Dit dossier is een uitgave van Verantwoorwoordelijke uitgever Redactie Datum publicatie

Transcriptie

1 1

2 Dit dossier is een uitgave van UNIZO ONDERNEMERSVERENIGING vzw, Willebroekkaai 37, 1000 Brussel Verantwoorwoordelijke uitgever Jan Boulogne, directeur Redactie Els Cools, Jochen Goekint, Freekje De Vidts Datum publicatie 4 december

3 Inhoud... 3 Voorwoord... 7 Inleiding... 9 Ondernemers en openbare werken... 9 Waarom dit dossier? voor wie? Goed geïnformeerd aan tafel met de juiste partijen Welke werkzaamheden Wie zijn de betrokken partijen? Bouwheer Studiebureau Aannemer Gemeente Politie Nutsmaatschappijen Veiligheidscoördinator Stad of gemeente Vlaamse Gewest Andere overheidsdiensten Nutsmaatschappijen Aquafin De Lijn Het planningsproces Methodiek Bestek of lastenboek Administratieve procedures Aanvraag stedenbouwkundige vergunning Aanbesteding Aanvang en verloop van de werken Op elkaar afstemmen van de werken Einde van de werken - oplevering Flankerende wetgeving en randvoorwaarden Minder hinder bij openbare werken en evenementen Van ideeën tot plannen: het planningsproces gecommuniceerd

4 Taakstelling Samenstelling Consensus Websites Participatie Communicatie Analyse Doelgroepen Communicatiedoel Fasering, omleiding en signalisatie Fasering Colofonborden Aankondigingsborden Waarschuwingsborden Werf- en bestemmingssignalisatie Tijdig Duidelijk en volledig Fietsers en voetgangers Principes Principe 1: Nieuwe fase, nieuwe signalisatie Alle weggebruikers in aanmerking nemen Duidelijk, eenvoudig, logisch en eenvormig Overleg met ondernemers Bereikbaarheidssignalisatie als deel van het bestek Overleg met ondernemers Waar aanvragen? Promotie en commerciële acties Enkele tips : Afstemmen voorraadbeheer Regelen tijdelijke verhuis Bereikbaarheidsadviseur Informeren en communiceren Aanspreekpunt Brugfunctie Bemiddelaar Actor

5 Werfvergaderingen Voorbereidende fase: draagvlak creëren Opstart project Ken uw rechten bij openbare werken: wettelijke steunmaatregelen Rentetoelage Voorwaarden Doel van het krediet Inkomenscompensatievergoeding Waarborgregeling Voorraad uitverkopen Kortingen Uitstel of vrijstelling sociale zekerheidsbijdragen Uitstel RSZ-bijdragen Tijdelijke werkloosheid Wat? Voorwaarden Economische oorzaken Tijdsbepalingen Procedure Wat? Voorwaarden Uitstel betaling of kwijtschelding nalatigheidsinteresten BTW/directe belastingen Bijlage: Enquête Hinder door werken Respondenten Aard van de werken Informatie over de werken Start van de werken Duur van de werken Bereikbaarheid Herstel na de werken Gevolgen tijdens de werken voor de ondernemingen Gevolgen na de werken voor de ondernemingen Eigen maatregelen van de ondernemers Minderhindermaatregelen van de overheid Kennis van de steunmaatregelen Conclusies

6 6

7 Dit dossier Minder hinder bij openbare werken en evenementen en de bijhorende leidraden en folders, kwamen tot stand naar aanleiding van het project Bereikbaarheid als troef van het kernwinkelgebied binnen het actieplan Ondernemingsvriendelijke gemeente. Het project Bereikbaarheid als troef van het kernwinkelgebied omvat ook een onderzoek naar de objectieve en subjectieve bereikbaarheid van een handelskern, en geeft een mogelijk antwoord op de vraag hoe we van bereikbaarheid een troef kunnen maken voor onze handelskernen. Meer info: Op 12 december 2008 gaf de Vlaamse Regering het startschot voor het actieplan ondernemingsvriendelijke gemeente. Het actieplan wil de dynamiek bij gemeenten verder stimuleren om economie te laten uitgroeien tot een volwaardig beleidsdomein en verder werk te maken van een ondernemersgerichte dienstverlening. Tegelijk wil het lokale besturen ondersteunen in hun streven naar een ondernemingsvriendelijk beleid. Overleg en samenwerking tussen (verenigingen van) gemeenten en ondernemers(organisaties) hebben een belangrijke plaats in dit actieplan. Dit dossier is het sluitstuk van het project. Voor UNIZO blijft Minder hinder bij openbare werken en evenementen echter hoog op de agenda staan en een blijvend aandachtspunt. Aarzel niet ons te contacteren als we kunnen helpen bij het verminderen van hinder bij openbare werken en evenementen voor ondernemers. 7

8 8

9 ONDERNEMERS EN OPENBARE WERKEN UNIZO liet in 2013 een persoonlijke bevraging uitvoeren bij 306 ondernemers uit de vijf Vlaamse provincies, die de afgelopen drie jaar geconfronteerd werden met wegenwerken of er op dat moment inzaten. De resultaten geven een duidelijk beeld hoe ondernemers wegenwerken ervaren. Voor ondernemers is een goede bereikbaarheid van hun bedrijf essentieel. Bij openbare werken ondervinden zij niet alleen de gebruikelijke hinder, ze worden ook geraakt in hun inkomen en worden geconfronteerd met bijkomende problemen (bijv. moeilijke bereikbaarheid voor leveranciers, tijdelijke werkloosheid, ). 74% van de ondernemers lijdt omzetverlies bij werken; 65% (vooral zaken in handel en diensten) kent klantenverlies. Ook na de werken is er maar een fractie van de ondernemers die helemaal herstelt of het beter doet dan voor de werken. De hinder bij openbare werken beperkt zich niet tot de detailhandel alleen. Ook productie-, logistieke en transportbedrijven, vrije beroepers en de dienstensector lijden omzetverlies bij werken voor hun deur of in de ruimere omgeving. 9

10 Uit de enquête trekken we verder volgende belangrijke conclusies: De detailhandel in het algemeen heeft het meeste last van de werken. Er is ook na de werken nog sprake van negatieve gevolgen. Het gaat dan vooral over verlies van klanten, een verminderde bereikbaarheid en minder parkeermogelijkheden. Bij 36% heeft zich geen volledig herstel voorgedaan. Slechts bij 14% van de ondervraagden deed zich na de werken een omzetstijging voor. De aard van de werken bepaalt de impact op de omgeving. Een herinrichting, eventueel gecombineerd met nutswerken of rioleringswerken, heeft de grootste impact en blijft het langst nazinderen. Eén van de sleutels bij wegenwerken is de communicatie naar de ondernemers. Een duidelijke, tijdige en correcte communicatie geeft de ondernemer de kans zich op tijd voor te bereiden op de aankomende werken. Uit het onderzoek bleek dat de eerste communicatie zich in zowat de helft van de gevallen zo n zes maanden voor de start van de werf situeert. Zowel voor als tijdens de werken werd de informatie als correct ervaren, maar ruim 60% van de respondenten vond dat de informatie tijdens de werken ontoereikend was. De gemeente speelt een zeer belangrijke rol als informatiebron: meer dan 70% van de ondernemers kreeg via de gemeente informatie tijdens een infovergadering, via mail of tijdens een persoonlijk gesprek. De andere initiatiefnemers (zoals Agentschap Wegen en Verkeer) werden in mindere mate aangehaald. De uiteindelijke duur van de werken was volgens 45% van de ondervraagden langer dan oorspronkelijk voorzien. 40% van de ondervraagden ziet ook de positieve kant van de werken: een beter en mooier straatbeeld, een verhoogde bereikbaarheid en veiligheid en betere infrastructuur en parkeermogelijkheden. De volledige resultaten van de enquête vindt u als bijlage bij dit dossier. 10

11 WAAROM DIT DOSSIER? De belangrijkste problemen voor ondernemers bij openbare werken zijn bekend. UNIZO-medewerkers begeleidden de voorbije jaren vele ondernemers, ondernemersverenigingen, gemeentebesturen en andere actoren bij het ondernemersgericht omgaan met openbare werken. De bereikbaarheidsadviseurs zijn dag-in-dag-uit op werven en werfvergaderingen terug te vinden. Vele UNIZObestuurders namen initiatieven om de negatieve impact van de werken op hun eigen bedrijf en voor hun collega s te milderen. UNIZO bouwde zo een grote expertise op in het verminderen van de weerslag van openbare werken. Dit dossier geeft een overzicht van mogelijke minderhindermaatregelen in alle fasen van de werken, van voor de ontwerpfase tot na afloop van de werkzaamheden. Minder hinder bij openbare werken en evenementen is een thema dat volop in beweging is. Daarom onze keuze voor een dynamisch dossier. Het geeft ons de mogelijkheid de informatie up-to-date te houden en regelmatig aan te vullen met goede voorbeelden. VOOR WIE? Dit dossier heeft een ruim doelpubliek: van individuele ondernemers, over ondernemersverenigingen, tot (lokale) overheden, bouwheren en uitvoerders van openbare werken. Kortom, voor al wie van dichtbij of iets verderaf met openbare werken te maken heeft. Aanvullend op dit dossier ontwikkelden wij zowel voor ondernemersverenigingen als voor gemeentebesturen een leidraad. Daarin vatten wij de specifieke informatie voor enerzijds ondernemersverenigingen, anderzijds gemeentebesturen samen. Wie meer achtergrondinformatie of voorbeelden wil, vindt die terug in ons webdossier. Voor individuele ondernemers, ten slotte, is er een folder met een overzicht van de bestaande wettelijke steunmaatregelen. Deze folder is zowel in een papieren versie als digitaal beschikbaar. Wat de wettelijke steunmaatregelen betreft, zijn er, door de overdracht van de bevoegdheden van het Participatiefonds, wijzigingen op til. De digitale versie zal continu up-to-date gehouden worden en de laatste stand van zaken bevatten. 11

12 12

13 Welke werken voert men juist uit? Wie gaf de opdracht voor deze werken? Hoe verloopt het planningsproces? En waar is er meer informatie te vinden? Een overzicht. WELKE WERKZAAMHEDEN De aard van de werken bepaalt vaak ook de impact ervan. Via de aard van de werkzaamheden kan men meestal ook de hoofdopdrachtgever (bouwheer) achterhalen. Structureel onderhoud Tal van krachten werken in op onze wegeninfrastructuur. Duizenden auto's, zwaar geladen vrachtwagens, vriesweer, Het heeft allemaal een impact op de staat van de weg. En dus krijgen we op veel plaatsen te maken met putten in de weg, spoorvorming, barsten en nog heel wat andere problemen. De wegbeheerder staat in voor de herstellingen, die zich onvermijdelijk opdringen na verloop van tijd. Een slecht onderhouden weg brengt immers de veiligheid van de weggebruiker in het gedrang. Het heraanleggen van fietspaden, het opvullen van putten na een strenge winter, een nieuwe toplaag voor de snelweg, het zijn slechts enkele van de vele onderhoudswerkzaamheden die op onze wegen worden uitgevoerd. Dit noemt men het structureel onderhoud. Herinrichting Bij het herinrichten van de weg gaat men het wegprofiel aanpassen. Met andere woorden, de weg krijgt een nieuwe indeling. Meestal hebben deze werken als doel een veiligere en leefbare (verkeers)omgeving te creëren. Voorbeelden hiervan zijn de aanleg van snelheidsremmers, vrijliggende fietspaden en veilige oversteekplaatsen, het instellen van een zone 30 of het verkeersveiliger maken van de schoolomgeving. Die ingrepen dragen bij tot een betere verkeersveiligheid. De herinrichting van de weg vormt het uitgelezen moment om ingrepen te doen die de leefbaarheid ten goede komen, de bereikbaarheid van handelaars verbeteren en het parkeerbeleid aanpassen. Zo kan een ander type asfalt worden aangelegd om de geluidshinder te beperken. Of er kunnen nieuwe parkeerplaatsen worden aangelegd. De herinrichting zorgt vaak ook voor een mooiere en aangename omgeving. Een grijze steenweg verandert in een aangename, groene rijweg. Dat is aantrekkelijker voor handelaars en klanten. 13

14 Een centraal uitgangspunt bij de herinrichting is het STOP-principe. Dit steunt op een hiërarchie in het verkeer waarbij niet het gemotoriseerd verkeer bovenaan komt te staan, maar wel de zwakke weggebruiker. De hiërarchie ziet er als volgt uit: - Stappers (voetgangers) - Trappers (fietsers) - Openbaar vervoer - Personenwagens Nutswerken Vlaanderen telt zo'n kilometer wegen, waarlangs minstens kilometer ondergrondse kabels en leidingen liggen. Dit betekent ruim 8 meter kabels of leidingen per meter weg, of meer dan 10 keer de wereld rond. Woningen worden via deze leidingen voorzien van allerlei nutsvoorzieningen zoals telefoon, elektriciteit, televisie, water en aardgas. Bij wegenwerken voeren meestal eerst de nutsmaatschappijen hun ingrepen uit, voor de eigenlijke infrastructuurwerken beginnen. Ze krijgen de kans om hun kabels of leidingen te verleggen als dit noodzakelijk is voor de werf. Men wil ook vermijden dat de nutsmaatschappijen de eigenlijke werken in de werfzone verstoren. Of dat men kort na het einde van werken de straat opnieuw moet openbreken. Het instellen van een embargo van een aantal jaar, waarin de weg niet opnieuw mag opengebroken worden, is een veelgebruikte mogelijkheid. Voor aanvang van de eigenlijke wegenwerken worden tijdens één of meerdere coördinatiemeetings de werken van de diverse nutsmaatschappijen op elkaar afgestemd. WIE ZIJN DE BETROKKEN PARTIJEN? Wegenwerken zijn een complex gegeven, met heel wat partijen die allen op een ander beleidsniveau betrokken zijn. Wegen worden namelijk beheerd door verschillende overheden, afhankelijk van het type weg. En zelfs dan! Voor één weg zijn er soms meerdere wegbeheerders. Zo kan de Vlaamse overheid de beheerder zijn van de rijweg, maar het gemeentebestuur van de fiets- en voetpaden. Kortom, infrastructuurwerken vereisen een goede samenwerking tussen alle partijen, of ze nu publiek of privaat zijn. Welke partijen zijn betrokken bij openbare werken? Bouwheer financiert de werken. Er kan één bouwheer zijn, maar meestal gaat dit om een combinatie tussen verschillende overheden en onderlinge administraties: het Vlaamse Gewest (AWV, TV3V), de gemeente, Aquafin, De Lijn, en nutsmaatschappijen zoals Eandis, Infrax, etc. Elke bouwheer delegeert een ambtenaar die verantwoordelijk is voor de opvolging van de werken. (AWV: leidend ambtenaar, gemeente: technisch ambtenaar, afvaardiging nutsmaatschappijen). Studiebureau wordt aangeduid door de bouwheer. Tekent het ontwerp en bestek uit, en verzorgt de coördinatie tijdens de werken. Aannemer neemt het bestek aan en voert de werken uit zoals omschreven in het bestek. Doet heel vaak een beroep op onderaannemers voor specifieke werkzaamheden, die hij niet kan uitvoeren. De werfleider van de aannemer is op het terrein meestal het aanspreekpunt voor ondernemers en omwonenden. 14

15 Gemeente Ongeacht de bouwheer heeft de gemeente een belangrijke (regisseurs)rol bij openbare werken. De gemeente reikt de nodige vergunningen voor inname van het openbaar domein uit. Politie Artikel 78 van het Koninklijk besluit houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg van 1 DECEMBER 1975 [BS ] duidt de rol van de politie. ARTIKEL 78. SIGNALEREN VAN WERKEN EN VERKEERSBELEMMERINGEN² Het signaleren van de op de openbare weg aangebrachte werken valt ten laste van diegene die de werken uitvoert. Wanneer verkeersborden betreffende de voorrang, verbodsborden, gebodsborden, verkeersborden betreffende het stilstaan en parkeren of voorlopige markeringen die de rijstroken aanduiden moeten worden aangewend, mag deze signalisatie slechts worden aangebracht op voorwaarde dat daartoe toelating is gegeven: Door de Minister tot wiens bevoegdheid het beheer van de autosnelwegen behoort of door zijn gemachtigde, zo het een autosnelweg betreft; Door de burgemeester of zijn gemachtigde zo het een andere openbare weg betreft. Deze toelating bepaalt in elk geval de verkeerstekens die zullen gebruikt worden. Nutsmaatschappijen staan quasi autonoom in voor het beheer van de nutsvoorzieningen (water, gas, elektriciteit,...). Bij bijna alle werken moeten zij voorbereidende werkzaamheden uitvoeren. Veiligheidscoördinator Tijdens de uitvoeringsfase van de werken ziet die toe op de coördinatie van de activiteiten van de aannemers, om risico s te voorkomen. Hij moet regelmatig aanwezig zijn op de bouwplaats om de toepassing van het veiligheidsplan te controleren. Wegbeheerders Stad of gemeente De 589 Belgische gemeenten zijn verantwoordelijk voor het beheer van de gemeentewegen. Die wegen zijn onderverdeeld in meerdere categorieën: Lokale weg I: lokale verbindingsweg De weg verbindt herkomst- en bestemmingsgebieden. Het verplaatsingspatroon van deze functie wordt gekenmerkt door een rechte lijn zonder vertakkingen en dit over langere afstand. Er is weinig of geen uitwisseling tussen de weg en de nabijgelegen gebieden. Lokale weg II: gebiedsontsluitingsweg De weg ontsluit een lokaal gebied (bijv. stad, wijk, industriezone) naar een weg van hogere categorie. Lokale weg III: Erftoegangsweg De erven langs de weg worden rechtstreeks ontsloten vanaf de weg. De erftoegangsfunctie wordt ook verblijfsfunctie genoemd. 15

16 Naast de bevoegdheid over de lokale wegen hebben de gemeenten (deels) de bevoegdheid over een aantal aan hen toegewezen regionale wegen (N-wegen), in hoofdzaak de stukken weg die door de centra lopen. Veel van die wegen hebben een normale straatnaam. Vlaamse Gewest Binnen het Vlaamse Gewest is het Agentschap Wegen en Verkeer verantwoordelijk voor bijna 6000 kilometer gewestweg, waarvan ruim 900 kilometer snelweg. Bij de gewestwegen wordt een onderscheid gemaakt tussen hoofdwegen, zoals de A-, E- of R-wegen en primaire wegen. Deze laatste hebben een verbindings- en verzamelfunctie en worden nog eens onderverdeeld in primaire wegen I en primaire wegen II. De N-wegen zijn belangrijke verbindingswegen op landelijk en regionaal niveau, die geen autosnelweg zijn. Ze worden secundaire wegen genoemd. Meer info: In de andere gewesten vinden we volgende bouwheren terug. Zij hebben een gelijkaardige bevoegdheid in hun gewest als AWV in Vlaanderen. Waals Gewest: Direction générale des Autoroutes et des Routes (DG1) De dienst is bevoegd voor bijna 8000 kilometer gewestweg, waarvan zo'n 870 kilometer snelweg. Brussel: Mobiel Brussel Mobiel Brussel is verantwoordelijk voor de strategische planning, het ontwikkelen, het programmeren, het beheer, het onderhoud en het toezicht op de 331 kilometer gewestweg, waarvan 11 kilometer snelweg. Andere overheidsdiensten Naast de gemeentelijke overheden en het Agentschap Wegen en Verkeer kunnen ook andere openbare diensten als bouwheer optreden op het openbaar domein. Voor het onderhoud of heraanleggen van dijken is er het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust (MDK), dat onder meer instaat voor het veilig en vlot schepenverkeer en de beveiliging van de Vlaamse kust. Verder zijn er Waterwegen & Zeekanaal NV (W&Z), die de waterwegen en een groot deel van de gronden langs deze waterwegen beheert, en nv De Scheepvaart, die kanalen, rivieren, sluizen, bruggen en kaaimuren beheert. Andere actoren Nutsmaatschappijen Er zijn heel wat nutsmaatschappijen actief. In 2001 werd de Code voor infrastructuur- en nutswerken langs gemeentewegen opgesteld. De code is een gentlemen s agreement met afspraken voor een betere coördinatie en kwaliteit van de werken, van de studiefase tot de uitvoering. De code moet helpen vermijden dat allerlei nutsbedrijven om de haverklap straten of trottoirs openleggen en ze moet het aantal herstellingen van slechte kwaliteit verkleinen. 16

