PRIVACY POLICY MENUEZ INTERNATIONAL B.V.

Transcriptie

1 PRIVACY POLICY MENUEZ INTERNATIONAL B.V. Privacy policy Artikel 1 Inleiding 1. MENUEZ exploiteert een systeem (het systeem) ten behoeve van orderopvolging voor de creatie van marketing communicatiemiddelen. De Gebruiker en zijn klanten hebben hierbij de mogelijkheid om zelf en in samenwerking met MENUEZ marketing communicatiemiddelen samen te stellen. De gebruikers (hierna: Gebruikers) van het Systeem bestaan uit ondernemingen en hun klanten. MENUEZ stelt het op prijs om Gebruikers en hun kanten te informeren op de wijze hoe met hun (persoons)gegevens wordt omgegaan. De Gebruikers sluiten met hun klanten een overeenkomst inzake de levering van producten en diensten via het Systeem. MENUEZ is op geen enkele wijze partij bij deze overeenkomst tussen de Gebruiker en zijn klant. MENUEZ stelt uitsluitend het Systeem ter beschikking. 2. MENUEZ verwerkt diverse (persoons)gegevens van Gebruikers en de klanten die de Gebruiker in het Systeem invoert. 3. Onder verwerken van (persoons)gegevens valt zowel het verzamelen, het versleutelen, het beveiligen als het versturen van de (persoons)gegevens. Deze Privacy Policy is van toepassing op alle (persoons)gegevens van Gebruikers en de klanten van de Gebruiker die de Gebruiker invoert in het Systeem en die door of namens MENUEZ worden verwerkt. 4. Persoonsgegevens zijn gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Een identificeerbare persoon is een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd doordat wordt gerefereerd aan een identificatienummer of een of meerdere factoren die gerelateerd zijn aan zijn fysieke, psychologische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit. Persoonsgegevens zijn gegevens die een individu identificeren (zoals naam, adres, telefoonnummer, mailadressen of een profielnummer of profielnaam), of alle informatie over de locatie of activiteiten van een persoon, zoals informatie of zijn of

2 haar gebruik van het Systeem, IP adressen of mobile device identifiers, zodra deze in verband staan met enige persoonlijke informatie. Persoonsgegevens zijn ook demografische gegevens zoals geboortedatum, geslacht, geografisch gebied en (persoonlijke) voorkeuren, als deze informatie in verband kan worden gebracht met enige andere persoonsgegevens. Geaggregeerde informatie, zijnde informatie over een groep of categorie van producten, diensten of gebruikers, zijn geen persoonsgegevens indien deze gegevens niet aan enige persoon kan worden gerelateerd. Met het gebruik van geaggregeerde informatie kunnen we trends in de gaten houden en inspelen op behoeften van Gebruikers. Geaggregeerde informatie stelt ons in staat om onze diensten te onderhouden en nieuwe diensten te ontwikkelen. Deze privacy policy (hierna: Privacy Policy) beperkt op geen enkele wijze de mogelijkheid voor ons om informatie op geaggregeerd niveau te verzamelen en te verwerken. 5. MENUEZ heeft het recht om de bepalingen uit de Privacy Policy te wijzigen. Daarna zullen Gebruikers via een tickbox om akkoordverklaring met de nieuwe Privacy Policy worden gevraagd. Indien Gebruikers niet akkoord wensen te gaan of gaan, zal het gebruikersprofiel worden geblokkeerd en/of worden opgeheven door MENUEZ. De meest actuele versie van de Privacy Policy is te allen tijde te raadplegen op Artikel 2 Verwerking (persoons)gegevens 1. MENUEZ kan de volgende persoonsgegevens van Gebruikers op diverse wijzen verwerken bij gebruik van het Systeem: I. Gegevens A. Uw registratiegegevens De gegevens die MENUEZ verzoekt in te vullen op het moment van registratie voor het Systeem, te weten: naam bedrijf, adresgegevens, telefoon- en faxnummer, e- mailadres, website. B. Andere gegevens die we kunnen verwerken: Algemeen

