RAADSVOORSTEL. TITEL Nieuwe Nota Inkoopbeleid.

Transcriptie

1

2 raadsbesluit pagina 1 Gemeente Amersfoort RAADSVOORSTEL Van : Burgemeester en Wethouders Reg.nr. : Aan : Gemeenteraad Datum : 28 oktober 2013 Portefeuillehouder : Wethouder J.C. Buijtelaar Agendapunt : B&W-vergadering : De Ronde : Agenda Het Besluit : Vastgesteld besluit : TITEL Nieuwe Nota Inkoopbeleid. BESLISPUNTEN 1. In te stemmen met de volgende 7 wijzigingen, c.q. aanvullingen die in de nieuwe Nota Inkoopbeleid zijn verwerkt: a. De (interne) drempelbedragen als volgt aan te passen: i. voor Diensten en Leveringen: verhogen van de drempel tot waar één op één gunnen is toegestaan, van naar ; ii. voor Werken: - verhogen van de drempel tot waar één op één gunnen is toegestaan, van naar ; - verhogen van de drempel tot waar meerdere offertes aanvragen is toegestaan, van naar b. Als uitgangspunt te nemen dat in elke aanbesteding, -bovenop de (landelijke) minimum milieueisen-, leveranciers geprikkeld moeten worden tot het doen van een extra duurzame stap door middel van op maat gemaakte gunningcriteria die gerichte duurzaamheidwinst beogen. Het college op te dragen dit uitgangspunt uiterlijk begin 2014 nader uit te werken. c. Het College te machtigen af te wijken van het hanteren van de duurzaamheidcriteria en/of social return, indien deze leiden tot onoverkomelijke technische of financiële bezwaren. d. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag is toegestaan, minstens één regionale Ondernemer uit te nodigen, mits aanwezig en mits de Gemeente in de afgelopen 2 jaar geen slechte ervaringen met deze Ondernemer heeft gehad. e. Bij uitvragen van inhuur van tijdelijk personeel, het (regionale) MKB en ZZP-ers de gelegenheid te bieden om mee te dingen, door verder gebruik te gaan maken van het zgn. marktplaats concept. f. Innovatie te stimuleren door te gunnen op EMVI; door de opdracht zo functioneel mogelijk te omschrijven; door prestatie-inkoop of door geïntegreerde contractvormen, daar waar dit proportioneel en geschikt is voor de betreffende opdracht. Dit ter afweging door de budgethouder. g. Voorlopig geen lokaal klachtenmeldpunt in te richten, totdat (eigen of rijks-)evaluatie de behoefte hieraan uitwijst of verplicht. 2 De bijgevoegde Nota Inkoopbeleid vast te stellen.

3 raadsbesluit pagina 2 Gemeente Amersfoort AANLEIDING Het huidige inkoopbeleid is vastgesteld voor de periode van In dat beleid is gekozen voor een strak keurslijf; zo werd o.a. het opnemen van milieueisen verplicht gesteld om de ambitie ten aanzien van 100% duurzaam inkopen in 2011 te realiseren. We hanteerden alleen de standaard aanbestedingsprocedures en richtten we een uniforme procedure in voor het afwijken van het inkoopbeleid. Een aantal gemeentebrede aanbestedingen is uitgevoerd om te komen tot raamovereenkomsten voor 4 jaar. Dit heeft goed gewerkt; de basis is hiermee beter op orde gebracht. De organisatie is bekend met de spelregels en past deze ook toe. Dit moeten we zeker in stand houden. Ontwikkelingen Sinds 2008 is de focus op Inkoop veranderd. Door middel van het programma ZZP BV hebben wij veel aandacht geschonken aan de positie van het MKB en met name die van ZZP-ers. We hebben grote stappen gezet ten aanzien van duurzaamheid en social return. Waar we eerst kozen voor standaardaanbestedingsprocedures resulterend in (grote) raamovereenkomsten, zien we dat maatwerk oplossingen nu beter werken. We zijn geconfronteerd met de noodzaak tot bezuinigen en in de meest recente Kadernota gaven we aan de mogelijkheden van samenwerking binnen de regio te willen onderzoeken, met name op het gebied van Inkoop. Om invulling te geven aan al deze ambities ten aanzien van duurzaamheid, doelmatigheid, regionale economie, MKB en innovatie kiezen we de laatste tijd vaker voor maatwerk. Geen standaard raamovereenkomsten meer voor de hele organisatie, maar op maat gesneden oplossingen, waaronder een marktplaats voor de inhuur van externen. Niet alleen duurzaamheid opnemen als minimumeis, maar nadenken per aanbesteding welk gunningcriterium de leveranciers het beste prikkelt en hoe zwaar dit mee moet wegen in de betreffende aanbesteding. Maar ook nadenken hoe we de innovatie uit de markt kunnen halen in plaats van alles voor te schrijven. Nationale Aanbestedingswet Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 van kracht geworden. Centraal beginsel in deze Aanbestedingswet is dat de aanbestedende dienst bij het aangaan van overeenkomsten zorg draagt voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. In de AMvB ( het Aanbestedingsbesluit ) bij de Aanbestedingswet 2012 is de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen bij de invulling van het in de Aanbestedingwet neergelegde Proportionaliteitsbeginsel. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. Al deze ontwikkelingen vergen een aanpassing van het huidige inkoopbeleid. De nieuwe nota Inkoopbeleid heeft dezelfde opbouw als de huidige nota, maar is tevens afgeleid van het VNG model inkoopbeleid. Met dit model Inkoopbeleid beoogt de VNG bij te dragen aan de uniformisering tussen gemeenten en richting te geven aan de aanbestedingspraktijk en deze verder te professionaliseren. Veel uitgangspunten van de Nota Inkoopbeleid blijven gehandhaafd. Relevante uitgangspunten uit andere beleidstukken zijn overgenomen. In april 2013 is uw raad informeel gepeild naar de gewenste richting. De gewenste richting die daarin bij uw raad is gepeild, is verwerkt in deze nieuwe nota Inkoopbeleid. Dit alles heeft geresulteerd in zeven specifieke voorstellen voor wijziging ten opzichte van het huidige inkoopbeleid. Deze zijn in dit raadsvoorstel toegelicht en onderbouwd. In het licht van bovengenoemde ontwikkelingen staan 3 begrippen centraal bij deze voorstellen: Maatwerk, MKB en maatschappelijke waarde.

