Richtlijn rechten van de betrokkene. In het kader van terugdringen VSV Lerende Regio Arnhem e.o.

Transcriptie

1 Richtlijn rechten van de betrokkene In het kader van terugdringen VSV Lerende Regio Arnhem e.o.

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave Inleiding Recht van Inzage Recht van Correctie Recht van Verzet... 6 Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 2 van 7

3 1. INLEIDING Achtergrond en aanleiding voor dit document LRA heeft de aanpak van voortijdig schoolverlaters (vsv) gezamenlijk opgepakt voor de regio Arnhem e.o. De regio heeft Intergrip-software geïmplementeerd ten behoeve van het terugdringen van het aantal vsv ers. De software geeft de regio de mogelijkheid tot digitale gegevensuitwisseling ten aanzien van leerlingen en daarvan afgeleide informatie. De software wordt gebruikt voor de overstap van het Voortgezet Middelbaar BeroepsOnderwijs (VMBO) naar het Middelbaar Beroeps Onderwijs (MBO). 2. RECHT VAN INZAGE Een betrokkene heeft het recht om inzage te verzoeken in zijn gegevens en het gebruik daarvan door een organisatie. Een betrokkene kan een organisatie vragen of die zijn persoonsgegevens gebruikt. Als dat het geval blijkt te zijn, moet de organisatie binnen vier weken een overzicht van de gegevens aan de betrokkene geven. Hij moet ook informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en, indien beschikbaar, over de herkomst van de gegevens. Voor het geven van deze informatie kan de organisatie doorgaans een vergoeding van ten hoogste 4,50 vragen. Als een overzicht ook gegevens bevat van een derde, die naar verwachting bezwaar zal hebben tegen het verstrekken van het overzicht aan de betrokkene, moet de organisatie die derde in de gelegenheid stellen om zijn zienswijze naar voren te brengen. De organisatie kan weigeren aan een verzoek om inzage te voldoen als dat bijvoorbeeld noodzakelijk is in het belang van voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen. In onderstaande tabel zijn de achtereenvolgende stappen met een korte omschrijving weergegeven op welke wijze een proces rond afwikkeling recht op inzage dient te worden uitgevoerd. Nr Stap Omschrijving 1 Initiatie De betrokkene, op basis van een schriftelijk verzoek 2 Adressering De verantwoordelijke voor het verwerken persoonsgegevens VSV p/a LRA t.a.v. Michelle Putman, IJssellaan DM Arnhem 3 Identificatie Vaststelling identiteit van betrokkene door OF kopie ID bewijs of vergelijkbaar document Optioneel: registreren verzoek 4 Reactietermijn Binnen 4 weken na ontvangst schriftelijk verzoek 5 Reactie inhoudelijk Aangeven (inhoudelijk vanuit Verwerkingspecificatie): Verantwoordelijke Doel van de verwerking Gebruikte persoonsgegevens Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 3 van 7

4 Ontvangers van gegevens Herkomst van gegevens Optioneel: registreren reactie 6 Kosten Max. 4,50 per verzoek (wettelijk vastgelegd) Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 4 van 7

