vergelijking met instaptoets SHO Lid: CARE Nederland Instaptoets Deel 1 Do you have an active presence in the country? Are you/your int. network/partners registered in the country? How do you operate in the country? Which sectors do you/your network cover? Your organizations capacity to scale up? Are you currently providing humanitarian assistance in the country? Highest annual budget in hum. aid and development in the last five years of you/your network/funding to local partners in country? How many staff members and if applicable how many volunteers do you/ your int. network have in the country? Klopt? Instaptoets Deel 2 Any limitations to what amount you/your network/partners can/want to absorb in the country? Indicate for each country your response capacity per SHO-sector and per region and indicate absorptions limitations for the next six months Evaluatievragen: 1. Klopt achteraf gezien de informatie die door CARE Nederland ingevuld is in de instaptoets? De evaluatie van de instaptoets kon de informatie ingevuld door CARE Nederland in de instaptoets grotendeels bevestigen op juistheid en compleetheid. Weliswaar konden een beperkt aantal onjuistheden worden genoteerd, maar in het algemeen leverde CARE bruikbare informatie aan ter evaluatie van de instaptoets. Het jaarverslag van 2014 bevestigt de aanwezigheid van CARE in Nepal sinds 1978 en een hernieuwing van het akkoord met de Social Welfare Council van 21 mei 2015 duidt op een registratie in het land op het moment van de aardbeving. In de instaptoets wordt CARE Nederland als directe uitvoerder aangegeven, toch laat de verstrekte informatie alleen toe de uitvoeringsmethode te noteren door het netwerk/alliantie, namelijk CARE Nepal, en lokale organisaties. 2 Hoewel het vakje naast onderwijs niet is aangeklikt in de instaptoets, geeft het jaarverslag 2014 wel aan dat CARE ten tijde van de ramp ook onderwijsprojecten ondernam. Deze kleine onjuistheid heeft de uitvoeringscapaciteit niet overschat, integendeel. Activiteiten in andere sectoren konden worden bevestigd. De aangeleverde informatie door CARE liet toe de opschaalcapaciteit in zijn geheel te bevestigen. Sitrep 1 van de organisatie geeft wel drie prioritaire sectoren aan, namelijk WASH, Shelter en Food 2 Hoewel Care NL eindverantwoordelijk is voor de projecten gefinancierd door Nederlandse gelden, houdt deze evaluatie vast aan de definitie van directe uitvoerder als boots on the ground en dit was in Nepal het landenkantoor. Dit voorbeeld wijst op de noodzaak voor duidelijke afspraken binnen SHO over wat een directe uitvoerder is. 6

8 Security/Livelihoods. Ook de aangegeven locaties, Gorkha, Kathmandu, Lamjung en Dhading lagen in de focusregio s per Sitrep 1, namelijk in de westelijke en centrale delen van het land. CARE werkte in 46 van de 75 districten. De instaptoets spreekt van een opschaaltijdsspanne van twee dagen en de Sitrep 1 van 26 april, noteert onmiddellijke actie. De verschillende opschaalmethodes worden aangehaald in de Sitrep en geeft hetzelfde aantal beschikbare personeelsleden voor opschaling aan. De humanitaire hulpverlening door CARE ten tijde van de aardbeving kon worden bevestigd door de documenten. Alleen het aangehaalde opgegeven jaarbudget klopte niet met de gegevens. De instaptoets vermeldt 9,1 miljoen, terwijl het hoogste jaarbudget voor humanitaire hulp en ontwikkeling in de laatste vijf jaar voor CARE Nepal 12 miljoen in 2014 was. 3 Drie jaar na de aardbeving kon niet meer worden teruggevonden waar het cijfer van 9,1 miljoen vandaan komt. De getallen met 150 personeelsleden komen redelijk overeen met de personeelslijst van CARE Nepal op 1 april Deel twee van de instaptoets geeft aan dat CARE geen limieten qua absorptiecapaciteit heeft. Gezien Sitrep 2 van een schatting van 40 miljoen euro uitgaat, is het weinig waarschijnlijk dat CARE in de context van SHO een beperkte absorptiecapaciteit had. Verder geeft het tweede deel een inschatting van 3,4 miljoen capaciteitsbudget voor de SHO-campagne. De aangegeven zes sectoren verschillen wel van de zes sectoren aangegeven in deel een van de instaptoets. De regio s komen overeen tussen de twee delen. Toch kon de inhoudelijke informatie in de tabel van deel twee niet worden gecontroleerd aan de hand van secundaire bronnen. CARE besluit op basis van het risicoregister, ingediend onder deel twee van de instaptoets, dat het adequate en sterke mitigatiemaatregelen in plaats heeft. De grootste uitdaging zou liggen in de wens vanuit overheidsorganen om controle uit te oefenen. In vergelijking met andere SHO-deelnemers is CARE degene die het meeste hoge `residual risks` aangaf. 