4 raadsbesluit pagina 3 Gemeente Amersfoort BEOOGD EFFECT Dit nieuwe inkoopbeleid helpt in het continueren van een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Het geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken door de gemeente Amersfoort. Het legt alle ambities en uitgangspunten vast die wij hanteren bij het inrichten van onze inkoopfunctie en het uitvoeren van al onze inkooptaken. Ook herijkt het onze visie over hoe wij de inkoopfunctie professioneel vorm willen geven. Het draagt tenslotte ook zorg voor een juiste inbedding van de actuele politieke thema s MKB, innovatie en maatschappelijke waarde. ARGUMENTEN a.1 De voorgestelde verhoging van de drempelbedragen sluit aan bij de Gids Proportionaliteit; geeft vermindering van de administratieve lastendruk voor de ondernemers en biedt meer kansen voor het MKB. Centraal in de gids Proportionaliteit staat de aanbeveling om opdrachten met een hogere waarde dan nu het geval is, onderhands uit te vragen in plaats van deze Openbaar aan te besteden. Dit draagt bij aan de vermindering van de administratieve lasten voor de markt en voor de aanbestedende diensten en dit biedt meer kansen voor het (lokale) MKB. Bij een meervoudig onderhandse procedure worden de leveranciers uitgenodigd en worden er geen geschiktheideisen gesteld aan de ondernemers. Een Europese en een Nationale Openbare procedure verschillen immers weinig in administratieve lasten; alleen de plek van publicatie verschilt en bij een Nationale Openbare procedure zijn de wettelijke termijnen korter. In de gids Proportionaliteit staat: In algemene zin kan voor de waarde van een kleine opdracht voor Leveringen en Diensten gedacht worden aan een bagatel (zijnde een bedrag waaronder sowieso de één op één gunning gehanteerd mag worden) tot , voor Werken wordt een bagatel tot als reëel beschouwd. De waarde van een kleine opdracht voor Leveringen en Diensten is, vanwege het verschil in de drempels, dus geringer dan die voor Werken. Tot de Europese drempel voor Leveringen en Diensten en tot een bedrag van voor Werken wordt een meervoudig onderhandse procedure proportioneel geacht. a.2 De voorgestelde verhoging van de drempelbedragen sluit aan bij het streven naar doelmatigheid en bij de wens tot vermindering van de administratieve lastendruk voor de organisatie. In de afgelopen 2 jaar zijn 13 opdrachten van Werken Nationaal Openbaar aanbesteed. Het verhogen van de drempel voor meervoudig onderhandse offerteaanvragen naar 1,5 miljoen Euro zou in de afgelopen 2 jaar ertoe hebben geleid dat 9 van die 13 opdrachten van Werken meervoudig onderhands uitgevraagd zouden zijn in plaats van Nationaal openbaar aanbesteed. Indien die drempel bij 1 miljoen Euro wordt gelegd, zou dit hebben geresulteerd in het meervoudig onderhands aanbesteden van slechts 2 van die 13 opdrachten. In de afgelopen 2 jaar zijn bij ten minste 15 opdrachten van Werken meerdere offertes aangevraagd. Bij het verhogen van de drempel van het één op één gunnen van opdrachten tot , zouden van die 15 opdrachten waar we meerdere offertes voor aanvroegen, 2 opdrachten één op één zijn gegund. Verhoging naar , -conform het bagatel in de gids Proportionaliteit- zou hebben geleid tot het één op één gunnen van 8 van de huidige 15 opdrachten zónder concurrentiestelling. De voorbereidingskosten van een meervoudige offerteaanvraag en het beoordelen van de offertes zijn bij Werken tot hoger dan het voordeel van concurrentiestelling. Bij het verhogen van de drempel van het één op één gunnen van Diensten en Leveringen van naar , zouden we 15 van de minstens 35 opdrachten waar in de afgelopen 2 jaar meerdere offertes voor hebben gevraagd, één op één hebben gegund.

