Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten

Transcriptie

1 Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten Inleiding Op 6 december 1991 werd statutair de Stichting Geschiedschrijving in de gemeente Dronten opgericht. De stichting had tot doel: het vastleggen van de geschiedenis van de drie gemeenschappen/dorpen binnen de gemeente Dronten inclusief Ketelhaven/Roggebot en de publicatie ervan. De stichting richt een daarop betrekking hebbend archief op. De stichting tracht dit doel ondermeer te bereiken door het inschakelen van vrijwilligers en bestuursleden voor het verrichten van onderzoek het verzamelen van gegevens/materiaal bij instellingen en particulieren; tevens wil de stichting instellingen en bedrijven stimuleren hun geschiedenis vast te leggen. Sinds haar bestaan heeft de stichting aan het verwezenlijken van bovenstaande doelstellingen gewerkt. Dat alles resulteerde in het ontstaan van een eigen archief dat ondergebracht is in Nieuwland erfgoed centrum en de in 2004 gestarte publicatie van een reeks aan de geschiedenis van Dronten gewijde jaarboeken. De discussie over het al of niet behouden van de pioniersbarak leidde tot het besef dat de in 1991 geformuleerde doelstellingen niet meer voldeden. Hetgeen in 2014 resulteerde in een aanpassing ervan. De huidige doelstellingen zijn in het nieuwe statuut als volgt omschreven: - het vastleggen, bewaren en conditioneren van de geschiedenis van de drie gemeenschappen/dorpen binnen de gemeente Dronten inclusief Ketelhaven en Roggebot; - het (doen) beheren van goederen en gebouwen in de gemeente Dronten van cultuurhistorische waarde. In het statuut worden ook de middelen genoemd waarmee bovenstaande doelstellingen verwezenlijkt kunnen worden. - het opzetten en beheren van een op voormeld doel betrekking hebbend archief; - het inschakelen van vrijwilligers en bestuursleden bij het verrichten van onderzoek en het verzamelen van gegevens/materiaal bij instellingen en particulieren; - het stimuleren van instellingen en bedrijven om hun geschiedenis vast te leggen; - het (doen) organiseren van evenementen, activiteiten en/of bijeenkomsten; - zowel nationaal als internationaal - al datgene te doen of te laten verrichten wat naar het oordeel van haar bestuur noodzakelijk, nuttig en/of gewenst is. Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten

2 In de nu volgende beleidsnotitie wordt uiteengezet hoe en wanneer in de komende periode bovenstaande doelstellingen gerealiseerd zullen worden. Het daarbij te volgen tijdpad zal in de werkplannen worden opgenomen. 1. Publicaties De in 2004 ingezette reeks zal worden gecontinueerd. In 2014 zijn wij begonnen met de publicatie weer in kleur uit te geven. Ons doel is deze lijn voort te zetten, tenzij de ermee gemoeide financiën dat niet toestaan. De beslissing daartoe zal op basis van een meerjaren begroting genomen worden. De tot nu toe gevolgde werkwijze waarbij het boek door de interviewgroep in samenspraak met de redactie tot stand komt, voldoet zodanig dat deze ongewijzigd gehandhaafd kan blijven. Wel lijkt het ons wenselijk de interviewgroep te verbreden en de redactie van een redactiestatuut te voorzien. De stichting zal ook de komende vier jaar een bijdrage blijven leveren voor de rubriek in de Flevopost Dronten Toen. Beleidsvoornemens 1 en 2 1. Het opstellen van een redactiestatuut waarin rechten van de redactie ten opzichte van het bestuur en de interviewers tot uitdrukking wordt gebracht. 2. Het uitbreiden van het aantal interviewers. 2. Archief De stichting beschikt over een eigen archief. Het is ondergebracht in Nieuw Land erfgoed Centrum. De museale- en archieffunctie van deze dienst zal komende jaren van elkaar gescheiden worden. Hetgeen mogelijk gevolgen voor ons archief heeft. Ze bestaat oorspronkelijk uit een aantal documenten, dat deels geïnventariseerd is en deels niet. Daarnaast is in de loop der jaren een redelijk omvangrijk beeldarchief bestaande uit foto's en filmpjes ontstaan. Dit archief is wel gedigitaliseerd, maar weinig toegankelijk. Goede bijschriften ontbreken. Beleidsvoornemens 3, 4 en 5 3. Nader onderzoeken welke gevolgen de reorganisatie van het archief voor onze stichting heeft. N.a.v. de uitkomsten ervan beleid formuleren. 4. In beeld brengen in welke mate ons eigen archief geïnventariseerd is. De toegankelijkheid ervan vaststellen en zo nodig naar aanleiding hiervan een plan van aanpak opstellen en de uitvoer ervan in de werkplannen op te nemen. 5. Ons digitaal beeldarchief toegankelijk voor de bevolking van Dronten maken door ze alle van adequate bijschriften te voorzien en vervolgens ze via internet toegankelijk te maken. Voor realisering van het eerste voornemen een kleine werkgroep bestaande uit vrijwilligers in leven te roepen. Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten

3 3. Lezingen en rondleidingen De stichting verzorgt tegen een redelijke vergoeding lezingen en rondleidingen. Doel van de lezingen is primair informatie te delen met belangstellingen en secundair het verkrijgen van naamsbekendheid. Daarnaast verzorgt de stichting zo mogelijk jaarlijks een lezing voor donateurs en belangstellenden over een onderwerp dat de polder in het algemeen betreft. Daarbij kan aansluiting worden gezocht bij de maand van de geschiedenis. 4. Excursies De stichting verzorgt zo mogelijk jaarlijks een excursie voor haar donateurs. 5. Educatie De stichting wil de schoolgaande jeugd meer bekend maken met de geschiedenis van de polder en die van de gemeente Dronten in het bijzonder. Daarbij richt ze zich specifiek op de bovenbouw van de basisschool en de onderbouw van het voortgezet onderwijs. Ze doet dit middels lesbrieven en lezingen. Deze educatieve dienstverlening is gratis. Inmiddels is via onze website voor de basisscholen een achttal lessen beschikbaar. Beleidsvoornemen 6 6. Voor het voortgezet onderwijs een viertal lessen te ontwikkelen. 6. De Barak De stichting zet zich in voor het bewaren van een barakelement in gereconstrueerde vorm. Ze acht het van belang dat ouderen en jongeren in een soort tastbare vorm in aanraking worden gebracht met het verleden. Daarnaast zou door fysiek aanwezig te zijn ook het bestaan van de stichting aan concreetheid winnen. De gemeente heeft voor de realisering van de replica een bedrag gereserveerd. Met de stichting recreatiepark en het IVN zijn er gesprekken gaande om de replica te koppelen aan een gezamenlijke 'informatie' ruimte. Op dit moment is er nog onvoldoende zicht op de financiële haalbaarheid van het gehele project. Mocht dat er komen, dan zullen de participanten zich moeten buigen over de wijze van exploiteren van het geheel en het onderhoud er van. Duidelijk is wel dat zeker in de aanloopjaren de stichting financieel zal moeten bijspringen t.a.v. de exploitatie. Beleidsvoornemen 7 7. Binnen het bestuur zullen we een discussie starten over de beheersvorm van het gebouwencomplex en de middelen waarmee wij dit financieel gaan ondersteunen. In deze discussie zullen we de meerjarenbegroting betrekken. Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten

4 7. Informatievoorziening Op dit moment informeren we onze donateurs via onze website en nieuwsbrieven. Verspreiding van laatstgenoemde vindt praktisch digitaal plaats. De website is ook bedoeld voor buitenstaanders. Een klein deel is afgeschermd en alleen voor donateurs toegankelijk. Behalve voor de informatievoorziening dient de website ook voor het werven van donateurs. Hoewel het bezoek wel toeneemt - ondermeer door verwijzingen via facebook - is de wervende kracht van dit middel beperkt. Op facebook hebben wij een groot aantal volgers [meer dan 1.900]. We bereiken hierdoor een groot publiek. De gemiddelde leeftijd ervan is beduidend lager dan die van de groep donateurs. In optische termen gesproken zou men kunnen stellen dat zij het reservoir vormen waaruit wij in de toekomst onze donateurs dienen te werven. Beleidsvoornemen 8 8. Binnen het bestuur een discussie te starten over de wijze waarop wij facebookvolgers kunnen overhalen ook donateur van onze stichting te worden. Daarbij rekening houdend met het eigene van facebook en de instelling en leeftijd van de gebruikers ervan. Tevens bezien welke additionele maatregelen wij kunnen nemen om juist deze leeftijdsgroep nauwer bij onze stichting te betrekken. 8. Werving Onze stichting kent momenteel ongeveer 250 donateurs. Met dit aantal is ongeveer tweederde deel van onze vaste uitgaven gedekt. Het ware wenselijk om dit deel op 100 procent te brengen. Een aantal van om en nabij de 350 is dan noodzakelijk. Het vermeerderen van het aantal donateurs is geen eenvoudige opgave gebleken. We zijn er wel in geslaagd om het aantal donateurs redelijk stabiel te houden. De uitbreiding van het aantal activiteiten heeft daar zeker toe bij gedragen. Gezien de mogelijk toekomstige verplichtingen [barak] en de relatief hoge leeftijd van onze donateurs zouden wij de komende periode er minimaal 150 dienen te werven. De vraag kan gesteld worden dat gezien onze ervaringen dit aantal haalbaar is. Een aantal van vijftig is realistischer. Beleidvoornemen 9 9. In beleidsvoornemen 8 wordt al over een op een bepaalde doelgroep gericht beleid gesproken. Bezinning over hoe wij buiten deze groep om ons ook kunnen richten op potentiële donateurs is noodzakelijk. Beantwoording van deze vraag kan in de - in beleidvoornemen 8 - genoemde discussie worden meegenomen. Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten

5 9 Financieel beheer We prijzen ons gelukkig met een goed financieel beheer. Onder leiding van de penningmeester is de inning van de donateursbijdrage geautomatiseerd. De al eerder genoemde stabilisering van het donateursbestand is erdoor bevorderd. Verder heeft het ook tot een vaste kasstroom geleid. Daarmee is een gezondere financiële basis gevormd. Het maken van een verantwoorde[meerjaren]begroting ligt nu in het verschiet. In de nieuwe statuten hebben we de kascontrole geregeld. Daarin is tevens bepaald dat het boekjaar parallel zal lopen met kalenderjaar. Verder is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de stichting te maken en op papier vast te stellen. Afgelopen bestuursjaar hebben we reeds gesproken over het al of niet aanvragen van een ANBI status. Op basis van de nieuwe statuten staat niets het aanvragen ervan meer in de weg. Het aantrekken van sponsoren en het werven van donateurs kan hierdoor bevorderd worden. Beleidsvoornemens 10, 11, 12, 13 en Na inventarisatie van de vraag of we voldoen aan de voorwaarden voor de ANBI status en na het in voorzien van de nog ontbrekende schakels zullen we als bestuur deze status gaan aanvragen. 11. Dit jaar zullen we een begin maken met het opstellen van een financieel vierjaren perspectief. 12. Onze publicaties worden momenteel voor 20 procent door sponsorgelden bekostigd. Een discussie over de wenselijkheid om dit percentage te verhogen en één over de eventuele vervolgvraag, op welke wijze, zal komend jaar binnen het bestuur gevoerd worden. 13. In maart van elk bestuursjaar zal het bestuur de balans en de staat van baten en lasten bespreken. 14. In oktober van elk bestuursjaar zal het bestuur voor het nieuwe bestuursjaar de begroting bespreken. 10 Bestuur We streven er naar om in het bestuur vertegenwoordigers van alle drie dorpen te hebben. Momenteel voldoen wij hieraan. Op dit moment bestaat het uit een achttal personen. In ons digitale tijdperk vinden de contacten vooral via plaats. Het goed beheer ervan is zowel voor de verspreiding van de nieuwsbrieven als het toezenden van andere informatie van zo groot belang dat dit een aparte functie rechtvaardigt. Nu loopt dit nog over een aantal schijven, namelijk Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten

6 via secretaris, penningmeester en de voorzitter. Beter is het om dit in één hand onder te brengen. Beleidsvoornemen Het aanzoeken van een functionaris [vrijwilliger] binnen of van buiten het bestuur voor de ledenadministratie. 11 Uitgeverij De opbrengsten van ons jaarboek zijn onmisbaar voor onze stichting. Voorheen brachten wij deze in een oplage van 500 exemplaren uit. Nu in één van 600. Meer dan de helft is dus voor de vrije verkoop beschikbaar. Bij volledige verkoop gaat het om een betrag van Vorig jaar is een begin gemaakt met het opstellen van een distributieplan opgesteld. Komende jaren gaan we dit afronden. Beleidsvoornemen Komend jaar wordt het distributieplan compleet gemaakt. Daarin wordt opgenomen, hoe de oplage vanaf de drukker de donateurs bereikt, de vrije verkooppunten en de verkoop via de website. 12 Donateursavond De jaarlijkse donateursavond wordt in principe op de laatste maandag van de maand november gehouden. Voor de stichting is ze niet alleen een belangrijk middel om ons naar buiten toe presenteren, maar ook voor het aan de stichting binden van onze donateurs. Op die avond wordt steeds onze nieuwste publicatie gepresenteerd. Beleidsvoornemen Voor die avond is inmiddels een draaiboek geproduceerd. Dit bestuursjaar zal dit worden vastgesteld. 13. Varia Eind 2016 bestaat de stichting volgens haar statuten 25 jaar. Het zou mooi zijn dat te vieren met een tentoonstelling met als titel: Geschiedenis van Dronten in meer dan 25 vensters. Waarbij meer dan 25 kenmerkende foto's en voorwerpen getoond worden. Overigens niet in één ruimte maar over diverse winkels, instellingen en dorpen verdeeld [vensters]. Naar aanleiding hiervan een folder maken waarop deze voorwerpen beschreven worden en waar ze te vinden zijn. Uitbreiding is mogelijk met de uitgifte van een boekje waarin het voorwerp voorzien van een beschrijving getoond wordt. Dit zou als jubileum boek gepresenteerd kunnen worden. De financiering zou deels via sponsoring kunnen geschieden en voor een ander deel uit de opbrengst van het jubileumboek. Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten

7 Beleidsvoornemen Binnen het bestuur te bespreken over wij aandacht willen schenken aan het 25 jarig bestaan van de stichting en in welke vorm. 14 Onderliggende stukken 1. Nieuwe statuten 2. Discussiestuk pioniersbarak 3. Draaiboek donateursavond 15 Bijlage 1. Werkplannen Ambitie Over vier jaar dient de stichting 300 donateurs te hebben. Met dit aantal plus de sponsoropbrengst is de uitgave van ons jaarboek en de activiteiten voor onze donateurs grotendeels gewaarborgd. Het resterende bedrag kan - minus de bestuurskosten -aan de reserves worden toegevoegd of indien de pioniersbarak gerealiseerd wordt aangewend worden voor een aantal overbruggingsjaren voor de financiering ervan. In het nieuwe beleidsplan zal dan naar meer structurele financieringsbronnen moeten worden gezocht. Aan het eind van de looptijd van dit beleidsplan willen we dat een kwart van de bevolking op de hoogte is van ons bestaan en van onze activiteiten. Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten

8 Bijlage 1 Stand van de werkplannen + = gerealiseerd x = te realiseren in genoemd jaar Beleidsvoornemens Redactiestatuut + 2 Uitbreiding aantal interviewers + 3 Onderdak archief + 4 Stand van zaken archivering + 5 Toegankelijkheid beeldarchief X X X 6 Viertal lessen voor VO X X 7 Pioniersbarak X X X 8 Werving donateurs onder facebookvolgers X X X X 9 Werving donateurs in het algemeen X X X X 10 ANBI status aanvragen X X 11 Meerjarenbegroting opstellen + 12 Mate van sponsoring bepalen + 13 Opstelling van een balans X X 14 Opstellen begroting + 15 Ledenadministratie X X 16 Distributieplan opstellen + 17 Draaiboek donateursavond vaststellen + 18 Activiteiten 25-jarig jubileum X X Beleidsplan Stichting geschiedschrijving in de gemeente Dronten