Raadsvoorstel Beheer gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Transcriptie

1 Onderwerp Raadsvoorstel Beheer gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Portefeuillehouder drs. Th.L.N. Weterings Steller G. Brussen / R.J. Nieveen Collegevergadering 2 juni 2009 Raadsvergadering 1. Samenvatting Wat willen we bereiken? Een goede gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is cruciaal voor het verstrekken door de gemeente aan burgers van diverse documenten als rijbewijzen, diverse aangiften en paspoorten en vormt de basis van veel landelijk administraties. Op 1 april 2007 is de wijziging van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens in verband met de aanpassing aan de eisen die gelden voor basisregistraties van kracht geworden. Doel hiervan is dat burgers een keer hun persoonsgegevens hoeven op te geven, maar dat het meervouidig wordt gebruikt. Dat scheelt de burger administratieve handelingen. Omdat 1 januari 2010 als invoeringsdatum van de wijzigingen is vastgesteld, is het nodig dat de raad een nieuwe gemeentelijke verordening vaststelt. Naast de verordening dient door het college een reglement en beheerregeling te worden vastgesteld ter uitvoering ervan. Daarnaast zal in juli 2009 een (verplichte) GBA-audit worden gehouden. Uiteraard streven wij er naar goed uit deze audit te komen en te voldoen aan vooraf gestelde vereisten. Wat gaan we daarvoor doen? In verband met het stelsel van basisregistraties moet een nieuwe verordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden vastgesteld. Voor de uitvoering van de regels wordt een privacyreglement en een beheerregeling opgesteld. Deze worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Een aantal GBA uitvoeringsartikelen van "De Verordening Verwerking Persoonsgegevens gemeente Haarlemmermeer 2002" zullen in het kader van deregulering in het privacyreglement worden geregeld. Vandaar dat de betrokken artikelen van deze verordening worden ingetrokken. Wat mag het kosten? De kosten voor voorbereiding en uitvoering van dit raadsvoorstel worden gedekt uit programma 2 Publiekscontacten.

2 Onderwerp Volgvel 2 Beheer gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Wie is daarvoor verantwoordelijk? De raad is verantwoordelijk voor de vaststelling van de Verordening GBA, burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en portefeuillehouder is de burgemeester. Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? Na de gehouden periodieke (verplichte) audit in juli 2009 zal de raad over de resultaten worden geïnformeerd. 2. Voorstel Op grond van het voorgaande besluit het college de raad voor te stellen om: - in te trekken: de artikelen 2, lid 2; 3, lid 2; 5, 6, 7 en 8 van de "Verordening Verwerking Persoonsgegevens gemeente Haarlemmermeer 2002". - vast te stellen de: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Haarlemmermeer (Verordening GBA 2009). Het college van burgemeester en wethouders te laten besluiten om onder voorbehoud van vaststelling van de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Haarlemmermeer (Verordening GBA 2009) door de raad: - de Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente Haarlemmermeer vast te stellen en de regeling van 26 november 2004 in te trekken; - het GBA privacyreglement gemeente Haarlemmermeer vast te stellen. 3. Uitwerking Wat willen we bereiken? Inzake de verordening Zoals gesteld, is in de nieuwe wet 1 januari 2010 als invoeringsdatum van de wijzigingen is vastgesteld.. Daarmee is vaststelling van de nieuwe verordening noodzakelijk.ook voor andere basisregistraties worden vergelijkbare regelingen getroffen. Kern daarvan vormt het verplichte gebruik van de authentieke gegevens uit de basisregistraties en de verplichte terugmelding daaraan bij gerede twijfel aan de juistheid van deze authentieke gegevens. Deze verplichtingen zullen gaan gelden voor bestuursorganen (afnemers), zowel binnen de gemeenten (binnengemeentelijke afnemers) als buiten de gemeenten (buitengemeentelijke afnemers). Voor niet-bestuursorganen (derden) zullen deze verplichtingen niet gaan gelden. Burgers krijgen het recht om zich ten opzichte van bestuursorganen te beroepen op eenmalige gegevensverstrekking aan basisregistraties als het gaat om authentieke gegevens. Inzake de beheerregeling Op 26 november 2004 hebben wij de beheerregeling GBA vastgesteld. Ingevolge deze Wet zijn wij verplicht een beheerregeling GBA te hebben voor de dagelijkse bijhouding van de GBA. Deze regeling is een formalisering van de dagelijkse beheerpraktijk van de GBA en moet aan een minimaal aantal vereisten voldoen. In ieder geval moet zijn voorzien in de