5 raadsbesluit pagina 4 Gemeente Amersfoort a.3 Inkopers spannen zich ten allen tijde in het beste resultaat te bereiken Centraal in de nieuwe aansturing van de organisatie staat het vormgeven van verantwoordelijkheid bij de medewerkers. Medewerkers worden gefaciliteerd om vanuit een heldere bestuurlijke opdracht hun werk met een grote mate van vrijheid en zelfstandigheid in te richten. De inkoper maakt per aanbesteding een zorgvuldige afweging hoe hij het beste resultaat verkrijgt. Indien concurrentiestelling onder de genoemde bagatels doelmatig is, zal de inkoper een zorgvuldige afweging toch meerdere offertes aanvragen. b.1 Naast continuering van de huidige duurzame basis, willen wij en uw raad er een schepje bovenop. Wij streefden er naar om in 2011 alles duurzaam in te kopen. Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu- en/of sociale aspecten in het inkoopproces, zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieu- en/of sociale aspecten voldoet. Dit streven is nagenoeg bereikt. We stellen milieueisen aan de opdrachtnemer bij opdrachten vanaf Bij alle opdrachten vanaf de Europese aanbestedingsdrempel voor Diensten/Leveringen (vanaf 1 januari 2014: ) passen we ook de Social Return bouwblokken toe als contractvoorwaarde. Bij kleinere aanbestedingen wordt de opdrachtnemer gevraagd om zich vrijwillig in te spannen om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt naar werk te leiden of om een maatschappelijke activiteit uit te voeren. Deze milieueisen en de social return contractvoorwaarde of de vrijwillige maatschappelijke activiteit blijven we vragen als duurzame basis in alle aanbestedingen. Voor de komende jaren willen wij deze duurzame basis behouden én er een schep bovenop doen! Daarom zal elke aanbieder op een opdracht waar dit zinvol in is, gevraagd worden naar zijn bijdrage aan de duurzaamheidwinst in de opdracht. b.2 Het zoeken naar gerichte gunningcriteria die duurzaamheidwinst opleveren, vergt meer maatwerk Het opstellen van gerichte gunningcriteria per aanbesteding vergt maatwerk, duurzaamheidkennis op het gehele spectrum van de gemeentelijke aanbestedingen (van catering, luchtfotografie tot infrastructurele projecten) en een objectief beoordelingskader. De instrumenten die in de markt beschikbaar zijn (o.a. CO 2 prestatieladder, ISO-14001) voldoen niet aan onze ambities. Het vergt tijd en innovatie om de exacte invulling te onderzoeken en uit te proberen. We gaan hiermee vast aan de slag. Wij informeren u medio 2014 over de exacte invulling van deze extra stap. c.1 Een uniforme aanpak ten aanzien van afwijkingen draagt bij aan een rechtmatige inkooppraktijk In het huidige inkoopbeleid staat dat alleen de portefeuillehouder Inkoop mocht beslissen over het niet duurzaam inkopen van opdrachten. Voor afwijkingen bijvoorbeeld ten aanzien van de gekozen aanbestedingswijze of het niet toepassen van social return, is een andere gedragslijn van toepassing. Hierdoor kan verwarring ontstaan. Een uniforme aanpak draagt dus bij aan het realiseren van een rechtmatige en duurzame inkooppraktijk. d.1 De nieuwe drempelbedragen geven meer vrijheid voor het bepalen wie wij uitnodigen tot het uitbrengen van een offerte In de Aanbestedingswet 2012 staat het MKB centraal. Bij alle te nemen keuzes in aanbestedingen, dient de positie van het MKB zorgvuldig te worden overwogen. Het verhogen van de drempelbedragen als in besluit 1a) biedt hier mogelijkheden toe. Immers bij een enkelvoudig of meervoudig onderhandse procedure mogen wij zelf gemotiveerd bepalen welke 3 tot 5 leveranciers worden uitgenodigd tot het uitbrengen van een offerte.

6 raadsbesluit pagina 5 Gemeente Amersfoort d.2 Een regionaal opdrachtnemer draagt bij aan onze arbeidsmarkt-en duurzaamheidambities Wij wensen de regionale economie meer te betrekken bij onze aanbestedingen. Door bij elke enkelvoudige of meervoudig onderhandse procedure, regionale leveranciers te betrekken (waar mogelijk), verhogen we de kansen op (continuïteit van) werk van onze inwoners en reduceren we de uitstoot van CO 2. e.1 In marktplaats concepten kunnen ook ZZP-ers meedingen op inhuur opdrachten Raamovereenkomsten voor de inhuur van tijdelijk personeel worden meestal afgesloten met grote bureaus. Een ZZP-er of een klein bureau komt hierdoor moeilijk in aanmerking om ingehuurd te worden. In een marktplaats concept kunnen zowel bedrijven, intermediairs als zelfstandigen inschrijven op onze tijdelijke inhuur opdrachten. f.1 De gemeente speelt door haar inkopen een rol in het stimuleren van innovatie Een standaard bestek waarin alles is voorgeschreven nodigt niet uit tot innovatie; een functionele uitvraag stimuleert innovatie en haalt het beste uit de markt. In de huidige Nota Inkoopbeleid is vastgelegd dat gunning bij voorkeur op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) plaats vindt. De Aanbestedingswet hanteert EMVI als uitgangspunt. Om de innovatie vanuit de markt te kunnen benutten, is het ook wénselijk op basis van EMVI te gunnen. Het criterium EMVI biedt de mogelijkheid om onderscheidende kwalitatieve aanbiedingen vanuit de markt te verkrijgen. Door de opdracht zo functioneel mogelijk te omschrijven; prestatieinkoop toe te passen of door geïntegreerde contractvormen te kiezen, maken we optimaal gebruik van de kennis die de markt heeft. Bij gunning niet gekeken naar de laagste aanschafprijs, maar naar de totale kosten over de gebruiksduur ( total cost of ownership ). g.1 De oprichting van een lokaal aanbestedingsklachtenmeldpunt vergt een extra investering Als flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012 is het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden vastgesteld. Dit advies omhelst o.a. de vrijwillige inrichting van een lokaal klachtenmeldpunt voor klachten over een aanbesteding dat onafhankelijk is, met een zeker gezag, met een juridische achtergrond, met verstand van aanbesteden en niet betrokken bij de aanbesteding. Dit kan niet worden belegd in onze organisatie, doordat we dan in de situatie komen dat de slager zijn eigen vlees keurt. g.2 Door onze werkwijze hebben wij tot op heden weinig klachten Het aantal verwachte klachten is naar verwachting minimaal: er is al een juridische mogelijkheid voor bezwaar gedurende 20 dagen na de voorlopige gunning van elke aanbesteding; de praktijk is dat bij onze aanbestedingen daar maar weinig gebruik van wordt gemaakt. Wij nemen aan dat dit komt doordat wij vragen en klachten tijdens een aanbestedingsprocedure serieus behandelen. Klachten of bezwaren over één van onze aanbestedingen kan het bedrijf kenbaar blijven maken tijdens de informatieronde tijdens de aanbesteding. g.3 Bedrijven kunnen ook hun klachten over onze aanbestedingen landelijk uiten Het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden omhelst ook het oprichten van een landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts, waar elke ondernemer met een klacht over een aanbesteding van welke gemeente dan ook, terecht kan. g.4 Het is mogelijk om eventueel later alsnog een klachtenmeldpunt in te stellen. Op basis van evaluatie van het aantal klachten dat bij de landelijke commissie van Aanbestedingsexperts wordt ingediend, kunnen wij alsnog besluiten een eigen klachtenpunt in te richten of aan te haken bij een commercieel of regionaal klachtenmeldpunt. Het ministerie van EZ kan ook op basis van hun evaluatie over 3 jaar een lokaal klachtenmeldpunt verplicht stellen.

