Aanbiedingsbrief. Aan de raad.

Transcriptie

1 Sector: Bestuursdienst Kerkrade, 17 februari 2012 Aanbiedingsbrief Aan de raad. nr. 12it00115 Hierbij bieden wij u ter overweging en beslissing een ontwerpbesluit, nr. 12Rb001 inzake Aanbesteding accountantscontrole aan. In de nota van toelichting, nr. 12Tl001, die het ontwerpbesluit vergezelt, zijn de overwegingen en nadere gronden aangegeven waarop het ontwerpbesluit berust. Het college, De secretaris, J.J.M. Som Mr. C.M. Kuikman

2 Ontwerpbesluit Nr.: 12Rb001 De raad van de gemeente Kerkrade; overwegende, dat gegeven het gemeentelijk aanbestedingsbeleid in combinatie met recente ontwikkelingen in de markt een aanbesteding van de accountantscontrole aan de orde is; gelezen, de nota van toelichting, nr. 12Tl001, behorende bij dit besluit; het verslag van bevindingen van de raadscommissies Algemene Zaken en Middelen d.d ; gelet op, beleidsveld: diverse gemeentelijk/regionaal beleidskader: Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet wetsartikel: desbetreffende artikelen van de Gemeentewet (o.a. artikel 197) b e s l u i t : I. in te stemmen met de aanbesteding van de accountantscontrole onder de uitgangspunten en voorwaarden zoals weergegeven in de nota van toelichting, waarvan de belangrijkste zijn: rollen en verantwoordelijkheden (o.a. instelling en bemensing begeleidingsgroep), europees openbaar aanbesteden, lange-termijn contract (5 jaar, met 2x optie 1 jaar verlengen en tussentijdse evaluatie), het bestek met nadere omschrijving opdracht (controle jaarrekening inclusief SiSa), goedkeurings- en rapporteringstoleranties (1% conform wettelijke eisen en controleverordening), uitsluitings- en geschiktheidscriteria (correcte indiening en eisen integriteit, economische draagkracht en vakbekwaamheid), gunningscriteria (50% prijs, 50% kwaliteit), overige algemene aspecten en de planning op hoofdlijnen; II. het compleet en in detail uitgewerkte (concept) bestek dat in de leeskamer ter inzage heeft gelegen maakt als zodanig tevens deel uit van dit besluit. Aldus vastgesteld door de raad der gemeente Kerkrade, in zijn openbare vergadering d.d. 29 februari 2012 De voorzitter van de raad, De griffier, J.J.M. Som. mr. drs. H.J.W. Jacobs-van Dongen.

3 Nota van toelichting Nr.: 12Tl001 Kerkrade, 17 februari 2012 Onderwerp: Aanbesteding accountantscontrole Behorend bij ontwerpbesluit nr: 12Rb001 Aanleiding van het besluit Het huidige contract met de accountant voor de controle van de jaarrekening is nog steeds rechtsgeldig. Het kan wel ten alle tijden worden opgezegd. Tot voor kort was er geen aanleiding om van accountant te wisselen. Recent hebben zich door de toegenomen prijsdruk in de huidige markt echter voor gemeenten interessante ontwikkelingen voorgedaan. Overigens betreft het slechts een beperkt aantal accountatnskantoren dat in de gemeentelijke overheidsmarkt actief is. Conform het gemeentelijk aanbestedingsbeleid heeft het college daarom recent besloten om de accountantscontrole van de rekening 2012 e.v. aan te besteden. Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan, die belast is met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van het verslag van bevindingen. Verder heeft de gemeenteraad in 2003 de "Controleverordening gemeente Kerkrade" vastgesteld. Hierin is o.a. bepaalt dat het college in overleg met de raad de aanbesteding voorbereidt en dat het programma van eisen door de raad wordt vastgesteld (art.2). Doelstelling Het continueren van de wettelijk verplichte accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Kerkrade vanaf de rekening Financiële consequenties Thans nog niet bekend. Adviesorganen/inspraak N.v.t. Informatie/Communicatie N.v.t. Motivering van het besluit (afwegingen) Hierna wordt ingegaan op rollen en verantwoordelijkheden bij deze aanbesteding, de opdracht en de vorm van aanbesteden, het zgn. bestek en de planning op hoofdlijnen van de aanbesteding. Hierover dient de raad vooraf een besluit te nemen, alvorens met de feitelijke aanbesteding kan worden gestart. 1. Rollen en verantwoordelijkheden De accountant werkt in opdracht van de gemeenteraad en rapporteert zijn bevindingen bij de rekening van enig dienstjaar aan de gemeenteraad. De gemeenteraad is derhalve ook opdrachtgever bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Het college (portefeuillehouder Financiën) bereidt de aanbesteding voor en voert die onder zijn verantwoordelijkheid uit, hetgeen overigens niet anders is dan bij andere aanbestedingen. Ambtelijk wordt een begeleidingsgroep ingesteld, bestaande uit een vertegenwoordiging van de afdeling Financiën ten aanzien van de inhoudelijke en vaktechnische aspecten, een medewerker van de centrale afdeling Bestuur en Bedrijfsvoering met specifieke inkoopdeskundigheid en de griffier als ambtelijk vertegenwoordiger van de raad.

