Sociale Dienst Oost Achterhoek

Transcriptie

1 Sociale Dienst Oost Achterhoek Accountantsverslag & management letter maart 2013

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Algemeen 3. Controleverklaring 4. Bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 5. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing 6. Overig 7. Single information Single audit (SiSa) Baker Tilly Berk contactpersonen met betrekking tot dit rapport zijn: drs. R. Hoeksel RA Partner drs. E.H.J.D. Damman RA Senior Manager drs. E. Flokstra RA Manager Kantoorgegevens: Baker Tilly Berk N.V. Burg. Roelenweg EV Zwolle T +31 (0)

3

4 2. Algemeen (1) 2.1 Participatiewet Op 1 januari 2014 wordt de participatiewet ingevoerd. Door de invoering van de Participatiewet komt er één regeling voor iedereen die in staat is om te werken en vervangt een groottal andere regelingen. Bij de invoering van de Participatiewet wordt een groot aantal elementen overgenomen van de Wet Werken Naar Vermogen. Voor de hele doelgroep, ongeacht of deze regulier of beschut werkt, komt het instrument loondispensatie en loonaanvulling beschikbaar. De invoering van de Participatiewet zal grote gevolgen hebben voor de Sociale Dienst Oost Achterhoek. Onder de Participatiewet worden werkgevers verplicht om 5% van het werknemersbestand te laten bestaan uit mensen met een arbeidshandicap. Sociale Dienst Oost Achterhoek zal hier mogelijk een sleutelrol krijgen bij het ontzorgen en het effectief ondersteunen van werkgevers. Dit vergt een andere manier van werken en een goed overleg met de deelnemende gemeenten. De gemeenten krijgen namelijk een essentiële rol bij de uitvoering van de wet. 2.2 Decentralisaties In het verlengde van de participatiewet ligt het doorvoeren van decentralisaties. Hierdoor komen meer taken te liggen bij de gemeenten. De decentralisaties hebben tot doel dat gemeenten een integrale aanpak doorvoeren. Hierbij geldt als uitgangspunt één gezin, één plan en één regisseur. Deze decentralisatie zal tot gevolg hebben dat Sociale Dienst Oost Achterhoek op meerdere sociale domeinen moet gaan samenwerken. Sociale Dienst Oost Achterhoek zal hierbij een belangrijke coördinerende rol kunnen vervullen. Echter dit vergt wel investering in kennis van de medewerkers, maar naar verwachting zal dit uiteindelijk leiden tot een besparing van kosten. Tevens biedt dit gelegenheid tot het creëren van nieuwe arbeidsplaatsen, wat leidt tot een betere participatie van de werknemers. Echter nog veel is onduidelijk. De overheid dient namelijk nadere invulling te geven aan de doorvoering van de decentralisatie.

5 2. Algemeen (2) 2.3 IBAN/SEPA De komende periode gaan consumenten en bedrijven gebruik maken van IBAN (International Bank Account Number). Ook worden overschrijvingen en incasso s aangepast aan nieuwe betaalstandaarden. Voor bedrijven, overheden, verenigingen en andere organisaties is het belangrijk om tijdig maatregelen te nemen. Vanaf februari 2014 zijn betalingen namelijk alleen nog maar mogelijk met het langere rekeningnummer IBAN en gebruikt iedereen de Europese (SEPA-) standaarden voor betaalmiddelen als overschrijvingen en incasso s. Dit heeft consequenties voor bijvoorbeeld administraties, systemen en software van bedrijven. Wij adviseren u om tijdig de impact van IBAN/SEPA op uw onderneming te onderzoeken en naar aanleiding daarvan tijdig maatregelen te treffen. Wij hebben begrepen dat de Sociale Dienst Oost Achterhoek dit heeft opgepakt. 2.4 Resultaat boekjaar Het resultaat over boekjaar 2012 is uitgekomen op circa EUR 1,31 miljoen positief. Dit wordt voor circa EUR 1,37 miljoen veroorzaakt doordat de uitvoering van re-integratie voor een deel door de Sociale Dienst Oost Achterhoek zelf is uitgevoerd. Deze kosten zijn opgevoerd in het programma Werk en Activering. Hierdoor ontstaat er resultaat in de bedrijfvoeringskosten. Wij hebben vastgesteld dat de interne uren, besteed aan re-integratie, tegen een tarief van EUR 87 inclusief BTW zijn doorbelast aan het participatiebudget. Dit tarief is vastgesteld door het Dagelijks Bestuur.

