Belangenconflicten : opsporen en reageren!

Transcriptie

1 BIBF Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten INHOUD p. 1/ Belangenconflicten : opsporen en reageren! p. 5/ Het bestemmingsdocument : een alternatief bewijs van intracommunautair vervoer Belangenconflicten : opsporen en reageren! I. Inleiding 1. Volgens artikel 523 van het Wetboek van Vennootschappen moet een bestuurder, indien hij, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de raad van bestuur, dit aan de raad van bestuur meedelen. Bovendien moet bij het nemen van het besluit waarop het belangenconflict betrekking heeft een specifieke procedure worden gevolgd. De ratio legis van artikel 523 van het Wetboek van Vennootschappen heeft tot doel te vermijden dat een bestuurder zijn persoonlijk belang laat primeren op het belang van de vennootschap. Het doel van de informatieprocedure is dat de leden van de raad van bestuur met kennis van zaken kunnen beraadslagen. 2. In deze bedrage zullen we de contouren van het begrip belangenconflict afbakenen zodat duidelijk wordt wat het precies inhoudt en zullen we de procedure beschrijven die in die situatie moet worden gevolgd. We zullen niet ingaan op belangenconflicten in het kader van groepen van vennootschappen en van vennootschappen die een openbaar beroep doen op het spaarwezen. II. Wanneer is er sprake van een belangenconflict? II.1. Bestaan van tegenstrijdige belangen 3. Voor het bestaan van een belangenconflict is vereist dat de bestuurder en de vennootschap tegenstrijdige belangen hebben naar aanleiding van een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de raad van bestuur. Dat is meestal het geval wanneer de bestuurder een overeenkomst sluit met de vennootschap (verkoop, verhuur, lening,...). Het belangenconflict moet bovendien de volgende kenmerken vertonen : het belangenconflict kan rechtstreeks of onrechtstreeks zijn; het belangenconflict moet van vermogensrechtelijke aard zijn; het belangenconflict moet de bestuurder een voordeel van een zekere omvang verschaffen. De klassieke voorbeelden gaan over een bestuurder die met de vennootschap een verkoopovereenkomst, een huurovereenkomst, een leningsovereenkomst of een managementovereenkomst sluit. Bij een verkoop waarin de bestuurder als verkoper optreedt heeft hij er immers belang bij om een zo hoog mogelijke verkoopprijs te bekomen, terwijl de vennootschap er belang bij heeft om het goed tegen een zo laag mogelijke prijs te kopen. II.2. Rechtstreeks of onrechtstreeks belang 4. Het belangenconflict kan rechtstreeks of onrechtstreeks zijn. Er duikt een rechtstreeks belangenconflict op als de bestuurder persoonlijk een contract sluit met de vennootschap die hij beheert. Er kan zich een rechtstreeks belangenconflict voordoen wanneer de raad van bestuur beslist om een bezoldiging P Afgiftekantoor 9000 Gent X Tweewekelijks Verschijnt niet in de weken

2 toe te kennen aan een bestuurder als tegenprestatie voor zijn benoeming tot algemeen directeur of gemandateerde voor de vennootschap voor een specifieke opdracht. Het belangenconflict is onrechtstreeks als de vennootschap een contract sluit met een persoon die met één van haar bestuurders is verbonden. De meest klassieke situatie is die waarin de vennootschap een overeenkomst sluit met een vennootschap waarin de bestuurder meerderheidsaandeelhouder is 1. Er kan zich ook een onrechtstreeks belangenconflict voordoen wanneer de vennootschap een verwante van één van zijn bestuurders in dienst neemt. II.3. Belang van vermogensrechtelijke aard 5. Het belangenconflict moet van vermogensrechtelijke aard zijn. Een tegenstrijdig belang van vermogensrechtelijke aard wordt als volgt omschreven : elk roerend of onroerend voordeel dat het voorwerp kan uitmaken van een nauwkeurige en objectieve economische raming (vrije vertaling) 2. II.4. Omvang van het voordeel dat de bestuurder uit de verrichting haalt 6. De rechtsleer 3 ontwikkelde als bijkomende voorwaarde dat de procedure alleen moet worden gevolgd als het door de bestuurder behaalde