4 Op basis van het advies van de begeleidingsgroep doet het college een voorstel aan de gemeenteraad en gunt de gemeenteraad de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige aanbieding (zie hierna bij bestek onderdeel gunningscriteria). Voorzover nodig en relevant zal de portefeuillehouder Financiën de commissie AZM tussentijds informeren over het verloop van het proces. 2. Opdracht en vorm van aanbesteden. De opdracht omvat de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening van de gemeente Kerkrade, het verstrekken van een controleverklaring hierover en het hierover rapporteren via het verslag van bevindingen. Het uitbrengen van een zgn. formele management letter ten behoeve van college en directie behoort niet standaard tot de opdracht, dat is nu ook niet het geval. Van de accountant wordt vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie wel verwacht dat hij zonder meerkosten belangrijke bevindingen met betrekking tot de bedrijfsvoering onder de aandacht brengt van het management als hij dat nodig vindt. Tevens omvat de opdracht het geven van een nadere toelichting ten behoeve van de raadsleden van de rekenkamercommissie welke zijn belast met het onderzoek naar de deugdelijkheid van de jaarstukken. De controle van de specifieke uitkeringen die via het principe van single information, single audit (SiSa) middels een bijlage bij de jaarrekening verantwoord dienen te worden behoren ook tot de opdracht. Het aantal specifieke uitkeringen dat op die manier verantwoord dient te worden, kan jaarlijks fluctueren. De gemeente Kerkrade verlangt een all-in prijs, de inschrijver zal derhalve hiervoor zelf een inschatting moeten maken. Dat geldt ook voor eventuele indexaties. De insteek is een contract voor de langere termijn, waarbij gelet op het hiermee gemoeide bedrag een Europese aanbesteding aan de orde is. Een langdurig contract heeft de voorkeur, enerzijds omdat dergelijke trajecten tijdsintensief zijn en anderzijds om enige continuïteit te hebben in de dienstverlening. Het steeds opnieuw moeten inwerken van een controlerend accountant is niet efficiënt. Wij gaan derhalve uit van een opdracht tot controle van de jaarrekening 2012 t/m 2016 (5 jaar), met de optie om 2 keer 1 jaar te verlengen (dus maximaal 7 jaar) en een tussentijds evaluatiemoment. De opdrachtverlening van de accountantscontrole valt onder de volledig werking van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). Omdat de opdrachtwaarde vermoedelijk meer bedraagt dan ,00 (drempelbedrag 2012) is een Europese aanbesteding van toepassing. Op grond van recente ervaringen bij andere gemeenten worden weinig inschrijvingen verwacht en wordt dan ook gekozen voor een openbare (Europese) aanbesteding. 3. Het bestek Een bestek is een document waarin de te realiseren opdracht is omschreven met de daarbij behorende voorwaarden (programma van eisen). Het bevat niet alleen een technische specificatie van de uit te voeren werkzaamheden, maar ook een opsomming van verplichtingen en verantwoordelijkheden en overige administratieve voorwaarden. Daarnaast verschaft het meer algemene en beschrijvende informatie, in dit geval bijvoorbeeld over de gemeente Kerkrade, enkele relevante verordeningen, het proces van totstandkomen van de jaarrekening, contactpersonen e.d. Het bestek biedt de basis voor de later af te sluiten overeenkomst voor de levering van de dienst. Zowel bij de aanbesteding (précontractuele fase) als tijdens de uitvoering van de dienstverlening (de contractuele fase) speelt het bestek een belangrijke rol. Aangezien het bestek veel uitvoeringstechnische aspecten bevat (juridisch, vaktechnisch), is het met name van belang dat de raad in het kader van sturen op hoofdlijnen instemt met de belangrijkste uitgangspunten en voorwaarden van dat bestek. Deze worden hierna kort toegelicht. Het compleet uitgewerkte (concept) bestek ligt overigens bij de griffie ter inzage en maakt als zodanig ook deel uit van dit raadsbesluit. a. Opdracht Zie hiervoor bij 2. Opdracht en vorm van aanbesteden. Naast de reguliere controle van de rekening inclusief SiSa-bijlage, dienen soms ook andere deelverantwoordingen te worden gecontroleerd en verklaringen te worden afgegeven aan derden zoals Ministeries en Provincies (bijvoorbeeld subsidies).

