REGLEMENT ERKENNING TECHNICAL INSPECTION SERVICES

Transcriptie

1 REGLEMENT ERKENNING TECHNICAL INSPECTION SERVICES RGL TIS 01 versie 1.1 vastgesteld d.d. 12 oktober 2009 CROW Erkenningsregeling TIS Erkende toets op bouwkwaliteit Uitgever: CROW

2 Algemene informatie bij dit Reglement Dit Reglement is opgesteld in opdracht van CROW in samenwerking met een begeleidingscommissie bestaande uit vertegenwoordigers van de volgende organisaties: Bouwend Nederland Neprom ProRail Provincies Rijkswaterstaat TIS en Verbond van Verzekeraars Dit Reglement is door het College van Deskundigen TIS (CvD-TIS) vastgesteld op 12 oktober CROW Niets uit dit drukwerk mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CROW, noch mag het zonder een dergelijke toestemming worden gebruikt voor enig ander werk dan waarvoor het is vervaardigd. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 2 van 26

3 INHOUD 1. INLEIDING Algemeen 1.2 Doelstelling 1.3 Toepassingsgebied 1.4 Definitie Technical Inspection Service (TIS) 1.5 Van toepassing zijnde reglementen 1.6 Elementen van de erkenningsregeling 1.7 Organisatie van de erkenningsregeling 1.8 Begrippenlijst 2. EISEN TE STELLEN AAN HET TE ERKENNEN / ERKENDE BEDRIJF Algemene eisen 2.2 Organisatorische en personele eisen 2.3 Eisen te stellen aan de bedrijfsprocessen 3. EISEN TE STELLEN AAN HET KWALITEITSSYSTEM VAN DE TIS Inleidend 3.2 Communicatie 3.3 Keurings-, meet- en beproevingsmiddelen 3.4 Klachtenbehandeling 3.5 Projectevaluatie 4. HET TOELATINGSONDERZOEK Procedure 4.2 Aanvraag 4.3 Organisatie van het toelatingsonderzoek 4.4 Documentatieonderzoek 4.5 Implementatieonderzoek 4.6 Beslissing omtrent voorlopige erkenning 4.7 Kwaliteitstoets 4.8 Beslissing omtrent erkenning 4.9 Beroep tegen beslissing 5. HET HERHALINGSONDERZOEK Inleidend 5.2 Frequentie van het herhalingsonderzoek 5.3 Uitvoering herhalingsonderzoek en rapportage 5.4 Organisatie van het herhalingsonderzoek 5.5 Beslissing omtrent verlenging van de erkenning 5.6 Promotie en degradatie 5.7 Beroep tegen beslissing Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 3 van 26

4 6. OVERIGE BEPALINGEN Publicatie reglement erkenning TIS 6.2 Register erkende bedrijven 6.3 Rechten gebruik erkenningslogo 6.4 College van Deskundigen TIS 6.5 Auditteam kwaliteitstoets 6.6 Klachten en sancties BIJLAGEN 1 Competentiematrix (normatief) 2 Vragenlijst projectevaluatie (normatief) Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 4 van 26

5 1 INLEIDING 1.1. Algemeen Het onderhavige document betreft het Reglement Erkenning Technical Inspection Service (TIS). In dit Reglement is geregeld hoe bedrijven een erkende TIS kunnen worden en blijven. De in dit reglement erkenning TIS opgenomen eisen worden gehanteerd bij de behandeling van een aanvraag en bij de controle op de instandhouding van de erkenning Erkende TIS Doelstelling De algemene doelstelling van een erkenningsregeling TIS is het borgen van de kwaliteit van TIS en. Door het stellen van eenduidige eisen aan de onafhankelijkheid en de deskundigheid van de TIS als organisatie en zijn medewerkers wordt de positie van de TIS gemarkeerd. Door in aanvulling daarop eisen te stellen aan de inrichting van de organisatie van de TIS is de werkwijze en de verantwoording ervan door de TIS transparant voor alle betrokkenen Toepassingsgebied Het reglement erkenning TIS heeft betrekking op TIS en volgens paragraaf 1.4, die zich bezighouden met de bouwtechnische kwaliteit van bouwwerken Definitie Technical Inspection Service (TIS) Een TIS is een onafhankelijk en deskundig bureau, dat wordt ingeschakeld om op basis van risicogestuurde beoordelingen en inspecties onderzoek uit te voeren naar het ontwerp (engineering), de voorbereiding en de uitvoering van de werkzaamheden. De taak van de TIS is met name gericht op het analyseren van de risico s, het verzamelen van relevante gegevens en het op basis van deze informatie doen van een uitspraak over bouwtechnische kwaliteit van een bouwwerk. De schriftelijke rapportage van de bevindingen van de TIS al dan niet met uitsluiting van specifieke niet herstelde tekortkomingen kan worden gebruikt voor het verkrijgen van een verzekering tegen verborgen gebreken. Als zodanig kunnen zowel opdrachtgevers, opdrachtnemers, verzekeraars of andere belanghebbenden opdracht verstrekken aan een TIS. Opmerking De bouwtechnische kwaliteit van een bouwwerk omvat ten minste de constructieve veiligheid, maar kan op verzoek van de opdrachtgever van de TIS ook betrekking hebben op andere aspecten, zoals sterkte bij brand, brandveiligheid, duurzaamheid, energiezuinigheid, waterdichtheid, functionaliteit, geschiktheid voor beoogd gebruik ( fit for purpose ) van bouwwerk en installaties. Naar de beschikbare deskundigheid en ervaring worden TIS en in drie categorieën, te weten categorie I, II of III, in volgorde van toenemende beschikbare deskundigheid en ervaring. Om te kunnen worden erkend voor een bepaalde categorie dient aantoonbaar te worden voldaan aan de eisen in Van toepassing zijnde reglementen Beroepsprocedure CROW Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 5 van 26