voordeel een zekere omvang heeft. Er is vereist dat de omvang van de voordelen die de verrichting aan de bestuurder zou kunnen verschaffen de stemming van die bestuurder bij de beraadslaging van de raad van bestuur zou kunnen beïnvloeden. Deze voorwaarde wordt in concreto beoordeeld op basis van de specifieke feitelijke elementen van elke situatie. III. Over welke beslissingen of verrichtingen gaat het? 7. Het belangenconflict van vermogensrechtelijke aard moet zich voordoen naar aanleiding van een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de raad van bestuur. Het gaat dus om de verrichtingen waarover de raad van bestuur een definitieve beslissing neemt. Bijgevolg zijn uitgesloten : alle handelingen die voorbereiden op een beslissing van de algemene vergadering (bv. beraadslagingen over het voorstel van een fusie, het voorstel om een dividend uit te keren op de gewone algemene vergadering) voor zover de algemene vergadering de bevoegdheid heeft om de eindbeslissing te nemen; situaties waarin de raad van bestuur alleen een advies verleent (bv. advies van de raad van bestuur van de doelvennootschap in het kader van een overnamebod). De meerderheidsstrekking in de rechtsleer is van mening dat deze bepaling alleen van toepassing is op beslissingen en verrichtingen die rechten en verplichtingen voor de vennootschap doen ontstaan 4. Bepaalde auteurs zijn echter van mening dat bepaalde beslissingen die geen rechten noch verplichtingen voor de vennootschap doen ontstaan toch niet automatisch uitgesloten mogen worden van het toepassingsgebied van artikel 523 van het Wetboek van Vennootschappen 5. IV. Voor welke organen geldt deze regeling? 8. In naamloze vennootschappen is de reglementering over de belangenconflicten van toepassing op de raad van bestuur en op het directiecomité (art. 524terW.Venn.). De reglementering over de belangenconflicten moet ook worden nageleefd binnen het college van vereffenaars (art. 191 W.Venn.). Is de procedure van toepassing bij een belangenconflict tussen de vennootschap en de permanente vertegenwoordiger van een bestuurder-rechtspersoon? Het antwoord is ja. De rechtsleer is van mening dat de rechtspersoon in dat geval buiten beschouwing moet worden gelaten en dat het belangenconflict moet worden onderzocht bij de natuurlijke persoon met de hoedanigheid van permanent vertegenwoordiger van de rechtspersoon. 6 Deze reglementering geldt niet voor de personen die belast zijn met het dagelijks bestuur. Er mag echter niet uit het oog worden verloren dat de persoon die belast is met het dagelijks bestuur handelt 1 Cf. Kh. Veurne, 12 december 2001, T.R.V., 2002, p.464; Antwerpen, 1 maart 1999, R.D.C., 2000, p Cf. G. KEUTGEN en A-P. ANDRE-DUMONT, «La Société et son fonctionnement», in Le droit des sociétés : les lois des 7 et 13 avril 1995, Brussel, Bruylant, 1995, p Cf. P. HAINAUT-HAMENDE en G. RAUCQ, Les sociétés anonymes. Constitution et fonctionnement, Rép. Not., Tome XIII, Le droit commercial et économique, Livre 3/1, Brussel, Larcier, 2005, p ; J. MALHERBE, Y. DE CORDT, P. LAMBRECHT, P. MALHERBE, Droit des Sociétés-Précis, 4 e editie, 2011, p Cf.G. KEUTGEN en A-P. ANDRE-DUMONT, Op. Cit, p.255; Brussel, 19 januari 2001, T.V.R., 2001, p Cf. P. HAINAUT-HAMENDE et G. RAUCQ, Op. Cit., p.484; Collectief werk onder leiding van M. COIPEL, Droit des sociétés commerciales, Tome , 4 e editie, Kluwer, Brussel 2012, p Cf. E. POTTIER en T. L HOMME, «La loi de corporate governance du 2 août 2002 modifiant le code des sociétés», R.D.C., 2005, p.320; H. CULOT, L. CULOT, Y. DE CORDT, J-M GOLLIER, A. HANOUILLE, N. KONNINGS, F. MAGNUS, G. PARISIS, G. DE PIERPONT, K. VAN DE VELDEN, S. WOLFF., «Chapitre 4 Conflit d intérêts», In Société Anonyme, Brussel, Bruylant, 2014, p

