ISA'S AANGEPAST AAN DE CONTROLE VAN DE KMO'S

Transcriptie

1 ISA'S AANGEPAST AAN DE CONTROLE VAN DE KMO'S Inge Saeys Bedrijfsrevisor RSM InterAudit Voorzitter Commissie SME-SMP van het IBR Voorzitter Werkgroep Implementatie ISA ISQC1 van het IBR

2 ZIJN DE ISA S ENKEL VOOR GROTE BEURSGENOTEERDE ONDERNEMINGEN OF OOK VOOR KMO S? IAASB : verwijzingen naar KLEINE ENTITEITEN IN EUROPA: EUROPESE AUDITHERVORMING : belangrijke notie van audittoepassingen in functie van de omvang en complexiteit v/d entiteit IN BELGIË : WETSONTWERP : organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren, goedgekeurd door de Kamercommissie op 8/11/2016. Par. 5 : beschrijft de proportionele toepassing van de ISA S i.f.v de omvang en de complexiteit van de gecontroleerde entiteit

3 IN HET IBR - OMZENDBRIEF 2013/05 IBR: proportionele toepassing van de ISA S i.f.v de omvang en complexiteit v/d entiteit ( scalability van de ISA S) met als bijlage de auditflow - verantwoordelijkheid van de auditor om de ISA S toe te passen en om de vereisten v/d ISA S na te leven, worden niet beperkt of verminderd - geen onderscheid in de leidraden van de kwaliteitscontrole - pack PE-KE - FAQ gepubliceerd door ICCI

4 ICCI FAQ VOORBEELDEN

5 VOORBEELDEN - Vormt een mondelinge bevestiging, schriftelijk vastgelegd door de commissaris en vervolgens bevestigd door de derde, een schriftelijke bevestiging in de zin van ISA 505? - Kunnen de verzoeken om saldobevestiging per worden verzonden? - Teneinde ISA 402 na te leven, is het laten opstellen van een verslag op basis van ISAE 3402 verplicht bij de audit van een vennootschap die gebruik maakt van een serviceorganisatie, zoals een sociaal secretariaat? Zo ja, dient dit verslag elk jaar te worden opgevraagd? - Welke vorm moet de communicatie met de cliënt zoals voorzien in ISA 260 aannemen?

6 Enige objectieve referentie maar KMO s is de definitie KLEINE ENTITEIT in de ISA 200 A64

7 Een kleinere entiteit vertoont doorgaans volgende kwalitatieve kenmerken : (a) (b) (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) concentratie van eigendom en management bij een klein aantal individuen (vaak één enkel individu, hetzij een natuurlijk persoon, hetzij een andere onderneming die de entiteit in eigendom heeft op voorwaarde dat de eigenaar de relevante kwalitatieve kenmerken vertoont); en één of meer van de onderstaande: eenvoudige en ongecompliceerde transacties; eenvoudige administratie; weinig productlijnen en een beperkt aantal producten binnen de productlijnen; weinig interne beheersingsmaatregelen; beperkt aantal niveaus van management met verantwoordelijkheid voor een brede groep van interne beheersingsmaatregelen; of weinig personeel waarvan velen een breed scala aan taken hebben. Deze kwalitatieve kenmerken zijn niet uitputtend, zij hebben niet uitsluitend betrekking op kleinere entiteiten en kleinere entiteiten hebben niet noodzakelijk al deze kenmerken.

8 REFERENTIES KLEINE ENTITEITEN : terug te vinden in de vele ISA S ISA S ZONDER PARAGRAFEN VERZWIJZEND NAAR KLEINE ENTITEITEN Risico-inschattingen en het inspelen op onderkende risico s ISA 240 FRAUDE ISA 315 RISICO S IDENTIFICEREN Risico inschattingen en inspelen op onderkende risico s ISA 300 PLANNING ISA 320 MATERIALITEIT Gebruik maken van de werkzaamheden van anderen ISA 600 SPECIALE OVERWEGINGEN - GROEP ISA 610 INTERNE AUDITORS ISA 620 DESKUNDIGE Conclusies van de controle en rapportering ISA 700 OORDEEL EN HET RAPPORTEREN ISA 705 AANPASSING VAN HET OORDEEL ISA 706 PARAGRAFEN INZAKE OVERIGE AANGELEGENHEDEN ISA 710 VERGELIJKENDE CIJFERS Risico-inschattingen en het inspelen op onderkende risico s ISA 450 EVALUATIE VAN DE AFWIJKINGEN Controle informatie ISA 500 CONTROLE - INFORMATIE ISA 501 CONTROLE INFORMATIE SPECIFIEKE OVERWEGINGEN ISA 505 EXTERNE CONFIRMATIES ISA 510 BEGINSALDI ISA 520 CIJFERANALYSES ISA 530 STEEKPROEVEN ISA 560 GEBEURTENISSEN NA EINDDATUM ISA 580 SCHRIFTELIJKE BEVESTIGINGEN Specifieke rapportering ISA 800 STELSELS VOOR BIJZONDERE DOELEINDEN ISA 805 ENKEL FINANCIEEL OVERZICHT EN SPECIFIEKE ELEMENTEN ISA 810 SAMENGEVATTE FINANCIËLE OVERZICHTEN

