Privacy Reglement Verwerkingspecificatie. In het kader van terugdringen VSV Lerende Regio Arnhem e.o.

Transcriptie

1 Privacy Reglement Verwerkingspecificatie In het kader van terugdringen VSV Lerende Regio Arnhem e.o.

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Doel van dit document 1.2 Doelgroep 2. Organisatie(s) Visie, ambitie, doelen van de LRA Verantwoordelijke in het kader van Wbp Proces & ICT Proces Systemen aanlevering Leerlinggegevens Systemen Intergrip Communicatie / Interfaces Dienstverleners Bewerker Verwerking Doeleinden Gegevens vanuit Voortgezet Onderwijs Gegevens uit Middelbaar Beroeps Onderwijs Gegevens tem behoeve van het Digitaal Doorstroom Dossier (DDD) Gegevens tem behoeve van de Uitval en Switch Monitor Gegevens in Intergrip Grondslag(en) voor de verwerking Nakomen wettelijke verplichting door de verantwoordelijke Gerechtvaardigd belang in relatie tot huidige wet- en regelgeving Samenvatting Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 2 van 23

3 1. INLEIDING 1.1 Doel van dit document Dit document dient om inzicht te geven in de verwerking van persoonsgegevens als gevolg van het terugdringen Voortijdig School Verlaters (VSV) in de Lerende Regio Arnhem e.o. Hiertoe worden de relevante organisatie-opzet, de proces- en ICT-componenten, de Bewerker en overige dienstverleners rondom de verwerking en verwerkingen zelf op hoofdlijnen beschreven. Daarnaast beschrijft dit document de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het terugdringen van VSV in termen van een aantal eisen die vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) worden gesteld, namelijk: - V3 Doelbinding & bewaartermijnen - V4 Kwaliteit & proportionaliteit - V5 Rechtmatige grondslag 1.2 Doelgroep Dit document is primair bedoeld voor medewerkers die werkzaam zijn binnen de betrokken organisaties en instellingen van de LRA en inzicht dienen te hebben in de bedrijfsprocessen, de organisatie, de ICT, de gegevensverwerking en de raakvlakken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van terugdringen VSV. Daarnaast kan dit document gebruikt worden voor afstemming met het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) en/of derden om inzicht te geven in de details van de verwerking en de wijze waarop voldaan wordt aan de eisen uit de Wbp. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 3 van 23

4 2. ORGANISATIE(S) Organisatie regionale VSV onderwijsprogramma s Organisatiestructuur van het samenwerkingsverband LRA. Bestuurlijk Platform Dagelijks Bestuur Programmamanagement Interne LRA-coördinatoren LRA-Projectleiders Organogram: (Bestuurlijk Platform, 26 november 2009, bijgesteld juni 2012) 2.1 Visie, ambitie en doelen van het samenwerkingsverband LRA Visie De Lerende Regio Arnhem (LRA) is een sterk samenwerkingsverband van scholen voor Vmbo en Mbo in de Arnhemse regio. In deze Lerende Regio Arnhem staat centraal: het leren van leerlingen in het voorbereidende en middelbare beroepsonderwijs (in ruime zin), met het doel om alle leerlingen optimaal voor te bereiden op, resp. op te leiden voor een beroep en een plaats op de arbeidsmarkt. Alleen gezamenlijk kunnen Vmbo en Mbo dat doel realiseren. Daarvoor is het van belang dat de verschillende partners elkaar goed kennen, samenwerken en willen leren van elkaar. De LRA richt zich op de leerloopbaan van elke Vmbo-er tot kwalificatie op niveau 2 (startkwalificatie), 3 of 4. Het idee (en de overtuiging) is dat de (v)mbo-leerling/student gebaat is bij de samenwerking tussen de scholen: er is leerwinst te behalen. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 4 van 23