17 Meer info: Aquafin Aquafin werd in 1990 opgericht door het Vlaamse Gewest om de rioolwaterzuiveringsinfrastructuur in Vlaanderen verder uit te bouwen, te exploiteren en te financieren. Aquafin vangt het huishoudelijke afvalwater van de gemeentelijke riolen op in verzamelriolen en voert het naar zuiveringsinstallaties, waar het wordt behandeld volgens de Europese en Vlaamse normen. Aquafin werkt samen met drinkwatermaatschappijen AWW en TMVW (rio-link), De Watergroep (RioAct en Rio- P) en Vivaqua. De huidige Europese regelgeving streeft maximaal naar een gescheiden rioleringsstelsel. Dit betekent dat het afvalwater en regenwater via twee aparte leidingen worden afgevoerd: droogweerafvoer (DWA) voor afvalwater en regenwaterafvoer (RWA) voor regenwater. Het afvalwater loopt naar een rioolwaterzuiveringsinstallatie, het regenwater naar grachten en waterlopen. De milieuwetgeving verplicht het scheiden van het afvalwater, ook op privaat domein. Dit houdt in dat het afvalwater er ook gescheiden dient te worden van zodra er in de straat een gescheiden rioleringsstelsel is voorzien. Dit is het zogenaamde 'afkoppelen'. Aquafin geeft tal van opdrachten tot het aanleggen van een gescheiden rioleringsstelsel. Omdat dit meestal zeer ingrijpende werken zijn, maakt men vaak van de gelegenheid gebruik om verouderde wegen op te frissen. De gemeente of AWV zal dan, in het kader van de rioleringswerken, de opdracht geven om een herinrichting van de weg te laten uitvoeren. Aquafin neemt zeer veel maatregelen om de hinder die met haar werken gepaard gaat, te verminderen. Mocht er ondanks deze inspanningen toch iets mislopen, dan kunt u gratis terecht bij de ombudsman van Aquafin. Hij onderzoekt dan het probleem en zorgt ervoor dat u binnen een redelijke termijn een antwoord of voorstel krijgt. Meer info: De Lijn De Vlaamse Vervoersmaatschappij, waarvan De Lijn de commerciële naam is, wordt op meerdere niveaus betrokken bij wegenwerken, maar kan ook vragende partij of opdrachtgever zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden. De uitvoering van werken, bijvoorbeeld in opdracht van een gemeente, kan invloed hebben op de actieve busof tramlijnen. De Lijn is daarom een belangrijke partner die bij wegenwerken steeds betrokken moet worden. Tijdens wegwerkzaamheden en manifestaties moet de lijnvoering van de geregelde vervoerdiensten van De Lijn zo veel mogelijk behouden blijven. Dat De Lijn tijdig verwittigd wordt, is onder meer nodig om de exploitatie te organiseren, om bestuurders, dispatching, klanten, infodiensten te verwittigen en eventueel drukwerk klaar te maken, vervanghaltes te plaatsen, berichten aan haltes aan te brengen, folders te verspreiden en signalisatie aan te brengen. In zowel het mobiliteitsconvenant als in decreten werd opgenomen dat De Lijn tijdig ingelicht dient te worden in geval van hinder door manifestaties of openbare werken. Maar De Lijn verplicht zichzelf ook om de gemeenten in te lichten bij wijzigingen in de dienstregeling. Ze stelt samen met de gemeenten een omleidingsplan op en communiceert dit naar de gebruikers. Meer info: 17

18 Infrabel en NMBS Infrabel is de infrastructuurbeheerder van het Belgische spoorwegnet. De NMBS beheert sinds het verdwijnen van NMBS-holding, alles wat de treinreiziger aanbelangt, inclusief alle stations. Zowel Infrabel als de NMBS geven opdracht tot werken op het openbaar domein. Onderhoudswerkzaamheden aan spoorwegen en overwegen, de aanleg van infrastructuur en uiteraard ook de bouw van stations, behoren tot hun takenpakket. Het station van de 21 e eeuw is echter een station dat zich niet beperkt tot één gebouw en enkele perrons, maar beslaat een hele omgeving. De bouw van een nieuw station en een nieuwe stationsomgeving, in samenwerking met de gemeente en eventuele private partners, is dan ook een werk van vele jaren, met heel wat hinder in de wijde omgeving. HET PLANNINGSPROCES Het plannen en uitvoeren van openbare werken is een complex proces. Er komt zeer veel bij kijken en het geheel neemt veel tijd in beslag. Afhankelijk van de grootte van de werken kan de fase voorafgaand aan de eigenlijke werken verschillende jaren duren. Onderstaande tekst tracht op een bevattelijke manier te schetsen hoe het proces van openbare werken verloopt, van het eerste idee tot de uiteindelijke afronding van de werken. Fase 1: voorbereiding Het idee voor het uitvoeren van een bepaalde ingreep op het openbaar domein ontstaat doorgaans in één of ander planningsproces. Dit kan gebeuren op verschillende niveaus: Gemeentelijk niveau (bijv. Bij de opmaak van een gemeentelijk mobiliteitsplan waarbij een knelpunt of probleem in de infrastructuur moet worden verholpen) Regionaal niveau Gewestelijke niveau (bijv. Indicatieve driejarenplanning van het agentschap infrastructuur/awv) Op niveau van aanbieders openbaar vervoer (bijv. Doorstromingsmaatregelen De lijn) Op niveau van nutsmaatschappijen: noodzaak tot aanleggen gescheiden rioleringsstelsel Fase 2: Ontwerpfase Methodiek Wil men met een project in aanmerking komen voor het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst of een projectsubsidie, dan moet steeds de projectmethodologie worden gevolgd. De methodiek waakt erover dat de projecten op een gefaseerde manier worden uitgevoerd. Er wordt voor elk project een start- en projectnota opgemaakt. Voor projecten waar de voorkeursoplossing evident is, volstaat een unieke verantwoordingsnota, die beide combineert in één nota. De initiatiefnemer staat in voor de opmaak van deze nota s en het voorontwerp. Als bij projecten op gewestwegen een extern studiebureau wordt aangesteld, dan wordt vóór het uitschrijven van de opdracht een studieovereenkomst afgesloten tussen AWV, de gemeente en eventueel andere partijen. 18

19 De nota s worden voorgelegd aan en goedgekeurd door de Gemeentelijke BegeleidingsCommissie (GBC). De nota s krijgen advies van de kwaliteitsadviseur. Eventueel is er een voorafgaande bespreking in de Regionale MobiliteitsCommissie (RMC). Het uitvoeringsbesluit bevat een aantal uitzonderingen waarvoor de methodiek niet verplicht opgelegd wordt. De GBC kan vragen om bij uitzonderingen toch de projectmethodologie te volgen. Initiatiefnemers kunnen dit steeds vrijwillig doen. Bestek of lastenboek Daarna wordt er een bestek of lastenboek opgemaakt. Het bestek is het document waarin beschreven staat wat er moet uitgevoerd worden, met welke materialen en op welke manier. Meestal wordt er gewerkt met het Standaardbestek 250 van het Agentschap Wegen en Verkeer. Het bestek is meer dan een technische en juridische beschrijving van de werken. De grote kracht van een bestek is dat het een middel is om maatregelen voor minder hinder af te dwingen, die meer zijn dan enkel de minderhindersteenslag. Deze bepalingen maken een vlottere, beter bereikbare werf mogelijk: Verkies een uitvoeringstermijn in kalenderdagen boven werkdagen. Bij kalenderdagen hoeft men geen rekening te houden met weerverletdagen. Weer of geen weer, de aannemer moet de werken klaar hebben tegen een vastgelegde dag. Werken met kalenderdagen maakt het mogelijk een correcte einddatum te communiceren. Dit is heel wat duidelijker naar ondernemers toe, die zo hun werking beter kunnen plannen. Leg ook een termijn in kalenderdagen op voor de verschillende fases binnen de werf. Neem een fasering op in het bestek waaraan een aannemer zich moet houden. Let wel, leg enkel een fasering op indien dit een meerwaarde vormt voor de bereikbaarheid en de uitvoeringstermijn niet nodeloos rekt. Heeft de aannemer een beter voorstel voor een fasering, overweeg dit dan. Bereikbaarheidssignalisatie uitwerken en opnemen in het bestek. Gebruik hiervoor de dienstnota over bereikbaarheidssignalisatie van het Agentschap Wegen en Verkeer. Verplicht de aannemer bewonersbrieven op te stellen en te verspreiden onder de bewoners en bedrijven op de werf. Fase 3: Vergunningen, aanbesteding en verwerving grond Administratieve procedures Volgende administratieve stappen moeten doorlopen worden, vooraleer de werken kunnen starten: Opmaak en goedkeuring rooilijnplan en onteigeningsplan (indien nodig) + onderhandeling over grondverwerving; Aanvraag en toezegging subsidies. Aanvraag stedenbouwkundige vergunning In deze fase wordt de stedenbouwkundige vergunning aangevraagd. In de nabije toekomst wordt dit een omgevingsvergunning, waarin de milieuvergunning vervat zit. De termijnen voor goedkeuring kunnen hier nog wijzigen. 19

20 Er bestaan twee verschillende administratieve procedures voor de toekenning van een vergunning: een reguliere procedure en een bijzondere procedure, specifiek voor handelingen van algemeen belang of voor aanvragen ingediend door publiekrechtelijke personen. Een aanvraag voor openbare werken zal dus meestal binnen de bijzondere procedure vallen. Die laatste wordt afgeleverd door de Vlaamse Regering of de gewestelijke stedenbouwkundige ambtenaar. Termijnen voor goed- of afkeuring van de vergunning In de reguliere procedure: 75 dagen, indien het aangevraagde in een ontvoogde gemeente ligt, over de aanvraag geen openbaar onderzoek moet worden gevoerd, en de aanvraag niet is samengevoegd met een milieuvergunningsaanvraag; 150 dagen, als het aangevraagde wegenwerken omvat waarover de gemeenteraad beslissingsbevoegdheid heeft; 105 dagen, in alle andere gevallen. In de bijzondere procedure: Binnen de 60 dagen; Binnen de 105 dagen als de aanvraag wegenwerken omvat waarover de gemeenteraad beslissingsbevoegdheid heeft. De vervaltermijnen gaan in, de dag na dat het resultaat van het ontvankelijkheids- en volledigheidsonderzoek aan de aanvrager wordt verstuurd. Zij gaan echter steeds ten laatste in op de 30e dag na deze waarop de aanvraag werd ingediend. Indien geen beslissing wordt genomen binnen de vervaltermijn, wordt de aanvraag als afgewezen geacht. Openbaar onderzoek In het kader van de bouwvergunning wordt een openbaar onderzoek uitgevoerd. Een openbaar onderzoek vormt de eerste fase binnen de bestaande wettelijke procedure van informatie en overleg of speciale regelen van openbaarmaking. Een openbaar onderzoek vindt plaats in de beslissingsprocedure voor de definitieve goedkeuring van een project of plan. Tijdens een openbaar onderzoek kan men de voorliggende projecten en plannen raadplegen en kan men er zijn mening over kenbaar maken. Een openbaar onderzoek moet beginnen minimum 5 en maximum 10 dagen nadat de aanvrager bericht heeft gekregen dat zijn aanvraag volledig is. Als het om een vergunningsaanvraag gaat die wegenwerken omvat, neemt de gemeenteraad een gemotiveerd besluit over de zaak van de wegen. De gemeenteraad neemt daarbij kennis van de ingediende bezwaren en opmerkingen. Bij de vergunningsaanvragen voor openbare werken (aanleg of wijziging van de verkeerswegen) duurt het openbaar onderzoek 30 kalenderdagen. Affiches met de vermelding bericht van openbaar onderzoek kondigen een openbaar onderzoek aan. Indien vereist wordt ook een Milieu Effecten Rapport (MER) opgemaakt. 20

21 Aanbesteding Op basis van het bestek kunnen aannemers een offerte indienen. De opdracht wordt na onderzoek van de offertes toegewezen aan de inschrijver die de laagste of voordeligste regelmatige offerte heeft ingediend, naargelang het geval. De keuze van de inschrijver geeft aanleiding tot een gemotiveerde gunningsbeslissing door de bevoegde overheid, in voorkomend geval, na advies (wettelijkheid en regelmatigheid) van de diverse controlerende en toezichthoudende instanties. De opdracht wordt gegund door de eenzijdige kennisgeving van de beslissing van de bevoegde overheid aan de gekozen inschrijver. Fase 4: Uitvoeringsfase Aanvang en verloop van de werken De aanbestedende overheid (bouwheer) stelt de datum voor aanvang van de werken vast. Voorafgaand aan de start van de werken, vinden er één of meerdere coördinatievergaderingen plaats waarop alle relevante partijen aanwezig zijn (bouwheer, gemeente, aannemer, nutsmaatschappijen, ) en waar tussen deze partijen afspraken worden gemaakt over de start en uitvoering van de werken. Op elkaar afstemmen van de werken Artikel 78 van het Koninklijk besluit houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg van 1 DECEMBER 1975 [BS ] (zie supra) biedt de gemeente de mogelijkheid om werken en evenementen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Het is dus de gemeente die de nodige vergunningen voor inname van het openbaar domein uitreikt. Vanuit dit opzicht is het de opdracht van de gemeente alle mogelijke hinder te analyseren en af te stemmen op elkaar. Hou daarbij rekening met deze punten: Timing: De informatie die binnenkomt via de verschillende kanalen geeft een overzicht weer van wat waar te gebeuren staat. Leg alle informatie over elkaar en ga na waar er zich conflictsituaties kunnen voordoen: hinderen twee werven elkaar of is de impact van twee gelijktijdige werven te groot? Reik de vergunningen pas uit wanneer er een voldoende spreiding van de werken is. Omleiding en signalisatie: Stem werken binnen en buiten de gemeente op elkaar af. Lopen de omleidingen niet over een werf in de buurgemeente? Is er voldoende signalisatie voorzien, ook op het grondgebied van de buur? Raamcontracten: Laat nutsmaatschappijen die volgens raamcontracten werken, tijdig melding maken van geplande werken of pas de raamcontracten aan. Kijk of het mogelijk is om zonder raamcontracten te werken om zo een beter zicht te krijgen op alle werken, ook die van de nutsmaatschappijen. Einde van de werken - oplevering Vooraleer per fase een deel van de openbare weg kan opengesteld worden, moet er een proces-verbaal van vaststellingen opgemaakt worden tussen aannemer en opdrachtgever, waarin eventuele tekortkomingen worden genoteerd. Daarna gebeurt de oplevering van de werken, wat wil zeggen dat de opdrachtgever zich ermee akkoord verklaart dat de werken zijn uitgevoerd zoals in het bestek werd beschreven. Hiertoe wordt een proces-verbaal van oplevering opgesteld door de opdrachtgever. Na de oplevering kan de weg terug opengesteld worden. 21

22 FLANKERENDE WETGEVING EN RANDVOORWAARDEN De Vlaamse overheid heeft een aantal richtlijnen opgesteld die alle ontwerpers, wegbeheerders en uitvoerders sturen in het ontwerp en de realisatie van een veilig en comfortabel publiek domein. De richtlijnen staan beschreven in een aantal vademecums en brochures, die de partners moeten laten inzien wat het belang is van een goede toegankelijkheid en een verkeersveilige infrastructuur op maat van de zwakke weggebruiker. Deze vademecums zijn praktijkgerichte handleidingen voor het ontwerp van een degelijke mobiliteitsinfrastructuur. Ze zijn terug te vinden op: Vergevingsgezinde wegen (Vlaamse overheid) Vademecum Fietsvoorzieningen (Vlaamse overheid) Brochure: Fietsroutes in Vlaanderen - Goede praktijkvoorbeelden - Fietsersbond en Vlaamse overheid Vademecum Motorrijdersvoorzieningen (Vlaamse overheid) Vademecum Voetgangersvoorzieningen (Vlaamse overheid) Vademecum toegankelijk publiek domein (Vlaamse overheid) Toegankelijke bushaltes - bushaltegids (De Lijn) Werkboek voor verkeersveilige schoolomgevingen (Vlaamse overheid) Richtlijnenboek Mobiliteitseffectenstudies (Vlaamse overheid) Vademecum veilige wegen en kruispunten (Vlaamse overheid) Brochure: Fietsenstallingen in Vlaanderen en Brussel - Goede praktijkvoorbeelden PDF-bestand (5,91 MB) - Fietsersbond en Vlaamse overheid) Ideeënboek 'Voetgangersvoorzieningen in centrumgebieden' Vademecum Duurzaam Parkeerbeleid (Vlaamse overheid) Veilige schoolroutes in kaart - Werkboek voor gemeenten (Vlaamse overheid) Ideeënboek 'Maatregelen Duurzame Mobiliteit': suggesties om het woon-werkverkeer te verbeteren (Vlaamse overheid) 22

23 Er bestaat geen modeltraject om infrastructuurwerken zonder hinder te laten verlopen. Er zijn wel enkele cruciale concepten die, mits een doordachte uitwerking, het draagvlak voor de werken kunnen vergroten en de negatieve impact ervan voor ondernemers kunnen inperken. Vanaf het eerste idee tot de opening van de nieuwe weg. VAN IDEEËN TOT PLANNEN: HET PLANNINGSPROCES GECOMMUNICEERD Bewoners en ondernemers die betrokken zijn bij de opmaak van plannen voor openbare werken, zullen de hinder ook sneller aanvaarden. Meer nog, zij zullen soms de beste ambassadeurs voor de werken zijn. Hoe participatie kan aangepakt worden, beschrijven we iets verder. Maar voor er van participatie sprake kan zijn, moeten betrokkenen eerst wel weten welke ideeën er leven en welke werken er op stapel staan.het idee voor het uitvoeren van een bepaalde ingreep op het openbaar domein ontstaat doorgaans in één of ander planningsproces. Meerjarenplannen en beleidsnota s Een eerste bron van informatie zijn de meerjarenplannen en beleidsnota s. Een beleidsnota is een document waarin een minister aangeeft hoe hij of zij, voor zijn of haar bevoegdheden, het regeer- of bestuursakkoord zal realiseren in de loop van de legislatuur. Grote infrastructuurwerken krijgen vaak een aanzet in de beleidsnota. De Beleidsnota Mobiliteit en Openbare Werken , ingediend door de heer Ben Weyts, Vlaams minister van Mobiliteit, Openbare Werken, Vlaamse Rand, Toerisme en Dierenwelzijn 152 ( ) is terug te vinden op: ptypeid=22&selectid=1&groupingids=1&groupvalues= UIT DE BELEIDSNOTA Ik blijf investeren in goed onderhouden en geëxploiteerde netwerken zodat deze optimaal kunnen functioneren. Ik zet in op een programmatorische aanpak van het onderhoud van wegen, en dit op basis van objectieve criteria. Investeringen in structureel onderhoud worden gecombineerd met ingrepen ter bevordering van de leesbaarheid van de weg, de verkeersveiligheid, de verkeersdoorstroming en de (her)aanleg van fietspaden. Daarnaast zorg ik voor een gecoördineerde aanpak van hinderincidenten om de verkeershinder te beperken. Los van de goed onderhouden en geëxploiteerde netwerken blijf ik ook investeren in nieuwe projecten om de huidige verkeers- en vervoersnetwerken efficiënter, performanter en meer samenhangend te maken. Hierbij zal ik in de eerste plaats focussen op die investeringen die de grootste hefboom creëren voor de jobbereikbaarheid en de schoolbereikbaarheid. Ik heb ook aandacht voor de uitbouw van innovatieve, intelligente transportsystemen. Bron: De Beleidsnota Mobiliteit en Openbare Werken , 23

24 Werken op gewestwegen worden opgenomen in het Indicatief Driejarenprogramma van AWV. Er zal een nieuw programma voor de periode opgesteld worden. Sedert 2014 moeten alle lokale besturen werken met de BBC, de beleids- en beheerscyclus. De BBC is het plannings-, registratie- en evaluatiesysteem van de lokale besturen. Hij stimuleert besturen meer dan ooit om geïntegreerd te plannen en te werken. Daarbij staan de beleidskeuzes van het bestuur centraal. De strategische meerjarenplanning vormt de kern van het planningsgedeelte van de beleids- en beheerscyclus. Een lokaal bestuur legt in het meerjarenplan de grote lijnen van het beleid voor de komende jaren vast. Daarvoor moet het beleidsdoelstellingen formuleren en uitwerken. Volgens het Decreet van betreffende het mobiliteitsbeleid, gewijzigd bij Decreet van , moet voor elke gemeente een mobiliteitsplan worden opgesteld als kader voor het gewenste duurzame lokaal mobiliteitsbeleid. Het plan heeft een tijdshorizon van tien jaar en kan een doorkijkperiode van dertig jaar omvatten. Het gemeentelijk mobiliteitsplan richt zich naar het Mobiliteitsplan Vlaanderen, waarvan het de bepalingen aanvult op gemeentelijk niveau. Het decreet voert als algemeen geldend principe binnen het mobiliteitsbeleid, naast het STOP-principe, ook het participatiebeginsel in. Op grond hiervan wordt aan burgers vroeg, tijdig en doeltreffend inspraak verleend bij het voorbereiden, het vaststellen, het uitvoeren, het volgen en het evalueren van het mobiliteitsbeleid. Concreet betekent dit dat het college van burgemeester en schepenen een besluit neemt over een voorstel van participatietraject en dit voor goedkeuring voorlegt aan de gemeenteraad. Het spreekt voor zich dat een dergelijk participatietraject zo vroeg mogelijk in de procedure wordt opgemaakt en vastgesteld. Dat gebeurt dan ook het best op het moment dat de beslissing tot de opmaak/bijsturing van het mobiliteitsplan wordt genomen. Het decreet geeft gemeenten de volledige autonomie om zelf een participatietraject op maat op te zetten. Indien de gemeente geen regels vastlegt voor de participatie, zal het voorlopige ontwerp van gemeentelijk mobiliteitsplan minstens aan een openbaar onderzoek moeten worden onderworpen. Bron en meer info: De (I)GBC De meeste nieuwe projecten moeten besproken worden in de (I)GBC. De (I)GBC ((Inter) Gemeentelijke BegeleidingsCommissie) is een multidisciplinair en beleidsdomeinoverschrijdend overlegforum waarin de betrokken partners samen mobiliteitsknelpunten onderzoeken en voorstellen tot oplossingen uitwerken. De GBC is verantwoordelijk voor: De voorbereiding, de opmaak, de opvolging, de evaluatie en, in voorkomend geval, de herziening van het gemeentelijk of intergemeentelijk mobiliteitsplan; De begeleiding van de voorbereiding, de opmaak, de opvolging en de evaluatie van projecten die aansluiten bij het duurzame lokale mobiliteitsbeleid, meer bepaald bij (een geheel van) maatregelen met betrekking tot de ondersteuning van andere strategische plannen, de verbetering van bestaande infrastructuur, de aanleg van nieuwe infrastructuur, de uitbouw van een kwaliteitsvol openbaar vervoer en bij andere maatregelen die bijdragen tot duurzame mobiliteit. Als de reikwijdte van een plan of project verschillende gemeenten betreft, kunnen de werkzaamheden of deelaspecten van GBC's gebundeld worden in een gezamenlijk bovenlokaal overlegplatform: de intergemeentelijke GBC, afgekort IGBC. De IGBC neemt voor het specifieke plan of project de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende GBC's over. 24

