RICHTLIJNEN. voor het beheer van de archieven van de GEREFORMEERDE GEMEENTEN

Transcriptie

1 RICHTLIJNEN voor het beheer van de archieven van de GEREFORMEERDE GEMEENTEN Vastgesteld door de Werkgroep Archieven (Deputaatschap Kerkelijke Dienstverlening) van de Gereformeerde Gemeenten (herziene versie, 2013)

2 2

3 Inhoud Inhoud... 3 Ten geleide Wat is een kerkelijk archief? Beheer van de kerkelijke archieven Overdracht van het beheer Ingekomen en verzonden stukken Ledenadministratie Documentatie Vernietiging, ja of nee? Overzicht van voor vernietiging in aanmerking komende stukken Overzicht van stukken die over het algemeen niet vernietigd mogen worden Vertrouwelijke stukken Notulen Archieven van opgeheven gemeenten Bouw en inrichting van een eigen archiefruimte Raadplegen en uitlenen van archiefstukken Inbewaringgeving van oudere archiefgedeelten Openbaarheid kerkelijke archieven Persoonlijke archieven Protocol beheer digitale gegevens

4 Ten geleide Volgens artikel 45 van onze Dordtse Kerkorde (D.K.O.) hebben de kerkelijke vergaderingen de zorg voor een goede bewaring van de archieven van de meerdere vergaderingen. Dit is de reden waarom de Generale Synode van 1983 heeft besloten een sectie Kerkelijke Archieven, ressorterend onder het deputaatschap Algemene Kerkelijke Zaken, in te stellen. Inmiddels is dit de Werkgroep Archieven, die valt onder het Deputaatschap Kerkelijke Dienstverlening. Tevens kreeg de sectie de opdracht te zorgen voor advisering inzake archivering naar de kerkenraden. Ook deze dienen immers trouw hun archieven te beheren. In de praktijk is gebleken dat voor het op een verantwoorde wijze bewaren van de kerkelijke archieven voorlichting en advisering noodzakelijk blijven. De Werkgroep Archieven heeft nu een herziene versie van de in het voorjaar van 2001 verspreide brochure Richtlijnen opgesteld voor de kerkenraden. Opnieuw zijn de richtlijnen hier en daar aangepast en aangevuld. Enkele opmerkingen over back-up en conversies van computerbestanden zijn geactualiseerd (7.4); een protocol voor het beheer van digitale gegevens is toegevoegd (13). We hebben ons echter opnieuw bewust beperkt tot de belangrijkste zaken. We hopen u met deze handreiking van dienst te zijn. Moge de Heere u ook in deze taak wijsheid verlenen. Met broederlijke groeten, Ds. J. Schipper, voorzitter J. Breur J. Mastenbroek, secretaris F.J. de Kok A. Bel M.P. Slootweg C.R. van den Berg M.K. Treur 4

5 1. Wat is een kerkelijk archief? Onder kerkelijke archieven verstaan we het geheel van alle op papier en digitaal vervaardigde bescheiden (waaronder ook registers, acta, notulenboeken en dergelijke zijn begrepen) en gegevensbestanden van welke aard of vorm dan ook, al dan niet geautomatiseerd, die door een kerkelijke vergadering bij de uitoefening van haar functie zijn ontvangen of opgemaakt en bestemd zijn onder deze vergadering te berusten. Deze definitie geeft duidelijk aan, dat een archief geen losse verzameling is van alleen historisch of juridisch interessante stukken. Het omvat alle bescheiden van een bepaald orgaan, zowel de bescheiden die nog in behandeling zijn, als de bescheiden die reeds zijn afgedaan, maar ook die zich om wat voor reden dan ook elders bevinden. Ze zijn alle bestemd om onder het desbetreffende orgaan te blijven berusten. Boeken, tijdschriften, krantenartikelen en dergelijke behoren niet tot een archief, aangezien hun inhoud zich niet richt tot een bepaald kerkelijk bestuursorgaan. Toch is het zeer nuttig genoemde publicaties, indien zij door het eigen orgaan zijn verzameld met een bepaald doel, als aanhangsel aan het archief toe te voegen (documentatie). 2. Beheer van de kerkelijke archieven Het verdient aanbeveling in een plaatselijke gemeente één kerkenraadslid te belasten met het beheer van alle op deze gemeente betrekking hebbende archieven, dus van de kerkenraad, diaconie, commissies, verenigingen etc. Deze (centrale) archiefbeheerder kan de archiefwerkzaamheden in de gemeente coördineren en erop toezien dat de archieven van tijd tot tijd worden aangevuld en gecontroleerd. 5