5 In de visie van de LRA-partners betekent dat: We bieden kwalitatief goed onderwijs op Vmbo en op Mbo met hoog (leer)rendement. We leren onze leerlingen/studenten te reflecteren op hun leerloopbaan, waarbij het maken van keuzes (sector, leerweg, niveau, opleiding, school, baan) en de gevolgen daarvan centraal staan. We voorkómen voortijdig schooluitval: elke leerling wordt door ons (pro-actief) gestuurd en ondersteund bij het behalen van minimaal een startkwalificatie, ook als daarvoor extra zorg en begeleiding nodig zijn. We kennen de regionale arbeidsmarkt en stemmen ons opleidingsaanbod daarop af. Ambitie Binnen de LRA haalt elke Vmbo-leerling en afstromende Havo- 4 leerling - een diploma op niveau 2, 3 of 4, met alle daarmee geboden kansen op de (regionale) arbeidsmarkt. Het is de ambitie van de LRA om elke leerling, die in een van de aangesloten scholen voor Vmbo (en Havo) onderwijs volgt, probleemloos de overstap naar het Mbo te laten maken en om hem of haar op niveau 2, 3 of 4 te diplomeren en te begeleiden naar een plek op de (regionale) arbeidsmarkt, dan wel naar het Hbo. Daartoe levert het Vmbo (Havo-4) leerlingen op het juiste kwaliteitsniveau (kennis, kunde, houding) af, zorgt samen met het Mbo voor een probleemloze overstap en zorgt het Mbo voor een juiste opleidingsplaats en een doelgerichte begeleiding. Belangrijk onderdeel van de ambitie is het structureel verbeteren van de aansluiting van het regionale Vmbo op het regionale Mbo: effectieve loopbaanoriëntatie en begeleiding. Met deze ambitie verbindt de LRA zich met de (landelijke) vsv-doelstelling: in de LRA hebben we de laagst mogelijke (voortijdige) schooluitval. Programma De LRA houdt zich bezig met het realiseren van de ambitie en de gestelde doelen door (geformaliseerd) samen te werken op zowel bestuurlijk, management- als onderwijsuitvoerend niveau. De bestuurders zijn verantwoordelijk voor het legitimeren van de samenwerking en de beleidskaders. De managers hebben de opdracht om de operationele realisatie te faciliteren. De (onderwijs)uitvoerenden (intakers, docenten, mentoren, studieloopbaanbegeleiders e.d.) zijn onmisbaar voor de realisatie van het programma in de werkelijkheid van alledag. Het programma wordt vormgegeven en geïmplementeerd door: Overleg en kennisuitwisseling in netwerken (zoals algemeen bestuur, directieberaad en interne LRA-coördinatoren); Uitvoering van (school overstijgende) projecten en activiteiten. NB Onder de deelnemende besturen vallen ook een drietal zgn. PRO-scholen. Formeel horen deze PRO-scholen niet tot de doelgroep van de LRA (vmbo-mbo), maar om praktische redenen nemen de PRO-scholen deel aan enkele voorzieningen van de LRA (Sluitende Keten) en aan enkele projecten (verzuimproject vo). Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 5 van 23

6 2.2 Verantwoordelijken in het kader van Wbp De Lerende Regio Arnhem e.o. heeft er in het kader van de Wbp voor gekozen de leden van het bestuurlijk platform aan te wijzen als verantwoordelijken. De voorzitter van LRA, de heer Ir. M. A. Mittelmeijer RI, voorzitter van het Bestuurlijk Platform van de Lerende Regio Arnhem e.o., zal namens de verantwoordelijken de diverse documenten ondertekenen. Deelnemende scholen en bestuurders Organisatie Christelijke Onderwijs Groep Stichting De onderwijsspecialisten De Radar Stichting Dorenweerd College AOC Groenhorst College Helicon Opleidingen Stichting Regionale Scholengroepgemeenschap Het Rhedens Scholengroep Over- en Midden Betuwe De samenwerkingsstichting Voortgezet Onderwijs Overbetuwe, Arnhem, Renkum en Liemers Stichting Regionaal Opleiding Centrum Rijn IJssel College Bestuurder Toine Schinkel Wim Ludeke Jan Lindemulder Rex Couzijn Jacolien Spijkerboer Anke Visser Jos Cremers Harry Grimmius Marc Mittelmeijer Kitty Oirbons Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 6 van 23

7 3 PROCES & ICT 3.1 Proces De volgende visualisatie geeft weer hoe het proces wordt uitgevoerd voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van het terugdringen van VSV in regio Arnhem e.o Systemen aanlevering Leerlinggegevens De gegevens die door de instellingen worden gebruikt in het kader van het terugdringen van VSV komen vanuit de leerlingadministratie van de eigen instelling. De doelgroep betreft de gegevens van de leerlingen die in het laatste schooljaar zitten dan wel zich hebben ingeschreven voor een vervolgopleiding bij het middelbaar beroepsonderwijs (vanaf nu: MBO). Van deze doelgroep wordt vanuit de eigen administratie van het VO en het MBO een aparte verzameling (bestand) gemaakt. Dit bestand wordt gebruikt om via een beveiligde lijn over het Internet een upload te doen van de gegevens naar de Intergrip database. Nadat vastgesteld is dat de upload succesvol is geweest, wordt het bestand na maximaal 1 jaar vernietigd. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 7 van 23

