Beleidsplan UVV Zeist 2017, behorende bij ANBI aanvraag

Transcriptie

1 Stichting Unie van Vrijwilligers Zeist (UVV Zeist) BELEIDSPLAN De UVV is in 1938 opgericht als Korps voor Vrouwelijke Vrijwilligers. Korps veranderde na de oorlog in Unie en in 1977 is de betekenis van de afkorting gewijzigd in de Unie van Vrijwilligers, waarin zowel mannen als vrouwen hun diensten bewijzen. (zie uvvnet.nl/over-deuvv/geschiedenis ) De UVV Zeist werd op donderdag 12 oktober 1944 opgericht en vindt haar oorsprong in de gemeente Zeist. Inleiding In dit beleidsplan legt de Stichting Unie van Vrijwilligers Zeist haar beleidsvoornemens neer voor de periode UVV Zeist staat voor een sterke, sociale samenleving waarin mensen zelf de verantwoordelijkheid nemen voor welzijn en informele zorg aan anderen die een steuntje in de rug kunnen gebruiken. De projecten van UVV Zeist richten zich op hulpvragers, zowel in de thuissituatie als in instellingen. Bij het uitzetten van het te voeren beleid concentreert UVV Zeist zich op haar statutaire doelstelling. Dit beleid is mede afhankelijk van de ontwikkelingen in de samenleving en het aan haar ter beschikking staande vrijwilligers. Indien deze factoren wijzigen, zal UVV Zeist daarop anticiperen en haar beleid aanpassen. Het beleid is hiermee feitelijk dynamisch. Met dit beleidsplan wil het bestuur meer structuur in haar werkzaamheden voor de langere termijn brengen. PROBLEEMSTELLING Probleemstelling De overheid doet een stap terug door bezuinigingen, mensen worden dus meer aangesproken op hun eigen verantwoordelijkheid bij het oplossen van hun problemen. Het is inmiddels duidelijk dat de kosten van de gezondheidszorg onbetaalbaar zijn, ook de druk naar alternatieven te zoeken neemt toe. Hier komt onder ander de informele zorg in beeld. Informele zorg is die zorg die geleverd wordt door mantelzorgers én vrijwilligers. Het gaat hierbij om activiteiten in aanvulling op zorg die door beroepskrachten zoals verpleegkundigen, huishoudelijke hulp en activiteitenbegeleiders geleverd wordt. Vrijwilligers vormen hierbij een onmisbare schakel in de zorg- en welzijnsketen. VISIE EN DOELSTELLING Visie UVV Zeist richt zich op vrijwilligers, die zich willen inzetten voor het welzijn van mensen die zich in een kwetsbare positie bevinden door ziekte, een handicap, ouderdom of eenzaamheid. De projecten richten zich met name op de hulp vragende medemens, zowel in de thuissituatie als in instellingen. De belangrijkste waarden van UVV zijn daarbij flexibiliteit, betrouwbaarheid, continuïteit en menselijk contact. Doelstelling De stichting heeft ten doel: Het bevorderen en verlenen van maatschappelijke hulp door vrijwilligers, met menselijk contact en continuïteit in het werk als voornaamste kenmerken. Pagina 1