6 2. Algemeen (3) 2.5 Eigen vermogen Het eigen vermogen is het boekjaar toegenomen van EUR K ultimo boekjaar 2011 naar EUR K ultimo boekjaar Wij willen opmerken dat dit vermogen geoormerkt is en derhalve niet kan worden gezien als vrij besteedbaar vermogen. Het resultaat uit de bedrijfsvoering over 2012 dient nog te worden bestemd voor een bedrag van EUR K. De algemene reserves kennen in het boekjaar 2012 het volgende verloop: De overige toevoegingen betreft de overheveling van budget 2012 naar 2013 in verband met de digitalisering/zaaksysteem ten bedrage van Daarnaast is onttrokken ten behoeve van re-integratieactiviteiten voor de gemeenten Berkelland en Oost Gelre. Hierbij valt op dat voor Winterswijk geen reserves zijn onttrokken. Dit wordt veroorzaakt doordat de gemeente Winterswijk geen tekorten heeft ten aanzien van de re-integratiewerkzaamheden. Dit houdt in dat een deel van de reserves gealloceerd dient te zijn ten behoeve van de gemeente Winterswijk. Dit blijkt niet als dusdanig uit de jaarrekening. Wij adviseren u dit wel zo toe te lichten. Inmiddels is dit nader toegelicht in de jaarrekening.

7 3. Controleverklaring 3.1 Uitkomst van ons onderzoek inzake controle van de jaarrekening 2012 In de in ons bezit zijnde jaarrekening 2012 Sociale Dienst Oost Achterhoek, zoals die door het management is opgesteld en aan u ter goedkeuring wordt voorgelegd conform de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en voor de inrichting van de financiële administratie (gelet op artikel 212 van de Gemeentewet), zullen wij, mits de jaarrekening ongewijzigd wordt goedgekeurd, een goedkeurende controleverklaring afgeven. Het oordeel luidt als volgt: Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van de activa en passiva van de Sociale Dienst Oost Achterhoek per 31 december 2012 en van de baten en lasten over 2012 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder verordeningen.

8 4. Bevindingen n.a.v. van de controle van de jaarrekening (1) 4.1 Voorziening oninbare debiteuren SoZa De voorziening oninbare debiteuren SoZa is voor het boekjaar 2012 op een andere wijze ingeschat. Dit heeft geleidt tot een herwaardering van de vorderingen van 8,2% naar 30%. In het boekjaar 2012 is namelijk het bureau Cannock Chase ingeschakeld. De inzet van dit bureau heeft geleid tot het innen van meer openstaande vorderingen. Hierdoor is de inschatting van de inbaarheid gewijzigd en kunnen de vorderingen worden gewaardeerd op 30% van de openstaande vorderingen. Deze schattingen hebben wij getoetst door middel van beoordeling van de realisatie over het boekjaar 2012 en door middel van afloopcontrole. Naar aanleiding van deze beoordeling komen wij tot de conclusie dat de inschatting van inbaarheid juist is. 4.2 Voorschotten gemeenten Bij de controle van de jaarrekening hebben wij geconstateerd dat de gemeenten over het boekjaar meer aan voorschotten hebben betaald, dan uitkeringen hebben plaatsgevonden. De oorzaken zijn onder meer een lagere instroom dan verwacht en wijzingen inzake het WMO beleid door de gemeenten. Hierdoor zijn de vergoedingen inzake WMO gedaald. Dit leidt tot een schuld inzake terug te betalen aan gemeenten van K. Deze vooruitbetaling heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering van de liquiditeiten. Echter dit kan leiden tot een verkeerd beeld bij de gemeenten. Daarom willen u graag aanbevelen om de voorschotten meer in lijn te brengen met de daadwerkelijke uitgaven. 4.3 Uitbesteding uitvoering BBZ Het Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen (BBZ) wordt door het Regionale Organisatie Zelfstandigen (ROZ) uitgevoerd. Hierover heeft de Sociale Dienst Oost Achterhoek een overeenkomst afgesloten met het ROZ. Volgens de overeenkomst dient er jaarlijks een plan gemaakt te worden met doelstellingen. Wij hebben vernomen dat een dergelijk plan niet wordt opgesteld, aangezien het moeilijk te voorspellen is hoeveel aanvragen er jaarlijks zijn inzake de BBZ. De Sociale Dienst Oost Achterhoek is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. De juistheid en rechtmatigheid van deze stroom wordt door de Sociale Dienst Oost Achterhoek beheerst door de beoordeling van de periodieke verbijzonderde controles die bij het ROZ worden uitgevoerd, beoordeling van de instroom en uitstroom, alsmede de beoordeling van de jaarlijkse verantwoording die het ROZ aflegt.