4 In de tussentijdse rapportage van april 2016 gaf CARE aan dat de grootste uitdagingen in de brandstofcrisis lagen, die volgde op de nieuwe grondwet in september Het feit dat vele donaties beperkt waren tot zes maanden was ook problematisch. Deze twee uiteindelijke risico s waren niet opgenomen in het risicoplan. 2. Was de deelname van de organisatie, gegeven de deelnamecriteria voor deze actie en de verstrekte gegevens in de instaptoets, gerechtvaardigd? Op basis van de deelnamecriteria, namelijk trackrecord, aanwezigheid en absorptiecapaciteit was de deelname van CARE Nederland aan deze actie gerechtvaardigd. De organisatie was aanwezig in het land ten tijde van de ramp en had er ervaring in humanitaire hulpverlening in alle van de acht sectoren, dus eigenlijk een meer dan in de instaptoets. CARE had activiteiten in vele districten in het land, maar gaf bepaalde geografische prioriteiten aan. De algemene absorptiecapaciteit, aangeven in Sitrep 2 van 40 miljoen was groter dan de verwachte Giro555-bijdrage van 3,4 miljoen. Het hoogste jaarbudget was eigenlijk hoger dan die van de instaptoets (twaalf miljoen in plaats van negen miljoen). Dit had echter geen verschil gegeven in de toekenning van fondsen. De sectoren waar opschaling mogelijk was, komen niet overeen met de aangegeven sectoren in deel twee. Op basis van de resultaten, en in het bijzonder de besteding in de eerste zes maanden, was de deelname van CARE en toekenning van fondsen eveneens gerechtvaardigd. Daarnaast slaagde CARE erin tot en met 31 oktober 54,79% van de fondsen te besteden; van de toegekende 1,5 miljoen euro. De uitgegeven 1,5 miljoen is duidelijk minder dan de eerste inschatting van 3,4 miljoen in deel twee van de instaptoets. Dit duidt mogelijk op een inconsistentie in de manier waarop de verschillende leden een inschatting van de absorptiecapaciteit maken: hetzij door een berekening specifiek voor SHO, hetzij door een inschatting te maken op basis van de algemene financiële noden van het landenkantoor. 3 Hoewel het budget dus eigenlijk groter was dan aangegeven, geeft de kleurentabel toch oranje aan omdat de berekening fout was. 4 cfr tabel op p. 26 7

9 SHO Lid: Cordaid Instaptoets Deel 1 Do you have an active presence in the country? Are you/your int. network/partners registered in the country? How do you operate in the country? Which sectors do you/your network cover? Your organizations capacity to scale up? Are you currently providing humanitarian assistance in the country? Highest annual budget in hum. aid and development in the last five years of you/your network/funding to local partners in country? How many staff members and if applicable how many volunteers do you/ your int. network have in the country? Klopt? Instaptoets Deel 2 Any limitations to what amount you/your network/partners can/want to absorb in the country? Indicate for each country your response capacity per SHO-sector and per region and indicate absorptions limitations for the next six months Evaluatievragen: 1. Klopt achteraf gezien de informatie die door Cordaid ingevuld is in de instaptoets? De evaluatie liet toe de informatie in de instaptoets ingevuld door Cordaid gedeeltelijk te verifiëren op hun juistheid en compleetheid. Het audit rapport voor het fiscale jaar kon voor deze evaluatie niet meegerekend worden aangezien het fiscale jaar pas afliep na de aardbeving, namelijk in juli Het Country Strategic Plan voor Caritas Nepal van liet toe de aanwezigheid van Cordaid/Caritas in het land te bevestigen en verwees eveneens naar de registratie van de ngo in Nepal. Het akkoord met Social Welfare Council werd aangehaald op de website. Het Strategisch Plan vermeldde de aangegeven operationele methode, namelijk door netwerk of door lokale organisaties. Verder werd ook een akkoord tussen Cordaid en Caritas Nepal aangeleverd om deze werkwijze aan te tonen. De sectoren aangehaald in dit Plan komen niet helemaal overeen met de sectoren opgegeven in de instaptoets. WASH en Shelter werden niet teruggevonden, terwijl het Plan wel vermelding maakt van bijkomende sectoren onderwijs, gezondheid en economische zekerheid. De deelnemer meldde dat WASH en Shelter deel uit maakten van hun kerncompetenties voor noodhulp en ze die daarom standaard invulden. Dit duidt op een misverstand over het doel van deze vraag, namelijk niet de mogelijke opschaalcapaciteit, maar wel de toenmalige bestaande activiteiten in het land. Duidelijkere richtlijnen zijn nodig. Voor het evalueren van de opschaalcapaciteit werden documenten van OCHA en jaarverslagen van 2015 en 2016 aangeleverd. Het OCHA-document Who does what where van 8 mei 2015 bevestigt activiteiten van Caritas Nepal in WASH en Shelter, dus juist die twee sectoren waar geen indicatie voor gevonden kon worden dat Caritas hier actief was voor de aardbeving. Dit bevestigt de sectoren als kerncompetenties voor Cordaid en er vond dus waarschijnlijk een opschaling onder noodhulpplannen plaats. Het jaarverslag 2015 verwijst verder naar activiteiten rond voedsel, onderdak en WASH. Wat betreft locaties, verwijst de instaptoets naar de regio Rawusa alleen, hetgeen overeenkomt met de 8