25 De GBC wordt opgericht bij besluit van de gemeenteraad. Het gemeenteraadsbesluit geeft onder andere aan hoe de GBC wordt samengesteld. Voor de samenstelling moet de gemeenteraad beslissen over de aanstelling van de voorzitter (evt. meerdere vertegenwoordigers voor de gemeente) en over de adviserende leden, die permanent kunnen deel uitmaken van de GBC. De samenstelling van de vaste en variabele leden is vastgelegd in de regelgeving. Taakstelling Binnen de Gemeentelijke BegeleidingsCommissie staan het komen tot oplossingen en tot kwaliteitsvolle plannen en projecten centraal, die kaderen in het duurzaam lokaal mobiliteitsbeleid. Ook het verwerven van het draagvlak voor deze projecten is van belang. De GBC verleent assistentie bij de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van deze projecten. De leden waken vanuit hun eigen takenpakket binnen het mobiliteitsbeleid over de conformiteit, consistentie en specificiteit. Hier ligt het accent op de (op)waardering van de kwalitatieve aspecten van de projecten, plannen en acties. De GBC zal hierover aanbevelingen geven aan de initiatiefnemer. Samenstelling Om de doeltreffendheid van de GBC te verhogen, worden sommige leden aangeduid als vast lid en andere leden verplicht uitgenodigd. Vaste leden zijn: de gemeente, het departement MOW (BMV), De Lijn, de initiatiefnemer en de betrokken wegbeheerder(s). Variabele leden die verplicht kunnen worden uitgenodigd zijn: de provincie, het departement RWO, het departement LNE, de NMBS, adviesverlenende overheden in het kader van evt. verdere vergunningsprocedures. Lokale vertegenwoordigers die een belangrijke rol kunnen hebben in de draagvlakverwerving tijdens de besprekingen in de GBC, worden door de gemeente als adviserende leden benoemd. Met betrekking tot een bepaald dossier kunnen nog bijkomende adviserende leden, die evt. ook niet-lokale actoren vertegenwoordigen of vanwege hun expertise, worden uitgenodigd. De gemeente kan in het kader van de participatie ook beslissen de GBC-vergaderingen open te stellen voor de bevolking of voor bepaalde focusgroepen. De GBC behoudt op die manier haar karakter van overlegforum en faciliteert een lokaal draagvlak voor de voorgenomen mobiliteitsprojecten. Consensus De GBC formuleert haar aanbevelingen bij consensus. Elk van de vaste leden en de aanwezige variabele leden hebben één stem waarbij zij zich uitspreken over het plan of project. Uitdrukkelijk bezwaar van één van de vaste leden of aanwezige variabele leden leidt tot het ontbreken van de consensus. Elk lid kan met één of meerdere vertegenwoordigers aanwezig zijn op de vergadering, maar behoudt slechts één stem. Een actor die naast vast lid, ook initiatiefnemer is en/of wegbeheerder, behoudt eveneens slechts één stem. Vaste leden kunnen zich ook via volmacht laten vertegenwoordigen. Variabele leden kunnen vooraleer de beraadslaging in de GBC plaatsvindt een schriftelijk advies overmaken. Het spreekt voor zich dat bij bezwaren t.a.v. het plan of project, men die wel in actieve aanwezigheid formuleert, om tijdens de beraadslaging in de GBC ook te kunnen bijdragen in het aanreiken van een oplossing. Bron en meer info: 25

26 Het GIPOD We beschikken in Vlaanderen over een ideaal instrument om een overzicht te krijgen van alle mogelijke werken en evenementen, zelfs van die in de planningsfase: het Generiek Informatieplatform Openbaar Domein (GIPOD). Het GIPOD is in eerste instantie bedoeld voor kabel- en leidingbeheerders, openbaar-domeinbeheerders (steden, gemeenten en het Agentschap Wegen en Verkeer) en voor de vervoersmaatschappij De Lijn. Zij krijgen toegang tot de beveiligde GIPOD-omgeving. Die bestaat uit een webtoepassing en webservices, en laat toe om informatie over werken en manifestaties in het GIPOD in te geven, te beheren en te bevragen. Het GIPOD is dus een platform waarmee informatie over werken of manifestaties op het openbaar domein tussen alle actoren kan uitgewisseld worden. Het principe is eenvoudig: organisaties die werken of manifestaties op het openbaar domein plannen, geven deze informatie door aan het GIPOD. De partijen die op de hoogte willen zijn van de geplande activiteiten binnen hun interessegebied, raadplegen het GIPOD. Het GIPOD gaat daarbij zelf op zoek naar potentiële conflicten en waarschuwt de betrokken actoren. Het GIPOD zorgt ervoor dat er meer afstemming en samenwerking komt bij nuts- en/of wegenwerken, dat werken op omleidingstrajecten vermeden worden en dat conflicten tussen werken en manifestaties beter gedetecteerd kunnen worden: meer synergie en minder hinder dus. Het GIPOD voorziet hiervoor in een aparte synergiemodule die samenwerking kan ondersteunen. GIPOD-gebruikers houden er zich ook aan om voor werken van eerste categorie steeds een synergieaanvraag te lanceren. Het GIPOD is niet toegankelijk voor ondernemers en burgers. Maar de hinder in kaart -toepassing op Geopunt geeft wel een overzicht van alle lopende werken, evenementen en andere innames van het openbaar domein die ingebracht zijn in het GIPOD. Geopunt: Bron en meer info: Publicatie van aanbestedingen Overheidsdiensten die een opdracht uitschrijven voor diensten, leveringen of werken, moeten die kenbaar maken. De regels rond openbare opdrachten zijn opgenomen in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en de wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni Vanaf 1 juli 2013 is de nieuwe regelgeving overheidsopdrachten in werking getreden. Deze geldt voor alle overheidsopdrachten die vanaf 1 juli 2013 bekendgemaakt werden, of waarvoor vanaf die datum deelnemers uitgenodigd worden om zich kandidaat te stellen of een offerte in te dienen (wanneer een bekendmaking niet verplicht is). Het platform e-procurement biedt aanbestedende overheden (federaal, regionaal en lokaal) en ondernemingen een gemakkelijke en snelle toegang tot de verschillende toepassingen om overheidsopdrachten elektronisch te laten verlopen. e-notification laat aanbestedende overheden toe om overheidsopdrachten te publiceren. Ondernemingen kunnen overheidsopdrachten elektronisch consulteren. Meer info over de Belgische regelgeving voor overheidsopdrachten: 26

27 Websites en andere communicatieproducten van overheden Websites Op heel wat websites is informatie te vinden over ideeën en plannen (en werken in uitvoering): De informatie over lopende studies, plannen en realisaties van het Agentschap Wegen en Verkeer is terug te vinden op Aquafin communiceert via Ook via de gemeentelijke of stedelijke website is het vaak mogelijk details van de werken terug te vinden. De ene stad of gemeente doet al meer inspanningen dan de andere om de burgers en bedrijven via het web te informeren. Eens de weg is ingeslagen, wordt verwacht dat de geboden informatie steeds accuraat is. IN DE PRAKTIJK Een goed voorbeeld van een uitgebreide en goed gestructureerde website is die van de stad Brugge ( Op een zeer gedetailleerde manier worden aankomende en lopende werkzaamheden bijgehouden en geüpdatet met recente informatie. Steeds meer steden en gemeenten kiezen voor een aparte website met enkel informatie over wegenwerken en andere openbare werken. Websites als geven een overzicht van de lopende werkzaamheden en studies. Andere websites, bijvoorbeeld zijn dan weer specifiek gericht op één project. De stad Torhout startte zelfs met een Facebook-pagina om de langlopende werken op de Oostendestraat in detail toe te lichten. Overleg/infovergaderingen In aanloop naar infrastructuurwerken zullen de betrokken partners (gemeente, Aquafin, AWV, ) vaak een infovergadering organiseren, in één van de vele mogelijke vormen. Tijdens dergelijke infomomenten wil men de bewoners, ondernemers en andere betrokkenen informeren over de details van de werken en de hinder die ermee samenhangt. Er wordt ook meegedeeld bij wie men terechtkan met vragen of opmerkingen. 27

28 Die infomomenten kunnen ook perfect in de planningsfase. Er worden heel wat verschillende vormen van infovergaderingen en momenten georganiseerd. Hierbij enkele voorbeelden: Infomarkt met infostand per betrokkene Algemene infoavond met vragenronde met infomarkt Overleg met ondernemers Bezoek aan de plaatselijke bedrijven Persoonlijke contacten Persoonlijke contacten blijven ook vandaag in onze gedigitaliseerde wereld, een belangrijke bron van informatie. Op momenten waarop nog niet officieel gecommuniceerd wordt, of bij toevallige ontmoetingen, kan men toch al wat te weten komen over wat er beweegt op vlak van mobiliteit en wegenwerken. Zo kan een ambtenaar van openbare werken off the record een eerste melding doen over op til zijnde wegenwerken. Een schepen kan in aanloop van het uitschrijven van een bestek, samenzitten met de lokale UNIZO-afdeling om na te gaan wat haar visie is. Het onderhouden van goede contacten kan tijdig de bel van openbare werken doen rinkelen. Ook voor initiatiefnemers kan het een meerwaarde zijn om ondernemers en/of bewoners in een vroeg stadium te betrekken. Meer info in het hoofdstuk Participatie. Participatie Het opzetten van een participatietraject draagt bij tot het creëren van een draagvlak onder bewoners, ondernemers en andere betrokkenen. Meer informatie over hoe een participatietraject er kan uitzien, vindt u in het hoofdstuk Participatie. PARTICIPATIE Terwijl het organiseren van participatie in het verleden gebaseerd was op goodwill van de gemeente, is het nu een verplicht gegeven op het gemeentelijke niveau. Wettelijk kader Participatie wordt wettelijk geregeld in het Vlaams Gemeentedecreet. Hoofdstuk II van het decreet regelt de inspraak van de burgers. Zo beschrijft artikel 199: De gemeenteraad neemt initiatieven om de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen te verzekeren bij de beleidsvoorbereiding, bij de uitwerking van de gemeentelijke dienstverlening en bij de evaluatie ervan. Artikel 200 gaat dieper in over het hoe en wat van de overlegstructuren. Hoe zijn de overlegorganen samengesteld? Wie mag zetelen? Waarom participeren? Het verplicht organiseren van participatie is een antwoord op de stijgende vraag naar inspraak. Niet enkel voor burgers en ondernemers biedt participatie tal van voordelen, ook het organiserende lokale bestuur ondervindt er de meerwaarde van. Dankzij participatie komen meer ondernemers en burgers in aanraking met het beleid én ze kunnen er toe 28

29 bijdragen. Door niet enkel de verkozenen te laten meedenken, maar ook anderen hun bijdrage te laten leveren, wordt een betere afspiegeling van de bevolking betrokken bij het beleid. Zij zijn de plaatselijke ervaringsdeskundigen. Op die manier krijgen we meer democratie. Let wel, representatieve participatie verhoogt dan wel de democratie, maar ze vervangt ze niet. Het zijn uiteindelijk de verkozen politici die de beleidskeuzes maken. Het betrekken van burgers en ondernemers zal echter wel een breder draagvlak met zich meebrengen en verhoogt de kans dat de doelgroepen die bereikt moeten worden, ook werkelijk worden bereikt. Ook op organisatorisch vlak biedt participatie mogelijkheden, in het bijzonder voor ondernemers. Zo worden wegenwerken vaak gepland vanuit het oogpunt van de overheid, het studiebureau en de aannemer. Dit leidt tot situaties die voor ondernemers soms onbegrijpelijk of ondoordacht lijken. Het aangaan van overleg met ondernemers kan de planning en uitwerking van een project echter in positieve zin beïnvloeden, de bereikbaarheid maximaliseren en dus het draagvlak uitbreiden. Het betrekken van belanghebbenden in het participatietraject zet de lokale besturen ertoe aan de beleidskeuzes beter te motiveren en de beschikbare middelen efficiënter in te zetten. Het beleid wordt hierdoor transparanter en zowel de effectiviteit van de uiteindelijke beslissing als de slaagkansen stijgen hierdoor gevoelig. Stappenplan Het organiseren van een echt participatietraject is zeker niet vanzelfsprekend. Mobiel 21, onafhankelijk centrum voor duurzame mobiliteit, ontwikkelde een stappenplan dat gemeenten begeleidt in hun eigen participatietraject. Het Draaiboek Participatietrajecten is gratis te downloaden op en Een beslissingsboom geeft de gemeentebesturen de mogelijkheid om op een overzichtelijke en gestructureerde manier de participatie in hun gemeente te organiseren. Stap voor stap bouwt men verder aan een participatietraject op maat van de gemeente, het project, de betrokkenen,. We overlopen kort de stappen op basis van de beslissingsboom. In stap 1 gaat de gemeente na wat het voorwerp is waarvoor men participatie wil organiseren. Gaat het om de herinrichting van een gewestweg (waarvoor een samenwerking met AWV aan de orde is) of gaat het om een kleiner mobiliteitsproject op wijkniveau? In het verlengde hiervan gaat men na waarover men de mening van de burgers wil horen. VOORBEELD Een kleine gemeente wil samen met het Agentschap Wegen en Verkeer werk maken van de herinrichting van de doortocht door de gemeente en de aanpalende straten. Er bevinden zich echter een school, handelszaken en industriezones in of nabij de werken. Vooraleer aan het eigenlijke ontwerp te beginnen, wordt een participatietraject opgezet om na te gaan hoe de leefbaarheid en het commerciële karakter verbeterd kunnen worden. De gemeente geeft de aanzet via een projectomschrijving, geschreven in verstaanbare taal. Stap 2 gaat dieper in op de meer technische details. Gemeenten stellen zich in deze stap de vraag welke de planningsinstrumenten zijn en de timing die men wil hanteren. Er wordt ook een budget voorzien. Participatie hoeft niet veel te kosten, maar er kruipt heel wat tijd in. Enige vorm van expertise is dan ook geen overbodige luxe. Is de expertise of ervaring niet aanwezig binnen de gemeente, dan kan men overwegen een externe expert in te huren. 29

30 VOORBEELD Participeren is nieuw in de gemeente, maar het bestuur is overtuigd van de meerwaarde van een goed traject. Vooraleer het eigenlijke traject te starten, spreekt men een (externe) expert aan die de gemeente over het ganse traject zal begeleiden en adviseren. In overleg met de betrokken ambtenaren en leden van het bestuur, zal hij de details van het traject verder begeleiden, van instrumenten tot timing en budget. In stap 3 zal men de doelgroep en belanghebbenden oplijsten. VOORBEELD De doortocht die wordt aangepakt, zal impact hebben op zowel bewoners als bedrijven en een school. Tijdens een eerste vergadering worden alle betrokkenen uitgenodigd. Na afloop krijgt iedereen de kans zich kandidaat te stellen voor de klankbordgroep, waarna een selectie wordt gemaakt met een goede spreiding over het ganse projectgebied. Stap 4, stap 5 en stap 6 hebben betrekking op het participatietraject, namelijk in welke beleidsfase het gemeentebestuur de betrokkenen wil horen, wat men met het traject wil bereiken en op welke manier men dit zal doen. Deze laatste keuze kan men maken aan de hand van een lijst van 23 participatieinitiatieven. Op basis van specifieke kenmerken van de samenstelling en omvang van de doelgroep die u wenst te bereiken, kunnen Foto door ZoZie bepaalde initiatieven genomen worden. Aan de hand van een overzichtelijke tabel waarin alle variabelen zijn opgenomen, kan het meest passende participatieinitiatief gekozen worden. Enkele mogelijkheden zijn het stadsdebat, een persoonlijk diepte-interview of een inspiratietocht. VOORBEELD De stuurgroep van de gemeente (externe expert, betrokken ambtenaren, secretaris en bestuur) maakt de keuze om zich tijdens het participatietraject te laten adviseren door de klankbordgroep. Maar ook alle betrokken bewoners en handelaars worden geconsulteerd en geïnformeerd. Hiervoor worden bewoners- en klankbordgroepvergaderingen georganiseerd. In stap 7 zal men met alle elementen die bepaald werden in voorgaande stappen, een uiteindelijk participatietraject opstellen. Er wordt een duidelijke fasering van het traject opgesteld, waarbij er voldoende tijd wordt ingepland voor elke actie. Per fase zal men de initiatieven en doelgrepen beschrijven, met als doel per fase een duidelijk overzicht te krijgen. Budgettair wordt het hele project uitgezet, van de kosten die gepaard gaan met de organisatie tot de inzet en tijdsbesteding van het personeel. Verder worden er concrete afspraken gemaakt in verband met de interne en externe communicatie en wordt een contactpersoon aangeduid. Let wel, de fasering is geen statisch gegeven. Gedurende het traject moet steeds rekening gehouden worden met mogelijke wijzigingen. Indien nodig moet het traject bijgestuurd worden. 30

31 Stap 8 legt zich toe op het praktische en organisatorische deel van het traject. Nadat bepaald is welke initiatieven genomen zullen worden en welk budget beschikbaar is, zal men de concrete uitwerking bepalen. Wat komt er aan bod? Waar organiseren we de initiatieven? Hoe communiceren we naar onze doelgroepen? Wat is de rol van eventuele partners? Dit en nog vele andere vragen moeten beantwoord worden. Een goede voorbereiding is dan ook van groot belang om het traject te doen slagen. De laatste stap is stap 9. Hier evalueren we het traject. Moeilijkheden of fouten worden aangehaald en er worden suggesties gedaan om het traject te verbeteren. Dit stelt de betrokken overheid in staat het traject bij een nieuw dossier als basis te gebruiken. Leren uit onze fouten dus! Grenzen en beperkingen Het zijn en blijven de politici die de uiteindelijke beslissingen nemen. Participatie creëert dan wel een betere afspiegeling van de maatschappij en een breder draagvlak, maar verbreedt de beslissingsbevoegdheid niet. De initiatiefnemer houdt dit best altijd in het achterhoofd, onder meer in de communicatie naar de deelnemers aan de participatie. Een tweede valkuil is een participatiekloof. Die ontstaat wanneer enkel degenen die al veel participeren worden bereikt en deelnemen aan het participatieproces. Dit is ook bekend als het Mattheüs-effect. Als derde valkuil kunnen we de participatiemoeheid aanhalen. Overweeg zorgvuldig over welke thema s participatie zal worden georganiseerd. Een teveel aan participatietrajecten kan participatiemoeheid veroorzaken, waarbij burgers op termijn geen zin meer hebben om deel te nemen. Maar ook geen of beperkte resultaten van de geleverde inspanningen door burgers, kunnen de oorzaak zijn van het wegblijven uit de trajecten. EEN VOORBEELD VAN PARTICIPATIE: ZWEVEZELE (WINGENE) Voorwerp van participatie Het herinrichtingsgebied ligt op het snijpunt van de N50 Hille en de N370 Wingensesteenweg in Zwevezele. Zowel de doortocht N50 als de centrumzone Wingensesteenweg-N370 worden heraangelegd. Bijkomend is er een structureel onderhoud voorzien op één aansluitend gedeelte van de doortocht N50. De handelskern ligt voornamelijk langs de doortocht Hille. In de zone langs de Wingensesteenweg ligt een basisschool, de kerk en een overstappunt van De Lijn. Er wordt een conceptstudie gemaakt voor dit gebied, voorafgaand aan het voorontwerp voor de herinrichting. Het participatietraject start vanaf de opmaak van de conceptstudie en loopt tot en met het definitieve ontwerp. Participatiecontext Participatie wordt georganiseerd in het kader van het opstellen van de start- en de projectnota voor de aanvraag van een module 3. Het gemeentebestuur is vertrouwd met participatie in andere projecten. Midden in de jaren 90 was er in dit projectgebied Hille, naar aanleiding van een mogelijke vestiging van een winkelvoedingsketen, in samenwerking met UNIZO, een vormings- en denkreeks over Handel en Wandel. In nam Hille ook deel aan de handelaars- en klantenbevraging in het kader van een provinciale actie rond centrumbeheer. Nu de herinrichting van de doortochten op de agenda staat, is er al een inhoudelijke onderbouw en een vertrouwensbasis tussen handelaars en bestuur. De burgemeester en de schepen van Openbare werken regisseren het participatietraject. Zij zijn de trekker en voorzitter van de projectstuurgroep waarin alle beslissingen rond het participatietraject genomen worden, en waarin alle betrokkenen vertegenwoordigd zijn. Mobiel 21 zetelt in deze stuurgroep als externe adviseur rond participatie. Doelgroepen De omwonenden van het gebied dat wordt heringericht (ongeveer een 300-tal huishoudens). Onder de 31

32 omwonenden bevinden zich handelaars, een basisschool en de eigenaar en gebruikers van Kerkfabriek Sint- Jozefkerk Hille. De gebruikers van de bushalte van De Lijn vormen een doelgroep en de werkgevers en werknemers van industriezone Hille- Noord en Zuid, zijn ook belangrijke gebruikers van de opnieuw in te richten wegeninfrastructuur. 1 Uitvoering Ook na de start van de werken blijft het voor de gemeente Wingene en het Agentschap Wegen en Verkeer een streefpunt om handelaars en omwonenden maximaal te betrekken. Voor aanvang van elke fase organiseert de gemeente daarom een infovergadering waarin ze dieper ingaat op de werken, de planning en andere punten. De bewoners en ondernemers krijgen de kans hun specifieke vragen voor te leggen aan de verschillende partners in de werf. De ondernemers kunnen terecht bij de bereikbaarheidsadviseur die luistert naar de vragen en opmerkingen. In de mate van het mogelijke zal de bereikbaarheidsadviseur onmiddellijk een antwoord bieden. Andere, complexere vragen zullen dan weer behandeld worden tijdens een bezoek, veelal samen met de aannemer, of op de werfvergadering, waarna de bereikbaarheidsadviseur zal terugkoppelen. Naast de bereikbaarheidsadviseur speelt ook de aannemer een belangrijke rol. Tijdens de werken aan de doortocht Hille houdt de aannemer in de mate van het mogelijke rekening met de vragen van handelaars. Het resultaat is een goede wederzijdse verstandhouding tussen de aannemer en de handelaars. Ze brengen een warm soepje of koffie tot bij de aannemer en zijn werknemers, maar kunnen ook steeds bij hen terecht met dringende vragen. EEN VOORBEELD VAN PARTICIPATIE: KLANKBORDGROEP IN GENTBRUGGE In Gentbrugge startte in 2014 een grote werf op de Brusselsesteenweg. Op en rond deze drukke toegangsweg tot het centrum van Gent bevinden zich heel wat ondernemers, sluit een afrit van de E17 aan en heeft De Lijn een drukke tramlijn. De herinrichting van de weg is een ingrijpende werf, die een lange tijd voor grote hinder zorgt. De bereikbaarheidsadviseur doet er grote inspanningen om op de hoogte te zijn van wat er leeft bij de ondernemers. Daaruit bleek dat vanuit de handelaars en bewoners de vraag rees om een overlegplatform op te zetten, waarbij op vaste tijdstippen een aantal afgevaardigden uit de buurt samenzitten met de projectpartners. AWV en de bereikbaarheidsadviseur besloten daarom een klankbordgroep op te zetten. Aan ondernemers en bewoners werd gevraagd wie graag in de groep wil zetelen, waarop de bereikbaarheidsadviseur uit de kandidaten een groep samenstelde met een goede spreiding over heel de werf. De leden van de klankbordgroep krijgen uit eerste hand detailinformatie over de geplande werken. Zij verspreiden op hun beurt deze informatie onder hun buren. Ze zijn als het ware ambassadeurs van de werf in hun buurt. Ze verzamelen voor de vergadering de bekommernissen en vragen uit hun deel van de straat en spelen achteraf de informatie terug door. Heel dichtbij en heel direct dus. 1 (bron: Draaiboek Participatietrajecten Bijlage 1. Mobiel 21, VVSG - draaiboek-participatietrajecten ) 32

