Handleiding Innovatiegerichte Onderzoeksprogramma s binnen de Subsidieregeling sterktes in innovatie. voor IOP projecten ingediend vanaf 2009

Transcriptie

1 OPENBAAR Handleiding Innovatiegerichte Onderzoeksprogramma s binnen de Subsidieregeling sterktes in innovatie voor IOP projecten ingediend vanaf 2009 Datum 21 september 2010 Status Definitief Pagina 1 van 1

2 OPENBAAR Definitief Handleiding IOP september 2010 Colofon Projectnaam Handleiding Innovatiegerichte Onderzoeksprogramma s binnen de Subsidieregeling sterktes in innovatie voor IOP projecten ingediend vanaf 2009 Projectnummer Versienummer 1.0 Publicatienummer Locatie Den Haag Projectleiders Divisie NL Innovatie, taakveld Innovatieprojecten Contactpersoon dr. C.J.G.M. Langerak, IOP Coördinator Aantal bijlagen Auteurs Dit rapport is tot stand gekomen in samenwerking met: Hoewel dit rapport met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten. Pagina 2 van 23

3 OPENBAAR Definitief Handleiding IOP september 2010 Inhoud Colofon 2 Inleiding 5 1 Hoofdlijnen van het IOP Doelstellingen Welke IOP s zijn er? 7 2 Wie kunnen subsidie aanvragen? 8 3 Welke projecten komen voor subsidie in aanmerking? 10 4 Hoe wordt het subsidiebedrag bepaald? 12 5 Wat is subsidiabel? 13 6 Kostensystematiek 15 7 Aanvraagprocedure 17 8 Wat zijn de beoordelingscriteria? 19 9 Hoe gaat Agentschap NL om met gehonoreerde aanvragen? Onder welke regeling valt een IOP project? 23 Pagina 3 van 23

4

5 OPENBAAR Definitief Handleiding IOP september 2010 Inleiding De onderzoekswereld speelt een belangrijke rol in het voortdurende proces van technologische vernieuwing. Het ministerie van Economische Zaken wil langdurige strategische R&D-samenwerking tussen bedrijven en publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties op voor de Nederlandse economie belangrijke gebieden stimuleren. Een van de middelen om dit te bereiken vormen Innovatiegerichte Onderzoeksprogramma s (IOP s). Eind 2008 zijn er twee nieuwe regelingen gepubliceerd, die de basis vormen voor subsidiëring van nieuwe IOP projecten. Naar deze documenten wordt in deze handleiding veelvuldig verwezen. De documenten zijn: 1. het Kaderbesluit, voluit: het Kaderbesluit EZ-subsidies d.d. 21 november de Subsidieregeling, voluit: de Subsidieregeling sterktes in innovatie d.d. 3 december 2008 Het Kaderbesluit regelt de algemene definities, procedures, voorwaarden en verplichtingen rond subsidies die worden versterkt door het ministerie van Economische Zaken. De Subsidieregeling regelt specifieke zaken voor de subsidiëring van onder andere IOP s. De teksten van deze regelingen kunnen onder andere op gevonden worden. De uitvoering van elk IOP is opgedragen aan een Adviescommissie, die wordt ondersteund door een Programmabureau. Deze Programmabureaus voeren onder meer het secretariaat van een IOP en zijn ondergebracht bij Agentschap NL.1 De IOP s zijn breder dan alleen de subsidiëring via de tenders. Naast de ondersteuning van onderzoeksprojecten kent het IOP ook flankerende stimulerende maatregelen die de kans op het behalen van de doelstellingen van het IOP versterken. De Adviescommissie heeft hierbij het initiatief. Meer informatie hierover kan via het Programmabureau of de website verkregen worden. Dit document is een praktische handleiding voor iedereen die bij de uitvoering van IOP projecten betrokken is, vanaf de aanvraag tot en met de subsidievaststelling. De handleiding heeft betrekking op IOP projecten die na 1 januari 2009 zijn ingediend. Momenteel geldt dat voor projecten onder de IOP s Generieke Communicatie, Integrale ProductCreatie en -Realisatie, Photonic Devices en Self Healing Materials. Er kunnen aan deze handleiding geen rechten worden ontleend. 1 Het IOP Photonic Devices wordt uitgevoerd door Agentschap NL en STW samen. Pagina 5 van 23