8 3.3 Systemen Intergrip Intergrip bestaat uit een database met leerlinggegevens. Rond deze database is een applicatie gebouwd die interactie ondersteunt met de instellingen die toegang hebben gekregen tot deze database. De database wordt initieel gevuld met de verzameling van gegevens van leerlingen die in het laatste jaar van een voortgezet onderwijs opleiding zitten (VMBO) dan wel zich hebben geregistreerd voor een vervolgopleiding op het MBO. De vulling gebeurt door het geuploade bestand met gegevens te converteren naar de database. De database wordt aangevuld met informatie die vanuit het MBO komt en betrekking heeft op informatie van registratie van een leerling en leerwegkeuze. Het bestand met de geuploade gegevens wordt na maximaal 1 jaar vernietigd De gegevens blijven maximaal 2 jaar in de database aanwezig (na overstap). 3.4 Communicatie / Interfaces De volgende interfaces worden toegepast voor data-uitwisseling tussen de instellingen en de Intergrip applicatie: 1. Voor de aanlevering van gegevens vanuit de instellingen in het voortgezet onderwijs (VO): 2. Voor de aanlevering van gegevens vanuit de instellingen in het middelbaar beroepsonderwijs (MBO): * In plaats van [jaar] dient het jaartal te worden ingegeven waarin de overstap plaats gaat vinden. De aanlevering van de gegevens gaat in beide gevallen via het https protocol. HTTPS bestaat uit twee onderdelen: 1) Eerst wordt de beveiligde verbinding opgezet: tussen de browser en de server wordt gekeken of de verbinding volgens de instelling van een SSL certificaat verloopt (Secure Sockets Layer). Dit wordt de handshake genoemd. 2) De informatie van het formulier wordt daarna versleuteld in de browser, gaat vervolgens versleuteld over de lijn en wordt tot slot ontsleuteld op de webserver. Dit geldt ook voor de antwoorden van de webserver naar de bezoeker. Doordat de informatie onderweg versleuteld is kan deze als het onderweg onderschept zou worden niet ontsloten worden. De sleutels die nodig zijn voor de versleuteling en ontsleuteling worden (in de handshake) meegestuurd tussen de browser en het SSL certificaat van de server. Dit servercertificaat wordt uitgegeven voor een specifiek domein en een uniek IP-adres. Daardoor is het niet mogelijk om hetzelfde certificaat na te bootsen op een ander domein of IP-adres. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 8 van 23

9 4 DIENSTVERLENERS 4.1 Bewerker Een bewerker is volgens het Cbp: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Een ingeschakelde bewerker is eveneens onderworpen aan het Privacy Reglement. Zijn verplichtingen zijn vastgelegd in de met de bewerker gesloten Bewerkersovereenkomst. In het kader van de verwerking van persoonsgegevens als gevolg van het terugdringen van VSV wordt de volgende organisatie als Bewerker aangemerkt in de zin van de Wbp: Intergrip BV Newtonstraat HP Veenendaal Met deze bewerker wordt een separate bewerkersovereenkomst gesloten. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 9 van 23

10 5 VERWERKING De definitie van verwerking volgens het Cbp: Onder verwerking van persoonsgegevens wordt verstaan: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. En over persoonsgegevens zegt het Cbp het volgende: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. In de hierna volgende paragrafen wordt gedetailleerd aangegeven welke gegevens in het kader van het terugdringen van VSV worden verwerkt, hoe lang deze worden bewaard en in welke systemen deze worden opgeslagen. 5.1 Doeleinden De verantwoordelijken verrichten de volgende handelingen om het doel van het terugdringen van VSV in de regio na te streven: 1. Registreren, aanvullen en verstrekken van in- en uitschrijvingsinformatie over vervolgkeuze(s) van leerplichtigen in de regio Arnhem e.o. 2. Kenmerken en uitvoeren warme overdracht. Beide worden hieronder kort toegelicht: Registreren, aanvullen en verstrekken van in- en uitschrijfinformatie Het VMBO registreert de persoonsgegevens in hun leerlingvolgsysteem en op basis van het burgerservicenummer (BSN) worden de gegevens van de overstapleerlingen aangeleverd aan Intergrip waarna deze in de applicatie worden ingelezen. Het gaat om de persoonsgegevens van alle laatstejaarsleerlingen van het betreffende VMBO en indien van toepassing overige leerlingen van een andere opleiding in de VO-instelling (bijvoorbeeld: HAVO) die vanwege de Leerplichtwet een keuze voor een vervolgopleiding dienen te maken. Het MBO vult persoonsgegevens aan met de status van de belangstelling en / of inschrijving voor een bepaalde vervolgopleiding of beroepsleerweg. Het MBO voert deze activiteiten uit in haar eigen leerlingvolgsysteem. Middels een automatische export worden de gegevens ingelezen in de applicatie Intergrip. Het VMBO kan op basis van de registratie leerplichtigen identificeren die nog geen keuze hebben gemaakt en/of nog niet in behandeling zijn bij het MBO of leerplicht. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 10 van 23