9 ISA S MET PARAGRAFEN VERZWIJZEND NAAR KLEINE ENTITEITEN PLANNINGSFASE 1. RISICO S IDENTIFICEREN DOOR KENNIS VAN DE ENTITEIT EN HAAR OMGEVING ISA FRAUDE INDICATOREN ISA MATERIALITEIT ISA 320

10 1. RISICO S IDENTIFICEREN DOOR KENNIS VAN DE ENTITEIT EN HAAR OMGEVING ISA 315

11 De houding, de kennis en de handelingen van het management of de eigenaar- bestuurder zijn van bijzonder belang voor het inzicht in de interne beheersingsomgeving van een kleinere entiteit (A78) WANT: - vaak geen processen voor het meten en beoordelen van financiële prestaties (A41) - minder gestructureerde middelen en eenvoudiger processen en werkwijzen hanteren om hun doelstellingen m.b.t. interne beheersing te bereiken ( A45) - beperkte functiescheiding kan gecompenseerd worden doordat de eigenaar-bestuurder op effectievere wijze toezicht uitoefent (A49)

12 - groter risico op management-override : de auditor houdt hier rekening mee bij het identificeren van het risico op fraude in een kleine entiteit (A50) - de eigenaar-bestuurder is meestal belast met de governance-functie (A76) - beperkte documentatie over de interne beheersingsomgeving en minder formele communicatie maar wel effectief - geen schriftelijke gedragscode maar cultuur die het belang van integriteit en ethisch gedrag onderstreept (A77)

13 COMPONENTEN VAN DE INTERNE BEHEERSING HET RISICO - INSCHATTINGSPROCES VAN DE ENTITEIT Hoewel er geen formeel risico-inschattingsproces aanwezig is en het management de risico s zelf identificeert door haar persoonlijke betrokkenheid zal het ongeacht deze omstandigheden toch noodzakelijk zijn inlichtingen in te winnen over de geïdentificeerde risico's en de wijze waarop er door het management op wordt ingespeeld (A80)

14 GERELATEERDE BEDRIJFSPROCESSEN De noodzaak om inzicht te verwerven in de bedrijfsprocessen blijft belangrijk en is meestal ook gemakkelijker. Dit zal voornamelijk gebeuren door het verzoeken om inlichtingen. Informatiesystemen en bedrijfsprocessen zijn meestal minder geavanceerd daartegenover staat een actieve betrokkenheid van het management zodat er geen behoefte is aan uitgebreide beschrijvingen van procedures.(a85) COMMUNICATIE Minder gestructureerd en makkelijker te bereiken vanwege het kleiner aantal verantwoordelijkheidsniveaus en de grotere zichtbaarheid en beschikbaarheid van het management. ( A87)

15 COMPONENTEN VAN DE INTERNE BEHEERSING - INTERNE BEHEERSINGSACTIVITEITEN Interne beheersingsactiviteiten die relevant zijn voor de controle hebben waarschijnlijk betrekking op de belangrijkste transactiecycli, zoals opbrengsten, inkopen en personeelskosten. (A94) De concepten van de interne beheersingsactiviteiten zijn vergelijkbaar met die bij grotere entiteiten, maar de wijze waarop ze werken kan verschillen. Bepaalde soorten interne beheersingsactiviteiten zijn niet relevant vanwege de door het management toegepaste controles. Bijv. de exclusieve bevoegdheid van het management om aan klanten krediet te verstrekken en om significante aankopen goed te keuren leidt tot een effectieve interne beheersing van belangrijke rekeningsaldi en transacties, waardoor minder behoefte is aan meer gedetailleerde interne beheersingsactiviteiten. (A93)

