NOTITIE be administratie op pei. Gemeentelijke Begraafplaats COEVORDEN. KevzBearay Raadplegen GEMEENTE COEVORDEN 0 6 DEC Ing. Aan.

Transcriptie

1 « GEMEENTE COEVORDEN Ing. 0 6 DEC 2011 Aan Gemeentelijke Begraafplaats COEVORDEN Class, nr KevzBearay Raadplegen Begraafplaats Heidrrust Graf nummer 14/4 Soort graf Eigen graf (In gebruik) Let op: Graf 14 / 42 ook gereserveerd voor deje rechthebbende de Bie Determen, H.A.T. Beeldsnljdererf IB Demogemeente Raadplegen Hist, persoon l user. 1.1.f.M Klaasen. Pol Gijsbers Uitlenbogaan Alben-Priem. E.G.M Raadplegen Verkoop Vergunning NOTITIE be administratie op pei Bureau Funeraire Adviezen Amsterdam, september 2011

2 Opdrachtgever: Gemeente Coevorden Postbus AA Coevorden gemeente F m*j Contactpersoon: Dhr. R. Snijders J Uitvoering Bureau Funeraire Adviezen Jisperveldstraat AC Amsterdam Telefoon: website: info@funerair.nl Tekst en fotografie: Redactie: Bureau Funeraire Adviezen, Leon Bok Bureau Funeraire Adviezen, Els Vissers In samenwerking met dhr. W. Tromp, gemeente Coevorden. Amsterdam, september 2011 Rapport nr Bureau Funeraire Adviezen. Alle rechten voorbehouden. Conform de algemene voorwaarden, artikel 5 mag het opgeleverde product door de opdrachtgever aangewend worden voor presentatie en publicatie, binnen de strekking van de opdracht. Indien foto's en teksten door opdrachtgever worden aangewend voor andere publicaties of andere doeleinden, dan dient Bureau Funeraire Adviezen hiervoor uitdrukkelijk toestemming te geven. Aan gebruik, anders dan voor de doelstelling van de opdracht, kan Bureau Funeraire Adviezen kosten verbinden. Begraafplaatsadministratie op peil 2 van 15

3 Ondanks alle zorg die aan de samenstelling van dit rapport is besteed, kan Bureau Funeraire Adviezen niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die ontstaat of ontstaan is, doordat Bureau Funeraire Adviezen bij de uitvoering van de overeenkomst is uitgegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens. SAMENVATTING De gemeente Coevorden wil haar begraafplaatsadministratie op een hoger peil brengen, met name om de rechten goed in kaart te brengen. Het streven is een beter inzicht te krijgen in de capaciteit van de begraafplaats. Bureau Funeraire Adviezen heeft gekeken naar de huidige wijze van administreren en de wijze waarop die verbeterd kan worden. De administratie wordt bijgehouden met software van Centric, dat specifiek ingericht is voor de administratie van begraafplaatsen. Het programma Key2Begraven is breed inzetbaar, maar in Coevorden draait alleen de basisversie. Naast de software worden ook nog de begraafboeken gebruikt om informatie over oudere situaties te kunnen vinden. Voor een goed overzicht van de graven is dit niet handig. Verder blijkt dat de aansluiting van de administratie op de daadwerkelijke situatie niet 100% is. Gebleken is dat de gemeente voldoet aan de regels die gesteld worden met betrekking tot het register. In de praktijk is vandaag de dag echter meer nodig dan wat de wet eist. Het systeem dat de gemeente gebruikt is daar geschikt voor, maar dient dan wel gegevens te bevatten van alle graven. Dat is nu niet het geval, reden waarom aanbevolen wordt die oudere gegevens alsnog in te voeren en ook om de rechten van oudere graven vast te stellen. Vaak zijn die niet meer actueel, wat wel noodzakelijk is om een goed beeld te krijgen van welke graven vrij zijn en dergelijke. Er zal een kort plan van aanpak opgesteld dienen te worden om een aantal verbeteringen door te voeren. De gemeente heeft al aangegeven hiervoor middelen vrij te willen maken. Met deze eerste aanpak zou eind 2012 de gehele administratie gedigitaliseerd en in kaart gebracht kunnen zijn. Daarmee kan dan adequater en sneller een beeld verkregen van de capaciteit en de ingrepen die nodig zijn om meer ruimte te creëren op de bestaande begraafplaats. Wanneer daarbij rekening gehouden wordt met de historische waarde van de begraafplaats en zijn grafmonumenten dan kan Coevorden haar begraafplaats nog voor ruime tijd blijven benutten. Begraafplaatsadministratie op peil 3 van 15