11 Uitvoeren van warme overdracht Risico leerlingen worden als zodanig geïdentificeerd door het VMBO. Voor deze categorie wordt door het VMBO persoonlijke begeleiding en overdracht gegeven bij de overgang naar het vervolgonderwijs. Dit houdt onder meer in dat het dossier van de leerling op aangeven van het VO persoonlijk wordt besproken met de verantwoordelijke van het vervolgonderwijs. 5.2 Gegevens vanuit Voortgezet Onderwijs Tabel 1 geeft de gegevens aan die verwerkt worden vanuit het VO: Voortgezet Onderwijs # Veld Voorbeeld 1 BRINnummer 12ab34 2 Schoolnaam Vader Rijn 3 ECT of ILT Klas zt4b 5 Leerjaar 4 6 BSN ON (= onderwijsnummer) Achternaam Klaassen 9 Roepnaam Jan 10 Voorvoegsels van der 11 Voorletters JH 12 Geboortedatum 11 mei Geslacht m 14 Straat, huisnummer en toevoeging Zeester 21a 15 Postcode 3572VN 16 Woonplaats Utrecht 17 Gemeente Utrecht 18 Telefoonnummer e Telefoonnummer adres j.vd.k@zap.nl Tabel 1 Gegevens VO Doelbinding & Bewaartermijn Voor de verwerking van deze gegevens wordt binnen de instellingen van het VO een bestand aangemaakt. Dit bestand wordt gebruikt om de upload uit te voeren naar de Intergrip software. De herkomst van de gegevens in het bestand is de leerlingadministratie van de instelling waar de leerling in het laatste jaar onderwijs volgt. Zodra de subset van leerlingen die in het laatste jaar zitten is vastgelegd in dit bestand volgt de verdere verwerking van deze gegevens in een gesloten systeem. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 11 van 23

12 Alle verdere handelingen ten aanzien van deze gegevens zijn specifiek gericht op de gemelde doeleinden; de processen en applicaties zijn specifiek voor dat doel gebouwd. Er is dan ook sprake van een optimale doelbinding vanaf het moment dat de gegevens verzameld zijn voor upload. De bewaartermijn van het VO-bestand is maximaal 1 jaar. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het terugdringen van VSV is om gedurende het laatste jaar leerlingen in het VMBO te volgen en te faciliteren in de overstap naar het vervolgonderwijs. De periode waarin dit doel wordt uitgevoerd is van november van een kalenderjaar t/m oktober van het volgende kalenderjaar. De aanmaak van het bestand bij het VO vindt plaats aan het begin van deze periode waarmee een bewaartermijn van maximaal 1 jaar in overeenstemming is met het doel. Kwaliteit & Proportionaliteit De kwaliteit van de gegevens is door het beheer van de leerlingadministratie maximaal geborgd. Na abstractie uit de leerlingadministratie wordt kwaliteit geborgd doordat: a. een mutatie in de leerlingadministratie ook kan worden verwerkt in de VSV gegevens; b. een betrokkene rechten heeft op correctie en verwijdering De gegevens in voorgaande tabel zijn proportioneel met het doel. Om in staat te zijn een leerling te identificeren is een BSN of een Onderwijsnummer nodig. De instellingen in het Voortgezet Onderwijs zijn wettelijk bevoegd tot het gebruik van het persoonsgebonden nummer (BSN). Dit gebruik is geregeld in de Wet op het Voortgezet Onderwijs, artikel 103b. Met name lid 5 en lid 7 van dit artikel gaan in op het gebruik van BSN in de afstemming met gemeente (in het kader van de Leerplichtwet) en andere scholen (in het kader van in- en uitschrijving van een leerling). Naast de identificatie zijn de volledige NAW-gegevens van de leerling benodigd alsmede de wijze waarop de leerling bereikt kan worden. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 12 van 23

13 5.3 Gegevens uit Middelbaar Beroeps Onderwijs Tabel 2 geeft aan de gegevens die verwerkt worden vanuit het MBO: Middelbaar Beroepsonderwijs: # Veld Voorbeeld 1 BSN Naam Pietersen 3 Status Definitief 4 Crebo Sector/Domein Techniek 6 Opleiding Sport en bewegen 7 Leerweg BOL 8 Niveau Niveau 2 9 Locatie Den Helder 10 MBO contactpersoon Ankie van Binsbergen Tabel 2 Gegevens MBO Doelbinding & Bewaartermijn Voor de verwerking van deze gegevens wordt binnen de instellingen van het MBO een bestand aangemaakt. Dit bestand wordt gebruikt om de upload uit te voeren naar de Intergrip software. De herkomst van de gegevens in het bestand is de leerlingadministratie van de instelling waar de leerling belangstelling voor heeft of zich voor ingeschreven heeft. Zodra de belangstelling en inschrijving in dit bestand is opgenomen, volgt de verdere verwerking van deze gegevens via een gesloten systeem. Alle verdere handelingen ten aanzien van deze gegevens zijn specifiek gericht op de gemelde doeleinden; de processen en applicaties zijn specifiek voor dat doel gebouwd. Er is dan ook sprake van een optimale doelbinding vanaf het moment dat de gegevens verzameld zijn voor upload. De maximale bewaartermijn van dit bestand bij het MBO is 1 jaar. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van terugdringen VSV is om gedurende het laatste jaar leerlingen in het VMBO te volgen en te faciliteren in de overstap naar het vervolgonderwijs. De periode waarin dit doel wordt uitgevoerd is van november van een kalenderjaar t/m oktober van het volgende kalenderjaar. De aanmaak van het bestand bij het MBO vindt plaats tussen 1 februari en 30 oktober van een kalenderjaar zodat een bewaartermijn van maximaal 1 jaar in overeenstemming is met het doel. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 13 van 23

