Nota van toelichting 2 Erkenningsregeling TIS

Transcriptie

1 Nota van toelichting 2 Erkenningsregeling TIS van: ir. Niels van Ommen datum: 7 juni 2011 onderwerp: Nota van toelichting 2 op het Reglement Erkenning Technical Inspection Services versie 1.1. vastgesteld: Ja Inleiding Deze 2 e Nota van toelichting (kortweg: Nota) is een aanhangsel bij het Reglement Erkenning Technical Inspection Services, RGL TIS 01, versie 1.1, vastgesteld d.d. 12 oktober 2009 (kortweg: Regeling). De Nota is op 7 juni 2011 besproken en vastgesteld door het College van Deskundigen TIS (CvD-TIS) en heeft de volgende drie doelstellingen: 1. Ondubbelzinnige interpretatie van (onderdelen van) de Regeling bevorderen. 2. Vastleggen van nadere procedurele afspraken, voor zover die in de Regeling niet zijn opgenomen of niet eenduidig zijn. 3. Het verscherpen of toevoegen van eisen uit/aan de Regeling Interpretatie Verzekeringsmakelaars Ten aanzien van de interpretatie van paragraaf van de Regeling heeft de vraag voorgelegen of zogenaamde verzekeringsmakelaars in aanmerking komen om TIS te worden. Onder verzekeringsmakelaars wordt hier verstaan: een partij of persoon die adviseert en bemiddelt in de totstandkoming van verzekeringen. Aangezien een dergelijke makelaar adviseert en meestal voor een of enkele verzekeraars werkt (en dus niet altijd ongebonden is), is de vigerende interpretatie over verzekeringsmakelaars in het licht van de Regeling als volgt: - Een verzekeringsmakelaar wordt gezien als partij die zich bezig houdt met advisering, zoals bedoeld in paragraaf 2.2.3, lid 1 van de Regeling. Hieruit volgt dat een verzekeringsmakelaar geen meerderheidsbelang kan hebben in een TIS. - Een TIS waarin een verzekeringsmakelaar een aanmerkelijk belang heeft (>5%), kan geen project beoordelen waarbij diezelfde makelaar ook op andere wijze betrokken is. Sanctiebeleid Uit de Regeling blijkt dat de omgang met (niet) kritieke tekortkomingen door een (voorlopig) erkende TIS van invloed is op de advisering (door de AI) en de beslissing (door de directeur van CROW) omtrent de erkenning en/of de verlenging daarvan (hoofdzakelijk: paragrafen 4.6, 4.8 en 5.5). Uit de betreffende bepalingen moet worden gelezen dat als de TIS (niet) kritieke tekortkomingen onvoldoende corrigeert, geadviseerd/besloten kan worden om geen (voorlopige) erkenning af te geven of om deze niet te verlengen. Wat in de Regeling nog ontbreekt is antwoord op de volgende vragen: 1. Wat gebeurt er als besloten wordt om een voorlopige erkenning niet om te zetten in een erkenning: kan de TIS dan de status van voorlopige erkenning behouden? 2. Wat gebeurt er als besloten wordt dat een erkenning niet verlengd wordt: kan de TIS dan terugvallen op een status van voorlopige erkenning?

