Collegevoorstel. Procedure: Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen.

Transcriptie

1 College V Onderwerp: Privacyreglement GBA Collegevoorstel Inleiding: Ingevolge de Wet Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (artikel 96 en 100) dient de gemeente te beschikken over een privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Dit reglement moet door het college worden vastgesteld. Het privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens regelt de gegevensverstrekking binnengemeentelijk en buitengemeentelijk voor afnemers die niet door de minister van Binnenlandse Zaken zijn aangewezen. Het reglement is een onderdeel van de Verordening gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens Heusden welke is vastgesteld op 25 mei Feitelijke informatie: Op 20 juni 2006 is het vorige reglement vastgesteld. In de tussenliggende periode hebben er in onze gemeentelijke organisatie wederom verschillende verschuivingen plaats gevonden. Er zijn nieuwe teams bijgekomen en hierdoor hebben er ook veel verschuivingen van taken plaats gevonden. Ook zijn er nieuwe wettelijke taken door de minister aangewezen waarvoor verplicht gebruik van GBA gegevens noodzakelijk is. Hierop is het bijgevoegd privacyreglement GBA aangepast. Afweging: Om te voldoen aan de eisen gesteld in de, artikel 96 en 100 moet het privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden aangepast. Bijgaand treft u een nieuw reglement aan. De aanpassingen betreffen voornamelijk wijzigingen die zijn voortgekomen uit de verschuiving van verschillende teams binnen onze organisatie en uit het verplicht gebruik van GBA gegevens voor de uitvoer van een aantal extra aangewezen taken. Procedure: communicatie Na vaststelling van dit reglement zal publicatie en ter inzagelegging plaats vinden. Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 1/2

2 College V Onderwerp: Privacyreglement GBA BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 2 maart 2010; gelet op:, artikel 96 en 100; besloten: Het GBA privacyreglement vast te stellen. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 2/2

3 Toelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Heusden. De bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA aangehaakt voor gebruik binnen de gemeente. Er is op 24 mei 2005 een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt. 1

4 GBA PRIVACYREGLEMENT Burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluiten: Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Heusden vast te stellen als volgt: 2

5 HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 12 februari 2004; basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet; bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens; verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene; afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde; telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet. Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is de teammanager Administraties en Vastgoed 3

6 Artikel 3 Toepasselijke regelgeving 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld. 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast. 4

7 HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel: a. gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken; b. gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken; c. informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben. 2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken. Artikel 5 Categorieën van personen In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Heusden. Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen. Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats: a. op grond van bepalingen bij of krachtens de wet; b. Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie. 5

8 HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben: a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de teams Administraties en Vastgoed/Burgerzaken, en Frontoffice/Burgerzaken; b. de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers. 2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3. Zij moeten de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer opvolgen. Artikel 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3. Artikel 10 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister. Artikel 11 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken. Artikel 12 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. Artikel 13 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden 1. Aan het basisregistratiesysteem (Gegevensmakelaar/BRS) worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen. 2. Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. 6

9 Artikel 14 Gegevensverstrekking aan vrije derden 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager. 3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden. Artikel 15 Voorwaarden voor verstrekking 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: a. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; b. dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst; c. dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd. 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan. Artikel 16 Terugmeldverplichting Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. Artikel 17 Protocollering De beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet. 7

10 HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN Artikel 18 Beveiliging 1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. 2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer. Artikel 19 Slotbepaling 1. Dit reglement wordt aangehaald als GBA privacyreglement en vervangt het overeenkomstige reglement, vastgesteld bij collegebesluit van 20 juni Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis Burgemeester en wethouders van Heusden, de secretaris, de burgemeester, mr. J.T.A.J. van der Ven drs. H.P.T.M. Willems 8

11 BIJLAGE 1 Aangehaakte gegevens zijn: Adreshistorie Voogdijgegevens Burgerlijke staat PL en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens) Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht, geslachtsnaamwijziging, enz.) Code dienstplicht Aangehaakt sofinummer Datum adreshuishouding aaneengesloten 9