3 in het kader van een lastgeving en dat de handelingen die hij stelt, volgens de regels van het Burgerlijk Wetboek over de lastgevingsovereenkomst, in het belang van de vennootschap moeten zijn 7. Deze reglementering is evenmin van toepassing op de algemene vergadering. Voor zaakvoerders in BVBA s geldt een gelijkaardige regeling (artikelen 259, 260 en 261 van het Wetboek van Vennootschappen). V. Uitzondering 9. In de volgende situaties is de procedure niet van toepassing : beslissingen of verrichtingen die tot stand zijn gekomen tussen vennootschappen waarvan de ene rechtstreeks of onrechtstreeks ten minste 95 % bezit van de stemmen verbonden aan het geheel van de door de andere uitgegeven effecten, dan wel tussen vennootschappen waarvan ten minste 95 % van de stemmen verbonden aan het geheel van de door elk van hen uitgegeven effecten in het bezit zijn van een andere vennootschap; gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen. V. Te volgen procedure V.1. Verplicht vooraf inlichten van de bestuurders 10. Het bestaan van een belangenconflict moet vóór de besluitvorming worden meegedeeld aan de andere bestuurders. De verklaring van de bestuurder, alsook de redenen die het belangenconflict rechtvaardigen, worden opgenomen in de notulen van de vergadering van de raad van bestuur. Indien er commissarissen zijn, moeten zij ook op de hoogte worden gebracht van het belangenconflict. Indien de bestuurder dit niet zelf doet, moet de raad van bestuur de commissaris(sen) inlichten. In de praktijk kan dat gebeuren door de commissaris(sen) een kopie van de notulen van de vergadering van de raad van bestuur te bezorgen. V.2. Beraadslaging 11. De bestuurder die een belangenconflict heeft mag deelnemen aan de beraadslaging en aan de stemming tenzij de statuten van de vennootschap dit verbieden. Uit een beslissing van de rechtbank van koophandel van Brussel van 21 december volgt immers dat de statuten kunnen bepalen dat de bestuurder niet mag deelnemen aan de stemming. V.3. Notulen van de raad van bestuur 12. In de notulen van de raad van bestuur moeten de volgende gegevens worden vermeld : de verklaring van de bestuurder; de redenen die het bestaan van het belangenconflict rechtvaardigen; de aard van de beslissing of de verrichting; een rechtvaardiging van de genomen beslissing; de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vennootschap. V.4. Publicatie 13. Om de aandeelhouders te informeren moeten de notulen van de raad van bestuur die de beslissing heeft genomen in hun geheel worden opgenomen in het jaarverslag. De verplichting om de notulen van de raad van bestuur in hun geheel op te nemen zou problemen kunnen opleveren voor andere agendapunten die vertrouwelijk zijn. Dit probleem kan worden omzeild door twee afzonderlijke vergaderingen van de raad van bestuur te beleggen : een vergadering met als enig agendapunt de verrichting waarvoor een belangenconflict bestaat en een tweede vergadering met de andere beslissingen die aan de raad van bestuur moeten worden voorgelegd. Als er geen jaarverslag is moeten de notulen van de raad van bestuur die de beslissing heeft genomen in hun geheel worden opgenomen in een stuk dat gelijk met de jaarrekening moet worden neergelegd. Bovendien moet het jaarlijks verslag van de commissarissen een afzonderlijke omschrijving bevatten van de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vennootschap van de besluiten van de raad van bestuur. De commissaris moet er met name in vermelden of de reglementering werd nageleefd. Als de commissaris niet werd ingelicht over het bestaan van een belangenconflict moet hij dit op grond van artikel 140, 2 e lid van het Wetboek van Vennootschappen aanklagen bij de raad van bestuur. 7 Cf. H. CULOT, L. CULOT, Y. DE CORDT, J-M GOLLIER, A. HANOUIL- LE, N. KONNINGS, F. MAGNUS, G. PARISIS, G. DE PIERPONT, K. VAN DE VELDEN, S.WOLFF., Op. Cit., p Cf. Kh. Brussel, 21 december 1998, R.D.C., 2000, p