7 raadsbesluit pagina 6 Gemeente Amersfoort KANTTEKENINGEN a.1 De kleurenschema s in de gids Proportionaliteit laten ruimte voor andere aanbestedingswijzen bij de voorgestelde drempelbedragen. In de gids Proportionaliteit zijn kleurenschema s opgenomen ter advisering van welke aanbestedingsprocedures passend zijn voor Werken en voor Diensten/Leveringen bij hun geraamde waarde, door middel van een schakering van rood naar groen. Zo wordt het aanvragen van meerdere offertes voor Diensten en Leveringen van proportioneel geacht (groen), maar deze opdrachten één op één gunnen is ook mogelijk (oranje). Omwille van de duidelijkheid en eenduidigheid stellen wij belang in het bepalen van interne drempelbedragen onder de Europese drempels. Wij menen dat dit recht doet aan een rechtmatige inkooppraktijk. Bij het bepalen van die interne drempelbedragen is een afweging gemaakt tussen doelmatigheid, de wens om in de tijd van bezuinigingen toch enige vorm van concurrentie te stellen en vermindering van administratieve lasten voor de markt en voor onze organisatie. De drempelbedragen in ons huidig inkoopbeleid leiden in enkele gevallen tot niet proportioneel geachte aanbestedingswijzen. De voorgestelde drempelbedragen passen zowel binnen het proportionaliteitsbeginsel uit de aanbevelingen in de kleurenschema s van de Gids Proportionaliteit, de tekst van de gids Proportionaliteit en bij onze ervaringen van de afgelopen jaren. b.1 Uw raad wenste toepassing van de CO 2 prestatieladder bij grotere opdrachten De CO 2 Prestatieladder is een instrument om bedrijven die deelnemen aan aanbestedingen te stimuleren tot CO 2 -bewust handelen in de eigen bedrijfsvoering en bij de uitvoering van projecten. Het gaat daarbij met name om energiebesparing, het efficiënt gebruik maken van materialen en het gebruik van duurzame energie. Het instrument wordt door overheidsorganisaties en bedrijven gebruikt bij veelal complexe aanbestedingen. Het uitgangspunt van de ladder is dat inspanningen worden gehonoreerd. De CO2-Prestatieladder kent vijf treden. Hoe hoger de trede op het certificaat, hoe meer voordeel het bedrijf krijgt bij de gunningafweging, in de vorm van een fictieve korting op de inschrijfprijs. Een bedrijf die in aanmerking wil komen, voor de fictieve korting, dient gecertificeerd te zijn op de CO 2 ladder. Buiten de kosten van certificering, dient het bedrijf ook een deelnamebijdrage te betalen. De hoogte van die bijdrage is naar rato van de grootte van het bedrijf. Zowel Bouwend Nederland als het regionale MKB raadt het toepassen van de CO 2 prestatieladder af, in verband met de hoge kosten van het certificeringtraject voor de ondernemers. Ook de ambassadeurs duurzame ontwikkeling raadden het gebruik van de CO 2 prestatieladder af, omdat dit instrument alleen focust op CO 2 uitstoot en niet aansluit bij onze ambitieuze duurzaamheiddoelstellingen. Daarnaast kan het geven van fictieve kortingen op de inschrijfprijs, een kostenopdrijvend effect hebben. d.1 Door regionale leveranciers uit te nodigen, verkleinen we de kansen voor goede partijen buiten de regio In elke meervoudig onderhandse procedure zal minstens één geschikt bevonden regionale leverancier uitgenodigd worden tot het doen van een offerte. Bij meervoudig onderhandse procedures mogen we volgens de Aanbestedingswet 2012 minimaal 3 bedrijven uitnodigen, maximaal 5. Dit betekent dat er nog steeds ondernemers buiten de regio uitgenodigd kunnen worden. De beoordeling van de offertes blijft geschieden op de economisch meest voordelige inschrijving, oftewel kwaliteit en prijs, ongeacht de vestigingsplaats van de aanbieder.

8 raadsbesluit pagina 7 Gemeente Amersfoort g.1 Een lokaal klachtenmeldpunt kan onnodige juridische procedures voorkomen Als flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012 is het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden vastgesteld. Dit advies omhelst een standaard werkwijze voor het afhandelen van klachten van aanbestedingen. Toepassing van dit advies voor klachtafhandeling kan tot gevolg hebben dat klachten die in onderling overleg opgelost kunnen worden, niet nodeloos aan de rechter worden voorgelegd. Misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen in de aanbesteding kunnen worden hersteld zonder dat zaken escaleren. FINANCIËN - DUURZAAMHEID Door het betrekken van regionale ondernemers bij onze aanbestedingen en het eisen van duurzame mobiliteit, draagt dit beleid bij aan vermindering van het aantal auto-kilometers en bevordert het de werkgelegenheid in de regio Amersfoort; Het Social return beleid bevordert de toegang tot werk voor mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt. Dit beleid bevordert draagvlak voor en kennis van duurzaamheid onder potentiële leveranciers; Dit beleid verhoogt de status van duurzame oplossingen. VERVOLG Na vaststelling van de Nota zullen de wijzigingen ten opzichte van de huidige Nota Inkoopbeleid worden doorgevoerd. BETROKKEN PARTIJEN - Burgemeester en wethouders van Amersfoort, de secretaris, de burgemeester, Bijlagen Nota Inkoopbeleid, november 2013