6 1 Hoofdlijnen van het IOP 1.1 Doelstellingen Het ministerie van Economische Zaken wil langdurige strategische R&Dsamenwerking tussen bedrijven en publiek gefinancierde kennisinstellingen op voor de Nederlandse economie belangrijke gebieden stimuleren. Instrumenten daarbij zijn o.a. Innovatiegerichte Onderzoeksprogramma s (IOP s), Technologische Topinstituten (TTI s) en Innovatieprogramma s. IOP s zijn gericht op het versterken van fundamenteel onderzoek aan de Nederlandse universiteiten, hogescholen en overige onderzoeksorganisaties in de richting van de strategische onderzoeksbehoefte van het Nederlandse bedrijfsleven. Beleidsmatig gezien zullen IOP s aansluiting zoeken bij het programmatische innovatiebeleid (zoals in de Innovatieprogramma s van het ministerie wordt vormgegeven). IOP s en TTI s zijn eind 2005 bij elkaar gebracht in één regeling: de subsidieregeling IOP-TTI-module van de experimentele Kaderregeling subsidies innovatieprojecten. Deze regeling is geldig voor IOP projecten die in de periode eind 2005 t/m eind 2008 zijn toegekend. Sinds 1 januari 2009 zijn de IOP s opgegaan in de subsidieregeling Sterktes in Innovatie. Welke subsidieregeling van toepassing is op een IOP project hangt af van het moment waarop de projectaanvraag is gedaan. De doelstellingen van IOP s zijn: - optimale focus en massa op de technologievelden die worden ondersteund; - wisselwerking tussen bedrijven en publiek gefinancierde kennisinstellingen; - valorisatie en verankering om een brug te slaan tussen kennis en kassa; - bijdrage aan duurzame ontwikkeling. Voor IOP s bestaat de doelgroep uit bedrijven en publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties die in staat en bereid zijn tot deelname aan een meerjarig strategisch onderzoeksprogramma en daarvoor inhoudelijk en financieel commitment laten zien. Met een IOP kan een begin van netwerkvorming op een ontluikend technologiegebied een flinke ontwikkelingsimpuls krijgen. Naast het onderzoek zelf speelt binnen het IOP de overdracht van onderzoeksresultaten aan bedrijven en het onderwijs een belangrijke rol. Binnen een IOP wordt er nadrukkelijk naar gestreefd dat er netwerken ontstaan tussen de betrokken onderzoekers onderling en met bedrijven, zodanig dat men elkaar ook na afloop van het IOP nog weet te vinden. Op die manier kan worden voortgebouwd op de geïnvesteerde kennis en ervaring. Het opbouwen en uitbreiden van netwerken tussen de deelnemers is dan ook een belangrijk onderdeel van elk IOP. Het ministerie van Economische Zaken streeft ernaar bij te dragen aan een blijvende versterking van de kennisinfrastructuur, door het onderzoek op een beperkt aantal onderzoeksorganisaties te versterken (zwaartepuntvorming) en door onderlinge taakverdeling tussen instellingen te stimuleren. Pagina 6 van 23

7 1.2 Welke IOP s zijn er? Er bestaan IOP s op een aantal technologiegebieden. Dit zijn momenteel de volgende: - ElektroMagnetische VermogensTechniek - Generieke Communicatie - Genomics - Integrale ProductCreatie en -Realisatie - Mens Machine Interactie - Photonic Devices - Precisietechnologie - Self Healing Materials. Ieder IOP heeft een programmaplan met een looptijd van maximaal 4 jaar. Daarna kan het programma eenmalig verlengd worden met eenzelfde periode. Gedurende de looptijd van het programmaplan van een IOP kunnen er in vooraf aangekondigde periodes in de Staatscourant aanvragen voor subsidie worden ingediend via een tender. Pagina 7 van 23

8 2 Wie kunnen subsidie aanvragen? Subsidie voor een IOP-project kan aangevraagd worden door een IOPsamenwerkingsverband. Dit IOP-samenwerkingsverband is een geen rechtspersoonlijkheid bezittend verband van publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties en ondernemers, waaronder tenminste één in Nederland gevestigde publiek gefinancierde onderzoeksorganisatie en tenminste twee in Nederland gevestigde ondernemers. Ook buitenlandse onderzoeksorganisaties en ondernemers kunnen meedoen aan een IOP-project, binnen een IOP samenwerkingsverband. De publiek gefinancierde onderzoeksorganisatie fungeert daarbij als penvoerder. De penvoerder is ervoor verantwoordelijk dat het consortium: - de aanvraag indient; - een samenwerkingsovereenkomst opstelt; - het projectplan uitvoert; - verantwoording over het verloop van het project opstelt naar zowel Agentschap NL als de bedrijven en partners in het consortium en de begeleidingscommissie; - rapportages verzorgt; - actief werk maakt van kennisoverdracht en valorisatie; - bijdragen levert aan activiteiten die door de Adviescommissie worden ontplooid. De penvoerder, kortom, dient erop toe te zien dat het project in de ruimste zin van het woord aan de verplichtingen voldoet. Onderzoeksorganisaties Een onderzoeksorganisatie dient te voldoen aan de criteria van de communautaire regelgeving. Deze beschrijft een onderzoeksorganisatie als: een entiteit, zoals een universiteit of onderzoeksorganisatie, ongeacht haar rechtsvorm (publiek- of privaatrechtelijke organisatie) of financieringswijze, die zich in hoofdzaak bezighoudt met het verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling en het verspreiden van de resultaten daarvan door middel van onderwijs, publicaties of technologieoverdracht; alle winst wordt opnieuw geïnvesteerd in die activiteiten, in de verspreiding van de resultaten daarvan, of in onderwijs. Ondernemingen die invloed op een dergelijke entiteit kunnen uitoefenen door middel van bijvoorbeeld aandeelhouders of leden, genieten geen preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit van een dergelijke entiteit of tot de resultaten van haar onderzoek. Publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties Voor een publiek gefinancierde onderzoeksorganisatie geldt voorlopig de volgende toelichting: publiek gefinancierde onderzoekorganisaties zijn organisaties die meerjarig voor tenminste eenderde door de rijksoverheid gefinancierd worden. Hieronder vallen onder andere de in Nederland gevestigde universiteiten en de daaraan verbonden academische ziekenhuizen en hogescholen. Verder vallen onder dit begrip de openbare instellingen voor hoger onderwijs en de daaraan verbonden ziekenhuizen in overige landen, mits deze gelijkwaardig zijn aan een universiteit, hogeschool of academisch ziekenhuis. Andere openbare instellingen Pagina 8 van 23