33 De taken van een klankbordgroep kunnen dus worden onderverdeeld in informatie uitwisselen en overleggen: Informatie uitwisselen: Foto door ZoZie Info over de fasering en planning van de werf Feedback op het verloop van de werf: waar liggen de knelpunten? Waar hebben we te maken met technische moeilijkheden? Overleggen Suggesties en opmerkingen worden aangekaart in de klankbordgroep. De projectpartners zullen in de mate van het mogelijke hieraan tegemoetkomen. Is dit echter niet mogelijk, dan wordt dit met duidelijke argumenten uitgelegd. Na de klankbordgroep verspreiden de bewoners en de ondernemers de informatie zo veel mogelijk onder hun buren, collega s, klanten, COMMUNICATIE Waarom communiceren The less people know, the more they yell. Communicatie- en marketinggoeroe Seth Godin vatte het in één simpele zin allemaal samen. Wanneer mensen niet weten wat er vlak voor hun neus gebeurt, dan zoeken ze daarover informatie. Zolang er onwetendheid is, en er dus een onevenwicht is tussen wat men weet en ziet, ontstaan er frustraties en een ongemakkelijk gevoel. Naarmate de tijd vordert en het gebrek aan informatie blijft aanhouden, zal de roep om inlichtingen enkel maar toenemen, ook bij mensen die het gebrek aan informatie aanvankelijk wisten te plaatsen. Welke gevolgen heeft een gebrek aan informatie? Op korte termijn vertaalt zich dit in klachten bij de betrokken instanties, het uiten van frustraties tegenover de aannemer, Op lange termijn kunnen er gevolgen zijn voor het draagvlak voor toekomstige werken, weerstand tegen nieuwe plannen en wegenwerken en uiteindelijk zelfs stemmenverlies bij de volgende verkiezingen. Als overheid kan men tegemoetkomen aan de onwetendheid van de getroffen bewoners, ondernemers en anderen door proactief te communiceren. Zowel bewoners als ondernemers krijgen dan de kans om op een andere, positievere manier, om te gaan met de werken. Voor ondernemers speelt informatie en communicatie een nog grotere rol dan voor bewoners. Communiceert men tijdig en correct, dan krijgen de ondernemers de kans om zich degelijk voor te bereiden op de openbare werken. Van voorraden aankopen tot leveringen ontvangen en verzenden, tijdens wegenwerken vraagt het meer organisatie. Een kledingzaak bestelt reeds een jaar op voorhand de collectie voor het jaar nadien. Tijdige communicatie geeft de handelaar de mogelijkheid een collectie aan te kopen, die is afgestemd op de wegenwerken of zelfs helemaal geen aankopen te doen en de zaak tijdelijk te sluiten. Op die manier vermijdt men een situatie van hoge kosten, maar weinig inkomsten. Andere ondernemers zullen dan weer een tijdelijke verhuis voorbereiden, zich groeperen en acties op poten zetten, huisleveringen doen, Er zijn tal van mogelijkheden die pas het gewenste effect met zich meebrengen, indien men tijdig en correct geïnformeerd werd. 33

34 Participatie ontmoet communicatie Participatie en communicatie zijn geen losstaande begrippen, maar kennen een zekere overlapping. Enerzijds wordt gecommuniceerd over het participatietraject, anderzijds wordt tijdens het participatietraject ook al een bepaalde visie door de overheden gecommuniceerd. De boodschappen die de wereld worden ingestuurd tijdens het participatietraject zullen reeds een eerste impact hebben op de ontvangers, of ze nu deel uitmaken van de beoogde doelgroep of niet. Gerichte communicatie, eventueel per brief of per , is aan te raden tijdens het participatietraject. Ook interne participatie en communicatie Wegwerkzaamheden zijn niet alleen het terrein van één dienst openbare werken of ingenieurs en studiebureau s. Ook de diensten communicatie, mobiliteit en lokale economie kunnen zeker hun steentje bijdragen om de hinder maximaal te beperken. Bij werken met gemeenteoverschrijdende gevolgen is het ook aanbevolen overleg te plegen met de buren. Het communicatieplan Communicatie vergt een degelijke voorbereiding en is geen verhaal van draaien met de wind. Het communicatieplan kan een handige tool zijn voor de strikte opvolging van alle communicatie: van een analyse van de situatie tot de evaluatie na afloop van de werken, van de gebruikte media over de hele duurtijd van de werken tot contactgegevens voor lastminuteboodschappen. Eens het communicatieplan is uitgewerkt, dient het in de praktijk te worden omgezet. Al te vaak worden goede voornemens wegens te weinig tijd of we doen dat nog wel naar de prullenmand verwezen. Het plan vraagt daarom een constante bijsturing en het opnemen van deadlines en afspraken. Analyse Elke werf is anders! Een oud plan recycleren is dus geen optie, want elke werf heeft specifieke kenmerken. Dit wil uiteraard niet zeggen dat een ouder plan niet als aanzet kan dienen. Het stellen van relevante vragen en het formuleren van een antwoord, is een hulpmiddel bij het beschrijven van de situatie, de gevolgen tijdens de werken en de situatie waar men naartoe wil. Hoe is de situatie? Wie wordt getroffen door de werken? Gebeuren er veel leveringen bij de bedrijven? Wat zijn de gevolgen als de weg volledig onderbroken wordt? Een analyse voor zowel de communicatie als de mogelijke impact door de werken, kan goed voorbereid worden met deze punten: Gesprek met stakeholders, vertegenwoordigers van attractiepolen en ondernemers, lokale ervaringsdeskundigen bevraging ondernemers: analyse binnen en buiten de werfzone summiere mobiliteitsanalyse: signaleren van mogelijke impact van de werken op de mobiliteit in de omgeving parkeerbehoefteanalyse (ook fietsenstallingen - indien nodig: parkeeronderzoek) Minderhindertoets: nota met knelpunten/bezorgdheden en mogelijke oplossingen Wees niet zuinig bij het inschatten van de impact en de mogelijke getroffenen! 34

35 Doelgroepen Na het inschatten van de impact gaan we na welke de mogelijke doelgroepen zijn. Soms gaat het over een homogene groep van bewoners, maar vaak is het uitgebreider dan dat. Bedrijven in al hun mogelijke vormen, ziekenhuizen, scholen, We stellen verschillende categorieën doelgroepen op: Ondernemers/attractiepolen in de werfzone per fase Ondernemers/attractiepolen in de omgeving van de werfzone: gelegen op aanrijroutes naar de werf, op omleidingsroutes of die leveren in of beleverd worden via de werfzone, aanrijroutes, omleidingsroutes Onderstaande lijst geeft een overzicht van de vele mogelijke betrokkenen bij een werf: Bewoners Ondernemers: Ondernemers met verkoopruimte (bijvoorbeeld krantenwinkel), ondernemers zonder verkoopruimte, weinig verkeer (bijvoorbeeld schrijnwerker), Ondernemers met veel leveringen en/of klanten bijvoorbeeld supermarkt of transportbedrijf) Attractiepolen: hulpdiensten (ziekenhuizen, brandweer, ), scholen Openbare diensten: gemeentehuis of stadhuis, containerpark, verbrandingsoven, post, Transport: De Lijn, taxibedrijven, weggebruikers, Intermediairen: pers, omliggende gemeenten, belangenorganisaties, wijk- en buurtcomité s, handelaarsverenigingen, toevallige organisatoren buiten de gemeente (begrafenisondernemers, toeristische diensten, foorkramers, evenementorganisatoren, ) Communicatiedoel Bij kleine werken zal het eenvoudig zijn het communicatiedoel op te stellen. Grote werken met meerdere fasen, veel getroffenen en een grote verscheiden aan bedrijven en organisaties, hebben niet genoeg aan één simpel communicatiedoel. Overweeg daarom meerdere communicatiedoelen. Enkele voorbeelden De bewoners uit alle fasen zijn op de hoogte van het verloop van de werken dankzij informatie over meerdere kanalen. De bedrijven nemen op basis van de tijdig aangeleverde informatie beslissingen over hoe ze de werken zullen doorkomen. Het plaatselijke ziekenhuis kan zonder zorgen en steeds bereikbaar de werken doorkomen en is hierover uitvoerig geïnformeerd. Per fase zijn de getroffenen extra geïnformeerd en ook voorbereid op de werken. Communicatiestrategie In de communicatiestrategie wordt bepaald hoe de opgestelde communicatiedoelen kunnen worden bereikt. Het is als het ware de verantwoording voor de gekozen strategie: Welke weg volgen we om het doel te bereiken en waarom kiezen we voor deze weg?. Per opgesteld communicatiedoel wordt beschreven hoe men het doel wil bereiken. Zo worden onder meer de prioriteiten beschreven, hoe men contactgegevens verzamelt, 35

36 Enkele van de te overwegen elementen: Hoe verzamelen we gegevens? KBO, bevolkingsregister Manuele registratie Infoverzameling tijdens infoavond Welke informatie kan/mag gecommuniceerd worden? Hoe communiceren we over bijv. de einddatum van de werken? Hoe communiceren we over het gegeven van de werkdagen? Communiceren we enkel over genomen beslissingen of ook over overwegingen? Wie heeft zeggenschap over wat uiteindelijk mag gecommuniceerd worden? Waar liggen de prioriteiten? Welke communicatiemiddelen zullen worden gebruikt? Social media Mondelinge of schriftelijke communicatie Combinatie van meerdere Welke partners worden betrokken? Bereikbaarheidsadviseur UNIZO Agentschap Wegen en Verkeer Aquafin Communicatiebureau Uit deze lijst, die nog verder kan aangevuld worden naargelang de situatie, worden een aantal elementen gehaald die kunnen toegepast worden op één of meerdere communicatiedoelen. Op basis van de selectie wordt een korte beschrijving en verantwoording gegeven. Voorbeeld In aanloop naar de werken kiezen we ervoor om een informatievergadering te houden, omdat de mensen die betrokkenheid weten te appreciëren en zo ook de mogelijkheid krijgen in detail kennis te maken met de plannen en de mensen die met het project bezig zijn. Voorbeeld We gebruiken social media, Facebook in het bijzonder, om de bewoners en bedrijven te informeren over de werken. Dit medium dient echter enkel als aanvullende communicatie. De eigenlijke communicatie zal verlopen via andere, meer traditionele kanalen. Als trekker van openbare werken kan men zelf bepalen hoever men gaat in het opstellen van communicatiedoelen en de bijhorende strategie. Eenvoudige wegenwerken hebben niet noodzakelijk een dergelijk diep uitgewerkte planning nodig. Maar werken over langere duur, gespreid over een ruime afstand en over verschillende fasen, zullen eenvoudiger aan te pakken en op te volgen zijn met een duidelijke planning. 36

37 Boodschap Correcte en accurate informatie is steeds het uitgangspunt bij communicatie naar de verschillende doelgroepen. Verkeerde of gebrekkige informatie de wereld insturen, zal de geloofwaardigheid van alle toekomstige communicatie niet ten goede komen. Overweeg daarom zeer goed welke informatie al dan niet gecommuniceerd kan/mag worden. Naast de inhoud zijn ook de houding en de toon van de communicatie belangrijk. De algemene doelstelling van alle acties is dat men steeds uitgaat van een positieve benadering. Waarom zijn de werken nodig? Hoe zal de omgeving eruit zien in de toekomst en wat krijgen we in ruil voor de werken? Dergelijke benadering is mogelijk indien alle actoren ze toepassen: van overheid over aannemer tot handelaar. Dankzij een goede omkadering kan een verhaal op poten gezet worden, waarbij de infomiddelen per doelgroep duidelijk en doelgericht positief vertaald worden. Zowel de overheid via haar communicatie, de handelaars in de omgang met de klant en het uitvoeren van de acties, als de aannemer door zo min mogelijk hinder te veroorzaken, dragen bij tot het positieve verhaal. Maar de overheid moet trekker zijn van deze positieve boodschap, door correct en tijdig te communiceren naar de betrokken partijen en door al in het opstellen van het bestek voor de aanstelling van de aannemer, enkele voorwaarden op te nemen. In het bestek kunnen onder meer volgende zaken worden opgenomen: Het verplicht opstellen van bewonersbrieven bij werken op kortere termijn. Geen werkdagen, maar kalenderdagen opnemen in het bestek. Dit biedt de mogelijkheid om over een specifieke einddatum te communiceren. Het opnemen van een bepaling dat de aannemer bereikbaarheidsborden laat aanmaken, al dan niet naar een aangeleverd ontwerp. Verder zijn er nog een aantal elementen die de aard van de boodschap zullen beïnvloeden: Tijdstip: de gebrachte boodschap zal sterk beïnvloed worden door het moment waarop men communiceert. Een eerste vermelding in bijvoorbeeld het gemeenteblad over de eerste ontwerpen, zal eerder in de voorwaardelijke wijs worden gebracht. Nadert men de startdatum en worden afspraken en data steeds concreter, dan zal ook de boodschap steeds concreter worden. Medium: elk medium leent zich tot een specifieke communicatie. Social media zijn ideaal voor korte, snelle berichten. Een persbericht leent zich dan eerder voor een uitgebreidere tekst, waarin alle relevante informatie voor een brede doelgroep te vinden is. Doelgroep: bewoners hebben geen boodschap aan informatie voor ondernemers. Weeg nauw af welke informatie relevant is voor de specifieke doelgroepen. Zekere informatie tegenover onzekere informatie: communiceer bij voorkeur over zekere feiten. Is bepaalde informatie onder voorbehoud? Vermeld dit dan ook, net zoals de reden. Hoelang zullen de werken duren? en Langs waar loopt de omleiding? zijn maar enkele van de vragen die sowieso beantwoord moeten worden. Volgende lijst geeft een overzicht van relevante informatie die dient opgenomen te worden in één of meerdere van de boodschappen, afhankelijk van het medium. Beoogde doel Partners Locatie van de werf Start van de werken Duur van de werken Einde van de werken 37

38 Aard van de werken Voorbehoud weerverlet Omleidingsroute Fasering Contact bij vragen Middelen Naarmate het internet en de social media opkwamen, steeg ook de snelheid sterk van communiceren. Een uitgestuurd persbericht wordt niet enkel opgepikt door de pers, maar ook op Twitter en andere platformen worden aankondigingen duchtig gedeeld en becommentarieerd, minuten of zelfs seconden na de publicatie. Social media kunnen dan ook niet meer genegeerd worden in het communicatieproces rond openbare werken. Een overzicht van de belangrijkste kanalen. Persbericht Alle relevante en zekere info dient opgenomen te worden in het persbericht. Stuur bij voorkeur de omleidingsplannetjes in hoge resolutie mee. Informatieavond Zowel voor bedrijven als bewoners is een infoavond een belangrijk moment om van dichtbij kennis te maken met de uit te voeren werken. Folder Een folder over de werken kàn interessant zijn. Bewoners en ondernemers houden die bij en vallen erop terug gedurende de werken. Wees dus zeker dat de opgenomen informatie correct en relevant blijft. Website Via een goede en toegankelijke website kunnen de betrokkenen op elke moment snel en eenvoudig informatie over de werken opvragen. Meer en meer steden en gemeenten bieden op hun website de rubriek Wegenwerken aan of hebben een aparte website, specifiek over openbare werken. Daar vindt men alle informatie: van plannen tot contactgegevens. Social media (Facebook, Twitter, ) Voor een snelle verspreiding van informatie kan een beroep gedaan worden op de social media. Let wel: hoewel heel wat mensen actief zijn op deze platformen, wordt toch een grote groep mensen niet bereikt. Er wordt dus bij voorkeur gekozen voor een combinatie van media, zeker voor de verspreiding van de belangrijkste informatie. SMS Sommige gemeenten beschikken over een uitgebreide database met daarin onder meer gsm-nummers. Communicatie via sms kan, mits beperkt gebruik, zoals lastminute hinderberichten. Communiceren via is snel, goedkoop en men kan een brede doelgroep bereiken. Heel wat steden of gemeenten hebben een uitgebreide database met adressen, maar bieden ook de mogelijkheid zich in te schrijven op een nieuwsbrief via de website of tijdens een infoavond. leent zich perfect voor het sturen van voortgangsberichten en meldingen van hinder (die vooraf reeds via andere kanalen werden gecommuniceerd). 38

39 Bewonersbrief Een bewonersbrief geeft informatie over gevolgen van de werken op kortere termijn, zoals het afsluiten van de waterleiding voor enkele uren. Het opstellen van bewonersbrieven kan door de gemeente opgelegd worden aan de aannemer dankzij een bepaling in het bestek. Doelgroepen-middelenmatrix Door middel van een doelgroep-middelenmatrix is het mogelijk een eenvoudig overzicht te creëren van welke doelgroepen we via welke media willen bereiken. Dit schematische overzicht laat toe om, al dan niet per uitvoeringsfase, de middelen aan de gewenste doelgroep te linken en eventuele gaten in de communicatie op te vangen. DOELGROEP ACTIES COMMUNICATIEMIDDELEN Bewoners Attractiepolen (scholen, ziekenhuizen, culturele centra ) Algemene info over doel, timing en fasering van de werken Segmentenbenadering voor directe hinder tijdens werken en bereikbaarheid van eigen woning, bedrijven en handelscentra Info over alternatieve routes en vervoersmogelijkheden Idem 1 + info op maat van de attractiepool, zowel voor medewerkers als leerlingen (ouders) en bezoekers Informatievergadering Algemene informatiebrochure (Tussentijdse elektronische) bewonersnieuwsbrief Gemeentelijke infokanalen Sociale media (Facebook, Twitter, QR-codes) Projectwebsite (Regionale) pers Bestemmingssignalisatie Informatieborden Face-to-face-contact Informatievergadering + algemene infobrochure voor subsegmenten indien gewenst (Tussentijdse elektronische) nieuwsbrief Sociale media (Facebook, Twitter, QR-codes) Brief + bereikbaarheidsfiche (per fase) Aangepaste bestemmingssignalisatie Eigen communicatielijn binnen de attractiepolen 39

40 Ondernemers (handelaars, vrije beroepen, horeca, marktkramers, landbouwers, kleine en grote ondernemingen) en hun klanten, leveranciers, personeel Hulpdiensten en nutsmaatschappijen, vervoersmaatschappijen, transportfirma s en uitzonderlijk vervoer Weggebruikers Intermediairen Informatievergadering en face-toface-contact Algemene informatiebrochure (Tussentijdse elektronische) nieuwsbrief Sociale media (Facebook, Twitter, QR-Codes) Gemeentelijke infokanalen Idem 1 Projectwebsite + info op maat van Bereikbaarheidsfiche (per fase) voor bedrijf/bedrijvenzone/handelskern, zowel klanten en leveranciers (in print en voor medewerkers, klanten als elektronisch) leveranciers Flyer voor klanten Eigen communicatielijn binnen de bedrijven met of via lokale vertegenwoordiger Aangepaste bestemmingssignalisatie (Regionale) pers Informatieborden Face-to-face-contact Idem 1 (Tussentijdse elektronische) met klemtoon op bereikbaarheid - kort op nieuwsbrief de bal spelen bij wijzigingen in de Snelle communicatie volgens verkeerscirculatie preferentie (telefoon, mail, ) Sociale media (Facebook, Twitter, QR-Codes) (Tussentijdse elektronische) Idem 1 nieuwsbrief met klemtoon op bereikbaarheid - kort op Projectwebsite de bal spelen bij wijzigingen in de Signalisatie verkeerscirculatie (Regionale) pers Informatieborden Sociale media (Facebook, Twitter, QR-Codes) Face-to-face-contact (Tussentijdse elektronische) nieuwsbrief Info op maat Projectwebsite Sociale media (Facebook, Twitter, QR-Codes) Snelle communicatie volgens voorkeur (telefoon, mail, ) 40

