N O T U L E N. : Najaars Ledenvergadering Kring De Drie Stromen. Datum : 27 oktober : uur. Aanwezig:

Transcriptie

1 N O T U L E N Betreft : Najaars Ledenvergadering Kring De Drie Stromen Datum : 27 oktober 2016 Locatie Tijd : Drachten : uur Aanwezig: Kringbestuur: Nieseline Beets, Camiel van Ulden, Sanne Kooistra Vertegenwoordiging Regio: Mevr. C. Reinsma RSV Neo (Mevr. M. Bont, mevr. E. Sybrandy),, LR de Fjildruters, (Mevr. p. Duindam, Dhr. A. de Haan, Mevr. N. Nijboer) Hynstewille,(Mevr. L. Hilverda), De Drie Gemeenten (Dhr. H.J. Veenstra, Mevr. M. van t Klooster) Skansruters (Mevr. A. van Solkemal) HS de Hjouwer (Dhr. J. de Boer) PSV de Caprilli (Dhr. J Baas, Mevr. H. vd Koppel) De Dunruters (Mevr. S. Goudzwaan) PSV de Pion (Mevr. J. ten Hoor, Dhr. E. Zweepe) Drakoruters (Mevr. N. Leistra, Mevr. S. Minnema) Nieuw Leven (Mevr. P. Kortekaas) 1. Opening Voorzitter Nieseline Beets opent om uur de vergadering, heet iedereen welkom. De vertegenwoordiger van het Regio bestuur, mevr. Claudia Reinsma wordt bijzonder welkom geheten. Nieseline geeft aan dat bij de uitnodiging van deze vergadering ook een oproep zat voor nieuwe bestuursleden. Op dit moment zijn er maar drie bestuursleden en dat is te weinig. Ze hoopt met een positieve vergadering meer leden enthousiast te krijgen. Op sportief gebied heeft onze kring zich deze zomer goed laten gelden op de Hippiade. Nienke Wulf werd bij de pony s M2 DE kampioen, Thirsa Oonk bij de L1 cat AB reserve kampioen. Bij de paarden werd Laura Zwart in de Z2 reservekampioen en was het Nick van der Broek die kampioen werd bij het Z springen paarden. Dit zijn toch positieve berichten. 2. Vaststellen van de agenda De opgestelde agenda wordt gewijzigd. Punt 8 (contributiestructuur) en Punt 9 (Plan van aanpak/toekomst Kring de Drie Stromen) worden omgeruild. De vergadering gaat hiermee akkoord. 3. Mededelingen Afmeldingen zijn ontvangen van de Waldruters, Brocope en Haskelan. Op de komende najaarsvergadering van de Regio zal voorzitter Ben de Vries aftreden. Hij kan zijn baan niet meer combineren met de werkzaamheden voor het KNHS. De Regio heeft Jos de Boer bereidt gevonden om zich kandidaat te stellen 1

2 voor het voorzitterschap. Kring de Drie Stromen heeft dit akkoord bevonden en een positief advies gegeven. Tot op heden zijn er nog geen tegen kandidaten. 4. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken 5. Notulen voorjaarsvergadering De notulen worden goedgekeurd. 6. Evaluatie selectiewedstrijden Nieseline geeft aan dat, hetzij wat opgesplitst en verschoven, het gelukkig toch gelukt is om voor elke categorie en klasse twee selectie wedstrijden te organiseren. Wat het bestuur betreft is alles goed verlopen. Ook vanuit de zaal komen geen vragen of opmerkingen. 7. Ontwikkelingen tussen Regio en Kringen Er is regelmatig overleg tussen de drie Kringen en de Regio. Hier wordt vooral gesproken over de selectie. De afgelopen jaren is er veel geschoven met data en terreinen. Overeengekomen is dat de selectie per ingang van volgend outdoor seizoen toch regio breed verreden gaat worden. Er zullen dan twee selectie wedstrijden verreden worden verdeeld over de drie kringen. Hiervoor zal een roulatie schema komen. (organisatie 2 e selectie, organisatie 1 e selectie, jaar vrij, etc) Ook is er gekeken naar wanneer de selectie s plaats zouden kunnen vinden en niet in botsing zouden komen met bestaande concoursen. Voor de komende 5 jaar zijn de data