9 die zelf onderzoek uitvoeren kunnen ook als onderzoeksorganisatie worden aangemerkt, zoals DLO, TNO en de Grote Technologische Instituten. Instellingen die zelf geen onderzoek uitvoeren maar als intermediair voor bedrijven, onderzoeksinstellingen en dergelijke functioneren, komen niet in aanmerking voor subsidie. Een voorlopige, niet-uitputtende lijst van Nederlandse publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties is als volgt: - alle universiteiten, hogescholen en academische ziekenhuizen; - KNAW- en NWO-instituten; - Nederlands Kankerinstituut; - Groot Technologische Instituten: Deltares, Energieonderzoek Centrum Nederland (ECN), Nationaal Lucht- en Ruimtevaartlaboratorium (NLR) en Maritime Research Institute Netherlands (MARIN); - Technologische topinstituten: Dutch Polymer Institute (DPI), Materials Innovation Institute (M2i), Telematica Instituut, Top Institute Food and Nutrition (TIFN) en Top Institute Pharma (TI Pharma); - Nederlandse Organisatie voor toegepast-natuurwetenschappelijk onderzoek TNO; - Dienst Landbouwkundig Onderzoek (DLO) en de daaronder ressorterende onderzoeksorganisaties. Ondernemer Een natuurlijk persoon, een rechtspersoon of een vennootschap die een onderneming in stand houdt, niet zijnde een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld. Deze dient aan te kunnen tonen dat de fiscus ervan uit gaat dat hij een onderneming drijft, wat bij een rechtspersoon kan blijken uit het hebben van een nummer als gevolg van de vennootschapsbelasting. Uitgesloten zijn ondernemingen die tot de volgende sectoren behoren volgens de Bedrijfsclassificatie Standaard Bedrijfsindeling 1993 (SBI 93): 011 akker- en tuinbouw 012 fokken en houden van dieren 013 akker- en/of tuinbouw in combinatie met het fokken en houden van dieren 05 Visserij, kweken van vis en schaaldieren 3511 Nieuwbouw en reparatie van schepen (geen sport- en recreatievaartuigen), baggermaterieel, booreilanden e.d. Pagina 9 van 23

10 3 Welke projecten komen voor subsidie in aanmerking? Een IOP project is een onderzoeksproject passend binnen een Innovatiegericht onderzoeksprogramma, bestaande uit een voor Nederland nieuw, planmatig en met elkaar samenhangend geheel van activiteiten op het terrein van fundamenteel onderzoek of een combinatie van fundamenteel onderzoek met industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling. Een IOP project wordt aangevraagd door een IOP samenwerkingsverband zoals in de vorige paragraaf is gedefinieerd. Binnen een IOP project zijn drie soorten onderzoek mogelijk. Agentschap NL zal met betrekking tot deze categorieën later nadere aanwijzingen publiceren. Voorlopig hanteert Agentschap NL conform de Europese Communautaire regelgeving de volgende begrippen: Fundamenteel onderzoek Experimentele of theoretische activiteiten die voornamelijk worden verricht om nieuwe kennis te verwerven over de fundamentele aspecten van verschijnselen en waarneembare feiten, zonder dat hiermee een rechtstreekse praktische toepassing of gebruik wordt beoogd. Industrieel onderzoek Planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de vervaardiging van onderdelen van complexe systemen, die noodzakelijk is voor industrieel onderzoek, met name voor algemene validering van technologieën, met uitzondering van prototypes als bedoeld in het volgende punt. Experimentele ontwikkeling Het verwerven, combineren,vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technische, zakelijke en andere relevante kennis en vaardigheden voor plannen, schema's of ontwerpen van nieuwe, gewijzigde of verbeterde producten, procedés of diensten. Hieronder kan tevens de conceptuele formulering en het ontwerp van alternatieve producten, procedés of diensten worden verstaan. Deze activiteiten kunnen tevens het maken van ontwerpen, tekeningen, plannen en andere documentatie omvatten, mits zij niet voor commercieel gebruik zijn bestemd. De ontwikkeling van commercieel bruikbare prototypes en proefprojecten valt eveneens onder experimentele ontwikkeling indien het prototype het commerciële eindproduct is en de productie ervan te duur is om alleen voor demonstratie- en validatiedoeleinden te worden gebruikt. Bij commercieel gebruik van demonstratie- of proefprojecten worden eventuele inkomsten die hieruit voortvloeien, op de in aanmerking komende kosten in mindering gebracht. De kosten van de experimentele ontwikkeling en het testen van producten, procedés en diensten komen eveneens in aanmerking, voor zover deze niet voor industriële toepassing of commerciële exploitatie kunnen worden gebruikt of geschikt gemaakt. Onder experimentele ontwikkeling wordt niet verstaan de routinematige of periodieke wijziging van bestaande producten, productielijnen, fabricageprocessen, diensten en andere courante activiteiten, zelfs indien deze wijzigingen verbeteringen kunnen inhouden. Pagina 10 van 23