10 focus in deel twee van de instaptoets. Het jaarverslag 2015 bevestigt noodhulpactiviteiten in een totaal van 15 districten. Achteraf bleek dat Caritas opgeschaald had via lokale teams of door internationale emergency teams. Regionale opschaalcapaciteit leek uiteindelijk niet te zijn gebruikt. Wat betreft personeel of tijdsspanne voor opschaling, werd geen informatie teruggevonden in de documenten. Het Strategisch Plan bevat inderdaad een programma rond humanitaire hulpverlening en het aantal stafleden van Caritas Nepal in 2014 (meer dan 100) wordt op de website bevestigd, namelijk 174. De instaptoets geeft een maximaal jaarbudget aan van 2,3 miljoen. Op basis van de audit rapporten tussen 2010 en 2014 en met toepassing van de historische wisselkoers (Nepalese roepi naar euro), wordt echter een maximaal jaarbudget van Caritas Nepal gevonden van 2 miljoen euro voor het fiscale jaar Het Silver Jubilee Report, ingestuurd als verder bewijs, kon evenmin de 2,3 miljoen bevestigen. Deel twee van de instaptoets verwijst naar een vereist budget van 2,8 miljoen voor de volgende 24 maanden hetgeen grofweg overeenkomt met een schatting van drie miljoen voor twintig maanden voor een project rond `Recovery and Resilience Building na de aardbeving in Rasuwa district. De geografische focus in deel twee van de instaptoets komt overeen met het aangeleverde projectvoorstel. De tabel in deel twee is specifiek opgesteld voor de SHO-campagne en voor een periode van zes maanden. De sectoren in de onderste tabel van de instaptoets wijken wel af van de gegevens in het projectvoorstel. In deel twee van de instaptoets gaf Cordaid een lage residuele risico-inschatting. De tussentijdse rapportage van april 2016 identificeert de volgende uitdagingen voor Cordaid: de brandstofcrisis, het overheidsbeleid omtrent huizenbouw en bepaalde zwakheden in de wederopbouw assessments. Overheidsbepalingen met betrekking tot huizenbouw werd als strategisch risico in het risk register ingeschat met hoge waarschijnlijkheid, medium impact en sterke controlemechanisme, maar dus uiteindelijk een laag residueel risico. De controlemechanismen lagen in een verwachte sterke informatie-uitwisseling met overheidsorganen en een gepland monitoringmechanisme. Het tussentijdse rapport doet vermoeden dat dit onvoldoende werd opgevolgd: Hoewel deze uitdagingen niet opgelost kunnen worden door Cordaid heeft Cordaid wel weer opnieuw beseft dat het investeren in een goede relatie met de gemeenschappen en met lokale overheden en transparantie over wat Cordaid en lokale organisaties wel en niet kunnen doen van groot belang is. Dit kan frustratie en wantrouwen ten opzichte van hulporganisatie helpen te managen, zeker als de hulpverlening vertraagd. 2. Was de deelname van de organisatie, gegeven de deelnamecriteria voor deze actie en de verstrekte gegevens in de instaptoets, gerechtvaardigd? Op basis van de deelnamecriteria, namelijk trackrecord, aanwezigheid en absorptiecapaciteit, en de verstrekte gegevens, bestaan er geen aanwijzingen dat de deelname van Cordaid niet gerechtvaardigd was. Het valt wel op dat de financiële absorptiecapaciteit niet overeenkwam met het maximale jaarbudget volgens de aangeleverde audit rapporten. Cordaid kreeg op basis van het aangegeven hoogste jaarbudget van 2,3 miljoen alsnog een plafond van deze som, hoewel het projectvoorstel een vereist budget van drie miljoen aangaf en het eigenlijke hoogste jaarbudget maar twee miljoen was. Het aangeleverde projectvoorstel gaf wel de aangegeven locatie in de instaptoets aan, namelijk Rawusa district en dit vormt een duidelijke geografische focus van Cordaid. Op basis van de resultaten en in het bijzonder de bestedingsnorm van 50% na zes maanden, bleek dit plafond gerechtvaardigd. Cordaid kon tot en met 31 oktober net de helft (afgeronde 49,63%) van de toegekende fondsen verantwoord besteden. 9