6 1.6. Elementen van de erkenningsregeling De CROW-erkenningsregeling voor TIS en omvat de volgende elementen: Eisen te stellen aan het te erkennen / erkende bedrijf Eisen te stellen aan het kwaliteitssysteem van het erkende bedrijf Het toelatingsonderzoek (het verkrijgen van de erkenning) De periodieke instandhoudingcontroles (het behouden van de erkenning) 1.7. Organisatie van de erkenningsregeling 1.8. Begrippenlijst Auditerende instelling Auditteam Kwaliteitstoets (ATK) Bouwwerk CvD-TIS Een door CROW aangewezen instantie met rechtspersoonlijkheid en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, die in opdacht van CROW audits uitvoert en daarover aan CROW rapporteert. Het Auditteam Kwaliteitstoets wordt ingesteld om de werkzaamheden van een TIS inhoudelijk te toetsen. Het ATK adviseert de auditerende instelling omtrent het afgeven van een erkenning. Onder een bouwwerk wordt verstaan een bouwwerk in de zin van de Woningwet. In het kader van dit reglement erkenning TIS worden ook infrastructurele werken daaronder begrepen. College van Deskundigen TIS wordt benoemd door CROW en is verantwoordelijk voor inhoud en functioneren van de erkenning. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 6 van 26

7 Controleur TIS De controleur TIS is de medewerker van een TIS die binnen en project verantwoordelijk is voor de uitvoering van risicoanalyses en beoordelingen en/of inspecties. De inzet van een controleur TIS gebeurt op basis van specifieke deskundigheid of ervaring. Een controleur TIS kan een specialist zijn op een specifiek deelterrein van het project. De controleur TIS rapporteert in het algemeen aan de senior controleur TIS. Constructieve veiligheid Onder constructieve veiligheid wordt verstaan sterkte, stijfheid, stabiliteit van de draagconstructie. De sterkte bij brand is daar niet onder begrepen. Opmerking In geval toetsing aan het Bouwbesluit een eis is dient de sterkte bij brand mede te worden beoordeeld. Hoofdcontroleur TIS Inhuur Opdrachtgever Opdrachtnemer Project Risicoanalyse Senior controleur TIS De hoofdcontroleur TIS is de medewerker van een TIS, die binnen de TIS overzicht heeft over meer projecten. Hij is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de projecten en een adequate inzet van de juiste medewerkers op grond van ervaring en deskundigheid. Onder inhuur wordt verstaan het op tijdelijke basis inzetten van externe deskundigheid binnen het kwaliteitssysteem van de TIS. De aansturing en de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de werkzaamheden door deze medewerker ligt volledig bij de TIS. In dit reglement erkenning TIS wordt met opdrachtgever de opdrachtgever van het bouwwerk bedoeld (zoals ProRail, RWS, projectontwikkelaars). De opdrachtgever is niet per definitie de opdrachtgever van de TIS. In dit reglement erkenning TIS wordt met opdrachtnemer de opdrachtnemer van het bouwwerk bedoeld (bouwbedrijven, adviesen ingenieursbureaus). Het geheel van werkzaamheden van de TIS in samenhang met het bouwwerk en alle betrokken partijen. Een risicoanalyse is een techniek voor het uitvoeren van een analyse van een risico. Bij een risicoanalyse worden bedreigingen in kaart gebracht. Per bedreiging wordt de kans van het optreden ervan bepaald en wordt vervolgens beoordeeld wat de schade is die op zou kunnen treden als een bedreiging daadwerkelijk optreedt. De bedoeling van een risicoanalyse is dat er na de analyse wordt vastgesteld op welke wijze de risico's beheerst kunnen worden, of teruggebracht tot een aanvaardbaar niveau. De senior controleur TIS de een medewerker van een TIS die binnen een project verantwoordelijk is voor de kwaliteit en de voortgang van de risicobeoordeling en de daarbij behorende analyses en inspecties. De senior controleur TIS rapporteert aan de hoofdcontroleur TIS. TIS Zie definitie in paragraaf 1.4. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 7 van 26

8 Uitbesteding VGV Onder uitbesteding wordt verstaan het laten uitvoeren van werkzaamheden door een derde organisatie. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd ligt geheel bij de betreffende organisatie. Binnen het kader van zijn opdracht blijft de TIS tegenover de betrokken partijen verantwoordelijk. De Verborgen Gebreken Verzekering is een verzekering die gedurende een periode van tien jaar na oplevering de verzekerde(n) dekt tegen de gevolgen van door verborgen gebreken opgetreden schade in het bouwwerk die verband houdt met de constructieve veiligheid. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 8 van 26