4 INHOUD SAMENVATTING 3 1 INLEIDING Opzet rapport 5 2 OMSCHRIJVING ADMINISTRATIE Key2begraven Gebruik administratie Aansluiting administratie op de graven 7 3 JURIDISCHE REGELGEVING Wet op de lijkbezorging Besluit op de lijkbezorging Beheersverordening gemeentelijke begraafplaats gemeente Coevorden Praktijk In stand houden historische graven 9 4 STAPPEN TOT VERBETERING Stappenplan Invoeren van oude gegevens Markeren bijzondere graven Begraafplaats inmeten en digitale plattegrond Oproepen rechthebbenden Vaststellen coulanceregeling 12 5 Plan van aanpak Resultaat 13 6 CONCLUSIE 14 7 GERAADPLEEGDE BRONNEN en LITERATUUR 15 Begraafplaatsadministratie op peil 4 van 15

5 1 INLEIDING Net als veel gemeenten in Nederland kampt Coevorden met administratieve problemen rondom het begraven. Dat zegt niets over de kwaliteit van het begraven, noch over de administratie van de huidige begravingen. Het probleem komt voort uit de aansluiting tussen het administreren van begravingen en rechten/vergunningen uit het verleden op papier en de situatie nu. Die wordt nu digitaal ondersteund, maar dat is niet altijd het geval geweest. Oude gegevens over wie er begraven ligt in een graf en wie daarvan de rechten heeft, werden in zogenaamde begraafboeken genoteerd. Bij de keuze om digitaal te gaan werken, is de oude situatie niet één op één overgenomen. Een bekende keuze want het compleet bijwerken van de oude administratie in de digitale omgeving is tijdrovend en kostbaar. Veel gemeenten en andere begraafplaatshouders hebben een dergelijke afweging gemaakt. Het resulteert echter na verloop van tijd in een situatie waardoor men niet meer met een druk op de knop een overzicht heeft van vrije graven, vervallen rechten of andere actuele inzichten. De gemeente Coevorden wil haar begraafplaatsadministratie op een hoger peil brengen, met name om de rechten goed in kaart te brengen. Dit wil men doen om bijvoorbeeld met betrekking tot verwaarloosde grafmonumenten effectiever beleid te kunnen voeren. Het uiteindelijke doel is om vast te stellen welke capaciteit de begraafplaats nog heeft om voldoende begraafruimte te creëren voor een vooraf te definiëren tijd. Bureau Funeraire Adviezen is gevraagd om ondersteuning te bieden bij de stappen die nodig zijn om de administratie op een hoger peil te brengen. Ook dienen te zijner tijd te behouden grafmonumenten opgenomen te worden in de administratie. Hiervoor wordt verwezen naar het rapport Inventarisatie graven van bijzondere personen en opvallende grafbedekkingen, dat eveneens in 2011 is opgesteld in opdracht van de gemeente. 1.1 Opzet rapport In de volgende hoofdstukken zal omschreven worden hoe de huidige administratie is opgezet en wat nodig is om te kunnen voldoen aan het gestelde doel. Hiertoe wordt in hoofdstuk twee beschreven hoe op de begraafplaats graven zijn uitgegeven en hoe dat geadministreerd is. Ook wordt hier beschreven met welke software gewerkt wordt. In hoofdstuk drie wordt gekeken naar de relevante juridische regels die van toepassing zijn op en rond de begraafplaats met betrekking tot administratie en registratie. Hoofdstuk vier behandelt de noodzakelijke stappen om te kunnen komen tot een goed overzicht van de administratieve staat van de begraafplaats. Met dit rapport, gebaseerd op een goed onderbouwde visie, is het de bedoeling om de toekomst van de begraafplaats te waarborgen en de beschikbare ruimte efficiënt en doelmatig te benutten opdat nog menig inwoner van Coevorden op deze begraafplaats zijn laatste rustplaats kan vinden (en anderen die kunnen terugvinden). Begraafplaatsadministratie op peil 5 van 15

