REGLEMENT RAAD VAN BESTUUR & DIRECTIERAAD STICHTING VESTIA

Transcriptie

1 REGLEMENT RAAD VAN BESTUUR & DIRECTIERAAD STICHTING VESTIA Status: Vastgesteld door het Bestuur d.d. 21 juni 2016 Goedgekeurd door de RvC d.d. 5 juli 2016 Ingangsdatum d.d. 30 december 2016 Vastgesteld op: Pagina 1 van 14

2 Overwegingen - De Raad van Bestuur van Stichting Vestia ( de Stichting ) is verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de resultatenontwikkeling van de Stichting. - De Stichting heeft per 1 oktober 2015 een directieraad ( de Directieraad), die verantwoordelijk is voor de integrale organisatorische aansturing van de Stichting. - Het doel van de invoering van een Directieraad binnen de Stichting is verbetering en professionalisering van het besluitvormingsproces van de Stichting. Gestreefd wordt naar meer samenhang tussen strategie en bedrijfsvoering van de Stichting, een betere afstemming van de operationele processen binnen de Stichting, meer en bredere betrokkenheid bij de verschillende portefeuilles die er binnen de Stichting zijn, en een snellere en efficiëntere besluitvorming. - In dit reglement zijn de taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur en de Directieraad nader geregeld en vastgelegd. - Dit reglement vervangt vanaf de datum dat het is vastgesteld het op 16 september 2015 vastgestelde reglement Raad van Bestuur stichting Vestia. Algemeen Status en inhoud van het reglement Artikel 1 1. Dit reglement dient ter aanvulling op de wet en de statuten van de Stichting ( de Statuten ) en geeft een nadere regeling voor: a. De onderlinge verhouding binnen de Raad van Bestuur; b. De bevoegdheden van de Raad van Bestuur; c. De verhouding tussen de Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur; d. De verhouding tussen de Raad van Bestuur en de Directieraad. 2. Waar dit reglement strijdig is met de statuten van de Stichting, zullen deze laatste prevaleren. Waar dit reglement verenigbaar is met de statuten, maar strijdig met de wet, zal deze laatste prevaleren. Indien een of meer bepalingen uit dit reglement niet of niet meer geldig zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. 3. Onverminderd het bepaalde in dit reglement hanteren de Raad van Bestuur en de Directieraad voor hun functioneren als uitgangspunt de algemene beginselen van governance en zullen zij handelen conform de Aedescode en de Governancecode Woningcorporaties. Wijziging reglement Artikel 2 De Raad van Bestuur kan dit reglement bij besluit wijzigen na voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen. Evaluatie reglement Artikel 3 De Directieraad evalueert jaarlijks de werking van dit reglement. Vastgesteld op: Pagina 2 van 14

