Notulen jaarvergadering RTC TD Noord-Holland Zaandam, 8 juni 2016

Transcriptie

1 Aanwezig Commissie: Stephanie Hermans, Chantal Schuil, Patricia Warns, Hillie Appel, Mieke Schrijver Verenigingen: DWVS Ursem (Wendy op den Kelder), ZG&TV Zwaag (Sonja Giling), GTV Keizer Otto Naarden (Jeroen v/d Mark), TSA (Gijs Afink/Mark Zwaan), SV OKK Den Helder (Arie Schrijver), HGTC Hoorn (Co Nieuwboer), GTS Stedebroec (Eveline Mol, Ellen ter Burg, Anton Popping), OSS Medemblik (Eveline Mol) Turnz Amsterdam (Eveline Mol), GSV Heemstede (Monique Marchand), K&V Zaandam (Albert Bosterbroek), Turn Totaal Langedijk (Margriet Koeman), GV Wieringen (Johan Meijer), TOSS Heemskerk (Karin de Ruiter), Hercules Beemster (Jan Wigchert, Lotte Grotenbreg), Lycurgus Advendo Schagen (José Schoorl) Rayons: Rayon t Gooi (Gijs Afink), Rayon Kennemerland (Monique Marchand), Rayon Zaanstreek/ Waterland (Bob Zwaal, Anke de Kruijf), Rayon Noord (Pieter Leegwater, Suzette Schilder) DSP: Edith Overzier (DTM), Angelique Kramer (DAM) Afwezig met bericht: Angelique Bakema-de Boer (commissie), K&V Opmeer (vereniging) Afwezig zonder bericht: Rayon Amsterdam en Rayon West-Friesland 1. Opening en vaststellen agenda Stephanie heet iedereen welkom. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Monique Zwarthoed (K&V Opmeer) geeft aan dat zij een voorwedstrijd/districtwedstrijd willen assisteren. Zij blijven volgend seizoen de extra wedstrijden/activiteiten organiseren voor de verenigingen. (regionale trainingen, trainingen turnteam West-Friesland, Opmeercup en Home2Build Teamcup). OKK Den Helder heeft in december een stuk ingestuurd naar de regiocommissie. De punten zijn binnen de regiocommissie en rayoncommissies besproken. 1) Lange competitiedagen à niet goed voor de turnsters/juryleden. Voorstel heel wedstrijdweekend. Dit is helaas niet mogelijk ivm drukke bezette wedstrijdweekenden en inzetbaarheid regiocommissie. Competitie wordt voornamelijk voor de N3/N4 en 3 e divisie. Er wordt geprobeerd de turnsters van de instap N2 wel toe te voegen. Er moeten minimaal 7 deelnemers zijn om een categorie door te laten gaan. 1 e twee competitiewedstrijden worden gehouden op een zaterdag. De 3 e competitie kan helaas niet op zaterdag gepland worden. 2) Jurybeleid à hier wordt later tijdens de vergadering op ingegaan. 3) Clubteams terugbrengen à wordt ook later in vergadering besproken 4) Districtwedstrijden à wordt later in vergadering besproken 1

