Transfer Reissomberekeningen gebaseerd op SEPR Tineke Ras-Marees

Transcriptie

1 Transfer Reissomberekeningen gebaseerd op SEPR Tineke Ras-Marees DigiCode: Serienummer: bb Reissomberekeningen opm3.indd :18

2 Transfer Colofon Uitgeverij: Auteur: Redactie: Inhoudelijke redactie: Eindredactie: Vormgeving: Vormgeving omslag: Illustraties: Drukwerk: Edu Actief b.v. Meppel Tineke Ras-Marees Edu Actief b.v. Meppel Anita Oude-Stegge (VakantieXperts, Kampen) Edu Actief b.v. Ontwerpbureau Voltage Nijmegen Ontwerpbureau Voltage Nijmegen omslagfoto Peter Schenkel, met dank aan VakantieXperts - Hoogeveen, Arke, ANWB, Autoslaaptrein, Boer & Wendel, Costa Cruises, De Jong Intra Vakanties, Eigen-Wijze Reizen, Feenstra Rijn lijn, Goed Idee Reizen, Holland International, Landal GreenParks, Mondial Assistence, Neckermann Reizen, NS Hispeed, Oad, Pharos Reizen/ANWB, Sawadee, Snoeyink Reizen, Sunair, Tiara Tairs en Unigarant. ORO Grafisch Project Management, Koekange Tineke Ras-Marees Transfer Reissomberekeningen ISBN: NUR: 164 Trefwoord: leermiddelen; mbo Copyright 2012 Edu'Actief b.v. Postbus KB Meppel Tel.: Fax: info@edu-actief.nl Internet: Eerste druk/eerste oplage Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photo-print, microfilm or any other means, without written permission from the publisher. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

3 Inhoud 1. Rondom de reissom Opbouw van een reissom bij pakketreizen De reisgids: meer dan foto s en omschrijvingen Welke gegevens heb je nodig? Aanbetaling Welke regels hebben voorrang? Hoe noteer je een reissom? Samenvatting Een bed om in te slapen Prijzen per nacht of per periode Kortingen en meerprijzen Samenvatting Reizen met de bus De internationale lijndienst Pendelreizen Rondreizen en excursie- of standplaatsreizen Samenvatting Op eigen wijze reizen Wandelvakanties Fietsvakanties Vaarvakanties Autoreizen Campers Samenvatting Over het spoor Internationale treintickets De trein in de pakketreis Bijzondere treinreizen Samenvatting Door de lucht Pakketreis per vliegtuig Losse tickets Samenvatting Over water Ferry s Cruises Tot slot Een reis op maat Werken met losse componenten Dynamic packaging Samenvatting 133 3

4 Transfer 9. Verzekerd op reis Reisverzekering Annuleringskostenverzekering Zakenreisverzekeringen Samenvatting Als de plannen veranderen Wijzigingen in de boeking Annuleren Samenvatting 162 4

5 Transfer theorieboeken Het boek Reissomberekeningen hoort bij de serie theorieboeken van Transfer Verkoper Reizen. Er zijn zes theorieboeken beschikbaar: Transfer Algemene reiskennis Transfer Producten: vervoer, verblijf en verzekeringen Transfer Reisbestemmingen Transfer Reissomberekeningen Transfer Verkopen van reizen: verkoopgesprek, relatiebeheer en klantenservice Transfer Reserveren van reizen: administratieve en financiële afhandeling Deze naslagwerken voor niveau 3 zijn gebaseerd op de kwaliteitseisen van SEPR. De boeken worden ondersteund door een website: Op deze website vind je aanvullende bronnen, interessante artikelen, films en handige weblinks. Inloggen op Als je voor het eerst op de website theorieboeken gaat inloggen, moet je eerst de DigiCode activeren. Deze DigiCode vind je aan het begin van dit theorieboek. Je code is 24 maanden geldig vanaf het moment waarop je de code hebt geactiveerd. Hoe moet ik de DigiCode activeren? Ga op internet naar digicode.edu-actief.nl (let op: zonder www ervoor!). Vul de DigiCode in op deze pagina. Klik op 'Activeren'. Je bent nu in het scherm waar je kunt inloggen. Klik op Registreren. Vul bij adres je adres in. Vul bij gebruikersnaam een zelfgekozen gebruikersnaam in. Vul bij wachtwoord het wachtwoord in dat je wilt gebruiken. Heb je al een gebruikersnaam en wachtwoord aangemaakt bij Edu Actief? Log dan in met deze gegevens. Controleer de gegevens en klik op Voltooien. Als je de code hebt geactiveerd, kun je met je gebruikersnaam en wachtwoord inloggen op 5

6 6 Transfer

7 Hoofdstuk 1 Rondom de reissom bb Reissomberekeningen opm3.indd :18

8 8 Transfer

9 Rondom de reissom 1. Rondom de reissom Herken je dat: je ziet een leuke aanbieding van een te gekke reis voor een bijna niet te geloven bedrag. Je gaat meteen kijken op de site. Ja, fijn is dat. Die prijs geldt natuurlijk weer niet in het weekend dat jij weg wilt. De reis in dát weekend is zomaar twee keer zo duur. En als je verder kijkt en wat gegevens invult, kom je tot de ontdekking dat je voor van alles en nog wat moet bijbetalen. Hoe zit dat precies? We gaan in dit hoofdstuk bekijken uit welke elementen een reissom is opgebouwd. Ook geven we een aantal regels waarmee je rekening moet houden bij reissomberekeningen. Voor reissommen hebben ANVR en reisorganisatoren niet al te veel afspraken vastgelegd. Reisorganisatoren hebben daardoor veel vrijheid. Bij het berekenen van de prijs voor een reis moet je goed letten op wat een reisorganisator precies aanbiedt. Een veelgehoorde opmerking is dan: Dat rekent het reserveringssysteem toch uit? Waarom moeten wij dat kunnen? De meeste reserveringssystemen zijn zo ingericht dat je eerst allerlei boekingsgegevens moet invoeren voordat je prijsinformatie krijgt. Dat is niet altijd efficiënt. Want als de klant nee zegt op jouw aanbod, kun je weer helemaal opnieuw beginnen. Bovendien is het zo dat een systeem soms uit de lucht is. Ook kan het voorkomen dat de prijs in het systeem niet klopt, en dan is het toch prettig dat jij vooraf wel de juiste prijs hebt berekend. En tot slot: reizen die uit losse elementen bestaan, kun je alleen maar samenstellen op basis van gegevens uit verschillende bronnen. Als je ook die reizen wilt boeken, is het nodig dat je goed en snel de prijzen kunt lezen en snel een correct aanbod aan jouw klant kunt doen. 1.1 Opbouw van een reissom bij pakketreizen We beginnen met de pakketreis. Daarvoor kunnen we enkele regels geven die jou houvast bieden bij het berekenen van de reissom Het begrip reissom Het woord reissom is nu een paar keer gevallen. We onderscheiden de: basisreissom gepubliceerde reissom totale reissom (ook wel: de totale overeengekomen reissom). Bij het begrip reissom gaat het altijd om prijzen per persoon, tenzij anders is aangegeven. Het kan bijvoorbeeld ook een prijs per accommodatie zijn. Basisreissom De basisreissom is de 0kale prijs. Het is de prijs voor een aangeboden reis of een onderdeel van een reis. Een pakketreis naar Taormina op Sicilië kost bijvoorbeeld 595,00 per week per persoon voor een tweepersoonskamer op basis van logies met ontbijt. De 595,00 is de basisreissom. Dit begrip komen we nog vaak tegen in dit boek! Gepubliceerde reissom De gepubliceerde reissom is de basisreissom inclusief de diensten en voorzieningen die bij de reis horen of bij de reis bijgeboekt kunnen worden, zoals toeslagen en kortingen. De ANVR-Reisvoorwaarden spreken in artikel 7 bij de gepubliceerde reissom over onvermijdbare kosten: [ ] de op het moment van publicatie bekende onvermijdbare bijkomende kosten die de reiziger voor de aangeboden diensten moet betalen. Onder onvermijdbare bijkomende kosten worden verstaan, kosten die onlosmakelijk verbonden zijn met de aangeboden dienst. Daaronder vallen niet de kosten van aanvullende diensten die op verzoek van de reiziger door de reisorganisator of door derden worden verleend, zoals verzekeringspremies, alsmede kosten welke bij boeking per reisgezelschap worden geheven en variëren naar gelang de grootte van het reisgezelschap, en reserveringskosten die per verkoopkanaal kunnen variëren. Bron: ANVR-Reisvoorwaarden Ga op naar Reissomberekeningen - Naslagwerk. Hier vind je het document ANVR-reisvoorwaarden. Voorbeeld 1 Een bepaalde reis kun je boeken met als vertrekdag vrijdag of maandag. Voor de reizen die op vrijdag vertrekken, geldt een weekendtoeslag van 20,00 per persoon. Als jouw klant alleen op vrijdag wil of kan vertrekken, valt de weekendtoeslag onder de onvermijdbare bijkomende kosten. Volgens hetzelfde artikel 7 uit de ANVR-Reisvoorwaarden vallen kosten voor aanvullende diensten die op verzoek van de reiziger door de reisorganisator of door derden worden verleend, niet onder deze gepubliceerde reissom. Voorbeeld 2 Een klant boekt een pakketreis van twee weken en een auto voor de tweede week van zijn vakantie. Hij sluit ook een reisverzekering af. Volgens de ANVR-Reisvoorwaarden vallen de autohuur en de reisverzekering niet onder de gepubliceerde 9

10 Transfer reissom. Het zijn immers extra s die naast de pakketreis worden geboekt en ook weggelaten kunnen worden. Deze kosten zijn te vermijden. Ook de eventuele reserveringskosten die je doorbelast, vallen niet onder het begrip gepubliceerde reissom. Totale reissom Met de totale reissom bedoelen we het totale bedrag dat de klant gaat afrekenen. Vandaar dat we ook wel spreken over de totale overeengekomen reissom. Het is het totale bedrag van alle elementen waaruit de reissom is opgebouwd, inclusief de premies voor de verzekeringen. Nu we het toch over verzekeringen hebben: het is goed om te weten dat de meeste verzekeringsmaatschappijen het volgende onder reissom verstaan: Het totaal van vooraf verschuldigde en/of betaalde bedragen voor boekingen en reserveringen van vervoer en/of verblijf. Die omschrijving lijkt meer op de definitie van de totale overeengekomen reissom. De consument, tot slot, praat doorgaans over de reissom. Jouw klant is vooral geïnteresseerd in het bedrag dat hij uiteindelijk moet betalen, de totale reissom. Waarom is dit belangrijk?, vraag jij je wellicht af. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van wat een organisatie (reisorganisator, verzekering) onder een begrip verstaat om te weten wat gedekt is bij calamiteiten. Ook voor het berekenen van de aanbetaling is het belangrijk om te weten wat wel en niet meetelt bij het bedrag voor de aanbetaling. Verder is het belangrijk dat jij je realiseert dat niet iedereen dezelfde betekenis hecht aan de begrippen. Vanaf-prijzen Vaak zie je bij advertenties of prijsoverzichten een prijs vanaf staan. Bijvoorbeeld: Al vanaf 295,00 naar Alanya. Die aangeboden prijs is de kale prijs op de goedkoopste vertrekdatum Prijzen per periode De reisorganisatoren verdelen het jaar altijd in periodes. Hoogseizoenprijzen zijn andere prijzen dan laagseizoenprijzen. Maar wat nu als een reis in twee periodes valt? Daarvoor is geen regel te geven. Soms is de vertrekdatum, de datum waarop de klant de reis begint, bepalend. Dat is bij de meeste pakketreizen het geval. Maar bijvoorbeeld bij losse accommodatie geldt de prijs per periode. Dan betaalt de klant verschillende prijzen voor een overnachting als zijn geplande vakantie in twee of meer periodes valt. In het volgende hoofdstuk komen we daarop uitgebreid terug. De informatie van de reisorganisator geeft altijd aan hoe je de prijs over verschillende periodes moet berekenen. Het is een kwestie van goed opletten en goed lezen Dagprijzen Steeds vaker werken reisorganisatoren met dagprijzen. In de reiswereld spreken we dan van fluid pricing. Die term gebruik je natuurlijk niet in je gesprek met de klant, want het is vaktaal (of jargon). Zeker bij verre bestemmingen hebben de reisorganisatoren met zo veel factoren te maken die een prijs beïnvloeden, dat zij geen vaste prijs kunnen bepalen. Je kunt dan denken aan factoren als brandstoftoeslag, valutaschommelingen, veiligheidsheffingen en andere prijsschommelingen bij de diverse leveranciers van hun pakketreizen. Mag dat wel? zal jouw klant wellicht vragen. Ja, dat mag. Het kan zelfs voordeliger voor de klant zijn! Je hoeft tenslotte niet altijd aan een prijsstíjging te denken. Een reisorganisator mag zelfs een gepubliceerde prijs nog wijzigen, maar alleen als dat te maken heeft met wijzigingen in de vervoerskosten, te betalen belastingen en heffingen. De ANVR-Reisvoorwaarden zijn in artikel 8 heel duidelijk: De reisorganisator heeft het recht om tot 20 dagen voor de dag van vertrek (bij eigenvervoerreizen voor de aankomstdatum van het eerst geboekte verblijf) de reissom te verhogen in verband met wijzigingen in de vervoerskosten (met inbegrip van brandstofkosten), de verschuldigde belastingen en heffingen. De reisorganisator zal daarbij aangeven op welke wijze de verhoging is berekend. Bedoelde wijzigingen zullen ook aanleiding geven tot verlaging van de reissom, tenzij dit, gelet op de daaraan verbonden kosten, in redelijkheid niet van de reisorganisator kan worden gevergd. De reisorganisator zal de reiziger aangeven op welke wijze de verlaging is berekend. Als de reissom tijdig is betaald, is de termijn waarbinnen de reissom niet meer verhoogd mag worden, zes weken in plaats van 20 dagen voor vertrek. Bron: ANVR-Reisvoorwaarden Reisorganisatoren geven duidelijk aan of ze al dan niet met dagprijzen werken. Het is belangrijk dat jij weet bij welke reizen in het aanbod van jouw reisbureau dat het geval is. Je kunt je klant dan daarop attenderen Toeslagen en kortingen Het feit dat wij het hier hebben over kale prijzen, geeft al aan dat van die prijs afgeweken kan worden. Toeslagen en kortingen beïnvloeden die kale prijs. De prijs kan dus hoger of lager worden. 10

11 Rondom de reissom Afbeelding 1.1 Een overzicht van mogelijke kortingen die Arke kent bij kampeerreizen. Bron: Reisgids Kampeerreizen Arke, zomer

12 Transfer Bij toeslagen kun je denken aan toeslagen die: samenhangen met de vertrekdatum, zoals een weekendtoeslag of een feestdagentoeslag samenhangen met het vervoer, zoals een brandstoftoeslag, of de verhoging van het comfort (bijvoorbeeld de toeslag voor een ruimere zitplaats in de touringcar of het vliegtuig) verband houden met de accommodatie, zoals de toeslag voor een eenpersoonskamer of voor zeezicht te maken hebben met de verzorging, zoals de toeslag voor half- of volpension te maken hebben met de samenstelling van het reisgezelschap, zoals een toeslag voor alleengaanden. Reisorganisatoren gebruiken voor toeslagen doorgaans exacte bedragen. Zo'n bedrag geldt dan altijd per bepaalde eenheid, zoals per reis, per persoon of per nacht. Goed opletten dus! Bij kortingen kun je denken aan kortingen die: met het moment van boeken te maken hebben, zoals de vroegboekkorting te maken hebben met de samenstelling van het reisgezelschap, zoals kinderkorting, eenouderkorting, korting voor jonge gezinnen of kortingen voor ouderen een uitbreiding van de reisperiode tot gevolg hebben, zoals zeven nachten boeken en zes betalen of drie weken boeken en twee betalen Deze korting wordt ook wel accommodatiekorting genoemd. Kortingen zijn doorgaans in een percentage over de basisreissom weergegeven. Bijvoorbeeld een vroegboekkorting van tien procent over de basisreissom. Een uitzondering is in elk geval de korting die je krijgt bij aanbiedingen als 7=6 of 3=2. De reisorganisator omschrijft in de reisgids altijd duidelijk hoe de reissom en de kortingen berekend moeten worden. Je reserveringssysteem doet dat meestal geautomatiseerd. Deze rijtjes met toeslagen en kortingen zijn niet uitputtend, maar we hebben hier wel de belangrijkste genoemd. Al deze toeslagen en kortingen kun je tegenkomen in de reisgidsen of op de websites. Je merkt nu meteen hoe belangrijk het is dat je tijdens een adviesen verkoopgesprek al te weten komt hoe het reisgezelschap is samengesteld en wat specifieke wensen zijn! Met die gegevens kun je meteen met eventuele kortingen en toeslagen rekening houden. Dan is het ook nog goed om te weten dat reisorganisatoren zelf de namen bedenken voor de kortingen en toeslagen. Op afbeelding 1.1 zie je bijvoorbeeld de namen van kortingen die Arke onderscheidt in de gids Kampeerreizen. Arke gebruikt vooral de term voordeel in plaats van korting. Een laatste aandachtspunt is de prijs waarover je de korting mag berekenen. Dat kan de basisreissom zijn, maar soms geldt de korting ook voor bepaalde toeslagen. De regels van de reisorganisator zijn hiervoor bindend. Je vindt die regels in de reisgidsen van de reisorganisator. Kinderkortingen Bij kinderkortingen moet je altijd extra goed opletten. Daarom besteden we daaraan extra aandacht. In een prijstabel zie je vaak alleen maar staan dat een kinderkorting mogelijk is. Elke reisorganisator heeft daarvoor eigen regels opgesteld. Voorbeeld Arke en Oad Arke publiceert de kinderkorting als volgt op de website: Waar mogelijk passen wij kinderkortingen toe. De leeftijd op de dag van aankomst is bepalend voor de korting. De korting geldt slechts indien kinderen op een extra bed bij twee volbetalende personen op de kamer verblijven. Eventuele kosten voor kinderbedjes en maaltijden dienen ter plaatse te worden betaald. Indien voor een kind een eigen kamer wordt gereserveerd, vervalt de korting. Oad heeft de volgende tekst op de website staan: Baby s t/m 1 jaar betalen een speciale prijs. Zij krijgen geen eigen stoel in het vliegtuig. Kinderen van 2 t/m 11 jaar betalen, indien op de kamer met twee volwassenen, de kinderprijs van 2 t/m 11 jaar (tenzij anders vermeld bij het hotel). Zij tellen niet mee in de bepaling van het aantal personen voor de reissom. Deze teksten zeggen nog niets over de hoogte van de korting. Die verschilt per accommodatie en soms ook per periode. Als je naar afbeelding 1.2 van Arke kijkt, zie je dat Arke bij Mövenpick Hotel Egerkingen 100% korting kan aanbieden voor alle kinderen van 0 tot en met 16 jaar. In hotel Schuster in Greding is dat eveneens 100%, maar dan voor kinderen van 0-3 jaar. In beide gevallen is deze korting geldig in de geldigheidstermijn van deze reisgids, namelijk tussen 1 april en 31 oktober. Let ook op het verschil tussen tot en tot en met. Taalkundig betekent een streepje bij 0-3 jaar: van nul tot drie jaar. Een kind van 3 jaar krijgt de korting dan dus niet. Wil je dat derde jaar ook meenemen, dan hoort er te staan 0 t/m 3 ; dat betekent dan: nul tot en met drie jaar. 12