2 VRIJWILLIGERSWERK EN WERKWIJZE Vrijwilligerswerk UVV Zeist is een zelfstandige vrijwilligersorganisatie die toegevoegde waarde biedt aan vrijwilligers, hulpvragers en instellingen op het gebied van zorg en welzijn. Vrijwilligerswerk is een activiteit die men doet ten behoeve van iemand anders, zonder daartoe verplicht te zijn en zonder een vergoeding te ontvangen. Het vrijwilligerswerk wordt ingericht door een organisatie, vrijwilligerswerk vindt dus niet plaats in familieof privéverband. En de activiteiten kunnen niet dezelfde activiteiten zijn die men zou verrichten binnen een arbeidsovereenkomst. Het werk is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Sinds jaar en dag speelt het vrijwilligerswerk een belangrijke rol in de samenleving, zonder de inzet van vrijwilligers zou er niet veel gebeuren. Vrijwilligers zijn onmisbaar in onze samenleving en zijn van groot individueel, maatschappelijk en economisch belang. Vrijwilligerswerk biedt mensen de mogelijkheid blijk te geven van hun betrokkenheid bij andere mensen of de samenleving als geheel. Zo biedt het mensen de mogelijkheid om te participeren en om erbij te horen in de samenleving. Werkwijze. Wij zijn een aantrekkelijke, actieve, levendige vrijwilligersorganisatie waar verschillende groepen vrijwilligers met plezier en betrokkenheid een bijdrage aan leveren. En streven er naar de kwaliteit, continuïteit en betrouwbaarheid van haar activiteiten te waarborgen. Bij UVV Zeist zetten 40 vrouwelijke en mannelijke vrijwilligers zich een paar uur per week in om aandacht te geven aan hun medemens. Ons motto luidt dan ook: Maatschappelijke hulp door vrijwilligers, met menselijk contact en continuïteit in het werk als voornaamste kenmerk. Dat geven wij aan met drie pijlen: met hoofd, hart en handen. Hierbij vormen de vrijwilligers het hart van de organisatie. Samen met het bestuur werken de vrijwilligers aan nieuwe maatschappelijke vragenstukken en in samenwerking met de anderen zal een oplossing worden gegeven door het inzetten van vrijwilligers. Aspirant vrijwilligers zijn van harte welkom, mits men aan de gestelde functie-eisen voldoet. Op basis van een vrijwilligersovereenkomst worden de vrijwilligers ingezet bij organisaties waarmee UVV Zeist een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten. Op grond van deze overeenkomst met de organisaties gelden voor vrijwilligers de rechten en plichten die door de betreffende organisatie in hun vrijwilligersbeleid zijn opgenomen. UVV Zeist beoordeelt samen met de organisaties het vrijwilligersbeleid en de uitvoering daarvan. Het aanbod van vrijwilligerswerk is aan het veranderen, dus is het noodzakelijk om ook jongere vrijwilligers, op een voor hen aantrekkelijke manier, te interesseren voor de UVV Zeist. Een kleine greep uit ons vrijwilligerswerk: Diaconessenhuis Zeist -Gastvrouwen opname hal en zorgplein; Rijdende winkel; Rijdende Bibliotheek; Warande Wooncentrum Heerewegen -Gastvrouwen Grote Zaal; Vriendschappelijk contact; Begeleiding demente bewoners; Warande Wooncentrum In de Dennen -Gastvrouw Etages; Vriendschappelijk Contact; Overig - Meander/Omnium - Contactpersoon Netwerk -Thuiszorg vrijwilliger. Pagina 2

3 Gedragsregels Gedragsregels bieden normen aan organisaties en ondersteunen bij de inrichting en het functioneren van een goed bestuur. De gedragsregels gaan over het besturen van een goede organisatie, het houden van toezicht, het afleggen van verantwoording en een goede omgang met alle belangrijke relaties (vrijwilligers, zorginstellingen en donateurs, enz.). Duidelijk beleid Tenminste éénmaal per jaar vindt er een evaluatie van het gevoerde beleid plaats. Bestuur In de samenleving is steeds meer aandacht voor goed bestuur. Men stelt hoge eisen aan kwaliteiten als integriteit, dienend leiderschap, openheid en transparantie van managers, bestuurders en interne toezichthouders. Men kijkt kritisch naar de leiding en toezichthouders van organisaties en vraagt uitleg, ook van vrijwilligers organisaties. Besturen is de taak die het bestuur conform de statuten heeft meegekregen. Besturen betekent richting geven aan UVV Zeist, zorgen voor het adequaat functioneren van UVV Zeist en het beheren en besteden van de middelen. Dit alles met het oog op de doelstelling van UVV Zeist. Het bestuur bestaat maximaal uit 5 bestuursleden die allen, hoewel de statuten hen daartoe niet verplichten, onbezoldigd hun taak uitoefenen. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar. Zij treden af volgens een door het bestuur vast te stellen rooster. De zittingsperioden van de voorzitter en (eerste) secretaris mogen niet gelijk lopen. Een op grond van het rooster aftredend bestuurslid is éénmaal terstond herbenoembaar. Een tweede herbenoeming is uitsluitend mogelijk indien daartoe met drie/vierde van de stemmen door het bestuur wordt besloten in een vergadering waarin tenminste twee derde van alle bestuursleden aanwezig zijn. Bij de beraadslaging over een herbenoeming is het betreffende bestuurslid niet aanwezig. Klachtenprocedure Indien deze niet aanwezig is in de samenwerkingsovereenkomsten van onze partners of u wilt uw ongenoegen over bedoelingen en handelingen van UVV Zeist en over de juistheid en rechtmatigheid van activiteiten in het kader van onze doelstelling kenbaar maken? Stuur uw klacht via bestuuruvvzeist@hotmail.com t.a.v. mevrouw U. van Vliet-Brockbernd Per post: Stichting Unie van Vrijwilligers Zeist t.a.v. mevrouw U. van Vliet-Brockbernd Montessorilaan TD Zeist De klachten worden persoonlijk door de voorzitter behandeld en onder de aandacht gebracht van het bestuur en de zorginstelling. Het bestuur stuurt de klager een inhoudelijke reactie op de klacht binnen een termijn van 30 dagen. Indien dit niet mogelijk is wordt de klager daarvan op de hoogte gesteld. Op verzoek van de indiener kan haar/zijn identiteit geheim worden gehouden, tenzij dit niet mogelijk is voor het oplossen van de klacht, echter wordt dit op voorhand met de klager besproken. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. Pagina 3