2 3. Notulen 7 oktober 2015 (bijlage) Bob Zwaal à 15 juni 2014 financiën (waar zijn de financiële overzichten van 2013 en 2014 gebleven?) 2014 à heeft ter inzage gelegen tijdens jaarvergadering, deze was afgekeurd, waarom daarna geen vernieuwend verslag? Afgelopen seizoen is er dieper op ingegaan, er was geen penningmeester in de commissie. Sinds 1 jaar is Angelique Bakema-de Boer de penningmeester dus is er meer duidelijkheid over. Noord-Holland en Midden-Nederland staan beiden genoemd in het verslag van nu. Bob ziet graag dat Noord-Holland en Midden- Nederland uitgesplitst worden. Edith Overzier geeft aan dat dit bijna onmogelijk is. Het doel is dat de wedstrijden kosten neutraal gedraaid worden. Het is een geheel omdat we ook samen (Noord-Holland en Midden-Nederland) wedstrijden organiseren. Bob wilt graag dat het in drieën wordt uitgesplitst (Noord-Holland, Midden-Nederland en gezamenlijk). Bob wil weten welk negatief gedeelte in saldo van Noord-Holland is en welk negatief gedeelte van Midden-Nederland. Angelique Kramer zal een overzicht per kostendrager maken van totaal aan inkomsten en totaal aan uitgaven voor 2013, 2014 en In het vervolg zal de jaarrekening ook op deze manier worden gepresenteerd. Verschillen tussen Noord-Holland en Midden-Nederland zijn groot. De regiocommissies van beide regio s hebben meer overleg gehad samen en zo worden de punten/regels beter afgestemd. Arie Schrijver à laatste bladzijde notulen à loting assisterende verenigingen kleine verenigingen mogen samen assisteren. Volgens Arie is er afgesproken dat alle verenigingen in de hoge hoed komen en niet 3 kleine verenigingen samen op 1 lootje. Stephanie geeft aan dat dit niet zo afgesproken is. Activiteitenboeken op de website à kloppen niet, voorbeeld het activiteitenboek van rayon Noord staat bij rayon West-Friesland. Angelique Kramer geeft het door aan Beekbergen want in Beekbergen zetten ze het op de website. Als er iets fout gaat, mag dit naar Angelique Kramer g d worden. Bob Zwaal à promotie/degradatie (bladzijde 2) is er al een besluit op genomen of dit zelf bepaald mag worden. Dit is nog niet bekend. De LTC zal dit begin juli kenbaar maken. 4. Jaarrekening 2015 (bijlage) Dit is al besproken bij het punt notulen. Het overzicht over de jaren kan opgevraagd worden bij Angelique Kramer (kramer@kngu.nl). 5. Rooster van aftreden (bijlage) Patricia Warns is aftredend maar stelt zich niet herkiesbaar. Zij blijft wel als vrijwilliger van de regiocommissie beschikbaar. Patricia wordt bedankt voor al haar inzet. Aftredend en herkiesbaar: Stephanie Hermans, Angelique Bakema-de Boer en Hillie Appel. Alle drie worden met instemming van de aanwezige verenigingen voor een volgende termijn van 4 jaar benoemd. Salvatore Radici, waarom niet in schema? Salvatore heeft een hele eigen taak en maakt geen deel meer uit van de commissie. Hij is een vaste vrijwilliger geworden. 2

3 6. Evaluatie wedstrijden afgelopen seizoen Regiocommissie is blij met de assisterende verenigingen en rayons hoe de assistentie verleend is. Bij 1 regiowedstrijd is 1 vereniging niet op komen dagen. Deze vereniging komt volgend seizoen extra helpen. Bij het districtskampioenschap is de communicatie tussen Rayon Noord en de regiocommissie niet goed verlopen. De assistentie is daardoor op een andere manier opgelost. Peter Bus zal hier verder contact over opnemen met Pieter Leegwater. Volgens Pieter zijn er meerdere malen vragen gesteld aan Peter Bus (op verschillende momenten) en is het bij de regiocommissie aangekaart. Er is miscommunicatie geweest. Peter Bus heeft nog geen contact opgenomen. Rayon Noord hoort niets van Peter Bus. Gijs vraagt wat het punt is van Rayon Noord. Stephanie geeft aan dat het punt van Rayon Noord is dat verenigingen niet in Amsterdam/Beverwijk willen assisteren. Rayon Noord geeft aan dat verenigingen alleen binnen het rayon in een zaal willen organiseren. Dit punt wordt verplaatst naar de vergadering met de Rayoncommissies (volgend seizoen). Bob Zwaal à opgave aantal mensen, taken à Er zijn 2 verschillende mails uit gegaan met verschillend aantal mensen die nodig zijn op de wedstrijd en dat er geen tijden in staan hoe laat mensen aanwezig moeten zijn. Stephanie geeft aan dat dit meegenomen wordt in het draaiboek. Monique Marchand à Regiofinale in Amsterdam à ingelopen wedstrijden waarom niet eerder begonnen à turnsters moeten een half uur eerder aanwezig zijn. Waarom is dit niet gedaan. Dit punt wordt mee genomen. Op sommige wedstrijden is er bewust niet eerder gestart ivm filemeldingen. José Schoorl geeft aan dat dit ook bij de laatste competitie het geval was, waarom niet al starten met de w-up voor de prijsuitreiking? Stephanie kiest hier vaak niet voor omdat trainsters wel eens aangeven dat het vervelend is voor turnsters om na een warming-up te moeten wachten. Soms is het ook nog wachten op de bezwaren van trainsters in de laatste wedstrijdronde waardoor de einduitslag nog niet opgemaakt kan worden. Sonja Giling vraagt of er meerdere plankolines aanwezig kunnen zijn op een wedstrijd. Misschien kunnen er plankolines geleend worden. Dit punt zal meegenomen worden. Pieter Leegwater geeft aan dat de catering in Amsterdam niet fijn is. Altijd hetzelfde en smakeloos. Dit wordt meegenomen. Wendy op den Kelder geeft aan dat er op een regiokampioenschap rond gerend werd van toestel naar toestel tijdens wisseling van toestel. Dit kwam door een speaker die wordt het eerst zat. Dit wordt meegenomen. 3