9 4. Bevindingen n.a.v. van de controle van de jaarrekening (2) 4.4 Inrichting jaarrekening en jaarverslag Het BBV stelt vereisten aan de inrichting van de jaarstukken. Een van de vereisten die de BBV stelt is dat de toelichting op de programmarekening een analyse bevat van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de realisatie. Bij de beoordeling van de jaarstukken hebben wij geconstateerd dat deze analyse uitgebreider kan. Hierdoor is de informatiewaarde van de jaarrekening minder groot. Wij adviseren u dan ook om de analyse van de verschillen uitgebreider op te stellen en de verklaringen nader toe te lichten in de jaarrekening. Met de Sociale Dienst Oost Achterhoek hebben wij afgesproken om, inzake het vermogen, al in de jaarrekening 2012 een uitgebreidere toelichting op te nemen. 4.5 Fouten en onzekerheden Hieronder is een overzicht opgenomen inzake geconstateerde fouten en onzekerheden, die niet zijn gecorrigeerd in de jaarrekening. Hierbij hebben wij rekening gehouden met de goedkeuringstolerantie in het controleprotocol en het minimumbedrag van EUR

10 5. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (1) Doel en reikwijdte management letter Als onderdeel van onze controle van de jaarrekening van de Sociale Dienst Oost Achterhoek over 2012 hebben wij een onderzoek ingesteld naar de administratieve organisatie en de interne beheersingsmaatregelen van de Sociale Dienst Oost Achterhoek. De belangrijkste bevindingen naar aanleiding van dit onderzoek geven wij in de hiervoor u liggende management letter weer. De management letter en de daarin opgenomen bevindingen zijn d.d. 14 maart 2013 besproken met de manager van de Sociale Dienst Oost Achterhoek. Waar nodig zijn de uitkomsten uit deze bespreking verwerkt in deze rapportage. Dit document is bedoeld voor informatieve doeleinden en kan tegen deze achtergrond enkel worden aangewend voor intern gebruik. Ons onderzoek is primair gericht ons in staat te stellen een oordeel te vormen over de getrouwheid van de jaarrekening van de Sociale Dienst Oost Achterhoek. Derhalve hoeven niet alle leemtes in systemen en procedures, die zouden kunnen bestaan, aan het licht te komen. Tijdens de interim-controle hebben wij met name aandacht besteed aan de volgende processen: programma Werk & Activering programma Inkomen programma Ondersteuning bedrijfsvoering De opzet van de processen en geconstateerde bevindingen zijn besproken met de betrokken medewerkers. Bestaan en werking van relevante procedures en interne beheersingsmaatregelen zijn door ons gecontroleerd.

11 5. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (2) Uitleg opbouw management letter Voor u ligt de management letter van de Sociale Dienst Oost Achterhoek. In deze management letter staan de constateringen die bij de accountantscontrole naar voren zijn gekomen. Datum Datum eerste vermelding Onderdeel In dit blok wordt toegelicht waar de constatering betrekking op heeft Status! - Het symbool geeft de status van de constatering aan.! Nieuw item - Bestaand item Verholpen item Per bladzijde van deze management letter staat een constatering opgenomen met daarbij het risico en een aanbeveling. Constatering / suggestie voor oplossing / reactie management Constatering Risico Aanbeveling Per constatering staat de datum van de eerste vermelding, de status en de gradatie weergegeven. Door middel van drie symbolen is aangegeven welke status de constatering heeft (nieuw, bestaand, opgelost). In dit blok wordt aangegeven wat gedurende de accountantscontrole is geconstateerd en waarvan wij u graag op de hoogte willen brengen. Hierbij geven wij aan wat de risico's zijn van de constatering en wat de gevolgen voor de Sociale Dienst Oost Achterhoek kunnen zijn. Hier geven wij u aanbevelingen met betrekking tot de constatering. Deze aanbeveling is een mogelijke oplossing voor de constatering. Bij de gradatie staat de mate van belangrijkheid en urgentie (1-3), waarbij gradatie 1 het meest belangrijk en urgent is.

12 5. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (3) Overzicht gradatie van de punten in de management letter Mate van Urgentie Mate van Belangrijkheid