12 BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De volgende dienstonderdelen van de gemeente Heusden. hebben toegang tot de basisadministratie: Organisatie onderdeel Wettelijk kader Gegevensset Team Administraties en Vastgoed/Burgerzaken Team Frontoffice/Burgerzaken Team Bedrijfseconomische control Team Administraties en Vastgoed/Belaastingen Team Administraties en Vastgoed/Belaastingen, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Naamswijziiging, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Verordening lijkbezorgingsrechten Rampenbestrijding (CRIB) Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Afvalstoffenheffing Gemeentelijke WOZ verordening Alle gegevens op PL en verwijsgegevens Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens inschrijving, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens Team Administraties en Vastgoed/Burgerzaken Team Administraties en Vastgoed/Burgerzaken Grafrechten Spontane gegevensverstrekking Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens inschrijving, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens Persoonsgegevens,Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens TeamFrontoffice/Burgerzaken Gevonden voorwerpen Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Team Frontoffice/WMO Gehandicaptenparkeerkaart Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens inschrijving, verblijfplaatsgegevens Team Handhaving Team Kwaliteitscontrol Team Ondersteuning Leefomgeving (OLOG) Team Onderzoek Ontwikkeling enprojecten (OOP) Team OOR Team OOP Team Administraties en Vastgoed/Vastgoed Team Organisatie Ondersteuning (ORGO) Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW Uitvoering tasken opsporingsambtenaar Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht Winkelsluitingswet Drank- en horecawet Wet op de kansspelen Uitvoering APV Huisvestingswet Toekennen van onderscheidngen en huwelijksjubilarissen. Wet Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw Wet 29/9/1815 Instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw. Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens, inschrijving, verblijfplaatsgegevens Peroonsgegevens,oudergegevens,nationaliteit,huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,inschrijving,verblijfplaatsgegevens,kindgegevens,verblijfstitel en gezag Persoonsgegevens,verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens Team Ondersteuning Welzijn (OWZ) Team Frontoffice/WMO Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling Regeling vroegtijdige schoolverlaters WWB, 10 Adres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, naamsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens,

13 Organisatie onderdeel Wettelijk kader Gegevensset Art 2 Wet voorzieningen gehandicapten en Verordening voorziening gehandicapten gemeente Heusden. persoonsgegevens, gerelateerden, nationaliteit,huwelijk, overlijden, inschrijving verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel, gezag Team ORGO Perzoneeel en Organisatie Wet Maatschappelijke Onderssteuning Bijzondere Opneming Psychiatrische Ziekenhuizen Pensioenen gemeentepersoneel Wachtgelden gemeentepersoneel Persoonsgegevens,huwelijksgegevens, inschrijving, verblijfplaatsgegevens Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens, inschrijving,verblijfplaatsgegevens, kind gegevens Personeeel en Organisatie Wachtgelden gemeentepersoneel Persoonsgegevens, oudergegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens, inschrijving, verblijfplaatsgegevens, kind gegevens Team OWZ Bestijding infectieziekten Peroonsgegevens, inschrijving verblijfplaatsgegevens Team Informatievoorziening (IV) Team Informatievoorziening (DIV) Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties Uitvoering dispensatie niet-openbare stukken Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens. Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens Gehele Organisatie Uitvoering van overige taken Naam, adres, woonplaats gegevens De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. 11

14 BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBA Wie Waarvoor Gegevensset Team OWZ Uitvoering Leerplichtwet. Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Team Administraties en Vastgoed Begraafplaatsen Administratie Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Team Administraties en Vastgoed Uitvoering belastingwetgeving. Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Team Administraties en Vastgoed Vastgoedadministratie (BAG/Kadaster) Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden Team Bedrijfs Economisch Control Innen van gelden Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Gehele Organisatie Gebruik BRS/Gegevensmakelaar Alle mutatie gegevens vanuit de GBA 12