11 SHO Lid: ICCO/Kerk in Actie Instaptoets Deel 1 Do you have an active presence in the country? Are you/your int. network/partners registered in the country? How do you operate in the country? Which sectors do you/your network cover? Your organizations capacity to scale up? Are you currently providing humanitarian assistance in the country? Highest annual budget in hum. aid and development in the last five years of you/your network/funding to local partners in country? How many staff members and if applicable how many volunteers do you/ your int. network have in the country? Klopt? Instaptoets Deel 2 Any limitations to what amount you/your network/partners can/want to absorb in the country? Indicate for each country your response capacity per SHO-sector and per region and indicate absorptions limitations for the next six months Evaluatievragen: 1. Klopt achteraf gezien de informatie die door ICCO/Kerk in Actie (I&K) ingevuld is in de instaptoets? De evaluatie kon de I&K informatie uit de instaptoets gedeeltelijk nagaan. De specifieke uitdaging om de instaptoets van I&K te evalueren lag in de unieke werkwijze en set-up van I&K en het ACT netwerk. Eigenlijk moest niet een organisatie worden nagekeken, maar wel veertien. Voor alle ACT-leden was geen volledige informatie beschikbaar, en de evaluatie moest grotendeels terugvallen op een overzichtstabel opgemaakt door de I&K-noodhulpcoördinator met uitleg voor alle punten in de instaptoets per ACT-lid en ICCO-partner. Voor sommige punten was er geen informatie beschikbaar. De aanwezigheid van verschillende ACT-leden kon worden nagegaan door de jaarverslagen op hun websites en liet toe de toegang van I&K tot Nepal te bevestigen. De overeenkomst tussen ICCO Nederland en Social Welfare Council van januari 2015 werd aangeleverd. De operationele werkwijze werd voldoende aangetoond door de beschikbare informatie, namelijk door het ACT-netwerk en via lokale partners. Dat het netwerk rond I&K werkzaam was in alle sectoren, kon worden afgeleid uit openbare informatie van de NGOs op hun websites. Hoewel niet elke organisatie in alle sectoren werkte, werd voldoende aangetoond dat het netwerk in zijn geheel alle sectoren dekte. De evaluatie van de informatie rond opschaalcapaciteit was een uitdaging gezien de complexe structuur. Er was geen volledige informatie beschikbaar voor alle veertien leden, maar het leek dat van alle veertien de Lutheran World Federation (LWF) de grootste opschaalcapaciteit had wat betreft het aantal sectoren. Samen had het I&K-netwerk, op basis van de overzichtstabel althans, opschaalmogelijkheden in zes van de zeven provincies in het land, hetgeen overeenkomt met de informatie in de instaptoets. De tijdsspanne voor opschaling, namelijk drie dagen kon worden teruggevonden in het ACT Nepal Forum Emergency Preparedness and Response Plan van September Het aantal beschikbare personeelsleden voor het gehele I&K-netwerk, namelijk tien, werd bevestigd in het interview gezien het core team van ACT leden uit negen leden en een coördinator van 10

12 LWF bestond. De opschalingsmanieren werden aangehaald in ActAlliance Alert van 25 april en in het Preparedness en Response Plan. Voor ICCO specifiek, kon verder informatie gehaald worden uit het ACT-appeal van augustus Hierin worden activiteiten van ICCO-partners bevestigd in Dhadling, SIndhupalchowk en Makwanupur in de sector van herstel van livelihood en socio-economische infrastructuur. Het is niet duidelijk waarom in de instaptoets wordt aangegeven dat alleen het netwerk aan humanitaire hulpverlening doet en niet lokale partners. Dit punt werd schriftelijk toegelicht door de noodhulpcoördinator: I&K werkten namelijk alleen met lokale partners voor wederopbouwprogramma s en niet noodhulpprogramma s. De berekening van de budgetten is natuurlijk geen gemakkelijke opdracht voor I&K, gezien het de activiteiten van de verschillende partners bij elkaar moet optellen. De noodhulpcoördinator stuurde een reeks audit rapporten aan de evaluator, maar toch lieten deze niet toe een volledig gezamenlijk beeld te krijgen van het maximale jaarbudget voor ontwikkelingssamenwerking en humanitaire hulpverlening uit de laatste vijf jaar. Er bestonden verschillen tussen de I&K-partners hoe een fiscaal jaar werd berekend. De aangegeven vier miljoen kon hierdoor niet worden bevestigd. De gegevens rond personeelsleden konden eveneens niet worden gecontroleerd omwille van gebrek aan coherent opgestelde informatie in de aangeleverde documenten, maar opnieuw omwille van de complexiteit van I&K en het ACT-netwerk. In het interview werd duidelijk dat deze uitdaging reeds bestond ten tijde van het invullen van de instaptoets en dat voor ICCO/KiA een proactieve berekening van financiële capaciteit beter zou zijn. Deel twee van de instaptoets vermeldt eerst dat er geen beperkingen zijn in absorptiecapaciteit, aangezien de appeal tot dan toe onvoldoende gefinancierd werd. Dit wordt bevestigd door de appeal van augustus 2015, waarin ook staat dat I&K 626,686 USD nodig heeft. De tabel in deel twee laat geen verificatie toe en de noodhulpcoördinator gaf aan dat deze schattingen waren, gezien informatie verzamelen op dit punt van alle leden erg complex zou zijn. Het is wel positief dat voor elke sector het comparatieve