Dit reglement van de Verenigingsraad van het NHG is opgesteld conform hetgeen bepaald is in artikel 25 lid 8 van de statuten van het NHG.

Transcriptie

1 Nederlands Huisartsen Genootschap Reglement van de Verenigingsraad van het NHG Preambule Dit reglement van de Verenigingsraad van het NHG is opgesteld conform hetgeen bepaald is in artikel 25 lid 8 van de statuten van het NHG. In overleg met het bestuur stelt de Verenigingsraad een ontwerpreglement voor het functioneren van de Verenigingsraad vast, onder goedkeuring van de Raad van Toezicht, welk reglement wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering. 1. De taak van de Verenigingsraad 1. De Verenigingsraad is statutair ingesteld door de Algemene Ledenvergadering. Alle zaken die betrekking hebben op de hoofdlijnen van het beleid van de Vereniging als geheel behoren tot het werkgebied van de Verenigingsraad. 2. De Verenigingsraad geeft het bestuur gevraagd en ongevraagd advies op hoofdlijnen over het te voeren inhoudelijk beleid van het NHG. De Verenigingsraad wordt daartoe door het bestuur stelselmatig betrokken bij de beleidsvoorbereiding. 3. De Verenigingsraad heeft een eigen signalerende functie naar het bestuur ten aanzien van ontwikkelingen in de huisartsgeneeskunde en de gezondheidszorg in een breder maatschappelijk kader. 2. De samenstelling en ondersteuning van de Verenigingsraad; benoeming, vergoeding en aftreden van de leden 1. De Verenigingsraad bestaat uit ten minste 12 leden en bij voorkeur uit niet meer dan 25 leden, waaronder een voorzitter. Leden van de Verenigingsraad dienen huisarts te zijn en lid van het NHG. (Zie over het NHG-lidmaatschap artikel 4 van de NHG-statuten.) 2. Bij de samenstelling van de Verenigingsraad wordt gestreefd naar een evenwichtige verdeling voor wat betreft sekse, leeftijd en regionale spreiding over het land. Ook wordt gestreefd naar differentiatie in de professionele uitoefening van het huisartsenvak (stad/platteland, fulltime/parttime, praktijkvorm, nevenactiviteiten) en deelname vanuit wetenschappelijke afdelingen en onderwijsinstellingen. 3. De Verenigingsraad kan zich laten bijstaan door adviseurs die de activiteiten van het NHG in een breed maatschappelijk perspectief kunnen plaatsen. 4. Er wordt een rooster van benoeming en aftreden van de leden van de Verenigingsraad opgesteld. Het voorstel voor de data van aftreden van de leden (samenvallend met ALVvergaderingen) houdt rekening met een geleidelijke verdeling over de jaren, zodat er niet te veel leden tegelijkertijd aftreden. 5. De Verenigingsraad wijst uit zijn midden een vicevoorzitter aan. Deze zit onder andere de vergadering van de Verenigingsraad voor bij ontstentenis van de voorzitter. 6. Bij een vacature voor het voorzitterschap doet een commissie bestaande uit twee Verenigingsraadsleden (die zelf niet voor het voorzitterschap in aanmerking willen komen) en een commissielid voorgedragen door het bestuur, een voordracht aan de Verenigingsraad. Reglement Verenigingsraad NHG vastgesteld in ALV op 6 december 2012 pagina 1 van 7

2 7. De voorzitter wordt door de Verenigingsraad aan het bestuur voorgedragen voor benoeming door de Algemene Ledenvergadering voor een termijn van vier jaar met de mogelijkheid van herbenoeming met ten hoogste één termijn van vier jaar. 8. Twee maanden voor beëindiging van de eerste termijn wordt de voorzitter gevraagd of hij voor herbenoeming in aanmerking wil komen. Als de voorzitter dat wil, krijgen de leden één week de tijd om hun eventuele bezwaren tegen een tweede termijn aan de vicevoorzitter kenbaar te maken. Als er bezwaren zijn, bespreekt de vicevoorzitter die met het lid/de leden die bezwaren hebben en met de voorzitter. Indien de bezwaren blijven bestaan en volgens de vicevoorzitter zwaarwegend zijn, kan de voorzitter niet voor herbenoeming in aanmerking komen. 