16 COMPONENTEN VAN DE INTERNE BEHEERSING - MONITORING VAN INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN Het monitoren van de interne beheersing door het management komt vaak tot stand door de nauwe betrokkenheid van het management bij de bedrijfsactiviteiten waardoor significante afwijkingen in financiële gegevens sneller aan het licht worden gebracht die dan tot corrigerende maatregelen leiden (A100)

17 DOCUMENTATIE VAN DE ONDERKENDE RISICO S EN DE DAAROP BETREKKING HEBBENDE INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN WAAROVER DE AUDITOR KENNIS HEEFT VERKREGEN De vorm en omvang van de documentatie wordt mede bepaald door de aard, omvang en complexiteit van de entiteit en haar interne beheersing, de beschikbaarheid van informatie bij de entiteit en de in de gehanteerde controle -technieken. De auditor bepaalt de wijze van documentatie - professionele oordeelsvorming (A131) Zo kan hij de resultaten van de risico-inschatting afzonderlijk documenteren, of documenteren als onderdeel van zijn documentatie van de verdere werkzaamheden. Hij kan de documentatie opnemen in de documentatie van de algehele controleaanpak en het controleprogramma.

18 2. FRAUDE ISA 240

19 FRAUDE BIJ KLEINE ENTITEITEN ISA concentratie op risico's op personeelsfraude of oneigenlijke toe-eigening van activa (A13) - minder aandacht gezien geen toezicht wordt uitgeoefend dat losstaat van het management (A20) - groter risico op management override - mondelinge communicatie en het voorbeeldgedrag van integriteit en ethisch handelen van het management is belangrijk - de noodzaak om goedkeuring van het management te krijgen compenseert de in andere opzichten tekortschietende interne beheersingsmaatregelen en beperkt het risico van werknemersfraude (A26)

20 3. BEPALING VAN DE MATERIALITEIT ISA 320

21 MATERIALITEIT ISA 320 Wanneer de winst vóór belastingen uit voortgezette bedrijfsactiviteiten van een entiteit consistent nominaal is, zoals het geval kan zijn bij een bedrijf dat door de eigenaar wordt bestuurd en waar de eigenaar veel van de winst vóór belastingen opneemt in de vorm van een beloning, is een benchmark zoals winst vóór beloningen en belastingen mogelijkerwijs relevanter.( A8)

22 AUTIDPLAN AUDITPLAN 1. HET RISICO-INSCHATTINGSPROCES VAN DE ENTITEIT ISA PLANNING ISA 300

23 1. RISICO S OP EEN AFWIJKING VAN MATERIEEL BELANG ISA 315

24 HET RISICO-INSCHATTINGSPROCES VAN DE ENTITEIT ISA vaak een minder gedocumenteerd risico-inschattingsproces - auditor bespreekt met het management of er relevante bedrijfsrisico s m.b.t. de financiële verslaggeving zijn geïdentificeerd en hoe daarop is ingespeeld - auditor dient te evalueren of het ontbreken van een gedocumenteerd risicoinschattingsproces passend is dan wel een significante tekortkoming in de interne beheersing

25 CIJFERANALYSES DEEL UITMAKEND VAN HET RISICO-INSCHATTINGSPROCES - cijferanalyses inplannen indien een voorlopige jaarrekening beschikbaar is : vaak is er geen tussentijdse of maandelijkse financiële informatie beschikbaar - beperkte cijferanalyse uitvoeren of andere informatie verkrijgen via het inwinnen van inlichtingen (A10) BESPREKING TUSSEN DE LEDEN VAN HET OPDRACHTTEAM Als er geen team is zal de opdrachtpartner zelf de planning van de controle in overweging nemen en bepalen in welke mate de financiële overzichten vatbaar zijn voor afwijkingen die het gevolg zijn van fraude of fouten. (A16)

26 2. PLANNING ISA 300 Voor kleine entiteiten behoeft het vaststellen van de algehele controleaanpak voor de opdracht niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn; dit zal afhankelijk zijn van de grootte van de entiteit, de complexiteit van de controle en de omvang van het opdrachtteam.