15 BIJLAGE 4 VERSTREKKINGENTABEL GBA (is als aparte bijlage toegevoegd) 13

16 Bijlage 5 Vrije Derden Als vrije derden zijn aangewezen: Bureaus Burgerlijke Stand,Bevolkingsregister en Verkiezingen van de Nederlandse Antillen; Stichting Woonveste (gevestigd te Drunen); Gemeentelijke Gezondheidsdienst; Buitenlandse EU-overheden; Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens); Buitenlandse vertegenwoordiging hier te lande; Bureau voor Rechtshulp; Niet-gemeentelijke crematoria, begraafplaatsen; Pensioenfondsen; Ziekenhuizen; Novadic/verslavingszorg. 14

17 Privacyreglement en Beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie. In de vergadering van 2 maart 2010 heeft het college het gewijzigde privacyreglement en de gewijzigde beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie vastgesteld. In het privacyreglement wordt de verstrekking van persoonsgegevens geregeld en in het beheerreglement de hoofdlijnen van het beheer van de gemeentelijke basisadministratie conform de. De vastgestelde reglementen liggen gedurende 4 weken ter inzage bij de Frontoffice van onze gemeente. Een afschrift van de reglementen is tegen betaling van de verschuldigde kosten verkrijgbaar.

18 Schema voor schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA Geactualiseerd door een werkgroep* uit de NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten Waarom dit schema? Collega s Burgerzaken in het land willen weten waar ze aan toe zijn (wat ze wel en niet mogen of kunnen) wanneer hen schriftelijk het verzoek wordt gedaan om op papier gegevens uit de GBA te verstrekken. De NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten (I&P) onderhoudt het schema dat de voormalige commissie Persoonsinformatie & Privacy (PIP) heeft gemaakt om een makkelijk toegankelijke handreiking te hebben voor de medewerker Burgerzaken die tot taak heeft de incidentele GBA-verstrekkingen op papier te verzorgen. Het is vaak een lastige materie waarbij systematisch moet worden nagegaan wie wat vraagt en waarom en of er vervolgens een basis is om aan die vraag tegemoet te komen. Voor een deel kan de beoordeling van een verzoek om GBA-gegevens plaatsvinden op basis van de GBA-wetgeving. Maar in een behoorlijk aantal situaties is het gemeentelijk informatiebeleid bepalend voor de vraag of gegevens al dan niet mogen worden verstrekt. Ook het wel of niet heffen van leges kan onderwerp zijn van gemeentelijk beleid. Het tot stand gekomen schema voor de schriftelijke verzoeken om papieren gegevensverstrekking geeft geen limitatieve opsomming van alle mogelijke aanvragers en verstrekkingen. Op grond van ervaringen in de alledaagse praktijk menen de werkgroepleden en de commissie I&P dat met dit schema een groot aantal vragen kan worden beantwoord waarmee medewerkers Burgerzaken in hun werk regelmatig te maken krijgen. Het gebruik van het schema tot nu toe Uit ervaringen en reacties in het land is gebleken dat het schema zijn plek heeft gevonden. Het schema wordt veel gebruikt, zowel in de praktijk als tijdens opleidingen. Het is verheugend om te zien dat het schema heeft voorzien in een behoefte. Als nadeel zou kunnen worden benoemd dat het schema teveel op zichzelf is komen te staan, terwijl de toelichting bij het schema onontbeerlijk is. De werkwijze van het schema hebben wij dan ook enigszins aangepast ten opzichte van de vorige versies. * De huidige leden van de werkgroep zijn Sylvia van Gilst (gemeente Rotterdam), Eric Kroes (gemeente Landgraaf), Michel Vink (gemeente Utrecht) en Arjan Altena (gemeente Hengelo). Versie januari