3 Onderwerp Volgvel 3 Beheer gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens invulling van de activiteiten op het gebied van informatiebeheer, gegevensbeheer, systeembeheer, applicatiebeheer, privacybeheer en gegevensverwerking. De Wet bepaalt verder dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekking aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moet worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA aangehaakt voor gebruik binnen de gemeentelijke organisatie. Een ander belangrijk onderdeel van de invoering van de GBA als authentieke basisregistratie is de per 1 januari 2010 verplichte terugmelding bij gerede twijfel aan de juistheid van authentieke persoonsgegevens. Deze verplichtingen zullen gaan gelden voor bestuursorganen (afnemers), zowel binnen de gemeenten (binnengemeentelijke afnemers) als buiten de gemeenten (buitengemeentelijke afnemers). Voor niet bestuursorganen (derden) zullen deze verplichtingen niet gaan gelden. Burgers krijgen het recht om zich ten opzichte van bestuursorganen te beroepen op eenmalige verstrekking als het gaat om authentieke gegevens. Met de actualisering van de informatiebeveiliging met betrekking tot GBA en waardedocumenten wordt rekening gehouden met gevolgen die de wetswijziging heeft voor het omgaan met persoonsgegevens binnen de gemeente Haarlemmermeer. Speciaal aandacht zal worden gevraagd voor het feit dat ook binnengemeentelijk door bestuursorganen verplicht gewerkt moet worden met gegevens uit de GBA. De Beheerregeling GBA is een onderdeel van de Informatiebeveiliging GBA en waardedocumenten. Het document Informatiebeveiliging GBA en waardedocumenten dient door het college te worden vastgesteld. Vaststelling van dit document dient te gebeuren na toetsing van alle daarin opgenomen procedures, rapportages en bijlagen. Vandaar dat vaststelling van het document Informatiebeveiliging op een later tijdstip plaatsvindt dan de Beheerregeling GBA. Eind juli 2009 zal de driejaarlijkse GBA audit plaatsvinden. In het kader van deze audit worden enerzijds alle documenten herzien en waarnodig geactualiseerd en anderzijds worden procedures en processen herzien en geactualiseerd. Wat gaan we daarvoor doen? Inzake de verordening Sedert 1 april 2007 is de wijziging van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens in verband met de aanpassing aan de eisen die gelden voor basisregistraties in werking. In verband hiermee dienen de artikelen 2, lid 2; 3, lid 2; 5; 6; 7 en 8, die verwijzen naar de GBA in de "Verordening Verwerking Persoonsgegevens gemeente Haarlemmermeer 2002" ingetrokken te worden. Daarnaast dient de nieuwe "Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Haarlemmermeer 2009" (Verordening GBA 2009) te worden vastgesteld. Voor de uitvoering van de regels wordt een privacyreglement en een beheerregeling opgesteld. Deze worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Voordat tot verstrekkingen conform artikel 100 van de Wet GBA wordt overgegaan, zullen de aanvragen door het college van burgemeester en wethouders zorgvuldig worden beoordeeld.

4 Onderwerp Volgvel 4 Beheer gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Na vaststelling van de verordeningen en het vaststellen van uitvoeringsregelingen is de gemeente Haarlemmermeer qua regelgeving voldoende toegerust om de periodieke audit van het GBA-systeem op inhoud, proces en privacy te laten houden. De audit betreffende proces en privacy wordt uitgevoerd op een tweetal door de gemeente zelf ingevulde vragenlijsten, die als een "zelfevaluatie" moeten worden gezien. Door het Ministerie van Binnenlandse Zaken wordt een zestal vragen geselecteerd, die door de Auditinstelling Kema op juiste beantwoording worden gecontroleerd. Inzake de beheerregeling In verband met de wijziging van de Wet GBA per 1 januari 2007 en de reorganisatie in 2006 van het gemeentelijk apparaat, is het noodzakelijk de beheerregeling GBA hiermee in overeenstemming te brengen door onder meer de bijlage aan te passen waarin de beheerfunctionarissen worden aangewezen. Ook is dit een goed moment om, nadat de gemeenteraad de nieuwe verordening heeft vastgesteld, een nieuw privacyreglement ter uitvoering ervan vaststellen. Met de vaststelling van de geactualiseerde beheerregeling GBA voldoet de gemeente Haarlemmermeer weer aan de verplichtingen die voortvloeien uit artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie. In dit artikel staat vermeld, dat het college de hoofdlijnen van het beheer vast legt in een regeling en degenen die bij het beheer van de GBA zijn betrokken verplicht zijn deze regeling na te leven. De regeling is na vaststelling weer in overeenstemming met de huidige organisatiestructuur van de gemeente Haarlemmermeer. Tevens wordt een nieuw privacyreglement vastgesteld. Een nieuwe beheerregeling en privacyreglement GBA vaststellen waarbij de regeling van 26 november 2004 wordt ingetrokken en aan de raad wordt voorgesteld bijbehorende verordeningen te actualiseren. Overige relevante informatie Van 2007 tot 2010 wordt de gemeentelijke basisadministratie (GBA) gemoderniseerd tot de basisregistratie van persoonsgegevens voor de gehele overheid. Naast de GBA worden andere basisregistraties ingevoerd zoals voor bedrijven, percelen, geografie, adressen, gebouwen en inkomens. Doel van dit stelsel van basisregistraties is een "Andere Overheid" die bij haar taakvervulling de essentiële en betrouwbare gegevens uit de basisregistraties gebruikt. Gebruik van deze zogenoemde authentieke gegevens uit deze basisregistraties zal leiden tot betere informatie voor beleid en bestuur, tot efficiencywinsten, kostenreductie voor de gehele overheid en tot vermindering van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven. Momenteel wordt gewerkt aan de actualisatie van het document voor "Informatiebeveiliging GBA en waardedocumenten". Hierbij wordt rekening gehouden met de gevolgen die de wetswijziging heeft voor het omgaan met persoonsgegevens binnen de gemeente Haarlemmermeer. Speciaal zal aandacht worden gevraagd voor het feit dat ook binnengemeentelijk door bestuursorganen verplicht gewerkt moet worden met gegevens uit de GBA. Het document 'Informatiebeveiliging GBA en waardedocumenten' komt digitaal voor alle medewerkers van de gemeente Haarlemmermeer beschikbaar via Intranet. De verordeningen de beheerregeling en het privacyreglement treden in werking op de in de voornoemde documenten genoemde datum.

