Handleidingen 1.0 Kopano

Transcriptie

1 Handleidingen 1.0 Kopano

2 Kopano Handleidingen 1.0 Kopano In dit document vind je de handleidingen voor Kopano zoals aangeboden door ECM2.

3 I. Kopano en Agenda 1 1. Inleiding Adresgegevens DNS aanpassen Snel starten met Kopano WebApp Inloggen en eerste gebruik Aanpassen voorkeuren en 'Today-scherm' Gedeelde mappen en gedeelde agenda Machtigingen instellen Gedeelde mappen openen versturen uit naam van een ander Gemachtigden instellen 'Van-adres' instellen Verwijderde items terughalen Organisatiebrede handtekening maken in Kopano Handtekening maken Persoonlijke gegevens bijhouden Standaardhandtekening verspreiden en instellen verzenden Outlook Handtekening toevoegen Plug-ins S/MIME plug-in Files plug-in SugarCRM Archiver 'Personal Inbox Management' plug-in DeskApp 4.1. Inloggen en eerste gebruik Aanpassen voorkeuren en 'Today-scherm' Gedeelde mappen en gedeelde agenda versturen uit naam van een ander Verwijderde items terughalen Plug-ins 'Personal Inbox Management' plug-in Outlook 5.1. Outlook 2013 en Handtekening Outlook Outlook 2013 en Gedeelde mappen en gedeelde agenda Machtigingen instellen Gedeelde map of agenda openen Verwijderde items terughalen Problemen met Outlook Ongebruikte plug-ins verwijderen De Kopano plug-in actief maken Mac OS X Smartphones 7.1. Apple iphone Google Android Windows Phone iii

4 Kopano 8. Andere applicaties Servergegevens mappen Agenda Contactpersonen Migratie naar Kopano 9.1. Migreren via Outlook 2010 of Via de export- en importfunctie Via IMAP Migreren via Thunderbird en andere IMAP-applicaties Migreren via Thunderbird en andere IMAP-applicaties Apple Mail instellen voor IMAP 69 Register iv 75

5 Deel I. Kopano en Agenda

6

7 Inleiding In deze beknopte handleiding beschrijven wij hoe jij kan gebruikmaken van Kopano van ECM2. Je hebt op verschillende manieren toegang tot , agenda, contactpersonen, taken en notities. In deze handleiding behandelen wij de meest voorkomende onderwerpen Adresgegevens De inloggegevens die je nodig hebt om Kopano te gebruiken staan in jouw welkomstbrief. Andere gegevens staan hieronder. WebApp Webadres: Outlook Serveradres: mail.ecm2.nl Poort: 237 Beveiliging: SSL Serveradres: mail.ecm2.nl Webadres: imap.ecm2.nl Accounttype: IMAP Poort: 993 Beveiliging: SSL/TLS Authenticatietype: Normaal wachtwoord Webadres: smtp.ecm2.nl Accounttype: SMTP Poort: 587 Beveiliging: STARTTLS of TLS Authenticatietype: Normaal wachtwoord Agenda Webadres: Contactpersonen Webadres: Smartphone Overige applicaties Inkomende mail: Uitgaande mail: 1.2. DNS aanpassen Om jouw eigen domeinnaam te gebruiken hoef je deze niet naar ons toe te verhuizen. Jouw website en andere diensten blijf je gebruiken zoals jij dat gewend bent. Om de s bestemd voor jouw domein te ontvangen op jouw ECM2 account volg je de onderstaande stappen: 3

8 Hoofdstuk 1. Inleiding 1 1. Zoek op bij welk bedrijf jouw domeinnaam geregistreerd staat. Deze partij beheert de 2 zogenaamde DNS records die voor de verwijzing naar onze servers zorgen. 2. Vraag deze partij om de volgende MX-records met de hoogste prioriteit toe te voegen en de andere MX-records te verwijderen (tenzij je een goede reden hebt om deze te behouden): MX 10 mx1.ecm2.nl MX 10 mx2.ecm2.nl Let op dat het in bepaalde gevallen nodig is om een punt ('.') achter de MX-record te zetten. Dit is afhankelijk van de partij die de DNS aanbiedt. Wil je weten hou jouw MX-records, ga dan naar 3 4 deze site en vul daar je domeinnaam in voor meer informatie. Op de MX-record pagina van TransIP zie je een voorbeeld van hoe een MX-record eruit kan zien. Uiteraard verschilt dat per aanbieder. 3. Om markering als spam te voorkomen bij het versturen van s, voeg je een SPF-record toe, bijvoorbeeld: v=spf1 a mx include:_spf.ecm2.nl ~all Let op dat deze SPF-record aansluit op jouw opstelling. Staat er nog geen SPF-record in de DNS, dan is deze waarschijnlijk passend. Wil je meer weten voordat je iets aanpast, neem 5 dan contact met ons op. Of kijk bij de organisatie die over de SPF-records gaat voor uitgebreide informatie over alle instellingen. Let op: Nieuwe kan pas afgeleverd worden op de servers van ECM2 nadat het nieuwe MXrecord bekend is over het gehele internet. Normaliter is dat na enkele uren het geval, maar dat kan tot 48 uur duren. In de tussentijd kan er nog bij jouw oude provider worden afgeleverd. Houd daa rekening mee bij jouw migratie werkzaamheden. Je kan het resultaat van jouw wijziging makkelijk 6 controleren door het invullen van jouw domeinnaam in deze MX Lookup tool

9 Snel starten met Kopano Met Kopano van ECM2 heb je alle voordelen van zakelijke , zonder dure licenties of zorgen over beheer. Kopano is eenvoudig in het gebruik. Neem voor een optimale ervaring kort de tijd om Kopano te leren kennen. Je kan het snelst werken, zonder veel extra instellingen, door gebruik te maken van de WebApp. 1 Het gemakkelijkste is om Kopano te gebruiken via de WebApp op Uiteraard kan het ook via bekende software (clients). Nu je aan de slag gaat met een (nieuwe) aanbieder, is het een goed moment om de WebApp te overwegen voor jezelf en je medewerkers en af te stappen van traditionele software. Voordelen van de WebApp zijn: Je hoeft niets in te stellen en er kan niets stuk gaan. Wij zorgen ervoor dat de WebApp werkt. Je hebt dus geen betaalde hulp van derde partijen nodig bij het instellen of onderhouden van deze applicatie. De WebApp heeft ook de meest functies van software zoals Outlook. Je gaat er qua functionaliteit niet op achteruit. Denk daarbij aan regels/filters, handtekeningen, afwezigheidsmeldingen, gedeelde mappen, en agenda, contacten, taken en notities. Overbodige functies zijn er niet. Daardoor ziet het er een stuk opgeruimder uit. Voor Office moet je eens in de paar jaar een nieuwe licentie aanschaffen. De WebApp is gratis en blijft gratis. Je hoeft geen updates te doen, dus je is altijd veilig. WebApp werkt in iedere (desktop/laptop) browser. Als je overstapt naar bijvoorbeeld Apple of Linux, is er weer een zorg minder. Ook kunnen medewerkers hun eigen apparaten gebruiken, of thuiswerken, terwijl de kantoorsoftware hetzelfde blijft voor iedereen. Om je smartphone en/of tablet te synchroniseren, maak je gebruik van ActiveSync/Exchange. Dat is makkelijk in te stellen met behulp van het hoofdstuk Hoofdstuk 7, Smartphones en geeft je in één keer de beschikking over , contactpersonen, agenda en (indien jouw apparaat dat ondersteunt) taken en noties. Wil je toch Outlook gebruiken? Kijk dan in deze handleiding bij Hoofdstuk 5, Outlook. Wij raden aan om gebruik te maken van ActiveSync; dat biedt de meeste functionaliteit en is het eenvoudigst in te 2 stellen. Voor extra functionaliteit installeer je de Kopano plug-in, maar die is niet verplicht. Rechten management, wil je bij iemand meekijken in de inbox? Log in op dat account, of vraag de eigenaar van die mailbox om jouw rechten te geven op de volledige mailbox, of alleen een onderdeel daarvan. Klik daarvoor met de rechtermuisknop respectievelijk op de hoofdmap of op een submap en daarna op eigenschappen. In het tabblad Permissies kun je instellen wie er welke rechten heeft op die map en alle mappen daaronder. Wil je voor een adres 'Verzenden-als' rechten hebben voor een ander adres? Log dan in met dat account, of vraag de eigenaar van die mailbox om jou daar rechten voor te geven. Ga naar Instellingen > Gemachtigden > Toevoegen. Voeg hier je eigen adres toe. Via het Beheerportaal kan jezelf een Alias toevoegen aan jouw account /download/kopanoolextension-latest.msi 5