19 Werkwijze schema Het schema hebben wij gesplitst in meerdere delen. Elk deel vertegenwoordigt een bepaalde categorie verzoekers. Alvorens het schema kan worden geraadpleegd moet er een identificatie van de verzoeker plaatsvinden. Daarna kunt u dan in het betreffende deel van het schema terugvinden hoe het verzoek moet worden beoordeeld. Stap 1: De identificatie van de verzoeker Om het schema op een goede manier te gebruiken is het eerst noodzakelijk om het verzoek te identificeren. Daarbij gaat het om de combinatie wie vraagt? en waarvoor is het nodig?. Voorbeeld: Een overheidsinstantie kan een verzoek om gegevensverstrekking indienen, maar om als overheid (afnemer) behandeld te worden dient deze overheidsorganisatie dit wel te doen voor de uitvoering van een toegewezen publiekrechtelijke taak. De combinatie van deze twee aspecten is bepalend. De verzoekers zijn ingedeeld in de volgende categorieën: Schema 1 - Afnemers: overheid, bestuursorganen, uitvoering publiekrechtelijke taken; Schema 2 - Bijzondere derden: aangewezen, verkrijgt gegevens via GBA-netwerk, schriftelijke verstrekking is in uitzonderlijke gevallen mogelijk gemaakt; Schema 3 - Verplichte derden: gerechtelijke procedure, dagvaarding, gerechtelijke werkzaamheden horen verplicht tot de taak van deze verzoeker; Schema 4 - Vrije derden: gemeentelijk beleid, verordening; Schema 5 - Overig: verstrekking mogelijk, niet op basis van de of de gemeentelijke verordening. Stap 2: Het gebruik van het schema Als u bij stap 1 hebt bepaald met welke categorie verzoeker u te maken hebt, kunt u naar het desbetreffende deel van het schema gaan. U zult dan zelf kunnen constateren dat de behandeling van een verzoek uit een bepaalde categorie in de regel hetzelfde is. Voor elke categorie geldt namelijk een bepaalde hoofdregel in de behandeling van een verzoek. N.B. In een paar gevallen is verstrekking mogelijk zonder dat de de basis is van deze verstrekking. Bovenstaande werkwijze is dan niet van toepassing. Het is noodzakelijk om altijd eerst te bepalen of het een verzoek betreft dat ingedeeld kan worden in schema 1, 2, 3 of 4. Zie voor voorbeelden van deze situaties schema 5. Versie januari

20 Toelichting bij het schema Onderstaand treft u een algemene toelichting bij de kolommen van het schema aan. Soms is het nodig een bepaalde situatie of onderwerp uit het schema nader toe te lichten. Indien dat zo is, treft u die toelichting bij het schema aan. Wie Hieronder vindt u de verzoekers die regelmatig schriftelijke verzoeken indienen om gegevens uit de GBA te verkrijgen. Aanvragers met wie u vaak te maken krijgt, komen aan bod en zij worden over het algemeen met de werknaam aangeduid. Waarvoor Deze kolom geeft de categorie aan waarvoor een verzoeker de gevraagde informatie nodig heeft. Deze categorie moet u altijd in combinatie bekijken met de eerste categorie Wie. De combinatie Wie en Waarvoor is noodzakelijk voor de identificatie van het verzoek (zie Stap 1). Welke categorie In deze kolom wordt aangegeven wat de status van de verzoeker is; tot welke categorie de verzoeker behoort: een afnemer, een verplichte derde (deze is belast met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift), een vrije derde of overige. Ten aanzien van een bijzondere derde geldt dat deze groep slechts via GBA-berichten gegevens uit de GBA kan krijgen. Hierover straks meer. Ten aanzien van de vrije derde geldt dat het al dan niet beschouwd kunnen worden als vrije derde uiteraard afhangt van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid. Gemeenten bepalen zelf óf en welke vrije derde zij binnen de ruimte van artikel 100 opnemen in de GBA-verordening. Welke gegevens Als u de aanvraag met het door de aanvrager opgegeven doel in behandeling kunt nemen, ziet u in deze kolom welke GBA-gegevens u kunt verstrekken. De te verstrekken gegevens zijn, behoudens de verstrekkingen aan vrije derden, niet limitatief opgesomd. Er is volstaan met de benaming algemene-, verwijs- en bijzondere gegevens. Verstrekkingsbeperking (voorheen geheimhouding) Er komen in het schema drie mogelijkheden voor: 1. Niet mogelijk: het is voor de ingeschrevene (de bevraagde) niet mogelijk om via een schriftelijk verzoek tot verstrekkingsbeperking te voorkomen dat van zijn of haar persoonslijst, gegevens worden verstrekt. Met andere woorden: bij een geregistreerde verstrekkingsbeperking worden de gevraagde gegevens toch verstrekt. 2. Mogelijk: u kunt aan de verzoeker, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, de gegevens niet verstrekken. 3. Toetsing noodzakelijk: u dient, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, een belangenafweging te maken tussen de noodzaak van de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene. Versie januari

