Financiële verordening als bedoeld in artikel 212 Gemeentewet

Transcriptie

1 Financiële verordening als bedoeld in artikel 212 Gemeentewet Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân ; gelet op: - artikel 212 van de Gemeentewet - het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en - artikel 7, lid 1 en artikel 27, lid 1 van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân B E S L U I T: vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Hulpverleningsdienst Fryslân. 1. Inleidende bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Organisatie-onderdeel: Iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân die als zodanig in de organisatieverordening is opgenomen. b. Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. 2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Programma-indeling 1. Het Algemeen Bestuur stelt bij de aanvang van de nieuwe zittingsperiode een programma-indeling voor de komende bestuursperiode vast. Zolang het Algemeen Bestuur geen nieuwe of gewijzigde programma-indeling heeft vastgesteld, blijft de bestaande indeling onverminderd van kracht. 2. Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma indicatoren vast voor het meten en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeenschappelijke regeling. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma s. 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. Financiële verordening Hulpverleningsdienst Fryslân 1

2 Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. 2. Bij de begrotingsbehandeling in het Algemeen Bestuur geeft het Dagelijks Bestuur aan van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur zal voorleggen. 3. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, waarvan de financiële positie deel uitmaakt, de daarin opgenomen investeringskredieten. 4. Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het Dagelijks Bestuur in de eerstvolgende bestuursvergadering aan het Algemeen Bestuur gemeld. Het Dagelijks Bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid. 5. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur, vooraf aan het aangaan van verplichtingen, een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor. 6. Het bepaalde in lid 5 van dit artikel is niet van toepassing voor zover het betreft verplichtingen inzake: - investeringen tot ; - aankoop en verkoop van goederen en diensten tot ; - het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties van maximaal ; - nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten niet groter zijn dan Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld. 8. Voor zover de met investeringen en overige aankopen van goederen en diensten gemoeide bedragen de grenzen zoals vastgesteld op grond van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten overschrijden, start het Dagelijks Bestuur een Europese aanbestedingsprocedure op. Artikel 5. Tussentijdse rapportage 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur twee maal per jaar door middel van tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân. De eerste tussentijdse rapportage betreft de realisatie van de eerste vier maanden (4-maandsrapportage) van het lopende boekjaar en de tweede rapportage de eerste 8 maanden (8- maandsrapportage). 2. De 4-maandsrapportage wordt vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar ter verantwoording aan het Algemeen Bestuur aangeboden. De 8-maandsrapportage wordt voor 1 november ter verantwoording aan het Algemeen Bestuur aangeboden. 3. De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: a. de baten en lasten per programma; b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b; d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een realisatie en raming van de productenrealisatie en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten. 4. In de tussentijdse rapportage worden relevante afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting toegelicht. Financiële verordening Hulpverleningsdienst Fryslân 2

3 3. Financieel beleid Artikel 5a. Indexatie 1. Ten behoeve van de indexatie van lonen en prijzen naar het volgend begrotingsjaar wordt uitgegaan van de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS over de maand februari van het jaar voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar. 2. Zo nodig wordt op de in het eerste lid genoemde index een correctie toegepast in verband met de verwachte loonontwikkeling CAR-UWO. Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa 3. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, zonodig aangepast voor duurzame waardeverminderingen. 4. De afschrijvingen op investeringen met economisch nut geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 5. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven. 6. Geactiveerde agio en disagio bij het afsluiten van geldleningen worden lineair afgeschreven over een periode maximaal gelijk aan de looptijd van de desbetreffende geldleningen. 7. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. 8. De investeringen met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in: a. 20 jaar renovatie, restauratie en verbouwing van bedrijfsgebouwen; technische installaties in bedrijfsgebouwen; voorzieningen aan terreinen (zoals parkeerplaatsen); containers; b. 15 jaar brandweervoertuigen c.q. brandweervaartuigen; medische apparatuur t.b.v. tuberculosebestrijding; c. 10 jaar kantoormeubilair; bouwrente; brandweermateriaal; d. 7 jaar dienst- en OVD-voertuigen e. 6 jaar alarmeringsmiddelen (C2000 apparatuur); f. 5 jaar overige medische apparatuur; PSU rampbestrijdingsfuncties; verbindingsmiddelen; overige kantoorinventaris; software, werkplek automatisering, telefooncentrale; g. 3 jaar systeem hardware; h. niet gronden en terreinen. Bedrijfsgebouwen worden lineair afgeschreven in 40 jaar, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. 9. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan worden, in principe, niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemde worden altijd geactiveerd. 10. Bij investeringen gebonden aan projecten, vindt afschrijving plaats conform de termijn van het project, dan wel wordt rekening gehouden met de restwaarde van de investering. 11. Aankoop en vervaardiging van investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij bestuursbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door het Algemeen Bestuur aan te geven tijdsduur. Indien het Algemeen Bestuur besluit hiervan af te wijken, geeft zij tevens aan de tijdsduur waarover het activum zal worden afgeschreven. Deze periode kan maximaal de verwachte levensduur zijn. Financiële verordening Hulpverleningsdienst Fryslân 3

4 Artikel 7. Voorziening voor oninbare vorderingen Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden. Artikel 8. Reserves en voorzieningen Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur eens in de vier jaar de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan. Het Algemeen Bestuur stelt de nota vast. De nota behandelt: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding van voorzieningen; c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves. Artikel 9. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân verleende diensten. 2. Het Dagelijks Bestuur biedt eens in de vier jaar het Algemeen Bestuur een nota aan met de kaders voor de tarieven van de diensten van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân. Het Algemeen Bestuur stelt de nota vast. 3. Het Dagelijks Bestuur stelt minimaal jaarlijks voor 31 december, binnen de kaders van de in lid 3 bedoelde nota, de hoogte van de tarieven voor het volgende begrotingsjaar vast. 4. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe tarieven en het wijzigen van tarieven worden ter kennisneming aan het Algemeen Bestuur aangeboden. Artikel 10. Financieringsfunctie 1. Het Dagelijks Bestuur zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma s binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren; b. het beheersen van de risico s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico s, koersrisico s en kredietrisico s; c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen; d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%; b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is; c. derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico s; d. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden Financiële verordening Hulpverleningsdienst Fryslân 4

5 tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro. 3. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het Dagelijks Bestuur - indien mogelijk - zekerheden. Het Dagelijks Bestuur motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties. 4. Het Dagelijks Bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels, alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening, vast in een treasury-besluit. Het Dagelijks Bestuur zendt dit besluit en eventuele wijzigingen hierop ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur. Artikel 11. Weerstandsvermogen 1. Het Dagelijks Bestuur biedt eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandsvermogen bepaald. 2. Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico s zich voordoen. Het Dagelijks Bestuur brengt hierbij in elk geval de risico s in beeld en actualiseert de risico s genoemd in de nota bedoeld in lid Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen. Artikel 12. Onderhoud kapitaalgoederen 1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op: a. de voortgang van het geplande onderhoud; b. de omvang van het achterstallig onderhoud; 2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur tenminste eens in de vier jaar een onderhoudplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân. Het Algemeen Bestuur stelt het plan vast. Artikel 13. Financiering In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a. de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; b. de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; c. de liquiditeitsplanning voor het betreffende begrotingsjaar en d. de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar; e. de rentevisie voor de komende vier jaar; Artikel 14. Bedrijfsvoering Financiële verordening Hulpverleningsdienst Fryslân 5

6 1. Het Dagelijks Bestuur stelt eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur gezonden. 2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt mede ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Daarbij wordt speciale aandacht gegeven aan ontwikkelingen op het gebied van personeelszaken en automatisering. Artikel 15. Verbonden partijen In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval van elke verbonden partij op: a. de naam en vestigingsplaats; b. het financieel belang van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân ; c. de zeggenschap van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân ; d. het publiek belang dat wordt gediend met de deelname; 4. Financieel beheer en interne controle Artikel 16. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân als geheel en in de organisatie-onderdelen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, e.d.; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân ; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 17. Interne controle 1. Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van: - de getrouwheid van de informatieverstrekking, en - de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij geconstateerde afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel en rapporteert hierover aan het Algemeen Bestuur. 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en Financiële verordening Hulpverleningsdienst Fryslân 6

7 registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 3. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân. Deze regels worden ondermeer vastgelegd in een integriteitscode. Financiële verordening Hulpverleningsdienst Fryslân 7

8 5. Financiële organisatie Artikel 18. Financiële organisatie Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast: a. een eenduidige indeling van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling Hulpverleningsdienst Fryslân en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatie-onderdelen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie. Artikel 19. Inkoop en aanbesteding Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van producten en diensten. 6. Slotbepalingen Artikel 20 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening. Artikel 21. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening Hulpverleningsdienst Fryslân. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 14 maart Met de vaststelling van deze verordening komt de op 10 november 2010 vastgestelde Financiële Verordening Hulpverleningsdienst Fryslân te vervallen.. Voorzitter Secretaris F.J.M. Crone W. Kleinhuis Financiële verordening Hulpverleningsdienst Fryslân 8