9. Wanneer de voorzitter in aanmerking wil komen voor een herbenoeming en er geen bezwaren zijn, wordt de voorzitter door de Verenigingsraad aan het bestuur voorgedragen voor herbenoeming door de Algemene Ledenvergadering. De vicevoorzitter heeft een voortgangsgesprek met de voorzitter. Het verslag van dit gesprek wordt in het archief van de Verenigingsraad bewaard. 10. Na beëindiging van de twee termijnen, legt de voorzitter zijn lidmaatschap van de Verenigingsraad neer. De vicevoorzitter heeft een exitgesprek met de scheidende voorzitter. 11. Nieuwe leden worden na een interne sollicitatieprocedure door de Verenigingsraad aan het bestuur voorgedragen voor benoeming door de Algemene Ledenvergadering voor een termijn van vier jaar met de mogelijkheid van herbenoeming met ten hoogste één termijn van vier jaar. 12. Twee maanden voor beëindiging van de eerste termijn wordt het betreffende lid gevraagd of hij voor herbenoeming in aanmerking wil komen. Als het lid dat wil, krijgen de leden één week de tijd om hun eventuele bezwaren tegen een tweede termijn aan de (-vice-)voorzitter kenbaar te maken. Als er bezwaren zijn, bespreekt de voorzitter die met het lid/de leden die bezwaar hebben en met het betreffende lid. Indien de bezwaren blijven bestaan en volgens de (vice-)voorzitter zwaarwegend zijn, kan het lid niet voor herbenoeming in aanmerking komen. 13. Wanneer het betreffende lid in aanmerking wil komen voor een herbenoeming en er geen bezwaren zijn, wordt het lid door de voorzitter door de Verenigingsraad aan het bestuur voorgedragen voor herbenoeming door de Algemene Ledenvergadering. De voorzitter of vicevoorzitter heeft een voortgangsgesprek met het lid. Het verslag van dit gesprek wordt in het archief van de Verenigingsraad bewaard. 14. Na beëindiging van de twee termijnen, legt het betreffende lid zijn lidmaatschap van de Verenigingsraad neer. De voorzitter of vicevoorzitter heeft een exitgesprek met het scheidende lid. 15. De Verenigingsraad wordt vanuit het bureau ondersteund door een ambtelijk secretaris. 16. De leden van de Verenigingsraad ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding op basis van de jaarlijks vast te stellen NHG-Regeling vacatie- en bestuursvergoeding. Reglement Verenigingsraad NHG vastgesteld in ALV op 6 december 2012 pagina 2 van 7

3 3. Taken van de voorzitter 1. De voorzitter heeft tot taak de activiteiten van de Verenigingsraad te coördineren in goed overleg met het bestuur. Hij bereidt de vergaderingen voor, heeft de zorg over de besluitenlijst en ondertekent, na aanvaarding, de notulen van de vergadering. 2. De voorzitter is in overlegorganen binnen het NHG de woordvoerder van de Verenigingsraad. Hij is de eerst aangewezen overlegpartner van de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de Raad van Toezicht. 3. De voorzitter ziet toe op de samenhang, de interne afstemming, en het goed functioneren van de Verenigingsraad. 4. De verantwoordelijkheid 1. De Verenigingsraad geeft het bestuur gevraagd en ongevraagd advies op hoofdlijnen over het te voeren inhoudelijk beleid van het NHG. (Adviesrecht) Het bestuur kan alleen gemotiveerd van de adviezen afwijken. 2. Het bestuur voert overleg met de Verenigingsraad omtrent het meerjarig beleidsplan en het jaarplan en omtrent besluiten die leiden tot aanzienlijke wijzigingen in het lopende jaarplan/begroting. (Overlegrecht) 3. Het bestuur behoeft de voorafgaande instemming van de Verenigingsraad met het meerjarig beleidsplan en het jaarplan alvorens deze met goedkeuring van de Raad van Toezicht kunnen worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. Het bestuur behoeft ook instemming van de Verenigingsraad met aanzienlijke wijzigingen in het lopende jaarplan. (Instemmingsrecht) 4. Bij het ontbreken van deze instemming van de Verenigingsraad vindt overleg plaats van de voorzitter van de Verenigingsraad met de voorzitter van het bestuur onder leiding van de voorzitter van de Raad van Toezicht. Het blijft daarbij nadrukkelijk de verantwoordelijkheid van het bestuur om de instemming van de Verenigingsraad te verkrijgen. 5. De leden van de Verenigingsraad spannen zich nadrukkelijk in voor het onderhouden van contacten met de leden van het NHG. 5. De beleidsvorming 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de beleidsvorming en -voorbereiding en de uitvoering van het beleid. 2. Bij de beleidsvorming en -voorbereiding wordt de Verenigingsraad door het bestuur stelselmatig betrokken. 3. Ten aanzien van specifieke onderwerpen kan de Verenigingsraad tijdelijke werkgroepen of commissies instellen, waarbij ook anderen dan de leden van de Verenigingsraad kunnen worden betrokken. De Verenigingsraad geeft een werkgroep/commissie een schriftelijke taakopdracht, en de werkgroep/commissie rapporteert aan de Verenigingsraad. 4. Een meerjarig beleidsplan of jaarplan wordt na instemming van de Verenigingsraad vastgesteld door het bestuur en vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. Reglement Verenigingsraad NHG vastgesteld in ALV op 6 december 2012 pagina 3 van 7

4 6. De vergaderingen 1. De Verenigingsraad komt ten minste vier keer per jaar plenair in vergadering bijeen of zoveel vaker als de voorzitter dit nodig acht. 2. De Verenigingsraad is verplicht om de leden van het bestuur voor de vergaderingen van de Verenigingsraad uit te nodigen. Uitgangspunt is dat ten minste één bestuurslid bij de vergaderingen van de Verenigingsraad aanwezig is. Als de voorzitter van de Verenigingsraad bericht van verhindering van het bestuur heeft ontvangen, beslist de voorzitter of de vergadering doorgang vindt of dat deze wordt verplaatst. Het bestuur heeft de bevoegdheid om het woord te voeren en om deel te nemen aan de beraadslagingen, maar heeft geen stemrecht. 3. De voorzitter ziet er op toe dat de vergaderingen ruim van tevoren bekend worden gemaakt en dat de vergaderstukken tijdig worden verspreid. 4. De voorzitter heeft de bevoegdheid de vergadering wegens dringende redenen onmiddellijk bijeen te roepen. 5. De vergadering wordt geleid door de voorzitter of door de vicevoorzitter. 6. De verslaglegging zal niet woordelijk geschieden. Afspraken, besluiten, gevraagde en verstrekte informatie worden per onderwerp weergegeven, zulks met de gehanteerde argumentatie. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering goedgekeurd en getekend door de voorzitter. 7. De besluitvorming 1. Gewone besluiten worden in de Verenigingsraad met gewone meerderheid van stemmen door de aanwezige leden genomen. 2. Voor instemming met meerjarige beleidsplannen en jaarplannen - of door de Verenigingsraad als vergelijkbaar zwaarwegend gedefinieerde besluiten - is een gekwalificeerde meerderheid nodig van tweederde van de aanwezige, of via volmacht (maximaal twee volmachten per mederaadslid) vertegenwoordigde, leden in een vergadering waar in ieder geval tweederde van de leden van de Verenigingsraad aanwezig of vertegenwoordigd is. Als bij die vergadering niet tweederde van de leden van de Verenigingsraad aanwezig of vertegenwoordigd is, bestaat de mogelijkheid om ten minste 48 uur later een tweede vergadering bijeen te roepen waarbij hetzelfde besluit kan worden genomen ongeacht het aantal aanwezigen, maar wel met inachtneming van de gekwalificeerde meerderheid van tweederde van de stemmen. 8. De verantwoording 1. De Verenigingsraad stelt jaarlijks uiterlijk drie maanden na de afloop van enig jaar een verslag op van zijn werkzaamheden. Het verslag wordt geagendeerd op de Algemene Ledenvergadering. Door middel van het verslag legt de Verenigingsraad verantwoording af over zijn functioneren. Reglement Verenigingsraad NHG vastgesteld in ALV op 6 december 2012 pagina 4 van 7