5 3. RECHT VAN CORRECTIE Op basis van de inzage in zijn gegevens kan de betrokkene de organisatie verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dat kan als de gegevens die gebruikt worden door de organisatie feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel of de doeleinden van de verwerking. De organisatie moet binnen vier weken reageren op het verzoek van de betrokkene. In geval van inwilliging van het verzoek moeten andere instanties aan wie de (onjuiste) gegevens in het voorafgaande jaar zijn verstrekt van de wijzigingen op de hoogte gesteld worden, tenzij dat onmogelijk is of een onredelijke inspanning oplevert voor de organisatie. De organisatie moet de wijzigingen zo snel mogelijk doorgeven. In onderstaande tabel zijn de achtereenvolgende stappen met een korte omschrijving weergegeven op welke wijze een proces rond afwikkeling recht op correctie dient te worden uitgevoerd. Nr Stap Omschrijving 1 Initiatie De betrokkene, op basis van een schriftelijk verzoek waarin aangegeven wordt de reden en de inhoud van de correctie 2 Adressering De verantwoordelijke voor het verwerken persoonsgegevens VSV p/a LRA t.a.v. Michelle Putman, IJssellaan DM Arnhem 3 Identificatie Vaststelling identiteit van betrokkene door OF kopie ID bewijs of vergelijkbaar document Optioneel: registreren verzoek 4 Reactietermijn Binnen 4 weken na ontvangst schriftelijk verzoek 5 Reactie inhoudelijk Aangeven (inhoudelijk vanuit Verwerkingspecificatie): Bij honorering verzoek: - Oude gegevens - Aangepaste gegevens Bij niet honorering verzoek: - Reden van niet honoreren - Aangifte mogelijke bezwaarprocedure Optioneel: registreren reactie Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 5 van 7

6 4. RECHT VAN VERZET Het recht van verzet houdt in dat een betrokkene het recht heeft bezwaar te maken (verzet aan te tekenen) tegen bepaalde vormen van gebruik van zijn gegevens door een organisatie. Er zijn twee vormen van verzet: 1. Indien registratie plaats vindt op basis van wettelijke taak (aanpak vsv). Een betrokkene kan in enkele gevallen verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan een patiënt die mee heeft gedaan aan een medisch onderzoek. De onderzoeksgegevens worden verzameld op een centraal punt. Later verneemt hij dat een bekende van hem als onderzoeker bij dat centrum werkt. Omdat hij zijn ziekte voor die bekende verborgen wil houden, heeft hij er belang bij dat zijn gegevens worden verwijderd of niet meer tot hem herleidbaar zijn. In dat geval kan hij verzet aantekenen. Een organisatie moet dan binnen vier weken beslissen of zij stopt met de verwerking of hiermee doorgaat omdat hij meent een goede reden hiervoor te hebben. De organisatie mag een vergoeding van ten hoogste 4,50 vragen om het verzoek van de betrokkene in behandeling te nemen. Dit geld moet geretourneerd worden indien het verzoek wordt ingewilligd. 2. Indien registratie plaatsvindt op basis van toestemming van betrokkene (o.a. Loopbaanoriëntatie, Digitaal Doorstroomdossier (niet in gebruik LRA). Een betrokkene kan per direct zijn toestemming intrekken. Verantwoordelijke dient betrokkene binnen een redelijke termijn te verwijderen uit het bestand. In onderstaande tabel zijn de achtereenvolgende stappen met een korte omschrijving weergegeven op welke wijze een proces rond afwikkeling recht op verzet dient te worden uitgevoerd. Nr Stap Omschrijving 1 Initiatie De betrokkene, op basis van een schriftelijk verzoek 2 Adressering De verantwoordelijke voor het verwerken persoonsgegevens VSV p/a LRA t.a.v. Michelle Putman, IJssellaan DM Arnhem 3 Identificatie Vaststelling identiteit van betrokkene door OF kopie ID bewijs of vergelijkbaar document Optioneel: registreren verzoek 4 Reactietermijn Binnen 4 weken na ontvangst schriftelijk verzoek 5 Reactie inhoudelijk Aangeven: Bij honorering verzoek: - De wijze waarop het verzoek is gehonoreerd - De aangifte per wanneer de persoonsgegevens verwerking is gestopt - De wijze waarop de geregistreerde persoonsgegevens worden verwijderd alsmede de datum waarop Bij niet honorering verzoek: - De argumentatie waarom niet aan het verzoek wordt voldaan Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 6 van 7

7 - Aangifte van mogelijke bezwaarprocedure Optioneel: registreren reactie 6 Kosten Max. 4,50 per verzoek (wettelijk vastgelegd) Indien verzoek wordt ingewilligd dienen de kosten te worden geretourneerd. Lerende Regio Arnhem e.o. 17 September 2012 Pagina 7 van 7