6 2 OMSCHRIJVING ADMINISTRATIE In dit hoofdstuk wordt beschreven met welke software gewerkt wordt en wat daarvan de mogelijkheden zijn. Vervolgens wordt ingegaan op hoe op de administratie wordt gebruikt en hoe dit aansluit op de uitgifte van graven op de begraafplaats zelf. 2.1 KeyZbegraven De software die de gemeente Coevorden gebruikt voor haar administratie van de gemeentelijke begraafplaatsen is het programma Key2Begraven van Centric. Key2Begraven is een administratief systeem dat zowel voor begraafplaatsen als crematoria gebruikt kan worden. Het programma is feitelijk een doorontwikkelde applicatie op basis van de voorganger BPA4all. Key2Begraven is een standaardproduct dat het voordeel heeft dat het met optionele modules naar behoefte ingezet kan worden. Het is snel binnen een organisatie te implementeren en de data kan geconverteerd worden naar verschillende andere systemen, bijvoorbeeld binnen een Office-pakket. De software van Key2Begraven is gebaseerd op het relationele databasemanagementsysteem van Oracle waarvoor Centric specifieke werkschermen heeft ontwikkeld. Het programma is geschikt voor een Windows-, Unix- en Linuxomgeving. De toegang tot het programma gaat via Internet Explorer waardoor het werkplek-onafhankelijk is. Coevorden heeft het basissysteem draaien waarin de volgende functionaliteiten beschikbaar zijn: Uitgeven van graftermijnen; «Aanleggen van dossiers bij een begraving; Bijhouden van de agenda van begraafplaatsen en locaties; Registeren van factuurregels en nota's in de verkoopadministratie; Vastleggen van gegevens van vergunningen en monumenten; Afgeven van documenten, jaarlijkse aanschrijvingen; Ruimen en samenvoegen van graven/graflagen; Opgraven en herbegraven; Vastleggen van foto's van de graven; Bijhouden van gegevens rondom een crematie, bijvoorbeeld de asbestemming en crematiesoort (module Crematorium); Verschaffen van managementinformatie over de geadministreerde begraafplaatsen/crematoria. Extra modules kunnen het programma ook geschikt maken om het te koppelen met andere software of om gegevens gemakkelijk te publiceren. Dat kan door het te koppelen aan Word, de gemeentelijke website (Internet) of aan een GIS-programma. Met dat laatste zijn alle graven ook in kaart te brengen, waardoor een goed inzicht en overzicht van elke begraafplaats gemaakt kan worden. 2.2 Gebruik administratie Het programma Key2Begraven staat binnen de begraafplaatsadministratie niet op zichzelf. Omdat bij de invoer van een digitaal systeem niet is gekozen voor de invoer van alle voorgaande gegevens is het beeld van de begraafplaats niet compleet te raadplegen in Key2Begraven. Voor veel graven dienen daarbij ook de oude begraafboeken geraadpleegd te worden, zeker ten aanzien van oudere gegevens. Van alle begravingen is, na in gebruik name van de digitale administratie, toch een aantekening Begraafplaatsadministratie op peil 6 van 15

7 gemaakt in de boeken, net als van alle geplaatste grafmonumenten. In een ander boek zijn de 'rechthebbenden' van de graven genoteerd. Hoewel Key2Begraven managementinformatie over de begraafplaats kan verschaffen, gaat die informatie feitelijk alleen over de graven die vanaf invoering van het digitale register zijn ingevoerd. Rapportage over oudere begravingen en wat daar bij hoort, is niet mogelijk. Er loopt momenteel wel een actie om de oudere graven ook in het systeem onder te brengen, maar dat gaat langzaam en heeft vooralsnog geen prioriteit. Het werk is vrij monotoon en wordt als onprettig ervaren. In de praktijk wordt voor een begraving op de oudere delen eerst gekeken in de boeken. Indien blijkt dat een graf dan vrij is, worden bij het delven van het graf de resten bijgezet onder in het graf. Uiteraard wordt de begraving die daarna plaatsvindt, geregistreerd in Key2Begraven, met de daaraan verbonden gegevens van overledene, rechthebbende en dergelijke. 2.3 Aansluiting administratie op de graven Een register van een begraafplaats zal zoveel mogelijk synchroon moeten lopen met de graven die op de begraafplaats beschikbaar zijn. Hoe dichter de administratie aansluit op de werkelijke situatie, hoe betrouwbaarder de uitspraken over te benutten graven, vrijvallende graven en beschikbare capaciteit. Hoe betrouwbaar momenteel die aansluiting tussen administratie en werkelijkheid in Coevorden is, is onduidelijk. Dat heeft ondermeer te maken met het feit dat vanouds her zogenaamde familiegraven werden uitgegeven. Dat betekent dat één graf feitelijk twee graven naast elkaar inhoud. Vooral op het eerste perk is dit goed waar te nemen omdat daar grafmonumenten vaak ook het formaat van twee zerken of één compleet grafmonument hebben. De ruimte van twee bij twee werd destijds meestal gebruikt voor het begraven van vier stoffelijke overschotten, zoals blijkt uit veel opschriften. Vaak vonden in familiegraven later nog bijzettingen plaats. In de begraafplaatsboeken is hierover alle informatie netjes terug te vinden. Gecompliceerder wordt het wanneer ondermeer op perk II de graven soms aan verschillende families worden uitgegeven. Dat betekent in de administratie feitelijk dat de nummering met een a of b moet worden aangeduid. Of dat gebeurd is, is niet duidelijk, maar wel is het wenselijk helder te krijgen hoe deze graven geadministreerd werden en hoe dat in de toekomst moet. Pas bij de in gebruik name van de derde uitbreiding in de jaren tachtig is het systeem van dubbele graven losgelaten. De nummering is daar ook op aangepast. Inbreidingen op de oudere afdelingen zijn op zich weer apart genummerd, maar nimmer op kaart gezet. Een actuele plattegrond met alle graven is niet voor handen. Begraafplaatsadministratie op peil 7 van 15