5 Deze deelverklaringen maken formeel geen deel uit van de opdracht daar zij niet tot de reguliere jaarrekeningcontrole behoren. De inschrijvers worden wel gevraagd om hierover prijsinformatie te geven, waaraan zij gehouden kunnen worden voor het geval deze extra opdrachten verstrekt dienen te worden. b. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties en controleprotocol De controle vindt plaats op basis van de door de gemeenteraad in 2003 vastgestelde "Controleverordening gemeente Kerkrade". In deze verordening zijn de hoofdbestanddelen opgenomen van de accountantscontrole (m.n. informatieverstrekking, inrichting controle, toegang tot informatie, rapporteren). Conform de minimumeisen die de regelgeving stelt, wordt in de verordening rekening gehouden met een zgn. goedkeuringstolerantie van 1% en een zgn. rapporteringstolerantie van 1%. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. De rapporteringstolerantie is het bedrag dat aangeeft wanneer rapportering dient plaats te vinden in het verslag van bevindingen. Lagere toleranties leiden tot meer werkzaamheden voor de accountant en dus tot meer kosten. Indien de raad specifieke informatiebehoeften heeft, is het gebruikelijk dat bijvoorbeeld via artikel-38 vragen of afzonderlijke onderzoeken aan deze behoeften worden voldaan. Dat is zoals reeds verwoord in de toelichting bij de controleverordening meer zinvol, dan dit onder een algemene noemer vooraf te regelen. Zeker gelet op het feit dat er nog andere controlemechanismen aanwezig zijn, o.a. interne controle met review door externe accountant, onderzoeken college ex art. 213a, rekenkameronderzoeken en toezicht Provincie. Soms gelden voor specifieke uitkeringen of subsidies nog specifieke bepalingen van de verstrekker (bijv. Ministerie of Provincie). Overigens kan naast deze kwantitatieve beoordeling de accountant ook altijd nog een meer kwalitatieve beoordeling hanteren: het zogenoemde professional judgement van de accountant voor de weging van fouten en onzekerheden speelt ook mee. Dit is de verantwoordelijkheid van de accountant, conform zijn beroepsvoorschriften. Aanvullend stelt de raad jaarlijks het zgn. controleprotocol vast. Daarmee krijgt de accountant nadere aanwijzingen, m.n. met betrekking tot het normen- en toetsingskader (rechtmatigheid). c. Uitsluitings- en geschiktheidscriteria In het bestek zullen diverse uitsluitings- en geschiktheidscriteria worden opgenomen. Deze hebben als doel de opdrachtgever te overtuigen dat de inschrijver geschikt kan worden geacht de te gunnen opdracht correct en tijdig uit te voeren. Voor de raad is vooral van belang te weten dat het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) wordt gevolgd, en dat de inschrijver moet voldoen aan eisen met betrekking tot integriteit, economische draagkracht en vakbekwaamheid. Het betreft de gebruikelijke bepalingen, zoals: - omtrent de wijze van indienen van de inschrijving (o.a. tijdig, juiste manier, juiste adres, Nederlandse taal, gevraagde bewijsstukken) - omtrent de inschrijver zelf conform het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) (o.a. onherroepelijk vonnis of arrest met veroordeling op grond van bepaalde artikelen van het Wetboek van Strafrecht, niet in staat van faillissement of liquidatie, delicten of ernstige fouten bij de uitoefening van zijn beroep, alle verplichtingen uit hoofde van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen voldaan) - overige eisen aan de inschrijver, zoals een relevante referentie, geldige inschrijving in beroeps- of handelsregister, geldige verklaring beroepsgroep van accountants, geldige verklaring omtrent gedrag rechtspersoon, specifieke eisen wanneer in samenwerking met andere ondernemingen wordt ingeschreven, geldige verzekering beroepsaansprakelijkheid en een jaaromzet van minimaal exclusief BTW de afgelopen 3 jaren.