4 7. Wedstrijdprogramma seizoen (bijlage) Activiteitenboek is echt een concept. Dit wordt nog aangepast en vragen/opmerkingen mailen naar Stephanie Hermans. Kalender ; Wedstrijdweekenden zijn zoveel mogelijk ingepland. (wens vanuit de verenigingen) Finale Noord wordt gehouden in Heerhugowaard. 2 e /3 e divisie N2/N3/N4 verplicht 2 wedstrijden in regio 1e divisie/n1 en jeugd N2 moeten maar 1 wedstrijd in regio à dit samen met Midden- Nederland en is ook direct districtskampioenschap Inbreng OKK à moet je wel voor iedereen een districtskampioenschap organiseren? 1 e divisie/n1/jeugd N2 is al ingekort door dit direct te doen met voorwedstrijd. Voor de andere categorieën bieden we het komend jaar nog wel aan en gaan daarna weer evalueren. Rayonteams is vervangen door teamwedstrijden. Team mag bestaan uit 5 turnsters van verschillende verenigingen (zonder startrecht), waar landelijk geen teamwedstrijden voor zijn. Er komen teams van hetzelfde niveau en hetzelfde Supplement. Angelique Kramer geeft aan dat er een prijs per deelnemer komt. Wel onder dezelfde teamnaam inschrijven in het loket. Iedere vereniging schrijft de eigen turnsters in onder dezelfde teamnaam! Geen maximum aantal teams tot nu toe. Bob geeft aan dat het handiger is om verenigingen de juryleden aan te laten leveren en niet de rayons. Het voorstel in het activiteitenboek klopt niet, dit wordt aangepast. Promotie/degradatieregeling is pas rond 1 juli bekend bij de regiocommissie. Daarna kan het pas bekend gemaakt worden. Er komt een extra kolom in het activiteitenboek tot wanneer je een turnster kosteloos kan afmelden voor een wedstrijd. Bob Zwaal à Inschrijving in loket (datum in activiteitenboek is anders dan de datum die in het boek van het rayon staat). Stephanie haalt deze datum uit het activiteitenboek van de regio. Angelique Kramer geeft aan dat het een stukje uniformiteit is om 1 datum te hebben. De rayons bepalen de datum in overeenstemming met Angelique Kramer. 8. Assistentie wedstrijden a. Verdeling wedstrijden aan rayons Staan in de jaarkalender vermeld. b. Loting assistentie voorwedstrijden en competitiewedstrijden Competitiewedstrijden is afhankelijk welke verenigingen er inschrijven. Er wordt later geloot. Voorwedstrijden/Districtskampioenschappen (er is gekeken naar aantal ingeschreven turnsters van dit seizoen en aan de hand daarvan zijn de lootjes gemaakt, de verenigingen die dit jaar zijn geweest worden buiten de loting gehouden) Na de loting wordt in overleg met de verenigingen bepaald wie welke dag doet. - K&V Opmeer - Mauritius Volendam - SV Pax Haarlemmermeer - Saturna Alkmaar - HLC Haarlem Vanaf volgend jaar à na assistentie voorwedstrijden 2 jaar niet mee in de loting. Vanaf nu à als je meedoet bij competitie en ingeloot bent voor de voorwedstrijden ga je uit de loting voor de competitie. (zolang dit mogelijk is) 4