voordeel van de netwerkleden wordt aangehaald. De totale berekening komt hier op 7 miljoen euro, maar het is niet duidelijk of dit SHO-specifiek of uitsluitend voor de eerste zes maanden. Op basis van het Risk Register, besluit I&K dat de geïdentificeerde risico s tot een acceptabel niveau kunnen teruggebracht worden of met de gevolgen omgegaan kan worden. De meeste residuele risico s werden als middelmatig ingeschat. Hun sterkte om met de strenge nationale regulaties om te gaan, lag volgens hen in het nauwe samenwerken met lokale partners. Deze sterkte werd inderdaad terug aangehaald in de tussenrapportage om de uitdagingen op het vlak van bureaucratie en politieke bemoeienis te overkomen. De andere beperkingen, zoals moessonregens en prijsstijgingen, waren niet geïdentificeerd in deel twee van de instaptoets. 2. Was de deelname van de organisatie, gegeven de deelnamecriteria voor deze actie en de verstrekte gegevens in de instaptoets, gerechtvaardigd? Op basis van de deelnamecriteria, namelijk trackrecord, aanwezigheid en absorptiecapaciteit, en de verstrekte gegevens in de instaptoets bestaan er geen aanwijzingen dat de deelname van I&K aan deze actie niet gerechtvaardigd was. Het is wel zo dat de evaluatie niet toeliet alle informatie te bevestigen gezien de complexe structuur van het I&K /ACT-netwerk. Zeker is dat ICCO-partners in Nepal aanwezig waren en dat het gehele netwerk samen een trackrecord had in alle sectoren en zes van zeven provincies. Het is niet duidelijk waar het maximale jaarbudget van vier miljoen dat gebruikt werd om de financiële absorptiecapaciteit voor I&K te berekenen, vandaan komt. Op basis van de resultaten, was de deelname van I&K gerechtvaardigd, gezien I&K de bestedingsnorm van 50% tegen 31 oktober 2015 haalde met 54,42%. I&K maakte ook geen gebruik van de mogelijkheid de bestedingstermijn te verlengen tot 31 december 2017, wat erop duidt dat zij de beschreven risico s onder controle kregen. 11

13 SHO Lid: Nederlandse Rode Kruis Instaptoets Deel 1 Do you have an active presence in the country? Are you/your int. network/partners registered in the country? How do you operate in the country? Which sectors do you/your network cover? Your organizations capacity to scale up? Are you currently providing humanitarian assistance in the country? Highest annual budget in hum. aid and development in the last five years of you/your network/funding to local partners in country? How many staff members and if applicable how many volunteers do you/ your int. network have in the country. Klopt? Instaptoets Deel 2 Any limitations to what amount you/your network/partners can/want to absorb in the country? Indicate for each country your response capacity per SHO-sector and per region and indicate absorptions limitations for the next six months Evaluatievragen: 1. Klopt achteraf gezien de informatie die door het Nederlandse Rose Kruis ingevuld is in de instaptoets? De evaluatie van de instaptoets kon de informatie ingevuld door het Nederlandse Rode Kruis grotendeels bevestigen. Het Operationele Report van 2014 bevestigde de aanwezigheid van het Rode Kruis in Nepal door middel van het Nepalese Rode Kruis. De evaluator kreeg verder de oorspronkelijke oprichtingsakte van het Nepalese Rode Kruis uit 1963 aangeleverd, waarin de organisatie voor onbeperkte tijd werd opgericht. Het 6th Development Plan gaf informatie over de uitvoeringsmethode en komt overeen met de informatie in de instaptoets, namelijk implementatie door netwerk/alliantie en samen met lokale partner organisaties. De activiteiten van het Rode Kruis in alle sectoren, maar ook onderwijs, worden bevestigd in het 6th Development Plan en Development Operational Plan Verschillende documenten werden gebruikt om de aangegeven opschaalcapaciteit te onderzoeken. Het Emergency Appeal, daterend van april 2015, beschrijft gewenste noodhulpactiviteiten in alle aangegeven sectoren, behalve in food security en nutrition. De IFRC Website verwijst wel naar Emergency Response Units, gespecialiseerd op relief, inclusief food. Aangezien de organisatie actief was in alle 75 districten van het land, lijken de aangegeven opschaallocaties haalbaar en eigenlijk ruimer dan aangegeven in de instaptoets. Het Appeal vermeldt verder dat noodhulpteams zich aan het voorbereiden waren en dus lijkt de tijdsspanne van zeven dagen haalbaar. Wat betreft de opschaalmethode, wordt de aangegeven informatie bevestigd in het Appeal, namelijk vanuit het land (met personeel en vrijwilligers) ondanks het kleine landenteam, de regio (Rode Kruis Indië) en via Internationale Rode Kruis noodhulpteams. De berekening van de personeelscapaciteit de instaptoets vermeldt duizenden vrijwilligers en personeel voor opschaling kan worden bevestigd. Het eerste Emergency Plan of Action van 25 april vermeldt dat er 1500 vrijwilligers en 300 personeelsleden 12