21 Leges In deze kolom worden vier mogelijkheden aangegeven: 1. Ja: U kunt leges op grond van uw eigen gemeentelijke legesverordening in rekening brengen. Aangezien dit eigen beleid is van de gemeente, adviseren wij u altijd goed kennis te nemen van uw eigen legesverordening. 2. Nee: Spreekt voor zich. 3. 2,27: De gevraagde informatie is kosteloos, maar u kunt wel het zogenaamde postkamertarief in rekening brengen. De basis voor dit tarief is artikel 37a van de Regeling GBA. Dit tarief kunt u in rekening brengen aan buitengemeentelijke afnemers en bijzondere derden op het moment dat schriftelijk informatie wordt gevraagd, die normaliter over het landelijk GBA-netwerk aan te vragen is. De verzoeker heeft in principe wel recht op kosteloze informatie uit de GBA, maar betaalt een tarief voor het uitdraaien en verzenden van de schriftelijke informatie. Indien u dit tarief in rekening brengt, dient dit te zijn opgenomen in de gemeentelijke legesverordening. In tegenstelling tot andere bedragen in de legesverordening, wordt dit bedrag niet geïndexeerd. Uitzonderingen: Gerechtsdeurwaarders (afnemer) op basis van een convenant tussen de NVVB en de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders geldt hier een specifieke afspraak. Zonder toevoeging van een no-hit-bericht (bewijs dat men geprobeerd heeft gegevens te verkrijgen via het GBA-netwerk) kan leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA. Extra werkzaamheden: hoewel een afnemer geen legeskosten hoeft te betalen, is het wel mogelijk extra werk te belasten met leges, conform de eigen legesverordening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het doorzoeken van de persoons- of archiefkaartenbestanden voor een notaris. Bijzondere wetgeving: Op 10 juni 2005 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan over het heffen van het postkamertarief. Twee bijzondere wetten gaven aan dat gemeentebesturen kosteloos GBA-gegevens moesten verstrekken. Het arrest van de Hoge Raad heeft tot gevolg gehad dat gemeenten niet langer het postkamertarief in rekening kunnen brengen indien bij (bijzondere) wet is bepaald dat de gegevens kosteloos verstrekt moeten worden (voorbeelden: Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers en Wet uitkeringen burgeroorlogsslachtoffers). Let hierbij wel op het verschil tussen "kosteloos" en "legesvrij". Het postkamertarief is immers geen leges. 4. Kosteloos: De NVVB-adviescommissie I&P adviseert u deze verstrekking kosteloos te doen. Basis In deze kolom wordt aangegeven wat de wettelijke basis is voor het beoordelen van de aanvraag. Protocollering Het wel of niet protocolleren is niet afzonderlijk vermeld in het schema. Bij een schriftelijke aanvraag dient u alle verstrekte gegevens te protocolleren. U moet vastleggen welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens zijn verstrekt. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten hoeft u niet te protocolleren (art 103, lid 3 ). De commissie vindt dat de verzoeker behoort aan te geven indien hier sprake van is. Een andere mogelijkheid is dat u alle schriftelijke verstrekkingen protocolleert (tenzij nadrukkelijk in het schema staat dat dit niet moet). In geval van een (niet vaak voorkomend) verzoek om een overzicht van de gedane verstrekkingen bepaalt u dan, wat wel of niet in dit overzicht vermeld dient te worden. Versie januari