9 raadsbesluit pagina 8 Gemeente Amersfoort RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Amersfoort; Reg.nr op basis van het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 juni 2013, sector CM/CF (nr ); b e s l u i t: 1. In te stemmen met de volgende 7 wijzigingen, c.q. aanvullingen die in de nieuwe Nota Inkoopbeleid zijn verwerkt: De (interne) drempelbedragen als volgt aan te passen: i. voor Diensten en Leveringen: verhogen van de drempel tot waar één op één gunnen is toegestaan, van naar ; ii. voor Werken: - verhogen van de drempel tot waar één op één gunnen is toegestaan, van naar ; - verhogen van de drempel tot waar meerdere offertes aanvragen is toegestaan, van naar b. In elke aanbesteding worden, -bovenop de (landelijke) minimum milieueisen- leveranciers geprikkeld tot het doen van een extra duurzame stap door middel van op maat gemaakte gunningcriteria die gerichte duurzaamheidwinst beogen. De concrete invulling van dit beslispunt, vergt meer tijd en zal begin 2014 volgen. c. Het College te machtigen af te wijken van het hanteren van de duurzaamheidcriteria en/of social return, indien deze leiden tot onoverkomelijke technische of financiële bezwaren. d. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag is toegestaan, minstens één regionale Ondernemer uit te nodigen, mits aanwezig en mits de Gemeente in de afgelopen 2 jaar geen slechte ervaringen met deze Ondernemer heeft gehad. e. Bij uitvragen van inhuur van tijdelijk personeel, het (regionale) MKB en ZZP-ers de gelegenheid te bieden om mee te dingen, door verder gebruik te gaan maken van het zgn. marktplaats concept. f. Innovatie te stimuleren door te gunnen op EMVI; door de opdracht zo functioneel mogelijk te omschrijven; door prestatie-inkoop of door geïntegreerde contractvormen, daar waar dit proportioneel en geschikt is voor de betreffende opdracht. Dit ter afweging door de budgethouder. g. Voorlopig geen lokaal klachtenmeldpunt in te richten, totdat (eigen of rijks-)evaluatie de behoefte hieraan uitwijst of verplicht. 2 De bijgevoegde Nota Inkoopbeleid vast te stellen. Vastgesteld in de openbare vergadering van de griffier de voorzitter

10 Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Amersfoort Het KOMPAS! Maatschappij Organisatie Markt Wet- en regelgeving December 2013

11 Inhoudsopgave 1.INLEIDING 3 1.1AANLEIDING DOEL VAN DEZE NOTA LEESWIJZER DEFINITIES GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN WAT WILLEN WE BEREIKEN? DE GEMEENTE LEEFT DE RELEVANTE WET- EN REGELGEVING NA WAT GAAN WE ERVOOR DOEN? Uniforme documenten Overeenkomsten Aanpassing richtlijn aanbestedingswijze en drempelbedragen Alle overeenkomsten op basis van Amersfoorts ontwerp en gebaseerd op Amersfoortse inkoopvoorwaarden IDEËLE UITGANGSPUNTEN WAT WILLEN WE BEREIKEN? WAT GAAN WE ERVOOR DOEN? Overnemen duurzaamheidcriteria in aanbestedingen Meer duurzaamheid stimuleren Continueren social return bouwblokken methode Afwijkingen rapporteren ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN WAT WILLEN WE BEREIKEN? WAT GAAN WE ER VOOR DOEN? Aanbesteden op basis van EMVI Kiezen voor de meest aangewezen ondernemersrelatie en contractvorm Stimuleren mogelijkheden voor MKB Kansen bieden aan de lokale economie Prikkelen tot innovatieve oplossingen Geen prijzen van andere marktpartijen blootgeven ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN WAT WILLEN WE BEREIKEN? WAT GAAN WE ER VOOR DOEN? Gebundeld optreden naar de markt Gecoördineerde inkoop in de organisatie Verantwoording afleggen over gemeentebrede inkoopfunctie Integriteit in het inkoopproces borgen door middel van vier-ogen principe Integriteiteisen stellen aan opdrachtnemers Geen inrichting lokaal klachtenmeldpunt BIJLAGE 1: VOORGESCHREVEN AANBESTEDINGSWIJZE BIJLAGE 2: WAARDEN VAN DE SOCIAL RETURN BOUWBLOKKEN