10 6

11 WebApp Via de WebApp is een groot deel van de functionaliteit van Kopano direct beschikbaar in jouw browser. Je beheert al jouw communicatie in deze moderne, snelle en gebruiksvriendelijk interface. Deze is rechtstreeks vanuit elke moderne browser benader baar. Wij raden aan om deze te gebruiken in plaats van een losse applicatie, omdat je geen extra software hoeft te installeren en geen extra licentiekosten hoeft te betalen. Verder is het belangrijk om geen pop-up blocker of een andere plug-in te gebruik die JavaScript uitzet of beïnvloedt. Bij het gebruiken van een webbrowser gaat de voorkeur 1 2 uit naar Mozilla FireFox of Google Chrome. Wij raden het gebruik van Internet Explorer of Edge af Inloggen en eerste gebruik In de brief met inloggegevens staan een webadres, je inlognaam en wachtwoord vermeld. Als je het webadres in je browser invoert, krijg je het onderstaand inlog scherm te zien. Je kunt ook rechtstreeks 3 inloggen via mail.ecm2.nl, na inloggen ga je automatisch naar jouw inbox

12 Hoofdstuk 3. WebApp Om in te loggen voer je jouw inlognaam en wachtwoord in en klik je op 'Inloggen' of druk je op 'Enter'. Ben je jouw wachtwoord vergeten? Druk dan op de link "Wachtwoord wijzigen of vergeten", volg de stappen op om weer een nieuw wachtwoord te krijgen. Nadat je bent ingelogd krijg je een scherm waarin je enkele voorkeuren kan opgeven, waaronder de taal waarin de interface wordt weergegeven. Na het geven van akkoord kom je in het hoofdscherm terecht, waar bovenin een aantal keuzemogelijkheden wordt gegeven: In de "blauwe balk" kies je welke functionaliteit je wilt gebruiken. Bijvoorbeeld of Agenda. De witte balk, direct onder de blauwe balk, past zich aan op de gekozen functionaliteit en biedt jou de mogelijkheid om bijvoorbeeld een nieuwe aan te maken, of om de weergave te wijzigen. Het zoekveld bevindt zicht boven het centrale veld. Om op meer kenmerken te zoeken voer je in het zoekveld de juiste term in. Klik op enter of het vergroot glas, rechts van dat zoekveld. Spoedig krijg je resultaten teug. Filter dat resultaat door gebruik te maken van de extra functionaliteit onder de Zoek opties. Vink iets aan, het resultaat verandert door de door jouw gekozen optie. 8

13 Aanpassen voorkeuren en 'Today-scherm' 3.2. Aanpassen voorkeuren en 'Today-scherm' Today of Vandaag scherm In de WebApp kan je het zogenaamde "Vandaag-scherm" zelf op een eenvoudige manier een invulling geven. Je komt op dit scherm terecht direct na het inloggen, of je klikt in de balk op 'Vandaag' of 'Today'. Bij een nieuw account is het Kopano scherm haast leeg. Er is een wit centraal veld in het midden met een lange grijze balk daar meteen boven. Klik op het "plus-teken" rechts in deze grijze balk. Hierdoor opent, centraal in het midden van jouw scherm, een pop-up om 'Widgets' toe te voegen. 9

14 Hoofdstuk 3. WebApp Zie bijvoorbeeld een overzicht van jouw afspraken, actieve taken en notitie. Dubbelklik op dat type Widget voor het toevoegen van die functionaliteit. Hierna vult Kopano dat witte veld op met jouw widget(s). Als je de volgende keer weer Kopano opent, dan zal z'n Widget meteen zichtbaar zijn en klaar voor verder gebruik. Naast dit "Vandaag-scherm" is er ook een "Vandaag-kolom" beschikbaar. Deze bevindt zich aan de rechterkant van elk scherm en klap je uit door op de zwarte pijl naar links te klikken. Ook hier kan je naar wens Widgets aan toevoegen. Deze zijn dan in elk scherm zichtbaar. Die selectie pop-up ziet hetzelfde eruit als de hierboven staande afbeelding met de naam "Widgets toevoegen". 10

15 Gedeelde mappen en gedeelde agenda 3.3. Gedeelde mappen en gedeelde agenda Wil je toegang tot de mappen van een ander, dan dient deze jou daar eerst toegang tot te verlenen. Toegang tot de mappen van een ander geeft jou nog niet de rechten om uit andermans naam te versturen. De instellingen daarvoor vind je in de paragraaf Paragraaf 3.4, versturen uit naam van een ander Machtigingen instellen Om anderen toegang te geven tot jouw mappen, volg je de onderstaande stappen. Je past de machtigingen voor je mappen, agenda of contactpersonen op dezelfde wijze aan. 1. Klik in de "Mappenlijst" links met jouw rechtermuisknop op de map die jij wilt delen. In dit voorbeeld is het de hoofdmap "Postvak In - [een naam]". Opmerking Kies bij het instellen van alle rechten de juiste map; alle submappen binnen de betreffende map krijgen dezelfde machtigingen. Kies je voor de hoofdmap, zoals in dit voorbeeld, dan gelden de machtigingen voor alle mappen. Let dus goed op met wat je doet. 2. Kies voor "Eigenschappen" of "Properties" in het menu dat opent. 11

16 Hoofdstuk 3. WebApp 3. Klik in het scherm dat opent op de tab "Permissies" of "Permissions". 12

17 Machtigingen instellen 4. Klik op "Toevoegen" of "Add" en kies uit de lijst de persoon die toegang moet kunnen krijgen tot de map en klik op "OK". 5. Selecteer eerst de persoon van wie je de machtigingen wilt aanpassen. 6. Geef de juiste machtigingen door te kiezen voor een "Profiel" of "Profile" zoals hieronder die van Secretary, of kies deze machtigingen handmatig door een vinkje te plaatsen voor een functie die voor deze gebruiker is toegestaan. Klik op "OK" om de instelling op te slaan en het scherm te sluiten. 13

18 Hoofdstuk 3. WebApp Gedeelde mappen openen Hoe open je een gedeelde mailbox? Bijvoorbeeld de mailbox waarin alle naar binnenkomt, of een gedeelde agenda. Volg de volgende stappen: 1. Klik onderaan de Mappenlijst op "Open Gedeelde s +" of "Open Shared s +". 14

19 Gedeelde mappen openen 2. In het scherm dat opent, klik op "Naam" of "Name", selecteer in het scherm dat opent de juiste gebruiker en klik op "OK", zodat het scherm sluit. 3. Kies bij "Folder type" welk onderdeel jij wilt openen, bijvoorbeeld "Postvak IN" voor alleen de , "Agenda" voor de gedeelde agenda en "Alle Mappen" voor alle gegevens, inclusief agenda. 15

20 Hoofdstuk 3. WebApp Opmerking Lukt het niet om deze map te openen, bedenk dat je alleen de onderdelen kunt openen waartoe je toegang toe hebt gekregen door de andere gebruiker. Controleer dat je toegang hebt tot de betreffende map(pen) versturen uit naam van een ander Wil je kunnen versturen uit naam van een ander in plaats van jouw eigen account, dan dient de eigenaar van dat andere account jou daar toegang tot te verlenen. Om anderen te machtigen uit jouw naam te versturen, dien je twee stappen te zetten: 1. Jou als gemachtigde laten instellen, zodat jij toegang hebt tot die mappen. 2. Het adres toevoegen als 'van-adres. 16

21 Gemachtigden instellen Opmerking Deze machtigingen toekennen aan een ander geeft hen nog geen toestemming om uw map(pen) te openen. De instellingen daarvoor vindt u in de paragraaf Paragraaf 3.3, Gedeelde mappen en gedeelde agenda Gemachtigden instellen Om anderen uit jouw naam te laten versturen, dienen zij die machtiging te krijgen. Je kunt 4 die instellen via het Beheerpaneel, met de optie 'Mag versturen namens deze gebruiker' in de tab 'Kopano'. Ook kan je dit instellen via de WebApp; degene die via jou verstuurt krijgt dan echter wel als afzender toegevoegd: 'xxx namens yyy'. Om dit aan te passen in de WebApp, volg onderstaande stappen. 1. Ga naar "Instellingen" of "Opties". 2. Kies "Gemachtigden" en kies voor "Toevoegen"

22 Hoofdstuk 3. WebApp 18

23 'Van-adres' instellen 3. De stappen die je zet zijn vergelijkbaar met de stappen in de paragraaf Paragraaf 3.3, Gedeelde mappen en gedeelde agenda. Je stelt hier echter niet de toegang tot de mappen in, maar de mogelijkheid om "je voor te doen als de ander". Let op de specifieke rechten die je kunt toekennen in de stap 'Rechten gemachtigde' of 'Delegate Permissions': "Gemachtigde ontvangt kopieën van afspraak gerelateerde berichten die ik binnen krijg." - Vink je deze aan, dan krijg je een kopie van elk antwoord dat op een uitnodiging voor een afspraak die wordt verstuurd. "Gemachtigde kan mijn privé exemplaren zien." - Hiermee geef je de ander toegang tot items die jij als privé hebt gemarkeerd, bijvoorbeeld afspraken en taken. 4. Klik uiteindelijk bij "Gemachtigden" onderaan in het scherm op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan 'Van-adres' instellen Om te versturen vanaf andermans adres dien je er zeker van te zijn dat jij daartoe gemachtigd bent. Volg de onderstaande stappen op om de afzender te selecteren: 1. Ga naar de " -weergave". 2. Stel een nieuwe op en klik in de menubalk aan de rechterkant op het icoon 'Toon afzender' (1). Er komt een nieuwe regel bij, genaamd 'Afzender'. 3. Klik op 'Afzender' (2), selecteer de juiste naam in de lijst en klik op 'OK'. 19