5 9. Vertrouwelijkheid in externe vertegenwoordiging 1. Om een openhartige gedachtewisseling te waarborgen dienen leden van de Verenigingsraad zaken die in vertrouwen zijn besproken ook buiten de vergaderingen als zodanig te behandelen. Ook zullen uitspraken van individuen of die door individuen namens organisaties worden gedaan niet als zodanig worden geciteerd. Zaken die in de vastgestelde notulen van de Verenigingsraad staan vermeld zijn openbaar. 2. Leden van de Verenigingsraad doen uit hoofde van hun functie, geen uitspraken of dragen standpunten uit, in welke vorm dan ook, die onverenigbaar zijn met de belangen en het aanzien van het NHG. 3. Leden van de Verenigingsraad mengen zich niet uit hoofde van hun functie in het publieke debat zonder vooraf afgestemd te hebben met het NHG-bestuur. 10. Neven- en nascholingsactiviteiten, contacten met de farmaceutische industrie 1. Leden van de Verenigingsraad zijn gehouden aan de regels die het NHG heeft opgesteld over neven- en nascholingsactiviteiten en over contacten met de farmaceutische industrie. Verwezen wordt naar de gedragsregels die hieromtrent voor de leden van de Verenigingsraad zijn geformuleerd (zie addendum). Addendum: Gedragsregels voor de relatie en omgang met de farmaceutische industrie ten behoeve van leden en adviseurs van de Verenigingsraad van het Nederlands Huisartsen Genootschap. Reglement Verenigingsraad NHG vastgesteld in ALV op 6 december 2012 pagina 5 van 7

6 Addendum bij reglement Verenigingsraad NHG Gedragsregels voor de relatie en omgang met de farmaceutische industrie ten behoeve van leden en adviseurs van de Verenigingsraad van het Nederlands Huisartsen Genootschap Vastgesteld door de Verenigingsraad van het NHG in zijn vergadering d.d. 1 april 2004 Inleiding Het NHG neemt een unieke positie in de gezondheidszorg in. Het NHG is de onafhankelijke wetenschappelijke vereniging van en voor huisartsen in Nederland. Het onafhankelijke karakter is een groot goed en moet goed en voortdurend bewaakt worden. De zorg om het behoud van onafhankelijkheid en objectiviteit komt pregnant naar voren in de relatie tot de farmaceutische industrie en het deelnemen aan activiteiten die georganiseerd en/of gesponsord worden door deze industrie. Het formuleren van criteria, richtlijnen en gedragsregels schept transparantie en duidelijkheid. Vooral in twijfelsituaties zijn richtlijnen en dergelijke handige hulpmiddelen om te bepalen of deelname aan een activiteit geoorloofd is. Het onafhankelijk karakter van het NHG heeft vanzelfsprekend consequenties ook voor de leden en adviseurs van de Verenigingsraad van het NHG. Juist omdat zij een boegbeeldfunctie voor het NHG vervullen, is het voor hen van belang om grote zorgvuldigheid te betrachten in de relatie tot en omgang met de farmaceutische industrie. Om te voorkomen dat de bewegingsvrijheid van leden en adviseurs onnodig ingeperkt wordt en om een handreiking te bieden bij de beoordeling of deelname aan activiteiten al dan niet geoorloofd is, is een gedragscode ontwikkeld. Gedragsregels voor leden en adviseurs van de Verenigingsraad van het NHG Overwegingen: 1. de objectiviteit en onafhankelijkheid van de wetenschappelijke vereniging NHG moeten worden gewaarborgd; 2. de