3 RAAD VAN BESTUUR Positie Raad van Bestuur Rechtspositie, bezoldiging en functioneren Artikel 4 1. Het statutaire bestuur van de Stichting wordt gevormd door de Raad van Bestuur, die belast is met het besturen van de Stichting, met inachtneming van het bepaalde in de wet, de Statuten en de reglementen zoals deze zijn en worden vastgesteld. De Raad van Bestuur draagt de gezamenlijke en ongedeelde verantwoordelijkheid voor het bestuur van de Stichting. 2. De Raad van Commissarissen besluit over benoeming, beoordeling, beloning, schorsing en ontslag van de leden van de Raad van Bestuur op de wijze zoals geregeld in artikel 4 van de Statuten en artikel 12 en 13 van het reglement van de RvC. 3. Tenminste éénmaal per jaar overlegt de Raad van Commissarissen met de Raad van Bestuur over salariëring, opleiding en overige arbeidsvoorwaarden van de Raad van Bestuur. 4. Een lid van de Raad van Bestuur wordt benoemd voor een periode van ten hoogste vier jaar, en kan steeds voor een periode van ten hoogste vier jaar worden herbenoemd. 5. Een lid van de Raad van Bestuur wordt bij zijn of haar (her)benoeming getoetst op geschiktheid en betrouwbaarheid conform de daarvoor gestelde regels in de Woningwet en het BTIV. 6. De Raad van Commissarissen bespreekt ten minste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van de Raad van Bestuur zowel het functioneren van de Raad van Bestuur als college als dat van de individuele leden van de Raad van Bestuur, en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden, en bespreekt de conclusies met de Raad van Bestuur en de individuele leden van de Raad van Bestuur. 7. De Stichting verstrekt aan de leden van de Raad van Bestuur geen persoonlijke leningen, garanties, en dergelijke. Onverenigbaarheden bestuur Artikel 5 1. De Stichting hanteert ten aanzien van het lidmaatschap van het bestuur de onverenigbaarheden als genoemd in artikel 25 van de Woningwet. 2. Degene die voor benoeming in het bestuur in aanmerking wenst te komen, kan niet daarin worden benoemd dan nadat hij aan de Raad van Commissarissen een verklaring heeft overgelegd die inhoudt dat hij niet eerder een bestuurlijke of toezichthoudende functie heeft bekleed bij enige rechtspersoon of vennootschap die op het maatschappelijke belang gerichte werkzaamheden verricht ten aanzien waarvan, als gevolg van zijn handelen of nalaten, een aanwijzing of maatregel wegens falend bestuur of falend beleid is opgelegd en dat hij nooit voor een financieel-economisch delict is veroordeeld. 3. Een lid van het bestuur ten aanzien van wie zich een onverenigbaarheid voordoet als bedoeld in het eerste lid, meldt dit onmiddellijk aan de voorzitter van de Raad van Vastgesteld op: Pagina 3 van 14

4 Commissarissen, en treedt, tenzij de onverenigbaarheid in overleg met de Raad van Commissarissen binnen een redelijke termijn ongedaan wordt gemaakt, af als lid van het bestuur Vervanging bij afwezigheid lid Raad van Bestuur Artikel 6 1. In geval van afwezigheid van een lid van de Raad van Bestuur vindt vervanging plaats door een ander lid van de Raad van Bestuur. In geval van langdurige afwezigheid, waarvan sprake zal zijn bij een afwezigheid van zes maanden of langer, neemt de Raad van Commissarissen in zijn eerstvolgende vergadering een besluit over de vervanging, na overleg met de functionerende leden van de Raad van Bestuur. Onafhankelijkheid Artikel 7 De Raad van Bestuur is bij zijn functioneren onafhankelijk van de instructies van derden buiten de Stichting, uitgezonderd de instructies van overheidsinstanties, die handelen binnen de kaders van wet- en regelgeving, en instructies van het WSW. Taken en bevoegdheden Raad van Bestuur Portefeuilleverdeling Artikel 8 1. De leden van de Raad van Bestuur vormen een collegiaal bestuur. De Raad van Bestuur stelt onderling een portefeuilleverdeling vast welke de goedkeuring behoeft van de Raad van Commissarissen. De leden van de Raad van Bestuur zijn verantwoordelijk voor de voorbereiding en de uitvoering van besluiten die betrekking hebben op hun eigen portefeuille. 2. De portefeuilleverdeling is vastgelegd in een addendum, dat is vastgehecht aan dit reglement. 3. De Raad van Bestuur stelt een procuratieregeling op en vast, en houdt deze actueel. In dit procuratiereglement is aangegeven welke medewerkers tot welke rechtshandelingen en betalingen bevoegd zijn. Ten aanzien van de in het procuratiereglement te mandateren/gemandateerde betalingsbevoegdheden en verplichtingen geldt het vier-ogen-principe. Introductieprogramma, opleiding en training Artikel 9 1. Alle Bestuurders volgen na benoeming een introductieprogramma waarin de relevante aspecten van de functie aan bod komen. 2. Alle Bestuurders zijn gehouden hun kennis steeds te blijven ontwikkelen door middel van training en opleiding, waarbij aandacht wordt besteed aan gewenst gedrag. Het Vastgesteld op: Pagina 4 van 14