11 Een IOP-programma heeft als geheel fundamenteel onderzoek als zwaartepunt. Sommige afzonderlijke projecten of onderdelen binnen een IOP kunnen een ander zwaartepunt hebben dan fundamenteel onderzoek. De onderwerpen of thema s waarop projecten kunnen worden ingediend zijn voor ieder IOP vastgesteld in het programmaplan en kunnen opgevraagd worden bij het Programmabureau van het desbetreffende IOP. Pagina 11 van 23

12 4 Hoe wordt het subsidiebedrag bepaald? De subsidie voor een IOP-project bedraagt: - 75 procent van de subsidiabele kosten, voorzover deze betrekking hebben op fundamenteel onderzoek; - 50 procent van de subsidiabele kosten, voorzover deze betrekking hebben op industrieel onderzoek; - 25 procent van de subsidiabele kosten, voorzover deze betrekking hebben op experimentele ontwikkeling. Daarnaast, alleen indien opgevoerd in de aanvraag: - kosten van buitenlandstages (een forfaitaire bijdrage van EUR per onderzoeker, onafhankelijk van het type onderzoek, het verblijf moet minimaal drie maanden duren); - kosten van octrooiaanvraag van publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties en MKB-ondernemers (50 procent van de kosten tot een maximum subsidie van EUR per octrooi, onafhankelijk van het type onderzoek waarop de resultaten betrekking hebben). In een project zijn combinaties van diverse typen onderzoek mogelijk, bijvoorbeeld een combinatie van fundamenteel onderzoek binnen een publiek gefinancierde onderzoeksorganisatie en industrieel onderzoek bij een bedrijf. Indien bij een individuele subsidie-ontvanger sprake is van verschillende typen onderzoek dan bedraagt de subsidie het gewogen gemiddelde van deze percentages. Agentschap NL verstrekt een begrotingsformulier, waarop de aanvragers aangeven in welke onderzoekscategorie de verschillende activiteiten plaatsvinden. Indien reeds door een bestuursorgaan of de Europese Commissie subsidie, is verstrekt voor de subsidiabele kosten of een deel daarvan, wordt slechts een zodanig bedrag aan subsidie verstrekt dat het totale bedrag aan subsidies niet meer bedraagt dan op basis van de hierboven genoemde percentages kan worden verstrekt. Pagina 12 van 23

13 5 Wat is subsidiabel? Subsidiabel zijn de volgende projectspecifieke kosten die zijn gemaakt tijdens de looptijd van het project: - loonkosten voor betrokken personeel, voor zover deze rechtstreeks voor de uitvoering van het onderzoek noodzakelijk zijn; - kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen; - kosten van het gebruik van bestaande machines en apparatuur van de deelnemers; - kosten van speciaal voor het onderzoek aan te schaffen machines en apparatuur; - aan derden verschuldigde kosten; - kosten van buitenlandstages (een forfaitaire bijdrage van EUR per onderzoeker); - kosten van octrooiaanvraag van publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties en MKB-ondernemers (maximum subsidie is EUR per octrooi). Loonkosten In de nieuwe Subsidieregeling wordt uitgegaan van een aantal productieve uren per werknemer van 1650 uur voor een full-time dienstverband, tenzij Agentschap NL een afwijkend aantal uren in het kader van de eigen kostensystematiek heeft goedgekeurd. Onder deze nieuwe regeling hoeft de urenadminstratie niet meer sluitend te zijn. Een rechtstreekse urenregistratie kan achterwege blijven als aantoonbaar is dat: - het project ingevuld wordt door medewerkers die volledig (100 procent) hun tijd besteden aan het project (binnen het IOP wordt hier momenteel als randvoorwaarde gesteld dat met een onderzoeker een arbeidsovereenkomst is gesloten voor de duur van het onderzoeksproject specifiek voor het project); - bepaalde personen een vast percentage (bijvoorbeeld 50 procent) van hun beschikbare tijdsinzet besteden aan het project (dit kan bijvoorbeeld via een schriftelijke verklaring ondertekend door de verantwoordelijk leidinggevende, die is opgenomen in de administratie van de instelling). Kosten materiaal en hulpmiddelen De kosten van materiaal en hulpmiddelen zijn subsidiabel als zij op een consequente manier geadministreerd zijn. Kosten machines en apparatuur De kosten van het gebruik van machines en apparatuur komen slechts in aanmerking voorzover zij zijn toe te rekenen aan het project. Die toerekening van deze kosten wordt gedaan naar evenredigheid van de tijd welke de machines respectievelijk de apparatuur worden gebruikt voor het onderzoek. Dit moet tijdens de uitvoering van het project bijgehouden worden. De kosten van aangeschafte apparatuur en verbruikte materialen en hulpmiddelen worden berekend op basis van historische aanschafprijzen. Afschrijvingen worden gedaan volgens fiscale regels. Pagina 13 van 23