27 - eenvoudige coördinatie van en communicatie tussen teamleden - een memorandum over de problemen geïdentificeerd tijdens de vorige controle kan op basis van besprekingen met de eigenaar- bestuurder tijdens de lopende periode wordt bijgewerkt en als basis dienen kan dienen als de documentatie voor de controleaanpak voor de lopende controleopdracht (A11) - bij bijzonder gecompliceerde of ongebruikelijke kwesties kan het wenselijk zijn om andere auditors met de noodzakelijke ervaring, dan wel de beroepsorganisatie waartoe de auditor behoort, te consulteren (A15)

28 SIGNIFICANTE RISICO'S BELANGRIJKE TRANSACTIESTROMEN OF RUBRIEKEN AUDIT UITVOEREN SYSTEEMGERICHTE CONTROLES ( TEST OF CONTROLS) CONCLUSIE GEGEVENSGERICHTE CONTROLES (TEST OF DETAILS) JA JA VOLDOENDE LAAG/GEMIDDELD JA NIET VOLDOENDE HOOG NEEN HOOG NEEN JA JA VOLDOENDE LAAG JA JA NIET VOLDOENDE GEMIDDELD/HOOG JA NEEN ALTIJD GEMIDDELD/HOOG NEEN CIJFERANALYSES

29 AUTIDPLAN AUDIT EVIDENCE 1. SCHATTINGEN ISA SERVICE ORGANISATIE ISA VERBONDEN PARTIJEN ISA CONTINUÏTEIT ISA 570

30 1. SCHATTINGEN ISA 540

31 - minder complexe schattingen: bedrijfsactiviteiten vaak beperkt en de transacties minder complex - eigenaar-bestuurder bepaalt de schatting: de auditor kan gerichter controleren en verzoeken om inlichtingen (A21) - bespreking met de eigenaar- bestuurder in een vroeg stadium van de controle kan helpen bepalen of het nodig is een deskundige in te schakelen (A30) - indien langere periode tussen balansdatum en de datum van de controleverklaring : kan de beoordeling van de gebeurtenissen in deze periode op een effectieve manier inspelen op de schattingen (A67)

32 - zelfs als de entiteit geen formele vastgestelde procedure heeft, betekent dit niet dat het management niet in staat is een basis te verschaffen op grond waarvan de auditor de schatting kan toetsen (A70) - in het geval van zeer kleine entiteiten : mogelijkheid bestaat dat de auditor niet veel interne beheersingsmaatregelen kan vaststellen, daarom zal de manier waarmee de auditor op de ingeschatte risico s inspeelt waarschijnlijk gegevensgericht zijn (A87) - de auditor kan aan het management uitleg geven over het proces van schattingen, de methoden en de documentatie, dit verandert niets aan de verantwoordelijkheden van het management voor het opstellen van de financiële overzichten (A106)

33 2. SERVICEORGANISATIES ISA 402

34 - gebruik van externe boekhouddiensten, berekeningen lonen, en andere administratie ontheft het management niet van hun verantwoordelijkheden voor de financiële overzichten (A5)

35 3. VERBONDEN PARTIJEN ISA 550

36 - minder formeel en niet altijd gedocumenteerd proces: actieve deelname van de eigenaarbestuurder aan deze transacties kan het risico beperken of juist vergroten. - verzoek van inlichtingen: de auditor kan inzicht verwerven in de transacties met verbonden partijen en de interne beheersingsmaatregelen, dit in combinatie met andere werkzaamheden o.a. het waarnemen van bestaand toezicht door het management, het inspecteren van de beschikbare relevante documentatie (A20) - indien voor uitzonderlijke significante transacties met verbonden partijen niet op autorisatie procedures kan worden teruggevallen: andere controlewerkzaamheden overwegen zoals onderzoek van relevante documenten, bevestiging van specifieke aspecten van de transacties of waarneming van betrokkenheid van de eigenaar-bestuurder.