6 In de praktijk zal vanwege een efficiënte werkwijze de scriba meestal als archiefbeheerder optreden. Het beheer van het archief is een aspect dat tijdens de kerkvisitatie aan de orde komt. 3. Overdracht van het beheer Wanneer een vereniging is opgeheven of een commissie (b.v. een bouwcommissie) haar werkzaamheden heeft beëindigd, dient het archief te worden overgedragen aan de instantie, waaronder de vereniging of de commissie ressorteerde. Het verdient bovendien aanbeveling, dat vaste commissies van tijd tot tijd de bescheiden, die zij niet meer voor de lopende administratie gebruiken, overdragen aan de centrale archiefbeheerder. 4. Ingekomen en verzonden stukken Voor de ordening van correspondentie is het gebruik van een agendastelsel aan te bevelen. Hierbij worden de ingekomen en verzonden stukken in chronologische volgorde genummerd en ingeschreven in een brievenboek (register van ingekomen en verzonden stukken, ook wel agenda genoemd). Ook kan van een geautomatiseerd postregistratie-systeem gebruik worden gemaakt. Een brievenboek of inschrijvingsregister, dat zowel vastbladig als losbladig kan worden aangelegd, is ingedeeld in kolommen voor: - het volgnummer van het stuk; - de naam van de afzender of geadresseerde; - de datum van het stuk (ingekomen of verzonden); - een korte beschrijving van de inhoud; - het nummer van de brief of notitie, waarmee het is beantwoord of verder behandeld; 6

7 - eventueel het kenmerk van de dossiermap, waarin het stuk na behandeling is opgeborgen; - de datum van behandeling in de vergadering. Kerkenraden die gebruik maken van geautomatiseerde systemen kunnen vanzelfsprekend een inventaris van de uitgaande correspondentie door middel van de computer als een soort dagkopieboek archiveren. Een losbladig brievenboek (agenda) heeft als voordeel, dat het per jaar kan worden afgesloten (dus op 1 januari wordt begonnen met stuk nr.1 en op 31 december geëindigd met bijvoorbeeld stuk nr. 115). Na afsluiting kan het losbladige brievenboek bij de map met stukken van dat jaar worden gevoegd, zodat per jaar het overzicht bij de stukken wordt opgeborgen. In een vastbladig brievenboek kunnen de ingekomen en verzonden stukken over verscheidene jaren (bijvoorbeeld vijf jaar) worden ingeschreven. Als men hiervoor kiest, is het verstandig de correspondentie van deze periode te zijner tijd samen met het brievenboek in een archiefdoos op te bergen. Het brievenboek is de ingang op, of de toegang tot de correspondentie. Het is gewenst in het archief bij de correspondentie het bijbehorende brievenboek als register op te bergen en bij elkaar te houden. Indien nodig kan de scriba een kopie van het brievenboek achterhouden voor eigen gebruik. Stukken die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen (zoals reclamedrukwerk, uitnodigingen en aanbiedingen waar geen gebruik van wordt gemaakt) behoeven niet te worden geregistreerd. 7