14 Kosten derden Dit zijn kosten van de activiteiten die uitbesteed worden, zoals kosten voor studieen ontwikkelingsactiviteiten, de kosten van het gebruik van machines en apparatuur bij niet-deelnemende publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties en ondernemers, het inhuren van testpersonen, buitenlandse reis- en verblijfskosten indien buitenlandse partners participeren in het project. Overigens zijn binnenlandse reis- en verblijfskosten niet als aparte post subsidiabel. Derden zijn nadrukkelijk geen deelnemers aan het IOP-samenwerkingsverband. Overige kosten Overige kosten betreffen kosten voor octrooiaanvragen en voor buitenlandstages. Pagina 14 van 23

15 6 Kostensystematiek De nieuwe Subsidieregeling wijkt af van de voorgaande IOP-TTI regeling ten aanzien van de berekening van de subsidiabele kosten. De aanvrager kan voor de berekening van de subsidiabele kosten kiezen uit drie verschillende kostengrondslagen. Grondgedachte hierbij is dat de kostensystematiek zoveel mogelijk aansluit bij de administratie van de aanvrager. Integrale kostensystematiek De integrale kostensystematiek is met name bedoeld voor onderzoeksorganisaties en (grote) bedrijven die deze al in hun bedrijfsvoering hanteren. Met deze instellingen maakt Agentschap NL op centraal niveau afspraken over de systematiek en de daaruit voortvloeiende tarieven. Indien u als indiener gebruik wilt maken van de integrale kostensystematiek dan verdient het de aanbeveling voor aanvraag contact op te nemen met uw eigen concernstaf en/of het IOP Programmabureau. Indien de aanvrager kiest voor de integrale kosten systematiek, berekent de aanvrager de directe en indirecte kosten per kostendrager in een tarief per eenheid van deze kostendrager. De subsidiabele kosten worden berekend door het aantal eenheden van de kostendragers te vermenigvuldigen met het berekende tarief. Daarnaast zijn de aan derden betaalde kosten subsidiabel voor zover deze geen deel uitmaken van het vastgestelde tarief. De kostendrager is een kostenplaats of een volume-eenheid voor kostenberekening, bijvoorbeeld personeelsuren, apparaatuururen, eenheden materiaal. Aan een kostendrager kunnen zowel de directe als de indirecte kosten worden toegerekend. Indien een kostendrager bijvoorbeeld een arbeidsuur is, zijn de directe kosten bijvoorbeeld de loonkosten. De indirecte kosten zijn dan bijvoorbeeld laboratoriumfaciliteiten, managementkosten, etc. Loonkosten plus vaste-opslag-systematiek Indien de aanvrager kiest voor de loonkosten plus vaste-opslagsystematiek, worden de subsidiabele kosten berekend door de directe loonkosten per uur te vermenigvuldigen met het aantal uren dat de direct bij de subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van deze activiteiten hebben gemaakt. Onder directe loonkosten wordt verstaan brutoloonkosten, vermeerderd met de werkgeverslasten, de kosten van de secundaire arbeidsvoorwaarden, emolumenten en eventuele wachtgelduitkering na ontslag. De totale kosten bestaan dan uit: a. de bovengenoemde loonkosten plus een vaste opslag van 50%; b. de kosten van het gebruik van apparatuur en de kosten van verbruikte materialen indien deze in de administratie te onderscheiden zijn; c. de aan derden betaalde kosten; d. overige kosten. Voor zover geen loonkosten worden gemaakt, maar niettemin arbeid wordt verricht, wordt voor de berekening van de kosten van die arbeid inclusief de opslag voor indirecte kosten, uitgegaan van een bij ministeriële regeling vast te stellen vast uurtarief. Dit uurtarief bedraagt 35 euro. Pagina 15 van 23

16 Vaste-uurtarief-systematiek Indien de aanvrager kiest voor de vaste-uurtarief-systematiek, worden de subsidiabele kosten berekend door het aantal uren dat de direct bij de subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van deze activiteiten hebben gemaakt te vermenigvuldigen met een bij ministeriële regeling vastgesteld uurtarief van 35 euro waarin zowel de directe loonkosten als daaraan toegerekende indirecte kosten zijn begrepen. De totale kosten bestaan dan uit: a. de bovengenoemde loonkosten van 35 euro per uur; b. de kosten van het gebruik van apparatuur en de kosten van verbruikte materialen indien deze in de administratie te onderscheiden zijn; c. de aan derden betaalde kosten; d. overige kosten. Pagina 16 van 23