5 Onderwerp Volgvei 5 Beheer gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 4. Ondertekening Burgemeester L en wethouders van de gem de secret ris, drs.p.j.buijte1.s e Bijlage(n) -4-

6 Verordening GBA Bijlage bij Informatiebeveiliging GBA en waardedocumenten pagina 1 van 2

7 De raad, Burgermeester en Wethouders en de burgemeester van de gemeente Haarlemmermeer, ieder voor zover het zijn of haar bevoegdheden betreft; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van? mei 2009, gelet op de artikelen 96 en 100 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluit: vast te stellen de: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Haarlemmermeer (Verordening GBA 2009) Artikel 1 a. Burgemeester en wethouders regelen de systematische verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers, de toegang van die afnemers tot de basisadministratie alsmede de verbanden tussen de basisadministratie en andere gegevensverzamelingen van de gemeente. b. Burgemeester en wethouders regelen de verstrekking van de authentieke gegevens uit de basisadministratie aan binnengemeentelijke afnemers ingevolge het verplichte gebruik op grond van artikel 3b en 62 van de Wet gemeentelijke basisadministratie. Artikel 2 a. Burgemeester en wethouders kunnen gegevens verstrekken in de gevallen als bedoeld in artikel 100 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. b. Zij stellen hiervoor nadere regels. Artikel 3 Deze verordening treedt op... in werking. Artikel 4 Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Haarlemmermeer 2009 (Verordening GBA 2009). Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van... De griffier, De voorzitter, J. van der Rhee Drs. Th.L.N. Weterings Bijlage bij Informatiebeveiliging GBA en waardedocumenten pagina 2 van 2

8 Verordening tot wijziging van de Verordening Verwerking Persoonsgegevens Haarlemmermeer 2002 De raad van de gemeente Haarlemmermeer, Gelezen het voorstel van het college van , inzake het vaststellen van de Verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Gelet op artikel 149 van de Gemeentewet; Besluit vast te stellen de volgende verordening tot wijziging van de Verordening Verwerking Persoonsgegevens Haarlemmermeer 2002; Artikel I Wijziging verordening De Verordening Verwerking Persoonsgegevens Haarlemmermeer 2002 wordt als volgt gewijzigd De artikelen 2, lid 2; 3, lid 2; 5; 6; 7 en 8 komen te vervallen. Artikel Il Inwerkingtreding Dit besluit treedt op... in werking. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van ,2009. De raad van de Haarlemmermeer; de griffier, de voorzitter,