5 Bestuur is zelf verantwoordelijk voor het goed uitoefenen van zijn taken en verantwoordelijkheden. In dat kader beoordeelt het Bestuur jaarlijks op welke onderdelen zijn leden gedurende hun zittingsperiode behoefte hebben aan nadere training en opleiding. 3. Op de training en opleiding van Bestuurders is de Permanente Educatie-systematiek zoals vastgelegd in het Reglement permanente educatie van Aedes (vereniging van woningcorporaties) of een vervanging daarvan van toepassing. In het jaarverslag worden de door Bestuurders behaalde Permanente Educatie-punten vermeld. 4. De kosten verband houdende met introductieprogramma s, training en opleiding komen voor rekening van de Stichting. Verantwoordelijkheid Raad van Bestuur Artikel De Raad van Bestuur formuleert tenminste iedere vier jaar een meerjarenbeleidsplan voor de Stichting en de met haar verbonden ondernemingen. Voorts formuleert de Raad van Bestuur ieder jaar een jaarplan en de meerjarenbegroting waarin tevens het budget voor het eerstvolgende jaar is opgenomen. De Raad van Bestuur stelt beide plannen vast onder goedkeuring van de Raad van Commissarissen. 2. De Raad van Bestuur is onder meer verantwoordelijk voor: a. het realiseren van de doelstellingen van de Stichting zoals geformuleerd in artikel 3 van de statuten; b. de strategie, de financiering en het beleid die moeten leiden tot realisatie van de doelstellingen; c. het beleid ten aanzien van de deelnemingen van de Stichting; d. de kwaliteit van de diensten die de Stichting verleent alsmede de gang van zaken binnen de Stichting en de met haar verbonden onderneming(en); e. het inventariseren en managen van risico s verbonden met de activiteiten van de Stichting; f. het zorgen voor goed werkende interne risicobeheersing- en controlesystemen waaromtrent tevens wordt gerapporteerd in het jaarverslag; g. het verzorgen en voorbereiden van het financiële verslaggevingsproces; h. het naleven van relevante wet- en regelgeving; i. het naleven en handhaven van de governance structuur van de Stichting; j. het openbaar maken, onder meer via het jaarverslag en op de website van de Stichting, van de governance structuur van de Stichting; k. het opmaken van de jaarrekening alsmede het opstellen van een jaarplan met jaarlijkse begroting van de Stichting; l. het adviseren bij de benoeming van de externe accountant van de Stichting; m. het zorgdragen voor de medezeggenschap en het voeren van overleg met de ondernemingsraad; n. het voeren van overleg met de Landelijke Huurdersraad van Vestia o. gezonde financiële uitgangspunten; p. het voeren van overleg met andere belanghebbende partijen als bedoeld in artikel 19 lid 1 van dit reglement; q. de kwaliteit en de volledigheid van de openbaar gemaakte financiële berichten; r. het voeren van management developmentbeleid dat mede voorziet in het kweken van aanwas om doorstroming van kader binnen de organisatie te bevorderen; s. informatievoorziening aan interne en externe toezichthouders. Vastgesteld op: Pagina 5 van 14