14 gemobiliseerd werden. De website van het Nepalese Rode Kruis maakt melding van vrijwilligers in 2009 en meer dan in De geleverde documenten bevestigen dat het Rode Kruis netwerk humanitaire hulpverlening ondernam op het moment van de ramp. De instaptoets geeft een maximaal jaarbudget van zes miljoen en bevat de opmerking dat dit cijfer alleen van het Nepalese Rode Kruis was. Bijkomende 1,5 miljoen zou van de IFRC-beweging komen. De website 6 geeft een budget van het Nepalese Rode Kruis in 2014 aan van 8,7 miljoen CHF (rond 7 miljoen euro). Het aantal personeelsleden kon getoetst worden met behulp van gegevens uit een studie gedaan voor DFIC-IFRC uit 2014 doorgestuurd door de noodhulpcoördinator en dezelfde cijfers werden online teruggevonden. Hierin worden vrijwilligers aangegeven tegenover in de instaptoets, en 389 betaalde personeelsleden tegenover 255 in de instaptoets. De cijfers zijn dus een onderschatting van de capaciteiten. Gegevens in deel 2 van de instaptoets konden worden bevestigd door de aangeleverde documenten, tenminste wat betreft de totaalcijfers van de Appeals. Hoewel in de instaptoets gevraagd werd de absorptiecapaciteit te beperken voor de SHO-campagne in het bijzonder, bevat dit deel cijfers voor de gehele noodhulpoperatie in Nepal. De noodhulpcoördinator informeerde de evaluator dat afspraken werden gemaakt met het Nederlandse Rode Kruis dat het hiervoor een uitzondering verkreeg en dat dit in het SHO-reglement staat. Alleszins zijn de cijfers in de tabel van deel twee hoger dan in de Revised Emergency Appeal van 16 mei Het Nederlandse Rode Kruis rapporteerde een hoog residueel risico, drie middelmatige en drie lage. Het meeste gevaar kwam volgens hen van een nieuwe natuurramp waarvoor geen sterke mitigatiemaatregelen genomen zouden kunnen worden. De politieke crisis in september 2015 zorgde ervoor dat het Rode Kruis niet met de heropbouw kon beginnen en leidde tot vertragingen in het programma. Dit risico was niet helemaal voorzien in de risico-inschatting. Alleen onduidelijkheid over wetten en regelgeving na de aardbeving was aangegeven, waarvan het Rode Kruis had verwachtte dit onder controle te kunnen houden door coördinatie en harmonisatie van standaarden met overheidsinstellingen. 2. Was de deelname van de organisatie, gegeven de deelnamecriteria voor deze actie en de verstrekte gegevens in de instaptoets, gerechtvaardigd? Op basis van de deelnamecriteria, namelijk trackrecord, aanwezigheid en absorptiecapaciteit, en de verstrekte gegevens in de instaptoets, was de deelname van het Nederlandse Rode Kruis aan deze actie gerechtvaardigd. Deze bleek voor sommige elementen eigenlijk onderschat. Het is bewezen dat de organisatie aanwezig was in het land ten tijde van de ramp, en in meer regio s werkte dan aangegeven in de instaptoets. De organisatie had ervaring in humanitaire hulpverlening en voor opschaalcapaciteit kon worden bevestigd door de beschikbare documentatie. De absorptiecapaciteit, aangeven door de (Preliminary) Emergency Appeal van 81 miljoen was duidelijk groter dan de verwachte Giro555-bijdrage. Gezien het hoogste jaarbudget als zes miljoen werd aangegeven, werd er geen plafond ingesteld voor het Nederlandse Rode Kruis. Op basis van resultaten, kon de deelname volledig worden gerechtvaardigd. Tot en met 31 oktober 2015, had het Nederlands Rode Kruis 61,76% van hun toegekende budget besteed. De organisatie had dus geen moeilijkheden met betrekking tot hun absorptiecapaciteit. Dit percentage was het hoogste van alle deelnemers na zes maanden en duidt op een duidelijke capaciteit wat betreft financiën en personeel op het terrein. De strenge huisbouwvoorschriften leidden er echter wel toe dat het Rode Kruis gebruik maakte van de optie om deze activiteiten te verlengen tot december

15 SHO Lid: Oxfam Novib Instaptoets Deel 1 Do you have an active presence in the country? Are you/your int. network/partners registered in the country? How do you operate in the country? Which sectors do you/your network cover? Your organizations capacity to scale up? Are you currently providing humanitarian assistance in the country? Highest annual budget in hum. aid and development in the last five years of you/your network/funding to local partners in country? How many staff members and if applicable how many volunteers do you/ your int. network have in the country? Klopt? Instaptoets Deel 2 Any limitations to what amount you/your network/partners can/want to absorb in the country? Indicate for each country your response capacity per SHO-sector and per region and indicate absorptions limitations for the