3 Gegevens die volgen uit het gebruik van het Systeem, bijvoorbeeld welke informatie is bekeken, wanneer dat is gedaan, waarop is geklikt, of Gebruikers interactie hebben gehad en zo ja, op welk moment, of er berichten zijn verstuurd en/of ontvangen, er gebruikersprofielen zijn bekeken en wanneer, er een applicatie gebruikt wordt die via het Systeem ter beschikking wordt gesteld en welke zoekopdrachten in de bibliotheek ingevoerd worden. Extra gegevens, of zogenaamde metagegevens die gepaard gaan met het uploaden van informatie zoals video- of andere bestanden (zoals tijd, datum en plaats waar het bestand is gemaakt); Gegevens van de computer, mobiele telefoon of andere apparaten waarmee applicaties geïnstalleerd worden die via het Systeem ter beschikking worden gesteld en waarmee het Systeem wordt bezocht gebruikt kan worden; Gegevens van andere Gebruikers die u via uw computer of mobiele telefoon of Applicatie gebruik laat maken van het Systeem; Log bestanden Als het Systeem gebruikt wordt ontvangen we gegevens zoals: het Internet Protocol (IP) adres, gegevens inzake het besturingssysteem van de computer of mobiele telefoon, type browser, type mobiele telefoon; het adres van de website die naar het Systeem doorstuurt; de activiteiten op het Systeem. Cookies en Web Beacons Door het Systeem te gebruiken verklaart Gebruiker zich ermee akkoord dat MENUEZ automatisch bepaalde informatie via het gebruik van cookies verzamelt. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op het verzoek van het Systeem op de computer of mobiele apparaat worden opgeslagen. Cookies stelt MENUEZ in staat om Gebruikers te herkennen die het Systeem eerder hebben bezocht. Via cookies verzamelen de volgende informatie: - voorkeuren die Gebruikers hebben; - bezoek en gebruikshistorie. Indien u cookies wenst te blokkeren, wissen of gewaarschuwd wilt worden voor cookies, raadpleeg dan de instructies in uw browser of mobiele apparaat.

4 Indien u uw browser of mobiele apparaat zo heeft ingesteld dat cookies niet aanvaard worden, kunnen bepaalde onderdelen van het Systeem mogelijk niet naar behoren functioneren. Zo zou u bijvoorbeeld niet meer kunnen inloggen, of wordt de toegang tot bepaalde delen van het Systeem geblokkeerd. Meer specifieke informatie over cookies is beschikbaar in onze Cookieverklaring. Meer informatie over hoe browser cookie settings kunnen worden aangepast is beschikbaar op: MENUEZ heeft geen toegang of controle over de tracking technologie van derde partijen. Indien Gebruikers cookies van derde partijen willen blokkeren, dienen zij de browser instructies te raadplegen om meer over deze functies te weten te komen. Ter verduidelijking onderstaand een overzicht aan van de Cookies die kunnen worden geplaatst: Welke partij plaatst de gegevens (cookies)? Google Analytics Sessie Cookie Wat is het doel van het plaatsen van de gegevens (cookies)? Er worden cookies geplaatst om een beter inzicht te verkrijgen in het gedrag van de Gebruikers van MENUEZ. Hiermee wordt vervolgens de gebruikerservaring op MENUEZ verbeterd. Sessiecookies worden gebruikt om statusgegevens op te slaan gedurende een bepaalde sessie. Deze cookies worden alleen opgeslagen in het cachegeheugen zolang een gebruiker de webserver bezoekt die de sessiecookie uitgeeft. Hoe lang blijven de gegevens (cookies) geplaatst/bewaard? 30 minuten maximaal 2 jaar Wat is het gevolg/zijn de gevolgen voor de Gebruikers als de cookie niet wordt geaccepteerd? Gebruikers data wordt niet meer meegenomen bij het verbeteren van de gebruikerservaring op MENUEZ. User Identifier Zodra de Gebruikers het Systeem bezoeken, kan MENUEZ één of meerdere user identifiers gebruiken. Een user identifier is een klein data bestand of overeenkomende datastructuur die aan Gebruikers is toegewezen en die het mogelijk maakt om de identiteit van Gebruikers over diverse platforms te associëren. Een user identifier mag informatie aan MENUEZ geven over hoe de Gebruikers over onze website navigeren en hoe de Gebruikers het Systeem gebruiken. Een user identifier mag permanent op de computer aanwezig zijn, dit om te helpen sneller in te loggen en om het gebruik van het Systeem te verbeteren. Sommige delen van het Systeem kunnen niet goed functioneren op het moment dat de user identifier niet meer wordt gebruikt, beschikbaar is, beschadigd is geraakt of is uitgeschakeld.

5 Gegevens van klanten van de Gebruiker De Gebruiker kan de volgende gegevens van zijn klanten invullen: (ondernmemings)naam, contactpersoon binnen de organisatie van de klant, adres, telefoonnummer, faxnummer, adres en webadres. De Gebruiker garandeert dat zijn klant te alle tijde toestemming heeft gegeven voor de opname van deze gegevens in het Systeem en het gebruik voor de uitvoering van de overeenkomst tussen MENUEZ en de Gebruiker, of de overeenkomst tussen de Gebruiker en de klant. Artikel 3 Verstrekking (persoons)gegevens 1. MENUEZ kan de (persoons)gegevens van de Gebruiker en/of zijn klanten aan derden verstrekken die door MENUEZ worden ingeschakeld in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de Gebruiker en/of de overeenkomst tussen de Gebruiker en zijn klant. Artikel 4 Bescherming (persoons)gegevens 1. MENUEZ zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om (persoons)gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen (persoons)gegevens met zich meebrengen. 2. De toegang tot de data op de servers van MENUEZ, is op diverse wijzen beveiligd. Zo wordt er enkel gebruik gemaakt van een File Transfer Protocol waarmee Gebruikers contact maken met de server. Na goedkeuring aan de kant van MENUEZ en aan de kant van de Gebruikers, wordt de overdracht van (persoons)gegevens pas mogelijk gemaakt.