9 2 EISEN TE STELLEN AAN HET TE ERKENNEN / ERKENDE BEDRIJF 2.1. Algemene eisen Teneinde een erkende TIS te worden/zijn, dient het bureau in ieder geval: ingeschreven te staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel danwel in het handels- of beroepsregister volgens de eisen van de wetgeving van het land waar zij is gevestigd; te beschikken over aantoonbare vakkennis en andere deskundigheid te beschikken om alle onder het reglement erkenning TIS vallende activiteiten volgens de geldende eisen te kunnen verrichten; te borgen dat voortdurend aan de eisen uit het vigerende reglement erkenning TIS wordt voldaan Organisatorische en personele eisen Organisatiestructuur De TIS dient inzichtelijk te maken welke positie de verschillende functies hebben binnen de organisatie en welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij een bepaalde functie behoren. Bijvoorbeeld aan de hand van een organisatieschema en functieomschrijvingen. In een overzicht dient te worden aangegeven welke medewerkers respectievelijk de functies hoofdcontroleur TIS, senior controleur TIS en controleur TIS bekleden Deskundigheid medewerkers Per functie dient de TIS de deskundigheid- en ervaringseisen aantoonbaar vast te stellen en ervoor zorg te dragen dat hieraan wordt voldaan en dat de deskundigheid op peil blijft. De TIS dient per functie ten minste het aantal medewerkers met de bijbehorende opleidings- en ervaringseisen in dienst te hebben dat is aangegeven in bijlage 1 van dit reglement. De TIS dient een procedure te hebben die het delen van kennis en ervaringen uit projecten tussen medewerkers borgt Onafhankelijkheid Een TIS moet over een organisatiestructuur beschikken die een objectieve en onafhankelijke uitvoering van de werkzaamheden borgt. Een TIS kan geen afdeling zijn van een organisatie, die zich bezighoudt met ontwerp, realisatie en/of advies. In alle gevallen moet worden voldaan aan de volgende eisen: 1. Een TIS is onafhankelijk van partijen die zich bezighouden met ontwerp, advisering en/of realisatie; hieraan wordt geacht te zijn voldaan als geen van de aandeelhouders een meerderheidsbelang heeft in de TIS. 2. Een TIS heeft geen bemoeienis met activiteiten die met een onafhankelijk oordeel of de integriteit conflicteren, dat wil zeggen dat de TIS-medewerkers niet zijn betrokken bij ontwerp, realisatie, en/of advisering binnen het project waarvoor zij als TIS-medewerker optreden. 3. Een TIS is onafhankelijk van bij een te beoordelen project betrokken partijen, dat wil zeggen niet direct of indirect betrokken bij ontwerp, realisatie en/of advisering van het te beoordelen project; hieronder worden tevens begrepen aandeelhouders met een aanmerkelijk belang ook begrepen. Met andere woorden: een TIS kan geen project beoordelen indien waarbij één of meer van Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 9 van 26

10 de aandeelhouders is betrokken bij één of meer van de te beoordelen onderdelen (ontwerp, advisering en/of realisatie) van het project, danwel opdrachtgever of verzekeraar van het project is, en één van deze betreffende partijen een belang in de TIS heeft van meer dan 5%. 4. De medewerkers moeten onafhankelijk zijn van commerciële, financiële en andere druk, die hun oordeel kan beïnvloeden. De TIS moet procedures implementeren om te waarborgen dat externe partijen de inspectieresultaten niet kunnen beïnvloeden. Indien een TIS gebruik maakt van externe deskundigheid geldt ten aanzien van deze tijdelijke medewerkers overeenkomstige eis. 5. Een TIS moet een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden van de TIS-medewerkers ten opzichte van de aandeelhouders waarborgen door een heldere organisatiestructuur en verantwoording van de TIS ten opzichte van de aandeelhouders. Een TIS dient een procedure te hebben die de onafhankelijkheid overeenkomstig de punten 1 tot en met 5 waarborgt Uitbesteding van (inspectie-)diensten Opmerking Voor de definitie van uitbesteding zie 1.8 Begrippenlijst. De TIS moet een procedure hebben die borgt dat bij uitbesteding van (inspectie)diensten aan de eisen van het reglement erkenning TIS wordt voldaan. Uitbesteding heeft slechts plaats na toestemming van de betrokken partijen. Uitbesteding van de risicoanalyse op het onderdeel constructieve veiligheid is onder het reglement erkenning TIS niet toegestaan Inhuur van medewerkers Opmerking Voor de definitie van inhuur zie 1.8 Begrippenlijst. Inhuur van medewerkers is toegestaan. Dat kunnen ook medewerkers zijn van een ingenieursbureau of een bouwbedrijf mits aan de eisen ten aanzien van onafhankelijkheid volgens paragraaf en de eisen ten aanzien van de deskundigheid volgens bijlage 1 wordt voldaan. Uit oogpunt van maximale transparantie dient de inhuur van medewerkers worden gemeld aan de bij het project betrokken partijen. De TIS moet een procedure hebben die de inhuur van medewerkers regelt. In deze procedure dient te worden opgenomen op welke wijze de deskundigheid en de onafhankelijkheid van de ingehuurde medewerkers worden gewaarborgd. Inhuur van een hoofdcontroleur TIS is niet toegestaan Aansprakelijkheidsverzekering Een TIS dient te beschikken over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering voor schade aan derden en medewerkers. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 10 van 26

11 Geheimhouding (omgaan met vertrouwelijk kennis en informatie) De TIS moet een procedure hebben die borgt dat vertrouwelijk wordt omgegaan met projectspecifieke kennis en informatie. De medewerkers van de TIS, de eventuele ingehuurde medewerkers daaronder begrepen, dienen een geheimhoudingsverklaring te hebben ondertekend Publicatie De TIS mag niets met betrekking tot het project, de opdrachtgever of opdrachtnemer en/of de bevindingen publiceren zonder schriftelijke toestemming van elk van de bij het project betrokken partijen Eisen te stellen aan de bedrijfsprocessen Offerte en overeenkomst De TIS heeft een procedure voor het (altijd) schriftelijk uitbrengen van offertes, waarin ten minste de volgende onderdelen zijn aangegeven: Omschrijving werkzaamheden Eenduidige verwijzing naar uitgangspunten/bescheiden/vraagspecificatie Start en looptijd werkzaamheden Hoofdlijnen plan van aanpak (incl. projectorganisatie) Kosten (Algemene) voorwaarden Naam van de projectverantwoordelijke senior controleur TIS Aantoonbare, projectspecifiek relevante kennis en ervaring van de TIS De TIS bevestigt opdrachten altijd schriftelijk. In de bevestiging worden ten minste de punten uit de offerte opgenomen (of een eenduidige verwijzing naar de offerte en eventuele mutaties) Contractreview De TIS beschikt over een procedure voor het beoordelen van de contractstukken, waarin ten minste is opgenomen: Een beoordeling van de vraagspecificatie teneinde vast te kunnen stellen of de TIS beschikt over voldoende kennis en ervaring om het project succesvol te kunnen uitvoeren. Een controle of de opdacht door een daartoe bevoegd persoon is ondertekend. Een vergelijking van de uitgangspunten van het contract met de offerte. De TIS dient aantoonbaar maatregelen te nemen in geval er afwijkingen worden geconstateerd Plan van aanpak Het Plan van Aanpak vormt de verantwoording van de TIS voor de verschillende stappen in de werkzaamheden van de TIS. Voor aanvang van de werkzaamheden werkt de TIS het plan van aanpak verder uit. De TIS heeft een procedure op welke wijze het plan van aanpak wordt opgesteld en toegespitst op het project. Een plan van aanpak omvat ten minste de volgende zaken: NAW-gegevens en contactpersonen van de betrokken partijen (opdrachtgever, ontwerpende, adviserende en uitvoerende partijen, verzekeringsmaatschappij etc.) Identificatie van het bouwwerk Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 11 van 26