8 Bij kleine administraties kunnen de stukken per jaar eenvoudig op volgnummer worden opgeborgen in een dossiermap. 5. Ledenadministratie In veel gemeenten wordt de ledenadministratie opgebouwd en bijgehouden met behulp van een kaartsysteem. Bij vertrek of overlijden van leden worden de desbetreffende kaarten óf in het archief bewaard óf worden zij vernietigd. In het eerstgenoemde geval ontstaat er in de loop van vele jaren een groot, bijna onhanteerbaar kaartsysteem. Bij vernietiging van ledenkaarten treedt het bezwaar op, dat later niet meer is na te gaan wie leden van de gemeente zijn geweest. Om aan deze bezwaren tegemoet te komen, is de volgende richtlijn opgesteld: bij vertrek en overlijden van (doop)leden kunnen de kaarten uit het ledensysteem pas worden verwijderd en vernietigd, als en nadat de gegevens van de desbetreffende persoon in een alfabetisch register zijn overgenomen. Zo ontstaan achteraf weer de vroegere doop-, huwelijks- en ledenregisters. Deze werkwijze heeft de volgende grote voordelen: - in de archieven behoeven geen grote, moeilijk hanteerbare kaartsystemen te worden bewaard; - voor degene die de ledenadministratie moet bijhouden is het niet zoveel extra werk om bij overlijden of vertrek de gegevens van de kaarten over te nemen in registers; - er blijft een goed overzicht bestaan van belangrijke gebeurtenissen als doop, belijdenis en huwelijk. Is de ledenadministratie geautomatiseerd, dan is het van belang de mutaties op een afzonderlijke uitdraai te bewaren en tevens in een afzonderlijk bestand onder te brengen. 8

9 6. Documentatie In de archiefruimte van een plaatselijke kerk zal in de regel ook documentatiemateriaal bewaard worden. Dit kan gesplitst worden in plaatselijke en niet-plaatselijke documentatie. Tot de eerstgenoemde categorie kunnen bijvoorbeeld gerekend worden: - jaargangen van het eigen kerkblad; - gemeentegidsen; - herdenkingsuitgave(n). Bij de niet-plaatselijke documentatie valt bijvoorbeeld te denken aan: - acta Generale Synoden; - acta Particuliere Synoden; - notulen classisvergaderingen; - jaarboeken. In het algemeen worden deze stukken bewaard in een handbibliotheek buiten de archiefruimte. Ze hebben geen vertrouwelijk karakter. Met het oog op de Wet Bescherming Persoonsgegevens dragen persoonlijke stukken een strikt vertrouwelijk karakter. 7. Vernietiging, ja of nee? Ieder archief van enige omvang bevat stukken zonder blijvende waarde, die vernietigd kunnen worden. Het is echter in veel gevallen geen eenvoudige zaak daarover te beslissen; een stuk dat thans weinig of geen waarde schijnt te hebben, kan in de toekomst toch nog belangrijk blijken te zijn. In dit verband kan worden gedacht aan bijvoorbeeld een oude kwitantie, die als illustratiemateriaal kan worden gebruikt bij het samenstellen van een gedenkboek of jubileumuitgave. Om nu te voorkomen, dat de archiefbeheerders naar eigen willekeur tot vernietiging van stukken overgaan, is de volgende richtlijn opgesteld: 9

10 Algemene regel: voor vernietiging komen in aanmerking stukken die, gezien hun inhoud geen (kerkhistorische) waarde hebben en naar verwachting ook niet zullen krijgen en stukken waarvan de inhoud (de gegevens) zijn overgenomen in de notulen of in een register, op een kaartsysteem, in de boekhouding en dergelijke. Dit geldt uiteraard niet voor de stukken betreffende leergeschillen, tuchtgevallen en dergelijke waaraan in de notulen meestal ook ruime plaats wordt gegeven. Andere uitzonderingen op deze algemene regel zijn: - stukken uit een belangrijke periode van een kerk (oorlogstoestand, watersnood, e.d.), omdat vaak blijkt dat andere bronnen nooit zulke expliciete informatie kunnen bieden; - door het kerkelijk orgaan bewust verzamelde gedrukte bescheiden: kerkbodes, jaarboekjes, gemeentegidsen e.d. Stukken die vijftig jaar of langer geleden gedagtekend zijn, worden in het algemeen ook niet vernietigd. 7.1 Overzicht van voor vernietiging in aanmerking komende stukken Na een jaar: - ingekomen brieven en stukken die van geen belang zijn (reclame- en ander drukwerk) en die niet in verband staan met kerkelijke zaken; - kennisgevingen en uitnodigingen (huwelijken, geboorten, rouwkaarten, intrede en afscheid elders); - berichten van verhindering; - presentielijsten (het is van belang presentielijsten van bijvoorbeeld belangrijke ledenvergaderingen niet te vernietigen); - berichten van het aanvaarden en bedanken voor functies; 10

11 - sollicitatiebrieven met toebehoren van niet-benoemde personen (kosters, organisten); - stukken betreffende doop, lidmaatschap en huwelijk, mits de inhoud van de stukken is ingeschreven in de daartoe bestemde registers; - eenvoudige attestaties (zie 7.2) Na zeven jaar: - bijlagen bij de jaarrekeningen (nota s, betalingsopdrachten, kwitanties), mits deze stukken geboekt zijn in de boekhouding (hetzij in kasboek, grootboek of journaal); deze stukken mogen geen betrekking hebben op de (ver)bouw of restauratie van de kerkelijke gebouwen (hieronder worden ook gerekend de pastorie en de kosterswoning). 7.2 Overzicht van stukken die over het algemeen niet vernietigd mogen worden - stukken gedagtekend vóór vijftig jaar; - ingekomen brieven en stukken die in verband staan met belangrijke kerkelijke zaken; - afschriften van verzonden brieven of stukken; - notulen van vergaderingen (ook van vergaderingen van commissies); - uitgebrachte verslagen en rapporten; - de lidmatenadministratie; - ingeleverde attestaties (wel kunnen eenvoudige attestaties, dat wil zeggen zonder aantekeningen, na een jaar verwijderd worden, als de gegevens tenminste zijn overgenomen); - de goedgekeurde jaarrekeningen van inkomsten en uitgaven; - plannen die geleid hebben tot de bouw c.q. verbouw van een kerk of kerkelijk gebouw (dus ook pastorie, kosterswoning); 11

12 - bouwtekeningen van kerkelijke gebouwen; - waardepapieren (overeenkomsten, eigendomsbewijzen, notariële acten e.d.); - persoonsdossiers van predikanten die de gemeente gediend hebben; - nog geldige garantiebewijzen van aanwezige inventaris; - stukken betrekking hebbende op (kerk)orgels. Als men twijfelt aan het al of niet vernietigen, kan men te allen tijde de secretaris van de Werkgroep Archieven om advies vragen. 7.3 Vertrouwelijke stukken Ook vertrouwelijke stukken dienen bewaard te blijven en niet te worden vernietigd. Evenals andere archiefstukken maken zij immers deel uit van de geschreven neerslag van de handel en wandel van een kerkelijke gemeente. In alle gevallen dient voor raadpleging van deze stukken toestemming te worden verkregen van de desbetreffende kerkenraad. Voor een optimale respectering van het vertrouwelijke karakter van deze stukken is het raadzaam om deze te bewaren onder embargo, want de geheimhouding dient gewaarborgd te zijn. Het verdient aanbeveling dit embargo duidelijk op de (omslag van de) stukken aan te geven. De duur van een dergelijk embargo kan van geval tot geval verschillen. Hoewel de vertrouwelijke stukken dus met onderscheid behandeld dienen te worden, behoren ze wel thuis in het archief van de kerkenraad. Zij kunnen zich daarin op verschillende plaatsen bevinden, afhankelijk van de vraag of het archief chronologisch is opgezet, of rubrieks- c.q. onderwerpsgewijs is ingedeeld. Het is niet verstandig om deze vertrouwelijke stukken buiten het kerkenraadsarchief te bewaren. Dus ook niet bij de scriba of de archiefbeheerder thuis. Dit vanwege redenen van 12