41 Planning Vanuit het standpunt van bewoners, ondernemers, klanten, beginnen de werken wanneer de nutsmaatschappijen aan de slag gaan. Tijdig communiceren is dus de boodschap! Probeer in de mate van het mogelijke ven tevoren de tijdstippen aan te duiden wanneer welke communicatieactie zal worden uitgevoerd. Het opstellen van een goede planning wordt voorbereid op basis van de voorgaande punten, in combinatie met de planning van de werf, inclusief nutsmaatschappijen. Van zodra de werfplanning bekend is, is het aan te raden de communicatie te intensifiëren en een communicatieronde te organiseren met een persbericht, informatie op de website en in het stads- of gemeenteblad. Vaak is het onmogelijk om al data vast te pinnen. De planning van wegenwerken is namelijk geen statisch gegeven, maar een geheel dat constant wijzigt. Een alternatief op het vastleggen van een specifieke datum, is een moment vast te prikken x-aantal dagen voor het uitvoeren van een bepaalde handeling op de werf. Zo kan er vastgelegd worden dat ten laatste twee weken voor aanvang van een nieuwe fase, een infovergadering moet georganiseerd worden, of 48 uur op voorhand bewonersbrieven gebust dienen te worden bij werken voor iemands oprit. Een communicatieplanning kan overzichtelijk bijgehouden worden in een Excel-bestand. Horizontaal wordt de voortgang bijgehouden, verticaal de media en acties. De opgestelde doelgroepen krijgen elk een specifieke kleur. De cel die overeenkomt met het gepaste moment van communiceren en het juiste medium, krijgt de kleur van de doelgroep. In de cel kan eventueel commentaar geplaatst worden. Eens de planning opgemaakt, zullen, naargelang de situatie, bijsturingen nodig zijn. Evaluatie Na afloop van de wegenwerken is het nog niet helemaal voorbij. De voorgaande periode heeft heel wat energie gevraagd en ongetwijfeld waren er zaken waarvan men dacht dat ze beter konden. Reacties van handelaars, de samenwerking met anderen, de verschillende vormen van communicatie, Probeer nog tijdens het uitvoeren van de werken alles mooi bij te houden en eventuele fouten te analyseren. Aan het einde van de werken maakt dit het evalueren des te makkelijker. Ga na waar het beter kon of hoe de reacties op bepaalde acties waren. Bij een volgend dossier kan men, zowel op korte als op lange termijn, terugvallen op de ervaringen uit het verleden en het proces verder stroomlijnen. Naarmate het proces meerdere malen wordt doorlopen, zal een standaardproces ontstaan, dat telkens weer kan toegepast worden op nieuwe dossiers. FASERING, OMLEIDING EN SIGNALISATIE FASERING Nadenken over fasering Hoe kan een fasering de werken positief beïnvloeden en een optimale werfsituatie creëren? Denk na over: Technische overwegingen: blijft het technisch mogelijk om de werken uit te voeren na het invoeren van een fasering? Bereikbaarheid ondernemers: in welke mate kan de bereikbaarheid van de ondernemers gegarandeerd of verbeterd worden door een fasering? Het instellen van een fasering kan gebeuren op basis van de ligging van handelszaken of ondernemers. Bijvoorbeeld de grens tussen twee fases in het midden van een brede oprit leggen, zodat er steeds via één kant toegang mogelijk is. Kan er gewerkt worden met kortere fases? Of is er de mogelijkheid elke kant van de straat afzonderlijk aan te pakken per rijrichting? Overweeg elk scenario op zijn haalbaarheid en meerwaarde. 41

42 Meerwaarde: het invoeren van een fasering vormt niet altijd een meerwaarde. De duur van de werken kan bijvoorbeeld gevoelig stijgen, waardoor de korte pijn zonder fasering beter kan zijn. Niet faseren om te faseren dus, maar enkel om te verbeteren. Verkeer: wat zijn de gevolgen voor het verkeer bij het invoeren van een fasering? Zal het verkeer vlotter door kunnen of zal de doorstroming eerder bemoeilijkt worden? Wat is de hinder van de fasering voor de omwonenden? Het invoeren van een andere fasering kan het sluipverkeer verminderen of juist doen toenemen. Overleg Een fasering kan op het eerste zicht goed lijken, maar ze kan voor ondernemers heel wat meer problemen veroorzaken. Overleg met ondernemers en diensten. Ze hebben dagelijks zicht op de situatie ter plaatse en kunnen noodzakelijke informatie bezorgen. Signalisatie Signalisatie vormt een breekpunt bij het uitvoeren van openbare infrastructuurwerken: zonder toereikende signalisatie mag een werf niet opgestart worden. In aanloop naar de werken wordt in overleg tussen de uitvoerende overheid, het studiebureau, de politie en eventuele andere partners een omleiding uitgewerkt. De aannemer dient in functie van deze omleiding en de specifieke werfsituatie een signalisatieplan op te maken. Dit plan moet voorgelegd worden aan de bevoegde politiediensten, ten minste 10 werkdagen voor aanvang van de werken. We onderscheiden verschillende types van borden en signalisatie. Colofonborden Colofonborden zijn borden die toekomstige infrastructuurwerken kenbaar maken. Op deze borden worden meer details over de werken bekendgemaakt, maar ze bevatten geen noodzakelijke informatie voor de weggebruikers. We vinden er onder meer volgende details op terug: Partners (AWV, gemeente, Aquafin, De Lijn, studiebureau, ) Aard van de werken Budget voor de uitvoering Duur Einddatum Contactgegevens Colofonborden worden bij voorkeur 3 maanden voor aanvang van de werken geplaatst en blijven staan gedurende de hele duur van de werken. Aankondigingsborden Aankondigingsborden maken bekend dat er werken komen. Dit kan bijvoorbeeld een bord zijn met de aankondiging van grote hinder door wegenwerken. De aankondigingsborden, die een gele kleur hebben, worden minimum één maand voor de start van de werken geplaatst en worden vervangen door waarschuwingsborden eens de werken zijn gestart. Ze krijgen een opvallende plaats, maar hebben geen verkeerskundige betekenis of dwingend karakter. Het gaat dus om een puur informatief bord. 42

43 Waarschuwingsborden In tegenstelling tot aankondigingsborden hebben waarschuwingsborden wel een dwingend karakter. Deze borden zullen de gewijzigde (verkeers)situatie kenbaar maken aan de weggebruikers. Hun plaats en oranje kleur bevestigen het dwingende karakter. Een waarschuwingsbord stelt de weggebruiker op de hoogte van een bepaalde verkeerssituatie, zoals het afsluiten van een doortocht. Voor handelaars is het van belang dat dergelijke borden voldoende informatie bevatten. Enkel de melding van het onderbreken van de weg, zonder extra informatie, kan ertoe leiden dat klanten de omgeving van de werf mijden, ook al is deze perfect bereikbaar. Handelaars bereikbaar of Weg onderbroken over 4 km geeft deze extra informatie. Werf- en bestemmingssignalisatie Werfsignalisatie omvat alle signalisatie die op en rond de werf te vinden is. De hoofdaannemer plaatst deze tijdelijke signalisatie. Ze moet voldoen aan een aantal voorschriften, die werden vastgelegd in het Ministerieel Besluit van 7 mei 1999 Signaleren van werken en verkeersbelemmeringen op de openbare weg. Er mag gewoonweg niet begonnen worden met de werken, zonder dat er goede signalisatie is aangebracht. Zijn de werken afgelopen, dan moet de signalisatie weer weggenomen worden. Het Ministerieel Besluit schenkt veel aandacht aan de kwaliteit van de signalisatie: Artikel 1.1 De signalisatie van de werken moet aangebracht worden met de meeste zorg en moet tijdens de volledige duur van de werken zuiver en in stand gehouden worden zodanig dat zij voor de weggebruikers identificeerbaar blijft. Signalisatie wordt aangebracht bij de start van de werf of bij een fasewissel, eventueel na het treffen van enkele voorbereidingen. Op drukke punten is het aan te raden voor of na de spits de signalisatie te plaatsen. Het controleren van de signalisatie is een must, zowel net na het plaatsen, als tijdens de loop van de werken. Enkele kleine wijzigingen kunnen het verkeer vaak vlotter en veiliger laten verlopen. Hou er echter rekening mee dat het verkeer de eerste dagen zijn weg nog moet zoeken. Categorieën Welke werfsignalisatie geplaatst moet worden, hangt af van de categorie van de weg. Op basis van de maximum toegelaten snelheid waar gewerkt wordt en het moment van de dag, onderscheiden we een aantal categorieën. Per categorie is er een specifieke regelgeving voorzien. In het Ministerieel Besluit staan de details per categorie. 1e categorie: werken op autosnelwegen en op openbare wegen waar de maximum toegelaten snelheid hoger is dan 90 km/h 2e categorie: werken op openbare wegen waar de maximum toegelaten snelheid hoger is dan 50 km/h en lager dan of gelijk aan 90 km/h 3e categorie: werken op openbare wegen waar de maximum toegelaten snelheid lager is dan of gelijk aan 50 km/h 4e categorie: werken buiten de rijbaan maar die een gevaar betekenen voor de voetgangers, de fietsers en de bestuurders van tweewielige bromfietsen 43

44 5e categorie: werken die uitgevoerd worden tussen het aanbreken van de dag en het vallen van de avond, en wanneer het mogelijk is duidelijk te zien tot op een afstand van ongeveer 200 m 6e categorie: mobiele werken die door hun relatief lage verplaatsingssnelheid of hun veelvuldig stilstaan voor het uitvoeren van werken, slechts kortstondig het verkeer hinderen. Omleidingen Tijdig Een werf kan en mag niet beginnen zonder dat de nodige signalisatie is aangebracht. Ook omleidingen moeten tijdig voorbereid worden, zodat het verkeer vlot en veilig op zijn bestemming kan komen. Vooraleer een omleiding in werking treedt, moet met een aantal zaken rekening gehouden worden: Het opmaken van het omleidingsplan, op basis van de fasering en in functie van de lokale belanghebbenden, bijv. ziekenhuizen, scholen, ondernemers, Goedkeuring van het omleidings- en signalisatieplan door de politie. Moet ten minste 10 werkdagen voor begin van de werken ingediend worden. Communiceren van de omleiding naar de bewoners, diensten, bedrijven in de omgeving van en op de omleidingsroute met eenvoudige, maar duidelijke plannetjes. Wijzigingen van rijrichting, parkeermogelijkheden en andere (verkeerskundige) ingrepen tijdig communiceren en signaleren. Duidelijk en volledig Een omleidingssignalisatie is er vooral voor de mensen die de omgeving niet of beperkt kennen. Maar ook sluipwegen nemen, kan dankzij een goede omleiding vermeden worden. Daarom is het van groot belang dat de omleiding duidelijk wordt aangegeven en een volledige route omvat. Eén bord dat ontbreekt of niet goed zichtbaar is opgesteld, kan de het nut van een volledige omleiding tenietdoen. Een aantal tips: Voorzie een eenduidige signalisatie, waarbij geen verwarring kan ontstaan. Geef geen overbodige informatie. Stel signalisatie goed zichtbaar op. Voorzie elke splitsing van een omleidingsbord. Geef de bestemming op het omleidingsbord aan bij meerdere routes. Rij de omleidingsroute vooraleer deze in te stellen. Dit geeft de mogelijkheid onduidelijke punten of foute informatie te achterhalen en te verbeteren. Controleer regelmatig de route op verdwenen of minder zichtbare borden. Hou rekening met een eventuele fasering. Fietsers en voetgangers Bij omleidingen wordt in vele gevallen eerst gedacht aan het autoverkeer. Maar ook fietsers en voetgangers moeten de juiste richting worden uitgestuurd, zonder dat hun veiligheid in het gedrang komt. Bestemmingssignalisatie Principes Bestemmingssignalisatie wordt tijdens wegenwerken ingeschakeld om in de werfzone zelf aan te geven hoe en in welke mate klanten, leveranciers, bezoekers op hun bestemming kunnen geraken. Ook bij grote evenementen is een goede bereikbaarheidssignalisatie geen overbodige luxe. Denk maar aan festivals: waar 44

45 kan de festivalbezoeker parkeren? Waar kunnen de artiesten en hun tourbussen terecht? Of leveranciers? Er bestaat geen eenduidige werkwijze, maar we kunnen een aantal principes aanhalen die men niet over het hoofd mag zien. Dienstorder Werfsignalisatie Sinds april 2015 is er het dienstorder Werfsignalisatie van het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV). Het moet een einde maken aan de verschillen in signalisatie tussen de werven onderling. Een dienstorder is een document met richtlijnen waaraan alle medewerkers van AWV zich moeten houden. Dit dienstorder over de werfsignalisatie omschrijft hoe deze signalisatie moet worden voorbereid en hoe de uitwerking ervan optimaal kan gebeuren. Het dienstorder beschrijft hoe men reeds tijdens de voorbereiding van het bestek analyseert welke impact de werken op de lokale handelaars zullen hebben en met welke borden de hinder voor handelaars beperkt kan worden. Op oranje borden komt de tekst Handelaars bereikbaar, indien nodig aangevuld met de te volgen wegomlegging of het punt tot waar de handelaars bereikbaar zijn (vb. Handelaars bereikbaar tot overweg ). Ook de verkeerssignalisatie wordt afgestemd op de bereikbaarheid van handelaars. AWV voorziet een C3-bord (wit rond bord met een rode rand) met daaronder een aanduiding van het aantal meter tot het eigenlijke afsluiten van de weg. Ook een uitzonderingsbord met de melding uitgezonderd fietsers, toegang erven of handelszaken is mogelijk. Dit is minder vaag dan Uitgezonderd plaatselijk verkeer en dekt de lading wettelijk beter. De uitwerking van de signalisatie zal verschillen van werf tot werf. Bij eenvoudigere werven kunnen een aantal borden volstaan, terwijl complexe werven wat meer vragen. Ten slotte: elke werf is anders, signalisatie is en blijft maatwerk! Het dienstorder vindt u hier terug: Principe 1: Nieuwe fase, nieuwe signalisatie Over het algemeen staat een nieuwe fase voor een nieuwe of gewijzigde situatie, en dus zijn er mogelijk ook andere ondernemers, ziekenhuizen, die moeilijker of anders bereikbaar zijn. Voor elke fase zou daarom dan ook de bestemmingssignalisatie (her)bekeken moeten worden. Dit kan aan de hand van volgende stappen: Inventarisatie Welke bestemmingen hebben nood aan bereikbaarheidssignalisatie? Individuele of groepssignalisatie? Welke diensten, openbare gebouwen, ziekenhuizen, worden opgenomen in het bestemmingssignalisatieplan? Keuze benaming bestemmingen Welke termen/benamingen worden gebruikt op de signalisatie? Duidelijke benamingen zullen het volgen van de signalisatie sterk vereenvoudigen. Bepaling van de omleidingsroutes 45

46 Principe 2: Nauwkeurig te werk gaan Bij het opstellen van bestemmingssignalisatie (en in het verlengde alle signalisatie) dient men zeer nauwkeurig te werk te gaan. Een onnauwkeurige plaatsing of onduidelijke borden kunnen verantwoordelijk zijn voor het slecht functioneren van het systeem. Alle weggebruikers in aanmerking nemen Verkeer is meer dan enkel gemotoriseerd verkeer. Nog meer dan voor auto s, is het een must om voetgangers en fietsers een veilige plaats te geven in het verkeer en signalisatie vormt daar een wezenlijk onderdeel van. Ook bij bereikbaarheidssignalisatie moet overwogen worden voor wie de signalisatie geldt. Zijn de handelaars bereikbaar met de fiets of te voet, maar niet met de wagen, dan wordt dit bij voorkeur zo vermeld. Men vermijdt op deze manier nutteloze pogingen van chauffeurs om zich in de werfzone te begeven, met de nodige hinder van de werken tot gevolg. Duidelijk, eenvoudig, logisch en eenvormig Duidelijk Een goede bereikbaarheidssignalisatie is duidelijk. De weggebruiker weet aan de hand van de borden waar hij of zij terecht kan. Borden die snel te lezen zijn, een ordelijke en overzichtelijke opbouw kennen en goed gepositioneerd zijn, dragen bij tot een duidelijke signalisatie. Eenvoudig Iedereen moet de signalisatie kunnen interpreteren, ook anderstaligen. Onze taalwetgeving laat het niet toe officiële signalisatie in het Engels of andere talen aan te brengen, wat het gebruik van kleuren, letters of pictogrammen interessanter maakt. Logisch De weggebruiker zou als het ware de signalisatie in een specifieke situatie moeten kunnen voorspellen. Door een logische signalisatie vermindert de concentratie die nodig is om de omleiding verder te volgen of de actie te kiezen in een bepaalde situatie. Zo houdt de weggebruiker de aandacht meer op weg, met een betere doorstroming en veiligheid tot gevolg. Eenvormig Eenvormige signalisatie draagt bij tot de duidelijkheid en het logische karakter. Op elk kruispunt een andere manier van aanduiden zaait verwarring en creëert bijgevolg gevaarlijke situaties die vermeden kunnen worden. Overleg met ondernemers Ondernemers houden wegenwerken steeds van dichtbij in het oog. Er hangt voor hen dan ook veel vanaf. Een slechte signalisatie of fasering kan een zware deuk in de inkomsten betekenen. Van meet af aan kunnen ondernemers betrokken worden in de opmaak van het signalisatieplan (zie Participatie). Het betrekken van ondernemers in de opmaak zal bijdragen tot een breder draagvlak, maar ook tot inzichten die voor de andere partners minder voor de hand liggend kunnen zijn. Bereikbaarheidssignalisatie als deel van het bestek Het opmaken van een signalisatieplan kost heel wat energie, zeker als men het tot in de puntjes wil voorbereiden. De uitvoering ervan vergt dan weer heel wat budget. Voor die kosten wordt in het bestek een post voorzien, zodat ze in geheel worden opgenomen. De aannemer heeft dan door de beschrijving in het bestek de plicht het voorgelegde plan uit te voeren of de beschreven borden in zijn signalisatieplan op te nemen. 46

47 Overleg met ondernemers Bewegwijzering naar een onderneming of evenement mag niet zonder meer worden geplaatst. Er is steeds toestemming nodig. Waar aanvragen? Waar men de aanvraag voor tijdelijke bewegwijzering moet doen, is afhankelijk van de weg waarop die bewegwijzering zal worden geplaatst. Voor gemeentewegen is de toelating nodig van het college van Burgemeester en Schepen. Bij gewestwegen dient steeds een aanvraag te worden gedaan bij het Agentschap Wegen en Verkeer. Wilt u bordjes plaatsen op het grondgebied van de meerdere gemeenten, dan moet bij elke gemeente een aanvraag worden ingediend. U kunt dit dienstorder hier raadplegen: Voor gemeentewegen is ze meestal opgenomen in het gemeentelijk politiereglement. Afhankelijk van gemeente tot gemeente kunnen er verschillen zijn. Afstemmen met de lokale politie is dus aan te raden. Deze informatie moet in elke aanvraag worden opgenomen: Plaatsen en kruispunten waar bewegwijzering wordt voorzien Datum waarop de signalisatie wordt geplaatst en verwijderd Vermeldingen op de signalisatie Afmetingen van de borden Het aanvraagformulier moet tijdig ingediend worden. Wie plaatst de wegwijzers? Bij evenementen staat de organisator zelf in voor het plaatsen van bewegwijzeringsborden. Bij wegenwerken wordt een beroep gedaan op de aannemer om algemene bereikbaarheidsborden te voorzien (bijv. Handelaars bereikbaar ). Het plaatsen van specifieke borden per onderneming of organisatie is dan weer verschillend per categorie van weg en per gemeente. Op gewestwegen mogen in principe geen individuele borden van ondernemers komen. Het is wel mogelijk dat een gemeente toelaat dat op een bepaalde plaats op gemeentewegen bordjes worden gehangen, hetzij eigen borden, hetzij uniform aangemaakte borden. Wat bij plaatsen zonder vergunning? Worden bordjes geplaatst zonder dat men de toestemming heeft, dan worden ze verwijderd door de gemeentediensten, politie of de wegenwachters van de Vlaamse overheid. Goede bereikbaarheidssignalisatie? 47

48 Een goede bestemmingssignalisatie uitwerken in de praktijk is geen gemakkelijke opdracht. Het psychologische voordeel haalt vaak de bovenhand op het praktische en dit vermijdt men best zoveel mogelijk. Bekijk onderstaand voorbeeld. Het is een mix van goede en minder goede zaken. Onder de foto komt u te weten wat waarom goed of minder goed is. Het bovenste deel van het bord is een voorbeeld van hoe bestemmingssignalisatie op een duidelijke manier aangeeft tot waar de automobilist zich kan begeven. In dit geval tot aan Maaikeneveld. Waar Maaikeneveld ligt wordt aangegeven met een geografisch herkenningspunt. Het onderste deel van het bord is echter geen goede voorbeeld. Voorbijrijdende automobilisten kunnen de logo's onmogelijk onderscheiden tijdens het voorbijrijden. Hij of zij zou moeten vertragen of stoppen, met de nodige impact op het verkeer als gevolg. Dergelijk bord met logo's of bedrijfsnamen kan echter wel gebruikt worden ter hoogte van de afsluiting van de werf om voetgangers of fietsers ter plekke te leiden. Het ophangen van deze borden kan niet zomaar. Er dient steeds toestemming te zijn, hetzij van de gemeente, hetzij van het Agentschap Wegen en Verkeer. Hang de borden nooit op aan officiële signalisatie. Dit is een goed voorbeeld: Dit is officieel niet toegelaten: 48

49 49

50 PROMOTIE EN COMMERCIËLE ACTIES Gezamenlijke acties Als ondernemer zijn er tal van mogelijkheden om zich te groeperen. Dat kan via de lokale UNIZO ondernemersvereniging, via andere ondernemersverenigingen of gewoon door zelf initiatief te nemen om samen met de andere handelaars naar buiten te komen. Er zijn verschillende acties mogelijk, maar het uitgangspunt is steeds hetzelfde: Wij zijn bereikbaar! Is het nu te voet, met de fiets of alsnog met de auto, het is in het belang van de ondernemers dat de klant het gevoel heeft dat hij of zij, ondanks de werken, bij hen terecht kan. Dit gevoel kan zeker versterkt worden door het opzetten van commerciële acties. Een gouden tip: start de acties op voor de werken beginnen. Zorg dat klanten van tevoren weten dat er ook tijdens de werken van alles te winnen valt. Zo zullen ze ook dan de moeite nemen om hun aankopen bij u te blijven doen. Ook gemeentebesturen kunnen een belangrijke rol spelen in het ondersteunen van initiatieven van ondernemers(verenigingen); niet alleen financieel, maar ook logistiek. Enkele tips : Tombola Start nog voor de werken met de tombola. Sta in nauw contact met de lokale pers om de actie te promoten. Laat alle deelnemende bedrijven bijdragen aan de prijzenpot. Hang affiches op. Voorbeeld: per aankoopschijf van 10 euro ontvangt de klant een lotje. Elke maand wordt een pakket ter waarde van 500 euro verloot. Spaaractie Geef een spaarkaart mee nog voor de werken gestart zijn. Sta in nauw contact met de lokale pers om de actie te promoten. Ga op zoek naar een leuke beloning voor de spaarders: kortingsbonnen, leuke voorwerpen om voor te sparen, Hang affiches op. Voorbeeld: per aankoopschijf van 5 euro krijgt de klant een stempeltje. Een volle spaarkaart levert een waardebon op die te gebruiken is bij de deelnemende handelaars. Feest Een manier om positief te communiceren rond (het einde van) de 50