6 Verbindingen Artikel 11 Besluiten tot het (doen) oprichten van dochtervennootschappen, het deelnemen in ondernemingen en het sluiten van duurzame samenwerking met andere partijen kunnen door de Raad van Bestuur niet gedelegeerd of gemandateerd worden aan andere organen of functionarissen van de Stichting. (Des-)investeringen Artikel De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat alle voorzienbare (des-) investeringen zijn opgenomen in de desbetreffende jaarbegroting. 2. De Raad van Bestuur is bevoegd besluiten inzake (des-) investeringen tot een bedrag van 3 miljoen tot uitvoer te brengen, zonder voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen. 3. De financieringsbehoefte van de Stichting vloeit voort uit de begroting en het meerjarenplan. De Raad van Bestuur is binnen de kaders van het treasurystatuut bevoegd alle handelingen uit te voeren die noodzakelijk zijn om de financiering van de Stichting te waarborgen. Voorts zal jaarlijks een treasuryjaarplan worden opgesteld. 4. De Raad van Bestuur informeert de Raad van Commissarissen met redenen omkleed over de (des-) investeringsbesluiten, zoals bedoeld in lid 2, wel steeds achteraf. 5. Het gestelde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van (des-) investeringsbesluiten die de Raad van Bestuur neemt in zijn hoedanigheid van aandeelhouder dan wel Raad van Commissarissen van ondernemingen met wie de Stichting een groep vormt. Directieteam Artikel De Raad van Bestuur is bevoegd functionarissen in dienst van de Stichting te benoemen tot titulair directeur ( Directeur ). 2. De Stichting heeft vier functionele directies: Directie Wonen; Directie Onderhoud en Ontwikkeling; Directie Vastgoed; Directie Bedrijfsvoering en Control. De Raad van Bestuur wijst aan en benoemt voor iedere directie een Directeur, die leiding geeft aan en verantwoordelijk is voor (een goede procesgang binnen) de desbetreffende directie. 3. De Raad van Bestuur kan besluiten de Directeuren te machtigen ten aanzien van de bij de portefeuille van de betreffende Directeur behorende aangelegenheden. In de functieomschrijving van de Directeuren en bij het Handelsregister worden de bevoegdheden neergelegd. De bevoegdheden van de Directeuren zijn afgeleid van de bevoegdheden van de Raad van Bestuur. Vastgesteld op: Pagina 6 van 14

7 Interne beheersing Artikel De manager Interne Beheersing functioneert onder de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur. 2. De manager Interne Beheersing heeft de plicht handelingen en gedragingen van de (leden van) de Raad van Bestuur die niet passen binnen de functie van de Raad van Bestuur direct en rechtstreeks aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen te melden. 3. De Raad van Commissarissen wordt geïnformeerd over de benoeming van de manager Interne Beheersing. 4. Ontslag van de manager Interne Beheersing behoeft de goedkeuring van de Raad van Commissarissen. Risicobeheersing Artikel De Raad van Bestuur draagt zorg voor de aanwezigheid van een op de Stichting en haar bedrijfsvoering toegesneden intern risicobeheersings- en controlesysteem. Als instrumenten voor de risicobeheersing en controle wordt in ieder geval gehanteerd: a. Risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen van de woningcorporatie; b. Een integriteitscode die aan iedere medewerker bekend wordt gemaakt en die op de website van de corporatie is geplaatst; c. Een systeem van kwaliteitszorg en zelfevaluatie; d. Handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaggeving, alsmede de voor de opstelling daarvan te volgen procedures; e. Een systeem van periodieke monitoring en rapportering; f. Een toetsingskader (in geval van verbindingen) waarin wordt vastgelegd welke criteria er worden gehanteerd bij het aangaan en beëindigen van verbindingen; g. Een toetsingskader waarin wordt vastgelegd welke criteria worden gehanteerd bij het doen van investeringen. 2. De Raad van Bestuur geeft in het jaarverslag inzicht in de interne risicobeheersingsen controlesystemen en de werking hiervan. Specifiek gaat het daarbij in op de wijze waarop het risicomanagement en de interne beheersing van verbindingen, inclusief het aangaan van majeure transacties daarbinnen, is geregeld. Visitatie Artikel De Stichting laat haar maatschappelijke prestaties minimaal eens per vier jaar onderzoeken door een door de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland geaccrediteerd visitatiebureau. 2. Het visitatierapport wordt op de Website geplaatst, samen met een reactie daarop van de Raad van Bestuur en de RvC. Het visitatierapport wordt besproken met de Landelijke Huurdersraad van Vestia en het college van Burgemeester en Wethouders van de belangrijkste Gemeenten als belanghebbenden. Vastgesteld op: Pagina 7 van 14