13 vertrouwelijkheid, brand, inbraak of verlies. Degene die belast is met het beheer van het archief heeft, afgezien van nadere instructies die per (autonome) gemeente kunnen verschillen, ten aanzien van de vertrouwelijke stukken evenzeer de plicht tot geheimhouding als ieder ander kerkenraadslid. Wanneer de scriba of archiefbeheerder zijn ambt neerlegt, wordt het archief overgedragen aan zijn opvolger. Deze zal aan de hand van de inventarislijst de stukken controleren op aanwezigheid en compleetheid en vervolgens na de overdracht tekenen voor ontvangst. 7.4 Notulen In sommige kerkenraden maakt men gebruik van losbladige notulen, die dan verspreid worden onder de leden van de kerkenraad. Het is echter in het algemeen gewenst om geen kopieën van de notulen te maken en geen notulenboek te laten circuleren, maar om te volstaan met het voorlezen van de notulen op de kerkenraadsvergadering. Bij een losbladige notulering dient niet alleen de laatste pagina na arrestatie van de notulen te worden getekend door de preses en de scriba, maar is het ook dringend gewenst dat de voorafgaande bladzijden van de notulen per pagina door dezelfden worden geparafeerd in de linker benedenhoek. Tevens worden de bladzijden in volgorde voorzien van een doorlopende paginering. Bij een handgeschreven notulenboek is parafering per bladzijde overbodig. Wel verdient het aanbeveling ook hierin de pagina s te nummeren. Wanneer er correcties nodig zijn, worden deze in de marge of in een voetnoot aangegeven. Bij deze correcties paraferen preses en scriba. Het spreekt voor zich, dat notulen nooit vernietigd mogen worden. Concepten daarentegen wel, zodra de originele, gearresteerde notulen daarvoor in de plaats zijn gekomen. 13

14 Wanneer bij het samenstellen van notulen gebruik wordt gemaakt van een computer, dient degene die de notulen maakt, te zorgen voor een compleet bestand in geprinte versie (noodzakelijk in verband met ondertekening). De Werkgroep adviseert met nadruk om de uitgewerkte, geprinte stukken te bewaren als primaire informatie. Het is van belang dat daarnaast ook de digitale bestanden bruikbaar blijven. Daarom moet er regelmatig een kopie (back-up) van de bestanden worden gemaakt, bij voorkeur op een externe harde schijf. Als er een nieuwe versie van een bestaand computerprogramma (software) of een geheel nieuw programma in gebruik wordt genomen, dienen alle bestanden eenmaal geopend en door het nieuwe programma opgeslagen te worden, zodat de bestanden zijn geconverteerd. Als een nieuwe computer in gebruik wordt genomen moeten de bestanden worden overgezet. Daarna moet worden gecontroleerd of alle programma s werken en de bestanden onbeschadigd zijn. Tenslotte moeten de gegevens op de oude computer onbruikbaar worden gemaakt, bij voorbeeld door de harde schijf van de oude computer te vernietigen. Wat vertrouwelijk was moet ook vertrouwelijk blijven. 7.5 Archieven van opgeheven gemeenten Wanneer een gemeente wordt opgeheven, dient met het aanwezige archiefmateriaal zorgvuldig te worden omgegaan. Regel is, dat het archief overgaat naar de gemeente waarin de opgeheven gemeente is opgegaan. Daaraan voorafgaande vindt opschoning plaats. Bij twijfel wat wel of niet bewaard moet blijven, is het aanbevelenswaardig om contact op te nemen met de Werkgroep Archieven. Ook kan het gehele archief ter hand worden gesteld aan de Werkgroep, waarna een inventaris wordt gemaakt en er tevens desgewenst verantwoorde opschoning kan plaatsvinden. Vervolgens ontvangt de gemeente het archief retour. Wanneer een gemeente niet overgaat naar een andere 14