6 3. De servers staan in een beveiligde omgeving bij Interconnect B.V. te Eindhoven en s-hertogenbosch. Interconnect is het ISO gecertificeerd datacenter van onze hostingpartner Lico Innovations 4. De toegang tot het Systeem is uitsluitend mogelijk door in te loggen via de website die toegang geeft tot het Systeem.. Dit betekent dat alle informatie van de Gebruikers en hun klanten zijn niet toegankelijk en raadpleegbaar zijn voor derden, maar wel voor MENUEZ diens werknemers en derden die zij in het kader van het gebruik, onderhoud en doorontwikkeling van het Systeem inschakelt. 5. De veiligheid van het Systeem wordt regelmatig getest en getoetst. 6. MENUEZ maakt gebruik van SSL (secured socket layer) technologie om het verzenden van (persoons)gegevens te versleutelen. 7. MENUEZ heeft in haar organisatie een rechten-systeem waarmee uitsluitend werknemers van MENUEZ die daartoe geautoriseerd zijn, toegang tot het Systeem en daarop opgeslagen persoonsgegevens kunnen hebben. 8. De Gebruikers erkennen en zijn ermee akkoord dat de derden die MENUEZ inschakelt in het kader van het gebruik, onderhoud en doorontwikkeling van het Systeem, toegang kunnen hebben tot de persoonsgegevens en deze kunnen verwerken. Deze derden zijn contractueel gebonden om de persoonsgegevens vertrouwelijk te houden en te beveiligen. 9. MENUEZ streeft ernaar om persoonsgegevens te beschermen, desalniettemin erkennen en aanvaarden Gebruikers dat het versturen van informatie via het internet beveiligd en versleuteld is naar de huidige stand van de techniek. Gebruikers vrijwaarden MENUEZ van aansprakelijkheid voor het onrechtmatig gebruik van de (persoons)gegevens (van hun klanten) door derden. Artikel 5 (Persoons)Gegevens inzien, wijzigen of wissen 1. Alle registratiegegevens kunnen worden ingezien in het gebruikersprofiel. Deze informatie kan naar eigen believen gewijzigd worden. 2. Er dient rekening mee gehouden te worden dat bepaalde (persoons)gegevens niet gewist kunnen worden, ook indien de Gebruiker zijn gebruikersprofiel wist of laat wissen. Dit zijn gegevens die in verband staan met (de uitvoering van) de overeenkomst met de Gebruiker en/of tussen de Gebruiker en zijn klant staan. Houd er rekening mee dat het wissen van bepaalde (persoons)gegevens ertoe kan leiden dat bepaalde functionaliteiten van het Systeem niet meer te gebruiken zijn en/of bepaalde overeenkomsten niet meer kunnen worden uitgevoerd. 3. MENUEZ behoud zich het recht voor om een profiel op non-actief te zetten.

7 Artikel Het adres dat wordt ingevoerd door de Gebruiker, mag gebruikt worden voor het toesturen van geautomatiseerde, profiel gerelateerde mails. Artikel 7 Minderjarigen 1. Indien u minderjarig bent, mag u het Systeem uitsluitend gebruiken indien u het registratieproces hebt doorlopen met uw ouders, wettelijk vertegenwoordiger, of voogd en zij hun toestemming hebben gegeven voor het gebruik en instemmen met de Gebruikersvoorwaarden en deze Privacy Policy. Artikel 8 Bewaartermijn 1. De (persoons)gegevens van de Gebruiker en/of zijn klanten kunnen niet zelf worden verwijderd door de Gebruiker. De Gebruiker kan MENUEZ te allen tijde verzoeken bepaalde (persoons)gegevens te wissen. 2. Indien de Gebruiker na beëindiging van zijn overeenkomst met Menuez, de (persoons)gegevens van de Gebruiker en/of zijn klanten niet verwijderd, zal Menuez deze (persoons)gegevens voor een termijn van 7 jaren opslaan. Na het verstrijken van deze termijn zal Menuez de betreffende (persoons)gegevens automatisch verwijderen. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk om een actuele kopie van de (persoons)gegevens op te slaan binnen deze termijn. Artikel 9 Overige 1. Mochten er vragen zijn naar aanleiding van deze Privacy Policy, dan kan contact opgenomen worden met MENUEZ via info@menuez.nl