37 4. CONTINUÏTEIT ISA 570

38 - kleine entiteiten zijn mogelijk in staat snel te reageren op de wijzigingen in de continuïteit, maar beschikken mogelijk niet over voldoende reserves (A4) - omstandigheden zijn onder meer het risico dat banken zich teruggtrekken of het verlies van een belangrijke leverancier, klant, een sleutelfunctionaris of licentie, op franchisebasis of op grond van een juridische overeenkomst (A5) - de middellange- en langetermijnfinanciering van de entiteit met het management te bespreken (A11) - indien financiële steun van de eigenaar-bestuurders belangrijk is voor de continuïteit: vereist dat deze fondsen niet worden teruggetrokken of een achterstelling van de leningen niet wordt ingetrokken, of een lening kan worden ondersteund door persoonlijke borgen. Het vragen naar documentatie is belangrijk alsook een schriftelijke bevestiging van de voorwaarden van die steun en de intentie

39 RAPPORTERING 1. CONTROLEDOCUMENTATIE ISA COMMUNICATIE MET DE MET GOVERNANCE BELASTE PERSONEN ISA MEDEDELEN VAN TEKORTKOMINGEN INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN ISA ANDERE INFORMATIE ISA 720

40 1. CONTROLEDOCUMENTATIE ISA 230

41 - controledocumentatie minder omvangrijk - partner doet zelf de controle: documentatie zal geen aangelegenheden bevatten die als informatie voor het opdrachtteam moet worden vastgelegd, dan wel een review om aan te tonen door andere leden van het team (bijvoorbeeld geen aangelegenheden m.b.t. teambesprekingen of het houden van toezicht) - controledocumentatie opstellen, omdat deze het voorwerp kan uitmaken van de reviews door externe partijen voor wettelijke of andere doeleinden (A16)

42 - verschillende aspecten van de controle vastleggen in één enkel document waarin, afhankelijk van de situatie, onderlinge verwijzingen naar ondersteunende werkdocumenten worden opgenomen - voorbeelden van aangelegenheden die bij een kleinere entiteit gezamenlijk kunnen worden gedocumenteerd houden onder meer in: het verwerven van inzicht in de entiteit en haar interne beheersing, de algehele controleaanpak en het controleprogramma, de materialiteit, de ingeschatte risico s, significante aangelegenheden, alsmede de getrokken conclusies

43 2. COMMUNICATIE MET DE MET GOVERNANCE BELASTE PERSONEN ISA 260

44 - meest entiteiten: governance is een collectieve verantwoordelijkheid van een groep van met governance belaste personen o.a. een raad van bestuur, partners, eigenaren, een bestuursdelegatie. Een subgroep zoals een auditcomité of zelfs een individu kan belast zijn met specifieke taken - in kleinere entiteiten is het echter mogelijk dat één persoon, bijvoorbeeld de eigenaar- bestuurder belast is met governance en kan een subgroep of één enkele persoon specifieke, bij wet vastgelegde verantwoordelijkheden dragen die verschillen van de eigenaar (A2)

45 - specifieke gevallen: alle met governance belaste personen zijn ook nabij betrokken bij de leiding van de entiteit. Aangelegenheden die op grond van de ISA 260 meegedeeld worden aan de leidinggevende verantwoordelijken maar die ook met de governance belaste personen zijn, hoeven niet opnieuw te worden meegedeeld aan dezelfde persoon in zijn rol in het kader van governance. Deze aangelegenheden zijn toegelicht in paragraaf 16(c). De auditor moet zeker zijn dat de mededeling die gericht is aan de leidinggevende persoon, leidt tot het adequaat informeren van al degenen met wie de auditor in andere omstandigheden zou communiceren in hun rol in het kader van governance (A12) - de auditor kan op een minder gestructureerde wijze communiceren met de met governance belaste personen (A3)

46 3. MEDEDELEN VAN TEKORTKOMINGEN V/D INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN ISA 265

47 - de interne beheersingsmaatregelen worden minder formeel vastgelegd - minder functiescheiding - in het geval van controles van kleinere entiteiten kan de auditor op een minder gestructureerde wijze communiceren met de met governance belaste personen.

48 4. ANDERE INFORMATIE ISA 720

49 - Tenzij ze hiertoe door de wet verplicht zijn, is het minder waarschijnlijk dat kleinere entiteiten documenten publiceren waarin gecontroleerde financiële overzichten zijn opgenomen, Voorbeelden van andere informatie die deel kan uitmaken van een document waarin de gecontroleerde financiële overzichten, zijn een gedetailleerde winst-en verliesrekening en een managementrapport (A2)

50 POSITIEVE ERVARINGEN NA ÉÉN JAAR TOEPASSING OP KMO S meer inzicht in de entiteit het in overweging nemen van frauderisico s de interne controle van de klant het concept van materialiteit andere structuur van de controlewerkzaamheden bijv. het oordeelkundig gebruik van steekproeven een grotere communicatie met de cliënt meer inspanningen op het vlak van documentatie