2 3. Welke maatregelen en sancties kan de AI adviseren en staan de directeur van CROW ter beschikking, afgezien van het niet afgeven en niet verlengen van een (voorlopige) erkenning? Ad 1 Het antwoord op deze vraag is Nee. Een TIS waarover besloten wordt om de voorlopige erkenning niet om te zetten in een erkenning verliest tevens zijn status van voorlopige erkenning. Wil een dergelijke TIS alsnog in aanmerking komen voor een erkenning, dan zal deze TIS opnieuw een aanvraag moeten indienen (zie paragraaf 4.2 van de Regeling) en opnieuw eerst de status van voorlopig erkende TIS moeten verwerven. Ad 2 He antwoord op deze vraag is Nee. Een TIS waarvan de erkenning niet verlengd wordt (waardoor de erkenning vervalt) kan niet terugvallen op een status van voorlopige erkenning. Wil een dergelijke TIS alsnog in aanmerking komen voor een erkenning, dan zal deze TIS opnieuw een aanvraag moeten indienen (zie paragraaf 4.2 van de Regeling) en opnieuw eerst de status van voorlopig erkende TIS moeten verwerven. Ad 3 De AI kan op basis van het toelatingsonderzoek, de kwaliteitstoets en het herhalingsonderzoek adviseren om de volgende maatregelen of sancties te treffen: het niet verlenen of niet verlengen van een (voorlopige) erkenning. De Regeling voorziet ook in sancties als een schriftelijke waarschuwing, opschorting en intrekking van de erkenning, maar alleen als gevolg van klachten van bij een project betrokken partijen betreffende het toepassen van de Regeling door een TIS (zie paragraaf 6.6.). Deze opties zullen worden uitgebreid met maatregelen en sancties die ook op basis van een willekeurige aanleiding door de AI geadviseerd kunnen worden. Met andere woorden: ongeacht de wijze waarop tekortkomingen aan het licht komen, kan de AI (uiteraard na zorgvuldig onderzoek) adviseren (om ook) de volgende maatregelen en sancties toe te passen: a. schriftelijke waarschuwing; b. tijdelijke opschorting van de erkenning; c. intrekking van een erkenning. Uit de Regeling is slechts op hoofdlijnen af te leiden welke tekortkomingen, situaties of incidenten leiden tot welke (reeds beschreven) maatregelen of sancties. Ook voor genoemde nieuwe sancties zal niet in detail worden beschreven in welk geval zij moeten worden toegepast. Het is aan de AI om een aanleiding te beoordelen en te koppelen aan een advies over gepaste sancties. Over het algemeen geldt wel: a. Een schriftelijke waarschuwing kan naast bepalingen uit de Regeling ook betrekking hebben op schending van de omgangsregels die in het normale verkeer tussen mensen gelden. Denk aan het achterhouden van informatie, het herhaaldelijk overschrijden van gestelde termijnen, etc. Een schriftelijke waarschuwing wordt opgenomen in het dossier van CROW over een TIS en kan meewegen bij de beoordeling van toekomstige situaties die aanleiding geven tot heroverweging van de (voorlopige) erkenning van een TIS. b. Een tijdelijke opschorting kan worden toegepast wanneer de oorzaak of remedie van een tekortkoming nog nader onderzocht moeten worden, of omdat deze tekortkoming ondanks herhaaldelijk verzoek nog niet is gecorrigeerd, terwijl deze tekortkoming andere betrokken partijen kan benadelen als de TIS blijft opereren onder de reikwijdte van de Regeling. In een dergelijk geval is ook hier paragraaf van de Regeling van toepassing. c. Het intrekken van een erkenning hoeft niet alleen het passieve gevolg te zijn van het niet verlengen van een erkenning. De AI kan ook op andere gronden en momenten (zie hierboven) adviseren tot intrekking van een erkenning. 2

3 Onafhankelijkheidsparagraaf In het CvD-TIS zijn de volgende besluiten genomen als het gaat om de interpretatie van de onafhankelijkheidsparagraaf uit de Regeling. Om de achtergrond en betekenis van de besluiten goed te duiden, zijn zowel de vragen weergegeven (die in het CvD-TIS zijn besproken) als de antwoorden en besluiten van het CvD-TIS. Deze besluiten zijn cursief gedrukt en geven dus weer wat de vigerende interpretatie is onder de Regeling. 1. Mag een bedrijf dat een (voorlopige) erkenning TIS heeft, een opdracht aannemen als vertegenwoordiger / bijstaander / gemachtigde van de opdrachtgever (bijvoorbeeld: voor het uitvoeren van traditionele toezichttaken )? NEE. Als het antwoord nee is, geldt dan dat dit bedrijf deze opdracht niet mag aannemen en uitvoeren onder het keurmerk TIS of mag dit bedrijf dergelijke opdrachten in het geheel niet uitvoeren? Een (voorlopig) erkende TIS mag in zijn geheel geen opdrachten uitvoeren waarin het optreedt als vertegenwoordiger / bijstaander / gemachtigde van de opdrachtgever (of van de opdrachtnemer). Werkzaamheden zoals het optreden als directie of als toezichthouder namens de directie zijn dus uitgesloten. 