5 9. Jury en opleiding Er is een werkgroep opgesteld om een nieuw jurybeleid op te stellen. Er wordt strikter gehandeld naar dit jurybeleid. Hillie è aanleveren juryleden is over het algemeen goed verlopen. Er zijn wel een aantal verenigingen waar steeds achteraan gegaan moest worden. Hillie hanteert de uiterste datum voor aanleveren juryleden voor volgend seizoen à niet geleverd is een mail van Hillie dat turnsters op dat moment niet mogen deelnemen en een datum waarop het jurylid binnen moet zijn. Jury dan niet binnen is ook niet deelnemen. Bij afmelding van een jurylid zelf moet je als vereniging een ander jurylid aanleveren. Zoek als vereniging vast een reserve jurylid. In het activiteitenboek kan iets afgeweken worden van het algemene beleid van alle disciplines (wat in de maak is). De aanpassingen die de werkgroep doen, worden nog gecommuniceerd. Reiskosten (alleen jurylid in de ochtend krijgt reiskosten betaald, het middag jurylid moet door de vereniging betaald worden) Uitzondering à competitiewedstrijden die tot na 20 uur duren. Beleid wordt besproken met alle disciplines à het moet voor alle disciplines kunnen gelden. Discipline specifiek kunnen er uitzonderingen in het eigen activiteitenboek geplaatst worden. Er zijn meningsverschillen tussen de verenigingen over het uit betalen van de reiskosten. Dit punt wordt meegenomen. Opleidingen à waarom gaat het niet door bij bijvoorbeeld 9 aanmeldingen? Het minimum is 15. Er is een bepaald budget voor opleidingen in het district. Ans Nieuwenhuizen moet dit zo eerlijk mogelijk verdelen over de disciplines. Arie Schrijver geeft aan dat het misschien handig is om een lijst te maken die vooruit gewerkt is voor de komende tijd voor de opleidingen. Hier wordt naar gekeken. Margriet Koeman vraagt of de reiskosten niet naar 19 cent kunnen in plaats van 23 cent? Staat in het huishoudelijk reglement van de KNGU, dit kunnen we niet zelf aanpassen. 10. Rondvraag Arie Schrijver à agenda gedagtekend op 17 mei en pas op 29 mei geplaatst op de site. Of er een datum bij kan staan tot wanneer je voorstellen kunt indienen. In boek staat dat turnsters aan 2 competitiewedstrijden moeten deelnemen om je te kunnen plaatsen voor de toestelfinales. Dit wordt aangepast in het activiteitenboek. Voorstel naar landelijke commissie à eerst bij regiocommissie, dan naar Edith Overzier en dan naar Marcel en dan pas bij de bond. Kan dit niet eenvoudiger? Voorstel over matten op de vloer à kunnen we dit niet als regio beslissen. Dit is niet mogelijk. Mark Zwaan à worden die matten ook in de training gebruikt à niet door iedereen, alleen de verenigingen die over die matten beschikken. 5

6 Jeroen van der Mark à bij Turnen Heren staat er in een hoek koffie/thee voor de trainers/trainsters. Vraag of dit ook mogelijk is bij Turnen Dames. Als dit mogelijk is, wel in 1 hoek plaatsen en het ook daar opdrinken en het niet meenemen door de hele zaal. Dit punt zal worden meegenomen. Sonja Giling à waarom staan landelijke wedstrijden (halve finale 3 e divisie) (indeling) pas zo laat vermeld op de website? Arie Schrijver geeft aan dat ze dit niet aangeven. Edith Overzier gaat dit navragen bij de bond. Lotte Grotenbreg à geeft de regiocommissie een compliment voor al het verzette werk. Bob Zwaal à pré instap wedstrijd Zaanstreek-Waterland 14 mei Sluiting Stephanie bedankt iedereen en sluit de vergadering af. 6