22 Niet verstrekken Er kan een verzoek komen van een organisatie of instelling die op het eerste gezicht onder één van de schema's kan worden ingedeeld, maar waarbij de combinatie met het genoemde doel de verstrekking niet mogelijk maakt. De verstrekking dient dan geweigerd te worden. Hieronder treft u aantal voorbeelden aan: Advocaten Als de verstrekking niet is ter uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift (voorbeeld: incasso-activiteiten) Ambassade/consulaat of andere buitenlandse overheidsinstelling (binnen of buiten Nederland) Er is geen verdrag of andere internationale overeenkomst bekend dat gegevensverstrekking uit de GBA voorschrijft (zie voor toelichting verderop in het schema) Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen) Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, commerciële doeleinden of het bijhouden van een "niet-pensioen" gerichte administratie Gerechtsdeurwaarders Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, voeren van een debiteurenadministratie) Incassobureaus Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie, sturen betalingsherinneringen Notarissen Uitvoering van een privaatrechtelijke taak Postorderbedrijven Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie Rechtsbijstand Het verkrijgen van cliëntgegevens en gegevens van de wederpartij Rechtskundig- en adviesbureaus Verkrijgen van uittreksels van cliënten Verzekeringsmaatschappijen Voor commerciële doeleinden zoals het opsporen van debiteuren, het sturen van (rekening)afschriften, het bijhouden van een niet-pensioen gerichte administratie Zorgverzekeraars Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (voorbeeld: voeren van een debiteurenadministratie) Versie januari

23 Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA Schema 1 Afnemers Deze groep kunnen we grofweg samenvatten als de overheid. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Andere gemeenten (Afdeling Burgerzaken / Publiekszaken) Andere gemeenten (anders dan Burgerzaken / Publiekszaken) Bibliotheek (als onderdeel van de gemeente) Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Uitvoering diensten bibliotheek als gemeentelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk Advies: kosteloos Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Niet mogelijk Eigen beleid gemeente Art. 88 Art. 88 Art. 88 (incidenteel) Art. 96 (systematisch) Binnengemeentelijke afdeling of -dienst Buitengewoon opsporingsambtenaar (bijvoorbeeld in het Openbaar Vervoer) Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Controle (identificatieplicht); opmaken proces-verbaal. (bijvoorbeeld bij zwartrijden in het openbaar vervoer) Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk Eigen beleid gemeente Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Art. 88 (incidenteel) Art. 96 (systematisch) Art. 88 Cannock Chase (voorheen Mandaat BV) Centraal justitieel incassobureau (voor het innen van verkeersboetes) Uitvoering publiekrechtelijke taak (bijvoeging van betreffend college besluit) Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Art. 88 Art. 88 Gerechtsdeurwaarders (publiekrechtelijke taken) Uitvoering van publiekrechtelijke taken zoals genoemd in artikel 2 van de Gerechtsdeurwaarderswet. Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploten, ontruimingen Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk 2,27 (zie ook toelichting over leges) Art. 88 Versie januari

24 Schema 1 Afnemers Deze groep kunnen we grofweg samenvatten als de overheid. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Informatie Beheer Groep Uitvoering van een publiekrechtelijke taak. Bijvoorbeeld zoals genoemd in de Wet op de Studiefinanciering Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Art. 88 Instellingen (bestuursorganen) op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Art. 88 Kredietbank als onderdeel van een gemeente of als onderdeel van een gemeenschappelijke regeling (Wgr) Uitvoering maatschappelijke diensten als gemeentelijke taak. Volgens gemeentelijke verordening Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk Eigen beleid gemeente Art. 88 (incidenteel) Art. 96 (systematisch) Notarissen (publiekrechtelijke taak) Overheidsinstanties zoals Belastingdienst, RDW, SVB en politie Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten zoals het opstellen van een verklaring van erfrecht Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk 2,27 (zie ook toelichting over leges ivm extra werkzaamheden) Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Art. 88 Art. 88 Zorgverzekeraars Uitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd. (bijvoorbeeld Zorgverzekeringswet of AWBZ) Zie voor een overzicht van verzekeraars: eraars/adressen/index.asp Afnemer Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Art. 88 Versie januari