17 7 Aanvraagprocedure Alle IOP s kennen een tweestaps aanvraagprocedure: 1. verkorte aanvraag Gedurende een van tevoren vastgestelde periode, gepubliceerd in de Staatscourant, is het mogelijk een vooraanmelding, zijnde een verkorte aanvraag van maximaal 3 pagina's A4 in te dienen. Agentschap NL controleert eerst of aanvragen volledig zijn, en stelt zonodig consortia in de gelegenheid op korte termijn ontbrekende onderdelen in een aanvraag (bijv. informatie over de projectpartners) aan te vullen. Agentschap NL beoordeelt vervolgens of een aanvraag dient te worden afgewezen op grond van de formele criteria die staan vermeld in het Kaderbesluit (hoofdstuk 8, art. 22 t/m 25) en in de Subsidieregeling (art. 3.10). Voorstellen die wel compleet zijn en aan alle formele vereisten voldoen, worden in behandeling genomen. Zij worden door de Adviescommissie van het desbetreffende IOP voorzien van een positief pre-advies ( prima, werk verder uit ) danwel een negatief pre-advies ( voldoet niet aan de IOP-doelstellingen, verder uitwerken lijkt niet zinvol ). 2. volledige aanvraag Alleen als een aanvrager een preadvies heeft verkregen op zijn verkorte aanvraag, kan de aanvrager gedurende een van tevoren vastgestelde periode (de volledige tender), gepubliceerd in de Staatscourant, een volledige aanvraag indienen. Per tender wordt het subsidieplafond per IOP door de minister vastgesteld en eveneens gepubliceerd in de Staatscourant. Zonder een voorafgaand preadvies kan er dus geen volledige aanvraag worden ingediend. Net als bij de verkorte aanvraag geldt ook voor de volledige aanvraag dat Agentschap NL het consortium eerst in de gelegenheid stelt om op korte termijn aanvullende informatie te verstrekken (bijv. als een bijlage ontbreekt) en vervolgens beoordeelt of er redenen zijn het voorstel op grond van formele criteria af te wijzen. Voorstellen die aan alle formele vereisten voldoen, worden in behandeling genomen waarbij het onderzoeksvoorstel wordt beoordeeld. Daarom dient de volledige aanvraag voldoende te zijn uitgewerkt. Een aanvraag bevat: - een aanvraagformulier, inclusief machtigingen aan de penvoerder van alle deelnemers; - de documenten die in het aanvraagformulier worden genoemd; - een begroting; - het pre-advies van de Adviescommissie over de eerder ingediende globale opzet van het project; - een projectplan; - indien al beschikbaar: een samenwerkingsovereenkomst. De formulieren zijn beschikbaar op Het indienen van een (verkorte) aanvraag kan alleen tijdens vastgestelde perioden gebeuren. Deze perioden worden gepubliceerd in de Staatscourant en op De penvoerder kan de subsidieaanvraag Pagina 17 van 23

18 elektronisch indienen via het E-loket, per post naar Agentschap NL sturen of afgeven aan de balie van het kantoor van Agentschap NL, Juliana van Stolberglaan 3 te Den Haag. Vermeld altijd duidelijk de naam van het desbetreffende IOPprogramma. Subsidieaanvragen moeten uiterlijk op de sluitingsdatum en het sluitingstijdstip zijn ingediend. In het geval van indiening per post telt de datum van het poststempel (dus niet de verzenddatum!). Agentschap NL kan daarnaast vragen het voorstel in pdf format beschikbaar te stellen. Pagina 18 van 23

19 8 Wat zijn de beoordelingscriteria? De Adviescommissie rangschikt de aanvragen die in behandeling zijn genomen. Daarbij geldt dat een IOP-project hoger wordt gerangschikt naar mate het: a. bijdraagt aan de verwezenlijking van de specifieke doelstellingen van een IOP; b. voldoet aan kwaliteit en innovativiteit; c. mogelijkheden bevat voor economisch perspectief van de voorziene resultaten van het project; d. een bijdrage kan leveren aan duurzame ontwikkeling. Voor de rangschikking weegt het in onderdeel a genoemde criterium mee voor 3/9, het in onderdeel b genoemde criterium voor 3/9, het in onderdeel c genoemde criterium 2/9 en het in onderdeel d genoemde criterium voor 1/9. Het laatste criterium weegt niet mee bij een voorstel dat gericht is op fundamenteel onderzoek. Van de aldus gerangschikte aanvragen die gelet op het subsidieplafond kunnen worden gehonoreerd, worden de projectbegrotingen door Agentschap NL gecontroleerd en geschoond. Hierbij kan de aanvrager verzocht worden documenten te overleggen om deze controle mogelijk te maken. Er zal bijvoorbeeld gevraagd worden naar offertes van de in de projectbegroting opgevoerde apparatuur. De aldus gerangschikte aanvragen worden toegekend, totdat het budget van de tender is uitgeput. De minister is niet gehouden om in alle gevallen het gehele tenderbudget toe te wijzen. Indien blijkt dat niet alle voorstellen tenminste een minimale geschiktheid hebben, kan de minister besluiten om niet het gehele budget voor de tender toe te wijzen. Pagina 19 van 23