8 3 JURIDISCHE REGELGEVING Dit hoofdstuk gaat kort in op de relevante juridische regels die van toepassing zijn op en rond begraafplaatsen met betrekking tot administratie en registratie. 3.1 Wet op de lijkbezorging Artikel 27 van de Wet op de lijkbezorging bevat de volgende bepalingen: 1. De houder van een begraafplaats houdt een register van alle daar begraven lijken, met een nauwkeurige aanduiding van de plaats waar zij begraven zijn. 2. Het in het eerste lid bedoelde register is openbaar. 3. Het register van een bijzondere begraafplaats wordt bij opheffing van die begraafplaats overgebracht naar het archief van de gemeente waarin die begraafplaats was gelegen. Het derde lid van dit artikel is voor de onderhavige situatie niet van belang. De wetgever verwacht ten aanzien van de administratie echter ook nog dat deze de belanghebbende van algemene graven tijdig op de hoogte stelt van het tijdstip waarop de termijn van uitgifte verstrijkt. Dit is vastgelegd in artikel 27a. Ten aanzien van particuliere graven stelt hij dat de houder van de begraafplaats binnen een jaar na de aanvang van de termijn waarin verlenging van het recht kan worden verzocht, aan de rechthebbende wiens adres hem bekend is, schriftelijk mededeling van het verstrijken van de termijn doet (art. 28, lid 2). De Wet op de lijkbezorging zegt het niet met zoveel woorden maar naast het verplichte register, dient de houder van de begraafplaats ook vast te leggen wie de rechthebbende is van een bepaald graf en tot welke datum het grafrecht duurt. Aan de wijze waarop deze administratie wordt bijgehouden, stelt de Wet op de lijkbezorging verder geen eisen. Register en administratie mogen dus ook in een boek worden bijgehouden, maar dat is in deze tijd van digitalisering geen gewenste situatie. 3.2 Besluit op de lijkbezorging In dit besluit zou je verwachten dat de wetgever nadere regels heeft aangegeven ten aanzien van de registratie. Dat doet hij echter alleen ten aanzien van het register dat crematoria moeten aanhouden voor lijkverbrandingen en asbestemmingen. Daar zijn de regels veel uitgebreider. 3.3 Beheersverordening gemeentelijke begraafplaats gemeente Coevorden De eigen beheersverordening van de gemeente stelt in artikel 25 nadere voorschriften aan de inrichting van het register. Het artikel telt twee leden die als volgt luiden: 1. Het college stelt voorschriften vast voor het register van de begraven lijken en de bezorgde as. 2. Het register wordt bijgehouden door de beheerder. Of de gemeente daadwerkelijk voorschriften heeft vastgesteld is niet bekend. Wat lid 2 betreft wordt door het Team Burgerzaken & Belastingen de digitale administratie bijgehouden terwijl door de afdeling Buitendienst-Noord van het cluster Beheer en Realisatie op de begraafplaats nog een schaduwhoek wordt bijgehouden. Dit boek van de grafdelvers wordt periodiek met de administratie op het gemeentehuis vergeleken. Begraafplaatsadministratie op peil 8 van 15

9 3.4 Praktijk Hoewel de wetgever in het geval dat een overledene wordt begraven, nauwelijks eisen stelt aan het wettelijke register (er moet bekend zijn wie begraven is en waar) is hier vanuit de praktijk wel wat over te zeggen. In de praktijk is het register feitelijk vaak een onderdeel of een element van de algehele administratie die een begraafplaatshouder moet voeren. Een dergelijke administratie dient tamelijk uitgebreid te zijn. Het is wenselijk om alle gegevens die van de overledene bekend zijn van het verlof tot begraven op te nemen, te weten: Naam en volledige voornamen Geboortedatum en -plaats Datum en plaats van overlijden Laatste bekende woonplaats Soort graf Locatie van het graf en welke inlage (bij begraven op meerdere lagen) gegevens rechthebbende particulier graf of gebruiker/contactpersoon algemeen graf, zoals naam en adres en eventuele relatie tot de overledene. Om in de toekomst problemen met het achterhalen van data te voorkomen, verdient het aanbeveling om jaartallen voluit te schrijven. Een begraafplaatsadministratie kan immers meerdere eeuwen omvatten. Het register is feitelijk een theoretisch begrip. Het zijn bepaalde minimum-gegevens in de administratie. De gegevens in het register zijn wel openbaar, in die zin dat iedereen ze altijd mag opvragen. Dat houdt in dat de rest van de administratie niet openbaar is en daar gelden dan ook andere regels voor, zeker waar het adressen van rechthebbenden betreft. Dat wil echter niet zeggen dat deze gegevens geheim zijn. Het is niet gebruikelijk om commerciële organisaties inzage te geven in de administratie, maar iemand die op zoek is naar familiegegevens met betrekking tot de rechten van het graf natuurlijk wel. Voorts is het in de praktijk aan te bevelen om een archief aan te houden van alle voorgaande beheersverordeningen, heffingsverordeningen en ook alle individuele beschikkingen en correspondentie inzake de overdracht van rechten en dergelijke. Wanneer bijvoorbeeld een geval speelt met een graf dat uitgegeven is in 1880, dan moet teruggekeken kunnen worden naar de regels die destijds golden. 3.5 In stand houden historische graven Ten aanzien van het vastleggen van historisch waardevolle graven wordt in artikel 24 van de verordening gesproken over het bij houden van een lijst. Of die lijst onderdeel uitmaakt van de administratie van de begraafplaats is niet duidelijk. Het artikel stelt in lid 2 wel dat alvorens geruimd gaat worden, onderzocht wordt of er graven zijn die in aanmerking komen om op de lijst te worden bijgeschreven. Het verdient daarom aanbeveling om de selectie van grafmonumenten uit het eerder genoemde rapport Inventarisatie graven van bijzondere personen en opvallende grafbedekkingen, te markeren in de begraafplaatsadministratie. Daar dient deze lijst desgevraagd via een druk op de knop apart beschikbaar gesteld te kunnen worden. Begraafplaatsadministratie op peil 9 van 15

10 4 STAPPEN TOT VERBETERING De administratie van de gemeentelijke begraafplaats te Coevorden voldoet op zich aan de juridische eisen die gesteld worden aan zo'n administratie. Het bevat een register en er zijn afdoende andere gegevens opgenomen om vast te kunnen stellen wie waar begraven is. Ten aanzien van oudere graven is dit schriftelijk vastgelegd in een aantal boeken. Wie inzage wil hebben in het register kan een uitdraai krijgen. Echter, wanneer verder gekeken wordt en andere vragen gesteld worden dan laat de administratie een aantal gebreken zien. Zo kan nu niet nagegaan worden of er in het verleden al graven zijn geruimd, of er van alle graven nog wel rechthebbenden bekend zijn, of er nog graven vrij zijn op de oudere delen en er kan ook geen adequaat en actueel overzicht worden geproduceerd van het aantal graven. Al deze vragen dienen beantwoord te kunnen worden om vast te stellen of de capaciteit van de begraafplaats nog voldoende is voor de komende jaren, of dat er op termijn omgekeken moet worden naar ruimte voor uitbreiding dan wel een nieuwe begraafplaats. Het zal duidelijk zijn dat de investeringen die noodzakelijk zijn voor een uitbreiding of zelfs een nieuwe begraafplaats zeer hoog zullen zijn. Daarom biedt het investeren in een aantal verbeteringen in de administratie vooralsnog het voordeel dat dit tegen relatief geringe kosten kan plaatsvinden. 4.1 Stappenplan Om te kunnen komen tot een betere administratie zijn kortweg de volgende stappen noodzakelijk: 1. Invoeren van oude gegevens dient een hoge prioriteit te krijgen; 2. Markeren van bijzondere graven met voorrang invoeren; 3. Begraafplaats inmeten en digitale plattegrond maken met alle graven daarop; 4. Oproepen van rechthebbenden; 5. Vaststellen van coulanceregeling Invoeren van oude gegevens Om een goed overzicht te krijgen van de situatie op de gehele begraafplaats is van het hoogste belang om alle gegevens uit de oude boeken over te nemen in de digitale omgeving. Vooral het invoeren van gegevens van begravingen, termijnen en rechthebbenden is noodzakelijk. Hiermee kan uiteindelijk per perk een overzicht worden gemaakt van de stand van zaken Markeren bijzondere graven Dit jaar wordt een inventarisatie opgeleverd van historische graven en opvallende grafbedekkingen. Zodra B&W deze lijst hebben goedgekeurd dient dit opgenomen te worden in de administratie. Dit moet op een zodanige wijze dat bij elke handeling in het register of daarbuiten, duidelijk wordt dat het hier gaat om een te behouden graf Begraafplaats inmeten en digitale plattegrond In de 180 jaar dat de begraafplaats nu bestaat, is deze drie keer uitgebreid. Van de oude situatie en de uitbreidingen zijn kaarten gemaakt met daarop alle graven. Er hebben echter ook zogenaamde inbreidingen plaatsgevonden. Hierbij is om ruimte te creëren een strook of gedeelte benut om graven uit te geven waar dat feitelijk niet de bedoeling was. Een voorbeeld is de rand langs het oude hoofdpad op het oorspronkelijke gedeelte van de begraafplaats. Ook zijn waarschijnlijk oudere algemene graven Begraafplaatsadministratie op peil 10 van 15

11 su J 1 uit de 19 de eeuw geruimd om plaats te maken voor eigen/particuliere graven. Daarmee is de nummering niet altijd op juiste wijze aangehouden of zelfs zo veranderd dat niet meer goed duidelijk is hoe deze precies in elkaar steekt. Het inmeten van de begraafplaats en het vervaardigen van een digitale plattegrond die gekoppeld kan worden aan de managementrapportage zal het inzicht in de begraafplaats zeker vergroten. Aan de hand van zo'n actuele plattegrond kunnen ook betere afwegingen gemaakt worden voor toekomstig beleid. Schaal: l:795 "3 Toon Achtergrond. Graven... \ / / \ \ \ 1 Het programma Key2Begraven bevat de mogelijkheid om gegevens via een grafische kaart te koppelen en te tonen in de Oracle Map-Viewer. De geïntegreerde GIS-koppeling kan alle gegevens over de begraafplaats direct geografisch in een kaart weergeven, zoals in bijgaand voorbeeld Oproepen rechthebbenden Inzicht hebben in de wijze waarop de graven zijn uitgegeven en aan wie, is van essentieel belang. Dat inzicht is nu niet aanwezig en kan op den duur leiden tot verval van grafmonumenten waar uiteindelijk de gemeente dan voor verantwoordelijk wordt. De rechthebbende is gehouden het grafmonument behoorlijk te onderhouden ofte herstellen (art. 20, verordening). Hoe echter de situatie is met rechthebbenden die hun grafbedekkingen en graven onder oudere verordeningen hebben verkregen, is onduidelijk. Het is dan ook noodzaak voor de ouder gedeelten een oproep te doen om vast te stellen of er nog rechthebbenden zijn voor de graven. Dat hoeft nog niet direct in te houden dat de gemeente gaat ruimen, zoals voorzien in artikel 23. Dit artikel geeft echter in lid 1 wel een handleiding hoe om te gaan met rechthebbenden of belanghebbenden wiens adres niet bekend is bij de gemeente. Men dient dan bij de ingangen van de begraafplaats en bij de grafperken de oproep kenbaar te maken. Voorts dient de gemeente de tot haar beschikking staande media te benutten, zoals de website en de gemeentelijke pagina in het Huis aan Huisblad. Uit jurisprudentie is gebleken dat ook in bredere kring bekendheid gegeven dient te worden aan de oproep. Dat kan bijvoorbeeld in het Dagblad van het Noorden en enkele andere regionale kranten die via Boom Pers worden verspreid in de omgeving van Coevorden. Begraafplaatsadministratie op peil 11 van 15

12 De oproep dient op de begraafplaats zeker een half jaar tot een jaar aangeplakt te blijven. Bij de gemeente dient capaciteit vrijgemaakt te worden om meldingen te administreren en deze te beoordelen aan de hand van een op te zetten coulanceregeling Vaststellen coulanceregeling Veel rechthebbenden van oudere graven zullen inmiddels zelf overleden en begraven zijn op de begraafplaats. Vaak heeft zich daarna geen nieuwe rechthebbende gemeld. Hierdoor zullen veel nabestaanden niet meer weten dat er mogelijk familie begraven is op de begraafplaats in graven voor onbepaalde tijd. Er dient derhalve een beleidsstuk opgesteld te worden hoe om te gaan met nabestaanden die zich melden met de grafakten. Afgesproken kan bijvoorbeeld worden dat voor nazaten in de directe lijn geen overschrijvingskosten worden gerekend, maar dat er wel een nieuw grafrecht wordt uitgegeven voor een bepaalde periode. Hierbij moet rekening worden gehouden met de verschillende mogelijkheden die de verordeningen destijds gaven. Het zal de nieuwe rechthebbenden ook duidelijk gemaakt moeten worden dat het graf alleen te benutten is na schudding van de stoffelijke resten en dergelijke. Begraafplaatsadministratie op peil 12 van 15