24 Hoofdstuk 3. WebApp Voeg je geen naam toe, dan verstuur je vanaf jouw eigen adres. Dit is standaard voor nieuwe s Verwijderde items terughalen Als je een item verwijdert, bijvoorbeeld een , taak of agenda-item, dan wordt deze niet direct definitief verwijderd. Verwijderde items worden pas na een maand definitief verwijderd en kunnen tot die tijd door de gebruiker zelf worden teruggezet. In WebApp gaat dat als volgt: 1. Klik met de rechter muisknop op de map waarin het item stond dat je per ongeluk hebt verwijderd. Bijvoorbeeld "Postvak IN", "Verzonden Items" of "Taken". 2. Klik in het menu dat opent op de optie "Herstel Items". 3. Klik in het scherm dat opent op het item dat je wilt herstellen en klik op "Herstel". In ditzelfde scherm kan je er ook voor kiezen om alle items in één keer terug te zetten of items definitief te verwijderen. Handmatig terugzetten Een , die is weggegooid, staat eerst in de prullenbak ("Deleted Items" of "verwijderde Items"). Z'n item kan je handmatig terugzetten naar "de Inbox" door deze met muis te verschuiven van de prullenbak naar de inbox Organisatiebrede handtekening maken in Kopano Om goed te communiceren dat alle afkomstig is van één organisatie, is het belangrijk dat alle medewerkers dezelfde handtekening gebruiken met hun persoonlijke (contact)gegevens. Daarvoor ondersteunt Kopano het opstellen van handtekeningen met variabelen daarin. Iedereen past dezelfde 20

25 Handtekening maken handtekening toe, maar bij het versturen worden in plaats van de variabelen de gegevens voor die persoon ingevuld. Dat betekent dat je centraal één ontwerp kunt maken en iedereen dat zelf kan toepassen. Hoe gaat dat in zijn werking? Handtekening maken Ga in WebApp naar "Opties > > Handtekeningen > Nieuw". Maak in deze editor de handtekening die jij wilt hebben, bijvoorbeeld met jouw naam, telefoonnummer en een link naar de bedrijfswebsite. We raden aan deze handtekening in deze editor te maken, omdat niet alle HTML 5 goed wordt ondersteund door alle programma's. Kijk in de handleiding van Kopano plug-in voor meer informatie. In jouw handtekening kun je ondermeer de volgende variabelen gebruiken: Beschikbaar: Voornaam: {%firstname} Achternaam: {%lastname} Volledige naam: {%displayname} Functietitel: {%title} Bedrijfsnaam: {%company} Telefoonnummer: {%phone} Mobiel telefoonnummer: {%phone_mobile} {%primary_ } Eenvoudig voorbeeld handtekening Hieronder geven wij een eenvoudig voorbeeld hoe een handtekening eruit kan zien. Uiteraard kan het ook anders. Probeer eerst verschillende dingen uit. Met vriendelijke groet, {%firstname} {%lastname} {%title} {%company} {%phone} bedrijfsnaam.nl Persoonlijke gegevens bijhouden Het kan zijn dat persoonlijke gegevens van medewerkers veranderen, hoe dat uiteindelijk in jouw template meenemen? Zij houden hun eigen gegevens bij onder en dan via de

26 Hoofdstuk 3. WebApp 6 optie 'Beheerportaal'. Hoofdgebruikers mogen dat ook doen voor anderen gebruikers via datzelfde beheerportaal. Na een wijziging kan je in jouw adresboek in de WebApp zien of deze gegevens al zijn gesynchroniseerd. Mocht dat niet het geval zijn, "druk Ctrl + F5" en wacht dan even, of log uit en dan weer in om dat proces te versnellen. Vanaf dan zijn deze gegevens bijgewerkt en beschikbaar voor de variabelen in Kopano en worden die gebruikt in jouw handtekening Standaardhandtekening verspreiden en instellen Op een eenvoudige manier kan je de standaardhandtekening die jij gemaakt hebt verspreid onder alle medewerkers. Kopiëren het origineel naar een toe en stuur deze naar jouw collega's. Voorbeeld: 7 1. Ga naar de WebApp > Opties > > "Handtekeningen". 2. Klik op de button "Nieuw" 3. Kopieer en plak deze handtekening naar het handtekeningenveld toe. 4. Sla deze op verzenden Zodra je de handtekening gebruikt zijn de variabelen al vervangen door waardes. Probeer het eerst uit door een mail naar jezelf of een collega te sturen Outlook Handtekening toevoegen In Sectie 5.3 Handtekening Outlook wordt er verder uitgelegd hoe deze handtekening te importeren naar jouw Outlookaccount toe in Outlook 2013 of Plug-ins Aan de Kopano WebApp hebben wij een aantal plug-ins toegevoegd die de mogelijkheden vergroten. In dit hoofdstuk beschrijven wij de belangrijkste plug-ins en hun functies

27 Plug-ins 23

28 Hoofdstuk 3. WebApp S/MIME plug-in Met de S/MIME plug-in kan je beveiligde versturen. We leggen hier alleen uit welke handelingen je moet verrichten om deze functie te gebruiken. Voor een uitgebreide (technische) uitleg 8 verwijzen we je naar ons weblog. Opmerking Waarschuwing: versleutelde data is permanent onleesbaar als je de sleutel kwijt bent. Er zijn geen achterdeurtjes omdat ongedaan te maken. Zorg dat je goed begrijpt hoe het werkt voordat je eraan begint. Maak altijd backups van al je certificaten en de inhoud van jouw mailbox. Aan zetten: 1. Ga naar Instellingen of Opties > Plug-ins en vink de 'S/MIME' Plug-in aan. Klik op 'opnieuw laden' in de daaropvolgende melding. 2. Om S/MIME te kunnen gebruiken heb je een certificaat nodig dat je bij verschillende partijen kunt kopen. De WebApp werkt goed met de betaalde certificaten van Comodo. De WebApp werkt niet goed met certificaten met verouderde beveiligingsstandaarden. Als je een bestaande certificaat hebt kan het dus raadzaam zijn om die te vernieuwen. 3. Om te ondertekenen exporteer je jouw 'private key' in PKCS#12 formaat. Hoe je dit exporteert verschilt per situatie. In Windows doe je dit via de browser, in Mac OS X via het ingebouwde programma Keychain. Instructies hiervoor vind je bij jouw certificaat aanbieder of andere internet-bronnen. Let op dat je het wachtwoord dat je tijdens het exporteren instelt nog vaak nodig hebt; iedere keer dat je een wilt ondertekenen of ontsleutelen. Sla het dus op in een wachtwoordmanager zoals KeePass. 4. Ga naar Instellingen > S/MIME en upload hier het PKCS#12 bestand. Als je dat bestand hebt geüpload, kun je ondertekende s verzenden. 5. Om versleutelde s te verzenden, moet je eerst de 'public key' van de ontvanger hebben. Je wisselt public keys uit door elkaar een ondertekende te sturen. WebApp slaat automatisch de public key van de tegenpartij op en toont deze daarna in de lijst met aanwezige certificaten. 6. s ondertekenen en versleutelen doe je in het venster waar je een nieuwe opstelt. Als je de plug-in hebt geactiveerd zie je dat er hiervoor twee nieuwe knoppen zijn bijgekomen. Om een te ondertekenen heb je wel eerst het wachtwoord nodig van jouw private key. Dit heb je aangemaakt bij het exporteren daarvan in stap 3 en deze is opgeslagen in jouw wachtwoordmanager zoals KeePass

29 Files plug-in Opmerking Nogmaals: versleutelen kan alleen voor geadresseerden waarvan jij de public key hebt. Het werkt niet als de andere partij geen gebruik maakt van deze functionaliteit en dan is niets versleuteld Files plug-in Deze plug-in zorgt voor integratie met Alfresco Documentbeheer, NLCloudOpslag of een andere WebDav-server zoals OwnCloud. Hiermee kan je bijvoorbeeld direct bijlagen opslaan in NLCloudOpslag en bestanden uit NLCloudOpslag als bijlage toevoegen aan jouw s, zonder dat je daarvoor de WebApp hoeft te verlaten. Om de plug-in in te schakelen, volg de onderstaande stappen: 1. Ga naar 'Opties' of 'Settings'. 2. Klik op 'Files' of 'Bestanden' om het instellingenvenster van deze plug-in te openen. 3. Vul alle velden met de juiste gegevens in om de hieronder beschreven functionaliteit te gebruiken. 9 Neem bij onzekerheid altijd eerst contact op met de helpdesk. 4. Controleer het serveradres en de gebruikersnaam. Vul een wachtwoord in, gebruik bijvoorbeeld hiervoor de inloggegevens van Kopano WebApp door de box "Use Kopano credentials" aan te vinken. 5. Klik op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. Log uit en weer in op de WebApp om deze nieuwe functionaliteit aan te zetten en te gebruiken. 9 mailto:helpdesk@ecm2.nl 25