14 Kwaliteit & Proportionaliteit De kwaliteit van de gegevens is door het beheer van de leerlingadministratie maximaal geborgd. Na abstractie uit de leerlingadministratie wordt kwaliteit geborgd doordat: a. een mutatie in de leerlingadministratie ook kan worden verwerkt in de VSV gegevens; b. een betrokkene rechten heeft op correctie en verwijdering De gegevens uit voorgaande tabel zijn proportioneel met het doel. Om in staat te zijn een leerling te identificeren is een Onderwijsnummer of een BSN nummer nodig. De instellingen in het MBO zijn wettelijk bevoegd tot het gebruik van het persoonsgebonden nummer (BSN). Dit gebruik is geregeld in de Wet Educatie en Beroepsonderwijs, artikel 2.5.5a. Met name lid 5 en lid 9 van dit artikel gaan in op het gebruik van BSN in de afstemming met gemeente (in het kader van de Leerplichtwet) en andere scholen (in het kader van in- en uitschrijving van een leerling). Naast de identificatie zijn de volledige NAW-gegevens van de leerling benodigd alsmede de wijze waarop de leerling bereikt kan worden. 5.4 Gegevens ten behoeve van Loopbaanorientatie (LOB) Om de leerling op het VMBO (3 en 4) goed te kunnen begeleiden is het voor het VMBO van belang dat zicht is op de oriëntatiemomenten die een leerling heeft gehad. In de LOB module van Intergrip wordt vastgelegd welke leerling welke oriëntatie heeft gehad op welk moment. Registratie in de LOBmodule is gebaseerd op toestemming van de ouder/voogd. In het kader van LOB wordt gewerkt met een doorstroomdossier. Dit maakt onderdeel uit van het LOB-traject. Zodra dit in een digitale vorm gegoten gaat worden, zal Intergrip de transitie van Vo naar Mbo verzorgen via de Portal. Samenstelling en verwerking van de inhoud van het digitaal dossier vallen onder de privacyprotocollen van de betrokken onderwijsinstellingen. Doelbinding & Bewaartermijn De doelbinding wordt gehandhaafd doordat LOB een aparte module is binnen Intergrip. In het systeem wordt toestemming leerling afgedwongen. De gegevens worden alleen gebruikt om de leerlingen optimaal te kunnen begeleiden om een juiste keuze te maken in de overstap naar de vervolgopleiding. De bewaartermijn bedraagt voor leerlingen van 3 VMBO en voor leerlingen van 4 VMBO 2 jaar na de overstap, hierbij geldt als jaar een schooljaar. Kwaliteit & Proportionaliteit De kwaliteit van de gegevens is door het beheer van de leerling zelf i.s.m. decaan/mentor maximaal geborgd. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 14 van 23

15 5.5 Gegevens ten behoeve van de Uitval en Switch Monitor Tabel 3 geeft aan de gegevens die verwerkt worden vanuit het VMBO en de leerling: Eisen bronbestand MBO - Leerlingen definitief ingeschreven vanaf 1/8/20xx t/m 15/10/20xx - Niet op MBO locatie eigen regio gezeten voor 1/8/20xx - Aangemeld vanaf 1/9/20xx (ivm vroege aanmeldingen) Veld Gegevens leerling BSN Achternaam Voorvoegsel Roepnaam Geslacht Geboortedatum Vooropleiding Omschrijving vooropleiding Categorie vooropleiding Diploma ja/nee Datum diploma School vooropleiding Gegevens MBO-opleiding Crebo Opleiding Sector / College / Cluster Leerweg Niveau Begindatum Datum aanmelding Status van inschrijving Intensiteit Locatie(code) Cohort Extraneus (examendeelnemer) Gegevens uitstroom Reden van uitschrijving Reden hoofdcategorie uitschrijving Einddatum Tabel 3 Gegevens MBO Doelbinding & Bewaartermijn Voor de verwerking van deze gegevens wordt binnen de instellingen van het MBO een bestand aangemaakt. Dit bestand wordt gebruikt om de upload uit te voeren naar de Intergrip software. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 15 van 23