15 gemeente, maar opgeheven wordt zonder dat er sprake is van fusie, is het centraal archief van de Gereformeerde Gemeenten in Woerden de aangewezen instantie die zich over het archief ontfermt. 8. Bouw en inrichting van een eigen archiefruimte Voor de bewaring van de archieven is in elke gemeente een archiefruimte (kluis) nodig. Daaronder wordt ten minste verstaan een stenen muurkast met een zo mogelijk brandvrije, dan wel brandvertragende deur. De archiefruimte moet in elk geval aan twee voorwaarden voldoen: deze dient vocht- en brandvrij te zijn. In verband met de vochtigheidsgraad moet een goede ventilatie in de archiefruimte verzekerd zijn. Waterleiding en verwarmingsbuizen moeten buiten de kluis gehouden worden vanwege mogelijke lekkage. Om dezelfde reden is een ondergrondse kluis meestal niet geschikt. Voor de beveiliging tegen brand is het aanbrengen van een brandvrije c.q. brandvertragende deur noodzakelijk. Verder moet er op gelet worden dat stof en ongedierte evenmin in de ruimte kunnen doordringen. Het is gewenst om de archiefruimte regelmatig hierop te inspecteren. Ook de juiste vochtigheidsgraad is een belangrijk gegeven. Deze is idealiter tussen de 65-68%. Met behulp van een hygrometer kan controle hierop plaatsvinden. Een vochtige archiefruimte is funest voor een archief! Wanneer de vochtigheid te hoog zou zijn, kan het plaatsen van een luchtontvochtigingsapparaat het gewenste effect geven. Bij een niet al te grote hoeveelheid te bewaren archiefbescheiden kan aanschaf van een brandvrije stalen archiefkast of het huren van een kleine kluis bij een bankinstelling ook voldoende zijn. Deze kast moet dan wel op een zo veilig mogelijke plaats worden gezet ten opzichte van brandgevaar en vochtinwerking. De archiefbescheiden worden 15

16 in de regel opgeborgen in de dossieromslagen en/of archiefdozen; op deze "verpakking" wordt duidelijk de inhoud daarvan aangegeven. Ten slotte is het van belang dat een afspraak wordt gemaakt over het beheer van de sleutel van de archiefruimte of -kast. Eén sleutel behoort in ieder geval te berusten bij de scriba. Behalve archiefstukken, in welke vorm dan ook, verdient het aanbeveling om zogenaamde corporele documenten als kostbare Kanselbijbels, Avondmaalserviezen en andere waardevolle of unieke voorwerpen na het zondagse dan wel doordeweekse gebruik, veilig op te bergen in een kluis of brandwerende of brandvertragende kast(ruimte). 9. Raadplegen en uitlenen van archiefstukken Het raadplegen van archiefbescheiden door derden is slechts geoorloofd met toestemming van de kerkenraad. Dit geldt vanzelfsprekend ook voor uitlening van archiefbescheiden. De archiefbeheerder houdt aantekening van de uitlening en controleert of het uitgeleende tijdig wordt terugontvangen. Stukken raken nogal eens zoek, omdat zij aan personen ter behandeling worden afgegeven en niet terugkeren in het archief. Daarom zou overwogen kunnen worden in principe geen originele stukken uit te lenen, maar desgewenst alleen kopieën daarvan te verstrekken. Voor uitlening van stukken naar buiten geldt nog de volgende richtlijn. Stukken uit het oudere archiefgedeelte worden bij voorkeur niet zonder meer uitgeleend. Zij kunnen ter plaatse en onder voortdurend toezicht worden ingezien. Als dit niet uitvoerbaar is, kunnen zij tijdelijk in depot gegeven worden bij een gemeentelijke archiefbewaarplaats, rijksarchiefbewaarplaats, een universiteitsbibliotheek of een 16