12 3

13 1. Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Amersfoort, de opvolger van de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Op basis van die Nota heeft de gemeente Amersfoort de afgelopen jaren de professionele inkoopfunctie verder opgetuigd. 1.2 Doel van deze Nota Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken door de gemeente Amersfoort. Het doel ervan is het vastleggen van alle uitgangspunten die de Gemeente hanteert bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van al haar inkooptaken. De gemeente Amersfoort spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit beleid helpt ons in het streven naar een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van de actuele politieke thema s duurzaamheid, innovatie en maatschappelijke betrokkenheid. Wij bieden met dit beleid medewerkers en externe leveranciers van de gemeente Amersfoort een handvat voor professionele samenwerking bij inkooptrajecten. Het herijkt onze visie over hoe een professionele inkoopfunctie vorm gegeven dient te worden. Tot slot biedt het een leidraad voor de strategische inkoopambities voor de komende jaren. 1.3 Leeswijzer In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. De Gemeente gaat bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van: * Hoofdstuk 3: Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? Objectiviteit en proportionaliteit staat daarbij centraal. * Hoofdstuk 4: Ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? * Hoofdstuk 5: Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? * Hoofdstuk 6: Organisatorische en ethische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in? Dit gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt beschreven volgens deze vier pijlers. Per hoofdstuk wordt elk pijler uitgewerkt, waarbij eerst per pijler is geformuleerd wat de Gemeente wil bereiken en wat zij daarvoor gaat doen. Een kompas is een magnetisch instrument dat de windstreken aanwijst en waarmee men kan bepalen in welke richting men gaat. Zo ook deze Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het geeft de richting aan jegens al de partijen die een belangrijke rol spelen in het speelveld van Inkoop. De gegevens die aan veranderingen onderhevig zijn, zoals drempelwaarden, staan in de bijlagen. Bij veranderingen kunnen deze separaat ter goedkeuring worden voorgelegd aan Raad en College. Om de tekst leesbaar te houden wordt soms alleen gesproken over inkopen, ook al wordt daar ook aanbesteden mee bedoeld. Om dezelfde reden wordt met het begrip leverancier ook dienstverlener of aannemer bedoeld en met hij, hij/zij. 4

14 1.4 Definities In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: Aanbesteden Concessie Opdrachtnemer Diensten Gemeente Inkoop Leveringen Offerte Hel deelproces van inkopen waarbij de opdrachtgever op transparante en objectieve wijze de opdracht verstrekt aan een opdrachtnemer, die voldoet aan bepaalde eisen en die de beste inschrijving heeft gedaan. Aanbesteden maakt dus specifiek deel uit van wat omschreven is als de tactische inkoopfunctie. Een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor diensten (of werken) waarbij de tegenprestatie voor de te verrichten dienst (werk) bestaat uit het recht de dienst (werk) te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling. De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente. Alle vormen van dienstverlening. De Gemeente Amersfoort, zetelend Stadhuisplein 1 te Amersfoort. (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Ook wel: Het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Kortom: alle beïnvloedbare handelingen die facturen van derden tot gevolg hebben. De aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten of de levering van goederen en die slechts zijdeling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering. Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Ondernemer Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. Werken Een activiteit van bouwkundige of civieltechnische aard, die bestemd is een economische of technische functie te vervullen, zoals de aanleg van bijvoorbeeld wegen, gebouwen, bruggen, riolering, speelplaatsen en tunnels. Ook activiteiten die onlosmakelijk onderdeel uitmaken van een bouwopdracht zoals installatiewerkzaamheden beschouwen we als een werk. 5

15 2. Gemeentelijke doelstellingen De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke uitgaven staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding. Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente. Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. e. De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop. Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt gebruik van de Uniforme Eigen Verklaring. f. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid: o Kadernota Economische Ontwikkeling o de Gedragscode voor medewerkers Zo zijn onze manieren o Milieubeleidsplan 2013 Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. 6

16 3. Juridische uitgangspunten 3.1 Wat willen we bereiken? Wet- en regelgeving De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: Transparantie: Proportionaliteit: Wederzijdse erkenning: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente. De Gemeente neemt bij al haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 3.2 Wat gaan we ervoor doen? Uniforme documenten De voorgenoemde beginselen zijn het best gediend indien gebruik wordt gemaakt van uniforme meestal landelijke - aanbestedingsreglementen, standaard bestekken en inkoopvoorwaarden. De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Voor de gemeente Amersfoort zijn van toepassing: Aanbesteding Reglement Werken (ARW 2012) de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV 2012) Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW-bestek) Standaardbestekken Bouw en Utiliteitsbouw (STABU) Richtlijnen Inrichting Openbare Ruimte gemeente Amersfoort (RIOR, 2010) Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Amersfoort, d.d. mei 2012 Addendum ingenieursdiensten gemeente Amersfoort, d.d. mei 2012 Inkoopvoorwaarden Programmatuur gemeente Amersfoort, d.d. november Overeenkomsten Besluiten tot het aangaan van een overeenkomst worden in naam van het College genomen, dat deze bevoegdheid om uitvoering te geven aan het beleid heeft neergelegd bij de directeuren van de sectoren of zoveel lager in de organisatie als wenselijk is. Deze mandaatbevoegdheid is opgenomen in het gemeentelijk mandaatbesluit, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Dit mandaatbesluit is van toepassing op alle inkopen van de gemeente Amersfoort. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Overeenkomsten worden ondertekend in naam van de burgemeester. In het mandaatbesluit zijn, onder instructies en voorwaarden, bepaalde functionarissen gemachtigd namens de burgemeester tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan. 7

17 3.2.3 Aanpassing richtlijn aanbestedingswijze en drempelbedragen De Gemeente moet aanbesteden met inachtneming van de Europese Aanbestedingsrichtlijn als de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de vastgestelde Europese drempelbedragen. Onder die Europese drempels heeft de gemeente Amersfoort haar eigen drempels vastgesteld in lijn met de Nationale Gids Proportionaliteit. In bijlage 1 is middels een groene kleur weergegeven voor goederen, diensten en werken bij welke drempelbedragen welke aanbestedingswijzen toegestaan zijn binnen de gemeente Amersfoort. Indien gekozen wordt voor een aanbestedingswijze, waarbij in bijlage 1 een rode cel is weergegeven, is dit in strijd met de richtlijn die in de betreffende cel vermeld staat! (zijnde: het Amersfoorts Inkoopbeleid, de Gids Proportionaliteit of de Europese Richtlijn) Van de Europese aanbestedingsrichtlijn kan nimmer worden afgeweken. Het College is bevoegd af te wijken van het Amersfoorts Inkoopbeleid in de volgende situaties: bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente Amersfoort zijn toe te rekenen; onder druk van zwaarwegende gemeentelijke belangen of door politieke besluiten waardoor de aanbestedingsvorm reeds is bepaald; vanwege de aard van de opdracht en de onzekere omstandigheden, waardoor de totale prijs niet vooraf vast te stellen is; indien het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve, kennisspecifieke of technische redenen slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten, gevaar voor de continuïteit van een project, grote risico s of technische moeilijkheden met zich zou brengen; Alle overeenkomsten op basis van Amersfoorts ontwerp en gebaseerd op Amersfoortse inkoopvoorwaarden Bij het sluiten van een overeenkomst van leveringen en diensten stelt de gemeente Amersfoort het contract op, inclusief de algemene inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten van de gemeente Amersfoort. Een raamovereenkomst heeft in beginsel een looptijd van maximaal 4 jaar inclusief de mogelijkheden tot verlenging. De verbonden partijen vormen hier een uitzondering op. Alle overeenkomsten hebben een einddatum. Alle getekende overeenkomsten worden opgeslagen en beheerd in de contractendatabank. 8