2. Mag een bedrijf dat een (voorlopige) erkenning TIS heeft, een ontwerp toetsen en haar bevindingen rapporteren, als dat ontwerp gemaakt is door één van de aandeelhouders (>5%) van die TIS? NEE. En als het antwoord nee is, mag dat dan wel als het bedrijf deze opdracht uitvoert zonder het rapport te voorzien van het keurmerk TIS? Nee, een (voorlopig) erkende TIS mag in het kader van zijn onafhankelijkheid in het geheel geen beoordeling doen van onderdelen van het werk (zoals een ontwerp) als die onderdelen zijn gemaakt door/onder verantwoordelijkheid van een aandeelhouder (> 5%) van die TIS. 3. Mag een bedrijf dat een (voorlopige) erkenning TIS heeft, een opdracht aanvaarden waarbij hij een rol heeft bij slechts één van de projectfases. Bijvoorbeeld: onafhankelijk toezicht houden tijdens de uitvoeringsfase, zonder dat ook het ontwerp wordt bekeken? JA, maar de betreffende rapporten mogen dan niet worden voorzien van het keurmerk TIS (omdat het niet voldoet aan de eis t.a.v. integraliteit, zoals die volgt uit het Reglement). Daarnaast geldt dat dit alleen is toegestaan als de dienst niet strijdig is met punt 1 hierboven. 4. In paragraaf van het Reglement is voorzien dat de bij een project betrokken partijen op verzoek alle rapportages ter beschikking moet worden gesteld. Betekent dit dat alle betrokken partijen te allen tijde desgewenst inzicht moeten krijgen in alle rapportages van de TIS, zonder belemmering of vertraging? JA, hoewel het denkbaar is dat een opdrachtgever van een TIS wel bepaalde afspraken wil maken bijvoorbeeld om nieuws te managen dat van invloed kan zijn op zijn imago. Maar de basisregel is dat elke betrokken partij (zijnde OG, ON en verzekeraar, niet de adviseur) te allen tijde inzicht moet kunnen krijgen in rapportages van de TIS. Hoe verhoudt zich dat met de zin ervoor: Welke informatie op welk moment aan welke partijen moet worden verstrekt moet in het plan van aanpak worden vastgelegd. Dit ziet alleen op de afspraken die de TIS maakt ten aanzien van actieve verstrekking van informatie. Dit doet niets af aan het feit dat andere betrokken partijen desgewenst ook inzicht moeten kunnen krijgen (passieve verstrekking van informatie). Reikwijdte eisen aan TIS bedrijf/diensten Naar aanleiding van punt 3 hierboven kan zich de vraag voordoen: Als een TIS een nietintegrale dienst verleend, moet deze TIS zich dan desondanks houden aan voorschriften en de werkwijze zoals die in de Regeling zijn beschreven? Het antwoord hierop is: JA. In hoofdstuk 2 van de Regeling zijn eisen gesteld aan het TIS bedrijf. Uit paragraaf 2.1, laatste bullit, volgt dat een TIS bij al zijn diensten moet voldoen aan de eisen uit de Regeling. Dus ook bij nietintegrale opdrachten. 3

4 Gebruik van het logo (CROW keur TIS) In paragraaf 6.3 van de Regeling alsmede artikel 3 van de overeenkomsten tussen CROW en (voorlopig) erkende TISsen staan voorschriften ten aanzien van het gebruik van het keurmerk of (erkennings)logo TIS. Hiermee wordt gedoeld op het beeldmerk met daarop de tekst CROW keur TIS (hierna: logo). Genoemde, bestaande voorschriften hebben betrekking op gebruik van het logo in het kader van geleverde diensten en correspondentie in relatie tot de Regeling. Nog onduidelijk was of het logo door TISsen ook gebruikt mag worden gekoppeld aan hun bedrijfsnaam. Daarnaast kan, tegen de achtergrond van bovenstaande punten onder de kop Onafhankelijkheidsparagraaf onduidelijkheid ontstaan voor welke diensten en bij welke correspondentie wel of geen logo mag worden gebruikt. Daarom de volgende aanvulling en verduidelijking: - Het CROW keur TIS is verkregen door het TIS bedrijf. Daarom MAG het logo door het bedrijf in combinatie met zijn eigen naam worden gebruikt voor algemene promotie, op de website, algemene correspondentie, onder mails, etc. Het doel van dit gebruik is te duiden dat de lezer/waarnemer te maken heeft met een erkend TIS bedrijf dat onder die erkenning diensten kan aanbieden. - Indien een TIS diensten levert die vallen onder de reikwijdte van de Regeling, MOET het logo op alle project gerelateerde correspondentie, rapporten, verklaringen, etc. worden gebruikt. Het doel hiervan is te duiden dat de betreffende dienst conform de TIS erkenning wordt uitgevoerd. - Indien een TIS diensten levert buiten de reikwijdte van de Regeling (bijvoorbeeld doordat de TIS niet integraal maar slechts één projectfase inspecteert, zie hierboven bij punt 3), is het NIET TOEGESTAAN om in relatie tot dat project op project gerelateerde correspondentie, rapporten, verklaringen, etc. het logo te gebruiken. - Een uitzondering op voorgaande bepaling doet zich voor wanneer een opdrachtgever voorafgaand aan opdracht aangeeft voornemens te zijn: o inspecties weliswaar gefaseerd aan te besteden, maar desondanks: o TIS inspecties uit te willen laten voeren naar zowel het ontwerp (engineering), de voorbereiding en de uitvoering van werkzaamheden, met als doel om o op basis van die inspecties een verzekerde garantie af te sluiten. In dat geval MOET eveneens het logo op alle project gerelateerde correspondentie, rapporten, verklaringen, etc. worden gebruikt. - Bij offertes voor een opdracht die een niet-integrale scope omvat, MAG het logo worden toegepast om aan te geven dat men te maken heeft met een erkend TIS bedrijf dat onder die erkenning diensten kan aanbieden. Dit gebruik van het logo is echter ALLEEN TOEGESTAAN indien de TIS expliciet in de offerte aangeeft dat de aangeboden diensten niet vallen onder de reikwijdte van de Regeling, omdat de scope niet integraal is. Navenant is het de TIS dan NIET TOEGESTAAN om in relatie tot dat project op project gerelateerde correspondentie, rapporten, verklaringen, etc. het logo te gebruiken. Tenzij bovengenoemde uitzondering van toepassing is. Naast het CROW keur TIS is CROW ook eigenaar van het beeldmerk met het schuifmaatje en de tekst: Erkenningsregeling TIS. Dit logo is specifiek gekoppeld aan de Regeling, het gebruik hiervan door TISsen en/of derden is niet toegestaan, zonder voorafgaande toestemming van CROW. 4

5 Procedurele aspecten Aanvragen kwaliteitstoets en herhalingsonderzoek De Regeling is niet eenduidig op het punt wie initiatief neemt tot het uitvoeren van de kwaliteitstoets. In paragraaf 4.7 staat dat CROW een toets laat uitvoeren en dat CROW het moment van de toets in overleg met de TIS bepaalt. Uit paragraaf 4.6 kun je opmaken dat initiatief van de TIS wordt verwacht omdat vermeld wordt Indien binnen het jaar geen verzoek is ontvangen omtrent verlening van de erkenning Ten aanzien van het herhalingsonderzoek (hoofdstuk 5) is ook onvoldoende duidelijk wie initiatief zou moeten nemen om het onderzoek te starten. Voortaan gelden de volgende afspraken: - CROW zal de TIS die in aanmerking komt voor het verkrijgen of verlengen van een erkenning daarvan tijdig op de hoogte stellen. Resultaat hiervan moet zijn dat er een datum is vastgelegd waarop het (kwaliteits- of herhalings-) onderzoek wordt uitgevoerd in het kader van die verlening of verlenging. CROW of de AI stellen deze datum vast in overleg met de TIS. Bij moeilijk verenigbare agenda s wijzen CROW of de AI een datum aan. - Het onderzoek start vóór het verstrijken van de vigerende erkenning van de TIS. Afronding kan mogelijk langer duren (zie ook hierna). - Het staat een TIS vrij om op eigen beweging CROW te attenderen op een naderend verstrijken van de vigerende erkenning van de TIS, met als doel al vroegtijdig een afspraak te maken voor onderzoek. Geldigheid erkenning gedurende onderzoek De geldigheidsduur van een (voorlopige) erkenning TIS is steeds een jaar. Het onderzoek door de AI in het kader van het verlenen of verlengen van een erkenning TIS, de kwaliteitstoets daarbij inbegrepen, dient steeds aan te vangen voordat die geldigheidsduur verstreken is. Mocht het onderzoek echter pas worden afgerond op een datum later dan de datum waarop de geldigheid van de (voorlopige) erkenning verstrijkt, dan blijft de vigerende status van erkenning van de TIS van toepassing. In geval van een positief besluit over verlenen / verlengen geldt dan de datum van verstrijken van de vorige erkenning weer als startdatum voor de nieuwe geldigheidsduur. Met andere woorden: zo lang een onderzoek door de AI voortduurt, kan de TIS zich bogen op de reeds verworven status van erkenning. Dit is niet van toepassing indien besloten wordt dat tekortkomingen onvoldoende (tijdig) zijn gecorrigeerd, noch indien maatregelen of sancties worden opgelegd zoals elders in voorliggende Nota of in de Regeling beschreven. 5