Aanwezig: 40 deelnemers. Agendapunten

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering 28 januari 2016 Locatie: Kasteelhoeve Grote Hegge, Waterstraat 9 in Thorn Tijd: uur (ontvangst uur). Nieuwjaarsreceptie van uur Aanwezig: 40 deelnemers. Agendapunten 1. Opening De duo-voorzitters Karin Dormans en Gerrit-Jan Meulenbeld openen de vergadering en danken de leden voor hun aanwezigheid. Karin blikt terug op het afgelopen bestuursjaar, waarin het bestuur fors wijzigde met vier nieuwe bestuursleden. In het bestuur heerst een prima en open sfeer, een sfeer van niet lullen maar poetsen. De nieuwe website en het programma (mastercalsses en kleinschalige bijeenkomsten) hadden hoge prioriteit. Nu de basis staat, kunnen we vorm geven aan onze ambities. Over die ambities praten we later op de avond verder met de aanwezige leden. Gerrit-Jan gaat in op gang van zaken met het duo-voorzitterschap. Het kalenderjaar is opgedeeld in twee voorzitterstermijnen: Karin neemt het voortouw vanaf de ALV tot augustus, Gerrit-Jan vanaf september tot en met de ALV. Daarbij kunnen de voorzitters elkaar eventueel ook vervangen. De ALV hoort bij de structuur van een vereniging. Het bestuur legt verantwoording af en de leden kunnen aangeven wat ze willen. Maar dat laatste kan natuurlijk het hele jaar door. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 4. Mededelingen van het bestuur Voor het bestuur en de commissies is 2015 vooral een jaar geweest van zoeken naar nieuwe vormen. We zijn, bestuur en de commissies, in het afgelopen jaar twee keer met elkaar in dialoog geweest. Over de inhoud, de missie, van onze vereniging waren we het snel eens. Het CNL is een vereniging waarin ontmoeting, netwerken en kennisdeling rond het communicatievak centraal staan. Wat we willen is dat de kwaliteit van de bijeenkomsten omhoog gaat en dat er meer variëteit is in werkvormen. Zo organiseerde de commissie Armani al tot twee Talking Dinners, waarin de deelnemers vooral dieper ingingen op wat het betekent communicatieprofessional te zijn. En was er voor het eerst sinds lange tijd een Special, verzorgd door Noëlle Aarts. Ook de Programmacommissie heeft gekozen voor meer variëteit, met als voorbeeld de reeks rond de Limburgse identiteit. Een van de hoogtepunten was de bijeenkomst over nudging door Reint-Jan Renes. In maart wordt deze gevolgd door een Special. Om ontmoeting, netwerken en kennisdeling ook digitaal makkelijker te maken, is in 2015 door de commissie Online gewerkt aan de realisatie van een nieuwe website die half november live ging. Aan de zaken waarover we nog niet tevreden zijn met betrekking tot de website, wordt momenteel hard gewerkt. Het ledenaantal is in 2015 stabiel gebleven. Tegenover 30 leden die vertrokken, meestal omdat ze niet betaald hadden, stonden 30 nieuwe, veelal jonge leden. 5. Vaststellen verslag ALV van 29 januari 2015 Het verslag van de ALV van 29 januari 2015 wordt vastgesteld met dank aan de secretaris. Er zijn geen vragen over dit verslag.

