ALGEMENE VOORWAARDEN NEWHR B.V. INCL. VERWERKERSOVEREENKOMST

Transcriptie

1 ALGEMENE VOORWAARDEN NEWHR B.V. INCL. VERWERKERSOVEREENKOMST Versie Toepasselijkheid Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten en offertes voor diensten en producten van NewHR B.V., gevestigd te Zwolle, KvK Zwolle , BTW nummer: NL B01, met zakelijke klanten. Overeenkomst Een overeenkomst komt tot stand door aanmelding/registratie op onze webshop & website, waarop deze voorwaarden in te zien zijn, of door ondertekening van een offerte/overeenkomst. De standaard verwerkersovereenkomst is altijd onderdeel van de algemene voorwaarden, en is als bijlage opgenomen. Specificaties inzake overeenkomsten aangegaan middels de webshop Al hetgeen aangeboden via de webshop newhr.nl heeft een maximale geldigheidsduur van 1 jaar. Recht op inzet/afname van niet afgenomen e-assessments, tests, credits of overige producten/diensten vervalt precies 1 jaar na de aanschafdatum. Er is geen recht op restitutie van ongebruikte producten (tests/e-assessments/ credits of overige). Het aanbod op de webshop newhr.nl bevat een volledige en nauwkeurige omschrijving van de aangeboden producten, digitale inhoud en/of diensten. De beschrijving is voldoende gedetailleerd om een goede beoordeling van het aanbod door de klant/consument mogelijk te maken. Kennelijke vergissingen of kennelijke fouten in het aanbod binden NewHR B.V. niet. Elk aanbod bevat zodanige informatie, dat voor de zakelijke klant, alsook een consument, duidelijk is wat de rechten en verplichtingen zijn, die aan de aanvaarding van het aanbod zijn verbonden. Specificaties inzake overig aangegane overeenkomsten De minimale contractperiode is altijd 12 maanden tenzij expliciet anders overeengekomen. Na verstrijken van de contractperiode wordt de overeenkomst -indien van toepassing - middels schriftelijke bevestiging verlengd voor een nieuwe contractperiode. De overeenkomst kan door de klant niet tussentijds worden beëindigd en er zullen geen terugbetalingen gedaan worden. Er is geen recht op restitutie van ongebruikte credits/e-assessments bij einde contractperiode. In het geval van verlenging van het abonnement/overeenkomst is er beperkte mogelijkheid om ongebruikte credits/e-assessments uit een eerdere contractperiode mee te nemen naar een volgende periode. Te weten; Maximaal 5% van de totale contractwaarde aan tests/credits. In het geval een tegoed van het voorgaande abonnementsjaar wordt meegenomen naar de nieuwe contactperiode dienen de betreffende testen/credits binnen 3 maanden te zijn opgesoupeerd. Na deze periode van 3 maanden vervalt het tegoed meegenomen uit het eerdere abonnementsjaar. NewHR B.V. kan op elk willekeurig tijdstip de overeenkomst beëindigen in het geval van schending van de bepalingen in de overeenkomst en/of algemene voorwaarden, of andere zwaarwegende redenen. Ook in dit geval worden nimmer terugbetalingen gedaan.