4 Is er binnen de vennootschap geen commissaris, dan legt het Wetboek niet op dat over deze aangelegenheid een specifiek verslag van een revisor of een accountant moet worden opgesteld. VI. Sanctie VI.1. Typologie van de sancties 14. Het niet naleven van de procedure kan aanleiding geven tot twee types van sancties : de nietigheid van de beslissing die in strijd met de procedure voor belangenconflicten werd genomen (art. 523, 2 W.Venn.); het inroepen van de aansprakelijkheid van de bestuurders. VI.2. Nietigheid 15. De vennootschap kan de nietigheid vorderen van beslissingen of verrichtingen die in strijd met deze procedure hebben plaatsgevonden, indien de wederpartij bij die beslissingen of verrichtingen van die overtreding op de hoogte was of had moeten zijn (art. 523, 2 W.Venn.) 9. Het gaat om een relatieve nietigheid die alleen tot doel heeft de belangen van de vennootschap te beschermen. Bijgevolg kan die nietigheid alleen door de vennootschap worden gevorderd. De vennootschap die de nietigheid van de beslissing vordert hoeft niet te bewijzen dat ze schade heeft geleden 10. Bovendien wordt de nietigheid niet van rechtswege toegekend. Ze moet via gerechtelijke weg worden gevorderd en door de rechtbank worden uitgesproken. VI.3. Aansprakelijkheid van de bestuurders VI.3.1. Aansprakelijkheid van de bestuurders bij naleving van artikel 523 W.Venn. (art. 529 W.Venn.) 16. Het volstaat niet om de procedure te volgen om van alle aansprakelijkheid te worden ontheven. Artikel 529 van het Wetboek van Vennootschappen voorziet immers in een specifiek geval waarin de aansprakelijkheid van toepassing is zelfs als de in artikel 523 van het Wetboek van Vennootschappen beschreven procedure werd gevolgd. Op grond van die bepalingen zijn de bestuurders persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor de schade geleden door de vennootschap of door derden ten gevolge van beslissingen of verrichtingen die hebben plaatsgevonden overeenkomstig artikel 523 van het Wetboek van Vennootschappen indien die beslissing of verrichting aan hen of aan een van hen een onrechtmatig financieel voordeel heeft bezorgd ten nadele van de vennootschap. Hieruit volgt dat de reglementering over de belangenconflicten niet louter formeel is en dat bij het nemen van beslissingen die een belangenconflict inhouden moet worden gewaakt over de belangen van de vennootschap. Artikel 529 van het Wetboek van Vennootschappen maakt het niet mogelijk dat bestuurders die geen fout zouden hebben begaan van hun aansprakelijkheid worden ontheven terwijl die mogelijkheid wel bestaat in het kader van artikel 528 van het Wetboek van Vennootschappen (aansprakelijkheid van bestuurders wegens overtreding van de wet en van de statuten zie verder). Omwille van de billijkheid is de rechtsleer daarom van mening dat bestuurders van hun aansprakelijkheid ontheven moeten kunnen worden volgens de voorwaarden van artikel 528 van het Wetboek van Vennootschappen (zie verder) 11. VI.3.2. Aansprakelijkheid van de bestuurders bij overtreding van artikel 523 van het Wetboek van Vennootschappen (art. 527 en 528 W.Venn.) 17. Wanneer de beslissing in overtreding van artikel 523 van het Wetboek van Vennootschappen werd genomen, zijn de bestuurders daarvoor aansprakelijk op grond van de artikelen 527 en 528 van het Wetboek van Vennootschappen. Op basis van artikel 527 van het Wetboek van Vennootschappen zijn de bestuurders overeenkomstig het gemeen recht verantwoordelijk voor de vervulling van de hun opgedragen taak en aansprakelijk voor de tekortkomingen in hun bestuur. De overtreding van artikel 523 van het Wetboek van Vennootschappen wordt ook beoogd door artikel 528 van het Wetboek van Vennootschappen dat bepaalt dat de bestuurders, hetzij jegens de vennootschap, hetzij jegens derden, hoofdelijk aansprakelijk zijn voor alle schade die het gevolg is van overtreding van de bepalingen van dit Wetboek of van de statuten van de vennootschap. Wat overtredingen betreft waaraan zij geen deel hebben gehad, kunnen de bestuurders echter worden ontheven van hun aansprakelijkheid indien hun geen schuld kan worden verweten en zij die overtredingen, naargelang van het geval, hebben aangeklaagd op de eerste algemene vergadering of op de eerstkomende zitting van de raad van bestuur nadat zij er kennis van hebben gekregen (art. 528, 2e lid W.Venn.). 9 Cf. Antwerpen, 1 maart 1999, T.R.V., 2000, p Cf. Kh. Luik (afd. Dinant), 1 september 2014, J.D.S.C., 2015, p Cf. H. CULOT, L. CULOT, Y. DE CORDT, J-M GOLLIER, A. HANOUIL- LE, N. KONNINGS, F. MAGNUS, G. PARISIS, G. DE PIERPONT, K. VAN DE VELDEN, S.WOLFF., Op. Cit., p