30 Hoofdstuk 3. WebApp 26

31 SugarCRM Archiver Hierna kan je deze plug-in, op de volgende wijzen, daadwerkelijk gebruiken: 1. Bijlagen opslaan: Klik met de rechter muisknop op de bijlage en kies voor "Files". Ga naar de juiste locatie en klik op 'Opslaan'. 2. Bestanden toevoegen als bijlage: Bij het opstellen van een mail, klik op het pijltje naast 'Bijlagen' en kies voor 'Files. Ga naar de juiste locatie, vink één of meerdere bestanden aan en kies voor 'Bijlagen toevoegen'. 3. Bladeren door de bestanden: Ga in de menubalk boven naar 'Files. Blader door de bestandsstructuur heen. Klik rechts op een bestand om deze te openen of om deze direct toe te voegen aan een nieuwe mail SugarCRM Archiver Deze plug-in maakt het mogelijk om rechtstreeks vanuit Kopano WebApp te archiveren naar SugarCRM. Dat betekent dat je snel belangrijke s, zoals offertes en opdrachtbevestigingen, kan opslaan bij een Account of Contact. Dit doe je nu zonder dat je daarvoor de applicatie hoeft te verlaten. Om de plug-in in te schakelen en te gebruiken, volg de onderstaande stappen: 1. Ga in de WebApp naar 'Instellingen' en kies in het menu voor 'SugarCRM'. 2. In dat menu: a. Enable SugarCRM archiver - Vink deze optie aan. b. SugarCRM URL - Vul hier het adres van je SugarCRM-installatie in. Die is veelal in de vorm: c. Gebruikersnaam - Vul hier je SugarCRM gebruikersnaam in. d. Password - Vul hier je SugarCRM wachtwoord in. 3. Klik op "Toepassen" om de instellingen op te slaan. Log uit de WebApp en log weer in om deze plug-in te gebruiken. 4. Ga naar het -overzicht. Klik met jouw rechtermuisknop op de mail die je wilt archiveren naar SugarCRM toe en kies voor "Archiveer naar SugarCRM". 27

32 Hoofdstuk 3. WebApp 5. Indien je al was ingelogd in SugarCRM, krijg je direct het onderstaand scherm te zien. Indien je nog niet was ingelogd, log dan nu in. 6. In het mail archiveer scherm, selecteer het Account of Contact waaraan je deze mail wilt koppelen. Kies de SugarCRM gebruiker waaraan je deze mail koppelt. Standaard is dat de gebruiker waarmee je bent ingelogd. Verder wordt er informatie over de mail weergegeven. 7. Klik op 'Save' om de daadwerkelijk te archiveren 'Personal Inbox Management' plug-in Deze plug-in maakt het eenvoudig om snel mail te verplaatsen naar een vooraf gedefinieerde folder. Daarmee kan je eenvoudiger werken volgens de 'Getting Things Done' methodologie. Volg onderstaande stappen om deze plug-in in te stellen en te gebruiken: 1. Schakel de plug-in door te gaan naar: Opties'. 2. Ga naar 'Plug-ins' en vink het vakje voor "Persoonlijke Postvak IN Beheerder" aan. 3. Klik op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. Log uit en weer in op jouw WebApp om deze nieuwe functionaliteit te gebruiken. 4. Ga wederom naar 'Opties' en dan naar 'Plug-ins' in de linkerbalk. 5. Klik op de knop 'Selecteer een andere folder' en kies de map waar je de mail standaard naartoe wilt verplaatsen. 6. Klik op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. 7. In het overzicht verschijnt aan de rechterkant van het scherm een extra icoontje. Door daarop te klikken verplaats je het geopende bericht direct naar de eerder opgegeven map. 28

33 DeskApp Zoals je eerder hebt kunnen lezen is via de WebApp een groot deel van de functionaliteit van Kopano beschikbaar. Toch zijn er gebruikers die Kopano willen gebruiken in combinatie met een client, dat kan nu door de introductie van de DeskApp. Deze applicatie brengt dezelfde functionaliteit van de WebApp naar een client voor op de desktop. De interface heeft dezelfde moderne, snelle en gebruiksvriendelijk structuur. Mocht je liever geen webbrowser gebruiken dan raden wij deze aan. Gebruik bij de webbrowsers geen pop-up blocker of een andere plug-in die JavaScript uitzet of beïnvloedt. 1 2 Klik op Windows voor het downloaden van deze versie of juist op MacOS voor de Mac. Ga na downloaden naar de Download map en dubbelklik op het juiste bestand om deze uit te laten voeren. Je maakt al gebruik van onze WebApp, dan hoef je bij het opzetten van deze DeskApp niet nogmaals alle inloggegevens in te vullen. Dat is alleen nodig als je een nieuw profiel wilt instellen. Deze inloggegevens en webadres staan vermeld in onze welkomsbrief. 1. Als eerste krijg je het onderstaande scherm, lees de tekst en klik op "Volgende". 2. Geef een passende locatie op waar deze applicatie geïnstalleerd moet worden, klik dan op "Volgende"

34 Hoofdstuk 4. DeskApp 3. De app is gereed voor installeren, klik op "Installatie" omdat te doen. 30

35 4. Het installatieproces start en wacht tot dat de balk groen is geworden. 5. Klik op "Voltooien" om deze installatie af te ronden. Als het vinkje "Kopano DeskApp starten aan staat" wordt deze direct opgestart 31

36 Hoofdstuk 4. DeskApp 6. "Het Welkomstscherm"wordt geopend en selecteer hier het juiste profiel. Vink daarna "Set as default profile' aan om de volgende keer automatisch dat profiel te starten na het openen van de DeskApp. Klik op "Sign in" voor het starten van de DeskApp. 32

37 7. Mocht je een ander profiel willen toevoegen, dan is dat mogelijk door tijdens het inlogproces op "Settings" te drukken. 8. Je kan dan een nieuw profiel aanmaken. Vul alle velden in met de informatie die jij al van ons hebt gekregen. Klik na invullen op "Save & Sign in". 33

38 Hoofdstuk 4. DeskApp 9. Je logt hierna in op jouw nieuwe profiel. Als je de DeskApp een volgende keer opent moet je nu "Set as default profile" aanvinken, om voortaan direct dat profiel te openen Inloggen en eerste gebruik Als je deze DeskApp hebt geïnstalleerd klik dan in Windows op het DeskApp icoon om dit programma te openen. Mocht je meerdere profielen hebben geïnstalleerd dan krijg je het onderstaande login scherm te zien. In dat geval druk dan op "Sign in". 34

39 Inloggen en eerste gebruik Als je maar een profiel hebt aangemaakt dan wordt deze direct geladen en krijg je in de pop-up alleen de kans om deze start af te breken en eventueel een nieuw profiel aan te maken of het gehele proces te stoppen. Na het geven van akkoord kom je in het hoofdscherm terecht, waar bovenin een aantal keuzemogelijkheden wordt gegeven: In deze "blauwe balk" kies je welke functionaliteit je wilt gebruiken. Bijvoorbeeld of Agenda. 35

40 Hoofdstuk 4. DeskApp De blauwe balk, past zich aan op de gekozen functionaliteit en biedt jouw de mogelijkheid om bijvoorbeeld een nieuwe aan te maken, of om de weergave te wijzigen. Het zoekveld bevindt zicht boven het centrale veld. Voor zoeken voer je in het zoekveld de juiste term in. Klik op enter of het vergroot glas, rechts van dat zoekveld. Hierna krijg je resultaten teug. Filter dat resultaat door gebruik te maken van de extra functionaliteit onder de Zoek opties. Vink iets aan, het resultaat verandert door jouw gekozen filter. In het voorbeeld is bij "Toon..." het filter " s" aangevinkt. 36

41 Aanpassen voorkeuren en 'Today-scherm' 4.2. Aanpassen voorkeuren en 'Today-scherm' Today of Vandaag scherm Kijk voor het beheer van het zogenaamde "Vandaag-scherm" bij de informatie van de WebApp omdat de DeskApp hetzelfde is in gebruik Gedeelde mappen en gedeelde agenda Kijk voor het beheer van gedeelde mappen en ageda bij de informatie van de WebApp omdat de DeskApp hetzelfde is in gebruik. 37