18 Maatschappij 4. Ideële uitgangspunten 4.1 Wat willen we bereiken? De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streefde er naar om in 2011 alles duurzaam in te kopen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit is nagenoeg bereikt. Voor de komende jaren willen we deze duurzame basis behouden en er een schepje bovenop doen. De Gemeente wil immers een CO 2 neutrale stad zijn in 2030! De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. In haar rol van opdrachtgever zet de gemeente Amersfoort haar inkoopkracht dus in om milieuwinst te bereiken en arbeidsmogelijkheden te stimuleren voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in al haar aanbestedingen, klein en groot! Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Het inkoopproces is gericht op het bereiken van een zo groot mogelijke maatschappelijke waarde ( value for tax payers money ). 4.2 Wat gaan we ervoor doen? Overnemen duurzaamheidcriteria in aanbestedingen Dit betekent dat naast de aanschafprijs alle bijkomende kosten gedurende en na het gebruik ervan mee beschouwd worden, zoals: milieu eigenschappen, levensduur, onderhoudskosten, gebruikskosten, leveringstermijn. Ownership: kijk ook onder water! Meer duurzaamheid stimuleren Figuur 3: Total Cost of Per aanbesteding worden leveranciers geprikkeld tot het doen van een duurzame extra stap door middel van op maat gemaakte gunningcriteria die concrete duurzaamheidwinst beogen Continueren social return bouwblokken methode Inzet Doeltreffend- wwb-ers heid Reduceer bedrijfsvoeringskosten Garantie De ambitie van 100% Duurzaam Inkopen vanaf 2011 vergt dat bij elk inkooptraject relevante duurzaamheidaspecten mee zijn genomen. Een productgroep is duurzaam ingekocht indien bij de aanbesteding duurzaamheideisen zijn opgenomen. Bij elke aanbesteding vanaf zullen milieu-eisen opgenomen worden. Bij ALLE aanbestedingen vanaf de Europese drempelbedrag van Diensten en leveringen zal ook social return Reduceer worden opgenomen (zie 4.2.3). aanschafprijs Inkoopprijs Zowel bij gunning op de laagste prijs als bij gunning op EMVI wordt niet alleen gekeken naar de Afval van Onderhoud verpakking laagste aankoopprijs, maar naar Minimali- Reduceer de total cost of ownership, seer TCO gebruiks- Voorraad- Energie oftewel de totale kosten over de kosten kosten Levensduur verbruik gebruiksduur. Doelmatigheid Recyclebaarheid De Gemeente vraagt in de opdrachtbrief bij opdrachten met een waarde: - tussen 0 en : om vrijwillig een maatschappelijke tegenprestatie te doen. - tussen en : om vrijwillig een maatschappelijke tegenprestatie te doen. De Opdrachtnemer wordt gevraagd de daadwerkelijk uitgevoerde tegenprestatie te melden aan de gemeente. Het Bureau Social return toetst jaarlijks. 9

19 - tussen en : om contact op te nemen met het Bureau Social return en vrijwillig de Social return bouwblokkenmethode toe te passen. Bij opdrachten met een waarde boven , stelt de Gemeente als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde dat de Opdrachtnemer na gunning bereid is reguliere banen, leerwerkplekken, stageplekken en ervaringsplaatsen aan te bieden aan specifieke doelgroepen werkzoekenden, met een inspanning ter waarde van 5% van de gefactureerde opdrachtsom. De vastgestelde inspanningswaarden van de Social Return Bouwblokken voor 2013 zijn opgenomen in bijlage Afwijkingen rapporteren Daar waar het hanteren van de duurzaamheidcriteria of social return leidt tot onoverkomelijke technische of financiële bezwaren, kan hiervan worden afgezien. Deze afwijkingen worden twee maal per jaar gerapporteerd aan het College. 10