5 VII. Bijzondere situaties binnen een BVBA 18. Wanneer zich een belangenconflict voordoet binnen een BVBA die door één enkele zaakvoerder wordt bestuurd, moet de zaakvoerder de andere vennoten inlichten over het bestaan van het bij hem bestaande belangenconflict. In dat geval moet de algemene vergadering van de vennoten een ad hoc mandataris aanstellen om de beslissing te nemen of de verrichting uit te voeren. Hij moet hierover echter bijzonder verslag uitbrengen in een stuk dat tegelijk met de jaarrekening moet worden neergelegd. Hij is gehouden, ten aanzien van zowel de vennootschap als van derden, tot vergoeding van de schade die voortvloeit uit een voordeel dat hij ten koste van de vennootschap onrechtmatig zou hebben verkregen. VIII. Conclusie Aan een zaakvoerder die zich in een dergelijke situatie bevindt wordt aangeraden om een bewijs bij te houden van het feit dat hij de algemene vergadering heeft ingelicht over het bestaan van het belangenconflict (art. 260 W.Venn.). Wat wanneer de zaakvoerder de enige vennoot is? Artikel 261 van het Wetboek van Vennootschappen staat hem toe om de beslissing te nemen of de verrichting uit te voeren. 19. Tijdens het bestaan van een vennootschap kunnen zich tal van verrichtingen voordoen waarachter een belangenconflict kan schuilgaan. Gezien de sancties die het Wetboek van Vennootschappen oplegt, doen de bestuurders en hun adviseurs er goed aan om extra voorzichtig te zijn. Bij twijfel over een verrichting kunnen we hen alleen maar aanraden om de procedure te volgen die wordt opgelegd door de reglementering inzake belangenconflicten. Julie VAN THEMSCHE Advocaat Advocatenkantoor HERVE Het bestemmingsdocument : een alternatief bewijs van intracommunautair vervoer Een van de belangrijkste problemen bij btw-controles is het leveren van het bewijs van het vervoer van de goederen voor intracommunautaire leveringen. Bij twijfel mag de administratie immers de btw-vrijstelling verwerpen. Gevolg daarvan is dat de leverancier de btw verschuldigd is. Om het systeem van het bewijs van het vervoer te optimaliseren en te vereenvoudigen publiceerde de btw-administratie op 12 juli een beslissing die het mogelijk maakt om een nieuw bewijs van vrijstelling te leveren. Het gaat om het bestemmingsdocument. 1. Overzicht van de regels die van toepassing zijn 1.1. Principe Intracommunautaire leveringen van goederen zijn leveringen van goederen die vanuit België worden verzonden of vervoerd naar een andere lidstaat. In ons recht bestaat er een regel die het mogelijk maakt dat belastingplichtigen bij intracommunautaire leveringen van btw worden vrijgesteld (artikel 39bis Btw-Wetboek). Deze vrijstelling is alleen mogelijk als aan drie voorwaarden is voldaan : er is een levering van goederen door een belastingplichtige persoon vereist; de goederen moeten vanuit België naar een andere lidstaat worden vervoerd; de koper moet de intracommunautaire verwerving van goederen in de lidstaat van bestemming aan de btw onderwerpen. Als aan die materiële voorwaarden is voldaan, kan een factuur worden opgesteld zonder Belgische btw Bewijs van het vervoer Bij een eventuele btw-controle moet de verkoper het vervoer van de goederen kunnen bewijzen. Hij moet het bewijs leveren van het bestaan van het vervoer of de verzending van de goederen vanuit België naar een andere lidstaat van de Europese Unie. Hiertoe moet hij in het bezit zijn van documenten waaruit de echtheid van het vervoer van de goederen blijkt (artikel 3, KB nr. 52). 1 Beslissing E.T d.d. 1 juli Hoe kan hij dat bewijs leveren? Op basis van een geheel van gebruikelijke en overeenstemmende handelsdocu- 5

6 menten. Het kan gaan om : bestelbonnen, facturen van de vervoerder, vervoerdocumenten, betalingsdocumenten, ontvangstbewijzen, contracten,... De administratie verklaart dat al die documenten bewijskrachtig zijn en worden aanvaard maar in de praktijk kan geen enkel specifiek document op zich als onmisbaar of voldoende worden beschouwd 2. Wanneer men een beroep doet op een gespecialiseerde transporteur zal het bewijs in principe vrij gemakkelijk geleverd kunnen worden door een ondertekend vervoersdocument (bv. CMR). Maar in bepaalde gevallen is het mogelijk dat er meer dan één vervoerder is. Het is dan moeilijk om alle documenten te verzamelen maar ook om zich ervan te vergewissen dat ze volledig zijn. Als de verkoper of de koper het vervoer uitvoert is het ingewikkeld om het vervoer te bewijzen, behalve met wegentoltickets of boordcomputers van de voertuigen. Btw-controles kunnen rampzalige gevolgen hebben voor de leverancier. Enerzijds heeft de btw-administratie het recht om de btw-vrijstelling te verwerpen. Dan wordt de leverancier degene die de btw is verschuldigd. Anderzijds worden hem op het verschuldigd btw-bedrag een geldboete van 10 % en interesten van 0,8 % per maand opgelegd. 2. Een vereenvoudiging van het vervoerbewijs Sinds 1 juli 2016 en ten gevolge van de praktische problemen rond het bewijs van de intracommunautaire leveringen aanvaardt de Belgische administratie, door middel van een btw-beslissing (beslissing E.T d.d. 1 juli 2016), dat het opstellen van een bestemmingsdocument een alternatief bewijsmiddel kan zijn voor een intracommunautair vervoer. Degene die de vrijstelling inroept heeft nu de mogelijkheid om voor elke afzonderlijke intracommunautaire levering al dan niet voor de toepassing van het bestemmingsdocument te opteren als alternatief bewijs Beschrijving van het bestemmingsdocument Het bestemmingsdocument attesteert dat de goederen die het voorwerp uitmaken van de intracommunautaire levering in het bezit zijn van de koper op een plaats buiten België maar binnen de Europese Unie. Het document wordt alleen als een geldig bewijs aanvaard als aan verschillende voorwaarden is voldaan. In de eerste plaats moet het bestemmingsdocument in principe worden opgesteld door de leverancier/verkoper en door de koper worden bevestigd. De administratie aanvaardt ook dat het door de koper wordt opgesteld. In het kader van kettingverkopen, waaronder het driehoeksverkeer (A-B-C), moet het bestemmingsdocument worden opgesteld door de leverancier die de vrijgestelde intracommunautaire levering verricht of door diens medecontractant. Het bestemmingsdocument mag worden opgesteld voor elke afzonderlijke levering of mag alle intracommunautaire leveringen aan eenzelfde klant omvatten voor een periode van maximaal drie opeenvolgende kalendermaanden waarin de goederen door of voor rekening van de koper in ontvangst werden genomen. Vervolgens moet het document worden ondertekend door de koper of door een persoon die daartoe binnen de onderneming van de koper werd aangeduid en die de correctheid van de informatie attesteert. Hij heeft drie maanden de tijd om het document te attesteren en te ondertekenen. Op te merken valt dat een officieel mandaat niet is vereist maar de persoon moet vooraf en schriftelijk zijn aangewezen en wordt op basis van zijn administratieve functie geacht kennis te hebben van de verrichte aankopen. Bij een overbrenging van goederen 3 wordt het document ondertekend door de persoon die in de lidstaat van aankomst wordt aangeduid door de eigenaar van de goederen. Aangezien er geen koper is zou het bijvoorbeeld kunnen gaan om de beheerder van het entrepot waar de goederen aankomen. Ten slotte moet de leverancier het ondertekend document in bezit krijgen en dat bestemmingsdocument kan via of op een andere elektronische manier worden verstuurd voor zover de authenticiteit van de ondertekenaar gegarandeerd blijft Verplichte vermeldingen Het document moet een aantal vermeldingen bevatten : de naam, het adres en het BE-btw-nummer van de leverancier; de naam, het adres en het btw-identificatienummer (toegekend door een andere lidstaat dan België) van de koper; de bevestiging dat het document de aankomst van een intracommunautaire levering van goederen betreft; de periode waarop het document betrekking heeft, d.i. de periode van maximaal drie opeenvolgende kalen- 2 Circulaire E.T d.d. 28 augustus Art. 12bis, 1e lid Btw-wetboek. 6

7 dermaanden waarin de goederen door of voor rekening van de koper in ontvangst werden genomen; met betrekking tot de geleverde goederen : o een beschrijving van de geleverde goederen, meer bepaald hun gebruikelijke benaming en hoeveelheid; o een eenduidige verwijzing naar de factuur of facturen : per factuur het factuurnummer en de datum van de factuur of, indien nog geen factuur werd uitgereikt, een andere tussen de partijen gebruikte referentie die ondubbelzinnig aan de factuur kan worden gelinkt (ordernummer, nummer leveringsbon, nummer pro formafactuur,...) op voorwaarde dat zowel de verkoper als de koper in het bezit zijn van een exemplaar van dergelijk document; de maand en het jaar van de ontvangst van de geleverde goederen; de plaats buiten België, maar binnen de Gemeenschap, van aankomst van het vervoer van de goederen die het voorwerp zijn van de intracommunautaire levering (lidstaat, stad/gemeente); de prijs in euro van de geleverde goederen (excl. btw) Een alternatief bewijs Het naar behoren ingevulde document dat voldoet aan de bovenstaande voorwaarden heeft het weerlegbaar vermoeden van juist te zijn mits de verkoper : de voorlegging garandeert van de verkoopfacturen, de betalingsbewijzen van de verkoop en, indien de goederen voor rekening van de verkoper werden vervoerd, de factuur met betrekking tot dat vervoer; de intracommunautaire listing met betrekking tot de leveringen die voorkomen op het bestemmingsdocument heeft ingediend; en alles heeft gedaan wat redelijkerwijs binnen zijn mogelijkheden ligt om te zorgen dat hij, voor de intracommunautaire leveringen die hij heeft verricht en die in het bestemmingsdocument zijn opgenomen, niet bij een belastingfraude is betrokken geraakt. Op te merken valt dat de administratie de mogelijkheid behoudt om andere documenten dan vervoerdocumenten op te vragen om de echtheid van de transactie en de overeenstemming met de verklaringen op het bestemmingsdocument te controleren. De verkoper wordt dus helemaal niet vrijgesteld van de verplichting om te beschikken over andere handelsdocumenten die het bewijs van de vrijstelling van het vervoer kunnen leveren Globale aansprakelijke vertegenwoordiger hetzij rechtstreeks, hetzij via een aansprakelijke vertegenwoordiger. Als de buitenlandse onderneming niet tot de Europese Unie behoort, is ze verplicht een dergelijke aansprakelijke vertegenwoordiger aan te stellen. In principe is de aansprakelijke vertegenwoordiger onbeperkt en hoofdelijk aansprakelijk voor de btw-schulden van de buitenlandse ondernemingen die hij onder een globaal btw-identificatienummer vertegenwoordigt. Bijgevolg kan de vrijstelling worden geweigerd als het bewijs van het vervoer niet wordt geleverd of er twijfels blijven bestaan. De btw-administratie kan de betaling van de btw dan zowel eisen van de buitenlandse onderneming als van de vooraf erkende hoofdelijk gehouden persoon. In een beslissing van 31 maart ontheft de administratie in bepaalde gevallen de vooraf erkende persoon van zijn aansprakelijkheid tot voldoening van de btw ten aanzien van de toepassing van de vrijstelling voor de intracommunautaire leveringen van goederen. Als in die gevallen de voorwaarden om de fiscale vertegenwoordiger van de hoofdelijke aansprakelijkheid te ontheffen zijn vervuld, moet hij de btw niet meer voldoen. Eén van de voorwaarden die in de beslissing wordt genoemd is dat hij moet beschikken over een naar behoren ingevulde en ondertekende vrachtbrief, die de echtheid aantoont van het intracommunautair vervoer van de goederen die het voorwerp uitmaken van de levering. Die vrachtbrief, die in werkelijkheid een geheel van documenten is die de goederen bij het vervoer moeten vergezellen, kan bijgevolg worden vervangen door het bestemmingsdocument, ongeacht de leveringsvoorwaarden waaronder de intracommunautaire handelingen plaatsvinden. Aangezien