12 Tijdsplanning van de uitvoeringsduur van het bouwwerk alsmede van de beoordelings- en controlewerkzaamheden van de TIS; locatie van de inspecties; behalve het bouwwerk kunnen ook andere locaties waar (prefab) onderdelen worden vervaardigd worden geïnspecteerd Personele organisatie Aanwijzing projectverantwoordelijke senior controleur TIS Inhuur van medewerkers en uitbesteding van diensten met vermelding van NAWgegevens van derde organisaties Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden geldend voor dit project (eventueel onder verwijzing naar de door de TIS gehanteerde functieomschrijvingen) Beoordelingskader Identificatie van de voorhanden zijnde documenten en tekeningen. Tevens aangeven welke tekeningen en documenten nog moeten worden aangeleverd aan de TIS. Beschrijving van de beoordelende werkzaamheden in het kader van de risicoanalyse. Beschrijving van de controlerende werkzaamheden die door de TIS worden uitgevoerd (mede op basis van de risicoanalyse). Overige randvoorwaarden die door de opdrachtgevende en / of verzekerende partij zijn gesteld. De inrichting van de communicatie met opdrachtgever en opdrachtnemer van en eventueel andere betrokkenen bij het project. Dit houdt onder andere in de wijze en de frequentie van verslaglegging, verspreiding van rapportages Personele bezetting Per project wijst de TIS een senior controleur TIS aan die verantwoordelijk is voor: het toepassen van het kwaliteitsbeleid van de TIS het uitvoeren van het betreffende project conform kwaliteitssysteem van de TIS het op het betreffende project voldoen aan de eisen uit dit reglement het naleven van het plan van aanpak van het betreffende project het naleven door de TIS medewerkers van de veiligheidsinstructies op het bouwproject De senior controleur TIS voert niet noodzakelijkerwijs zelf beoordelingen en/of inspecties uit op het betreffende project, doch heeft voldoende kennis van het dossier. De senior controleur TIS is eerste aanspreekpunt voor het project voor betrokken partijen zoals opdrachtgever, bouwbedrijf, verzekeraar Projectdossiers De TIS heeft een procedure voor de vorming en het beheer van de projectdossiers gedurende de looptijd van het project. Alle dossierstukken zijn geïdentificeerd en duidelijk is wat de status is (concept/definitief/vervallen etc.). Het projectdossier omvat ten minste: (kopie) offerte en opdracht Overige contractdocumenten en uitvoeringsvoorwaarden Alle beschikbare relevante projectgegevens (tekeningen, technische omschrijvingen, berekeningen etc.) Plan van aanpak Beoordelingsrapportages ontwerpfase Inspectierapportages uitvoeringsfase Overige correspondentie, notities etc. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 12 van 26

13 De TIS heeft een procedure voor de archivering van de projecten. Dit betreft zowel archivering intern als de overdracht van de dossier(stukken) aan de opdrachtgever aan de TIS. De TIS bewaart de dossiers op een locatie die achteruitgang van de stukken zo goed mogelijk voorkomt, voor een periode van minimaal 10 jaar na afgifte van het eindrapport Eisen te stellen aan beoordelings- en controleactiviteiten De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het formuleren van de vraagspecificatie voor de TIS. Bij het formuleren van de vraagspecificatie kan gebruik worden gemaakt van voorbeelden als opgenomen op de website van CROW Rapportages De TIS legt (tussentijds) verantwoording af over de verrichte werkzaamheden. Daartoe heeft de TIS procedures ten aanzien van de werkwijze bij uit te brengen rapportages. Specifiek dient geregeld te zijn dat er controle plaatsheeft op het voldoen aan de eisen gesteld door de betrokkenen. De vorm waarin de TIS een rapportage uitbrengt is vrij. In de procedure is ten minste opgenomen: Gebruikte rapportagemodellen Verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van de goedkeuring en vrijgave van de rapportages Afgifte van rapportages In de rapportages dienen de documenten die ten grondslag liggen aan de beoordeling eenduidig te worden vermeld. De beoordeelde partij heeft in alle gevallen het recht een weerwoord te geven indien die partij dat nodig acht. Welke informatie op welk moment aan welke partijen moet worden verstrekt dient in het plan van aanpak te worden vastgelegd. Alle rapportages dienen op verzoek ter beschikking te worden gesteld aan de betrokken partijen. Elk project wordt afgesloten met een eindrapport, dat aan alle betrokken partijen wordt verzonden. In het eindrapport dient gemotiveerd te worden aangegeven hoe het eindoordeel tot stand is gekomen. Tevens dient het eindrapport een overzicht te bevatten, waarin de geïdentificeerde risico s, de uitgevoerde inspecties en de getroffen beheersmaatregelen zijn opgenomen. Zaken waarover geen overeenstemming tussen TIS en beoordeelde is bereikt, dienen in de rapportage te worden vermeld. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 13 van 26