8 3. De Raad van Bestuur zendt het visitatierapport, vergezeld van de reactie van de RvC daarop als bedoeld in lid 2, binnen zes weken aan de minister belast met de zorg voor de volkshuisvesting, alle belanghebbenden en degenen die in het kader van het onderzoek hun zienswijze hebben gegeven. Integriteit Artikel De Raad van Bestuur draagt zorg voor aanwezigheid van een door de Raad van Commissarissen goedgekeurde integriteitscode. 2. De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen de stichting aan de Raad van Bestuur of een door hem aangewezen functionaris. E.e.a. is vastgelegd in de Klokkenluidersregeling. 3. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van leden van de Raad van Bestuur betreffen worden gerapporteerd aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 4. De Raad van Bestuur stelt een regeling vast waarin het in lid 2 en 3 gestelde wordt geregeld. De regeling wordt geplaatst op de website van de stichting. Informatie en relatie met de Raad van Commissarissen Artikel De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Commissarissen en de commissies van de Raad van Commissarissen tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens 2. Het Bestuur woont de vergaderingen van de RvC bij, tenzij dit op grond van de Statuten of het reglement van de RvC is uitgesloten. 3. De Raad van Bestuur zal de Raad van Commissarissen drie maal in het jaar verslag doen toekomen waarin gedetailleerde informatie wordt gegeven over de realisatie van het jaarplan en de jaarbegroting, en tussentijds ingeval materiële en/of immateriële overschrijdingen daartoe aanleiding geven. Intern en extern overleg Artikel De Raad van Bestuur legt vast wie als belanghebbende partijen worden beschouwd en onderhoudt contact met hen. De Raad van Bestuur gaat periodiek na of hij met alle relevante belanghebbenden in gesprek is. 2. Het Raad van Bestuur voert overleg met de Landelijke Huurdersraad van Vestia en de ondernemingsraad. Het overleg heeft onder meer betrekking op de betaalbaarheid, de voorgenomen werkzaamheden en welke bijdrage daarmee wordt beoogd aan de uitvoering van het volkshuisvestingsbeleid dat in de desbetreffende regio geldt. 3. De Raad van Bestuur schept randvoorwaarden om te komen tot sterke en professionele Huurdersorganisaties. 4. De Raad van Bestuur en draagt er zorg voor dat met de betrokken Gemeenten indien nodig overleg wordt gevoerd en dat prestatieafspraken worden gemaakt over de Vastgesteld op: Pagina 8 van 14