17 overeenkomstige instelling en aldaar door de aanvrager worden gelezen. Toestand en waarde van de stukken spelen steeds een beslissende rol, ook bij het maken van fotokopieën. Deze uitlening van stukken kan plaatsvinden aan aangewezen archiefbewaarplaatsen, aan bibliotheken en andere instellingen, waar een veilige bewaring en een deskundig beheer zijn gewaarborgd. Betreft de aanvraag een stuk uit het recente archiefgedeelte, dan kan inzage zonder opgave van redenen worden geweigerd. Bepalend is hier, wie of welke instantie de inzage wenst en in welke mate het stuk een vertrouwelijk karakter draagt. De kerkenraad stelt zich trouwens altijd nauwkeurig op de hoogte van de hoedanigheden en de bedoelingen van de aanvrager(s). 10. Inbewaringgeving van oudere archiefgedeelten Het is een eerste vereiste, dat de archieven verantwoord worden beheerd. Niet ieder kerkelijk college is echter in staat dit te verwezenlijken, vooral niet voor wat de oudere archiefgedeelten (ouder dan b.v. 50 jaar) betreft, omdat hiervoor een speciale deskundigheid is vereist (b.v. opleiding Rijksarchiefschool). Bovendien moet voor serieuze onderzoekers de mogelijkheid bestaan juist dit oudere gedeelte van een archief te raadplegen. Om aan beide eisen (verantwoord beheer en toegankelijkheid) te voldoen, bestaat de mogelijkheid een kerkelijk archief in bewaring te geven bij een overheidsarchief-bewaarplaats. In het algemeen verlenen rijks-, gemeente- en streekarchivarissen medewerking tot een dergelijke inbewaringgeving, die gratis geschiedt. De kerkenraad blijft in een dergelijke situatie echter te allen tijde eigenaar van de archiefbescheiden. Wanneer gemeenten daartoe overgaan, zijn de bepalingen, 17

18 zoals vermeld in de Archiefwet 1995 art. 14 t/m 17, van kracht. Deze bepalingen kunt u desgewenst bij de Werkgroep opvragen. 11. Openbaarheid kerkelijke archieven De Commissie tot Registratie van Protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke Archieven (CRPA) heeft in een brief van 14 april 1981 aan alle rijks-, gemeente en streekarchivarissen in Nederland onder meer het volgende vastgelegd: "Archieven die naar een overheidsarchiefdienst worden overgebracht, zijn in beginsel openbaar, tenzij in de overeenkomst van inbewaringgeving beperkende bepalingen zijn opgenomen. De protestantse kerkelijke archiefcommissies adviseren de kerkelijke colleges meestal in deze overeenkomsten de bepaling op te nemen, dat archivalia, voor zover jonger dan 50 jaar, voor derden slechts toegankelijk zijn met machtiging van de bewaargever. Nu blijkt evenwel dat sommige kerkelijke colleges deze termijn van 50 jaar te kort vinden. Ter bescherming van de privacy van nog in leven zijnde personen wensen zij deze termijn gesteld te zien op 75 jaren." Op grond van deze brief kan als beperkende bepaling in de overeenkomst worden opgenomen dat archivalia, voor zover jonger dan 75 jaar, voor serieuze onderzoekers slechts toegankelijk zijn na machtiging van de bewaargever (eigenaar). 12. Persoonlijke archieven Maar al te vaak wordt na het overlijden van een predikant of andere ambtsdrager het persoonlijke archief vernietigd of afgevoerd op een niet gewenste wijze. Verbranden of afvoeren met een oudpapierinzameling komt helaas nog het meeste voor. In beide gevallen is het archief verloren. Zeer dringend adviseren wij de nabestaanden (weduwen of kinderen) om met de Werkgroep in contact te treden, waarna 18

19 afspraken kunnen worden gemaakt over een verantwoord omgaan met het persoonlijk archief overeenkomstig de noodzakelijke piëteit ten aanzien van degene aan wie het archief heeft toebehoord, waarbij termen van vernietiging van privéstukken en conservering aan de orde komen. Tevens bestaat de mogelijkheid om af te spreken dat bepaalde archiefbestanden voor een nader aan te duiden periode niet toegankelijk zijn, maar desondanks in het centraal archief bewaard blijven. 13. Protocol beheer digitale gegevens Samenvatting Dit protocol beschrijft het beleid betreffende verantwoordelijkheden, auteursrechten, bevoegdheden, aansprakelijkheid en het beheer met betrekking tot digitale gegevens die zijn te rekenen tot het deputaatschap Kerkelijke Dienstverlening (DKD). Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheid voor de vervaardiging en het onderhouden van bestanden met digitale gegevens berust bij het deputaatschap DKD i.c. Werkgroep Archieven. Op onderdelen kunnen bepaalde omschreven taken of verrichtingen worden opgedragen aan het Kerkelijk Bureau of door dit Bureau aangewezen derden. Auteursrechten Het auteursrecht van alle bestanden bevattende digitale gegevens, die door of vanwege het deputaatschap zijn vervaardigd, berust zonder enige uitsluiting bij het deputaatschap DKD. Auteurs of samenstellers en hun medewerkers van, al dan niet complete, digitale bestanden dragen te allen tijde zonder enig voorbehoud alle met hun werk verband houdende rechten over aan het deputaatschap DKD. Het deputaatschap DKD bepaalt welke digitale 19

20 bestanden auteursrechtelijk beschermd dienen te zijn respectievelijk dienen te worden, daartoe geadviseerd door de Werkgroep Archieven. Bevoegdheden De bevoegdheden van het deputaatschap Kerkelijke Dienstverlening (DKD) en de Werkgroep Archieven zijn ontleend aan het door de Generale Synode van de Gereformeerde Gemeenten omschreven en vastgestelde mandaat. Aansprakelijkheid Het deputaatschap DKD aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voortvloeiend uit het gebruik van gegevens afkomstig uit de digitale bestanden waarvoor zij verantwoordelijkheid draagt. Dit kunnen zowel virussen zijn als de gevolgen van openbaarmaking in publicaties. Beheer Het beheren van al datgene wat is te rekenen tot het vervaardigen, onderhouden, instandhouden, uitbreiden, veiligstellen en amoveren van digitale gegevens, of een onderdeel daarvan, waarvoor het deputaatschap DKD verantwoording draagt, geschiedt door of vanwege de Werkgroep Archieven van het deputaatschap DKD. De Werkgroep Archieven ziet er op toe dat het veiligstellen, met name de manier van het maken van back-ups alsmede de daarmee verband houdende tijdsintervallen, op de voorgeschreven wijze geschiedt. Openbaarmakingen of het verveelvoudigen van digitale bestanden of gedeelten daarvan, in welke vorm dan ook, behoeft zonder uitzondering vooraf schriftelijke toestemming van het deputaatschap DKD i.c. Werkgroep Archieven. Toegang door derden tot al die gegevens, die worden beheerd door of namens het deputaatschap DKD i.c. Werkgroep Archieven, wordt uitsluitend overwogen na ontvangst van een 20

21 schriftelijke aanvraag. In deze aanvraag dienen de redenen, doel etc. van de aanvraag duidelijk te zijn aangegeven. Beantwoording van de aanvraag, met vermelding van eventuele voorwaarden, zal schriftelijk plaatsvinden. 21

22 Notities: 22

23 Notities: 23