6 Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, betekent dit dat de inschrijving verder niet wordt beoordeeld en wordt uitgesloten van verdere deelname. d. Gunningscriteria Na het voldoen aan de criteria zoals hiervoor omschreven, komen de gunningscriteria in beeld. Deze zijn een mix van prijs (50%) en kwaliteit (50%), leidend tot de economisch meest voordelige aanbieding. Desgewenst kan van de inschrijvers nog een nadere mondelinge toelichting/presentatie worden gevraagd. Aan de inschrijver met de economisch meest voordelige aanbieding wordt in principe gegund. Om de inherente subjectiviteit zo goed mogelijk te objectiveren, worden de beoordelingspunten nader uitgewerkt en van een maximaal te behalen aantal punten voorzien. De volgende gunningscriteria worden voorgesteld, waarbij maximaal 100 punten te behalen zijn: Gunningscriteria 1. Prijs (all-in) NB: De laagste inschrijving scoort het maximaal aantal punten voor wat betreft prijs. 2. Controleaanpak en samenwerking/afstemming 25 In deze korte beschrijving aandacht voor: a. Beschrijving van de controlefilosofie en aanpak binnen de context van de complexe omgeving van een gemeentelijke overheid, inclusief de afstemming met de interne beheersmaatregelen en controles. Daarbij dienen tevens aan bod te komen de specifieke uitkeringen/verantwoordingen SiSa, alsook voorzover tezijnertijd daartoe opdrachten worden verstrekt, de controle van specifieke verantwoordingen die niet onder SiSa vallen. Tevens dient het multidisciplinaire karakter van inschrijver aan de orde te komen (8 punten) b. De stimulering van kwaliteitsontwikkeling en zelfcontrolerend vermogen van de organisatie (3 punten) c. Het werken met vaste controle teams en aanspreekpunten richting de diverse gremia, alsook de bereikbaarheid van de teamleiding en vervanging bij langdurige uitval (4 punten) d. De samenstelling van het (vaste) controleteam en hun specifieke deskundigheid en ervaring bij gemeentelijke overheden op basis van CV s (4 punten) e. De mogelijkheid (namens de opdrachtgever) tot het wijzigen van het controleteam dat de opdracht uitvoert (1 punt) f. De responstijden bij uitgezette vragen (2 punten) g. Mate van flexibiliteit als het gaat om accentverschuivingen binnen de te sluiten overeenkomst (3 punten) 3. Specifiek adviespotentieel 25 In deze korte beschrijving aandacht voor en toegespitst op marktsegment Nederlandse gemeenten : a. Aandeel marktsegment Nederlandse gemeenten in het cliëntenbestand voor wat betreft de controle van de jaarrekening per (8 punten) b. Participatie in landelijke initiatieven, netwerken en het publiceren daarover (5 punten) c. Wijze van invulling van de natuurlijke adviesfunctie, waaronder inbegrepen doch niet uitsluitend de wijze van communicatie/informatieoverdracht wanneer zich voor de gemeente relevante ontwikkelingen voordoen op de diverse gemeentelijke beleidsvelden en bedrijfsvoering. Eigen initiatief van de accountant in deze wordt in het bijzonder op prijs gesteld. (8 punten) d. Borging objectiviteit certificeringsfunctie (4 punten) Totaal 100 Max. punten 50 Voor wat betreft de inschrijving wordt uitgegaan van het huidige jaarrekeningproces en de huidige kwaliteit van de interne beheersing. De inschrijver wordt de gelegenheid geboden om zich bij de gemeente te laten informeren naar de bestaande situatie, zodat de inschrijver zich op hoofdlijnen een

7 oordeel kan vormen en een realistische aanbieding kan doen. Inschrijven onder voorwaarden is niet mogelijk. e. Overige algemene juridische, financiële en administratieve aspecten In het bestek zullen voorts nog de overige algemene juridische, financiële en administratieve aspecten worden opgenomen. Dit betreft bijvoorbeeld de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente, kostenloze inschrijving, vertrouwelijkheid en (intellectueel) eigendom, het toepasselijk recht, voorbehoud van gunning, termijn van gestanddoening inschrijving, de rangorde van documenten (m.n. van belang bij eventuele tegenstrijdigheden), algemene informatie over de van toepassing zijnde verplichtingen van inschrijvers met betrekking tot belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland, bepalingen omtrent meer- en minderwerk en aanvullende opdrachten. 4. Planning op hoofdlijnen Als gevolg van het te doorlopen traject van een Europese openbare aanbesteding, met de rol van de raad als opdrachtgever, ziet de planning er op hoofdlijnen als volgt uit: Activiteit Planning Verantwoordelijke Kennis nemen van proces en planning van de Gemeenteraad aanbesteding, vaststellen opdracht en (de (commissie AZM , hoofdpunten/voorwaarden van) het programma college ) van eisen c.q. bestek (complete bestek ter inzage) Publicatie van aankondiging Begeleidingsgroep Uiterste datum voor het indienen van vragen / Begeleidingsgroep informeren bestaande situatie Publicatie nota van Inlichtingen Begeleidingsgroep Uiterste datum van ontvangst van inschrijving Begeleidingsgroep Inschrijvingen beoordelen t/m Begeleidingsgroep Indien noodzakelijk/wenselijk: presentaties en t/m Begeleidingsgroep nadere toelichtingen door inschrijvers Gunningsvoorstel t/m Begeleidingsgroep Vaststellen gunningsvoorstel Gemeenteraad (commissie AZM , Gunning mededelen aan de inschrijvers + na verplichte bezwaartermijn definitieve gunning dagen bezwaartermijn college 22/ ) Begeleidingsgroep Contract ondertekenen juli Burgemeester / accountant