4 ORGANISATIE EN FINANCIËN Organisatie In dit onderdeel beschrijven we hoe de activiteiten georganiseerd worden. Tevens wordt hier toegelicht hoe de begroting van de stichting is samengesteld en welke activiteiten ondernomen worden om fondsen te werven. Meer informatie is ook te vinden op: Bestuur Het bestuur van de stichting is op de volgende manier georganiseerd. De hierna aangegeven rollen worden allen door vrijwilligers uitgevoerd, tenzij anders aangegeven. Het huidige bestuur dat uitvoering gaat geven aan dit plan bestaat uit: Mevrouw U. (Ursula) van Vliet-Brockbernd, voorzitter Naast haar rol als voorzitter zijn de voornaamste aandachtsgebieden: het identificeren en onderhouden van contacten in o.a. Zeist en omgeving en de Landelijk Unie van Vrijwilligers. De heer W.A.Th. (Wim) Hufen, 1 e secretaris Naast zijn rol als secretaris houdt de heer Hufen zich bezig met de contacten in Zeist en omstreken. Mevrouw Y. (Yvonne) Lievendag-Van Vollevelde, 2 e secretaris Haar rol bestaat voornamelijk uit het assisteren van de 1 e secretaris bij al zijn werkzaamheden. (Ledenadministratie) De heer W. (Willem) den Bode, penningmeester Het werven van fondsen en afstemmen van de financiering van activiteiten op het beschikbare budget vormen de belangrijkste activiteiten. Daarnaast zorgt deze voor een gedegen administratie van in- en uitgaande geldstromen en is verantwoordelijk voor het verzorgen van de vereiste rapportages voor het bestuur aan de Fiscus. ORGANISATIE vaststellen van een visie, beleid en strategie, alsmede regelmatige evaluatie daarvan; vertegenwoordigen van UVV Zeist; voeling houden met maatschappelijk krachtenveld; bewaking en naleving statuten; beheren en corrigeren van de financiële administratie en jaarrekening; zorgdragen voor de juridische en fiscale positie; waarborgen en evalueren van de kwaliteit van het bestuur; Op de volgende wijze wil het bestuur uitvoering geven aan haar fondsen-wervingsactiviteiten: Direct Marketing; zoveel mogelijk per waarbij de regels en richtlijnen van direct marketing gevolgd worden; 1-op-1 aanspreken van diverse persoonlijke contacten van bestuur en vrijwilligers; benaderen van eigen netwerken via social media; aanhaken op diverse nieuwsbrieven van betrokken partijen; direct benaderen van toeleveranciers en andere zakelijke partijen onder de aandacht brengen van UVV Zeist in Zeist en omstreken. Pagina 4