2 U mag geen voordelen of verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien op enigerlei wijze overdragen aan derden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NewHR B.V.. Als deze overeenkomst beëindigd wordt conform de voorwaarden, kan noch NewHR B.V. noch uzelf aansprakelijk gesteld worden voor schade of verlies bij de andere partij. NewHR B.V. houdt zich het recht voor zonder opgaaf van reden een verzoek tot een overeenkomst te weigeren. Tarieven Tarieven worden altijd weergegeven in Euro en zijn altijd exclusief BTW. Voor consumenten geldt het tarief + het wettelijke BTW bedrag. Bij betaling middels factuur is de betaaltermijn 14 dagen. Bij overschrijding van de betalingstermijn kan de wettelijke rente in rekening gebracht worden. Bij te late betaling behouden wij het recht de dienst te deactiveren, zonder recht op restitutie. Bij aankopen op de webshop onder 250,- moeten de kosten altijd direct/via ideal betaald worden. NewHR B.V. behoudt zich het recht voor tussentijds tarieven van testen en abonnementen aan te passen. Deze tariefwijzigingen zullen minimaal één maand tevoren gemeld worden. Intellectueel eigendom U erkent en neemt er zonder voorwaarden kennis van dat diensten, inhoud, broncode en informatie op de website en in de geleverde rapportages beschermd zijn door geldende copyrights, handelsmerken, dienstenmerken of andere eigendomsrechten en wetten van de leverancier Dilemmamanager B.V. en of NewHR B.V. en haar zuster- en moederbedrijven binnen de DilemmaGroep. Noch de overeenkomst noch het gebruik van producten van NewHR B.V. geven u enig recht op copyright of handelsmerk, of tast op enigerlei wijze het exclusieve eigendomsrecht van DilemmaManager B.V. en NewHR B.V. van het copyright en handelsmerk aan. U stemt ermee in op geen enkele wijze iets van de inhoud van de website of de geleverde rapportages te veranderen, te kopiëren, te reproduceren, te verhuren, uit te lenen, te verkopen of opnieuw te ontwerpen. Dit geldt eveneens voor de testen, de code en de software, Ontvangst/inzage in rapportage Alle resultaten voortkomend uit het invullen/maken van een van onze producten/tests/assessments en/of diensten zijn eigendom van de kandidaat. Bij het uitnodigen van de kandidaat tot het maken van een e-assessment/test of anderszins geeft u op voorhand aan waar de rapportage naartoe verstuurd mag worden. Als ondernemer en bestellende/aanvragende partij kunt u aangeven dat de rapportage na maken van de test door de kandidaat direct naar u gestuurd wordt. Dit kan echter enkel in die gevallen waarbij een directe afhankelijkheidsrelatie zoals beschreven in de privacywetgeving (bijvoorbeeld die van werkgever-werknemer) is uitgesloten en de kandidaat u hier op voorhand akkoord voor heeft gegeven. Indien u kiest voor deze optie geeft u NewHR B.V. de garantie dat u voldoende kennis heeft van de geldende Privacywetgeving om de inschatting te kunnen maken dat u voldoet aan alle relevante bepalingen, bijvoorbeeld - maar niet beperkt tot - de garantie dat een afhankelijkheidsrelatie zoals werkgever-werknemer is uitgesloten. Daarnaast is het altijd Uw verantwoordelijkheid om de kandidaat te informeren over de procedure omtrent het e-assessment dat hij/zij zal invullen, de informatie die hieruit verkregen wordt en het feit dat u zonder tussenkomst of aanvullende vrijgave door kandidaat, de testresultaten zult ontvangen.

3 In alle andere gevallen; zoals wanneer u geen garantie kunt geven dat deze afhankelijkheidsrelatie niet bestaat, of wanneer u niet kunt garanderen dat u de kandidaat voldoende informeert, of in het geval u onvoldoende begrip heeft van de rechten en plichten die voortkomen uit de AVG hieromtrent, dan dient u ervoor te zorgen dat de rapportage eerst ter inzage naar de kandidaat gaat. NewHR B.V. heeft in haar systeem heldere processtappen hiertoe ingericht waarbij de kandidaat de rapportage ontvangt en vervolgens in de mogelijkheid wordt gesteld om na eigen inzage de rapportage aan u vrij te geven. In geen enkel geval kan de kandidaat of NewHR B.V. verplicht worden gesteld de rapportage met u te delen. Aanvullende garanties van zakelijke gebruikers Indien u de producten van NewHR B.V. als professional inzet en de product/testen gebruikt om anderen te adviseren, dan garandeert u dat: a. U competent, gekwalificeerd, gelicenseerd of geautoriseerd bent om de gegeven inzichten uit de tests te gebruiken voor de verschillende terreinen, zoals assessment, coaching, het geven van trainingen en Human Resource Management, waarin u werkzaam bent. Een en ander in overeenstemming met de (in uw land) geldende wetgeving en regelgeving. b. U zult handelen en gebruik maken van het product in overeenstemming met de nationale of internationale beroepsstandaarden en professionele ethiek. c. U zult handelen en gebruik maken van het product in overeenstemming met de nationale of Internationale wet- en regelgeving, instructies en richtlijnen en alle andere toepasselijke overheids- of semi-overheidsregels (zie ook A). Voor bepaalde diensten of producten kan NewHR B.V. uw betrouwbaarheid en kennis als professional testen voordat u toegang tot deze service of producten krijgt. NewHR B.V. behoudt zich het recht voor zonder opgaaf van reden u toegang te weigeren tot haar producten. Informatiebeveiliging & Privacy Voor ons is een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt. Bij het omgaan met uw informatie hanteren wij de volgende spelregels: - Wij maken gebruik van strikte veiligheidsprocedures, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens. Wij maken met name gebruik van beveiligde verbindingen waarmee alle persoonlijke informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd tijdens registratie. - Wij bewaren en gebruiken uitsluitend die persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt. Gegevens die niet langer nodig zijn worden verwijderd. U kunt ook zelf vragen om wijziging of verwijdering van gegevens, zie hiervoor de contactgegevens onderaan. - De testresultaten behandelen wij vertrouwelijk. Wij doen geen mededelingen over uw testresultaten aan andere partijen dan uw eigen opdrachtgever. Periodiek kunnen testgegevens anoniem (dat wil zeggen zonder de gegevens van de kandidaat zoals naam en adresgegevens) verstrekt worden aan de testleverancier in het kader van wetenschappelijk onderzoek. Testresultaten mogen nimmer voor commerciële doeleinden gebruikt worden tenzij de kandidaat hier zelf expliciet toestemming voor geeft.

4 Aansprakelijkheid Iedere aansprakelijkheid met betrekking tot het gebruik van de producten of met betrekking tot de beëindiging van de overeenkomst, in het bijzonder in relatie tot de interpretatie en conclusie van testresultaten en het verlies van data is uitgesloten. Het product bevat informatie die gebruikt kan worden en kan helpen bij het nemen van een beslissing, maar er kan nooit op vertrouwd worden als enige bron van informatie. NewHR B.V. kan niet aansprakelijk gesteld worden voor misbruik van uw persoonlijke pagina, portal, persoonlijke wachtwoord of anderszins. Alhoewel NewHR B.V. veel zorg besteedt aan de kwaliteit en beschikbaarheid van haar (online) diensten, bieden wij onze service aan op een zoals het is basis. Dit betekent onder andere dat wij geen garantie geven dat onze diensten en de inhoud van de website ononderbroken, tijdig, veilig of vrij van fouten beschikbaar zijn. De huidige stand van zaken van het internet en de snelheid en betrouwbaarheid van verbindingen, verhinderen garanties te geven. De afgelopen jaren bereikten wij een beschikbaarheid van hoger dan 99,5%, maar daar kunnen geen rechten aan ontleend worden. Klachten Geen enkele klacht zal officieel beschouwd worden te zijn ingediend, tenzij de klacht op schrift of per aan NewHR B.V. is gegeven, binnen twee weken nadat u de tekortkoming en fout ontdekt heeft of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, met een specificatie van alle details die te maken hebben met het onderwerp en de aard van de klacht. Klachten kunnen alleen in Nederlands of Engels ingediend worden. Deze overeenkomst zal geleid en uitgelegd worden in overeenstemming met de Nederlandse wet. De Arrondissementsbank Zwolle (Nederland) heeft exclusieve jurisdictie inzake vorderingen die uit deze overeenkomst voortvloeien.

5 Verwerkersovereenkomst Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van alle overeenkomsten die NewHR B.V. sluit met haar opdrachtgevers en klanten/consumenten. OVERWEGENDE DAT: Voor zover Verwerker Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Verantwoordelijke in het kader van de Overeenkomst kwalificeert Verantwoordelijke krachtens artikel 4, onderdeel 7 en onderdeel 8, van de Verordening als verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerker als verwerker; Partijen in deze Verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28, derde lid, van de Verordening, hun afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker wensen vast te leggen. KOMEN PARTIJEN OVEREEN: Artikel 1. Begrippen In deze Verwerkersovereenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt in deze Verwerkersovereenkomst verstaan: 1.1 Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft. 1.2 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. 1.3 Overeenkomst: de overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker [titel] van [datum], met kenmerk [kenmerk]. 1.4 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die Verwerker in het kader van de Overeenkomst ten behoeve van Verantwoordelijke verwerkt. 1.5 Verordening: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming). 1.6 Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst inclusief overwegingen. 1.7 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van de Overeenkomst met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken

6 door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen. Artikel 2. Voorwerp van deze Verwerkersovereenkomst 2.1 Deze Verwerkersovereenkomst regelt de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker in het kader van de Overeenkomst. 2.2 De aard en het doel van de Verwerking, het soort Persoonsgegevens en de categorieën van Betrokkenen zijn in de privacyverklaring NewHR B.V. omschreven. 2.3 Verwerker garandeert de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de Verwerking aan de vereisten van de Verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene is gewaarborgd. 2.4 Verwerker garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van Persoonsgegevens. Artikel 3. Inwerkingtreding en duur 3.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop deze door Partijen is ondertekend. 3.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt nadat en voor zover Verwerker alle Persoonsgegevens overeenkomstig artikel 10 heeft gewist of terugbezorgd. 3.3 Geen van Partijen kan deze Verwerkersovereenkomst tussentijds opzeggen. Artikel 4. Omvang Verwerkingsbevoegdheid Verwerker 4.1 Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en op basis van schriftelijke instructies van Verantwoordelijke behoudens afwijkende wettelijke voorschriften die op Verwerker van toepassing zijn. 4.2 Indien een instructie als bedoeld in het eerste lid naar het oordeel van Verwerker in strijd is met een wettelijk voorschrift inzake gegevensbescherming, stelt hij Verantwoordelijke daarvan voorafgaand aan de verwerking in kennis, tenzij een wettelijk voorschrift deze kennisgeving verbiedt. 4.3 Indien Verwerker op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens dient te verstrekken, informeert hij Verantwoordelijke onmiddellijk, en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking. Artikel 5. Beveiliging van de Verwerking 5.1 Onverminderd artikel 2.3 treft Verwerker de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in de privacyverklaring NewHR B.V. 5.2 Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. Verwerker waarborgt een op het risico afgestemd beveiligingsniveau. 5.3 Indien en voor zover Verantwoordelijke daarom uitdrukkelijk schriftelijk verzoekt, zal Verwerker aanvullende maatregelen treffen met het oog op de beveiliging van de Persoonsgegevens.

7 5.4 Verwerker Verwerkt Persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie, tenzij hij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft verkregen van Verantwoordelijke en behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. 5.5 Verwerker informeert Verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van onrechtmatige Verwerkingen van Persoonsgegevens of inbreuken op beveiligingsmaatregelen zoals genoemd in het eerste en tweede lid. Artikel 6. Geheimhouding door Personeel van Verwerker 6.1 De Persoonsgegevens hebben een vertrouwelijk karakter. 6.2 Verwerker toont op verzoek van Verantwoordelijke aan dat zijn Personeel zich ertoe heeft verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen. Artikel 7. Accountgebruik door Personeel van Verantwoordelijke 7.1 Door Verantwoordelijke aangevraagde gebruikersaccounts voor haar medewerkers zijn persoonlijk en niet overdraagbaar. 7.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het informeren van Verwerker betreffende uitdiensttreding of functiewijzigingen van een gebruiker, waardoor toegang tot het gebruikersaccount niet meer noodzakelijk is. Verwerker past, uiterlijk binnen twee werkdagen, na het informeren door Verantwoordelijke de toegangsrechten van de betreffende gebruiker aan. 7.3 Voorwaarden voor toegang tot het systeem middels een gebruikersaccount worden tussen NewHR B.V. en de betreffende medewerker vastgelegd in een gedragscode. 7.4 Indien een medewerker van Verantwoordelijke oneigenlijk gebruik maakt van het gebruikersaccount, persoonlijke accountgegevens uitwisselt, dan wel in strijd met gestelde bepalingen in de gedragscode handelt, geldt een boete van 500,00 per gebeurtenis, welke door Verwerker rechtstreeks bij Verantwoordelijke opeisbaar is. Artikel 8. Subverwerker Wanneer Verwerker een andere verwerker inschakelt om ten behoeve van Verantwoordelijke verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan deze andere verwerker bij een overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in deze Verwerkersovereenkomst zijn opgenomen. Artikel 9. Bijstand vanwege rechten van Betrokkene Verwerker verleent Verantwoordelijke bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de Verordening vastgestelde rechten van de Betrokkene te beantwoorden. Artikel 10. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens 10.1 Verwerker informeert Verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, zodra hij kennis heeft genomen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens Verwerker informeert Verantwoordelijke ook na een melding op grond van het eerste lid over ontwikkelingen betreffende de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.

8 10.3 Partijen dragen de door henzelf in verband met de melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en Betrokkene te maken kosten. Artikel 11. Verwijdering Persoonsgegevens 11.1 Na afloop van de Overeenkomst draagt Verwerker zorg voor het wissen van alle Persoonsgegevens. Verwerker verwijdert kopieën, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.