51 werken en om er de aandacht op te trekken dat iedereen weer vlot bereikbaar is. Communiceer Communiceer duidelijk en positief naar de klanten met de boodschap Wij zijn bereikbaar!. Wees niet negatief, zodat de klant niet het gevoel krijgt dat de winkels onbereikbaar zijn, ook al zijn ze dit wel. Hang nog voor de werken affiches op bij de deelnemende handelaars. Verstuur een gezamenlijk persbericht naar de lokale krant of lokale magazines. 51

52 Individuele acties Ook individueel kan de ondernemer de werken proberen te counteren. Die acties hoeven niet altijd de volledige werken te overbruggen. Ook acties op bepaalde tijdstippen of tussentijdse acties kunnen de klant overtuigen om tot de winkel te komen. Enkele voorbeelden: Tijdelijke thuislevering tijdens de werken Kleine attentie Kortingsactie Spaaractie Vroegboekkorting in bijv. reisbureaus Klanten van andere winkels toelaten de parking (die wel bereikbaar is) te gebruiken IN DE PRAKTIJK Een Carrefour Market zag de wegenwerken steeds dichterbij komen. Nog voor de eigenlijke werken de fase bereikten waarbij de toegang zeer moeilijk zou worden, liet de handelaar zijn personeel t-shirts (zie foto) dragen met de boodschap dat de winkel steeds bereikbaar blijft. Via een kleine ingang achteraan kon de bezoeker wel nog met de auto op de parking geraken. Dit zette de uitbater er toe aan om de buurtbewoners hun wagen op zijn parking te laten parkeren, ook al deden ze geen boodschappen in de winkel. Algemene tips Start tijdig met de actie en de voorbereiding ervan. U hoeft een korting niet voor de hele periode van de werken te geven. Baken de periode duidelijk af of gebruik bijv. dag- of weekaanbiedingen. Wees origineel, zodat mensen over de actie praten. Beloon niet enkel nieuwe klanten. De bestaande klant krijgt ook graag korting of een geschenkje. Promoot de actie via Facebook, lokale media, reclamedrukwerk, Voorbereidingen voor de eigen onderneming Afstemmen voorraadbeheer Voorraden nemen vaak een grote hap uit het budget. Als er wegenwerken komen en de collectie blijft hangen, de bloemen verwelken of het fruit overrijp wordt, dan betekent dit een nog grotere impact. Ondernemers nemen dus best tijdig de nodige maatregelen en sluiten zelfs eventueel zodat ze geen voorraad hoeven aan te kopen. VOORBEELD 1. De eigenares van een kledingzaak besloot bijna een jaar voor de werken geen zomercollectie aan te kopen. Tijdens de werken zelf was de winkel gesloten. De goede communicatie van de gemeente liet toe om op tijd te beslissen over de voorraad. Zeker voor de kledingsector is het tijdig bekend zijn van wegenwerken een belangrijke factor. 2. Een groentewinkel zit midden in de werken. De zaakvoerder beslist een kleinere voorraad aan te kopen. 52

53 Regelen tijdelijke verhuis Een tijdelijke verhuis is mogelijk, maar er komt heel wat bij kijken. Enerzijds loopt er al bij veel ondernemers een huurcontract, anderzijds zijn er nog tal van andere kosten en administratieve verplichtingen. Het is meer dan enkel een nieuwe locatie inrichten en de inhoud van de zaak verhuizen. Waarmee moet een ondernemer rekening houden bij een tijdelijke verhuis? Vestigingsvoorwaarden bekijken Een tijdelijke locatie is een nieuwe vestigingseenheid. Binnen de maand na de start moet het vestigingsadres gewijzigd worden in de KBO. Na het stopzetten van de activiteiten op de tijdelijke locatie moet dit opnieuw gemeld worden aan de KBO. Contracten voor huur, elektriciteit en andere nutsvoorzieningen moeten aangepast of opgezegd worden. Een huurcontract is een contract van 9 jaar, wat dus niet interessant is indien men voor een tijdelijke locatie kiest. Dit is een dwingende voorwaarde in elk contract voor handelshuur. Onderling kan hier dus geen akkoord over gesloten worden om dit te verminderen. Vroegtijdige verbreking betekent een schadevergoeding van 6 maanden huur. Alternatief op het huurcontract: een bezetting ter bede Een overeenkomst waarbij men de toestemming krijgt een pand te bezetten (= gebruiken) Mogelijk voor kortere duur, zoals bijvoorbeeld bij pop-up shops Geen huurterminologie gebruiken in het contract, om te vermijden dat het als een huurcontract wordt bestempeld Voordelen: Minder papierwerk Geen verplichte registratie Geen huurwaarborg Geen opzegtermijn Niet vergeten: Verzekeringspolis aanpassen Lopende contracten, zoals kopieermachine, nakijken (bijv.: wat met verhuis van de machine) Wees creatief en innovatief Op een creatieve manier omgaan met wegenwerken is een manier om het mogelijke inkomensverlies te compenseren en na de werken zelfs extra omzet te genereren. Laat de wegenwerken een moment zijn om uit te kijken naar nieuwe afzetmarkten, alternatieve manieren van verkopen, een uitbreiding van het productgamma... VOORBEELD Viswinkel Nino Seafood uit Ninove liet een een speciale machine ontwerpen, waar klanten 24 uur op 24 eten kunnen afhalen. Via de automaat kan men onder meer verse vis, frietjes, mosselen, groenten en saus te verkrijgen. Daarnaast zijn ook kant en klare maaltijden voorzien. De nieuwe automaat kwam er tijdens langdurige wegenwerken, maar moet ook naar de werken de klanten van dienst zijn. 53

54 BEREIKBAARHEIDSADVISEUR Ondernemers hebben, meer nog dan de andere bewoners, nood aan een correcte en tijdige communicatie en een minderhinderbegeleiding. Liefst door iemand die hun leefwereld kent, ervaring heeft met openbare werken en communicatie, die op de hoogte is van de begeleidende maatregelen, die makkelijk aanspreekbaar is en aanwezig op het terrein : de bereikbaarheidsadviseur. Het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) schakelt voor zijn werven, waar veel ondernemers gevestigd zijn, al een aantal jaren een bereikbaarheidsadviseur in. De opdracht heeft tot doel om door de oprichting van een centraal aanspreek- en informatiepunt, de communicatie tussen de verschillende actoren en doelgroepen bij wegwerkzaamheden te verbeteren en de optimale bereikbaarheid van handelaars en ondernemers te verzekeren: De opdrachtnemer maakt een minderhinderplanning op voor de projecten; de projectverantwoordelijken van AWV leveren de nodige input over de timing en uitvoeringsmethode van de werken en over de relevante omgevingsfactoren (handelaars en attractiepolen in de omgeving, parkeerbalans); De opdrachtnemer fungeert als de ogen en oren op de werf: hij woont werfvergaderingen bij en is het aanspreekpunt voor alle doelgroepen; De opdrachtnemer voert communicatieacties uit die op alle doelgroepen tegelijk of op bepaalde specifieke doelgroepen gericht zijn. Hij houdt daarbij rekening met de specifieke eigenschappen van iedere doelgroep, bijv. met de soldenperiode, de stockaankoop en andere factoren, die aanleiding geven tot bepaalde eisen op het vlak van bereikbaarheid voor handelaars en ondernemers. Taakomschrijving van de bereikbaarheidsadviseur Informeren en communiceren Ondernemers hebben alle belang bij tijdige en correcte informatie en communicatie over de herinrichting van het openbaar domein, zowel in plannings- als in uitwerkingsfase. De bereikbaarheidsadviseur werkt een communicatieplan uit op maat van de betrokken ondernemers en bezorgt input voor de uitvoering ervan. Aanspreekpunt De bereikbaarheidsadviseur fungeert als centraal aanspreekpunt, zowel voor de projectactoren als voor alle belanghebbenden, voor al hun vragen, opmerkingen en problemen. Hij zorgt ervoor dat hij het gezicht is van de werf, regelmatig ter plaatse aanwezig is en laagdrempelig bereikbaar. Het is zijn taak als een goede dispatcher te zorgen dat de vragen, problemen, informatie,... bij de juiste personen terechtkomen. Brugfunctie Mensen met vragen of problemen durven soms niet rechtstreeks contact opnemen met de projectactoren. Vooral voor ondernemers die vaak nog zaken moeten doen met bepaalde actoren (bijv. met de gemeente), ligt dit moeilijk. Voor hen vervult de bereikbaarheidsadviseur een brugfunctie. Soms maakt de bouwheer bepaalde keuzes die niet altijd in de lijn van de verwachtingen liggen. Het is de taak 54

55 van de bereikbaarheidsadviseur om de argumentatie van de bouwheer rond het waarom van bepaalde keuzes, begrijpbaar over te brengen. Bemiddelaar De belangen van bepaalde projectactoren (bijv. aannemer) verschillen soms van de belangen van diegenen die de werken ondergaan. De bereikbaarheidsadviseur zorgt er als bemiddelaar voor dat problemen niet escaleren en dat er een aanvaardbare oplossing uit de bus komt. Vaak bepalen kleine, snel oplosbare problemen een belangrijk aandeel van de hinder die mensen ondervinden tijdens werkzaamheden. Als zij dan onmiddellijk weten bij wie ze terechtkunnen, blijven die problemen binnen de perken. Actor De bereikbaarheidsadviseur neemt initiatieven voor (of ontwikkelt) acties, die voor minder hinder zorgen zoals de bemiddeling bij en coördinatie van een uniform omleidings- en bewegwijzeringsysteem voor het bestemmingsverkeer; hij verstrekt proactief informatie rond de mogelijkheden die een aantal (nieuwe) wetgevingen bieden aan de handelaars tijdens werken (bijv. rentetoelage); hij stimuleert commerciële promotieacties die de omzetdaling van de ondernemers voor een stuk kunnen compenseren; Werfvergaderingen De bereikbaarheidsadviseur volgt in de uitvoeringsfase de werfvergaderingen, hetzij in eigen persoon, hetzij via de verslagen. Het is niet noodzakelijk dat de bereikbaarheidsadviseur op elke vergadering aanwezig is. Hij oordeelt zelf wanneer dit voor zijn werkzaamheden nuttig is. Of het zijn de actoren die hem contacteren wanneer zij het belangrijk vinden om bepaalde items met de bereikbaarheidsadviseur door te praten (bijv. omleidingsroute bij nieuwe fase). De bereikbaarheidsadviseur in dialoog met de doelgroepen Voorbereidende fase: draagvlak creëren Tijdens de voorbereidende fase is het de bedoeling dat de bereikbaarheidsadviseur bijdraagt tot het creëren van een draagvlak voor het project. Dit kent de grootste kans op slagen wanneer dit zo vroeg mogelijk tijdens het traject opgestart wordt (al van in de ontwerpfase). De bereikbaarheidsadviseur zal verschillende dialoogmethodes hanteren: Individuele gesprekken met stakeholders, lokale ervaringsdeskundigen, vertegenwoordigers van ondernemers, buurtcomités, ondernemers,... Collectieve infomomenten Overleg- of projecttafels Opstart project De klemtoon ligt nu op het verminderen van de hinder. De dialoog spitst zich toe op praktische afspraken en realisaties. Mogelijke vormen van dialoog: Persoonlijke gesprekken Bevragingen 55

56 Plaatsbezoeken Vergaderingen Infomomenten Uitvoering project Tijdens de uitvoering van het project zorgt de bereikbaarheidsadviseur voor een goede informatieverschaffing en zet hij de nodige stappen om voor eventuele problemen een oplossing te bieden. De informatieverschaffing gebeurt voornamelijk schriftelijk, maar ook via face-to-face-contacten. De bereikbaarheidsadviseur is immers de oren en de ogen van de werf, en bevindt zich vaak op het terrein. Als bemiddelaar bij problemen past hij de gepaste bemiddelingstechnieken toe. Steeds meer ondernemers vinden de weg naar de steunmaatregelen, in het bijzonder de inkomenscompensatievergoeding en de rentetoelage. Uit cijfers van UNIZO blijkt dat in de eerste helft van 2014 zo n 450 ondernemers de inkomenscompensatievergoeding aanvroegen en dus besloten tijdelijk hun zaak te sluiten. In 2013 kregen 815 ondernemers een inkomenscompensatievergoeding omdat hun zaak of bedrijf door openbare werken noodgedwongen dicht moest. Alles samen waren de ondernemers dagen dicht, ofwel een gemiddelde van 24 dagen per ondernemer. 6 op 10 ondernemers was een maand dicht, een vijfde 3 maanden en bijna 1 op 10 zelfs een jaar. De inkomenscompensatievergoedingen kostten de federale overheid in euro. (Bron: persbericht UNIZO 11 april 2014). IN DE PRAKTIJK Gemiddeld 21,6 dagen winkeldeuren dicht door openbare werken 16 september 2014 OostBrabantOnderneemt.be Tijdens de eerste jaarhelft van 2014 dienden 450 zelfstandigen die getroffen waren door openbare werken een aanvraag in voor een inkomenscompensatievergoeding. Dat blijkt uit cijfers van het Participatiefonds die UNIZO kon inkijken. In totaal zijn er dagen vergoed. Getroffen zelfstandigen moesten dus gemiddeld 21,6 dagen de winkeldeuren sluiten omwille van openbare werken. Een dure grap. Voor particulieren betekenen openbare werken hoogstens een paar straten omrijden of slijk voor de deur. Voor ondernemers gaat het over een verlies aan broodwinning", zegt UNIZO-topman Karel Van Eetvelt. De inkomenscompensatievergoeding verzacht een beetje, maar de procedure is omslachtig en de vergoeding staat niet in verhouding tot de geleden schade". UNIZO vraagt om een systeem drastisch te vereenvoudigen. Kortere beslissingstermijnen, eenvoudige en digitale aanvraagprocedures, minder rompslomp en een aangepaste vergoeding. Daarnaast pleit UNIZO voor een uniek steunpunt voor financiële steun bij openbare werken. Positief is wel het wegvallen van de sluitingsverplichting om voor compensatie in aanmerking te komen. UNIZO heeft hier altijd op aangedrongen. 56

57 Situatie in Vlaams-Brabant Uit de cijfers van de aangevraagde rentetoelagen in de provincie Vlaams-Brabant blijkt een exponentiële stijging tussen 2012 en 2013 van het aantal aanvragen voor tegemoetkoming in het kader van openbare werken. UNIZO Vlaams-Brabant & Brussel maakt zich dan ook zorgen, aangezien elke bijkomende aanvraag gelijkstaat met een getroffen zelfstandige ondernemer. Wij roepen openbare besturen en andere bouwheren dan ook op om in geval van werken systematisch in overleg te gaan met de lokale ondernemers, om zo gerichte minder hinder maatregelen te kunnen treffen en de negatieve effecten voor ondernemers te voorkomen of minstens in te dijken. Meer aanvragen dan in 2013 De stijging van het aantal aanvragen zet zich immers door. Tijdens de eerste 6 maanden van dit jaar waren er in Vlaanderen al 450 dossieraanvragen. In vergelijking met de eerste jaarhelft van 2013 is dit een stijging met een kwart (+25,7%). UNIZO ziet de gemeenteraadsverkiezingen als mogelijke verklaring voor de exponentiële stijging sedertdien. In de aanloop naar die datum werden nog heel wat openbare werken afgerond, daarna werden mogelijk heel wat nieuwe plannen op de rails gezet. RENTETOELAGE Wat? De rentetoelage is een steunmaatregel van de Vlaamse overheid waar zelfstandigen en KMO s een beroep op kunnen doen bij verstoorde bereikbaarheid door openbare werken. De Vlaamse overheid zal voor de duur van de openbare werken tussenkomen in de rentelast van een nieuw overbruggingskrediet of een bestaande beroepslening. Meer info op: Voor wie? Vrije beroepers, KMO s en zelfstandigen, die getroffen worden door openbare werken, kunnen een beroep doen op de rentetoelage, op voorwaarde dat zij cumulatief aan onderstaande voorwaarden voldoen: Er is sprake van een kleine of middelgrote onderneming Een kleine onderneming: Stelt minder dan 50 VTE (voltijdse equivalenten) te werk. Heeft een jaaromzet of balanstotaal* van maximum 10 miljoen euro. Een middelgrote onderneming: Stelt minder dan 250 VTE te werk. Heeft een jaaromzet van maximum 50 miljoen euro of een balanstotaal van maximum 43 miljoen euro. *Om de jaaromzet, het balanstotaal en tewerkstelling van de steunvragende onderneming te berekenen, worden de cijfers van de onderneming samengeteld met de cijfers van alle partner- en verbonden ondernemingen, conform de Europese KMO-definitie. Er is minimum één exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest die getroffen wordt door openbaren werken en die onder normale omstandigheden toegankelijk is voor klanten en leveranciers. Zuivere productieeenheden komen echter ook in aanmerking. De onderneming moet behoren tot één van de toegelaten sectoren. De lijst met de aanvaardbare NACEcodes kan online worden geraadpleegd: 57

58 _2008.pdf Verstoorde bereikbaarheid Verstoorde bereikbaarheid door openbare werken houdt in dat voor de klanten en de leveranciers de toegang tot de ruimtes wordt belemmerd of verhinderd. Onder openbare werken wordt verstaan: de werken die uitgevoerd worden op het openbaar domein of werken van openbaar nut. De openbare werken moeten minstens een maand duren. Vanaf twaalf aaneensluitende maanden is er sprake van een extreme duurtijd van de openbare werken. Het Agentschap Ondernemen verduidelijkt de interpretatie van de term verstoorde bereikbaarheid als volgt op haar website: Zolang de openbare werken in dezelfde straat of in één van de aanpalende straten aan de gang zijn, kunnen wij spreken van hinder voor de aldaar gevestigde zaken. Ook door een omlegging zal er geen normale verkeerscirculatie meer zijn, waardoor er sowieso sprake is van enige vorm van hinder. Voor bepaalde aankopen of dienstverleningen zal men kiezen voor een alternatief verkoop- of dienstenpunt dat beter en sneller bereikbaar is, in plaats van de aangeduide wegomlegging te volgen. De mate van hinder of de perimeter waarin de openbare werken moeten plaatsvinden, is niet wettelijk bepaald. Het is mogelijk dat werkzaamheden op geruime afstand praktisch bekeken bijna evenveel hinder veroorzaken in de vorm van minder klantencontacten en omzetverlies. Het krediet Voorwaarden Zowel nieuwe kredieten die worden afgesloten na de start van de openbare werken als bestaande kredieten, komen in aanmerking voor een rentetoelage. Er moet echter aan een aantal voorwaarden voldaan worden: Het krediet is verleend op basis van een financieringsovereenkomst tussen een zelfstandige of KMO en een erkende kredietinstelling. Het krediet werd verleend voor de (her)financiering van een investering of activiteiten van de onderneming met een vaste looptijd. De overeenkomst bevat minstens volgende gegevens: De hoofdsom van het krediet De totale looptijd van het krediet, in jaar of maanden Bij een krediet met vaste rentevoet, hoogstens jaarlijks herzienbaar, en een vast aflossingsschema: de aangerekende jaarlijkse rentevoet en het schema van de aflossingen De aanpassingsformule van de rentevoet De bestemming van het krediet Ook nieuwe vaste voorschotten of straight loans komen in aanmerking. Doel van het krediet Een krediet afgesloten vanaf de start van de openbare werken heeft als doel: de financiering van het bedrijfskapitaal de herfinanciering van schulden op korte termijn bestaande kortetermijnverplichtingen te financieren lopende verbintenissen over een langere termijn te spreiden Een krediet afgesloten voor de start van de openbare werken met een vaste looptijd heeft als doel: 58

59 het financieren van een investering het financieren van activiteiten van de onderneming Omvang steun De grootte van de steun is afhankelijk van de duur van de werken en van de aard van het krediet. Bij werken die minder dan een jaar duren: 80% van de jaarlijkse rentevoet van een nieuw overbruggingskrediet 80% van de intrest van een lopend krediet dat afgelost wordt tijdens de duur van de werken Bij werken die meer dan een jaar in beslag nemen: 100% van de jaarlijkse rentevoet bij nieuwe overbruggingskredieten 100% van de intrest van bestaande beroepsleningen die betaald werden gedurende de werken De omvang van de steun is onderworpen aan enkele voorwaarden: Maximum jaarlijks steunpercentage: 8% van het ontleende bedrag Het maximaal uit te keren bedrag gedurende de totale duur van de werken: euro Rentetoelage voor nieuwe kaskredieten of voor een verhoging van de bestaande kaskredieten op lange termijn: tussenkomst van maximum 6% gedurende hoogstens een jaar op de helft van de toegestane kredietlijn Maximum in te brengen bedrag van de lening(en): euro IN DE PRAKTIJK Een ondernemer heeft reeds van voor de aanvang van openbare werken een lening van euro lopen. Tijdens de openbare werken, die 15 maanden duren, doet hij maandelijks een aflossing. Het aandeel van de intresten tijdens deze aflossing zullen door het Agentschap Ondernemen voor 100% worden terugbetaald. Aanvraag Het aanvragen van de rentetoelage verloopt volgens een gestandaardiseerde procedure. Tot 6 maanden na het einde van het werken is het mogelijk om de aanvraag in te dienen bij het Agentschap Ondernemen (AO). De ondernemer kan dit via doen, de datum van de mail geldt dan als registratiedatum. Van het Agentschap Ondernemen ontvangt men een ontvangstmelding. Het modelaanvraagformulier: agformulier.docx Naast het aanvraagformulier moeten een verklaring op erewoord en stavingsdocumenten worden ingediend bij het AO: een kopie van het financieel plan, indien er nog geen jaarrekening werd ingediend of nog geen fiscale aangifte werd gedaan; 59

60 een kopie van de ondertekende financieringsovereenkomsten of kredietakkoordbrieven met actuele aflossingstabel, na eventuele periodieke renteherziening waarop de vervaldagen van de maandelijkse, trimestriële, interestaflossingen staan vermeld; de staving van het percentage beroepsgebruik van de gefinancierde investeringen in onroerend goed (zoals grond, gebouwen, verbouwings- en inrichtingswerken) via een verklaring van de boekhouder. Al deze documenten moeten uiterlijk 14 kalenderdagen na de datum van steunaanvraag opgestuurd worden naar het Agentschap Ondernemen. Mochten de werken langer duren dan oorspronkelijk gepland, dan is het mogelijk om via dezelfde procedure een vraag tot verhoging van de rentetoelage in te dienen. Verklaring op erewoord: ng_op_erewoord.docx Modelverklaring verstoorde bereikbaarheid van een onderneming Na de registratie van de aanvraag of een vraag tot verhoging van de rentetoelage, zal het Agentschap Ondernemen bij de betrokken gemeente, waar de getroffen exploitatiezetel gevestigd is, een aanvraag doen tot het ontvangen van de ingevulde modelverklaring over de verstoorde bereikbaarheid. erklaring.docx In deze verklaring bevestigt de gemeente dat er wegenwerken plaatsvinden in de buurt van de aanvrager en hoe lang deze werken zullen duren. Uitbetaling Na het al dan niet goedkeuren van de aanvraag, zal het Agentschap Ondernemen de beslissing per post meedelen. Bij afkeuren wordt de reden aangegeven. Werd de aanvraag goedgekeurd, dan krijgt men enkele gegevens rond de betaling: het te ontvangen bedrag; het schema voor uitbetaling (voor bestaande kredieten) of van de jaarlijkse schijven van de rentetoelage (nieuwe kredieten); hoe men de uitbetaling moet aanvragen; de voorwaarden voor een eventuele herberekening (zie verder). Tot uiterlijk één jaar na het meedelen van de beslissing, kan de onderneming verzoeken om de uitbetaling van de volledige rentetoelage of van de jaarlijkse schijven met het standaarddocument voor de aanvraag van de uitbetaling. Het ingevulde document mailt de ondernemer naar het Agentschap Ondernemen. ling_van_een_schijf.docx Voor kredieten afgesloten voor de start van de werken met een vaste rentevoet, die hoogstens jaarlijks herzienbaar zijn en met een vast aflossingsschema, wordt de rentetoelage in één keer aan de onderneming uitbetaald. En dat na de kennisgeving van de gunstige beslissing en na de volledige opname van het krediet. 60

61 Het bewijsstuk van de volledige kredietopname wordt overgemaakt aan het Agentschap Ondernemen. Voor kredieten die afgesloten worden vanaf de start van de openbare werken, wordt de rentetoelage in jaarlijkse schijven uitbetaald volgens een vastgelegd schema: een eerste schijf wordt uitbetaald na de kennisgeving van de gunstige beslissing en als het een krediet betreft met een vaste rentevoet, hoogstens jaarlijks herzienbaar, en met een vast aflossingsschema, na de volledige opname van het krediet; een tweede schijf wordt op zijn vroegst twaalf maanden na de datum van de steunaanvraag uitbetaald; de volgende schijven worden op zijn vroegst twaalf maanden na de datum van de aanvraag van de uitbetaling van de vorige schijf uitbetaald. Bij elke schijf moet de onderneming in het standaarddocument aangeven of in de tussentijd: de jaarlijkse rentevoet werd aangepast; de kredietinstelling het krediet heeft opgezegd; het krediet vervroegd werd terugbetaald; haar activiteiten zijn stopgezet. De onderneming moet daarvan het bewijsstuk opsturen naar het Agentschap Ondernemen. Als het een krediet betreft met een vaste rentevoet, hoogstens jaarlijks herzienbaar, en met een vast aflossingsschema, moet de onderneming alleen bij de eerste schijf in het standaarddocument aangeven of ze het krediet volledig heeft opgenomen. De onderneming moet daarvan het bewijsstuk opsturen naar het Agentschap Ondernemen. Herziening In sommige gevallen kunnen wegenwerken uitlopen. Om te vermijden dat de ondernemer een deel van de rentetoelage dreigt mis te lopen, wegens een verklaring van verstoorde bereikbaarheid die een vroege einddatum van de werken vermeldt, kan men een herberekening aanvragen. Voor kredieten met een vaste rentevoet, hoogstens jaarlijks herzienbaar, en met een vast aflossingsschema, die werden afgesloten voor de start van de openbare werken: De initieel toegekende rentetoelage wordt in deze gevallen op de volgende manier herberekend: Als de openbare werken minstens twaalf aaneensluitende maanden hebben geduurd (bij een extreme duur van de werkzaamheden), kan de rentetoelage met terugwerkende kracht worden verhoogd tot 100 % van het intrestgedeelte van de aflossingen, die vervallen tijdens de periode van de openbare werken. Als de vermoedelijke einddatum van de openbare werken verder opschuift in de toekomst, wordt het subsidiabele intrestgedeelte van de aflossingen groter en kan de rentetoelage worden verhoogd. Voor kredieten die worden afgesloten vanaf de start van de openbare werken: Als het een krediet betreft met een vaste rentevoet, hoogstens jaarlijks herzienbaar, en met een vast aflossingsschema, wordt de initieel toegekende rentetoelage in deze gevallen op de volgende manier herberekend: Als de openbare werken minstens twaalf aaneensluitende maanden hebben geduurd (bij een extreme duur van de werkzaamheden), kan de rentetoelage met terugwerkende kracht worden verhoogd tot 100 % van de aangerekende jaarlijkse rentevoet. (*) Als de jaarlijkse rentevoet wordt aangepast, wordt de rentetoelage vanaf de datum waarop de jaarlijkse rentevoet werd aangepast, verhoogd of verlaagd. 61

62 (*) Niet voor nieuwe kaskredieten. De uitbetaling van de rentetoelage in jaarlijkse schijven voor kredieten, die worden afgesloten vanaf de start van de openbare werken, wordt stopgezet in de volgende gevallen: Als de kredietinstelling het krediet opzegt. Als het krediet vervroegd wordt terugbetaald. Als de onderneming haar activiteiten stopzet. De onderneming mag de schijven van de rentetoelage die zijn uitbetaald op de datum waarop één van de bovenstaande gevallen zich voordoet, behouden. Er kunnen geen nieuwe schijven meer worden uitbetaald. De rentetoelage kan geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden binnen vijf jaar na de datum van de laatste aanvraag van de uitbetaling in de volgende gevallen: Als de onderneming de voorwaarden van het decreet of de uitvoeringsbesluiten ervan niet naleeft. Als de onderneming valse verklaringen aflegt in de steunaanvraag of in de aanvraag van de uitbetaling van de toegekende rentetoelage. Bron: INKOMENSCOMPENSATIEVERGOEDING Wat? De inkomenscompensatievergoeding is een tussenkomst van de federale overheid voor zelfstandigen die hun handelszaak tijdelijk sluiten naar aanleiding van wegenwerken. In 2014 bedroeg de tussenkomst 76,30 euro, vanaf de achtste dag volgend op de sluiting. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast op basis van de index. De bevoegdheden van het Participatiefonds werden overgeheveld naar het Vlaamse en Brusselse niveau. De bestaande procedure blijft minstens tot 31 december 2014 geldig. Bron: Voor wie? De inkomenscompensatievergoeding is er voor zelfstandigen, meewerkende echtgenotes/echtgenoten en kleine ondernemingen die rechtstreeks producten verkopen of diensten verlenen aan klanten in een fysiek verkooppunt; die de verkoopruimte sluiten; die geen andere beroepsinkomsten hebben; met minder dan 10 werknemers; met een jaaromzet en balanstotaal kleiner dan 2 miljoen euro. Wanneer? Indien aan één van de onderstaande voorwaarden wordt voldaan: Geen enkele van de reglementair aangelegde openbare parkeerplaatsen van de straat waarin de inrichting is gelegen, kan benut worden. 62

63 Geen enkele reglementair aangelegde openbare parkeerplaats binnen een straal van 100 meter rond de enige toegang tot de inrichting kan benut worden. Een toegangsweg tot de inrichting wordt afgesloten voor doorgaand autoverkeer in één of twee richtingen. De toegang voor voetgangers tot de inrichting is onmogelijk. Aanvraag De aanvraagprocedure om een inkomenscompensatievergoeding te kunnen verkrijgen, is een lange en zeer strikte procedure. De ondernemer dient dus alle termijnen nauwgezet te respecteren. Nadat de ondernemer beslist heeft om de handelszaak tijdelijk te sluiten en nagegaan heeft of voldaan wordt aan de voorwaarden, kan de procedure ingezet worden. Deze procedure ziet er als volgt uit: Aanvraag van het Attest van hinder bij openbare werken. Aanvraag bij de gemeente waar de werken plaatsvinden. Na aanvragen krijgt men antwoord binnen de 7 werkdagen. Het attest op zich is geen bevestiging van een financiële tussenkomst. Aanvraagformulier en het Attest van hinder bezorgen aan het Participatiefonds ten minste 7 dagen voor de sluiting (formulier is terug te vinden op Het Participatiefonds heeft 30 werkdagen om te bepalen of het dossier al dan niet ontvankelijk is. De volgende 30 werkdagen wordt beslist over de toekenning van de vergoeding. Na de toekenning wordt de vergoeding binnen de 20 werkdagen uitbetaald. De toekenning voor een inkomenscompensatievergoeding geldt voor 30 kalenderdagen en is verlengbaar voor telkens 60 kalenderdagen. Voor een verlenging volgt men dezelfde procedure. WAARBORGREGELING Wat? KMO s en grote ondernemingen die geen financieringsovereenkomst kunnen afsluiten wegens een gebrek aan voldoende waarborgen, kunnen tot 75% van de verbintenissen van de onderneming laten waarborgen door de Vlaamse overheid. Voor wie? De financiële instelling kan een beroep doen op deze maatregel voor zelfstandigen, vrije beroepen, KMO s en ook voor grote ondernemingen. Bepaalde sectoren zijn uitgesloten van steun. Om in aanmerking te komen voor de Waarborgregeling moet aan één van de volgende voorwaarden worden voldaan: Ofwel moet de domicilie of de maatschappelijke zetel gelegen zijn op het grondgebied van het Vlaamse Gewest. In dit geval mag de financiering gaan over een investering zowel in Vlaanderen als daarbuiten, bijvoorbeeld in Wallonië of in het buitenland. Ofwel moet de investering, waarvoor de financiering dient, gebeuren op het grondgebied van het Vlaamse Gewest. Zo kunnen ook bedrijven met een maatschappelijke zetel buiten Vlaanderen een beroep doen op de regeling. Voorwaarden 63

64 Er kan een waarborg worden verkregen voor investeringskredieten, kaskredieten en straight loans, borgstellingskredieten en leasingovereenkomsten. De waarborg mag niet worden gebruikt voor de aflossing van bestaande of achterstallige schulden, of voor de wedersamenstelling van het bedrijfskapitaal. De bank kan zelf beslissen over het gebruik van de waarborgregeling voor dossiers tot en met euro en euro in geval van leasingovereenkomsten. De waarborg kan oplopen tot 1,5 miljoen euro. De goedgekeurde aanvraag wordt dan door de bank overhandigd aan Waarborgbeheer nv en vervolgens aan de Vlaamse minister van Economie. De onderneming betaalt een éénmalige premie voor het bekomen van de waarborgregeling. De waarborg heeft een aanvullend karakter en komt bovenop de andere zekerheden die de bank vraagt. Bron en meer info: VOORRAAD UITVERKOPEN Wat? Op basis van de wet van 6 april 2010, die werd geïntegreerd in het Wetboek Economisch Recht, kan een handelaar overgaan tot het uitverkopen van zijn of haar voorraad. Tijdens de uitverkoop heeft men recht de producten te verkopen met verlies, wat in normale omstandigheden verboden is. Overmacht Het uitverkopen van de aanwezige voorraad wordt niet onmiddellijk gelinkt aan wegenwerken. Het Wetboek Economisch Recht beschrijft echter 9 mogelijke situaties waaronder een handelaar de voorraad mag uitverkopen. Bij wegenwerken is volgende situatie bepalend: DEFINITIE Door overmacht wordt de activiteit aanzienlijk gehinderd. Overmacht kunnen we omschrijven als een gebeurtenis die geheel of buiten de wil van de verkoper plaatsvindt en waaraan hij niet kan ontkomen. Voorwaarden? De uitverkoop mag maximum 5 maanden duren. Wanneer de uitverkoop tijdelijk opgeschort wordt, blijft de termijn doorlopen. Een concreet voorbeeld: tijdens de periode van 5 maanden neemt de handelaar 3 weken verlof. De periode van de uitverkoop wordt echter niet met 3 weken verlengd, maar blijft 5 maanden. De uitverkoop geldt voor het volledige aanbod van producten, die op het moment waarop de uitverkoop start, in voorraad zijn. Enige uitzondering zijn van tevoren regelmatig bestelde producten (= bestellingen die men gewoonlijk doet). 64

65 De locatie van de uitverkoop is dezelfde als het gebruikelijke verkooppunt. Er kan echter wel een uitzondering worden aangevraagd bij de FOD Economie. Er is een prijsvermindering ten opzichte van de referentieprijs (= de laagste prijs die in de loop van de maand die de eerste dag van de uitverkoop voorafgaat, voor hetzelfde goed gevraagd werd). De prijsaanduiding gebeurt volgens één van volgende formules: Vermelding van de referentieprijs. Informatie geven die het de gemiddelde consument mogelijk maakt de referentieprijs te berekenen. Bij een eenvormig kortingspercentage of op categorieën van producten mag alleen de referentieprijs vermeld worden. Tijdens de sperperiode mogen prijsverminderingen, die men in de uitverkoop toepast, op geen enkele manier worden aangekondigd of geafficheerd. Enkel de vermelding uitverkoop is toegelaten. De sperperiode is van toepassing op de handel in kleding, lederwaren en schoenen. Bij reclame vermeldt men steeds de startdatum van de uitverkoop. De uitverkoop dient plaats te vinden op het gebruikelijke verkooppunt. Indien het onmogelijk is de uitverkoop er te laten plaatsvinden, kan men een aanvraag tot afwijking indienen bij de FOD Economie. Hierbij worden de reden en de plaats waar men de uitverkoop wenst te houden, nader omschreven. Binnen de 10 dagen wordt over dit verzoek beslist. Indien binnen deze termijn geen redenen tot afwijzing worden meegedeeld, dan wordt de afwijking toegestaan. Beschikt de onderneming over meerdere verkooppunten, dan mag men zonder de toestemming van de bevoegde ambtenaar bij de FOD Economie geen goederen overbrengen van een punt naar de plaats waar de uitverkoop plaatsvindt. De notificatieplicht bij uitverkoop is afgeschaft. Er dient dus geen melding meer te worden gedaan voor de start van de uitverkoop. Uiteraard dient wel rekening gehouden te worden met de aangehaalde voorwaarden. KORTINGEN Gaat de handelaar liever niet over tot een uitverkoop, dan kan er geopteerd worden voor het geven van kortingen op één of meerdere producten. Waar dient men rekening mee te houden bij het geven van kortingen? In tegenstelling tot een uitverkoop zijn er geen regels wat betreft de termijn. Kortingen kunnen het hele jaar door gegeven worden. Verkopen met verlies is niet toegelaten, dit kan enkel tijdens een uitverkoop. De sperperiode voorafgaand op de solden, moet worden gerespecteerd. Deze is van toepassingen op de sectoren van de kleding, lederwaren en schoenen. Meer info in het Wetboek Economisch Recht: UITSTEL OF VRIJSTELLING SOCIALE ZEKERHEIDSBIJDRAGEN 65

66 Wat? Indien men zich in staat van behoefte bevindt en het betalen van de sociale bijdragen moeilijk of onmogelijk wordt, krijgt de zelfstandige in hoofdberoep de mogelijkheid uitstel of een vrijstelling aan te vragen, via het sociaal verzekeringskantoor (bijvoorbeeld Zenito). Zelfstandigen in bijberoep kunnen geen vrijstelling aanvragen. Hoe? Het is in het belang van de ondernemer dat hij of zij tijdig contact opneemt met het sociaal verzekeringskantoor. Van daaruit zal de aanvraag van de ondernemer richting het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) worden uitgestuurd, waar de uiteindelijke beslissing wordt genomen. In enkele gevallen wordt - onder voorwaarden - vrijwel automatisch, na het indienen van de aanvraag, een kwijtschelding van verhogingen bekomen: Bij een eerste laattijdige betaling van slechts één kwartaal, en dit kwartaal binnen de 8 dagen betaald werd. Bij het ontvangen van een leefloon wanneer de aanvraag tot kwijtschelding wordt ingediend. Bij een collectieve schuldenregeling waarbij voorzien wordt dat de volledige hoofdschuld betaald wordt. Bij overlijden van de zelfstandige: het deel van de verhogingen aangerekend tussen het moment waarop de notaris de tegoeden uit de nalatenschap ontving en het moment waarop de bijdragen betaald werden. Als de bijdragen gedurende een tijd niet betaald worden, dikt de schuld dus sterk aan. Bovendien zijn sociale verzekeringsfondsen verplicht de sociale bijdragen desnoods via een deurwaarder te innen. Maar de gevolgen blijven niet beperkt tot het aanrekenen van verhogingen. Ook het ziekenfonds wordt op de hoogte gebracht, waardoor de dokterskosten mogelijk niet terugbetaald worden. Daarnaast zal men in bepaalde gevallen geen recht hebben op arbeidsongeschiktheidsuitkeringen, moederschapsuitkeringen, Afbetalingsakkoord Indien de sociale bijdragen niet in één keer betaald kunnen worden, kan de zelfstandige met zijn sociaal verzekeringskantoor een regeling treffen, waarbij de openstaande schuld in maandelijkse schijven betaald kan worden. Er worden echter wel nog steeds verhogingen aangerekend. Voor een afbetalingsakkoord neemt de zelfstandige zelf contact op met het sociaal verzekeringsfonds. Vrijstelling van bijdragen Wanneer een afbetalingsplan geen oplossing biedt, kan een aanvraag tot vrijstelling van bijdragen worden ingediend. Het aanvraagformulier wordt via een aangetekend schrijven bezorgd aan het sociaal verzekeringsfonds. Vrijstelling voor gewone bijdragen: tot maximum 12 maanden terug vanaf de datum van ontvangst. Herzieningsbijdragen: de periode van 12 maanden start vanaf ontvangst van de rekening. Ook de kwartalen tot wanneer de beslissing wordt genomen, kunnen worden vrijgesteld. De uiteindelijke beslissing wordt genomen door de Commissie voor Vrijstelling van Bijdragen op basis van de uitleg en de bewijzen die men aanlevert. Correctheid, volledigheid en het tijdig toesturen van alle informatie is van belang bij de beslissing. Een beslissing valt over het algemeen zo n 9 maanden na de aanvraag. Bij het aanvragen van een vrijstelling bouwt de zelfstandige geen pensioenrecht op, maar behoudt wel de ziekteverzekering en de gezinsbijslag. 66

67 In 2015 wordt het mogelijk dat de commissie voor bepaalde kwartalen eerst vrijstelling toekent, en later weer intrekt. Dat zou het geval zijn als het beroepsinkomen vastgesteld door de belastingen meer dan (benaderend bedrag) blijkt te zijn. Ook dan word je beboet met verhogingen. Bron: UITSTEL RSZ-BIJDRAGEN Wat? De RSZ kan op basis van een minnelijke schikking een wijziging op de afbetalingstermijn toestaan. Hiervoor dient men te voldoen aan enkele voorwaarden en modaliteiten. De RSZ wil hiermee werkgevers de mogelijkheid bieden om hun tijdelijke betaalmoeilijkheden op te lossen, zonder via het gerecht te moeten gaan en gerechtskosten vermijden. die in tijdelijk betaalmoeilijkheden zitten in staat stellen verder deel te nemen aan het economische leven. de nodige attesten bezorgen, zodat op een geldige manier kan ingeschreven worden op overheidsopdrachten. Voorwaarden Er werden een aantal voorwaarden vastgelegd vooraleer men een beroep kan doen op uitstel: De aanvrager mag niet vervolgd zijn door de arbeidsrechtbank of het arbeidshof, behalve indien de rechtsvervolging gaat over schulden waarover er een erkende principiële betwisting bestaat. De aanvraag moet betrekking hebben op de totale vervallen schuld op datum van de aanvraag. Het afbetalingsplan kan maximaal 18 maanden lopen. Alle kwartalen of schulden die in het tijdsbestek van 18 maanden moeten vervallen, kunnen het voorwerp uitmaken van een subplan dat maximaal 12 maanden bedraagt. De termijn van 18 maanden, die begint te lopen vanaf het eerste plan, mag men nooit overschrijden. Bij de berekening van de grootte van de maandelijkse schijven, wordt rekening gehouden met de aan te rekenen bijdrageopslagen en de te vervallen intresten. De vervaldata van deze schijven zijn vast, net zoals de bedragen ervan. Indien er meerdere subplannen worden toegestaan, worden de onderscheiden schijven gecumuleerd tot één maandelijks bedrag. Voor meer informatie klopt u aan bij de dienst Direct Inning van de RSZ: Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Victor Hortaplein Brussel Telefoon: Fax: Bron: TIJDELIJKE WERKLOOSHEID 67