next six months Evaluatievragen: 1. Klopt achteraf gezien de informatie die door Oxfam Novib ingevuld is in de instaptoets? De evaluatie van de instaptoets liet toe het merendeel van de informatie verstrekt door Oxfam Novib in de instaptoets te beoordelen. Een aantal gegevens waren echter onduidelijk, waarschijnlijk omdat de informatie gebaseerd was op de internationale activiteiten van Oxfam. De aanwezigheid van Oxfam in Nepal kon worden bewezen onder andere door het Annual report en Accounts van Oxfam voor 2014 en De overeenkomst met de Social Welfare Council dateerde van juli 2010, en was geldig voor vijf jaar, dus tot na de aardbeving. De uitvoeringsmethode van Oxfam werd vermeld in de audit rapporten, namelijk via Oxfam GB Nepal (netwerk/alliantie) en door lokale partners. De directe uitvoering van Oxfam Novib in noodsituaties kon niet worden bevestigd in de documentatie. 7 Het overzicht van de sectoren waar Oxfam werkt, beperkte zich niet tot Nepal alleen, waardoor alle sectoren aangevinkt werden. Het audit rapport voor het fiscale jaar 2014 en 2015 geeft alleen activiteiten in de volgende sectoren aan: Food en Household Security en Disaster Management. 8 De informatie van de website geeft een overzicht van de activiteiten in 2018, en kan niet bevestigen welke activiteiten voor april 2015 plaatsvonden. De opschaalcapaciteit werd hoofdzakelijk aangehaald in de Joint Oxfam Response van 19 mei De aangehaalde locaties werden deels bevestigd, namelijk activiteiten in zeven districten, waaronder in Kathmandu vallei, Sindhupalchok, Nuwakot en Dhading. De Phokara vallei komt niet terug in de strategie, maar tussen april en mei kunnen natuurlijk al veranderingen hebben plaatsgevonden, ook omdat vermeld wordt dat de overheid districten toekende aan hulporganisaties. De tijdsspanne van 7 In het interview werd verduidelijkt dat de instaptoets werd ingevuld als Oxfam en niet enkel als Oxfam Novib, hetgeen verklaard waarom directe uitvoering aangehaald werd, namelijk door Oxfam GB. Om consistentie tussen de leden te garanderen, blijft deze evaluatie vasthouden aan boots on the ground van de Nederlandse deelnemer. Toch wordt erkend dat een betere definitie van directe uitvoerder binnen SHO nodig is. 8 Dit duidt op een noodzaak voor betere definities van dit criterium. 14

16 twee tot zeven dagen kon worden bevestigd in Sitrep 3 doordat twee dagen na de aardbevingen reeds WASH-activiteiten hadden plaatsgevonden. Verder konden ook de opschalingsmanieren, namelijk incountry, regionaal en internationaal, op deze manier geverifieerd worden. De vijf aangegeven sectoren waar opschaling mogelijk was, kwamen terug in het Jaarverslag van 2015, waar nu ook bescherming onder gender werd vermeld. Het aantal personeelsleden ter beschikking van opschaling, 15 tot 100, kon aangetoond worden in Sitrep 9 dat vermeldt dat 50+ personen in de operatie meewerken. Op basis van onder andere het audit report kon worden bevestigd dat Oxfam aan humanitaire hulpverlening deed op het moment van de aardbeving. Het aangegeven jaarbudget is echter een optelling van de laatste vijf jaarbudgetten en geeft niet het hoogste jaarbudget van de laatste vijf jaar weer. Een berekening van de budgetten in de audit rapporten en de toepassing van de wisselkoers van april 2015 leidt tot deze conclusie. Hoewel dit kort wordt aangegeven in de instaptoets, leidde deze verkeerde interpretatie tot een verkeerde inschatting van de absorptiecapaciteit. Volgens een van de noodhulpcoördinator in februari 2018 lag het aantal personeelsleden voor de aardbeving op 72, hetgeen min of meer overeenkomt met de aangegeven tachtig in de instaptoets. Deel twee van de instaptoets werd onvolledig ingevuld, alleen de tabel bevatte informatie. De focusregio s komen overeen met de vorige informatie en ook het organisatie-actiebudget van 22 miljoen GBP gaat in de richting van 40 miljoen USD per Joint Strategy van 19 mei Deel twee bevat budgettaire schattingen per aangegeven sector voor de SHO-campagne specifiek, maar niet voor de zes maanden periode. Oxfam Novib gaf in zijn risicoanalyse vier middelmatige en vijf lage residuele risico s aan. In de tussentijdse rapportage verwezen ze naar drie uitdagingen, namelijk de brandstofcrisis, werken met partners en het targeting proces. Hoewel Oxfam een logistiek team had gestuurd om bij toegangsproblemen te helpen, maakte de uiteindelijke grensblokkade tussen Nepal en Indië geen onderdeel uit van hun contingency plannen. Om de beperkte capaciteiten van de partners in Nepal te ondervangen, had Oxfam verwacht te kunnen terugvallen op de kwaliteiten en ervaring van hun landenteam. Toch hadden ze niet gerekend met de strenge eisen van de overheid. De zorgen die Oxfam had met betrekking tot de mogelijkheid om te werken volgens humanitaire principes tegenover politieke druk werden werkelijkheid. 