13 5 Plan van aanpak De hiervoor genoemde stappen en de daarbij komende werkzaamheden en benodigde middelen zullen in een plan van aanpak gezet moeten worden. Dat plan van aanpak moet vanuit de afdeling Publieksservice opgezet worden. De inschatting voor de werkzaamheden van de eerste stap worden berekend op twee maanden werk door een full time fte. Binnen de huidige bezetting kan hiervoor op korte termijn geen ruimte worden gevonden. Voor externe inhuur wordt een bedrag begroot van Na vaststelling van de lijst van graven van bijzondere personen en opvallende grafbedekkingen, zullen de grafmonumenten ingevoerd moeten worden in de huidige administratie. Dit zal waarschijnlijk niet meer kosten dan één dag werk. Dit kan eventueel over een wat langere periode uitgevoerd worden binnen de reguliere bezetting. De inzet is wel afhankelijk van de wijze waarop de markering van deze graven moet plaatsvinden. De gemeente zal nog in 2011 starten met het inmeten van de begraafplaats met behulp van het global positioning system (GPS). Daarna kunnen de gegevens van alle graven gekoppeld worden aan de administratie. Eind 2012 zouden alle gegevens digitaal beschikbaar moeten zijn. Met het oproepen van de rechthebbenden kan in de loop van 2012 gestart worden als alle gegevens digitaal ingevoerd zijn. De capaciteit zal daarbij in eerste instantie even bij de buitendienst liggen, maar zal vooral ook capaciteit vereisen van de Publieksservice. Samenwerking met de afdeling communicatie van de gemeente, zeker voor het opstellen van oproepen en benaderen pers, wordt aanbevolen. Het aannemen van de informatie die binnenkomt en het verwerken zal opgevangen moeten worden door de afdeling. Welke capaciteit vereist is, is nog niet in te schatten. Het vaststellen van een coulanceregeling is iets wat klaar moet zijn voordat de rechthebbenden opgeroepen worden. Het opstellen van het genoemde beleidsstuk kan in eigen huis worden opgesteld. 5.1 Resultaat Resultaat van het plan van aanpak moet zijn dat in 2013 een adequaat beeld bestaat van de capaciteit van de begraafplaats, dat duidelijk is hoe hiermee omgegaan wordt en dat er een effectief ruimingsbeleid is, gericht op het vrijmaken van beschikbare graven. Uiteindelijk moet dit ook leiden tot een verbetering van de kostendekkendheid van de begraafplaats. Begraafplaatsadministratie op peil 13 van 15

14 6 CONCLUSIE Het is duidelijk dat administratieve gebreken uit het verleden een efficiënt gebruik van de begraafplaats hinderen. Omdat niet altijd duidelijk is welke graven beschikbaar zijn doordat de rechten niet bekend zijn, heeft dit geleid tot het steeds verder in onbruik raken van een deel van de capaciteit. Na het vaststellen van welke bijzondere graven behouden dienen te blijven en een administratieve update van alle gegevens, kan meer adequaat omgegaan worden met de ruimte. Dit vereist een behoorlijke inzet van de afdeling Publieksservice over de komende twee jaar. Daar tegenover staat dat dankzij deze inzet de gemeente Coevorden voorlopig nog niet hoeft om te kijken naar een uitbreiding of nieuwe aanleg van begraafruimte elders. De kosten die daarmee uitgespaard worden, zijn de huidige investering meer dan waard. Begraafplaatsadministratie op peil 14 van 15

15 7 GERAADPLEEGDE BRONNEN en LITERATUUR Bronnen: Gesprek met Wim Tromp, medewerker Publiekservice, Team Burgerzaken & Belasting Aanvullende gesprekken met Andres Mol en Ferdinard Ruwen, Buitendienst-noord Wet op de lijkbezorging, zoals in werking getreden per 1 januari 2010 Besluit op de lijkbezorging; Besluit van 4 december 1997, houdende voorschriften ter uitvoering van de Wet op de lijkbezorging Verordening op het beheer en het gebruik van de gemeentelijke begraafplaatsen Coevorden 2010, vastgesteld 3 februari Internet: Adviesrubriek van mr. W. van der Putten: Begraafplaatsadministratie op peil 15 van 15