68 Personeelskosten vormen een aanzienlijk deel van de vaste kosten van de ondernemer. Ook tijdens wegenwerken blijft deze vaste kost bestaan. Voor ondernemers die personeel tewerkstellen, weegt de meerwaarde van personeel dan vaak niet op tegen de hoge kosten. In zo n situatie is het mogelijk voor de werkgever om de arbeidsovereenkomst van één of meerdere werknemers volledig of gedeeltelijk te schorsen of om een vermindering van prestaties in te roepen. Er bieden zich enkele mogelijkheden aan om medewerkers tijdelijk werkloos te stellen. Werkgebrek op grond van overmacht Wat? Bij werkgebrek op grond van overmacht, kunnen zowel arbeiders als bedienden tijdelijk werkloos worden gesteld, net als leerlingen verbonden met een industriële leerovereenkomst. Het is enkel mogelijk om voor een voltijds regime van tijdelijke werkloosheid te kiezen. Voorwaarden Vooraleer men een beroep kan doen op deze regeling, dient te worden voldaan aan 4 criteria, vastgelegd en gecontroleerd door de RVA: Er dient zich een plotse en onvoorzienbare gebeurtenis voor te doen buiten de wil van de partijen waardoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst volledig onmogelijk is en van tijdelijk karakter is. De RVA voorziet echter een mogelijkheid om personeel tijdelijk werkloos te stellen op basis van overmacht, indien de winkel moeilijker toegankelijk wordt voor het publiek: Wanneer ten gevolge van wegenwerken de winkel moeilijker toegankelijk wordt voor het publiek, kan dit leiden tot een daling van het cliënteel en de verkoop. Deze daling kan ertoe leiden dat een aantal personeelsleden nog onmogelijk kan tewerkgesteld worden. Voor deze personeelsleden kan tijdelijke werkloosheid wegens overmacht aanvaard worden. De personeelsleden voor wie nog werk beschikbaar is, zij het slechts deeltijds, kunnen niet tijdelijk werkloos gesteld worden aangezien voor hen de uitvoering van de arbeidsovereenkomst niet volledig onmogelijk is. Wanneer de winkel volledig ontoegankelijk zou worden, zowel voor het cliënteel als voor het personeel, kan het voltallige personeel gedurende de duur van de wegenwerken tijdelijk werkloos gesteld worden wegens overmacht. Uiteindelijk is het de RVA die de beslissing over het al dan niet toekennen van de tijdelijke werkloosheid door overmacht zal nemen, eventueel na een gesprek of een controleonderzoek. Er is geen specifieke procedure voorzien, maar het is in het belang van de werkgever om het werkloosheidsbureau RVA zo snel mogelijk in te lichten. De aangifte zelf verloopt via de portaalsite en moet volgende elementen bevatten: De datum waarop de gebeurtenis zich heeft voorgedaan. Een uiteenzetting van de gebeurtenis die de overmacht uitmaakt. 68

69 De voorziene werkloosheidsduur (maximum 3 maanden). Indien de werkloosheid langer aanhoudt, kan een nieuwe mededeling verzonden worden. De identiteit van de betrokken werknemers. Bron: Werkgebrek op grond van economische oorzaken voor arbeiders Indien er in een onderneming te weinig werk is voor alle arbeiders, kan de werkgever ervoor kiezen tijdelijke werkloosheid op grond van werkgebrek wegens economische oorzaken in te voeren. Tijdens deze periode wordt de uitvoering van de arbeidsovereenkomst tijdelijk geschorst, maar blijven de arbeiders in dienst. Economische oorzaken De werkgever beslist in eerste instantie zelf of het om economische oorzaken gaat. Deze oorzaken worden dan meegedeeld aan het werkloosheidsbureau van de RVA. Worden arbeiders voortdurend tijdelijk werkloos gesteld, dan kan de RVA beslissen dat de werkloosheid een structureel karakter heeft. De tijdelijke werkloosheid op grond van economische oorzaken kan dan niet meer of slechts in beperkte mate aanvaard worden. Tijdsbepalingen Een werkgever kan kiezen voor ofwel een volledige schorsing ofwel voor een regeling van gedeeltelijke arbeid, waarbij arbeidsdagen worden afgewisseld met werkloosheidsdagen. Een volledige schorsing is mogelijk voor maximum 4 weken, een gedeeltelijke schorsing kent 2 regimes: een grote schorsing of een kleine schorsing. Bij een grote schorsing zijn er minder dan 3 arbeidsdagen per week of minder dan 1 arbeidsweek per 2 weken. Dit kan voor een maximum van 3 kalendermaanden of 13 weken. We spreken van een kleine schorsing indien er ten minste 3 arbeidsdagen per week of ten minste 1 arbeidsweek op 2 wordt voorzien. Deze regeling kan indien een einddatum wordt vermeld of voor een maximum van 12 maanden. Na het aflopen van de maximumtermijn voor tijdelijke werkloosheid dient minstens 1 week van volledige arbeid te worden uitgevoerd, vooraleer men weer tot tijdelijke werkloosheid kan overgaan. 69

70 RVA - Infoblad - werkgevers Tijdelijke werkloosheid werkgebrek op grond van economische oorzaken voor arbeiders p Ook voor deeltijdse werknemers kan deze vorm van tijdelijke werkloosheid gelden. Er wordt steeds rekening gehouden met het arbeidsregime van de voltijdse werknemer in de onderneming of de afdeling, niet met het individuele werkrooster van de deeltijdse werknemer. Uitzendkrachten kunnen tijdelijk werkloos worden gesteld, samen met de vaste werknemers van de ploeg, indien deze kracht reeds 3 maanden tewerkgesteld is bij dezelfde gebruiker. Procedure Ten minste 7 kalenderdagen op voorhand moet de werkgever de arbeider in kennis stellen van de tijdelijke werkloosheid en de duur ervan. En dat via aanplakking op een goed zichtbare plaats in de lokalen van de onderneming, de dag van de aanplakking en de eerste voorziene werkloosheidsdag niet inbegrepen. Een aanplakking op maandag betekent dus dat de werkloosheid ten vroegste de dinsdag van de volgende week kan ingaan. Wettelijk dient men volgende zaken te vermelden op de aanplakking: De identiteit van de werknemers die de werkgever werkloos stelt (naam, voornaam, identificatienummer van de Belgische sociale zekerheid) of de afdeling waar tijdelijke werkloosheid wordt ingevoerd. Het aantal werkloosheidsdagen en de data waarop elke werknemer werkloos zal zijn. De datum waarop de volledige schorsing of de regeling van gedeeltelijke arbeid zal ingaan en de datum waarop de volledige schorsing of de regeling van gedeeltelijke arbeid afloopt. In plaats van een aanplakking kan de werkgever ook kiezen voor een individuele kennisgeving, ten minste 7 dagen op voorhand. Hiermee wil men vooral de afwezige werknemers bereiken, zodat ook zij tijdig op de 70

71 hoogte zijn van de tijdelijke werkloosheid. Zoals eerder vermeld dient niet enkel de werknemer op de hoogte te worden gebracht, maar ook het werkloosheidsbureau van de RVA. Deze kennisgeving gebeurt op de dag van aanplakking via de portaalsite van de sociale zekerheid rubriek Werkgevers > Sociale risico's > Tijdelijke werkloosheid en validatieboek of via gestructureerde berichten. Bron: Schorsing bedienden wegens werkgebrek Wat? Deze maatregel werd in het leven geroepen tijdens de crisis, als tegemoetkoming aan de bepekte mogelijkheden die er waren om naast arbeiders ook bedienden op grond van economische redenen tijdelijk werkloos te stellen. Voorheen was deze maatregel van tijdelijke aard, als steun voor bedrijven die het moeilijk hadden wegens de crisis. Nu kreeg deze maatregel echter een permanent karakter. Voorwaarden De schorsing van bedienden door werkgebrek mag slechts toegepast worden indien de onderneming cumulatief voldoet aan een aantal preliminaire voorwaarden: De onderneming valt onder het toepassingsgebied van de wet van betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités. Het gaat dus vooral om ondernemingen uit de privésector. Het gebruik van deze crisismaatregel is voorzien in een sectorale CAO, een ondernemings-cao of een goedgekeurd ondernemingsplan. Het toepasselijke kader wordt vermeld in rubriek II van het formulier C106A. De onderneming is in moeilijkheden door een daling van minimum 10% van de omzet (volgens de BTWaangifte), de productie of de bestellingen of door een graad van tijdelijke werkloosheid van minstens 10%. Binnen de 2 weken na het verzenden van het formulier C106A ontvangt de werkgever een antwoord van RVA met ofwel een positief, ofwel een negatief antwoord op de aanvraag. Ten vroegste 14 dagen na de verzending van het formulier kan de werkgever een beroep doen op de regeling. Bron: UITSTEL BETALING OF KWIJTSCHELDING NALATIGHEIDSINTERESTEN BTW/DIRECTE BELASTINGEN 71

72 Overmacht kan een tijdelijk betalingsprobleem veroorzaken wegens verminderde liquide middelen. Als ondernemer kan men een uitstel van betaling of een kwijtschelding van de nalatigheidsinteresten aanvragen bij de BTW of de directe belastingen. Betalingsfaciliteiten op directe belastingen De ontvanger van de directe belastingen is de enige beslissingsnemer. De ondernemer die uitstel wil, richt zich rechtstreeks tot de ontvanger met een brief die de moeilijkheden beschrijft aangevuld met een overzicht van maandelijkse inkomsten en uitgaven. De aanvraag dient zo snel mogelijk te worden ingediend. Wachten op aanmaningen of dwangmaatregelen verhoogt de kans op een weigering door de ontvanger. De ondernemer wordt aangeraden een redelijke vraag te stellen: Een langere termijn afgestemd op de betalingsmogelijkheden. Een afbetalingsplan met een realistisch voorstel van aflossingstermijnen. Bij weigering door de ontvanger kan de Fiscale bemiddelingsdienst ingeschakeld worden om een oplossing te vinden voor het probleem. Nalatigheidsinteresten Wordt door een ondernemer nagelaten tijdig te betalen, dan worden nalatigheidsinteresten aangerekend op het verschuldigde bedrag: vanaf de uiterste betalingsdatum; tegen een jaarlijkse rentevoet van 7%, berekend per begonnen maand achterstand; mogelijkheid tot vrijstelling nalatigheidsinteresten via schrijven aan de gewestelijke directeur van de invordering van de directe belastingen. In bepaalde buitengewone gevallen kan de gewestelijke directeur beslissen om de schulden niet meer op te eisen. Dit noemt men een uitstel van invordering. Hiervoor moet u aan bepaalde voorwaarden voldoen: U in een toestand bevinden waardoor u blijvend niet in staat bent om schulden te betalen. Onmiddellijk of in gespreide betalingen een som betalen, die de directeur zal bepalen. Geen uitstel van invordering hebben genoten in de 5 jaar die de aanvraag voorafgaan. Aanvullende belastingen Naast de directe belastingen zijn er voor de zelfstandigen en ondernemers nog tal van aanvullende belastingen, gaande van provinciebelastingen tot belastingen op drukwerk. Per gemeente of provincie gelden andere reglementen en procedures. Zo zijn er heel wat gemeenten die tijdens wegenwerken geen belasting heffen op drukwerk. Voor meer info over eventuele vrijstellingen neemt u contact op met de belastingdienst van de gemeente of de provincie. Bronnen: ugkrijgen/betalingsproblemen/ 72

73 73

74 74

75 INLEIDING In 2013 bevroegen we persoonlijk 306 ondernemers die tussen 2010 en 2013 geconfronteerd werden met wegenwerken. We gingen na hoe bedrijven geïnformeerd werden over de werken en of deze informatie voldoende en tijdig was, wat de gevolgen waren op de dagelijkse werking en hoe men als ondernemer met de werken omging. Met het onderzoek wil UNIZO aantonen welke impact wegenwerken hebben op ondernemingen en hoe deze impact kan verschillen naar gelang enkele specifieke kenmerken van de bedrijven of kenmerken van de werf. Maar ook hoe ondernemers zelf omgaan met de werken, welke maatregelen ze nemen en of ze op de hoogte zijn van de steunmaatregelen van de overheid komen aan bod. Het resultaat is een overzicht van hoe bedrijven in Vlaanderen wegenwerken ervaren, of ze nu te maken hebben met langdurige werken of korte werken, of ze nu in de werfzone zelf zitten of net erbuiten. De enquête wordt hieronder weergegeven op basis van de vragen in de vragenlijst. Waar we nuttig achten hebben we de kruising gemaakt van variabelen uit meerdere vragen. Zo willen we u een beter inzicht geven in de beleving van wegenwerken door ondernemers. RESPONDENTEN Beroepsactiviteit We bevroegen 306 ondernemers, waarvan 70% actief is in de detailhandel. 28% van de respondenten was handelaar in dagelijkse goederen, dit is net zoveel als de handelaars die shopping-goederen verkopen. De handelaars voor uitzonderlijke aankopen waren goed voor 14% van de respondenten. 13% van de respondenten was actief als vrije beroeper, 12% is actief in de horeca en de sector productie-logistiektransport (PLT) stond in voor 5% van de respons. Categorie beroepsactiviteit (n=306) 13% 12% 5% 70% detailhandel vrije beroepen/diensten horeca productie - logistiek en transport 75

76 Categorie beroepsactiviteit (n=306) 13% 12% 5% 28% detailhandel - dagelijkse goederen detailhandel - shopping goederen 14% 28% detailhandel - uitzonderlijke aankopen Leeftijd bedrijf Tot de respondenten behoren vooral bedrijven die al een meer dan 10 jaar bestaan, een minderheid is nog geen drie jaar bezig. Opgesplitst naar sectoren zien we hier dezelfde basisverdeling. Leeftijd bedrijf (%) 9% 65% 26% minder dan 3 jaar tussen 3-10 jaar meer dan 10 jaar 76

77 Aantal Categorie + leeftijd detailhande l vrije beroepen/ diensten horeca productie - logistiek en transport meer dan 10 jaar jaar minder dan 3 jaar Personeel Bijna 70% heeft personeel in dienst. Het zijn voornamelijk kleinere bedrijven, met minder dan 5 werknemers. Ze hebben vooral bedienden in dienst. Personeel in dienst (%) neen 32% ja 68% 77

78 aantal ondernemingen Categorie + personeel zonder personeel met personeel Aantal personeelsleden aantal arbeiders aantal bediende n ander statuut totaal meer dan tot minder dan

79 De ligging van het bedrijf De hinder kan variëren naargelang het bedrijf in een stadskern gelegen is, of erbuiten op een invalsweg of KMO-terrein waar omleidingen iets vlotter te organiseren zijn. De meeste respondenten van de enquête, en bijvolgen detailhandel en horeca, zijn gesitueerd in de kern. Ligging bedrijf (%) 6% 28% 66% stadskern invalsweg KMO terrein ring rond gemeente Ligging bedrijf - categorie (%) stadskern invalsweg andere (ring) AARD VAN DE WERKEN De aard van de werken bepaalt de impact op de omgeving. De toplaag affrezen en vervangen door een nieuwe laag is een werken enkele dagen. Een herinrichting, eventueel gecombineerd met nutswerken of rioleringswerken, heeft dan weer een veel grotere impact. Uit het onderzoek bleek dat de meeste ondernemers geconfronteerd werden met een herinrichting. Uiteraard dient rekening gehouden te worden met het feit dat deze werken een grotere impact hebben en dus ook langer blijven nazinderen. Kleinere werken met een beperkte hinder vallen minder op en worden misschien sneller vergeten. 79

80 Aard werken (%) nutsmaatschappijen vervoersmaatschappije n wegenis 91 riolering Combinatie nutsmaatschappijen met andere werken (%) 7% 1% 9% 27% vervoer+wegenis+riole ring vervoer + wegenis 43% 13% wegenis + riolering wegenis 80

81 Combinatie vervoersmaatschappijen met andere werken (%) 20% 1% wegenis+riolering +nut wegenis + riolering 24% 4% 51% wegenis + nut wegenis + riolering Combinatie wegeniswerken met andere werken (%) 26% 14% riolering + nut+ vervoer riolering + nut 6% 23% riolering + vervoer 4% 7% 19% 1% riolering nut + vervoer Combinatie rioleringswerken met andere werken (%) 7% 23% nut+ vervoer + wegenis nut + wegenis 30% vervoer + wegenis 2% 38% wegenis enkel riolering 81

82 INFORMATIE OVER DE WERKEN Eén van de sleutels bij wegenwerken is de communicatie naar de ondernemers. Een duidelijke, tijdige en correcte communicatie geeft de ondernemer de kans zich voor te bereiden op de aankomende werken. Vooral voor handelaars die reeds lang op voorhand de voorraden dienen aan te kopen (bijvoorbeeld kledingwinkels) is een tijdige en correcte communicatie van belang. Dit geeft echter ook weer dat tijdig een rekbaar begrip is: voor de ene ondernemer is het voldoende een drietal maanden op voorhand info te ontvangen, voor de andere is dit dan weer rijkelijk te laat. Uit het onderzoek blijkt dat de eerste communicatie zich in zowat de helft van de gevallen zo n 6 maanden voor de start van de werf situeert. Zowel voor als tijdens de werken werd de informatie als correct ervaren, maar ruim 60% van de respondenten vond dat de informatie tijdens de werven echter ontoereikend was. Vooral ondernemers die niet in de werfzone zelf liggen, ervaren de informatie inspanning van de overheid als negatief. De gemeente speelt een zeer belangrijke rol als informatiebron: meer dan 70% van de ondernemers kreeg via de gemeente informatie tijdens een infovergadering, mail of tijdens een persoonlijk gesprek. De andere initiatiefnemers (zoals AWV) werden in mindere mate aangehaald. 100% 80% 60% 40% 20% 0% Hoe op hoogte gebracht (%) ja neen 82

83 Informatie VOOR werken correct en tijdig (%) neen 22% ja 78% Informatie TIJDENS werken correct en tijdig (%) neen 37% ja 63% 83

84 % % Info correct en tijdig (%) voor tijdens ja neen Eerste info op voorhand (%) (n=203) (meer dan) een jaar (meer dan) 6 maan den (meer dan) 3 maan den 1 à 2 maan d 1 maan d 3 weke n 2 weke n eerste info op voorhand week 84

85 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Informatie VOOR de werken tov ligging bedrijf tov werf (%) In de werfzone Tussen werfzone en omleiding Op omleidingsroute Buiten invloed werken Positief 31% 32% 13% 21% Negatief 50% 48% 88% 57% Neutraal 19% 20% 0% 21% Positief Negatief Neutraal Informatie TIJDENS de werken t.o.v. ligging bedrijf t.o.v. werf (%) 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% In de werfzone Tussen werfzone en omleiding Op omleidingsroute Buiten invloed werken Positief 26% 32% 25% 21% Negatief 49% 44% 75% 64% Neutraal 24% 24% 0% 14% Positief Negatief Neutraal 85

86 START VAN DE WERKEN Bij nakende werken en in het kader van een goede voorbereiding van de ondernemers is het van groot belang dat de werken op het aangekondigde tijdstip starten. Dit blijkt in 66% wel het geval te zijn. Bij een korte of lange verschuiving van de werken moeten ondernemers zich opnieuw organiseren, en deze onzekerheid kan wegen op de bedrijfsvoering, het aankoopbeleid, Start op aangekondigde tijdstip? weet niet 20% neen 14% ja 66% DUUR VAN DE WERKEN Ook de duur van de werken is uiteraard belangrijk. Hoe korter de verstoorde bereikbaarheid, hoe beter. Hier zien we dat heel wat werken behoorlijk lang kunnen duren, en dat de planning ook wel kan uitlopen. Zo staan heel wat ondernemers voor werken van lange duur, en loopt de effectieve duurtijd ook langer uit dan voorzien, tot 43%! Bij ruim de helft van de ondervraagden namen de werken meer dan een jaar in beslag. Een derde werd dan weer geconfronteerd met werken van een paar weken tot een paar maanden. Er kwamen ook enkele uitschieters naar boven, waarbij de werken 2 tot 3 jaar (en zelfs langer) duurden. Er dient echter ook een onderscheid gemaakt te worden tussen de effectieve hinder en de duur van de werken. Bij 36% was er hinder die langer dan een jaar, zelfs tot 2 jaar en meer, aansleepte. Voor 31% van de ondervraagden was er tussen de 1 en 6 maanden hinder. De uiteindelijke duur van de werken was volgens 45% van de ondervraagden langer dan oorspronkelijk voorzien. Opmerkelijk is wel de lange duur van heel wat werken; de meerderheid ziet minstens een jaar, zelfs tot vijf jaar werken aan de deur. De effectieve hinder voor de onderneming zelf ligt wel iets lager, vermoedelijk omdat heel wat werken in verschillende fases worden aangepakt. Uit de resultaten blijkt dat de gevolgen van de werken afhankelijk zijn van de duur van de werken. Om hier een evenwichtig overzicht te krijgen werden de resultaten gewogen. Het aantal respondenten dat met werken van korte of middellange duur te maken had werd op hetzelfde gewicht gebracht als de respondenten die met een lange duur te maken kregen. Dit geeft een duidelijk overzicht van de impact van de werken, zelfs bij werken van korte duur. 86

87 % De overgrote meerderheid van de respondenten had te maken met een daling van de omzet of het aantal klanten. Dit aantal is groter naarmate de werken langer duren. Hetzelfde geldt voor het verminderde comfort. Een minderheid had geen hinder tijdens de werken. Naarmate de werken langer duren wordt deze groep kleiner. Duur werken kort 8% lang 56% midden 36% Effectieve duur werken meer dan 5 jaar 3-5 jaar 2-3 jaar (ongev eer) 1,5 jaar (ongev eer) 1 jaar 6-12 m 3-6 m 1-3 m Effectieve duur werken minde r dan 1 maand 87

88 Effectieve duur werken kort 16% lang 68% midden 16% Werken langer geduurd dan voorzien? weet niet 24% ja 43% nee 33% 88

89 % Effectieve hinder weet niet meer geen 1 dag minde r dan 1 maan d 1-3 maan d 4-6 maan d 6m - 1j (onge veer) 1 jaar 1-2 jaar Effectieve hinder meer dan 2 jaar Gevolgen werken t.o.v. duur werken (gewogen) Kort Middellang Lang 89

90 % BEREIKBAARHEID Tijdens en na de werken Men ondervindt de grootste hinder uiteraard tijdens de werken zelf. Die hinder is het sterkste bij vrije beroepen, PLT en diensten en horeca Bereikbaarheid tijdens en na werken (%) goed verhinderd sterk verhinderd niet bereikbaar/ ontoegankelij k tijdens na Bereikbaarheid - categorie nvt goed verhinderd sterk verhinderd ontoegankelijk nvt 90