14 3 EISEN TE STELLEN AAN HET KWALITEITSSYSTEEM VAN DE TIS 3.1. Inleidend De TIS dient te beschikken over een gedocumenteerd kwaliteitssysteem dat primair gericht is op het voldoen aan de eisen zoals gesteld in hoofdstuk 2. Tevens dient het kwaliteitssysteem te voorzien in procedures ter beoordeling en verbetering van het eigen kwaliteitssysteem en daarmee de kwaliteit van de dienstverlening. Indien de TIS tevens beschikt over een kwaliteitssysteem op basis van afwijkende regelingen (bijvoorbeeld NEN-EN-ISO 9001) dan mogen de benodigde procedures daarin zodanig worden geïntegreerd, dat tevens wordt voldaan aan de eisen uit het reglement erkenning TIS Communicatie De TIS beschikt over een adequate procedure waarin de interne en externe communicatie met betrekking tot projecten is geregeld Keurings-, meet- en beproevingsmiddelen De TIS beschikt over een adequate procedure ter bepaling van de beschikbaarheid en de inzet van geschikte keuring-, meet- en beproevingsmiddelen. Wanneer noodzakelijk om geldige resultaten te bewerkstelligen, moet de meetapparatuur: met gespecificeerde tussenpozen of voorafgaand aan gebruik zijn gekalibreerd of geverifieerd volgens meetstandaarden die herleidbaar zijn tot internationale of nationale meetstandaarden; wanneer deze standaarden niet bestaan, dan moet de basis die is gebruikt voor de kalibratie of verificatie worden geregistreerd. indien nodig worden gejusteerd of opnieuw gejusteerd; worden geïdentificeerd zodat de kalibratiestatus kan worden bepaald; worden beveiligd tegen justeren dat het meetresultaat ongeldig zou maken; worden beveiligd tegen beschadiging en achteruitgang tijdens behandeling, onderhoud en opslag. Verder moet de TIS de geldigheid van de voorgaande meetresultaten beoordelen en registreren, wanneer is gebleken dat de meetapparatuur niet overeenkomstig de eisen functioneert. De TIS moet geconstateerd disfunctioneren, de herbeoordeling van meetresultaten en de genomen maatregelen vermelden in de (tussen)rapportages Klachtenbehandeling De TIS dient te beschikken over een adequate procedure voor het registreren en behandelen van klachten van zijn opdrachtgevers en andere betrokken partijen. Klachten dienen snel en afdoende te worden afgehandeld. Uitgangspunt is dat de TIS en de melder van de klacht overeenstemming bereiken over de afhandeling. Bij elke klacht moet ten minste het volgende worden vastgelegd: datum van de melding van de klacht gegevens van de melder van de klacht omschrijving van de klacht datum en wijze van afhandeling In de procedure moet tevens zijn opgenomen op welke wijze de TIS ten behoeve van kwaliteitsverbetering klachten terugkoppelt binnen de eigen organisatie. Waar nodig dienen maatregelen te worden getroffen om herhaling te voorkomen. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 14 van 26

15 3.5. Projectevaluatie De TIS dient te beschikken over een adequate procedure voor het evalueren van projecten. In de procedure dient te worden voorzien dat bij het project betrokken partijen tevens worden betrokken bij de evaluatie(s), tenzij de betrokken partij schriftelijk aangeeft daar van af te zien. De projectevaluaties dienen te worden gebaseerd op de in bijlage 2 opgenomen vragenlijst. Van de evaluatiebijeenkomst wordt door de TIS een verslag gemaakt, dat wordt opgenomen in het projectdossier. De resultaten van de projectevaluatie dienen aantoonbaar te worden teruggekoppeld binnen de eigen organisatie. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 15 van 26

16 4 HET TOELATINGSONDERZOEK 4.1. Procedure Toelatings-onderzoek 1 Doumentatietoets Afwijkingen Akkoord? 2 Implementatietoets Afwijkingen Akkoord? Afsluiting toelatingsonderzoek Voorlopige erkenning Uiterlijk 1 jaar na voorlopige erkenning. Uitvoering door 3 deskundigen op verzoek van CI. Instemming TIS 3 Kwaliteitstoets Afwijkingen Akkoord? Advies aan CROW Erkenning Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 16 van 26

17 Het toelatingsonderzoek bestaat uit drie delen: 1. Documentatietoets De documentatietoets geeft antwoord op de vraag of de kandidaat TIS alle in het reglement erkenning TIS vereiste zaken in het kwaliteitshandboek heeft vastgelegd. 2. Implementatietoets De implementatietoets dient om te verifiëren of de in het handboek beschreven situatie overeenkomt met de werkelijkheid. 3. Kwaliteitstoets De kwaliteitstoets wordt uitgevoerd om te kunnen beoordelen of de TIS capabel is om de opgedragen werkzaamheden naar behoren uit te kunnen voeren Aanvraag Om in aanmerking te kunnen komen dient een TIS een aanvraag in bij CROW. CROW verstrekt de aanvrager een exemplaar van het reglement erkenning TIS en een offerte. Nadat de aanvrager aan de verplichtingen verband houdende met de aanvraag voor erkenning heeft voldaan start het toelatingsonderzoek. CROW zal een onafhankelijke derde partij opdracht verstrekken tot het uitvoeren van de documentatie- en implementatietoetsen Organisatie van het toelatingsonderzoek Het toelatingsonderzoek wordt uitgevoerd door een auditteam bestaande uit 2 auditoren. De auditerende instelling maakt een afspraak voor het onderzoek en stelt in overleg met de aanvrager een programma op. Voorafgaand aan het bedrijfsbezoek voert het auditteam een beoordeling van de documentatie uit. De omvang van het toelatingsonderzoek bedraagt ten minste: 0,5 dag voor de beoordeling van de documentatie 1,0 dag per bedrijf + 0,5 dag per extra vestiging voor de beoordeling van de implementatie 4.4. Documentatiebeoordeling Tijdens het beoordelen van de documentatie worden eventuele tekortkomingen genoteerd en besproken met de aanvrager. Afhankelijk van de aard van de tekortkoming kan op advies van de Auditerende Instelling ter beoordeling van of namens de directeur CROW, een aanvullend bedrijfsbezoek nodig zijn. Tijdens dit bedrijfsbezoek worden de tekortkomingen, welke gevonden zijn, geëvalueerd met de aanvrager en dienen voor de implementatiebeoordeling te worden opgelost Implementatiebeoordeling Bij de implementatiebeoordeling wordt door een onderzoeksteam gecontroleerd of door de TIS in de praktijk aan het reglement erkenning TIS wordt voldaan. Deze beoordeling omvat onder andere de volgende aspecten: de vereiste en aanwezige vakbekwaamheid van het personeel; de onafhankelijkheid van de TIS en de medewerkers; de gevolgde werkwijze bij risicoanalyses en inspecties; de dossiervorming; de rapportages; het beheer van documenten; de klachtenbehandeling. Bij tekortkomingen wordt een tijdschema overeengekomen voor het uitvoeren van corrigerende maatregelen. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 17 van 26