9 Schema voor schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA Geactualiseerd door een werkgroep* uit de NWB-adviescommissie Identiteiten & Producten versie augustus 2008 Waarom dit schema? Collega's Burgerzaken in het land willen weten waar ze aan toe zun (wat ze wel en niet mogen of kunnen) wanneer hen schriftelijk het verzoek wordt gedaan om op papier gegevens uit de GBA te verstrekken. De NWB-adviescommissie Identiteiten 8 Producten (&P) onderhoudt het schema dat de voormalige commissie Persoonsinformatie & Privacy (PIP) heeft gemaakt om een makkelijk toegankelijke handreiking te hebben voor de medewerker Burgerzaken die tot taak heeft de incidentele GBAverstrekkingen op papier te verzorgen. Het is vaak een lastige materie waarbij systematisch moet worden nagegaan wie wat vraagt en waarom en of er vervolgens een basis is om aan die vraag tegemoet te komen. Voor een deel kan de beoordeling van een verzoek om GBA-gegevens plaatsvinden op basis van de GBA-wetgeving. Maar in een behoorlijk aantal situaties is het gemeentelijk informatiebeleid bepalend voor de vraag of gegevens al dan niet mogen worden verstrekt. Ook het wel of niet heffen van leges kan onderwerp zijn van gemeentelijk beleid. Het tot stand gekomen schema voor de schrifielijke verzoeken om papieren gegevensverstrekking geeft geen limitatieve opsomming van alle mogelijke aanvragers en verstrekkingen. Op grond van ervaringen in de alledaagse praktijk menen de werkgroepleden en de commissie I&P dat met dit schema een groot aantal vragen kan worden beantwoord waarmee medewerkers Burgerzaken in hun werk regelmatig te maken krijgen. Het gebruik van het schema tot nu toe Uit ervaringen en reacties in het land is gebleken dat het schema zijn plek heeft gevonden. Het schema wordt veel gebruikt, zowel in de praktijk als tijdens opleidingen. Het is verheugend om te zien dat het schema heeft voorzien in een behoefte. Als nadeel zou kunnen worden benoemd dat het schema teveel op zichzelf is komen te staan, terwijl de toelichting bij het schema onontbeerlijk is. De toelichting en het schema kunnen dan ook niet los van elkaar worden gezien. De huidige leden van de werkgroep zijn Sylvia van Gilst (Rotterdam) en Arjan Altena (Hengelo).

10 Toelichting bij het schema Allereerst wordt hierna bij iedere kolom in het schema een korte toelichting gegeven. Daarna wordt een aantal aspecten binnen het terrein van gegevensverstrekking nader belicht. hoofdregel in de behandeling van een verzoek. Wie Hieronder vindt u de categorie verzoekers die regelmatig schriftelijke verzoeken indient om gegevens uit de GBA te verkriigen. Er is voor gekozen de categorie verzoekers in alfabetische volgorde te presenteren. Het schema is dan snel te raadplegen en helpt u zo om snel antwoord te geven op de vragen die ontstaan bij het behandelen van schriftelijke aanvragen. Aanvragers met wie u vaak te maken krijgt, komen aan bod en zij worden over het algemeen met de 'werknaam' aangeduid. Waarvoor Deze kolom geeft de categorie aan waarvoor een verzoeker de gevraagde informatie nodig heeft. Deze categorie moet u altijd in combinatie bekijken met de eerste categorie Wie. De combinatie Wie en Waarvoor is noodzakelijk om te kunnen bepalen of u de aanvraag in behandeling kunt nemen. Welke categorie In deze kolom wordt aangegeven wat de status van de verzoeker is; tot welke categorie de verzoeker behoort: een buitengemeentelijke afnemer, een binnengemeentelijke afnemer, een verplichte derde (deze is belast met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift), een vnje derde of overige. Ten aanzien van een bijzondere derde (deze heeft middels een autorisatiebesluit van de minister toegang gekregen tot het landelijk GBA-netwerk) geldt dat deze groep slechts via GBA-berichten gegevens uit de GBA kan krijgen. Hierover straks meer. Ten aanzien van de vrije derde geldt dat het al dan niet beschouwd kunnen worden als vrije derde uiteraard aíhangt van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid. Gemeenten bepalen zelf óf en welke vrije derde binnen de ruimte van artikel l00 Wet GBA zij opnemen in de GBA-verordening. Welke gegevens Als u de aanvraag met het door de aanvrager opgegeven doel in behandeling kunt nemen, ziet u in deze kolom welke GBA-gegevens u kunt verstrekken. De te verstrekken gegevens zijn, behoudens de verstrekkingen aan vrije derden, niet limitatief opgesomd. Er is volstaan met de benaming 'algemene-', 'verwijs-'en 'bijzondere gegevens'. Verstrekkingsbeperking (voorheen geheimhouding) Er komen in het schema drie mogelijkheden voor: 'Niet mogelijk', 'Mogelijk' en 'Toetsing noodzakelijk'. Bij 'Niet mogelijk' is het voor de ingeschrevene (de bevraagde) niet mogelijk om via een schriftelijk verzoek tot verstrekkingsbeperking te voorkomen dat van zijn of haar percoonslijst gegevens worden verstrekt. Met andere woorden: bij een geregistreerde verstrekkingsbeperking worden de gevraagde gegevens toch verstrekt. Bij 'Mogelijk' kunt u aan verzoeker, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, de gegevens niet verstrekken (u dient te allen tijde acht te slaan op de verstrekkingsbeperking). Bij 'Toetsing noodzakelijk' dient u, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, een belangenafweging te maken tussen de noodzaak van de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene. Leges In deze kolom worden vier mogelijkheden aangegeven: Ja: U kunt leges op grond van de gemeentelijke legesverordening in rekening brengen. Nee: Spreekt voor zich. E 2,27: De gevraagde informatie is kosteloos, maar u kunt op grond van de gemeentelijke legesverordening het zogenaamde postkamertarief (zie volgende pagina) in rekening brengen. Kosteloos: De NWB-adviescommissie I&P adviseert u deze verstrekking kosteloos te doen. Basis In deze kolom wordt aangegeven wat de wettelijke basis is voor het beoordelen van de aanvraag.