42 Hoofdstuk 4. DeskApp Opmerking Lukt het niet om de map te openen, bedenk dat je alleen de onderdelen kunt openen waartoe je toegang toe hebt gekregen door de andere gebruiker. Controleer dat je toegang hebt tot de betreffende map(pen) versturen uit naam van een ander Wil je kunnen versturen uit naam van een ander in plaats van jouw eigen account, dan dient de eigenaar van dat andere account jou daar toegang tot te verlenen. Kijk voor het beheer van gedeelde mappen en ageda bij de informatie van de WebApp omdat de DeskApp hetzelfde is in gebruik Verwijderde items terughalen Als je een item verwijdert, bijvoorbeeld een , taak of agenda-item, dan wordt deze niet direct definitief verwijderd. Verwijderde items worden pas na een maand definitief verwijderd en kunnen tot die tijd door de gebruiker zelf worden teruggezet. In WebApp gaat dat als volgt: 1. Klik met de rechter muisknop op de map waarin het item stond dat je per ongeluk hebt verwijderd. Bijvoorbeeld "Postvak IN", "Verzonden Items" of "Taken". 2. Klik in het menu dat opent op de optie "Herstel Items". 3. Klik in het scherm dat opent op het item dat je wilt herstellen en klik op "Herstel". In ditzelfde scherm kan je er ook voor kiezen om alle items in één keer terug te zetten of items definitief te verwijderen. Handmatig terugzetten Een die is weggegooid staat eerst in de prullenbak "Deleted Items" of "verwijderde Items". Z'n item kan je handmatig terugzetten naar "de Inbox" door deze met muis te verschuiven van de prullenbak naar de inbox Plug-ins Aan Kopano WebApp hebben wij een aantal plug-ins toegevoegd die de mogelijkheden van deze interface vergroten. In dit hoofdstuk beschrijven wij de belangrijkste plug-ins en hun mogelijkheden. Kijk voor het beheer van gedeelde mappen en ageda bij de informatie van de WebApp omdat de DeskApp hetzelfde is in gebruik 'Personal Inbox Management' plug-in Deze plug-in maakt het eenvoudig om snel mail te verplaatsen naar een vooraf gedefinieerde folder. Daarmee kan je eenvoudiger werken volgens de 'Getting Things Done' methodologie. De functionaliteit is hetzelfde als bij de Webapp. Klik op deze link om naar deze uitleg te gaan. 38

43 'Personal Inbox Management' plug-in 39

44 40

45 Outlook Indien je van Outlook gebruik maakt, gaan wij ervan uit dat je over de volledige Outlook Exchangefunctionaliteit wilt beschikken: gedeelde agenda's, push-mail, contacten en taken synchroniseren. In dit hoofdstuk beschrijven wij hoe je een account toevoegt aan je Outlook omdat te realiseren. Opmerking Wij bieden met de DeskApp ook een alternatief aan, probeer deze voor een goede integratie tussen WebApp en Desktop omdat het van dezelfde makers is Outlook 2013 en 2016 Wanneer je Outlook 2013 of 2016 hebt, maak je gebruik van de ingebouwde ActiveSync/Exchangeondersteuning. Hiermee kan je direct je gegevens synchroniseren met Kopano van ECM2 en heb je offline ondersteuning. Dat wil zeggen dat je kan werken met Outlook als je geen internetverbinding hebt. Wanneer je gebruik wilt maken van meer functies die Kopano biedt dan is er de ingebouwde 1 ActiveSync/Exchange-ondersteuning. Installeer de 'Outlook Extension' van Kopano. Je krijgt hierdoor de beschikking over functies zoals het centrale adresboek, openen van meerdere gedeelde mappen, afwezigheidsassistent en het synchroniseren van vlaggen bij s. Heb je deze functies niet nodig, dan hoef je deze plug-in niet te installeren. Account toevoegen via ActiveSync/Exchange aan Outlook 1. Ga in Outlook naar Bestand > Accountinstellingen. Kies in het scherm dat opent voor 'Nieuw'. 2. Kies in de pop-up van 'Account toevoegen' voor ' account' en klik op 'Volgende'. Kies dan voor 'Handmatig instelling of extra servertypen' en kies voor 'Volgende'. 1 /download/kopanoolextension-latest.msi 41

46 Hoofdstuk 5. Outlook 3. Selecteer in het volgende scherm "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service" (Outlook 2013) of "Exchange ActiveSync" (Outlook 2016) en klik op "Volgende". 42

47 Outlook 2013 en Bij het scherm "Serverinstellingen van Account toevoegen" vul je, alle door ons gegeven informatie, in de velden. Zie de eerste paragraaf voor de benodigde adresgegevens. De inloggegevens staan in de welkomsbrief van ECM2. Selecteer bij "Offline-instellingen" hoe ver de s terug in de tijd gesynchroniseerd moeten worden. Standaard staat deze op "Alles", maar je kan ook kiezen om alleen s van één maand of nieuwer te synchroniseren omdat dat sneller gaat en minder schijfruimte kost. Klik daarna weer op "Volgende". 43

48 Hoofdstuk 5. Outlook 5. Hierna test Outlook zelf of de verbinding succesvol gemaakt kan worden. Is deze test goed verlopen, klik dan op "Voltooien" om definitief dit account te gebruiken. 44

49 Outlook 2013 en

50 Hoofdstuk 5. Outlook Installeren plug-in voor extra functionaliteit 1. Momenteel heb je in Outlook nog niet de volledige functionaliteit zoals die wel aanwezig is in de Kopano WebApp. Om meer functionaliteit van Kopano te krijgen, installeer je de Kopano 2 Outlook plug-in. Download deze Outlook plug-in vanaf onze website: Klik hier. 2. Bewaar dit bestand (genaamd "KopanoOLExtension-latest.msi") op een voor jou bekende plek. Start de installatie van dit bestand door daarop dubbel te klikken. 2 /download/kopanoolextension-latest.msi 46

51 Handtekening Outlook Opmerking Sommige andere plug-ins verstoren de werking van deze Outlook plug-in, of verbergen delen van de interface van Outlook. Wij raden aan om in ieder geval de Hotmail plug-in (ook wel de Microsoft Office Outlook Connector geheten) en de icloud plug-in te verwijderen of deze in Outlook uit te schakelen. Controleer altijd goed of er ook andere plug-ins aanwezig zijn die de werking beïnvloeden. Indien je eerder ook de Kopano plug-in had geïnstalleerd voor het overstappen op de ActiveSync/Exchange-synchronisatie, dan dien je deze eerst te verwijderen om verstoringen te voorkomen. 3. Na het volgen en afronden van het installatieproces komt in Outlook een extra tab erbij met de naam Kopano. Bij deze tab heb je de keuze om te bepalen "wanneer je automatisch kan antwoorden", "welke gedeelde mappen je wilt gaan openen", "Gedeelde mappen beheren" en "Instellingen". De Kopano instelling had je van tevoren ingevuld en deze staat daarom goed. 4. Onder "Hoofdstuk 4.3. Gedeelde mappen en gedeelde agenda" leggen wij verder uit hoe om te gaan met deze functionaliteit wanneer je gebruik maakt van Outlook 2013 en hoger in combinatie met de nieuwe Exchange ActiveSync plug-in van Kopano voor Outlook Handtekening Outlook Outlook 2013 en 2016 In Sectie 3.6 Organisatiebrede handtekening maken in Kopano staat beschreven hoe in Kopano WebApp een handtekening wordt toe gevoegd. Sommige mensen maken (ook) gebruik van Outlook. Hoe een handtekening daar te gebruiken? Maak het jezelf gemakkelijk, doe het ontwerpen en toevoegen in Kopano en volg de stappen die we in Sectie hebben aangegeven. 3 Door het installeren van de 'Outlook Extension' van Kopano worden automatisch de in WebApp beschikbare handtekeningen toegevoegd aan Outlook. Je hoeft in Outlook dan alleen nog de juiste handtekening toe te wijzen voor het versturen van een . Voor het beste resultaat raden wij aan jouw handtekening in de editor van de WebApp op te zetten, zodat je de meest consistente weergave van de handtekening krijgt. Wijs de juiste handtekening toe in Outlook: 1. Maak een "nieuwe " aan in Outlook 2. Onder de tab "Bericht" staat "Handtekening". 3. Klik op de daaronder vallende pijl en dan op "Handtekeningen...". 4. De pop-up "Handtekeningen en papier" wordt geopend. 3 /download/kopanoolextension-latest.msi 47

52 Hoofdstuk 5. Outlook 5. Kies onder "Selecteer handtekening... bewerken" voor de naam die jij jouw handtekening hebt gegeven bij Kopano. 6. Kijk of bij "Standaard handtekening kiezen" het juiste account is gekozen en dat bij "Nieuwe berichten & Antwoorden" en "Doorgestuurde berichten" ook jouw Kopano handtekening is geselecteerd van de dropdown. 7. Onderin bij de "Handtekening bewerken editor" zie je jouw handtekening staan, kijk of deze goed is. 8. Als alles klopt druk dan op "OK" om te bevestigen. Als je de volgende keer een verstuurt, dan voegt Outlook jouw Kopano handtekening toe aan jouw binnen Outlook Gedeelde mappen en gedeelde agenda Doe het volgende om gebruik te maken van gedeelde mappen en een gedeelde agenda: 1. Machtigingen instellen zodat je toegang hebt tot die mappen 2. De gedeelde mappen openen 48