5 FINANCIEN Donaties UVV Zeist ontvangt geen subsidie van de lokale overheid, dus zijn wij afhankelijk van donaties, schenkingen en de vrijwillige bijdrage van de vrijwilligers. Deze inkomsten bepalen namelijk in hoeverre UVV Zeist haar doelstelling feitelijk kan nastreven. Door het vergroten van de naamsbekendheid, middels nieuwsbrieven naar haar donateurs en een brede kring van bekenden streeft UVV Zeist naar een structurele fondsenwerving. Het bestuur gaat onderzoeken in hoeverre het mogelijk is om een vriendenclub UVV Zeist te realiseren. In dit kader gaat de ANBI-status een belangrijke rol spelen. Gericht op doelstelling/anbi De inspanningen van het bestuur van UVV Zeist dienen zo direct mogelijk bij te dragen aan de doelstelling. De doelstelling is ten algemenen nutte, de ANBI-status is verkregen. Wat is algemeen nut? Door het verstrekken van informele zorg ten behoeve van (het welzijn van) de medemens die zich in een kwetsbare positie bevinden - wordt het algemeen nut gediend. Vermogen Het eigen vermogen zal per ultimo van ieder boekjaar kenbaar worden gemaakt onder de rubriek Jaarrekeningen. Het bestuur streeft ernaar om de jaarlijks ontvangen donaties zoveel mogelijk in het lopend jaar uit te keren aan projecten volgens de doelstelling. Een beperkt reserve wordt aangehouden om enkele bedrijfskosten te dekken, zodat continuïteit van UVV Zeist gewaarborgd is. De hoogte van deze continuïteitsreserve wordt gebaseerd op de richtlijnen van de Commissie Herkströter. Dit houdt in dat dit reserve maximaal 1,5 keer de jaarkosten van de organisatie mag bedragen. Daarnaast kan een reservering ontstaan voor reeds toegezegde, maar nog niet uitgekeerde financiering van een project. Om grip te houden op de kwaliteit en voortgang van projecten kiest het bestuur in voorkomende gevallen om de gevraagde financiering in delen uit te keren. Elk volgend deel wordt pas uitgekeerd indien het project voldoet aan de gestelde mijlpalen, kwaliteit en behaalde (deel)doelstellingen. Alle opbrengsten (schenkingen en donaties) worden als opbrengst verantwoord in het boekjaar waarin zij door UVV Zeist worden ontvangen. Als rentebaten worden verantwoord door de aan het verslagjaar toe te rekenen ontvangen c.q. te vorderen renten uit hoofde van uitstaande banksaldi. Beleggingsbeleid Volledigheidshalve volstaan we hier met de vermelding dat UVV Zeist een deel van het ter beschikking staande geld heeft belegd. Voor het tijdelijk aanhouden van vermogen worden enkel en alleen een lopende rekening en/of een spaarrekening gebruikt. Indien nodig (rekeningcourant en spaartegoed bij één bank is hoger dan het maximum bedrag van het depositogarantiestelsel) worden rekeningen bij meerdere banken geopend om zodoende geen enkel risico te lopen. Transparantie De doelstelling, het bestuur en de procedures worden zowel intern als extern zoveel mogelijk inzichtelijk gemaakt. Pagina 5

6 Verantwoording afleggen De financiële en inhoudelijke zaken worden uit eigen beweging aan het bestuur en deels extern (aan de maatschappij en fondsenwereld) inzichtelijk gemaakt. DE MEERJAREN BEGROTING Verslaglegging Per maand wordt uit een adequaat administratiesysteem de financiële verslaglegging opgesteld, voor zover mogelijk worden de Richtlijnen 650 "Fondsenwervende instellingen" gevolgd. Het bestuur wenst, zoals in haar beleid is bepaald, tot meetbaarheid van haar resultaten te komen. Deze meetbaarheid wordt zichtbaar op aantal fronten: - welke activiteiten hebben we uitgevoerd, wat waren daarbij de kosten (tijd en geld) en hoeveel medemensen hebben we daarmee kunnen helpen. - welke voorlichting en scholingsactiviteiten (tijd en geld) hebben wat opgeleverd (kennis, houding, gedrag) - wat waren de totale indirecte kosten en hoe ontwikkelen deze zich in relatie tot de hoogte van alle ontvangen giften in een jaar en de uitgaven. Begroting en bestedingsplan De meerjarenbegroting wordt gebruikt als uitgangspunt voor de jaarlijks vast te stellen begroting. Evaluatie van het gevoerde beleid vindt plaats bij de bespreking van de behaalde resultaten versus de gestelde doelen. Omschrijving Baten Eigen fondsenwerving Donaties Bestemmingsreserve Som der baten Lasten Activiteiten Beheerskosten Som der lasten Rente en bankkosten Rente baten Rente lasten Totaal Rente Saldo voor bestemming Pagina 6

7 Pagina 7