20 9 Hoe gaat Agentschap NL om met gehonoreerde aanvragen? Agentschap NL zal alle communicatie over het project en betalingen aan het consortium via de penvoerder laten lopen (zie ook par. 1.3 van deze Handleiding). De penvoerder is voor Agentschap NL het aanspreekpunt op het gehele reilen en zeilen van het project, en het consortium. De penvoerder, kortom, is aanspreekbaar op alles wat er in het project en het consortium gebeurt, en dient erop toe te zien dat de andere consortiumleden blijven handelen overeenkomstig het projectplan en de uitgangspunten van het IOP programma. De andere consortiumleden blijven overigens mede-verantwoordelijk voor de uitvoering van hun taken en het succes van het project. Indien de projectaanvraag is goedgekeurd, dan ontvangt de penvoerder schriftelijk bericht in de vorm van een beschikking. In de beschikking zijn verschillende verplichtingen en voorwaarden opgenomen. 1. Voorwaarden die voortvloeien uit de Subsidieregeling Deze voorwaarden hebben betrekking op de verplichting om elk halfjaar over de voortgang van het project te rapporteren; het onderwerp intellectueel eigendom van de onderzoeksresultaten; het meewerken aan een evaluatie van de effecten van het project; en de verplichting binnen zes maanden na afloop van het project een aanvraag voor subsidievaststelling in te dienen. Rapportage De penvoerder brengt steeds binnen twee maanden na afloop van een periode van een half jaar volgens een voorgeschreven model schriftelijk verslag uit omtrent de uitvoering van het IOP-project. Hierbij moet ook een vergelijking van de uitvoering met het projectplan en de bij de subsidieverlening vermelde raming van de projectkosten gegeven worden. De rapportage gaat ook in op aangevraagde en overgedragen rechten op het gebied van intellectueel eigendom en over de toepassing van de resultaten van het IOP-project. De penvoerder rapporteert voorts over de inbreng/werkzaamheden van deelnemers in het samenwerkingsverband die geen subsidie ontvangen. Intellectueel eigendom Kennis die ontwikkeld wordt in een IOP-project moet in principe tijdens en na afloop van het project openbaar gemaakt worden. Dit geldt voor elk type onderzoek (fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek en experimentele ontwikkeling). Het openbaar maken van projectresultaten wordt tijdelijk opgeschort indien deze resultaten in aanmerking komen voor octrooiering. Octrooiering dient binnen een redelijke termijn plaats te vinden, waarna de resultaten kunnen worden gepubliceerd. De termijn kan vastgelegd worden in de samenwerkingsovereenkomst. Ontwikkelde kennis moet gedurende de looptijd van het project beschikbaar blijven voor alle partners in het samenwerkingsverband. Leidend zijn daarbij de bepalingen zoals die zijn vastgelegd in art van de Subsidieregeling en hetgeen de projectpartners bepalen in hun samenwerkingsovereenkomst. Pagina 20 van 23

21 2. Voorwaarden die voortvloeien uit het Kaderbesluit Verplichtingen van meer algemene aard voor een subsidieontvanger zijn vastgelegd in het Kaderbesluit. Deze verplichtingen betreffen o.a. financiële problemen onverwijld te melden, de voorgenomen activiteiten overeenkomstig het projectplan uit te voeren, een goede administratie te voeren, zorg te dragen voor een verantwoord gebruik van de resultaten, het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst met alle consortiumdeelnemers, en te rapporteren via de penvoerder. Samenwerkingsovereenkomst Indien het project in aanmerking komt voor subsidie, dan dient de penvoerder binnen een termijn van acht weken na de subsidieverlening een door alle deelnemers ondertekende samenwerkingsovereenkomst in te dienen. In een samenwerkingsovereenkomst moet een aantal onderwerpen behandeld worden, tenminste: - de deelnemers in het samenwerkingsverband; - de doelstelling van de samenwerking; - de wijze van samenwerking tussen de verschillende deelnemers; - de duur van de samenwerking; - de projectorganisatie; - de taken en bevoegdheden van de deelnemers; - de kennisinbreng van de deelnemers; - de financiële en andere bijdragen van elk van de deelnemers; - de rechthebbende op projectresultaten en de wijze waarop rechten met betrekking tot het intellectueel eigendom zijn geregeld (Subsidieregeling art. 3.14); - de wijze waarop, door wie en waar de resultaten van het project zullen worden verspreid. 3. Overige verplichtingen Bij de subsidieverlening kunnen ook andere verplichtingen worden opgelegd die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Hieronder vallen de verplichting tot het instellen van een begeleidingscommissie en het meewerken aan kennisoverdracht in het kader van programmabrede activiteiten door de Adviescommissie. Begeleidingscommissie Ieder IOP maakt voor de begeleiding van projecten of clusters van projecten gebruik van een begeleidingscommissie. Een begeleidingscommissie heeft verschillende doelen: kennis te nemen van de onderzoeksresultaten, een voedingsbodem te vormen voor valorisatie, het aandragen van praktijkkennis, en het functioneren als industrieel netwerk. Begeleidingscommissies vormen daardoor een van de belangrijkste middelen die een IOP heeft om kennis te verspreiden en te valoriseren. Begeleidingscommissies komen hiertoe twee keer per jaar bijeen. Alle bedrijven en eventuele andere kennistoepassers in een IOP samenwerkingsverband zijn lid van de begeleidingscommissie van het IOP project. Daarnaast kunnen ook andere bedrijven of kennistoepassers lid zijn van een begeleidingscommissie; een begeleidingscommissie staat in beginsel open voor deelname door iedereen. Pagina 21 van 23

22 De penvoerder is ervoor verantwoordelijk dat de begeleidingscommissie goed functioneert en dat voldoende bedrijven lid zijn van de begeleidingscommissie. De penvoerder zorgt ervoor dat de begeleidingscommissie bijeen komt en tijdig voorafgaande aan de vergadering rapportages ontvangt, en dat de vergadering van de begeleidingscommissie actief bijdraagt aan kennisuitwisseling tussen kennistoepassers. Sommige IOP s maken gebruik van een geheimhoudingsverklaring voor leden van een begeleidingscommissie, waarin benadrukt wordt dat de informatie die via de voortgangsrapportages, vergaderingen van de commissie en andere contacten, wordt gedeeld, geheim gehouden moet worden. In principe is dit niet nodig: via de Algemene Wet Bestuursrecht zijn leden van een begeleidingscommissie al voldoende tot geheimhouding verplicht. Voorschotten Voorschotten worden onder de nieuwe Kaderregeling ambtshalve, dat wil zeggen: automatisch verstrekt. Agentschap NL zal voor IOP projecten die vallen onder de Regeling sterktes in innovatie op vaste momenten voorschotten verstrekken (deze momenten en de frequentie daarvan kunnen verschillend zijn voor elk project, namelijk afhankelijk van de exacte bepalingen in de versie van het Kaderbesluit dat gold ten tijde van subsidietoezegging). Agentschap NL verstrekt de voorschotten aan het consortium via de penvoerder. De penvoerder heeft daarbij de taak de ontvangen middelen door te geleiden naar de andere consortiumleden. Vaststelling van de subsidie Om de rechtmatigheid van de verstrekte subsidie vast te stellen dient u na afloop van het project een verzoek tot vaststelling in te dienen. Het aanvraagformulier hiervoor kunt u vinden op De subsidieregeling schrijft voor dat het verzoek tot vaststelling moet zijn ingediend maximaal zes maanden nadat het IOP-project moet zijn uitgevoerd. Een accountantsverklaring maakt deel uit van het formulier. Voor onderzoeksinstellingen geldt dat indien zij reeds gebruik maken van de SISA methode, zij dit ook voor de IOP vaststelling mogen gebruiken. Dit betekent dat zij geen aparte accountantsverklaring per project hoeven aan te leveren, maar dat alle verantwoording in één keer via de jaarrekening plaats vindt (in de vorm van een bijlage). Tot besluit geldt nogmaals de opmerking dat aan deze handleiding geen rechten kunnen worden ontleend en dat de handleiding kan worden aangevuld en aangepast. Pagina 22 van 23

23 10 Onder welke regeling valt een IOP project? IOP ElektroMagnetische Vermogenstechniek Ministeriële Regeling Subsidieregeling innovatiegerichte onderzoeksprogramma s Subsidieregeling IOP- TTI-module van de experimentele Kaderregeling subsidies innovatieprojecten Subsidieregeling sterktes in innovatie Stcrt. nr. 242, 11 Stcrt. nr. 221, 14 Stcrt. nr. 2129, 18 december december november Kaderbesluit EZwijzigingen sindsdien wijzigingen sindsdien Subsidies, Stb. 499, 2008 tender 2004 tenders 2006, 2008 Generieke Communicatie tenders 2003, 2005 tender 2008 tender 2009 Genomics tenders 2001, 2003, 2005 tender 2007 tenders 2009, 2010 (valorisatie) Integrale ProductCreatie tender 2005 tender 2007 tenders 2009, 2011 en -Realisatie Maritiem tenders 2009, 2010 Mens Machine Interactie tender 2004 tenders 2006, 2007 (MKB) Photonic Devices tenders 2006, 2008 tender 2010 en volgende tender(s) Precisietechnologie tenders 2000, 2002, 2004, 2006 Self Healing Materials tenders 2006, 2008 tender 2010 en volgende tender(s) Pagina 23 van 23