16 De herkomst van de gegevens in het bestand is de leerlingadministratie van de instelling waar de leerling belangstelling voor heeft of zich voor ingeschreven heeft. Zodra de belangstelling en inschrijving in dit bestand is opgenomen, volgt de verdere verwerking van deze gegevens via een gesloten systeem. Alle verdere handelingen ten aanzien van deze gegevens zijn specifiek gericht op de gemelde doeleinden; de processen en applicaties zijn specifiek voor dat doel gebouwd. Er is dan ook sprake van een optimale doelbinding vanaf het moment dat de gegevens verzameld zijn voor upload. De maximale bewaartermijn van dit bestand bij het MBO is 2 jaar. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van terugdringen VSV is om leerlingen in het VMBO te volgen en te faciliteren in de overstap naar het vervolgonderwijs. De periode waarin dit doel wordt uitgevoerd is van november van een kalenderjaar t/m oktober van het volgende kalenderjaar. De aanmaak van het bestand bij het MBO vindt plaats tussen 1 februari en 30 oktober van een kalenderjaar. Kwaliteit & Proportionaliteit De kwaliteit van de gegevens is door het beheer van de leerlingadministratie maximaal geborgd. Na abstractie uit de leerlingadministratie wordt kwaliteit geborgd doordat: a. een mutatie in de leerlingadministratie ook kan worden verwerkt in de VSV gegevens; b. een betrokkene rechten heeft op correctie en verwijdering De gegevens uit voorgaande tabel zijn proportioneel met het doel. Om in staat te zijn een leerling te identificeren is een Onderwijsnummer of een BSN nummer nodig. De instellingen in het MBO zijn wettelijk bevoegd tot het gebruik van het persoonsgebonden nummer (BSN). Dit gebruik is geregeld in de Wet Educatie en Beroepsonderwijs, artikel 2.5.5a. Met name lid 5 en lid 9 van dit artikel gaan in op het gebruik van BSN in de afstemming met gemeente (in het kader van de Leerplichtwet) en andere scholen (in het kader van in- en uitschrijving van een leerling). Naast de identificatie zijn de volledige NAW-gegevens van de leerling benodigd alsmede de wijze waarop de leerling bereikt kan worden. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 16 van 23

17 5.6 Gegevens in Intergrip In Intergrip worden geen additionele gegevens toegevoegd dan de beschreven gegevens in de twee vorige paragrafen. De gegevens binnen het Intergrip domein zijn de verzamelde gegevens uit sectie 5.2 en sectie 5.3. Tevens zijn de verwerkingseisen met betrekking tot Kwaliteit & Proportionaliteit geborgd in de vorige secties. Derhalve worden de gegevens en eisen in deze sectie niet opnieuw beschreven. Doelbinding & Bewaartermijn Binnen het Intergrip domein worden de gegevens op twee wijzen opgeslagen: Opslag Aangeleverde files vanuit VO en MBO Gegevens in de Intergrip database Bewaartermijn 1 jaar 2 jaar (na overstap) De aangeleverde bestanden worden geïmporteerd in de Intergrip database. De bewaartermijn voor de aangeleverde bestanden is maximaal 1 jaar. Zodra de gegevens verwerkt zijn in de Intergrip database worden die gegevens in de database maximaal twee jaar bewaard. Gedurende het overgangsjaar is er inzicht in de database voor het uitvoeren van het doel van de verwerking, daarna worden de gegevens nog 1 jaar extra bewaard voor eventuele nazorg, navraag of historie. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 17 van 23

18 6 GRONDSLAG(EN) VOOR DE VERWERKING Als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens dient een keuze te worden gemaakt uit de door de Wbp toegestane grondslagen: Artikel 8, Wbp: Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien: a. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend; b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst; c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is; d. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene; e. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt, of f. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert. Voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het terugdringen van VSV worden de volgende grondslagen gebruikt: 1. De betrokkene heeft voor het LOB zijn ondubbelzinnige toestemming gegeven. 2. De gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is (Artikel 8, sub c, Wbp); 3. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert (Artikel 8, sub f, Wbp) In de volgende paragrafen wordt onderbouwd op basis waarvan deze grondslagen toepasselijk worden geacht. 6.1 Nakomen wettelijke verplichting door de verantwoordelijke Ten aanzien van de verzameling van persoonsgegevens op een instelling voor onderwijs in het Voortgezet Onderwijs en in het Middelbaar Beroeps Onderwijs geldt dat hiervoor bij wet geregeld is dat deze persoonsgegevens mogen worden verwerkt door deze instellingen. BSN Nummer: De instellingen in het Voortgezet Onderwijs zijn wettelijk bevoegd tot het gebruik van het persoonsgebonden nummer (BSN). Dit gebruik is geregeld in de Wet op het Voortgezet Onderwijs, artikel 103b. Met name lid 5 en lid 7 van dit artikel gaan in op het gebruik van BSN in de afstemming met gemeente (in het kader van de Leerplichtwet) en andere scholen (in het kader van in- en uitschrijving van een leerling). Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 18 van 23