9 bijdrage die de Stichting levert aan de uitvoering van het in de betrokken Gemeenten geldende volkshuisvestingsbeleid. 5. De Raad van Bestuur treedt ten minste eenmaal per jaar in overleg met de RvC over de omgang met, en de participatie en invloed van belanghebbenden. 6. In het jaarverslag wordt aan de onderwerpen als bedoeld onder lid 1 tot en met 5 van dit artikel aandacht besteed. 7. De Raad van Bestuur informeert de RvC over de relevante onderwerpen die aan de orde zijn geweest tijdens het overleg met de Landelijke Huurdersraad van Vestia en de ondernemingsraad. Verantwoording en evaluatie Artikel De Raad van Bestuur legt verantwoording af aan de RvC over zijn handelen in hoedanigheid als Bestuur van de Stichting op de wijze zoals omschreven in de Statuten en dit reglement. 2. In het jaarverslag rapporteert de Raad van Bestuur over de gerealiseerde maatschappelijke, operationele en financiële resultaten van de Stichting. Daarbij wordt ook aandacht gegeven aan de doelmatigheid van de Stichting en de mate waarin de Stichting in staat is haar maatschappelijke taak op langere termijn te vervullen. Het jaarverslag wordt na vaststelling door de RvC openbaar gemaakt door plaatsing op de Website. Besluitvorming Raad van Bestuur Artikel De Raad van Bestuur neemt in ieder geval de besluiten ten aanzien van de onderwerpen, waarvoor hij op grond van de statuten van de Stichting en artikel 8 lid 2 van dit reglement verantwoordelijk is. 2. De Raad van Bestuur baseert zich bij zijn besluitvorming in beginsel op de bespreking van deze onderwerpen in de Directieraad. Er wordt gestreefd naar een breed draagvlak in de Directieraad. Om consensus te bereiken, levert elk lid van de Directieraad een zo groot mogelijke bijdrage vanuit de eigen discipline. 3. In beginsel neemt de Raad van Bestuur besluiten in de vergadering van de Directieraad, tenzij de Raad van Bestuur een aparte vergadering nodig acht, waarbij alleen de leden van de Raad van Bestuur aanwezig zijn. De Raad van Bestuur meldt de overige leden van de Directieraad in dat geval dat de separate vergadering van de Raad van Bestuur plaatsvindt en informeert hen over de uitkomsten en genomen besluiten, met uitzondering van de vertrouwelijke bestuursbesluiten (bijvoorbeeld besluiten over personeel en besluiten over gerechtelijke procedures). 4. Besluiten die tijdens de vergadering van de Directieraad worden genomen, worden aangemerkt als besluiten van de Raad van Bestuur. 5. Elk lid van de Raad van Bestuur heeft één stem. Besluiten worden met meerderheid van stemmen genomen. Uitgangspunt is dat consensus wordt bereikt. 6. Indien binnen de Raad van Bestuur geen overeenstemming wordt bereikt, dan wordt de besluitvorming voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen kan het betreffende besluit goed- of afkeuren. 7. De leden van de Raad van Bestuur zijn, vanuit de collectieve verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur, volledig verantwoordelijk voor alle genomen besluiten en Vastgesteld op: Pagina 9 van 14

10 de gevolgen daarvan. De leden van de Raad van Bestuur zijn zowel binnen als buiten de onderneming ten aanzien van principiële, structurele en beleidsonderwerpen gehouden een eensluidend standpunt te vertolken. Zij zullen zowel intern als extern besluiten c.q. standpunten op eensluidende wijze ondersteunen c.q. uitdragen en er in het algemeen zorg voor dragen dat sprake is van een collegiale houding en uitstraling van de Raad van Bestuur als geheel. 8. De Raad van Bestuur zal bij zijn besluitvorming het bepaalde in artikel 6 lid 4 van de statuten in acht nemen. In dit artikel is bepaald welke besluiten aan de goedkeuring van de Raad van Commissarissen zijn onderworpen. 9. De Raad van Bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen mits de zienswijze van de Raad van Bestuur schriftelijk of per wordt ingewonnen en geen van de leden van de Raad van Bestuur zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. 10. Alle besluiten van de Raad van Bestuur worden schriftelijk vastgelegd in een besluitenlijst. Vertrouwelijke bestuursbesluiten worden vastgelegd in een aparte vertrouwelijke besluitenlijst. DIRECTIERAAD Samenstelling Directieraad Leden Artikel De Directieraad bestaat uit de volgende leden: de leden van de Raad van Bestuur; de leden van het Directieteam, bestaande uit o de Directeur Wonen; o de Directeur Onderhoud & Ontwikkeling; o de Directeur Bedrijfsvoering & Control; o de Directeur Vastgoed; 2. De Directeuren worden aangemerkt als Top functionaris in de zin van de Wet normering Topinkomens. 3. De voorzitter van de Raad van Bestuur is tevens de voorzitter van de Directieraad en daarmee verantwoordelijk voor eenheid van beleid. 4. Bij afwezigheid van een lid van de Directieraad wordt vervanging onderling geregeld. Functionarissen Artikel De Stafmanager Bestuursondersteuning is de secretaris van de Directieraad. 2. De Stafmanager Strategie, Beleid en Communicatie is vaste adviseur van de Directieraad. Agendaleden Artikel De Directieraad heeft de volgende agendaleden: de Stafmanager P&O; Vastgesteld op: Pagina 10 van 14