11 Enkele aspecten binnen het terrein van gegevensverstrekking nader belicht. Protocollering Bij een schriftelijke aanvraag dient u alle verstrekte gegevens te protocolleren. U moet vastleggen welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens zijn verstrekt. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten hoeft u niet te protocolleren (art 103, lid 3 Wet GBA). De commissie vindt dat de verzoeker behoort aan te geven dat hier sprake van is. Een andere mogelijkheid is dat u alle schriftelijke verstrekkingen protocolleert (tenzij nadrukkelijk in het schema staat dat dit niet moet) en in geval van een (niet vaak voorkomend) verzoek om een overzicht van de gedane verstrekkingen te bepalen, wat wel of niet in dit overzicht vermeld dient te worden. Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK's) Protocollenng In de Kwaliteitsbrochure nr. 30 van het Agentschap BPR kunt u lezen dat de verzoeken van de AMK's niet geprotocolleerd dienen te worden. Leges Het Agentschap BPR stelt dat de AMK's geen afnemers of derden zijn in de zijn van de Wet GBA en dat hen derhalve leges conform de gemeentelijke legesverordening in rekening gebracht kunnen worden. Reeds in een eerder stadium heeft de Stichting Bureau Jeugdzorg (waaronder een AMK ressorteert) de NWB aangeschreven over het verkrijgen van kosteloze informatie uit de GBA bij dergelijke aanvragen. De NWB is van mening dat de stichting, die een Bureau Jeugdzorg in stand houdt, belast is met een aantal taken die in wetgeving zijn beschreven. De NWB is echter van mening dat de gemeenten haar eigen verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot legeshefíing. Indien u leges dan ook heft, is het noodzaak dat u dit regelt in de gemeentelijke legesverordening. Het is daarbij van belang hoe de formulering van uw legesverordening is opgesteld. U verstrekt immers in dit geval gegevens uit de GBA, maar niet op grond van de GBA. Pensioenfondsen en ziekenhuizen Pensioenfondsen en ziekenhuizen zijn soms bijzondere derden. Bijzondere derden hebben de eigenschap dat zij zijn geautoriseerd door de minister om gegevens te ontvangen via GBA-berichten. Artikel 68 e Besluit GBA geeft nog eens expliciet aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden. Uitzonderingen hierop zijn een aantal financiële instellingen voor het uitbetalen van opvorderbare gelden en de FIOM. Hiervoor is een geautoriseerde papieren verstrekking in het leven geroepen. Artikel 99, lid 1 en 3 Wet GBA geefi aan dat artikel 88 lid 4 Wet GBA van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus. Het ligt echter niet zo gemakkelijk. Bijzondere derden hebben dus de mogelijkheid om op verzoek ook een gewaarmerkt afschrift te krijgen. Hierbij geldt dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van. Wat nu als de bijzondere derde een 'no-hit-bericht' heeft ontvangen? Welnu, dan zou de bijzondere derde eigenlijk geen gegevens kunnen krijgen. Dat gaat wel wat ver en zo gaat het ook niet in de praktijk. De pijn zit 'm in het feit dat de bijzondere derde in het GBA-vraagbericht wel degelijk moet aangeven wie degene is over wie gegevens gevraagd worden. Zonder de juiste identificerende gegevens lukt dat dus niet en kan de gemeente geen gegevens over het GBA-netwerk verstrekken. De enige mogelijkheid die voor de bijzondere derde overblijft, is dan de gegevens op te vragen via een schriftelijk verzoek bij de gemeente. De gemeente kan formeel echter alleen verstrekken als de verzoeker is opgenomen als vrije derde in de gemeentelijke verordening. Het Agentschap BPR geeft aan dat pensioenfondsen ook gezien kunnen worden als verplichte derden (artikel 98 Wet GBA). Echter, BPR geeft niet aan welk algemeen verbindend voorschrift (avv) de verstrekking van GBA-gegevens in dat geval voorschrijft. Dat is wel de kern van artikel 98 Wet GBA. In het schema gaat de NWB-adviescommissie I&P er dus niet van uit dat pensioenfondsen verplichte derden zijn. Ziekenhuizen, die niet zijn geautoriseerd, moeten in de gemeentelijke verordening zijn opgenomen, wil verstrekking mogelijk zijn. Door de minister geautoriseerde ziekenhuizen kunnen slechts via GBA-berichten gegevens krijgen. Anders niet. Bij een 'no-hit-bericht' geldt dus weer het bovenstaande verhaal.

12 De conclusie van de NWB-adviescommissie \&P luidt: Als de gemeente aan geautoriseerde (bijzondere) derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht zijn verstrekt (art 89, lid 4 Wet GBA) of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geautoriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Vrije derden De in het schema aangegeven vnje derden vormen geen limitatieve opsomming. Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het verstrekkingenbeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vnje derden over te kunnen gaan, dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening. Een vnje derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100 Wet GBA. Crematoria en begraafplaatsen Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen. De eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 Wet GBA). Niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen vallen onder artikel 100 Wet GBA. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA. Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 Wet GBA). Samenwerkingsverbanden Steeds vaker komt het voor dat er sprake is van samenwerkingsverbanden tussen gemeenten (bijvoorbeeld: een gemeenschappelijk belastingkantoor). Wanneer dit is geregeld in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is er sprake van een buitengemeentelijke afnemer. De wijze waarop een samenwerkingsverband is georganiseerd blijkt echter meestal niet uit het schriftelijk verzoek. Daarover moet dan eerst meer informatie worden gevraagd. Ook de taak die het samenwerkingsverband uitoefent is van belang om te kunnen bepalen of verstrekking uit de GBA gerechtigd is. Scholen Scholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. In het algemeen wordt de leerling gevraagd om een afschrift uit de GBA in te leveren. In sommige gemeenten is het gebruikelijk dat de gemeente op basis van lijsten met leerlinggegevens 'massaal' afschriften aanlevert. De commissie is van oordeel dat er geen grond is om op basis van de Wet GBA gegevens te moeten verstrekken aan scholen. De enige mogelijkheid die dan overblijft is het vermelden van scholen in de gemeentelijke verordening, zodat een verstrekking op basis van artikel 100 van de Wet GBA en de verordening mogelijk is (met alle beperkingen van dien: hoeveelheid gegevens, mogelijkheid tot verstrekkingsbeperking). Postkamertarief Het tarief als bedoeld in artikel 37a van de Regeling GBA wordt ook wel het 'postkamerfarief genoemd. Dit tarief kunt u in rekening brengen aan buitengemeentelijke afnemers en bijlondere derden op het moment dat om schriftelijke informatie wordt gevraagd, die normaliter over het landelijk GBA-netwerk aan te vragen is. Indien u dit tarief in rekening brengt, dient dit te zijn opgenomen in de gemeentelijke legesverordening. De verzoeker heeft immers wel recht op kosteloze informatie uit de GBA, maar betaalt een tarief voor het uitdraaien en verzenden van de schriftelijke informatie. Het 'postkamertarief bedraagt op grond van de Regeling GBA E 2,27. Dit bedrag wordt niet geïndexeerd met de andere bedragen in de gemeentelijke legesverordening maar is thans een bij wet vastgesteld bedrag. Voor Gerechtsdeurwaarders (afnemer) geldt een specifieke afspraak. Zonder toevoeging van een 'no-hitbericht' (bewijs dat men geprobeerd heeft gegevens te verkrijgen via het GBA-netwerk) kan op basis van een convenant tussen de NWB en de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA.

13 Op 10 juni 2005 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan over het heffen van het postkamertarief. Twee bijzondere wetten geven aan dat gemeentebesturen kosteloos GBA-gegevens moeten verstrekken. Het arrest van de Hoge Raad heeft tot gevolg gehad dat gemeenten niet langer het postkamertarief in rekening kunnen brengen indien bij (bijzondere) wet is bepaald dat de gegevens kosteloos verstrekt moeten worden. NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten

14 Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA' gerechtelijke procedure of het opstellen van een dagvaarding privacy bevraagde wordt ' Dit schema is bij de adviescommissie Identiteiten en Produkten voortdurende bron voor aandacht en actualisering. Afhankelijk van de formulering omtrent verstrekkingen uit de GBA in de legesverordening, deze apart in de legesverordening opnemen. Het betreft immers geen verstrekking op grond van de Wet GBA.

15 begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) genoemd in art. 100, lid 2 Wet Culturele organisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA Energiebedrijven Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Art. 100 Wet GBA Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen) Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zoals het sturen van een betalingsherinnering, het opsporen van debiteuren Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Art. 100 Wet GBA Let op: het gaat hier om de verstrekking op schriftelijk verzoek. De systematische verstrekkingen die binnengemeentelijk plaatsvinden worden op grond van art. 96 Wet GBA geregeld in de gemeentelijke GBA-verordening.