25 Samenwerkingsverbanden Steeds vaker komt het voor dat er sprake is van samenwerkingsverbanden tussen gemeenten (bijvoorbeeld: een gemeenschappelijk belastingkantoor). Diverse samenwerkingsverbanden zijn mogelijk. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn dit: een openbaar lichaam, een gemeenschappelijk orgaan of een centrumgemeente. Alleen in het geval van een ingesteld openbaar lichaam is er in het kader van de sprake van een buitengemeentelijke afnemer en kunnen er in principe gegevens verstrekt worden. De wijze waarop een samenwerkingsverband is georganiseerd blijkt echter meestal niet uit het schriftelijk verzoek. Daarover moet dan eerst meer informatie worden gevraagd. Ook de taak die het samenwerkingsverband uitoefent is van belang om te kunnen bepalen of verstrekking uit de GBA gerechtvaardigd is. Meer informatie over de verstrekking van gegevens in het kader van de Wgr kunt u vinden in de BPR Kwaliteitsbrochure nummer 43. Versie januari

26 Schema 2 Bijzondere derden Dit betreft instanties die door hun bijzondere maatschappelijke positie een goede ingang tot de GBA verdienen en daarom recht hebben op systematische gegevensverstrekkingen via het GBA netwerk. Hoewel zij officieel geen afnemer zijn, worden zij (tot op zekere hoogte) wel als zodanig behandeld. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen) Geautoriseerd door minister voor GBAverstrekkingen FIOM Uitbetalen van opvorderbare gelden al dan niet op termijn. Zie lijst op onder GBA. Procedures, Landelijke Tabellen Opsporen van personen (bijv. familieleden) Bijzondere derde Bijzondere derde Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de taak. Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren. (zie brief BPR2003/U66312) Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van de taak. Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren. (zie brief BPR 4 aug 2005) Niet mogelijk 2,27 op grond van legesverordening Niet mogelijk 2,27 op grond van legesveror dening Art. 99 lid 1 Art. 68b Besluit GBA Art. 99 lid 3 Art. 68c1 Besluit GBA Pensioenfondsen en ziekenhuizen Pensioenfondsen en ziekenhuizen zijn bijzondere derde als zij gegevens opvragen via het GBA-netwerk. Artikel 68e Besluit GBA geeft nog eens expliciet aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden. Artikel 99, lid 1 en 3 geeft aan dat artikel 88 lid 4 Wet GBA van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus. Het ligt echter niet zo gemakkelijk. Hierbij geldt namelijk dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van. Om verstrekking aan niet geautoriseerde ziekenhuizen en pensioenfondsen na een schriftelijk verzoek mogelijk te maken, moet dit in de gemeentelijke verordening zijn opgenomen. Als de gemeente aan geautoriseerde bijzondere derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht zijn verstrekt (art 88, lid 4 ) of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geautoriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Met alle beperkende voorwaarden van artikel 100 van de van dien. Versie januari

27 Schema 3 Verplichte derden Hier gaat het niet meer om de overheid. Het gaat hier om derden, waarvoor wettelijk is voorgeschreven dat er voor specifieke doeleinden actuele persoonsgegevens gebruikt moeten worden. Verplicht betekent: je kunt niet om de GBA heen. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Advocaten (te vinden via Uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift Voorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure of het opstellen van een dagvaarding Verplichte derde Algemene en verwijsgegevens verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift Verstrekkingsbeperking mogelijk. Toetsing noodzakelijk. Na afweging van de belangen tussen noodzaak verstrekking en privacy bevraagde wordt al dan niet verstrekt. (zie art. 102 ) Ja, op grond van de legesverordening Art. 98 Versie januari