11 de Stafmanager Interne Beheersing. 2. Agendaleden ontvangen de agendastukken van de Directieraad gelijktijdig met de leden van de Directieraad. 3. Agendaleden bepalen voor welke onderwerpen zij deel willen nemen aan de vergadering van de Directieraad. Taak Directieraad Artikel De Directieraad is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van de organisatie. 2. Onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur behoren in ieder geval de volgende onderwerpen tot het domein van de Directieraad: a. verbeterplan en ondernemingsplan Vestia en/of deelgebieden daarvan b. de jaarplannen van de verschillende bedrijfsonderdelen c. de portfoliostrategie d. het strategisch voorraadbeleid en -beheer e. de jaarbegroting en de meerjarenprognose f. de corporate governance g. het integriteitbeleid h. het treasurybeleid en -statuut i. het investeringsbeleid en statuut j. diverse strategische beleidskaders k. het verbindingenbeleid en het verbindingenstatuut l. de verslaglegging m. voorstellen en vaststellen van organisatiewijzigingen n. het inrichten en functioneren van de organisatie o. het inrichten en functioneren van het risicobeheersings- en controle systeem p. het voorbereiden, vaststellen en evalueren van het HR-beleid q. het bespreken, vaststellen en uitvoeren van externe activiteiten en PR r. de sturings- en verantwoordingsinformatie s. de informatievoorziening ten behoeve van RvC, OR en huurdersorganisaties t. prestatieafspraken Functioneren Directieraad Artikel De Directieraad evalueert jaarlijks zijn eigen functioneren. 2. De Raad van Bestuur beoordeelt het functioneren van de Directieraad als geheel en van de individuele overige leden van de Directieraad. Vergaderingen van Directieraad Artikel De Directieraad komt één maal per twee weken in vergadering bijeen. 2. De voorzitter van de Directieraad zit de vergaderingen van de Directieraad voor en kan besluiten extra vergaderingen uit te schrijven en bij uitzondering een vergadering te laten vervallen. Vastgesteld op: Pagina 11 van 14

12 3. De secretaris van de Directieraad stelt in overleg met de voorzitter van de Directieraad de agenda voor de vergaderingen van de Directieraad op. 4. Agendastukken voor de vergadering van de Directieraad (kunnen) worden aangeleverd door het Directieteam en de managers van de stafafdelingen. 5. Voor elk agendastuk wordt het gewenste vergaderproces aangegeven. Deze processen zijn: informerend - ter informatie; opiniërend - ter bespreking; besluitvormend - ter besluitvorming. 6. Gevraagde bestuursbesluiten worden, indien van toepassing, aangevuld met: een advies van IB een advies van F&C; een advies van P&O; een advies van SB&C; een advies van de juridische afdeling; een privacytoets. In een gevraagd bestuursbesluit wordt helder benoemd of advies van (externe) organen noodzakelijk is. 7. Op uitnodiging kunnen één of meer andere medewerkers van de Stichting of externen aanwezig zijn bij de behandeling van specifieke agendastukken. Tegenstrijdige belangen Artikel Een lid van de Directieraad zal: a. niet in concurrentie treden met de Stichting; b. geen schenkingen boven de 50 euro vragen of aannemen van de Stichting of van een voor de Stichting of van een voor de Stichting relevante derde, noch voor zichzelf, nog voor enig ander; c. ten laste van de Stichting aan derden geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen; d. geen zakelijke kansen die aan de Stichting toekomen voor zichzelf of voor enig ander benutten. 2. Indien een lid van de Directieraad voorziet dat (de schijn van) een (potentieel) tegenstrijdig belang, dat van betekenis is voor de Stichting en/of voor het betreffende lid, of een onverenigbaarheid zou kunnen optreden, meldt het betreffende lid dit terstond aan de Raad van Bestuur of, indien het een lid van de Raad van Bestuur betreft, aan de Raad van Commissarissen en verschaft daarover alle relevante informatie. De Raad van Bestuur danwel de Raad van Commissarissen besluit buiten aanwezigheid van het betrokken lid of sprake is van een tegenstrijdig belang. Indien naar het oordeel van de Raad van Bestuur danwel Raad van Commissarissen sprake is van een incidentele tegenstrijdigheid en bezwaren daarvan kunnen worden opgelost door een tijdelijke voorziening, dan werkt het betreffende lid aan die voorziening mee. Indien naar het oordeel van de Raad van Bestuur danwel de Raad van Commissarissen sprake is van een meer dan incidentele tegenstrijdigheid of onverenigbaarheid van belangen, dan zorgt het betreffende lid van de Directieraad onverwijld voor opheffing van de tegenstrijdige of onverenigbare belangen. 3. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval indien: Vastgesteld op: Pagina 12 van 14