13 5.1. Controle bankrekeningnummers

14 5.2. Autorisatie uitkeringsbetalingen

15 5.3. Rechten applicatiebeheerders

16 6. Overig (1) 6.1 Wet FIDO De wet Financiering decentrale overheden (FIDO) verplicht de gemeenschappelijke regeling om richtlijnen vast te stellen voor het beheer van de geldstromen en de risico s die daaraan verbonden zijn. Hiervoor is over 2012 nog geen treasurystatuut opgesteld. Het management geeft aan dat een concept in ontwikkeling is. De treasuryfunctie maakt onderdeel uit van de ondersteunende diensten die de Gemeente Berkelland voor de Sociale Dienst Oost Achterhoek verricht. Om de risico s eenvoudig te beheersen zet de Sociale Dienst Oost Achterhoek alleen gelden uit bij en trekt gelden aan van de Gemeente Berkelland tegen gangbare marktconforme condities. De voorschotnota s voor de bijdrage van de gemeenten worden afgestemd op de geldstromen binnen de Sociale Dienst Oost Achterhoek. 6.2 WOPT Wij hebben vastgesteld dat er geen betalingen in het boekjaar 2012 worden gedaan aan medewerkers van de Sociale Dienst Oost Achterhoek die boven de Balkenendenorm (EUR ) zijn. 6.3 Europese Aanbesteding Wij hebben vastgesteld dat de regels met betrekking tot het Europees Aanbesteden in het boekjaar 2012 door de Sociale Dienst Oost Achterhoek zijn nageleefd. 6.4 Fraude Het bestuur en management zijn primair verantwoordelijk voor de preventie van fraude. Het bestuur en management zijn verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoordelijk gedrag en dienen zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zoveel mogelijk te beperken. Tijdens de controle van de jaarrekening inventariseren wij de frauderisico s binnen uw organisatie en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en ontdekken van fraude. Tijdens de controle van de jaarrekening 2012 is gebleken dat binnen uw organisatie reeds de nodige aandacht wordt besteed aan de onderwerpen fraude en integriteit. Het management heeft aangegeven belang te hechten aan een adequate beheersing van frauderisico s. Volledigheidshalve wijzen wij erop dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude.

17 6. Overig (2) 6.5 Onafhankelijkheid Baker Tilly Berk heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly Berk. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van Baker Tilly Berk en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd; jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly Berk en ondersteunende stafdiensten; cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten; intern en extern kwaliteitsonderzoek; reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag / deskundig oordeel; roulatie van partners op de opdracht. Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie onafhankelijk, in overeenstemming met de Nadere Voorschriften inzake Onafhankelijkheid van de Accountant, hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast. 6.6 Geautomatiseerde systemen Binnen Sociale Dienst Oost Achterhoek wordt hoofdzakelijk gebruik gemaakt van de systemen GWS en Key2Finance. Het systeembeheer van de geautomatiseerde systemen is volledig uitbesteed aan de gemeente Berkelland. De verantwoordelijkheden van de gemeente Berkelland zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. In 2012 is tevens het informatiebeveiligingsplan uitgewerkt. Voor 2012 zijn al een aantal elementen uit dit beveiligingsplan getoetst op bestaan en werking. Deze werkzaamheden hebben wij beoordeeld en hierbij zijn geen bijzonderheden geconstateerd.

18 7. Single information Single audit (SiSa) (1) Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de bijlage inzake SiSa bij de jaarrekening 2012 van de Sociale Dienst Oost Achterhoek. Onze werkzaamheden hebben gevarieerd tussen het beoordelen van de interne beheersing en het uitvoeren van detailcontroles. In de bijlage bij de jaarrekening zijn twee type indicatoren opgenomen: indicatoren (bedragen en andere kwantitatieve gegevens, veelal prestatie-indicatoren), die van invloed zijn op de financiële vaststelling; indicatoren, zonder invloed op de financiële vaststelling. Voor de eerste indicator geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de bijlage. Wij hebben op deze indicatoren een reguliere rechtmatigheidcontrole uitgevoerd en indien specifiek gevraagd is, de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. De tweede indicator heeft normaliter geen directe relatie met de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling. Deze indicatoren zijn noodzakelijk voor het departementale jaarverslag. Bij deze indicatoren hebben wij alleen de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zwaardere rapporteringtoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. In dit rapport van bevindingen hebben wij per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, opgenomen voor zover deze niet door Sociale Dienst Oost Achterhoek zijn gecorrigeerd. De financiële grens is afhankelijk gesteld van de omvangbasis van de regeling. De omvangbasis wordt gebaseerd op de gevraagde indicator. Bij een gevraagde indicator van bestedingen gedurende het jaar wordt de omvangbasis bijvoorbeeld gevormd door de bestedingen in de regeling. De financiële grens is per specifieke uitkering: EUR indien de omvangbasis kleiner is dan of gelijk is aan EUR ; 10% indien de omvangbasis groter dan EUR en kleiner dan of gelijk aan EUR is; EUR indien de omvangbasis groter dan EUR is. De rapporteringtolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole.

19 7. Single information Single audit (SiSa) (2) Op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole uitgegeven door het ministerie van Binnenlandse Zaken rapporteren wij middels onderstaande voorgeschreven tabel de geconstateerde fouten of onzekerheden per regeling per afzonderlijke deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. Gemeente Berkelland:

20 7. Single information Single audit (SiSa) (3) Gemeente Oost Gelre:

21 7. Single information Single audit (SiSa) (4) Gemeente Winterswijk: