INSTALLATIEHANDLEIDING PDFCREATOR

Transcriptie

1 VISMA SOFTWARE B.V. Modemweg BS Amersfoort T: Postbus AS Amersfoort F: Internet: I: INSTALLATIEHANDLEIDING PDFCREATOR PDFCreator installatiehandleiding Dit document beschrijft het installeren van de PDFCreator ten behoeve van uitvoer bestanden naar PDF Download software Het afdrukken van een PDF bestand geschiedt door het selecteren van een PDF-printer. De door ons geteste printer is te vinden via onze Visma service website Kies voor tabblad Salaris en daarna voor PDFCreator en daarna voor versie Inhoud zip PDFCreator Handleiding Uitleg PDFCreator Binnen DBS Talent & Salaris is het mogelijk de uitvoer naar.pdf bestanden te sturen. Hierbij worden de volgende situaties onderscheiden: Voor programma s welke via de automatische verwerking uitgevoerd kunnen worden, zal per regel uit de runbesturing danwel per bedrijf een bestand aangemaakt worden. Dit zijn voor wat betreft de programma s met uitvoer op papier: o Salarisafrekening o Overzicht betalingen o Betalingen op diskette o Standenregister voorlopig o Afdrukken journaalpost o Exporteren journaalpost o Jaarstaat Voor de overige programma s geldt dat een bestand per keer starten aangemaakt wordt, dus bijvoorbeeld de verzamelloonstaat voor 5 bedrijven komen in 1 PDF bestand,

2 Installatie PDFCreator Klik met de rechter muistoets op PDFCreator-1_7_2_setup.exe en kies Run as administrator en selecteer de installatie-taal, bijvoorbeeld Engels: Kies voor ExpertSettings en klik op Next Kies voor I accept the agreement en klik op Next 2

3 Kies voor Standard installation en kies voor Next Zet hier de naam die u aan de printer wilt geven en klik op Next 3

4 Kies hier het juiste pad voor de installatie van de PDFCreator en klik op Next Standaard wordt met de populaire PDF printer van PDF Creator ook het programma PDF Architect meegeleverd. Dit programma is in staat om PDF's om te keren, samen te voegen, te splitsen en individuele pagina's in een andere volgorde te plaatsen of te verwijderen. Wanneer u uw bestanden naar een ander bestandsformaat wilt converteren om deze bijvoorbeeld te kunnen bewerken in een tekstverwerkingsprogramma dan kan dat ook met deze tool. PDF Architect kan PDF-bestanden converteren naar een.doc,.xls,.txt,.html of een afbeeldingsbestand. Door een PDF-bestand te versleutelen met 256-Bit AES encryptie maakt u deze alleen toegankelijk voor mensen die over het juiste wachtwoord beschikken. Op deze manier worden persoonlijke bestanden optimaal beschermd tegen nieuwsgierige ogen. PDF Architect heeft de volgende kenmerken: open source software om PDF's te openen en te bewerken, beschikbaar als losse installatie en wordt meegeïnstalleerd met PDF Creator, 4

5 PDF-bestanden beveiligen door deze te versleutelen, PDF's converteren naar een ander bestandformaat zoals bijvoorbeeld.doc, PDF-bestanden samenvoegen, splitsen of losse pagina's verwijderen, alleen geschikt voor Microsoft Windows. Als deze addon/software niet nodig is binnen uw organisatie kan deze optie uitgeschakeld worden. Als u kiest voor deze optie, zet dan de optie Automatic updates dan uit. Zodra u uw keuze heeft gemaakt klikt u op Next Klik op Next Kies er hier voor of u: een desktop icoon wilt installeren (indien ja, dan voor huidige gebruiker of iedereen) een entry wilt hebben in het windows explorer context menu 5

6 Klik op Next Klik op Install. 6

7 Configureren PDF Creator Het configureren van de PDFCreator gebeurd per user. Waarbij de volgende handelingen uitgevoerd dienen te worden. Start de PDFCreator op via: Start, Programma s, PDFCreator Kies voor Printer, options Uitzetten automatische updates Om er voor te zorgen dat de PDFCreator geen automatische updates krijgt moet men aangeven dat men deze niet wilt ontvangen. Kies aan de linkerkant van het scherm voor de optie General settings. Vervolgens kiest u aan de rechterkant voor het tabblad General Settings 2 en kies bij Check Update de optie Never 7

8 Configuratie PDFCreator Na het instellen dat u geen automatische update wilt ontvangen dient de printer zo geconfigureerd te worden dat de verloning goed zal gaan werken. Ga in de linker kolom naar de optie auto-save en volg de instructies op zoals beschreven onder de volgende screenshot: 8

9 Er zijn 3 plaatsen die geconfigureerd dienen te worden: 1. Vink Use Auto-save aan. Dit zorgt er voor dat het wegschrijven van de PDF bestanden automatisch gebeurd. 2. Selecteer bij Filename middels Add a filename-token de volgende waarde <Title> 3. Vink Use this directory for auto-save aan en geef daaronder het pad aan waar de pdf bestanden worden weggeschreven. Dit mag zowel op de lokale als op een netwerkshare Default worden de files naar het profiel van de gebruiker weggeschreven. (%userprofile%\documents) Configureren PDFCreator op een Terminal Server omgeving Omdat alle instellingen die men maakt gebruikers gebonden zijn zal na het initiële configureren niet iedereen deze instellingen aangeboden krijgen als men aanlogt. Om er voor te zorgen dat iedereen die gebruik maakt van de Salarisrun de juiste paden aangeboden krijgt zodra men is aangelogd kan men de volgende 2 opties gebruiken: 1. Inschieten registry key tijdens inloggen 2. Gebruik maken van de group policy optie 9

10 Registry instellingen inschieten middels aanlogscript of Powerfuse Start de registry editor op via + R. Voer in: regedit. Ga naar de volgende locatie: [HKEY_CURRENT_USER\Software\PDFCreator\Program] Men ziet nu onderstaande: De volgende settings dienen ingevuld te zijn voor dat u een export maakt van de PDFCreator Registry key: AutosaveDirectory: Plaats waar de pdf files automatisch worden weggeschreven LastsaveDirectory: Plaats waar de pdf files automatisch worden weggeschreven SaveFilename: <Title> PrinterTempPath Lokatie van de spool directory PDFCreator UseAutosave: 1 UseAutosaveDirectory: 1 Note: Lokaties van de autosavedirectory en PrinterTempPath kunnen aangepast worden met volgende voorwaardes: 1. Autosave directory mag lokaal, driveletter of UNC pad zijn 2. De default lokatie van de PrinterTempPath mag veranderd worden zolang dit op de C: partitie is. De default locatie is: C:\%userprofile\AppData\LocalLow\Temp Configureren PDF creator middels Group Policies: De PDFCreator kan geconfigureerd worden middels een group policy. Onderstaande stappenzorgen voor het activeren van de group policy. Stap 1. Download de policy definitie De PDFCreator kan geconfigureerd worden middels een group policy. De group policy kunnen gedownload worden via: Stap 2. Plaats de policy bestanden in de juiste mappen. Na het downloaden en uitpakken van de zipfiles krijgt men de volgende mappenstructuur: 10

11 Plaats de bestanden in de juiste map: Plaats het bestand PDFCreator.adml uit en plaats deze in: C:\Windows\PolicyDefinitions\en-US Plaats het bestand PDFCreator.admlx uit en plaats deze in: C:\Windows\PolicyDefinitions Stap 3. Configureer de policy Start de Local Group Policy Editor open. (commandline: GPEdit.msc). Als de bestanden juist geplaatst zijn zal de policy zichtbaar zijn onder User Configuration De onderdelen die geconfigureerd moeten worden vallen onder Autosave: Activate auto-save mode Auto-save fromat Directory Auto-save filename Het onderdeel dat geconfigureerd dient te worden onder General Settings 11

12 Update check: never Rechten zetten op Autosave en PrinterTempPath Tijdens het proces van het genereren van de loonstrook zijn 2 folders belangrijk. Op deze 2 folders dient de persoon die de run uitvoert (of groep waarin deze persoon zich bevindt) samen met de vismasystem gebruiker modify rechten te hebben. Het gaat om de folder die is ingesteld bij de configuratie van de printer. Namelijk: AutosaveDirectory PrinterTempPath Foutmeldingen en oplossingen Failed to copie file:#3: Het systeem kan het opgegeven pad niet vinden. Kon bestand niet kopieren. Waarschijnlijk bestaat het bestand niet Kijk of het ingestelde pad bij AutosaveDirectory klopt en of de rechten t.b.v. de systeemgebruiker en uitvoerende gebruiker (of groep) juist zijn ingesteld Kon bestand niet kopieren. Waarschijnlijk bestaat het bestand niet (Unable to copy file: File does not exist) Kijk of de weggeschreven bestanden de juiste titel en extensie meekrijgen. Het kan voorkomen dat in de titel.pdf staat het bestand kan dan uitzien als: Jansen.pdf.pdf Als dit het geval is kan men dit aanpassen op de volgende locatie: 12

13 Kies voor save en daarna voor Filename substitution en vul in het rood omrande gedeelte aan de linkerkant.pdf in. Het rechter gedeelte blanco laten. kon vorige versie van loonstrook/jaaropgave niet verwijderen Kijk middels de query analyzer van SQLServer of sqltalk of voor ieder bedrijf de juiste systeemgebruiker met het juiste wachtwoord is ingevuld en pas dit eventueel aan in het pakket. Het opvragen kan middels volgende query op de database: Select * from edsettings where settingname like %ROLE% Error message 75(Path/File access error.) Zet de rechten van de persoon die de salarisrun uitvoert (of p&o groep) op de pdftemp map goed (Let op: contribute werkt niet, dit moet read/write zijn) 13

14 error code at invocation of sendpayslip: Zorg er voor dat de rechten van de gebruiker die de salarisrun opstart (of groep) en de systeemgebruiker op de volgende locaties juist gezet zijn: AutosaveDirectory PrinterTempPath 14