vastgesteld. Data Selectie wedstrijden : juli juli Kampioenschappen aug juli juli Kampioenschappen aug juli juli Kampioenschappen aug juli juli Kampioenschappen aug juli juli Kampioenschappen aug Deze data zijn al vastgesteld in de wedstrijd kalender voor de komende 5 jaar en ook is er overleg geweest met concoursen die mogelijk op deze data uit zouden kunnen komen zodat die verschoven kunnen worden. Voorwaarden voor organisatie Selectiewedstrijd!! Er komt een commissie vanuit de Regio/Kring, voor ondersteuning en die zich verantwoordelijk voelt voor de selectie Er mag maar 1 proef uitgeschreven en gereden worden Terrein moet vlak zijn 8 banen met voldoende losrijd ruimte Banen moeten 3 dagen delen kunnen doorstaan Alleen open voor de selectie Alle klassen/categorieën 2 juryleden waarvan 1 van buiten Friesland Goede bezetting rekenkamer met assistentie vanuit Kring/Regio Startgeld paarden 10,-- start geld pony s 8,-- geen prijzen alleen linten Organisatie krijgt 500,-- ter compensatie 2 e jurylid (dit wordt gezamenlijk opgebracht door de Kringen en Regio 2

3 Wisseling van dagen voor de selectie zaterdag/zondag paarden/pony s Bij afgelasting wegens weersomstandigheden direct contact met de selectie commissie voor evt reserve datum Mevr. Hilverda vraagt zich af of er op de kalender wel ruimte is voor een reservedatum als dat zo uit zou komen. Nieseline geeft aan dat er dan mogelijk weer een verspreiding komt over meerdere avonden in de week. Dit geeft geen problemen mits het maar minimaal 3 weken voor de FK is. Dhr. J. Baas merkt op dat het jammer is dat het nu weer in juli is i.v.m. vakantieplanning. De laatste jaren was er minimaal één selectie in juni en dat is wel goed bevallen. Nieseline merkt op dat er wel gekeken is naar hoe de zomervakantie valt en dat het vaak net voor de schoolvakanties. Ook zijn er in juni veel meer gevestigde concoursen waar rekening mee gehouden moet worden. Mevr. N. Leistra vraagt zich af hoe het komt met de indoor selectie en kampioenschappen. Nieseline geeft aan dat die gewoon gelijk blijven. Wordt door de Regio georganiseerd. Dhr. H.J. Veenstra vraagt zich af of het niet gewoon mogelijk is om twee locatie s in de provincie aan te wijzen waar de selectie plaats gaat vinden de komende jaren. Dat zou het een stuk vereenvoudigen. Nieseline geeft aan dat dit wel besproken is maar omdat er een financieel voordeel te behalen is bij het organiseren van de selectie zou dit niet eerlijk zijn naar andere gegadigden. Ook met reistijd moet rekening gehouden worden. Camiel geeft aan dat het wel de bedoeling is dat de locaties voor langere tijd vastgelegd worden. Dan kan er ook gekeken worden waar op zo n locatie de knelpunten liggen en is het ook rendabeler om daar dan in te investeren. Organisaties die een selectiewedstrijd willen organiseren kunnen zich aanmelden en dan zal gekeken worden of er aan de voorwaarden voldaan kan worden. Mevr. ten Hoor geeft aan het een prima plan te vinden. Nieseline vult aan dat de beste combinaties van Friesland thuis horen op de hippiade en dat kan alleen door centrale selectie. PAUZE Mevr. C. Reinsma geeft informatie over de komende indoorkampioenschappen. De dressuurkampioenschappen worden verreden op 10/11/12 februari en het springen op 17/18 februari. Springen is vrije inschrijving. Bij de dressuur dient men zich voor alle klassen te selecteren. Op de site van de Regio is hierover duidelijk informatie te vinden. Ook het kampioenschapsreglement en andere wetenswaardigheden zijn hier te vinden. 