16 GBA Gerechtsdeurwaarders (publiekrechtelijke taken) Gerechtsdeurwaarders (commercieel doel) Uitvoering van een publiekrechtelijke taken zoals genoemd in artikel 2 van de Gerechtsdeurwaarderswet. Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploten, ontruimingen Uitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incassowerkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie Afnemer Commerciele instelling Algemene en verwqsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geen gegevens verstrekken Niet mogelijk f 2,274 Art. 88 Wet GBA Art. 100 Wet GBA Zonder toevoeging van een no-hit kan op basis van het convenant tussen NVVB en Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA.

17 Instellingen (bestuursorganen) op grond van de Wet gemeenschappelij ke regeling (Wgr) Instellingen/organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening -Algemenelgeestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -3eugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening Juridisch loket5 Kerken (niet zijnde de SILA) Kredietbank (privaatrechtelijk, genoemd in de Wet op de Studiefinanciering Uitvoering publiekrechtelijke taak Volgens gemeentelijke verordening Volgens gemeentelijke verordening ledenadministratie Volgens gemeentelijke verordening Afnemer Vrije derde Vrije derde Vrije derde Vrije derde verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet Niet mogelijk Mogelijk Mogelijk Mogelijk Mogelijk 2,27 Ja Ja Ja Ja Art. 88 Wet GBA Art. 100 Wet GBA Art. 100 Wet GBA Art. 100 Wet GBA Art. 100 Wet GBA Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure, zie dan bij Advocaten

18 Mandaat BV (met bijvoeging van betreffend college besluit) Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk ~ i ~ ~ ~ Volgens ~ t gemeentelijke ~ ~ verordening ~ ~ ~ Vrije ~ derde ~ Maximaal i ~ de ~ gegevens t i ~ Mogelijk ~ genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Natuurlijke personen (NIVRA) Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder) Uitvoering Wet op de Registeraccountants. Voor registratietaak accountantsregister; verstrekking aan individuele accountants is niet toegestaan Vrije derde Afnemer Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet G BA Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Mogelijk Niet mogelijk 2,27 J a J a f 2,27 Art. 88 Wet GBA Art. 100 Wet GBA Art. 100 Wet GBA Art. 88 Wet GBA Notarissen (publiekrechtelijke taak) Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten zoals het opstellen van een verklaring van erfrecht Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk f 2,276 Art. 88 Wet GBA Notarissen (commercieel doel) Uitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incassowerkzaamheden en voeren van een Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Art. 100 Wet GBA Indien onderzoek nodig is in de persoons- of archiefkaartenbestanden dan kan de gemeente een extra tarief in rekening brengen mits opgenomen in de legesverordening.

19

20 Zorgverzekeraars zorg, innen rekeningen ivm die zorg Uitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk Afnemer mits op lijst GBA Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in Niet mogelijk f 2,27 Art. 88 Wet GBA Vrije derde tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer Bijvoorbeeld Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank, Kruisvereniging, etc

21 de publiekrechteli]ke taa is te vinden o Voorbeeld: buitengerechtelijke incassowerkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie

22 img58185.doc Privacyreglement GBA Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 1 van 13

23 img58185.doc Toelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Haarlemmermeer De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA "aangehaakt" voor gebruik binnen de gemeente. Er is een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt. Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 2 van 13

24 img58185.doc PRIVACYREGLEMENT GBA Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluiten: Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Haarlemmermeer vast te stellen. Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 3 van 13

25 img58185.doc HOOFDSTUK l ALGEMENE BEPALINGEN Artikel l Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; verordening: de "Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Haarlemmermeer 2009", vastgesteld door de gemeenteraad; basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet; bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens; verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene; afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet: binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadrninistratie aan een afnemer of derde; telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet. Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is De Teammanager Burgerzaken Artikel 3 Toepasselijke regelgeving 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld. 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast. Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 4 van 13

26 img58185.~0c HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel: a. gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van b[ of krachtens wet opgelegde taken; b. gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het college van B&W opgedragen taken; c. informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben. 2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken. Artikel 5 Categorieën van personen In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Haarlemmermeer. Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen. Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats: a. op grond van bepalingen bij of krachtens de wet; b. Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie. Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 5 van 13

27 img58185.doc HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben: a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het team Burgerzaken en het team Front Office Voorzieningen Burgerzaken; b. de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers. 2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. Artikel 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3. Artikel 10 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeliug van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken. Artikel 11 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. Artikel 12 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Of: 1. Aan het basisregistratiesysteem worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen. 2. Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Artikel 13 Gegevensverstrekking aan vrije derden 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 6 van 13

28 img58185.doc 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager. 3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden. Artikel 14 Voorwaarden voor verstrekking 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: a. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; b. dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelsd; c. dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd. 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan. Artikel 15 Terugmeldverplichting Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. Artikel 16 Protocollering De beheerder houdt gegevens bij betreffende de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6en 110van dewet. Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 7 van 13