19 De instellingen in het MBO zijn wettelijk bevoegd tot het gebruik van het persoonsgebonden nummer (BSN). Dit gebruik is geregeld in de Wet Educatie en Beroepsonderwijs, artikel 2.5.5a. Met name lid 5 en lid 9 van dit artikel gaan in op het gebruik van BSN in de afstemming met gemeente (in het kader van de Leerplichtwet) en andere scholen (in het kader van in- en uitschrijving van een leerling). Leerlinggegevens: Wet op het Voortgezet Onderwijs, Artikel 27b. Te verstrekken gegevens bij toelating 1. Onverminderd bij algemene maatregel van bestuur gegeven voorschriften met betrekking tot de in- en uitschrijving van leerlingen, vindt toelating van een leerling als bedoeld in artikel 27 slechts plaats nadat door de ouders, voogden of verzorgers of, indien de leerling meerderjarig is, door de leerling de gegevens betreffende de geslachtsnaam, de voorletters, de geboortedatum, het geslacht en het persoonsgebonden nummer van de leerling zijn overgelegd. Indien door de ouders, voogden of verzorgers of, indien de leerling meerderjarig is, door de leerling aannemelijk wordt gemaakt dat geen persoonsgebonden nummer van de leerling kan worden overgelegd, vindt de toelating plaats met inachtneming van het derde lid. 2. De in het eerste lid bedoelde gegevens worden overgelegd door middel van een van overheidswege verstrekt document dan wel een door een andere school of een school of instelling voor ander onderwijs verstrekt bewijs van uitschrijving, waarin de desbetreffende gegevens zijn opgenomen. 3. Indien door de ouders, voogden of verzorgers of, indien de leerling meerderjarig is, door de leerling aannemelijk wordt gemaakt dat geen persoonsgebonden nummer van de leerling kan worden overgelegd, meldt het bevoegd gezag binnen twee weken na het besluit tot toelating aan Onze Minister de beschikbare gegevens van de leerling, bedoeld in het eerste lid, alsmede zijn adres en woonplaats en, indien aanwezig, het leerlingadministratienummer. 4. Onze Minister verstrekt binnen acht weken na ontvangst van de melding, bedoeld in het derde lid, aan het bevoegd gezag het burgerservicenummer van de leerling, dan wel, indien is gebleken dat hem niet van overheidswege een burgerservicenummer is verstrekt, het onderwijsnummer van de leerling. Het onderwijsnummer is een door Onze Minister uitgegeven en aan de leerling toegekend persoonsgebonden nummer. 5. Het bevoegd gezag neemt de in het eerste en vierde lid bedoelde gegevens op in de leerlingenadministratie van de school. 6. Indien aan een leerling een onderwijsnummer is toegekend en het bevoegd gezag daarna de beschikking krijgt over zijn burgerservicenummer, neemt het bevoegd gezag dit burgerservicenummer terstond als persoonsgebonden nummer op in de leerlingenadministratie van de school in de plaats van het onderwijsnummer. Het bevoegd gezag meldt deze wijziging binnen twee weken aan Onze Minister onder opgave van het burgerservicenummer en het onderwijsnummer van de leerling. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 19 van 23

20 Wet Educatie en Beroepsonderwijs, Artikel 8.1.1a. Te verstrekken gegevens bij inschrijving 1. De inschrijving bij een instelling, bedoeld in artikel 8.1.1, vindt slechts plaats nadat door de deelnemer of, indien deze minderjarig is, door de ouders, voogden of verzorgers de gegevens betreffende de geslachtsnaam, de voorletters, de geboortedatum, het geslacht en het persoonsgebonden nummer van de deelnemer zijn overgelegd. Indien door de deelnemer of, indien deze minderjarig is, door de ouders, voogden of verzorgers aannemelijk wordt gemaakt dat geen persoonsgebonden nummer van de deelnemer kan worden overgelegd, vindt de inschrijving plaats met inachtneming van het derde lid. 2. De in het eerste lid bedoelde gegevens worden overgelegd door middel van een van overheidswege verstrekt document dan wel een door een andere school of een school of instelling voor ander onderwijs verstrekt bewijs van uitschrijving, waarin de desbetreffende gegevens zijn opgenomen. 3. Indien door de deelnemer of, indien deze minderjarig is, door de ouders, voogden of verzorgers aannemelijk wordt gemaakt dat geen persoonsgebonden nummer van de leerling kan worden overgelegd, meldt het bevoegd gezag binnen twee weken na het besluit tot inschrijving aan Onze Minister de beschikbare gegevens van de deelnemer, bedoeld in het eerste lid, alsmede zijn adres en woonplaats en, indien aanwezig, het leerlingadministratienummer. 4. Onze Minister verstrekt binnen acht weken na ontvangst van de melding, bedoeld in het derde lid, aan het bevoegd gezag het burgerservicenummer van de deelnemer, dan wel, indien is gebleken dat hem niet van overheidswege een burgerservicenummer is verstrekt, het onderwijsnummer van de deelnemer. Het onderwijsnummer is een door Onze Minister uitgegeven en aan de deelnemer toegekend persoonsgebonden nummer. 5. Het bevoegd gezag neemt de in het eerste en vierde lid bedoelde gegevens op in de administratie van de instelling. 6. Indien aan een deelnemer een onderwijsnummer is toegekend en het bevoegd gezag daarna de beschikking krijgt over zijn burgerservicenummer, neemt het bevoegd gezag dit burgerservicenummer terstond als persoonsgebonden nummer op in de administratie van de instelling in de plaats van het onderwijsnummer. Het bevoegd gezag meldt deze wijziging binnen twee weken aan Onze Minister onder opgave van het burgerservicenummer en het onderwijsnummer van de deelnemer. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 20 van 23