leden en adviseurs vervullen zowel intern als extern een boegbeeld- en voorbeeldfunctie en moeten daarom zorgvuldigheid betrachten in hun relatie met de farmaceutische industrie en beschadiging van de belangen en het aanzien van het NHG voorkómen; 3. van sponsoring en gunstbetoon door de farmaceutische industrie gaat een ongewenste beïnvloeding uit, waardoor de onafhankelijkheid van het lid/de adviseur in het geding kan komen; 4. de Verenigingsraad heeft in zijn vergadering d.d. 1 april 2004 het uitgangspunt onderschreven, dat het ideaal van geen bemoeienis van de farmaceutische industrie moet worden nagestreefd; 5. bestaande wet- en regelgeving en gedragscodes 1 zijn niet of onvoldoende toegesneden op de vervulling van de functie van lid respectievelijk adviseur of strekken onvoldoende ver. 1 Onder meer Besluit geneesmiddelenreclame 1994, Reclamecode van de Stichting Code GeneesmiddelenReclame en de LHV-regels voor nascholingsaccreditering Reglement Verenigingsraad NHG vastgesteld in ALV op 6 december 2012 pagina 6 van 7

7 1. Externe vertegenwoordiging en het onderhouden van interne en externe contacten 1.1. Leden en adviseurs doen noch uit hoofde van hun functie, noch op persoonlijke titel uitspraken of dragen standpunten uit, in welke vorm dan ook, die onverenigbaar zijn met de belangen en het aanzien van het NHG Leden en adviseurs nemen geen zitting in (wetenschappelijke) adviesraden en commissies die gesponsord worden door de farmaceutische industrie, zonder voorafgaand overleg met de voorzitter. 2. Deelname aan promotionele activiteiten vanwege de farmaceutische industrie 2.1. Leden en adviseurs nemen noch uit hoofde van hun functie, noch op persoonlijke titel actief deel aan promotionele activiteiten, in welke vorm dan ook, die georganiseerd en/of gesponsord worden door de farmaceutische industrie Leden en adviseurs nemen noch uit hoofde van hun functie, noch op persoonlijke titel passief deel aan promotionele activiteiten, in welke vorm dan ook, die georganiseerd en/of gesponsord worden door de farmaceutische industrie, zonder voorafgaand overleg met de voorzitter. 3. Deelname aan nascholingsactiviteiten vanwege de farmaceutische industrie 3.1. Het is leden en adviseurs toegestaan om zowel actief als passief deel te nemen aan nascholingsactiviteiten die door de daartoe geëigende instantie geaccrediteerd zijn, ook indien de geaccrediteerde nascholing gesponsord, maar niet georganiseerd, wordt door de farmaceutische industrie Leden en adviseurs nemen noch uit hoofde van hun functie, noch op persoonlijke titel actief deel aan niet-geaccrediteerde nascholingsactiviteiten die georganiseerd en/of gesponsord worden door de farmaceutische industrie, zonder voorafgaand overleg met de voorzitter Leden en adviseurs nemen noch uit hoofde van hun functie, noch op persoonlijke titel passief deel aan niet-geaccrediteerde nascholingsactiviteiten die georganiseerd en/of gesponsord worden door de farmaceutische industrie, zonder voorafgaand overleg met de voorzitter. 4. Beoordeling door de voorzitter In het overleg met de leden en adviseurs over al dan niet deelname aan activiteiten genoemd in artikel 1 lid 2, artikel 2 lid 2 en artikel 3, leden 2 en 3 hanteert de voorzitter onderstaande uitgangspunten en criteria: De farmaceutische industrie heeft volstrekt geen invloed op de inhoud van de activiteiten (de beroepsgroep of beroepsorganisatie bepaalt de inhoud). De activiteiten schaden de belangen en het aanzien van het NHG niet. Als aan beide criteria voldaan wordt, is het de leden en adviseurs in principe toegestaan aan de activiteiten deel te nemen. Reglement Verenigingsraad NHG vastgesteld in ALV op 6 december 2012 pagina 7 van 7