28 Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente) Buitenlandse EUoverheden Buitenlandse niet EUoverheden (met passend beschermingsniveau - Art. 76 WBP) Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: instellingen voor sociale zorg en zekerheid) Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) Welke gegevens Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Volgens gemeentelijke verordening (er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!) Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting) Volgens gemeentelijke verordening. er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting) Volgens gemeentelijke verordening, er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Zie ook de toelichting Vrije derde Vrije derde Vrije derde Maximaal de gegevens Maximaal de gegevens Maximaal de gegevens Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Culturele organisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Fondsverwervende organisaties Instellingen of organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Verstrekkingsbeperking Versie januari Leges Basis Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ) Mogelijk Ja Art. 100 (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ) Mogelijk Ja Art. 100 (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ) Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100

29 Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis -Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening Juridisch loket Kerken (niet zijnde de SILA) Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) Inburgeringsbureaus (niet gemeentelijke) Volgens gemeentelijke verordening (is de vraag van een advocaat van het juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure, zie dan bij Advocaten) Vrije derde Maximaal de gegevens ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Migrantenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Natuurlijke personen Onderwijsinstellingen (zie ook onderstaande tekst bij Scholen ) Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder) Vrije derde Maximaal de gegevens Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Ouderenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Versie januari

30 Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Patiëntenverenigingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Pensioenfondsen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Plaatselijke afdelingen van politieke partijen Reclassering/verslaafd enzorg Sportorganisaties en -verenigingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Thuiszorgorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Vakorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel Volgens gemeentelijke verordening (voorbeelden: Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank) Vrije derde Maximaal de gegevens Vrouwenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Woningbouwvereniging en/woningcorporaties Ziekenhuizen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens Volgens gemeentelijke verordening Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen ivm die zorg Vrije derde Maximaal de gegevens Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Mogelijk Ja Art. 100 Versie januari

31 Toelichting vrije derde De genoemde instellingen zijn vrije derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer. De in het schema opgenomen opsomming van vrije derden is niet limitatief. Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het verstrekkingenbeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vrije derden over te kunnen gaan, dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening. Een vrije derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100. Crematoria en begraafplaatsen Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen. 1. gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 ). Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 ). Zie schema "afnemers". 2. Niet-gemeentelijke: deze vallen onder artikel 100. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijke verstrekkingenbeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA. Scholen Scholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. In het algemeen wordt de leerling gevraagd om een afschrift uit de GBA in te leveren. In sommige gemeenten is het gebruikelijk dat de gemeente op basis van lijsten met leerlinggegevens massaal afschriften aanlevert. De commissie is van oordeel dat er geen grond is om op basis van de gegevens te moeten verstrekken aan scholen. De enige mogelijkheid die dan overblijft is het vermelden van scholen in de gemeentelijke verordening, zodat een verstrekking op basis van artikel 100 van de en de verordening mogelijk is (met alle beperkingen van dien: hoeveelheid gegevens, de verstrekkingsbeperking door artikel 100, lid 2 van de ). Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen De verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) ligt gevoelig. Dat heeft vooral te maken met twee zaken: 1. Bij verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsinstanties ontstaat snel het gevaar dat de gemeente daarmee op het terrein komt van de Nederlandse buitenlandse betrekkingen. Zoals bekend behoren de buitenlandse betrekkingen primair tot de bevoegdheid van de rijksoverheid en niet van de gemeente. Gezien de gevoeligheid van het verstrekken van gegevens van eigen onderdanen aan overheidsinstanties van een ander land, zal verstrekking van gegevens expliciet moeten zijn geregeld in verdragsrechtelijke afspraken, of andere internationale overeenkomsten met het andere land. 2. De gevolgen van verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsorganen zijn een nog verdergaande inbreuk op de privacy van de burger dan de verstrekking aan Nederlandse overheidsinstellingen. De gevolgen daarvan kunnen vooral uitermate vervelend zijn, indien het gaat om in Nederland ingeschreven personen die (tevens) onderdaan zijn van het andere land en niets (meer) met dat land te maken willen hebben. Te denken valt aan asielzoekers, maar ook aan hier geboren personen met een dubbele nationaliteit die zich uitsluitend Nederlander voelen en geen contact meer wensen met de autoriteiten van het andere land. Versie januari