8. Plan van aanpak/toekomst van Kring de Drie Stromen. Camiel geeft aan dat een bestuursfunctie een geheel nieuwe ervaring voor hem is en dat er veel nieuwe dingen op hem af komen. Hij vraagt zich af wat hij hier nou aan toe kan voegen, heeft veel ideeën maar het is hem eigenlijk niet geheel duidelijk waar de Kring nou helemaal voor staat. Wat wordt er eigenlijk van de Kring verwacht? Is de Kring er alleen voor de selectie of is er ook behoefte aan andere dingen? Er zijn al veel activiteiten voor de getalenteerde (jonge) ruiter maar daar komt lang niet iedereen voor in aanmerking. Wat kunnen we voor de rest van onze leden betekenen die niet op een hoog niveau de paardensport willen bedrijven, voor de recreatief ingestelde ruiters. Hij heeft her en der eens bij wat mensen geinformeerd en er kwam toch wel naar voren dat het 3

4 gevoel van saamhorigheid, het dingen samen doen wel gemist wordt. Zoals vroeger wordt het niet meer maar zou toch fijn zijn als er meer dingen gezamenlijk gedaan zouden worden. Het zou een idee zijn om activiteiten die als club georganiseerd worden open te stellen voor de hele kring, evt met financiële ondersteuning van de kring. Hij heeft de volgende ideeën: Lessen door bekende ruiters van de minder bekende takken van de paardensport zoals western, endurance, voltige, eventing etc. Thema avonden over bijvoorbeeld: EHBO bij paarden, voedingsadvies, optimale voorbereiding op een wedstrijd. Uitzetten van buitenritten/oriëntatieritten/puzzeltochten In samenwerking met de FNRS meer doen met de F proeven ter opleiding van de jonge ruiters Uitjes naar grote stallen of concoursen Onderlinge equipe wedstrijden (1 pony lid, 1 veteraan, etc) Als er samengewerkt gaat worden binnen de Kring dan is het bereik groter en creeer je meer betrokkenheid. Mevr. P. Duindam geeft aan dat vrijwilligers voor deze activiteiten altijd lastig te vinden zijn. Camiel geeft aan dat als men enthousiast is en het leuk vindt, ze er vaak wel wat voor willen doen. Nieseline geeft aan dat voor bijvoorbeeld de thema avonden niet echt vrijwilligers nodig zijn, het gaat dan meer om een locatie. Mevr. J. ten Hoor vindt vooral de equipe wedstrijden een goed idee, dhr. H.J. Veenstra sluit zich hier bij aan en vraagt zich af hoe Camiel dit voor zich ziet. Dit hangt natuurlijk af van het aantal verenigingen wat mee zou willen doen. Stel je hebt 5 verenigingen met een equipe van 4 mensen dan zou je 20 dressuurproeven hebben, dat is wel een avond vullend programma. Je zou dan bij elke vereniging een wedstrijd kunnen rijden dus hebt dan 5 wedstrijden in totaal. Wel moet er nog gekeken worden in wat voor vorm je dit kan gieten. Wordt er in competitie verband gereden met opmaak van een klassement dan zal het bij het KNHS aangemeld moeten worden. Mevr. P. Kortekaas merkt op dat er eigenlijk op de website een soort platform moet komen voor activiteiten zodat alle leden kunnen zien waar wat te doen is en hoe ze daaraan mee kunnen doen. Ook op Facebook promoten helpt om deelnemers te krijgen. Bij alleen maar platte tekst worden mensen niet enthousiast. De berichten moeten wel wat opgeleukt worden. Ook moet er een concreet plan liggen met data erbij zodat het gelijk duidelijk is wat de bedoeling is. Mevr. H. vd Koppel vraagt zich af of de vergaderingen niet wat aantrekkelijker gemaakt kunnen worden zodat er meer leden op af komen. Er zal gekeken worden of er bij de volgende vergadering een activiteit/informatief gebeuren na de pauze geregeld kan worden. Door mevr. E. Sybrandy wordt nog genoemd: bijwonen van de training van de paarden voor prinsjesdag. Mevr. N. Leistra oppert nog om aan te sluiten bij de activiteiten die het KWPN regelmatig organiseert. 