53 Machtigingen instellen Machtigingen instellen Je past de machtigingen voor jouw mappen, agenda of contactpersonen aan in de WebApp van de persoon waartoe de gebruiker toegang moet krijgen. 1. Ga naar de Kopano WebApp. 2. Klik in de mappen structuur op de inbox icoon, genaamd "Agenda". 3. Klik daarna met je rechtermuisknop op deze map "Agenda" en kies voor "Eigenschappen" in de pop-up. 4. Klik in het scherm dat opent op de tab "Permissies" of "Machtigingen". 5. Klik op "Toevoegen" en kies uit de lijst de juiste persoon die toegang moet kunnen krijgen tot jouw agenda. 6. Selecteer deze persoon en geef deze de juiste rechten door te kiezen voor een type "Profiel", of kies z'n machtigingen handmatig. Klik op "OK" om het scherm te sluiten. 7. Outlook neemt dat later over na synchronisatie Gedeelde map of agenda openen Om de gedeelde map(pen) of een gedeelde agenda van een ander te openen, dien je zeker te zijn dat je toegang hebt tot deze map(pen) of agenda. Gedeelde Mappen openen Open een gedeelde map op de volgende wijze: 1. Open Outlook, en ga rechts op de menubalk naar de tab "Kopano". 2. Bij "Gedeelde map openen" kan je alle aanwezige gedeelde mappen openen om deze nader te bekijken. Je selecteert "Open publieke map" om de centrale map te openen die voor iedereen toegankelijk is. Of open een map van een specifieke gebruiker waarop jij rechten hebt gekregen. Opmerking Vind je onder deze optie nog geen informatie, dan moet je eerst toegang tot een map krijgen door deze gebruiker. Klik op "Bijwerken" om de inhoud van deze mappen te verversen en "Openen" voor het verkrijgen van alle informatie van de geselecteerde nieuwe gebruiker. 3. Bij de knop "Gedeelde mappen" kan je gedeelde mappen van andere gebruikers sluiten. 4. De "Debug" knop is alleen voor beheerders relevant en wijzigingen hierin kan het functioneren verstoren. 5. Bij "Instellingen" staan de gegevens standaard goed ingevuld, pas dat alleen aan wanneer dat nodig is. 49

54 Hoofdstuk 5. Outlook Gedeelde Agenda Open een gedeelde agenda op de volgende wijze: 1. Klik in de bovenste balk op "Kopano". 2. Kies voor "Open gedeelde mappen". 3. Selecteer in deze dropdown "de juiste gebruiker" en "Agenda" voor de gedeelde agenda en klik op "Openen". Opmerking Krijg je geen mappen te zien, of lukt het niet om de map te openen, bedenk dat je alleen de onderdelen kunt openen waartoe jij toegang hebt gekregen door de andere gebruiker. Controleer of die rechten goed zijn ingesteld Verwijderde items terughalen Als je een item verwijdert, bijvoorbeeld een , taak of agenda-item, dan wordt deze niet direct definitief verwijderd. "Verwijderde items" worden pas na een maand definitief verwijderd en kunnen tot die tijd door de gebruiker zelf worden teruggezet. In Outlook 2013 of hoger dien je de Kopano Outlook Extension geinstalleerd te hebben. Volg daarna onderstaande stappen: 1. Ga in Outlook naar de mappen van jouw account en klik op de map "Verwijderde items". 2. Wanneer het bericht is gevonden, klikt je er met de rechtermuisknop op en vervolgens op "Verplaatsen" > "Andere map". 3. Als je het bericht naar "Postvak In" wilt verplaatsen, klikt dan op "Postvak In" en vervolgens "Ok". 4. Als je een "agenda-item" wilt herstellen, klik dan op deze met de rechtermuisknop en vervolgens "Verplaatsen" > "Andere map" > "Agenda" 5. Als je een "contactpersoon" wilt herstellen, klik daar met de rechtermuisknop op en doe dan "Verplaatsen" > "Andere map" > "Contactpersonen". 6. Als je een "taak" wilt herstellen, klik op deze taak met de rechtermuisknop en doe vervolgens "Verplaatsen" > "Andere map" > "Taken" Problemen met Outlook Outlook is een complex programma waar problemen mee kunnen ontstaan. Van de bij ons bekende issues, zijn alleen de onderstaande problemen met Outlook aan Kopano gerelateerd. Voor alle andere

55 Ongebruikte plug-ins verwijderen 4 problemen kan je bij Microsoft Support terecht. Als je daar de foutcode invoert, kom je vaak direct bij de oplossing Ongebruikte plug-ins verwijderen Veel problemen met Outlook en Kopano worden veroorzaakt door andere (vaak ongebruikte) plugins. Het is aanbevolen om deze te verwijderen. In ieder geval de Hotmail plug-in (ook wel de Microsoft Office Outlook Connector geheten) en de icloud plug-in kunnen de werking van Kopano verhinderen en/of rare effecten opleveren, zoals het niet weergeven van agenda's. Je dient eerst de Kopano client te herinstalleren als je upgrade naar Outlook 2013 of 2016 en je ook de nieuwe Outlook Extension wilt gebruiken. Om plug-ins te verwijderen sluit je Outlook af. Klik vervolgens in het Windows startmenu rechts op de Outlook snelkoppeling en op 'Voer uit als Administrator'. Ga nu in Outlook naar Bestand > Opties > Invoegtoepassingen en klik op 'Beheren'. Verwijder hier invoegtoepassingen die je niet gebruikt. Vaak kan je plug-ins definitief herinstalleren via het 'Configuratiescherm' en dan Programma's' De Kopano plug-in actief maken Soms staat in Outlook > Bestand > Opties > Invoegtoepassingen de Kopano plug-in, of een andere plug-in, in de lijst als inactief aangegeven (inactief is niet hetzelfde als uitgeschakeld). Outlook maakt plug-ins inactief om het programma sneller te maken, maar soms gebeurt dit onterecht. Proberen onder "Beheer" deze Kopano plug-in in te schakelen. Als Outlook dit na opnieuw opstarten van het programma toch ongedaan maakt, moet u in het Windows register iet aanpassen.. Waarschuwing: het register is een belangrijk onderdeel van Windows. Volg de handleiding exact en wijzig geen andere dingen. 1. Sluit Outlook af, en herinstalleer de plug-in vanuit Configuratiescherm>Programma's en Onderdelen. 2. Open regedit.exe door dit in het zoekveld van het startmenu te typen en op Enter te drukken 3. Ga naar HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > 15.0 > Outlook. (Hierbij staat '15.0' voor Outlook 2013, 14.0 voor Outlook 2010 en 13.0 voor Outlook 2007) 4. Verwijder in Resiliency > 'Disabled Items' en 'CrashingAddinList' de items van het type REG_BINARY. 5. Verwijder in Outlook > Addins de items die refereren naar de betreffende plug-in. 6. Sluit het register af en installeer de plug-in opnieuw. 51

56 52

57 Mac OS X Heb je Outlook op de Mac, maak dan gebruik van ActiveSync/Exchange. Zie ook de paragraaf die daarover gaat. Er is geen Outlook Extension beschikbaar voor de Mac, waardoor niet alle functionaliteit beschikbaar is. Maak je gebruik van de 'native' applicaties van de Mac, dan gebruik je IMAP voor de mail, CalDAV/ ical voor de kalender, en CardDAV voor de contacten. Om dit handmatig in te stellen gebruik je de instellingen uit het hoofdstuk Hoofdstuk 8, Andere applicaties. Speciaal voor het snel instellen van deze applicaties (Mail, Contacten, Agenda), hebben wij een configuratieprofiel gemaakt. Hierin zijn de juiste serverinstellingen al door ons ingevoerd Download het configuratieprofiel. 2. Dubbelklik op het profiel. De systeeminstellingen worden geopend. 3. Klik bij de vragen op 'Ga door'. 4. Vul de gevraagde gegevens in. Er wordt, meerdere keren, gevraagd om jouw inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) uit onze welkomstbrief. 5. In Apple Mail geef je aan welke functie de Kopano mappen hebben. Dit doe je door op een map te klikken, vervolgens in het menu op 'Postbus > Gebruik deze postbus als' en selecteer de juiste functie. 6. Ervaar je problemen met Apple Mail? Zorg dan dat de optie Detecteer en update accountinstellingen automatisch is uitgeschakeld, zowel bij de IMAP als de SMTP server. Dit doe je in Mail > Voorkeuren. 1 /download/kopano-macos.mobileconfig 53

58 Hoofdstuk 6. Mac OS X Opmerking Soms komt het voor dat MacOS gebruikers niet succesvol een account kunnen toevoegen. Zij krijgen de melding:"mail account already exists". Om dit probleem verder op te lossen kan men de onderstaande stappen ondernemen. Een mogelijke oplossing: 1. Ga naar het Apple logo in de hoek links > Kies: System Preferences. 2. Selecteer icloud op de derde rij, eerste icoon. 3. Log jezelf uit op jouw icloud door te drukken op "Sign Out". 4. Voeg opnieuw jouw account toe. 5. Log opnieuw in op jouw icloud account. Voor meer informatie lees het volledige artikel "Solution for Account Already Exists in Mac 2 Mail / OS X El Capitan" met de oplossing via deze URL