29 img58185.doc HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN Artikel 17 Beveiliging 1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. 2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer. Artikel 18 Slotbepaling 1. Dit reglement wordt aangehaald als "GBA privacyreglement gemeente Haarlemmermeer". 2. Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis. Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris, de burgemeester, drs. P.J. Buijtels drs. Th.L.N. Weterings Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 8 van 13

30 img58185.doc BIJLAGE l Aaugehaakte gegevens zijn: Binnengemeentelijke afnemersindicaties Adreshistorie Voogdijgegevens Onderzoeksgegevens Gegevens betreffende systeembeheer en autorisaties Burgerlijke staat Stemdistricten PL'en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens) Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht enz.) Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 9 van 13

31 img58185.doc BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De volgende dienstonderdelen van de gemeente Haarlemmermeer hebben toegang tot de basisadministratie: Team Front Office Wet GBA, Kieswet, Besluit Alle gegevens op PL en - - Voorzieningen Burgerzaken en Burgerlijke Stand, Burgerlijk verwijsgegevens Team Burgerzaken (KCC) Cluster Financiën en Administratie wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Orarlje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw. Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Cluster Dienstverlening Leerplichtwet en Adres, naamsgegevens, Leerplichtregeling WWB, oudergegevens. Bureau Opvang Nieuwkomers, Huwelij ksgegevens, Wet voorzieningen kindgegevens, oudergegevens, gehandicapten en Verordening overlijdensgegevens, voorziening gehandicapten persoonsgegevens, gemeente Haarlemmermeer, gerelateerden, WMO, Wet milieubeheer, Wet verblijfplaatsgegevens, verontreiniging verwijsgegevens, Oppervlaktewater, Woningwet reisdocumentgegevens en en het BW verblijfstitel. Team Front Office Uitvoeren wettelijke taken op het Adres, naamsgegevens, Voorzieningen Vergunningen gebied van vergunningverlening oudergegevens. (KcCl Huwelij ksgegevens, kindgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens, persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel. Team Front Office Sociale Uitvoeren van wettelijke taken Adres, naamsgegevens, ZakenNVMo oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens, persoonsgegevens, Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 10 van 13

32 img58185.doc gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel. Cluster Communicatie, Het verzendenloverbrengen van Persoonsgegevens, Marketing en Onderzoek (team gelukwensen voor huwelijksgegevens, Communicatie) huwelijksjubilea en personen die overlijdengegevens, in het lopende jaar 100 worden verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens Politie Regio Kennemerland Uitvoeren wettelijke (opsporings- Adres, naamsgegevens, en vervolgings) taken oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens, persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel. Systeem beheer Het waarborgen van een juiste Toegang tot alle in het systeem werking van de computer, het netwerk en de applicaties aanwezige gegevens. De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 11 van 13

33 img58185.doc BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA Cluster Dienstverlening Uitvoering Sociale wetten. Mutatiegegevens: vestigingen, uitvoering Leerplichtwet. binnenverhuizingen, vertrekken, uitvoering Wet inburgering. verblijfstitels, emigraties en overlijden. Cluster CM0 Gegevens over huwelijksjubilea Mutatiegegevens: vestigingen, en 'oudste inwoners' (vanaf 100 binnenverhuizingen, vertrekken, jaar). emigraties en overlijden. Basisregistratiesysteem (BRS) Het in verband brengen van de Alle mutatiegegevens voor zover volgende leerplichtig. gegevensverwerkingen: Leerplichtadministratie (via CiVisoin, Onderwijs) Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 12 van 13

34 img58185.doc BIJLAGE 4 VERSTREKKINGENTABEL GBA Zie hiervoor Biilaqe Verstrekkinqentabel GBA. Hiervoor is een model van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NvvB) beschikbaar Aangepaste versie is gedateerd augustus Dit overzicht is bijgevoegd als PDF-bestand. Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 13 van 13

35 img58183.doc Bijlage Beheerregeling GBA GBA-Beheerregeling Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Besluit: Vast te stellen de navolgende beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Haarlemmermeer: Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 1 van 15

36 img58183.doc Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Deze regeling verstaat onder: de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkingsen verblijfsregisters en het besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden; audit: een controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De audit bestaat uit onder andere een a-selecte steekproef van actuele en opgeschorte persoonslijsten. De omvang van de steekproef is afhankelijk van het inwonertal van de gemeente; kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten; foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten: foutenlijst: het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden; autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden; verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet GBA is aangewezen als verantwoordelijke; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie; informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures; beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten; gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening; systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem; applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening; privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening; gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand; bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens Bijlage bij de Informatiebeveiliging pagina 2 van 15