13 a. de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarvan het lid van de Directieraad een persoonlijk materieel financieel belang houdt; b. de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarbij het lid van de Directieraad een familierechtelijke verhouding heeft met een lid van de Raad van Bestuur van die rechtspersoon; c. de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarbij het lid van de Directieraad een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult; 4. Een lid van de Directieraad neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij hij of zij potentieel een tegenstrijdig belang heeft. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van leden van de Directieraad spelen die van materiële betekenis zijn voor de Stichting en/of voor de betreffende leden van de Directieraad behoeven de goedkeuring van de Raad van Bestuur danwel de Raad van Commissarissen. Nevenfuncties Artikel Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de Raad van Commissarissen is het leden van de Raad van Bestuur niet toegestaan nevenwerkzaamheden hoe ook genaamd en al dan niet tegen vergoeding te verrichten, 2. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de voorzitter van de Raad van Bestuur is het leden van de Directieraad niet toegestaan nevenwerkzaamheden hoe ook genaamd en al dan niet tegen vergoeding te verrichten. 3. Het voorgaande is niet van toepassing op activiteiten die voortvloeien uit de aard van de functie. Vertrouwelijkheid Artikel 30 Leden van de Directieraad zullen alle informatie en documentatie die zij in het kader van hun lidmaatschap van de Directieraad respectievelijk de Raad van Bestuur verkrijgen en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de Raad van Bestuur dan wel Directieraad openbaar maken, ook niet na hun aftreden. Aldus vastgesteld door de Raad van Commissarissen op 5 juli 2016 Vastgesteld op: Pagina 13 van 14

14 Bijlage Addendum bij bestuursreglement Portefeuilleverdeling leden Raad van Bestuur Portefeuille voorzitter Raad van Bestuur a. Primair verantwoordelijk voor het strategisch beleid; b. Verantwoordelijk voor de beleidsvelden Wonen, Onderhoud & Ontwikkeling, alsmede de daarmee samenhangende externe (bestuurlijke) contacten; c. Verantwoordelijk voor de stafafdeling Beleid en de stafafdeling Bestuursondersteuning; d. Verantwoordelijk voor de algemene externe presentatie en woordvoering van Vestia. Portefeuille lid Raad van Bestuur a. Verantwoordelijk voor de interne organisatie en bedrijfsvoering; b. Verantwoordelijk voor het beleidsveld Vastgoed en Bedrijfsvoering & Control en de daarmee samenhangende externe (bestuurlijke) contacten; c. Verantwoordelijk voor de stafafdeling Interne beheersing en Personeel & Organisatie en interne organisatie en bedrijfsvoering van Vestia; Vastgesteld op: Pagina 14 van 14