59 Smartphones Beschik je over een smartphone met ActiveSync/Exchange-ondersteuning, dan kan je deze direct synchroniseren met Kopano van ECM2. In ieder geval de smartphones gebaseerd op de volgende besturingssystemen bezitten de gewenste ondersteuning: Apple iphone (ios 2 of nieuwer, ios 3 of nieuwer aanbevolen) Google Android (2.0 of nieuwer, of nieuwer aanbevolen) Microsoft Windows Phone 7 Microsoft Windows Mobile 5 en 6, Pocket PC 2002 en 2003 BlackBerry 10 Blackberry ondersteunt sinds versie 10 standaard ook ActiveSync/Exchange. Voor oudere versies is 1 2 het mogelijk om daarvoor een extra applicatie te gebruiken, zoals: NotifySync en AstraSync. In dit hoofdstuk beschrijven we het toevoegen van een ActiveSync/Exchange-account aan respectievelijk Apple iphone, Google Android en Windows Mobile 6. Andere ondersteunde smartphones worden op een vergelijkbare wijze geconfigureerd Apple iphone

60 Hoofdstuk 7. Smartphones 1. Ga naar "Instellingen", dan "Mail, Contacten, Agenda's" en dan "Nieuwe account" 2. Kies voor "Microsoft Exchange" 3. Voer de gegevens die jij van ons hebt gekregen in. Vul niets in bij "Domein". Kies zelf een beschrijving voor het account. Kies "Volgende" of "Next" 4. Je ziet een tweede invulscherm. Vul hier het serveradres en de inloggegevens in die je van ons hebt ontvangen (bij het serveradres is dat standaard mail.ecm2.nl). Kies "Volgende". Geef in het volgende scherm op welke gegevens jij wilt synchroniseren en klik op "Bewaar" Google Android Verschillende fabrikanten hebben de applicatie- en het configuratiescherm van Google Android aangepast. Dat betekent dat het configureren van andere Android-telefoons op een (deels) andere wijze kan gaan dan in deze handleiding weergegeven. Het principe is voor elke Android smartphone echter hetzelfde. Zet synchronisatie aan voordat je het Kopano account instelt. Waar je dit moet doen verschil ook per fabrikant en versie. Kijk bij instellingen, energie-bespaar instellingen of synchronisatieinstellingen. Staat alles goed ingesteld en nog geen te zien? Kies dan een langere periode om te synchroniseren. Die staat in sommige gevallen standaard op 3 dagen, wat betekent dat ouder dan 3 dagen niet wordt gesynchroniseerd. 56

61 Google Android 1. Ga naar 'Alle programma's' en kies voor 'Instellingen'. Kies voor 'Account toevoegen' en vervolgens voor het type 'Zakelijk'. 2. Voer de gegevens in die je van ons hebt gekregen. Het type account is Exchange. Vul niets in bij "Domein". Laat de poort staan op 443 en laat beveiliging staan op SSL/TLS. 3. In sommige gevallen krijg je de melding dat het veiligheidsbeleid moet worden aangepast of dat er toegang moet worden verleend tot jouw toestel. Accepteer dat om de synchronisatie te laten functioneren. Geef hierna op welke gegevens jij wilt synchroniseren en bepaal eventuele andere instellingen naar keuze. Geef vervolgens dat account een naam naar keuze. Jouw account is nu ingesteld. 57

62 Hoofdstuk 7. Smartphones 7.3. Windows Phone 1. Ga in "Start" naar de lijst met apps. Druk op "Instellingen" en vervolgens op " & accounts". 3. Vul jouw inloggegevens ( adres en wachtwoord ) in en druk op "Volgende". Er wordt om meer gegevens gevraag. Jouw gebruikersnaam is jouw volledige adres. Laat 'Domein' leeg. Vul bij Server: 'mail.ecm2.nl' in, of jouw eigen serveradres als je een MKBpakket afneemt. Vink 'Server vereist gecodeerde (SSL) verbinding' aan, en druk op 'Aanmelden'. Let op: mogelijk krijg je de melding dat het Druk op "Een account toevoegen > Outlook".

63 Windows Phone veiligheidsbeleid moet worden aangepast. Je dient dit te accepteren om de synchronisatie te laten functioneren. Setup van de Mail app bij Windows 10 Mobiel: 1. Selecteer "Menu", linksboven in de app of agenda, op jouw mobiel. 2. Ga dan naar "Accounts" > "Account toevoegen". 3. Selecteer de "Exchange" optie. 4. Vul alle gegevens in en gebruik hiervoor de gegevens in de welkomsbrief en zijn weergegeven in deze handleiding bij Hoofdstuk 1.1. Adresgegevens. 5. Selecteer daarna "Done" en alle data wordt gesynct. 6. Houd er rekening mee dat het opzetten lang kan duren. Dat is afhankelijk van het formaat van jouw mailbox en de snelheid van jouw verbinding. 59

64 60

65 Andere applicaties Gebruik je een andere applicatie dan Outlook, dan kan je geen gebruik maken van de Exchange synchronisatieopties. Voor de volledige functionaliteit maak je gebruik van de WebApp. Je kan ook toegang tot jouw en agenda krijgen met verschillende andere applicaties, waaronder Thunderbird, Evolution en OS X Calendar en Mail, via het IMAP protocol Servergegevens Om een nieuw account aan te maken, heb je de volgende gegevens nodig: Inkomende mail Servernaam: imap.ecm2.nl Gebruikersnaam en wachtwoord: deze staan in de welkomstbrief Accounttype: IMAP Poort: 993 Beveiliging verbinding: SSL/TLS Authenticatiemethode: normaal wachtwoord (niet beveiligd / not encrypted) Uitgaande mail Servernaam: smtp.ecm2.nl Gebruikersnaam en wachtwoord: deze staan in de welkomstbrief Accounttype: SMTP Poort: 587 Beveiliging verbinding: STARTTLS of TLS Authenticatiemethode: normaal wachtwoord (niet beveiligd / not encrypted) mappen Als je jouw account hebt toegevoegd, is het belangrijk dat de applicatie de goede mappen gebruikt voor Concepten, Verzonden items, Ongewenste , en Verwijderde Items. Vaak maken programma's zelf mappen aan voor deze functies met een andere (Engelse) naam dan Kopano gebruikt. Wijs in de instellingen van die applicatie de Kopano-mappen aan en verwijder de onterecht aangemaakte mappen. Als je een map wilt toevoegen kan je dat het beste doen in de Kopano WebApp, waarna de IMAPapplicatie deze gewoonlijk vanzelf oppikt. 61

66 Hoofdstuk 8. Andere applicaties 8.2. Agenda Voor het gebruiken en synchroniseren van de agenda heb je twee mogelijkheden: CalDAV en icalendar (ical). Indien de gebruikte applicatie dit ondersteunt, gaat de voorkeur uit naar CalDAV. Deze heeft meer mogelijkheden. Het volgende is nodig om jouw agenda te gebruiken: CalDAV Type: CalDAV. Adres: In Mozilla Thunderbird is deze URL dus bijvoorbeeld Gebruikersnaam en wachtwoord: deze heb je van ons gekregen. Onder CalDAV is het ook mogelijk andere, gedeelde agenda's te openen. Je hebt voor CalDAV minimaal lees-rechten nodig op de hoofdmap van de gebruiker. Hoe je dat instelt lees je in de paragraaf Paragraaf 3.3.1, Machtigingen instellen. Gebruik de volgende adressen: Eigen, extra aangemaakte agenda: Agenda van andere gebruiker: Agenda in de publieke map: icalendar (ical) Type: icalendar / ical / ICS Adres: Gebruikersnaam en wachtwoord: deze hebt je van ons gekregen 8.3. Contactpersonen Gebruik bij het synchroniseren van contactpersonen van het CardDAV protocol. Gebruik daarvoor de onderstaande gegevens: Servernaam: het webadres dat je van ons hebt gekregen. Gebruikersnaam en wachtwoord: deze staan ook in de welkomstbrief. Poort: Beveiliging verbinding: SSL/TLS. Mogelijk wordt er gevraagd om het adres aan één stuk op te geven. Gebruik dan: mail.ecm2.nl:

67 Migratie naar Kopano In deze beknopte handleiding beschrijven wij hoe je op eenvoudige wijze jouw , agenda, contactpersonen en taken kan migreren van jouw huidige provider naar jouw nieuwe account van ECM2. Wij geven in de eerste paragraaf twee mogelijkheden aan om de data vanuit Outlook te migreren. Door gebruik te maken van de export- en importfunctie kan je alle items migreren. Maak je gebruik van IMAP in Outlook, dan kan je alleen migreren. In de tweede paragraaf beschrijven wij de mogelijkheden voor migratie van je oude via Thunderbird. Deze maakt uitsluitend gebruik van IMAP, waardoor je alleen je kunt migreren Migreren via Outlook 2010 of 2013 Afhankelijk van de soort en hoeveelheid data, die je wilt migreren, kan je een keuze maken uit één van onderstaande mogelijkheden. Indien je al jouw gegevens wilt migreren, zoals je , contactpersonen, agenda-items, taken en notities, of een grote hoeveelheid , gebruik dan de export- en importfunctie. Deze manier is speciaal voor het migreren van snelst bij grotere hoeveelheden. Indien je een beperkte hoeveelheid naar een aantal mappen wilt migreren, maak dan gebruik van IMAP voor het migreren. Deze manier kan als eenvoudiger worden ervaren Via de export- en importfunctie De hieronder beschreven methode geldt alleen voor versies ouder dan Outlook 2013 met de Kopano client geïnstalleerd, niet als je gebruik maakt van de ActiveSync/Exchange-optie in 2013 of Kies 1 dan voor een migratie via IMAP, of vraag aan ons hoe wij daarbij kunnen helpen. Als eerste dien je de data vanuit je oude account naar een bestand te exporteren. Ga daarvoor in Outlook naar je huidige account. 1. Klik op de naam van de hoofdmap van dit account, bijvoorbeeld "Postvak [Jouw Naam]". Dit is de map die zich nog boven "Postvak IN" bevindt. Als je op de juiste map hebt geklikt, dan zie je in het voorbeeldscherm een overzicht van de recente agenda-items en taken. 2. Ga naar "Bestand" en klik op "Importeren en Exporteren". Zie je deze mogelijkheid niet in het menu, klik dan onderaan het menu op de dubbele pijl naar beneden. In Outlook 2010 vind je deze optie onder "Bestand", dan "Openen" en dan "Importeren". 3. Kies in het scherm dat opent voor "Naar een bestand exporteren". Klik op "Volgende". 4. Kies daarna voor "Bestand met persoonlijke mappen (.pst)". Klik op "Volgende". 5. Let op dat je in het volgende scherm daadwerkelijk de hoofdmap (A) hebt geselecteerd en vink "Inclusief submappen" (B) aan. Klik op "Volgende"

68 Hoofdstuk 9. Migratie naar Kopano 6. Kies in het volgende scherm een locatie en bestandsnaam. Zorg ervoor dat je het bestand later kan terugvinden. Klik op "Voltooien". Afhankelijk van de hoeveelheid data en de snelheid van jouw internetverbinding en jouw oude provider, kan het exporteren minuten tot uren duren. Om jouw data te migreren dien je het zojuist aangemaakte bestand te importeren naar jouw nieuwe account bij ECM2. Daarvoor dien je het nieuwe account toe te voegen aan uw Outlook. 7. Nadat je het nieuwe account hebt toegevoegd aan Outlook, ga naar "Bestand" en klik op "Importeren en Exporteren". In Outlook 2010 vind je deze optie onder "Bestand", dan "Openen" en dan "Importeren". 8. Kies in het scherm dat opent voor "Gegevens uit een ander programma of bestand importeren". Klik op "Volgende". 9. Kies daarna voor "Bestand met persoonlijke mappen (.pst)". Klik op "Volgende". 10. Selecteer het eerder aangemaakte.pst bestand en klik op "Volgende". 11. Let op dat je in het volgende scherm de hoofdmap (A) hebt geselecteerd en vink "Inclusief submappen" (B) aan. Selecteer "Items importeren in dezelfde map in" (C) en let op dat je het account hebt geselecteerd waarnaar je de data wilt migreren. Klik op "Voltooien". 64

69 Via de export- en importfunctie Opmerking Afhankelijk van de hoeveelheid data en de snelheid van jouw internetverbinding, kan het importeren minuten tot uren duren. Hoe gegevens exporteren vanuit Outlook 2013 en hoger staat hieronder beschreven Als eerste dien je de data vanuit je oude account naar een bestand te exporteren. Ga daarvoor in Outlook naar jouw huidige account. 1. Open jouw versie van Outlook. Klik daarna op "Bestand" in de menubalk. Selecteer daarna "Openen". 2. Klik onder "Openen" op "Importeren / exporteren". 3. Bij deze "Wizard" gaan we items "exporteren". Selecteer "Naar een bestand exporteren" en klik op "Volgende". 4. Wij exporteren nu voor Outlook, dus kies je "Outlook-gegevensbestand (.pst)". 5. Selecteer nu de juiste map waaruit te exporteren en klik op "Volgende" 6. Nu selecteer je jouw plaats waar je deze.pst gaat opslaan en kies je bij "Opties" om wat te doen bij dubbele items. 7. Nu heb je een bestand direct uit Outlook geëxporteerd. 65

70 Hoofdstuk 9. Migratie naar Kopano Via IMAP Om jouw te migreren via IMAP dien je jouw nieuwe account van ECM2 toe te voegen aan het bestaande Outlook profiel. 1. Ga in Outlook naar het menu "Extra" en klik op " accounts". In Outlook 2010 vind je dit scherm onder "Bestand", dan "Info" en dan "Accountinstellingen". 2. Kies in het scherm dat opent voor "Een nieuw account toevoegen" en klik op "Volgende". 3. Kies voor het servertype: "IMAP" en vul de benodigde gegevens in: Scherm "Instellingen voor internet (IMAP) Inkomende mail Server voor in- en uitgaande mail: imap.ecm2.nl Gebruikersnaam en wachtwoord: deze heb je van ons gekregen en staat in de welkomsbrief. Scherm "Meer instellingen", onder het tabblad "Geavanceerd" Inkomende (IMAP): Selecteer "Voor deze server is een gecodeerde verbinding vereist". Poort: 993. Zie voor volledige instructies de paragraaf Paragraaf 8.1.1, Servergegevens. 1. Klik op "OK" om het scherm te sluiten, klik daarna op "Volgende" om het account toe te voegen. 2. Om te migreren, selecteer de te migreren mails en sleep deze met de rechter muisknop naar de juiste map op het zojuist aangemaakte account van ECM2. Als je de rechter muisknop loslaat wordt gevraagd of je de mail wilt kopiëren of verplaatsen. Kies je voor kopiëren, dan blijft de mail ook in het oude account staan. Kies je voor verplaatsen dan wordt de mail uit het oude account verwijderd. Om mappen met inhoud te migreren, selecteer de te migreren map en sleep deze met de rechter muisknop naar de juiste locatie op het zojuist aangemaakte account van ECM2. Als je de rechter muisknop loslaat wordt gevraagd of je de mail wilt kopiëren of verplaatsen. Opmerking Afhankelijk van de hoeveelheid data en de snelheid van uw internetverbinding, kan het migreren minuten tot uren duren Migreren via Thunderbird en andere IMAP-applicaties Indien je niet via Outlook beheert, maar bijvoorbeeld via Thunderbird of een andere IMAPapplicatie, dan kan je in grote lijnen de instructies voor Outlook in de paragraaf "via IMAP" volgen. 66

71 Migreren via Thunderbird en andere IMAP-applicaties Om de mail te migreren voeg je het nieuwe account van ECM2 toe als extra IMAP account, waarna je de mail kopieert van het oude naar het nieuwe account. Omdat er een grote hoeveelheid aan IMAP-clients bestaat, gaat het te ver om al deze clients te behandelen. In de paragraaf Paragraaf 8.1.1, Servergegevens vind je de algemene instructies om het account van ECM2 als IMAP-account toe te voegen Migreren via Thunderbird en andere IMAP-applicaties Indien je niet via Outlook beheert, maar bijvoorbeeld via Thunderbird of een andere IMAPapplicatie, dan kan je in grote lijnen de instructies voor Outlook in de paragraaf "via IMAP" volgen. Om de mail te migreren voeg je het nieuwe account van ECM2 toe als extra IMAP account, waarna je de mail kopieert van het oude naar het nieuwe account. Omdat er een grote hoeveelheid aan IMAP-clients bestaat, gaat het te ver om al deze clients te behandelen. In de paragraaf Paragraaf 8.1.1, Servergegevens vind je de algemene instructies om het account van ECM2 als IMAP-account toe te voegen. 67

72 68

73 Apple Mail instellen voor IMAP Het blijkt dat bij Apple MacOS onder versie Yosemite een optie aan Mail heeft toegevoegd die voor problemen met IMAP kan zorgen. Hieronder laten wij zien hoe je dat probleem oplost. 1. Open de app Mail in MacOS. 2. Ga dan naar Voorkeuren in Mail. 3. Selecteer het juiste account voor Kopano. 4. Ga naar Accountinformatie. 5. Kijk voor server inkomende voeg dan toe: imap.ecm2.nl 69

74 Hoofdstuk 10. Apple Mail instellen voor IMAP 6. Klik op de knop Geavanceerd. 7. De optie Detecteer en update accountinstellingen automatisch moet niet aangevinkt zijn. Samen met de optie onder punt 13, zorgt deze voor een instabiele IMAP-synchronisatie. 70

75 8. Ga terug naar Accountinformatie. 9. Ga via Server uitgaande naar Wijzig SMTP-serverlijst. 71

76 Hoofdstuk 10. Apple Mail instellen voor IMAP 10. Selecteer de ECM2 server. 11. Voeg bij servernaam toe: smtp.ecm2.nl 72

77 12. Ga naar Geavanceerd. 13. De optie Detecteer en update accountinstellingen automatisch mag niet aangevinkt zijn Samen met de optie onder punt 7, zorgt deze optie voor een instabiele IMAP-synchronisatie. 73