18 4.6. Beslissing omtrent voorlopige erkenning De Auditerende Instelling legt de bevindingen vast in een schriftelijke rapportage, die wordt verstrekt aan de beoordeelde TIS en de aan CROW. De bij de beoordeling aangetroffen tekortkomingen worden onderscheiden in kritieke en nietkritieke tekortkomingen. Kritieke tekortkoming Het geconstateerde feit is direct van invloed op het functioneren van het kwaliteitssysteem of schaadt direct het vertrouwen in de kwaliteit van de TIS en/of de erkenning. Dit resultaat staat verlening van de erkenning vooralsnog in de weg. Niet-kritieke tekortkoming Het geconstateerde feit is niet of nauwelijks van invloed op het functioneren van het kwaliteitssysteem en tast niet direct (meetbaar) het vertrouwen in de kwaliteit van de TIS en/of de erkenning aan. Dit resultaat staat het verlenen van de erkenning vooralsnog niet in de weg. Het bedrijf dient binnen 3 maanden corrigerende maatregelen te nemen en de AI hiervan schriftelijk bewijs te leveren. Op grond van het advies van de Auditerende Instelling beslist CROW over het al of niet verlenen van een voorlopige erkenning. Op basis van de rapportage van de documentatie- en implementatietoets beslist de directeur van CROW over het verlenen van een voorlopige erkenning. De voorlopige erkenning heeft een geldigheid van één jaar. Indien binnen het jaar geen verzoek is ontvangen omtrent verlening van de erkenning dan kan de directeur van CROW besluiten de voorlopige erkenning in te trekken. Indien de directeur van CROW voornemens is af te wijken van het advies in de rapportage van de Auditerende Instelling, dient hij zich te wenden tot het CvD-TIS. Uitsluitend met toestemming van het CvD-TIS kan van dit advies worden afgeweken Kwaliteitstoets Uiterlijk één jaar na het verlenen van de voorlopige erkenning laat CROW een kwaliteitstoets uitvoeren. De TIS dient na voorlopige erkenning alle TIS-projecten bij aanvang te melden aan CROW. CROW bepaalt in overleg met de TIS op welk moment de kwaliteitstoets zal plaatshebben. CROW verzoekt de Auditerende Instelling één of meer dossiers van door de TIS onder voorlopige erkenning uitgevoerde of in uitvoering zijnde projecten door een ATK te laten beoordelen op de inhoudelijke kwaliteit van de risicoanalyse, het plan van aanpak en het projectdossier. De Auditerende Instelling rapporteert de bevindingen aan de directeur van CROW Beslissing omtrent erkenning Op basis van het rapport van de Auditerende Instelling beslist de directeur van CROW over het verlenen van een erkenning. Indien de directeur van CROW voornemens is af te wijken van het advies in de rapportage van de Auditerende Instelling, dient hij zich te wenden tot het CvD-TIS. Uitsluitend met toestemming van het CvD-TIS kan van dit advies worden afgeweken. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 18 van 26

19 4.9. Beroep tegen beslissing Tegen een beslissing van de directeur van CROW kan door een TIS beroep worden aangetekend. Hierop is het Reglement van Beroep overeenkomstig paragraaf 1.5 van het Reglement Erkenning Technical Inspection Services van toepassing. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 19 van 26

20 5 HET HERHALINGSONDERZOEK 5.1. Inleidend Om de erkenning te behouden zullen periodiek herhalingsonderzoeken worden uitgevoerd. Deze bestaan uit de controle op conformiteit met de eisen gesteld in dit reglement en betreffen zowel documentatie als implementatie Frequentie van de herhalingsonderzoeken Jaarlijks wordt door de Auditerende Instelling een herhalingsonderzoek uitgevoerd. Elke drie jaar wordt het herhalingsonderzoek uitgebreid met een kwaliteitstoets Uitvoering herhalingsonderzoeken en rapportage De herhalingsonderzoeken bestaan uit een documentatie- en implementatiebeoordeling. De documentatiebeoordeling beperkt zich tot de wijzigingen in de afgelopen periode en de in voorgaande beoordeling geconstateerde afwijkingen. Steekproefsgewijs wordt het functioneren van het kwaliteitssysteem getoetst aan de documentatie en de eisen uit de erkenningsregeling. Het beoordelen van onafhankelijkheid en aanwezige deskundigheid maken in elk geval deel uit van de beoordeling. Voor de driejaarlijkse kwaliteitstoets laat de Auditerende Instelling één of meer dossiers van door de erkende TIS uitgevoerde projecten door een ATK beoordelen op de inhoudelijke kwaliteit van de risicoanalyse en het plan van aanpak. De Auditerende Instelling legt de bevindingen vast in een schriftelijke rapportage, die wordt verstrekt aan de erkende TIS en de aan CROW. De bij de beoordeling aangetroffen tekortkomingen worden onderscheiden in kritieke en nietkritieke tekortkomingen overeenkomstig Organisatie van het herhalingsonderzoek Het herhalingsonderzoek wordt uitgevoerd door één auditor. De auditerende instelling maakt een afspraak voor het onderzoek en stelt in overleg met de aanvrager een programma op. De omvang van het toelatingsonderzoek bedraagt ten minste: 1,00 dag per bedrijf + 0,5 dag per extra vestiging voor de beoordeling van de implementatie en de (wijzigingen in de) documentatie Beslissing omtrent verlenging van de erkenning Op basis van de beoordeling door de Auditerende Instelling beslist de directeur van CROW over het verlengen van de erkenning. Indien de directeur van CROW voornemens is af te wijken van het advies in de rapportage van de Auditerende Instelling, dient hij zich te wenden tot het CvD-TIS. Uitsluitend met toestemming van het CvD-TIS kan van dit advies worden afgeweken Promotie en degradatie Een TIS die wenst te worden ingedeeld in een andere categorie dient daartoe een aanvraag in te dienen bij CROW. CROW zal de Auditerende Instelling verzoeken het eerstvolgende herhalingsonderzoek uit te voeren op basis van de eisen in de andere categorie. In geval van een verzoek om te worden Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 20 van 26

21 ingedeeld in een hogere categorie zal het onderzoek (zonodig) worden uitgebreid met een kwaliteitstoets. Op basis van de beoordeling door de Auditerende Instelling beslist de directeur van CROW over het verlenen van de erkenning voor de aangevraagde categorie. Indien de directeur van CROW voornemens is af te wijken van het advies in de rapportage van de Auditerende Instelling, dient hij zich te wenden tot het CvD-TIS. Uitsluitend met toestemming van het CvD-TIS kan van dit advies worden afgeweken Beroep tegen beslissing Tegen een beslissing van de directeur van CROW kan door een TIS beroep worden aangetekend. Hierop is het Reglement van Beroep overeenkomstig paragraaf 1.5 van het Reglement Erkenning Technical Inspection Services van toepassing. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 21 van 26

22 6 OVERIGE BEPALINGEN 6.1. Publicatie reglement erkenning TIS Het reglement erkenning TIS ligt ter inzage bij CROW. Bij de formele aanvraag ontvangt de deelnemer een exemplaar van het reglement erkenning TIS. Zolang de erkenning of behandeling van de aanvraag van een erkenning duurt ontvangt de erkende TIS bericht over wijzigingen van het reglement erkenning TIS. Desgewenst verstrekt CROW een exemplaar van het reglement erkenning TIS tegen betaling van een vastgesteld bedrag Register erkende bedrijven CROW stelt een register op van erkende TIS en. Na de uitgifte van een erkenning neemt CROW de TIS op in het register van erkende TIS en. Het register omvat de volgende gegevens: bedrijfsnaam van de erkende TIS postadres, postcode en plaats van de erkende TIS telefoon- en faxnummers van de erkende TIS adres en de website van de erkende TIS scope Het register is via de website van CROW te raadplegen. Intrekkingen worden gedurende zes maanden in het register gepubliceerd Rechten gebruik erkenningslogo 1. De erkende TIS is verplicht het erkenningslogo bij de onder erkenning geleverde diensten op een met CROW overeengekomen wijze te hanteren. Wijziging kan uitsluitend na overleg en met instemming van CROW. 2. Acties ter bescherming van het erkenningslogo tegen derden komen aan CROW toe, met dien verstande dat de tot het gebruik van dit logo gerechtigde erkende TIS en en tezamen met CROW een vordering kunnen instellen, dan wel dat CROW hun belang kan laten gelden in tegenover derden gerichte eisen College van Deskundigen TIS Instelling Tot het erkenningsysteem van CROW behoort het functioneren van een College van Deskundigen. CROW stelt in overleg met de belanghebbende groeperingen een College van Deskundigen (CvD-TIS) in Taken Het CvD-TIS is verantwoordelijk voor inhoud en functioneren van de erkenningsregeling. Op de agenda van de vergaderingen staan: de soort erkenning, het gebruik en de betekenis van de erkenning en het erkenningslogo; het te hanteren reglement; het functioneren van de TIS-erkenning. Het CvD-TIS heeft verder tot taak: Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 22 van 26

23 overleg over de behoefte aan nieuwe c.q. de wijziging van het reglement erkenning TIS; het (doen) opstellen, het (doen) wijzigen en het vaststellen, alsmede het bindend verklaren beoordelingsgrondslagen; het vaststellen en wijzigen van de controlefrequentie, alsmede het afwijken van deze frequentie; fungeren als klankbord voor CROW bij de interpretatie van het reglement erkenning TIS; het evalueren van de jaarlijkse rapportage door CROW Organisatie Het CvD-TIS is op evenwichtige wijze samengesteld uit vertegenwoordigers van belanghebbende groeperingen in de desbetreffende sectoren. Het CvD-TIS wordt ondersteund door een secretaris van CROW. CROW benoemt een onafhankelijk voorzitter en uit het CvD wordt een plaatsvervangend voorzitter gekozen. Bestuursleden, c.q. stafleden van CROW kunnen adviserend lid zijn; zij kunnen zich tijdens vergaderingen door één van hun medewerkers laten vervangen of bijstaan. De voorzitter en de leden van het CvD-TIS hebben zitting gedurende vier jaar; zij kunnen worden herbenoemd. Hun lidmaatschap vervalt, zodra het desbetreffende lid niet meer als representant van zijn groepering kan worden beschouwd. CROW draagt in overleg met de vertegenwoordigde organisatie zorg te voorzien in de ontstane vacature. Voorzitter en leden van het CvD-TIS zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot vertrouwelijke informatie en specifieke bedrijfsgebonden gegevens. De geheimhouding wordt vastgelegd in schriftelijke door de leden van de CvD-TIS ondertekende verklaringen. Het CvD-TIS vergadert zo vaak als nodig is voor het goed functioneren, ten minste tweemaal per jaar. Het college neemt haar beslissing in principe op basis van consensus of indien geen consensus kan worden bereikt met meerderheid van stemmen. Bij staken van stemmen beslist de voorzitter of zijn plaatsvervanger. Voor het nemen van geldige besluiten is een quorum nodig van de helft plus één van het zittende aantal leden. Overigens regelt het CvD zelfstandig de werkwijze met inachtneming van het bepaalde in dit reglement Bevoegdheden Het CvD-TIS kan deskundigen op een specifiek gebied uitnodigen. Deze personen hebben een adviserende stem. Het CvD-TIS kan commissies instellen. Samenstelling, taak en werkwijze van deze commissies worden schriftelijk vastgelegd. Deze taken kunnen onder andere inhouden: advies- c.q. studieopdrachten, eventueel in samenwerking met andere organisaties; opstellen of wijzigen van het reglement erkenning TIS en/of kwaliteitseisen; Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 23 van 26

24 6.5. Auditteam Kwaliteitstoets CROW benoemt op voordracht van het CvD-TIS op basis van hun deskundigheid en hun onafhankelijke positie een groep specialisten, die in staat zijn het werk van een TIS op (technische) kwaliteit te beoordelen. Op verzoek van een Auditerende Instelling vormen drie leden uit deze groep een Auditteam Kwaliteitstoets (ATK) dat een kwaliteitstoets doet en de bevindingen rapporteert aan de Auditerende Instelling. Ten aanzien van de deskundigheid van de leden van het ATK gelden de eisen zoals in bijlage 1 zijn vermeld voor een Hoofdcontroleur TIS Klachten en sancties De klachtenregeling is beperkt tot klachten van bij een project betrokken partijen betreffende het toepassen van de erkenningsregeling door een TIS De erkende TIS is verplicht klachten over de onder de erkenning geleverde diensten te registreren en snel en afdoende op te lossen. Tijdens de periodieke onderzoeken wordt inzage in de verdere behandeling van de geregistreerde klachten gevraagd De erkende TIS is gehouden ernstige of structurele klachten van afnemers over de diensten onmiddellijk aan CROW te melden Ingeval de erkende TIS en afnemer geen overeenstemming bereiken aangaande een klacht over de diensten stelt CROW een onderzoek in naar de aard en de oorzaak van de geconstateerde tekortkomingen en brengt daarover aan klager en de erkende TIS rapport uit. CROW zal de kosten hiervan op basis van ongelijk bij klager of de erkende TIS in rekening brengen Indien de klacht gegrond blijkt, kan dit voor CROW aanleiding zijn tot nader overleg met de erkende TIS over herziening van de interne kwaliteitsbewaking c.q. het kwaliteitssysteem, verscherping van de controle en zo nodig tot een schriftelijke waarschuwing of een opschorting van de erkenning Een opschorting wordt schriftelijk door CROW opgeheven, nadat ten genoegen van CROW is aangetoond, dat de betrokken erkende TIS afdoende maatregelen heeft genomen Indien binnen vier weken na de dagtekening van de opschorting de in artikel bedoelde maatregelen niet door de betrokken TIS zijn genomen, zal CROW overgaan tot intrekking van de erkenning. Intrekking van de erkenning wordt per aangetekend schrijven aan de TIS kenbaar gemaakt Ingeval van opschorting of intrekking van de erkenning zal de TIS zich onthouden van ieder gebruik van het erkenningslogo voor betreffende diensten en zich eveneens dienen te onthouden van het wekken van de indruk dat de TIS nog het recht zou hebben tot levering van diensten onder erkenning met het erkenningslogo. Ingeval van overtreding van deze bepaling, zal de erkende TIS aan CROW een terstond opeisbare boete van ,- dienen te betalen, alsmede een boete van 1.000,- voor iedere dag dat genoemde overtreding voortduurt. Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 24 van 26

25 REGLEMENT ERKENNING TECHNICAL INSPECTION SERVICE VERSIE 1.1 Bijlage 1 Competentiematrix TIS competentie Kennis en ervaring van individuele TIS medewerkers Beschikbare kennis en ervaring binnen de TIS Categorie Categorie I Categorie II Categorie III Functie Opleiding algemeen Opleiding specifiek * Opleiding t.b.v. civiele werken Opleiding t.b.v. B&U-werken Praktijkervaring in de branche Relevante ervaring ** Hoofd controleur TIS Senior controleur TIS Controleur TIS Hoofd controleur TIS Senior controleur TIS * Opleiding of afstudeerrichting aansluitend op de scope van de TIS ** Relevante ervaring is ervaring met ontwerp en uitvoering en/of met risicoanalyse van projecten *** Werkervaring in dienst van erkende TIS Controleur TIS Hoofd controleur TIS Senior controleur TIS Controleur TIS WO/HBO WO/HBO HBO WO/HBO WO/HBO HBO WO/HBO WO/HBO HBO Relevante technische opleiding Relevante technische opleiding Relevante technische opleiding Civiele techniek Civiele techniek Civiele techniek Bouwkunde Civiele Techniek Bouwkunde Civiele Techniek Bouwkunde Civiele Techniek > 10 jaar > 6 jaar > 4 jaar > 12 jaar > 8 jaar > 6 jaar > 15 jaar > 10 jaar > 8 jaar > 5 jaar > 3 jaar > 2 jaar > 7 jaar > 4 jaar > 3 jaar > 10jaar > 5 jaar > 5 jaar TIS ervaring *** geen geen geen > 3 jaar > 2 jaar > 2 jaar > 5 jaar > 3 jaar > 3 jaar Aantal zelfstandig in functie uitgevoerde projecten per categorie over de afgelopen 3 jaar Minimum aantal medewerkers per functie in vaste dienst van de TIS Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 25 van 26

26 REGLEMENT ERKENNING TECHNICAL INSPECTION SERVICE VERSIE 1.1 Bijlage 2 Vragenlijst projectevaluatie Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie oktober 2009 Pagina 26 van 26