20 5. Economische uitgangspunten 5.1 Wat willen we bereiken? Markt De gemeente Amersfoort besteedt publieke middelen voor haar uitgaven. Het is van evident belang dat hier op efficiënte en effectieve wijze mee wordt omgegaan. Dit betekent efficiënt inkopen zowel op het gebied van de verhouding tussen prijs en kwaliteit, maar ook dat de wijze waarop ingekocht wordt, efficiënt en effectief is. De Gemeente voorkomt een te grote afhankelijkheid van ondernemers van de Gemeente. De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en voor de lokale economie. De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers krijgen een eerlijke kans om de opdracht gegund te krijgen. De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. De Gemeente moedigt daar waar mogelijk innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. 5.2 Wat gaan we er voor doen? Aanbesteden op basis van EMVI Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te betrekken, worden opdrachten aanbesteed volgens het principe van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Bij de EMVI-methode laat de Gemeente zien, dat niet alleen de prijs 'spraakmakend' is, maar dat nog vele andere kwaliteitsaspecten belangrijk zo niet belangrijker zijn om een overeenkomst naar behoren te kunnen opleveren. Het criterium EMVI biedt de mogelijkheid om onderscheidende (kwalitatieve) inschrijvingen vanuit de markt te verkrijgen. In gevallen waar er toch wordt gekozen voor de laagste prijs, zal de reden hiertoe gemotiveerd worden Kiezen voor de meest aangewezen ondernemersrelatie en contractvorm De Gemeente acht het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers Stimuleren mogelijkheden voor MKB De gemeente Amersfoort hanteert de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en het aanbestedingrecht bij al haar inkopen. Dit betekent o.a. dat alle leveranciers gelijke kansen hebben. De Gemeente houdt bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit doet de Gemeente door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria. Bij uitvragen van inhuur van tijdelijk personeel, bieden we het (regionale) MKB en ZZP-ers de gelegenheid om mee te dingen, door verder gebruik te gaan maken van het zgn. marktplaats concept Kansen bieden aan de lokale economie In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, nodigt de Gemeente minstens één lokale/regionale Ondernemer uit, mits aanwezig en mits de Gemeente in de afgelopen 2 jaar geen slechte ervaringen met deze Ondernemer heeft gehad. Discriminatie wordt daarbij voorkomen en de Gemeente zal niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop Prikkelen tot innovatieve oplossingen De Gemeente moedigt daar waar mogelijk innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Dit door te gunnen op EMVI, door de 11

21 opdracht functioneel te omschrijven, door middel van prestatie-inkoop of door geïntegreerde contractvormen, daar waar dit proportioneel en geschikt is voor de betreffende opdracht. Dit ter afweging door de budgethouder Geen prijzen van andere marktpartijen blootgeven Om redenen van doelmatigheid maakt de gemeente Amersfoort geen gebruik van openbare openingen bij Openbare aanbestedingen (met of zonder voorselectie). De Gemeente handelt daarom zeer terughoudend in het vrijgeven van prijzen van andere leveranciers aan anderen, tenzij dit wettelijk voorgeschreven is. Hiermee wordt beoogd de rechtmatige commerciële belangen van de Ondernemers te beschermen. De gemeente Amersfoort maakt bij een aanbesteding volgens EMVI de scores bekend in rangorde, de exacte prijzen niet. Als de prijs doorslaggevend is bij een gunning, wordt alleen de winnaar en zijn prijs bekend gemaakt. 12

22 6. Organisatorische uitgangspunten Organisatie 6.1 Wat willen we bereiken? Alle inkopen van de gemeente Amersfoort dienen op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd te worden. De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De Gemeente contracteert enkel integere Ondernemers. Bestuurders en ambtenaren dienen uitsluitend een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn. De inkopende ambtenaar neemt het gemeentelijk belang als uitgangspunt bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Hij onderhoudt een positieve relatie met leveranciers, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. Verkregen informatie tijdens uitoefening van de inkoopfunctie wordt vertrouwelijk behandeld. Hij ondersteunt eerlijke concurrentie, streeft te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na en komt afspraken en overeenkomsten na. 6.2 Wat gaan we er voor doen? Gebundeld optreden naar de markt De gemeente Amersfoort is één entiteit en treedt uniform naar buiten. Ze voert een inkoop- een aanbestedingsbeleid dat gericht is op bundeling van gelijksoortige inkoopbehoeften binnen die entiteit. De Gemeente heeft oog voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Bij een eventuele samenwerking zal de positie van het MKB niet uit het oog verloren worden Gecoördineerde inkoop in de organisatie De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor een efficiënte besteding van middelen en geeft invulling aan de door de raad gestelde kaders. De ambtelijke betrokkenheid richt zich op de uitvoering van het inkoopbeleid, onder verantwoording van het college van burgemeester en wethouders. De inkooporganisatie is dusdanig ingericht dat het de principes van integraal management ondersteunt. Inkoop is daarom in het ambtelijk apparaat decentraal belegd en door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd. Medewerkers worden gefaciliteerd om vanuit een heldere bestuurlijke opdracht hun werk met een grote mate van vrijheid en zelfstandigheid in te richten. De inkoper spant zich per aanbesteding in het beste resultaat te verkrijgen. Op deze manier worden de voordelen van de decentrale directe (budget-) verantwoordelijkheid van de organisatie-onderdelen en de inzet van de materiekennis van het organisatieonderdeel benut en geeft het tevens invulling aan een uniforme opstelling naar de markt en de mogelijkheid tot het opbouwen van specifieke inkoopdeskundigheid Verantwoording afleggen over gemeentebrede inkoopfunctie De verantwoording over het gemeentebrede inkoopbeleid wordt ingepast in de bestaande planningscyclus van de Gemeente. Dit houdt in dat in de begroting en in het gemeentelijk jaarverslag gerapporteerd wordt over een set van inkoopkentallen en activiteiten. De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van deze juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. Uit onderzoek is gebleken dat er een relatie bestaat tussen de mate van inkoopvolwassenheid en de te realiseren inkoopbesparingen. Elke 3 tot 4 jaar voert de Gemeente een audit uit naar de volwassenheid van de inkoopfunctie Integriteit in het inkoopproces borgen door middel van vier-ogen principe Ten einde de integriteit van de deelnemers aan het inkoopproces te waarborgen, dient een adequate functiescheiding te bestaan tussen: 1 de persoon die een leverancier selecteert, 2 de persoon die opdracht geeft, c.q. het contract ondertekent en 3 diegene die de factuur accordeert. Bij voorkeur worden deze 3 rollen door 2 verschillende personen uitgevoerd, maar tenminste zijn de eerste en de derde rol gescheiden. Dit is verwerkt in het mandaatbesluit. 13