2. Was de deelname van de organisatie, gegeven de deelnamecriteria voor deze actie en de verstrekte gegevens in de instaptoets, gerechtvaardigd? Op basis van de deelnamecriteria, namelijk trackrecord, aanwezigheid en absorptiecapaciteit, en de verstrekte gegevens bestaan er geen aanwijzingen dat de deelname van Oxfam Novib aan deze actie niet gerechtvaardigd was. De organisatie was aanwezig in het land ten tijde van de ramp en actief in verschillende regio s. De organisatie was echter niet actief in alle sectoren zoals vermeld in de instaptoets. Activiteiten in WASH en Shelter moesten opgestart worden in Nepal. Behalve voor Phokara, kon de ingeschatte opschaalcapaciteit bevestigd worden. De geschatte financiële absorptiecapaciteit, zoals gebruikt in de besluitvorming, was hoger dan het eigenlijke hoogste jaarbudget van de laatste vijf jaren (17 miljoen in plaats van 4,8 miljoen). Een correcte invulling van de vraag, dus 4,8 miljoen, had evenwel niet geleid tot een mindere besteding aangezien aan Oxfam Novib 4,2 miljoen werd toegekend. Op basis van resultaten en in bijzonder bestedingsgraad na zes maanden en de algemene besteding van Oxfam in Nepal, was de toekenning van fondsen aan Oxfam Novib gerechtvaardigd. Tot en met 31 oktober 2015 had Oxfam Novib 50,06% van de fondsen besteed. Deze totale besteding van 2,1 miljoen tot oktober is echter beduidend minder dan de geschatte 7,4 miljoen in deel twee van de instaptoets. Het is mogelijk dat voor deze hogere inschatting in deel twee gekeken werd voor de totale absorptiecapaciteit en niet per donor, waardoor het verschil zou kunnen worden verklaard. 15

17 SHO Lid: Plan Nederland Instaptoets Deel 1 Do you have an active presence in the country? Are you/your int. network/partners registered in the country? How do you operate in the country? Which sectors do you/your network cover? Your organizations capacity to scale up? Are you currently providing humanitarian assistance in the country? Highest annual budget in hum. aid and development in the last five years of you/your network/funding to local partners in country? How many staff members and if applicable how many volunteers do you/ your int. network have in the country? Klopt? Instaptoets Deel 2 Any limitations to what amount you/your network/partners can/want to absorb in the country? Indicate for each country your response capacity per SHO-sector and per region and indicate absorptions limitations for the next six months Evaluatievragen: 1. Klopt achteraf gezien de informatie die door Plan Nederland ingevuld is in de instaptoets? De evaluatie van de instaptoets ontdekte geen grove fouten in de informatie ingevuld door Plan in de instaptoets. Net zoals bij andere leden, liet de informatie aangeleverd door de deelnemer niet toe elk punt volledig te bevestigen aangezien sommige documenten dateerden van na de aardbeving in april Dit maakte het niet mogelijk een volledig beeld te krijgen van de capaciteiten van Plan op het moment van de ramp zelf. Plan leverde de gevraagde informatie in een overzichtelijke tabel, die eventueel als template kan gebruikt worden voor de toekomst. De evaluatie bevestigt dat Plan aanwezig was in Nepal op het moment van de aardbeving en als hulporganisatie geregistreerd was sinds Het Country Strategic Plan (CSP) bevestigt dat humanitaire hulpverlening uitgevoerd werd door Plan Nepal (netwerk/alliantie) samen met lokale partnerorganisaties. Ook de Annual Highlights 2015 meldt samenwerking met regeringsinstellingen, lokale ngo s en organisaties op gemeenteniveau (CBOs). Toch wordt er alleen verwezen naar Plan Nederland als fondsenwerver en niet als directe uitvoerder 9, zoals aangehaald in de instaptoets. Het Country Strategic Plan bevestigde dat Plan Nepal voor de aardbeving in bijna alle sectoren werkte, maar niet actief was in Food Security en Shelter, zoals vermeld in de instaptoets. Plan doet wel aan shelter en food security in noodhulpoperaties, en dit kan de oorzaak zijn van de interpretatieverschillen. Het controleren van de juistheid en compleetheid van de informatie betreffende opschaalcapaciteit was aanvankelijk lastiger aangezien informatie ten tijde van de ramp ontbrak. Uiteindelijk waren het de Sitreps die de nodige informatie bevatten. Sitrep 45 bevestigt dat in alle sectoren opgeschaald werd 9 Directe uitvoerder wordt in deze evaluatie verstaan als directe aanwezigheid van de Nederlandse hulporganisatie op het terrein en directe hulpverlening door personeelsleden door Plan Nederland in Nepal zelf. Hoewel Plan zichzelf als directe uitvoerder ziet, blijft de evaluatie omwille van consistentie op dit punt. 16