9. Contributie structuur Tijdens het Regio-Kring overleg is ook naar voren gekomen dat er eigenlijk een meer eenduidig verdienmodel binnen de drie kringen moet komen. De onderlinge verschillen zijn nu wel heel erg groot. Kring de Drie Stromen vraagt 1,- per verenigingslid 4

5 Kring Tusken Waad en Klif vraagt 8,- per startpashouder Kring Noord Oost Friesland vraagt 2,50 per startpas met een max van 10,- Om het financieel te kunnen bekostigen zal er voor Kring de Drie Stromen een contributie verhoging aan komen. Dit zal op de komende voorjaarsvergadering besloten worden. Mevr. ten Hoor merkt op dat de andere kringen weliswaar een hogere contributie hebben maar ook kringwedstrijden hebben. Dat klopt maar op die kringwedstrijden moet gewoon startgeld betaald worden. De vraag is echter, wat betaal je en wat krijg je er voor. Het plan is om dit duidelijk op papier te zetten met de drie kringen, want nu is het niet met elkaar te vergelijken. Dhr. A. de Haan is van mening dat wij als kring niets te doen hebben met de financiën van de andere kringen, wij moeten zelf de begroting kloppend houden, en als er verlies geleden wordt moet de contributie omhoog, los van het feit wat de andere kringen doen. Dit is natuurlijk waar maar Nieseline geeft aan dat er toch gekeken gaat worden naar hoe dit toch meer gelijk getrokken kan gaan worden. Camiel vult aan dat de kring bij de activiteiten misschien best wat financiële steun wil geven maar dan moet er wel wat reserve zijn, dat is met de contributie van 1,- niet het geval. Mevr. S. Minnema geeft aan dat als zij met de vereniging activiteiten organiseren dit kostendekkend wordt gemaakt door de deelnemers. Leden die niet mee doen hoeven hier ook niet voor te betalen. Camiel gaat hierop in door te zeggen dat de Kring met haar activiteiten eigenlijk een totaal pakket aanbiedt en dat het niet mogelijk is om daar dan dingen uit te laten zodat je minder hoeft te betalen. 10. Vaststellen datum volgende vergadering 23 maart Rondvraag Dhr. H.J. Veenstra vraagt zich af of het een idee is om voor de selectiewedstrijd één goed terrein binnen onze kring aan te wijzen, van elke vereniging 1 of 2 leden te vragen voor de organisatie en dat het Kringbestuur de wedstrijdleiding is. Zo blijven de kosten laag en kan evt tegoed wat overblijft van de startgelden terug in de kas van de kring. Dhr. A. de Haan merkt op dat er geen tegoed is, er wordt alleen maar verlies gedraaid op de selectiewedstrijden en niemand wil het nog organiseren. Nieseline is het hier niet mee eens. De organisaties van afgelopen jaar waren zeker niet negatief. Mevr. ten Hoor geeft aan dat de wedstrijd nou regio breed is ipv kring breed dus nu moet het zeker financieel wel uitkunnen. Nieseline geeft aan dat het kringbestuur genoeg te doen heeft en liever niet als wedstrijdleiding optreed. Mocht het dit jaar niet lukken om een geschikt terrein te vinden dan nemen TWK en NOF in 2017 de organisatie op zich. Wij zijn dan in 2018 aan de beurt. Mevr. Hilverda zou graag de powerpoint presentatie van vanavond toe g d krijgen. Sanne zal hiervoor zorgen. 12. Sluiting Nieseline sluit om de vergadering 5