de regeling facultatief is, moet de keuze van de aansprakelijke vertegenwoordiger om het bestemmingsdocument te gebruiken zijn opgenomen in de overeenkomst die tussen de aansprakelijke vertegenwoordiger en zijn opdrachtgever wordt gesloten Voorbeeld van bestemmingsdocument 5 De Belgische onderneming X (kwartaalaangever) heeft een duurzame handelsrelatie met een Duitse onderneming Y en levert in de maanden april tot juni goederen die via in totaal vijf facturen afgerekend worden. De Duitse onderneming Y kan in één enkel bestemmingsdocument de aan- Een Belgische onderneming die niet over een vaste inrichting beschikt in België en belastbare handelingen wil verrichten, moet zich bij de btw laten registreren, 4 Beslissing nr. E.T d.d. 31 maart Dit model van bestemmingsdocument werd als dusdanig overgenomen uit de beslissing E.T d.d. 1 juli

8 komst van de goederen bevestigen, op voorwaarde dat ze in dat document naar de respectievelijke facturen verwijst. Bevestiging van de aankomst van intracommunautaire leveringen van goederen, in de zin van artikel 138, lid 1, van de richtlijn 2006/112/EG, in de fabriek in Duitsland Periode : april-juni 2016 Leverancier : Naam : NV X Adres : Industrielaan 1, 9000 Gent BE-nummer : BE Koper : Naam : GmbH Y Adres : Straße, Keulen/Duitsland Btw-nummer : DE Ontvangen leveringen : Factuur nummer Factuurdatum Zink (in ton) Nikkel (in ton) Koper (in ton) Datum van ontvangst van de goederen door of voor rekening van de koper Plaats aankomst Prijs in EUR (excl. btw) /04/ april 2016 Aken 1.405, /04/ mei 2016 Aken , /05/ mei 2016 Aken 7.909, /06/ ,5 juni 2016 Aken ,72 1,2 juni 2016 Aken 1.738, /06/ juni 2016 Aken 8.792,83 Bevestiging van de correctheid van het bestemmingsdocument : Naam en voornaam : Z (bv. boekhouder van Y) Ontvangen voor Y Datum : 6/07/2016 Handtekening van Z 2.6. Een systeem dat elders al bestaat Het bewijs van de intracommunautaire leveringen is geen recent probleem. België is op dat vlak niet vernieuwend want een dergelijk document bestaat al in Duitsland en in Nederland. In die landen gelden gelijkaardige voorwaarden voor het bestemmingsdocument als in België. Er is echter een verschil. In Duitsland is het stelsel verplicht, behalve bij uitzonderingen. In ons land gaat het om een optionele regeling. 3. Conclusie Naar deze btw-beslissing werd al lang uitgekeken door de bedrijven die regelmatig intracommunautaire leveringen verrichten. Als aan alle voorwaarden is voldaan kan het bestemmingsdocument een alternatief bewijs vormen voor het intracommunautair vervoer maar vooral een weerlegbaar bewijs van correctheid bieden door het bewijs van het vertrek van de goederen uit België en van de aankomst ervan bij de koper eenvoudiger te maken. Hoewel er nog geen sprake is van harmonisering op Europees niveau, zal het document volgens ons tot minder vragen leiden over de bewijslast van intracommunautaire leveringen en tot een grote rechtszekerheid. De administratie voert deze maatregel echter bij wijze van proef in. De beslissing kan worden ingetrokken ofwel erga omnes, ofwel individueel. Sebastian KIRSCH Directeur btw KPMG Belastingconsulenten Coralie HERBIET Directeur btw KPMG Belastingconsulenten Noch deze publicatie, noch gedeelten van deze publicatie mogen worden gereproduceerd of opgeslagen in een retrievalsysteem, en evenmin worden overgedragen in welke vorm of op welke wijze ook, elektronisch, mechanisch of door middel van fotokopieën, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie staat in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen info, waarvoor zij echter niet aansprakelijk kan worden gesteld. Verantwoordelijke uitgever : Mirjam VERMAUT, B.I.B.F. Legrandlaan 45, 1050 Brussel, Tel. 02/ , Fax. 02/ info@bibf.be, URL : http: // be. Redactie : Mirjam VERMAUT, Gaëtan HANOT, Geert LENAERTS, Frédéric DELRUE, Chantal DEMOOR. Adviesraad : Professor P. MICHEL, Professor Emeritus, Universiteit Luik, Professor C. LEFEBVRE, Katholieke Universiteit Leuven. Gerealiseerd in samenwerking met Wolters Kluwer 8