21 6.2 Gerechtvaardigd belang in relatie tot huidige wet- en regelgeving T.a.v. de huidige geldende wet- en regelgeving wordt verwezen naar de Uitvoeringsregeling Bestrijding Voortijdig SchoolVerlaten (VSV) van 10 september 2008, nr. VSV/ In deze uitvoeringsregeling wordt bepaald dat instellingen nader omschreven gegevens dienen te verwerken c.q. aan te leveren. VSV/51122, Artikel 4. Doel Het doel van deze regeling is: a. het verstrekken van subsidie met het oog op het realiseren van een landelijke vermindering van het aantal nieuwe voortijdig schoolverlaters van tenminste 40% in het schooljaar ten opzichte van het schooljaar , en b. afspraken die gemaakt gaan worden voor de nieuwe convenantsperiode van 2012 en verder. De exacte invulling hiervan is op het moment van het opleveren van deze verwerkingspecificatie nog niet bekend en wordt vanaf september 2012 vormgegeven; c. het geven van uitvoeringsvoorschriften ter zake van de regionale meld- en coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten, waaronder het vaststellen van de daarvoor beschikbare budgetten. Artikel 27. Gegevens betreffende de meldplicht aan gemeenten In bijlage F bij deze regeling zijn de gegevens opgenomen die het bevoegd gezag ten minste opneemt in de opgave, bedoeld in artikel 28, eerste lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs, artikel 8.1.8, eerste lid, van de Wet educatie en beroepsonderwijs dan wel artikel 47a, eerste lid, van de Wet op de expertisecentra. Bijlage F bepaalt vervolgens: Gegevens VO-scholen en BVE-instellingen 1.Naam contactpersoon bij VO-school of BVE-instelling. 2.Persoonsgebonden nummer van de leerling of deelnemer zonder startkwalificatie (onderwijsnummer, indien van kracht). 3.Naam leerling of deelnemer zonder startkwalificatie. 4.Adres van deze leerling of deelnemer. 5.Geboortedatum van deze leerling of deelnemer. 6.Het feit of de melding een nieuwe inschrijving of uitschrijving betreft. 7.De laatst gevolgde (bij uitschrijving) respectievelijk de te volgen (bij inschrijving) opleiding (specificatie niveau, klas, studierichting en profiel). Deze opleidingen dienen, indien van toepassing, te worden aangeduid met hun element-, CREBO- of KSE-code. 8.De inschrijfdatum voor deze opleiding. 9.Uitschrijfdatum (indien het een uitschrijving betreft). 10.Hoogste vooropleiding (uitgesplitst volgens 7). 11.Eventueel hoogste behaalde diploma (inclusief studierichting). De argumentatie voor het toepassen van de grondslag van gerechtvaardigd belang is gelegen in het volgende: De voordelen voor de verantwoordelijke liggen met name in het financiële argument. De regelgeving die door het Ministerie van OC&W is uitgevaardigd met betrekking tot terugdringen VSV geeft een financiële incentive aan instellingen in het voortgezet onderwijs om zorg te dragen voor een zo adequaat mogelijke begeleiding van laatstejaarsleerlingen naar een vervolgkeuze. Iedere VSV er die als zodanig moet worden geregistreerd gaat ten koste van de subsidie voor het volgende jaar. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 21 van 23

22 De betrokkene zelf heeft in beginsel voordeel bij de ondersteuning en facilitering van de instelling in het onderwijs met de keuze voor vervolgonderwijs die hij/zij moet maken. Er is voor de betrokkene in nadrukkelijke zorg en begeleiding voorzien. Het nadeel dat voor de betrokkene geldt, is dat er gebruik gemaakt wordt van zijn persoonsgegevens. Dit nadeel weegt echter niet op tegen het voordeel voor diezelfde betrokkene dat deze geholpen wordt met het voldoen aan wettelijke verplichtingen (Leerplichtwet) en de financiële belangen en de wettelijke verplichtingen die de instelling heeft. 6.3 Samenvatting De instellingen / organisaties in het Voortgezet Onderwijs en het Middelbaar Beroeps Onderwijs hebben een grondslag voor de verwerking van de in hoofdstuk 6 beschreven gegevens. Deze grondslag is gelegen in OF een wettelijke verplichting van de verantwoordelijke OF een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke. In onderstaande tabellen wordt gespecificeerd welk (persoons-)gegeven welke grondslag heeft: Voortgezet Onderwijs # Veld Wettelijk Belang 1 BRINnummer x 2 Schoolnaam x 3 ECT of ILT x 4 Klas x 5 Leerjaar x 6 BSN x 7 ON (= onderwijsnummer) x 8 Achternaam x 9 Roepnaam x 10 Voorvoegsels x 11 Voorletters x 12 Geboortedatum x 13 Geslacht x 14 Straat, huisnummer en toevoeging x 15 Postcode x 16 Woonplaats x 17 Gemeente x 18 Telefoonnummer x 19 2e Telefoonnummer x 20 adres x Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 22 van 23

23 Middelbaar Beroepsonderwijs # Veld Wettelijk Belang 1 BSN x 2 Naam x 3 Status x 4 Crebo x 5 Sector x 6 Opleiding x 7 Leerweg x 8 Niveau x 9 Locatie x 10 MBO contactpersoon x Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 23 van 23