2 6. Financiën: Financieel verslag 2015 Yolanda Dols was dit jaar voor het eerst penningmeester bij het CNL. Gerrit-Jan en Yolanda hebben daarom nauw samengewerkt in verband met de overdracht en de autorisaties van de bank. Onze vereniging heeft in 2015 wederom een financieel stabiel jaar gehad. We hebben veel minder uitgegeven dan gepland. De bijeenkomsten zijn goedkoper uitgevallen dan begroot, ondanks dat er één bijeenkomst extra was. Onze reserve is weer wat gegroeid. Dat is op zich prettig, maar niet de intentie. Het beleid is al jaren om een vermogen te hebben dat het ons mogelijk maakt een jaar lang zonder contributie-inkomsten te functioneren, dat wil zeggen ongeveer ,00. Het extra vermogen maakt het ons wel mogelijk verder te werken aan de kwaliteit van ons netwerk en nieuwe zaken op te pakken. Die intentie is vorig jaar ook uitgesproken. Door wisselingen in het bestuur en de programmacommissie is dit nog niet met de beoogde intensiteit gerealiseerd. Dat is wel de bedoeling voor Realisatie begroting 2015 Inkomsten 2015 Ondanks dat er geen sponsorinkomsten waren en de inkomsten van het aantal introducees lager uitgevallen zijn, zijn de inkomsten in euro hoger dan begroot. Dit komt door: Iets hogere contributie-inkomsten door nieuwe aanmeldingen eind Er was een special. Uitgangspunt bestuur was ondanks de aanbeveling van de kascommissie om deze kostenneutraal te organiseren. Gelet op het grote aantal aanmeldingen hebben we hier een positief saldo op gehaald. De inning van de contributie is een intensieve klus. Ondanks de geautomatiseerde en meer strikte inning. Door technische problemen bleek het moeilijk gebleken om de algemene mail van de penningmeester uit te lezen, waardoor sommige leden 2 x een herinneringsmail voor de contributie hebben ontvangen, terwijl zij al gereageerd hadden. Hiervoor nogmaals excuses. Het probleem met de algemene van de penningmeester is opgelost. Een aantal leden heeft ondanks twee herinneringen niet betaald. In het bestuur is besloten om een laatste mail naar de niet betalenden te sturen. Wie daar niet op zou reageren, zou uit het systeem gehaald worden. Dit is met een aantal leden gebeurd. De penninmeester benadrukt nogmaals dat het lidmaatschap persoonlijk is en dat ieder lid dus zelf verantwoordelijk is voor de betaling en dan zelf declareert bij zijn of haar werkgever. Alle leden worden opgeroepen hieraan gevolg te geven om de gang van zaken te versoepelen. Dus zelf betalen en niet meer via werkgever. Uitgaven 2015 Er is in 2015 meer uitgegeven dan begroot. Dit heeft te maken met de nieuwe website. Het begrote bedrag van ,00 euro is met ruim 3.000,00 euro overschreden vanwege extra zaken die we hebben laten uitvoeren. Daarnaast viel de post bestuurskosten en representatiekosten hoger uit dan begroot. Dat heeft te maken gehad met de wisselingen in bestuur en programmacommissie. Om elkaar beter te leren kennen, visies uit te wisselen, wat willen we met het nieuwe bestuur en programmacommissie heeft niet alleen tijd en energie van de respectievelijke mensen gekost, maar betekende ook extra uitgaven. Een extra vergadering brengt extra kosten met zich mee. Daartegenover is de post onvoorzien onaangesproken gebleven en waren de administratie en bankkosten en het onderhoud van de oude website ook minder hoog dan verwacht. Dit alles bij elkaar levert een negatief saldo op van ruim 3.000,00 euro. De bestemmingsreserves: de online reserve is in zijn geheel opgemaakt en voor de nieuwe ontwikkelingen (Armani) is slechts een beperkt bedrag gebruikt. Een deel van de reserves zal worden doorgeschoven naar 2016.

3 Toelichting begroting 2016 Inkomsten We starten 2016 met een vermogen van ruim ,00. Sponsorinkomsten zijn niet meer opgenomen omdat die er niet waren in de afgelopen 2 jaren. We gaan ervan uit dat de inkomsten in 2016 hoger zullen zijn dan in Ruim 3.500,00 euro. Dit heeft te maken met het aantal specials in We gaan uit van minimaal drie specials. Indien het uitgangspunt kostenneutraal blijft, is er een uitgave van 5.400,00 euro voorzien. De aanbeveling van de kascommissie in het achterhoofd houdend (de reserves zouden aan de leden teruggegeven kunnen worden bijv. in de vorm van specials), is het mogelijk om een extra special te organiseren. We zullen de inkomsten en uitgaven op de post blijven monitoren en eventuele bijstellingen via de website communiceren. Voor de post inkomsten introducees hebben we ook meer begroot. In 2016 zullen de introducees geen 10,00 maar 25,00 euro per bijeenkomst gaan betalen. Gelet op de kwaliteit van het programma en de catering is dit een passend bedrag. Zeker in relatie tot de contributie. Dit bedrag geldt ook voor mensen die eens willen kennismkaen met de vereniging. In de begroting zijn we uitgegaan van 304 betalende leden (we hebben er 307 maar de 3 ere leden betalen geen contributie). Inmiddels hebben zich alweer nieuwe leden aangemeld. Uitgaven Het uitgavepatroon zal hoger uitvallen dan we aan de inkomstenkant begroot hebben. Ruim 6.000,00 euro. We hebben hiervoor gekozen, omdat de reserves ook ten goede moeten komen van de leden. We hebben de programmacommissie extra budget verstrekt. De kosten voor de Algemene Ledenvergadering en het midzomercafé hebben we apart begroot. Dit betekent dat de programmacommissie of een extra activiteit kan organiseren, of het aantal activiteiten op een andere niveau kan brengen. Daarnaast hebben we de post representatie opgehoogd, gelet op het uitgavenpatroon van vorig jaar. De uitgaven van de specials zijn verhoogd, zie hierboven. De overige posten zijn gelijk gebleven. Tot slot 2 reserves: de reserve online. Er zijn nog een paar doorontwikkelingen te verwachten dit jaar op de website. O.a. koppeling aan het financiële systeem. En tot slot een algemene reserve. Dit alles maakt dat we verwachten het jaar 2016 te kunnen afsluiten met een eindresultaat van rond de ,00 euro. De begroting 2016 wordt vastgesteld. Algemene opmerkingen Het contributiejaar loopt ook dit jaar weer van 1 januari tot en met 31 december. Met het voorstel om de contributie op 100,00 euro per persoon per jaar te houden wordt ingestemd. De eerste factuur zal op 29 januari verstuurd worden. Vanaf 1 maart worden herinneringen verstuurd en vanaf 1 april de tweede herinnering. Leden die op 1 mei nog niet betaald hebben, worden nog 1 x aangeschreven met verzoek voor 31 mei te betalen en zullen dan per 1 juni uitgeschreven worden. Verslag Kascommissie en aanbevelingen Bij afwezigheid van de leden van de kascontrolecommissie leest de secretaris het verslag voor. Verslag kascontrolecommissie CommunicatieNetwerk Limburg, boekjaar 2015 Op woensdag 13 januari 2016 heeft de kascommissie, bestaande uit de leden Petra Meijers en Jos Cortenraad, de kas van de vereniging gecontroleerd. De commissie constateert dat de kas over het jaar 2015 als zodanig in orde is bevonden. De kascommissie complimenteert het bestuur van de vereniging met de gezonde financiële positie. Daarnaast willen wij onze penningmeester complimenteren voor de wijze waarop zij de kas van de Vereniging beheert. De onderliggende stukken zijn overzichtelijk gearchiveerd, de jaarrekening is helder en biedt voldoende inzicht in de financiële ontwikkelingen van ons netwerk. We vragen aan het bestuur aandacht voor een aantal punten:

4 Het betaalgedrag van een deel van de leden blijft een aandachtspunt en kost de penningmeester relatief veel tijd. Dat gaat met name om het op tijd betalen van de factuur door de werkgever. Samen met de penningmeester dringt de kascommissie er bij de leden op aan om de contributie zelf te betalen en het bedrag vervolgens bij de werkgever te declareren. Het betreft immers in alle gevallen een lidmaatschap op persoonlijke titel. De commissie is tevreden met de liquide positie van de vereniging. De reserves beslaan iets meer dan anderhalf keer het jaarbedrag aan geïnde contributies; een eerder vastgelegd streven. Met deze financiële ruimte geven we het bestuur in overweging om een deel van de reserves in te zetten voor de organisatie van de zogenaamde specials, ten behoeve van vakinhoudelijke verdieping. De kascommissie vraagt de aanwezige leden van de vereniging het voltallige bestuur met algemene stemmen voor het boekjaar 2015 te déchargeren. 16 januari 2015, De kascommissie van CommunicatieNetwerk Limburg: Petra Meijers Jos Cortenraad De aanwezige leden stemmen in met dit voorstel tot decharge. Instellen nieuwe kascommissie Jos Cortenraad blijft zitten in de kascommissie. Nancy Penders neemt de plek in van Petra Meijers, die dit jaar afscheid neemt van de commissie. Het bestuur dankt Petra voor haar inspanningen en wenst Nancy veel succes. 7. Mutaties in het bestuur Regulier aftredend en herkiesbaar: Marleen Draisma. Onze huidige secretaris Marleen Draisma heeft aangegeven dat zij herkiesbaar is voor een tweede termijn. Het bestuur stelt voor in te stemmen met het herkiezen van Marleen Draisma als bestuurslid / secretaris (overeenkomstig artikel 11 lid 2 van onze statuten). Er is geen tegenkandidaat. Marleen wordt herverkozen. 8. Statuten en Reglement CNL 2016 (zie website) Het bestuur heeft het afgelopen jaar nieuwe statuten laten opstellen. Doelstelling was om de statuten te moderniseren. Marleen Draisma heeft deze taak uitgevoerd met medewerking van Ger Moonen en Cary van Gestel, waarvoor dank. In de statuten is de naam van ons netwerk officieel gewijzigd in Communicatienetwerk Limburg. Verder is vastgelegd dat we vanaf heden ook digitaal met elkaar kunnen communiceren over verenigingsaangelegenheden, het aangaan en opzeggen van lidmaatschappen en contributiebetaling met dezelfde rechtsgeldigheid als voorheen de schriftelijke communicatie. Verder is afscheid genomen van ingewikkelde constructies met potentiële leden, aspirant-leden etc.. We hebben vanaf nu leden en ereleden, waarbij voor elke rol de rechten en plichten helder zijn omschreven. Ook zijn de artikelen over het bestuur aangepast aan de wijze waarop we dat al jaren doen. Ook is er een huishoudelijk reglement toegevoegd aan de statuten. Hierin staan de verwachtingen en afspraken opgenomen die horen bij het lidmaatschap. Op deze manier heeft het bestuur de mogelijkheid om, zonder tussenkomst van een notaris, maar uiteraard na instemming van de leden, regels en richtlijnen te formuleren die we belangrijk vinden voor het functioneren van onze vereniging.

5 Conform de geldende statuten moet, om te kunnen instemmen met de nieuwe statuten tenminste drie/vierde van de leden tegenwoordig of vertegenwoordigd zijn op deze vergadering. Dat is nu niet het geval. Hierdoor zijn we genoodzaakt om een tweede vergadering bijeen te roepen en te houden, waarin over het voorstel zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest ongeacht het aantal tegenwoordige of vertegenwoordigde leden kan worden besloten, mits met een meerderheid van tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. Een statutenwijziging treedt vervolgens in werking nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Voorafgaand aan de eerstvolgende reguliere bijeenkomst (op 23 februari) zal dit onderwerp nogmaals aan de, dan aanwezige, leden worden voorgelegd en ter stemming gebracht. 9. Rondvraag De voorzitter vraagt of er nog zaken zijn voor de rondvraag. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering, waarna hij en Karin een korte inhoudelijke speech geven.